Cyfarfodydd
HR Payroll Project
Mae'r dudalen hon yn cynnwys manylion am unrhyw gyfarfodydd a gynhelir lle bydd y mater yn cael ei drafod, neu unrhyw gyfarfodydd a gynhaliwyd lle cafodd y mater ei drafod. Mae hefyd yn cynnwys lincs i'r papurau, agendâu a chofnodion perthnasol.
Noder: Gall yr agenda ar gyfer cyfarfod newid ar fyr rybudd. Cyn ichi wneud unrhyw gynlluniau i ddod i gyfarfod Pwyllgor, gofynnwn i chi sicrhau nad yw'r eitem sydd o ddiddordeb i chi wedi cael ei symud, yn enwedig mewn achosion lle mae'r dyddiad ar gyfer y cyfarfod wedi'i nodi mwy nag wythnos o flaen llaw.
Cyfarfod: 20/10/2014 - Y Bwrdd Rheoli (Eitem 4)
Adolygiad Adnoddau Dynol/Y Gyflogres - Papur 2 a atodiad
Dogfennau ategol:
- Cyfyngedig 2
- Cyfyngedig 3
- Cyfyngedig 4
Cofnodion:
Croesawyd Gareth Watts (y Pennaeth Archwilio Mewnol) i’r
cyfarfod i gyflwyno canfyddiadau’r adroddiad archwilio mewnol ar y prosiect
Adnoddau Dynol / y Gyflogres. Roedd yr adolygiad yn edrych yn fanwl ar agweddau
allweddol ar lywodraethu a rheoli cam 1 y prosiect, a nodwyd meysydd y dylid
rhoi sylw iddynt cyn symud ymlaen i gam 2. Roedd y prosiect wedi cyflawni
hunanwasanaeth ymarferol ar gyfer y gyflogres ac AD yn rhannol, er gwaethaf
anawsterau, fel llithriant o ran amserlenni cyflawni. Roedd yr adroddiad yn
nodi rhai ffactorau a oedd wedi cyfrannu at yr anawsterau, a gwahoddodd Gareth
sylwadau gan y Bwrdd o ran argymhellion yr adroddiad.
Cytunodd y Bwrdd fod angen deall pam y cafwyd y
problemau, a chafwyd sgwrs am y gwersi a ddysgwyd, a sut y gellid eu cymhwyso i
brosiectau yn y dyfodol. Gwnaed yr argymhellion a ganlyn:
• Y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau i gadarnhau’r adnoddau
sy’n ofynnol, y buddsoddiad, yr arbenigedd o ran staff, a chwmpas pob prosiect
mawr newydd;
• mabwysiadu’r cwestiynau herio a chraffu allweddol, a
luniwyd gan Gareth Watts, fel dull o asesu prosiectau yn y dyfodol, gan gynnwys
cam 2 y prosiect Adnoddau Dynol / y Gyflogres;
• gweithredu system mentor ar gyfer rheolwyr prosiect
newydd a datblygu proses o ddethol a hyfforddiant ar gyfer staff, gan gynnwys
Uwch Swyddogion Cyfrifol;
• sicrhau bod negeseuon allweddol i staff yn glir, gan
nodi disgwyliadau rhesymol; cael adborth drwy brofion gyda defnyddwyr; a
• sicrhau bod
y rhai sy’n ymwneud ag ymdrin â chontractwyr yn brofiadol, ac wedi’u paratoi i
herio’n briodol yn ôl yr angen.
Byddai’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yn edrych ar
yr adroddiad yn eu cyfarfod nesaf ar 10 Tachwedd.
Camau i’w cymryd:
• Gareth Watts a Virginia Hawkins i ystyried sut i
gyfleu’r neges ynghylch y gwersi a ddysgwyd i staff, gan gynnwys cyfrannu at
arferion gwaith ar gyfer rheolwyr y prosiect, a pharatoi neges ar gyfer staff;
ac
• Adolygu’r canllawiau a’u mabwysiadu’n ffurfiol; dylid
cynnwys disgrifiad swydd a llythyr dirprwyo gan y Prif Weithredwr at bob Uwch
Swyddog Cyfrifol newydd, yn amlinellu’r cyfrifoldebau a’r disgwyliadau.