Cyfarfodydd

Rhoddodd y Comisiynwyr gymeradwyaeth i fwrw ymlaen â'r model a argymhellir ar gyfer darparu gwasanaeth darlledu i’r Senedd yn y dyfodol, drwy fodel contract Darlledwr y Senedd tebyg am debyg, am dymor o bum mlynedd.

Nododd y Comisiynwyr y fersiwn wedi’i diweddaru o Reolau a Chanllawiau’r Swyddog Cyfrifyddu ar ddefnyddio Adnoddau’r Senedd a fydd yn gymwys o ddechrau'r Chweched Senedd. Cyhoeddir y Rheolau hyn o dan awdurdod Cod Ymddygiad Aelodau o'r Senedd, ac adran 138 o Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006.

Cafodd y Comisiynwyr y rheolau diogelwch TGCh wedi'u diweddaru (a elwir yn Amodau Diogelwch a Defnyddio TGCh) ar gyfer Aelodau. Mae'r rheolau yn nodi'r amodau y mae'n rhaid eu cymhwyso i ddefnyddio system TGCh y Senedd i ddiogelu system TGCh y Senedd rhag defnydd amhriodol, a all wneud y Senedd yn agored i risgiau sy'n cynnwys colli neu ddwyn gwybodaeth, seiberymosodiadau a methiannau gwasanaeth.

Trafododd y Comisiynwyr rai agweddau ar y rheolau, y mae'n ofynnol i'r holl ddefnyddwyr eu derbyn cyn cael mynediad at System TGCh y Senedd. Dywedodd un y byddai wedi bod yn ddefnyddiol gallu cymharu manylion y ddogfen newydd yn uniongyrchol â'r fersiwn bresennol. Roedd y diweddariad yn adlewyrchu amodau seiberddiogelwch esblygol, seilwaith TGCh y Senedd, gofynion busnes ac arferion da ar gyfer yr amgylchedd gwaith.

Cytunodd y Comisiynwyr ar y fersiwn wedi'i diweddaru o’r Amodau Diogelwch a Defnyddio TGCh a fyddai’n gymwys i’r defnydd gan Aelodau o'r Senedd a'u staff o system TGCh y Senedd o ddechrau'r Chweched Senedd.

Trafododd y Comisiwn gynlluniau i ddiweddaru’r dechnoleg yn y Siambr. Trafododd bapur a oedd yn nodi’r risgiau a godwyd mewn perthynas â chyflwyno prosiect i adnewyddu TGCh yn y Siambr. Roedd yn rhoi manylion i’r Comisiwn am bryderon ynghylch perfformiad y cyflenwyr caledwedd gan gynnig ffordd ymlaen.

Cytunodd y Comisiynwyr i friffio grwpiau’r pleidiau yr wythnos nesaf.

Trafododd y Comisiynwyr y risgiau a nodwyd a’r angen i sicrhau bod gan y Comisiwn berthnasau da â’r cyflenwyr sy’n cefnogi ein systemau critigol. Cytunodd y Comisiwn i ohirio gweithredu’r prosiect tan 2016.

Rhoddodd Dave Tosh y wybodaeth ddiweddaraf am y prosiect teleffoni. Cadarnhaodd y canlynol: 

• bydd y newid i’r system ffôn newydd ym Mae Caerdydd yn digwydd dros benwythnos 23-25 Mai;
• bydd setiau llaw newydd yn cael eu gosod ar y penwythnos hwnnw i bob defnyddiwr;
• bydd y rhif 0300 newydd yn disodli rhifau 029 20 yn llwyr;
• bydd rhifau 029 20 a’r rhifau estyniad mewnol presennol yn dod i ben. Bydd galwyr allanol yn cael neges yn eu cyfeirio at y switsfwrdd;
• y rhifau estyniad mewnol fydd pedwar digid olaf y rhif 0300;
• Bydd Rheolwyr Cyfrif yn dod i siarad â phob Aelod dros y mis nesaf;
• Y Comisiwn, ac nid Aelodau unigol, fydd yn talu am gostau argraffu angenrheidiol yn sgil newid manylion cyswllt.

Croesawodd y Comisiynwyr y wybodaeth ddiweddaraf gan bwysleisio bod angen atgoffa’n rheolaidd am y newid.

Adroddiad llafar

Yn eu cyfarfod ar 26 Mawrth, roedd y Comisiynwyr wedi cytuno’n unfrydol i drosglwyddo’r cyfrifoldeb dros wasanaethau TGCh o Atos i Gomisiwn y Cynulliad ar 7 Ebrill 2014.

