Agenda a Chofnodion

1.1           Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod a chroesawodd Ken Skates yn ffurfiol i'w gyfarfod cyntaf.

1.2           Nododd y Cadeirydd, gan y bydd Dave Tosh yn ymddeol o Gomisiwn y Senedd ym mis Ionawr 2022, mai hwn fyddai ei gyfarfod olaf. Dymunodd ymddeoliad hapus ac iach i Dave a diolchodd iddo am ei holl gymorth a chyngor dros y tair blynedd diwethaf.

ARAC (05-21) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod ar 18 Mehefin 2021

ARAC (05-21) Papur 2 - Crynodeb o'r camau gweithredu

2.1          Roedd y Pwyllgor wedi derbyn cofnodion cyfarfod 18 Mehefin yn ffurfiol ym mis Gorffennaf ac nid oedd rhagor o sylwadau i'w nodi. Rhoddwyd sylw i'r holl gamau gweithredu a oedd yn weddill. 

Oral item

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

3.1           Cadarnhaodd Dave fod y Grŵp Cydnerthedd a Monitro Covid (CRAM) yn parhau i fonitro rheoliadau a chanllawiau diweddaraf Llywodraeth Cymru. Roedd y niferoedd sy’n mynd i’r ystâd wedi gostwng yn sylweddol ers i’r Prif Weithredwr a’r Llywydd gyhoeddi neges ar y cyd yn annog y rhai a allai weithio gartref i barhau i wneud hynny. Sicrhaodd y Pwyllgor fod y rhai a oedd yn mynd i’r ystâd yn hanfodol i fusnes y Cyfarfod Llawn a’r pwyllgorau a’u bod yn dilyn y canllawiau, er enghraifft, ynghylch gwisgo masgiau wyneb a chadw pellter corfforol. Roedd mesurau llym a gymerwyd ar gyfer Agoriad Swyddogol y Chweched Senedd (yr Agoriad Brenhinol) wedi sicrhau digwyddiad diogel heb gynnydd yn y gyfradd heintio.

3.2           Dywedodd Dave y bu cynnydd yn nifer y protestiadau ar yr ystâd. Roedd un o’r rhain yn brotest fyrfyfyr ac ymosodol yn ymwneud â dadl yn y Cyfarfod Llawn ynghylch rheoliadau pasbort brechu Covid, gydag ymdrechion i darfu ar y rhai sy’n mynd i’r ystâd ac yn ei gadael. Byddai’r tîm Diogelwch yn parhau i fonitro busnes y Senedd i ragweld protestiadau a gweithio gyda’r Heddlu i rannu ac ymateb i unrhyw gudd-wybodaeth am brotestiadau wedi’u cynllunio neu heb eu cynllunio.

3.3           Mewn ymateb i gynnydd mewn bygythiadau i Aelodau o’r Senedd, yn bennaf ar y cyfryngau cymdeithasol, roedd Dave a Kevin Tumelty, Pennaeth Diogelwch, wedi mynd i gyfarfodydd grwpiau plaid i atgoffa’r Aelodau o’r cymorth sydd ar gael iddynt. 

3.4           Pan holwyd Dave ynghylch posibilrwydd cynnal cyfarfodydd Pwyllgor hybrid yn y dyfodol, dywedodd Dave y byddai angen dilyn y canllawiau a roddwyd i’r sefydliad ehangach, sef bod cyfarfodydd rhithwir yn parhau lle bynnag y bo modd, nes i Lywodraeth Cymru gyhoeddi canllawiau wedi’u diweddaru.

3.5           Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd ynghylch effeithiolrwydd ac addasrwydd parhaus CRAM, amlinellodd Dave waith y grŵp. Roedd hyn yn cynnwys monitro’r rheoliadau diweddaraf a chanllawiau’r Llywodraeth, asesu risgiau’r holl weithgareddau a digwyddiadau’n drylwyr a hysbysu’r Bwrdd Gweithredol a Chomisiwn y Senedd. Roedd yn teimlo bod hyn yn gweithio'n effeithiol. Hefyd, myfyriodd ar ganlyniadau’r arolwg Pulse diweddaraf a dynnodd sylw at y straen ar staff ar draws y sefydliad wrth i’r gofyniad i weithio gartref barhau.   

3.6           Gofynnodd y Pwyllgor am ddiweddariad ar ddefnyddio’r Gymraeg yn y gweithle, o gofio nad yw cyfieithu ar y pryd yn bosibl ar MS Teams. Cadarnhaodd Arwyn Jones fod Aelodau o’r Senedd yn defnyddio cynnyrch newydd Zoom Professional i gyfathrebu â’u hetholwyr yn ddwyieithog ac roedd yn fodlon na fu gostyngiad yn y defnydd o’r Gymraeg yn y sefydliad.

ARAC (05-21) Papur 3 – Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd 

4.1       Rhoddodd Gareth Watts ddiweddariad ar weithgarwch llywodraethu a sicrwydd cyffredinol roedd ef a’i dîm yn ymgymryd ag ef. Roedd hyn yn cynnwys gwaith paratoi cynnar ar gyfer y Datganiad Llywodraethu eleni. Roedd Kathryn Hughes wedi cyfarfod â'r holl Benaethiaid Gwasanaeth fel rhan o'r gyfres flynyddol o gyfarfodydd 'materion llywodraethu' a oedd wedi rhoi cyfle i adolygu eu datganiadau o'r flwyddyn flaenorol a thrafod y broses ar gyfer eleni. Wedyn, roedd wedi comisiynu Datganiadau Sicrwydd drafft a oedd i'w hadolygu gan y Cyfarwyddwyr ym mis Rhagfyr. 

