Agenda a Chofnodion

Roedd Angela Burns AC, David Melding AC a Helena Feltham wedi anfon eu hymddiheuriadau.

Ni chafwyd datganiadau o fuddiant.

papur 1

Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 17 Medi.

papur 2

Ar ôl ymgynghori ag Aelodau yn gynharach yn ystod y flwyddyn, trafododd y Comisiwn y wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith a wnaed i werthuso’r opsiynau ar gyfer darpariaeth TGCh yn y Siambr yn y dyfodol.

Cynhaliwyd dadansoddiad manwl o sut y gellid cyflwyno opsiynau dros doriad yr haf. Roedd y dadansoddiad hwn yn cynnwys asesiad o rwyddineb defnydd, ymarferoldeb, hyblygrwydd, cynllun bwrdd gwaith, ail-leoli botymau pleidleisio, arddangos gwybodaeth a sut y gellid integreiddio datrysiad cwbl symudol yn system y Siambr. Gwnaeth y dadansoddiad hefyd ddiystyru unrhyw newid a fyddai’n diraddio’r gwasanaeth presennol neu ffyrdd o weithio yn y Siambr, a rhoi ystyriaeth i anghenion o ran hygyrchedd, estheteg y Siambr, y Cyfarfod Llawn yn gweithredu’n ddidrafferth a’r gost a’r amser i weithredu’r newid.

Trafododd y Comisiynwyr y cynnig i gyfuno TGCh sefydlog a symudol a datrysiad meddalwedd newydd ar gyfer Busnes y Cyfarfod Llawn. Mae’r datrysiad arfaethedig yn sicrhau y gallai Aelodau gael mynediad i holl systemau a busnes y Cyfarfod Llawn. Yn ogystal, gall yr Aelodau hynny sy’n dymuno defnyddio dyfais symudol wneud hynny ar gyfer swyddogaethau busnes craidd (ac eithrio pleidleisio ac anfon negeseuon) wrth i’r datrysiad meddalwedd newydd gael ei ddatblygu drwy 2015, a bydd yn cael ei gefnogi’n llawn, drwy eu iPad neu Microsoft Surface. Byddai’n cyflwyno:

·                     cynllun bwrdd gwaith newydd, gan roi mwy o le i’w ddefnyddio a gwell ergonomeg;

·                     panel pleidleisio/cyfieithu/sain newydd, a fydd yn cael ei adleoli gyda botymau pleidleisio sy’n haws eu cyrraedd;

·                     pleidleisio a fydd yn arddangos ar sgrin yr Aelod er mwyn i bob Aelod weld ei bleidlais ei hun;

·                     sgrin proffil isel newydd, sy’n cysylltu â’r cyfrifiadur presennol a llygoden a bysellfwrdd di-wifr newydd, er mwyn cael gwared ar ormod o geblau. Bydd drôr newydd yn cael ei osod o dan y ddesg, lle gellir storio bysellfwrdd a llygoden yn hawdd pan nad oes eu hangen, gan greu mwy o le ar y ddesg ar gyfer papurau neu ddyfais symudol; a

·                     man gwefru dyfais symudol.

Nododd y Comisiynwyr pa mor bwysig yw sicrhau bod asesiadau ergonomig ar gael, yn enwedig pan all Aelodau fod yn gweithio am gyfnodau estynedig yn y Siambr. Bydd braslun o’r cynllun newydd ar gael yn fuan i'r Aelodau ei weld.

Cymeradwyodd y Comisiynwyr y datrysiad arfaethedig ar gyfer darparu TGCh yn y dyfodol yn y Siambr yn amodol ar gostau, a fydd yn cael ei baratoi’n awr.

papur 3

Trafododd y Comisiwn y papur sy’n rhoi manylion am strategaeth y Cyfryngau Cymdeithasol, y polisi newydd sy’n rheoli’r defnydd o’r cyfryngau cymdeithasol a’r casgliadau’n dilyn y cyfnod o dreialu trydar yn fyw, a gynhaliwyd cyn toriad yr haf.

Bwriad y polisi hwn yw sicrhau bod y mecanweithiau priodol ar waith i reoli a monitro y defnydd effeithiol o gyfryngau cymdeithasol ac i gefnogi, cynghori a hysbysu staff ar ei ddefnydd. Mae’n diffinio’r cyd-destun lle dylid defnyddio cyfryngau cymdeithasol, yn trafod y mathau o gynnwys sy’n briodol ar gyfer cyfryngau cymdeithasol, yn amlinellu rôl y Rheolwr Cyfryngau Cymdeithasol wrth gynorthwyo defnyddwyr a darparu cyngor llywodraethu ac yn mynd i’r afael â phob sianel a ddefnyddir, gan gynnwys Facebook a Twitter.

