Cyfarfodydd

Trafododd y Comisiynwyr bolisi ynghylch staff y Comisiwn sy'n defnyddio sianeli cyfathrebu anghorfforaethol ar gyfer gweithgareddau sy'n ymwneud â busnes. Mae’r sianeli hyn yn cynnwys llwyfannau negeseuon fel WhatsApp a chyfrifon e-bost preifat.

Cytunodd y Comisiynwyr, mewn egwyddor, i wahardd y defnydd o sianeli cyfathrebu anghorfforaethol. Byddai hyn yn berthnasol i staff y Comisiwn wrth drafod busnes swyddogol gyda'i gilydd a chydag Aelodau. Cytunwyd y byddai’n rhaid cael cynllun gweithredu cyn gwneud unrhyw newidiadau, ac y byddai'r cynllun hwn yn cael ei drafod gan y Comisiynwyr ymlaen llaw. Nododd y Comisiynwyr y dylai’r cynllun ragweld y byddai symud i lwyfan ar gyfer negeseuon am fusnes y Senedd yn cael ei arwain gan Swyddogion y Comisiwn, yn hytrach nag Aelodau.

Trafododd y Comisiynwyr arwyddocâd archifo eu cofnodion yn ddigidol a gofyn i bapur gael ei lunio ar gyfer cyfarfod yn y dyfodol ynghylch y cymorth y gellid ei ddarparu.

Ni fyddai’r newid yn effeithio ar Aelodau sy’n defnyddio WhatsApp i gysylltu ag Aelodau eraill, aelodau o staff cymorth neu unigolion eraill nad ydynt yn gysylltiedig â’r Senedd (fel etholwyr), p’un a ydynt yn defnyddio ffôn personol neu ffôn a ddarperir gan y Comisiwn at y diben hwn.

Trafododd y Comisiynwyr ddefnydd y Comisiwn o Teams a’r cynigion ynghylch sicrhau bod y rhaglen yn cael ei defnyddio ar gyfer trafodaethau anffurfiol a byrdymor; y dylai gwybodaeth gorfforaethol bwysig gael ei storio ar SharePoint; a bod gwybodaeth ar Teams yn cael ei dileu yn awtomatig ymhen cyfnod penodol.

Cytunodd y Comisiwn mewn egwyddor ar gyfnodau dileu awtomatig ar gyfer y Senedd gyfan mewn perthynas â sgyrsiau Teams, sef 28 diwrnod ar ôl creu sgwrs; a bod negeseuon Teams Channel yn cael eu dileu 13 mis ar ôl y dyddiad creu.

Cytunodd y Comisiwn hefyd y dylid ymgysylltu â’r Aelodau ynghylch cymhwyso’r polisi i bob Aelod o’r Senedd a’u staff cymorth.