Agenda a Chofnodion

1.1        Croesawodd y Cadeirydd Manon Antoniazzi a Kimberly Cowan a oedd yn arsylwi'r cyfarfod.  

1.2        Datganodd Eric Gregory ei fod yn Gyfarwyddwr Anweithredol ar Raglen Cofrestru Etholiadol Modern Swyddfa'r Cabinet a'i fod yn gynrychiolydd busnes ar gyfer yr Adolygiad Seneddol o Iechyd a Gofal Cymdeithasol yng Nghymru.

ACARAC (02-17) Papur 1 - Cofnodion cyfarfod 6 Chwefror 2017    

ACARAC (02-17) Papur 2 – Crynodeb o’r camau gweithredu

1         

2         

2.1        Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 6 Chwefror a chafodd y wybodaeth ddiweddaraf am gamau gweithredu, a nodwyd ym mhapur 2, ei nodi.   

2.2        Mewn perthynas â'r un cam gweithredu sy'n weddill - (paragraff 10.4) Dosbarthu adborth o bresenoldeb aelodau ACAC Estyn mewn cyfarfodydd ACAC eraill, roedd y Cadeirydd wedi derbyn adroddiad o ganfyddiadau. Roedd yn falch o nodi bod y meysydd arfer da a nodwyd yn yr adroddiad, y cytunodd y byddai'n eu rhannu gydag aelodau'r Pwyllgor, yn bennaf yn adlewyrchiad o agwedd y Pwyllgor hwn.    

ACARAC (02-17) Papur 3 – Adroddiad diweddaru archwilio
mewnol

3.1        Cyflwynodd Gareth Watts ei adroddiad diweddaru. Amlinellodd y gwaith sy'n cael ei wneud ar yr archwiliad o dreuliau Aelodau'r Cynulliad, y byddai'r adroddiad terfynol yn cael ei ddosbarthu cyn y cyfarfod ym mis Mehefin.

3.2        Roedd hefyd wedi gweithio gyda swyddogion i gwmpasu'r archwiliad sydd ar ddod o gymorth integredig ar gyfer Pwyllgorau'r Cynulliad a chwblhaodd adolygiad o symud data o'r system ariannol CODA i'r system Microsoft Dynamics NAV newydd. 

3.3        Bydd yr adolygiad a gynhaliwyd o Fwrdd Buddsoddi ac Adnoddau y Comisiwn yn cael ei drafod gan y Bwrdd ar 21 Mawrth. Cytunodd Gareth i ddosbarthu'r adroddiad, ynghyd â manylion am y camau gweithredu y cytunodd y Bwrdd arnynt, i'r Pwyllgor cyn y cyfarfod ym mis Mehefin.

3.4        Byddai'r contract Archwilio Mewnol gyda TIAA yn dod i ben yn 2017 ac roedd Gareth a'r tîm caffael wedi gorffen y ddogfen manyleb i ddechrau'r broses dendro. Roedd y panel ar gyfer adolygu tendrau yn cynnwys y Pennaeth Archwilio Mewnol, y Cyfarwyddwr Cyllid a'r Uwch-swyddog Caffael.    

ACARAC (02-17) Papur 4 - Adolygiad dadansoddeg data (y gyflogres)

ACARAC (02-17) Papur 5 – Rheoli prosiect

3         

4         

4.1        Cyflwynodd Gareth ddau adroddiad archwilio, y cafodd y ddau eu croesawu gan y Pwyllgor.

4.2        Dangosodd yr adolygiad dadansoddeg data gywirdeb a chadernid data'r gyflogres a nodwyd nad oedd unrhyw dystiolaeth o unrhyw ymddygiad twyllodrus. Cwestiynodd y Pwyllgor y dilysrwydd angenrheidiol i brofi cywirdeb y data yn y system Adnoddau Dynol/y gyflogres. Sicrhaodd Gareth y Pwyllgor fod y data yn cael eu gwirio yn drylwyr a bod adroddiadau eithriadau yn cael eu defnyddio lle bo angen. Yna disgrifiodd rai o swyddogaethau adrodd y system gyllid newydd a oedd yn cynnwys dadansoddeg gwariant contract.     

4.3        Cyflwynodd Gareth ei ail adroddiad ar yr adolygiad o ymagwedd y Comisiwn at reoli prosiect lle mae pedwar argymhelliad wedi'u nodi a'u cytuno gan y tîm reoli.

