Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Videoconference (on Microsoft Teams)

Cyswllt: Lleu Williams 

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyflwyniad y Cadeirydd

Cofnodion:

1.1                Croesawodd y Cadeirydd aelodau’r Bwrdd a swyddogion i'r cyfarfod.

 

1.2                Nododd y Bwrdd, pe bai angen i'r Cadeirydd esgusodi ei hun o'r cyfarfod, y byddai'r cyfarfod yn cael ei gadeirio gan Mike Redhouse yn ei habsenoldeb.

 

1.3                Cytunodd y Bwrdd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ym mis Ionawr, fel y’i diwygiwyd.

 

1.4                Trafododd y Bwrdd gais yn ymwneud ag amgylchiadau eithriadol mewn perthynas â chostau staff sy’n dirprwyo ar ran staff cymorth sy’n ymgymryd â gwasanaeth rheithgor. Cytunodd y Bwrdd, os yw Aelodau'n dymuno cyflogi staff dros dro i ddarparu cymorth dros gyfnod o ddyletswydd gyhoeddus, fel gwasanaeth rheithgor, y dylent ddefnyddio'r darpariaethau presennol o dan bwynt 7.15 o'r Penderfyniad i drosglwyddo arian o’r gronfa costau swyddfa i dalu’r costau staffio.

 

1.5                Trafododd y Bwrdd fater yn ymwneud ag  amgylchiadau eithriadol, sef cyhoeddi hysbysiadau staffio cyn diwedd y Bumed Senedd. Gofynnodd y Bwrdd am ragor o wybodaeth am y materion penodol a oedd yn gysylltiedig â’r hysbysiadau diswyddo dan sylw, a chytunodd i drafod y materion hyn ymhellach yn ei gyfarfod ar 27 Mai.

 

1.6                Nododd y Bwrdd yr ohebiaeth a gafwyd gan gynrychiolydd o Undeb y GMB, yn gwneud cais bod aelod o staff yn cael cyfle i hawlio unrhyw wyliau blynyddol y mae wedi’u cronni fel taliad cyn diwedd ei gontract. Cytunodd y Bwrdd i wrthod y cais hwn, gan nodi mai cyfrifoldeb yr Aelod, fel cyflogwr, yw rheoli materion yn ymwneud â gwyliau blynyddol. Yn ogystal, cytunodd y Bwrdd i annog yr Aelod a’r aelod staff dan sylw i gymryd unrhyw wyliau a gronnwyd cyn yr etholiad.

 

1.7                Nododd y Bwrdd yr adborth a gafwyd yn sgil ymweliadau rhithwir diweddar. Cytunodd y Bwrdd, er y dylid mynd ar drywydd ymweliadau pellach, fod angen rhoi ystyriaeth i lwyth gwaith yr Aelodau a'r staff yn ystod y cyfnod yn arwain at yr etholiad, a allai gyfyngu ar yr opsiynau ar gyfer cynnal ymweliadau pellach. Cytunodd y Bwrdd i drefnu ymweliadau ar ddechrau'r Chweched Senedd.

 

1.8                Cytunodd y Bwrdd i benodi Nick Ramsay AS, fel yr Aelod a enwebwyd, i’r swydd wag ar y Bwrdd Pensiwn ar gyfer ymddiriedolwr o blith yr Aelodau.

 

1.9                Nododd y Bwrdd ddyluniad ei wefan newydd, a fydd yn cael ei lansio erbyn dechrau’r Chweched Senedd, a chytunodd arno.

 

1.10            Cytunodd y Bwrdd ar ei raglen waith hyd at fis Tachwedd 2021. Cytunodd y Bwrdd i drafod unrhyw faterion brys yn y cyfnod yn arwain at yr etholiad yn unol â hynny.

 

1.11            Adolygodd y Bwrdd effaith barhaus COVID-19 ar yr Aelodau a'u swyddfeydd. Cytunodd y Bwrdd y bydd y cymorth presennol sydd ar waith yn parhau ar ddechrau'r Chweched Senedd.

2.

