Cyfarfodydd

Diweddaraf am Archwilio Allanol

Mae'r dudalen hon yn cynnwys manylion am unrhyw gyfarfodydd a gynhelir lle bydd y mater yn cael ei drafod, neu unrhyw gyfarfodydd a gynhaliwyd lle cafodd y mater ei drafod. Mae hefyd yn cynnwys lincs i'r papurau, agendâu a chofnodion perthnasol.

Noder: Gall yr agenda ar gyfer cyfarfod newid ar fyr rybudd. Cyn ichi wneud unrhyw gynlluniau i ddod i gyfarfod Pwyllgor, gofynnwn i chi sicrhau nad yw'r eitem sydd o ddiddordeb i chi wedi cael ei symud, yn enwedig mewn achosion lle mae'r dyddiad ar gyfer y cyfarfod wedi'i nodi mwy nag wythnos o flaen llaw.

 

 

Cyfarfod: 13/02/2023 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Sesiwn friffio ar ISA 315

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 2

Cofnodion:

ARAC (23-01) Papur 5 – Sesiwn Friffio ar Safon Archwilio ISA 315

 

5.1 Cyflwynodd Clare bapur briffio ar y dull archwilio, gan ganolbwyntio’n benodol ar safon archwilio ddiwygiedig, sef ISA 315 (DU) – Nodi ac Asesu’r Risgiau o Gamddatganiad Perthnasol (wedi’i diwygio ym mis Gorffennaf 2020).

 

5.2 Eglurodd Clare y byddai'r safon ddiwygiedig yn ysgogi asesiadau risg a fyddai’n fwy effeithiol ac o ansawdd gwell, yn ogystal â hyrwyddo’r arfer o gynnal amheuaeth broffesiynol. Mae rôl ddatblygiedig technoleg a chymhlethdod fframweithiau adrodd ariannol yn gofyn am brosesau mwy soffistigedig ar gyfer adnabod ac asesu risg. Nodwyd y byddai'r safon ddiwygiedig yn darparu adolygiad gwell o amgylchedd rheoli'r Comisiwn, gan gynnwys y defnydd o dechnoleg.

 

5.3 Diolchodd y Pwyllgor i Archwilio Cymru am y sesiwn friffio.

Cyfarfod: 13/02/2023 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Y wybodaeth ddiweddaraf ynghylch hynt y broses gynllunio parthed archwilio cyfrifon y Comisiwn ar gyfer 2022-23

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 5

Cofnodion:

ARAC (23-01) Papur 4 – cynllun archwilio amlinellol

 

4.1 Croesawodd y Cadeirydd Ann-Marie Harkin a Gareth Lucey i'r cyfarfod. Fel rhan o’r polisi cylchdroi, roedd Clare wedi disodli Gareth Lucey yn rôl y Rheolwr Archwilio. Cadarnhaodd Ann-Marie y byddai gweddill y tîm yn aros yr un peth.

 

4.2 Cyflwynodd Clare gynllun archwilio amlinellol, a oedd yn gynllun lefel uchel iawn, a gofynnodd am adborth gan y Pwyllgor. Roedd yn cynnwys y ffi arfaethedig a manylion y tîm archwilio. Roedd Archwilio Cymru wedi amcangyfrif y byddai'r ffi archwilio yn £68,985, sy'n cynrychioli cynnydd o 15 y cant. Roedd hyn yn seiliedig ar amcangyfrif cynnar o effaith y safon archwilio newydd, sef ISA 315, sy’n gofyn am asesiadau risg mwy manwl gan archwilwyr mwy profiadol a medrus. Nodwyd y byddai gwaith cynllunio manwl yn ystod yr wythnosau nesaf yn arwain at amcangyfrif mwy cywir. Cadarnhaodd Archwilio Cymru na fyddai unrhyw newid i'r trothwy perthnasedd, sef 1 y cant o'r gwariant gros. 

 

4.3 Yn hanesyddol, roedd set gyflawn o gyfrifon archwiliedig yn cael ei chyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yn ei gyfarfod ym mis Mehefin, ac roedd Archwilio Cymru yn ymwybodol o'r effaith ar y Comisiwn pe bai’r trefniant hwn yn symud i’r cyfarfod ym mis Gorffennaf. Fodd bynnag, yn sgil y cymhlethdod ychwanegol a’r dull gweithredu newydd sydd ynghlwm wrth y safon ISA 315 newydd, ac yn sgil problemau o ran recriwtio archwilwyr mwy profiadol, roedd y sefydliad wedi nodi mis Gorffennaf yn y papur gan nad oedd modd gwarantu y byddai’r gwaith yn cael ei gwblhau mewn pryd ar gyfer y cyfarfod ym mis Mehefin. Nodwyd y byddai amserlen fwy manwl yn cael ei darparu i Simon a'r tîm Cyllid unwaith y bydd y gwaith cynllunio wedi dechrau, ac y byddai Simon yn sicrhau bod aelodau'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yn cael gwybodaeth yn rheolaidd.

 

4.4 Diolchodd y Cadeirydd i Archwilio Cymru am y diweddariad hwn. Gofynnodd pa fath o werth a manteision ychwanegol a fyddai'n cael eu darparu i gyfiawnhau cynnydd o 15 y cant yn y ffi.

   

4.5 Roedd Archwilio Cymru yn ymwybodol o'r cyfyngiadau ar gyllidebau yn y sector cyhoeddus, a chadarnhaodd y sefydliad y byddai'r safon newydd yn arwain at allbynnau ac argymhellion o ansawdd uwch, gyda gwell dealltwriaeth o feysydd megis TGCh.

 

4.6 Mewn ymateb i her bellach gan aelodau’r Pwyllgor mewn perthynas â’r amserlen, rhoddodd Archwilio Cymru sicrwydd y byddai’n ceisio cwblhau’r archwiliad ym mis Mehefin ac y byddai’n blaenoriaethu’r gwaith archwilio ar Gomisiwn y Senedd. Fodd bynnag, tynnodd sylw eto at y problemau y mae’n eu hwynebu o ran recriwtio, ynghyd â’r her o gymhwyso methodoleg newydd.

 

4.7 Pwysleisiodd Manon y rhesymau pam fod y Comisiwn yn dymuno i'r cyfrifon gael eu cwblhau erbyn mis Mehefin, yng nghyd-destun prosesau a chyfarfodydd mewnol y Comisiwn, y dasg o alinio cyfres o adroddiadau blynyddol eraill, a'r angen i osod Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon y Comisiwn cyn toriad yr haf.

  

Camau i’w cymryd

 

·         Archwilio Cymru i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i swyddogion am y cynnydd  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4

Cyfarfod: 21/11/2022 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Cynllun Archwilio 2022 ac adroddiad diweddaru Archwilio Cymru (gan gynnwys adroddiadau/allbynnau Archwilio Cymru)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 8

Cofnodion:

ARAC (22-06) Papur 5 - Y wybodaeth ddiweddaraf gan Archwilio Cymru

6.1 Cyflwynodd Gareth Lucey y wybodaeth ddiweddaraf gan Archwilio Cymru. Roedd Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon y Comisiwn wedi'u hardystio gan Ann-Marie Harkin a'u gosod gerbron y Senedd ar 30 Mehefin. Bydd Archwilio Cymru mewn sefyllfa i gyhoeddi’r anfoneb, sy’n is na'r amcangyfrif cychwynnol ar hyn o bryd, cyn diwedd 2022.

6.2 Effeithiwyd ar y gwaith o gynllunio proses archwilio 2022-23 gan y broses o gyflwyno Safonau Archwilio Rhyngwladol diwygiedig 315 (ISA 315). O ganlyniad, ni fyddai Archwilio Cymru mewn sefyllfa i gyhoeddi'r Cynllun Archwilio ffurfiol nes cyfarfod ARAC ar 28 Ebrill, ond byddai'n cyflwyno cynllun amlinellol yn ystod y cyfarfod ar 13 Chwefror.

6.3 Wedyn, disgrifiodd Gareth oblygiadau’r ISA 315 diwygiedig i'r broses archwilio a llunio cyfrifon 2022-23. Mae’n galw am asesiad risg manylach fe rhan o’r gwaith cynllunio, a byddai canlyniadau'r asesiad hwn yn penderfynu lefel y profion archwilio pellach sy’n rhaid eu cynnal.

 

6.4 Gallai'r newidiadau hyn o bosibl effeithio ar amseriad yr archwiliad, gan y gallai fod angen mwy o amser cynllunio a phrofi ymlaen llaw, er y gallai hyn leihau lefel y profion archwilio terfynol oherwydd y risg is o gamddatganiadau materol. Mae’n bosibl y byddai’n effeithio ar gostau hefyd, oherwydd y byddai’n rhaid i staff mwy profiadol fod yn rhan o'r cam cynllunio. Amcangyfrifir y byddai’r ffioedd i gyrff llywodraeth leol yn cynyddu rhwng 12 a 18 y cant, ond byddai'r effaith ar ffi archwilio'r Comisiwn yn dod yn gliriach unwaith y byddai’r gwaith cynllunio wedi'i wneud. 

6.5 Hefyd, cyfeiriodd Gareth at allbynnau ehangach Archwilio Cymru a gyhoeddwyd yn ddiweddar, gan dynnu sylw at yr adroddiadau ar y Fenter Twyll Genedlaethol a Dysgu o Ymosodiadau Seiber, a gyhoeddwyd ym mis Hydref 2022, ac ‘Amser am newid – Tlodi yng Nghymru’, a gyhoeddwyd ym mis Tachwedd 2022.  

6.6 Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am rannu’r wybodaeth ddiweddaraf. Mynegodd y Cadeirydd bryder ynghylch y cynnydd posib mewn ffioedd o ganlyniad i’r ISA 315 diwygiedig, yn enwedig yn yr hinsawdd ariannol bresennol. Mae’n bwysig bod Comisiwn y Senedd yn gweld rhai manteision o'r gwaith craffu manylach sy’n gysylltiedig â’r safon newydd. Roedd wedi gofyn i Archwilio Cymru roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am gynnydd yn y maes, ac roedd cyfres reolaidd o gyfarfodydd diweddaru wedi'u cytuno.  

Cam i’w gymryd:

·       Cynllun archwilio amlinellol i'w gyflwyno yn ystod y cyfarfod ar 13 Chwefror, cyn trafod y cynllun manwl ar 28 Ebrill.

Cyfarfod: 15/06/2022 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Trafod y farn Archwilio Allanol (Adroddiad ISA 260) ar gyfer y flwyddyn ariannol 2021-22

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 11

Cofnodion:

ARAC (22-03) Papur 4 – Adroddiad ISA260

4.1 Cyflwynodd Gareth Lucey adroddiad ISA 260 a nododd y bwriad i Archwilio Cymru gyhoeddi barn archwilio ddiamod (glân) ar gyfrifon 2021-22. Amlygodd hefyd nad oedd unrhyw gamddatganiadau wedi’u nodi, gyda dim ond ychydig o fân newidiadau i’r naratif ategol, a dim argymhellion yn codi o’r archwiliad.

4.2 Mewn perthynas â mater a nodwyd yn ystod archwiliad y llynedd, nododd Gareth fod y tîm archwilio wedi gweithio gyda’r tîm Cyllid i chwilio am achosion lle gellid cofnodi gwariant cyfalaf fel refeniw ac roedd yn fodlon na chafodd unrhyw eitemau materol eu nodi.

4.3 Cyfeiriodd Gareth hefyd at un mater a ddaeth i’r amlwg yn hwyr yn y broses archwilio ynghylch ailbrisio asedau tir ac adeiladau a gafodd effaith ar y datganiadau ariannol. Amlinellodd, er bod y Comisiwn yn ailbrisio’r asedau hyn bob tair blynedd, yn unol â safonau cyfrifyddu, roedd angen ailbrisiad pellach oherwydd gwahaniaethau sylweddol a achoswyd gan gostau adnewyddu adeiladau cynyddol. Roedd y cynnydd hwn oherwydd effaith cynnydd mewn chwyddiant ar draws y sector adeiladu yn y chwarter olaf. Mynegodd Gareth ei ddiolch i Nia Morgan a’i thîm am fynd i’r afael â hyn yn gyflym. Roedd Archwilio Cymru hefyd wedi trafod yr ailbrisiad yn uniongyrchol gyda’r priswyr ac roedd yn fodlon gyda’r hyn yr oeddent yn ei ystyried yn amcangyfrif rhesymol. Cytunodd y Pwyllgor ei bod hi’n ymddangos yn rhesymegol ceisio ailbrisiad ar gyfer ystâd y Senedd.

4.4 Roedd Archwilio Cymru wedi dod i’r casgliad bod y datganiadau ariannol yn rhoi cofnod cywir a theg o gyflwr materion y Comisiwn. Diolchwyd i Nia, Catharine Bray a’r tîm Cyllid am eu hymdrechion a’u gwaith caled eto eleni a arweiniodd at archwiliad llyfn iawn arall.