4.4        O ystyried yr heriau sy'n wynebu'r Comisiwn i gyflwyno cyfres uchelgeisiol o amcanion, roedd y Pwyllgor yn annog swyddogion i ddatblygu meini prawf clir ar gyfer blaenoriaethu prosiectau, ac i ganolbwyntio ar wireddu buddiannau.

4.5        Cwestiynodd y Pwyllgor eto y diffyg adrodd ar gynnydd y prosiect o fewn yr Adroddiad ar Berfformiad Corfforaethol. Cytunodd Dave i ystyried cynnwys diweddariadau'r Cyfarwyddwyr ar gynnydd prosiectau, a oedd yn cael eu darparu bob chwarter i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau, fel atodiadau i Adroddiadau ar Berfformiad Corfforaethol yn y dyfodol. 

4.6        Roedd Dave yn falch o weld cynnydd gwirioneddol ers adolygiad blaenorol Gareth yn 2015. Disgrifiodd y broses sydd ar waith yng nghyfarfodydd y Bwrdd Adnoddau a Buddsoddi bob pythefnos i asesu goblygiadau prosiectau o ran adnoddau a chyllideb, yn ogystal â sut y maent yn cyfrannu at gyflawni blaenoriaethau a nodau strategol y Comisiwn. Byddai'n ystyried awgrym y Pwyllgor o nodi manylion am feini prawf blaenoriaethu mewn ffordd fwy ffurfiol.

4.7        Cwestiynodd y Pwyllgor y gwaith o graffu ar achosion busnes ac roedd y swyddogion yn cydnabod bod angen gwelliannau i ddal y gwersi a ddysgwyd ac i fonitro'r broses o wireddu buddiannau. Cytunwyd fod angen arweiniad pellach, gan gynnwys ynghylch datblygu ac ailadrodd achosion busnes. Cytunodd Gareth hefyd i ddosbarthu adroddiad defnyddiol yr oedd wedi dod o hyd iddo yn ddiweddar ar fethodoleg rheoli prosiect mewn ffordd ystwyth i aelodau'r Pwyllgor.

4.8        Croesawodd y swyddogion y drafodaeth ar reoli rhaglenni a phrosiectau a chroesawodd y Pwyllgor adolygiad o brosesau ac egwyddorion rheoli newid a oedd wedi'i drefnu ar gyfer mis Medi 2017. Byddai'r canllawiau prosiect presennol yn cael eu diweddaru a'u datblygu ar y cyd gan aelodau'r Gymuned Ymarfer a rhanddeiliaid allweddol eraill.   

         Camau gweithredu 

        Archwiliad dadansoddeg data (y gyflogres)

-         Gareth i roi rhagor o wybodaeth i'r Pwyllgor am faint y samplau a ddefnyddir ar gyfer dadansoddeg data.

Archwiliad rheoli prosiectau

-         Gareth i ddosbarthu canlyniad y drafodaeth ar adolygiad y Bwrdd Adnoddau a Buddsoddi cyn y cyfarfod ym mis Mehefin.

-         Dave i ystyried meini prawf blaenoriaethu ar gyfer prosiectau.

-         Dave i ystyried cynnwys 'diweddariadau'r Cyfarwyddwyr' fel atodiadau i'r Adroddiad ar Berfformiad Corfforaethol. 

-         Gareth i ddosbarthu  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4.

ACARAC (02-17) Papur 6 – Cynllun Archwilio Mewnol 2017-18

3         

4         

5         

5.1        Cymeradwyodd y Pwyllgor gynllun archwilio Gareth ar gyfer 2017-18.  Sicrhaodd Gareth y Pwyllgor fod y prif feysydd ffocws yn unol â risgiau corfforaethol y Comisiwn. Cwestiynodd y Pwyllgor a oedd digon o ffocws ar swyddogaeth Busnes y Cynulliad gan mai dyma lle byddai'r newidiadau sydd i ddod yn digwydd. Roedd y Pwyllgor yn fodlon ar ymateb Gareth ynghylch cwmpasu'r elfennau rheoli newid yn yr adolygiad ym mis Medi 2017, ac ar gyfer addasu ei gynllun i ddarparu ar gyfer meysydd penodol sy'n peri pryder yn ystod y flwyddyn.    

