Agenda a Chofnodion

Nid oedd unrhyw ddatganiadau buddiant.

Cytunwyd yn ffurfiol ar y cofnodion.

Roedd y swyddogion yn bwrw ymlaen â’r holl gamau eraill yr oedd angen eu cymryd.

Ers cyfarfod diwethaf y Comisiwn, cymerwyd nifer o gamau i ymateb i bryderon yr Aelodau am rai agweddau ar y gwasanaeth TGCh. Cytunwyd ag Atos ar gynllun i wella’r gwasanaeth, cynhaliwyd cyfarfod rhwng uwch swyddogion Atos a Llywodraeth Cymru, a rhwng Aelodau’r Cynulliad a swyddogion y Comisiwn i nodi’r problemau sy’n parhau yn y gwasanaeth a’n hanghenion tebygol yn y dyfodol.  

Defnyddiwyd adnoddau ychwanegol i sicrhau bod modd rhoi’r cynllun gweithredu ar waith. Fel rhan o’r cynllun, bydd peiriannydd yn ymweld â phob swyddfa etholaethol i ymdrin ag unrhyw broblemau a bydd rhagor o gymorth ar gael o ran rheoli prosiectau a pharatoi cynlluniau technegol er mwyn medru cyflwyno prosiectau gwella’n gynt a chaiff  rheolau diogelwch a dulliau o ddarparu gwasanaethau eu hadolygu i’w haddasu’n well ar gyfer anghenion.  

Cytunodd y Comisiynwyr fod y gwelliannau i’w gweld yn datrys y problemau TGCh ac roeddent yn falch bod camau pendant wedi’u cymryd yn y cyswllt hwn. Nodwyd bod trafodaethau ar y gweill ag Atos i archwilio i ba raddau y dylai Atos rannu’r gost ychwanegol sy’n deillio o’r camau hyn.

Cam i’w gymryd: swyddogion i ddosbarthu’r papur yn uniongyrchol i Aelodau’r Cynulliad.

Bydd Adroddiad Blynyddol Comisiwn y Cynulliad 2011-12 yn rhoi trosolwg strategol ar flaenoriaethau strategol Comisiwn y Cynulliad, ac yn rhoi pwyslais cryf ar adeiladu Cynulliad ar gyfer y dyfodol. 

Adroddiad Blynyddol ar gyfer y cyhoedd fydd hwn, ond bydd hefyd o ddiddordeb i Aelodau’r Cynulliad, eu staff cymorth, y cyfryngau a rhanddeiliaid eraill. Bydd yn ymdrin â nifer o themâu, gan gynnwys paratoi ar gyfer yr etholiad a’r diddymiad; yr etholiad a’r aelodaeth newydd; gwaith Comisiwn newydd y Cynulliad a’r trefniadau ar gyfer busnes y Cynulliad.

Cytunodd y Comisiwn ar gynnwys arfaethedig yr Adroddiad Blynyddol, Cytunwyd i gyhoeddi adroddiad gwahanol yn amlinellu’r hyn y mae’r Comisiwn wedi’i gyflawni yn ystod blwyddyn gyntaf y Pedwerydd Cynulliad; adroddiad ar gyfer Aelodau’r Cynulliad yn bennaf fydd hwn. 

Cam i’w gymryd: swyddogion i fwrw ymlaen â’r paratoadau angenrheidiol.

Trafodwyd sut y dylid ymdrin â chyllideb y Comisiwn ar gyfer 2013-14 a’r ffigurau dangosol ar gyfer y blynyddoedd sy’n weddill yn nhymor y Pedwerydd Cynulliad (2014-15 a 2015-16). Y gyllideb arfaethedig ar gyfer 2013-14 fydd £49.450 miliwn;  £13.700 miliwn ar gyfer cyflogau a chostau Aelodau’r Cynulliad a £35.750 ar gyfer gwasanaethau’r Cynulliad, sef cynnydd o 5.3% o’i gymharu â chyllideb 2012-13.

Mae’r dulliau arfaethedig o ymdrin â’r gyllideb yn adlewyrchu cytundeb y Comisiwn i gyflwyno’r cynnydd yn y gyllideb  fesul cam, yn unol ag argymhelliad y Pwyllgor Cyllid. Cytunodd y Comisiwn y dylid paratoi cyllideb  2013-14 yn unol â’r ffigurau dangosol.

Bydd rhagor o drafodaethau yng nghyfarfodydd y Comisiwn yn ystod tymor yr haf. Disgwylir i’r gyllideb derfynol gael ei chymeradwyo yng nghyfarfod y Comisiwn ym mis Medi, ac y caiff ei gosod yn ffurfiol erbyn 28 Medi.

Cytunodd y Comisiynwyr i ystyried:

• gofynion ariannu hirdymor y Pedwerydd Cynulliad;
• ymgynghori â’r Aelodau a’u staff cymorth ynglyn â’r gofynion hyn.

Cam i’w gymryd: swyddogion i fwrw ymlaen, yn unol â’r dulliau y cytunwyd arnynt.

