Agenda a Chofnodion

·         Papur 1- Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 22 Mawrth 2013

·         Datganiadau o fuddiant

1.       Croesawodd y Cadeirydd y Bwrdd i’w bedwerydd cyfarfod ar bymtheg, a chroesawodd Anna Daniel, a benodwyd yn ddiweddar fel Pennaeth Trawsnewid Strategol y Cynulliad, y byddai ei thîm yn cymryd cyfrifoldeb dros ddarparu cymorth ysgrifenyddol i’r Bwrdd maes o law.

2.       Ar ôl eu hadolygu, cadarnhawyd bod cofnodion y cyfarfod diwethaf, ar 22 Mawrth, yn gofnod cywir.

3.       Ni chafwyd datganiadau o fuddiant.

·         Papur 2- Adolygiad Blynyddol o'r Penderfyniad 

-        Atodiad A: Newidiadau drafft i'r Penderfyniad

4.       Ar ôl ei gyfarfod ar 22 Mawrth, roedd Cadeirydd y Bwrdd wedi ysgrifennu at bob Aelod yn amlinellu’r newidiadau arfaethedig i’r Penderfyniad yn sgîl yr ymgynghoriad a gynhaliwyd yn gynharach yn y flwyddyn.

5.       Ystyriodd y Bwrdd adborth a gafwyd gan yr Aelodau cyn cadarnhau’r newidiadau arfaethedig i’r Penderfyniad yn derfynol ar gyfer y flwyddyn ariannol bresennol. Cytunodd y Bwrdd ar y penderfyniadau a ganlyn:

Lwfans costau swyddfa

6.       Cynyddu’r lwfans costau swyddfa i £16,697, ar gyfer 2013-14, yn unol â rhagolygon mynegai prisiau defnyddwyr y Swyddfa Cyfrifoldeb Cyllidebol, sef 2.8% ar gyfer 2013.

Lwfans llety - atgyweiriadau hanfodol

7.       Caniatáu taliadau ar gyfer atgyweiriadau angenrheidiol o fewn y lwfans llety, ar gyfer Aelodau o dan y trefniadau trosiannol. Byddai’r taliadau yn amodol ar gael cymeradwyaeth ymlaen llaw gan y Tîm Cymorth Busnes i’r Aelodau, a’i gapio ar £840 (10% o gyfanswm y gyllideb llety).

Gwaith diogelwch angenrheidiol ar gyfer eiddo nad yw’n brif gartref yr Aelod.

8.       Cymeradwyo hawliadau rhesymol am gostau gwaith diogelwch ychwanegol ar gyfer eiddo nad yw’n brif gartref yr Aelod y bernir ei fod yn angenrheidiol er mwyn lleihau risiau diogelwch i’r eithaf. Byddai unrhyw daliadau yn amodol ar fod Aelod yn cyflwyno gwybodaeth ysgrifenedig gan yr heddlu, yn cadarnhau bod rhagofalon o’r fath yn angenrheidiol, a phan fo’r gost yn £750 neu’n fwy, cael o leiaf dri amcangyfrif cystadleuol ar gyfer y gwaith a’r offer angenrheidiol i’w gyflawni.

Teithio y tu allan i’r Undeb Ewropeaidd

9.       Newid y Penderfyniad er mwyn caniatáu i Aelodau deithio y tu allan i’r Undeb Ewropeaidd, fel rhan o hawl presennol yr Aelodau i hyd at bedair taith ddwyffordd mewn blwyddyn ariannol. Byddai’n ofynnol bod dulliau diogelu priodol ar waith cyn cymeradwyo ymweliadau o’r fath, gan gynnwys cyflwyno achosion busnes i nodi gwerth a rhinweddau’r ymweliad arfaethedig i’r Aelod ac i’r Cynulliad, ac ymrwymiad i ddrafftio adroddiad ar ôl yr ymweliad i’w osod ar wefan y Cynulliad.

Ystyriaeth o daliadau eithriadol

10.     Bu’r Bwrdd yn trafod y mater hwn a’r materion ymarferol dan sylw er mwyn sicrhau y gellid dod i benderfyniad sydyn a sicrhau ar yr un pryd bod dulliau diogelu ar waith i warchod hunaniaeth a chyfrinachedd unigolion.