5.2        Byddai Gareth yn defnyddio adnoddau mewnol i'w helpu gyda'i adolygiad o gymorth integredig ar gyfer y Pwyllgorau.  Roedd hefyd wedi ychwanegu diwrnodau dangosol i'r cynllun archwilio i sicrhau bod y Pwyllgor yn deall ei ymrwymiadau. 

ACARAC (02-17) Papur 7 – papur cwmpasu'r Siarter Archwilio Mewnol

ACARAC (02-17) Papur 7 – Y Siarter Archwilio Mewnol

ACARAC (02-17) Papur 8 – Adroddiad interim ar yr Asesiad Ansawdd Allanol

3         

4         

5         

6         

6.1        Nododd y Pwyllgor y Siarter Archwilio Mewnol diwygiedig ar gyfer 2017-18 a chroesawodd yr Adroddiad ar yr Asesiad Ansawdd Allanol interim, a gynhyrchwyd gan Andrew Munro, Pennaeth Archwilio Mewnol yn Senedd yr Alban. Daeth yr adroddiad i'r casgliad fod y gwasanaeth archwilio mewnol yn gyffredinol yn cydymffurfio â safonau archwilio mewnol fel y nodir gan, ac yn unol â, Fframwaith Asesu Ansawdd Archwilio Mewnol Trysorlys EM. Llongyfarchodd y Pwyllgor Gareth ar ganlyniad mor gadarnhaol a gofynnwyd i'r adroddiad terfynol gael ei ddosbarthu y tu allan i'r pwyllgor.

Cam gweithredu

-         Gareth i ddosbarthu Adroddiad Terfynol yr Asesiad Ansawdd Allanol i aelodau'r Pwyllgor.

ACARAC (02-17) Papur 9 – Adroddiad diweddaru

7.1        Cyflwynodd Matthew Coe adroddiad diweddaru Swyddfa Archwilio Cymru. Roedd y ffi arfaethedig ychydig yn uwch na'r flwyddyn flaenorol, ond yn cynnwys rhywfaint o gyllid wrth gefn efallai na fydd ei angen os bydd y gwaith archwilio yn mynd rhagddo'n ddidrafferth. Roedd y gwaith interim yn mynd rhagddo heb unrhyw broblemau o bwys.  

7.2        Yna trafododd y Pwyllgor ganlyniadau ymarfer meincnodi Swyddfa Archwilio Cymru o ddatganiadau llywodraethu ac adroddiadau blynyddol y sector cyhoeddus a oedd wedi'u sgorio'n anghywir ar gyfer y Comisiwn. Cytunodd Swyddfa Archwilio Cymru, Nia a'r Pwyllgor ar y sgôr diwygiedig.  Byddai Swyddfa Archwilio Cymru yn rhannu'r arfer gorau a nodwyd o'r ymarfer a byddai hefyd yn rhoi cyngor ar gynlluniau i ailadrodd ymarferion o'r fath yn y dyfodol.

7.3        Roedd Nia yn falch gyda pharhad tîm archwilio Swyddfa Archwilio Cymru, yn enwedig o ystyried y pwysau ychwanegol o weithredu'r system gyllid newydd. Dywedodd wrth y Pwyllgor nad oedd unrhyw bryderon ynghylch gallu'r tîm i gynnal proses archwilio lyfn. 

Cam gweithredu

-         Swyddfa Archwilio Cymru i roi cyngor ar gynlluniau i ailadrodd yr ymarfer meincnodi ar gyfer adroddiadau blynyddol a datganiadau llywodraethu gyda chyrff cyhoeddus eraill a rhannu syniadau o ran arfer gorau gyda Chomisiwn y Cynulliad.

Eitem lafar

7         

8         

8.1        Cytunodd Matthew, Nia a Gareth fod eu cydberthynas waith yn effeithiol ac y byddai'n parhau i fod yn agored ac yn dryloyw.   

ACARAC (02-17) Papur 10 - Datganiad Llywodraethu Drafft ar gyfer 2016-17 - papur cwmpasu

ACARAC (02-17) Papur 10 - Datganiad Llywodraethu Drafft ar gyfer 2016-17

8         

9         

9.1        Cyflwynodd Claire y Datganiad Llywodraethu drafft. Dywedodd fod y broses yn arwain at ddrafftio'r datganiad wedi'i sefydlu'n dda, gyda Phenaethiaid Gwasanaeth yn darparu datganiadau sicrwydd manwl i lywio'r gwaith o ddrafftio'r datganiadau ar lefel y Gyfarwyddiaeth. Ychwanegodd gwaith craffu Hugh yng nghyfarfod y Bwrdd Rheoli haen arall o sicrwydd. Cytunodd Claire i rannu fersiwn ddiwygiedig o'r Datganiad Llywodraethu ac amlinelliad o'r Adroddiad Blynyddol gyda'r Pwyllgor cyn toriad y Pasg. 

