Cyfarfodydd

Croesawyd Deborah Hill i'r cyfarfod i drafod y camau nesaf ar gyfer gweithredu'r newidiadau i'r broses rheoli perfformiad ac adolygu datblygiad. Cytunwyd yn flaenorol i wella effeithiolrwydd y system drwy:

·                roi pwyslais ar ymddygiadau sy'n hanfodol i ganlyniad amcanion;

·                defnyddio'r fframwaith cymwyseddau presennol fel pecyn cymorth;

·                gwella ansawdd y sicrwydd gyda mwy o gyfranogiad ar lefel uwch, gwirio samplau a chefnogi rheolwyr; a 

·                chyhoeddi canllawiau, gan ddarparu hyfforddiant a chodi ymwybyddiaeth.

Roedd y Bwrdd Rheoli wedi cytuno'n flaenorol i gyflwyno'r newidiadau yn raddol ym mis Ebrill 2015.   Roedd y broses wedi cael ei threialu'n anffurfiol mewn un neu ddau o feysydd, gan gynnwys Ymchwil a Gwasanaeth Cymorth i'r Comisiwn ac i'r Aelodau, ac yn gweithio'n dda lle'r oedd staff yn hunan-fyfyriol, ond roedd angen cefnogi'r gwaith o ledaenu arfer da.  Roedd gan y Bwrdd rai pryderon ynghylch yr amserlen ond cytunodd i adolygu'r canllawiau a baratowyd ac i wneud sylw ynglŷn ag a ddylid bwrw ymlaen i gyflwyno'r broses yn wirfoddol ym mis Mawrth. Roedd rhai yn ffafrio ei gyfyngu i lefel SEO ac uwch, gan ddefnyddio'r canllawiau a gwerthuso'r broses cyn ei chyflwyno'n llawn ym mis Medi.

Fel rhan o gynllun cymorth, byddai Adnoddau Dynol yn mynd i gyfarfodydd tîm i egluro'r pwyslais cynyddol ar osod amcanion sy'n seiliedig ar gymhwysedd ac yn cynnig cymorth a chefnogaeth pellach drwy gydol y broses, gan gynnwys hyfforddiant un i un a sesiynau galw heibio.

Camau i’w cymryd:

Deborah Hill i anfon y deunyddiau drafft sy'n ymwneud â chanllawiau ar frys i'r Bwrdd Rheoli, a fyddai'n darparu sylwadau gyda'r troad.

Llafar

Atgoffodd Elisabeth Jones y Bwrdd am eu trafodaethau ym mis Chwefror, pan gytunwyd i ddiwygio ein system Rheoli Perfformiad ac Adolygu Datblygiad, ac ein diwylliant i roi mwy o bwyslais ar ymddygiad, h.y. "sut" y mae staff yn perfformio, yn hytrach na nodi amcanion perfformiad sy’n canolbwyntio’n bennaf ar "beth" y disgwylir i staff ei gyflawni. Roedd y Bwrdd hefyd wedi cytuno ym mis Chwefror i gadw’r fframwaith cymhwysedd presennol (a ddefnyddir wrth recriwtio yn bennaf ar hyn o bryd).

Yna rhoddodd Mike Snook y wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd y prosiect ac amlinellodd y camau ar gyfer rhoi’r newid ar waith. Byddai’r cam cyntaf yn cael ei gynnal hyd at fis Medi 2014, ac ni fyddai’n golygu unrhyw newid sylweddol i reolwyr llinell na staff eraill. Fel arfer, byddai’r cylch PMDR yn cau ym mis Medi. Byddai’r system FiYw yn cael ei defnyddio, fel yr oedd ym mis Mawrth, i gofnodi’r adolygiad perfformiad. Yr unig newidiadau fyddai gwelliannau i’r system FiYw, fel y gallu i gynnwys testun dros 2000 o lythrennau mewn atodiad, a defnyddio dogfennau adroddiadau ar wahân o fewn FiYw ar gyfer pob chwe mis o’r flwyddyn adrodd, h.y. byddai’r cylch nesaf yn cau ym mis Mawrth 2015. Ble’r oedd angen trosglwyddo amcanion ymlaen o un cyfnod adrodd i un arall, gellid gwneud hyn yn awtomatig drwy ymarferoldeb mewnol y system. Byddai canllawiau a chymorth yn cael eu darparu, a byddai modd darganfod anghenion dysgu o’r defnydd cychwynnol o’r system FiYw o ran cofnodi sgyrsiau perfformiad canol y flwyddyn ym mis Mawrth. Mae cyfathrebu da yn holl bwysig ac, yn ogystal â chyhoeddi canllawiau ar y fewnrwyd, byddai’r tîm Dysgu a Datblygu a Llysgenhadon FiYw’ ym mhob maes gwasanaeth ar gael i ddarparu cymorth wyneb-yn-wyneb.

