Agenda item
Adroddiad ar Weithgarwch Archwilio Mewnol
- Cyfarfod Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd, Dydd Llun, 21 Tachwedd 2016 10.30 (Item 3.)
- Gwybodaeth gefndir i eitem 3.
Cofnodion:
Archwilio
Mewnol
3.0
Eitem 3 –
Adroddiad ar Weithgarwch Archwilio Mewnol
ACARAC (05-16) Papur 3 –
Adroddiad Diweddaru Archwilio Mewnol
ACARAC (05-16) Papur 4 - Argymhellion
Monitro Archwilio Mewnol
3.1
Cyflwynodd Gareth
ei ddogfennau diweddaru arferol a oedd yn nodi meysydd i ganolbwyntio arnynt yn
ystod 2016-17. Gwnaeth hefyd roi manylion am ei Ddatblygiad Proffesiynol
Parhaus gan gynnwys mynd i gyfarfod rhyngseneddol ar gyfer penaethiaid
archwilio mewnol, a chyfleoedd rhwydweithio eraill megis cyfarfodydd gyda
phenaethiaid archwilio mewnol o sefydliadau sector cyhoeddus eraill ledled
Cymru.
3.2
Gofynnodd
y Pwyllgor sut y byddai Gareth yn delio â'r broses ail-dendro ar gyfer y
contract archwilio mewnol, gan fod y contract gyda TIAA yn dod i ben ym mis
Gorffennaf 2017. Cynigiodd Gareth barhau gyda'r trefniadau ar y cyd, gyda'r
disgwyl y byddai sawl tendr yn dod i law, ond dywedodd y byddai hefyd yn
cynyddu gwytnwch o fewn y tîm, gyda'r bwriad o gynnal rhagor o adolygiadau
mewnol.
3.3
Diolchodd
y Cadeirydd i Gareth am roi diweddariadau cynhwysfawr ac atgoffodd y Pwyllgor
fod Gareth yn dibynnu ar bartner wedi'i ariannu ar y cyd i'w helpu i gyflawni'r
gwaith archwilio mewnol. Hefyd dywedodd ei fod yn gobeithio y byddai gystadleuaeth
gref ar gyfer yr ymarfer caffael .
3.4
Yna
eglurodd Gareth sut yr oedd wedi ystyried y broses archwilio treuliau Aelodau'r
Cynulliad a fyddai bellach yn cael ei gwneud yn fewnol. Roedd wedi trafod yr
archwiliad gyda Swyddfa Archwilio Cymru a chyda Chymorth Busnes i Aelodau, yn
bennaf er mwyn cael deall eu gwaith a'r systemau sydd ar waith. Byddai ei brif
ffocws ar y grant ymaddasu a chost sefydlu'r swyddfa yn dilyn yr etholiad.
Roedd yr archwiliad ar y trywydd iawn i'w adrodd i'r Pwyllgor ym mis Ebrill.
3.5
Yn unol â
Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, bob pum mlynedd mae'n ofynnol i'r
Pennaeth Archwilio Mewnol gyflawni Adolygiad Sicrhau Ansawdd Allanol. Mewn
cyfarfod diweddar o'r Fforwm Rhyngseneddol (17 Tachwedd), roedd Gareth wedi crybwyll y posibilrwydd o gynnal
yr adolygiad hwn drwy drefniadau cyfatebol gyda'r deddfwrfeydd eraill. Roedd
hefyd wedi derbyn cyngor ar hyn gan ei swyddog cyfatebol yn Llywodraeth Cymru a
oedd yn ymwneud â gosod y canllawiau a safonau ar gyfer adolygiadau o'r fath.
3.6
Cwestiynodd
y Pwyllgor ddidueddrwydd ac annibyniaeth trefniant o'r fath ac esboniodd Gareth
y byddai'n cael ei seilio ar hunanasesiad cychwynnol gyda dilysiad allanol gan
un o'r swyddogion cyfatebol. Gwanaethant awgrymu y dylai'r fframwaith adolygu
safonol gael ei haddasu i ganfod sut mae pob un o'r deddfwrfeydd yn gweithio
mewn ffordd wahanol. Dylai'r adolygydd hefyd fod yn gymwys i gyflawni'r
adolygiad.
3.7
Rhoddodd
Claire Clancy sicrhad i'r Pwyllgor y ceisid sicrwydd ar y dilysiad allanol fel
y bo'n briodol.
3.8
Holodd y
Pwyllgor pam roedd y nifer o argymhellion blaenoriaeth uchel wedi gostwng yn
sylweddol yn ystod y tair blynedd diwethaf.
Awgrymodd Gareth ei fod yn ddibynnol ar y pwnc, a bod sawl archwiliad
wedi bod yn ystod y blynyddoedd blaenorol yn cynnig nifer o argymhellion
archwilio fel y rhai ar gyfer Recriwtio, Diogelwch a'r prosiect Adnoddau
Dynol-Gyflogres. Yn fwy diweddar, roedd meysydd a archwiliwyd wedi cael eu
barnu'n fwy cadarnhaol ac felly bu llai o argymhellion.
3.9
Ychwanegodd
Dave Tosh fod y gwaith a wnaed i ymgorffori llywodraethu a chydymffurfio o fewn
y sefydliad hefyd wedi arwain at lai o argymhellion ac y dylai'r tîm
Llywodraethu ac Archwilio fod yn falch o'u cyflawniadau yn y maes hwn. Cytunodd
y Pwyllgor Cyllid â'r farn hon.
Cam
gweithredu i’w gymryd
-
Gareth i ddosbarthu manylion, gan gynnwys y Cylch Gorchwyl ar gyfer
sicrhau ansawdd allanol i aelodau'r ACARAC tu allan i'r pwyllgor.