Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Hybrid - Digital. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Sulafa Thomas 

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyflwyniad

1.a

Cyflwyniad ac ymddiheuriadau

Cofnodion:

Ni chafwyd ymddiheuriadau.

1.b

Datgan buddiannau

Cofnodion:

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau ffurfiol o fuddiant.

Hysbysodd Rhun ap Iorwerth y Comisiynwyr ei fod yn aelod o o dîm rygbi’r Senedd.

1.c

Cofnodion y cyfarfod blaenorol – 19 Ionawr

Cofnodion:

Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 19 Ionawr.

1.d

Cofnodion y cyfarfod blaenorol – 30 Ionawr

Cofnodion:

Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 30 Ionawr.

2.

Diwygio’r Senedd

Cofnodion:

Fe wnaeth y comisiynwyr ystyried gwybodaeth a baratowyd mewn ymateb i lythyr gan y Prif Weinidog a oedd yn gofyn i Gomisiwn y Senedd ddarparu amcangyfrif gorau o'r gost fyddai'n codi ar gyfer Comisiwn y Senedd o Fil Diwygio'r Senedd Llywodraeth Cymru.

Roedd y Comisiwn wedi cytuno y dylai sefyllafa – y newid lleiaf a newid mwyaf – fod yn sail i amcangyfrif y Comisiwn o'r costau y byddai'n eu hysgwyddo o ganlyniad i'r Bil.

Cytunodd y Comisiynwyr ar lythyr, ac atodiadau, i’w hanfon at y Prif Weinidog i ddarparu’r canlynol:

·      Esboniad o'r sail ar gyfer amcangyfrif o gostau; a hefyd

·      tablau sy'n cyflwyno proffil o 10 mlynedd o'r costau, yn ôl y ddwy senario a gytunwyd gan Gomisiwn y Senedd yn ei gyfarfod ar 12 Rhagfyr 2022, ac a baratowyd yn unol â'r dull safonol o ymdrin â chost amcangyfrifon fel rhan o broses ddeddfwriaethol.

Atgoffwyd y Comisiynwyr y byddai amcangyfrifon o gostau yn rhan o’r wybodaeth esboniadol i gyd-fynd ag unrhyw Fil a gyflwynir – ac a gyhoeddir – gan Lywodraeth Cymru. Yr amser priodol ar gyfer trafodaeth gyhoeddus ar y costau a nodwyd fyddai fel rhan o'r broses graffu seneddol.

Gofynnodd un Comisiynydd iddo gael ei gofnodi nad oedd yn gefnogol mewn egwyddor i gynigion Diwygio’r Senedd, a’u costau cysylltiedig, er bod y Comisiynydd yn cydnabod bod pleidlais wedi’i chynnal yn y Senedd o blaid y gwaith sy’n cael ei wneud gan y Llywodraeth.

Diolchodd y Comisiynwyr am y gwaith manwl a’r broses helaeth a oedd wedi dwyn y wybodaeth y gofynnodd y Llywodraeth amdani ynghyd, a gofyn cwestiynau am y berthynas rhwng yr amcangyfrifon a gynhyrchwyd a phenderfyniadau cyllidebol yn y dyfodol.

3.

Adolygu Cyllideb y Comisiwn 2023-24 a diweddariad ar Gyllideb Atodol Gyntaf

Cofnodion:

Cymeradwyodd y Comisiynwyr yr arbedion cyllidebol arfaethedig – o ganlyniad i Adolygiad o Gyllideb 2023-24 – a’r gyllideb ddiwygiedig yn amodol ar gymeradwyaeth derfynol drwy broses y gyllideb atodol. Byddai'r cynigion i leihau'r gyllideb a gymeradwywyd yn cael eu cynnwys yng nghyflwyniad y Comisiwn i'r Gyllideb Atodol Gyntaf ar gyfer ’23-24. Byddai’r mesurau’n arwain at gynnydd cyffredinol diwygiedig yn y gyllideb o 3.4% o gymharu â’r gyllideb a gymeradwywyd ar hyn o bryd a fyddai wedi bod yn gynnydd o 4.1%, drwy ostyngiadau o:

   £208,000 yn y gyllideb Ystadau a Chyfleusterau drwy weithredu mesurau a chostau arbed ynni;

   gostyngiad o £107,000 yn y gyllideb TGCh drwy ail-negodi contractau yn gadarn; a

   gostyngiad o £120,000 yng nghyllideb Cronfa Prosiect y Comisiwn.

