Cyfarfodydd
Llywodraethu’r Comisiwn
Mae'r dudalen hon yn cynnwys manylion am unrhyw gyfarfodydd a gynhelir lle bydd y mater yn cael ei drafod, neu unrhyw gyfarfodydd a gynhaliwyd lle cafodd y mater ei drafod. Mae hefyd yn cynnwys lincs i'r papurau, agendâu a chofnodion perthnasol.
Noder: Gall yr agenda ar gyfer cyfarfod newid ar fyr rybudd. Cyn ichi wneud unrhyw gynlluniau i ddod i gyfarfod Pwyllgor, gofynnwn i chi sicrhau nad yw'r eitem sydd o ddiddordeb i chi wedi cael ei symud, yn enwedig mewn achosion lle mae'r dyddiad ar gyfer y cyfarfod wedi'i nodi mwy nag wythnos o flaen llaw.
Cyfarfod: 20/06/2022 - Comisiwn y Senedd (Eitem 6)
Rheolau a chanllawiau ar ddefnyddio adnoddau’r Senedd
Dogfennau ategol:
- Cyfyngedig 2
- Cyfyngedig 3
- Cyfyngedig 4
Cofnodion:
Clywodd y Comisiynwyr am ganlyniadau’r adolygiad diweddar
o’r rheolau a chanllawiau ar ddefnyddio adnoddau’r Senedd yn dilyn
ymgynghoriad ffurfiol.
Nodwyd mai diben y rheolau hyn yw sicrhau rheoleidd-dra a
phriodoldeb rheolaeth yr arian cyhoeddus a ddarperir i Gomisiwn y Senedd ac y
mae’r Clerc yn atebol amdano fel prif swyddog cyfrifyddu Comisiwn y Senedd o
dan adran 138 o Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006, ac i’r Comisiwn wrth arfer y
pwerau a ddirprwywyd i’r Clerc gan Gomisiwn y Senedd.
Cafodd y Comisiynwyr gopi o destun diweddaraf y rheolau
ynghyd ag adroddiad drafft ar yr ymgynghoriad. Gwnaeth y Comisiynwyr sylwadau
ar y geiriad diwygiedig yn ymwneud ag arfer crebwyll a phwysigrwydd cysondeb
wrth wneud penderfyniadau sy'n ymwneud â derbynioldeb hawliadau.
Nododd y Comisiynwyr fersiwn ddiweddaraf y Rheolau a
Chanllawiau ar Ddefnyddio Adnoddau’r Senedd, sef y fersiwn y mae’r Clerc a’r
Prif Weithredwr yn cynnig ei chyhoeddi, fel prif swyddog cyfrifyddu Comisiwn y
Senedd ac wrth arfer pwerau a ddirprwywyd i’r Clerc a’r Prif Weithredwr gan
Gomisiwn y Senedd, yn dilyn ymgynghoriad.
Cawsant wybod y
byddai'r rheolau arfaethedig hefyd yn cael eu darparu i'r Pwyllgor Safonau
Ymddygiad ac mai’r bwriad yw bod fersiwn ddiweddaraf y rheolau yn dod i rym o
ddechrau toriad yr haf. Bryd hynny, bydd yr adroddiad a'r rheolau yn cael eu
cyhoeddi ar wefan y Comisiwn.
Cyfarfod: 09/05/2022 - Comisiwn y Senedd (Eitem 7)
Lefel Ddirprwyo'r Comisiwn
Dogfennau ategol:
- Cyfyngedig 7
Cofnodion:
Cytunodd y Comisiynwyr
i gadw'r lefel ddirprwyo bresennol ar gyfer awdurdodi gwariant cyfalaf ar
brosiectau neu gontractau.
Cyfarfod: 09/05/2022 - Comisiwn y Senedd (Eitem 6)
Fframwaith Achredu / Partneriaid Strategol
Dogfennau ategol:
- Cyfyngedig 10
Cofnodion:
Roedd y Comisiynwyr wedi gofyn i waith gael ei wneud i ddatblygu fframwaith
achredu ar gyfer ceisiadau i lywio'r broses o wneud penderfyniadau.
