Agenda a Chofnodion

Cafwyd ymddiheuriadau gan Mair Parry-Jones (Pennaeth y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi) a Gareth Watts (Pennaeth Dros Dro Llywodraethu ac Archwilio) ar gyfer y cyfarfod a gynhaliwyd ar 30 Tachwedd. Ni chafwyd unrhyw ymddiheuriadau ar gyfer y cyfarfod a gynhaliwyd ar 7 Rhagfyr.

Ni chafwyd datganiadau o fuddiant.

Bydd Elisabeth Jones yn drafftio nodyn ar drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar gyfer tudalen newyddion y staff.

Cytunwyd fod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 2 Tachwedd yn gofnod cywir.

Cafodd cyfarfodydd y Bwrdd Rheoli eu neilltuo i gynllunio'r gweithlu, fel rhan o'r cylch cynllunio capasiti ac adnoddau blynyddol. Y diben oedd trafod sut yr oedd pob maes Gwasanaeth yn cynllunio i fynd i’r afael â materion yn ymwneud â chapasiti ac adnoddau rhwng nawr a diwedd y Pedwerydd Cynulliad a chan edrych ymlaen tuag at 2016. Roeddent hefyd am nodi pa adnoddau ychwanegol neu wahanol yr oedd eu hangen i gyflenwi cynlluniau gwasanaeth a chyflawni amcanion y sefydliad yn ei gyfanrwydd.

Data am y gweithlu

Amlinellodd Lowri Williams bwyntiau allweddol o'r data am y gweithlu a ddarparwyd i lywio’r trafodaethau ar gynllunio capasiti. Er bod nifer y swyddi yn y sefydliad wedi cynyddu i ddiwallu gofynion, yn unol â thrafodaethau cynllunio y flwyddyn flaenorol, roedd nifer y staff wedi aros yn gymharol gyson. Roedd y data yn dangos bod mwy o swyddi wedi cael eu hysbysebu, ond bod heriau’n ymwneud â throsiant staff, trosi ac ôl-lenwi rhwng rolau o fewn y sefydliad. Roedd yr adran Adnoddau Dynol wedi dechrau mynd i'r afael â'r heriau hyn drwy adolygu polisïau staff ac arferion.

Ymchwiliodd y Bwrdd hefyd i faterion yn ymwneud â lefelau absenoldeb, a oedd yn ffafriol o gymharu â sefydliadau’r sector cyhoeddus yn ehangach, ond roedd absenoldeb tymor hir yn achos pryder.

Trafododd y Bwrdd sut yr oedd staff yn gwneud defnydd o absenoldeb hyblyg a gwerthu gwyliau, a gofynnwyd i’r adran Adnoddau Dynol ddarparu'r dadansoddiad pellach canlynol i helpu i benderfynu sut y gellid mynd i’r afael â’r heriau hyn yn gadarnhaol er lles y staff a'r sefydliad:

·                gwerthu gwyliau a gwneud defnydd o absenoldeb hyblyg fesul gradd;

·                oed o'i gymharu â gradd y swydd;

·                cipolwg o absenoldeb hyblyg flwyddyn ar ôl blwyddyn ar gyfartaledd ar ddiwedd y flwyddyn ariannol;

·                absenoldeb yn gysylltiedig â iechyd meddwl - chwilio am ffactorau cyfrannol eraill, ee defnyddio absenoldeb hyblyg;

·                gwyliau ac absenoldeb fesul gradd; a

·                gallu dwyieithog - penderfynu sut i nodi data archwilio sgiliau yn yr adroddiad.

Camau i’w cymryd:

Penaethiaid Gwasanaeth i feddwl am gyngor i staff ynglŷn â chymryd cyfnodau o egwyl priodol (gwyliau a phenwythnosau) heb fynediad o bell at negeseuon e-bost gwaith ac ati.

