Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Liz Jardine 

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant

Cofnodion:

Ni chafwyd ymddiheuriadau na datganiadau o fuddiant.

2.

Nodyn cyfathrebu i'r staff - Kathryn Potter

Cofnodion:

Bydd Kathryn Potter yn drafftio nodyn o drafodaethau’r cyfarfod ar gyfer tudalen newyddion y staff.

3.

Amcanion y cyfarfod

Cofnodion:

Croesawodd Claire Clancy Keith Baldwin i'r cyfarfod, a oedd yn bresennol i roi her annibynnol ar y datganiadau sicrwydd. Fel rhan o'i swyddogaeth fel aelod o'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg, rhoddodd cyfranogiad Keith sicrwydd pellach i'r Comisiwn o ran proses y datganiad llywodraethu ac, yn benodol o ran ansawdd datganiadau sicrwydd Cyfarwyddwyr.

Byddai'r cyfarfod yn elfen bwysig o'r broses ar gyfer casglu’r sicrwydd yr oedd ei angen ar Claire, fel Swyddog Cyfrifo, i lunio’r Datganiad Llywodraethu ar gyfer 2015-16.

Y diben oedd sicrhau bod Datganiadau Sicrwydd drafft y Cyfarwyddiaethau yn nodi cyflawniadau allweddol yn erbyn nodau strategol y Comisiwn, gan ganolbwyntio ar unrhyw gyflawniadau corfforaethol allweddol; rhoi tystiolaeth o ymwybyddiaeth o egwyddorion, rheolau a gweithdrefnau llywodraethu, a chydymffurfiad â hwy, ynghyd ag effeithiolrwydd y trefniadau llywodraethu; dangos rheolaeth effeithiol o risgiau; a dangos cynnydd yn erbyn meysydd i'w gwella a amlygwyd yn Natganiad Llywodraethu y llynedd a sut y cafodd amcanion y cynllun cyflenwi gwasanaethau eu monitro.

Cafodd copïau o'r datganiadau gan y Cyfarwyddwyr, a oedd yn tynnu ar y datganiadau sicrwydd unigol o bob maes Gwasanaeth, eu dosbarthu cyn y cyfarfod.

Canlyniadau allweddol y cyfarfod oedd:

·                pennu’r hyn a oedd o arwyddocâd corfforaethol o Ddatganiadau Sicrwydd Cyfarwyddiaethau, ac y dylid tynnu sylw atynt yn y Datganiad Llywodraethu;

·                asesu hyder y Bwrdd o ran i ba raddau y mae’n llwyddo i gyflawni’r blaenoriaethau corfforaethol; ac

·                ystyried a oedd yr offer llywodraethu sydd ar waith, fel cynlluniau gwasanaeth a rheoli risg, yn galluogi meysydd gwasanaeth i gyflawni'r blaenoriaethau ac ysgogi gwelliant.

 

Mae nodyn manwl o'r drafodaeth i’w weld yn Atodiad A.

5.

Crynodeb a'r camau nesaf

·         Y camau i gwblhau'r Datganiadau Sicrwydd

·         Eitemau o arwyddocâd corfforaethol i’w cynnwys yn y Datganiad Llywodraethu

·         Gwelliannau i’w gwneud erbyn diwedd y flwyddyn ariannol a thu hwnt

 

Cofnodion:

Bu’r cyfarfod yn fodd i gyfrannu’n gadarnhaol iawn i’r broses a diolchodd Claire i bawb am y gwaith a wnaed i baratoi ar gyfer y Datganiad Llywodraethu nesaf.

Bydd nodyn o'r cyfarfod yn cael ei ddosbarthu i'r Bwrdd Rheoli ac, ar ôl ei gwblhau, yn cael ei gynnwys yn y Datganiad Llywodraethu. Bydd y nodyn hefyd yn amlinellu’r camau i'w cymryd a lle mae angen mewnbwn pellach.

 

-----------------------------------------------------------

Atodiad A

Nodyn o’r drafodaeth ar Ddatganiad Llywodraethu 2015-16

1.0     Cyflwyniad

Mae presenoldeb yn y cyfarfod wedi’i nodi yn y cofnodion ffurfiol.

