Agenda item

ARAC (03-20) Papur 6 - Risgiau Corfforaethol

ARAC (03-20) Papur 6 Atodiad A - Adroddiad Cryno Risgiau Corfforaethol

ARAC (03-20) Papur 6 Atodiad B - Risgiau Corfforaethol wedi'u Plotio

6.1         Cyflwynodd Dave Tosh yr eitem hon a disgrifiodd y gwaith a oedd wedi’i wneud i liniaru risgiau corfforaethol y Comisiwn yn barhaus. Er nad oedd hyn wedi arwain at unrhyw newid yng ngraddfeydd y risgiau, roedd yr Atodiad a ddangosai’r risgiau wedi’u plotio ar fatrics yn dangos y cyfeiriad yn seiliedig ar y camau rheoli sydd ar waith. Croesawodd y Pwyllgor y diweddariadau manwl a ddarparwyd yn y dogfennau a gofynnodd am ragor o fanylion am rai o'r camau rheoli a’r camau lliniaru pellach.

6.2         Mewn ymateb i gwestiynau penodol ynghylch fideo-gynadledda, disgrifiodd Manon a Dave fanteision ac anfanteision defnyddio Zoom a Microsoft Teams, gan amlinellu sut y gwnaed asesiadau i gydbwyso ystyriaethau diogelwch a diogelu data ar y naill law, a gofynion y ddeddfwriaeth ieithoedd swyddogol ar y llaw arall. Gwnaed hyn fesul achos. Yn seiliedig ar asesiad risg, penderfynwyd defnyddio Zoom, a oedd yn hwyluso cyfieithu ar y pryd, ar gyfer cyfarfodydd cyhoeddus lle roedd preifatrwydd a diogelwch yn llai o broblem (gan eu bod yn cael eu darlledu), a defnyddio Microsoft Teams ar gyfer cyfarfodydd preifat a mewnol gan fod hyn yn fwy diogel. Yn anffodus, nid oedd Microsoft yn gallu cynnig ateb ar gyfer darparu cyfieithu ar y pryd. Dywedodd Manon fod Comisiynydd y Gymraeg yn cefnogi defnydd y Senedd o Zoom a'i fod wedi dweud bod y Senedd yn enghraifft o arfer gorau.      

6.3         Sicrhaodd y Comisiwn y Pwyllgor y byddai’n dilyn y datblygiadau diweddaraf mewn rhaglenni fideogynadledda i ddarparu ar gyfer cyfieithu ar y pryd, ac y byddai’n parhau i edrych ar ddewisiadau amgen.

6.4         O ran y risgiau ynghylch diwygio'r Senedd, trafododd y Pwyllgor faterion yn ymwneud ag amseru codi ymwybyddiaeth o bleidleisio yn 16 oed ar y cyd â Llywodraeth Cymru a'r Comisiwn Etholiadol.

6.5         Mynegodd Aled bryder, fel y crybwyllwyd yn yr adroddiad, nad oedd grwpiau a oedd yn cynnwys swyddogion o sefydliadau perthnasol sy'n delio â newidiadau etholiadol (gan gynnwys Comisiwn y Senedd, Llywodraeth Cymru a'r Comisiwn Etholiadol) wedi cyfarfod ers y llynedd, a gofynnodd sut yr oedd hyn yn cael sylw. Cadarnhaodd Arwyn fod trefniadau anffurfiol i fwrw ymlaen â’r gwaith ar y newidiadau etholiadol, a bod hyn yn gweithio’n dda yn ymarferol. [Roedd disgwyl cynnal cyfarfod o un o'r grwpiau hyn yn ddiweddarach yn yr haf].  

6.6         Cafwyd trafodaeth hefyd ynghylch effaith unrhyw oedi i gamau’n ymwneud â Chyllido ac Atebolrwydd y Comisiwn Etholiadol (gyda’r Comisiwn Etholiadol yn dod yn atebol i'r Senedd) ar y paratoadau ar gyfer cynnal a hyrwyddo etholiadau 2021. Dywedodd Manon fod penderfyniad ar hyn ar fin cael ei wneud, a bod trefniadau dros dro ar waith. Gofynnodd y Cadeirydd am gael y wybodaeth ddiweddaraf am hyn yn y cyfarfod nesaf.

6.7         Mewn ymateb i gwestiynau yn ymwneud â risgiau ynghylch Brexit a newid cyfansoddiadol yn y DU, yn enwedig os na cheir cytundeb, cyfeiriodd y Cadeirydd aelodau'r Pwyllgor at y deunydd a gynhyrchwyd gan Wasanaeth Ymchwil y Comisiwn a oedd yn cynnwys blogiau rheolaidd ynghylch Brexit a'r effaith ar y Senedd.

6.8         Roedd aelodau’r Pwyllgor am gydnabod a chanmol y ffyrdd yr oedd y Comisiwn wedi rheoli ei risgiau mwyaf arwyddocaol ac wedi parhau i’w dogfennu, yn enwedig ac ystyried yr amgylchiadau anodd. Roedd hyn yn cynnwys canmoliaeth benodol i’r ffyrdd yr oedd TGCh wedi lliniaru'r risgiau seiberddiogelwch ychwanegol wrth weithio o bell.

Camau Gweithredu

(6.4) Manon a Siwan i ddiweddaru ARAC yng nghyfarfod mis Gorffennaf am weithredu agweddau ar ddiwygio'r Senedd, yn benodol o ran y Comisiwn Etholiadol.