Cyfarfodydd

Ystyriodd y Comisiwn y dull y bydd swyddogion yn ei ddefnyddio i ddod o hyd i'r arbedion sydd eu hangen i lenwi’r bwlch cyllid yng Nghyllideb ddrafft 2024-25, a darparwyd gwybodaeth i ddechrau ystyried arbedion cynaliadwy tymor hwy o 2025-26 ymlaen.

Cytunodd y Comisiynwyr y byddai swyddogion yn dod â chynigion ar gyfer llenwi bwlch cyllidebol 2024-25 i gyfarfod y Comisiwn ym mis Ionawr; gan nodi y byddai'r cynigion hyn yn canolbwyntio'n bennaf ar reoli costau newidiol a’r Gronfa Prosiectau.

Cytunwyd hefyd i fwrw ymlaen â chynigion ar gyfer arbedion cynaliadwy tymor hwy fel rhan o’r broses o ddatblygu cyllideb 2025-26 y flwyddyn nesaf, ar ôl cwblhau cylch cynllunio’r hydref/gaeaf..

Cymeradwyodd y Comisiwn y Fframwaith Adnoddau Tymor Canolig ar gyfer y cyfnod 2024-25 i 2026-27, gydag addasiadau wedi’u gwneud ers iddo ystyried drafft ar 25 Medi.

Croesawodd y Comisiynwyr gynnwys y cynllun gweithlu a nodwyd bod darn o waith ar y gweill i’w wneud gan Gynghorwyr Annibynnol y Comisiwn i archwilio strwythur staffio’r Comisiwn, gan gynnwys meincnodi â seneddau eraill, ac mai Ken Skates fyddai’r Comisiynydd arweiniol ar gyfer y gwaith.

Cafodd y Comisiynwyr y Fframwaith Adnoddau Tymor Canolig drafft ar gyfer y cyfnod 2024-25 i 2026-27, a buont yn ystyried y berthynas rhwng y dull hwn o gynllunio mwy manwl yn y tymor hwy, a’r cylch gosod cyllideb blynyddol.

Trafododd y Comisiynwyr yr ymagwedd at y tymor canolig a'r fframwaith fel arf i gynllunio ar gyfer – a rheoli ac ymateb yn effeithiol i – unrhyw fwlch rhwng yr adnoddau sydd eu hangen, a'r adnoddau sydd ar gael mewn modd strategol. Byddai'r fframwaith yn nodi gofynion y gyllideb a ragwelir ar gyfer 2025-26 a 2026-27, wedi'u gosod ar sail 'senario twf a reolir' yn y Cynllun Ariannol Tymor Canolig; yn cynnig Sefydliad Targed y Comisiwn bob blwyddyn ariannol fel rhan o'r Cynllun Gweithlu, fel y prif ddull strategol ar gyfer alinio blaenoriaethau adnoddau ag argaeledd adnoddau; ac yn mabwysiadu strategaeth datblygu staff drwy'r Cynllun Gweithlu i sicrhau bod adnoddau pobl yn cyd-fynd â blaenoriaethau.

Nododd y Comisiynwyr y bwriadwyd i’r ddogfen fod yn ddogfen weithredol i lywio'r gwaith o bennu cyllideb flynyddol y Comisiwn, a'i flaenoriaethau mewnol. Buont yn myfyrio ar y berthynas ag ymarfer arbed costau'r flwyddyn gyfredol, a gofyn am gynnal iteriad pellach o waith er mwyn nodi meysydd i'w trafod gan y Comisiwn yn ei gyfarfod nesaf mewn perthynas â blaenoriaethu darpariaeth gwasanaeth, arbed costau a chynhyrchu incwm.

Trafododd y Comisiynwyr lesiant staff a'r offer sydd ar gael i gefnogi hyn. Gwnaethant groesawu gwybodaeth am y ddarpariaeth newydd o ran y Cynllun Gweithredu ar yr Economi, a oedd ar fin cychwyn ar gyfer staff y Comisiwn, yr Aelodau a'u staff. Buont hefyd yn ystyried nifer o fanylion penodol, a gofyn am nodyn ynghylch teleffoni, a threfniadau ar gyfer cael gwared ar offer TGCh.

