Agenda item

Adroddiad ar Weithgarwch Archwilio Mewnol

Cofnodion:

Archwilio Mewnol

3.0     Eitem 3 – Adroddiad ar Weithgarwch Archwilio Mewnol

        ACARAC (05-16) Papur 3 – Adroddiad Diweddaru Archwilio Mewnol 

          ACARAC (05-16) Papur 4 - Argymhellion Monitro Archwilio Mewnol 

3.1        Cyflwynodd Gareth ei ddogfennau diweddaru arferol a oedd yn nodi meysydd i ganolbwyntio arnynt yn ystod 2016-17. Gwnaeth hefyd roi manylion am ei Ddatblygiad Proffesiynol Parhaus gan gynnwys mynd i gyfarfod rhyngseneddol ar gyfer penaethiaid archwilio mewnol, a chyfleoedd rhwydweithio eraill megis cyfarfodydd gyda phenaethiaid archwilio mewnol o sefydliadau sector cyhoeddus eraill ledled Cymru.

3.2        Gofynnodd y Pwyllgor sut y byddai Gareth yn delio â'r broses ail-dendro ar gyfer y contract archwilio mewnol, gan fod y contract gyda TIAA yn dod i ben ym mis Gorffennaf 2017. Cynigiodd Gareth barhau gyda'r trefniadau ar y cyd, gyda'r disgwyl y byddai sawl tendr yn dod i law, ond dywedodd y byddai hefyd yn cynyddu gwytnwch o fewn y tîm, gyda'r bwriad o gynnal rhagor o adolygiadau mewnol.

3.3        Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am roi diweddariadau cynhwysfawr ac atgoffodd y Pwyllgor fod Gareth yn dibynnu ar bartner wedi'i ariannu ar y cyd i'w helpu i gyflawni'r gwaith archwilio mewnol. Hefyd dywedodd ei fod yn gobeithio y byddai gystadleuaeth gref ar gyfer yr ymarfer caffael .

3.4        Yna eglurodd Gareth sut yr oedd wedi ystyried y broses archwilio treuliau Aelodau'r Cynulliad a fyddai bellach yn cael ei gwneud yn fewnol. Roedd wedi trafod yr archwiliad gyda Swyddfa Archwilio Cymru a chyda Chymorth Busnes i Aelodau, yn bennaf er mwyn cael deall eu gwaith a'r systemau sydd ar waith. Byddai ei brif ffocws ar y grant ymaddasu a chost sefydlu'r swyddfa yn dilyn yr etholiad. Roedd yr archwiliad ar y trywydd iawn i'w adrodd i'r Pwyllgor ym mis Ebrill.

3.5        Yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, bob pum mlynedd mae'n ofynnol i'r Pennaeth Archwilio Mewnol gyflawni Adolygiad Sicrhau Ansawdd Allanol. Mewn cyfarfod diweddar o'r Fforwm Rhyngseneddol (17 Tachwedd), roedd  Gareth wedi crybwyll y posibilrwydd o gynnal yr adolygiad hwn drwy drefniadau cyfatebol gyda'r deddfwrfeydd eraill. Roedd hefyd wedi derbyn cyngor ar hyn gan ei swyddog cyfatebol yn Llywodraeth Cymru a oedd yn ymwneud â gosod y canllawiau a safonau ar gyfer adolygiadau o'r fath.

3.6        Cwestiynodd y Pwyllgor ddidueddrwydd ac annibyniaeth trefniant o'r fath ac esboniodd Gareth y byddai'n cael ei seilio ar hunanasesiad cychwynnol gyda dilysiad allanol gan un o'r swyddogion cyfatebol. Gwanaethant awgrymu y dylai'r fframwaith adolygu safonol gael ei haddasu i ganfod sut mae pob un o'r deddfwrfeydd yn gweithio mewn ffordd wahanol. Dylai'r adolygydd hefyd fod yn gymwys i gyflawni'r adolygiad.

3.7        Rhoddodd Claire Clancy sicrhad i'r Pwyllgor y ceisid sicrwydd ar y dilysiad allanol fel y bo'n briodol.

3.8        Holodd y Pwyllgor pam roedd y nifer o argymhellion blaenoriaeth uchel wedi gostwng yn sylweddol yn ystod y tair blynedd diwethaf.  Awgrymodd Gareth ei fod yn ddibynnol ar y pwnc, a bod sawl archwiliad wedi bod yn ystod y blynyddoedd blaenorol yn cynnig nifer o argymhellion archwilio fel y rhai ar gyfer Recriwtio, Diogelwch a'r prosiect Adnoddau Dynol-Gyflogres. Yn fwy diweddar, roedd meysydd a archwiliwyd wedi cael eu barnu'n fwy cadarnhaol ac felly bu llai o argymhellion.

3.9        Ychwanegodd Dave Tosh fod y gwaith a wnaed i ymgorffori llywodraethu a chydymffurfio o fewn y sefydliad hefyd wedi arwain at lai o argymhellion ac y dylai'r tîm Llywodraethu ac Archwilio fod yn falch o'u cyflawniadau yn y maes hwn. Cytunodd y Pwyllgor Cyllid â'r farn hon.

Cam gweithredu i’w gymryd

-        Gareth i ddosbarthu manylion, gan gynnwys y Cylch Gorchwyl ar gyfer sicrhau ansawdd allanol i aelodau'r ACARAC tu allan i'r pwyllgor.