Cyfarfodydd

Clywodd y Comisiynwyr am ganlyniadau’r adolygiad diweddar o’r rheolau a chanllawiau ar ddefnyddio adnoddau’r Senedd yn dilyn ymgynghoriad ffurfiol.

Nodwyd mai diben y rheolau hyn yw sicrhau rheoleidd-dra a phriodoldeb rheolaeth yr arian cyhoeddus a ddarperir i Gomisiwn y Senedd ac y mae’r Clerc yn atebol amdano fel prif swyddog cyfrifyddu Comisiwn y Senedd o dan adran 138 o Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006, ac i’r Comisiwn wrth arfer y pwerau a ddirprwywyd i’r Clerc gan Gomisiwn y Senedd.

Cafodd y Comisiynwyr gopi o destun diweddaraf y rheolau ynghyd ag adroddiad drafft ar yr ymgynghoriad. Gwnaeth y Comisiynwyr sylwadau ar y geiriad diwygiedig yn ymwneud ag arfer crebwyll a phwysigrwydd cysondeb wrth wneud penderfyniadau sy'n ymwneud â derbynioldeb hawliadau.

Nododd y Comisiynwyr fersiwn ddiweddaraf y Rheolau a Chanllawiau ar Ddefnyddio Adnoddau’r Senedd, sef y fersiwn y mae’r Clerc a’r Prif Weithredwr yn cynnig ei chyhoeddi, fel prif swyddog cyfrifyddu Comisiwn y Senedd ac wrth arfer pwerau a ddirprwywyd i’r Clerc a’r Prif Weithredwr gan Gomisiwn y Senedd, yn dilyn ymgynghoriad.

Cawsant wybod y byddai'r rheolau arfaethedig hefyd yn cael eu darparu i'r Pwyllgor Safonau Ymddygiad ac mai’r bwriad yw bod fersiwn ddiweddaraf y rheolau yn dod i rym o ddechrau toriad yr haf. Bryd hynny, bydd yr adroddiad a'r rheolau yn cael eu cyhoeddi ar wefan y Comisiwn.

Roedd y Comisiynwyr wedi gofyn i waith gael ei wneud i ddatblygu fframwaith achredu ar gyfer ceisiadau i lywio'r broses o wneud penderfyniadau.

Trafododd a chymeradwyodd y Comisiynwyr fframwaith i'w ddefnyddio gan Swyddogion y Comisiwn wrth benderfynu a ddylid cymeradwyo sefydliad neu bartneru gyda sefydliad sy'n hyrwyddo achos (neu achosion) penodol. 

Roedd eu cytundeb yn cynnwys:

·         bod yr holl wasanaethau a brynir yn parhau o dan bolisïau caffael y Comisiwn; ac

·         egwyddor gyffredinol na ddylai'r Comisiwn gymeradwyo, achredu na phartneru gydag, elusennau neu godwyr arian eraill oni bai bod hynny yn unol â'r fframwaith. 

Roeddent yn cytuno mai’r eithriadau i'r egwyddor gyffredinol hon oedd Apêl y Pabi a gweithgareddau ar raddfa fach fel casgliadau a gwerthiannau cacennau.

Teimlai'r Comisiynwyr y byddai'r fframwaith yn arf defnyddiol a gofynasant am gael gweld asesiad yn y dyfodol o unrhyw cysylltiadau presennol pe na bai unrhyw rai yn bodloni gofynion y fframwaith.

Cytunodd y Comisiynwyr i gadw'r lefel ddirprwyo bresennol ar gyfer awdurdodi gwariant cyfalaf ar brosiectau neu gontractau.

Trafododd y Comisiynwyr ddull cyfredol y Comisiwn o geisio achrediad, a chytunwyd y dylid datblygu Fframwaith Elusennau ac Achredu. Byddai hyn ar gyfer cefnogi’r Comisiynwyr, neu swyddogion y Comisiwn, i wneud penderfyniadau yn y dyfodol ar gefnogi elusennau a chynlluniau achredu penodol.

Cytunodd y Comisiynwyr hefyd i ystyried yr achos dros geisio achrediad gan y Rhuban Gwyn o dan y fframwaith newydd hwnnw.

