Agenda item

ACARAC (26) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 10 Tachwedd 2014              

ACARAC (26) Papur 2 – Crynodeb o'r camau gweithredu

2.1     Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 10 Tachwedd 2014 yn gywir a rhoes swyddogion yr wybodaeth diweddaraf ganlynol ar y camau gweithredu sy'n weddill.

2.2     4.2c Asedau Sefydlog  - Cadarnhaodd Nicola bod y dasg o dagio 1,700 o eitemau wedi cyrraedd 90%, a disgwylir cwblhau'r gwaith ar y 10% arall erbyn diwedd mis Chwefror.

2.3     4.6 Recriwtio - Tynnodd Dave sylw'r Pwyllgor at bapur 20 am ragor o wybodaeth a chadarnhaodd fod y Ddogfen Awdurdodi Recriwtio yn cael ei defnyddio.  Cytunodd y Pwyllgor i ddod yn ôl at y papur Cynllunio Capasiti a Recriwtio yng nghyfarfod mis Ebrill. 

2.4     4.12 Prosiect Cyflogres Adnoddau Dynol - Dywedodd Eric wrth y Pwyllgor am ei ymweliad â Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ar 10 Rhagfyr lle y trafodwyd y Ddogfen Dechrau Prosiect ar gyfer cam 2 o brosiect Adnoddau Dynol/Cyflogres.  Er bod yr elfen ddwyieithog o yn aros yn anorffenedig ers cam 1, disgwylir cynllun profi cadarn ar gyfer cam 2.  Cymeradwyodd y Cadeirydd y llywodraethu a'r diwydrwydd dyladwy ar gyfer y prosiect.

2.5     5.0 Archwiliad Allanol - argymhellion yn y Llythyr Rheoli.  Cadarnhaodd Nicola fod dau eitem heb eu cwblhau yr adeg y trafododd y Pwyllgor y Llythyr Rheoli ym mis Tachwedd, sef profi TGCh a chysoni Coda â Folding Space.  Yn ogystal, rhoes Nicola'r wybodaeth ddiweddaraf ganlynol am sefyllfa'r ddwy eitem, a oedd wedi rhoi sicrwydd i'r Swyddfa Archwilio:

i)          cynhaliwyd y profion hacio ar wefan y Cynulliad, ac fe'u cynhelir drachefn yn rheolaidd;

ii)        ers i'r ganolfan ddata gael ei rheoli gan y Comisiwn, mae wedi cael ei chadw mewn cyflwr da. Gosodwyd system aerdymheru newydd a system larwm gweithredol, a llwyddodd y generadur mewn prawf straen ym mis Awst 2014; a

iii)      chwblhawyd y gwaith cysoni ar systemau Coda a Folding Space, ac mae'n digwydd yn barhaus bellach.  Yn benodol, roedd y tîm yn gweithio ar y gwaith cysoni diweddaraf ar gyfer y cyfnod a ddaeth i ben ar 31 Rhagfyr 2014 (dyddiad cyhoeddi 31 Mawrth 2015).  

2.6     9.1 Gwaith ymgysylltu parhaol y Comisiwn - Croesawodd Eric ddychweliad Angela Burns i'r Pwyllgor, sy'n bwysig o ran cynnal perthynas y Pwyllgor â Chomisiwn y Cynulliad.  Nodwyd y gweithgaredd ymgysylltu canlynol:

i)             Presenoldeb dau o Gomisiynwyr y Cynulliad ar gyfer cyflwyniad yng nghyfarfod ACARAC ym mis Tachwedd.

ii)           Mae'n fwriad gan Eric i gyflwyno unwaith eto Adroddiad Blynyddol ACARAC i Gomisiwn y Cynulliad ym mis Gorffennaf a thrafod risg a chynllunio sefyllfaoedd mewn cyfarfod y Comisiwn yn y dyfodol.

2.7     9.2 Ystyried canllawiau newydd  - Mae Gareth Watts ac Eric wedi adolygu canllawiau newydd a gynhyrchwyd gan y Swyddfa Archwilio Genedlaethol a Thrysorlys Ei Mawrhydi, a chafwyd nad oedd angen gwneud newidiadau.  Dywedodd y Cadeirydd fod proses hunanasesu y Pwyllgor yn gadarnach na'r hyn a awgrymir yn y canllawiau. 

2.8     9.2 Aelodau ACARAC yn cysylltu â thimau'r Comisiwn - Bydd Claire ac Eric yn parhau i chwilio am gyfleoedd i gysylltu â thimau'r Comisiwn pan fo'n briodol.  Cyfeiriodd Eric at y gwaith canlynol a wnaeth aelodau ACARAC yn ddiweddar o ran ymgysylltu â thimau'r Comisiwn:

i)             Craffodd Eric Ddogfen Dechrau Prosiect Adnoddau Dynol/Cyflogres ac aeth i gyfarfod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau i adolygu'r Ddogfen Dechrau Prosiect ddiwygiedig.

ii)           Ymwelodd Swyddogion y Cynulliad â Chynulliad Gogledd Iwerddon ym mis Chwefror i drafod effeithlonrwydd, cynllunio adnoddau, trefniadau llywodraethu a rheoli prosiectau a rhaglenni. 

iii)          Byddai Hugh Widdis yn mynd i gyfarfod y Bwrdd Rheoli ar 26 Chwefror i adolygu'r Datganiadau Sicrwydd.

iv)          Byddai Nicola yn cysylltu â Keith Baldwin ar gyfer sicrwydd allanol ynghylch amnewid y system cyllid.

2.9     Cafodd yr holl gamau gweithredu eraill eu cynnwys fel eitemau agenda yn y cyfarfod hwn, neu gyfarfodydd yn y dyfodol.