Agenda a Chofnodion

1.1     Datganodd Eric Gregory ei fod yn dal i fod yn rhan o'r tîm gweithredu ar gyfer yr Adolygiad Seneddol o Iechyd a Gofal Cymdeithasol yng Nghymru. 

1.2     Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau eraill.

ACARAC (01-18) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Tachwedd 2017

ACARAC (01-18) Papur 2 – Crynodeb o’r camau gweithredu

1         

2         

2.1        Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Tachwedd a nodwyd y wybodaeth ddiweddaraf am y camau a nodwyd ym mhapur 2.  

2.2     Mewn perthynas â phwynt gweithredu 2.3 (triniaeth o Gyflog Archwilydd Cyffredinol Cymru), roedd Gareth Watts yn disgwyl manylion ynghylch yr hyn yr oedd ei angen o ran sicrwydd pellach i'r Ysgrifennydd Parhaol yn dilyn cyfarfodydd yr oedd ef a Nia Morgan wedi'u cynnal â swyddogion Llywodraeth Cymru dros doriad yr haf. Roedd y Pwyllgor yn pryderu y gallai hyn fod yn broblem os na fyddai wedi'i gwblhau erbyn diwedd y flwyddyn ariannol. Byddai Gareth yn parhau i fynd ar ôl Llywodraeth Cymru ar y mater hwn ac yn diweddaru'r Pwyllgor maes o law.

2.3     O ran pwynt gweithredu 6.1 (Diogelwch Seiber), cytunwyd y câi swyddogion o TGCh eu gwahodd i ddod i'r cyfarfod ym mis Ebrill i roi diweddariad i'r Pwyllgor ar wendidau seiber a chynlluniau ymateb. 

Camau i’w cymryd

-         Pennaeth TGCh a/neu Bennaeth Seilwaith a Rheoli Gweithrediadau i ddod i gyfarfod mis Ebrill i roi diweddariad i'r Pwyllgor ar ddiogelwch seiber.    

ACARAC (01-18) Papur 3 - Adroddiad cynnydd Archwilio Mewnol, ac argymhellion monitro

3.1        Cwestiynodd y Pwyllgor gapasiti Gareth i fodloni'r ymrwymiadau sydd wedi'u hamlinellu yn ei gynllun archwilio. Cadarnhaodd fod y cynllun diwygiedig yn rhoi ystyriaeth i'w waith ar yr Adolygiad Capasiti a'i fod yn dal i fod ar y trywydd iawn.  Roedd ei amser wedi'i dreulio yn llwyr bron ar yr Adolygiad Capasiti ers cyfarfod mis Tachwedd a byddai nifer yr adroddiadau yn cael eu dosbarthu cyn cyfarfod mis Ebrill fodd bynnag. 

3.2        Cwestiynodd y Pwyllgor barodrwydd y Comisiwn am Reoliad Cyffredinol Diogelu Data ym mis Mai 2018. Roedd Dave a Gareth yn credu bod lefel yr ymgysylltiad â'r Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth a faint o ganllawiau a luniwyd ganddo, ynghyd â rhannu dogfennaeth ac arferion â sefydliadau eraill, yn dangos bod Comisiwn y Cynulliad wedi'i baratoi'n dda.

3.3        Cafodd y Pwyllgor argraff dda gan ddull rhagweithiol y Pwyllgor, a rhoddwyd sicrwydd iddo yn hyn o beth, yn enwedig o ran y canllawiau a luniwyd ar gyfer Aelodau'r Cynulliad gyda'r diffyg canllawiau ar gyfer cynrychiolwyr etholedig gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Awgrymwyd y gwellid rhannu'r canllawiau hyn a Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Gwnaethant groesawu'r Rheoliad Cyffredinol Diogelu Data - Adolygiad Paratoi yr oedd disgwyl ei gynnal ym mis Chwefror. 