Mae’r egwyddorion fframwaith cyffredinol ar gyfer llywodraethu'r Comisiwn, y rheolau ar gyfer cynnal cyfarfodydd y Comisiwn a dirprwyo swyddogaethau i'r Prif Weithredwr, wedi cael eu hadnewyddu yng ngoleuni profiad ac arfer gorau. Mae hyn yn arferol yn dilyn pob etholiad, a gwahoddir y Comisiwn i ddisodli'r dogfennau presennol.

Cytunodd y Comisiynwyr i ddisodli dogfennau fframwaith llywodraethu presennol gyda fersiynau wedi'u diweddaru:

·         Egwyddorion llywodraethu a darpariaethau ategol

·         Rheolau ar gyfer cynnal busnes y Comisiwn

·         Dirprwyo swyddogaethau'r Comisiwn

·         Trefniadau ar gyfer arfer swyddogaethau'r Clerc

Cytunodd y Comisiynwyr i adolygu lefel Dirprwyo swyddogaethau'r Comisiwn ar ddiwedd y flwyddyn ariannol. Nodwyd hefyd y cynigion ar gyfer cyfathrebu ag Aelodau ynglŷn â gwaith y Comisiwn.

Hysbyswyd y Comisiynwyr hefyd bod nodyn yn nodi fframwaith rheoleiddio rôl a chylchoedd gwaith priodol y Bwrdd Taliadau, y Swyddog Cyfrifyddu, y Comisiwn, y Comisiynydd Safonau a'r Pwyllgor Safonau wedi'i baratoi ar gyfer Grwpiau ac y byddai'n cael ei ddosbarthu.

Bydd y fframwaith llywodraethu yn cael ei gyhoeddi ar wefan y Senedd er tryloywder.

Bu Comisiynwyr yn trafod dogfennau sy’n nodi’r egwyddorion fframwaith cyffredinol ar gyfer llywodraethu’r sefydliad, y rheolau ar gyfer cynnal cyfarfodydd y Comisiwn a dirprwyo swyddogaethau i'r Prif Weithredwr.

Cytunodd y Comisiwn ar yr Egwyddorion Llywodraethu a’r Darpariaethau Ategol a ddiweddarwyd. Fe’u datblygwyd yn unol â’r Cod Arferion Da ar gyfer Llywodraethu Corfforaethol a gyhoeddwyd gan Drysorlys Ei Mawrhydi a Chod Llywodraethu Corfforaethol y DU y Cyngor Adrodd am Faterion Ariannol, gan ystyried statws y Comisiwn fel corff corfforaethol sydd â “bwrdd llywodraethu” sy’n cynnwys Aelodau etholedig yn gyfan gwbl.

Cafodd y rheolau ar gyfer cynnal busnes y Comisiwn eu mabwysiadu’n ffurfiol gan Gomisiwn y Cynulliad.

Bu’r Comisiynwyr yn trafod offerynnau drafft dirprwyo swyddogaethau’r Comisiwn a’r trefniadau i weithredu swyddogaethau'r Clerc. Rhoesant ystyriaeth arbennig i'r lefel briodol awdurdodedig ar gyfer gwariant cyfalaf, ac ar ôl gofyn am sicrwydd y bydd y manylion am wariant sylweddol yn parhau i gael eu nodi fel rhan o broses y gyllideb, cytunwyd ar ffigur o £ 5 miliwn ar gyfer prosiectau neu gontractau. Mae hyn yn adlewyrchu'r newid yn lefel  dirprwyaethau dros y 10 mlynedd diwethaf, ac mae’n cyd-fynd â'r ddirprwyaeth yng nghyrff seneddol yr Alban a Gogledd Iwerddon.

Cytunodd y Comisiwn y dylid cyhoeddi cynnwys y papur.

Ystyriodd y Comisiwn ddulliau posibl o wella’r modd y caiff ceisiadau am wybodaeth o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 eu trin, er mwyn symleiddio’r broses a gwneud gwell defnydd o adnoddau’r Cynulliad.

