Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Lleoliad Allanol. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Clerk: Kathryn Hughes Deputy Clerk: Buddug Saer
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniad, ymddiheuriadau a datgan buddiannau Cofnodion: 1.1 Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod a nododd un
ymddiheuriad gan Ann-Marie Harkin, Archwilio Cymru. 1.2 Rhoddodd y Cadeirydd ddiolch i'r tîm clercio am ddwyn
ynghyd pecyn da arall o bapurau, ac am eu dosbarthu hwy yn brydlon. 1.3 Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau. |
|
Cofnodion y cyfarfod ar 14 Chwefror, camau gweithredu a'r materion a gododd Cofnodion: ARAC (22-02) Papur 1 - Cofnodion drafft cyfarfod 14
Chwefror 2022 ARAC (22-02) Papur 2 - Crynodeb o'r camau gweithredu 2.1 Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 14
Chwefror yn ffurfiol. Roedd yr holl gamau gweithredu o’r cyfarfodydd blaenorol
wedi cael eu cwblhau. 2.2 Rhoddodd y Cadeirydd ddiolch i Ed Williams am y briff
ar y Strategaeth Ystadau a ddarparodd i aelodau’r Pwyllgor ar 28 Mawrth 2022. |
|
COVID-19 - Diweddariad corfforaethol Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar Cofnodion: Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar 3.1 Cytunodd y Cadeirydd, oherwydd bod cyfyngiadau
Llywodraeth Cymru wedi dod i ben, mai hwn fyddai’r diweddariad corfforaethol
ffurfiol olaf ynghylch Covid-19. 3.1 Cadarnhaodd Ed y byddai’r Grŵp Cydnerthedd a Monitro Covid (CRAM) yn parhau
tan doriad yr haf ac ar ôl hynny byddai ei gylch gwaith yn cael ei ymgorffori
yn y Pwyllgor Iechyd, Diogelwch, Lles a Diogelu. Roedd yr holl fesurau Covid-19
statudol wedi'u dileu, er bod gwisgo gorchuddion wyneb gan holl ddefnyddwyr yr
adeilad yn parhau i fod yn rhan o ganllawiau'r Comisiwn. Roedd achosion o
Covid-19 a adroddwyd ar yr ystâd wedi cael eu rheoli’n effeithiol ac roedd yr
effaith ar barhad busnes yn lleihau; roedd hyn yn dangos pa mor effeithiol oedd
y mesurau a'r prosesau mewnol a oedd ar waith.
3.2 Soniodd Ed am bresenoldeb a gweithgarwch sylweddol ar
y safle, yn enwedig ar ddiwrnodau busnes. Fe wnaeth y Tîm Arwain, y Bwrdd
Gweithredol a’r Comisiwn barhau i gwrdd yn rhithwir, ar ffurf hybrid ac wyneb
yn wyneb. Yn amlwg, roedd hyn yn rhoi mwy o hyblygrwydd a gwytnwch i’r
sefydliad, pe bai cyfyngiadau’n cael eu gosod yn y dyfodol. 3.3 Rhannodd Ed ragor o wybodaeth â'r Pwyllgor ynghylch
yr ail bapur ar 'ffyrdd o weithio' a oedd i'w drafod gan y Comisiwn ar 9 Mai.
Disgrifiodd y papur strwythur y gwasanaethau a'u dull o fynd i’r afael â ffyrdd
o weithio yn y dyfodol. Cytunodd Ed i rannu ymateb y Comisiwn i’r papur â’r
Pwyllgor yn y cyfarfod nesaf. 3.4 Diolchodd y Pwyllgor i Ed am ei ddiweddariad a chan gydnabod
y byddai disgwyl i fwy o staff ddychwelyd i'r ystâd nawr bod y cyfyngiadau wedi
dod i ben, anogodd uwch-reolwyr i barhau i ystyried eu lles a'u llesiant. Cam gweithredu · Rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor
am ymateb y Comisiwn i’r ail bapur ar ‘ffyrdd o weithio’. |
|
Adroddiad diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd Cofnodion: ARAC (22-02) Papur 3 – Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a
Sicrwydd 4.1 Rhoddodd Gareth Watts ddiweddariad ar weithgarwch
llywodraethu a sicrwydd cyffredinol ers cyfarfod diwethaf ARAC, a thynnodd sylw
at y pwyntiau a ganlyn o’i adroddiad: - - Roedd datganiadau sicrwydd wedi'u cwblhau,
eu hadolygu gan y Prif Weithredwr a'u herio gan Gynghorwyr Annibynnol mewn cyfarfod
ar 10 Mawrth. Roedd hyn wedi llywio'r gwaith o ddrafftio'r Datganiad
Llywodraethu a oedd wedi'i gynnwys ym mhapurau'r cyfarfod hwn. - Cymeradwywyd Cynllun Cyflawni Corfforaethol