4.2       Amlinellodd Gareth hefyd yr adolygiadau roedd ef a'i dîm yn eu cynnal ynghylch: dull y Comisiwn o waith cynllunio corfforaethol a gwasanaethau; rheoli perfformiad, gan gynnwys y Dangosyddion Perfformiad Allweddol; a chynlluniau parhad busnes. Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch rôl y Tîm Arwain mewn perthynas â rheoli risg, esboniodd Gareth fod ffurfioli eu mewnbwn, yn enwedig o ran cynyddu risgiau, yn cael ei ystyried yn dilyn adolygiad o'i gylch gorchwyl.

4.3       Yna, rhoddodd Gareth ddiweddariad ar gynnydd yn erbyn ei raglen archwilio mewnol. Yn ogystal â chwblhau'r adolygiad o drefniadau cyflogres y Comisiwn (gweler eitem 5), roedd y gwaith roedd wedi bod yn ei wneud gyda’r tîm Cymorth Busnes i’r Aelodau i brofi talu grantiau ymaddasu a dileu swyddi i’r Aelodau a oedd yn gadael a'u staff cymorth wedi'i gwblhau i raddau helaeth. Roedd rhagor o waith ar ddirwyn swyddfeydd yr Aelodau i ben, gan gynnwys adolygiad o ddychwelyd asedau TGCh a chael gwared ar asedau eraill yn mynd rhagddo a byddai hyn yn cynnwys ymgysylltu â’r Aelodau sy'n gadael. Roedd yn gobeithio bod mewn sefyllfa i ddosbarthu ei adroddiadau cyn y cyfarfod nesaf. 

4.4       Dywedodd Gareth fod cwmpasau’r archwiliadau seiberddiogelwch a'r adolygiad gwerth am arian ar Wasanaethau Llyfrgell wedi'u datblygu ac y byddai gwaith maes ar y rhain yn dechrau ym mis Rhagfyr/Ionawr. 

4.5       Gofynnodd Aled Eirug a fyddai modd cynnwys archifo tapiau yng nghwmpas archwiliad y Gwasanaethau Llyfrgell. Mewn ymateb, hysbysodd Dave y Pwyllgor am drafodaethau parhaus â Llyfrgell Genedlaethol Cymru ynghylch ei gallu i drosglwyddo’n ddigidol y data sydd wedi’u storio ar dapiau i gyfryngau tymor hir, er mwyn sicrhau y caiff cofnodion eu cadw’n hygyrch ac yn y tymor hir.

ARAC (05-21) Papur 4 – Adroddiad archwiliad mewnol y gyflogres 

5.1       Cyflwynodd Gareth adroddiad archwilio'r Gyflogres gan esbonio, am fod hon yn un o systemau ariannol mwyaf perthnasol y Comisiwn, ei fod yn cynnal adolygiad bob 2-3 blynedd. Pan oedd y cyfyngiadau'n caniatáu, roedd wedi gallu cyfarfod wyneb yn wyneb â chydweithwyr y Gyflogres i fynd drwy'r system. Roedd yr adolygiad wedi arwain at sgôr sicrwydd gymedrol gyda phum argymhelliad. Roedd y prif feysydd i’w gwella a nodwyd yn ymwneud â diweddaru polisïau a chydnerthedd yn y tîm. Byddai cynnydd ar yr argymhellion hyn yn cael ei ailystyried ym mis Mawrth a byddai'r manylion yn cael eu cipio yn ei Adroddiad Blynyddol a Barn, y disgwyliwyd ei drafod yn y cyfarfod ym mis Ebrill. 

5.2       Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor ynghylch meincnodi gallu cyflogres yn erbyn arfer gorau, cadarnhaodd Gareth fod y Comisiwn wedi'i achredu â dyfarniad Cyflogres Well yn 2018, ac y byddai’n gofyn am ddiweddariad gan y tîm Adnoddau Dynol ar gynlluniau yn y dyfodol i adnewyddu’r achrediad hwn.

5.3       Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch monitro gwyliau ac oriau gwaith hyblyg, cadarnhaodd Gareth fod system ar wahân yn cael ei defnyddio ar gyfer y rhain, yn ogystal ag Adroddiadau Datblygiad Personol. Ychwanegodd fod y tîm Adnoddau Dynol wedi gweithredu system ffurflenni Microsoft yn ddiweddar i gipio balansau credyd/debyd oriau hyblyg misol, a fyddai'n wybodaeth reoli hynod ddefnyddiol i'r tîm Cyllid ddiwedd y flwyddyn.

5.4       Roedd y Cadeirydd yn fodlon ar yr adroddiad manwl a chroesawodd ddiweddariad ar yr argymhellion maes o law.

Camau gweithredu

·       Rhannu manylion am achrediad presennol y swyddogaeth gyflogres ag ARAC a thrafod â'r tîm Adnoddau Dynol am gynlluniau ar gyfer meincnodi/achredu yn y dyfodol.