4.5 Diolchodd y Cadeirydd i Archwilio Cymru am eu hadroddiad trylwyr a chanmolodd Nia a’r tîm Cyllid am eu gwaith, ac am y ffordd yr oeddent wedi ymateb i’r cais hwyr am ailbrisiad. Roedd wedi croesawu’r cyfle i gwrdd â’r tîm archwilio ar 31 Mai, gan nodi pwysigrwydd dibyniaeth y Pwyllgor ar archwilio allanol fel un o’r prif ddarparwyr sicrwydd ar reolaethau mewnol. Roedd wedi bod yn falch o gael sicrwydd gan y tîm archwilio ar ansawdd y data a’r systemau sydd ar waith, a oedd yn cynorthwyo’r broses archwilio. 

Dywedodd aelodau’r Pwyllgor fod adroddiad cadarnhaol ISA 260 yn adlewyrchiad o’r gwaith a wnaed yn fewnol a diolchwyd i bawb oedd ynghlwm.

4.6 Roedd aelodau’r Pwyllgor yn cydnabod bod effaith chwyddiant cynyddol yn fater byd-eang. Soniodd Ann-Marie Harkin am yr amser a dreuliwyd gan gyrff y sector cyhoeddus ac archwilwyr yn ymdrin ag effaith cynnydd mewn chwyddiant, yn enwedig ar ailbrisio. Ychwanegodd fod Trysorlys EM yn cynnal adolygiad o’r effaith hon a'r pwysau ar adnoddau’r sectorau cyhoeddus ledled y DU. 

4.7 Cadarnhaodd Ann-Marie Harkin y byddai’n llofnodi’r cyfrifon eto eleni ac y byddai Adrian Crompton, Archwilydd Cyffredinol Cymru mewn sefyllfa i’w llofnodi y flwyddyn nesaf.

Cyfarfod: 29/04/2022 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Protocol cydweithio

Eitem lafar

Cofnodion:

Eitem lafar

10.1 Cyflwynodd Gareth Lucey yr eitem lafar hon. Cadarnhaodd fod trafodaeth ddiweddar gyda Gareth Watts wedi dod i’r casgliad nad oedd angen fersiwn wedi’i diweddaru gan nad oedd unrhyw newidiadau i’r protocol a gyflwynwyd ym mis Ebrill 2021, ac roedd copi wedi’i ddosbarthu gyda phapurau’r pwyllgor. Amlinellodd gydymffurfiad â'r protocol a chyfeiriodd y Pwyllgor at y tabl yn y papur diweddaru a oedd yn crynhoi sut yr oedd y ddwy ochr wedi ymateb i gyfres o gamau gweithredu y cytunwyd arnynt yn ystod y flwyddyn.

10.2 Diolchodd y Pwyllgor i Gareth am roi’r wybodaeth a nododd y Protocol ar gyfer Cydweithio.

 

Cyfarfod: 29/04/2022 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Canfyddiadau sy'n dod i'r amlwg, a chyngor i'r Swyddog Cyfrifo ynghylch cyflwyno'r Adroddiad Blynyddol a'r Cyfrifon drafft i'r Comisiwn

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 16

Cofnodion:

ARAC (22-02) Papur 8 - Y wybodaeth ddiweddaraf gan Archwilio Cymru

9.1 Cyflwynodd Gareth Lucey y wybodaeth ddiweddaraf gan Archwilio Cymru. Er bod aelodau'r Pwyllgor wedi cael eu hysbysu o'r blaen, fe'u hatgoffodd o'r ffi archwilio arfaethedig o £59,987 – cynnydd o 3.5 y cant ar y llynedd, yn unol â'r cynnydd cyfartalog o 3.7 y cant mewn cyfraddau.

9.2 Cadarnhaodd fod 'ymweliad' yr archwiliad interim wedi'i gynnal yn ystod wythnosau 14 a 21 Mawrth a bod y tîm wedi cwblhau profion sampl cynnar ar nifer o feysydd cyfrifon (gan gynnwys y gyflogres, mathau eraill o wariant a thaliadau uniongyrchol i Gronfa Gyfunol Cymru). Roedd yn hapus i adrodd nad oedd unrhyw faterion archwilio yn codi hyd yma ac mai'r cynllun oedd cyflwyno adroddiad ISA 260 mewn pryd ar gyfer y cyfarfod ar 15 Mehefin.

Soniodd Gareth am un newid i'r tîm archwilio. Gofynnodd y Cadeirydd am gael cyfarfod yn anffurfiol â'r tîm, a chytunodd Gareth i drefnu hynny.  

9.3 Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch effaith codiadau i Yswiriant Gwladol a chyfradd chwyddiant ar sefydliadau yn y sector cyhoeddus, esboniodd Gareth yr heriau yr oeddent i gyd yn eu hwynebu o ran cyfrifo costau, yn enwedig mewn perthynas â phrisio asedau.

9.4 Cadarnhaodd Nia fod disgwyl i’r Comisiwn gynnal prisiad asedau y flwyddyn ganlynol a bod effaith cynnydd yn y gyfradd chwyddiant wedi’i hamlygu i’r Comisiwn mewn papur yn ymwneud â chyllideb 2023-24. 

 

Camau i’w cymryd

·       Y Cadeirydd i gwrdd (yn anffurfiol) â thîm archwilio Swyddfa Archwilio Cymru.

 

Cyfarfod: 14/02/2022 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Y wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd o ran cynllunio gwaith archwilio ar gyfer archwiliad o gyfrifon 2021-22 y Comisiwn, a diweddariad ar gamau gweithredu gweddilliol sy'n codi o'r flwyddyn flaenorol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 19

Cofnodion:

ARAC (22-01) Papur 6 - Y wybodaeth ddiweddaraf gan Archwilio Cymru

7.1 Cyflwynodd Gareth Lucey fanylion cynllun Archwilio Cymru ar gyfer proses archwilio 2021-22. Oherwydd rhywfaint o waith gwaddol gweddilliol o archwiliadau 2020-21 a newidiadau amrywiol i staff yn Archwilio Cymru, nid oeddent yn gallu cadarnhau'r tîm ar gyfer archwiliad y Comisiwn ond roeddent yn gobeithio gwneud hynny yr wythnos ddilynol. Y nod oedd cynnal dau 'ymweliad' interim wythnos o hyd ar wahân ym mis Chwefror a mis Mawrth i gynnal y gwaith cynllunio a phrofi cynnar. Yna, byddai'r archwiliad terfynol yn cael ei gynnal fel y bu mewn blynyddoedd blaenorol, gan ddechrau ar, neu tua 9 Mai, gyda'r nod o gyflwyno ei adroddiad ISA 260 terfynol ym mis Mehefin.

7.2 Un ffocws o'i gynllunio ar gyfer archwiliad eleni fyddai defnydd y Comisiwn o IAS 16 i sicrhau bod gwariant cyfalaf yn cael ei adlewyrchu'n gywir yng nghyfrifon 2021-22. Diolchodd i dîm Cyllid y Comisiwn am eu gwaith helaeth yn y maes hwn ac am ddarparu gwybodaeth yn gynnar yn y broses.

7.3 Ychwanegodd Gareth nad oedd Archwilio Cymru yn gallu cadarnhau'r ffi archwilio nes bod ei gynllun ffioedd yn cael ei gymeradwyo gan yr Archwilydd Cyffredinol. Fodd bynnag, cytunodd i hysbysu'r Comisiwn ac aelodau ARAC ynghylch y ffi cyn gynted ag y bydd wedi’i chadarnhau. Er gwybodaeth, ar hyn o bryd, roedd yr ymgynghoriad ar ffioedd wedi cynnig cynnydd cyfartalog o 3.7 y cant ar raddfa ffioedd ar draws yr holl gyrff sy’n cael eu harchwilio yn y flwyddyn i ddod.

7.4 Croesawodd y Cadeirydd y wybodaeth ddiweddaraf am y broses archwilio a diolchodd i Gareth am gael gweld yr adroddiadau eraill yr oeddent wedi'u cynhyrchu ar draws y sector cyhoeddus ehangach. Gofynnodd iddo ef a’i dîm archwilio fod yn ymwybodol y byddai data 2021-22 yn cael eu cadw ar yr hen system gyllid, er mwyn osgoi unrhyw oedi yn y broses.

Cyfarfod: 22/11/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Cynllun Archwilio 2021 ac adroddiad diweddaru Archwilio Cymru (gan gynnwys adroddiadau/allbynnau Archwilio Cymru)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 22
  • Cyfyngedig 23

Cofnodion:

ARAC (05-21) Papur 5 – Cynllun Archwilio 2021 Archwilio Cymru

ARAC (05-21) Papur 6 – Diweddariad Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Archwilio Cymru, Tachwedd 2021

7.1       Croesawodd y Cadeirydd Ann-Marie Harkin a Gareth Lucey i'r cyfarfod.

7.2       Cyfeiriodd Gareth at y cynllun ar gyfer archwiliad 2021 o gyfrifon y Comisiwn a oedd yn cynnwys manylion am y tîm, amseroedd a risgiau i'w hymgorffori. Y nod oedd cynnal profion cynnar rhwng mis Ionawr a mis Mawrth, gyda’r archwiliad sylweddol yn dechrau ym mis Mai a chyflwyno adroddiad Safon Ryngwladol ar Archwilio 260 i’r Pwyllgor ym mis Mehefin 2022.

7.3       Gan fod y rhan fwyaf o staff Archwilio Cymru yn parhau i weithio gartref, byddai'r tîm archwilio yn parhau i weithio ac ymgysylltu â'r Comisiwn o bell. Byddai’n parhau i fonitro canllawiau Llywodraeth Cymru ar weithio gartref ac yn cysylltu â swyddogion i benderfynu a ellid gwneud rhywfaint o’r gwaith archwilio ar y safle.

7.4       Nid oedd yn gallu datgelu'r ffi ar gyfer archwiliad y flwyddyn hon eto, er bod cynnydd ar ffi'r flwyddyn flaenorol yn debygol. Byddai'r wybodaeth hon yn cael ei rhannu ag aelodau'r Pwyllgor pan fyddai ar gael. 

7.5       Yna, crynhodd Gareth y risgiau archwilio ariannol a'r gwaith archwilio a gynlluniwyd mewn ymateb iddynt. Er bod llawer o’r risgiau’n sefydlog, roedd risgiau ychwanegol yn benodol i’r flwyddyn hon ynghylch etholiad y Senedd a Phenderfyniad y Bwrdd Taliadau y byddai angen eu hystyried.

7.6       Roedd risg arall ynghylch dosbarthu gwariant cyfalaf hefyd wedi'i ychwanegu oherwydd gwahaniaethau barn munud olaf yn archwiliad 2020-21. Er y cydnabuwyd bod hyn yn rhan fach o wariant cyffredinol y Comisiwn, byddai Archwilio Cymru yn gweithio gyda'r tîm Cyllid i gytuno ar ddosbarthiad gwariant prosiect. Croesawodd Nia Morgan y ddeialog gynnar ag Archwilio Cymru a dywedodd fod ei thîm eisoes yn gweithio i nodi gwariant prosiect i lywio trafodaethau ynghylch dosbarthu. Rhoddodd sicrwydd i'r Pwyllgor y byddai'n rhoi gwybod iddo am y trafodaethau ag Archwilio Cymru.

7.7       Anogodd y Pwyllgor y Comisiwn ac Archwilio Cymru i ddod i ddealltwriaeth gyffredin o Safon Gyfrifyddu Ryngwladol 16, ymhell cyn yr archwiliad cynlluniedig, er mwyn sicrhau bod y ddwy ochr yn cytuno ar ddosbarthu gwariant.

7.8       Diolchodd y Cadeirydd i Archwilio Cymru am y cynllun archwilio clir a chroesawodd weld y gwaith arall a wnaeth Archwilio Cymru. Roedd yn awyddus i wneud gwaith ymgysylltu adeiladol ag Archwilio Cymru a’r Archwilydd Cyffredinol.

Cyfarfod: 18/06/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Trafod y farn Archwilio Allanol (Adroddiad ISA 260) ar gyfer y flwyddyn ariannol 2020-21

ARAC (03-21) Papur 3 – Adroddiad ISA260

Cofnodion:

ARAC (03-21) Papur 3 – Adroddiad ISA260 

4.1         Croesawodd y Cadeirydd Ann-Marie Harkin a Gareth Lucey i'r cyfarfod. 

4.2         Soniodd Archwilio Cymru am y gefnogaeth wych a gafwyd gan Nia Morgan a'r tîm Cyllid a diolchodd i bawb a gymerodd ran am eu holl ymdrechion yn yr ail flwyddyn o gwblhau'r archwiliad o bell. Nododd Ann-Marie fod cwblhau'r cyfrifon mor gynnar yn gyflawniad gwych gydag ychydig iawn o faterion yn codi. Ymddiheurodd Ann-Marie am y dryswch ynghylch pwy fyddai'n llofnodi'r cyfrifon a chadarnhaodd y byddai hi'n eu llofnodi ar ran Archwilydd Cyffredinol Cymru oherwydd ei gyflogaeth flaenorol yn y Comisiwn. 