Nododd y Comisiynwyr yr amserlen ar gyfer cymeradwyo a gosod Cyllideb Atodol Gyntaf 2023-24, a chytuno bod papurau terfynol y Gyllideb Atodol (Memorandwm Esboniadol a’r llythyr cysylltiedig) yn cael eu hanfon at y Comisiynwyr ym mis Ebrill er mwyn cytuno arnynt yn derfynol; a

nododd y Comisiynwyr y byddai opsiynau posib pellach ar gyfer arbedion ac effeithlonrwydd, yn cael eu hystyried fel rhan o'r cynllunio tymor canolig ar gyfer cyllideb y Comisiwn 2024-25 a'r ddwy flynedd ddilynol, fel rhan o'r gwaith i ddatblygu'r Fframwaith Darparu Adnoddau Tymor Canolig. Roedd y rhain yn cynnwys:

§ Adolygu llinellau cyllideb sylweddol nad ydynt yn staff;

§ creu incwm ychwanegol;

§ adolygu’r ffactor proffilio i gysoni cyllidebau cyflog â’r lefelau staff a ragwelir; ac

unrhyw fesurau pellach a drafodwyd yn y Cyfarfod Llawn ac nad ydynt wedi’u hystyried mewn mannau eraill.

4.

Adolygiad o’r Polisi Defnydd o'r Ystâd

Cofnodion:

Bu'r Comisiynwyr yn ystyried ymarfer ymgynghori arfaethedig i lywio adolygiad o'r Polisi Defnydd o'r Ystad. Roedd hyn yn ymateb i ymholiadau sy'n cael eu codi ynghylch gofynion cyfredol ar ddefnyddio'r ystâd, angen digwyddiadau yn y dyfodol, newidiadau ers y pandemig ar y modd y mae digwyddiadau ymgysylltu yn cael eu cynnig a sut mae Aelodau am ddefnyddio'r Ystâd.

Cymeradwyodd y Comisiynwyr gynigion tymor byr a chanolig ar gyfer newidiadau i gadw ystafelloedd.

Awgrymwyd y dylid gwahodd swyddogion i fynd i gyfarfodydd grŵp y pleidiau i gael adborth am anghenion Aelodau yn y maes hwn, ac anogwyd swyddogion i siarad hefyd â rhai o'r sefydliadau a oedd wedi codi cwestiynau.

At hynny, bu'r Comisiynwyr yn trafod dyddiadau rheolaidd arwyddocaol yn y cylch calendr blynyddol, a sut y gallai'r rhain gael eu hadlewyrchu'n briodol yn y system. Buont yn trafod gwerth yr ymarfer ymgysylltu, a chroesawu’r ffaith y byddai cynnig polisi wedi’i ddiweddaru yn cael ei gyflwyno iddynt yn yr hydref. At hynny, amlygwyd y berthynas rhwng nifer y digwyddiadau y gellir eu cefnogi a'r adnoddau sydd ar gael, gan gyfeirio at yr ymarfer lleihau costau diweddar a drafodwyd yn gynharach yn y cyfarfod.   

5.

Llythyr diweddaru at y Pwyllgor Cyllid ynghylch argymhellion Adroddiad

Cofnodion:

Cytunodd y Comisiynwyr ar lythyr – a fyddai’n cael ei ddarparu i’r Pwyllgor Cyllid – i gyflawni ymrwymiad i ddarparu rhagor o wybodaeth mewn dau faes o argymhellion a wnaed gan y Pwyllgor yn eu Hadroddiad ar Graffu ar Gyllideb 2023-24:

·       Penderfyniadau yn ymwneud â dyfodol swyddfa Bae Colwyn a phresenoldeb y Senedd yng ngogledd Cymru; a

cheisio barn yr Aelodau i ddeall yn well pa waith ymgysylltu y maent am fwrw ymlaen ag ef.