Oral item

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

6.1       Cadarnhaodd Gareth Watts a’r Cadeirydd na fu diweddariadau i lawlyfr Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Trysorlys EM. Roedd Gareth a Kathryn wedi mynychu gweminar Fforwm Llywodraethu Gwell Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth a oedd yn cyflwyno canllawiau wedi'u diweddaru i bwyllgorau archwilio’r heddlu ac awdurdodau lleol, ond nododd Gareth nad oedd llawer yn berthnasol i'r Comisiwn. Byddai Kathryn yn parhau i rannu erthyglau perthnasol gan y Fforwm Llywodraethu Gwell a chyrff eraill, megis y Swyddfa Archwilio Genedlaethol.  

6.2       Rhoddodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am y safonau swyddogaethol newydd a oedd yn gymwys i holl adrannau Llywodraeth y DU er mwyn hyrwyddo cysondeb. Atgoffodd y Pwyllgor nad oedd y Comisiwn yn cael ei orfodi i gymhwyso'r safonau, ond y byddai'n gweithio gyda'i gymheiriaid mewn sefydliadau eraill a chydweithwyr ar draws y Comisiwn i benderfynu pa arfer gorau (os o gwbl) y gellid ei fabwysiadu. Cafodd y Cadeirydd ei galonogi gan ddull y Comisiwn o ymdrin â’r canllawiau hyn ac roedd o’r farn ei fod yn rhywbeth i fanteisio arno.

ARAC (05-21) Papur 5 – Cynllun Archwilio 2021 Archwilio Cymru

ARAC (05-21) Papur 6 – Diweddariad Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Archwilio Cymru, Tachwedd 2021

7.1       Croesawodd y Cadeirydd Ann-Marie Harkin a Gareth Lucey i'r cyfarfod.

7.2       Cyfeiriodd Gareth at y cynllun ar gyfer archwiliad 2021 o gyfrifon y Comisiwn a oedd yn cynnwys manylion am y tîm, amseroedd a risgiau i'w hymgorffori. Y nod oedd cynnal profion cynnar rhwng mis Ionawr a mis Mawrth, gyda’r archwiliad sylweddol yn dechrau ym mis Mai a chyflwyno adroddiad Safon Ryngwladol ar Archwilio 260 i’r Pwyllgor ym mis Mehefin 2022.

7.3       Gan fod y rhan fwyaf o staff Archwilio Cymru yn parhau i weithio gartref, byddai'r tîm archwilio yn parhau i weithio ac ymgysylltu â'r Comisiwn o bell. Byddai’n parhau i fonitro canllawiau Llywodraeth Cymru ar weithio gartref ac yn cysylltu â swyddogion i benderfynu a ellid gwneud rhywfaint o’r gwaith archwilio ar y safle.

7.4       Nid oedd yn gallu datgelu'r ffi ar gyfer archwiliad y flwyddyn hon eto, er bod cynnydd ar ffi'r flwyddyn flaenorol yn debygol. Byddai'r wybodaeth hon yn cael ei rhannu ag aelodau'r Pwyllgor pan fyddai ar gael. 

7.5       Yna, crynhodd Gareth y risgiau archwilio ariannol a'r gwaith archwilio a gynlluniwyd mewn ymateb iddynt. Er bod llawer o’r risgiau’n sefydlog, roedd risgiau ychwanegol yn benodol i’r flwyddyn hon ynghylch etholiad y Senedd a Phenderfyniad y Bwrdd Taliadau y byddai angen eu hystyried.

7.6       Roedd risg arall ynghylch dosbarthu gwariant cyfalaf hefyd wedi'i ychwanegu oherwydd gwahaniaethau barn munud olaf yn archwiliad 2020-21. Er y cydnabuwyd bod hyn yn rhan fach o wariant cyffredinol y Comisiwn, byddai Archwilio Cymru yn gweithio gyda'r tîm Cyllid i gytuno ar ddosbarthiad gwariant prosiect. Croesawodd Nia Morgan y ddeialog gynnar ag Archwilio Cymru a dywedodd fod ei thîm eisoes yn gweithio i nodi gwariant prosiect i lywio trafodaethau ynghylch dosbarthu. Rhoddodd sicrwydd i'r Pwyllgor y byddai'n rhoi gwybod iddo am y trafodaethau ag Archwilio Cymru.

7.7       Anogodd y Pwyllgor y Comisiwn ac Archwilio Cymru i ddod i ddealltwriaeth gyffredin o Safon Gyfrifyddu Ryngwladol 16, ymhell cyn yr archwiliad cynlluniedig, er mwyn sicrhau bod y ddwy ochr yn cytuno ar ddosbarthu gwariant.

7.8       Diolchodd y Cadeirydd i Archwilio Cymru am y cynllun archwilio clir a chroesawodd weld y gwaith arall a wnaeth Archwilio Cymru. Roedd yn awyddus i wneud gwaith ymgysylltu adeiladol ag Archwilio Cymru a’r Archwilydd Cyffredinol.

ARAC (05-21) Papur 7 - Y wybodaeth ddiweddaraf am sefyllfa ariannol 2020-21 a chyllideb 2022-23

8.1       Cyflwynodd Nia Morgan y papur diweddaru cyllid a nododd y sefyllfa ariannol ddiweddaraf ar gyfer 2021-22 a rhoddodd ddiweddariad ar y gwaith i gyflawni cyllideb 2022-23, ac roedd y manylion wedi’u dosbarthu y tu allan i gyfarfod y Pwyllgor.

