Agenda a Chofnodion

Nododd y Comisiynwyr yr ymddiheuriadau a gafwyd gan Manon Antoniazzi, gan gytuno bod awdurdod yn cael ei ddirprwyo i Siwan Davies dros dro i arfer unrhyw un o swyddogaethau’r Clerc ac iddi gael ei phenodi’n swyddog cyfrifyddu ychwanegol yn ystod absenoldeb y Clerc.

Ni chafwyd unrhyw ddatganiad o fuddiant.

Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod ar 9 Mai yn gywir.

Cymeradwyodd y Comisiynwyr fersiwn derfynol yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon, yn cwmpasu’r cyfnod o 1 Ebrill 2021 hyd at 31 Mawrth 2022, yn amodol ar unrhyw fân waith cywiro neu olygu.

Wrth wneud hynny, trafodwyd elfennau yn ymwneud â'r ieithoedd swyddogol, a chytunwyd i gyfeirio atynt yn fwy amlwg o fewn blaenoriaethau'r Comisiwn ar gyfer y flwyddyn i ddod.

Croesawodd y Comisiynwyr y dull o gyhoeddi’r adroddiad ar ffurf cyfres newydd o dudalennau ar y we sy’n cyflwyno uchafbwyntiau’r adroddiad (a’r adroddiadau blynyddol eraill – Amrywiaeth a Chynhwysiant, y Cynllun Ieithoedd Swyddogol a Chynaliadwyedd). Daethpwyd i’r casgliad bod hyn yn gwneud cynnwys yr adroddiad yn llawer mwy hygyrch a hylaw.

Bydd yr Adroddiad yn cael ei lofnodi a’i osod ar ran Archwilydd Cyffredinol Cymru ac fe’i cyhoeddir ar-lein cyn diwedd tymor yr haf.

Cytunodd y Comisiynwyr ar Adroddiad Blynyddol Amrywiaeth a Chynhwysiant 2021-22 ynghyd â’r gyfres o adroddiadau data ar amrywiaeth a chynhwysiant a chynllun gweithredu cyfunol.

Croesawodd y Comisiynwyr yr adroddiad ar y gwaith a wnaed a'r camau gweithredu sy’n gysylltiedig â’r adroddiad ar gyflog cyfartal a’r bwlch cyflog rhwng y rhywiau, y bwlch cyflog ethnigrwydd a’r bwlch cyflog anabledd. Roedd y Comisiynwyr hefyd yn awyddus i feincnodi yn erbyn sefydliadau eraill.

Nododd y Comisiwn fod dadansoddiadau o gefndir economaidd-gymdeithasol ymgeiswyr am swyddi mewnol ac allanol wedi'u cynnwys. Hefyd, nodwyd y bydd data economaidd-gymdeithasol yn cael eu casglu ar gyfer gweithlu'r Comisiwn eleni ac y bydd dadansoddiad o’r data hyn yn cael ei gynnwys yn adroddiad y flwyddyn nesaf.

Cytunodd y Comisiynwyr ar yr adroddiad ar berfformiad ystâd y Senedd a’i gweithrediadau yn ystod y flwyddyn ddiwethaf o ran cynaliadwyedd, yn amodol ar fân newidiadau.

Mae’r adroddiad yn amlygu cyflawniadau amgylcheddol allweddol; perfformiad yn erbyn targedau, gan gynnwys blwyddyn gyntaf y Strategaeth Carbon Niwtral; y defnydd o gyfleustodau; a chrynodeb o’r gwelliannau arfaethedig ar gyfer y flwyddyn ariannol sydd i ddod. 

Trafododd y Comisiynwyr gamau i ddechrau newid y derminoleg a ddefnyddir wrth gyfeirio at allyriadau isel a dim allyriadau, yn enwedig yng nghyd-destun technoleg newydd, gan nodi y gallai'r datblygiadau hyn gael eu hystyried mewn perthynas â chaffael hefyd.

Cytunodd y Comisiynwyr ar yr adroddiad ar y gwaith a wnaed ar draws y sefydliad yn ystod y flwyddyn ddiwethaf i alluogi'r Comisiwn i gynnal ei ymrwymiad i ddarparu gwasanaethau dwyieithog rhagorol.

Trafododd y Comisiynwyr daith dysgwyr a phwysigrwydd bod yn gynhwysol wrth alluogi staff i ddysgu, gan gadw mewn cof y drafodaeth flaenorol ar amrywiaeth a chynhwysiant. Gwnaeth y Comisiynwyr sylwadau ar y berthynas â recriwtio, gan gydnabod gwerth data a gwaith allgymorth wrth gael gwared ar rwystrau.

Nododd y Comisiynwyr gynnydd y prosiect, y prif risgiau o ran cyflawni a'r camau nesaf. Hefyd, trafododd y Comisiynwyr faterion yn ymwneud ag opsiynau hirdymor ar gyfer ystâd Tŷ Hywel ar ôl i’r brydles ddod i ben yn 2032, gan nodi y byddent yn gofyn am gyngor proffesiynol, wedi’i lywio gan drafodaethau’r Comisiwn. Cytunwyd y dylid cynnwys pob opsiwn at ddiben gofyn am gyngor ac y byddai trafodaethau pellach yn cael eu cynnal gyda swyddogion Llywodraeth Cymru mewn perthynas â'r safle ger y Senedd.

Cyflwynwyd canlyniadau'r arolwg o’r Aelodau a’u staff cymorth yn 2022 i’r Comisiynwyr. Y canlyniadau hyn fydd yn ffurfio’r data sylfaenol ar gyfer y Chweched Senedd.