3.4        Nododd Gareth, yn ogystal â'r Rheoliad Cyffredinol Diogelu Data, fod y trafodaethau yn y Fforwm Rhyngseneddol yn cynnwys Brexit a'r datganoli pwerau yn sgil Brexit. Cytunodd aelodau'r Pwyllgor fod gallu'r Comisiwn i lywio risgiau sylweddol a sicrwydd cysylltiedig o fewn amgylchedd gwleidyddol i'w ganmol.

3.5        Roedd adolygiad Sicrwydd Ansawdd Allanol o Gynulliad Gogledd Iwerddon eto i'w drefnu gan Gareth. Byddai'n cyflwyno'r cynnydd yn erbyn ei gynllun gweithredu Sicrwydd Ansawdd Allanol yn y cyfarfod nesaf.      

Camau i’w cymryd

-         Gareth i gyflwyno'r cynnydd yn erbyn ei gynllun gweithredu Sicrwydd Ansawdd Allanol yn y cyfarfod fis Ebrill.    

Eitem lafar

3         

4         

4.1        Cafodd y Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf am yr Adolygiad Capasiti yn dilyn cyfarfod diweddar Comisiwn y Cynulliad unwaith iddynt gymeradwyo 'r adroddiad cychwynnol.

4.2        Bydd Dave yn arwain cyfnod nesaf yr adolygiad, sef gweithredu'r argymhellion. Rhoddodd Dave wybod y sefydlwyd grŵp llywio traws-sefydliad i ddatblygu a chydlynu'r modd y cyflwynir cynllun gweithredu. Roedd disgwyl i gylch gorchwyl y grŵp gael eu hystyried gan y Bwrdd Rheoli. Amlinellodd wahanol gamau gweithredu a oedd eisoes yn cael eu datblygu hefyd, megis cylchoedd diwygiedig ar gyfer cynllunio ac adrodd.

4.3        Cadarnhaodd Suzy Davies fod y Comisiwn wedi croesawu'r adroddiad ac wedi argymell y dylid cynnal adolygiad capasiti ar ddechrau pob Cynulliad newydd i lywio'r gwaith o gynllunio ar gyfer yr adnoddau sydd eu hangen i gyflawni'r strategaeth.

4.4        Trafododd y Pwyllgor gyd-destun yr adolygiad o ran yr heriau penodol sy'n wynebu'r Pumed Cynulliad, gan gynnwys Brexit, diwygio etholiadol y Cynulliad, cyfyngiadau ariannol a'r awydd i gyfyngu ar niferoedd staff. Trafodwyd hefyd y gwaith manwl o gynllunio ar gyfer senarios a wneir gan yr uwch swyddogion penodol mewn perthynas â Brexit a'r Bil Ymadael.  

4.5        Awgrymodd y Pwyllgor y dylai'r Comisiwn sicrhau bod digon o ddata meintiol i fod yn dystiolaeth o ganfyddiadau'r adolygiad a'r gwelliannau dilynol o ran effeithlonrwydd ac effeithlonrwydd, a sicrhau bod y dystiolaeth yn addas i graffu arni. Roeddent yn cydnabod, fodd bynnag, ei bod yn anodd mesur gwerth y gwasanaethau a ddarparwyd neu feincnodi yn erbyn deddfwrfeydd eraill.         

ACARAC (01-18) Papur 4 - Y wybodaeth ddiweddaraf am archwiliad Swyddfa Archwilio Cymru

5.1        Cyflwynodd Gareth Lucey y wybodaeth ddiweddaraf ar ran Swyddfa Archwilio Cymru. Roedd cyfrifon 2016-17 wedi'u cau'n llawn gyda gostyngiad o £5,221 yn y ffi a amcangyfrifwyd. Câi'r wybodaeth ddiweddaraf am ganfyddiadau cychwynnol archwiliad 2017-18 ei chyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Ebrill. Roedd y ffi ar gyfer archwiliad 2017-18 yn dal i gael ei adolygu'n ffurfiol gan yr Archwilydd Cyffredinol. Gofynnodd y Cadeirydd am ddadansoddiad o'r ffi i ddangos rolau swydd yr unigolion sy'n ymwneud â'r broses archwilio. 