8.2       Targedau ariannol corfforaethol 2021-22 oedd cyflawni alldro gweithredol diwedd blwyddyn rhwng 0 y cant ac 1.5 y cant o'r gyllideb weithredol gymeradwy a barn archwilio ddiamod. Yr alldro a ragwelwyd ddiwedd mis Hydref oedd tanwariant 2.1 y cant a oedd y tu allan i'r targed ar hyn o bryd. Soniodd fod y Tîm Arwain a'r Bwrdd Gweithredol yn adolygu'r eitemau cyfleusterau blaenoriaeth ac yn trafod prosiectau TGCh y gellid eu dwyn ymlaen o'r flwyddyn ariannol nesaf. Byddai hyn hefyd yn lleddfu’r pwysau ar gyllideb 2022-23.

8.3     Gosodwyd cyllideb ddrafft y Comisiwn ar gyfer 2022-23 ar 29 Medi a chynhaliwyd y sesiwn dystiolaeth gyda'r Pwyllgor Cyllid ar 8 Hydref. Rhannwyd adroddiad y Pwyllgor ac ymateb y Comisiwn y tu allan i gyfarfod y Pwyllgor. Gosodwyd y gyllideb derfynol ar 10 Tachwedd a chafodd ei thrafod a’i chymeradwyo yn y Cyfarfod Llawn ar 17 Tachwedd.

Oral item

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

9.1       Diolchodd Ken Skates i Nia a’i thîm am broses esmwyth wrth baratoi at ymddangosiadau yng nghyfarfodydd pwyllgorau’r Senedd ac am yr holl sesiynau briffio a ddarparwyd iddo fel y Comisiynydd â chyfrifoldeb am y gyllideb a llywodraethu. 

9.2       Roedd y Comisiwn wedi derbyn naw argymhelliad y Pwyllgor Cyllid, a derbyniwyd un mewn egwyddor. Amlinellodd Ken y rhesymeg dros dderbyn mewn egwyddor yr argymhelliad ynghylch dod o hyd i arbedion, yn hytrach na cheisio cyllidebau atodol, y tynnwyd sylw'r ddau Bwyllgor atynt. Trafododd y Pwyllgor yr anawsterau o ran rhagweld pwysau, ac ymateb iddynt, yn ystod y flwyddyn pan nad oedd gan y Comisiwn, yn wahanol i lawer o sefydliadau, gyllideb wrth gefn ac na all gronni cronfa wrth gefn drwy refeniw. Cadarnhaodd Nia mai dim ond os bydd angen un y byddai cyllideb atodol yn cael ei chyflwyno.

9.3       Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau’r Pwyllgor ynghylch strategaethau i reoli pwysau yn ystod y flwyddyn, soniodd Nia y bu’n gweithio’n agos gyda’r timau rheoli Cyfleusterau ac Ystadau a TGCh a Darlledu i sicrhau bod y gyllideb yn cael ei defnyddio’n llawn bob blwyddyn, gyda gwariant yn cael ei ddwyn ymlaen neu ei wthio’n ôl, gan ddibynnu ar amseroedd arwain ac ati. Ychwanegodd y tynnwyd sylw’r Pwyllgor Cyllid ar bob cyfle at y prosiect posibl i osod ffenestri newydd yn Nhŷ Hywel i sicrhau na fyddai dim yn annisgwyl.

9.4       Cydnabu Archwilio Cymru hefyd yr anawsterau o ran cynllunio cyllidebau heb y gallu i gronni cronfeydd wrth gefn a chymeradwyodd y Comisiwn ynghylch yr opsiwn i ofyn am gyllideb atodol a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor Cyllid. 

9.5       Soniodd Manon hefyd am yr heriau ynghylch cynllunio cyllidebau a nododd fod gofyn am gyllidebau atodol, yn hytrach na chadw cronfeydd wrth gefn, yn ychwanegu at dryloywder yn sgil y gwaith craffu helaeth ar gyllidebau a chyfrifon y Comisiwn.    

9.6       Llongyfarchodd y Cadeirydd y tîm ar ei reolaeth ar gyllidebau, er gwaethaf yr heriau ac roedd am dalu teyrnged i bawb dan sylw.

ARAC (05-21) Papur 8 – Risg gorfforaethol

ARAC (05-21) Papur 8 – Atodiad A - Crynodeb o’r Gofrestr Risg Gorfforaethol

ARAC (05-21) Papur 8 – Atodiad B - Risgiau corfforaethol a nodwyd     

10.1    Croesawodd y Cadeirydd Siwan Davies a Matthew Richards i'r cyfarfod.

10.2    Cadarnhaodd Dave Tosh fod y risgiau wedi'u hadolygu a'u diweddaru gan berchnogion risg.

10.3    Croesawodd y Pwyllgor y symudiadau yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol y nododd y cytunodd y Bwrdd Gweithredol arnynt i adlewyrchu newidiadau i'r proffil risg. Nododd y Pwyllgor fod risgiau newydd wedi’u cynnwys ynghylch diwygio’r Senedd a diogelu data ac ailffocysu’r risg sy’n ymwneud â Covid i adlewyrchu cydnerthedd corfforaethol a’r mesurau i leihau’r tebygolrwydd o gyflwyno heintiau.

