Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Liz Jardine
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant Cofnodion: Ni chafwyd ymddiheuriadau na datganiadau o fuddiant. |
|
Nodyn cyfathrebu i'r staff - Kathryn Potter Cofnodion: Bydd Kathryn Potter yn drafftio nodyn o drafodaethau’r cyfarfod ar gyfer
tudalen newyddion y staff. |
|
Amcanion y cyfarfod Cofnodion: Croesawodd Claire Clancy
Keith Baldwin i'r cyfarfod, a oedd yn bresennol i roi her annibynnol ar y
datganiadau sicrwydd. Fel rhan o'i swyddogaeth fel aelod o'r Pwyllgor Archwilio
a Sicrwydd Risg, rhoddodd cyfranogiad Keith sicrwydd pellach i'r Comisiwn o ran
proses y datganiad llywodraethu ac, yn benodol o ran ansawdd datganiadau
sicrwydd Cyfarwyddwyr. Byddai'r cyfarfod yn
elfen bwysig o'r broses ar gyfer casglu’r sicrwydd yr oedd ei angen ar Claire,
fel Swyddog Cyfrifo, i lunio’r Datganiad Llywodraethu ar gyfer 2015-16. Y diben oedd sicrhau bod
Datganiadau Sicrwydd drafft y Cyfarwyddiaethau yn nodi cyflawniadau allweddol
yn erbyn nodau strategol y Comisiwn, gan ganolbwyntio ar unrhyw gyflawniadau
corfforaethol allweddol; rhoi tystiolaeth o ymwybyddiaeth o egwyddorion,
rheolau a gweithdrefnau llywodraethu, a chydymffurfiad â hwy, ynghyd ag
effeithiolrwydd y trefniadau llywodraethu; dangos rheolaeth effeithiol o
risgiau; a dangos cynnydd yn erbyn meysydd i'w gwella a amlygwyd yn Natganiad
Llywodraethu y llynedd a sut y cafodd amcanion y cynllun cyflenwi gwasanaethau
eu monitro. Cafodd copïau o'r
datganiadau gan y Cyfarwyddwyr, a oedd yn tynnu ar y datganiadau sicrwydd
unigol o bob maes Gwasanaeth, eu dosbarthu cyn y cyfarfod. Canlyniadau allweddol y cyfarfod
oedd: ·
pennu’r hyn a oedd o arwyddocâd corfforaethol o Ddatganiadau Sicrwydd
Cyfarwyddiaethau, ac y dylid tynnu sylw atynt yn y Datganiad Llywodraethu; ·
asesu hyder y Bwrdd o ran i ba raddau y mae’n llwyddo i gyflawni’r
blaenoriaethau corfforaethol; ac ·
ystyried a oedd yr offer llywodraethu sydd ar waith, fel cynlluniau
gwasanaeth a rheoli risg, yn galluogi meysydd gwasanaeth i gyflawni'r
blaenoriaethau ac ysgogi gwelliant. Mae nodyn manwl o'r drafodaeth i’w
weld yn Atodiad A. |
|
Crynodeb a'r camau nesaf ·
Y camau i gwblhau'r Datganiadau Sicrwydd ·
Eitemau o arwyddocâd
corfforaethol i’w cynnwys yn y Datganiad Llywodraethu ·
Gwelliannau i’w gwneud erbyn diwedd y flwyddyn
ariannol a thu hwnt Cofnodion: Bu’r cyfarfod yn fodd i
gyfrannu’n gadarnhaol iawn i’r broses a diolchodd Claire i bawb am y gwaith a
wnaed i baratoi ar gyfer y Datganiad Llywodraethu nesaf. Bydd nodyn o'r cyfarfod
yn cael ei ddosbarthu i'r Bwrdd Rheoli ac, ar ôl ei gwblhau, yn cael ei gynnwys
yn y Datganiad Llywodraethu. Bydd y nodyn hefyd yn amlinellu’r camau i'w cymryd
a lle mae angen mewnbwn pellach. ----------------------------------------------------------- Atodiad A Nodyn o’r drafodaeth ar Ddatganiad Llywodraethu 2015-16 1.0
Cyflwyniad Mae presenoldeb yn y
cyfarfod wedi’i nodi yn y cofnodion ffurfiol. 2.0
Ymchwilio i effeithiolrwydd elfennau o’r Fframwaith Sicrwydd Roedd y Fframwaith
Sicrwydd yn fodd strwythuredig o fapio prosesau sicrwydd y sefydliad ac fe’i
defnyddiwyd gan Benaethiaid Gwasanaeth fel aide memoire wrth baratoi eu
