Cyfarfodydd

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

4.1 Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf ar lafar am waith archwilio a gweithgarwch ehangach o ran llywodraethu. Roedd y wybodaeth hon yn ategu’r diweddariad a roddodd i aelodau'r Pwyllgor ar 26 Hydref.
  

4.2 Nododd Gareth ei ddiolch i Kathryn Hughes a'r tîm am gwblhau’r holl gyfarfodydd 'Mae Llywodraethu o Bwys' gyda phob Pennaeth Gwasanaeth ac am ddiweddaru a chyhoeddi templedi a chanllawiau ar gyfer cofnodi sicrwydd. Roedd y canllawiau wedi'u gwella i'w gwneud yn fwy eglur o ran cofnodi sicrwydd corfforaethol. Roedd y broses hefyd wedi'i haddasu i ymgorffori arfer gorau sy'n dod i'r amlwg drwy brosiect "edau euraidd" o dan arweiniad Trysorlys EM ac Asiantaeth Archwilio Mewnol y Llywodraeth. Nododd y Pwyllgor nad oedd y prosiect wedi codi unrhyw bwyntiau i'r Comisiwn ddysgu oddi wrthynt a'i fod wedi rhoi sicrwydd ychwanegol bod arferion gorau wedi'u dilyn. Hefyd, nodwyd bod dull gweithredu’r Comisiwn yn cael ei rannu â sefydliadau eraill. Gallai hyn helpu i lywio arfer gorau fel rhan o brosiect y Llywodraeth.

4.3 Rhoddodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am weithgarwch arall yn y maes hwn, fel a ganlyn:

a. roedd ef a'i dîm wedi cwblhau ymarfer bwrdd gwaith i lywio adolygiad o effeithiolrwydd y Bwrdd Gweithredol a'r Tîm Arwain a fyddai'n cael ei drafod ag aelodau’r ddau grŵp yn ystod yr wythnosau nesaf;

b. roedd wedi cwblhau adolygiad o effeithiolrwydd y Bwrdd Taliadau Annibynnol ac wedi rhannu ei adroddiad drafft â Siwan Davies ac Anna Daniel cyn ei drafod gyda'r Cadeirydd;

c. roedd wedi mynd i gynhadledd ddiweddar Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth Cymru, lle trafodwyd risgiau byd-eang a risgiau ledled y DU, gan nodi nad yw materion seiber bellach wedi’u nodi ymhlith y deg risg uchaf - cynigiodd rannu ei nodiadau a'i sleidiau ag aelodau'r Pwyllgor;

d. roedd contract partner archwilio mewnol y Comisiwn, a gomisiynwyd ar y cyd, wedi'i ddyfarnu i Haines Watts am y pedair blynedd nesaf (roedd y gwasanaeth hwn wedi'i gynnig gan TIAA am yr wyth blynedd diwethaf) ac roedd y cwmni bellach wedi cwblhau ei archwiliad cyntaf, gan ganolbwyntio ar y Rheolaethau Ariannol Allweddol. Roedd Gareth yn gobeithio rhannu’r adroddiad ar y archwiliad cyntaf hwn cyn y Nadolig;

e. roedd wedi cwblhau ei archwiliad o dreuliau'r Aelodau heb unrhyw argymhellion, a nododd y byddai'n gweithio gyda thîm Cymorth Busnes yr Aelodau ar oblygiadau trethiant i Aelodau yn y dyfodol.

4.4 Ychwanegodd Gareth ei fod wedi trafod cwmpas adolygiad ymgynghorol a fydd yn cael ei gynnal gan Haines Watts ym maes parhad busnes, gan ddefnyddio arbenigedd a dealltwriaeth helaeth y cwmni yn y maes hwn. Bydd yr archwiliad sicrwydd seiber-ddiogelwch yn cael ei gynnal gan Haines Watts hefyd, a bydd yr adroddiad perthnasol yn cael ei rannu y tu allan i gyfarfod y Pwyllgor. Cyfeiriodd hefyd at ei waith arfaethedig ar sicrwydd o ran y risgiau sy’n gysylltiedig â’r Fframwaith Rheoleiddio.