Cadarnhaodd Dave Tosh fod y trosglwyddo wedi digwydd ac wedi mynd rhagddo’n llyfn. Nid oedd problemau arwyddocaol wedi codi. Roedd staff yn y tîm TGCh yn gweithio i ddatrys problemau a oedd wedi cronni ond nid oedd dim ohonynt wedi effeithio ar y rhai a oedd yn defnyddio’r gwasanaethau. Cytunodd y Comisiynwyr fod y trosglwyddo wedi mynd rhagddo’n ddidrafferth, ac nad oeddent wedi cael dim adborth negyddol gan Aelodau na’u staff.

Roedd cyflogeion TGCh newydd wedi dechrau yn eu swyddi, ac yn ymgyfarwyddo ag amgylchedd gwaith y Cynulliad ac yn datblygu eu harbenigedd ar hyn o bryd. Roedd y Comisiynwyr yn cytuno ei bod yn hanfodol bod cyflogeion newydd yn deall gwaith yr Aelodau yn drylwyr. Dylid gwneud ymdrechion i’w cynorthwyo i ddatblygu’r wybodaeth hon yn gyflym i alluogi iddynt ymateb i ymholiadau a phroblemau mewn modd priodol a phrydlon.

Llongyfarchodd yr holl Gomisiynwyr aelodau’r tîm TGCh ar eu gwaith caled yn cwblhau’n llwyddiannus y prosiect cymhleth hwn, a fydd yn gwella’r gwasanaeth i’r Aelodau, yn sicrhau arbedion ariannol ac yn galluogi’r Cynulliad i arwain y ffordd o ran defnyddio TGCh.

papur 3

Ym mis Rhagfyr 2013 gofynnodd y Comisiynwyr am adroddiadau rheolaidd ar gynnydd y Prosiect Gwasanaethau TGCh ar gyfer y Dyfodol, gan gynnwys yr asesiad o'r parodrwydd i drosglwyddo i ddarparu gwasanaethau TGCh yn fewnol.

Bu'r comisiynwyr yn trafod cynnydd y prosiect sylweddol hwn a'r gwaith paratoi a oedd wedi cael ei wneud er mwyn sicrhau bod y gwasanaethau yn trosglwyddo mewn modd sydd mor effeithlon a llyfn ag y bo modd. Mae'r prosiect yn parhau i fod ar y trywydd iawn ac mae disgwyl i Gomisiwn y Cynulliad fod yn gyfrifol am ddarpariaeth TGCh y Cynulliad ym mis Ebrill, dri mis cyn dyddiad terfyn y contract.

Mae ymdrechion yn cael eu gwneud i sicrhau bod Aelodau'r Cynulliad, eu staff cymorth a gweithwyr y Comisiwn yn ymwybodol o'r gwaith paratoi manwl a wnaed. Gofynnodd y Comisiynwyr bod negeseuon yn cael eu hanfon at bawb sy'n gweithio i'r Cynulliad ac mae cynrychiolwyr o TGCh yn siarad i bob grŵp plaid i sicrhau bod y rhai yr effeithir arnynt gan y newid yn ymwybodol o'r hyn sy'n digwydd.  

Cafodd swyddogion eu llongyfarch am eu gwaith hyd yma ar y prosiect cymhleth hwn. Byddai'r penderfyniad ynghylch pa mor barod ydym i drosglwyddo'r gwasanaethau ym mis Ebrill yn cael ei wneud gan y Comisiwn ddiwedd mis Mawrth.

papur 6 ac atodiad

Ym mis Rhagfyr 2013 gofynnodd y Comisiynwyr am adroddiadau rheolaidd ar gynnydd y Prosiect Gwasanaethau TGCh ar gyfer y Dyfodol, gan gynnwys yr asesiad o’r parodrwydd i drosglwyddo i ddarparu gwasanaethau TGCh yn fewnol. Roedd y prosiect yn parhau i fynd rhagddo fel y dylai, a gwnaed cynnydd mewn nifer o feysydd pwysig, gan gynnwys recriwtio staff allweddol a throsglwyddo gwybodaeth gan Atos.

