Agenda a Chofnodion

1.1 Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod a nododd un ymddiheuriad gan Manon Antoniazzi, Prif Weithredwr a Chlerc y Senedd a’r Swyddog Cyfrifyddu.

1.2 Croesawodd y Pwyllgor Siwan Davies fel Prif Weithredwr a Chlerc y Senedd dros dro a Swyddog Cyfrifyddu Ychwanegol. 

1.3 Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

ARAC (22-03) Papur 1 - Cofnodion Drafft 29 Ebrill 2022

ARAC (22-03) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd

2.1 Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod ar 29 Ebrill yn ffurfiol a nodwyd diweddariadau i’r camau gweithredu. 

2.2 Roedd Ed Williams wedi cael cadarnhad y byddai amserlen ar gyfer y cynllun gwresogi ardal yn cael ei chytuno o fewn wyth wythnos. Cytunodd i roi briff anffurfiol i’r Pwyllgor cyn yr hydref.

Cam i’w gymryd

-       Ed Williams i drefnu sesiwn friffio anffurfiol ar strategaeth a gweithgareddau cynaliadwyedd Cyngor Caerdydd.

ARAC (22-03) Papur 3 – Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd - Mehefin 2022

3.1 Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf am weithgarwch llywodraethu a sicrwydd cyffredinol. Roedd wedi dosbarthu’r adroddiad dilynol ar archwiliadau seiberddiogelwch blaenorol y tu allan i’r pwyllgor a diolchodd i aelodau’r Pwyllgor am eu cwestiynau yr oedd wedi’u hanfon ymlaen at swyddogion perthnasol i’w hateb. Roedd yn bwriadu rhannu’r adroddiadau ar yr archwiliad seiberddiogelwch diweddaraf a’r archwiliad cydymffurfio â’r Cynllun Ieithoedd Swyddogol yn yr wythnosau nesaf. 

3.2 Cadarnhaodd Gareth fod yr ymarfer tendro ar gyfer y partner archwilio mewnol a gaiff ei rannu ar y cyd yn mynd rhagddo. Roedd yn falch o ddangos tystiolaeth o gyflwyniadau cyflenwyr o’r profiad archwilio yn y sector cyhoeddus yng Nghymru. Mae disgwyl i’r contract newydd ddod i rym ar 1 Awst 2022.

3.3 Holodd y Pwyllgor ym mha ffyrdd yr oedd nifer y contractau a ddyfarnwyd i gyflenwyr o Gymru yn cael eu mesur a’u hadrodd yn ôl. Byddai Gareth yn gweithio gyda’r Pennaeth Caffael i drafod sut y gallai hyn ymgorffori effaith economaidd Cymru ar gyflenwyr yn hytrach na phresenoldeb yng Nghymru.

ARAC (22-03) Papur 4 – Adroddiad ISA260

4.1 Cyflwynodd Gareth Lucey adroddiad ISA 260 a nododd y bwriad i Archwilio Cymru gyhoeddi barn archwilio ddiamod (glân) ar gyfrifon 2021-22. Amlygodd hefyd nad oedd unrhyw gamddatganiadau wedi’u nodi, gyda dim ond ychydig o fân newidiadau i’r naratif ategol, a dim argymhellion yn codi o’r archwiliad.

4.2 Mewn perthynas â mater a nodwyd yn ystod archwiliad y llynedd, nododd Gareth fod y tîm archwilio wedi gweithio gyda’r tîm Cyllid i chwilio am achosion lle gellid cofnodi gwariant cyfalaf fel refeniw ac roedd yn fodlon na chafodd unrhyw eitemau materol eu nodi.

4.3 Cyfeiriodd Gareth hefyd at un mater a ddaeth i’r amlwg yn hwyr yn y broses archwilio ynghylch ailbrisio asedau tir ac adeiladau a gafodd effaith ar y datganiadau ariannol. Amlinellodd, er bod y Comisiwn yn ailbrisio’r asedau hyn bob tair blynedd, yn unol â safonau cyfrifyddu, roedd angen ailbrisiad pellach oherwydd gwahaniaethau sylweddol a achoswyd gan gostau adnewyddu adeiladau cynyddol. Roedd y cynnydd hwn oherwydd effaith cynnydd mewn chwyddiant ar draws y sector adeiladu yn y chwarter olaf. Mynegodd Gareth ei ddiolch i Nia Morgan a’i thîm am fynd i’r afael â hyn yn gyflym. Roedd Archwilio Cymru hefyd wedi trafod yr ailbrisiad yn uniongyrchol gyda’r priswyr ac roedd yn fodlon gyda’r hyn yr oeddent yn ei ystyried yn amcangyfrif rhesymol. Cytunodd y Pwyllgor ei bod hi’n ymddangos yn rhesymegol ceisio ailbrisiad ar gyfer ystâd y Senedd.

