Cyfarfodydd

Ystyriodd y Comisiynwyr ragdybiaethau cynllunio drafft a gynigiwyd i lywio darpariaeth ar gyfer yr anghenion a fyddai'n deillio o nifer uwch o Aelodau.

Mae cynigion Diwygio’r Senedd i gynyddu maint y Senedd i 96 o Aelodau yn golygu bod angen addasu Tŷ Hywel i ddarparu lle priodol ar gyfer yr anghenion yn sgil cynnydd yn nifer yr Aelodau, a’u staff cymorth, a darparu lle priodol hefyd i staff y Comisiwn, a digon o le ar gyfer nifer uwch o swyddfeydd Gweinidogion Llywodraeth Cymru.

Cymeradwyodd y Comisiynwyr y rhagdybiaethau cynllunio arfaethedig ar gyfer prosiect Tŷ Hywel 2026 ac amserlen lefel uchel i’w mabwysiadu fel man cychwyn i alluogi datblygu opsiynau a chynigion manylach. Fe wnaethant nodi yr hoffent roi ystyriaeth fanylach i’r opsiynau a'r cynlluniau cychwynnol a manwl mewn cyfarfod yn y dyfodol.

Cafodd y Comisiynwyr bapur a chyflwyniad yn nodi Achos Amlinellol Strategol (SOC) ar gyfer anghenion ystad Bae y Comisiwn yn y dyfodol. Mae'n bosibl mai hwn yw'r prosiect mwyaf a mwyaf cymhleth i’r Comisiwn ymgymryd ag ef. Byddai'n sicrhau anghenion lle o ran swyddfeydd tymor hir y Senedd, y Comisiwn a Llywodraeth Cymru yn y Bae, ger adeilad y Senedd ei hun. Paratowyd yr Achos Amlinellol Strategol gan ymgynghorwyr eiddo proffesiynol y Comisiwn (Avison Young).

Roedd y Comisiwn wedi cytuno i ddilyn proses 'Llyfr Gwyrdd' Trysorlys EF / Llywodraeth Cymru. O fewn y broses honno, Achos Amlinellol Strategol yw cam cyntaf methodoleg achos busnes tri cham sy'n addas ar gyfer prosiectau o'r cymhlethdod hwn a'r gost hon.

Cymeradwyodd y Comisiwn Achos Amlinellol Strategol y Bae 2032, sy'n rhoi mandad i swyddogion y Comisiwn symud prosiect Bae 2032 i’w gam nesaf, drwy ddatblygu Achos Busnes Amlinellol a gweithio ymhellach ar y fersiwn gychwynnol o’r ffordd ymlaen a ffefrir a nodir yn yr Achos Amlinellol Strategol o ran datblygu cyfleuster newydd ar blot Sgwâr y Cynulliad y drws nesaf. Nododd y Comisiynwyr nad yw'r Achos Amlinellol Strategol yn ceisio nac yn gofyn am unrhyw benderfyniad ar unrhyw opsiwn llety gan y Comisiwn, ac y byddai ystyriaethau o'r fath yn codi yn ddiweddarach yn y broses. Cytunwyd y dylid paratoi nodyn briffio gwybodaeth ar gyfer yr Aelodau maes o law.

Nododd y Comisiynwyr hefyd y byddai datblygu'r Achos Busnes Amlinellol yn ei gwneud yn ofynnol i gaffael gwasanaethau proffesiynol allanol i’w ddrafftio ac yna sicrhau ei ansawdd, ac y byddai cynigion yn hyn o beth yn cael eu hystyried gan y Bwrdd Gweithredol maes o law.

Rhoddwyd gwybod i’r Comisiynwyr am y prosiect a’r gwaith sydd ar y gweill i ddatblygu’r opsiwn a’r dyluniad a ffefrir ar gyfer Siambr gynyddol ar gyfer 96 Aelod, ar gyfer y Seithfed Senedd.

Cytunwyd ar y weledigaeth lefel uchel a’r cwmpas ar gyfer y prosiect, i alluogi’r gwaith o gaffael gwasanaethau dylunio a phensaernïol i ddechrau ym mis Hydref, ar y sail y dylai gwaith archwilio ystyried yn eang y posibiliadau o fewn ffiniau senedd gylchol, a bod gofynion o ran hygyrchedd i'w cynnwys yn y fanyleb, ac y dylai tendrau ar gyfer gwasanaethau dylunio a phensaernïol fynd y tu hwnt i faterion hygyrchedd ffisegol.

Nododd y Comisiynwyr y gwaith arfaethedig ar gyfer y prosiect, a chroesawyd y ffaith y byddai grŵp cyfeirio o Aelodau yn cymryd rhan yn yr hyn a fyddai’n broses ailadroddol, a fyddai’n dychwelyd i’r Comisiwn ar gyfer penderfyniadau, ar yr adeg briodol.