Canmolwyd y swyddogion am reoli’r prosiect cymhleth hwn yn ofalus ac am eu llwyddiannau hyd yma. Byddai’r Comisiynwyr yn cael y wybodaeth ddiweddaraf yn rheolaidd i lywio eu penderfyniad ynghylch amseriad y trosglwyddo.

papur 3

Erbyn mis Gorffennaf 2014 bydd gwasanaethau TGCh yn y Cynulliad yn cael eu darparu’n fewnol. Cafodd y Comisiynwyr y wybodaeth ddiweddaraf am y Prosiect Pontio Gwasanaethau TGCh a’r gweithgareddau niferus sydd i’w cwblhau o hyd.

Mae staff yn gwneud cynnydd da yn y meysydd gwaith amrywiol ac maent wedi cwblhau nifer o dasgau pwysig, gan gynnwys cytuno ar y cynllun ymadael a’r Memorandwm Gwasanaethau Prosiect, cwblhau cam cyntaf y broses o drosglwyddo gwybodaeth a recriwtio penaethiaid newydd ar y Gwasanaeth. Hyd yma, bu’r paratoadau ar gyfer y cyfnod pontio yn rhedeg yn llyfn ac maent wedi’u rheoli’n effeithiol. Ni ddangosodd y ddau archwiliad sicrwydd allanol a gynhaliwyd gan KPMG unrhyw broblemau o bwys, a rhoddwyd statws ‘gwyrdd’ i’r Comisiwn o ran rheoli risg. 

Roedd prosesau ar gyfer monitro’r prosiect a’r gyllideb yn wythnosol wedi caniatáu i risgiau gael eu rheoli’n ofalus. Roedd y Bwrdd Prosiect a’r Bwrdd Buddsoddi wedi cynnal asesiad misol er mwyn llywio’r asesiad o’r parodrwydd ar gyfer mynd ‘yn fyw’ ar yr amser priodol. 

Cytunodd y Comisiynwyr y byddent yn cael bwletinau misol ar y cynnydd a wneir, o fis Ionawr ymlaen. Cytunwyd hefyd y byddai’r Comisiwn yn rhan o’r broses o wneud penderfyniad ar gyfer mynd ‘yn fyw’.

papur 5 ac atodiad

Cyflwynwyd yr adroddiad TGCh fel 'dangosfwrdd' i roi trosolwg o gynnydd a pherfformiad mewn nifer o feysydd pwysig o ran darparu gwasanaethau TGCh.

Roedd y meysydd o ddiddordeb arbennig yn cynnwys:

·         Strategaeth TGCh

·         Cynllunio ar gyfer darparu gwasanaethau TGCh yn y dyfodol

·         Perfformiad gwasanaethau TGCh

Cytunwyd y byddai adroddiadau yn y dyfodol yn cael ei darparu yn yr un fformat. Cytunodd y Comisiynwyr na fyddai'r papur yn cael ei gyhoeddi.

papur 5

Cadarnhawyd bod y gwaith i drosglwyddo gwasanaethau TGCh yn llwyddiannus fel rhan o’r Prosiect Gwasanaeth TGCh y Dyfodol ar y trywydd iawn. Roedd Cynllun Rheoli Gadael manwl ar waith yn casglu’r gweithgareddau sydd angen eu cwblhau cyn i gontract Atos ddod i ben. Roedd swyddogion wedi bod yn gwneud trefniadau ar gyfer sicrwydd allanol ar gyfer y gwaith i’w wneud gan KPMG. Byddai hyn yn cynnwys ‘prawf iechyd’ prosiect, adolygiad rheoli prosiectau manwl ac asesiad rheoli risg. 

Roedd y gwaith o ddisodli’r contract Blackberry presennol gyda darpariaeth fwy hyblyg yn mynd rhagddo, a disgwylir i’r gwaith hwnnw gyflawni arbedion sylweddol yn ogystal â gwella gwasanaethau i Aelodau.

Roedd opsiynau i wella sain yn y Siambr yn cael eu profi, gan geisio datrys anawsterau presennol. Trafododd Comisiynwyr i ba raddau y dylid defnyddio dyfeisiau yn yr oriel gyhoeddus. Cytunwyd y byddai’r rhai sy’n ymweld â’r oriel gyhoeddus yn cael defnyddio dyfeisiau symudol yn y dyfodol, cyhyd â nad oeddent yn achosi unrhyw ymyrraeth.

Cam i’w gymryd: Swyddogion i sicrhau bod staff a’r cyhoedd yn ymwybodol o’r newid i bolisi ynghylch defnyddio dyfeisiau symudol yn yr oriel gyhoeddus, yn amodol ar rai cyfyngiadau.

