Agenda a Chofnodion

Ni chafwyd ymddiheuriadau.

Croesawodd y Llywydd Hefin David i’w gyfarfod cyntaf ers cael ei benodi’n Gomisiynydd ar 17 Ebrill. Cadarnhawyd y byddai'n cymryd 'portffolio' y gyllideb a llywodraethu (gan gynnwys bod yn aelod o’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg).

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant.

Cytunodd y Comisiynwyr ar Gofnodion y cyfarfod ar 29 Ionawr.

Yn ei gyfarfod ar 6 Tachwedd 2023, cytunodd y Comisiwn ar ddatganiad eang o egwyddor mai dewis craidd y Comisiwn yw i wasanaethau gael eu darparu’n fewnol lle bynnag y bo’n ymarferol. 

Trafododd y Comisiynwyr brif ganfyddiadau ymarfer cwmpasu a materion penodol ynghylch mewnoli mewn perthynas â phob un o'r gwasanaethau dan sylw, gan gynnwys amcangyfrif o lefel debygol y cymhlethdod a'r risg sy'n gysylltiedig â mewnoli’r meysydd gwasanaethau hynny. Cawsant hefyd yr amcangyfrif cyfunol ar gyfer cam nesaf proses o fewnoli, a oedd yn rhagdybio y byddai'r gwaith yn cael ei wneud ar ffurf un rhaglen sy’n cynnwys yr holl feysydd gwasanaeth sydd o fewn cwmpas y gwaith.

Trafododd y Comisiynwyr y wybodaeth a ddarparwyd a myfyrio ar y cymhlethdod a'r risgiau a nodwyd yn y canfyddiadau sydd wedi’u hamlinellu yn y papur. Trafodwyd y berthynas â chontractau presennol, yn ogystal â chapasiti a hynt rhaglenni gwaith sylweddol sydd eisoes ar y gweill. Roedd y Comisiynwyr yn cydnabod y byddai’n rhaid darparu ar gyfer cyllid buddsoddi yn y gyllideb i fwrw ymlaen â'r prosiect, gan gydnabod hefyd y byddai'n dasg sylweddol a fyddai'n gofyn am lawer o ffocws ac ymdrech gan y tîm rheoli.

Hefyd, cynghorwyd bod yr adroddiad allanol wedi nodi'r risg bosibl na fyddai achosion busnes yn y dyfodol sy’n deillio o brosiect mewnoli yn pasio'r prawf gwerth am arian; yn y sefyllfa honno, mae'n debygol y byddai’n rhaid cael cyfarwyddyd gan y Comisiwn i'r Prif Weithredwr, fel y Swyddog Cyfrifyddu, cyn bwrw ymlaen â'r gwaith.

Cytunodd y Comisiynwyr mai’r safbwynt a ffefrir ganddynt fyddai gwneud ymrwymiad ‘caled’ mewn egwyddor i fwrw ymlaen â Phrosiect Mewnoli Gwasanaethau’r Comisiwn, ac y dylid dechrau’r gwaith hwn hanner ffordd drwy’r Senedd nesaf, gan gydnabod y byddai wedyn yn golygu gweithredu fesul cam. Bydd angen ailgaffael rhai contractau presennol yn y blynyddoedd nesaf hyd yn oed os bwriedir dod â hwy’n fewnol yn y tymor hir. Byddai penderfyniadau yn y cyfnod interim yn cael eu cymryd gyda'r amcan hwn mewn golwg.

Cytunodd y Comisiynwyr i drafod y dull gweithredu arfaethedig hwn gyda’u grwpiau gwleidyddol a rhoi adborth y diwrnod canlynol drwy gysylltu â’r ysgrifenyddiaeth pe bai unrhyw bryderon yn codi.

Cafodd y Comisiwn gynigion ar gyfer Cais y Gyllideb Atodol Gyntaf ar gyfer 2024-25.

Hefyd, cafodd y Comisiynwyr y wybodaeth ddiweddaraf am Drafodaethau Cytundeb Cyflog Staff ar gyfer 2025-2028.