Trafododd a chymeradwyodd y Comisiynwyr fframwaith i'w
ddefnyddio gan Swyddogion y Comisiwn wrth benderfynu a ddylid cymeradwyo
sefydliad neu bartneru gyda sefydliad sy'n hyrwyddo achos (neu achosion)
penodol.
Roedd eu cytundeb yn cynnwys:
·
bod yr holl wasanaethau a brynir yn parhau o dan bolisïau
caffael y Comisiwn; ac
·
egwyddor gyffredinol na ddylai'r Comisiwn gymeradwyo,
achredu na phartneru gydag, elusennau neu godwyr arian eraill oni bai bod hynny
yn unol â'r fframwaith.
Roeddent yn cytuno mai’r eithriadau i'r egwyddor gyffredinol hon oedd Apêl
y Pabi a gweithgareddau ar raddfa fach fel casgliadau a gwerthiannau cacennau.
Teimlai'r Comisiynwyr
y byddai'r fframwaith yn arf defnyddiol a gofynasant am gael gweld asesiad yn y
dyfodol o unrhyw cysylltiadau presennol pe na bai unrhyw rai yn bodloni
gofynion y fframwaith.
Cyfarfod: 08/11/2021 - Comisiwn y Senedd (Eitem 7)
Y Rhuban Gwyn a’r dull achredu
Dogfennau ategol:
- Cyfyngedig 13
Cofnodion:
Trafododd y
Comisiynwyr ddull cyfredol y Comisiwn o geisio achrediad, a chytunwyd y dylid
datblygu Fframwaith Elusennau ac Achredu. Byddai hyn ar gyfer cefnogi’r
Comisiynwyr, neu swyddogion y Comisiwn, i wneud penderfyniadau yn y dyfodol ar
gefnogi elusennau a chynlluniau achredu penodol.
Cytunodd y Comisiynwyr
hefyd i ystyried yr achos dros geisio achrediad gan y Rhuban Gwyn o dan y
fframwaith newydd hwnnw.
Cyfarfod: 12/07/2021 - Comisiwn y Senedd (Eitem 2)
Trefn Lywodraethu a Gweithdrefnau’r Comisiwn
Dogfennau ategol:
- Cyfyngedig 16
- Cyfyngedig 17
- Cyfyngedig 18
- Cyfyngedig 19
- Cyfyngedig 20
- Cyfyngedig 21
Cofnodion:
Mae’r egwyddorion
fframwaith cyffredinol ar gyfer llywodraethu'r Comisiwn, y rheolau ar gyfer
cynnal cyfarfodydd y Comisiwn a dirprwyo swyddogaethau i'r Prif Weithredwr, wedi
cael eu hadnewyddu yng ngoleuni profiad ac arfer gorau. Mae hyn yn arferol yn
dilyn pob etholiad, a gwahoddir y Comisiwn i ddisodli'r dogfennau presennol.
Cytunodd y Comisiynwyr
i ddisodli dogfennau fframwaith llywodraethu presennol gyda fersiynau wedi'u
diweddaru:
·
Egwyddorion
llywodraethu a darpariaethau ategol
·
Rheolau ar gyfer
cynnal busnes y Comisiwn
·
Dirprwyo
swyddogaethau'r Comisiwn
·
Trefniadau ar gyfer
arfer swyddogaethau'r Clerc
Cytunodd y Comisiynwyr
i adolygu lefel Dirprwyo swyddogaethau'r Comisiwn ar ddiwedd y flwyddyn
ariannol. Nodwyd hefyd y cynigion ar gyfer cyfathrebu ag Aelodau ynglŷn â
gwaith y Comisiwn.
Hysbyswyd y
Comisiynwyr hefyd bod nodyn yn nodi fframwaith rheoleiddio rôl a chylchoedd
gwaith priodol y Bwrdd Taliadau, y Swyddog Cyfrifyddu, y Comisiwn, y
Comisiynydd Safonau a'r Pwyllgor Safonau wedi'i baratoi ar gyfer Grwpiau ac y
byddai'n cael ei ddosbarthu.
Bydd y fframwaith
llywodraethu yn cael ei gyhoeddi ar wefan y Senedd er tryloywder.