10.4    Roedd y Pwyllgor yn falch o'r diweddariadau a lefel y manylder a roddodd wybodaeth helaeth iddo ei thrafod. Gwnaeth y Cadeirydd sylw hefyd ar gyflwyniad clir yr amgylchedd risg ac roedd o’r farn bod y diagram, lle nodwyd y risgiau ar fatrics, yn ddefnyddiol. Anogwyd swyddogion i ymgysylltu â’r Pwyllgor ar adegau priodol, yn enwedig mewn perthynas â’r trefniadau presennol neu newidiadau i’r fframwaith rheoleiddio.

Camau gweithredu

·       Ailedrych ar y mesurau lliniaru ynghylch risg y fframwaith rheoleiddio yn yr haf – ar gyfer y trefniadau presennol.

Oral item around CRR update

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

11.1    Gwahoddodd y Cadeirydd Siwan i gyflwyno'r eitem hon, a chroesawodd Sulafa Thomas, Pennaeth y Gwasanaeth Cymorth i'r Comisiwn ac i'r Aelodau, Anna Daniel, Pennaeth Gwasanaeth Trawsnewid Strategol a Meriel Singleton, Clerc y Pwyllgor Safonau Ymddygiad ac arweinydd y gwaith mewn perthynas â'r fframwaith rheoleiddio, i'r cyfarfod. 

11.2    Cyfeiriodd Siwan at y diweddariad manwl sydd wedi’i gynnwys yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol ac amlinellodd yr elfennau allweddol o’r fframwaith rheoleiddio gan eu bod yn gymwys i’r Aelodau o’r Senedd (yr Aelodau) fel a ganlyn:

-       y Cod Ymddygiad newydd a oedd wedi’i gymhwyso ers dechrau’r Chweched Senedd a’r adolygiad parhaus o weithdrefnau cwyno sy’n ymwneud â’r cod hwn;

-       Penderfyniad y Bwrdd Taliadau Annibynnol ar Gyflogau a Lwfansau’r Aelodau a ddaeth i rym ar ddechrau'r Chweched Senedd;

-       rheolau'r Swyddog Cyfrifyddu a fyddai'n destun ymgynghoriad yn fuan;

-       polisi Urddas a Pharch yr Aelodau.

11.3    Soniodd Siwan am y dull cydgysylltiedig sy’n cael ei sefydlu ar gyfer y materion rheoleiddio hyn sy’n ymwneud â’r Aelodau, gan gynnwys swyddogion perthnasol o bob rhan o’r Comisiwn. Soniodd hefyd am y llwybrau ar gyfer ymgysylltu â grwpiau perthnasol, megis Penaethiaid Staff a Grŵp Cyswllt Gwleidyddol newydd y Senedd sydd wedi’i sefydlu i’r Llywydd a’r Prif Weithredwr ymgysylltu â’r Aelodau.

11.4    Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor am ei rôl mewn perthynas â’r fframwaith rheoleiddio, a rôl y Pwyllgor Cynghori ar Daliadau, Ymgysylltu a’r Gweithlu, nododd Siwan y byddai’r Comisiwn yn ymgynghori ac yn ymgysylltu â phob pwyllgor fel y bo’n briodol.

11.5    Pan ofynnwyd iddo am ei safbwynt ar y dull o reoli’r risg hon, cydnabu Ken Skates yr heriau o ran ymgysylltu â’r Aelodau ac awgrymodd y gallai sesiynau briffio byr gyda grwpiau plaid fod y ffordd fwyaf effeithiol o ymgysylltu.

11.6    Croesawodd y Pwyllgor sefydlu’r dull cydgysylltiedig hwn a chydnabu’r heriau o ran gwneud fframwaith cymhleth yn ddealladwy i sicrhau bod yr Aelodau a’r holl ddeiliaid swyddi yn deall eu cyfrifoldebau. Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am rannu'r papur briffio a roddwyd i'r Grŵp Cyswllt Gwleidyddol a nododd yn glir gyfrifoldebau'r cyrff sy'n ymwneud â'r fframwaith rheoleiddio.

11.7    Trafododd y Pwyllgor ffyrdd y gellid symleiddio'r ffordd y cyflwynir elfennau o'r fframwaith a'u cyfleu'n effeithiol. Awgrymodd Ann Beynon siart lif ar sut y gallai’r elfennau o’r fframwaith gyd-fynd â’i gilydd fod yn ddefnyddiol, yn enwedig i Aelodau newydd y cytunodd Siwan i’w hystyried.

11.8    Ychwanegodd Siwan mai nod y dull cydgysylltiedig hwn oedd helpu’r Aelodau i ddeall y rheolau fel roeddent yn gymwys iddynt ac egluro llwybrau iddynt ofyn am ragor o gyngor. Mewn ymateb i gwestiynau am amserlenni, cadarnhaodd Siwan fod nifer o dasgau ar wahân i’w cyflawni mewn perthynas â phob elfen o’r fframwaith ac y byddai’r dull yn cael ei ddefnyddio fel cyfrwng yn y dyfodol i hwyluso a chydgysylltu newidiadau yn y dyfodol a sicrhau bod swyddogion yn ymgynghori â grwpiau priodol.

11.9    Mewn ymateb i gwestiynau am orgyffwrdd ym meysydd cyfrifoldeb y cyrff dan sylw, rhoddodd Siwan sicrwydd i’r  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 11.