2.0     Ymchwilio i effeithiolrwydd elfennau o’r Fframwaith Sicrwydd

Roedd y Fframwaith Sicrwydd yn fodd strwythuredig o fapio prosesau sicrwydd y sefydliad ac fe’i defnyddiwyd gan Benaethiaid Gwasanaeth fel aide memoire wrth baratoi eu datganiadau unigol, a hynny er mwyn helpu i nodi unrhyw fylchau, gwendidau neu ddyblygu yn y sicrwydd. Roedd ei nodi fel hyn hefyd yn fodd o fesur perfformiad yn erbyn y Fframwaith.

Adolygodd y Bwrdd y Fframwaith a statws RAG elfennau o’r map  sicrwydd. Argymhellodd Keith Baldwin ei bod yn arbennig o bwysig i fod â hyder yn y llinellau amddiffyn cyntaf. Trafododd y Bwrdd dair elfen a nodwyd yn flaenorol ar gyfer eu cryfhau a chytunwyd:

·           fod cynlluniau gwasanaeth yn cael eu defnyddio a'u hadolygu’n effeithiol fel dogfennau sy’n esblygu, ac y mae staff yn eu deall (newid i statws Gwyrdd);

·           bu gwelliant mawr yn y broses PMDR ar ôl dechrau rhoi pwyslais ar ymddygiadau, ond byddai cylch arall o adolygiadau yn sicrhau bod hyn yn cael ei sefydlu (cadw'r statws cyfredol); ac

·           roedd rhagor o waith i’w wneud o hyd ar lywodraethu rhaglenni a phrosiectau (cadw’r statws cyfredol).

Mewn ymateb i her gan Keith ynglŷn â’r dystiolaeth ar gyfer gwneud unrhyw newidiadau i'r statws RAG, eglurodd Claire fod y drafodaeth wedi ystyried tystiolaeth a oedd yn seiliedig ar ddadansoddiad o'r datganiadau sicrwydd manylach ar lefel gwasanaeth a dadansoddiad o'r ymarfer mapio sicrwydd.

Cytunodd y Bwrdd hefyd fod agweddau ar sicrwydd sydd ar waith ond heb eu nodi yn y fframwaith. Roedd hyn yn cynnwys gwaith craffu mewnol parhaus, neu archwiliadau anffurfiol (er enghraifft, sicrhau ansawdd mewn ymarferion PMDR) gan Benaethiaid Gwasanaeth, gan gynnwys defnyddio’r dadansoddwyr busnes. Rhoddwyd sicrwydd pellach hefyd gan waith y Bwrdd Taliadau, yr Ymddiriedolwyr Pensiwn, y Comisiynydd Safonau ac ati. Hefyd, roedd cysylltiadau rhyng-seneddol a oedd yn cyfrannu at her a sicrwydd o ran cadernid ac effeithiolrwydd trefniadau llywodraethu.

Yn ychwanegol at hynny, roedd y broses o gyflwyno adroddiad blynyddol ar gydymffurfio â’r Cynllun Ieithoedd Swyddogol a chynaliadwyedd yn feysydd sylweddol o waith a oedd yn rhoi sicrwydd pellach o ran atebolrwydd. Roedd y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus, y Pwyllgor Cyllid, cwestiynau a thrafodaethau misol y Comisiwn yn sicrhau bod y sefydliad yn gwneud gwaith craffu da.

Camau i’w cymryd:

Gareth Watts/Kathryn Hughes i ymchwilio i ychwanegu adroddiadau blynyddol a gwaith craffu Pwyllgorau/Aelodau a diweddaru’r fframwaith fel sy’n briodol. Newid y diagram i gynnwys archwiliadau gwasanaeth yn y llinell amddiffyniad gyntaf a'r Bwrdd Taliadau ac ati yn y drydedd linell o amddiffyniad fel y trafodwyd.

Y Bwrdd Rheoli i ystyried pa gamau y gellir eu cymryd i symud yr elfennau i statws gwyrdd.

3.0     Trafod Datganiadau Sicrwydd drafft y Cyfarwyddiaethau

Eleni, roedd y Bwrdd yn craffu ar y Datganiadau Sicrwydd a baratowyd gan y Cyfarwyddwyr, ar ôl ystyried y datganiadau gan eu Penaethiaid Gwasanaeth perthnasol. 

Amlinellodd y Cyfarwyddwyr y pwyntiau allweddol o'u datganiadau.