y Comisiwn gan y Bwrdd Gweithredol ar 22 Ebrill a byddai'n cael ei rannu â'r
Comisiwn fel papur i'w nodi ar 9 Mai. Byddai Gareth ac Ed nawr yn gweithio ar
gyfathrebiadau corfforaethol i sicrhau bod y cynllun yn cael ei weld ar draws y
sefydliad. - Roedd pob maes gwasanaeth wedi cynnal
dadansoddiad o’r effaith ar fusnes ac roedd hyn yn llywio gwaith parhaus i
ddiweddaru dull y Comisiwn ar gyfer parhad busnes. - Yn y cyfarfod rheolaidd diweddaraf gyda thîm
clercio’r Bwrdd Taliadau Annibynnol, gofynnwyd i Gareth gynnal adolygiad o
effeithiolrwydd yng nghanol y tymor. 4.2 Rhoddodd Gareth ddiweddariad ar y gwaith archwilio
mewnol craidd. Trafodwyd yr adroddiad ar yr archwiliad o Ddirwyn Swyddfeydd
Aelodau i Ben o dan eitem 8. Roedd yr archwiliad seiberddiogelwch a'r adolygiad
gwerth am arian ar y Gwasanaethau Llyfrgell wedi'u cwblhau, a byddai’r
adroddiadau ar y rhain yn cael eu rhannu cyn gynted ag y byddant yn cael eu
cwblhau’n derfynol a’u cymeradwyo gan y Cyfarwyddwyr perthnasol. Atgoffwyd y
Pwyllgor fod Ann Beynon ac Aled Eirug wedi adolygu cylch gorchwyl amlinellol ar
gyfer yr archwiliad o'r Cynllun Ieithoedd Swyddogol, yr oedd gwaith arno hefyd
yn mynd rhagddo'n dda. Byddai adroddiad dilynol ar weithredu argymhellion o’r
archwiliad seiberddiogelwch blaenorol, yr oedd pob un ohonynt yn mynd rhagddo,
hefyd yn cael ei rannu â’r Pwyllgor. 4.3 Fe wnaeth y Pwyllgor ganmol Gareth am ei lwyddiannau
o ran sicrhau bod y rhaglen archwilio mewn sefyllfa mor dda, yn enwedig yn
ystod y pandemig. Diolchodd Gareth i aelodau’r Pwyllgor am eu sylwadau
cadarnhaol. Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch ei allu i ymgymryd â rhaglen mor
sylweddol ochr yn ochr â’i gyfrifoldebau sicrwydd eraill, rhoddodd Gareth
sicrwydd bod modd gwneud hyn gyda chefnogaeth ei gydweithiwr Victoria Paris a’i
bartner archwilio mewnol presennol, TIAA, a gaiff ei ariannu ar y cyd. |
|
Cydymffurfiad y Siarter Archwilio Mewnol ac Archwilio Mewnol â Safon Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) Cofnodion: ARAC (22-02) Papur 4 – papur cwmpasu'r Siarter Archwilio
Mewnol ARAC (22-02) Papur 4 – Atodiad A – Siarter Archwilio
Mewnol 2022 5.1 Cymeradwyodd y Pwyllgor y Siarter Archwilio Mewnol ar
gyfer 2022-23 yn ffurfiol, gan nodi nad oedd unrhyw newidiadau sylweddol i’w
hadrodd. |
|
Adroddiad Blynyddol a Barn yr adran Archwilio Mewnol Cofnodion: ARAC (22-02) Papur 5 - Adroddiad Blynyddol a Barn yr
adran Archwilio Mewnol ar gyfer 2021-22 6.1 Cyflwynodd Gareth ei Adroddiad Blynyddol a Barn a
nododd y gall y Swyddog Cyfrifyddu gymryd sicrwydd cymedrol bod y trefniadau i
sicrhau bod gwaith llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol wedi'i
gynllunio a'i gyflawni’n effeithiol. Roedd hyn yn adlewyrchu diwylliant y sefydliad
ac ymateb cadarnhaol y rheolwyr i'r argymhellion archwilio mewnol. 6.2 Nododd y Pwyllgor Adroddiad Blynyddol a Barn Gareth,
a dywedodd bod y farn gymedrol yn darparu lefel dda o sicrwydd. |
|
Adroddiad Blynyddol ar Dwyll Cofnodion: ARAC (22-02) Papur 6 - Adroddiad Blynyddol ar Dwyll 7.1 Dywedodd Gareth, yn ystod 2021-22, na ddaeth unrhyw
achosion i’w sylw o weithgarwch twyllodrus gwirioneddol neu a amheuir o ran
arian parod, lwfansau a threuliau neu ddwyn asedau. 7.2 Disgrifiodd sut yr oedd gwybodaeth a rennir yn
rheolaidd gan TIAA ac Archwilio Cymru ar weithgarwch twyllodrus ar draws y
sectorau cyhoeddus a phreifat wedi helpu i sicrhau bod y Comisiwn yn parhau i
fod yn effro i'r tactegau a ddefnyddir gan dwyllwyr posibl. 7.3 Roedd y Pwyllgor yn falch na chanfuwyd unrhyw
weithgarwch twyllodrus yn ystod 2021-22. Mewn ymateb i gwestiynau am feincnodi
yn erbyn sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus, esboniodd Gareth nad oeddem
