Agenda a Chofnodion

1.1.     Croesawodd y Cadeirydd aelodau'r Bwrdd i'r cyfarfod.

1.2.     Cytunodd y Bwrdd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 22 Tachwedd 2018.

1.3.     Cydymdeimlodd y Bwrdd â theulu, ffrindiau a chydweithwyr Steffan Lewis, y cyn Aelod Cynulliad, yn eu profedigaeth. Diolchodd y Bwrdd i:

-     dîm Cymorth Busnes yr Aelodau am y cymorth a’r cyngor y maent yn parhau i'w gynnig i deulu Steffan a’i staff cymorth;

-     yr ysgrifenyddiaeth am roi gwybod i’r Bwrdd am y materion sy'n codi.

1.4.     Nododd y Bwrdd y darpariaethau ar gyfer dirwyn swyddfa Steffan Lewis i ben.

1.5.     Cynhaliodd y Bwrdd ei adolygiad blynyddol o'r holl geisiadau am dreuliau eithriadol yr oedd wedi'u cymeradwyo’n flaenorol ac, o ystyried bod yr Aelodau wedi’u sicrhau nad oedd eu sefyllfa wedi newid ers i’r Bwrdd gymeradwyo’r taliadau ychwanegol gyntaf, cytunodd y dylent barhau i gael y taliadau ychwanegol. Nododd y Bwrdd y bydd nifer a maint y taliadau eithriadol yn 2018-19 yn cael eu cyhoeddi yn ei adroddiad blynyddol.

1.6.     Cytunodd y Bwrdd i ysgrifennu at yr holl staff cymorth sy'n gweithio i Aelodau annibynnol y Cynulliad i ofyn iddynt ffurfioli trefniadau ar gyfer ymgysylltu â'r Bwrdd.

Camau i’w cymryd:

Bydd yr ysgrifenyddiaeth yn:

-     cyhoeddi nodyn o’r cyfarfod a gynhaliwyd ar 22 Tachwedd;

-     rhoi gwybod i’r holl Aelodau sy'n cael treuliau eithriadol am benderfyniad y Bwrdd;

-     ysgrifennu at staff cymorth Aelodau annibynnol i ffurfioli trefniadau ar gyfer ymgysylltu â'r Bwrdd.

Adolygiad o'r cymorth staffio i'r Aelodau

2.1         Trafododd y Bwrdd yr ymatebion a ddaeth i law ynghylch ei gynigion i ddiwygio'r trefniadau ariannu i gyflogi aelodau o'r teulu (cynigion un a dau yn yr ymgynghoriad).

2.2.        Ar ôl ystyried yr ymatebion ochr yn ochr ag amcanion statudol y Bwrdd, gan wneud hynny’n ofalus ac â meddwl agored, cytunodd y Bwrdd i  ddiwygio’i gynigion gwreiddiol mewn perthynas â’r trefniadau ariannu ar gyfer cyflogi aelodau o'r teulu.

2.3.        Cytunodd y Bwrdd i ofyn am ragor o gyngor cyn rhoi unrhyw newidiadau ar waith o ran y trefniadau ariannu i gyflogi aelodau o’r teulu.

2.4.        Trafododd y Bwrdd yr ymatebion a ddaeth i law mewn perthynas â’i gynigion i ddiwygio telerau ac amodau staff cymorth (cynigion tri, pedwar a phump) a chytunodd i gyflwyno’r newidiadau ganlyn o 1 Ebrill 2019 ymlaen

-     addasu cyflogau staff cymorth ym mis Ebrill bob blwyddyn yn ôl y newid yn yr Arolwg Blynyddol o Oriau ac Enillion (ASHE)

-     cyflwyno diwrnodau braint ar gyfer staff cymorth;

-     cyflwyno polisi newydd i ganiatáu i staff cymorth fedru hawlio absenoldeb tosturiol.

2.5    Cytunodd y Bwrdd y dylai'r ysgrifenyddiaeth gydweithio ar ei ran â chynrychiolwyr staff cymorth i sicrhau bod y polisi absenoldeb tosturiol yn addas i'r diben.

Camau i’w cymryd

Bydd yr ysgrifenyddiaeth yn:

-     ceisio rhagor o gyngor ynghylch penderfyniad y Bwrdd i gyflwyno’r newidiadau arfaethedig i gynigion un a dau;

-     gweithio gyda staff cymorth i ddatblygu'r polisi absenoldeb tosturiol;

-     rhoi gwybod i'r Aelodau a'r staff cymorth am y newidiadau arfaethedig unwaith y bydd penderfyniad y Bwrdd yn derfynol;

-     paratoi Penderfyniad diwygiedig i'w gyhoeddi ym mis Ebrill 2019.

Adolygiad o'r Gweithdrefnau Disgyblu a Chwyno

2.6      Trafododd y Bwrdd yr ymatebion a ddaeth i law mewn perthynas â chynigion chwech a saith a chytunodd i ddiwygio'r ddwy weithdrefn i sicrhau eu bod yn gyfredol ac yn cyd-fynd â pholisi Urddas a Pharch y Cynulliad.

2.7      Cytunodd y Bwrdd y dylai'r ysgrifenyddiaeth gydweithio â chynrychiolwyr staff cymorth ar ei ran i sicrhau bod y gweithdrefnau'n addas i'r diben.