Cafodd y Comisiynwyr ddiweddariad ar y gwaith sydd ar y gweill i ddatblygu'r opsiynau strategol ar gyfer llety yn y dyfodol fel rhan o brosiect Bae 2032. Nodwyd y wybodaeth gefndir, y gwnaethant gais amdani, mewn perthynas â chyfleoedd blaenorol o ran yr ystâd a ystyriwyd gan y Comisiwn a'i ragflaenwyr. 

Nododd y Comisiynwyr y diweddariad ac amserlenni ar gyfer dyfodol y prosiect (fel sy'n hysbus ar hyn o bryd), gan gynnwys penderfyniadau a fydd yn ofynnol yn 2023-2024 a’r angen i ymgysylltu ag Aelodau’n ehangach.

Nododd y Comisiynwyr y diweddariad bod adleoli cyfleusterau a gwasanaethau Comisiwn y Senedd a ddarperir yn swyddfa Bae Colwyn i swyddfa yn swyddfeydd Llywodraeth Cymru yn Sarn Mynach (Cyffordd Llandudno) wedi’i gwblhau.

Nododd y Comisiynwyr y diweddariad am gyfeiriad a chynnydd eu rhaglen newid mawr 'Ffyrdd o Weithio', wrth i'r gwaith symud y tu hwnt i gyfnod y Cynllun Gweithredu Cychwynnol i'w gyfnod cyflawni strategol.

Nododd y Comisiynwyr gynnydd y prosiect i adleoli cyfleusterau a gwasanaethau Comisiwn y Senedd a ddarperir yn swyddfa Bae Colwyn i swyddfa yn swyddfeydd Llywodraeth Cymru yn Sarn Mynach (Cyffordd Llandudno).

Cafodd y Comisiynwyr ddiweddariad ar gyngor proffesiynol cychwynnol ynghylch opsiynau hyfyw sicrhau llety sy'n diwallu anghenion hirdymor y Senedd a'r Comisiwn. Roedd y cyngor yn seiliedig ar yr anghenion a'r gofynion drafft y cytunwyd arnynt ym mis Rhagfyr 2022.

Trafododd y Comisiynwyr arwyddocâd ystyriaethau datblygu cynaliadwy a chyfle cyfartal ynghyd â phwysigrwydd cael safbwynt hirdymor ar werth i bwrs y wlad.

Cytunodd y Comisiynwyr yn unfrydol y dylai swyddogion fwrw ymlaen â'r opsiynau prosiect ar y rhestr fer a bwrw ymlaen â drafftio cam cyntaf yr achos busnes ar gyfer prosiect Bae 2032 (yr Achos Amlinellol Strategol) ar sail y cyngor a ddarparwyd. 

Cytunodd y Comisiynwyr i gael diweddariad yng nghyfarfod mis Gorffennaf, ynghylch cynnydd o ran archwilio'r holl opsiynau.

A - Cyflwyniad - Themâu sy’n dod i’r amlwg ar ôl  ymgysylltu â’r Aelodau ynghylch Ffyrdd o Weithio

Cyflwynwyd gwybodaeth i'r Comisiynwyr am y themâu a oedd yn dod i'r amlwg ar ôl ymgysylltu â’r Aelodau ym mis Tachwedd a mis Rhagfyr - proses a gynhaliwyd ar y cyd â'r Bwrdd Taliadau.

Diben y broses oedd cael dealltwriaeth well o anghenion yr Aelodau o ystyried eu ffyrdd o weithio yn y tymor canolig i’r hirdymor. Cyflwynwyd barn yr aelodau ar ffurf pum prif thema:

·       Rhaglen Ffyrdd o Weithio - themâu cyffredinol

·       Gwasanaethau’r Comisiwn

·       Cyflogau a Lwfansau

·       Canolfannau gwaith

·       Diwygio’r Senedd

Trafododd y Comisiynwyr gryfder y teimladau mewn perthynas â rhai meysydd, ac roedd barn yr Aelodau am y syniad o sefydlu canolfannau fel swyddfeydd y gallent eu rhannu’n un enghraifft o gynnig na fyddai’n fuddiol i’r Comisiwn fwrw ymlaen ag ef. Tynnwyd sylw at y gwahaniaeth rhwng y math o 'ganolfan' a oedd yn cael ei thrafod yn gyffredinol ymysg yr Aelodau, a lleoliadau y gallai’r Comisiwn eu darparu, fel hwnnw yn y Gogledd, a oedd yn caniatáu i staff y Comisiwn weithio mewn rhannau o Gymru heblaw'r ystâd ym Mae Caerdydd.

Roedd y Comisiynwyr o’r farn bod casgliadau’r broses yn ddiddorol, ac roeddent yn cydnabod y byddai rhai agweddau ar y cyflwyniad yn arbennig o ddefnyddiol i’r Bwrdd Taliadau o ystyried ei flaenraglen waith arfaethedig.  Dywedodd y Comisiynwyr ei bod yn ymddangos bod angen rhoi sylw pellach i rai materion a oedd yn bwysig i'r garfan bresennol o Aelodau, er enghraifft ffactorau a allai ddylanwadu ar allu Aelodau i gadw staff.