mor agored i dwyll yn yr un modd â rhai sefydliadau sy'n talu grantiau, er
enghraifft. Ychwanegodd fod y rhan fwyaf o'r gwariant drwy'r gyflogres a
chyflogau a lwfansau'r Aelodau a oedd â rheolaethau cadarn ar waith, gyda staff
yn y meysydd hynny'n cyflawni diwydrwydd dyladwy. Yn y dyfodol, byddai Gareth
hefyd yn archwilio sicrwydd ynghylch defnyddio cardiau caffael. 7.4 Nododd y Pwyllgor yr Adroddiad Blynyddol ar Dwyll a
diolchodd i Gareth amdano. |
|
Yr adroddiad Archwilio Mewnol diweddaraf Cofnodion: ARAC (22-02) Papur 7 – Dirwyn Swyddfeydd Aelodau i ben 8.1 Cyflwynodd Gareth ei adroddiad archwilio mewnol. Nod yr
archwiliad hwn oedd asesu’r gweithdrefnau a’r rheolaethau oedd ar waith
ynghylch diddymu’r Senedd ar gyfer etholiad 2021 gan ganolbwyntio’n benodol ar
yr Aelodau hynny o’r Senedd a oedd yn ymddiswyddo neu heb gael eu hail-ethol yn
yr etholiad. Roedd hefyd yn sôn am yr heriau ychwanegol o ganlyniad i’r
pandemig ar wasgaru asedau. Cofnododd Gareth ei ddiolch i'r timau Cymorth
Busnes i’r Aelodau a TGCh am eu cydweithrediad yn ystod yr archwiliad. 8.2 Roedd yr adolygiad yn edrych ar y canllawiau, y
broses, a’r gweithdrefnau a oedd ar waith yn ystod y cyfnod diddymu, a thynnodd
sylw at y materion arwyddocaol a nodwyd, neu’r gwersi a ddysgwyd. Er nad oedd
unrhyw argymhellion ffurfiol wedi’u codi, nododd Gareth nifer o faterion y
gallai'r Comisiwn fod eisiau eu hystyried ar gyfer etholiadau yn y dyfodol. 8.3 Nododd a chroesawodd y Pwyllgor yr adroddiad manwl ac
roeddent wedi’u plesio gan ba mor drylwyr oedd yr adroddiad. Cofnododd
aelodau'r Pwyllgor eu canmoliaeth i Gareth a'r timau dan sylw, gan gydnabod
faint o waith a wnaed mewn cyfnod byr o amser, a gwerthfawrogi'r sensitifrwydd
dan sylw. Fe wnaethant nodi ymhellach ei bod yn amlwg bod y rheolaethau mewnol,
yn ogystal â'r diwylliant archwilio mewnol cadarnhaol, yn gweithio'n dda. |
|
Canfyddiadau sy'n dod i'r amlwg, a chyngor i'r Swyddog Cyfrifo ynghylch cyflwyno'r Adroddiad Blynyddol a'r Cyfrifon drafft i'r Comisiwn Cofnodion: ARAC (22-02) Papur 8 - Y wybodaeth ddiweddaraf gan
Archwilio Cymru 9.1 Cyflwynodd Gareth Lucey y wybodaeth ddiweddaraf gan
Archwilio Cymru. Er bod aelodau'r Pwyllgor wedi cael eu hysbysu o'r blaen, fe'u
hatgoffodd o'r ffi archwilio arfaethedig o £59,987 – cynnydd o 3.5 y cant ar y
llynedd, yn unol â'r cynnydd cyfartalog o 3.7 y cant mewn cyfraddau. 9.2 Cadarnhaodd fod 'ymweliad' yr archwiliad interim
wedi'i gynnal yn ystod wythnosau 14 a 21 Mawrth a bod y tîm wedi cwblhau
profion sampl cynnar ar nifer o feysydd cyfrifon (gan gynnwys y gyflogres,
mathau eraill o wariant a thaliadau uniongyrchol i Gronfa Gyfunol Cymru). Roedd
yn hapus i adrodd nad oedd unrhyw faterion archwilio yn codi hyd yma ac mai'r
cynllun oedd cyflwyno adroddiad ISA 260 mewn pryd ar gyfer y cyfarfod ar 15
Mehefin. Soniodd Gareth am un newid i'r tîm archwilio. Gofynnodd y
Cadeirydd am gael cyfarfod yn anffurfiol â'r tîm, a chytunodd Gareth i drefnu
hynny. 9.3 Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch effaith codiadau i
Yswiriant Gwladol a chyfradd chwyddiant ar sefydliadau yn y sector cyhoeddus,
esboniodd Gareth yr heriau yr oeddent i gyd yn eu hwynebu o ran cyfrifo costau,
yn enwedig mewn perthynas â phrisio asedau. 9.4 Cadarnhaodd Nia fod disgwyl i’r Comisiwn gynnal
prisiad asedau y flwyddyn ganlynol a bod effaith cynnydd yn y gyfradd
chwyddiant wedi’i hamlygu i’r Comisiwn mewn papur yn ymwneud â chyllideb
2023-24. Camau i’w cymryd · Y Cadeirydd i gwrdd (yn anffurfiol) â thîm
archwilio Swyddfa Archwilio Cymru. |
|
Protocol cydweithio Eitem lafar Cofnodion: Eitem lafar 10.1 Cyflwynodd Gareth Lucey yr eitem lafar hon.
