Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Lleoliad Allanol. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Llinos Madeley 

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyflwyniad y Cadeirydd (9.00 - 9.05)

Cofnodion:

1.   Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod.

2.   Rhoddodd y Cadeirydd ddiweddariad byr i'r Bwrdd ar ei chyfarfod diweddar gyda Richard Lloyd, Cadeirydd yr Awdurdod Safonau Seneddol Annibynnol.

3.   Cytunodd y Bwrdd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 30 Medi 2021.

 

2.

Eitem i'w thrafod a gwneud penderfyniad yn ei chylch: Y wybodaeth ddiweddaraf am ddiogelwch: Y wybodaeth ddiweddaraf am y camau i sicrhau diogelwch corfforol a seiberddiogelwch Aelodau a'u staff cymorth (9.05 - 10.00)

Cofnodion:

Papur 2

1.1        Rhoddodd Dave Tosh (Cyfarwyddwr Adnoddau), Kevin Tumelty (Pennaeth Diogelwch) a James Attridge (Uwch Reolwr Diogelwch) ddiweddariad i’r Bwrdd ar ddiogelwch corfforol yr Aelodau a rhoddodd Mark Neilson, y Pennaeth TGCh a Darlledu ddiweddariad ar seiberddiogelwch.

1.2        Roedd y Bwrdd yn croesawu'r adolygiadau diogelwch ar gyfer yr Aelodau gan dîm Diogelwch y Senedd a'r camau sy'n cael eu cymryd i argymell gwelliannau. Nododd y Bwrdd yr amcangyfrifon cost ar gyfer y gwelliannau arfaethedig a chytunodd bod yn rhaid neilltuo digon o arian o gronfeydd canolog y Penderfyniad i gyflawni argymhellion sy’n hanfodol ym marn tîm Diogelwch y Senedd ar gyfer swyddfeydd yr Aelodau, llety preswyl ym Mae Caerdydd a’u prif gartrefi.

1.3        Croesawodd y Bwrdd y cynnig fod y Comisiwn yn penodi Cydgysylltydd(wyr) i gynorthwyo’r Aelodau i roi argymhellion adran Diogelwch y Senedd ar waith.

1.4        Cadarnhaodd y Bwrdd, mewn perthynas â gweinyddu hawliadau am waith ym mhrif gartrefi'r Aelodau, y dylid dehongli adran 2.4.1A o'r Penderfyniad fel “rhagawdurdodiad” y Bwrdd ar gyfer gweithredu argymhellion sy’n hanfodol ym marn tîm Diogelwch y Senedd i'w gweithredu a'u hariannu o gronfeydd canolog y Penderfyniad, yn amodol ar brofion gwerth am arian a rhesymoldeb cyffredinol y Penderfyniad. Cytunwyd i ymgynghori fel rhan o'n Hadolygiad Blynyddol o'r Penderfyniad ar gyfer 2022-23 ar ddiwygio darpariaethau fel ei bod yn amlwg nad ymdrinnir â'r hawliadau hyn o dan y darpariaethau treuliau eithriadol mwyach, ond yr ymdrinnir â hwy yn yr un modd â hawliadau am swyddfeydd neu lety preswyl yr Aelodau ardal allanol.

1.5        Cytunodd y Bwrdd i ariannu un ddyfais diogelwch personol ychwanegol i bob swyddfa (yn ychwanegol at y rhai fesul Aelod a neilltuwyd eisoes) ac i ystyried unrhyw gyngor yn y dyfodol ynghylch – neu dystiolaeth o – anghenion cynyddol Aelodau a staff cymorth.

1.6        Ailadroddodd y Bwrdd ei barodrwydd i dalu rhwymedigaethau treth sy'n ymwneud â gwelliannau diogelwch ar gyfer prif gartrefi'r Aelodau lle telir y costau o gronfeydd canolog y Penderfyniad. Gofynnodd am i ragor o waith gael ei wneud i fynd ar drywydd trefniadau priodol yn y cyd-destun hwn gyda Chyllid a Thollau Ei Mawrhydi.