Gwnaethpwyd cynnydd mewn nifer o feysydd ers y tro diwethaf i’r wybodaeth ddiweddaraf gael ei rhoi i’r Comisiwn ddiwedd mis Ionawr 2013. Roedd y rhain yn cynnwys:

-       bod y rheolwr trawsnewid newydd wedi dechrau ei swydd. Bydd yn gyfrifol am reoli’r Cynllun Ymadael a fydd yn sylfaen i’r broses o adael y cytundeb ag Atos; 

-       bod rhai Aelodau wedi bod yn treialu defnyddio mod.gov ar gyfer papurau Pwyllgorau a’r Cyfarfod Llawn;

-       bod mynediad at Outlook drwy’r we wedi cael ei ehangu i gynnwys ystod ehangach o ddyfeisiau, sy’n fwy cyfleus i ddefnyddwyr;

-       bod nifer o sesiynau rheoli gwybodaeth wedi cael eu trefnu ar gyfer Aelodau a’u staff i godi ymwybyddiaeth ynghylch eu dyletswyddau mewn perthynas â Diogelu Data.

Bydd y wybodaeth ddiweddaraf ar gael yng nghyfarfod perfformiad nesaf y Comisiwn.

Papur 3

Bydd Cytundeb Merlin, ar gyfer darparu gwasanaethau TGCh i'r Cynulliad, yn dod i ben yn 2014.  Mae'n ofynnol bod y Comisiwn yn hysbysu Llywodraeth Cymru ac Atos o'i benderfyniad ynghylch darparu gwasanaethau TGCh i'r Cynulliad yn y dyfodol erbyn mis Ebrill 2013.  Ym mis Tachwedd 2011, cytunodd y Comisiwn i asesu dau opsiwn: ymestyn cytundeb Merlin; neu symud at ddarpariaeth fewnol gymysg.

Roedd cynrychiolwyr o Atos yn y cyfarfod i roi gwybodaeth i'r Comisiynwyr ar ddarpariaeth TGCh arfaethedig yn y dyfodol.

Cytunwyd na fyddai'r papur yn cael ei gyhoeddi oherwydd natur fasnachol ei gynnwys.

Gwnaeth y Comisiynwyr gais am ragor o gyfarfodydd i allu trafod darpariaeth gwasanaethau TGCh yn y dyfodol yn fanylach. Cynhelir y cyfarfodydd ar 12 Tachwedd a 3 Rhagfyr.

·        Papur 1A

·        Papur 1B

Bydd Cytundeb Merlin, ar gyfer darparu gwasanaethau TGCh i’r Cynulliad, yn dod i ben yn 2014. Mae’n ofynnol bod y Comisiwn yn hysbysu Llywodraeth Cymru ac Atos o’i benderfyniad ynghylch darparu gwasanaethau TGCh i’r Cynulliad yn y dyfodol erbyn mis Ebrill 2013.

Ym mis Tachwedd 2011, cytunodd y Comisiwn i asesu dau opsiwn: ymestyn cytundeb Merlin; neu symud at ddarpariaeth fewnol gymysg.

Cafodd y Comisiynwyr wybodaeth fwy manwl er mwyn llywio’u penderfyniad ynghylch gwasanaethau TGCh i’r Cynulliad yn y dyfodol. Cytunwyd y dylid gwahodd cynrychiolwyr o Atos i’r cyfarfod ar 5 Tachwedd er mwyn i’r Comisiynwyr roi ystyriaeth lawn i’r opsiwn o ymestyn cytundeb Merlin.

Cam i’w gymryd: Y Comisiynwyr i wahodd cynrychiolwyr o Atos i roi cyflwyniad yn eu cyfarfod ar 5 Tachwedd. Y penderfyniad ynghylch gwasanaethau TGCh yn y dyfodol i’w wneud mewn cyfarfod ychwanegol ar 12 Tachwedd.

Papur 3

Bydd Cytundeb Merlin, ar gyfer darparu gwasanaethau TGCh i'r Cynulliad, yn dod i ben yn 2014.  Mae'n ofynnol bod y Comisiwn yn hysbysu Llywodraeth Cymru ac Atos o'i benderfyniad ynghylch darparu gwasanaethau TGCh i'r Cynulliad yn y dyfodol erbyn mis Ebrill 2013. 