4.3         Tynnodd sylw at un camddatganiad heb ei gywiro o £273,000 ar gyfer yr hyn yr oedd Archwilydd Cymru yn ei ystyried yn gam-ddosbarthu gwariant cyfalaf. Cydnabu Ann-Marie fod hwn yn faes aneglur o ran cyfrifyddu ond dywedodd tîm technegol Archwilydd Cymru ei fod yn cael ei gofnodi fel cyfalaf yn hytrach na gwariant refeniw. Dywedodd fod hyn ymhell islaw trothwy materoldeb ac nad oedd yn cael unrhyw effaith ar y farn archwilio.

4.4         Roedd Archwilydd Cymru yn bwriadu cyhoeddi barn archwilio ddiamod ar y cyfrifon.     

4.5         Croesawodd Nia y cyfle i godi ei phryderon gyda'r Pwyllgor ynglŷn â'r hyn yr oedd hi’n gredu oedd y dull anghyson a gymerwyd gan Archwilydd Cymru ar y math hwn o wariant. Tynnodd sylw at y ffaith bod gwariant mwy sylweddol ar welliannau i adeiladu wedi'i nodi'n gywir yn y cyfrifon fel gwariant cyfalaf mewn blynyddoedd blaenorol. Roedd wedi trafod y mater yn faith gyda'i thîm ac Archwilydd Cymru ac roedd o'r farn bod hyn yn anghytundeb yn hytrach na chamgymeriad fel yr awgrymwyd yn adroddiad ISA260.

4.6         Roedd Nia hefyd am gofnodi ei diolch am ymdrech aruthrol aelodau ei thîm i sicrhau canlyniad mor llwyddiannus ac amserol.

4.7         Diolchodd y Cadeirydd i Nia ac Archwilio Cymru am y ffordd gwrtais a diplomatig yr oeddent wedi mynegi eu gwahaniaeth barn a chydnabod y rhwystredigaeth ynghylch anghysondeb a chanfod y mater yn hwyr, yn enwedig o ystyried ei werth isel. Anogodd y ddwy ochr i beidio â gadael i'r mater hwn gael effaith andwyol ar eu perthynas dda ac i gysylltu'n agos ynghylch y ffordd y caiff buddsoddiad yn yr ystâd ei drin yn y cyfrifon yn y dyfodol. Gofynnodd y Cadeirydd am fanylion y cyngor a ddarparwyd gan dîm technegol Archwilio Cymru i lywio'r driniaeth o'r math hwn o wariant yn y dyfodol. Er ei fod yn nodi nad oedd hyn yn arfer safonol, cytunodd Archwilio Cymru i rannu'r cyngor technegol gyda'r Comisiwn. Croesawodd y Cadeirydd y farn archwilio ddiamod a chwblhau'r archwiliad yn gynnar, a oedd yn gyflawniad rhagorol. Byddai'n croesawu adborth o'r sesiynau gwersi a ddysgwyd yng nghyfarfod y Pwyllgor yn yr hydref gan gynnwys manylion unrhyw drafodaethau yn y dyfodol.  

4.8         Roedd y Cadeirydd yn falch o glywed y byddai Archwilydd Cyffredinol Cymru yn llofnodi'r cyfrifon y flwyddyn nesaf ac y byddai'n trefnu i gyfarfod ag ef yn breifat dros yr haf. Sicrhaodd Ann-Marie y Pwyllgor  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4

Cyfarfod: 23/04/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Canfyddiadau sy'n dod i'r amlwg a chyngor i'r Swyddog Cyfrifyddu ynghylch cyflwyno'r cyfrifon a'r adroddiad blynyddol drafft i'r Comisiwn

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 28

Cofnodion:

ARAC (02-21) Papur 9 – Diweddariad gan Archwilio Cymru

10.1      Croesawodd y Cadeirydd swyddogion Archwilio Cymru i’r cyfarfod, gan longyfarch Ann-Marie am ei dyrchafiad diweddar i fod yn Gyfarwyddwr Gweithredol Gwasanaethau Archwilio o fewn Archwilio Cymru.

10.2      Rhoddodd Ann-Marie wybod i’r Pwyllgor y byddai Steve Wyndham yn dychwelyd i weithio ar gyfrifon yn y sector iechyd dros dro oherwydd y gyfran sylweddol uwch o waith yn y sector hwnnw ar hyn o bryd. I sicrhau elfen o barhad, byddai’r cyfrifoldeb dros archwilio Cyfrifon y Comisiwn yn cael ei drosglwyddo yn ôl i’w ragflaenydd, sef Gareth Lucey. Roedd swyddogion Archwilio Cymru yn ymddiheuro am y newid hwn mewn personél, yn enwedig ar ganol archwiliad, ac roeddent yn ddiolchgar i aelodau’r Comisiwn am eu dealltwriaeth.

10.3      Cyflwynodd Steve y papur, a oedd yn cynnwys y wybodaeth ddiweddaraf am waith archwilio cyllidebol sy’n mynd rhagddo ac sydd yn yr arfaeth. Cadarnhaodd bod y ffi archwilio heb newid o’r flwyddyn flaenorol, ond nododd mai amcangyfrif oedd hwn, hyd nes yr oedd y gwaith wedi’i gwblhau. Nid oedd unrhyw beth neilltuol i’w nodi yn y gwaith archwilio a wnaed hyd yn hyn, a chydweithiodd yr archwilwyr, Nia, y tîm Cyllid a Gareth Watts yn dda. Cafwyd cadarnhad eu bod yn disgwyl dechrau’r gwaith o archwilio’r Cyfrifon ar 10 Mai.

10.4      Croesawodd y Pwyllgor y wybodaeth am raglen waith ehangach yr Archwilydd Cyffredinol a oedd wedi’i chynnwys yn y papur, gan gynnwys gwybodaeth am y Good Practice Exchange.

 

Cyfarfod: 12/02/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 8)

Rhannu adroddiadau sector cyhoeddus/cenedlaethol ehangach a gynhyrchwyd

Cofnodion:

6.1 Diolchodd Steve Wyndham i'r Pwyllgor am eu geiriau o groeso ac i'r Cadeirydd am roi o’i amser i gyflwyno ei hun cyn y cyfarfod. Roedd wedi ystyried diddordeb y Pwyllgor mewn allbynnau a diweddariadau Archwilio Cymru (a'r Swyddfa Archwilio Genedlaethol) a chytunodd i rannu'r rhain pan fyddant ar gael.

6.2 Rhoes Steve ddiweddariad i’r Pwyllgor ar y camau o ran canlyniad unrhyw drafodaethau gyda'r Comisiwn Cydraddoldeb a Hawliau Dynol (CCHD) mewn perthynas â'r Ddeddf Cydraddoldeb. Roedd ymrwymiad y byddai Archwilio Cymru yn parhau i gysylltu ag CCHD pan fyddai gogwydd cydraddoldeb sylweddol ar ei waith. Croesawodd Ann Beynon yr ymrwymiad hwn ac anogodd Gomisiwn y Senedd i ymgysylltu â'r CCHD mewn ffordd debyg. Cytunwyd y byddai Dave yn trafod hyn ymhellach ag Ann y tu allan i'r cyfarfod. 

6.3 Cadarnhaodd Steve nad oedd materion heb eu datrys ar gyfer ISA 260 y llynedd na’r Llythyr Rheoli a bod yr archwiliad interim cyfredol yn dod yn ei flaen yn dda, gyda'i dîm ef a'r tîm Cyllid yn gweithio'n hyblyg ac yn bragmataidd o dan yr amgylchiadau heriol hyn. 

6.4 Nid oedd Archwilio Cymru mewn sefyllfa i rannu gwybodaeth am ei ffi archwilio gan ei bod yn cael ei hadolygu o dan eu proses gymedroli fewnol.  Cyn gynted ag y byddai ar gael, byddai'n cael ei rhannu â’r Pwyllgor.   

Camau gweithredu

·        Dave ac Ann i drafod yn breifat unrhyw werth y gellid ei ychwanegu trwy gynnwys y Comisiwn Cydraddoldeb a Hawliau Dynol mewn rhai agweddau ar waith cydraddoldeb y bydd Bwrdd Gweithredol y Comisiwn yn ei ddatblygu.

 

Cyfarfod: 12/02/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Trafod unrhyw gamau sydd eto i'w cymryd o ran gwaith archwilio mewnol ac allanol y flwyddyn flaenorol a rhoi sylwadau ar unrhyw risgiau sy'n gysylltiedig â hwy

Cyfarfod: 12/02/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Trafod canfyddiadau newydd sy'n deillio o waith interim/yn ystod y flwyddyn a rhoi cyngor i'r Swyddog Cyfrifyddu ynglyn ag unrhyw faterion y bydd angen mynd i'r afael â hwy yn ystod gweddill y flwyddyn

Cyfarfod: 20/11/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Trafod y strategaeth Archwilio Allanol arfaethedig ar gyfer 2020-21 (gan gynnwys y ffi archwilio)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 37

Cofnodion:

ARAC (05-20) Papur 5 - Cynllun Archwilio 2020

 

7.1         Cyflwynodd Gareth Lucey Gynllun Archwilio 2020 a fyddai’n dilyn amserlen debyg i’r flwyddyn flaenorol, gan nodi bod hyn yn ddarostyngedig i effaith Covid-19 ar Archwilio Cymru. Byddai'n cysylltu â'r tîm Cyllid yn ystod yr wythnosau nesaf i gytuno ar y manylion am yr amserlen a rhannu'r ffi archwilio, ar ôl ei chwblhau.

7.2         Byddai'r tîm archwilio yn gweld un newid gyda Steve Wyndham yn cymryd lle Gareth Lucey. Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am ei waith dros y blynyddoedd diwethaf a dymunodd yn dda iddo ar gyfer y dyfodol.

7.3         Er na fyddai Archwilydd Cyffredinol cyfredol Cymru yn ymddangos yn y cyfrifon eleni (naill ai o fewn datgeliadau cyfrifon blwyddyn gyfredol neu gymharol), roedd tîm Cyfraith a Moeseg Archwilio Cymru wedi cynghori, gan ei fod wedi bod yn gyflogai i Gomisiwn y Senedd hyd at fis Gorffennaf 2018, y dylai Cyfarwyddwr Gweithredol y Gwasanaethau Archwilio o fewn Archwilio Cymru ardystio cyfrifon Comisiwn y Senedd ar gyfer 2020-21.

7.4         Mewn ymateb i gwestiwn gan Aled ynghylch prisiadau ystâd y Senedd, eglurodd Gareth fod y rhain yn cael eu cynnal bob tair blynedd a bod yn ofynnol i bob sefydliad ddatgelu ansicrwydd materol cynyddol oherwydd Covid a ffactorau eraill yn eu cyfrifon ar gyfer 2019-20.

Cyfarfod: 20/11/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Adroddiad diweddaru Archwilio Cymru

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 40

Cofnodion:

ARAC (05-20) Papur 4 - Y wybodaeth ddiweddaraf gan Archwilio Cymru

 

6.1         Cyflwynodd Gareth Lucey ddiweddariad ar waith cyfredol ac arfaethedig Archwilio Cymru. Roedd hyn yn cynnwys cyfeiriad at Gynllun Archwilio 2020, a oedd yn crynhoi'r cynlluniau, y risgiau, a'r amserlen arfaethedig ar gyfer eu harchwiliad o gyfrifon ar gyfer 2020-21, fel yr ymdrinnir â hwy o dan eitem 7.

6.2         Cyfeiriodd Gareth at y Llawlyfr Adroddiadau Ariannol (FReM) wedi'i ddiweddaru, gan nodi bod y rhan fwyaf o'r newidiadau i'r strwythur a'r fformat. Y newid cyfrifyddu mwyaf fyddai oedi cyn cyflwyno'r IFRS 16 newydd - Prydlesi y byddent yn eu trafod â'r Tîm Cyllid.

6.3         Disgrifiodd Gareth hefyd sut y gwnaethant barhau i geisio a rhannu arfer da o waith archwilio Cymru gyfan, gan gynnwys meysydd fel seiberddiogelwch a gwrth-dwyll, yr oedd manylion amdanynt ar gael ar eu gwefan.

6.4         Croesawodd y Pwyllgor gynnig Gareth i rannu adroddiadau arfer da wrth iddynt gael eu cyhoeddi drwy Gareth Watts. Cytunodd Ann-Marie Harkin hefyd i rannu canlyniad unrhyw drafodaethau a gafodd Archwilio Cymru gyda'r Comisiwn Cydraddoldeb a Hawliau Dynol mewn perthynas â'r Ddeddf Cydraddoldeb.

6.5         Diolchodd y Cadeirydd i Archwilio Cymru am y diweddariad hwn a chytunodd y dylid ychwanegu diweddariad tebyg ddwywaith y flwyddyn, gan nodi crynodeb o arfer da, astudiaethau ac adroddiadau sy’n ymwneud â'r sector cyhoeddus ehangach, at flaenraglen waith y Pwyllgor.

 

Camau gweithredu

 

·         (6.4) Rhannu’r holl adroddiadau cenedlaethol ag ARAC drwy Nia Morgan/Gareth Watts wrth iddynt gael eu llunio.

·         (6.4) Rhannu canlyniad unrhyw drafodaethau a gaiff Archwilio Cymru gyda'r Comisiwn Cydraddoldeb a Hawliau Dynol mewn perthynas â'r Ddeddf Cydraddoldeb.