1.7        Cytunodd y Bwrdd i drefnu adolygiadau blynyddol o'r darpariaethau diogelwch a’r cymorth sydd ar gael i’r Aelodau a ariennir gan y Penderfyniad, i sicrhau eu bod yn parhau’n ddigonol.

1.8        Nododd y Bwrdd ddiweddariad gan Adran TGCh y Senedd ar waith parhaus i sicrhau seiberddiogelwch yr Aelodau.

Camau i’w cymryd: Yr Ysgrifenyddiaeth i wneud y canlynol:

·         Cynnwys fel rhan o'n Hadolygiad Blynyddol o'r Penderfyniad ar gyfer 2022-23 gynnig o ran diwygio darpariaethau fel y maent yn ymwneud â gwelliannau diogelwch ar gyfer prif gartrefi’r Aelodau, fel ei bod yn amlwg nad ymdrinnir â'r hawliadau hyn o dan y darpariaethau treuliau eithriadol mwyach, ond yr ymdrinnir â hwy yn yr un modd â hawliadau am swyddfeydd neu lety preswyl yr Aelodau ardal allanol.

·         Rhaglennu adolygiad blynyddol o ddarpariaethau diogelwch sydd ar gael i’r Aelodau a ariennir gan y Penderfyniad i sicrhau bod  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 2.

3.

Eitem i'w thrafod a gwneud penderfyniad yn ei chylch: Dull y Bwrdd o ymdrin â seiberddiogelwch (10.00 - 10.30)

Cofnodion:

Papur 3

1.1        Rhoddodd y Bwrdd ystyriaeth i ddiweddariad gan Mark Neilson (Pennaeth TGCh a Darlledu) a Joanna Grenfell (Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth a Swyddog Diogelu Data'r Bwrdd) ar drefniadau presennol y Bwrdd mewn perthynas â'i seiberddiogelwch ei hun.

1.2        Cytunodd y Bwrdd i ddefnyddio cyfrifon e-bost y Senedd, a ddarperir gan yr Adran TGCh, ar gyfer busnes y Bwrdd yn y dyfodol.

1.3        Cytunodd y Bwrdd hefyd i ailedrych ar ddyddiad yn y dyfodol o ran a fyddai angen caledwedd a gyflenwir gan y Senedd, a chytunwyd i ystyried cyngor fesul achos yn y cyfamser. 

Camau i’w cymryd: Yr Ysgrifenyddiaeth i wneud y trefniadau angenrheidiol gydag aelodau'r Bwrdd a TGCh i sefydlu cyfrifon a ddarperir gan y Senedd.

 

4.

Eitem i'w thrafod a gwneud penderfyniad yn ei chylch: Strategaeth y Bwrdd ar gyfer 2021-2026 (10:45 - 11:15)

Cofnodion:

Papur 4 

1.1        Rhoddodd y Bwrdd ystyriaeth i Strategaeth ddiwygiedig yn dilyn ystyriaeth gychwynnol yn y cyfarfod ym mis Medi, a chytunwyd i ystyried mân newidiadau terfynol drwy e-bost.

1.2        Cytunodd y Bwrdd i gyhoeddi ei Strategaeth cyn gynted â phosibl.

Camau i’w cymryd:  Yr Ysgrifenyddiaeth i wneud y trefniadau angenrheidiol ar gyfer cyhoeddi a hyrwyddo’r Strategaeth ym mis Rhagfyr 2021.

 

5.

Eitem i'w thrafod a gwneud penderfyniad yn ei chylch: Gofynion gorfodol y Bwrdd - polisïau cyflogaeth (11.15 - 12.15)

Cofnodion:

Papur 5

1.1        Bu'r Bwrdd yn ystyried gofynion a pholisïau gorfodol y Bwrdd ar hyn o bryd.

1.2        Bu’r Bwrdd yn trafod y camau y mae'n rhaid eu cymryd i wella eglurder mewn perthynas â gofynion gorfodol y Bwrdd fel rhan o'r Adolygiad Blynyddol o'r Penderfyniad. Nododd y Bwrdd mai ei fwriad yw bod yn glir y bydd yn gwneud penderfyniadau sy’n ymwneud â pholisïau penodol pan mae canlyniad ariannol uniongyrchol i fater perthnasol - bydd unrhyw fanylion pellach, fel rheol yn fater i Gomisiwn y Senedd ddarparu rhagor o fanylion fel canllawiau a/neu dempledi ychwanegol o arfer da i'r Aelodau fel cyflogwyr.

