Cofnodion

1.1 Croesawodd y Cadeirydd aelodau'r Bwrdd i'r cyfarfod.

1.2 Cafodd y Cadeirydd ymddiheuriadau gan Trevor Reaney, a oedd wedi cyflwyno sylwadau ar bob eitem ar ffurf e-bost.

1.3 Cytunodd y Bwrdd ar gofnodion y cyfarfodydd a gynhaliwyd ar 5-6 Gorffennaf a 15-16 Medi, 2016.

1.4 Trafododd y Bwrdd ei raglen waith ddrafft, gan gynnwys amserlen ar gyfer cyfnodau allweddol o'i waith yn ystod y Pumed Cynulliad, a chytunodd arni.

1.5 Rhoddodd y Cadeirydd wybod i'r Bwrdd y byddai Laura McAllister yn bresennol yn ystod yr eitem ar gyfer trafod strategaeth y Bwrdd ar gyfer 2016-2021, a hynny er mwyn rhoi sicrwydd i'r Bwrdd ynghylch priodoldeb y strategaeth yng nghyd-destun yr heriau y mae'r Cynulliad yn eu hwynebu yng Nghymru.

1  

2  

2.1 Trafododd aelodau'r Bwrdd ganlyniadau'r diwrnod strategaeth a gynhaliwyd ym Mae Colwyn a'r ymweliadau a gynhaliwyd â swyddfeydd etholaethol Aelodau Cynulliad yng ngogledd Cymru.

2.2 Yn ystod y cyfarfod strategaeth, cytunodd y Bwrdd y byddai'n llunio dogfen strategaeth a fyddai'n amlinellu ei brif amcanion a'i flaenoriaethau strategol ar gyfer y Pumed Cynulliad, a hynny er mwyn paratoi ar gyfer llunio Penderfyniad addas ar gyfer y Chweched Cynulliad.

2.3 Trafododd y Bwrdd ei ddogfen strategaeth ddrafft ar gyfer 2016-2021 a chytunodd arni, yn amodol ar fân newidiadau. Cytunodd y Bwrdd y dylid cyhoeddi'r ddogfen ar ddechrau tymor y gwanwyn, a hynny er mwyn dangos bod y Bwrdd yn dryloyw am ei waith ac er mwyn hwyluso trafodaeth gynhyrchiol gydag Aelodau a phobl eraill sydd â diddordeb yng ngwaith y Bwrdd a chapasiti democratiaeth Cymru yn y dyfodol.

2.4 Cafodd y Bwrdd y wybodaeth ddiweddaraf gan Adrian Crompton ynghylch cyhoeddiad y Comisiwn ei fod yn bwriadu archwilio capasiti'r Cynulliad yn y dyfodol.

2.5 Trafododd y Bwrdd sut y byddai ei strategaeth yn ymateb yn hyblyg i'r blaenoriaethau a'r amcanion sydd wedi'u nodi yng nghyhoeddiad Comisiwn y Cynulliad, yn enwedig o ran mynd i'r afael â'r heriau a fydd yn deillio o newidiadau cyfansoddiadol disgwyliedig, fel y cynnydd yn nifer Aelodau'r Cynulliad.

2.6 Cytunodd y Bwrdd mai un o'i flaenoriaethau cyntaf fydd meithrin dealltwriaeth o agweddau o fewn ei gylch gwaith sydd, o bosibl, yn atal unigolion rhag sefyll mewn etholiad Cynulliad, yn ogystal ag agweddau sy'n denu pobl i'r swydd.

2.7 Yn unol â'i ymrwymiad i adolygu perfformiad y Bwrdd ac effaith ei benderfyniadau yn gyson, cytunodd y Bwrdd y byddai'n cynnal adolygiadau o'r darpariaethau presennol a gafodd eu cynnwys yn y Penderfyniad ar gyfer y Pumed Cynulliad, a pha un a yw'r egwyddorion sy'n sail i'r Penderfyniad ar hyn o bryd yn addas at y diben.