Datganiad Sicrwydd Cyfarwyddiaeth Gwasanaethau’r Comisiwn

Tynnodd Craig Stephenson sylw at gryfderau yn y meysydd canlynol:

·           gweithio gyda gwasanaethau eraill i baratoi ar gyfer y Cynulliad nesaf;

·           canlyniadau’r adolygiad o Gofnod y Trafodion yn cael ei yrru gan safbwyntiau cwsmeriaid;

·           arloesi'r rhwydwaith rhyng-seneddol i lywio'r adolygiad o'r rhaglen Datblygiad Proffesiynol Parhaus;

·           adolygiad o’r ddarpariaeth dysgu Cymraeg;

·           cydnabyddiaeth allanol barhaus, gan ddangos modelu arfer da;

·           hyrwyddo gwaith y Gyfarwyddiaeth yn fwy, yn arbennig y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi (technoleg iaith);

·           yn fewnol, mwy o ymgysylltu â thimau ar gynllunio capasiti; a

·           chodi ymwybyddiaeth o lywodraethu gwybodaeth.

Roedd meysydd i'w gwella ymhellach yn cynnwys sefydlu ac adfywio’r ddealltwriaeth o reolau llywodraethu gwybodaeth gyda thimau a sefydlu cynlluniau iaith. Roedd amlder a dyfnder adolygiadau risg yn TRS wedi cynyddu oherwydd faint o newid a welwyd yn y maes hwnnw. Ar y cyfan, nid oedd gan Craig unrhyw bryderon mawr o fewn ei Gyfarwyddiaeth.

Rhoddodd Keith Baldwin ei sylwadau ar y datganiad sicrwydd, gan gydnabod y cyflawniadau allweddol o ran y nodau strategol. Argymhellwyd egluro sut yr oedd strwythurau yn ychwanegu at sicrwydd ac ychwanegu enghreifftiau penodol pellach o gydymffurfio a llywodraethu da yn y flwyddyn ariannol.

Cyfarwyddiaeth Adnoddau'r Cynulliad

Roedd y Gyfarwyddiaeth Adnoddau yn gymharol newydd, ond teimlai Dave Tosh fod lefel dda o gydymffurfiaeth i’w gweld. Tynnodd sylw at welliannau a meysydd ar gyfer gwaith pellach fel a ganlyn:

·           roedd yr adran Adnoddau Dynol wedi symud i wasanaeth mwy rhagweithiol ac roedd penodiad Rheolwyr Cyfrif Adnoddau Dynol yn gweithio'n dda;

·           roedd rheoli risg yn dod yn fwy ffurfiol, yn enwedig risg corfforaethol gydag, er enghraifft, trafodaethau adeiladol 'dwfn' ym mhwyllgorau Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Cynulliad ar risgiau penodol, gan gynnwys cynllunio capasiti;

·           gwell dealltwriaeth o anghenion adnoddau a mwy o hyblygrwydd drwy gynllunio capasiti yn effeithiol;

·           roedd angen ysgogiad pellach o ran Parhad Busnes, gyda hyfforddiant ar gyfer cydlynwyr ac ailadrodd ymarfer rheoli digwyddiadau, gan cynnwys Aelodau’r Cynulliad, o bosibl, yn gynnar yn y Pumed Cynulliad;

·           ystyried heriau llywodraethu a sicrwydd sy’n codi yn sgil newid Llywydd, Comisiynwyr a Phrif Weithredwr;

·           mwy o bwyslais ar effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd yn cael ei lywio gan yr Adolygiad Effeithlonrwydd Busnes; a

·           gwaith ar ddatblygu cyfres newydd o fesurau perfformiad corfforaethol.

Dywedodd Keith Baldwin fod y datganiad yn glir a’i fod yn mynd i'r afael â phynciau’n dda. Roedd hefyd yn amlinellu’n glir yr hyn yr oedd angen ei wneud yn 2016-17, gan gynnwys pwyslais ar Barhad Busnes ac, mewn perthynas â’r statws RAG ambr ar y Fframwaith Sicrwydd, pwyslais ar reoli prosiectau. Mewn ymateb, disgrifiodd Dave sut yr oedd dysgu o'r dull rheoli prosiectau a rhaglenni yn cael ei gymhwyso i lansio’r rhaglen Fy Senedd.

Hefyd, argymhellodd y Bwrdd y dylai’r datganiad gynnwys y gwaith cadw’n ddiogel a wnaed gan yr uned Ddiogelwch.

