Cyfarfodydd

Cyflwynwyd papur pedwar gan Claire Clancy, a thynnodd sylw at y ffaith bod angen i gyfathrebu llwyddiannus rhwng y Comisiwn a’r Aelodau ddigwydd y ddwy ffordd, er mwyn meithrin gwell dealltwriaeth ymhlith yr Aelodau o waith y Comisiwn a’r gwasanaethau mae’n eu darparu. Hefyd, roedd angen sicrhau bod gan staff ddealltwriaeth well o beth yw rôl yr Aelodau a’r pwysau sy’n eu hwynebu, fel y gellir canolbwyntio a llunio gwasanaethau’n fwy effeithiol. 

Nododd y Comisiwn y gweithgareddau cyfathrebu ac ymgysylltu a oedd wedi digwydd yn ystod y Trydydd Cynulliad, a’r gwelliannau arfaethedig ar gyfer y Pedwerydd Cynulliad. Byddai diweddariad misol y Prif Weithredwr yn parhau, ond byddai’n fwy blaengar er mwyn helpu sicrhau bod yr Aelodau’n cael gwybod am faterion y byddai’r Comisiwn yn eu hystyried neu am ymgynghoriadau i ddod.  Nododd y Comisiwn y byddai Pennaeth newydd Cyswllt a Datblygu Proffesiynol yr Aelodau yn darparu cymorth i’r Comisiynwyr a’r Aelodau er mwyn helpu gyda chyfathrebu ac ymgysylltu, ac y byddai swyddogion perthnasol yn fodlon bod yn bresennol mewn cyfarfodydd Grŵp i gyfathrebu ac i egluro penderfyniadau’r Comisiwn. Penderfynodd y Comisiwn nad grŵp cyfeirio cyffredinol o Aelodau’r Cynulliad oedd y cyfrwng cywir ar hyn o bryd ar gyfer ymgynghori, ond, pe bai angen, byddai grwpiau ymarferol yn cael eu sefydlu i ystyried materion penodol neu brosiectau mawr. Byddai grŵp cynghori’r Staff Cymorth, sy’n cynnwys rheolwyr Grwpiau’r Pleidiau, yn parhau gan fod y Comisiwn o’r farn fod hon yn llinell gyfathrebu werthfawr a oedd yn defnyddio profiad Staff Cymorth i helpu i roi prawf ar gynigion.

Cytunodd y Comisiwn y dylai’r Prif Weithredwr a’r Clerc barhau i gyfarfod ag Arweinwyr y Gwrthbleidiau yn rheolaidd i drafod materion cyfredol a materion sy’n parhau. Gofynnwyd iddi fynd at Brif Chwip y Llywodraeth i drefnu cyfarfodydd cyfatebol.

Bu’r Comisiwn yn trafod mater dosbarthu papurau a phenderfyniadau ei gyfarfodydd, a chytunwyd y dylai taflenni briffio’r Aelodau gael eu gwneud yn llawnach a’u dosbarthu ar ffurf fwy hwylus. Cytunodd y Comisiwn y dylai cofnodion ei gyfarfodydd fod yn llawnach na’r rhai a gynhyrchwyd yn y Trydydd Cynulliad ac y dylent adlewyrchu ei egwyddor o gyfrifoldeb ar y cyd. Bu’r Comisiynwyr yn trafod cynhyrchu papur canlyniad cryno ar ôl pob un o’i gyfarfodydd.

Bu’r Comisiwn yn trafod cyfathrebu â staff y Cynulliad, a chytunodd y dylai swyddogion ystyried cynnwys Comisiynwyr ym mhob cyfarfod o’r holl staff yn y dyfodol.