5.2        Roedd y tîm hefyd yn gweithio ar friff i'r Pwyllgor Cyllid mewn perthynas â'i ymchwiliad i broffilio cyllideb Penderfyniad y Bwrdd Taliadau. Roedd angen trafodaethau pellach gyda thîm technegol Swyddfa Archwilio Cymru a byddai'r cyngor a oedd yn cael ei drafftio gan Ann-Marie yn amlinellu safbwynt Swyddfa Archwilio Cymru o'r manteision a'r anfanteision i ddull presennol a dull arfaethedig y Cynulliad.       

5.3        Cyfarfu'r tîm hefyd â Gareth Watts i drafod cynnwys cynllun Archwilio Mewnol 2017-18, ac unrhyw feysydd eraill lle gallai gwaith Gareth roi sicrwydd i archwiliadau ariannol Swyddfa Archwilio Cymru.

Camau i’w cymryd

-      Swyddfa Archwilio Cymru i rannu dadansoddiad o ffi archwilio 2017-18 i ddangos rolau swyddi'r unigolion sydd ynghlwm wrth y broses archwilio.

ACARAC (01-18) Papur 5 – Adolygiad o bolisïau cyfrifyddu

Eitem 7 - Y wybodaeth ddiweddaraf am gyllid

ACARAC (01-18) Papur 6 - Y wybodaeth ddiweddaraf am Gyllid

5.0         

6.0         

6.1        Cyflwynodd Nia'r ddau bapur a chroesawodd gwestiynau gan aelodau'r Pwyllgor ynghylch y sefyllfa ariannol ddiweddaraf.

6.2        Nododd y Pwyllgor bapur yr adolygiad o bolisïau cyfrifyddu Pan ofynnwyd iddynt, cadarnhaodd cynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru eu bod yn fodlon ar driniaeth dadfeiliadau a amlinellwyd yn y papur.

6.3        Roedd y sefyllfa ariannol gyfredol yn dal i fod yn heriol. Fodd bynnag, ers cyfarfod mis Tachwedd, rhoddwyd tasg i'r Cyfarwyddwyr ganfod arbedion, gan gynnwys gohirio rhywfaint o'r gwariant tan 2018-19 i ddarparu lefel wrth gefn a hyblygrwydd yn 2017-18, gan gydnabod y byddai hyn yn effeithio ar gyllideb 2018-19. Bydd y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau yn ystyried cyn bo hir a fydd rhai o'r prosiectau a ohiriwyd, megis y cylch newid peiriannau TGCh, yn gallu parhau yn 2017-18. 

6.4        Byddai offeryn blaenoriaethu a ddatblygwyd gan Dave a Gareth Watts yn cynorthwyo â phenderfyniadau cyllido yn y dyfodol. Gofynnodd y Pwyllgor am y wybodaeth ddiweddaraf ynghylch y sail a'r meini prawf ar gyfer blaenoriaethu yng nghyfarfod mis Ebrill. 

6.5        Eglurodd Nia yr angen am gyllideb atodol i dalu am y diffyg a achoswyd gan gynnydd yn rhagolygon Adran Actiwari'r Llywodraeth o gost y cyllid pensiwn. Cyflwynwyd Memorandwm Esboniadol i'r Pwyllgor Cyllid ym mis Rhagfyr.

6.6        Cadarnhaodd Dave fod arbedion wedi'u negodi mewn perthynas â rhai cytundebau heb unrhyw newid i safon y gwasanaeth. Cyfeiriodd Nia at yr arbedion gwerth am arian yn deillio o arbedion effeithlonrwydd busnes, ond rhybuddiodd y byddai arbedion mewn meysydd megis caffael yn fwy anodd yn y dyfodol oni bai fod newidiadau sylweddol i ddarpariaeth gwasanaethau. Mewn ymateb i gwestiynau am yr ardoll brentisiaeth, cytunodd Nia i gadarnhau a ddylai cyflogres Aelodau, fel cyflogeion unigol, gael eu trin ar wahân neu ar y cyd o ran y trothwy £3 miliwn.