ARAC (22-03) Papur 3 – Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd - Mehefin 2022

3.1 Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf am weithgarwch llywodraethu a sicrwydd cyffredinol. Roedd wedi dosbarthu’r adroddiad dilynol ar archwiliadau seiberddiogelwch blaenorol y tu allan i’r pwyllgor a diolchodd i aelodau’r Pwyllgor am eu cwestiynau yr oedd wedi’u hanfon ymlaen at swyddogion perthnasol i’w hateb. Roedd yn bwriadu rhannu’r adroddiadau ar yr archwiliad seiberddiogelwch diweddaraf a’r archwiliad cydymffurfio â’r Cynllun Ieithoedd Swyddogol yn yr wythnosau nesaf. 

3.2 Cadarnhaodd Gareth fod yr ymarfer tendro ar gyfer y partner archwilio mewnol a gaiff ei rannu ar y cyd yn mynd rhagddo. Roedd yn falch o ddangos tystiolaeth o gyflwyniadau cyflenwyr o’r profiad archwilio yn y sector cyhoeddus yng Nghymru. Mae disgwyl i’r contract newydd ddod i rym ar 1 Awst 2022.

3.3 Holodd y Pwyllgor ym mha ffyrdd yr oedd nifer y contractau a ddyfarnwyd i gyflenwyr o Gymru yn cael eu mesur a’u hadrodd yn ôl. Byddai Gareth yn gweithio gyda’r Pennaeth Caffael i drafod sut y gallai hyn ymgorffori effaith economaidd Cymru ar gyflenwyr yn hytrach na phresenoldeb yng Nghymru.

ARAC (22-02) Papur 7 – Dirwyn Swyddfeydd Aelodau i ben

8.1 Cyflwynodd Gareth ei adroddiad archwilio mewnol. Nod yr archwiliad hwn oedd asesu’r gweithdrefnau a’r rheolaethau oedd ar waith ynghylch diddymu’r Senedd ar gyfer etholiad 2021 gan ganolbwyntio’n benodol ar yr Aelodau hynny o’r Senedd a oedd yn ymddiswyddo neu heb gael eu hail-ethol yn yr etholiad. Roedd hefyd yn sôn am yr heriau ychwanegol o ganlyniad i’r pandemig ar wasgaru asedau. Cofnododd Gareth ei ddiolch i'r timau Cymorth Busnes i’r Aelodau a TGCh am eu cydweithrediad yn ystod yr archwiliad. 

8.2 Roedd yr adolygiad yn edrych ar y canllawiau, y broses, a’r gweithdrefnau a oedd ar waith yn ystod y cyfnod diddymu, a thynnodd sylw at y materion arwyddocaol a nodwyd, neu’r gwersi a ddysgwyd. Er nad oedd unrhyw argymhellion ffurfiol wedi’u codi, nododd Gareth nifer o faterion y gallai'r Comisiwn fod eisiau eu hystyried ar gyfer etholiadau yn y dyfodol.

8.3 Nododd a chroesawodd y Pwyllgor yr adroddiad manwl ac roeddent wedi’u plesio gan ba mor drylwyr oedd yr adroddiad. Cofnododd aelodau'r Pwyllgor eu canmoliaeth i Gareth a'r timau dan sylw, gan gydnabod faint o waith a wnaed mewn cyfnod byr o amser, a gwerthfawrogi'r sensitifrwydd dan sylw. Fe wnaethant nodi ymhellach ei bod yn amlwg bod y rheolaethau mewnol, yn ogystal â'r diwylliant archwilio mewnol cadarnhaol, yn gweithio'n dda. 

ARAC (22-02) Papur 5 - Adroddiad Blynyddol a Barn yr adran Archwilio Mewnol ar gyfer 2021-22

6.1 Cyflwynodd Gareth ei Adroddiad Blynyddol a Barn a nododd y gall y Swyddog Cyfrifyddu gymryd sicrwydd cymedrol bod y trefniadau i sicrhau bod gwaith llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol wedi'i gynllunio a'i gyflawni’n effeithiol. Roedd hyn yn adlewyrchu diwylliant y sefydliad ac ymateb cadarnhaol y rheolwyr i'r argymhellion archwilio mewnol.
 

