Agenda a Chofnodion

Ni chafwyd ymddiheuriadau. Croesawyd y Comisiwn gan y Llywydd i’w gyfarfod ffurfiol cyntaf o’r Pedwerydd Cynulliad.

Datganodd Angela Burns AC fuddiant mewn cysylltiad â’r drafodaeth ar drefniadau ar gyfer llety rhent i Aelodau sydd â phlant.

Cofnodion cyfarfod – 14 Mawrth 2011

Cytunwyd yn ffurfiol ar y cofnodion.

Materion yn codi o gyfarfod 14 Mawrth 2011

Nid oedd materion yn codi o’r cyfarfod.

Cyflwynwyd papur dau gan Ian Summers. Nododd fod Comisiwn y Trydydd Cynulliad, yn 2007, wedi cytuno ar egwyddorion llywodraethu a ffyrdd o weithio ac offerynnau dirprwyo i’r Prif Weithredwr. Esboniodd fod yr egwyddorion wedi eu diweddaru i adlewyrchu profiad gweithredu cyfredol o’r Trydydd Cynulliad ac arfer da sydd wedi ei nodi yng Nghod Llywodraethu Corfforaethol y Cyngor Adrodd Ariannol 2010.  Nod yr egwyddorion ar ôl eu diweddaru oedd ceisio nodi’n glir rôl a chyfrifoldebau Comisiwn y Cynulliad, y Bwrdd Rheoli, y Cynghorwyr Annibynnol a’r Swyddog Cyfrifo.

Trafododd y Comisiwn statws cyfreithiol Cynghorwyr Annibynnol. Holodd ynglŷn â’r sail resymegol dros osod nenfwd o £1 filiwn ar gyfer dirprwyo gwariant cyfalaf i’r Prif Weithredwr a’r Clerc. Nododd fod hyn yn cynnwys pob prosiect cyfalaf, ond y byddai unrhyw wariant arloesol neu ddadleuol y tu allan i’r broses ddirprwyo. Nododd y Comisiwn y byddai rôl gan Gomisiynwyr, fel rhan o’r broses o osod y gyllideb ac yn ystod busnes arferol,  i oruchwylio darpariaeth gwasanaethau a gwariant, yn enwedig o fewn eu meysydd portffolio,  ac wrth ddwyn rheolwyr i gyfrif o ran darparu gwasanaethau a defnyddio adnoddau.

Cytunodd y Comisiwn y dylid cadw at yr egwyddor o gyfrifoldeb ar y cyd, a chydnabu mai elfen allweddol yn yr egwyddorion llywodraethu oedd sicrhau bod holl Aelodau’r Cynulliad yn gallu ymgysylltu â gwaith y Comisiwn.

Cytunodd y Comisiwn i ymgymryd ag arfarniad ffurfiol o’i effeithiolrwydd ar ôl 12 mis, gan gynnwys adolygiad o’r egwyddorion llywodraethu a’r ffyrdd o weithio. Câi hyn ei wneud fel rhan o’r adroddiad blynyddol a’r broses gyfrifo, a byddai’n cymryd i ystyriaeth atborth gan Aelodau’r Cynulliad.

Cytunodd y Comisiwn y byddai’r Comisiynwyr yn sicrhau bod eu grwpiau’n cael y wybodaeth ddiweddaraf am waith y Comisiwn, ac y byddai’r sawl sydd â phortffolio yn barod i fod yn bresennol yng nghyfarfodydd Grwpiau Pleidiau er mwyn darparu’r wybodaeth ddiweddaraf, neu i wrando ar bryderon Aelodau pe baent yn cael eu gwahodd i wneud hynny. Nododd y Comisiwn y byddai staff yn barod i gynorthwyo Comisiynwyr wrth ymateb i unrhyw bryderon a gâi eu codi gan Aelodau, ac y byddai atborth yn cael ei groesawu gan ei fod yn cynorthwyo wrth fireinio gwasanaethau a’u datblygu. Roedd hyn yn cynnwys unrhyw sylwadau’n ymwneud â gwaith y Bwrdd Taliadau neu â goblygiadau ei Benderfyniad.

Cymeradwyodd y Comisiwn y darpariaethau llywodraethu a’r darpariaethau ategol diwygiedig, a’r rheolau diwygiedig ar gyfer rhedeg busnes y Comisiwn. Byddai hynny’n amodol ar gynnal adolygiad ffurfiol ar ôl 12 mis. Cymeradwyodd y Comisiwn hefyd y broses ddiwygiedig o ddirprwyo swyddogaethau’r Comisiwn a’r trefniadau ar gyfer cyflawni swyddogaethau’r Clerc.

Cam i’w gymryd:  Fersiwn annodedig o egwyddorion llywodraethu 2007 i gael ei dosbarthu ymhlith y Comisiynwyr, gan dynnu sylw at feysydd allweddol.

