Cyfarfodydd

Ystyriodd y Bwrdd y cynigion penodol ar gyfer adnoddau ychwanegol gan y meysydd gwasanaeth.

Cymorth i'r Comisiwn ac i'r Aelodau  

Ar y cyfan, mae gan y gwasanaeth Cymorth i'r Comisiwn ac i'r Aelodau ddigon o staff ar hyn o bryd i ddarparu ei wasanaethau, ond mae'n cynnal adolygiad o wasanaethau Cymorth Busnes i'r Aelodau.  Mae hyn yn debygol o arwain at gynyddu nifer staff y gwasanaeth yn y Pumed Cynulliad, gan fod cyfrifoldebau'r tîm ar gynnydd.  Rhagwelwyd y byddai angen cynyddu'r adnoddau, yn raddol, dros y ddwy flynedd a ganlyn ar lefel Cymorth Tîm, Swyddog Gweithredol a/neu Swyddog Gweithredol Uwch.  Roedd y Bwrdd yn cytuno bod gwasanaethau Cymorth Busnes i'r Aelodau yn faes â blaenoriaeth uchel ar gyfer adnoddau ychwanegol.

Cefnogi gwaith craffu deddfwriaethol

Cyflwynodd Chris Warner yr achos busnes dros gefnogi gwaith craffu deddfwriaethol, a oedd wedi'i gyflwyno'n ddiweddar i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau. Mae gwaith craffu deddfwriaethol y Cynulliad yn cynyddu'n gyflym a disgwylir iddo barhau ar lefel uchel iawn wrth symud ymlaen i'r Pumed Cynulliad. Mae'r cynnydd yn cynnwys rhagor o Filiau, gwaith mwy cymhleth, rhagor o is-ddeddfwriaeth a mwy o ymgysylltu â'r Aelodau. Mae'r cynnydd hwn mewn deddfwriaeth yn golygu mwy o orgyffwrdd wrth i Filiau ddatblygu drwy eu cyfnodau amrywiol. Roedd y dadansoddiad o faint a chymhlethdod y gwaith hwn, a'r achosion o orgyffwrdd, yn dangos y byddai angen adnoddau ychwanegol er mwyn cynnal y lefel bresennol o gymorth proffesiynol i reoli hynt deddfwriaeth. 

Yn ogystal, mae ailstrwythuro'r Gyfarwyddiaeth Fusnes yn golygu bod staff wedi'u rhyddhau i weithio ar y tîm Trawsnewid Strategol.

Rhoddodd penaethiaid y meysydd gwasanaeth sy'n gysylltiedig â'r broses ddeddfwriaethol ragor o wybodaeth am eu meysydd penodol. Soniodd Siân Wilkins am raglen beilot llwyddiannus y Swyddfa Gyflwyno yn treialu gwasanaeth dwyieithog mewnol.  Roedd hyn, ynghyd ag ysgwyddo'r cyfrifoldeb am grwpiau trawsbleidiol wedi creu rhagor o waith na'r disgwyl. Wedi dweud hynny, roedd costau wedi'u harbed drwy ddileu'r angen am gyfieithu allanol.

Eglurodd Elisabeth Jones y rhesymau pam fod angen rhagor o adnoddau ar y tîm Cyfreithiol, er enghraifft, sef llwyth gwaith llawer mwy i gefnogi Biliau yn ystod pob cyfnod a'r cynnydd disgwyliedig yn nifer y Cynigion Cydsyniad Deddfwriaethol. Roedd angen dechrau recriwtio nawr ar gyfer un swydd, gan fod angen amserlen recriwtio hwy ar gyfer swyddi cyfreithiol. Nododd Kathryn Potter fod galw am waith gan y tîm Ymchwil ar gynnydd, yn enwedig ar gyfer gwaith mwy arbenigol a chymhleth.  Roedd angen arbenigedd a chapasiti ychwanegol yn y tîm Cyllid ac Ystadegau o ganlyniad uniongyrchol i faint o ddeddfwriaeth yr oedd y Pwyllgor Cyllid yn ei thrafod a datganoli pwerau treth a chyllidol.