Yn ogystal â'r rhoi adborth i’r rhai a fyddai'n defnyddio'r wybodaeth a gasglwyd i lywio gwasanaethau a chymorth yn y dyfodol, cytunodd y Comisiynwyr y byddai'n ddefnyddiol rhoi adborth ehangach i'r Aelodau. Cytunwyd y dylid paratoi nodyn.

B - y diweddaraf am symud y swyddfa yng Ngogledd Cymru

Nododd y Comisiynwyr fod gwaith yn mynd rhagddo i gwblhau’r drwydded gyda Llywodraeth Cymru ac y bydd y brydles bresennol yn dod i ben ar 30 Mehefin 2023. Cafodd y Comisiynwyr y wybodaeth ddiweddaraf am y trafodaethau â Llywodraeth Cymru i sicrhau bod y lle ar gyfer Comisiwn y Senedd yn y dyfodol yn annibynnol drwy osod yr arwyddion priodol yn Sarn Mynach.

Fel rhan o’r Rhaglen Ffyrdd o Weithio, trafododd y Comisiynwyr yr achos busnes dros ddarparu’r cyfleusterau sydd ar gael ar hyn o bryd i staff ac Aelodau yn swyddfa’r Comisiwn ym Mae Colwyn drwy gytundeb trwydded cydleoli gyda Llywodraeth Cymru yn ei swyddfa yn Sarn Mynach (Cyffordd Llandudno).

Roedd yr achos busnes yn nodi'r achos dros newid; cwmpas, amcanion, anghenion busnes a'r hyn y gellir ei gyflawni; a rhestr fer o opsiynau ynghyd â'r costau a gwerthusiad.

Trafododd y Comisiynwyr yr angen i ofalu am staff, yn ogystal â’r goblygiadau i ddefnyddwyr eraill y swyddfeydd, gan gynnwys Aelodau a'r cyhoedd. Hefyd, trafodwyd pwysigrwydd cael swyddfeydd y tu allan i Gaerdydd, a gallu cynnig swyddi ar ran y Senedd mewn rhannau eraill o Gymru. Daethant i’r casgliad y dylid pwysleisio annibyniaeth y swyddfa ar Lywodraeth Cymru, gan gynnwys drwy frandio priodol, ac y dylid cyfathrebu’r newid yn glir ynghyd â gwella’r wybodaeth sydd ar gael am y ffyrdd y gellir defnyddio’r gofodau. Bydd diweddariad yn cael ei ddarparu yn dilyn trafodaethau manylach.

Cytunodd y Comisiynwyr i arfer y cymal terfynu ym mhrydles Swyddfa Gogledd Cymru (Prince's Park) a symud swyddfa’r Comisiwn yng Ngogledd Cymru. Byddai'r lleoliad newydd yn darparu man gwaith ar wahân ac ystafell gyfarfod hybrid, gyda storfa a chegin, yn ogystal â mynediad at ystod o gyfleusterau ar y cyd.

Yn amodol ar gyngor cyfreithiol a chyngor proffesiynol y gwasanaeth ystadau, disgwylir y byddai’r newid yn digwydd ym mis Mehefin 2023.

Nododd y Comisiynwyr gynnydd y prosiect, y prif risgiau o ran cyflawni a'r camau nesaf. Hefyd, trafododd y Comisiynwyr faterion yn ymwneud ag opsiynau hirdymor ar gyfer ystâd Tŷ Hywel ar ôl i’r brydles ddod i ben yn 2032, gan nodi y byddent yn gofyn am gyngor proffesiynol, wedi’i lywio gan drafodaethau’r Comisiwn. Cytunwyd y dylid cynnwys pob opsiwn at ddiben gofyn am gyngor ac y byddai trafodaethau pellach yn cael eu cynnal gyda swyddogion Llywodraeth Cymru mewn perthynas â'r safle ger y Senedd.

Rhoddwyd diweddariad i’r Comisiynwyr am y cynnydd a wnaed o ran cyflawni Cynllun Gweithredu Interim Ffyrdd o Weithio a materion a risgiau cysylltiedig.

Cytunodd y Comisiynwyr y dylid gwneud gwaith paratoi a gweithgarwch ymgysylltu rhesymol, fel y nodir yn yr adroddiad, i lywio penderfyniadau yn ddiweddarach yn y flwyddyn, ac yna ar gyfer y tymor canolig i'r tymor hwy, mewn perthynas â ffyrdd o weithio.

Roeddent yn cefnogi'r bwriad i gynnal yr ymarfer ymgysylltu ehangach mewn cydweithrediad â'r Bwrdd Taliadau Annibynnol.

Nododd y Comisiynwyr wybodaeth hefyd am y model amlinellol y cytunodd y Bwrdd Gweithredol arno o ran rheoli’r ffordd y bydd staff y Comisiwn yn dychwelyd i'r ystâd. Roedd hwn yn nodi egwyddorion trefnu presenoldeb yn seiliedig ar weithgareddau a hierarchaeth o ran anghenion busnes.