Gwasanaethau Ariannol

Amlinellodd Nicola Callow y cynnydd o ran cyflawniadau, y pryderon a’r meysydd ar gyfer gwelliant parhaus, fel a ganlyn:

·           roedd y rheolaethau sylfaenol a oedd ar waith yn gweithio'n dda, gyda'r gwasanaeth bellach wedi’i staffio'n llawn;

·           roedd adroddiadau ariannol yn cael eu cynhyrchu’n gyflymach, gyda gwell gwybodaeth ariannol i hwyluso penderfyniadau’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau a gwell sesiynau briffio ar gyfer y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus, y Pwyllgor Cyllid ac ar bensiynau;

·           roedd cyfrifon interim ar gyfer y flwyddyn wedi eu cynhyrchu’n llwyddiannus ac roedd y pryderon ynglŷn â phroses y cyfrifon terfynol a'r newid Archwilydd yn cael sylw;

·           roedd parhad busnes, asedau gwybodaeth a chynlluniau iaith wedi’u sefydlu ond roedd angen eu sefydlu ymhellach;

·           gwelliannau amlwg o ran cynllunio capasiti, wrth gydnabod yr angen i alinio hyn gydag amseriadau o ran cynllunio’r gyllideb; a

·           gwybodaeth am bensiynau a sicrwydd i'w datblygu ymhellach, fel gyda’r gwaith a wnaed ar reolaethau ariannol allweddol a systemau cyllid er mwyn sicrhau eu bod mor llyfn, effeithiol ac effeithlon â phosibl.

Cydnabu Keith Baldwin y dystiolaeth dda o sicrwydd a roddwyd. Fodd bynnag, argymhellodd: ailedrych ar strwythur y datganiad; egluro’r cynnydd yn erbyn y meysydd a nodwyd ar gyfer cryfhau yn Natganiad Llywodraethu'r llynedd; miniogi enghreifftiau ar y nodau strategol; ac amlinellu dulliau rheoli'r risgiau gwasanaeth allweddol.

Cyfarwyddiaeth Busnes y Cynulliad

Tynnodd Adrian Crompton sylw at y cryfderau a’r gwelliannau yn y Gyfarwyddiaeth, ynghyd â meysydd i’w datblygu, fel a ganlyn:

·           roedd tîm Trawsnewid Strategol cryfach, gan gynnwys recriwtio staff llwyddiannus sydd â sgiliau a phrofiad rheoli prosiectau;

·           trin materion yn ymwneud â newid cyfansoddiadol yn ardderchog ynghyd â'r gwaith sylweddol gyda’r Bwrdd Taliadau;

·           integreiddio arweinyddiaeth yn well yn y Gyfarwyddiaeth, gan ddilyn model timau integredig, a chydnabod bod rhagor o waith i'w wneud ar integreiddio ar draws y sefydliad;

·           roedd gwaith datblygu’n cynnwys sicrhau bod digon o amser yn cael ei neilltuo i ystyried materion a gyflwynwyd i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau; gwneud y mwyaf o werth archwilio mewnol; gwella mesurau perfformiad; a'r heriau’n ymwneud â lefel y newid yn ystod y flwyddyn sydd i ddod.

Cyfeiriodd Adrian hefyd at reolaeth effeithiol risgiau corfforaethol yn ymwneud â newid gwleidyddol a chyfansoddiadol, a phenderfyniadau'r Bwrdd Taliadau, fel y dangoswyd yn ei ddatganiad ac yn y pwyntiau uchod. Cyfeiriodd hefyd at y gwerth ychwanegol gan archwilio mewnol o ran rhoi sicrwydd ar brosesau a systemau allweddol.

Nododd Keith Baldwin y stori dda o ran cyflawniadau allweddol ac ymwybyddiaeth o lywodraethu, sydd i’w chynnwys yn y Datganiad Llywodraethu terfynol. Cytunwyd y gellid cyfeirio’n fwy penodol at gyflawni yn erbyn y nodau strategol, rheoli risgiau ac effeithiolrwydd trefniadau llywodraethu.

Cyfarwyddiaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol

Esboniodd Elisabeth Jones fod y Gwasanaethau Cyfreithiol yn llai o ran maint ac yn llai cymhleth na Chyfarwyddiaethau eraill a bod ei chyflawniadau, sy’n canolbwyntio ar ddarparu cymorth seneddol o'r radd flaenaf, yn cael eu rhannu gyda meysydd gwasanaeth eraill. Disgrifiodd sut y mae hi'n rhoi sicrwydd uniongyrchol i Claire ar sail barhaus drwy drafodaethau rheolaidd.

