Cyfarfodydd

Eitem lafar.

Ystyriodd y Bwrdd etholiad y Cynulliad a dyddiau cynnar y Pumed Cynulliad, gan gynnwys cyfarfodydd cychwynnol gyda'r Llywydd newydd. Rhoddodd Aelodau newydd ac Aelodau a ailetholwyd adborth cadarnhaol iawn ynghylch y croeso cyfeillgar a phroffesiynol a'r trefniadau tyngu llw a gawsant.

Cyflwynodd Sulafa Thomas gyfres o ddogfennau a baratowyd fel egwyddorion y fframwaith cyffredinol ar gyfer llywodraethu’r sefydliad, a rheolau ar gyfer cynnal cyfarfodydd y Comisiwn a dirprwyo swyddogaethau i’r Prif Weithredwr. Roedd y rhain wedi eu hadolygu a’u diweddaru ers y Pedwerydd Cynulliad yng ngoleuni profiad ac arfer gorau a byddent yn cael eu cyflwyno i’r Comisiwn newydd i’w gymeradwyo yn ei gyfarfod cyntaf.

Trafododd y Bwrdd Rheoli y fframwaith a’r argymhellion. Dywedodd Gareth Watts y byddai’n bendant o blaid argymell i’r Comisiwn y dylai’r terfyn uchaf y gallai’r Prif Weithredwr a’r Clerc awdurdodi gwariant cyfalaf gael ei gynyddu o’r trothwy presennol o £1 miliwn. Byddai hyn yn adlewyrchu’r cynnydd mewn terfynau dirprwyedig mewn rhannau eraill o’r sector cyhoeddus ac, yn benodol, yn dod â Chomisiwn y Cynulliad yn fwy unol â’r trefniadau yn Senedd yr Alban.  Mae Corff Corfforaethol Senedd yr Alban wedi dirprwyo awdurdod i’w Clerc a Phrif Weithredwr gymeradwyo gwariant cyfalaf o hyd at £10miliwn a dyfarniadau contract sy’n fwy na £5 miliwn.

Cytunodd y Bwrdd i adlewyrchu hyn yn y papurau a hefyd i sicrhau bod y geiriad yn gyffredinol yn gyson â’r papur strategaeth ddrafft. Cytunodd y Bwrdd Rheoli hefyd i:

·         gyflwyno cyfres ddwyieithog o ddogfennau i’r Comisiwn ar gyfer ystyried sut y maent yn dymuno derbyn papurau i’w hystyried yn y dyfodol;

·         cynnwys sôn am y Bwrdd Taliadau ac am gyfraniad y Dirprwy Lywydd yng nghyfarfodydd y Comisiwn;

·         cael gwared ar yr amod o ran Rhyddid Gwybodaeth o’r ddarpariaeth ar gyfer datgan cyfarwyddiadau;

·         dod â’r paragraff ar gyfrifoldebau Comisiynwyr ymlaen yn y papur (paragraff 5 yn Atodiad A ydyw ar hyn o bryd) i sicrhau bod pwysigrwydd rôl y Comisiynwyr yn fwy eglur.

Yn olaf, gofynnodd Sulafa Thomas i’r Penaethiaid sicrhau bod tudalennau mewnrwyd yr Aelodau yn gyfredol, ac i ddynodi staff a allai fod ar gael ar fyr rybudd ar gyfer y digwyddiadau i groesawu’r Aelodau a’r Agoriad Brenhinol.

Cafodd y Bwrdd gyfle i weld y dangosfwrdd diweddaraf yn dangos y gwaith sy'n mynd rhagddo, y materion allweddol a'r risgiau.

Ystyriodd y Bwrdd a oes rôl ehangach i'r Penaethiaid o ran cwrdd â'r Aelodau newydd yn ystod yr wythnosau cyntaf a chytunwyd y byddent yn bresennol yn y derbyniad ar ôl ethol y Llywydd, yn ogystal â chyfarfodydd sy'n cael eu trefnu gyda'r Aelodau.