·         (6.5) Y tîm clercio i gynnwys adroddiad diweddaru ddwywaith y flwyddyn gan Archwilio Cymru ym mlaenraglen waith y Pwyllgor, i rannu gwybodaeth am astudiaethau ac adroddiadau ehangach y sector cyhoeddus.

 

Cyfarfod: 15/06/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Barn Archwilio Allanol ar gyfer blwyddyn ariannol 2019-20

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 43

Cofnodion:

ARAC (03-20) Papur 4 Adroddiad ISA 260 

4.1         Cyflwynodd Gareth Lucey adroddiad ISA 260 i’r Pwyllgor, gan gadarnhau eu bwriad i gyhoeddi barn archwilio ddiamod ar gyfrifon eleni. Ychwanegodd fod hwn wedi bod yn archwiliad clir iawn heb unrhyw gamddatganiadau wedi'u nodi na chywiriadau sylweddol i'w dwyn i sylw'r Pwyllgor. Dim ond mân newidiadau cyflwyniadol yr oeddent wedi'u nodi i ddatgeliadau yn yr Adroddiad Blynyddol a'r Cyfrifon, a hynny mewn perthynas â phrisio asedau a oedd wedi dod i feddiant y sefydliad. 

4.2         Esboniodd Gareth fod y tabl o effeithiau Covid 19 a gynhwyswyd yn yr Adroddiad Archwilio Cyfrifon (ISA 260) yn eitem safonol ar gyfer pob archwiliad. Ni chafwyd unrhyw effaith sylweddol ar y cyfrifon, er bod yr adroddiad yn cyfeirio at sylw gan y prisiwr eiddo yn nodi ansicrwydd materol ynghylch gwerthoedd asedau adeiladau'r Senedd. Er mwyn sicrhau tryloywder (a chysondeb â chyrff eraill yn y sector cyhoeddus sy'n wynebu problemau tebyg), mae'r Comisiwn wedi cynnwys sylwadau'r prisiwr o dan Nodyn 4 yn y datganiadau ariannol. Esboniodd Gareth fod Archwilio Cymru hefyd wedi cynnwys paragraff pwysleisio mater yn rhan o dystysgrif archwilio'r Archwilydd Cyffredinol Cynorthwyol i dynnu sylw at hyn. Fodd bynnag, nid yw'r mater hwn yn effeithio ar farn archwilio 2019-20.

4.3         Roedd y dystysgrif archwilio ar gyfer 2019-20 hefyd yn cynnwys ymwadiad newydd ynghylch sicrwydd am 'wybodaeth arall' yn yr Adroddiad Blynyddol. Eglurodd Gareth mai’r wybodaeth arall hon yw’r wybodaeth a geir yn yr adroddiad blynyddol ac eithrio'r datganiadau ariannol. Mae'r ymwadiad yn nodi nad yw'r farn archwilio ar y datganiadau ariannol yn berthnasol i’r wybodaeth arall. Fodd bynnag, cadarnhaodd Gareth fod tîm Archwilio Cymru wedi adolygu'r Adroddiad Taliadau fel rhan o'i waith a'i fod yn fodlon bod y wybodaeth arall yn yr Adroddiad Blynyddol yn gyson â'r datganiadau ariannol.

4.4         Diolchodd tîm Archwilio Cymru i dîm Cyllid Comisiwn y Senedd am eu gwaith caled yn sicrhau archwiliad mor glir a phroses archwilio ddidrafferth a syml. Nodwyd hefyd, oherwydd eu bod yn gallu addasu rhai prosesau, na fu unrhyw effaith negyddol sylweddol o ganlyniad i bandemig Covid-19.

4.5         Roedd Nia Morgan hefyd am ddiolch i'w thîm am yr ymdrech anhygoel a'r oriau ychwanegol yr oeddent wedi'u gweithio i sicrhau bod y gwaith archwilio wedi'i gwblhau yn unol â’r amserlenni gwreiddiol. Diolchodd hefyd i dîm Archwilio Cymru, gan gydnabod pa mor galed yr oedd y ddau dîm wedi gweithio i gynnal archwiliad mor drylwyr. 

4.6         Roedd effeithlonrwydd y gwaith archwilio wedi creu cryn argraff ar aelodau’r Pwyllgor, yn enwedig ac ystyried sefyllfa Covid-19. Gofynnwyd sut y byddai gwersi a ddysgwyd o'r profiad hwn, yn enwedig o ran yr heriau a'r cyfleoedd a ddaw drwy weithio o bell, yn cael eu cofnodi a'u hymgorffori ar gyfer cynnal archwiliadau yn y dyfodol.

4.7         Esboniodd Ann-Marie Harkin y byddai Archwilio Cymru yn cysylltu â chyrff archwilio eraill fel rhan o'u mecanweithiau dysgu mewnol, ac y byddai hyn yn cynnwys ystyried sut y gellid rhannu arferion gorau yn ehangach ar draws archwilwyr y sector cyhoeddus a'r sector preifat. Byddai hyn hefyd  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4

Cyfarfod: 27/04/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 8)

Adolygiad o'r Protocol ar gyfer Cydweithio

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 46

Cofnodion:

ACARAC (02-20) Papur 8 - Protocol ar gyfer Cydweithio

8.1        Nododd y Pwyllgor ei fod yn fodlon â'r Protocol ar gyfer Cydweithio.

 

Cyfarfod: 27/04/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Canfyddiadau sy'n dod i'r amlwg, a chyngor i'r Swyddog Cyfrifyddu ynghylch cyflwyno'r Adroddiad Blynyddol a'r Cyfrifon drafft i'r Comisiwn

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 49

Cofnodion:

ACARAC (02-20) Papur 7 - Y wybodaeth ddiweddaraf gan Archwilio Cymru

7.1        Croesawodd y Cadeirydd Gareth Lucey i'r cyfarfod. Tynnodd Gareth sylw’r Pwyllgor at y canlynol:

·         bod Swyddfa Archwilio Cymru wedi ymgymryd ag ymarfer ail-frandio ac ailenwi yn ddiweddar ac y dylid ei galw bellach yn Archwilio Cymru.

·         bod y gwaith ar archwiliad 2019-20 wedi bod yn datblygu’n dda, ac ar y sail honno, rhagwelwyd y byddai'r ffi a amcangyfrifir yr un fath ag yn y blynyddoedd blaenorol, oni bai y ceir unrhyw newidiadau annisgwyl;

·         er y byddai pob ymdrech yn cael ei wneud i gadw at yr amserlenni cytunedig ar gyfer yr archwiliad drwy gynlluniau wrth gefn ymgorfforedig, oherwydd ansicrwydd ynghylch pandemig COVID-19 byddai hyn yn cael ei adolygu'n barhaus drwy drafodaethau gyda Gareth Watts a Nia Morgan; ac

·         y byddai'r Archwilydd Cyffredinol yn ysgrifennu at yr holl gyrff a archwilir yn amlinellu'r newidiadau yn y broses archwilio oherwydd y tarfu a achoswyd gan y pandemig COVID-19.

7.2        Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd, rhoddodd Gareth Lucey sicrwydd i'r Pwyllgor y byddai llwybrau archwilio effeithiol yn cael eu cynnal gan Archwilio Cymru wrth gynnal samplo byw ar-lein o'r system NAV fel rhan o'i archwiliad.

7.3        Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am y wybodaeth ddiweddaraf.

Cyfarfod: 20/01/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Trafod y strategaeth Archwilio Mewnol arfaethedig

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 52

Cofnodion:

ACARAC (01-20) Papur 6 - Strategaeth Archwilio Allanol 2019-20

6.1        Cafodd y Pwyllgor drosolwg o Gynllun Archwilio 2020 gan Ann-Marie, gan nodi amcangyfrif o gost ar yr un gyfradd is â'r llynedd. Byddai'r archwiliad yn dilyn y dull arferol sy'n seiliedig ar risg ac yn seiliedig ar y rhagdybiaethau a amlinellir yn y cynllun.

6.2        Tynnodd Ann-Marie sylw'r Pwyllgor hefyd at newidiadau personél yn y tîm archwilio gydag Uwch-archwilydd newydd ar waith. Eglurodd hefyd y byddai Archwilydd Cyffredinol Cynorthwyol Cymru yn ardystio'r cyfrifon i gynnal annibyniaeth a gwrthrychedd gan fod yr Archwilydd Cyffredinol wedi'i gyflogi o'r blaen gan y Comisiwn.

6.3        Rhagwelwyd y gallai mwyafrif y gwaith archwilio gael ei gwblhau erbyn diwedd mis Mai a dod â'r canfyddiadau gerbron ACARAC yn ei gyfarfod ym mis Mehefin.

6.4        Trafododd y Pwyllgor gwmpas yr archwiliad mewn perthynas â swyddfeydd Aelodau'r Cynulliad. Hysbysodd Ann-Marie y Pwyllgor eu bod yn gallu dibynnu ar wybodaeth a ddarperir o archwiliad mewnol a’r tîm Cymorth Busnes i Aelodau, sy'n cynnal ymweliadau safle â swyddfeydd yn rheolaidd. Clywodd y Pwyllgor y byddai sicrwydd ychwanegol yn cael ei ddarparu o ymweliadau safle fel rhan o'r adolygiad i asedau'r Comisiwn.

6.5        Gofynnodd y Cadeirydd i'r ysgrifenyddiaeth drefnu sesiwn friffio i aelodau'r Pwyllgor ar waith y tîm Cymorth Busnes i Aelodau a monitro treuliau Aelodau'r Cynulliad.

Cam gweithredu: (6.5) Darparu sesiwn friffio i aelodau ACARAC ar waith y tîm Cymorth Busnes i Aelodau a monitro treuliau Aelodau'r Cynulliad.

Cyfarfod: 20/01/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Y diweddaraf am Archwilio Allanol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 55

Cofnodion:

 

ACARAC (01-20) Papur 5 - Y wybodaeth ddiweddaraf am archwilio allanol

5.1        Croesawodd y Cadeirydd Gareth Lucey ac Ann-Marie Harkin i'r cyfarfod. Eglurodd Gareth fod y wybodaeth ddiweddaraf am archwilio allanol wedi'i dosbarthu y tu allan i'r pwyllgor ym mis Rhagfyr. Roedd wedi cynnwys manylion am gyfrifo'r ffi archwilio lle gofynnodd y Cadeirydd am eglurhad pellach. Cytunodd Gareth i ddarparu rhagor o fanylion y tu allan i'r pwyllgor.

5.2        Tynnodd Gareth sylw'r Pwyllgor at astudiaeth genedlaethol o drefniadau gwrth-dwyll ar draws sector cyhoeddus Cymru. Roedd hyn mewn ymateb i adroddiad a gyflwynwyd i'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus ym mis Mehefin 2019 lle cafodd cynigion gan yr Archwilydd Cyffredinol i gynnal adolygiad mwy manwl ar draws 40 o gyrff y sector cyhoeddus yng Nghymru eu cymeradwyo. Roedd hyn yn cynnwys Comisiwn y Cynulliad.

5.3        Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch cyfrinachedd unrhyw ganfyddiadau, sicrhaodd Gareth aelodau'r Pwyllgor, er y byddai'r adroddiad yn cael ei gyhoeddi ac felly'n destun archwiliad cyhoeddus, na fyddai'n tynnu sylw penodol at unrhyw broblemau gyda threfniadau'r Comisiwn.

5.4        Nododd y Cadeirydd y gwaith a gynlluniwyd ac y byddai'r Comisiwn yn ystyried unrhyw ddysgu o'r astudiaeth ar ôl i'r adroddiad gael ei gyhoeddi.

Cam gweithredu:(5.1) Swyddfa Archwilio Cymru i ddarparu nodyn ar gyfansoddiad costau cyfradd ddyddiol mewn perthynas â ffioedd archwilio, yn benodol dadansoddiad o'r gorbenion a'r costau a ariennir yn uniongyrchol. 

Cyfarfod: 21/10/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Adroddiad diweddaru Swyddfa Archwilio Cymru

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 58

Cofnodion:

ACARAC (05-19) Papur 5 – Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru

7.1 Cyflwynodd y Cadeirydd Jon Martin i'r cyfarfod, a oedd yn bresennol ar ran Ann-Marie Harkin a Gareth Lucey, yr oedd ill dau wedi anfon ymddiheuriadau ymlaen llaw.

7.2 Dywedodd Jon wrth y Pwyllgor fod cyfarfod adolygu gyda Nia wedi nodi rhai mân welliannau ar gyfer y broses o archwilio cyfrifon y flwyddyn nesaf.

7.3 Gan fod y cyfarfod hwn yn gynharach na'r arfer, nodwyd y byddai cynllun Archwilio Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer y flwyddyn nesaf yn cael ei rhannu y tu allan i’r cyfarfod pan fydd ar gael.

7.4 Mewn ymateb i gwestiynau gan Aled ynghylch cyfrifiadau o’r ffioedd archwilio, nododd Jon y byddai Swyddfa Archwilio Cymru yn darparu nodyn y tu allan i gyfarfod y Pwyllgor ar hyn.