Cynllun Ymadael Gwirfoddol (VES)

Cafodd y Bwrdd Rheoli drafodaeth fer ar y Cynllun Ymadael Gwirfoddol (VES) a agorodd ar gyfer ceisiadau ddiwedd mis Tachwedd fel rhan o'r gwaith cynllunio capasiti ar gyfer trosglwyddo i'r Pumed Cynulliad. Diben y cynllun oedd: galluogi'r sefydliad i ymateb i newidiadau mewn gofynion sgiliau; hwyluso newid o fewn y sefydliad, gan gynnwys o fewn timau penodol; gwella effeithlonrwydd y gweithlu; a sicrhau arbedion tymor hir lle’r oedd hynny’n bosibl, gan osgoi costau ychwanegol wrth ddiwallu prinder sgiliau.

Gofynnwyd i Benaethiaid Gwasanaeth annog staff a allai fod â diddordeb i siarad â’r adran Adnoddau Dynol os oedd ganddynt unrhyw gwestiynau.

Cynlluniau capasiti ac adnoddau

Dechreuodd y Bwrdd Rheoli graffu ar gynlluniau meysydd gwasanaeth gyda'r Gyfarwyddiaeth Adnoddau, a oedd ag adnoddau digonol ar y cyfan ac eithrio rhai achosion o bwysau dros dro, a drafodwyd. Roedd y rhain yn cynnwys adnoddau dros dro ar gyfer TGCh a Rheoli Ystadau a Chyfleusterau, i gefnogi trosglwyddiad llyfn yr Aelodau a fydd yn gadael ac yn dod i mewn.

Roedd adolygiad o ddiogelwch ar y gweill, gan gynnwys meincnodi yn erbyn cymaryddion allanol, a byddai hyn yn parhau yn ystod y mis neu ddau canlynol cyn i’r casgliadau ddod i'r amlwg. Mae’n debygol y bydd angen adnodd ychwanegol, a fydd yn cael ei gyflwyno i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau (IRB) ar ôl cael eglurder ynghylch yr hyn y mae angen i’r gwasanaeth newydd fod.

Bu’r adran Llywodraethu ac Archwilio yn ymchwilio i’w swyddogaeth i addasu ei hadnoddau presennol, yn enwedig o ystyried llwyth gwaith presennol ac arfaethedig y dadansoddiad busnes. Gwnaeth y Bwrdd argymhellion ar gyfer yr achos busnes i’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau.

Roedd ystyriaeth hefyd yn cael ei rhoi i’r trefniadau a’r anghenion ar gyfer rheoli digwyddiadau yn y dyfodol. Roedd angen model symlach a mwy hyblyg ar gyfer y gwaith o gynllunio, cynhyrchu a chyflwyno digwyddiadau.

Nododd y Bwrdd Rheoli yr effaith ar y tîm Cyswllt Cyntaf pan fydd staff o ansawdd uchel, sydd wedi'u hyfforddi, ac a oedd yn aml yn ddwyieithog, yn symud ymlaen i swyddi eraill yn y sefydliad. Roedd hyn yn fanteisiol i’r sefydliad yn ei gyfanrwydd, ond dylid ystyried rheoli'r cyfleoedd datblygu hyn mewn ffordd ragweithiol.

Roedd y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi (TRS) yn ymdopi â’u hadnoddau presennol, ond byddai heriau yn y dyfodol yn dibynnu, i raddau helaeth, ar flaenoriaethau’r Aelodau Cynulliad, y Llywydd  a’r Comisiynwyr newydd o ran gwasanaethau dwyieithog. Nododd y Bwrdd Rheoli ei bod yn bwysig i feysydd gwasanaeth helpu TRS i gynllunio eu llwyth gwaith er mwyn cadw costau i lawr.

Nid oedd angen gwneud unrhyw newidiadau mawr ar hyn o bryd yn y Gwasanaethau Cymorth i’r Comisiwn ac i’r Aelodau. Fodd bynnag, byddai llawer yn dibynnu ar y Llywydd a’r Comisiynwyr newydd.

Byddai'r Pumed Cynulliad yn fwyfwy prysur i'r Gyfarwyddiaeth Busnes, gydag unrhyw newid ym mhatrwm busnes y Cynulliad, fel yr wythnos waith, yn dod â goblygiadau i nifer o wasanaethau. Roedd yn hanfodol cael hyblygrwydd yno o ran dod ag adnoddau i mewn i ymdrin â mannau cyfyng a chroesawyd hyn. Cytunodd y Bwrdd y dylid cefnogi cais am ragor o adnoddau i gynorthwyo’r Pwyllgor Cyllid, gyda'r cynnydd a’r newidiadau yng nghwmpas eu gwaith yn y dyfodol. Byddai’r cynnydd mewn pwerau a all ddod i'r Cynulliad hefyd yn effeithio ar y Gwasanaeth Ymchwil.