4.4 Roedd Archwilio Cymru wedi dod i’r casgliad bod y datganiadau ariannol yn rhoi cofnod cywir a theg o gyflwr materion y Comisiwn. Diolchwyd i Nia, Catharine Bray a’r tîm Cyllid am eu hymdrechion a’u gwaith caled eto eleni a arweiniodd at archwiliad llyfn iawn arall.

4.5 Diolchodd y Cadeirydd i Archwilio Cymru am eu hadroddiad trylwyr a chanmolodd Nia a’r tîm Cyllid am eu gwaith, ac am y ffordd yr oeddent wedi ymateb i’r cais hwyr am ailbrisiad. Roedd wedi croesawu’r cyfle i gwrdd â’r tîm archwilio ar 31 Mai, gan nodi pwysigrwydd dibyniaeth y Pwyllgor ar archwilio allanol fel un o’r prif ddarparwyr sicrwydd ar reolaethau mewnol. Roedd wedi bod yn falch o gael sicrwydd gan y tîm archwilio ar ansawdd y data a’r systemau sydd ar waith, a oedd yn cynorthwyo’r broses archwilio. 

Dywedodd aelodau’r Pwyllgor fod adroddiad cadarnhaol ISA 260 yn adlewyrchiad o’r gwaith a wnaed yn fewnol a diolchwyd i bawb oedd ynghlwm.

4.6 Roedd aelodau’r Pwyllgor yn cydnabod bod effaith chwyddiant cynyddol yn fater byd-eang. Soniodd Ann-Marie Harkin am yr amser a dreuliwyd gan gyrff y sector cyhoeddus ac archwilwyr yn ymdrin ag effaith cynnydd mewn chwyddiant, yn enwedig ar ailbrisio. Ychwanegodd fod Trysorlys EM yn cynnal adolygiad o’r effaith hon a'r pwysau ar adnoddau’r sectorau cyhoeddus ledled y DU. 

4.7 Cadarnhaodd Ann-Marie Harkin y byddai’n llofnodi’r cyfrifon eto eleni ac y byddai Adrian Crompton, Archwilydd Cyffredinol Cymru mewn sefyllfa i’w llofnodi y flwyddyn nesaf.

ARAC (22-03) Papur 5 - ARA 2021-22 - papur blaen

ARAC (22-03) Papur 5 - Atodiad A – ARA 2021-22

5.1 Cyflwynodd Siwan Davies yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon, gan nodi bod y Pwyllgor eisoes wedi adolygu’r naratif ym mis Ebrill. Gwahoddodd Nia i gyflwyno’r Datganiad Cyfrifon.

5.2 Diolchodd Nia i’r tîm archwilio am broses archwilio esmwyth. Diolchodd hefyd i’w thîm am eu hymrwymiad a’u gwaith rhagorol wrth gwblhau set lân arall o gyfrifon. Nododd ei diolch, yn arbennig i Catharine Bray, Pennaeth Cyllid am y byddai’n ymddeol ym mis Tachwedd – roedd y Pwyllgor hefyd yn dymuno rhoi ar gofnod eu diolch i Catharine, gan ddymuno’n dda iddi ar ei hymddeoliad.

5.3 Amlinellodd Nia rai o’r pwyntiau allweddol o’r Datganiad Cyfrifon. Amlygodd fod y tanwariant alldro ychydig yn uwch na’r targed a amcangyfrifwyd, yn rhannol oherwydd costau is na’r disgwyl ar ôl yr etholiad – esboniwyd hyn yn y sylwebaeth rheolwyr fel sy’n ofynnol gan FREM. Tynnodd sylw hefyd at y wybodaeth ychwanegol yn ymwneud â chyflog, a oedd bellach yn dangos canradd cyflog pwynt 25 a 75 yr holl weithwyr, yn ogystal â’r cyflog canolrifol a adroddwyd yn flaenorol. Croesawodd y Cadeirydd gynnwys rhagor o fanylion am gyflogau staff, roedd yn fodlon â’r sylw yn y drafodaeth am ailbrisio (o dan eitem 4) ac roedd yn falch o nodi’r gwaith paratoi ar gyfer adrodd ar IFRS 16 yn ymwneud â phrydlesi yng nghyfrifon y flwyddyn ganlynol.