Cam gweithredu:

·         Cyhoeddi dogfen strategaeth a'i dosbarthu ymhlith rhanddeiliaid allweddol yn ystod tymor y gwanwyn.

3.1 Trafododd y Bwrdd bapur yn amlinellu rhai o'r materion sydd wedi codi wrth roi'r Penderfyniad ar waith ers dechrau tymor yr hydref yn y Cynulliad.

3.2 Yn ogystal, trafododd y Bwrdd rai o'r materion sydd wedi deillio o drafodaethau'r Aelodau gyda'r tîm Cymorth Busnes i Aelodau (MBS), a materion eraill a godwyd yn fwy ffurfiol gyda Chadeirydd y Bwrdd yn ystod ei sesiwn galw heibio.

3.3 Mae'r materion hyn yn cynnwys hyblygrwydd strwythurau staffio, lwfansau preswyl a'r cynnydd a wnaed yn yr adolygiad diogelwch sy'n cael ei gynnal mewn perthynas â swyddfeydd etholaethol yr Aelodau. Bydd y materion hyn yn llywio trafodaethau strategol y Bwrdd ynghylch creu Penderfyniad sy'n addas ar gyfer y Chweched Cynulliad, ynghylch yr adolygiad blynyddol o'r Penderfyniad, ac ynghylch yr adolygiad o effeithiolrwydd y Penderfyniad yn 2017.

4.1 Trafododd y Bwrdd wariant ar lety preswyl a'r ymatebion a gafwyd i'w ymgynghoriad ynghylch a ddylid diwygio'r Penderfyniad at ddibenion sicrhau bod Aelodau y mae eu prif gartref y tu allan i Gymru yn gymwys i hawlio'r lwfans gwariant ar lety preswyl. 

4.2 Wrth wneud penderfyniad ar y mater hwn, cafodd y Bwrdd ei lywio gan ei gylch gwaith a'i ddyletswyddau o dan Orchymyn Mesur Cynulliad Cenedlaethol Cymru (Taliadau) 2010 i sicrhau nad oes unrhyw Aelod yn cael ei rwystro rhag ymgymryd â'r rôl y mae wedi'i ethol i'w wneud drwy roi system gymorth ariannol ar waith sy'n ei alluogi i gyflawni ei waith yn effeithiol.

4.3 Nododd y Bwrdd ei fod wedi cael 41 o ymatebion i'r ymgynghoriad. Nododd hefyd fod cryn wrthwynebiad i gynnig y Bwrdd bod y Penderfyniad yn cael ei ddiwygio.

4.4 Cytunodd y Bwrdd mai mater i'r ddeddfwrfa oedd pennu'r gofynion cymhwysedd ar gyfer ymgeiswyr mewn etholiadau'r Cynulliad, ac mai mater i etholwyr oedd penderfynu pwy y dylid eu hethol. Nid oedd yn fater, felly, lle'r oedd gan y Bwrdd awdurdod. Cytunodd y Bwrdd mai ei swyddogaeth oedd pennu lwfansau rhesymol ar gyfer y rhai sydd wedi cael eu hethol i Gynulliad Cenedlaethol Cymru.

4.5 Gan gymryd yr ymatebion a gafwyd i'r ymgynghoriad i ystyriaeth, daeth y Bwrdd i'r casgliad na fyddai'n newid y Penderfyniad.

4.6 Cytunodd y Bwrdd y byddai'n arfer ei ddisgresiwn er mwyn ymdrin ag amgylchiadau eithriadol unrhyw Aelod y mae ei brif gartref y tu allan i Gymru ar sail pob achos unigol, a hynny drwy dalu am unrhyw dreuliau y mae'n mynd iddynt o anghenraid mewn perthynas â chyflawni ei rôl fel Aelod.

4.7 Cytunodd y Bwrdd y byddai'n cadw'r trefniadau presennol i ad-dalu unrhyw gostau ar gyfer llety mewn gwesty yr eir iddynt o anghenraid mewn perthynas â chyflawni dyletswyddau'r Cynulliad yng Nghaerdydd—system sydd wedi gweithio'n foddhaol hyd yn hyn. Cytunodd y Bwrdd fod rheolaethau sefydledig yn eu lle i sicrhau bod ceisiadau o'r fath yn rhesymol ac yn rhoi gwerth am arian.