Yn dilyn gweithdy Trawsnewid Digidol gyda staff i drafod cwmpas a photensial y gwaith hwn, sylweddolwyd y byddai angen adnoddau i ddatblygu’r gwaith o drawsnewid y Senedd yn Ddigidol, a ystyriwyd yn fater o flaenoriaeth. Byddai canfyddiadau'r gwaith cwmpasu cychwynnol yn cael eu cyflwyno i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau yn fuan. Roedd datblygu archif seneddol yn debygol o fod yn flaenoriaeth strategol arall ar gyfer y dyfodol.

Cafodd nifer o swyddogaethau busnes eu canoli, gan ganolbwyntio ar waith gwerth ychwanegol trwy wneud gwell defnydd o dechnoleg.

Roedd gwaith i wella gwefan y Cynulliad ar y gweill ond roedd angen rhagor o arbenigedd i’w datblygu’n gyflym ac yn effeithiol, gan gynnwys sgiliau dwyieithog.

Ni chafwyd unrhyw geisiadau am adnoddau ychwanegol gan Gyfarwyddiaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol. Roedd proses cynllunio capasiti’r flwyddyn flaenorol wedi rhagweld y galw yn dda, ac wedi arwain at recriwtio dau hyfforddai, a benodwyd yr wythnos flaenorol.

Roedd y tîm Cyllid hefyd wedi elwa o gytundeb i adnoddau ychwanegol o ganlyniad i gylch cynllunio capasiti y flwyddyn flaenorol, gan gynnwys swydd Cyfrifydd Rheoli ychwanegol, na fu ei angen eto ond y gallai fod ei angen o hyd. Roedd heriau o'n blaen gyda'r cynllun pensiwn newydd a'r newid yn y system gyllid, a allai ei gwneud yn ofynnol i gael adnodd dros dro.

I grynhoi, roedd y cylch cynllunio capasiti diwethaf wedi galluogi addasiadau cyson a mesuradwy i adnoddau i gyd-fynd â’r galwadau ar y Comisiwn. Nid oedd yn synhwyrol gwneud newidiadau nes bod gofynion y Cynulliad newydd yn hysbys, gydag ambell eithriad i fodloni blaenoriaethau tymor byr. Roedd rhai darnau pwysig o waith ar y gweill a all olygu bod angen addasu adnoddau y flwyddyn nesaf - yr adolygiad diogelwch, y dull o reoli digwyddiadau a’r gwaith ar y Senedd Ddigidol.

Camau i’w cymryd:

·                Yr adran Adnoddau Dynol i wneud dadansoddiad pellach o niferoedd y staff o’i gymharu â chost gwirioneddol staffio. I'w gyflwyno i’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau yn y lle cyntaf.

·                Penaethiaid i ddilysu eu gwybodaeth ariannol fel y mae'n cael ei darparu iddynt.

·                Nicola Callow a Lowri Williams i lunio amserlen i’r gwaith cynllunio capasiti ddigwydd yn gynharach yn ystod y flwyddyn ariannol nesaf, er mwyn sicrhau ei fod yn cyd-fynd â'r broses o gynllunio’r gyllideb ar gyfer y Comisiwn newydd ac i’n galluogi i ymateb yn gyflym ac yn hyblyg i ofynion y Cynulliad newydd.

Rhoddodd Nicola Callow y wybodaeth ddiweddaraf am sefyllfa ariannol y sefydliad a nododd yn arbennig ansawdd y llif gwybodaeth rhwng meysydd gwasanaeth a'r tîm Cyllid. Roedd y sefydliad ar y trywydd iawn i fodloni targedau diwedd blwyddyn ar gyfer tanwariant ac arbedion gwerth am arian. I barhau â hyn, byddai'n fwyfwy pwysig i gael gwybodaeth gywir i seilio rhagamcanion arni yn ystod chwarter olaf y flwyddyn ariannol.

Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 25 Ionawr.