Cadarnhaodd fod trafodaeth ddiweddar gyda Gareth Watts wedi dod i’r casgliad
nad oedd angen fersiwn wedi’i diweddaru gan nad oedd unrhyw newidiadau i’r
protocol a gyflwynwyd ym mis Ebrill 2021, ac roedd copi wedi’i ddosbarthu gyda
phapurau’r pwyllgor. Amlinellodd gydymffurfiad â'r protocol a chyfeiriodd y
Pwyllgor at y tabl yn y papur diweddaru a oedd yn crynhoi sut yr oedd y ddwy
ochr wedi ymateb i gyfres o gamau gweithredu y cytunwyd arnynt yn ystod y
flwyddyn. 10.2 Diolchodd y Pwyllgor i Gareth am roi’r wybodaeth a
nododd y Protocol ar gyfer Cydweithio. |
|
Adroddiad Blynyddol drafft y Comisiwn a'r Datganiad Llywodraethu ar gyfer 2021-22 Cofnodion: ARAC (22-02) Papur 9 – Adroddiad Blynyddol
drafft 2021-22 – papur eglurhaol ARAC (22-02)
Papur 9 – Atodiad A – drafft o Naratif yr Adroddiad Blynyddol ARAC (22-02)
Papur 9 – Atodiad B – Datganiad Llywodraethu Blynyddol draft 11.1 Cyflwynodd Arwyn yr eitem hon a gwahoddodd aelodau’r
Pwyllgor i wneud sylw ar y naratif drafft a oedd wedi’i gynnwys yn Adroddiad
Blynyddol a Chyfrifon drafft y Comisiwn a'r Datganiad Llywodraethu drafft ar
gyfer 2021-22. 11.2 Amlinellodd Arwyn gynlluniau i gyflwyno’r adroddiad
mewn fformat ar-lein mwy rhyngweithiol i’w wneud yn fwy hygyrch a chyrraedd
cynulleidfa ehangach, rhywbeth yr oedd y Pwyllgor wedi bod yn awyddus i’r
Comisiwn fynd ar ei drywydd. Cyflwynodd fraslun o'r tudalennau glanio a oedd
wedi'u dylunio i gydymffurfio ag asesiad effaith hygyrchedd. 11.3 Disgrifiodd Arwyn fod y fformat hwn yn rhoi cyfle i
gynnwys lincs i fideos a chynnwys digidol, yn ogystal â’r amrywiaeth o erthyglau
a gwybodaeth bellach a grëwyd eisoes yn ystod y flwyddyn. Roedd yn ystyried bod
hyn yn ffordd wych o ailgylchu deunydd sy’n bodoli eisoes a datblygu'r
adroddiad fel ffordd o gyfathrebu yn ogystal â bodloni gofyniad llywodraethu ac
atebolrwydd. 11.4 Roedd aelodau'r Pwyllgor yn falch o weld cynlluniau
ar gyfer presenoldeb mor gadarnhaol ar-lein. O ran datblygu'r fformat i'r
dyfodol, anogwyd y tîm i sicrhau bod y lincs yn canolbwyntio ar gynnwys a
straeon oedd yn cynnwys elfen ddynol e.e. cludwr y byrllysg ar gyfer yr agoriad
swyddogol, ac ystyried trefn yr adroddiad i ganolbwyntio ar ddinasyddion.