Roedd Comisiynwyr yn pryderu y dylai aelodau unigol o staff sy’n trydar ar ran y Cynulliad gael hyfforddiant a gwybodaeth briodol a bod yr holl drydar yn llawn gwybodaeth ac yn amhleidiol. Cawsant sicrwydd bod rheolaethau priodol ar waith a bod hyfforddiant a rhannu arfer gorau yn digwydd.

Trafododd y Comisiynwyr effaith y cyfryngau cymdeithasol fel rhan o sbectrwm o weithgareddau ymgysylltu, nid rhywbeth a wneir ar wahân.  Gwnaethant nodi fod trydariadau’r Cynulliad yn fwy gwerthfawr pan fyddant yn cysylltu â Senedd.tv a gwefannau defnyddiol eraill. 

Bwriad polisi’r cyfryngau cymdeithasol yw darparu fframwaith y gall pobl ei ddefnyddio fel man cychwyn. Gofynnodd y Comisiynwyr i’r polisi gael ei wneud mor glir â phosibl a chytunwyd y dylid ei gwblhau ac yna ei gyhoeddi.

papur 4

Adolygodd y Comisiwn ganlyniadau Arolwg Staff Aelodau’r Cynulliad a’u Staff Cymorth 2014. Yn dilyn adborth gan Aelodau ar arolwg 2013, roedd arolwg 2014 yn cynnwys llai o gwestiynau, dim ond 12, ac roedd yn caniatáu i ymatebwyr roi mwy o adborth drwy’r adrannau sylwadau opsiynol.  Cytunodd y Comisiynwyr y dylid rhannu canlyniadau’r arolwg ag Aelodau a staff yn fuan.

papur 5

Trafododd y Comisiwn faterion yn ymwneud â diogelwch yr ystâd.

papur 6

Ystyriodd y Comisiwn yr adroddiad perfformiad corfforaethol ar gyfer y cyfnod rhwng mis Ebrill a mis Mehefin 2014. Roedd y dangosyddion sy’n cael eu hadrodd wedi cael eu hadolygu dros yr haf, gan arwain at rai newidiadau:

·         targedau mwy uchelgeisiol ar gyfer dosbarthu papurau pwyllgor a chyhoeddi Cofnod y Trafodion pwyllgorau;

·         mesur newydd ar gyfer cyhoeddi Rhestrau o Welliannau wedi’u Didoli ar gyfer Biliau Cyfnod 3 (i ychwanegu at y graff amserlen ddeddfwriaethol yr ydym wedi symud at yr Atodiad gyda’r graffiau eraill);

·         manylion am gyfranogwyr rheolaidd mewn gweithgarwch DPP i adlewyrchu presenoldeb Aelodau a’u staff cymorth yn well;

·         mwy o fanylion am ryngweithiadau cyfryngau cymdeithasol, fel cyfanswm y ffigurau ymgysylltu ar gyfer Facebook, Twitter a Senedd.tv yn ogystal ag ychwanegu sawl munud o YouTube a wyliwyd; a

·         mesurau newydd ar gyfer cyflwyno TGCh a boddhad.

Roedd y Comisiynwyr yn teimlo bod yr adroddiad diweddaraf ar ddangosyddion perfformiad allweddol yn glir ac yn hawdd ei ddeall. Gwnaethant ofyn a ellid adolygu'r ddogfen, cyn ei chyhoeddi, er mwyn cynyddu maint y ffont a ddefnyddiwyd mewn rhai rhannau i’w gwneud yn fwy hygyrch.

Cynhelir y cyfarfod nesaf ar 3 Tachwedd.

Bydd eitemau ar yr agenda yn cynnwys cytuno ar gyllideb derfynol y Comisiwn, gan ystyried adroddiad y Pwyllgor Cyllid ar y gyllideb. Bydd Comisiynwyr hefyd yn cynnal trafodaethau gyda’r Bwrdd Taliadau.

Dywedodd y Llywydd wrth y Comisiynwyr fod Dadl Fer wedi’i chyflwyno a oedd yn fater i’r Comisiwn, ac y byddai’n ymateb i’r ddadl ddydd Mercher 1 Hydref.

Yr Ysgrifenyddiaeth

Medi 2014