Agenda a Chofnodion

Ni chafwyd ymddiheuriadau.

Nid oedd buddiannau i’w datgan.

Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 12 Rhagfyr.

Wrth gyflwyno Cyllideb y Comisiwn ar gyfer 2023-24 i’w chymeradwyo ym mis Tachwedd 2022, ymrwymodd y Comisiwn i gynnal adolygiad yn ystod y flwyddyn i nodi a chynnig mesurau i leihau lefel gyffredinol y gyllideb ar gyfer 23-24, gan ystyried y cyd-destun economaidd ehangach.  

Clywodd y Comisiynwyr am y cynnydd a wnaed o ran adolygu cyllideb ‘23-24 a thrafodwyd y meysydd sy’n cael eu hystyried ar gyfer lleihau’r gyllideb yn 2023-24.

Nododd y Comisiynwyr y dull o weithredu a’r cynnydd a wnaed o ran y cynigion i sicrhau arbedion ar lefel gwasanaethau, gan nodi bod arbedion posibl yn dod i’r amlwg yn y meysydd a ganlyn:

-    Costau a mesurau arbed ynni ystadau a chyfleusterau.

-    Proses gadarn o aildrafod contractau TGCh.

Nododd y Comisiynwyr y dull o weithredu a’r cynnydd a wnaed o ran yn y cynigion i sicrhau arbedion ar lefel gorfforaethol i leihau Cronfa Brosiectau’r Comisiwn.

Nododd y Comisiynwyr y byddai’r opsiynau a oedd wedi’u hargymell, o’u gwireddu’n llawn, yn arwain at arbedion o oddeutu £435,000 at ei gilydd, gan sicrhau gostyngiad o 3.4 y cant yn y cynnydd cyffredinol yn y gyllideb (o’i chymharu â chyllideb atodol gyntaf 2022-23)  a fyddai’n llai na’r 4.1% y cytunwyd arno’n wreiddiol.

,aRoedd hyn yn dangos bod dewisiadau anodd yn eu hwynebu, a byddai hyn yn arwain at lai o hyblygrwydd, er enghraifft i allu ymateb i geisiadau Aelodau am weithgarwch neu gymorth ychwanegol.

Yn amodol ar y penderfyniadau terfynol a wneir yng nghyfarfod y Comisiwn ym mis Mawrth, bydd canlyniad y gwaith hwn yn arwain at Gyllideb Atodol ddrafft gyntaf 2023-24.

Nododd y Comisiynwyr hefyd y byddai opsiynau posibl eraill i arbed arian ac i weithio’n fwy effeithlon yn cael eu hystyried fel rhan o’r gwaith cynllunio tymor canolig ar gyfer cyllideb y Comisiwn ar gyfer 2024-25 a’r ddwy flynedd ddilynol.

A - Cyflwyniad - Themâu sy’n dod i’r amlwg ar ôl  ymgysylltu â’r Aelodau ynghylch Ffyrdd o Weithio

Cyflwynwyd gwybodaeth i'r Comisiynwyr am y themâu a oedd yn dod i'r amlwg ar ôl ymgysylltu â’r Aelodau ym mis Tachwedd a mis Rhagfyr - proses a gynhaliwyd ar y cyd â'r Bwrdd Taliadau.

Diben y broses oedd cael dealltwriaeth well o anghenion yr Aelodau o ystyried eu ffyrdd o weithio yn y tymor canolig i’r hirdymor. Cyflwynwyd barn yr aelodau ar ffurf pum prif thema:

·       Rhaglen Ffyrdd o Weithio - themâu cyffredinol

·       Gwasanaethau’r Comisiwn

·       Cyflogau a Lwfansau

·       Canolfannau gwaith

·       Diwygio’r Senedd

Trafododd y Comisiynwyr gryfder y teimladau mewn perthynas â rhai meysydd, ac roedd barn yr Aelodau am y syniad o sefydlu canolfannau fel swyddfeydd y gallent eu rhannu’n un enghraifft o gynnig na fyddai’n fuddiol i’r Comisiwn fwrw ymlaen ag ef. Tynnwyd sylw at y gwahaniaeth rhwng y math o 'ganolfan' a oedd yn cael ei thrafod yn gyffredinol ymysg yr Aelodau, a lleoliadau y gallai’r Comisiwn eu darparu, fel hwnnw yn y Gogledd, a oedd yn caniatáu i staff y Comisiwn weithio mewn rhannau o Gymru heblaw'r ystâd ym Mae Caerdydd.

Roedd y Comisiynwyr o’r farn bod casgliadau’r broses yn ddiddorol, ac roeddent yn cydnabod y byddai rhai agweddau ar y cyflwyniad yn arbennig o ddefnyddiol i’r Bwrdd Taliadau o ystyried ei flaenraglen waith arfaethedig.  Dywedodd y Comisiynwyr ei bod yn ymddangos bod angen rhoi sylw pellach i rai materion a oedd yn bwysig i'r garfan bresennol o Aelodau, er enghraifft ffactorau a allai ddylanwadu ar allu Aelodau i gadw staff.

Yn ogystal â'r rhoi adborth i’r rhai a fyddai'n defnyddio'r wybodaeth a gasglwyd i lywio gwasanaethau a chymorth yn y dyfodol, cytunodd y Comisiynwyr y byddai'n ddefnyddiol rhoi adborth ehangach i'r Aelodau. Cytunwyd y dylid paratoi nodyn.

