Agenda a Chofnodion

1.1     Ni chafwyd ymddiheuriadau ac ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant.

ACARAC (04-18) Papur 1 - Cofnodion cyfarfod 18 Mehefin 2018

ACARAC (04-18) Papur 2 – Crynodeb o’r camau gweithredu

1      

2      

2.1     Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 18 Mehefin. 

2.2     Diolchodd y Cadeirydd i Dave Tosh am ddosbarthu copi o adroddiad SIRO diwygiedig a oedd bellach yn cynnwys y paratoadau ar gyfer y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) ac ystadegau ynghylch seiber-ddiogelwch. Nid oedd unrhyw gamau gweithredu eraill heb eu cymryd.

ACARAC (04-18) Papur 3 – Adroddiad Blynyddol a Datganiad o Gyfrifon 2017-18 – papur clawr

ACARAC (04-18) Papur 3 – Atodiad A – Adroddiad Blynyddol a Datganiad o Gyfrifon 2017-18

1.1     Cyflwynodd Nia Morgan y fersiwn ddiweddaraf o Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon y Comisiwn. Gofynnodd am argymhelliad gan y Pwyllgor i’r Swyddog Cyfrifyddu y dylid llofnodi datganiadau ariannol 2017-18.

1.2     Nid oedd yr archwiliad allanol a gynhaliwyd gan SAC wedi arwain at unrhyw addasiadau archwilio i’r cyfrifon drafft a gafodd eu hadolygu yn y cyfarfod ar 18 Mehefin 2018. Yr alldro terfynol ar gyfer 2017-18 oedd tanwariant o £0.3 miliwn yn erbyn y gyllideb, fel y nodwyd yn y cyfrifon drafft. Roedd hyn yn danwariant o 0.6 y cant o’i gymharu â’r gyllideb o £52.5 miliwn.

1.3     Croesawodd y Pwyllgor gynnwys cryno’r adroddiad, a oedd yn cyfeirio at adroddiadau eraill a ffynonellau eraill o wybodaeth.

1.4     Yr arwyddion cynnar oedd na fyddai’r costau archwilio gwirioneddol ar gyfer 2017-18 yn fwy na’r ffi amcangyfrifedig o £57,958, fel y nodwyd yn y Cynllun Archwilio, a byddai SAC yn rhoi gwybod i’r Pwyllgor pe bai hyn yn newid.

ACARAC (04-18) Papur 4 – Y wybodaeth ddiweddaraf gan SAC

1      

2      

3      

4      

4.1     Cadarnhaodd SAC nad oedd unrhyw faterion wedi codi ers y cyfarfod ym mis Mehefin, a’i bod yn parhau i gynnig barn archwilio ddiamod ar gyfer y Comisiwn.

4.2     Bydd SAC yn gweithio gyda’r tîm Cyllid i ymdrin â rhai mân bwyntiau a godwyd yn y cyfarfod i drafod y gwersi a ddysgwyd. Byddai ystyriaeth hefyd yn cael ei roi i gyflymu prosesau i ganiatáu i’r datganiad o gyfrifon gael ei gyflwyno’n gynharach y flwyddyn nesaf, er y cydnabuwyd ei bod yn bosibl na fyddai’r amserlen bensiynau yn caniatáu hyn. Byddai hyn yn cael ei adrodd yn ôl i’r Pwyllgor er mwyn helpu i lywio ei flaenraglen waith. 

4.3     Byddai SAC yn rhoi gwybod i’r Pwyllgor am unrhyw oedi a achosir gan ymchwiliadau pellach i dynnu arian o Gronfa Gyfunol Cymru i dalu’r Comisiynydd Safonau, er bod Ann-Marie yn hyderus na fyddai unrhyw oedi yn effeithio ar lofnodi’r cyfrifon.

4.4     Croesawodd y Cadeirydd y berthynas waith gadarnhaol rhwng swyddogion a’r archwilwyr, a chafodd hynny ei ategu gan y swyddogion.

4.5     Cytunodd y Pwyllgor y dylai’r Swyddog Cyfrifyddu lofnodi datganiadau ariannol 2017-18.

Cam gweithredu

Nia i sicrhau bod y Pwyllgor yn cael y wybodaeth ddiweddaraf am dynnu cyllid o Gronfa Gyfunol Cymru i dalu’r Comisiynydd Safonau.

Eitem lafar drwy gyflwyniad

1      

2      

3      

4      

5      

5.1     Gwahoddwyd Keith Baldwin i rannu ei adborth ar gynhadledd Cadeiryddion Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg TIAA a aeth iddi ym mis Ebrill 2018, yn ogystal ag adlewyrchu ar ei rôl fel Ymgynghorydd Annibynnol i’r Comisiwn ac aelod o’r Pwyllgor. 