5.4 Mewn ymateb i gwestiwn gan aelodau’r Pwyllgor ynghylch penodi’r Prif Gynghorydd Cyfreithiol, dywedodd Siwan fod hyn wedi digwydd y tu allan i’r cyfnod adrodd.

5.5 Disgrifiodd Nia y swm sylweddol o waith a oedd ynghlwm wrth adolygu gwariant cyfalaf yn erbyn refeniw, a gyflawnwyd gan y tîm Cyllid. Byddent yn parhau i weithio gydag Archwilio Cymru i fireinio’r broses hon ac i sicrhau dealltwriaeth gyffredin o unrhyw feysydd amwys. 

5.6 Cadarnhaodd Nia, yn amodol ar gytundeb gan y Comisiwn, fod disgwyl i’r Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon gael eu llofnodi a’u gosod gerbron y Senedd ar ran Archwilydd Cyffredinol Cymru ar 23 Mehefin. Yna byddai’r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a Gweinyddiaeth Gyhoeddus yn craffu arnynt yn yr hydref.

5.7 Llongyfarchodd y Cadeirydd ac aelodau’r Pwyllgor Nia a'r tîm Cyllid ar y set lân o gyfrifon a’r sicrwydd a ddarparwyd yn ystod y drafodaeth. Canmolodd Siwan y tîm hefyd am eu proffesiynoldeb parhaus.

5.8 Gofynnodd Siwan i Arwyn Jones amlinellu manylion cyflwyniad rhyngweithiol yr Adroddiad Blynyddol ar wefan y Senedd. Cyflwynodd Arwyn fersiwn wedi’i diweddaru o’r tudalennau gwe, gan dynnu sylw at amlygrwydd fersiwn argraffadwy. Dangosodd sut y gallai darllenwyr lywio i adrannau penodol o’r adroddiad, gyda lincs i ddeunydd cyhoeddedig cysylltiedig, gan gynnwys adroddiadau a chynnwys fideo a sain.

5.9 Mewn ymateb i awgrymiadau gan aelodau’r Pwyllgor, cytunodd Arwyn i ychwanegu manylion am weithgarwch diweddar yn ymwneud â’r adroddiad gan y Pwyllgor Dibenion Arbennig ar Ddiwygio’r Senedd. Cytunodd hefyd i gynnwys linc o’r fersiwn ar-lein i’r papur briffio a gynhyrchwyd gan y Gwasanaeth Ymchwil ar weithgarwch deddfwriaeth yn ystod y cyfnod adrodd.  Cadarnhaodd  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 5.

ARAC (22-03) Papur 6 - Risgiau corfforaethol

ARAC (22-03) Papur 6 – Atodiad A - Crynodeb o’r Gofrestr Risg Gorfforaethol

ARAC (22-03) Papur 6 - Atodiad B - Risgiau corfforaethol a nodwyd

6.1 Cyfeiriodd y Cadeirydd at ansawdd y ddogfennaeth a’r diweddariadau a ddarparwyd, a nododd na fu unrhyw symudiadau i’r graddfeydd risg cyffredinol ers i’r Gofrestr gael ei chyflwyno i’r Pwyllgor yn ei gyfarfod ar 29 Ebrill.

6.2 Cyfeiriodd Ed Williams at y ffaith yr addaswyd dull y Comisiwn o ymdrin â risgiau Covid-19 mewn ymateb i ganllawiau Llywodraeth Cymru, gan nodi, er bod cyfraddau Covid-19 yn parhau i ostwng yng Nghymru, eu bod ar gynnydd mewn mannau eraill. Disgrifiodd y canllawiau mewnol diwygiedig ar orchuddion wyneb, monitro parhaus y system bwcio desg ac adolygiad parhaus o gynlluniau desgiau. 

6.3 Mewn ymateb i gais i amlygu newidiadau i’r naratif yn y Gofrestr, atgoffodd Kathryn Hughes y Pwyllgor fod y maes ‘statws presennol’ yn cael ei ddiweddaru’n sylweddol cyn pob cyfarfod a bod hwn yn cynnwys manylion am unrhyw newidiadau i’r rheolaethau, er enghraifft. 

6.4 Diolchodd y Pwyllgor i’r swyddogion am eu diweddariadau cynhwysfawr a nododd y Cadeirydd ymatebion cymesur y rheolwyr i'r risgiau.