Camau i’w cymryd: Bydd Cynllun Archwilio Swyddfa Archwilio Cymru yn cael ei ddosbarthu i aelodau'r Pwyllgor y tu allan i'r cyfarfod, ynghyd â nodyn byr ynghylch sut y mae’r ffi archwilio flynyddol yn cael ei chyfrif

Cyfarfod: 15/07/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Adroddiad diweddaru gan SAC

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 61

Cofnodion:

ACARAC (04-19) Papur 4 – Y wybodaeth ddiweddaraf gan SAC

4.1        Ymdriniwyd â'r adroddiad hwn yn eitem 3; nid oedd gan SAC ddim i'w ychwanegu.

 

Cyfarfod: 17/06/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 8)

Barn Swyddfa Archwilio Cymru 2018-19 (ISA260)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 64

Cofnodion:

ACARAC (03-19) Papur 9 – Barn SAC ar gyfer 2018-19

8.1        Cadarnhaodd Gareth Lucey nad oedd SAC wedi nodi unrhyw faterion perthnasol wrth archwilio cyfrifon y Comisiwn ac nad oedd yr un camddatganiad nas cywirwyd. Roedd yr archwiliad wedi cael ei gwblhau i raddau helaeth a disgwylid i Swyddfa Archwilio Cymru gynnig barn archwilio lân a diamod. Diolchodd Gareth ac Ann-Marie i Nia a'i thîm am eu cydweithrediad yn ystod y broses archwilio a oedd wedi mynd rhagddi yn rhwydd unwaith eto.  

 

Cyfarfod: 25/03/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Adolygiad o'r Protocol ar gyfer Cydweithio

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 67

Cofnodion:

ACARAC (02-19) Papur 7 – Y Protocol ar gyfer Cydweithio

4.4        Cytunodd Gareth Lucey a Gareth Watts fod y protocol presennol yn parhau i fod yn berthnasol ac yn gyfredol. Aethant ati i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am y modd roeddent wedi cydymffurfio â'r protocol dros y 12 mis diwethaf.    

 

Cyfarfod: 25/03/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 70

Cofnodion:

ACARAC (02-19) Papur 6 – Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru

4.1        Cyflwynodd Gareth Lucey ei bapur diweddaru a dywedodd y byddai'r ffi archwilio arfaethedig yn aros yr un fath â'r llynedd, tra byddai’n cael ei ddilysu’n fewnol.  

4.2        Cadarnhaodd fod y gwaith cynllunio cychwynnol wedi'i gwblhau ym mis Chwefror a mis Mawrth. Byddai'r archwiliad terfynol yn dechrau ar 13 Mai a byddai unrhyw faterion yn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor maes o law.   

4.3        Roedd y Pwyllgor yn falch o glywed am y cynnydd a wnaed gyda’r gwaith archwilio ac roedd yn croesawu’r ffaith y byddai’r ffi’n seiliedig ar gyfradd y llynedd.

Cyfarfod: 11/02/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 73

Cofnodion:

ACARAC (01-19) Papur 7 – Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru

5.1     Diolchodd Ann-Marie i Nia a'i thîm am groesawu'r cyfrifydd dan hyfforddiant a oedd yn ddiolchgar am y cyfle.

5.2     Roedd disgwyl i'r archwiliad interim ddechrau'r wythnos honno a sicrhaodd Ann-Marie y Pwyllgor y byddai materion yn ymwneud â chyfathrebu mewnol rhwng timau archwilio yn cael eu datrys.

Camau i’w cymryd

-        (5.2) Bob ac Ann-Marie i drafod y dull o archwilio cyfrifon y Comisiwn.

 

Cyfarfod: 26/11/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 76
  • Cyfyngedig 77

Cofnodion:

ACARAC (05-18) Papur 7 – Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru

ACARAC (05-18) Papur 8 - cynllun archwilio 2019

8.1        Cadarnhaodd Gareth Lucey nad oedd unrhyw waith dros ben gan archwiliad 2017-18.  Byddai'n cadarnhau'r alldro terfynol yn fuan, a oedd yn debygol o fod yn is na'r amcangyfrif blaenorol (yn dilyn y cyfarfod: y gost derfynol yw £57,255, sef £703 yn is nag amcangyfrif y Cynllun Archwilio).   

8.2     Roedd Cynllun Archwilio 2019 wedi cael ei rannu a'i drafod gyda swyddogion yn flaenorol. Cynhaliwyd cyfarfodydd cynllunio cychwynnol ac roedd y dull archwilio a'r amserlenni dros dro yn parhau yr un fath yn sylfaenol. Ni fyddai'r tîm archwilio yn newid ac roedd Gareth yn rhagweld y gallent gadarnhau'r ffi yn gynnar yn 2019.

8.3     Gan fod Archwilydd Cyffredinol newydd Cymru wedi gweithio i'r Comisiwn yn ystod rhan o 2018-19, byddai'r Archwilydd Cyffredinol Cynorthwyol yn cadarnhau datganiadau ariannol y Comisiwn ar gyfer 2018-19. 

8.4     Amlinellodd Swyddfa Archwilio Cymru rai newidiadau allweddol i'r Safonau Adrodd Ariannol Rhyngwladol dros y ddwy flynedd ariannol nesaf, gan gynnwys cyflwyno IFRS 9 (offerynnau ariannol) ac IFRS 15 (refeniw o gontractau cwsmeriaid) yn 2018-19.  Roedd cyflwyniad IFRS 16 (prydlesi) eisoes wedi cael ei adrodd i'r Pwyllgor Cyllid, cytunodd y Pwyllgor y dylai Nia Morgan hysbysu'r Pwyllgor Cyllid ynglŷn â'r oedi, a symudwyd y dyddiad cyflwyno o 2019-20 i 2020-21.        

8.5     Anogodd y Pwyllgor i Swyddfa Archwilio Cymru a'r tîm cyllid barhau i fanteisio ar fuddion effeithlonrwydd ychwanegol y system gyllid NAV ar gyfer archwiliad allanol o ddatganiadau ariannol Comisiwn y Cynulliad.

Camau i’w cymryd

-        Bydd Nia Morgan yn hysbysu'r Pwyllgor Cyllid ynglŷn â'r oedi o ran gweithredu IFRS 16 (prydlesi).  

 

Cyfarfod: 09/07/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Adroddiad ar wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 80

Cofnodion:

ACARAC (04-18) Papur 4 – Y wybodaeth ddiweddaraf gan SAC

4.1     Cadarnhaodd SAC nad oedd unrhyw faterion wedi codi ers y cyfarfod ym mis Mehefin, a’i bod yn parhau i gynnig barn archwilio ddiamod ar gyfer y Comisiwn.

4.2     Bydd SAC yn gweithio gyda’r tîm Cyllid i ymdrin â rhai mân bwyntiau a godwyd yn y cyfarfod i drafod y gwersi a ddysgwyd. Byddai ystyriaeth hefyd yn cael ei roi i gyflymu prosesau i ganiatáu i’r datganiad o gyfrifon gael ei gyflwyno’n gynharach y flwyddyn nesaf, er y cydnabuwyd ei bod yn bosibl na fyddai’r amserlen bensiynau yn caniatáu hyn. Byddai hyn yn cael ei adrodd yn ôl i’r Pwyllgor er mwyn helpu i lywio ei flaenraglen waith. 

4.3     Byddai SAC yn rhoi gwybod i’r Pwyllgor am unrhyw oedi a achosir gan ymchwiliadau pellach i dynnu arian o Gronfa Gyfunol Cymru i dalu’r Comisiynydd Safonau, er bod Ann-Marie yn hyderus na fyddai unrhyw oedi yn effeithio ar lofnodi’r cyfrifon.

4.4     Croesawodd y Cadeirydd y berthynas waith gadarnhaol rhwng swyddogion a’r archwilwyr, a chafodd hynny ei ategu gan y swyddogion.

4.5     Cytunodd y Pwyllgor y dylai’r Swyddog Cyfrifyddu lofnodi datganiadau ariannol 2017-18.

Cam gweithredu

Nia i sicrhau bod y Pwyllgor yn cael y wybodaeth ddiweddaraf am dynnu cyllid o Gronfa Gyfunol Cymru i dalu’r Comisiynydd Safonau.

 

Cyfarfod: 18/06/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Adroddiad diweddaru Swyddfa Archwilio Cymru

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 83

Cofnodion:

ACARAC (03-18) Papur 8 – Barn SAC ar y flwyddyn ariannol 2017-18

3.1     Symudwyd yr eitem hon ymlaen gan fod yn rhaid i Ann-Marie Harkin adael y cyfarfod yn gynnar. 

3.2     Nododd Ann-Marie a Gareth Lucey fwriad yr Archwilydd Cyffredinol i gyhoeddi adroddiad archwilio diamod ar y datganiadau ariannol. Nodwyd un argymhelliad o waith archwilio 2017-18, yn ymwneud ag asedau dibrisiedig llawn ar gofrestr asedau sefydlog y Comisiwn. Cafodd yr argymhelliad, i gynnal adolygiad o'r asedau hyn, er derbyn ac roedd disgwyl iddo gael ei weithredu erbyn mis Medi 2018.

3.3     Cadarnhaodd SAC fod yr archwiliad wedi bod yn effeithlon ac effeithiol iawn a chytunodd i ystyried sut y gallai effeithlonrwydd yn sgil ansawdd ac uniongyrchedd y wybodaeth a ddarparwyd gan y system gyllid newydd gael eu hadlewyrchu mewn ffioedd archwilio yn y dyfodol. 

3.4     Roedd yr archwiliad bron wedi'i gwblhau o safbwynt SAC heblaw am ffigurau terfynol Cronfa Bensiwn Aelodau’r Cynulliad a allai arwain at fân newidiadau.

3.5     Diolchodd SAC i Nia Morgan a'i thîm am y ffordd broffesiynol a defnyddiol y cafodd yr archwiliad hwn ei rheoli, yn arbennig gan eu bod wedi bod yn delio â system newydd ac archwiliad Cyllid a Thollau EM yn ystod yr un cyfnod. Cyfeiriwyd hefyd at sicrwydd y maent wedi gallu ei gymryd o'r gwaith archwilio mewnol.       

3.6     Croesawodd Nia y sylwadau gan SAC a phwysleisiodd eto pa mor bwysig yw'r berthynas waith gref sy'n bodoli rhyngddynt â'r Comisiwn. Roedd hi'n siomedig ei bod wedi cael un argymhelliad ond sicrhaodd y Pwyllgor y byddai hynny'n cael ei weithredu dros doriad yr haf. Nododd y Pwyllgor fod y targed uchelgeisiol a osodwyd eu hunain o danwariant o 0.5% heb ei gyrraedd o drwch blewyn o 0.1% oherwydd goramcangyfrif o rai croniadau penodol.

3.7     Roedd y tîm Cyllid wedi profi rhai problemau dechreuol gyda'r system newydd ond sicrhaodd Nia y Pwyllgor fod y rhain yn bennaf yn ymwneud â chyfateb archebion prynu yn hytrach na phroblemau sylfaenol.    

3.8     Ar y cyfan, roedd y Pwyllgor yn falch fod y cyfrifon wedi'u cynhyrchu'n ddidrafferth ac yn fodlon â'r esboniad a gafwyd ar y taliadau diswyddo a'r wybodaeth ychwanegol a gafwyd yn ymwneud â thaliadau costau uniongyrchol Archwilydd Cyffredinol Cymru a'r Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus. Anogodd y Pwyllgor swyddogion i sicrhau bod dulliau cyfathrebu rhwng y Comisiwn a'r Corff Adolygu Cyflogau Uwch (SSRB) yn gwella er mwyn osgoi anghysondebau o'r fath yn y dyfodol. 

 

Cyfarfod: 23/04/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 17)

Adolygu'r Protocol Gweithio ar y Cyd rhwng Swyddfa Archwilio Cymru ac Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 86

Cofnodion:

ACARAC (02-18) Papur 17

17.1     Nododd y Pwyllgor nad oedd unrhyw newidiadau o ran sylwedd wedi'u gwneud i'r Protocol Gweithio ar y Cyd a bod y camau a gytunwyd ar waith.

17.2     Cadarnhaodd Gareth Lucey fod yn rhaid i SAC ei hun gyrraedd safonau rhyngwladol. Mae gan SAC gyfundrefn adolygu sicrwydd ansawdd fewnol yn ogystal â bod yn destun adolygiadau allanol gan Adran Sicrhau Ansawdd Sefydliad y Cyfrifwyr Siartredig yng Nghymru a Lloegr (ICAEW).

 

Cyfarfod: 23/04/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 16)

Adroddiad diweddaru Swyddfa Archwilio Cymru (SAC)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 89

Cofnodion:

ACARAC (02-18) Papur 16

16.1     Cyflwynodd Gareth Lucey adroddiad diweddaru SAC. Ymweliadau interim a gynhaliwyd ym mis Ionawr cyn yr archwiliad 2017-18 a oedd i fod i ddechrau'n ffurfiol ar 21 Mai.

16.2     Cytunodd y Pwyllgor ei bod yn ddefnyddiol cael dadansoddiad o ffi SAC.

16.3     Cadarnhaodd Gareth Watts fod cytundeb wedi'i gyrraedd gyda SAC a Llywodraeth Cymru ynglŷn â thrin cyflog Archwilydd Cyffredinol Cymru a bod hyn wedi'i ddogfennu.

