Agenda item

Adroddiadau diweddaraf Archwilio Mewnol

Cofnodion:

ACARAC (27) Paper 6 – Adolygu’r drefn ar gyfer penodi Cynghorwyr Arbenigol ar bwyllgorau.

4.1        Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad hwn a’r argymhellion pendant i gryfhau’r broses. Roedd yr aelodau’n gobeithio y byddai’r argymhellion yn cael eu rhoi ar waith er mwyn i bwyllgorau fedru defnyddio cynghorwyr arbenigol yn fwy eang ac yn fwy effeithiol yn y dyfodol. Fel rhan o hyn, awgrymwyd y dylai swyddogion archwilio’r angen i hyfforddi cadeiryddion a chlercod pwyllgorau i ddefnyddio cynghorwyr arbenigol.  Ystyriwyd achosion posibl o wrthdaro buddiannau gan gydnabod mai prin yw nifer yr arbenigwyr sydd ar gael i rai pwyllgorau. Teimlwyd hefyd fod angen pwyso a mesur pa mor effeithiol oedd cynghorwyr. Nododd yr aelodau y dylai’r Comisiwn ystyried Adroddiad y Swyddfa Archwilio Genedlaethol a gyhoeddwyd fis Tachwedd 2014 ac unrhyw ganllawiau ychwanegol gan Swyddfa Archwilio Cymru ar reoli achosion o wrthdaro yn y dyfodol.

Camau i’w cymryd

-        Penodi cynghorwyr arbenigol ar bwyllgorau – sicrhau bod yr argymhellion y cytunwyd arnynt yn cael eu rhoi ar waith ac nad oes unrhyw rwystrau sy’n atal pwyllgorau rhag defnyddio cynghorwyr arbenigol yn y dyfodol.

-        Archwilio’r angen i hyfforddi cadeiryddion neu glercod a dirprwy glercod i ddefnyddio cynghorwyr arbenigol a sicrhau bod yr hyfforddiant hwnnw ar gael os yw hynny’n briodol.

ACARAC (27) Paper 7 – Adroddiad Gwerth am Arian

4.2        Roedd Gareth yn falch o ddweud bod diwylliant cryf o ran sicrhau Gwerth am Arian drwy’r sefydliad, er y gellid cynyddu effeithlonrwydd. 

4.3        Holodd y Pwyllgor a ddylai oedi cyn recriwtio gael ei ystyried yn arbedion Gwerth am Arian. Cadarnhaodd Claire fod oedi cyn penodi staff yn anorfod weithiau, a bod y broses yn cael ei gohirio weithiau er mwyn arbed arian.   

4.4        Roedd tîm Nicola wedi trafod dulliau o arbed arian gyda Phenaethiaid Gwasanaeth drwy’r sefydliad a byddai arbedion Gwerth am Arian yn cael eu dangos yn y Cyfrifon Blynyddol.    

4.5        Croesawodd y Cadeirydd y ffaith y byddai’r wybodaeth yn cael ei chynnwys yn y cyfrifon ac anogodd swyddogion i ganolbwyntio ar ddulliau o weithio’n fwy effeithlon/symleiddio prosesau ac arbed arian drwy’r broses gaffael.   

ACARAC (27) Paper 8 – Adolygu trefniadau rheoli prosiectau Comisiwn y Cynulliad (eitem 12 hefyd)

4.6        Cadarnhaodd archwiliad Gareth nad oedd unrhyw beth annisgwyl wedi codi yn y maes hwn. Byddai’r Comisiwn  yn parhau i ymdrin â nifer o’r problemau hanesyddol a nodwyd. Gellid gwella achosion busnes ynghyd ag adolygiadau ar ôl gweithredu a’r gwaith o ddadansoddi’r buddion a sicrhawyd.        

4.7        Dywedodd Dave fod dadansoddwyr busnes yn cael eu defnyddio’n gynyddol fel rhan o brosiectau a’r gwaith sy’n mynd rhagddo’n ymwneud â rheoli buddion. Tanlinellodd y diwylliant sydd eisoes wedi ymwreiddio mewn rhai meysydd yng ngwaith y Cynulliad lle mae prosesau rheoli prosiectau ffurfiol ar waith eisoes. 

4.8        Anogodd aelodau’r Pwyllgor y swyddogion i sicrhau bod digon o sylw’n cael ei roi ar gyflenwi, bod amcanion clir yn cael eu gosod, bod adolygiadau’n cael eu cynnal ar ôl cwblhau prosiect a bod gwersi’n cael eu dysgu.

4.9        Croesawodd y Cadeirydd y ddau bapur, roedd yn fodlon â’r cynnydd a wnaed hyd yma a nododd fod y papurau’n cyd-fynd â’i gilydd.