Camau gweithredu:

·         Cytunodd y Bwrdd y byddai'n ysgrifennu at yr Aelod perthnasol yn uniongyrchol i roi gwybod iddo am ei benderfyniad.

·         Bydd y Bwrdd yn ysgrifennu at holl Aelodau'r Cynulliad er mwyn eu hysbysu am ei benderfyniad. Bydd hefyd yn cyhoeddi'r llythyr ar ei wefan.

5.1 Trafododd y Bwrdd bapur a oedd yn amlinellu cwmpas arfaethedig y gwaith ymchwil y bwriedir ei gynnal yn 2017 i nodi'r hyn rhwystrau a'r cymhellion sy'n gysylltiedig â cheisio bod yn Aelod o Gynulliad Cenedlaethol Cymru, a hynny er mwyn llywio penderfyniadau'r Bwrdd parthed y Penderfyniad ar gyfer y Chweched Cynulliad.

5.2 Yn ystod ei ddiwrnod strategaeth, enwebodd y Bwrdd Jane Roberts i gymryd yr awenau mewn perthynas â'r maes gwaith hwn. Gofynnodd y Cadeirydd iddi gyflwyno'r papur cwmpasu.

5.3 Cytunodd y Bwrdd ar gwmpas ei waith, gan gymryd cylch gwaith y Bwrdd i ystyriaeth, a chytunodd y byddai'n comisiynu darparwr allanol i wneud y gwaith ymchwil hwn.

5.4 Yn ei gyfarfod ym mis Ionawr, bydd y Bwrdd yn trafod papur a fydd yn amlinellu'r paramedrau ar gyfer yr ymarfer tendro.

Cam gweithredu:

• Yr Ysgrifenyddiaeth i lunio papur yn amlinellu paramedrau'r ymchwil i'r rhwystrau a'r cymhellion sy'n gysylltiedig â sefyll mewn etholiad ar gyfer y Cynulliad Cenedlaethol.

6.1 Trafododd y Bwrdd ddau faes gwaith sy'n ymwneud â'r cymorth cyffredinol a ddarperir i Aelodau'r Cynulliad: adolygiad o effeithiolrwydd y Penderfyniad a'i effaith ym mlwyddyn gyntaf y Pumed Cynulliad; a'r egwyddorion sy'n sail i'r cymorth ariannol a ddarperir, ac yn benodol, a yw'r dull presennol yn caniatáu digon o ddisgresiwn.

6.2 Yn ystod ei ddiwrnod strategaeth, enwebodd y Bwrdd Mike Redhouse i gymryd yr awenau mewn perthynas â'r maes gwaith hwn. Gofynnodd y Cadeirydd iddo gyflwyno'r papur cwmpasu.

6.3 Trafododd y Bwrdd gylch gwaith y ddau adolygiad a'r berthynas rhyngddynt.

6.4 Trafododd y Bwrdd i ba raddau y dylai'r Bwrdd gynnal ymgynghoriadau ar gyfer y ddau adolygiad, gan gynnwys yr amserlenni ar eu cyfer a'r rhanddeiliaid allweddol y dylid ymgynghori â hwy;

6.5 Cytunodd y Bwrdd y dylai arolwg blynyddol yr Aelodau, a fydd yn cael ei gyhoeddi gan Gomisiwn y Cynulliad ym mis Chwefror 2017, lywio adolygiad y Bwrdd.

6.6 Bydd yr adolygiad hwn yn cael ei gynnal yn ystod 2017, a bydd yn llywio penderfyniadau'r Bwrdd ynghylch y Penderfyniad ar gyfer y Chweched Cynulliad.

Cam gweithredu:

• Yr Ysgrifenyddiaeth i lunio papur yn amlinellu paramedrau'r adolygiadau a gaiff eu cynnal mewn perthynas ag effeithiolrwydd y Penderfyniad ac egwyddorion sylfaenol y Penderfyniad.