6.7        Gwahoddwyd y Pwyllgor i anfon unrhyw sylwadau i Nia mewn llythyr yr oedd disgwyl iddo gael ei anfon i'r Pwyllgor Cyllid yn dilyn lansiad ei ymchwiliad i sut yr oedd cyllideb gwariant Seneddau eraill yn cysylltu â chyflog a lwfans Aelodau.       

Camau i’w cymryd

-      Dave a Gareth Watts i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y meini prawf blaenoriaethu a'r modd y caiff ei weithredu yng nghyfarfod mis Ebrill. 

-      Nia i egluro a yw'r ardoll brentisiaeth yn berthnasol i Aelodau'r Cynulliad fel cyflogwyr.

ACARAC (01-18) Papur 7 – Arolwg Effeithiolrwydd y Pwyllgor

6         

7         

7.1        Cyflwynodd Kathryn Hughes ganlyniadau'r arolwg i'r Pwyllgor, a oedd yn ffafriol. Roedd yr arolwg hwn yn cyflwyno data a oedd yn lled gymaradwy i arolwg 2015, er gwaethaf rhai adolygiadau a chwestiynau ychwanegol 

7.2        Nododd Kathryn ambell faes i'w gwella ar sail y sylwadau a wnaed gan yr ymatebwyr. Yr unig gam ffurfiol a nodwyd gan y Pwyllgor oedd ystyried defnyddio cyfarfod mis Gorffennaf yn well, a ddefnyddiwyd ar hyn o bryd i ystyried cau'r cyfrifon yn derfynol. Gallai hyn gynnwys ystyried canlyniadau'r cyfarfodydd diwedd tymor blynyddol ar gyfer cynllunio strategol, a gyflwynwyd gan y Comisiwn, neu ddadansoddiad manylach o risg neu wybodaeth perfformiad.

7.3        At ei gilydd, roedd y Cadeirydd yn falch â'r canlyniadau cadarnhaol ac yn llongyfarch aelodau a swyddogion ACARAC.  Caiff blaenraglen waith ddiwygiedig yn cynnwys yr awgrymiadau hyn ei dosbarthu dros doriad yr haf.     

Camau i’w cymryd

-      Yr Ysgrifenyddiaeth i weithio â'r swyddogion a'r Cadeirydd i benderfynu pa eitemau y gellid eu cyflwyno i'w trafod yng nghyfarfod mis Gorffennaf. 

ACARAC (01-18) Papur 8 - Adroddiad Dangosyddion Perfformiad Allweddol Ebrill-Medi 2017

Eitem 10 – Adroddiad risgiau corfforaethol

ACARAC (01-18) Papur 9 - Risgiau Corfforaethol

ACARAC (01-18) Papur 9 - Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (01-18) Papur 9 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd

Eitem 11 - Archwiliad beirniadol o un risg sydd eisoes wedi’i nodi neu risg newydd

ACARAC (01-18) Papur 10 - Y wybodaeth ddiweddaraf am Risgiau Corfforaethol Rhyng-gysylltiedig y Comisiwn

6         

7         

8         

8.1        Roedd fersiwn derfynol, gyhoeddedig yr adroddiad ar ddangosyddion perfformiad allweddol wedi'u cynnwys yn y pecyn er gwybodaeth. Dywedodd Dave fod adolygiad o'r dangosyddion perfformiad allweddol yn mynd rhagddo gyda'r Penaethiaid Gwasanaeth a'r Cyfarwyddwyr. Roedd hyn yn cynnwys ystyried datblygu dangosfwrdd mewnol yn ogystal â'r dangosyddion perfformiad allweddol cyhoeddedig. Cadarnhaodd y bydd yr adolygiad hwn yn cynnwys ystyried a yw targedau yn ddigon heriol a pherthnasol. Awgrymodd y Pwyllgor y dylid rhoi ystyriaeth i seilio targedau ar ganlyniadau yn hytrach nag allbynnau.