 

Cyfarfod: 05/02/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 92

Cofnodion:

ACARAC (01-18) Papur 4 - Y wybodaeth ddiweddaraf am archwiliad Swyddfa Archwilio Cymru

5.1        Cyflwynodd Gareth Lucey y wybodaeth ddiweddaraf ar ran Swyddfa Archwilio Cymru. Roedd cyfrifon 2016-17 wedi'u cau'n llawn gyda gostyngiad o £5,221 yn y ffi a amcangyfrifwyd. Câi'r wybodaeth ddiweddaraf am ganfyddiadau cychwynnol archwiliad 2017-18 ei chyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Ebrill. Roedd y ffi ar gyfer archwiliad 2017-18 yn dal i gael ei adolygu'n ffurfiol gan yr Archwilydd Cyffredinol. Gofynnodd y Cadeirydd am ddadansoddiad o'r ffi i ddangos rolau swydd yr unigolion sy'n ymwneud â'r broses archwilio. 

5.2        Roedd y tîm hefyd yn gweithio ar friff i'r Pwyllgor Cyllid mewn perthynas â'i ymchwiliad i broffilio cyllideb Penderfyniad y Bwrdd Taliadau. Roedd angen trafodaethau pellach gyda thîm technegol Swyddfa Archwilio Cymru a byddai'r cyngor a oedd yn cael ei drafftio gan Ann-Marie yn amlinellu safbwynt Swyddfa Archwilio Cymru o'r manteision a'r anfanteision i ddull presennol a dull arfaethedig y Cynulliad.       

5.3        Cyfarfu'r tîm hefyd â Gareth Watts i drafod cynnwys cynllun Archwilio Mewnol 2017-18, ac unrhyw feysydd eraill lle gallai gwaith Gareth roi sicrwydd i archwiliadau ariannol Swyddfa Archwilio Cymru.

Camau i’w cymryd

-      Swyddfa Archwilio Cymru i rannu dadansoddiad o ffi archwilio 2017-18 i ddangos rolau swyddi'r unigolion sydd ynghlwm wrth y broses archwilio.

 

Cyfarfod: 27/11/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 13)

Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 95
  • Cyfyngedig 96

Cofnodion:

ACARAC (05-16) Papur 16 - Y wybodaeth ddiweddaraf am archwiliad Swyddfa Archwilio Cymru

ACARAC (05-16) Papur 17 - Cynllun Archwilio 2018

13.1     Cyflwynodd Matthew Coe ddogfen ddiweddaru ar waith Swyddfa Archwilio Cymru hyd yma a manylion cynllun archwilio 2018.  Sicrhaodd y Pwyllgor nad oedd gwaith heb ei orffen o archwiliad 2016-17 ac y byddai trosglwyddo manwl yn digwydd gydag aelod newydd y tîm archwilio.

13.2    Croesawodd y Pwyllgor y ddwy ddogfen. Gofynnwyd pam nad oedd y ffi archwilio wedi’i gadarnhau eto. Cadarnhaodd Matthew fod hyn yn dal i fynd drwy’r broses gymeradwyo fewnol ac y rhoddir gwybodaeth i’r Pwyllgor cyn gynted ag y byddai ar gael.

 

Cyfarfod: 18/07/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

y wybodaeth ddiweddaraf am archwilio allanol

Cofnodion:

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

5.1        Trafodwyd yr eitem hon o dan eitem 4.

 

Cyfarfod: 19/06/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Y wybodaeth ddiweddaraf am Archwilio Allanol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 101

Cofnodion:

ACARAC (03-17) Papur 13 – Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru 2016-17

10.1    Rhoddodd Ann-Marie Harkin ddiolch, ar ran ei thîm yn Swyddfa Archwilio Cymru am gefnogaeth a chydweithrediad y tîm Cyllid a staff eraill y Comisiwn.  Diolchodd y Cadeirydd i Swyddfa Archwilio Cymru am gyflwyno'r Adroddiad Datganiadau Ariannol (ISA260) a'r Llythyr Rheoli yn gynnar.  Cadarnhaodd Ann-Marie fod hwn yn archwiliad syml gyda set o gyfrifon o safon uchel a chadarnhaodd nad oedd unrhyw faterion yn codi o'u gwaith archwilio ac nad oedd unrhyw faterion arwyddocaol i'w trafod.

10.2    Gwnaeth y Cadeirydd gydnabod safon ragorol y cyfrifon, a adlewyrchwyd yn yr adroddiad ISA260: nid oedd dim camddatganiadau heb eu cywiro, dim gwendidau perthnasol o ran rheolaeth fewnol a dim argymhellion yn codi.  Nid oedd unrhyw gamau gweithredu yn weddill ers 2015-16 ychwaith.  Gwnaeth y Pwyllgor ganmol pawb a fu'n rhan o'r broses archwilio, yn enwedig Nia a'i thîm.  

10.3    Diolchodd Nia i bawb am eu sylwadau a dywedodd y byddai ffocws ychwanegol ar ragweld gwariant yn y dyfodol. 

 

Cyfarfod: 20/03/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 8)

Adolygiad o'r Protocol ar gyfer Cydweithio - eitem lafar

Cofnodion:

Eitem lafar

8.1        Cytunodd Matthew, Nia a Gareth fod eu cydberthynas waith yn effeithiol ac y byddai'n parhau i fod yn agored ac yn dryloyw.   

 

Cyfarfod: 20/03/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Adroddiad ar y wybodaeth ddiweddaraf am archwilio allanol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 106

Cofnodion:

ACARAC (02-17) Papur 9 – Adroddiad diweddaru

7.1        Cyflwynodd Matthew Coe adroddiad diweddaru Swyddfa Archwilio Cymru. Roedd y ffi arfaethedig ychydig yn uwch na'r flwyddyn flaenorol, ond yn cynnwys rhywfaint o gyllid wrth gefn efallai na fydd ei angen os bydd y gwaith archwilio yn mynd rhagddo'n ddidrafferth. Roedd y gwaith interim yn mynd rhagddo heb unrhyw broblemau o bwys.  

7.2        Yna trafododd y Pwyllgor ganlyniadau ymarfer meincnodi Swyddfa Archwilio Cymru o ddatganiadau llywodraethu ac adroddiadau blynyddol y sector cyhoeddus a oedd wedi'u sgorio'n anghywir ar gyfer y Comisiwn. Cytunodd Swyddfa Archwilio Cymru, Nia a'r Pwyllgor ar y sgôr diwygiedig.  Byddai Swyddfa Archwilio Cymru yn rhannu'r arfer gorau a nodwyd o'r ymarfer a byddai hefyd yn rhoi cyngor ar gynlluniau i ailadrodd ymarferion o'r fath yn y dyfodol.

7.3        Roedd Nia yn falch gyda pharhad tîm archwilio Swyddfa Archwilio Cymru, yn enwedig o ystyried y pwysau ychwanegol o weithredu'r system gyllid newydd. Dywedodd wrth y Pwyllgor nad oedd unrhyw bryderon ynghylch gallu'r tîm i gynnal proses archwilio lyfn. 

Cam gweithredu

-         Swyddfa Archwilio Cymru i roi cyngor ar gynlluniau i ailadrodd yr ymarfer meincnodi ar gyfer adroddiadau blynyddol a datganiadau llywodraethu gyda chyrff cyhoeddus eraill a rhannu syniadau o ran arfer gorau gyda Chomisiwn y Cynulliad.

 

Cyfarfod: 06/02/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 109

Cofnodion:

ACARAC (01-17) Papur 6 - papur diweddaru

5.1     Cadarnhaodd Ann-Marie Harkin a Matthew Coe fod yr argymhelliad a nodwyd yn Llythyr Rheoli 2015-16 wedi'i roi ar waith erbyn hyn.  Nid yw'r archwiliad interim wedi nodi unrhyw broblemau hyd yn hyn. 

5.2     Trafodwyd ffioedd archwilio 2016-17 a chytunodd Swyddfa Archwilio Cymru i roi gwybod i'r Pwyllgor ar ôl eu proses safoni mewnol.  Mae'r tîm archwilio wedi argymell gostyngiad yn y ffi oherwydd ansawdd y cyfrifon a'r cymorth a ddarperir gan y Comisiwn.

5.3     Holodd y Cadeirydd am y sgôr a roddodd Swyddfa Archwilio Cymru i’r adroddiad blynyddol yn y broses gymharu adroddiadau a gynhaliwyd â sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus. Yn ei farn ef, roedd sawl un o'r meini prawf yn amherthnasol a dylai fod sgôr cyffredinol y Comisiwn yn uwch.  

5.4     Cytunodd Swyddfa Archwilio Cymru y dylai fod wedi archwilio’r matrics sgorio’n drylwyr i sicrhau cywirdeb cyn cael ei anfon at Nia ac y gellid gwella’r wybodaeth a gafwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru am ddiben a methodoleg y broses.  Bydd Nia a Swyddfa Archwilio Cymru yn trafod y system sgorio ac yn rhannu arfer da y tu allan i'r cyfarfod. 

5.5     Croesawodd y Pwyllgor yr egwyddorion a oedd wrth wraidd y broses gymharu, ond anogodd Swyddfa Archwilio Cymru i sicrhau bod prosesau o’r fath yn cael eu datblygu a’u hesbonio’n ofalus.

Camau i’w cymryd:

-         Swyddfa Archwilio Cymru i hysbysu ACARAC o’r ffi flynyddol a gymeradwyir.

-         Nia Morgan ac Ann-Marie Harkin i ailasesu system sgorio'r Adroddiad Blynyddol a thynnu sylw at feysydd i'w gwella ac arfer gorau.

 

Cyfarfod: 21/11/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 112
  • Cyfyngedig 113

Cofnodion:

Archwilio allanol

7.0     Eitem 7 - Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru

ACARAC (05-16) Papur 10 - Y wybodaeth ddiweddaraf am yr Archwiliad Allanol

ACARAC (05-16) Papur 11 - Cynllun Archwilio 2017

7.1        Cyflwynodd Ann-Marie Harkin a Matthew Coe eu papur diweddaru a'u cynllun archwilio ar gyfer 2017. Gwnaethant gyflwyno crynodeb o'r  adolygiad o gyfrifon 2015-16 a nodi rhai mân newidiadau yn y broses, ond dim byd o bwys. Gwnaethant hysbysu hefyd nad oedd unrhyw gamau gweithredu sy'n weddill o'r ISA260 2015-16.

7.2        Gan y byddai'r dull archwilio yn aros yn ddigyfnewid, roedd yn debygol y byddai'r ffi yn parhau i fod yn sefydlog, er na chytunwyd ar hyn hyd yma. Roedd y Pwyllgor yn falch o glywed bod Swyddfa Archwilio Cymru yn disgwyl proses archwilio didrafferth gan fod yr archwilwyr yn brofiadol a bod ganddynt berthynas waith dda â thîm Cyllid y Comisiwn.

7.3        Holodd y Pwyllgor y Swyddfa Archwilio Cymru am hepgor yn eu papurau y system cyllid newydd sydd ar fin digwydd. Rhoddodd y Swyddfa Archwilio Cymru sicrwydd i'r Pwyllgor fod trafodaethau wedi eu cynnal gyda Nia Morgan. Roeddent wedi nodi rhai materion capasiti pe bai ymdrechion y tîm Cyllid yn cael eu dargyfeirio i weithio ar weithredu'r system, er enghraifft yn ystod y broses o drosglwyddo data. Byddai'r Pwyllgor yn cael gwybod am unrhyw oedi yn y broses archwilio.

Cam gweithredu i’w gymryd

-        Swyddfa Archwilio Cymru i ddosbarthu cadarnhad o'r ffi yn gynnar yn y Flwyddyn Newydd.

Cyfarfod: 11/07/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Y wybodaeth ddiweddaraf am yr Archwiliad Allanol

Cofnodion:

ACARAC (04-16) Papur 5 – Adroddiad ISA 260

4.1        Cyflwynodd Nia Morgan y datganiadau ariannol terfynol ar gyfer 2015-16, a oedd yn rhan o Adroddiad Blynyddol Comisiwn y Cynulliad.  Roedd yn fodlon iawn ar y broses ac estynnodd ddiolch i'w thîm, yn enwedig Donna Davies a Lisa Bowkett, am ei waith.  Estynnodd ddiolch hefyd i Swyddfa Archwilio Cymru am y ddeialog barhaus yn ystod y cyfnod archwilio, yn enwedig wrth geisio datrys unrhyw faterion a oedd yn weddill.

4.2        Cafwyd canmoliaeth gan aelodau'r Pwyllgor am yr ymagwedd broffesiynol a fabwysiadwyd wrth baratoi adroddiad eleni.  Roedd yr adolygiad a gynhaliwyd y llynedd wedi helpu i wella cyfathrebu a phrosesau.