datganiadau unigol, a hynny er mwyn helpu i nodi unrhyw fylchau, gwendidau neu
ddyblygu yn y sicrwydd. Roedd ei nodi fel hyn hefyd yn fodd o fesur perfformiad
yn erbyn y Fframwaith. Adolygodd y Bwrdd y
Fframwaith a statws RAG elfennau o’r map
sicrwydd. Argymhellodd Keith Baldwin ei bod yn arbennig o bwysig i fod â
hyder yn y llinellau amddiffyn cyntaf. Trafododd y Bwrdd dair elfen a nodwyd yn
flaenorol ar gyfer eu cryfhau a chytunwyd: ·
fod cynlluniau gwasanaeth yn cael eu defnyddio a'u hadolygu’n effeithiol
fel dogfennau sy’n esblygu, ac y mae staff yn eu deall (newid i statws Gwyrdd); ·
bu gwelliant mawr yn y broses PMDR ar ôl dechrau rhoi pwyslais ar ymddygiadau,
ond byddai cylch arall o adolygiadau yn sicrhau bod hyn yn cael ei sefydlu
(cadw'r statws cyfredol); ac ·
roedd rhagor o waith i’w wneud o hyd ar lywodraethu rhaglenni a phrosiectau
(cadw’r statws cyfredol). Mewn ymateb i her gan
Keith ynglŷn â’r dystiolaeth ar gyfer gwneud unrhyw newidiadau i'r statws
RAG, eglurodd Claire fod y drafodaeth wedi ystyried tystiolaeth a oedd yn
seiliedig ar ddadansoddiad o'r datganiadau sicrwydd manylach ar lefel
gwasanaeth a dadansoddiad o'r ymarfer mapio sicrwydd. Cytunodd y Bwrdd hefyd
fod agweddau ar sicrwydd sydd ar waith ond heb eu nodi yn y fframwaith. Roedd
hyn yn cynnwys gwaith craffu mewnol parhaus, neu archwiliadau anffurfiol (er
enghraifft, sicrhau ansawdd mewn ymarferion PMDR) gan Benaethiaid Gwasanaeth,
gan gynnwys defnyddio’r dadansoddwyr busnes. Rhoddwyd sicrwydd pellach hefyd
gan waith y Bwrdd Taliadau, yr Ymddiriedolwyr Pensiwn, y Comisiynydd Safonau ac
ati. Hefyd, roedd cysylltiadau rhyng-seneddol a oedd yn cyfrannu at her a
sicrwydd o ran cadernid ac effeithiolrwydd trefniadau llywodraethu. Yn ychwanegol at hynny,
roedd y broses o gyflwyno adroddiad blynyddol ar gydymffurfio â’r Cynllun
Ieithoedd Swyddogol a chynaliadwyedd yn feysydd sylweddol o waith a oedd yn
rhoi sicrwydd pellach o ran atebolrwydd. Roedd y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus, y
Pwyllgor Cyllid, cwestiynau a thrafodaethau misol y Comisiwn yn sicrhau bod y
sefydliad yn gwneud gwaith craffu da. Camau i’w cymryd: Gareth Watts/Kathryn Hughes
i ymchwilio i ychwanegu adroddiadau blynyddol a gwaith craffu
Pwyllgorau/Aelodau a diweddaru’r fframwaith fel sy’n briodol. Newid y diagram i
gynnwys archwiliadau gwasanaeth yn y llinell amddiffyniad gyntaf a'r Bwrdd
Taliadau ac ati yn y drydedd linell o amddiffyniad fel y trafodwyd. Y Bwrdd Rheoli i
ystyried pa gamau y gellir eu cymryd i symud yr elfennau i statws gwyrdd. 3.0
Trafod Datganiadau Sicrwydd drafft y Cyfarwyddiaethau Eleni, roedd y Bwrdd yn craffu
ar y Datganiadau Sicrwydd a baratowyd gan y Cyfarwyddwyr, ar ôl ystyried y
datganiadau gan eu Penaethiaid Gwasanaeth perthnasol. Amlinellodd y
Cyfarwyddwyr y pwyntiau allweddol o'u datganiadau. Datganiad Sicrwydd
Cyfarwyddiaeth Gwasanaethau’r Comisiwn Tynnodd Craig Stephenson
sylw at gryfderau yn y meysydd canlynol: ·
gweithio gyda gwasanaethau eraill i baratoi ar gyfer y Cynulliad nesaf; ·
canlyniadau’r adolygiad o Gofnod y Trafodion yn cael ei yrru gan
safbwyntiau cwsmeriaid; ·