Adolygiad o'r Penderfyniad ar gyfer y Chweched Senedd

Cofnodion:

2.1        Gwahoddodd y Cadeirydd y Clerc i gyflwyno papur yn crynhoi’r ymatebion a gafwyd i ymgynghoriad y Bwrdd ar newidiadau i'r Penderfyniad ar gyfer y Chweched Senedd.  Yn ogystal, cyflwynodd y Clerc y Penderfyniad a’r adroddiad drafft ar yr adolygiad o'r Penderfyniad i’r Bwrdd i’w cymeradwyo.

 

2.2        Esgusododd y Cadeirydd ei hun o ail hanner y trafodion ar gyfer yr eitem hon. Cytunodd y Bwrdd y byddai Mike Redhouse yn  Cadeirio'r cyfarfod yn ei habsenoldeb.

 

2.3        Trafododd y Bwrdd newidiadau arfaethedig i'r Penderfyniad ar gyfer y Chweched Senedd, a chytunodd arnynt. Roedd y newidiadau dan sylw yn cynnwys y canlynol:

 

·         Cytunodd y Bwrdd i ddefnyddio’r cyflog sydd wedi'i rewi ar gyfer 2020-21 fel y cyflog sylfaenol ar gyfer y Chweched Senedd;

·         Cytunodd y Bwrdd i gymhwyso'r cynnydd o 2.4 y cant sy’n gysylltiedig â mynegai’r Arolwg Blynyddol o Oriau ac Enillion (mynegai ASHE), i'r cyflog sylfaenol hwnnw, a hynny o ddechrau'r Chweched Senedd; 

·         Cytunodd y Bwrdd i gyflwyno mecanwaith 'cap a choler' at ddibenion mynegeio cyflogau’r Aelodau. Byddai hyn yn cyflwyno terfyn uchaf blynyddol o 3 y cant o ran y cynnydd sy’n gysylltiedig â mynegai ASHE, ac yn diystyru unrhyw ostyngiad llai na sero y cant i godiadau cyflog Aelodau a deiliad swyddi ychwanegol yn y Chweched Senedd;

·         Cytunodd y Bwrdd fod y trefniadau cyfredol ar gyfer gwariant ar lety preswyl yn ddigonol;

·         Cytunodd y Bwrdd i ddileu cyfeiriadau at Frwsel mewn darpariaethau sy'n ymwneud â theithio i'r Undeb Ewropeaidd;

·         Cytunodd y Bwrdd ar gynigion ar gyfer trosglwyddo costau deunydd ysgrifennu a fyddai'n caniatáu i'r Aelodau hawlio yn ôl o’r lwfans hwn unrhyw gostau sy'n deillio o newid enw'r sefydliad;

·         Cytunodd y Bwrdd i gael gwared ar ganllawiau ychwanegol ar gyfer y Gronfa Polisi ac Ymchwil a Chyfathrebu, ac i gynnwys y terfyn amser ar gyfer defnydd o’r fath ym Mhennod 8 o'r Penderfyniad (cymorth i bleidiau). Yn ogystal, cytunodd y Bwrdd i fewnosod paragraff yn y Penderfyniad yn nodi'n glir na chaniateir defnyddio'r Gronfa Polisi ac Ymchwil a Chyfathrebu i dalu costau yn ymwneud ag argraffu ac arwyddion;

·         Cytunodd y Bwrdd ar gynigion i gyflwyno cyfraniadau cyfatebol gan y cyflogwr i'r cynllun pensiwn ar gyfer staff cymorth, ac i annog staff i fanteisio ar y ddarpariaeth newydd;

·         Cytunodd y Bwrdd ar gynigion i ddiwygio'r diffiniad o blaid wleidyddol;

·         Cytunodd y Bwrdd i fewnosod paragraffau newydd yn y Penderfyniad i alluogi staff cymorth i gael amser i ffwrdd o’r gwaith i gyflawni dyletswyddau cyhoeddus, fel gwasanaethu ar reithgor.

 

2.4        Trafododd y Bwrdd y Penderfyniad ar gyfer y Chweched Senedd a'r adroddiad cysylltiedig, a chytunodd arnynt, yn amodol ar y gwelliannau uchod.