Gan adlewyrchu trafodaethau yn gynharach yn y cyfarfod, cytunodd y Comisiynwyr i gyflwyno cyllideb atodol a fyddai’n cynyddu cyfanswm y gyllideb gan £635,000 i £72.830 miliwn, ac yn cynyddu’r gofyniad Arian Parod o Gronfa Gyfunol Cymru gan £635,000 i £67.999 miliwn. Byddai’r cynnydd yng nghyfanswm y gyllideb yn cael ei rannu ar draws y llinellau cyllidebol unigol y mae’r Comisiwn yn gyfrifol amdanynt.

Cymeradwyodd y Comisiynwyr y Memorandwm Esboniadol i’w osod, gan gytuno i rannu gwybodaeth â’u grwpiau am y dyfarniad cyflog ar gyfer staff ar raddfeydd cyflog isaf y Comisiwn.

Rhoddwyd amlinelliad i’r Comisiynwyr o nifer o faterion i’w trafod a fyddai’n helpu i lywio’r gwaith o ddatblygu cyllideb 2025-26 i adlewyrchu blaenoriaethau’r Comisiwn ar gyfer blwyddyn olaf y Chweched Senedd.

Trafododd y Comisiynwyr yr eitemau sy'n debygol o effeithio ar ei gyllid yn ystod 2024-25 cyn ystyried y dull gweithredu y mae'n dymuno ei ddilyn i ymdrin â'r effaith hon, yn benodol yng nghyllideb ddrafft 2025-26. 

Cytunodd y Comisiynwyr y dylai cynigion y gyllideb gael eu datblygu ymhellach a’u cyflwyno yng nghyllideb ddrafft 2025-26 fel y’i cynigir, yn enwedig, mewn perthynas â’r materion a ganlyn:

•         cyllidebau ar gyfer y gwaith ar ddiwygio’r Senedd yn cael eu hadolygu i adlewyrchu’r sefyllfa ddiweddaraf;

•         rhagamcanion cyllidebol manwl ar gyfer y rhaglen Ffyrdd o Weithio;

•         effeithiau Strategaeth Cyflogau'r Comisiwn ar y gyllideb;

•         ystyriaethau eraill nad ydynt yn gysylltiedig â chyflogau, gan gynnwys costau prosiect a diffyg parhaus cyllideb wrth gefn;

•         cyflawni gofynion statudol a chynllun corfforaethol y Comisiwn, gan gydnabod bod angen ystyried yr uchelgeisiau hynny yng nghyd-destun cyllidebol ehangach y sector cyhoeddus; ac

•         effaith adolygiadau’r Bwrdd Taliadau Annibynnol ar ffurf y paratoadau ar gyfer darparu gwasanaethau yn ystod y Seithfed Senedd.

Cadarnhaodd y Comisiynwyr eu bod yn fodlon â'r dull gweithredu ar gyfer cam nesaf y gwaith o lunio'r gyllideb.

Nododd y Comisiynwyr hefyd y byddai unrhyw effaith gyllidebol o ran amcangyfrif costau ynni yn y dyfodol yn cael eu nodi yng Nghyllideb Ddrafft 2025-26. Bydd y gyllideb ddrafft hon hefyd yn nodi effaith adolygu cyllidebau ar gyfer ystadau, TGCh a chronfeydd prosiect, yn ogystal â’r adolygiad blynyddol o gostau’r Penderfyniad.

Yn dilyn trafodaeth flaenorol gan y Comisiwn ynghylch sefydlu deialog strwythuredig gyda’r Bwrdd Taliadau Annibynnol (“y Bwrdd Taliadau”), cytunodd y Comisiynwyr ar fformat y ddeialog hon, gan nodi y byddai’r maes cyntaf i'w drafod â’r Bwrdd Taliadau yn canolbwyntio ar ffyrdd Aelodau o weithio a chefnogaeth mewn perthynas â Swyddfeydd Etholaeth Aelodau a Cholli Swydd.

Nododd y Comisiynwyr gamau nesaf y ddeialog rhwng y Comisiwn a’r Bwrdd Taliadau mewn perthynas â symleiddio a llywodraethu, gan gynnwys y gwaith sydd ar y gweill o fewn y tîm Cymorth Busnes i'r Aelodau i wella a symleiddio’r broses o weinyddu prosesau hawliadau Aelodau.