5.2     Roedd ei gyflwyniad cyntaf yn canolbwyntio ar dair thema allweddol o gynhadledd TIAA: seiber-ddiogelwch, chwythu’r chwiban a llywodraethu effeithiol

5.3     O ran seiber-ddiogelwch, roedd Keith yn sicr, o drafodaethau mewn cyfarfodydd Pwyllgor, fod Comisiwn y Cynulliad wedi paratoi’n ddigonol yn y maes hwn ac wedi dangos rhaglen glir ar gyfer datblygu yn y dyfodol. Cyfeiriodd at restr wirio i gynyddu sicrwydd o ran seiber-ddiogelwch ac at ‘ddiagram gwe pry cop’ fel enghraifft o aeddfedrwydd o ran ymdrin â seiber-ddiogelwch. Dywedodd Dave fod y tîm TGCh yn trafod llunio rhywbeth tebyg ar gyfer y Comisiwn.

5.4     O ran chwythu’r chwiban, teimlai Keith unwaith eto fod gan y Comisiwn bolisi a gweithdrefnau cadarn ar waith, er ei fod yn cwestiynu a oedd y rhain wedi’u profi. Eglurodd Gareth Watts ei fod yn bwriadu mynd ar gwrs yn ddiweddarach yn y flwyddyn a drefnwyd gan Public Concern at Work i sicrhau bod ein gweithdrefnau mor gyfoes â phosibl. Byddai’n rhannu ei ganfyddiadau â Manon a Dave.

5.5     Wedyn, cyflwynodd Keith restr o awgrymiadau ar gyfer Pwyllgor Archwilio effeithiol, gan ymhelaethu ar yr awgrymiadau hyn yn ei gyflwyniad nesaf, a oedd yn canolbwyntio ar beth y gallai hyn ei olygu i’r Comisiwn. 

5.6     Roedd ei gyflwyniad nesaf yn canolbwyntio ar ei aelodaeth o’r Pwyllgor a’i rôl fel Ymgynghorydd Annibynnol. Teimlai fod y Cynulliad wedi datblygu’n sefydliad cryf ac aeddfed, yn arbennig o ran rheoli risg ac archwilio mewnol.

5.7     Mynegodd bryder ynglŷn â cholli profiad a gwybodaeth o ganlyniad i’w ymadawiad ac ymadawiad y Cadeirydd yn 2019. 

5.8     Roedd llawer o’i gyflwyniad yn canolbwyntio ar restr o awgrymiadau ar gyfer pwyllgor effeithiol, fel y cyfeiriwyd atynt yn y cyflwyniad blaenorol. Cytunodd y Cadeirydd fod llawer o’r pethau hyn eisoes ar waith gan y Comisiwn, er y dylid parhau i ddatblygu prosesau sicrwydd a rheoli risg. Ychwanegodd y Cadeirydd fod y Cylch Gorchwyl yn nodi’n glir beth yw rôl y Pwyllgor, a bod y flaenraglen waith yn cael ei rhannu’n rheolaidd ag aelodau er mwyn iddynt ddylanwadu ar yr eitemau i’w trafod.      

5.9     At ei gilydd, roedd profiad Keith wedi bod yn gadarnhaol ac yn bleserus, gan ddod â chryn foddhad iddo. Diolchodd y Pwyllgor a’r swyddogion iddo am ei gyfraniadau a’i ymrwymiad i’r rôl, gan ddymuno’n dda iddo at y dyfodol.  

ACARAC (04-18) Papur 5 – Y wybodaeth ddiweddaraf am y prosiect i ddisodli’r system gyllid (NAV)

3      

4      

5      

6      

6.1     Cyflwynodd Nia’r adroddiad, gan amlinellu’r nifer sylweddol o fuddion a ddaeth o ganlyniad i’r prosiect. Roedd enghreifftiau’n cynnwys: defnyddio adnoddau staff yn fwy effeithiol, proses fusnes fwy effeithlon a dileu risgiau o ran peidio â chydymffurfio.

6.2     Roedd nifer o faterion wedi codi yn ystod y flwyddyn ers i’r system fynd yn fyw, ond aeth y cyflenwr meddalwedd i’r afael â’r rhan fwyaf o’r rhain. Roedd y berthynas â’r cyflenwr wedi gwella’n sylweddol ar ôl penodi Rheolwr Cyfrif Cwsmer yn benodol ar gyfer y Comisiwn. 

