Cyfarfodydd

Cyflwynodd Lowri Williams adroddiad cryno chwarterol yr adran Adnoddau Dynol ar niferoedd staff, trosiant ac absenoldeb i'r Bwrdd Rheoli. Dyma hefyd chwarter olaf y flwyddyn ariannol ac roedd adroddiad manwl yn cael ei baratoi ar gyfer Penaethiaid Gwasanaeth.

Gwelodd y Bwrdd gopi o’r Dangosfwrdd Adnoddau Dynol i'w nodi ac fe'i hysbyswyd y byddai trafodaeth lawn ar reoli absenoldeb yn cael ei chynnal yng nghyfarfod y Bwrdd ar 20 Mehefin. Nid oedd lwfansau wedi'u cynnwys yn y dangosfwrdd oherwydd y cytunwyd i gadw'r dangosfwrdd yn syml. Fodd bynnag, roedd hyn yn rhan o'r trafodaethau rhwng Partneriaid Busnes Adnoddau Dynol a Phenaethiaid Gwasanaeth.

1.1     Cyflwynodd Lowri Williams gynnig bod dangosfwrdd Adnoddau Dynol yn cael ei ddarparu fel mater o drefn. Roedd y Bwrdd yn hoffi’r fformat a chytunodd i’w dderbyn yn chwarterol drwy e-bost. Roedd mwy o ddata ynghylch tueddiadau dros gyfnod hwy yn well, a gofynnwyd am ddata ar recriwtio a lwfansau, ynghyd â data fesul gradd.

• Fframwaith a pholisïau recriwtio a phenodi (papurau)
• Strategaeth tâl ar gyfer y dyfodol (dim papurau heblaw am atodiad 4)
• Cynllunio capasiti trwy ddull ysgafn
• Unrhyw fater arall

4.1   Roedd y Bwrdd Rheoli wedi cytuno i neilltuo’r cyfarfod i drafod materion Adnoddau Dynol, wedi’u harwain gan Lowri Williams. Roedd Lowri wedi cyfarfod ag aelodau’r Bwrdd yn unigol i drafod pryderon, a godwyd yn ystod y cylch cynllunio capasiti diwethaf, bod polisïau’r gweithlu yn creu pwysau ar y gallu i gyflawni busnes. Roedd Adnoddau Dynol wedi datblygu cynigion i ymdrin â hyn a hefyd i ymateb i sylwadau gan staff a oedd wedi eu casglu drwy’r arolwg staff a’r archwiliad recriwtio.

Yn dilyn cyfarfod diwethaf y Bwrdd Rheoli, a ganolbwyntiodd ar yr agenda Adnoddau Dynol ar gyfer y blynyddoedd i ddod, cyfarfu Lowri Williams â phob aelod o'r Bwrdd Rheoli i drafod y ffrydiau gwaith arfaethedig mewn mwy o fanylder. Gofynnwyd i'r Bwrdd ddewis pedwar prif flaenoriaeth unigol sydd angen sylw brys, sy'n bwysicach na'r pedwar prif flaenoriaeth allweddol a nodwyd eisoes. Cafodd y rhain eu grwpio, a'r blaenoriaethau a nodwyd fwyaf oedd: Gwerthoedd; Datblygu Rheolwyr; Rheoli Newid; a, Chynllunio Capasiti.

Nodwyd bod angen cynllun datblygu rheolwyr cyson, wedi'i ategu gan y gwerthoedd ac yn seiliedig arnynt, felly mae'n bwysig penderfynu ar y gwerthoedd cywir yn gyntaf. Fodd bynnag, cyfrifoldeb y Bwrdd Rheoli yw cymryd yr awenau ar hyn, a chytunwyd y dylid llunio set newydd o werthoedd corfforaethol sy'n glir ac yn gryno.

Amlinellodd Lowri syniadau ar gyfer ymgorffori system datblygu rheolwyr o fewn y rhaglen ymsefydlu corfforaethol newydd, a fyddai'n darparu hyfforddiant ar gyfer staff presennol yn ogystal â staff newydd. Byddai'r system hefyd yn cysylltu gyda'r broses PMDR fel y gellir canfod darpar reolwyr a'u hyfforddi cyn iddynt ymgymryd â chyfrifoldebau rheoli.

Cam i’w gymryd: Claire Clancy, Anna Daniel a Lowri Williams i lunio set newydd o werthoedd.

Yn dilyn trafodaethau ynghylch a oedd unrhyw weithgareddau yn y ffrydiau gwaith nad oeddent yn flaenoriaethau, cytunodd y Bwrdd ei bod yn bwysig mynd i'r afael â nhw gan ddilyn trefn ac amserlen gywir. Ar ôl cael y mewnbwn angenrheidiol, bydd Lowri yn diwygio'r cynllun ac yn rheoli'r llwyth gwaith, gan lynu at ddull syml a pharhau gyda beth bynnag sydd eisoes ar waith os yw'n ddigon da.

Roedd cyfarfod y Bwrdd Rheoli wedi'i neilltuo i drafodaethau ar faterion Adnoddau Dynol yn unig.  Amlinellodd Lowri Williams bwrpas y sesiwn, sef nodi'r gwasanaethau presennol a ddarperir gan Adnoddau Dynol ac i roi cyfle i adolygu'r rhain a chodi materion yn ymwneud â'r gweithlu neu'r  gwasanaeth.  Roedd hefyd yn gyfle i drafod blaenoriaethau i'r gweithlu ar gyfer y Pumed Cynulliad a chytuno ar sut y dylai'r gwasanaeth ddatblygu yn y dyfodol.