Croesawodd Arwyn yr adborth hwn a chytunodd i'w ystyried. 11.5 Mewn ymateb i gwestiynau am gyrhaeddiad ac
ymgysylltu, dywedodd Arwyn nad oedd ffeithluniau yn cynnwys y wybodaeth hon
wedi'u cynnwys yn yr adroddiad eto. O ran y ddemograffeg ar ymgysylltu, roedd
cynlluniau ar waith i gyflwyno offer a systemau megis monitro'r cyfryngau a
rheoli'r berthynas â chwsmeriaid a fyddai'n helpu'r Comisiwn i fesur
ymgysylltiad yn well, a chyflwyno adroddiadau ar ymgysylltu yn well. Hefyd,
nododd gynlluniau ar gyfer cynyddu presenoldeb ar lwyfannau cyfryngau
cymdeithasol fel Instagram a TikTok i dargedu cynulleidfa iau, ac ar gyfer
ymgysylltu mewn ffordd fwy rhagweithiol ag ysgolion. 11.6 Cadarnhaodd Arwyn a Nia, at ddibenion archwilio, y
byddai fersiwn argraffadwy o’r Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon yn cael ei
chynhyrchu er mwyn i Archwilydd Cyffredinol Cymru ei lofnodi ac mai dyna
fyddai’r fersiwn a fyddai’n cael ei gosod gerbron y Senedd. Ychwanegodd Nia y
byddai'r fformat a gynigir yn ei gwneud hi'n haws i ddarllenwyr sydd â
diddordeb yn y datganiadau ariannol gael mynediad at y rhan honno o'r
adroddiad. 11.7 Roedd y Cadeirydd yn falch gyda chyflwr a chynnwys y
Datganiad Llywodraethu drafft, gan nodi bod hon yn ddogfen allweddol o ran
atebolrwydd. Croesawodd yr eitemau a restrir o dan y meysydd ffocws ar gyfer
2022-23 a gofynnodd i aelodau'r Pwyllgor drosglwyddo unrhyw sylwadau ynghylch y
datganiad i'r tîm clercio. Cytunwyd y byddai'r Pwyllgor yn cael gwybod am
drafodaethau'r Bwrdd Gweithredol ar y parodrwydd i dderbyn risg. |
|
Diweddariad ar seiberddiogelwch Cofnodion: ARAC (22-02) Papur 10 - Adroddiad Sicrwydd
Seiberddiogelwch 12.1 Croesawodd y Cadeirydd Mark Neilson, Jamie Hancock a
Tim Bernat i'r cyfarfod i gyflwyno’r eitem hon. 12.2 Cyflwynodd Mark yr Adroddiad Sicrwydd
Seiberddiogelwch, yr oedd fersiwn drafft ohono wedi'i hanfon at aelodau'r
Pwyllgor ym mis Chwefror i gael sylwadau. Cadarnhaodd Mark y byddai'r adroddiad
yn cael ei fireinio yn seiliedig ar adborth ac yn cael ei gynhyrchu a'i rannu
bob chwarter. 12.3 Diolchodd y Cadeirydd i Mark a’i dîm am baratoi
adroddiad mor fanwl. Darparodd y lefel angenrheidiol o sicrwydd mewn nifer o
feysydd sydd o ddiddordeb i'r Pwyllgor ac roedd yn cynnwys digon o fanylion
technegol. Roedd y Cadeirydd yn awyddus i sicrhau defnyddioldeb yr adroddiad. 12.4 Cododd y Pwyllgor gwestiynau ynghylch storio data,
cysylltu â sefydliadau eraill gan gynnwys Llywodraeth Cymru, a chynlluniau ar
gyfer digwyddiadau ymwybyddiaeth ar gyfer defnyddwyr yn ymwneud â
seiberddiogelwch. Awgrymwyd hefyd y gellid cynnwys adran ar wahân ar rôl
Awdurdod Band Eang y Sector Cyhoeddus (PSBA) mewn adroddiadau yn y
dyfodol. 12.5 Cadarnhaodd Jamie Hancock fod y tîm wedi ymrwymo i
storio oddi ar y safle, gyda threfniadau digyfnewid priodol ar gyfer cadw wrth
gefn, yr oeddent yn mynd ar eu trywydd trwy brosiect storio cyfryngau. 12.6 Amlinellodd Tim Bernat sut, o ystyried y lefelau
bygythiad presennol, roedd y tîm TGCh wedi cynyddu amlder eu gwaith monitro o'r
ffynonellau cudd-wybodaeth yn ymwneud â bygythiadau sydd ar gael. Roedd hyn yn
galluogi'r Comisiwn i gael y wybodaeth ddiweddaraf am y dirwedd bygythiadau
sy'n esblygu ynghyd â'r offer a'r mentrau diweddaraf i liniaru'r risgiau.