11.     Penderfynodd y Bwrdd y byddai’n ail-edrych ar y mater ac yn ei ystyried ymhellach yn ei gyfarfod nesaf ym mis Hydref.

Cymorth i Aelodau â chyfrifoldebau gofal

12.     Cytunodd y Bwrdd i fwrw ymlaen ag ymgynghoriad manwl ag Aelodau ar ôl toriad yr haf, i lywio ei waith o ystyried a yw am gyflwyno lwfans ar gyfer Aelodau sydd â chyfrifoldebau gofal sy’n debyg i drefniadau sydd ar waith ar hyn o bryd yn Nhŷ’r Cyffredin a Chynulliad Gogledd Iwerddon.

13.     Cofnodir y penderfyniadau hyn yn Adroddiad Blynyddol y Bwrdd ar gyfer 2012-13.

14.     Cytunodd y Bwrdd y bydd yn diweddaru geiriad y Penderfyniad yn gyffredinol fel rhan o’r adolygiad i baratoi ar gyfer y Pumed Cynulliad.

·         Papur 3A - Adroddiad o dan Reol Sefydlog 22

-        Atodiad A - llythyr gan Gadeirydd y Pwyllgor

-        Atodiad B: Adroddiad y Pwyllgor

·         Papur 3B - Adroddiad ar Lobïo a Grwpiau Trawsbleidiol

-        Atodiad A - llythyr gan Gadeirydd y Pwyllgor

-        Atodiad B: Adroddiad y Pwyllgor

15.     Ystyriodd y Bwrdd ddau adroddiad a gyflwynwyd i’w sylw gan Bwyllgor Safonau Ymddygiad y Cynulliad.

i)        Adroddiad o dan Reol Sefydlog 22.9

16.     Nododd y Bwrdd argymhellion y Pwyllgor Safonau ynglŷn ag ymchwiliad i gwyn yn erbyn Aelod Cynulliad, a gynhaliwyd gan y Comisiynydd Safonau, o dan Reol Sefydlog 22.9.

17.     Byddai’r Bwrdd yn ysgrifennu at Mick Antoniw AC, Cadeirydd y Pwyllgor i gadarnhau ei fod yn fodlon bod y dulliau diogelu presennol yn ddigon cadarn.

ii)       Adroddiad ar Lobïo a Grwpiau Trawsbleidiol

18.     Bu’r Bwrdd yn trafod canfyddiadau’r Pwyllgor yn dilyn ei ymchwiliad i drefniadau’r Cynulliad o ran gweithgareddau lobïo a Grwpiau Trawsbleidiol, ac ystyriodd a oedd hyn yn effeithio ar weithredu’r Penderfyniad ar Gyflogau a Lwfansau Aelodau ai peidio.

19.     Cytunai’r Bwrdd â phrif neges safiad y Pwyllgor ar ddefnyddio lwfansau ar gyfer cymryd rhan mewn Grwpiau Trawsbleidiol ac am fwy o eglurder ar y mater hwn, gan gydnabod eu bod yn ddulliau o ymgysylltu â grwpiau sydd â diddordeb o amrywiol sectorau a all chwarae rhan werthfawr i wella ymwybyddiaeth o faterion gwahanol.

20.     Felly, ystyriwyd bod cymryd rhan mewn grwpiau o’r fath, mewn egwyddor, yn weithgaredd priodol yn y Cynulliad ac y gallai lwfansau sy’n daladwy yn unol â’r Penderfyniad gael eu defnyddio i hwyluso’r ffordd i unigolion gymryd rhan mewn gweithgaredd ffurfiol gan y grŵp. Rhaid i Aelodau’r Cynulliad fod yn bersonol gyfrifol am yr holl wariant a ysgwyddir a rhaid iddynt arddangos synnwyr cyffredin wrth asesu pa mor berthnasol mae eu holl weithgareddau i’w dyletswyddau fel Aelodau’r Cynulliad.

21.     Cymeradwyodd y Bwrdd nod y Pwyllgor o wneud Grwpiau Trawsbleidiol y Cynulliad yn addas ar gyfer modelau Cymru ac i’w gwneud yn fwy atebol eu natur, a byddai hyn yn sicrhau bod eglurder ynghylch y mater hwn, a’i fod yn cyhoeddi canllawiau yn ei Benderfyniad diwygedig, os byddai angen.