Mae modd ymdrin â’r rhan fwyaf o’r ceisiadau’n ddidrafferth ond mae llawer gormod o waith ynghlwm wrth nifer fechan ohonynt oherwydd eu bod yn geisiadau mor eang a chymhleth.

Byddai cynyddu’r wybodaeth a gyhoeddir yn rhagweithiol yn golygu  na fyddai angen ymateb i cynifer o geisiadau penodol, a byddai hefyd yn dangos ymrwymiad parhaus y Comisiwn i weithio’n agored ac yn dryloyw.

Trafododd y Comisiynwyr y math o wybodaeth y gellid ei chyhoeddi’n rhagweithiol. Tanlinellwyd y byddai angen cymryd gofal wrth wneud hynny i sicrhau cydbwysedd rhwng tryloywder a’r angen i barchu preifatrwydd. Cytunwyd y byddai’r Comisiynwyr yn cael cyfle i ystyried y math o wybodaeth y gellid ei chyhoeddi’n rhagweithiol cyn dod i benderfyniad terfynol.  

Nodwyd bod y gost o ddarparu’r wybodaeth, mewn rhai achosion, yn fwy na’r ‘uchafswm priodol’. Cytunwyd, mewn achosion o’r fath, ac yn unol â Chod y Cynulliad ar Ganiatáu i’r Cyhoedd Weld Gwybodaeth, na fyddai’r Comisiwn yn gwrthod darparu’r wybodaeth dan sylw (er y byddai ganddo hawl i wneud hynny) ond y byddai’n cadw’r hawl i beidio â darparu gwybodaeth  pe bai’r costau’n amlwg yn ormodol a phe bai amgylchiadau ychwanegol, a fyddai’n diogelu buddiannau’r cyhoedd, yn cyfiawnhau arfer yr hawl hwnnw.

Cadarnhaodd y Comisiwn, yn unol â’r Cod, na fyddai’n codi tâl am y wybodaeth, ar wahân i rai achosion eithriadol. Cytunwyd i gasglu gwybodaeth am y gost o drin ceisiadau, er mwyn ei chynnwys yn adroddiadau’r Bwrdd Rheoli i’r Comisiwn yn y dyfodol. 

Camau i’w cymryd:

Swyddogion i ddarparu rhagor o wybodaeth am:

·         gynigion i gyhoeddi gwybodaeth ychwanegol yn rhagweithiol;

·         y gost o drin ceisiadau am wybodaeth o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.

Cytunodd y Comisiwn ar ei egwyddorion llywodraethu a’r darpariaethau ategol ym mis Mehefin 2011. Roedd hyn yn cynnwys ymrwymiad i werthuso effeithiolrwydd y Comisiwn fel corff, yn hytrach nag effeithiolrwydd y sefydliad cyfan. Cytunwyd y byddai’r gwerthusiad ffurfiol cyntaf yn digwydd ymhen tua deuddeg mis.

O 2011-12 ymlaen, mae’n ofynnol i adroddiad blynyddol a chyfrifon y Comisiwn gynnwys Datganiad Llywodraethu, a fydd, ymhlith pethau eraill, yn amlinellu’r trefniadau llywodraethu ar gyfer y sefydliad cyfan.

Trafodwyd yr amserlen arfaethedig a’r fethodoleg ar gyfer cynnal y gwerthusiad, a chytunwyd arnynt. Yn benodol, nodwyd y bydd yr adolygiad cyntaf yn cael ei gynnal yn ystod tymor yr hydref 2012. Proses ailadroddus fydd hon, yn nodi meysydd ar gyfer gwelliant a gaiff eu monitro’n barhaus. Bydd wedi’i seilio ar dystiolaeth a gesglir gan yr Aelodau a rhanddeiliaid eraill yn ogystal â gwybodaeth a ddarperir gan y Comisiynwyr eu hunain.

Cytunwyd mai Ian Summers fyddai’n cynnal y gwerthusiad, gan weithio gyda Mair Barnes, ac y bydd y dull gweithredu’n cael ei amlinellu yn y Datganiad Llywodraethu yn y Cyfrifon ar gyfer 2011-12.