Amlinellodd Elisabeth hefyd y gwelliannau fel sefydlu’r broses PMDR, sy’n fwy ailadroddus yn hytrach na bod yn newid sylweddol. Roedd y meysydd i'w datblygu ymhellach yn cynnwys datblygu’r rhaglen hyfforddi, codi proffil y gwasanaeth gydag Aelodau ac adolygu'r strwythur i sicrhau bod gwasanaethau integredig yn cael eu darparu.

Argymhellodd Keith Baldwin y dylid mynd i’r afael yn benodol ag effeithiolrwydd egwyddorion llywodraethu yn y datganiad. Awgrymodd hefyd y gellid gwella strwythur y datganiad trwy ddilyn y pedwar maes a nodwyd yn y canllawiau.

Sylwadau cyffredinol

Gwahoddwyd Keith Baldwin i fyfyrio ar y datganiadau a’r broses sicrwydd. Teimlai fod datganiadau’r Cyfarwyddiaethau wedi gweithio'n llawer gwell na’r lefel gwasanaeth o ran dod â'r wybodaeth ynghyd ar gyfer y Datganiad Llywodraethu. Roedd tystiolaeth gref o gyflawniadau a llywodraethu da, gyda phwyslais ar reolaethau mewnol, a oedd yn berthnasol i’w cynnwys yn y Datganiad Llywodraethu terfynol. Bu’r dadansoddiad a ddarparwyd hefyd yn ddefnyddiol iawn. Awgrymodd mai dyma’r meysydd i'w hystyried:

·           dylai datganiadau ddilyn strwythur cyson i'w gwneud yn haws i sicrhau bod pob maes yn cael ei gynnwys;

·           ystyried y cyflawniadau yng ngoleuni'r rhai sy'n briodol ar gyfer y Datganiad Llywodraethu;

·           darlunio yn well, gydag enghreifftiau, i ddangos y rhesymau dros fod yn fodlon â sicrwydd;

·           dangos yn uniongyrchol y cynnydd yn erbyn y meysydd a nodwyd i'w gwella yn Natganiad Llywodraethu 2015-16;

·           mynd i'r afael ag eglurder effeithiolrwydd yn erbyn egwyddorion llywodraethu yn ogystal ag ymwybyddiaeth; a

·           chyfeirio mwy at y Fframwaith Sicrwydd.

4.0     Y camau nesaf

Camau i gwblhau’r Datganiadau Sicrwydd

Byddai pob Cyfarwyddwr yn cwblhau ei ddatganiadau, gan ychwanegu neu ailddrafftio yn ôl yr angen, gan gynnwys digon o enghreifftiau a sicrhau eu bod yn seiliedig ar dystiolaeth iawn.

Byddai Claire Clancy, ynghyd â'r tîm Llywodraethu, wedyn yn adolygu'r datganiadau i benderfynu beth ddylai gael ei gynnwys yn y Datganiad Llywodraethu, gan dynnu sylw at feysydd a bwysleisiwyd yng nghyflwyniadau'r Cyfarwyddwyr.

Dylai'r Datganiad Llywodraethu gyflwyno darlun cytbwys llawn o gynnydd yn y meysydd i’w cryfhau a nodwyd yn natganiad 2015-16, gan gynnwys parhad busnes a rheoli prosiectau a rhaglenni. Dylid defnyddio'r rhestr yn y dadansoddiad (paragraff 4) fel man cychwyn ar gyfer cyflawniadau o arwyddocâd corfforaethol. Dylai hefyd gynnwys mwy o bwyslais mewnol ar gyflawniadau, fel cynllunio capasiti, effeithiolrwydd archwilio mewnol, y Fframwaith Sicrwydd a llywodraethu gwybodaeth; ac ati

Bydd angen cwblhau’r Datganiad Llywodraethu erbyn mis Gorffennaf. Bydd Kathryn Hughes yn anfon cadarnhad at y Bwrdd o’r hyn yr oedd angen ei wneud ynghyd â therfynau amser.

5.0     Crynhoi

Byddai Dave Tosh edrych ar y strwythur a’r canllawiau ar gyfer datganiadau sicrwydd lefel Cyfarwyddiaeth y flwyddyn ddilynol, gan gadw rhywfaint o hyblygrwydd i hwyluso effeithlonrwydd wrth baratoi.

Yn olaf, rhoddwyd diolch i Kathryn Hughes a Gareth Watts am eu gwaith wrth baratoi ar gyfer y cyfarfod, i Keith Baldwin am ei gyfraniad i'r broses o herio ac i aelodau'r Bwrdd am eu cyfraniad i’r broses o gasglu tystiolaeth.