Nododd y Comisiynwyr grynodeb gweithredol y Fframwaith Adnoddau Tymor Canolig, ar sail y gwaith pellach sydd i'w wneud.

Cafodd y Comisiwn ddiweddariad ar waith i ddatblygu fframwaith cyllidebol a chynllunio'r gweithlu yn y tymor canolig. Roedd hyn yn seiliedig ar egwyddorion a rhagdybiaethau cynllunio y cytunwyd arnynt, i helpu i reoli'r pwysau sylweddol ar adnoddau yn y dyfodol i'r Comisiwn. Cyflwynwyd cynigion cyllideb drafft 2024-25 iddynt hefyd, yn amodol ar waith manylach cyn cyflwyno cynnig cyllideb derfynol yng nghyfarfod y Comisiwn ym mis Medi.

Nododd y Comisiynwyr gefndir a gyrwyr ar gyfer Fframwaith Adnoddau Tymor Canolig, yn rhoi mwy o amlygrwydd i'r persbectif tymor hwy, gan gydnabod nad yw'r broses graffu flynyddol ar y gyllideb yn newid. Nodwyd y senarios cynllunio ariannol a’r adnoddau ychwanegol y byddai eu hangen ar bob un dros y cyfnod 2024-25 i 2026-27.  Y dull cyffredinol o ymdrin â'r Fframwaith fyddai galluogi tryloywder ar gostau rhaglenni mawr drwy ei wahanu oddi wrth adrodd costau gweithredol presennol y Comisiwn a chyflwyno Targed Cynllunio Gweithlu blynyddol i gynnwys Ffactor Effeithlonrwydd a bennir bob blwyddyn ar y lefel y bydd angen i gyfran o'r twf gofynnol mewn sefydliad bob blwyddyn gael ei amsugno gan y sefydliad cyfredol ar y pryd.

Trafododd y Comisiynwyr awgrym i gynnwys Aelodau yn fwy colegol yn y dull tymor canolig a hirdymor o bennu cyllideb a chynigiwyd i ddeiliad portffolio'r Comisiwn ar gyfer y gyllideb a llywodraethu gael cynnig bod yn rhan o weithgaredd i gefnogi hynny.

Cytunodd y Comisiynywr y bydd swyddogion yn parhau i ddatblygu cynigion cyllideb 2024-25, ar y cyd â’r Llywydd a’r Comisiynwyr, cyn cyflwyno cynnig terfynol ar y gyllideb ddrafft i’r Comisiwn ym mis Medi.

Bydd y gyllideb ddrafft derfynol yn cael ei gosod yn unol â gofynion y Rheolau Sefydlog yn yr hydref.

Cafodd y Comisiynwyr wybodaeth yn argymell dull o reoli adnoddau yn dilyn yr ymarfer adolygu capasiti y gofynnwyd amdano, a ddaeth i ben dros yr haf.

Mae'r wybodaeth yn nodi heriau tymor canolig o ran adnoddau a phwysau costau y mae'n rhaid i'r Comisiwn eu rheoli; ac yn crynhoi opsiynau strategaeth rheoli adnoddau. Adlewyrchodd y Comisiynwyr fod gofynion o ran capasiti yn rhai allanol – yn ogystal â rhai sy’n cael eu cynllunio’n fewnol – ac na ellir eu rheoli bob amser, a thrafodwyd pwysigrwydd peidio â chreu pwysau gormodol ar staff.

Nododd y Comisiynwyr y tybiaethau cynllunio strategol a ganlyn:

·    mae’n bosibl na fydd y twf o ran gofynion am adnoddau dros y tair blynedd nesaf yn cael ei gyllido'n llawn;

·    rhaid sicrhau bod gofynion y Comisiwn am adnoddau dros y 3-4 blynedd nesaf (y cyfnod hyd at flwyddyn gyntaf y Seithfed Senedd, pan fydd effaith y cynigion presennol ar gyfer diwygio’r Senedd yn cael eu teimlo’n llawn) yn cael eu rheoli’n rhagweithiol;