Eglurodd Mair Parry-Jones y byddai gwaith y tîm Cyfieithu yn cynyddu hefyd er mwyn diwallu anghenion y rhaglen ddeddfwriaethol. Yn sgil yr adolygiad o gofnod y trafodion, roedd gwaith yn mynd rhagddo i nodi anghenion pob Aelod ac ystyried ffyrdd synhwyrol o flaenoriaethau gwaith cyfieithu.

Soniodd Non Gwilym am y pwysau ar y tîm Cyfathrebu, a oedd yn cynnwys cefnogi gwaith y pwyllgorau, rhoi sail gadarn i'r strategaeth ymgysylltu â phobl ifanc a rheoli'r cynnydd mewn ceisiadau gan Aelodau i wneud gwaith ymgysylltu yn eu hetholaethau hwy. Roedd cynigion wedi'u cyflwyno i'w trafod ar unwaith er mwyn mynd i'r afael â threfniadau allgymorth busnes, y cyfryngau ac uwch reolwyr.

Ar gyfer yr holl Gyfarwyddiaethau (Gwasanaeth y Pwyllgorau Polisi a Deddfwriaeth a Gwasanaeth y Siambr a Phwyllgorau; Ymchwil; Cyfathrebu; y Gyfraith), y cynnig oedd 21-22 swydd: 16-17 swydd barhaol, gan gynnwys llenwi pump neu chwe swydd wag sy'n bodoli eisoes, a phum swydd cyfnod penodol.

Trafododd y Bwrdd y risg y gallai'r rhaglen ddeddfwriaethol newid. Roedd y rhaglen wedi cynyddu, er enghraifft, roedd y Bil Iechyd wedi'i rannu'n ddau fil, ond roedd y cynllun yn caniatáu ar gyfer hyn lle y bo'n bosibl. Roedd safon y ddeddfwriaeth gan Lywodraeth Cymru yn gyfrifol am rywfaint o'r llwyth gwaith hefyd, fodd bynnag, gallai ein mewnbwn yn ystod y camau cynnar effeithio ar faint o waith sydd ei angen yn nes ymlaen yn ystod y broses.

Dywedodd Claire fod gwaith diweddar y Bwrdd Taliadau wedi canolbwyntio ar gynyddu adnoddau i ddiwallu anghenion cynyddol y Cynulliad. Yn yr un modd, er mwyn sicrhau cefnogaeth seneddol o'r radd flaenaf, gan gynnwys pwyllgorau ardderchog, mae'n rhaid i feysydd gwasanaeth allu darparu safon ac effeithiolrwydd. 

I gloi, cytunodd y Bwrdd i fyrdwn y cynigion ar gyfer cefnogi gwaith y rhaglen ddeddfwriaethol gan fod iddo flaenoriaeth uchel. Dylid mynd ag achosion unigol i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau cyn gynted â phosibl, gan weithredu fesul cam yn unol â'r galw.

Trawsnewid Strategol

Mae'r gwasanaeth Trawsnewid Strategol wedi bod ar waith ers mis Mehefin 2013, ac yn ystod y cyfnod hwnnw, mae trosiant staff y tîm wedi bod yn sylweddol. Nododd Anna Daniel fod angen adnoddau ychwanegol ar y tîm ar gyfer gwaith yng nghyswllt newid cyfansoddiadol a'r Bwrdd Taliadau, sy'n mynd rhagddo ar hyn o bryd. Mae pwysau'r meysydd hollbwysig hyn o waith, yn ogystal â datblygu'r rhaglen trawsnewid a blaenoriaethu, wedi golygu mai ychydig iawn o amser ar gyfer meddwl strategol a gafwyd. Mae'r gwasanaeth wedi bod yn treialu dull o weithredu'r rhaglen sy'n cael ei adolygu ar hyn o bryd, ac mae angen trafod y disgwyliadau o'r gwasanaeth ymhellach.

Roedd y Bwrdd yn teimlo bod y gwasanaeth Trawsnewid Strategol wedi arwain at newid cadarnhaol yn y sefydliad, yn enwedig o gael tîm sy'n gallu ymateb yn weithredol i waith pwysig fel newid cyfansoddiadol. Cytunwyd y dylai'r ymdrechion ganolbwyntio ar agweddau ar gyflawni yng nghyswllt newid cyfansoddiadol, tra bod y rhaglen yn cael ei thrafod ymhellach. 