Eitem lafar (yn cyfeirio at y diweddariad yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol)

7.1 Gwahoddodd y Cadeirydd Siwan Davies i gyflwyno’r eitem hon a chroesawodd Richard Thomas, Rheolwr Gweithredu Newid Cyfansoddiadol i’r cyfarfod. Eglurodd Siwan brofiad Richard o roi gweithgarwch diwygio blaenorol ar waith, sut yr oedd wedi cefnogi’r Pwyllgor Diben Arbennig ar Ddiwygio’r Senedd a’i rôl yn rheoli’r broses o gyflawni’r cam nesaf hwn o’r agenda ddiwygio a’r risgiau cysylltiedig.

7.2 Croesawodd Siwan y cyfle hwn i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor ac i drafod y gwaith llywodraethu a’r heriau sy’n gysylltiedig â newid trawsnewidiol hollbwysig a hollgynhwysol. Amlinellodd elfennau amrywiol y cynigion diwygio a oedd yn cynnwys cynnydd yn nifer yr Aelodau o 60 i 96 a phroses etholiadol wahanol.

7.3 Cafodd adroddiad y Pwyllgor Diben Arbennig ar Ddiwygio’r Senedd, a gyhoeddwyd ar 30 Mai, ei drafod gan y Senedd yn y Cyfarfod Llawn ar 8 Mehefin. Cynigiwyd y cynnig i gymeradwyo’r argymhellion yn yr adroddiad, gyda 40 Aelod yn pleidleisio o blaid. Ystyriwyd ei bod yn annhebygol y byddai unrhyw gonsensws gwleidyddol ehangach o blaid diwygio yn cael ei gyflawni. Rhoddodd hyn fandad cryfach i Lywodraeth Cymru gyflwyno deddfwriaeth i ddeddfu’r cynigion diwygio erbyn 2026. Roedd disgwyl i’r Bil gael ei gyflwyno erbyn hydref 2023, a chael Cydsyniad Brenhinol erbyn haf 2024.

7.4 Dywedodd Siwan fod swyddogion y Comisiwn wedi bod yn gweithio gyda Llywodraeth Cymru i sefydlu trefniadau llywodraethu ar y cyd ar yr elfennau hynny o Raglen Diwygio’r Senedd lle mae buddiannau ar y cyd a dibyniaethau gwneud penderfyniadau yn bodoli, ac yn cefnogi cydweithio rhwng Llywodraeth Cymru a Chomisiwn y Senedd. Roedd y Llywydd wedi trafod y trefniadau llywodraethu ar y cyd gyda’r Prif Weinidog.

7.5 Roedd Bwrdd Gweithredol y Comisiwn wedi bod yn ystyried y trefniadau llywodraethu arfaethedig ar gyfer prosiectau Comisiwn y Senedd, a byddai’r manylion yn cael eu cyflwyno i’r Comisiwn ym mis Gorffennaf. Byddai trefniadau llywodraethu yn cynnwys cynllunio i gefnogi hynt deddfwriaeth (busnes fel arfer), diwygio gwasanaethau’r Comisiwn (ffyrdd o weithio) a diwygio busnes y Senedd. Byddai swyddogion Comisiwn y Senedd hefyd yn cefnogi prosiect diwygio’r Bwrdd Taliadau.

7.6 Amlinellodd Siwan rai o’r heriau allweddol, gan gynnwys y canlynol:

- yr angen i roi rhaglen drawsnewid fawr ar waith ar gyfer y Seithfed Senedd ochr yn ochr â chyflawni busnes fel arfer yn ystod y Chweched Senedd;

- cyfyngiadau ariannol;

- harneisio arbenigedd priodol; ac

- ymgysylltu â rhanddeiliaid, yn enwedig o ystyried bod sawl perchnogaeth a chyd-ddibyniaeth ynghlwm â phrosiectau amrywiol.

7.7 Rhoddodd Siwan sicrwydd i’r Pwyllgor ynghylch y cynllunio manwl sydd ar y gweill i gyflawni’r rhaglen ddiwygio a rheoli’r heriau yr oedd wedi’u hamlinellu. Byddai’r gwaith cynllunio yn ymgorffori trefniadau llywodraethu ar gyfer y Comisiwn, a gweithio ar y cyd â’r Bwrdd Taliadau Annibynnol a Llywodraeth Cymru ond gyda diffiniad clir.