Amlinellodd y Llywydd y dull portffolio arfaethedig, lle byddai pob Comisiynydd yn cymryd diddordeb penodol yn un o feysydd gwaith y Comisiwn. Nododd y Comisiwn y byddai hyn yn rhoi i bob Comisiynydd y cyfle i ehangu ei wybodaeth mewn meysydd penodol, ac i weithio gyda swyddogion i ddarparu cyfeiriad strategol yn fwy rheolaidd a thrylwyr nag y byddai cyfarfodydd y Comisiwn yn unig yn ei ganiatáu.  Byddai’r sawl sydd â phortffolio yn cynnal cyfarfodydd rheolaidd gyda swyddogion arweiniol ac yn cael trafodaethau nawr ac yn y man gyda’r Llywydd i roi gwybod iddi am y cynnydd.

Trafododd y Comisiwn gyfansoddiad pob portffolio, a chytunwyd i rannu’r cyfrifoldebau portffolio fel a ganlyn:

Yn ogystal, cytunodd y Comisiwn y dylai’r Dirprwy Lywydd ganolbwyntio ar feysydd sy’n ategu ei ddyletswyddau eraill, gan gynnwys materion cyfansoddiadol, busnes y Cynulliad, y Pierhead fel canolfan ar gyfer datblygu’r Cynulliad a thrafod, a chysylltu â Chanolfan Llywodraethiant Cymru.

Cytunodd y Comisiwn y dylai’r Llywydd anfon neges e-bost at yr Aelodau i roi cyhoeddusrwydd i gyfrifoldebau portffolio’r Comisiynwyr.

Cyflwynwyd papur pedwar gan Claire Clancy, a thynnodd sylw at y ffaith bod angen i gyfathrebu llwyddiannus rhwng y Comisiwn a’r Aelodau ddigwydd y ddwy ffordd, er mwyn meithrin gwell dealltwriaeth ymhlith yr Aelodau o waith y Comisiwn a’r gwasanaethau mae’n eu darparu. Hefyd, roedd angen sicrhau bod gan staff ddealltwriaeth well o beth yw rôl yr Aelodau a’r pwysau sy’n eu hwynebu, fel y gellir canolbwyntio a llunio gwasanaethau’n fwy effeithiol. 

Nododd y Comisiwn y gweithgareddau cyfathrebu ac ymgysylltu a oedd wedi digwydd yn ystod y Trydydd Cynulliad, a’r gwelliannau arfaethedig ar gyfer y Pedwerydd Cynulliad. Byddai diweddariad misol y Prif Weithredwr yn parhau, ond byddai’n fwy blaengar er mwyn helpu sicrhau bod yr Aelodau’n cael gwybod am faterion y byddai’r Comisiwn yn eu hystyried neu am ymgynghoriadau i ddod.  Nododd y Comisiwn y byddai Pennaeth newydd Cyswllt a Datblygu Proffesiynol yr Aelodau yn darparu cymorth i’r Comisiynwyr a’r Aelodau er mwyn helpu gyda chyfathrebu ac ymgysylltu, ac y byddai swyddogion perthnasol yn fodlon bod yn bresennol mewn cyfarfodydd Grŵp i gyfathrebu ac i egluro penderfyniadau’r Comisiwn. Penderfynodd y Comisiwn nad grŵp cyfeirio cyffredinol o Aelodau’r Cynulliad oedd y cyfrwng cywir ar hyn o bryd ar gyfer ymgynghori, ond, pe bai angen, byddai grwpiau ymarferol yn cael eu sefydlu i ystyried materion penodol neu brosiectau mawr. Byddai grŵp cynghori’r Staff Cymorth, sy’n cynnwys rheolwyr Grwpiau’r Pleidiau, yn parhau gan fod y Comisiwn o’r farn fod hon yn llinell gyfathrebu werthfawr a oedd yn defnyddio profiad Staff Cymorth i helpu i roi prawf ar gynigion.

Cytunodd y Comisiwn y dylai’r Prif Weithredwr a’r Clerc barhau i gyfarfod ag Arweinwyr y Gwrthbleidiau yn rheolaidd i drafod materion cyfredol a materion sy’n parhau. Gofynnwyd iddi fynd at Brif Chwip y Llywodraeth i drefnu cyfarfodydd cyfatebol.

Bu’r Comisiwn yn trafod mater dosbarthu papurau a phenderfyniadau ei gyfarfodydd, a chytunwyd y dylai taflenni briffio’r Aelodau gael eu gwneud yn llawnach a’u dosbarthu ar ffurf fwy hwylus. Cytunodd y Comisiwn y dylai cofnodion ei gyfarfodydd fod yn llawnach na’r rhai a gynhyrchwyd yn y Trydydd Cynulliad ac y dylent adlewyrchu ei egwyddor o gyfrifoldeb ar y cyd. Bu’r Comisiynwyr yn trafod cynhyrchu papur canlyniad cryno ar ôl pob un o’i gyfarfodydd.