1.3        Cytunodd y Bwrdd hefyd i gymryd y camau a ganlyn:

-      ymgynghori ar fanylion gofynion gorfodol o ran amser i ffwrdd ar gyfer dyletswyddau cyhoeddus fel rhan o'r Adolygiad Blynyddol o'r Penderfyniad ar gyfer 2022-23 (ar gyfer eu cytuno drwy e-bost ar ôl y cyfarfod);

-      ystyried ymhellach y prif bwyntiau sy'n ymwneud â gwirfoddolwyr yn y dyfodol;

-      dychwelyd at weithdrefn Ddisgyblu a Gweithdrefn Gwyno y Bwrdd ar ôl i’r Adolygiad presennol o’r Polisi Urddas a Pharch a gaiff ei gynnal gan Gomisiwn y Senedd ddod i ben, o gofio ei berthnasedd.

Camau i’w cymryd: Yr Ysgrifenyddiaeth i wneud y canlynol:

·         rhaglennu ystyriaeth o'r polisïau Gwirfoddoli, Disgyblu a Chwyno mewn cyfarfod yn y dyfodol;

·         cynnwys yn yr ymgynghoriad ar yr Adolygiad Blynyddol o’r Penderfyniad ar gyfer 2022-23 fanylion y cynigion sy’n ymwneud â gofynion amser i ffwrdd ar gyfer dyletswyddau cyhoeddus.

 

6.

Eitem i'w thrafod a gwneud penderfyniad yn ei chylch: Adolygiad Blynyddol o'r Penderfyniad (13.00 - 15.15)

·         Adolygiad blynyddol o'r Penderfyniad: Dull gweithredu ac ymgynghori – Papur 6

·         Adolygiad blynyddol o'r Penderfyniad: Gwariant ar Lety Preswyl (Pennod 4) – Papur 7

·         Adolygiad blynyddol o'r Penderfyniad: Taliadau i Aelodau, cymorth staffio i Aelodau a chymorth i bleidiau gwleidyddol – Papur 8

·         Adolygiad blynyddol o'r Penderfyniad: Y Gronfa Costau Swyddfa a Chysylltu ag Etholwyr (Pennod 6) – Papur 9

·         Diwygiadau amrywiol i'r Penderfyniad – Papur 10

 

Cofnodion:

Papur 6 – Y dull gweithredu ac ymgynghori;

Papur 7 – Gwariant ar lety preswyl;

Papur 8 – Cyflogau Aelodau, cymorth staffio a chefnogaeth i bleidiau gwleidyddol;

Papur 9 – Cronfa Costau Swyddfa a Chysylltu ag Etholwyr;

Papur 10 – Diwygiadau amrywiol i'r Penderfyniad;

1.1        Trafododd y Bwrdd nifer o faterion yn ymwneud â'i Benderfyniad ar gyfer y flwyddyn ariannol nesaf (2022-23).

1.2        Mewn perthynas â'r Gwariant ar Lety Preswyl cytunodd y Bwrdd i ymgynghori ar y cynigion a ganlyn:

-      Ar gyfer Aelodau yr “ardal allanol”, cynnydd yn y lwfans yn unol â chyfradd CPI mis Medi 2021 (sef 3.1 y cant);

-      Ar gyfer y “lwfans gofalwr”, cynnydd yn y lwfans yn unol â chyfradd CPI mis Medi 2021 (sef 3.1 y cant);

-      Ar gyfer y lwfans “atgyweiriadau hanfodol”, i'w gadw ar y lefel ar gyfer 2021-2022;

-      Ar gyfer Aelodau yr “ardal ganolradd”, cynnydd yn y lwfans yn unol â chyfradd CPI mis Medi 2021 (sef 3.1 y cant);

-      Cynnydd o 3.1 y cant i’r uchafswm fesul noson y gellir ei hawlio am lety mewn gwesty, yn unol â chyfradd CPI mis Medi 2021.