Cyflwynwyd papur dau gan Ian Summers. Nododd fod Comisiwn y Trydydd Cynulliad, yn 2007, wedi cytuno ar egwyddorion llywodraethu a ffyrdd o weithio ac offerynnau dirprwyo i’r Prif Weithredwr. Esboniodd fod yr egwyddorion wedi eu diweddaru i adlewyrchu profiad gweithredu cyfredol o’r Trydydd Cynulliad ac arfer da sydd wedi ei nodi yng Nghod Llywodraethu Corfforaethol y Cyngor Adrodd Ariannol 2010.  Nod yr egwyddorion ar ôl eu diweddaru oedd ceisio nodi’n glir rôl a chyfrifoldebau Comisiwn y Cynulliad, y Bwrdd Rheoli, y Cynghorwyr Annibynnol a’r Swyddog Cyfrifo.

Trafododd y Comisiwn statws cyfreithiol Cynghorwyr Annibynnol. Holodd ynglŷn â’r sail resymegol dros osod nenfwd o £1 filiwn ar gyfer dirprwyo gwariant cyfalaf i’r Prif Weithredwr a’r Clerc. Nododd fod hyn yn cynnwys pob prosiect cyfalaf, ond y byddai unrhyw wariant arloesol neu ddadleuol y tu allan i’r broses ddirprwyo. Nododd y Comisiwn y byddai rôl gan Gomisiynwyr, fel rhan o’r broses o osod y gyllideb ac yn ystod busnes arferol,  i oruchwylio darpariaeth gwasanaethau a gwariant, yn enwedig o fewn eu meysydd portffolio,  ac wrth ddwyn rheolwyr i gyfrif o ran darparu gwasanaethau a defnyddio adnoddau.

Cytunodd y Comisiwn y dylid cadw at yr egwyddor o gyfrifoldeb ar y cyd, a chydnabu mai elfen allweddol yn yr egwyddorion llywodraethu oedd sicrhau bod holl Aelodau’r Cynulliad yn gallu ymgysylltu â gwaith y Comisiwn.

Cytunodd y Comisiwn i ymgymryd ag arfarniad ffurfiol o’i effeithiolrwydd ar ôl 12 mis, gan gynnwys adolygiad o’r egwyddorion llywodraethu a’r ffyrdd o weithio. Câi hyn ei wneud fel rhan o’r adroddiad blynyddol a’r broses gyfrifo, a byddai’n cymryd i ystyriaeth atborth gan Aelodau’r Cynulliad.

Cytunodd y Comisiwn y byddai’r Comisiynwyr yn sicrhau bod eu grwpiau’n cael y wybodaeth ddiweddaraf am waith y Comisiwn, ac y byddai’r sawl sydd â phortffolio yn barod i fod yn bresennol yng nghyfarfodydd Grwpiau Pleidiau er mwyn darparu’r wybodaeth ddiweddaraf, neu i wrando ar bryderon Aelodau pe baent yn cael eu gwahodd i wneud hynny. Nododd y Comisiwn y byddai staff yn barod i gynorthwyo Comisiynwyr wrth ymateb i unrhyw bryderon a gâi eu codi gan Aelodau, ac y byddai atborth yn cael ei groesawu gan ei fod yn cynorthwyo wrth fireinio gwasanaethau a’u datblygu. Roedd hyn yn cynnwys unrhyw sylwadau’n ymwneud â gwaith y Bwrdd Taliadau neu â goblygiadau ei Benderfyniad.

Cymeradwyodd y Comisiwn y darpariaethau llywodraethu a’r darpariaethau ategol diwygiedig, a’r rheolau diwygiedig ar gyfer rhedeg busnes y Comisiwn. Byddai hynny’n amodol ar gynnal adolygiad ffurfiol ar ôl 12 mis. Cymeradwyodd y Comisiwn hefyd y broses ddiwygiedig o ddirprwyo swyddogaethau’r Comisiwn a’r trefniadau ar gyfer cyflawni swyddogaethau’r Clerc.

Cam i’w gymryd:  Fersiwn annodedig o egwyddorion llywodraethu 2007 i gael ei dosbarthu ymhlith y Comisiynwyr, gan dynnu sylw at feysydd allweddol.