Cytunodd y Bwrdd ar y cynnig i wneud swydd Cymorth Tîm yn barhaol er mwyn darparu cymorth gweinyddol mawr ei angen ar gyfer gwaith y tîm.

Ymchwil

Cytunodd y Bwrdd â chais Kathryn Potter am swydd amser llawn dros dro i wneud gwaith GIS/mapio ar gyfer Aelodau'r Cynulliad (mae'r gwaith yn cael ei gyflawni ar hyn o bryd drwy secondiad ddeuddydd yr wythnos).

Cyfathrebu

Darparodd Non Gwilym drosolwg o strwythur y tîm Cyfathrebu sydd ei angen i gyflawni'r blaenoriaethau a nodwyd gan y Comisiynwyr a ble yr oedd problemau'n codi, yn enwedig o ganlyniad i'r nifer fawr o secondiadau o'r tîm.  Roedd cefnogaeth gref i'r cynnig a chytunodd y Bwrdd mewn egwyddor fod angen sicrhau'r strwythur cywir, gan bwysleisio'r gwaith o flaenoriaethu a rheoli'r galw sylweddol, yn y sefydliad, am waith y tîm. Cytunwyd y dylid cyflwyno achos busnes i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau cyn gynted â phosibl, yn ymdrin â'r gwaith parhaus o reoli ac adolygu blaenoriaethau a'r hyn a gyflawnir gan staff.

TGCh

Soniodd Bedwyr Jones am y tair swydd yr oedd y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau eisoes wedi cytuno arnynt, a gâi eu hariannu drwy'r gronfa fuddsoddi TGCh. Yna, trafododd y Bwrdd y cynigion ar gyfer peiriannydd gwasanaethau bwrdd gwaith newydd i ddarparu cymorth ar gyfrifiaduron Apple Mac. Cytunwyd ar y cynnig mewn egwyddor, ar yr amod bod digon o dystiolaeth yn yr achos busnes na ellid darparu'r gwasanaeth gan ddefnyddio'r adnoddau presennol a bod ffordd effeithiol o rannu sgiliau yn cael ei chyflwyno yn y tîm.

Roedd y Bwrdd hefyd yn cefnogi'r syniad o ehangu sgiliau swyddi'r ddesg gymorth.

Llywodraethu ac Archwilio

Dywedodd Virginia Hawkins wrth y Bwrdd fod y tîm mewn sefyllfa sefydlog a chadarn ar y cyfan, ond roedd pryderon ynghylch llwyth gwaith cynyddol y Dadansoddwyr Busnes a'r trafferthion ynghylch rhagweld y blaenoriaethau sydd i ddod. Roedd y Bwrdd yn cydnabod budd eu gwaith o ran helpu pob maes gwasanaeth i ddatrys problemau o ran capasiti a blaenoriaethu pwysau, a chytunwyd ar y cynnig.

Cyllid

Amlinellodd Nicola Callow y newidiadau sydd ar droed yn yr adran Gyllid yn sgil ymddeoliad, a'r newidiadau arfaethedig i strwythur y tîm. Roedd y rhain yn cynnwys rôl Cymorth Tîm newydd, i'w hyfforddi â'r nod o symud neu ddatblygu'r swydd pan fo angen.

Cynigiwyd swydd Pennaeth Cyllid newydd, er mwyn rhyddhau'r Cyfarwyddwr Cyllid o orfod rheoli gwaith yr adran o ddydd i ddydd.

Cytunodd y Bwrdd Rheoli fod swydd y Pennaeth Cyllid yn hollbwysig er mwyn datblygu tîm cadarn a galluogi digon o gyflymder a hyblygrwydd i ymateb i faterion ar lefel uwch. Cytunwyd ar y swydd Cymorth Tîm hefyd a gofynnwyd i Nicola sicrhau bod achos yn egluro'r anghenion busnes yn cael ei gyflwyno i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau cyn gynted â phosibl.