Camau i’w cymryd:

·                Penaethiaid gwasanaeth i sicrhau bod mewnrwyd yr Aelodau yn gyfoes a bod cysondeb o ran arddull a chywirdeb y cynnwys; a nodi unrhyw wirfoddolwyr i helpu i brawfddarllen dogfennau newydd a dogfennau wedi'u diweddaru a choladu gwybodaeth i ymgeiswyr.

Cafodd y Bwrdd yr dangosfwrdd diweddaraf - yn dangos gwaith sydd ar y gweill, materion a risgiau allweddol - a chafodd ei galonogi gan y cynnydd sy’n cael ei wneud. Pwysleisiwyd yr angen am gyfathrebu effeithiol parhaus rhwng y rhai sydd ynghlwm â'r paratoadau pontio yn ystod yr ychydig fisoedd nesaf.

Camau i’w cymryd:

·                Penaethiaid gwasanaeth i wneud yn siŵr bod mewnrwyd yr Aelodau yn gyfoes; tynnu sylw at unrhyw ganllawiau / rheolau y mae angen eu hystyried mewn perthynas â chod ymddygiad yr Aelodau a'u cynnwys yn y crynodeb o wybodaeth sy'n cael ei gasglu gan yr haen Croeso / Sefydlu.

·                Lowri Williams a Dave Tosh i drafod yr awgrymiadau mewn perthynas â diwrnod braint mis Mai gyda'r Undebau Llafur.

8.1   Derbyniodd y Bwrdd y dangosfwrdd diweddaraf yn dangos y gwaith sy’n mynd rhagddo, y materion allweddol a’r risgiau.

Trafododd y Comisiwn bapur a oedd yn cynnwys cynigion ar gyfer trefniadau croesawu ac ymsefydlu’r Aelodau a'u staff yn dilyn etholiad y Cynulliad ym mis Mai 2016.

Ystyriodd y Comisiynwyr hefyd argymhellion ar gyfer rhaglen datblygiad proffesiynol parhaus i’r Aelodau a’u staff cymorth yn ystod y Pumed Cynulliad, yn dilyn adolygiad trylwyr o raglen DPP y Pedwerydd Cynulliad.

Roedd y rhain wedi'u seilio ar:

• y gwersi a ddysgwyd a’r sylwadau a gafwyd gan yr Aelodau ynghylch y trefniadau ar ôl etholiad 2011;
• casgliadau arolwg yr Aelodau a’u staff cymorth a gynhaliwyd yn 2015, a oedd yn cynnwys cwestiwn am droglwyddo i’r Pumed Cynulliad;
• trafodaethau â’r Aelodau (fel rhan o adolygiad DPP);
• profiad Aelodau Seneddol yn San Steffan yn ddiweddar;
• trafodaethau cychwynnol gyda’r grwpiau plaid; ac
• adborth gan fforwm y Cadeiryddion Pwyllgor a gynhaliwyd ar 24 Medi.

Cytunodd y Comisiynwyr y dylid defnyddio’r gwersi a ddysgwyd oddi wrth y trefniadau ymsefydlu a DPP yn ystod y Pedwerydd Cynulliad a’u bwydo i ddatblygiadau’r Pumed Cynulliad. Nododd y Comisiynwyr fod yr Aelodau a'u staff cymorth yn gwerthfawrogi'r cyfleoedd DPP yn fawr, a bod hyn i’w weld yn yr arolygon bodlonrwydd. Cytunwyd y byddai cyfleoedd yn cael eu cynnig i'r Aelodau yn y dyfodol mewn ffordd sy'n cydnabod eu holl gyfrifoldebau amrywiol i sicrhau bod eu hamser yn cael ei ddefnyddio’n effeithiol a chan sicrhau gwerth am arian.

Trafododd y Comisiwn bapur a oedd yn rhoi amlinelliad bras o'r gweithgareddau cyfathrebu a gynlluniwyd i gefnogi'r ymgyrch Pleidleisiwch 2016, gan ganolbwyntio ar etholiad y Cynulliad Cenedlaethol ar 5 Mai 2016.