Cyfarfod: 16/06/2016 - Comisiwn y Senedd (Eitem 2)
Trefn lywodraethu a gweithdrefnau Comisiwn y Cynulliad
Dogfennau ategol:
- Cyfyngedig 24
- Cyfyngedig 25
- Cyfyngedig 26
- Cyfyngedig 27
- Cyfyngedig 28
- Cyfyngedig 29
Cofnodion:
Bu Comisiynwyr yn trafod dogfennau sy’n nodi’r egwyddorion fframwaith
cyffredinol ar gyfer llywodraethu’r sefydliad, y rheolau ar gyfer cynnal cyfarfodydd
y Comisiwn a dirprwyo swyddogaethau i'r Prif Weithredwr.
Cytunodd y Comisiwn ar yr Egwyddorion Llywodraethu a’r Darpariaethau Ategol
a ddiweddarwyd. Fe’u datblygwyd yn unol â’r Cod Arferion Da ar gyfer
Llywodraethu Corfforaethol a gyhoeddwyd gan Drysorlys Ei Mawrhydi a Chod
Llywodraethu Corfforaethol y DU y Cyngor Adrodd am Faterion Ariannol, gan
ystyried statws y Comisiwn fel corff corfforaethol sydd â “bwrdd llywodraethu”
sy’n cynnwys Aelodau etholedig yn gyfan gwbl.
Cafodd y rheolau ar gyfer cynnal
busnes y Comisiwn eu mabwysiadu’n ffurfiol gan Gomisiwn y Cynulliad.
Bu’r Comisiynwyr yn trafod
offerynnau drafft dirprwyo swyddogaethau’r Comisiwn a’r trefniadau i weithredu
swyddogaethau'r Clerc. Rhoesant ystyriaeth arbennig i'r lefel briodol awdurdodedig
ar gyfer gwariant cyfalaf, ac ar ôl gofyn am sicrwydd y bydd y manylion am
wariant sylweddol yn parhau i gael eu nodi fel rhan o broses y gyllideb,
cytunwyd ar ffigur o £ 5 miliwn ar gyfer prosiectau neu gontractau. Mae hyn yn
adlewyrchu'r newid yn lefel
dirprwyaethau dros y 10 mlynedd diwethaf, ac mae’n cyd-fynd â'r
ddirprwyaeth yng nghyrff seneddol yr Alban a Gogledd Iwerddon.
Cytunodd y Comisiwn y dylid cyhoeddi cynnwys y papur.
Cyfarfod: 08/03/2012 - Comisiwn y Senedd (Eitem 5)
5 Ymdrin â cheisiadau am wybodaeth o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
Dogfennau ategol:
Cofnodion:
Ystyriodd y
Comisiwn ddulliau posibl o wella’r modd y caiff ceisiadau am wybodaeth o dan
Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 eu trin, er mwyn symleiddio’r broses a gwneud
gwell defnydd o adnoddau’r Cynulliad.
Mae modd
ymdrin â’r rhan fwyaf o’r ceisiadau’n ddidrafferth ond mae llawer gormod o
waith ynghlwm wrth nifer fechan ohonynt oherwydd eu bod yn geisiadau mor eang a
chymhleth.
Byddai
cynyddu’r wybodaeth a gyhoeddir yn rhagweithiol yn golygu na fyddai angen ymateb i cynifer o geisiadau
penodol, a byddai hefyd yn dangos ymrwymiad parhaus y Comisiwn i weithio’n
agored ac yn dryloyw.
Trafododd y Comisiynwyr y math o
wybodaeth y gellid ei chyhoeddi’n rhagweithiol. Tanlinellwyd y byddai angen
cymryd gofal wrth wneud hynny i sicrhau cydbwysedd rhwng tryloywder a’r angen i
barchu preifatrwydd. Cytunwyd y byddai’r Comisiynwyr yn cael cyfle i ystyried y
math o wybodaeth y gellid ei chyhoeddi’n rhagweithiol cyn dod i benderfyniad
terfynol.