ARAC (05-21) Papur 9 - Y cyfnod pontio i'r Chweched Senedd

12.1    Gwahoddodd y Cadeirydd Sulafa Thomas i gyflwyno'r eitem hon. Atgoffodd y Pwyllgor ei fod, yn ei gyfarfod ar 18 Mehefin, wedi cynnal archwiliad manwl o’r cyfnod pontio i’r Chweched Senedd, a’i fod wedi gofyn am ddiweddariad arall yn y cyfarfod hwn. Cyflwynodd y papur fanylion am y dull hyblyg a fabwysiadwyd ar gyfer y cyfnod pontio ac roedd yn cynnwys manylion am y gwersi a ddysgwyd a rheoli risg.

12.2    Llongyfarchodd y Pwyllgor swyddogion ar sicrhau canlyniad mor llwyddiannus, yn enwedig o gofio’r heriau cymhleth ychwanegol a achosir gan y pandemig a’r angen i ymateb i reoliadau newidiol Covid-19 a darparu gweithgarwch pontio mewn ffyrdd gwahanol. Roedd y ddogfennaeth ansawdd uchel am y gwersi a ddysgwyd yn y papur gyda’r wybodaeth ddiweddaraf hefyd wedi creu argraff dda ar aelodau'r Pwyllgor.   

12.3    Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch effaith Covid-19 ar drafodaethau mewn perthynas â’r defnydd o le swyddfa, dywedodd Sulafa fod papur wedi’i gyflwyno i’r Comisiwn yn amlinellu posibiliadau gweithio ystwyth yn y dyfodol a oedd yn cynnwys patrymau gwaith hybrid a hyblyg. Cytunodd y Cadeirydd i godi’r cwestiynau am y strategaeth llety yn y dyfodol dan eitem 18.

12.4    Yna, symudodd y drafodaeth ymlaen i lwyddiant Agoriad Swyddogol y Chweched Senedd a nododd y Cadeirydd y bu’n drefnus. Soniodd Sulafa fod Arwyn Jones a'i dîm wedi cynllunio i ddarparu digwyddiadau rhithwir yn bennaf, ond bod mwy o weithgareddau yn y cnawd yn bosibl yn dilyn newidiadau i'r rheoliadau. Hefyd, amlinellodd yr heriau o ran cynllunio gweithgareddau ar adeg pan oedd rheoliadau Covid-19 yn newid a bod penderfyniadau’n seiliedig ar asesiad trwyadl o’r risgiau. Roedd hyn wedi bod yn ddwys o ran adnoddau, ond yn werth chweil i gydbwyso'r awydd i ddarparu digwyddiad symbolaidd pwysig, a phrofiad cadarnhaol i bawb dan sylw wrth gadw pawb yn ddiogel. Roedd wedi bod yn ddigwyddiad llwyddiannus iawn a gafodd ei groesawu ac roedd Arwyn yn falch o adrodd bod sicrwydd allanol ar y prosesau mewnol wedi cadarnhau bod y mesurau lliniaru a roddwyd ar waith yn effeithiol.

12.5    Roedd Ken Skates am gofnodi ei ddiolch am yr holl drefniadau a oedd wedi arwain at ddiwrnod gwych a nododd y profiad cadarnhaol i'r Aelodau a oedd wedi bod yn falch o lwyddiant y digwyddiad. 

12.6    Llongyfarchodd Aled Eirug y tîm hefyd. Hefyd, gofynnodd i swyddogion am eu barn am yr argymhellion o'r adroddiad a luniwyd gan yr Athro Diana Stirbu ynghylch Pŵer, Dylanwad ac Effaith Pwyllgorau’r Senedd a rannwyd ag aelodau'r Pwyllgor. Dywedodd Siwan fod yr argymhellion wedi'u cymeradwyo a bod gwaith ar droed ar y cyd â Fforwm y Cadeiryddion i fwrw ymlaen â'r argymhellion yn ystod tymor y Senedd hon. Cynigiodd Siwan rannu ag aelodau'r Pwyllgor bapur briffio arall a luniwyd i lywio hyn. Byddai hefyd yn ceisio rhannu canlyniad y defnydd arloesol hwn o waith ymchwil academaidd â deddfwrfeydd eraill.

Camau gweithredu

·       Rhannu papur briffio arall mewn perthynas ag adroddiad yr Athro Diana Stirbu ynghylch Pwer, Dylanwad ac Effaith  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 12.

Oral item

Eitem lafar

13.1    Cyflwynodd Manon fanylion am y strategaeth ar gyfer y Chweched Senedd y cytunodd y Comisiwn arni yn ei gyfarfod ar 8 Tachwedd. Roedd y strategaeth wedi'i chynnwys mewn dogfen gryno a rannwyd â'r Pwyllgor cyn y cyfarfod hwn. Soniodd Manon fod y strategaeth, a oedd yn cynnwys tri nod strategol a nifer o flaenoriaethau, yn ganllaw gweithredol da ac yn seiliedig ar werthoedd y Comisiwn. Wedi ystyried trafodaethau gwaddol â'r Comisiynwyr blaenorol, adlewyrchodd y strategaeth ffocws o'r newydd ar ymgysylltu a chyfathrebu a’r defnydd cynaliadwy o adnoddau. Byddai Dangosyddion Perfformiad Allweddol (DPA) yn adlewyrchu sut y byddai'r Comisiwn yn cael ei ddwyn i gyfrif am gyflawni yn erbyn y nodau a blaenoriaethau hyn.