9.2        Cytunodd y sawl a oedd yn bresennol i roi adborth i'r tîm clercio ar ôl y cyfarfod.

9.3        Cymeradwyodd y Pwyllgor y swyddogion ar lunio datganiad drafft cynhwysfawr. Awgrymwyd tynnu sylw at y risgiau corfforaethol allweddol ac ymhelaethu ar y fenter gwerth am arian.  

Camau gweithredu

-         Claire i ddosbarthu drafft diwygiedig ac amlinelliad o'r Adroddiad Blynyddol cyn toriad y Pasg.

-         Y sawl a oedd yn bresennol i ddarparu adborth ar y Datganiad Llywodraethu drafft i'r tîm clercio.

ACARAC (02-17) Papur 11 - Diweddariad ar y Fframwaith Sicrwydd

ACARAC (02-17) Papur 11 - Atodiad A - sicrwydd FW - map

ACARAC (02-17) Papur 11 - Atodiad B - Sicrwydd FW - Ebrill 16 - Mawrth 17

8      

9      

10      

10.1     Croesawodd y Pwyllgor Fframwaith Sicrwydd diwygiedig Comisiwn y Cynulliad ac roedd yn gwerthfawrogi pa mor dda y caiff ei ddefnyddio ar draws y sefydliad.       

ACARAC (02-17) Papur 12 - Diweddariadau ar y Polisi Chwythu'r Chwiban a'r Polisi Twyll

8      

9      

10      

11      

11.1     Rhoddodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am yr adolygiad o bolisïau Chwythu'r Chwiban a Thwyll y Comisiwn. Cafodd gwybodaeth am chwythu'r chwiban a dulliau eraill o fynegi pryderon a chwynion ei chyhoeddi ar dudalennau mewnrwyd y Cynulliad, ac roedd hyn yn cynnwys linc i gyfeiriad e-bost annibynnol. Byddai Gareth yn gweithio gyda'r Pennaeth Adnoddau Dynol i sicrhau bod digon o ymwybyddiaeth ar draws y Comisiwn. 

11.2     Ni fu unrhyw ddiweddariadau sylweddol i'r Polisi Twyll na'r Cynllun Ymateb i Dwyll. 

11.3     Ym mis Mawrth 2017 cynhaliodd Comisiwn y Cynulliad wythnos ymwybyddiaeth o ddiogelwch seiber a oedd yn amlygu'r risgiau posibl o ymosodiadau seiber, a oedd yn cynnwys negeseuon e-bost gwe-rwydo a allai gynyddu'r risg o weithgarwch twyllodrus. Cadarnhaodd Dave y byddai swyddfeydd etholaethol yn cael hyfforddiant ymwybyddiaeth o ddiogelwch seiber. 

11.4     Cytunodd Suzy Davies a swyddogion i ddarparu adborth i'r Pwyllgor ar sut y cafodd yr wythnos ei derbyn gan staff y Comisiwn, Aelodau'r Cynulliad a staff cymorth Aelodau'r Cynulliad.

Cam gweithredu

-         Suzy Davies a'r tîm clercio i gasglu adborth ar yr wythnos ymwybyddiaeth o ddiogelwch seiber ymhlith yr Aelodau, Staff Cymorth Aelodau'r Cynulliad a'r Comisiynwyr.

ACARAC (02-17) Papur 13 - Diweddariad ar gyllid a'r gyllideb

8      

9      

10      

11      

12      

12.1     Oherwydd amserlennu cynnar y cyfarfod hwn, ni allai Nia ddarparu gwybodaeth am y sefyllfa ar ddiwedd y flwyddyn i'r Pwyllgor gan nad oedd yr addasiadau cyfrifo wedi'u prosesu eto. 

12.2     Byddai cyfarfod cynllunio capasiti y Bwrdd Rheoli yn llywio'r gofynion ar y gyllideb ar gyfer 2017-18 ymhellach a byddai hyn hefyd yn cael ei fonitro'n agos gan y Bwrdd Adnoddau a Buddsoddi.   

