Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Swyddfa’r Llywydd, 4ydd llawr - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Sulafa Thomas, 02920 89 8669 

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyflwyniad

1.1

Cyflwyniad ac ymddiheuriadau

Cofnodion:

Cafwyd ymddiheuriadau gan David Melding AC.

 

1.2

Datganiadau o fuddiant

Cofnodion:

Ni chafwyd datganiadau o fuddiant.

 

1.3

Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 3 Tachwedd i'w cytuno arnynt

papur 1

Dogfennau ategol:

Cofnodion:

Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 3 Tachwedd.

2.

Newid cyfansoddiadol

papur 2

Cofnodion:

Trafododd y Comisiynwyr y wybodaeth ddiweddaraf am faterion cyfansoddiadol allweddol a'u goblygiadau i'r Comisiwn.

 

Amcan y Comisiwn yw sicrhau bod y cymorth a ddarperir i Aelodau drwy wasanaethau'r Cynulliad yn cael ei baratoi gyda goblygiadau newid cyfansoddiadol mewn golwg.

 

Mae'r gwaith yn canolbwyntio ar dri maes:

·                     sicrhau bod deddfwriaeth yn bodloni anghenion y Cynulliad (Bil Cymru ac unrhyw ddeddfwriaeth ddilynol ar gyfer gweithredu Silk II);

·                     bod yn barod ar gyfer y newid, gan gynnwys cynllunio capasiti a'r goblygiadau ehangach o ran y modd y mae'r Cynulliad yn gweithredu; a

·                     chodi ymwybyddiaeth am y newidiadau er mwyn sicrhau bod y posibiliadau yn cael eu hystyried wrth gynllunio ar gyfer y Pumed Cynulliad.

 

Mae'r Comisiwn yn cydnabod bod rhywfaint o sicrwydd ynghylch rhai o'r materion y mae'n eu hwynebu, ond bod materion eraill yn parhau i fod yn anelwig.

 

O ran capasiti Aelodau'r Cynulliad, rhoddodd y Comisiynwyr ystyriaeth i'r goblygiadau o ran darparu adnoddau a gwasanaethau a fyddai'n deillio o gynyddu nifer yr Aelodau. Yn ogystal, trafododd y Comisiynwyr yr heriau cynyddol y mae'r Aelodau yn eu hwynebu gan mai ond 60 ohonynt sydd ar hyn o bryd.

 

Cytunodd y Comisiwn i ddychwelyd at y pwnc hwn yn gynnar yn y flwyddyn newydd, gan ofyn am ragor o wybodaeth fanwl. Yn y cyfamser, cytunodd y Comisiynwyr i ysgrifennu at y Bwrdd Taliadau i ofyn iddo ystyried opsiynau ar gyfer darparu cymorth ychwanegol i Aelodau'r Cynulliad yn y pumed Cynulliad.

3.

Cyfieithu peirianyddol – casgliadau

papur 3

Cofnodion:

Trafododd y Comisiwn bapur a oedd yn cynnwys crynodeb o'r hyn y mae'r prosiect cyfieithu peirianyddol wedi'i gyflawni. Trafododd y Comisiynwyr sut i gynnal y buddion a gyflawnwyd y tu hwnt i oes y prosiect, a sut i fodloni'r galw cynyddol am gyfieithu.

 

Gwnaeth y Comisiynwyr sylwadau am faterion capasiti a ddaeth i'r amlwg, ac am bwysigrwydd blaenoriaethu cyfieithu yn y modd cywir er mwyn darparu gwasanaeth sy'n galluogi Aelodau i wneud eu gwaith. Un sbardun allweddol ar gyfer y prosiect oedd galluogi'r tîm cyfieithu (TRS) i gyfieithu mwy o destun yn gynt.

 

Roedd profion a wnaed gan TRS yn gynharach eleni yn awgrymu y gallai'r defnydd o gyfieithu peirianyddol, ynghyd â chof cyfieithu, arwain at gynydd o 20% yng ngallu'r tîm i gyfieithu. Cafodd yr awgrym hwn ei wireddu yn ymarferol. Mae'r cynnydd hwn mewn cynhyrchiant wedi cyd-daro â chynnydd yn y galw am gyfieithu. Felly, mae'r sefyllfa hon wedi ein galluogi i ddarparu dogfennau a negeseuon dwyieithog lle na fyddem, fel arall, wedi gallu gwneud hynny, ac wedi galluogi'r tîm cyfieithu i ymateb i geisiadau o fewn terfynau amser tynnach--er enghraifft, briffiau'r Aelodau ar gyfer pwyllgorau.