·    dylid sicrhau mai rheoli unrhyw dwf arfaethedig yn niferoedd staff y Comisiwn fydd y prif ddull o reoli’r pwysau ar adnoddau dros y cyfnod hwn, gan nodi y bydd y gallu i reoli costau cyfalaf gofynnol, pwysau chwyddiant a’r twf mewn gofynion costau sefydlog amrywiol yn gyfyngedig iawn fel arall; ac

·    mae’n bosibl na fydd adnoddau ar gael ar gyfer y costau sefydlu ychwanegol posibl sy’n gysylltiedig â rhaglen Ddiwygio’r Senedd, y tu hwnt i’r rhai a gyflwynwyd eisoes i’r Comisiwn.

Cytunodd y Comisiynwyr y dylai’r Bwrdd Gweithredol yn datblygu Cynllun Ariannol Tymor Canolig dros dair blynedd, ar gyfer y cyfnod o 2024-25 hyd at 2026-27, sy’n gosod ‘cap’ ar nifer staff cyffredinol y Comisiwn, yn ogystal â gofyniad i gydbwyso’r twf mewn refeniw rheoladwy gydag arbedion effeithlonrwydd cymesurol yn ystod y cyfnod o dair blynedd a gwmpesir gan y Cynllun Ariannol Tymor Canolig, er mwyn ceisio mynd i’r afael â'r heriau sydd yn ein hwynebu o ran adnoddau. Dywedodd y Comisiynwyr na ddylai Diwygio’r Senedd fod ar draul gwasanaethau’r Comisiwn a ddarperir. Fe gytunon nhw i weld y cynllun drafft yn y gwanwyn.

At hynny, tynnodd y Comisiynwyr sylw at bwysigrwydd ymgysylltu â staff er mwyn iddynt deimlo’n hyderus y byddai’r broses yn gweithio.

Nododd y Comisiynwyr y diweddariad i’r blaenoriaethau ar gyfer y Chweched Senedd a wnaed yn dilyn trafodaeth yn y cyfarfod diwethaf, gyda geiriad yn gysylltiedig â'r Comisiwn fel sefydliad dwyieithog.

Cafodd y Comisiynwyr bapur a oedd yn nodi dull o reoli adnoddau Comisiwn y Senedd ar gyfer gweddill y Chweched Senedd, yng nghyd-destun Diwygio'r Senedd. Trafodwyd pwysigrwydd cymryd golwg eang, er mwyn deall y darlun llawn.

Nododd y Comisiynwyr y cynhelir adolygiad o gapasiti ac adnoddau presennol y Comisiwn, gan gynnwys y posibilrwydd o ddyrannu adnoddau presennol i amsugno costau cyfalaf trosiannol tebygol unrhyw gynlluniau terfynol i ddiwygio'r Senedd. Cytunwyd i gael 'Strategaeth Rheoli Adnoddau' ddrafft yn yr hydref.

Nododd y Comisiynwyr y tybiaethau cynllunio dros dro a nodwyd a chytunwyd ar y safbwynt mewn egwyddor y byddai angen ymdrin â chostau cyfalaf trosiannol unrhyw gynlluniau terfynol Diwygio'r Senedd drwy geisiadau am yr arian angenrheidiol, anghylchol, wedi’i gyfiawnhau, drwy broses y gyllideb flynyddol.

Nododd y Comisiynwyr hefyd y byddai proses fewnol drylwyr a gynhelir ar y pryd, gan gefnogi ceisiadau am dwf cyllidebol sy'n seiliedig ar dystiolaeth a wneir yn y Chweched Senedd hefyd yn cynorthwyo'r Seithfed Senedd pan ddaw i bennu ei hanghenion o ran adnoddau. Byddai unrhyw gynnydd mewn capasiti ac adnoddau yn cael ei wneud yn raddol briodol yn y blynyddoedd i ddod, o linell sylfaen gadarn.

Nododd y Comisiynwyr Gynllun Cyflawni Corfforaethol 2022-23 y Comisiwn.