arloesi'r rhwydwaith rhyng-seneddol i lywio'r adolygiad o'r rhaglen
Datblygiad Proffesiynol Parhaus; ·
adolygiad o’r ddarpariaeth dysgu Cymraeg; ·
cydnabyddiaeth allanol barhaus, gan ddangos modelu arfer da; ·
hyrwyddo gwaith y Gyfarwyddiaeth yn fwy, yn arbennig y Gwasanaeth Cyfieithu
a Chofnodi (technoleg iaith); ·
yn fewnol, mwy o ymgysylltu â thimau ar gynllunio capasiti; a ·
chodi ymwybyddiaeth o lywodraethu gwybodaeth. Roedd meysydd i'w gwella
ymhellach yn cynnwys sefydlu ac adfywio’r ddealltwriaeth o reolau llywodraethu
gwybodaeth gyda thimau a sefydlu cynlluniau iaith. Roedd amlder a dyfnder
adolygiadau risg yn TRS wedi cynyddu oherwydd faint o newid a welwyd yn y maes
hwnnw. Ar y cyfan, nid oedd gan Craig unrhyw bryderon mawr o fewn ei
Gyfarwyddiaeth. Rhoddodd Keith Baldwin ei
sylwadau ar y datganiad sicrwydd, gan gydnabod y cyflawniadau allweddol o ran y
nodau strategol. Argymhellwyd egluro sut yr oedd strwythurau yn ychwanegu at
sicrwydd ac ychwanegu enghreifftiau penodol pellach o gydymffurfio a
llywodraethu da yn y flwyddyn ariannol. Cyfarwyddiaeth
Adnoddau'r Cynulliad Roedd y Gyfarwyddiaeth
Adnoddau yn gymharol newydd, ond teimlai Dave Tosh fod lefel dda o
gydymffurfiaeth i’w gweld. Tynnodd sylw at welliannau a meysydd ar gyfer gwaith
pellach fel a ganlyn: ·
roedd yr adran Adnoddau Dynol wedi symud i wasanaeth mwy rhagweithiol ac
roedd penodiad Rheolwyr Cyfrif Adnoddau Dynol yn gweithio'n dda; ·
roedd rheoli risg yn dod yn fwy ffurfiol, yn enwedig risg corfforaethol
gydag, er enghraifft, trafodaethau adeiladol 'dwfn' ym mhwyllgorau Archwilio a
Sicrwydd Risg Comisiwn y Cynulliad ar risgiau penodol, gan gynnwys cynllunio
capasiti; ·
gwell dealltwriaeth o anghenion adnoddau a mwy o hyblygrwydd drwy gynllunio
capasiti yn effeithiol; ·
roedd angen ysgogiad pellach o ran Parhad Busnes, gyda hyfforddiant ar
gyfer cydlynwyr ac ailadrodd ymarfer rheoli digwyddiadau, gan cynnwys Aelodau’r
Cynulliad, o bosibl, yn gynnar yn y Pumed Cynulliad; ·
ystyried heriau llywodraethu a sicrwydd sy’n codi yn sgil newid Llywydd,
Comisiynwyr a Phrif Weithredwr; ·
mwy o bwyslais ar effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd yn cael ei lywio gan
yr Adolygiad Effeithlonrwydd Busnes; a ·
gwaith ar ddatblygu cyfres newydd o fesurau perfformiad corfforaethol. Dywedodd Keith Baldwin
fod y datganiad yn glir a’i fod yn mynd i'r afael â phynciau’n dda. Roedd hefyd
yn amlinellu’n glir yr hyn yr oedd angen ei wneud yn 2016-17, gan gynnwys
pwyslais ar Barhad Busnes ac, mewn perthynas â’r statws RAG ambr ar y
Fframwaith Sicrwydd, pwyslais ar reoli prosiectau. Mewn ymateb, disgrifiodd
Dave sut yr oedd dysgu o'r dull rheoli prosiectau a rhaglenni yn cael ei
gymhwyso i lansio’r rhaglen Fy Senedd. Hefyd, argymhellodd y
Bwrdd y dylai’r datganiad gynnwys y gwaith cadw’n ddiogel a wnaed gan yr uned
Ddiogelwch. Gwasanaethau Ariannol Amlinellodd Nicola
Callow y cynnydd o ran cyflawniadau, y pryderon a’r meysydd ar gyfer gwelliant
parhaus, fel a ganlyn: ·
roedd y rheolaethau sylfaenol a oedd ar waith yn gweithio'n dda, gyda'r
gwasanaeth bellach wedi’i staffio'n llawn; ·
roedd adroddiadau ariannol yn cael eu cynhyrchu’n gyflymach, gyda gwell