4.3        Cyflwynodd Ann-Marie Harkin a Matthew Coe yr adroddiad ISA 260 i'r Pwyllgor.  Roedd y ddogfen hon yn crynhoi casgliad yr archwiliad ar gyfer 2015-16 ac roedd yn rhaid ei chyflwyno yn unol â safonau archwilio statudol.  Cadarnhaodd Ann-Marie fod ei hadolygiad o'r cyfrifon wedi'i gwblhau ac y byddai'n argymell bod Archwilydd Cyffredinol Cymru yn cyhoeddi adroddiad diamod.  Pwysleisiodd ansawdd uchel y dogfennau a gyflwynwyd i'w thîm, gan ddiolch i'r tîm Cyllid ac i Ian Summers am eu gwaith caled.

4.4        Estynnodd Claire ddiolch i Swyddfa Archwilio Cymru am gyfathrebu mewn modd agored a gonest, yn enwedig ar y materion a godwyd y llynedd.  Gallai'r newid mewn personél yng Nghomisiwn y Cynulliad a Swyddfa Archwilio Cymru fod wedi bod yn niweidiol i'r broses archwilio, ond gweithiodd pawb yn galed iawn i sicrhau bod y broses yn esmwyth ac yn llwyddiannus.

4.5        Roedd Claire hefyd am ddiolch yn ffurfiol i Gareth Watts am ei waith archwilio mewnol gwych ac i Chris Warner am ddrafftio Adroddiad Blynyddol mor gynhwysfawr. 

4.6        Yn olaf, roedd Claire am ddiolch i Nia a'i thîm a'u llongyfarch am lunio adroddiad ISA 260 mor rhagorol.  Yn ei holl flynyddoedd o fod yn Swyddog Cyfrifyddu, dywedodd mai hwn oedd yr adroddiad gorau eto.

4.7        O safbwynt annibynnol, roedd y Cadeirydd yn falch dros ben ac anogodd swyddogion a Swyddfa Archwilio Cymru i adeiladu ar y cynnydd hwn drwy edrych ar ffyrdd o wneud gwelliannau pellach ar gyfer y flwyddyn nesaf.

Cam i’w gymryd

-        Swyddfa Archwilio Cymru a thîm Cyllid y Cynulliad i adolygu'r broses archwilio ar gyfer 2015-16 er mwyn nodi ffyrdd o wella'r broses archwilio yn barhaus.

 

Cyfarfod: 13/06/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Y wybodaeth ddiweddaraf am archwilio allanol

Cofnodion:

ACARAC (03-16) Papur 7 - Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru, Comisiwn y Cynulliad Cenedlaethol a chan y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg

7.1        Rhoddodd Ann-Marie a Matthew wybod i’r Pwyllgor fod yr archwiliad 2015-16, a oedd wedi dechrau ar 23 Mai, yn amodol ar ddiwygiadau terfynol, yn gyflawn ar y cyfan, heb unrhyw faterion arwyddocaol wedi’u nodi hyd yma. Mae adroddiad ISA 260, a fyddai’n cael ei gyflwyno yn y cyfarfod ym mis Gorffennaf, yn adlewyrchu hyn oni bai bod unrhyw faterion arwyddocaol yn cael eu nodi.

7.2        Diolchodd Swyddfa Archwilio Cymru i Nia a’i thîm am eu cydweithrediad defnyddiol a nododd y gwelliannau pellach a wnaed o ran y broses, amseroldeb a safon y dogfennau a gyflwynwyd eleni.    

 

Cyfarfod: 25/04/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Y wybodaeth ddiweddaraf am y sefyllfa gyfan o ran yr holl faterion heb eu datrys a nodwyd yng nghyfrifon y llynedd ac unrhyw faterion eraill sy'n dod i'r amlwg

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 120

Cofnodion:

ACARAC (32) Papur 9 - Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru

6.1        Cyflwynodd Matthew Coe bapur diweddaru ac amlygodd eitemau allweddol i'r Pwyllgor eu hystyried.  Mae pob mater a godwyd yn archwiliad 2015-16 bellach wedi cael ei ddatrys. 

6.2        Cadarnhaodd bod y dyddiadau ar gyfer y prif archwiliad o'r cyfrifon wedi cael eu cytuno gyda Nia, ond bod pryderon am yr effaith y byddai cynnal yr archwiliad pensiwn ar yr un pryd a chyda'r un person yn arwain yn ei chael ar adnoddau.  Byddai Nia a Matthew yn trafod y mater y tu allan i'r cyfarfod er mwyn sicrhau y cedwir at yr amserlen.

6.3        Cadarnhaodd Matthew y byddai papurau, gan gynnwys yr ISA260, yn cael eu cyflwyno mewn pryd ar gyfer y cyfarfodydd ym mis Mehefin a mis Gorffennaf. 

6.4        Mewn perthynas â'r system gyllid newydd, awgrymodd Matthew y dylai swyddogion ystyried a fyddai mewnbwn y Swyddfa Archwilio Cymru, megis arsylwi mewn cyfarfodydd bwrdd prosiect, yn ddefnyddiol o ran rhoi sicrwydd pellach.

Camau Gweithredu

-        Nia Morgan i gysylltu â Swyddfa Archwilio Cymru ynghylch adnoddau ar gyfer archwiliadau o gyfrifon a phensiynau sydd i ddod.

-        Nia Morgan i ystyried mewnbwn gan Swyddfa Archwilio Cymru ar brosiect y system gyllid newydd.

 

Cyfarfod: 08/02/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 123

Cofnodion:

ACARAC (31) Papur 9 - Y wybodaeth ddiweddaraf am yr Archwiliad Allanol

7.1        Cyflwynodd Matthew Coe bapur yn amlinellu cynnydd presennol archwiliad 2015-16, (gan gynnwys newidiadau i’r tîm archwilio a’r ffi archwilio arfaethedig), gwaith dilynol ar Lythyr 2014-15 a defnyddio’r Rhestr Wirio Cydymffurfio Twyll. 

7.2        Y llynedd, cwblhawyd y Rhestr Wirio Cydymffurfio Twyll gan y Prif Weithredwr a'r Rheolwyr.  Yn dilyn adolygiad o brosesau mewnol, cadarnhaodd Swyddfa Archwilio Cymru y byddai’r rhestr wirio yn cael ei defnyddio fel offeryn archwilio i gefnogi ei gwaith ac ni fyddai felly yn cael ei dosbarthu i Reolwyr na’r pwyllgor bob blwyddyn.

7.3        Mae nifer o faterion heb eu datrys yn ymwneud â Llythyr Rheoli 2014-15 o hyd, a chytunodd Swyddfa Archwilio Cymru i ddiweddaru’r pwyllgor am gynnydd y penderfyniadau.

Cam i’w gymryd

-        Swyddfa Archwilio Cymru i sicrhau bod y Pwyllgor yn cael gwybod am benderfyniadau ar bob mater heb ei ddatrys a nodwyd yn Llythyr Rheoli 2014-15 erbyn diwedd mis Chwefror, fel y gellir cyflwyno sefyllfa lawn ym mis Ebrill. 

 

Cyfarfod: 16/11/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Archwilio Allanol - Llythyr Rheoli 2014-15

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 126

Cofnodion:

ACARAC (30) Papur 8 – Llythyr Rheoli 2014-15

7.1        Bydd Swyddfa Archwilio Cymru yn cysylltu â'r Comisiwn i gadarnhau'r driniaeth briodol ar gyfer dadfeiliadau ac asedau treftadaeth.  Cadarnhaodd Ann-Marie ei bod yn hyderus y byddai'r Llythyr Rheoli yn cael ei ddosbarthu gyda'r ISA 260 y flwyddyn nesaf. 

Camau gweithredu

-        Swyddfa Archwilio Cymru i gysylltu â'r Comisiwn i gadarnhau'r driniaeth briodol ar gyfer dadfeiliadau ac asedau treftadaeth. 

 

Cyfarfod: 09/07/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Adroddiad 2014-15 ISA 260 (gan gynnwys treuliau’r Aelodau)

Cofnodion:

ACARAC (29) Papur 4 – Adroddiad ISA 260 2013-14

6.1        Cyflwynodd Ann-Marie adroddiad ar Safon Archwilio Ryngwladol (ISA) 260. Cadarnhaodd eu bod wedi cael yr holl ddogfennau gan Gomisiwn y Cynulliad ar amser a rhoddodd ddiolch i dîm Nicola am eu cymorth.  Dywedodd wrth y pwyllgor fod y cyfrifon yn ddiduedd, yn deg ac yn glir. Dyma’r prif bwyntiau a nodwyd:

·           Newid yn y polisi cyfrifyddu ar gyfer asedau TGCh. Mae SAC yn dal o'r farn bod y newid o ran trin asedau TGCh yn gyfystyr â newid i’r polisi cyfrifyddu, sy’n golygu bod angen addasiad blwyddyn flaenorol. Mae’r tîm rheoli o’r farn nad oes angen addasiad cyfnod blaenorol, yn unol ag ISA8.

·           Darpariaethau dadfeiliad ar gyfer eiddo ar brydles. 

·           Cyfraniadau pensiwn staff cymorth Aelodau'r Cynulliad.

·           Cyfrifyddu a chostau Aelodau'r Cynulliad – cronni gwyliau staff cymorth.

6.2        Diolchodd y Cadeirydd i SAC am dynnu sylw at y pwyntiau hyn. O ran y pwynt cyntaf, cytunodd y Pwyllgor nad yw’r newid o ran trin asedau TGCh yn gyfystyr â newid i’r polisi cyfrifyddu ac roedd yn fodlon i’r cyfrifon aros yr un fath. 

6.3        O ran y pwynt ynghylch dadfeiliad, rhoddodd Nicola ragor o wybodaeth i ategu barn y rheolwyr, gan gadarnhau bod y tîm Rheoli Ystadau a Chyfleusterau wedi llunio rhaglen cynnal a chadw 10 mlynedd dreigl ar gyfer Tŷ  Hywel a bod y dyraniad ar gyfer gwelliannau mewn cyllidebau cyfredol ac yn y dyfodol yn parhau i fod yn addas. Er mwyn rhoi sicrwydd ychwanegol, byddai Nicola yn ystyried awgrym SAC o gael barn annibynnol ar gyflwr a gofynion cynnal a chadw Tŷ  Hywel.  Roedd y pwyllgor yn cefnogi penderfyniad y rheolwyr.

6.4        O ran cyfraniadau pensiwn, rhoddodd Nicola wybod i’r pwyllgor y byddai trafodaethau pellach yn cael eu cynnal â'r Bwrdd Taliadau i sicrhau bod yr effaith yn sgil aberthu cyflog staff cymorth yn glir.   Câi’r adroddiad ar ISA 260 ei ddiwygio i ddangos mai i Aelodau'r Cynulliad, ac nid Comisiwn y Cynulliad, y talwyd yr ad-daliad gan CThEM. Roedd y pwyllgor yn cefnogi penderfyniad y rheolwyr.

6.5        O ran y pwynt olaf ynghylch cyfrifyddu a chostau Aelodau'r Cynulliad, dywedodd SAC fod eu hymholiadau hyd yma yn golygu nad oeddent yn gallu ffurfio barn glir ynghylch a fyddai’n briodol i staff cymorth allu cronni gwyliau nad oeddent wedi’u defnyddio. Gan nad oedd y symiau o dan sylw yn berthnasol, dywedodd SAC y byddai’n derbyn y drefn gyfredol ac yn ymdrin yn llawn â’r mater yn 2015-16.  Roedd aelodau'r pwyllgor yn cefnogi’r penderfyniad hwn.  Gan ymateb i ymholiad gan un o aelodau'r pwyllgor, dywedodd SAC nad oedd modd cadarnhau a fyddai angen addasiad ôl-weithredol pan fyddai’r driniaeth gyfrifyddu yn gwneud hyn oll yn glir, ond byddai’n sicrhau bod yn cael ei ddiweddaru’n gyson.

6.6        Cadarnhaodd SAC mai dim ond y Swyddog Cyfrifyddu a ddylai lofnodi’r Llythyr o Gynrychiolaeth, ac nid ACARAC hefyd.

6.7        Diolchodd y Cadeirydd i SAC am y cyflwyniad ar ISA 260, ac anogwyd Nicola, ei thîm a SAC i adolygu’r broses archwilio ar gyfer 2014-15 er  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6

Cyfarfod: 08/06/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Y wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith hyd yma a’r cynnydd a wnaed

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 131

Cofnodion:

ACARAC (28) Papur 8 - Diweddariad SAC Mehefin 2015

Ystyried canfyddiadau archwiliadau allanol (sy'n dod i'r amlwg) ar gyfer blwyddyn ariannol 2014-15 (diweddariad llafar)

7.1        Rhoddodd Ann-Marie a Matthew wybod i’r Pwyllgor mai dim ond newydd ddechrau roedd y gwaith o archwilio’r cyfrifon, ac nad oedd unrhyw wendidau perthnasol i'w nodi hyd yma.

7.2        Soniodd Ann-Marie am gymhlethdod y cyfrifon a dywedodd y byddai'n gweithio gyda Nicola i’w cyflwyno mewn ffordd symlach. 

Camau gweithredu

-         Adolygu cyfleoedd i symleiddio strwythur y cyfrifon a rhannu casgliadau ag ACARAC (SAC/Nicola Callow).