1.3        O ran cyflogau Aelodau, nododd y Bwrdd ffigur yr Arolwg Blynyddol o Oriau ac Enillion (ASHE) diweddaraf ar gyfer Cymru, a gyhoeddwyd ar 26 Hydref 2021, sef 0.4 y cant. Nododd y Bwrdd y byddai hyn yn arwain at gymhwyso cynnydd o 0.4 y cant o ran cyflogau’r Aelodau a deiliaid swyddi ar gyfer 2022-23, yn unol â'r mecanwaith mynegeio blynyddol a amlinellir yn adran 3.2 o'r Penderfyniad.

1.4        O ran cyflog y staff cymorth, cytunodd y Bwrdd fod yr angen i gynnal dull cyson o bennu lwfansau, ynghyd â'r ansefydlogrwydd yn y mynegeion perthnasol sy'n bodoli, yn gwneud y defnydd parhaus o'r mecanwaith mynegeio blynyddol (gan gynnwys ei ddarpariaeth ar gyfer isafswm ac uchafswm yr addasiad) yn briodol. Ar sail hynny, nododd y Bwrdd y bydd cynnydd o 0.4 y cant (ASHE) yn gymwys i gyflogau staff cymorth ar gyfer 2022-23, yn unol â'r mecanwaith mynegeio blynyddol a amlinellir yn adran 7.3 ac adran 8.4 o'r Penderfyniad.

1.5        O ran y Lwfans Cymorth ar gyfer Pleidiau Gwleidyddol, cytunodd y Bwrdd y dylai ymgynghori gan ddefnyddio’r un fethodoleg ag a ddefnyddiwyd yn 2021-22 ar gyfer cynyddu cyfanswm gwerth y lwfans, fel bod: y gyfran o’r cyfanswm sy’n cael ei wario ar gyflogau (86.3* y cant o gyfanswm y lwfans) yn cael ei gynyddu gan y mynegai ASHE sef 0.4 y cant; ac y caiff gweddill y lwfans (13.7* y cant) ei addasu yn ôl y gyfradd CPI ym mis Medi 2021 sef 3.1 y cant, sy'n arwain at gynnydd o 0.77* y cant yng nghyfanswm gwerth y Lwfans ar gyfer 2022-23.

[*Cafodd y ffigurau a ddefnyddiwyd yn y papurau a ystyriwyd gan y Bwrdd eu cywiro mewn gohebiaeth ysgrifenedig gan y Clerc ar 17 Rhagfyr 2021 a chytunwyd arnynt gan y Bwrdd drwy e-bost]

 

1.6        Wrth adolygu’r Gronfa Costau Swyddfa  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6.

7.

Eitem i'w thrafod: Y wybodaeth ddiweddaraf a'r flaeraglen waith (15.15 - 15.30)

Cofnodion:

Papur 11

1.1        Nododd y Bwrdd hefyd ddiweddariadau ar: 

-      y trefniadau sy'n ymwneud â Swyddog Diogelu Data y Bwrdd;

-      effaith trefniadau Covid-19 ar fusnes y Senedd;

-      y cynnig i gymeradwyo Cyllideb Comisiwn y Senedd ar gyfer 2022-23.

-      y Pwyllgor Diben Arbennig ar Ddiwygio’r Senedd;

-      Y Comisiwn Annibynnol ar Ddyfodol Cyfansoddiadol Cymru;

-      y bleidlais i bobl ifanc yng Nghymru;

-      datganiadau ysgrifenedig gan Lywodraeth Cymru sy'n berthnasol i waith y Bwrdd;

-      gohebiaeth at y Llywydd gan y Comisiwn Etholiadol;

-      y rheolau ar gyfer lobïo yn San Steffan;

-      materion yn ymwneud â Chynllun Pensiwn yr Aelodau; a

-      y wybodaeth ddiweddaraf am gyllid.

1.2        Nododd y Bwrdd ei flaenraglen waith.