6.3     Mae Cynllun Gwella Gwasanaeth bellach ar waith, ac fe aethpwyd i’r afael â nifer o fân faterion a oedd heb eu datrys yn ystod ymweliad â’r safle gan uwch-gynrychiolydd ym mis Ebrill 2018. 

6.4     Gofynnodd y Pwyllgor beth fyddai’r cam nesaf yn ei olygu. Cadarnhaodd Nia y byddai’r trydydd cam yn disodli Folding Space, sef y system electronig ar gyfer lwfansau’r Aelodau. Byddai’r trydydd cam yn galluogi cyllidebu ar gyfer staff Aelodau a chyhoeddi treuliau yn uniongyrchol o’r system gyllid craidd (NAV). Roedd disgwyl i’r gwaith hwn gael ei gwblhau erbyn 1 Ebrill 2019.

6.5     Diolchodd y Pwyllgor i Nia am y diweddariad, gan groesawu’r arbedion effeithlonrwydd a gynhyrchwyd gan y system. 

Cam gweithredu

Nia i sicrhau bod y Pwyllgor yn cael y wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd yn erbyn cerrig milltir allweddol wrth gyflwyno cymal nesaf y gwaith o ddisodli’r system gyllid.

Eitem lafar

3      

4      

5      

6      

7      

7.1     Arweiniodd Dave a Manon ar y diweddariad strategol. Dechreuodd Dave y drafodaeth drwy roi’r wybodaeth ddiweddaraf am yr adolygiad capasiti. Roedd cynllun gweithredu ar waith, gyda’r arweinwyr a’r amserlenni wedi’u nodi. O ganlyniad i’r gwell hyblygrwydd a nodwyd yn ystod cymal cyntaf yr adolygiad, cafodd unigolion eu hadleoli dros dro i adrannau fel y tîm Brexit i ateb y galw ar unwaith.    

7.2     Yn ogystal â chanlyniadau’r adolygiad capasiti, byddai’r meini prawf o ran blaenoriaethu yn adnodd defnyddiol i asesu galwadau ar Gronfa Fuddsoddi’r Comisiwn. 

7.3     Wedyn, rhoddodd Manon y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am ddiwygio’r Cynulliad a Brexit. Roedd ymgysylltu â staff wedi bod yn flaenoriaeth i Manon. Roedd sesiynau i’r holl staff ar ddiwedd pob tymor wedi arwain at ymgysylltu a chydweithio da iawn. Ers ei phenodiad, roedd Manon wedi’i chalonogi gan ymrwymiad y staff i’r sefydliad, gan obeithio y byddai’r cyfleoedd yr oedd yr adolygiad capasiti a’r gwaith o ddiwygio’r Cynulliad yn eu cynnig yn arwain at waith mwy amrywiol a diddorol a allai gynyddu morâl yn ei dro. 

7.4     Roedd aelodau’r pwyllgor yn ymwybodol o’r ansicrwydd o amgylch Brexit. Cafwyd sicrwydd gan Manon eu bod yn ymateb i ddatblygiadau wrth iddynt ddigwydd ac y byddent yn parhau i gydweithio’n agos â chydweithwyr ar draws deddfwrfeydd eraill.

7.5     Daeth Dave â’r eitem hon i ben drwy atgoffa’r Pwyllgor y byddai’n rhaid i Lywodraeth Cymru wneud unrhyw benderfyniad ar lety newydd, ac y byddai angen cyllideb atodol i gefnogi’r penderfyniad hwnnw. Mae’r Llywydd yn trafod hyn â’r Prif Weinidog ym mhob cyfarfod dwyochrog, a bydd y mater yn dod yn fwyfwy pwysig os bydd y Cynulliad yn cytuno i gynyddu nifer yr Aelodau Cynulliad.    

ACARAC (04-18) Papur 6 – Crynodeb o’r ymadawiadau

6.1     Cadarnhaodd y Pwyllgor ddau wyriad o'r gweithdrefnau caffael arferol a gyflwynwyd yn y papur, a oedd ar gyfer cymorth caledwedd TG a hyfforddiant urddas a pharch.

6.2     Yn ystod y drafodaeth hon, nododd y Pwyllgor y rheolaethau a’r gwaith cynllunio ynghylch defnyddio cyllideb dysgu a datblygu’r Comisiwn.

ACARAC (04-18) Papur 7 - Y flaenraglen waith

6      

7      

8      

9      

9.1     Croesawodd y Pwyllgor y flaenraglen waith a gofynnodd i’r tîm Clercio sicrhau bod rhaglen gynefino wedi’i chynllunio/wedi’i sefydlu ar gyfer aelodau newydd ACARAC.

Trefnwyd y byddai’r cyfarfod nesaf yn cael ei gynnal ar 26 Tachwedd 2018.