Yn dilyn ystyriaeth ym mis Gorffennaf a mis Medi o’r hyn a ddysgwyd, prif sbardunau ar gyfer newid a'r dull ystwyth o ddarparu gwasanaethau yn y dyfodol, cytunodd y Comisiynwyr ar strategaeth y Comisiwn, a fydd yn pennu cyfeiriad lefel uchel ar gyfer ei waith dros y pum mlynedd nesaf.

Ystyriodd y Comisiynwyr fyfyrdodau eu rhagflaenwyr ar yr hyn a ddysgwyd drwy’r darnau mwyaf arwyddocaol / agweddau allweddol o waith y Comisiwn yn y Bumed Senedd, a’r ffactorau sy'n sbarduno newid, a fyddai’n dylanwadu ar gyfeiriad y strategaeth ar gyfer y Chweched Senedd.

Trafododd y Comisiynwyr yr angen i allu arloesi, a'u cyfrifoldebau ehangach i Gymru. Nodwyd ganddynt fod buddsoddi mewn ymchwil ac arfer da yn y defnydd o ieithoedd swyddogol yn ystod y pandemig a gwneud cynnydd ar arferion caffael yn faterion i'w hystyried ynghyd â ffyrdd o weithio yn y dyfodol, a chytunwyd i drafod ymhellach yn yr hydref.

Myfyriodd y Comisiynwyr ar yr hyn a ddysgwyd drwy’r darnau mwyaf arwyddocaol o waith y Comisiwn, ac agweddau allweddol arno yn ystod y Bumed Senedd, ochr yn ochr â ffactorau sy'n sbarduno newid hyd y gellir rhagweld i ddarparu cyfeiriad i'r strategaeth ar gyfer y Chweched Senedd. 

Fe wnaethant drafod agweddau yn ymwneud â phob un o'u meysydd portffolio a rhoi adborth i lywio'r crynodeb o fyfyrdodau a'r ffactorau sy’n sbarduno newid i’w cyflwyno i’r Comisiwn nesaf. Fe wnaethant nodi’r manteision o ehangu dealltwriaeth o rôl a chyfrifoldebau'r Comisiwn, a gofyn am roi ffocws ar helpu dinasyddion i ddeall rolau Aelodau o’r Senedd.

Cyflwynwyd trosolwg byr i’r Comisiynwyr o feysydd a nodwyd i lywio’r drafodaeth gyda hwy yn unigol i gofnodi myfyrdodau o'r hyn a ddysgwyd drwy'r darnau o waith/agweddau allweddol mwyaf arwyddocaol ar waith y Comisiwn yn ystod y bumed Senedd, a nodi materion a allai lywio’r cyfeiriad gweithredu ynghyd â ffactorau sy'n sbarduno newid ar gyfer y dyfodol agos.

Bydd y myfyrdodau hyn yn cael eu defnyddio wrth lunio papur byr i’w drafod yn y cyfarfod nesaf, ac felly helpu i ddatblygu strategaeth y Comisiwn dros y blynyddoedd nesaf.

Nododd y Comisiynwyr ddogfen fer a luniwyd i grynhoi diben, gweledigaeth, nodau, blaenoriaethau a gwerthoedd cyfredol Comisiwn y Cynulliad.

Fel rhan o gylch cynllunio diwygiedig y Comisiwn, cytunodd y Comisiynwyr y byddai’n ddefnyddiol parhau â’r dull a ddefnyddiwyd y llynedd, sef cynnal gweithdy nodi strategaeth flynyddol mewn diwrnod cwrdd i ffwrdd.

Adolygwyd drafft pellach o'r strategaeth i sicrhau'r Bwrdd ei bod yn adlewyrchu'r trafodaethau, yn gysylltiedig â'r gyllideb ac yn dangos y lefel gywir o uchelgais, gan sicrhau parhad ar yr un pryd. Trafododd y Bwrdd rai mân newidiadau, ond cytunwyd bod y drafft yn dda fel arall.

Bydd y strategaeth yn cael ei chyflwyno i gyfarfod y Comisiwn ar 30 Mehefin.

Cytunwyd na fyddai papurau drafft y Comisiwn yn cael eu cyhoeddi'n fewnol ac y byddai Dave Tosh yn egluro Cylch Gorchwyl y Bwrdd Rheoli.