Nodwyd bod y
gost o ddarparu’r wybodaeth, mewn rhai achosion, yn fwy na’r ‘uchafswm
priodol’. Cytunwyd, mewn achosion o’r fath, ac yn unol â Chod y Cynulliad ar
Ganiatáu i’r Cyhoedd Weld Gwybodaeth, na fyddai’r Comisiwn yn gwrthod darparu’r
wybodaeth dan sylw (er y byddai ganddo hawl i wneud hynny) ond y byddai’n
cadw’r hawl i beidio â darparu gwybodaeth
pe bai’r costau’n amlwg yn ormodol a phe bai amgylchiadau ychwanegol, a
fyddai’n diogelu buddiannau’r cyhoedd, yn cyfiawnhau arfer yr hawl hwnnw.
Cadarnhaodd y
Comisiwn, yn unol â’r Cod, na fyddai’n codi tâl am y wybodaeth, ar wahân i rai
achosion eithriadol. Cytunwyd i gasglu gwybodaeth am y gost o drin ceisiadau,
er mwyn ei chynnwys yn adroddiadau’r Bwrdd Rheoli i’r Comisiwn yn y dyfodol.
Camau i’w cymryd:
Swyddogion i ddarparu rhagor o
wybodaeth am:
·
gynigion i gyhoeddi gwybodaeth ychwanegol yn
rhagweithiol;
· y gost o drin ceisiadau am wybodaeth o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.
Cyfarfod: 02/02/2012 - Comisiwn y Senedd (Eitem 3)
3 Adolygu effeithiolrwydd Comisiwn y Cynulliad
Dogfennau ategol:
- AC(4)2012(1) Papur 3 - Adolygu effeithiolrwydd Comisiwn y Cynulliad, Eitem 3 PDF 144 KB Gweld fel HTML (3/1) 24 KB
Cofnodion:
Cytunodd y Comisiwn ar ei egwyddorion
llywodraethu a’r darpariaethau ategol ym mis Mehefin 2011. Roedd hyn yn cynnwys
ymrwymiad i werthuso effeithiolrwydd y Comisiwn fel corff, yn hytrach nag
effeithiolrwydd y sefydliad cyfan. Cytunwyd y byddai’r gwerthusiad ffurfiol
cyntaf yn digwydd ymhen tua deuddeg mis.
O 2011-12 ymlaen, mae’n ofynnol i adroddiad
blynyddol a chyfrifon y Comisiwn gynnwys Datganiad Llywodraethu, a fydd,
ymhlith pethau eraill, yn amlinellu’r trefniadau llywodraethu ar gyfer y
sefydliad cyfan.
Trafodwyd yr amserlen arfaethedig a’r fethodoleg
ar gyfer cynnal y gwerthusiad, a chytunwyd arnynt. Yn benodol, nodwyd y bydd yr
adolygiad cyntaf yn cael ei gynnal yn ystod tymor yr hydref 2012. Proses
ailadroddus fydd hon, yn nodi meysydd ar gyfer gwelliant a gaiff eu monitro’n
barhaus. Bydd wedi’i seilio ar dystiolaeth a gesglir gan yr Aelodau a
rhanddeiliaid eraill yn ogystal â gwybodaeth a ddarperir gan y Comisiynwyr eu
hunain.
Cytunwyd mai Ian Summers fyddai’n cynnal y gwerthusiad, gan weithio gyda Mair Barnes, ac y bydd y dull gweithredu’n cael ei amlinellu yn y Datganiad Llywodraethu yn y Cyfrifon ar gyfer 2011-12.
Cyfarfod: 16/06/2011 - Comisiwn y Senedd (Eitem 2)
2 Dull llywodraethu a gweithdrefn Comisiwn y Cynulliad
Dogfennau ategol:
- AC(4)2011(1) Papur 2 - Gweithdrefn a llywodraethu'r Comisiwn, Eitem 2 PDF 132 KB Gweld fel HTML (2/1) 14 KB
- AC(4)2011(1) Papur 2 Atodiad A, Eitem 2 PDF 149 KB Gweld fel HTML (2/2) 46 KB
- AC(4)2011(1) Papur 2 Atodiad B, Eitem 2 PDF 148 KB Gweld fel HTML (2/3) 35 KB
- AC(4)2011(1) Papur 2 Atodiad C, Eitem 2 PDF 113 KB Gweld fel HTML (2/4) 9 KB
- AC(4)2011(1) Papur 2 Atodiad D, Eitem 2 PDF 107 KB Gweld fel HTML (2/5) 7 KB
Cofnodion:
Cyflwynwyd papur dau gan Ian Summers. Nododd fod Comisiwn y Trydydd Cynulliad, yn 2007, wedi cytuno ar egwyddorion llywodraethu a ffyrdd o weithio ac offerynnau dirprwyo i’r Prif Weithredwr. Esboniodd fod yr egwyddorion wedi eu diweddaru i adlewyrchu profiad gweithredu cyfredol o’r Trydydd Cynulliad ac arfer da sydd wedi ei nodi yng Nghod Llywodraethu Corfforaethol y Cyngor Adrodd Ariannol 2010. Nod yr egwyddorion ar ôl eu diweddaru oedd ceisio nodi’n glir rôl a chyfrifoldebau Comisiwn y Cynulliad, y Bwrdd Rheoli, y Cynghorwyr Annibynnol a’r Swyddog Cyfrifo.