Bu’r Comisiwn yn trafod cyfathrebu â staff y Cynulliad, a chytunodd y dylai swyddogion ystyried cynnwys Comisiynwyr ym mhob cyfarfod o’r holl staff yn y dyfodol.

Cyflwynwyd papur pump gan Claire Clancy, a gwahoddodd y Comisiwn i adolygu argymhellion Comisiwn y Trydydd Cynulliad, ac ystyried pa rai oedd yn flaenoriaethau y dylid eu hadlewyrchu yn ei strategaeth ddrafft ar gyfer 2011-16.

Bu’r Comisiwn yn trafod mynediad y cyhoedd i’r Senedd, a’r modd y gellid datblygu perthynas rhwng yr Aelodau a’r cyhoedd yn y Senedd, ond gan gynnal diogelwch a phreifatrwydd i’r Aelodau er mwyn iddynt gyflawni eu rôl. Cytunodd y Comisiwn y dylid ystyried lleoliad y siop ac opsiynau ar gyfer darparu wi-fi, a fyddai’n hwylus i’r Aelodau ac i’r cyhoedd, yn y Senedd.

Nododd y Comisiwn yr argymhellion yn ymwneud â llif gwybodaeth rhwng Llywodraeth Cymru a’r Gwasanaeth Ymchwil, a’r diddordeb roedd y Bwrdd Taliadau wedi ei ddangos yn y mater hwn. Teimlai’r Comisiwn fod hyn yn rhwystr i’r Aelodau.

Cytunodd y Comisiwn y dylid ystyried cynaliadwyedd ystad y Cynulliad ac y dylid adolygu hyn bob blwyddyn.

Gofynnodd y Comisiwn am adolygiad o’r prosiect UNO, a chytunodd y dylai’r gwersi a ddysgwyd o’r prosiect ategu datblygiad ei strategaeth.

Cytunodd y Comisiwn y byddai’n ystyried ei strategaeth ddrafft yn ei gyfarfod nesaf ar 30 Mehefin, ac y dylid cyfleu i swyddogion yn y cyfamser unrhyw faterion pellach i’w cynnwys.

Cyflwynwyd papur chwech gan Peter Black AC, a nododd fod y system rheoli achosion, lle'r oedd nifer o anawsterau wedi bod wrth ei datblygu a’i gweithredu, erbyn hyn yn barod ac ar waith.  Nododd mai’r gronfa ddata y bwriedir ei defnyddio i redeg y feddalwedd oedd y gofrestr etholiadol heb ei golygu. O dan y ddeddfwriaeth bresennol, gall Aelodau’r Cynulliad ofyn am gopïau o’r gofrestr gan Swyddogion Canlyniadau. Caiff y rheini wedyn eu rhoi i staff y Comisiwn i fewngofnodi’r data yn y system rheoli achosion ar ran yr Aelodau. Fodd bynnag, nid yw staff y Comisiwn eu hunain yn gallu cael y data’n uniongyrchol oddi wrth swyddogion cofrestru etholiadol.

Bu’r Comisiwn yn trafod defnyddio’r system rheoli achosion, a materion diogelu data a diogelwch a allai godi o ddefnyddio fersiynau o’r gofrestr etholiadol heb eu cyfyngu, a hynny’n cynnwys bod staff y Comisiwn yn trin y data. Hefyd byddai angen gwneud cais i Lywodraeth y DU am is-ddeddfwriaeth i gynnwys y Comisiwn ar y rhestr o gyrff wedi eu henwi pe bai’r Comisiwn yn bwrw ymlaen â’r cynnig. Mynegwyd pryderon am berchnogaeth data, diogelu data, posibilrwydd defnyddio’r gofrestr at ddibenion gwleidyddol plaid, a buddsoddi pellach mewn meddalwedd a oedd eisoes wedi costio mwy nag a ddisgwyliwyd. Nododd y Comisiwn fod yr Aelodau ar hyn o bryd yn gallu gofyn am y data, a byddai staff TGCh yn hwyluso’u mewnosod ar y system, ond roedd mewnosod cofrestrau a fyddai’n cwmpasu Cymru gyfan yn ddibynnol ar ofyn am ddata gan yr Aelodau perthnasol.

Gofynnodd y Comisiwn am i ragor o wybodaeth am nifer yr Aelodau a oedd yn defnyddio’r system rheoli achosion, y goblygiadau o ran yr adnoddau a’r costau o gael staff y Comisiwn yn ymwneud â gofyn am y data a’u cael yn uniongyrchol, gael ei darparu ar gyfer cyfarfod yn y dyfodol.