Amlinellodd Lowri rai o gyflawniadau niferus y tîm yn ystod y deuddeg mis diwethaf sydd wedi cyfrannu at drawsnewid Adnoddau Dynol. Roedd y rhain yn cynnwys: cyflwyno fframwaith cynllunio capasiti blynyddol, a dull awdurdodi recriwtio diwygiedig; datblygiad o ran cynnydd yn nifer y sefydliadau partner pobl dduon a lleiafrifoedd ethnig; cynnal digwyddiad ar gyfer Teuluoedd sy'n Gweithio yn y Cynulliad; gwaith a wnaed ar y fframwaith amddiffyn plant; arwain ar weithredu system Adnoddau Dynol/Cyflogres - y system ddwyieithog gyntaf o'i bath; a nifer o 'wythnosau lles' llwyddiannus. Roedd yr anrhydeddau a gafwyd yn ystod y cyfnod yn cynnwys bod ymhlith y 30 cyflogwr gorau ar gyfer teuluoedd sy'n gweithio, gwobr 'rownd derfynol' yng ngwobrau Prentisiaeth y Flwyddyn y DU, ac arolwg Buddsoddwyr mewn Pobl interim cadarnhaol iawn.

Ystyriodd y Bwrdd Rheoli sut roedd Adnoddau Dynol yn gweithredu ac yn rhyngweithio â hwy fel cwsmeriaid a beth y gellid ei wneud yn wahanol. Dywedodd y Bwrdd:

·                fod Adnoddau Dynol yn darparu gwasanaeth da iawn, ond gallai fod yn fwy rhagweithiol o hyd fel tîm wrth gysylltu â'r busnes;

·                bod ymdeimlad o bwysau a gwasanaethau yn cael eu gwasgu o fewn y tîm Adnoddau Dynol, yn enwedig oherwydd y lefel o recriwtio, a bod gorddibyniaeth ar rai unigolion;

·                bod y dull newydd o werthuso swyddi a graddio cymorth (JEGS) yn ardderchog;

·                y gallai Adnoddau Dynol hyrwyddo ei waith yn well i helpu'r sefydliad i ddeall llwyth gwaith a chyfrifoldebau'r tîm a'r graddau yr oeddent yn cefnogi anghenion busnes mewn meysydd gwasanaeth eraill;

·                bod angen eglurder ynghylch recriwtio a chyfrifoldebau adnoddau dynol yn erbyn meysydd gwasanaeth;

·                bod cymorth rheoli achosion yn gliriach, yn gyflymach ac yn fwy hyderus, fodd bynnag, gallai hyn gael ei ddal yn ôl gan ddiffyg eglurder o ganlyniad i'r ffordd yr oedd polisiau wedi cael eu drafftio; a'i

·                bod yn bwysig cael y cydbwysedd iawn rhwng darpariaethau dysgu a datblygu ar gyfer anghenion staff a busnes; roedd angen eglurder ynghylch cyfrifoldebau rheolwyr llinell i ddod o hyd i hyfforddiant priodol.

Roedd amcan allweddol Adnoddau Dynol ar gyfer 2014-16, i gryfhau capasiti sefydliadol ymhellach, yn adlewyrchu sefydliad a oedd eisoes yn gryf ac a oedd, ar y cyfan, yn ardderchog.  Fodd bynnag, roedd rhai materion a oedd angen cefnogaeth Adnoddau Dynol, a meysydd a fyddai'n elwa ar fwy o ddatblygu i fodloni blaenoriaethau'r sefydliad yn y dyfodol.

Cyflwynodd Lowri'r pum ffrwd waith allweddol a oedd yn sail i amcan allweddol Adnoddau Dynol ac a fyddai'n siapio rhaglen waith y gwasanaeth ar gyfer y ddwy flynedd nesaf.

Trafododd y Bwrdd Rheoli'r ffrydiau gwaith a chytunwyd eu bod yn unol â blaenoriaethau'r sefydliad. Rhoddodd y Bwrdd anogaeth i Adnoddau Dynol ddychwelyd i'r Bwrdd Rheoli yn gyson er mwyn cael arweiniad ar weithgareddau allweddol.

Amlinellodd Lowri brosiectau Adnoddau Dynol oedd ar droed o fewn y model llif gwaith manwl. Roedd y ffrwd waith ar ymgysylltu'n cynnwys y strategaeth ymgysylltu a'r cynllun gweithredu, a oedd wedi cael ei ddrafftio ac a fyddai'n cael ei gyflwyno i'r Bwrdd mewn cyfarfod yn y dyfodol. Mae fideo sefydlu corfforaethol a fyddai'n hwyl, yn real ac yn groesawgar yn cael ei baratoi. Roedd y polisïau'n cael eu hadolygu i'w gwneud yn haws i'w darllen, yn hygyrch ac i alluogi staff i'w rhoi ar waith. Roedd disgwyl yr arolwg staff nesaf ac asesiad Buddsoddwyr mewn Pobl ym mis Mai. Fodd bynnag, o ganlyniad i'r etholiad roedd disgwyl i ddyddiad yr asesiad Buddsoddwyr mewn Pobl newid i ddiwedd 2015.

Cytunwyd i ddychwelyd i'r model ffrwd waith manwl yng nghyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 23 Mawrth.

Camau i’w cymryd: Aelodau'r Bwrdd Rheoli i ystyried amseriad yr elfennau, blaenoriaethu, bylchau a beth yr hoffent ei weld yn digwydd o fewn yr elfennau o'r model llif gwaith.