22.     Byddai Cadeirydd y Bwrdd yn ysgrifennu at Gadeirydd y Pwyllgor rhag blaen i gyfleu safbwyntiau’r Bwrdd ar y mater, fel bod modd i hyn lywio’r drafodaeth cyn y ddadl arfaethedig yn y Cynulliad ar Lobïo a Grwpiau Trawsbleidiol, sydd i’w chynnal ar 26 Mehefin.

·         Papur 4 - Y camau nesaf

-        Atodiad A: Ymatebion

-        Atodiad B: Adroddiad PwC

23.     Trafododd y Bwrdd yr Adolygiad o bensiynau Aelodau’r Cynulliad, a chydnabu y byddai heb amheuaeth, yn rhannol, yn cael ei lywio gan yr ymgynghoriad IPSA yn San Steffan, sydd i’w gynnal yn ddiweddarach y mis hwn.

24.     Trafododd Aelodau’r Bwrdd effaith y Ddeddf Pensiynau Gwasanaethau Cyhoeddus 2013 ar ei drafodaethau ar drefniadau pensiwn Aelodau’r Cynulliad yn y dyfodol.

25.     Ystyriodd y Bwrdd y prosesau a’r amseru o ran yr Adolygiad, a’r gwaith rhagbaratoawl y byddai angen iddo ei gyflawni. Fel cam gweithredu cychwynnol, cytunodd y Bwrdd i:

i)        Ddiweddaru Ymddiriedolwyr Pensiwn y Cynulliad ynghylch cynlluniau arfaethedig y Bwrdd, a thrafod cost debygol y cyngor cyfreithiol a’r trefniadau wrth gefn y byddai’n ofynnol iddo eu gwneud. Byddai hefyd yn trafod yr awgrym ynghylch defnyddio cynllun caffael y Llywodraeth ar y cyd â phroses dendro o bosibl.

ii)       Ysgrifennu at y Trysorlys i nodi beth yw ei fwriadau cychwynnol ar gyfer yr Adolygiad ac egluro materion yn ymwneud â chymeradwyaeth gan y Trysorlys i unrhyw gynllun newydd pe baent yn penderfynu dilyn y trywydd hwn.

iii)      Cynnal ymarferiad caffael i benodi cynghorwyr actiwaraidd a chynghorwyr cyfreithiol dros doriad yr haf, yn y gobaith y byddent yn bresennol yng nghyfarfod nesaf y Bwrdd yn yr hydref.  Byddai hyn yn cynnwys cysylltu â’r Ymddiriedolwyr ynghylch y graddau y gallai’r Bwrdd weithio gydag Adran Actiwari’r Llywodraeth, a fu’n cynghori Ymddiriedolwyr y cynllun presennol.

·         Papur 2 - Cynigion ar gyfer yr adolygiad o drefniadau staffio

-        Atodiad A: Cynigion ar gyfer trefniadau staffio grwpiau

-        Atodiad B: Ymateb gan y grwpiau

-        Atodiad C: Llythyrau at yr Aelodau

·         Y camau nesaf - llythyr at yr Aelodau a chyhoeddi adroddiad

26.     Rhoddodd y Cadeirydd drosolwg byr o’r broses hyd yma fel rhan o adolygiad y Bwrdd i drefniadau staffio Aelodau’r Cynulliad a nododd ei fod ef a Sandy Blair wedi cymryd rhan mewn cyfres o gyfarfodydd terfynol â rhanddeiliaid ym mis Mai.

27.     Mae crynodeb o benderfyniadau’r Bwrdd ar drefniadau Staffio Aelodau’r Cynulliad wedi’i nodi isod, gyda’r camau a ganlyn wedi’u rhoi ar waith ers 1 Ebrill 2013.