Byddai’r ail gam yn cael ei gynnal tan fis Mawrth 2015. Y newid allweddol a gyflwynir ym mis Mawrth 2015 yw y bydd rheolwyr a staff yn gosod amcanion newydd, pan roddir mwy o bwyslais ar ymddygiad. Byddai’r adolygiad perfformiad cyntaf gan ddefnyddio’r dull newydd hwn ar gyfer y rhan fwyaf o staff, felly, yn digwydd ym mis Medi 2015.

Fodd bynnag, byddai’r Adran Adnoddau Dynol a’r timau cyfreithiol yn treialu’r dull newydd hwn o fis Medi 2014. Nodwyd hefyd bod y Gwasanaeth Ymchwil eisoes wedi treialu rhywfaint ar y dull newydd. Dywedodd Kathryn Potter fod yr adborth yn gadarnhaol; er bod angen newid diwylliannol mawr er mwyn i’r staff siarad am ymddygiad yn hytrach na chanlyniadau, roedd y canlyniad yn fwy gwerthfawr.

Mynegodd y Bwrdd Rheoli siom na fyddai’r newid i gael trafodaeth ar ymddygiad yn digwydd tan fis Mawrth 2015, ond, cydnabyddir bod hyn o ganlyniad i flaenoriaethau a phwysau anochel sy’n effeithio ar y tîm Adnoddau Dynol.

Cytunwyd y byddai’r Bwrdd yn derbyn cynigion ar sut y bydd y fframwaith cymhwysedd, sydd â phwyslais ar sgyrsiau o ansawdd, yn cael ei gynnwys yn y broses PMDR yn ymarferol, mewn pryd ar gyfer gallu cytuno ar y ffordd ymlaen ar gyfer gweithredu yn y cylch adrodd ym mis Mawrth 2015. I gefnogi hyn, byddai’r tîm Dysgu a Datblygu yn ymweld â Bwrdeistref Bromley yn Llundain (erbyn diwedd mis Gorffennaf), ac yna byddai mewn sefyllfa i roi cyngor ynglŷn â beth yw’r ffordd orau i fwrw ymlaen â gweithredu’r model cymhwysedd ar y system TGCh Adnoddau Dynol / Cyflogres newydd.

Pwysleisiwyd y dylai’r adolygiad PMDR eisoes fod yn sgwrs o ansawdd am berfformiad a datblygiad y gweithiwr. Gofynnwyd i bob aelod o’r Bwrdd Rheoli geisio sicrhau bod hyn yn digwydd yn eu meysydd gwasanaeth; ac nad oedd yn rhywbeth yr oedd angen aros hyd y cyflwynir y newidiadau ym mis Mawrth i’w sicrhau.

Camau i’w cymryd:

• Mike Snook i sicrhau bod yr hyn a ddysgwyd o’r ymarfer peilot yn cael ei nodi, a’i fod yn llywio ein dull gweithredu.
• Aelodau’r Bwrdd Rheoli i sicrhau bod PMDRs yn cael eu cwblhau ar amser a bod sgyrsiau o ansawdd yn digwydd (i adolygu’r flwyddyn PMDR flaenorol, ystyried amcanion o’r newydd, a’u hail-osod ar gyfer y 6 mis nesaf, a nodi unrhyw anghenion datblygu).