13.2    Roedd y Cadeirydd o'r farn bod hwn yn fan cychwyn lefel uchel da i alluogi datblygu llinyn aur trwodd i ddarparu gwasanaethau a mesur perfformiad drwy DPA.

13.3    Mewn ymateb i gwestiynau am y ganran a bleidleisiodd fel mesur o lwyddiant, atgoffodd Manon y Pwyllgor ei bod yn anodd priodoli hyn i berfformiad am fod gormod o ffactorau nad oedd gan y Comisiwn ddim rheolaeth drostynt. Ychwanegodd y byddai mwy o ffocws, fodd bynnag, ar fesur ymgysylltiad, yn enwedig profiadau ymwelwyr a’r rhai sy’n ymgysylltu â busnes y Senedd. Ychwanegodd Arwyn fod y Comisiwn bellach yn gallu mesur lefelau dealltwriaeth ac ymgysylltiad yn fwy effeithiol, gan gynnwys y defnydd o ddulliau dadansoddi dirnadaethau.

13.4    Diolchodd y Cadeirydd i Manon am rannu manylion am y strategaeth â'r Pwyllgor.

Oral item/presentation

Oral iEitem lafar/cyflwyniad

14.1    Croesawodd y Cadeirydd Mark Neilson, Jamie Hancock a Tim Bernat i'r cyfarfod a’u gwahodd i eu gwybodaeth ddiweddaraf yn rheolaidd am waith rheoli risgiau seiberddiogelwch y Comisiwn. Mewn ymateb i sylwadau gan y Pwyllgor, yn enwedig gan y Cadeirydd, roedd y tîm wedi gwneud gwaith i fireinio adroddiadau er mwyn ymdrin â'r sicrwydd roedd yn ei geisio. Cyfeiriodd Mark at ddefnyddio 'siart corryn' o’r blaen i ddisgrifio'r dirwedd risgiau seiberddiogelwch esblygol a gwaith y Comisiwn i liniaru’r risgiau. Fodd bynnag, daeth yn amlwg nad oedd y dull hwn yn ddigon manwl na deinamig i roi sicrwydd parhaus i gyrff amrywiol, megis y Bwrdd Gweithredol, y Comisiwn a'r Pwyllgor hwn.

14.2    Roedd y Cadeirydd wedi amlinellu'r themâu a'r dull gweithredu a fyddai, yn ei farn ef, yn rhoi rhagor o sicrwydd ynghylch nodi a lliniaru'r risgiau roedd y tîm wedi'u hystyried. Roedd y rhain yn cynnwys:

-       dealltwriaeth gliriach o’r dirwedd fygythiadau a sut roedd hyn yn esblygu;

-       cydbwysedd priodol o fygythiadau caledwedd a meddalwedd - er bod symudiad anochel, gyda mwy o ddefnydd o dechnolegau cwmwl, tuag at liniaru bygythiadau meddalwedd;

-       dealltwriaeth ddyfnach o'r ffynonellau sicrwydd mewnol ac allanol, gan gynnwys archwiliad mewnol;

-       datblygu ffeithlun priodol neu "risg ar dudalen" i amlinellu'r bygythiadau.

14.3    Er mwyn ceisio barn y Pwyllgor am lefel y manylder sydd ei angen i roi sicrwydd digonol, cyflwynodd Tim ddrafft o adroddiad misol y tîm TGCh ar Fygythiad Seiberddiogelwch. Nododd yr adroddiad yr offer a'r ystadegau a ddefnyddiwyd, y dadansoddiad a gynhaliwyd a'r dirwedd fygythiadau. Hefyd, soniodd Tim a Jamie am y system wrth gefn a'r ganolfan ddata 3 haen, nad oedd yn cael ei rheoli gan Microsoft. Hefyd, amlinellwyd gwaith sydd ar droed i wella diogelwch data ymhellach a’u bod yn mynd i'r afael â'r heriau o ran cadw sgiliau yn y maes hwn. Roedd y Pwyllgor yn falch o glywed yr eir i'r afael â'r orddibyniaeth ganfyddedig ar Microsoft a chroesawodd fanylion y am y seiberfentrau sydd yn yr arfaeth ar gyfer y dyfodol.

14.4    Cytunwyd y byddai copi o'r adroddiad yn cael ei rannu ag aelodau'r Pwyllgor er mwyn iddynt ei drafod a rhoi adborth i Mark a'i dîm ynghylch pa elfennau i'w cynnwys yn yr adroddiadau rheolaidd i'r Pwyllgor.

14.5    Yna, roedd trafodaeth arall yn canolbwyntio ar bosibilrwydd cyflwyniad neu sesiwn friffio gan Brosiect Cydgasglu Band Eang y Sector Cyhoeddus ac ymweliad â’r ganolfan ddata, y bwlch sgiliau ehangach sy’n amlwg ym maes seiberddiogelwch a newidiadau i gefnogi’r defnydd o gyfrifiaduron Mac ar y rhwydwaith.

14.6    Diolchodd y Cadeirydd i'r tîm am y cyflwyniad clir, ac am faint o waith a wnaed i ddatblygu adroddiadau sicrwydd rheolaidd.

Camau gweithredu

·       Pan fydd ar gael, rhannu copi o'r adroddiad sicrwydd seiberddiogelwch ag aelodau ARAC.