Cytunwyd na fydd y Comisiwn yn ceisio unrhyw newidiadau deddfwriaethol i’r fframwaith llywodraethu ar gyfer gwneud penderfyniadau ar gyflogau a lwfansau Aelodau cyn y Seithfed Senedd, ond y bydd yn myfyrio ar hyn a chysylltiadau rhwng y Comisiwn a’r Bwrdd Taliadau fel rhan o adroddiad gwaddol y Chweched Senedd i helpu i lywio unrhyw drafodaethau ychwanegol yn ystod y Seithfed Senedd.

Hefyd, cytunodd y Comisiynwyr ar y dull o ymgysylltu ag Aelodau mewn perthynas â diwygio’r Senedd, fel yr amlinellwyd yn y papur, ac i gyfleu ei benderfyniadau ar y materion hyn i’r Aelodau. 

Nododd y Comisiynwyr fod y ddeialog rhwng y Comisiwn a’r Bwrdd Taliadau yn cynnig cyfle defnyddiol i drafod y gwaith o ddiwygio’r Senedd yn ei gyfanrwydd, gan ei bod yn debygol y bydd gofyn i’r Comisiwn baratoi ar gyfer Senedd wahanol yn 2026. Cydnabuwyd bod yna gyfle yma, ond o fewn cyd-destun o fod yn realistig ynglŷn â'r hyn sy’n bosibl yn yr amser sydd ar gael ac o fewn cyd-destun ehangach o ran cyllid cyhoeddus. Cytunodd y Comisiynwyr y dylid trefnu sesiwn ‘diwrnod cwrdd i ffwrdd’ i feddwl am y darlun ehangach o ran sut y bydd y Comisiynwyr yn cefnogi’r Senedd yn y sefyllfa newydd hon.

Trafododd y Comisiynwyr ddefnydd y Comisiwn o Teams a’r cynigion ynghylch sicrhau bod y rhaglen yn cael ei defnyddio ar gyfer trafodaethau anffurfiol a byrdymor; y dylai gwybodaeth gorfforaethol bwysig gael ei storio ar SharePoint; a bod gwybodaeth ar Teams yn cael ei dileu yn awtomatig ymhen cyfnod penodol.

Cytunodd y Comisiwn mewn egwyddor ar gyfnodau dileu awtomatig ar gyfer y Senedd gyfan mewn perthynas â sgyrsiau Teams, sef 28 diwrnod ar ôl creu sgwrs; a bod negeseuon Teams Channel yn cael eu dileu 13 mis ar ôl y dyddiad creu.

Cytunodd y Comisiwn hefyd y dylid ymgysylltu â’r Aelodau ynghylch cymhwyso’r polisi i bob Aelod o’r Senedd a’u staff cymorth.

Trafododd y Comisiynwyr bolisi ynghylch staff y Comisiwn sy'n defnyddio sianeli cyfathrebu anghorfforaethol ar gyfer gweithgareddau sy'n ymwneud â busnes. Mae’r sianeli hyn yn cynnwys llwyfannau negeseuon fel WhatsApp a chyfrifon e-bost preifat.

Cytunodd y Comisiynwyr, mewn egwyddor, i wahardd y defnydd o sianeli cyfathrebu anghorfforaethol. Byddai hyn yn berthnasol i staff y Comisiwn wrth drafod busnes swyddogol gyda'i gilydd a chydag Aelodau. Cytunwyd y byddai’n rhaid cael cynllun gweithredu cyn gwneud unrhyw newidiadau, ac y byddai'r cynllun hwn yn cael ei drafod gan y Comisiynwyr ymlaen llaw. Nododd y Comisiynwyr y dylai’r cynllun ragweld y byddai symud i lwyfan ar gyfer negeseuon am fusnes y Senedd yn cael ei arwain gan Swyddogion y Comisiwn, yn hytrach nag Aelodau.

Trafododd y Comisiynwyr arwyddocâd archifo eu cofnodion yn ddigidol a gofyn i bapur gael ei lunio ar gyfer cyfarfod yn y dyfodol ynghylch y cymorth y gellid ei ddarparu.

Ni fyddai’r newid yn effeithio ar Aelodau sy’n defnyddio WhatsApp i gysylltu ag Aelodau eraill, aelodau o staff cymorth neu unigolion eraill nad ydynt yn gysylltiedig â’r Senedd (fel etholwyr), p’un a ydynt yn defnyddio ffôn personol neu ffôn a ddarperir gan y Comisiwn at y diben hwn.