·         Codiad cyflog o 1% i holl Staff Cymorth Aelodau’r Cynulliad;

·         Cyfle i ddechreuwyr newydd a benodwyd ar bwynt isaf eu graddfa gyflog i fod yn gymwys i gael adolygiad cyflog ar ôl chwe mis. Yn amodol ar berfformiad boddhaol, byddant yn symud at y pwynt cynyddrannol nesaf ar y raddfa gyflog. Bydd cynnydd eu cyflog yn y dyfodol yn digwydd fesul blwyddyn o ddyddiad yr adolygiad chwe mis; 

·         Dileu’r gofyniad bod rhaid hysbysebu swyddi yn allanol yn yr achosion hynny pan mae ymgeiswyr mewnol addas a benodwyd eisoes drwy gystadleuaeth deg ac agored;

·         Caniatáu i Aelodau’r Cynulliad gynyddu nifer diwrnodau gwyliau blynyddol eu staff ar gontractau safonol i hyd at 31 diwrnod y flwyddyn.

28.     Hefyd cadarnhaodd y Cadeirydd benderfyniadau’r Bwrdd ynghylch trefniadau a geisiodd eu hamlinellu oedd â’r nod o gynyddu capasiti strategol y Cynulliad, capasiti strategol Aelodau unigol a chapasiti strategol grwpiau pleidiau; a darparu cyfleoedd ychwanegol i staff cymorth ddatblygu eu gyrfaoedd ar yr un pryd.

29.     Cydnabu’r Bwrdd, tra bo rhai Aelodau wedi croesawu ei gynigion a’u bod yn cytuno â’r egwyddorion sy’n sail iddynt, ni chawsant gefnogaeth drwyddi draw.

30.     Felly cytunodd y Bwrdd na fyddai’r cynigion hyn yn cael eu rhoi ar waith yn eu cyfanrwydd. Yn hytrach, byddai rhai o’r newidiadau hyn, yr oedd cytundeb unfrydol wedi bod arnynt, yn cael eu rhoi ar waith o 1 Gorffennaf 2013 a’u monitro dros y 12 mis nesaf.

31.     Mae crynodeb o’r cynigion hyn wedi’u nodi isod:

Cefnogaeth well ar gyfer Aelodau Cynulliad unigol - penodi Uwch Gynghorydd

32.     Cadarnhaodd y Bwrdd nad yw’n fwriad ganddo roi’r cynnig hwn ar waith yn ystod y flwyddyn ariannol bresennol, ond efallai yr ystyrir ef eto yn y dyfodol.

Cefnogaeth well ar gyfer Aelodau Cynulliad unigol - Cronfa Ymgysylltu (Cronfa Bolisi ac Ymchwil)

33.     Byddwn yn parhau â’r cynnig i sefydlu cronfa ychwanegol i Aelodau allu ei defnyddio i gomisiynu gwaith ymchwil allanol, a bydd yn dod i rym ar 1 Gorffennaf. Er mwyn sicrhau bod diben y gronfa’n eglur, byddai’n cael ei galw’n Gronfa Bolisi ac Ymchwil. Byddai ar gael i Aelodau, i ariannu gwaith ymchwil allanol i gefnogi datblygiad polisi, archwilio materion o bwys yn eu hetholaeth neu ranbarth, neu graffu ar bolisi, deddfwriaeth neu gyllid.

34.     Caniateir i’r Aelodau gyfuno arian o’r gronfa i gomisiynu darnau o waith mwy sylweddol, er y byddai’n ofynnol i hynny fod yn unol ag arfer gorau o ran caffael.

35.     Byddai’r Bwrdd yn monitro faint o ddefnydd o’r Gronfa Bolisi ac Ymchwil a fydd, a’i gwerth o ran defnyddio arbenigedd ychwanegol i gynorthwyo’r Aelodau dros y 12 mis nesaf. Byddai’n cynnal  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 5.

·         Papur 6 - Papur i’w nodi

43.     Nododd y Bwrdd flaenraglen waith ddrafft y Bwrdd i’w thrafod ganddo.

44.     Ar ddiwedd y cyfarfod diolchodd y Cadeirydd i’r Clerc sy’n gorffen, Carys Eyton Evans, am ei gwasanaeth a’i chymorth arbennig iddo ef a’r Bwrdd dros y ddwy flynedd ddiwethaf, a dymunwyd yn dda iddi at y dyfodol.

Cadarnhawyd y byddai’r Bwrdd yn cynnal ei gyfarfod nesaf ar 18 Hydref 2013.

Ysgrifenyddiaeth y Bwrdd

Gorffennaf 2013