 

2.5        Cytunodd y Bwrdd ar ei strategaeth gyhoeddi a chyfathrebu ynghylch y Penderfyniad ar gyfer y Chweched Senedd a'r adroddiad cysylltiedig.

 

2.6        Trafododd y Bwrdd yr ymatebion a gafwyd i’r ymgynghoriad ar y contract staff cymorth. Gwahoddodd y Cadeirydd Joanna Adams i gyflwyno’r materion a oedd yn weddill i'w datrys.

2.7        Trafododd y Bwrdd newidiadau arfaethedig i'r contract staff cymorth a chytunodd i anfon llythyr at yr holl  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 2.

3.

Goblygiadau Bil Etholiadau Cymru (Coronafeirws) i'r Penderfyniad

Cofnodion:

3.1        Gwahoddodd y Bwrdd y swyddogion a ganlyn i gyflwyno'r eitem hon i’r Bwrdd: Anna Daniel, Pennaeth y Gwasanaeth Trawsnewid Strategol; Sulafa Thomas, Pennaeth y Gwasanaeth Cymorth i'r Comisiwn ac i'r Aelodau; a Craig Griffiths, Cynghorydd Cyfreithiol.

 

3.2        Trafododd y Bwrdd bapur yn amlinellu'r goblygiadau sy'n deillio o Fil Etholiadau Cymru (Coronafeirws) mewn perthynas â gwaith y Bwrdd a'r Penderfyniad, yn enwedig y darpariaethau penodol sy’n ymwneud â byrhau’r cyfnod diddymu a'r posibilrwydd o ohirio dyddiad yr etholiad.

 

3.3        O ran y materion y byddai gohirio etholiad y Senedd yn effeithio arnynt, penderfynodd y Bwrdd y byddai'n trafod materion cysylltiedig dim ond os yw dyddiad yr etholiad yn cael ei newid.

 

3.4        Yn ystod y cyfnod cyn y diddymiad, cytunodd y Bwrdd y dylid cyfyngu'r defnydd o adnoddau a ddarperir drwy'r Penderfyniad i gynorthwyo Aelodau i ymgymryd â'r gweithgareddau sydd o fewn y paramedrau a osodwyd gan y Pwyllgor Busnes ac sy’n gyson â phenderfyniadau Comisiwn y Senedd.

 

3.5        Trafododd y Bwrdd y defnydd o swyddfeydd yn ystod y cyfnod cyn y diddymiad, a chytunodd y dylai'r Aelodau barhau i allu defnyddio eu swyddfeydd at ddibenion cyflawni eu dyletswyddau fel Aelodau yn unig. Hefyd, cytunodd y Bwrdd i ganiatáu i’r Aelodau ddefnyddio eu swyddfeydd at ddibenion personol yn ystod y cyfnod hwn, ar yr amod nad ydynt yn hawlio dim o ran costau sy’n gysylltiedig â’r swyddfa. Bydd y manylion hyn yn cael eu cyhoeddi gan Gomisiwn y Senedd er mwyn sicrhau tryloywder ac eglurder.

 

3.6        Yn ogystal, cytunodd y Bwrdd na fydd Aelodau'n gallu hawlio am unrhyw weithgareddau ymgysylltu, gan gynnwys cymorthfeydd neu hysbysiadau ar gyfer cymorthfeydd, yn ystod y cyfnod cyn diddymu.

 

3.7        Cytunodd y Bwrdd i ddarparu’r wybodaeth ddiweddaraf i Aelodau ynghylch ei drafodaethau ynglŷn ag effaith Bil Etholiadau Cymru (Coronafeirws) ar waith a Phenderfyniad y Bwrdd, ac ar benderfyniadau a wneir ynghylch defnyddio swyddfeydd yn ystod y cyfnod cyn y diddymiad. 

4.

Cynllunio strategaeth y Bwrdd

Cofnodion:

4.1     Cytunodd y Bwrdd, yn sgil absenoldeb y Cadeirydd, y byddai'n gohirio'r eitem hon tan ddyddiad diweddarach.