Eitem lafar

8      

9      

10      

11      

12      

13      

13.1     Rhoddodd Nia a Keith y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y prosiect system gyllid newydd a gweithredu'r system Microsoft Dynamics NAV. Mae bwrdd prosiect, a drefnwyd ar gyfer dydd Llun 20 Mawrth, wedi'i ohirio oherwydd oedi wrth brofi ymarferoldeb cyhoeddi treuliau Aelodau'r Cynulliad. Nid oedd y tîm prosiect yn credu bod y mater yn dechnegol gymhleth i'w atgyweirio nac yn gohirio'r dyddiad mynd yn fyw. 

13.2     Nododd y Cadeirydd y trefniadau llywodraethu cadarn sy'n berthnasol i'r prosiect hwn a gofynnodd i Keith gael gwybod am y broses o wneud penderfyniadau o ran mynd yn fyw. Cadarnhaodd Nia ei bod yn parhau i fod yn hyderus y byddai'r dyddiad mynd yn fyw ar 3 Ebrill a chytunodd i anfon yr holl bapurau sy'n gysylltiedig â'r prosiect at Keith.                                                 

Cam gweithredu

-         Nia i sicrhau bod Keith yn cael gwybod am gynnydd a'r broses o wneud penderfyniadau ar adegau allweddol.

ACARAC (02-17) Papur 14 - Risgiau Corfforaethol

ACARAC (02-17) Papur 14 - Atodiad A – Adroddiad ar grynodeb o risgiau corfforaethol

ACARAC (02-17) Papur 14 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd

13      

14      

14.1     Mae Cofrestr Risgiau Corfforaethol y Comisiwn wedi'i hadolygu'n drylwyr gan y Bwrdd Rheoli mewn cyfarfodydd ym mis Chwefror a mis Mawrth, sydd wedi arwain at nifer o risgiau newydd yn cael eu hychwanegu. Cymeradwyodd y Cadeirydd y diwydrwydd dyladwy i nodi, casglu a monitro'r risgiau mwyaf sylweddol sy'n wynebu'r Comisiwn.

14.2     Roedd trafodaethau ynghylch yr agenda newid ehangach, gan gynnwys cyfathrebu ac ymgysylltu mewn perthynas â phob un o'r newidiadau corfforaethol (diwygio etholiadol a chyfansoddiadol, ymgysylltiad ehangach a gadael yr Undeb Ewropeaidd) yn mynd rhagddynt rhwng aelodau perthnasol o'r Bwrdd Rheoli i sicrhau dull strategol a chydgysylltiedig. 

ACARAC (02-17) Papur 15 – Risgiau’n ymwneud â Newid Cyfansoddiadol

13      

14      

15      

15.1     Roedd Anna ac Adrian yn bresennol ar gyfer yr eitem hon. Roedd y trafodaethau'n canolbwyntio ar y heriau o ran canfyddiad y cyhoedd o newidiadau corfforaethol a chyfansoddiadol. 

15.2     Croesawodd aelodau'r Pwyllgor yr eglurhad clir o faes mor gymhleth, y dadansoddiad o'r risgiau unigol a'r trafodaethau parhaus ynghylch y cyd-ddibyniaeth ac effaith gyfunol y rhain.      

Eitem lafar

13      

14      

15      

16      

16.1     Byddai'r Cadeirydd yn rhannu adroddiad drafft gyda'r aelodau er mwyn cael sylwadau arno ym mis Ebrill.  

ACARAC (02-17) Papur 16 - Crynodeb o'r ymadawiadau

Eitem 18 – Y flaenraglen waith

ACARAC (02-17) Papur 17 - Y flaenraglen waith

13      

14      

15      

16      

17      

17.1     Nododd y Pwyllgor un achos o ymadael â'r gweithdrefnau caffael arferol.  Gofynnodd y Cadeirydd am fanylion am y gost gyfredol o hyfforddiant gweithiwr achos.

17.2     Byddai'r tîm clercio yn diweddaru ac yn dosbarthu'r flaenraglen waith ddiwygiedig.     

17.3     Gan mai hwn oedd cyfarfod olaf ACARAC Claire, diolchodd y Cadeirydd yn ffurfiol iddi ar ran y Pwyllgor am helpu i greu cydberthynas waith mor gadarnhaol a dymunodd yn dda iddi yn y dyfodol. 

Trefnwyd i gynnal y cyfarfod nesaf ar 19 Mehefin 2017.