gwybodaeth ariannol i hwyluso penderfyniadau’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau a
gwell sesiynau briffio ar gyfer y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus, y Pwyllgor
Cyllid ac ar bensiynau; ·
roedd cyfrifon interim ar gyfer y flwyddyn wedi eu cynhyrchu’n llwyddiannus
ac roedd y pryderon ynglŷn â phroses y cyfrifon terfynol a'r newid
Archwilydd yn cael sylw; ·
roedd parhad busnes, asedau gwybodaeth a chynlluniau iaith wedi’u sefydlu
ond roedd angen eu sefydlu ymhellach; ·
gwelliannau amlwg o ran cynllunio capasiti, wrth
gydnabod yr angen i alinio hyn gydag amseriadau o ran cynllunio’r gyllideb; a ·
gwybodaeth am bensiynau a sicrwydd i'w datblygu ymhellach, fel gyda’r
gwaith a wnaed ar reolaethau ariannol allweddol a systemau cyllid er mwyn
sicrhau eu bod mor llyfn, effeithiol ac effeithlon â phosibl. Cydnabu Keith Baldwin y
dystiolaeth dda o sicrwydd a roddwyd. Fodd bynnag, argymhellodd: ailedrych ar
strwythur y datganiad; egluro’r cynnydd yn erbyn y meysydd a nodwyd ar gyfer
cryfhau yn Natganiad Llywodraethu'r llynedd; miniogi enghreifftiau ar y nodau
strategol; ac amlinellu dulliau rheoli'r risgiau gwasanaeth allweddol. Cyfarwyddiaeth Busnes y
Cynulliad Tynnodd Adrian Crompton
sylw at y cryfderau a’r gwelliannau yn y Gyfarwyddiaeth, ynghyd â meysydd i’w
datblygu, fel a ganlyn: ·
roedd tîm Trawsnewid Strategol cryfach, gan gynnwys recriwtio staff
llwyddiannus sydd â sgiliau a phrofiad rheoli prosiectau; ·
trin materion yn ymwneud â newid cyfansoddiadol yn ardderchog ynghyd â'r
gwaith sylweddol gyda’r Bwrdd Taliadau; ·
integreiddio arweinyddiaeth yn well yn y Gyfarwyddiaeth, gan ddilyn model
timau integredig, a chydnabod bod rhagor o waith i'w wneud ar integreiddio ar
draws y sefydliad; ·
roedd gwaith datblygu’n cynnwys sicrhau bod digon o amser yn cael ei
neilltuo i ystyried materion a gyflwynwyd i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau;
gwneud y mwyaf o werth archwilio mewnol; gwella mesurau perfformiad; a'r
heriau’n ymwneud â lefel y newid yn ystod y flwyddyn sydd i ddod. Cyfeiriodd Adrian hefyd
at reolaeth effeithiol risgiau corfforaethol yn ymwneud â newid gwleidyddol a
chyfansoddiadol, a phenderfyniadau'r Bwrdd Taliadau, fel y dangoswyd yn ei
ddatganiad ac yn y pwyntiau uchod. Cyfeiriodd hefyd at y gwerth ychwanegol gan
archwilio mewnol o ran rhoi sicrwydd ar brosesau a systemau allweddol. Nododd Keith Baldwin y
stori dda o ran cyflawniadau allweddol ac ymwybyddiaeth o lywodraethu, sydd i’w
chynnwys yn y Datganiad Llywodraethu terfynol. Cytunwyd y gellid cyfeirio’n fwy
penodol at gyflawni yn erbyn y nodau strategol, rheoli risgiau ac
effeithiolrwydd trefniadau llywodraethu. Cyfarwyddiaeth y
Gwasanaethau Cyfreithiol Esboniodd Elisabeth
Jones fod y Gwasanaethau Cyfreithiol yn llai o ran maint ac yn llai cymhleth na
Chyfarwyddiaethau eraill a bod ei chyflawniadau, sy’n canolbwyntio ar ddarparu
cymorth seneddol o'r radd flaenaf, yn cael eu rhannu gyda meysydd gwasanaeth
eraill. Disgrifiodd sut y mae hi'n rhoi sicrwydd uniongyrchol i Claire ar sail
barhaus drwy drafodaethau rheolaidd. Amlinellodd Elisabeth