Nododd y Comisiynwyr fanylion cyfarfodydd arfaethedig y Comisiwn hyd at y diddymiad yn 2026, yn ogystal â rhaglen ddangosol o’r gwaith a ragwelir yn ystod y cyfnod hwnnw. Bydd y wybodaeth hon yn cael ei haddasu yn dilyn trafodaethau yn ystod y 'diwrnod cwrdd i ffwrdd' y cytunwyd arno.

Ym mis Mawrth, cafodd y Comisiynwyr lythyr gan y Pwyllgor Cyllid yn gofyn am eu barn ar newidiadau arfaethedig i Brotocol Proses y Gyllideb i helpu i lywio trafodaethau parhaus rhwng y Pwyllgor a'r Gweinidog. Cytunodd y Comisiynwyr ar ymateb i’r llythyr hwnnw.

Nododd y Comisiynwyr y cynllun ar gyfer y flwyddyn ariannol bresennol a'r flwyddyn ariannol nesaf.

Nododd y Comisiynwyr yr ymateb i lythyr a ddaeth i law gan y Pwyllgor Cyllid.

Nododd y Comisiynwyr y wybodaeth a ddarparwyd i’r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a Gweinyddiaeth Gyhoeddus ar ffurf diweddariad ar y rhaglen Ffyrdd o Weithio, yn benodol ynghylch prosiectau Bae Caerdydd 2032, Siambr 2026 a Thŷ Hywel 2026.

Nododd yr Aelodau yr adroddiad prisio terfynol gan Adran Actiwari’r Llywodraeth, ac yn unol â'u llythyr at y Comisiwn fis Medi diwethaf, cadarnhawyd mai 18 y cant fydd cyfradd cyfraniad y cyflogwr o 1 Ebrill 2024. Bydd y prisiad nesaf yn digwydd ar 1 Ebrill 2026.

Nododd y Comisiynwyr gofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg a gynhaliwyd ar 27 Tachwedd.

Nododd y Comisiynwyr y crynodeb o benderfyniadau recriwtio diweddar.

Nododd y Comisiynwyr y nodiadau o gyfarfod Grŵp Cyswllt Gwleidyddol y Senedd ar 8 Chwefror.

·         Cafwyd trafodaeth gryno ar nifer o faterion yn ymwneud â Safonau, a chytunodd y Comisiynwyr y dylid darparu diweddariad manylach yn ddiweddarach yn nhymor yr haf.

·         Cytunodd y Comisiynwyr y byddai Hefin David yn cael ei enwebu fel cynrychiolydd y Comisiwn ar Fwrdd Pensiwn yr Aelodau y tro nesaf y bydd angen llenwi’r rôl hon.

Yn y cyfnod ers y cyfarfod diwethaf, roedd y Comisiynwyr wedi nodi’r canlynol:

·         Ymateb i ymchwiliad y Pwyllgor Deddfwriaeth, Cyfiawnder a’r Cyfansoddiad i Lywodraethiant y DU a’r UE,

·         Ymateb i adroddiad y Pwyllgor Cydraddoldeb a Chyfiawnder Cymdeithasol

·         Ymateb i ymgynghoriad y Bwrdd taliadau Annibynnol ar y Penderfyniad (wedi’i ddiweddaru),

·         Cyfathrebu Defnyddwyr yr Ystad ynghylch y brotest ffermio,

·         Ymateb i gyfrifiadau’r Pwyllgor Biliau Diwygio ynghylch Penderfyniad 2023/24,

·         Llythyr gan y Pwyllgor Cyllid ynghylch Protocol Proses y Gyllideb,

ac wedi cytuno ar y canlynol:

·         Y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor Cyllid ynghylch argymhellion a wnaed yn adroddiad Craffu ar Gyllideb Ddrafft y Comisiwn,

·         Llythyrau at y Pwyllgor Cyllid a’r Cwnsler Cyffredinol ynghylch Diwygio’r Senedd,

·         Cynigion ynghylch hyfforddiant a datblygu i Aelodau a Staff Cymorth yr Aelodau.