Agenda a Chofnodion

Ni chafwyd ymddiheuriadau ar gyfer y cyfarfod hwn.

Ni chafwyd datganiadau o fuddiant.

papur 1

Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 13 Chwefror

papur 2

Bu'r Comisiwn yn trafod papur a oedd yn nodi cefndir y gwaith o gofnodi trafodion y Cynulliad. Roedd y prif bwyntiau a nodwyd gan y Comisiynwyr yn cynnwys:

·         Mae trafodion y Cynulliad yn cael eu cofnodi mewn nifer o ffyrdd, ac mae hynny i'w ddisgwyl mewn democratiaeth agored, hygyrch a thryloyw.

·         Yn unol â'r arfer ledled y Gymanwlad ac yn San Steffan ers y 19eg ganrif, nid yw Cofnod Trafodion y Cynulliad yn drawsgrifiad gair am air ond yn gofnod wedi'i olygu o'r hyn a ddywedir yn y Cyfarfod Llawn a chyfarfodydd pwyllgor.

·         Mae bodolaeth Senedd.tv yn golygu nad y Cofnod ysgrifenedig yw'r unig ffynhonnell i'r rhai sydd â diddordeb yn yr hyn a ddywedir yn ystod ein trafodion.

Bu'r Comisiynwyr yn trafod y dull presennol o gynhyrchu a chyhoeddi Cofnod y Trafodion, a'r broses o adnewyddu Senedd.tv. Fe wnaethon nhw gytuno y gallai fod cyfleoedd i fanteisio ar dechnolegau newydd yn y maes hwn.

Cytunodd y Comisiynwyr bod cadw cofnod ysgrifenedig sy'n nodi trafodion y Cynulliad yn ffurfiol yn bwysig iawn, yn enwedig ar gyfer trafodion y Cyfarfod Llawn. Mae'n debygol y bydd hyn yn wir yn y dyfodol, hyd y gellir rhagweld.  Fodd bynnag, dylid ymchwilio i unrhyw gyfleoedd posibl i gofnodi pethau mewn modd gwahanol, yn enwedig os y gallai hyn gynyddu ymgysylltiad â gwaith y Cynulliad a dealltwriaeth o'r gwaith hwn.   

Cytunodd y Comisiynwyr i gynnal adolygiad, dros y 12 mis nesaf, i ystyried nifer o agweddau, gan gynnwys:

·         ymchwilio i wahanol ffyrdd o weithio a defnyddio technoleg i wella effeithlonrwydd a gwneud y defnydd gorau o adnoddau yn y maes pwysig hwn o weithgarwch; 

·         pa ffurf y dylai ein gwaith o gofnodi'r trafodion ei chymryd er mwyn bodloni anghenion Aelodau a rhanddeiliaid; ac

·         asesu'r cyfleoedd sydd ar gael i ddefnyddio'r cynhyrchion hyn mewn gwahanol ffyrdd, gan wneud gweithgareddau'r Cynulliad yn fwy tryloyw ac agored ac yn haws ymgysylltu â nhw yn y byd digidol.

papur 3

Ym mis Rhagfyr 2013 gofynnodd y Comisiynwyr am adroddiadau rheolaidd ar gynnydd y Prosiect Gwasanaethau TGCh ar gyfer y Dyfodol, gan gynnwys yr asesiad o'r parodrwydd i drosglwyddo i ddarparu gwasanaethau TGCh yn fewnol.

Bu'r comisiynwyr yn trafod cynnydd y prosiect sylweddol hwn a'r gwaith paratoi a oedd wedi cael ei wneud er mwyn sicrhau bod y gwasanaethau yn trosglwyddo mewn modd sydd mor effeithlon a llyfn ag y bo modd. Mae'r prosiect yn parhau i fod ar y trywydd iawn ac mae disgwyl i Gomisiwn y Cynulliad fod yn gyfrifol am ddarpariaeth TGCh y Cynulliad ym mis Ebrill, dri mis cyn dyddiad terfyn y contract.

Mae ymdrechion yn cael eu gwneud i sicrhau bod Aelodau'r Cynulliad, eu staff cymorth a gweithwyr y Comisiwn yn ymwybodol o'r gwaith paratoi manwl a wnaed. Gofynnodd y Comisiynwyr bod negeseuon yn cael eu hanfon at bawb sy'n gweithio i'r Cynulliad ac mae cynrychiolwyr o TGCh yn siarad i bob grŵp plaid i sicrhau bod y rhai yr effeithir arnynt gan y newid yn ymwybodol o'r hyn sy'n digwydd.  

Cafodd swyddogion eu llongyfarch am eu gwaith hyd yma ar y prosiect cymhleth hwn. Byddai'r penderfyniad ynghylch pa mor barod ydym i drosglwyddo'r gwasanaethau ym mis Ebrill yn cael ei wneud gan y Comisiwn ddiwedd mis Mawrth.

papur 4

Bydd cyfarfod strategaeth preifat yn cael ei gynnal ar 3 Ebrill lle byddai'r Comisiynwyr yn trafod eu blaenoriaethau ar gyfer gweddill y Cynulliad hwn, paratoadau ar gyfer trosglwyddo i'r Pumed Cynulliad a materion cyfansoddiadol sylweddol sydd ar y gorwel.

papur 5

Nodwyd y cofnodion yn ffurfiol.

Cynhelir cyfarfod nesaf y Comisiwn ar 26 Mawrth 2014. Bydd yr eitemau ar yr agenda yn cynnwys TGCh yn y Siambr a pharodrwydd o ran trosglwyddo gwasanaethau TGCh.  

Yr Ysgrifenyddiaeth

Mawrth 2014