Rheoli Ystadau a Chyfleusterau / Diogelwch / Cyswllt Cyntaf

Rhoddodd Mike Snook wybod i'r Bwrdd, er nad oedd cynnig am adnoddau ychwanegol, fod rhai problemau o ran capasiti a bod y Dadansoddwyr Busnes ac Adnoddau Dynol yn cyflawni gwaith i ystyried y ffordd orau o ddefnyddio adnoddau staff yn y tîm Diogelwch. Hefyd, o ganlyniad i archwiliad a oedd yn mynd rhagddo yng nghyswllt fetio, câi achos busnes i wneud swydd yn un barhaol ei gyflwyno i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau.

Trafododd y Bwrdd oriau agor y Senedd, yn enwedig ar adegau tawel yn ystod y flwyddyn, ac a ddylid adolygu'r rhain.

Adnoddau Dynol

Amlinellodd Lowri'r pwysau busnes ar yr adran Adnoddau Dynol, gan nodi bod bron hanner y tîm ar hyn o bryd mewn swyddi cyfnod penodol, dros dro, neu wedi'u dyrchafu dros dro. Roedd rhai newidiadau wedi'u rhoi ar waith yn y tîm eisoes er mwyn sicrhau mwy o gadernid. Fodd bynnag, roedd angen rôl Uwch-swyddog Gweithredol penodedig ar brosiect yr adran Adnoddau Dynol/y Gyflogres, gan addasu'r cyflog, a swydd 12 mis i raddedigion i adolygu'r holl bolisïau, neu benodi aelod presennol o staff i gyflawni'r dasg honno, a swydd tri mis i gefnogi'r Bwrdd Taliadau. 

Ar ôl trafod y swyddogaeth gymorth hanfodol yr oedd yr adran Adnoddau Dynol wedi'i darparu i wasanaethau eraill, cytunodd y Bwrdd ar y cynigion a gofyn i'r adran TGCh helpu Adnoddau Dynol i edrych ar eu gofynion technolegol.

      Casgliadau

Ar ôl trafod, cytunwyd y byddai Nicola Callow yn dwyn yr holl gynigion ynghyd i bennu'r costau cyffredinol a'r canlyniadau. Yn y cyfamser, dylid mynd â'r cynigion hynny yr ystyriwyd eu bod yn bwysig iawn ymlaen i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ar unwaith.

Awgrymwyd y dylid adolygu'r polisïau goramser ac oriau hyblyg er mwyn sicrhau bod yr egwyddorion yn ategu ei gilydd.

Cydnabuwyd bod lefelau gwahanol o drosiant mewn gwasanaethau gwahanol, a byddai angen i'r gwasanaethau gael eu dulliau gweithredu penodol eu hunain.

Galluedd rheoli prosiectau a rheoli newid

Cytunodd y Bwrdd y dylid datblygu rhaglen o gyfleoedd datblygu ym maes rheoli newid, a fyddai'n agored i staff ar bob lefel ym mhob rhan o'r sefydliad y mae angen iddynt reoli newid, er mwyn rhoi'r sgiliau a'r adnoddau sydd eu hangen arnynt i gyflawni'r newid hwnnw'n effeithiol.

Byddai Dave Tosh yn ystyried cynllun cynaliadwy ar gyfer datblygu a chynyddu staff yn y meysydd penodol hyn hefyd (Rheoli Prosiectau, Uwch-swyddog Cyfrifol a Newid) er mwyn sicrhau bod gennym y staff â'r sgiliau sydd eu hangen. Roedd hyn hefyd yn cynnwys adolygu sut y caiff adnoddau Dadansoddi Busnes eu dyrannu.

Toriadau

Gan fod gan y gwasanaethau gwahanol batrymau gwaith gwahanol, mae'n heriol dwyn pobl ynghyd i weithio fel timau amlddisgybledig. Cytunwyd y dylai Cyfarwyddwyr a Phenaethiaid Gwasanaethau sicrhau bod cyd-ddibyniaethau oddi mewn i'w timau yn cael eu mapio ymhell o flaen llaw a bod cynlluniau'n cael eu rhoi ar waith i sicrhau bod blaenoriaethau corfforaethol yn cael eu cyflawni.