B - y diweddaraf am symud y swyddfa yng Ngogledd Cymru

Nododd y Comisiynwyr fod gwaith yn mynd rhagddo i gwblhau’r drwydded gyda Llywodraeth Cymru ac y bydd y brydles bresennol yn dod i ben ar 30 Mehefin 2023. Cafodd y Comisiynwyr y wybodaeth ddiweddaraf am y trafodaethau â Llywodraeth Cymru i sicrhau bod y lle ar gyfer Comisiwn y Senedd yn y dyfodol yn annibynnol drwy osod yr arwyddion priodol yn Sarn Mynach.

Ar 7 Rhagfyr 2022, cytunodd y Comisiynwyr ar eu hymateb i’r saith o argymhellion yn adroddiad y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a Gweinyddiaeth Gyhoeddus ar Graffu ar Gyfrifon 2020-21.

Nododd y Comisiynwyr gais gan y Grŵp Trawsbleidiol ar Ffydd am gymorth gyda’i gynigion i ail-lansio’r gwasanaethau caplaniaeth yr oedd yn arfer eu trefnu, gyda thîm aml-ffydd ehangach o gaplaniaid, gan gynnwys cynrychiolydd o gefndir dyneiddiol (neu heb ffydd); nododd farn grwpiau gwleidyddol a thrafododd ddarnau eraill o wybodaeth arall a gafwyd.

Cytunwyd i ateb er mwyn cydnabod cynnig y Grŵp Trawsbleidiol ar Ffydd i drefnu gwasanaeth gofal bugeiliol/caplaniaeth ehangach, gan sicrhau ei fod ar gael i’r Aelodau, eu staff a staff y Comisiwn;

Cytunodd y Comisiwn i hwyluso’r cynnig hwn gan y Grŵp Trawsbleidiol gan gynnig drefnu i neilltuo’r Ystafell Dawel yn y Senedd ar gyfer y gwasanaeth hwn bob prynhawn dydd Mawrth a Mercher, ac i sicrhau bod modd neilltuo’r ystafell ar wahân ar gyfer y caplaniaid os byddent yn dod i’r ystâd ar adegau eraill. Bydd yr ystafell wedi'i dodrefnu'n briodol o’r stoc, o gofio y bydd ar gael ar adegau eraill fel ystafell dawel.

Trafododd y Comisiwn oblygiadau darparu proffil/e-bost TGCh i'r caplaniaid ei ddefnyddio. Byddai darpariaeth o’r fath yn golygu y byddai’r Comisiwn yn dod yn rheolydd data (a/neu’n brosesydd data) mewn perthynas â’r gwaith hwn a daeth y Comisiynwyr i’r casgliad na ddylai’r Comisiwn fod yn gyfrifol am y modd y byddai’r Aelodau a’r staff yn cysylltu â’r caplaniaid. Cytunwyd i’r wybodaeth y bydd ei hangen i gysylltu â’r caplaniaid gael ei chynnwys ar fewnrwyd yr Aelodau a’r staff (os bydd y Grŵp Trawsbleidiol yn ei darparu). 

Nododd y Comisiynwyr fod angen rhoi’r trefniadau llywodraethu priodol ar waith a chytunodd i ofyn i’r Grŵp ddweud wrthynt os bydd am newid y trefniant hwn yn y dyfodol, ac os bydd y caplaniaid yn newid.   

Cafodd y Comisiynwyr ddau lythyr a oedd wedi’u hanfon gan y Bwrdd Taliadau.

Roedd y llythyr cyntaf yn tynnu sylw at ymgynghoriad presennol y Bwrdd ynghylch newidiadau arfaethedig i'r Penderfyniad ar Gyflogau a Lwfansau Aelodau ar gyfer 2023/24. Cytunodd y Comisiwn i ymateb i’r ymgynghoriad i dynnu sylw at y goblygiadau i gyllideb y Comisiwn. Cytunodd y Comisiynwyr i gwblhau eu hymateb y tu allan i’r cyfarfod.

Roedd yr ail lythyr yn ymwneud â chais gan y Bwrdd i gynnal trafodaeth â’r Comisiwn ynghylch y modd y bydd y cymorth a gaiff yr Aelodau i gyflawni eu dyletswyddau yn y dyfodol yn cael eu darparu drwy wasanaethau’r Comisiwn a Phenderfyniad y Bwrdd.

Trafododd y Comisiynwyr bwysigrwydd cadw’r ddau gorff ar wahân gan bwysleisio bod angen osgoi dryswch ynghylch  rolau'r naill gorff a’r llall a diogelu'r gwahaniaeth rhyngddynt.

Cytunodd y Comisiynwyr ar yr egwyddor y byddai system i gynnal trafodaeth yn ddefnyddiol er mwyn cael dealltwriaeth gyffredin o gyfeiriad y gwaith a chytunwyd y byddai swyddogion y Comisiwn yn gweithio gyda’r rhai sy’n cynorthwyo’r Bwrdd Taliadau i fwrw ymlaen â hyn.

Cafodd y Comisiynwyr wybod hefyd fod y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a Gweinyddiaeth Gyhoeddus wedi ysgrifennu at Ken Skates ynghylch atebolrwydd y Bwrdd Taliadau.     

Nododd y Comisiynwyr y wybodaeth ddiweddaraf am y materion a’r mentrau cynaliadwyedd presennol.

Nododd y Comisiynwyr y crynodeb o benderfyniadau recriwtio a gaiff ei gyflwyno ym mhob cyfarfod o'r Comisiwn.

·       Hysbysu’r Comisiwn o streic gan staff  - cytunodd y Comisiynwyr y byddai'n ddefnyddiol iddynt gael gwybod am unrhyw hysbysiad ffurfiol o streic a ddaw i law.

Neilltuo ystafelloedd ar Ystâd y Senedd – cytunodd y Comisiynwyr i gael gwybodaeth maes o law ynghylch diweddaru’r polisi ar gyfer defnyddio’r ystâd.