Agenda item
Adroddiadau diweddaraf Archwilio Mewnol
- Cyfarfod Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd, Dydd Llun, 20 Ebrill 2015 11.00 (Item 4.)
- Gwybodaeth gefndir i eitem 4.
Cofnodion:
ACARAC (27)
Paper 6 – Adolygu’r drefn ar gyfer penodi Cynghorwyr Arbenigol ar bwyllgorau.
4.1
Croesawodd y Pwyllgor yr
adroddiad hwn a’r argymhellion pendant i gryfhau’r broses. Roedd yr aelodau’n
gobeithio y byddai’r argymhellion yn cael eu rhoi ar waith er mwyn i bwyllgorau
fedru defnyddio cynghorwyr arbenigol yn fwy eang ac yn fwy effeithiol yn y
dyfodol. Fel rhan o hyn, awgrymwyd y dylai swyddogion archwilio’r angen i
hyfforddi cadeiryddion a chlercod pwyllgorau i ddefnyddio cynghorwyr
arbenigol. Ystyriwyd achosion posibl o
wrthdaro buddiannau gan gydnabod mai prin yw nifer yr arbenigwyr sydd ar gael i
rai pwyllgorau. Teimlwyd hefyd fod angen pwyso a mesur pa mor effeithiol oedd
cynghorwyr. Nododd yr aelodau y dylai’r Comisiwn ystyried Adroddiad y Swyddfa
Archwilio Genedlaethol a gyhoeddwyd fis Tachwedd 2014 ac unrhyw ganllawiau
ychwanegol gan Swyddfa Archwilio Cymru ar reoli achosion o wrthdaro yn y
dyfodol.
Camau i’w
cymryd
-
Penodi cynghorwyr arbenigol ar bwyllgorau – sicrhau bod yr argymhellion y
cytunwyd arnynt yn cael eu rhoi ar waith ac nad oes unrhyw rwystrau sy’n atal
pwyllgorau rhag defnyddio cynghorwyr arbenigol yn y dyfodol.
-
Archwilio’r angen i
hyfforddi cadeiryddion neu glercod a dirprwy glercod i ddefnyddio cynghorwyr
arbenigol a sicrhau bod yr hyfforddiant hwnnw ar gael os yw hynny’n briodol.
ACARAC (27)
Paper 7 – Adroddiad Gwerth am Arian
4.2
Roedd Gareth yn falch o ddweud bod diwylliant cryf o ran sicrhau Gwerth am
Arian drwy’r sefydliad, er y gellid cynyddu effeithlonrwydd.
4.3
Holodd y Pwyllgor a ddylai oedi cyn recriwtio gael ei ystyried yn arbedion
Gwerth am Arian. Cadarnhaodd Claire fod oedi cyn penodi staff yn anorfod
weithiau, a bod y broses yn cael ei gohirio weithiau er mwyn arbed arian.
4.4
Roedd tîm Nicola wedi trafod dulliau o arbed arian gyda Phenaethiaid
Gwasanaeth drwy’r sefydliad a byddai arbedion Gwerth am Arian yn cael eu dangos
yn y Cyfrifon Blynyddol.
4.5
Croesawodd y Cadeirydd y ffaith y byddai’r wybodaeth yn cael ei chynnwys yn
y cyfrifon ac anogodd swyddogion i ganolbwyntio ar ddulliau o weithio’n fwy
effeithlon/symleiddio prosesau ac arbed arian drwy’r broses gaffael.
ACARAC (27)
Paper 8 – Adolygu trefniadau rheoli prosiectau Comisiwn y Cynulliad (eitem 12
hefyd)
4.6
Cadarnhaodd archwiliad Gareth nad oedd unrhyw beth annisgwyl wedi codi yn y
maes hwn. Byddai’r Comisiwn yn parhau i
ymdrin â nifer o’r problemau hanesyddol a nodwyd. Gellid gwella achosion busnes
ynghyd ag adolygiadau ar ôl gweithredu a’r gwaith o ddadansoddi’r buddion a
sicrhawyd.
4.7
Dywedodd Dave fod
dadansoddwyr busnes yn cael eu defnyddio’n gynyddol fel rhan o brosiectau a’r
gwaith sy’n mynd rhagddo’n ymwneud â rheoli buddion. Tanlinellodd y diwylliant
sydd eisoes wedi ymwreiddio mewn rhai meysydd yng ngwaith y Cynulliad lle mae
prosesau rheoli prosiectau ffurfiol ar waith eisoes.
4.8
Anogodd aelodau’r Pwyllgor y swyddogion i sicrhau bod digon o sylw’n cael
ei roi ar gyflenwi, bod amcanion clir yn cael eu gosod, bod adolygiadau’n cael
eu cynnal ar ôl cwblhau prosiect a bod gwersi’n cael eu dysgu.
4.9
Croesawodd y Cadeirydd y ddau bapur, roedd yn fodlon â’r cynnydd a wnaed
hyd yma a nododd fod y papurau’n cyd-fynd â’i gilydd.