Ystyriodd y Comisiwn ddulliau posibl o wella’r modd y caiff ceisiadau am wybodaeth o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 eu trin, er mwyn symleiddio’r broses a gwneud gwell defnydd o adnoddau’r Cynulliad.

Mae modd ymdrin â’r rhan fwyaf o’r ceisiadau’n ddidrafferth ond mae llawer gormod o waith ynghlwm wrth nifer fechan ohonynt oherwydd eu bod yn geisiadau mor eang a chymhleth.

Byddai cynyddu’r wybodaeth a gyhoeddir yn rhagweithiol yn golygu  na fyddai angen ymateb i cynifer o geisiadau penodol, a byddai hefyd yn dangos ymrwymiad parhaus y Comisiwn i weithio’n agored ac yn dryloyw.

Trafododd y Comisiynwyr y math o wybodaeth y gellid ei chyhoeddi’n rhagweithiol. Tanlinellwyd y byddai angen cymryd gofal wrth wneud hynny i sicrhau cydbwysedd rhwng tryloywder a’r angen i barchu preifatrwydd. Cytunwyd y byddai’r Comisiynwyr yn cael cyfle i ystyried y math o wybodaeth y gellid ei chyhoeddi’n rhagweithiol cyn dod i benderfyniad terfynol.  

Nodwyd bod y gost o ddarparu’r wybodaeth, mewn rhai achosion, yn fwy na’r ‘uchafswm priodol’. Cytunwyd, mewn achosion o’r fath, ac yn unol â Chod y Cynulliad ar Ganiatáu i’r Cyhoedd Weld Gwybodaeth, na fyddai’r Comisiwn yn gwrthod darparu’r wybodaeth dan sylw (er y byddai ganddo hawl i wneud hynny) ond y byddai’n cadw’r hawl i beidio â darparu gwybodaeth  pe bai’r costau’n amlwg yn ormodol a phe bai amgylchiadau ychwanegol, a fyddai’n diogelu buddiannau’r cyhoedd, yn cyfiawnhau arfer yr hawl hwnnw.

Cadarnhaodd y Comisiwn, yn unol â’r Cod, na fyddai’n codi tâl am y wybodaeth, ar wahân i rai achosion eithriadol. Cytunwyd i gasglu gwybodaeth am y gost o drin ceisiadau, er mwyn ei chynnwys yn adroddiadau’r Bwrdd Rheoli i’r Comisiwn yn y dyfodol. 

Camau i’w cymryd:

Swyddogion i ddarparu rhagor o wybodaeth am:

·         gynigion i gyhoeddi gwybodaeth ychwanegol yn rhagweithiol;

·         y gost o drin ceisiadau am wybodaeth o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.

Dyma’r eitemau a drafodwyd:

Gwasanaethau i’r Aelodau

Fel ymateb i sylwadau gan Aelodau’r Cynulliad, bydd swyddogion y Comisiwn yn cynnal arolwg o’r gwasanaethau a gynigir i’r Aelodau i helpu i nodi unrhyw feysydd i’w gwella. John Chick, Pennaeth Cymorth Busnes i’r Aelodau, fydd yn arwain y gwaith hwn.

Archwilio

Cytunodd y Comisiwn y byddai’n cael adroddiadau’n rheolaidd gan y Pwyllgor Archwilio i sicrhau bod yr holl Gomisiynwyr yn ymwybodol o bwysigrwydd gwaith y Pwyllgor hwnnw. Cytunwyd y byddai’n cael ei gynnwys ar agenda cyfarfodydd y Comisiwn pan fyddai hynny’n briodol.

Siop y Cynulliad

Bydd Siop y Cynulliad yn symud i Gaffi’r Senedd erbyn y Pasg 2012. Mae gwaith ar y gweill i wella’r arwyddion, ac i wneud y rhan honno o’r adeilad yn fwy cyfforddus ac atyniadol, ac i benderfynu ar yr eitemau i’w gwerthu yn y siop. Cytunwyd y byddai hefyd yn bwysig hyfforddi’r staff.

Y Mesur Ieithoedd Swyddogol

Mae’r Pwyllgor Cymunedau, Cydraddoldeb a Llywodraeth Leol wrthi’n ystyried Mesur Cynulliad Cenedlaethol Cymru (Ieithoedd Swyddogol).

Allgymorth a digwyddiadau

Mae nifer o ddigwyddiadau amlwg wedi’u cynnal ar ystâd y Cynulliad yn ystod yr wythnosau diwethaf ac maent wedi bod yn boblogaidd iawn. 

Bydd cyflwyniad ar waith ymgysylltu’r Tîm Allgymorth yn cael ei drefnu ar gyfer un o gyfarfodydd y Comisiwn maes o law.

Trafodaethau ynghylch cyflogau

Mae trafodaethau ar y gweill ynghylch cyflogau staff y Comisiwn.

Portffolios y Comisiynwyr

Cytunwyd y dylid egluro’r modd y mae’r gwaith yn y cael ei ddosbarthu rhwng y portffolios a, lle bo hynny’n briodol, y dylid ei addasu i adlewyrchu profiadau yn ystod y flwyddyn gyntaf.

Nodwyd y rhaglen dreigl.

Nid oedd unrhyw fater arall i’w drafod.