hefyd y gwelliannau fel sefydlu’r broses PMDR, sy’n fwy ailadroddus yn hytrach
na bod yn newid sylweddol. Roedd y meysydd i'w datblygu ymhellach yn cynnwys
datblygu’r rhaglen hyfforddi, codi proffil y gwasanaeth gydag Aelodau ac
adolygu'r strwythur i sicrhau bod gwasanaethau integredig yn cael eu darparu. Argymhellodd Keith
Baldwin y dylid mynd i’r afael yn benodol ag effeithiolrwydd egwyddorion
llywodraethu yn y datganiad. Awgrymodd hefyd y gellid gwella strwythur y
datganiad trwy ddilyn y pedwar maes a nodwyd yn y canllawiau. Sylwadau cyffredinol Gwahoddwyd Keith Baldwin
i fyfyrio ar y datganiadau a’r broses sicrwydd. Teimlai fod datganiadau’r
Cyfarwyddiaethau wedi gweithio'n llawer gwell na’r lefel gwasanaeth o ran dod
â'r wybodaeth ynghyd ar gyfer y Datganiad Llywodraethu. Roedd tystiolaeth gref
o gyflawniadau a llywodraethu da, gyda phwyslais ar reolaethau mewnol, a oedd
yn berthnasol i’w cynnwys yn y Datganiad Llywodraethu terfynol. Bu’r dadansoddiad
a ddarparwyd hefyd yn ddefnyddiol iawn. Awgrymodd mai dyma’r meysydd i'w
hystyried: ·
dylai datganiadau ddilyn strwythur cyson i'w gwneud yn haws i sicrhau bod
pob maes yn cael ei gynnwys; ·
ystyried y cyflawniadau yng ngoleuni'r rhai sy'n briodol ar gyfer y Datganiad
Llywodraethu; ·
darlunio yn well, gydag enghreifftiau, i ddangos y rhesymau dros fod yn
fodlon â sicrwydd; ·
dangos yn uniongyrchol y cynnydd yn erbyn y meysydd a nodwyd i'w gwella yn
Natganiad Llywodraethu 2015-16; ·
mynd i'r afael ag eglurder effeithiolrwydd yn erbyn egwyddorion
llywodraethu yn ogystal ag ymwybyddiaeth; a ·
chyfeirio mwy at y Fframwaith Sicrwydd. 4.0
Y camau nesaf Camau i gwblhau’r
Datganiadau Sicrwydd Byddai pob Cyfarwyddwr yn cwblhau ei ddatganiadau, gan ychwanegu neu
ailddrafftio yn ôl yr angen, gan gynnwys digon o enghreifftiau a sicrhau eu bod
yn seiliedig ar dystiolaeth iawn. Byddai Claire Clancy,
ynghyd â'r tîm Llywodraethu, wedyn yn adolygu'r datganiadau i benderfynu beth
ddylai gael ei gynnwys yn y Datganiad Llywodraethu, gan dynnu sylw at feysydd a
bwysleisiwyd yng nghyflwyniadau'r Cyfarwyddwyr. Dylai'r Datganiad
Llywodraethu gyflwyno darlun cytbwys llawn o gynnydd yn y meysydd i’w cryfhau a
nodwyd yn natganiad 2015-16, gan gynnwys parhad busnes a rheoli prosiectau a
rhaglenni. Dylid defnyddio'r rhestr yn y dadansoddiad (paragraff 4) fel man
cychwyn ar gyfer cyflawniadau o arwyddocâd corfforaethol. Dylai hefyd gynnwys
mwy o bwyslais mewnol ar gyflawniadau, fel cynllunio capasiti, effeithiolrwydd
archwilio mewnol, y Fframwaith Sicrwydd a llywodraethu gwybodaeth; ac ati Bydd angen cwblhau’r
Datganiad Llywodraethu erbyn mis Gorffennaf. Bydd Kathryn Hughes yn anfon
cadarnhad at y Bwrdd o’r hyn yr oedd angen ei wneud ynghyd â therfynau amser. 5.0
Crynhoi Byddai Dave Tosh edrych
ar y strwythur a’r canllawiau ar gyfer datganiadau sicrwydd lefel
Cyfarwyddiaeth y flwyddyn ddilynol, gan gadw rhywfaint o hyblygrwydd i hwyluso
effeithlonrwydd wrth baratoi. Yn olaf, rhoddwyd diolch i Kathryn Hughes a Gareth Watts am eu gwaith wrth
baratoi ar gyfer y cyfarfod, i Keith Baldwin am ei gyfraniad i'r broses o herio
ac i aelodau'r Bwrdd am eu cyfraniad i’r broses o gasglu tystiolaeth. |