 

Cyfarfod: 20/04/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Barn Swyddfa Archwilio Cymru am effeithlonrwydd y Pwyllgor

Cofnodion:

7.1        Gan mai dim ond ail gyfarfod Ann-Marie a Matthew Coe oedd hwn, roeddent wedi trafod effeithiolwyd y Pwyllgor gyda’u cydweithwyr (Richard Harries a Mark Jones) ac roedd eu barn nhw’n gadarnhaol iawn.

7.2        Teimlai Swyddfa Archwilio Cymru fod y Pwyllgor yn rhoi’r sylw priodol i faterion ac roedd digon o her a dadleuon adeiladol. Roedd aelodau’r Pwyllgor yn paratoi’n dda at y cyfarfodydd; yn dangos dealltwriaeth dda o waith Comisiwn y Cynulliad a’r modd roedd y sefydliad yn gweithio; ac roedd y cyfarfodydd yn cael eu cynnal yn effeithiol.  

7.3        Cadarnhaodd Matthew fod archwiliad dros dro Swyddfa Archwilio Cymru a’r archwiliad o gynllun pensiwn yr Aelodau yn mynd rhagddynt yn dda. Cytunodd i baratoi papur diweddaru byr ar gyfer y cyfarfod nesaf.          

 

Cyfarfod: 20/04/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Protocol gweithio ar y cyd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 136

Cofnodion:

ACARAC (27) Paper 10 – Y protocol cydweithio

6.1        Roedd y Protocol rhwng Archwilio Mewnol a Swyddfa Archwilio Cymru yn annog y ddau sefydliad i gydweithio.

6.2        Cadarnhaodd Ann-Marie Harkin fod y ddogfen hon yn adlewyrchiad teg o’r sefyllfa bresennol ac, fel sydd wedi digwydd yn y gorffennol, y byddent yn dibynnu ar waith Archwilio Mewnol ar y Gyflogres.

6.3        Byddai Gareth yn archwilio Llythyr Rheoli’r Swyddfa Archwilio Mewnol i weld pa feysydd y dylid canolbwyntio arnynt.    

 

Cyfarfod: 09/02/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 16)

Barn archwiliwyr allanol ar effeithiolrwydd y pwyllgor

Cofnodion:

16.1     Cytunodd y Pwyllgor i ohirio'r eitem hon tan fis Ebrill.

 

Cyfarfod: 09/02/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Yr wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru am unrhyw faterion eraill

Cofnodion:

7.1     Cadarnhaodd Matthew fod yr archwiliad interim wedi'i gwblhau i raddau helaeth ac na nodwyd pryderon sylweddol.  O ganlyniad, nid oedd dim cynlluniau i gyhoeddi Llythyr Rheoli interim.

 

Cyfarfod: 10/11/2014 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Y wybodaeth ddiweddaraf am Archwilio Allanol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 143
  • Cyfyngedig 144

Cofnodion:

5.1        Cyflwynodd Mark Jones yr eitem hon a chadarnhaodd fod y prosiect  twyll cyflenwyr a'r prosiect Cyflogres/Adnoddau Dynol wedi'u cynnwys yn llawn yn Llythyr Rheoli 2013-14.   

5.2        Holodd y Pwyllgor ynglŷn â'r cynnydd o ran cael system newydd yn lle'r system cyllid CODA.  Cadarnhaodd Mark fod sicrwydd cyffredinol o ran pa mor agored i risg roedd y Cynulliad a chytunodd Nicola i roi'r wybodaeth ddiweddaraf yn llawn i'r Pwyllgor yng nghyfarfod mis Chwefror.  

5.3        Soniodd Mark am rai newidiadau i dîm archwilio Swyddfa Archwilio Cymru yn y dyfodol a chytunodd i roi gwybod i Claire am y newidiadau hyn.

Camau gweithredu

-                   Nicola Callow i roi gwybod i aelodau'r Pwyllgor am ymateb y Pwyllgor Cyllid i Archwilydd Cyffredinol Cymru ynghylch ffi archwilio 2015-16 (i'w ystyried gan y Pwyllgor Cyllid ar ddiwedd mis Tachwedd).

-                   Gareth Watts i drafod y sylw a roddir i archwilio rheolaethau ariannol gyda Swyddfa Archwilio Cymru.

-                   Nicola Callow i sicrhau bod yr holl argymhellion sydd heb eu gweithredu yn cael eu cymeradwyo yn y Llythyr Rheoli mewn da bryd cyn diwedd y flwyddyn.

-                   Nicola Callow i gyflwyno cynlluniau wrth gefn ar gyfer y system CODA.

 

Cyfarfod: 07/07/2014 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Adroddiad ISA 260 2013-14 (gan gynnwys treuliau'r Aelodau)

Cofnodion:

5.1        Cyflwynodd Mark Jones Safon Archwilio Ryngwladol 260.  Cadarnhaodd eu bod wedi cael yr holl ddogfennau gan Gomisiwn y Cynulliad ar amser a diolchodd i dîm Nicola am ei gymorth.  Dywedodd wrth y Pwyllgor fod y cyfrifon yn ddiduedd, yn deg ac yn glir.  Y prif bwynt a noddodd oedd y prosiect Cyflogres Adnoddau Dynol. 

5.2        Yn ychwanegol at yr archwiliad o fudo data ar gyfer y prosiect Cyflogres Adnoddau Dynol ym mis Mehefin, argymhellodd yr adroddiad fod archwiliad cwmpas llawn i ymarferoldeb y system a rheolaeth y prosiect yn gyffredinol yn cael ei gynnal.  Byddai’r prosiect hwn hefyd yn cael ei nodi yn y Llythyr Rheoli.

5.3        Aeth Mark ymlaen i drafod eu hadolygiad o dreuliau Aelodau’r Cynulliad. O’r sampl o 13, roedd pob un o’r canlyniadau ond un yn foddhaol.  Roedd y ddogfennaeth i brosesu un cais wedi dod i law’r tîm Cymorth Busnes i Aelodau, ond nid oedd y datganiad i gyd-fynd â’r cais wedi ei lofnodi gan yr Aelod Cynulliad o dan sylw.

5.4        Pwysleisiodd y swyddogion nad oedd hyn yn wariant amhriodol oherwydd bod yr anfoneb wedi cael ei chynhyrchu, a chafwyd sicrwydd gan Nicola fod y tîm Cymorth Busnes i Aelodau yn ymwybodol o’r anghysondeb hwn ac wedi cael sicrwydd y byddai’r gwiriadau hyn yn cael eu cwblhau yn y dyfodol.

5.5         Mynegodd Claire ei siom y byddai’r Llythyr Rheoli yn cynnwys y pwyntiau beirniadol hyn, yn enwedig o ystyried yr adroddiad rhagorol a gafodd y Cynulliad y llynedd.  Byddai’n parhau i annog swyddogion i godi eu safonau, gyda’r nod o gael Llythyr Rheoli glân y flwyddyn nesaf.   

5.6        Ailadroddodd Claire nad oedd y prosiect Cyflogres Adnoddau Dynol wedi cael ei rheoli i safon dderbyniol, a dywedodd wrth y Pwyllgor fod Gareth yn gyfrifol am arwain archwiliad cwmpas llawn ac y byddai ef a Dave Tosh yn enwi arbenigwr rheoli prosiect / rhaglen annibynnol i ymgymryd â’r gwaith hwn.  Byddai’r archwiliad hwn yn cael ei gynnal yn ystod toriad yr haf gydag adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor ym mis Tachwedd.

5.7        Bu Aelodau’r Pwyllgor yn cwestiynu cyfeiriad penodol a wnaed yn yr adroddiad na ddylai unrhyw ffioedd pellach gael eu talu i’r cyflenwr.  Anogodd Mark swyddogion i sicrhau bod dealltwriaeth lawn o’r hyn y telir amdano cyn gwneud ymrwymiad at unrhyw wariant pellach. 

5.8        Dywedodd y Cadeirydd fod yr adroddiad ISA 260 yn galonogol, yn gyffredinol, a chroesawodd yr archwiliad arfaethedig o’r prosiect Cyflogres Adnoddau Dynol, yn enwedig o ystyried bod y Pwyllgor wedi cael ei friffio ar ddau brosiect cyferbyniol dros yr ychydig fisoedd diwethaf, sef y prosiect Trawsnewid TGCh i’r Dyfodol a’r prosiect Cyflogres Adnoddau Dynol.  O ran yr archwiliad o lwfansau Aelodau’r Cynulliad, roedd yn derbyn bod yr un hawliad nad oedd wedi’i lofnodi yn ganlyniad i gamgymeriad yn y broses yn hytrach na bod hawliad amhriodol wedi’i wneud.  

5.9        Diolchodd i swyddogion y Cynulliad a staff Swyddfa Archwilio Cymru am eu gwaith a’u cyfraniad i’r cyfarfod. Daeth y Pwyllgor â’r rhan hon o’r cyfarfod i ben drwy argymell  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 5

Cyfarfod: 09/06/2014 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Y wybodaeth ddiweddaraf am Archwilio Allanol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 149
  • Cyfyngedig 150

Cofnodion:

5.1        Cafwyd ymddiheuriad gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) am yr oedi cyn anfon y llythyr ffi archwilio o ganlyniad i Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2013.  Roedd y cynnydd o 3.8% yn 2013-14 yn amodol ar gymhorthdal cronfa gyfunol, na fyddai’n gymwys i ffi 2014-15.  Cytunodd Swyddfa Archwilio Cymru i roi rhagor o wybodaeth i’r Pwyllgor am y ffioedd a’r newidiadau mewnol i SAC yn dilyn y ddeddfwriaeth. 

5.2        Cadarnhaodd swyddogion y byddent yn gweithio’n agos gyda TIAA a SAC i sicrhau bod y dull gorau yn cael ei fabwysiadu o ran y rhaglen waith archwilio er mwyn cyfyngu costau yn y dyfodol.  

5.3        Cadarnhaodd SAC ei bod mewn cysylltiad â chydweithwyr yn y Swyddfa Archwilio Genedlaethol, yr Alban a Gogledd Iwerddon i drafod lefelau priodol o archwilio ar gyfer cyrff seneddol yn y dyfodol.

5.4        Cytunodd y Cadeirydd, gyda’r protocolau gwaith eisoes yn eu lle, fod tystiolaeth o berthynas waith gref a dylai hyn helpu i sicrhau y byddai costau’n cael eu cyfyngu.

5.5        Cafodd canlyniadau’r Arolwg Effeithiolrwydd eu trafod hefyd.  Cafodd y canlyniadau, a oedd, ar y cyfan, yn gadarnhaol, eu cyflwyno i’r Pwyllgor gan Mark Jones o Swyddfa Archwilio Cymru.

5.6        Cytunodd y Cadeirydd fod hwn yn arolwg calonogol iawn ond bod cyfleoedd i wella. 

5.7        Cytunodd y Pwyllgor y byddai’n adolygu’r polisïau cyfrifyddu. Hefyd, gofynnwyd fod crynodeb o’r polisi chwythu’r chwiban yn cael ei gyflwyno yn y cyfarfod nesaf.

5.8        I gynyddu eu hymwybyddiaeth o berfformiad a materion a drafodir o fewn y sefydliad, gofynnodd aelodau’r Pwyllgor fod adroddiadau’r Dangosydd Perfformiad Allweddol (DPA) a chofnodion Comisiwn y Cynulliad yn cael eu hanfon at yr aelodau yn rheolaidd.    

5.9        Roeddent hefyd yn cytuno y dylent ystyried dangosydd perfformiad allweddol os nad oedd unrhyw risgiau corfforaethol yn codi a oedd yn ddigon difrifol i haeddu archwiliad manwl.  Fodd bynnag, dylai’r Pwyllgor bob amser ddeall y dirwedd risg gyffredinol.   

5.10     Gofynnodd y Cadeirydd i aelodau’r Pwyllgor feddwl am ba gamau pellach oedd angen eu cymryd i ymateb i ganlyniadau’r arolwg a pha gamau y dylid eu hadlewyrchu ym Mlaenraglen Waith y Pwyllgor.

Camau Gweithredu

-               Nicola Callow i gadarnhau gyda’r tîm clercio pa bolisïau cyfrifyddu y dylid eu hychwanegu at y Flaenraglen Waith a phryd y dylid gwneud hynny.

-               Cytunodd Gareth Watts i roi cyflwyniad i’r broses chwythu’r chwiban yn y cyfarfod ym mis Tachwedd. 

-               Kathryn Hughes i sicrhau bod adroddiadau DPA a chofnodion Comisiwn y Cynulliad yn cael eu dosbarthu i aelodau yn rheolaidd.

-               Os nad oes unrhyw risgiau corfforaethol i’w trafod, bydd y tîm clercio yn cytuno gyda’r Cadeirydd ar fesur perfformiad corfforaethol i’w drafod yn lle hynny.

-               Aelodau’r pwyllgor i gynnig camau i’w cymryd i ymateb i’r Arolwg Effeithiolrwydd.  

-               Y Cadeirydd a’r Prif Weithredwr i drafod yn breifat rheoli cyfathrebu gyda Chomisiwn y Cynulliad.

 

 

Pynciau

Lincs defnyddiol

Perthnasol