Teimlai Comisiynwyr fod y cynlluniau’n rhoi cyfle i gael pobl Cymru i gymryd mwy o ran yn y broses ddemocrataidd. Roeddent yn fodlon ar y dull a amlinellwyd, gan gynnwys y cyfle i nodi deng mlynedd ers agor y Senedd ar 1 Mawrth 2016, a hynny’n garreg filltir allweddol yn yr ymgyrch a fydd yn hyrwyddo'r adeilad fel cartref democratiaeth a bywyd cyhoeddus Cymru.

Trafododd y Comisiynwyr bwysigrwydd cadw at rai dulliau marchnata mwy 'hen ffasiwn' - fel taflenni a phosteri - ochr yn ochr â'r cyfryngau electronig a chymdeithasol, er mwyn cyrraedd ystod eang o gynulleidfaoedd.

Bu’r Comisiynwyr yn trafod papur a oedd yn rhoi gwybodaeth ar gyfer llywio penderfyniadau sy'n ymwneud â pharatoadau ar gyfer diddymu’r Pedwerydd Cynulliad.

Roedd y penderfyniad cyntaf yn ymwneud â defnyddio adnoddau'r Cynulliad yn ystod y cyfnod diddymu ar ddiwedd y Pedwerydd Cynulliad. Trafododd y Comisiynwyr y dewisiadau, a chytunwyd i ganiatáu defnyddio rhywfaint o adnoddau cyfyngedig y Comisiwn er mwyn i Aelodau gwblhau gwaith achos a oedd yn weddill yn unig. Mae hyn yn ystyried y cyfyngiadau sydd eu hangen i weithredu cysyniad sylfaenol y diddymiad - sef sicrhau’r un chwarae teg i’r holl ymgeiswyr sy'n ceisio cael eu hethol.

Caiff rhagor o wybodaeth ei rhoi cyn toriad yr haf, a chaiff canllawiau eu paratoi ar gyfer Aelodau a’u cyhoeddi yn ystod tymor yr hydref i alluogi Aelodau i baratoi ar gyfer y diddymiad mewn modd amserol. Tynnodd y Comisiynwyr sylw hefyd at bwysigrwydd sicrhau bod canllawiau ar gyfer staff cymorth hefyd ar gael i Aelodau'r Cynulliad (fel cyflogwyr).

Trafododd y Comisiynwyr hefyd argymhelliad gan y Bwrdd Taliadau ynglŷn â darparu gwasanaeth all-leoli / cynghori mewn perthynas ag etholiad 2016. Cytunodd y Comisiynwyr i ddarparu'r math hwn o wasanaeth i gefnogi Aelodau sy’n colli’u sedd mewn etholiad, ac yn arbennig i gefnogi staff a fydd yn colli eu swyddi o ganlyniad i’w cyflogwr yn peidio â bod yn Aelod o’r Cynulliad mwyach.

Yn eu cyfarfod ym mis Ionawr roedd y Bwrdd Rheoli wedi cytuno i dderbyn adroddiadau ar ffurf dangosfwrdd ar baratoi ar gyfer pontio i’r Pumed Cynulliad i alluogi’r Bwrdd i gael y wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd, adolygu adnoddau a’u targedu yn y ffordd orau i sicrhau darpariaeth lwyddiannus o ran cyfrifoldebau’r Pumed Cynulliad. Roedd cynnydd yn cael ei reoli gan y Penaethiaid Gwasanaethau gyda chyfrifoldeb gan arweinwyr meysydd i gydlynu’r meysydd unigol sef cyn y diddymiad, cyfnod y diddymiad, yr etholiad, croesawu ac ymsefydlu Aelodau, busnes cynnar a chyngor gweithdrefnol, yr agoriad Brenhinol a pharatoadau gweithredol.