Ym mis Tachwedd 2011, cytunodd y Comisiwn i asesu dau opsiwn: ymestyn cytundeb Merlin; neu symud at ddarpariaeth fewnol gymysg.

Ystyriodd y Pwyllgor ei strategaeth ddrafft ar gyfer gwasanaethau TGCh yn y dyfodol a chytuno i ddod i benderfyniad o ran darpariaeth gwasanaethau TGCh yn y dyfodol ym mis Tachwedd 2012.

Bydd y Comisiynwyr yn trafod hyn ymhellach mewn cyfarfod ychwanegol ym mis Hydref. 

Cytunwyd na fyddai'r papur yn cael ei gyhoeddi oherwydd natur fasnachol ei gynnwys.

Cam i'w gymryd: Swyddogion i ddarparu costau manylach.

Papur 5

Mae’n ofynnol bod y Comisiwn yn hysbysu Llywodraeth Cymru ac Atos o’i benderfyniad ynghylch darparu gwasanaethau TGCh yn y dyfodol erbyn 30 Ebrill 2013.

Ym mis Tachwedd 2011, cytunodd y Comisiwn i asesu’r ddau opsiwn a ganlyn:

• Opsiwn 1: Ymestyn contract Merlin - yn amodol ar drefniadau newydd sy’n ateb gofynion y Cynulliad o ran cost, perfformiad a hyblygrwydd.
• Opsiwn 2: Symud i ddarpariaeth gymysg.

Cytunwyd y byddai’r swyddogion yn parhau i ddatblygu’r opsiynau hyn er mwyn galluogi’r Comisiwn i wneud penderfyniad ar ddarpariaeth yn y dyfodol yn nhymor yr hydref.

Ers cyfarfod diwethaf y Comisiwn, cymerwyd nifer o gamau i ymateb i bryderon yr Aelodau am rai agweddau ar y gwasanaeth TGCh. Cytunwyd ag Atos ar gynllun i wella’r gwasanaeth, cynhaliwyd cyfarfod rhwng uwch swyddogion Atos a Llywodraeth Cymru, a rhwng Aelodau’r Cynulliad a swyddogion y Comisiwn i nodi’r problemau sy’n parhau yn y gwasanaeth a’n hanghenion tebygol yn y dyfodol.  

Defnyddiwyd adnoddau ychwanegol i sicrhau bod modd rhoi’r cynllun gweithredu ar waith. Fel rhan o’r cynllun, bydd peiriannydd yn ymweld â phob swyddfa etholaethol i ymdrin ag unrhyw broblemau a bydd rhagor o gymorth ar gael o ran rheoli prosiectau a pharatoi cynlluniau technegol er mwyn medru cyflwyno prosiectau gwella’n gynt a chaiff  rheolau diogelwch a dulliau o ddarparu gwasanaethau eu hadolygu i’w haddasu’n well ar gyfer anghenion.  

Cytunodd y Comisiynwyr fod y gwelliannau i’w gweld yn datrys y problemau TGCh ac roeddent yn falch bod camau pendant wedi’u cymryd yn y cyswllt hwn. Nodwyd bod trafodaethau ar y gweill ag Atos i archwilio i ba raddau y dylai Atos rannu’r gost ychwanegol sy’n deillio o’r camau hyn.

Cam i’w gymryd: swyddogion i ddosbarthu’r papur yn uniongyrchol i Aelodau’r Cynulliad.

Ar hyn o bryd, caiff gwasanaethau TGCh y Cynulliad eu darparu gan Atos fel rhan o’r contract Merlin, a fydd yn dod i ben yn 2014. Nid oes gan y Cynulliad gytundeb ag Atos. Yn hytrach, darperir y gwasanaethau yn unol â Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth a lofnodwyd gan y Comisiwn a Gweinidogion Cymru pan wahanwyd y ddau gorff yn 2007. Yn dilyn prosiect UNO, a greodd blatfform TGCh annibynnol, nid yw systemau’r Cynulliad bellach wedi’u hintegreiddio â rhai Llywodraeth Cymru, sy’n rhoi mwy o ryddid i’r Cynulliad o ran dewis darpariaethau TGCh yn y dyfodol.

Mae’r Comisiwn yn cefnogi’r weledigaeth ar gyfer darparu gwasanaethau TGCh yn y dyfodol, a’r ystod o fodelau y gellir eu defnyddio i ddarparu’r gwasanaethau hyn. Cytunwyd y byddai swyddogion yn parhau i ymchwilio i’r opsiynau a gytunwyd.