Trafododd y Comisiwn statws cyfreithiol Cynghorwyr Annibynnol. Holodd ynglŷn â’r sail resymegol dros osod nenfwd o £1 filiwn ar gyfer dirprwyo gwariant cyfalaf i’r Prif Weithredwr a’r Clerc. Nododd fod hyn yn cynnwys pob prosiect cyfalaf, ond y byddai unrhyw wariant arloesol neu ddadleuol y tu allan i’r broses ddirprwyo. Nododd y Comisiwn y byddai rôl gan Gomisiynwyr, fel rhan o’r broses o osod y gyllideb ac yn ystod busnes arferol, i oruchwylio darpariaeth gwasanaethau a gwariant, yn enwedig o fewn eu meysydd portffolio, ac wrth ddwyn rheolwyr i gyfrif o ran darparu gwasanaethau a defnyddio adnoddau.
Cytunodd y Comisiwn y dylid cadw at yr egwyddor o gyfrifoldeb ar y cyd, a chydnabu mai elfen allweddol yn yr egwyddorion llywodraethu oedd sicrhau bod holl Aelodau’r Cynulliad yn gallu ymgysylltu â gwaith y Comisiwn.
Cytunodd y Comisiwn i ymgymryd ag arfarniad ffurfiol o’i effeithiolrwydd ar ôl 12 mis, gan gynnwys adolygiad o’r egwyddorion llywodraethu a’r ffyrdd o weithio. Câi hyn ei wneud fel rhan o’r adroddiad blynyddol a’r broses gyfrifo, a byddai’n cymryd i ystyriaeth atborth gan Aelodau’r Cynulliad.
Cytunodd y Comisiwn y byddai’r Comisiynwyr yn sicrhau bod eu grwpiau’n cael y wybodaeth ddiweddaraf am waith y Comisiwn, ac y byddai’r sawl sydd â phortffolio yn barod i fod yn bresennol yng nghyfarfodydd Grwpiau Pleidiau er mwyn darparu’r wybodaeth ddiweddaraf, neu i wrando ar bryderon Aelodau pe baent yn cael eu gwahodd i wneud hynny. Nododd y Comisiwn y byddai staff yn barod i gynorthwyo Comisiynwyr wrth ymateb i unrhyw bryderon a gâi eu codi gan Aelodau, ac y byddai atborth yn cael ei groesawu gan ei fod yn cynorthwyo wrth fireinio gwasanaethau a’u datblygu. Roedd hyn yn cynnwys unrhyw sylwadau’n ymwneud â gwaith y Bwrdd Taliadau neu â goblygiadau ei Benderfyniad.
Cymeradwyodd y Comisiwn y darpariaethau llywodraethu a’r darpariaethau ategol diwygiedig, a’r rheolau diwygiedig ar gyfer rhedeg busnes y Comisiwn. Byddai hynny’n amodol ar gynnal adolygiad ffurfiol ar ôl 12 mis. Cymeradwyodd y Comisiwn hefyd y broses ddiwygiedig o ddirprwyo swyddogaethau’r Comisiwn a’r trefniadau ar gyfer cyflawni swyddogaethau’r Clerc.
Cam i’w gymryd: Fersiwn annodedig o egwyddorion llywodraethu 2007 i gael ei dosbarthu ymhlith y Comisiynwyr, gan dynnu sylw at feysydd allweddol.