Hefyd, helpodd i sicrhau bod pawb yn cael y wybodaeth ddiweddaraf a bod
gwybodaeth a phrofiadau perthnasol yn cael eu rhannu. Mewn ymateb i gwestiynau
am ymosodiadau meddalwedd wystlo llwyddiannus mewn sefydliad arall yn y sector
cyhoeddus yn ddiweddar, roedd y tîm wedi nodi'r gwersi a ddysgwyd ac wedi
cryfhau rhai o amddiffynfeydd y Comisiwn ymhellach o ganlyniad i hynny. 12.7 Cadarnhaodd Mark fod cynlluniau ar gyfer rhaglen o
ddigwyddiadau codi ymwybyddiaeth o faterion seiber ar gyfer y Senedd gyfan
wrthi’n cael eu cwblhau. Diolchodd i Ann am ei chynnig i ddarparu manylion
cyswllt arbenigwyr yn y sectorau prifysgol a phreifat a allai fod o gymorth.
Ychwanegodd Jamie fod ganddo hefyd gysylltiadau o'i swydd flaenorol mewn
prifysgol. Mewn ymateb i gwestiwn gan Ken Skates ynghylch ymgysylltu ag Aelodau
o’r Senedd yn amlach i godi ymwybyddiaeth, awgrymodd Mark y dylid ategu
presenoldeb yng nghyfarfodydd grwpiau’r pleidiau â sesiynau briffio bob chwe
mis. Awgrymodd Ken y dylid cynnal sesiwn briffio ddiweddaru ar ddechrau tymor
yr hydref ym mis Medi a chynigiodd annog yr Aelodau i fod yn bresennol. 12.8 Cytunodd Mark i gynnwys cyfeiriad at Awdurdod Band
Eang y Sector Cyhoeddus (PSBA) mewn adroddiadau yn y dyfodol ac amlinellodd Tim
yn gryno ei rôl a'r gwasanaethau a ddarperir ganddo i helpu i ddiogelu
rhwydwaith y Comisiwn. Cytunwyd y byddai cael cyflwyniad gan PSBA ar ei rôl yn
ddefnyddiol i’r Pwyllgor. 12.9 Fe wnaeth Arwyn gydnabod gwybodaeth arbenigol Jamie a Tim a’r rhan hollbwysig y ... Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 12. |
|
Risgiau Corfforaethol Cofnodion: ARAC (22-02) Papur 11 - Risgiau corfforaethol ARAC (22-02) Papur 11 - Atodiad A - Crynodeb o’r Gofrestr
Risg Gorfforaethol ARAC (22-02) Papur 11 - Atodiad B - Risgiau corfforaethol
a nodwyd 13.1 Rhoddodd Ed y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor ar
sefyllfa gyffredinol y Gofrestr Risgiau Corfforaethol. Roedd y risgiau wedi'u
hadolygu a'u diweddaru gan y perchnogion risg a’u hadolygu gan y Bwrdd
Gweithredol yn ei gyfarfod ar 22 Ebrill. O ystyried y cynnydd mewn
gweithgarwch, gan gynnwys penderfyniadau diweddar y Bwrdd Taliadau ac
ymgynghoriad ar reolau'r Swyddog Cyfrifyddu, roedd lefel tebygolrwydd
gweddilliol y risg yn ymwneud â Fframwaith Rheoleiddio’r Aelodau wedi cynyddu,
a oedd wedi arwain at gynnydd yn lefel gyffredinol y risg. Rhoddodd Ed sicrwydd
bod y risg yn cael ei reoli'n weithredol. 13.2 Diolchodd y Pwyllgor i Ed am ei gyflwyniad a
diolchodd i’r swyddogion am y wybodaeth gynhwysfawr yn y gofrestr. Croesawodd y
Cadeirydd yn arbennig y diagram a oedd yn dangos natur ddeinamig y gofrestr
risg. |
|
Archwiliad beirniadol o un risg a nodwyd - Risgiau Diogelu Data Eitem lafar – diweddariadau ar risgiau Diogelu Data (Legal-R-66 a
Legal-R-68) cyfeiriadau ym mhapur 11 Atodiad A Cofnodion: Eitem lafar 14.1 Croesawodd y Cadeirydd Matthew Richards a Jo
Grenfell i'r cyfarfod i gyflwyno’r eitem hon. Croesawodd Matthew y cyfle hwn i
roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am y ddwy risg diogelu data a oedd yn
rhan o’r tîm Gwasanaethau Cyfreithiol: un yn ymwneud â’r Comisiwn a’r llall yn
ymwneud ag Aelodau o’r Senedd. 14.2 Rhoddodd Matthew y wybodaeth ddiweddaraf i'r
Pwyllgor am feysydd blaenoriaeth y gellid eu symud ymlaen yn awr oherwydd y
cynnydd mewn adnoddau staff yn y tîm Llywodraethu Gwybodaeth. Byddai hyn yn
cynnwys: mynd i'r afael â meysydd o wendid cymharol ynghylch cydymffurfio â
GDPR; sicrhau bod arferion cadw data yn cael eu cymhwyso mewn modd cyson; a
sesiwn hyfforddiant i ddiweddaru holl staff y Comisiwn, ac Aelodau a'u staff.