Oral item

Eitem lafar/cyflwyniad

15.1    Nododd y Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf gan Dave am un achos sylweddol o dorri rheolau a thri adroddiad o wybodaeth yn cael ei hanfon at y derbynwyr e-bost anghywir. Datryswyd pob un o'r rhain yn gyflym ac nid oedd angen rhagor o gamau gweithredu. 

ARAC (05-21) Papur 10 – Crynodeb o ymadawiadau

16.1 Nododd y Pwyllgor ddau achos o ymadael â’r gweithdrefnau caffael arferol.

Oral item

Eitem lafar

17.1    Croesawodd Ann y cyfle i roi adborth ar ddau gyfarfod diweddar y Pwyllgor Cynghori ar Daliadau, Ymgysylltu a’r Gweithlu. Roedd y cyfarfod ym mis Tachwedd wedi canolbwyntio'n benodol ar adroddiad yr Athro Diana Stirbu ynghylch Pŵer, Dylanwad ac Effaith Pwyllgorau’r Senedd. Roedd ansawdd yr adroddiad wedi creu argraff dda ar aelodau’r Pwyllgor Cynghori ar Daliadau, Ymgysylltu a’r Gweithlu. 

17.2    Roedd y prif gyfarfod ar 29 Medi yn cynnwys y canlynol:

-       blaenoriaethau'r Gyfarwyddiaeth Busnes;

-       blaenoriaethau ymgysylltu – cytunwyd y byddai'r ddau Bennaeth Gwasanaeth a benodwyd yn ddiweddar yng ngwasanaeth Arwyn yn mynd i gyfarfod yn y dyfodol;

-       diffinio'r berthynas esblygol rhwng y Pwyllgor Cynghori ar Daliadau, Ymgysylltu a’r Gweithlu ac ARAC.

Oral item

Eitem lafar

18.1    Cyflwynodd Dave ddiweddariad llafar ar Strategaeth Ystâd y Comisiwn a oedd i'w chyflwyno i'r Bwrdd Gweithredol ym mis Rhagfyr ac i'r Comisiwn ym mis Ionawr. Roedd ei ddiweddariad yn ymdrin â’r agweddau allweddol canlynol a fyddai’n cael eu cynnwys yn y strategaeth:

-       effaith y pandemig ar drefniadau gweithio hyblyg a sut y defnyddiwyd yr ystâd a'r ansicrwydd parhaus gyda chyfyngiadau gweithio gartref ar waith o hyd;

-       adolygiad o’r trefniadau prydles a chynlluniau cynnal a chadw (gan gynnwys gosod ffenestri newydd yn Nhŷ Hywel);

-       adolygiad o swyddfa Gogledd Cymru ac ystyried presenoldeb rhanbarthol arall;

-       cyfleoedd sector cyhoeddus/prifysgolion ehangach ar gyfer y defnydd hyblyg o le swyddfa;

-       strategaeth llety Llywodraeth Cymru a phresenoldeb ym Mae Caerdydd;

-       posibilrwydd ehangu’r Senedd, gyda mwy o Aelodau;

-       ystyried defnyddio'r Pierhead a sut i wneud defnydd gwell o adeilad mor eiconig.

18.2    Cytunodd Dave i rannu Strategaeth yr Ystâd â'r Pwyllgor ar ôl i’r Bwrdd Gweithredol ei thrafod ym mis Rhagfyr a chyn iddi gael ei chyflwyno i'r Comisiwn ym mis Ionawr.

18.3    Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor ynghylch a ddylai’r strategaeth ystyried ymgysylltu â dinasyddion, cytunodd Dave, er y gellid ystyried hyn, y byddai’n rhaid iddi ganolbwyntio ar y defnydd o’r ystâd. Ychwanegodd Manon, er y byddai buddion ymarferol o safbwynt dinasyddion yn rhan o'r ystyriaethau, ei bod yn bwysig darparu adeiladau hygyrch sy’n ateb y gofyn gyda'r holl fesurau diogelwch perthnasol.

Camau gweithredu

·            Rhannu Strategaeth yr Ystâd ag ARAC ar ôl i'r Bwrdd Gweithredol ei thrafod.

Oral item

Eitem lafar

19.1 Nid ymdriniwyd â'r eitem hon yn y cyfarfod ond roedd y Cadeirydd wedi cyflwyno Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor i'r Comisiwn ar 12 Gorffennaf.

ARAC (05-21) Papur 11 – Cylch gorchwyl presennol 

20.1 Nododd y Pwyllgor y cylch gorchwyl wedi'i ddiweddaru.

ARAC (05-21) Papur 12 – Blaenraglen waith

21.1 Nododd y Pwyllgor y flaenraglen waith a gofynnodd y Cadeirydd i Strategaeth yr Ystâd a'r Strategaeth Cyfathrebu ac Ymgysylltu gael eu rhannu y tu allan i gyfarfod y Pwyllgor.

Oral item

Eitem lafar

22.1    Ni chodwyd unrhyw fater arall.

Bu Gareth Watts yn bresennol mewn sesiwn breifat gydag aelodau’r Pwyllgor wedi i’r trafodion ffurfiol ddod i ben. Ni chymerwyd cofnodion.

Disgwylir i'r cyfarfod nesaf gael ei gynnal ar 14 Chwefror 2022.