 

Cytunodd y Comisiwn i barhau i weithio gyda Microsoft a sefydliadau allanol i gasglu data ar gyfer y system er mwyn gwella ei hansawdd ac i ymgorffori defnydd pellach ohoni yn y sefydliad, ac i rannu ein profiadau o ddefnyddio cyfieithu peirianyddol.

 

4.

Adolygiad o Gofnod y Trafodion – diweddariad

papur 4

Cofnodion:

Cafodd y Comisiwn y wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd a wnaed yn yr adolygiad o'r ffordd yr ydym yn cofnodi ein trafodion.

 

Trafododd y Comisiynwyr y pwysigrwydd o wneud cysylltiadau priodol rhwng prosiectau a'r buddion sy'n cael eu cyflawni drwy ddefnyddio technoleg mewn ffyrdd gwahanol.

 

Yn ogystal, darparodd y Comisiynwyr wybodaeth am yr enghreifftiau o arfer da y daethant ar eu traws yn ystod eu hymweliad diweddar â Chanada.

 

Y bwriad yw mai'r camau nesaf fydd:

·                     canolbwyntio ar anghenion defnyddwyr drwy weithdai, grwpiau ffocws a sesiynau galw heibio;

·                     asesu llwyddiant y profion a gynhaliwyd yn ystod tymor yr hydref--profion nad ydynt eto wedi'u mesur; a

·                     llunio proses fwy effeithlon, gyda'r nod o gyhoeddi Cofnod y Trafodion yn gynt yn y ddwy iaith.

5.

Adolygiad o'r cymorth a roddir i bwyllgorau

papur 5

Cofnodion:

Trafododd Comisiynwyr y gwelliannau a wnaed i'r cymorth a roddir i bwyllgorau ers iddynt ystyried y mater fis Rhagfyr diwethaf. Tynnodd y Comisiynwyr sylw at y cynnydd da a wnaed, yn enwedig o ran darparu dogfennau cefndir sy'n fwy cryno a darparu gwasanaethau dwyieithog, a'r gwaith arloesol a wnaed ar y mater heriol o ymgysylltu, a ennillodd gydnabyddiaeth gan ddeddfwrfeydd eraill fel gwaith enghreifftiol.

 

Siaradodd y Comisiynwyr hefyd am bwysigrwydd sicrhau bod gwaith pwyllgor yn cael ei arwain gan y pwyllgor, rôl y Cadeirydd o ran hwyluso gweithrediad y pwyllgor, a phwysigrwydd sicrhau bod Cadeiryddion yn cymryd rhan mewn datblygiad proffesiynol parhaus (er enghraifft, y seminar arweinyddiaeth a gynhelir ym mis Ionawr 2015).  Roedd y Comisiynwyr yn cydnabod y byddai hyn yn ddefnyddiol o ran datblygu'r maes datblygiad proffesiynol parhaus ar gyfer y pumed Cynulliad.

 

Trafododd y Comisiwn sut y gellid dadansoddi a gwerthuso canlyniadau mewn modd a fydd yn llywio ymdrechion i sicrhau gwelliannau pellach. Roedd y Comisiynwyr yn teimlo y gallai fod yn ddefnyddiol i bwyllgorau gael data ar eu cyflawniadau i'w hystyried wrth feddwl am eu hadroddiadau gwaddol.

6.

Unrhyw Fusnes Arall

Cofnodion:

Cynhelir y cyfarfod nesaf ar 3 Rhagfyr.

Bydd yr eitemau ar yr agenda yn cynnwys trafodaeth ar faterion Ewropeaidd gyda Gregg Jones, a diweddariadau gan y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg ac ar y newidiadau TGCh a gafwyd yn y Siambr.

 

Yr Ysgrifenyddiaeth

Tachwedd 2014