Cyflwynodd Sulafa Thomas, a oedd yn cydlynu’r paratoadau pontio i’r Pumed Cynulliad, y dangosfwrdd a gofynnodd i’r Bwrdd ystyried gofynion adnoddau yn ystod y cyfnod pontio, gan ystyried anghenion ‘busnes arferol’; lle’r oedd capasiti dros ben y gellid ei symud i gefnogi’r prosiect; a sut i gyfateb sgiliau ag anghenion cyflenwi yn briodol. Cytunodd y Bwrdd ei bod yn bwysig ystyried a oedd angen ailddyrannu adnoddau dros dro i leddfu’r pwysau mwy, a hynny yn ystod y cyfnodau cyn y diddymiad ac ar ôl yr etholiad fel ei gilydd.

Camau gweithredu:

·                Y Bwrdd Rheoli i fod yn glir ynghylch yr hyn yw’r canlyniadau allweddol ar gyfer pob maes wrth iddynt ddatblygu;

·                Y Penaethiaid Gwasanaethau i asesu lle byddai capasiti dros ben, fel y gall y Bwrdd Rheoli benderfynu pa adnoddau fyddai ar gael a sut i gyfateb angen â medr, er mwyn sicrhau bod popeth sydd ei angen yn cael ei gyflawni ar bob cam o’r broses bontio; a

·                nodyn y Bwrdd Rheoli i’r staff i nodi y dylai staff gysylltu â’u Pennaeth Gwasanaeth i ddechrau er mwyn mynegi eu diddordeb mewn cymryd rhan yn y gwaith o bontio i’r Pumed Cynulliad.

Gofynnwyd i'r Bwrdd Rheoli roi sylwadau ar y papur drafft a fyddai'n cael ei gyflwyno i'r Comisiynwyr yn eu cyfarfod ar 25 Mehefin. Y pwrpas oedd gwneud penderfyniadau ar faterion yn ymwneud â'r diddymiad, gan gynnwys y defnydd o adnoddau'r Comisiwn ac all-leoli gwasanaethau i Aelodau a'u staff.  Roedd y papur hefyd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am yr ymgyrch ymwybyddiaeth y cyhoedd, a gytunwyd mewn egwyddor yn eu cyfarfod ym mis Ionawr.

Gwnaeth y Bwrdd argymhellion ar y drafft, gan gynnwys y canlynol:

·                dylai'r papur nodi'n fwy eglur y swyddogaethau statudol a'r amserlen;

·                Atodiad 1 - dylai gynnwys amlinelliad o'r hyn a ddigwyddodd yn y diddymiad diwethaf o ran adnoddau, ond nid oedd yr atodiad ar y sefyllfa gyfreithiol lawn yn angenrheidiol;

·                Atodiad 2 - gellir diwygio Pleidleisio 16 fel papur ar wahân gan fod penderfyniadau wedi'u gwneud mewn egwyddor yn barod; ac

·                Atodiad 3 - gellir cryfhau'r risgiau a dylid gwahanu'r ystod o opsiynau priodol ar gyfer Aelodau oddi wrth y rhai ar gyfer eu staff.

Bydd trafodaeth ar y gwaith prosiect pontio hefyd yn cymryd lle yn y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg ar 8 Mehefin. Nodwyd y byddai dangosfwrdd yn cael ei ddarparu yng nghyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli, i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd ar y cynnydd, y risgiau allweddol a'r materion sy'n ymwneud â phob agwedd o'r prosiect.

Cam i’w gymryd: Aelodau'r Bwrdd Rheoli i ystyried cynllunio senario ar gyfer cyfnod y diddymiad rhwng Ebrill a Medi, i wneud y defnydd gorau o adnoddau staff, gan gynnwys lle mae rhyng-ddibyniaethau.

Cafodd y Comisiynwyr bapur a oedd yn darparu gwybodaeth am gynllunio ar gyfer diddymu’r Pedwerydd Cynulliad a phontio i’r Pumed Cynulliad.