Roedd cynlluniau hefyd i ddatblygu sgiliau’r rhai sy’n gyfrifol am brosesu data
i’w galluogi i ymdrin â materion arferol yn well, gan ganiatáu i’r tîm
Llywodraethu Gwybodaeth arbenigol a chynghorwyr cyfreithiol ganolbwyntio ar
faterion mwy cymhleth. 14.3 Roedd Matthew ac Ed Williams, fel Uwch-swyddog Risg
Gwybodaeth, hefyd yn datblygu cynllun i sicrhau defnydd cyson a phriodol o
dechnoleg megis SharePoint a Teams. Byddai hyn yn rhoi mwy o eglurder, ac yn
lleihau amser yn lleoli ffynonellau gwybodaeth gorfforaethol i ymateb, er
enghraifft, i geisiadau Rhyddid Gwybodaeth neu gais gwrthrych am wybodaeth neu
gwestiynau llafar/ysgrifenedig i'r Comisiwn. 14.4 Trafododd y Pwyllgor yr heriau o ran cefnogi
gwleidyddion a oedd yn rheolwyr data yn eu rhinwedd eu hunain. Cydnabuwyd y
gellid cynnig cyngor a hyfforddiant ond nid eu mandadu ac y byddai unrhyw achos
o dorri, waeth beth fo'r ffynhonnell, yn adlewyrchu'n wael ar y sefydliad.
Disgrifiodd Matthew yr hyfforddiant a oedd ar gael i'r Aelodau a'u staff yn
dilyn yr etholiad, a chynlluniau i ddarparu sesiynau hyfforddiant ac
ymwybyddiaeth yn barhaus. Hefyd, nododd gynlluniau i roi cytundebau prosesu data
ar waith yn llawn gydag Aelodau fel blaenoriaeth pan fyddai'r adnoddau
ychwanegol wedi’u rhoi ar waith, a groesawyd gan y Pwyllgor. |
|
Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth Cofnodion: ARAC (22-02) Papur 12 - Adroddiad Blynyddol Uwch-swyddog
Risg Gwybodaeth 15.1 Nododd y Cadeirydd bod adroddiad blynyddol
Uwch-swyddog Risg Gwybodaeth yn ddogfen sicrwydd allweddol i’r Pwyllgor ei
hadolygu. Dymunodd Ed Williams ddiolch i’w ragflaenydd a hefyd i gydweithwyr o
bob rhan o’r Comisiwn, yn enwedig o’r timau Llywodraethu a Sicrwydd, TGCh a
Gwasanaethau Cyfreithiol, am eu cefnogaeth ers ymgymryd â rôl Uwch-swyddog Risg
Gwybodaeth ym mis Chwefror 2022. Diolchodd hefyd i Gareth Watts am ei gymorth
yn drafftio’r adroddiad. 15.2 Amlinellodd Ed elfennau allweddol yr adroddiad a
oedd yn amlygu'r cynnydd a wnaed yn ystod y cyfnod adrodd a'r meysydd
blaenoriaeth i'w symud ymlaen. Dywedodd nad oedd rhai o'r meysydd a restrwyd i
ganolbwyntio arnynt yn ystod y flwyddyn wedi symud ymlaen fel y cynlluniwyd
oherwydd blaenoriaethu adnoddau cyfyngedig. Cyfeiriodd at y sicrwydd a
ddarparwyd i’r Pwyllgor ar reoli risgiau seiberddiogelwch. 15.3 Gan edrych at y dyfodol, byddai Ed yn gweithio gyda
Matthew Richards a’r tîm Llywodraethu Gwybodaeth i adfywio’r prosiect i
gyflwyno cynllun marcio amddiffynnol newydd ac i ystyried y risgiau gwybodaeth
sy’n gysylltiedig â’r strategaeth Ffyrdd o Weithio newydd. Tynnodd sylw hefyd
at gynigion ar gyfer sefydlu bwrdd llywodraethu gwybodaeth newydd i gefnogi'r
Uwch-swyddog Risg Gwybodaeth yn y broses o wneud penderfyniadau. 15.4 Diolchodd y Cadeirydd i Ed a Gareth am yr adroddiad
hwn a roddodd y sicrwydd angenrheidiol i’r Pwyllgor. |
|
Crynodeb o'r achosion o wyro oddi wrth y gweithdrefnau arferol Cofnodion: ARAC (22-02) Papur 13 – Crynodeb o ymadawiadau 16.1 Nododd y