7.8 Roedd y Pwyllgor yn cydnabod maint rhaglen Diwygio’r Senedd a’i heffaith hollgynhwysol ar ddarparu gwasanaethau’r Comisiwn. Roedd y Cadeirydd a’r aelodau’n awyddus i helpu mewn meysydd lle gallent ychwanegu gwerth a nodwyd y byddai Diwygio’r  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 7.

ARAC (22-03) Papur 7 – Crynodeb o ymadawiadau

8.1 Nododd y Pwyllgor un achos o wyro oddi ar y gweithdrefnau caffael arferol.

ARAC (22-03) Papur 8 – papur blaen

ARAC (22-03) Papur 8 Adroddiad Blynyddol ARAC drafft

9.1 Gwahoddodd y Cadeirydd aelodau’r Pwyllgor i roi sylwadau ar Adroddiad Blynyddol drafft ARAC. Diolchodd i Kathryn Hughes am gyflwyno drafft mor gynhwysfawr.

9.2 Trafododd y Pwyllgor a chytunodd ar y meysydd a awgrymwyd yn y papur i’w cynnwys yn adran edrych tua’r dyfodol yr adroddiad. Roedd y rhain yn cynnwys Diwygio’r Senedd a fyddai’n amlwg yn cael ffocws amlwg iawn gan y Pwyllgor yn ystod y flwyddyn nesaf, a datgarboneiddio a fydd yn cael ei drafod yng nghyfarfod mis Gorffennaf. Nododd y Cadeirydd hefyd bwysigrwydd cynyddol Cynllun Cyflawni Corfforaethol y Comisiwn.

9.3 Gofynodd Ann Beynon am eglurhad fod cynnwys cyfathrebu ac ymgysylltu fel maes ffocws yn y flwyddyn nesaf yn ymwneud â strategaeth y Comisiwn ar gyfer ymgysylltu â'r cyhoedd, yn enwedig gyda'r rhai sydd wedi ymddieithrio neu’n anodd eu cyrraedd. Cytunodd Arwyn Jones i ddarparu diweddariadau i’r Pwyllgor yn ystod y flwyddyn ar gynlluniau i fynd i’r afael â hyn, gan gynnwys drwy ddefnyddio’r cyfryngau cymdeithasol. Byddai hefyd yn adrodd ar y defnydd o offer monitro cyfryngau cymdeithasol newydd i fesur ymgysylltiad yn well a fyddai’n sail i ddangosyddion perfformiad allweddol yn Adroddiad Blynyddol 2022-23 y Comisiwn.

9.4 Cymeradwyodd y Pwyllgor ei Adroddiad Blynyddol a nododd y byddai’r Cadeirydd yn cyflwyno fersiwn ddwyieithog mewn cyfarfod o’r Comisiwn ddydd Llun 11 Mehefin.   

ARAC (22-03) Papur 9 – papur blaen – arolwg

ARAC (22-03) Papur 9 – arolwg diwygiedig gyda chwestiynau Ychwanegol

10.1 Canmolodd y Pwyllgor Kathryn Hughes am ei gwaith dadansoddi o offeryn effeithiolrwydd newydd y Swyddfa Archwilio Genedlaethol ac am dynnu deunydd y gellir ei ddefnyddio i’w gynnwys yn yr arolwg sydd i ddod, fel y’i cyflwynir yn y papur. Cytunwyd ar y cynnwys a’r amserlen. Byddai’r tîm Clercio yn cyhoeddi’r arolwg wedi’i ddiweddaru ym mis Gorffennaf 2022, gyda’r bwriad o gyflwyno’r canlyniadau i’r Pwyllgor ym mis Tachwedd. Pwysleisiodd y Cadeirydd ei bod hi’n bwysig cael digon o ymatebion i ddarparu gwybodaeth ystyrlon. Pwysleisiodd Kathryn hefyd ei bod hi’n bwysig ategu’r sgoriau gyda sylwadau a fyddai’n helpu i lywio gwerthusiad o’r canlyniadau.

ARAC (22-03) Paper 10 – Forward Work Programme

ARAC (22-03) Papur 10 - Y flaenraglen waith

11.1 Cytunodd y Pwyllgor ar yr eitemau arfaethedig i’w trafod yn y cyfarfod anffurfiol ym mis Gorffennaf. Byddai blaenraglen waith ddiwygiedig yn cael ei rhannu a’i chyhoeddi ar ôl y cyfarfod hwnnw.

Eitem lafar

12.1 Ni chodwyd unrhyw fater arall.

Trefnwyd y cyfarfod ffurfiol nesaf ar gyfer 21 Tachwedd 2022.