Cadarnhaodd y Comisiynwyr mai eu dull o ran trefniadau i ddiddymu’r Cynulliad fydd sicrhau bod eu staff yn cael gwybodaeth lawn a chynnar i’w galluogi i gynllunio ar gyfer y diddymiad a bod yr Aelodau hynny sy’n rhoi’r gorau iddi yn cael cymorth i’w galluogi i ddirwyn eu gwaith yn y Cynulliad i ben. Teimlodd y Comisiynwyr y byddai’n ddefnyddiol gweithio drwy Grwpiau i gyfathrebu ag Aelodau ac awgrymwyd cynnal sesiynau gyda Grwpiau maes o law.

Pan gaiff y Cynulliad ei ddiddymu, bydd Aelodau yn dychwelyd i fod yn aelodau o’r cyhoedd ar unwaith ac yn colli pob braint sy’n gysylltiedig â bod yn Aelod Cynulliad. Bydd hyn, felly, yn cynnwys cyfyngiadau ar ddefnydd cyn-Aelodau o adnoddau’r Cynulliad yn ystod y cyfnod diddymu.

Roedd Comisiynwyr yn teimlo bod angen ystyried y mater o faint o Aelodau sydd eu hangen i wneud Grŵp yn ystod y Pedwerydd Cynulliad.

Bydd y Comisiwn yn gwneud penderfyniadau penodol yn hwyrach yn 2015, a bydd pecyn y Bwrdd Taliadau o benderfyniadau o ran cydnabyddiaeth a chymorth ariannol yr Aelodau yn y Pumed Cynulliad yn cael ei gadarnhau erbyn mis Mai 2015.

Cyflwynodd Sulafa Thomas bapur drafft ar y cwmpas a'r cynnydd wrth gynllunio ar gyfer diddymu'r Pedwerydd Cynulliad a phontio i'r Pumed Cynulliad.

Roedd hyder y byddai'r holl waith angenrheidiol yn cael ei gyflawni, ond roedd cyfle i sicrhau bod y ffordd y byddai'n cael ei gyflwyno yn llyfn ac nid yn rhy fiwrocrataidd. Roedd rhannau o'r cyfnod pontio a oedd yn llai sicr oherwydd newidiadau cyfansoddiadol presennol ac felly roedd cynllunio senarios yn bwysig. Roedd angen gwneud rhagor o waith hefyd i gadarnhau'r cwmpas a sicrhau bod y cyfrifoldebau a nodwyd gan y person cywir. Ar ôl cwblhau'r fframwaith gellid dechrau ar y gwaith o gyflawni. Byddai hyn yn golygu llawer o waith cydlynu a chael strwythur llywodraethu a chytunwyd y dylai un o'r uwch reolwyr oruchwylio a bod yn gyfrifol am gydlynu'r gwaith fel Uwch-swyddog Cyfrifol, gan  adrodd yn llai manwl ar y cynnydd i'r Bwrdd Rheoli.  Adolygodd y Bwrdd sawl fersiwn o arddull adrodd a chytunwyd y byddai timau'n defnyddio'r fersiwn fanwl (C), gydag adroddiadau i'r Bwrdd Rheoli yn seiliedig ar ddangosfwrdd rhaglenni talfyredig (A) gyda llinell amser ddarluniadol lefel uchel.

Byddai'r trefniadau arfaethedig yn cael eu cyflwyno i'r Comisiynwyr ar 5 Mawrth er mwyn iddynt eu nodi a sicrhau bod paratoadau yn adlewyrchu eu blaenoriaethau.

Camau i’w cymryd:

·      Adrian Crompton i arwain ar gynllunio senarios.

·      Sulafa Thomas i baratoi papur i gyflwyno egwyddorion i Gomisiynwyr gan sicrhau ei fod yn Aelod-ganolog; yn darparu eglurder lle y gall fod tensiynau; yn diffinio cyfrifoldeb ar gyfer arweinwyr ffrydiau gwaith ac yn sicrhau eglurder ynghylch yr hyn y maent yn atebol amdanynt.

·      Ar ôl ei benodi, yr Uwch-swyddog Cyfrifol i weithio gyda Non Gwilym i roi fframwaith cyfathrebu ar waith.