Pwyllgor bedwar achos o ymadael â’r gweithdrefnau caffael arferol. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf am gyllid ac uwchraddio'r system gyllid Y wybodaeth ddiweddaraf ar lafar Cofnodion: Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar 17.1 Cadarnhaodd Nia ei bod yn rhy gynnar i gadarnhau’r
ffigur alldro terfynol ar gyfer 2021-22 ac nad oedd unrhyw faterion i’w nodi
o’r archwiliad interim o’r cyfrifon. Soniodd am rai pwysau ychwanegol a
achoswyd gan rai meysydd gwasanaeth yn dychwelyd ffurflenni gwybodaeth ariannol
yn hwyr. 17.2 Dywedodd Nia wrth y Pwyllgor bod y system gyllid
wedi'i huwchraddio wedi mynd yn fyw yn ôl y bwriad a'i bod yn gweithio cystal
â'r disgwyl, gyda rhai mân broblemau yn cael sylw. 17.3 Mewn
perthynas â’r gyllideb gymeradwy ar gyfer 2022-23, dywedodd Nia fod cynnig ar
gyfer cyllideb atodol am gael ei ystyried gan y Comisiwn ar 9 Mai, cyn ei
gyflwyno i’r Pwyllgor Cyllid. Roedd hefyd disgwyl i bapur strategaeth y
gyllideb ar gyfer 2023-24 gael ei ystyried gan y Comisiwn. Mewn ymateb i
gwestiynau gan aelodau'r Pwyllgor ynghylch rheoli costau'n ymwneud â chwyddiant
a chynnydd mewn Yswiriant Gwladol, dywedodd Nia fod bellach angen cais am
gyllideb atodol, er bod pob ymdrech wedi'i gwneud i amsugno'r costau
ychwanegol. Ychwanegodd y byddai unrhyw arbedion a wnaed yn ystod y pandemig yn
cael eu gwrthbwyso gan y cynnydd mewn chwyddiant a chyfleustodau. 17.4 Cytunodd Nia i rannu papurau â’r Pwyllgor ar y
gyllideb atodol a strategaeth y gyllideb ar gyfer 2023-24 ar ôl iddynt gael eu
hystyried gan Gomisiwn y Senedd a’r Pwyllgor Cyllid. 17.5 Gofynnodd y Pwyllgor am y wybodaeth ddiweddaraf am y
cynllun gwresogi rhanbarth. Roedd Ed yn ymwybodol o rai datblygiadau ar
seilwaith i gefnogi'r cynllun, a nododd bod dyddiad lansio’r prosiect i fynd yn
fyw i'w gadarnhau. Cytunodd i ddarparu’r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor pan
fydd ar gael. 17.6 Fe wnaeth y Cadeirydd gydnabod yr ymdrech a wnaed i
reoli cyllid a chynllunio cyllidebau, yn enwedig gan ei bod yn dod yn fwyfwy
anodd cynllunio ar gyfer y dyfodol. Nododd hefyd y byddai pwysau adnoddau yn
parhau i fod yn thema i'w thrafod yn y dyfodol. Roedd ef, ac aelodau'r
Pwyllgor, hefyd yn falch bod y system gyllid newydd ar waith ac yn gweithio'n
dda. Camau i’w cymryd · Nia Morgan i rannu papurau â’r Pwyllgor ar y
gyllideb atodol a strategaeth y gyllideb ar gyfer 2023-24 ar ôl iddynt gael eu
hystyried gan Gomisiwn y Senedd a’r Pwyllgor Cyllid. · Ed Williams i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r
Pwyllgor am y cynllun gwresogi rhanbarth pan fydd ar gael. |
|
Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor i'r Comisiwn a'r Swyddog Cyfrifo Eitem lafar Cofnodion: Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar 18.1 Fe wnaeth y Cadeirydd wahodd aelodau o’r Pwyllgor i
awgrymu cynnwys ar gyfer adroddiad blynyddol y Pwyllgor. Soniodd am un maes yr
oedd am ganolbwyntio arno sef cadernid y ffyrdd yr oedd y Comisiwn yn dod allan
o’r pandemig. |
|
Blaenraglen Waith Cofnodion: ARAC (22-02) Papur 14 – Blaenraglen waith 19.1 Nododd y Pwyllgor y flaenraglen waith a chadarnhaodd
y tîm clercio y byddai dyddiad ar gyfer y cyfarfod yn nhymor yr hydref yn cael
ei drefnu yn fuan. |
|
Unrhyw Fusnes Arall Cofnodion: Eitem lafar
|