Camau i’w cymryd

Bydd yr ysgrifenyddiaeth yn:

-     gweithio gyda staff cymorth i ddatblygu'r gweithdrefnau;

-     rhoi gwybod i'r Aelodau a'r staff cymorth am y newidiadau arfaethedig unwaith y bydd penderfyniad y Bwrdd yn derfynol.

3.1      Trafododd y Bwrdd y darpariaethau yn y penodau hynny yn y Penderfyniad sy’n ymdrin â gwariant ar lety preswyl, costau teithio a chostau swyddfa'r Aelodau. Mae’r rhain yn dod o dan ran un o’i adolygiad.

3.2      Bydd y Bwrdd yn ailystyried y materion a godwyd yn ei gyfarfod nesaf

1.         

2.         

3.         

4.1         Fel eitem 3.

Cyflogau staff cymorth

5.1      Cyfeiriodd y Bwrdd at ei benderfyniad cynharach (eitem dau) i addasu cyflogau staff cymorth ym mis Ebrill bob blwyddyn yn ôl y newid yn ôl enillion gros canolrifol yr Arolwg Blynyddol o Oriau ac Enillion ar gyfer swyddi cyflogedig amser llawn yng Nghymru. Nododd y Bwrdd y byddai hyn yn sicrhau cysondeb rhwng y modd y caiff cyflogau staff cymorth a’r Aelodau eu mynegeio.

5.2      O 1 Ebrill 2019 ymlaen, bydd cyflogau’r Aelodau a’u staff cymorth yn codi 1.2 y cant.

5.3      Gan y byddai’r newid yn weithredol o 1 Ebrill 2019 ymlaen, cytunodd y Bwrdd i beidio â chynnig unrhyw newidiadau ychwanegol i gyflogau staff cymorth yn 2019-20. Bydd y cyflogau diwygiedig yn rhan o’r Penderfyniad ar gyfer 2019-20.

Lwfans Costau Swyddfa

5.4      Trafododd y Bwrdd y ffactorau amrywiol sy'n effeithio ar gostau swyddfa’r Aelodau.

5.5      Cytunodd y Bwrdd fod y swm y mae’r Aelodau’n ei wario’n dangos bod y lwfans presennol yn ddigonol ac, o ganlyniad, penderfynodd ei adael fel y mae, sef £18,260 a £4,912, yn ystod blwyddyn ariannol 2019-20

Gwariant ar Lety Preswyl

5.6      Trafododd y Bwrdd y ffactorau amrywiol sy'n effeithio ar y swm y mae’r Aelodau’n ei wario ar lety preswyl

5.7      Nododd y Bwrdd nad yw’r lwfans ardal allanol wedi newid ers 2017-18.

5.8      Cytunodd y Bwrdd i ddefnyddio'r Mynegai Prisiau Defnyddwyr ar gyfer mis Medi 2018, sef 2.4 y cant, fel cyfradd i godi'r lwfans ardal allanol ar gyfer y flwyddyn ariannol nesaf. Mae hyn yn dilyn yr un egwyddorion ag y mae'r Bwrdd wedi eu defnyddio i godi lwfansau eraill yn y gorffennol. Cytunodd y Bwrdd i gynnig cynnydd o 2.4 y cant yn y lwfans.

5.9      Cytunodd y Bwrdd mai’r uchafswm ar gyfer gwaith trwsio hanfodol fydd £882 y flwyddyn a’r uchafswm ar gyfer costau rhent Aelodau a chanddynt ddibynyddion - dim ond Aelodau y mae eu prif gartref yn yr ardal allanol sy’n cael hawlio’r lwfans hwn.

5.10   Nododd y Bwrdd nad yw’r lwfans ardal ryngol wedi newid ers ei gyflwyno.

5.11   Er mwyn adlewyrchu'r angen cynyddol i Aelodau  aros dros nos ym Mae Caerdydd ers i'r lwfans ardal ryngol gael ei gyflwyno gyntaf yn 2012, cytunodd y Bwrdd i gynnig cynyddu'r lwfans i £6,840 y flwyddyn.

5.12   Cytunodd y Bwrdd hefyd i gynnig newid geiriad y ddarpariaeth yn unol â hynny i adlewyrchu’r ffaith bod modd defnyddio’r lwfans droeon.

Ymgynghoriad

5.13   Cytunodd y Bwrdd i ymgynghori ynghylch yr holl gynigion uchod. Y dyddiad cau fyddai 12 Mawrth 2019.

5.14   Bydd y Bwrdd yn ystyried yr ymatebion i'r ymgynghoriad yn ei gyfarfod ym mis Mawrth

Camau i’w cymryd:

Bydd yr ysgrifenyddiaeth yn:

-     paratoi Penderfyniad diwygiedig i adlewyrchu'r newidiadau yng nghyflogau staff cymorth;

-     cyhoeddi a hyrwyddo'r ymgynghoriad;

-     paratoi crynodeb o'r ymatebion i'r ymgynghoriad i'w hystyried yng nghyfarfod mis Mawrth.

6.1   Nododd y Bwrdd yr adroddiad gan y Pwyllgor Safonau Ymddygiad a chytunodd i ystyried y materion a godwyd fel rhan o'i adolygiad o'r Penderfyniad ar gyfer y Chweched Cynulliad.

1.         

2.         

3.         

4.         

5.         

6.