6.

Papurau i'w nodi:

6.a

Cofnodion cyfarfod ACARAC a gynhaliwyd ar 21 Tachwedd

Cofnodion:

Nododd y Comisiynwyr y diweddariad arferol am gyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg a ddarperir i'r Comisiwn.

7.a

Diweddariad y Bwrdd Gweithredol (penderfyniadau RAD)

Cofnodion:

Nododd y Comisiynwyr y crynodeb o benderfyniadau recriwtio a ddarperir fel mater o drefn i bob cyfarfod o'r Comisiwn.

6.b

Cais gan y tîm rygbi

Cofnodion:

Nododd y Comisiynwyr e-bost a gafwyd oddi wrth dîm rygbi’r Senedd a gwybodaeth am y ddarpariaeth bresennol i alluogi’r Comisiwn i ‘noddi’ cit timau chwaraeon y Senedd.

6.c

Llythyrau talu Costau Byw i Gontractwyr - atebion

Cofnodion:

Nododd y Comisiynwyr lythyrau oddi wrth BowTie, Compass, TSS a CBRE mewn ymateb i lythyr a anfonwyd at gontractwyr y Comisiwn mewn perthynas â thaliadau Costau Byw a wneir i gyflogeion y Senedd.

Gofynnodd un o'r Comisiynwyr i'r cofnodion adlewyrchu ei siom ynghylch natur yr ymatebion, a holodd a oedd yr aelodau staff a gyflogwyd gan gontractwyr allanol yn gwbl ymwybodol o'r holl fanteision sydd ar gael iddynt gan eu cyflogwyr.

Gofynnodd y Llywydd i un mater a godwyd gan Gomisiynydd fod yn destun trafodaeth bellach gyda’r Swyddog Cyfrifyddu.

Trafodwyd bod amrywiaeth o delerau cyflogaeth yn bodoli ar gyfer gwahanol grwpiau sy’n darparu gwasanaethau sy’n gysylltiedig â’r Senedd. Cytunwyd i ailddosbarthu gwybodaeth am gontractau allanol i Gomisiynwyr, a chadarnhawyd y byddai gwybodaeth am y contract arlwyo yn cael ei darparu yn yr hydref.

7.

Unrhyw fusnes arall

Cofnodion:

·       Pleidlais gweithredu diwydiannol yr Undebau Llafur – cafodd y Comisiynwyr wybod am hysbysiad a dderbyniwyd am bleidlais a oedd yn cael ei chynnal gan PCS ynghylch ymestyn cyfnod y mandad ar gyfer streic hyd at fis Tachwedd.

 

·       Gwyliadwriaeth/Teledu Cylch Cyfyng – cafodd y Comisiynwyr wybod am gyngor a gafwyd i roi'r gorau i ddefnyddio rhai mathau o offer gwyliadwriaeth. Cawsant eu sicrhau fod tîm Diogelwch y Senedd wedi ymrwymo i helpu i sicrhau bod yr offer sy’n cael eu gosod yn swyddfeydd etholaethol a chartrefi’r Aelodau yn ddiogel a bod pob cam priodol yn cael ei gymryd i liniaru unrhyw bryder posibl.  Bydd nodyn yn cael ei roi i bob Aelod, a bydd y tîm yn gweithio gydag Aelodau fesul achos i asesu gofynion unigol a byddwn yn cefnogi Aelodau i roi unrhyw gamau gofynnol ar waith.

 

·       Tiktok – diweddarwyd y Comisiynwyr o ran bod gwybodaeth ychwanegol wedi'i darparu i'r Aelodau am y defnydd o Tiktok.

 

Yn y cyfnod ers y cyfarfod diwethaf, ymgynghorwyd â'r Comisiynwyr cyn dyfarnu'r Contract Rheoli Cyfleusterau, ac roeddent wedi cytuno ar ymateb y Comisiwn i Ymgynghoriad y Bwrdd Taliadau ar y Penderfyniad.