8.2        Cyflwynodd Dave wedyn y papurau risg, gan nodi bod y proffil risg sylweddol parhaus yn dangos y pwysau a faint o ansicrwydd sy'n wynebu'r sefydliad. 

8.3        Er cydnabod bod y risgiau gweddilliol yn parhau i fod yn uchel oherwydd eu heffaith pe dônt yn wir, awgrymodd y Pwyllgor y dylid herio rheolaethau a lefelau goddef yn barhaus i sicrhau bod digon yn cael ei wneud i'w rheoli. Cytunodd y swyddogion i ystyried sylwadau'r Pwyllgor ar opsiynau i gyflwyno risgiau mewn ffordd wahanol i helpu dadansoddi yn well. 

8.4        Nododd y Pwyllgor y papur yn amlinellu sut roedd y Comisiwn yn rheoli natur rhyng-gysylltiedig ei risgiau corfforaethol. Roedd y Pwyllgor yn dal i fod yn fodlon bod y risgiau'n cael eu rheoli'n dda, yn unigol ac ar y cyd. Gan y byddai'r risgiau rhyng-gysylltiedig yn parhau i gael eu rheoli ar y cyd a'u hysbysu i'r Pwyllgor ar wahân yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol, cytunwyd nad oedd angen iddynt weld adroddiadau tebyg ar reoli'r risgiau rhyng-gysylltiedig yn y dyfodol.

ACARAC (01-18) Papur 11 - Adroddiad Blynyddol 2016-17

6         

7         

8         

9         

9.1        Roedd adroddiad blynyddol 2016-17 wedi ei gynnwys er gwybodaeth. Gofynnodd y Cadeirydd i aelodau'r Pwyllgor wneud unrhyw sylwadau sydd ganddynt ynghylch strwythur, fformat a chynnwys yr adroddiad blynyddol nesaf i'r tîm clercio y tu allan i'r cyfarfod hwn. 

Camau i’w cymryd

-      Aelodau'r Pwyllgor i roi gwybod i'r tîm clercio am newidiadau a awgrymwyd i'r strwythur a'r fformat ynghyd â'r cynnwys ar gyfer yr adroddiad blynyddol nesaf. 

ACARAC (01-18) Papur 12 – Crynodeb o’r ymadawiadau

6      

7      

8      

9      

10      

10.1     Nododd y Pwyllgor un achos o ymadael â’r gweithdrefnau caffael arferol.   

ACARAC (01-18) Papur 13 - Y flaenraglen waith

6      

7      

8      

9      

10      

11      

11.1     Nododd y Pwyllgor y Flaenraglen Waith.

11.2    Roedd y Cadeirydd am atgoffa'r Prif Weithredwr y byddai ei gyfnod fel Cadeirydd ac Ymgynghorydd Annibynnol, yn ogystal â rôl Keith Baldwin fel Ymgynghorydd Annibynnol ac aelod o'r Pwyllgor, yn dod i ben ym mis Hydref 2018.         

11.3     Yn y cyfarfod, cytunwyd i ychwanegu'r eitemau a ganlyn:

-      Pennaeth TGCh a Phennaeth Seilwaith a Rheoli Gweithrediadau i gyflwyno eitem ar Ddiogelwch Seiber yng nghyfarfod mis Ebrill.  

-      Dave i gyflwyno'r meini prawf blaenoriaethu ar gyfer prosiectau/rhaglenni yng nghyfarfod mis Ebrill. 

-      Yr Ysgrifenyddiaeth i weithio gyda'r swyddogion a'r Cadeirydd i benderfynu pa eitemau y gellir eu cyflwyno i'w trafod yng nghyfarfod mis Gorffennaf. 

12.0   Sesiwn breifat

12      

12.1     Bu Swyddfa Archwilio Cymru yn bresennol mewn sesiwn breifat gydag aelodau’r Pwyllgor wedi i’r trafodion ffurfiol ddod i ben. Ni chymerwyd cofnodion o’r cyfarfod.