Cyflwynodd Anna Daniel bapur a baratowyd fel fframwaith i gynorthwyo'r Bwrdd Rheoli i ystyried yr hyn a fyddai'n cael ei gyflwyno i'r Comisiwn newydd mewn perthynas â'i nodau a'i flaenoriaethau strategol ar gyfer y pum mlynedd nesaf. Yn ogystal, gofynnwyd i'r Bwrdd ystyried gwerthoedd y sefydliad a sut y gellid eu hadnewyddu.

Trafododd y Bwrdd Rheoli y fframwaith a'r argymhellion a chytunodd y byddai:

·                yn integreiddio strategaeth y gyllideb yn strategaeth y Comisiwn;

·                yn pwysleisio parhad y nodau yn ystod Cynulliadau blaenorol, ac yn cryfhau'r dystiolaeth am y llwyddiant a gyflawnwyd yn sgil y nodau;

·                yn ymgorffori'r themâu o'r atodiad yn yr adran craffu ar y gorwel ac yn nodi'r meysydd blaenoriaeth arfaethedig o dan y nodau strategol i'w hystyried gan y Comisiwn;

·                yn rhoi lle mwy amlwg i'r cyfrifoldebau Cydraddoldebau, Dwyieithrwydd a Chynaliadwyedd;

·                yn ailedrych ar y gwerthoedd corfforaethol wedi i'r Comisiwn gytuno ar ei nodau a'i flaenoriaethau strategol.

Camau i’w cymryd: Anna Daniel i gwrdd â Claire Clancy i drafod y fersiwn nesaf o'r papur strategaeth.

papur 4

Bydd cyfarfod strategaeth preifat yn cael ei gynnal ar 3 Ebrill lle byddai'r Comisiynwyr yn trafod eu blaenoriaethau ar gyfer gweddill y Cynulliad hwn, paratoadau ar gyfer trosglwyddo i'r Pumed Cynulliad a materion cyfansoddiadol sylweddol sydd ar y gorwel.

Mae’r strategaeth ddrafft ar gyfer 2011-16 wedi cael ei diweddaru i adlewyrchu sylwadau gan y Comisiynwyr am eu blaenoriaethau a’u dyheadau ar gyfer y sefydliad.

Cytunwyd ar y fersiwn ddiwygiedig o’r datganiad o bwrpas a’r nodau strategol drafft, yn amodol ar fân newidiadau pellach y gofynnodd y Comisiynwyr amdanynt, i symleiddio geiriad y strategaeth.

Cyflwynodd Claire Clancy y papur a oedd yn cynnwys drafft o strategaeth lefel uchel ar gyfer y pum mlynedd nesaf. Nodwyd y byddai Strategaeth newydd y Comisiwn yn cael ei hategu gan gynlluniau gwasanaeth ar gyfer pob un o feysydd gwasanaeth y Cynulliad. Byddai’r rhain yn pennu amcanion, a byddai perfformiad yn cael ei fesur yn eu herbyn.

Cytunodd y Comisiwn ar y tri nod strategaethol, ond gofynnwyd am waith pellach ar eiriad y trydydd nod i’w wneud yn fwy positif. Awgrymodd y Comisiynwyr bedwerydd nod strategol hefyd er mwyn gwneud y Cynulliad yn ‘llysgennad’ dros Gymru.

Roedd manylion yn y strategaeth ddrafft ynghylch sut y byddai staff y Comisiwn yn darparu’r nodau. Y bwriad oedd esbonio disgwyliadau’r Comisiwn a gwneud pethau’n glir i helpu gyda chyflawni’r nodau strategol. Cafwyd nifer o awgrymiadau gan y Comisiynwyr i’r perwyl hwn. Cytunwyd y byddai fersiwn ddiwygiedig o’r strategaeth ddrafft yn cael ei pharatoi ar gyfer cyfarfod nesaf y Comisiwn ar 14 Gorffennaf.

Gweithred: Claire Clancy i baratoi fersiwn ddrafft ddiwygiedig o Strategaeth y Comisiwn.