Mynegodd y Comisiynwyr ddiddordeb yn y gwasanaethau a ddarperir i gefnogi llesiant gan fod rhai o’r ymatebwyr wedi nodi diffyg ymwybyddiaeth ohonynt, a holwyd ynghylch cynnydd yr adolygiad urddas a pharch a oedd wedi’i lywio gan ymatebion i’r arolwg. Cawsant wybod y byddai’r adroddiad hwn yn dod gerbron y Comisiwn erbyn yr hydref.

Cytunodd y Comisiynwyr i rannu canfyddiadau perthnasol â'r Bwrdd Taliadau, cyn rhannu'r adroddiad ar y canlyniadau â'r Aelodau, eu staff cymorth a staff y Comisiwn drwy gyhoeddi’r wybodaeth hon yn fewnol.

Clywodd y Comisiynwyr am ganlyniadau’r adolygiad diweddar o’r rheolau a chanllawiau ar ddefnyddio adnoddau’r Senedd yn dilyn ymgynghoriad ffurfiol.

Nodwyd mai diben y rheolau hyn yw sicrhau rheoleidd-dra a phriodoldeb rheolaeth yr arian cyhoeddus a ddarperir i Gomisiwn y Senedd ac y mae’r Clerc yn atebol amdano fel prif swyddog cyfrifyddu Comisiwn y Senedd o dan adran 138 o Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006, ac i’r Comisiwn wrth arfer y pwerau a ddirprwywyd i’r Clerc gan Gomisiwn y Senedd.

Cafodd y Comisiynwyr gopi o destun diweddaraf y rheolau ynghyd ag adroddiad drafft ar yr ymgynghoriad. Gwnaeth y Comisiynwyr sylwadau ar y geiriad diwygiedig yn ymwneud ag arfer crebwyll a phwysigrwydd cysondeb wrth wneud penderfyniadau sy'n ymwneud â derbynioldeb hawliadau.

Nododd y Comisiynwyr fersiwn ddiweddaraf y Rheolau a Chanllawiau ar Ddefnyddio Adnoddau’r Senedd, sef y fersiwn y mae’r Clerc a’r Prif Weithredwr yn cynnig ei chyhoeddi, fel prif swyddog cyfrifyddu Comisiwn y Senedd ac wrth arfer pwerau a ddirprwywyd i’r Clerc a’r Prif Weithredwr gan Gomisiwn y Senedd, yn dilyn ymgynghoriad.

Cawsant wybod y byddai'r rheolau arfaethedig hefyd yn cael eu darparu i'r Pwyllgor Safonau Ymddygiad ac mai’r bwriad yw bod fersiwn ddiweddaraf y rheolau yn dod i rym o ddechrau toriad yr haf. Bryd hynny, bydd yr adroddiad a'r rheolau yn cael eu cyhoeddi ar wefan y Comisiwn.

Cafodd y Comisiynwyr y wybodaeth ddiweddaraf am fesurau diogelwch a dulliau gweithredu ar yr ystâd. Trafodwyd goblygiadau’r gyfradd uchel o achosion yn y gymuned ar hyn o bryd, a nodwyd ei bod yn bwysig bod unrhyw un sy’n dymuno gwisgo gorchuddion wyneb yn teimlo’n gyfforddus i wneud hynny.

Nodwyd ei bod yn ddoeth parhau’n wyliadwrus a chytunwyd y byddai'n ddefnyddiol ailgyflwyno’r cyngor i holl ddefnyddwyr yr ystâd.

Nododd y Comisiynwyr ganlyniadau’r arolwg blynyddol o staff y Comisiwn, gan gytuno i rannu'r adroddiad cryno â’r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a Gweinyddiaeth Gyhoeddus, ac i gyhoeddi'r adroddiad ar y canlyniadau, yn unol ag argymhelliad y Pwyllgor hwnnw.

Nododd y Comisiynwyr y diweddariad a fydd yn cael ei roi i’r Pwyllgor ynghylch y Gwaith Craffu ar Gyfrifon 2020-21. Bydd y llythyr yn cynnwys gwybodaeth am gynnydd wrth ymateb i’r argymhellion ynghylch gwaith y Comisiwn fel cyflogwr yn ei ymrwymiad parhaus i hybu cynhwysiant i bawb.

Nododd y Comisiynwyr ddiweddariad terfynol y Pwyllgorau ar oblygiadau ariannol pandemig COVID-19 mewn perthynas â blwyddyn ariannol 2021-22.

Nododd y Comisiynwyr y diweddariad arferol ynghylch cyfarfodydd ARAC.

Nododd y Comisiynwyr y crynodeb o benderfyniadau recriwtio a ddarperir fel mater o drefn yn ystod pob cyfarfod o'r Comisiwn.

Nododd y Comisiynwyr y diweddariad arferol ynghylch cyfarfodydd Grŵp Cyswllt Pleidiau’r Senedd.

·         Diogelu – soniodd Joyce Watson am waith dilynol yn sgil trafodaethau’r Comisiwn yr hydref diwethaf, gan gefnogi pwysigrwydd y camau a gymerir gan Aelodau (gan gynnwys hyfforddiant) i roi sicrwydd priodol i’r cyhoedd o ystyried eu rôl. Cytunwyd y byddai gwybodaeth gefndir yn cael ei darparu i'r Comisiynwyr.

·         Diwygio'r Senedd - rhoddodd y Llywydd wybod i’r Comisiynwyr y byddai trafodaeth gynhwysfawr ar y materion perthnasol yn cael ei chynnwys ar yr agenda ar gyfer cyfarfod nesaf y Comisiwn.

Materion eraill - cyfeiriodd Janet Finch-Saunders at yr ohebiaeth ynghylch y Jiwbilî a gofynnodd am y protocol o ran baneri.