6.2 Nododd y Pwyllgor Adroddiad Blynyddol a Barn Gareth, a dywedodd bod y farn gymedrol yn darparu lefel dda o sicrwydd.

ARAC (22-02) Papur 3 – Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd
 

4.1 Rhoddodd Gareth Watts ddiweddariad ar weithgarwch llywodraethu a sicrwydd cyffredinol ers cyfarfod diwethaf ARAC, a thynnodd sylw at y pwyntiau a ganlyn o’i adroddiad: -

- Roedd datganiadau sicrwydd wedi'u cwblhau, eu hadolygu gan y Prif Weithredwr a'u herio gan Gynghorwyr Annibynnol mewn cyfarfod ar 10 Mawrth. Roedd hyn wedi llywio'r gwaith o ddrafftio'r Datganiad Llywodraethu a oedd wedi'i gynnwys ym mhapurau'r cyfarfod hwn.

- Cymeradwywyd Cynllun Cyflawni Corfforaethol y Comisiwn gan y Bwrdd Gweithredol ar 22 Ebrill a byddai'n cael ei rannu â'r Comisiwn fel papur i'w nodi ar 9 Mai. Byddai Gareth ac Ed nawr yn gweithio ar gyfathrebiadau corfforaethol i sicrhau bod y cynllun yn cael ei weld ar draws y sefydliad.

- Roedd pob maes gwasanaeth wedi cynnal dadansoddiad o’r effaith ar fusnes ac roedd hyn yn llywio gwaith parhaus i ddiweddaru dull y Comisiwn ar gyfer parhad busnes.

- Yn y cyfarfod rheolaidd diweddaraf gyda thîm clercio’r Bwrdd Taliadau Annibynnol, gofynnwyd i Gareth gynnal adolygiad o effeithiolrwydd yng nghanol y tymor.

4.2 Rhoddodd Gareth ddiweddariad ar y gwaith archwilio mewnol craidd. Trafodwyd yr adroddiad ar yr archwiliad o Ddirwyn Swyddfeydd Aelodau i Ben o dan eitem 8. Roedd yr archwiliad seiberddiogelwch a'r adolygiad gwerth am arian ar y Gwasanaethau Llyfrgell wedi'u cwblhau, a byddai’r adroddiadau ar y rhain yn cael eu rhannu cyn gynted ag y byddant yn cael eu cwblhau’n derfynol a’u cymeradwyo gan y Cyfarwyddwyr perthnasol. Atgoffwyd y Pwyllgor fod Ann Beynon ac Aled Eirug wedi adolygu cylch gorchwyl amlinellol ar gyfer yr archwiliad o'r Cynllun Ieithoedd Swyddogol, yr oedd gwaith arno hefyd yn mynd rhagddo'n dda. Byddai adroddiad dilynol ar weithredu argymhellion o’r archwiliad seiberddiogelwch blaenorol, yr oedd pob un ohonynt yn mynd rhagddo, hefyd yn cael ei rannu â’r Pwyllgor.  

4.3 Fe wnaeth y Pwyllgor ganmol Gareth am ei lwyddiannau o ran sicrhau bod y rhaglen archwilio mewn sefyllfa mor dda, yn enwedig yn ystod y pandemig. Diolchodd Gareth i aelodau’r Pwyllgor am eu sylwadau cadarnhaol. Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch ei allu i ymgymryd â rhaglen mor sylweddol ochr yn ochr â’i gyfrifoldebau sicrwydd eraill, rhoddodd Gareth sicrwydd bod modd gwneud hyn gyda chefnogaeth ei gydweithiwr Victoria Paris a’i bartner archwilio mewnol presennol, TIAA, a gaiff ei ariannu ar y cyd.

ARAC (22-02) Papur 6 - Adroddiad Blynyddol ar Dwyll

7.1 Dywedodd Gareth, yn ystod 2021-22, na ddaeth unrhyw achosion i’w sylw o weithgarwch twyllodrus gwirioneddol neu a amheuir o ran arian parod, lwfansau a threuliau neu ddwyn asedau. 

7.2 Disgrifiodd sut yr oedd gwybodaeth a rennir yn rheolaidd gan TIAA ac Archwilio Cymru ar weithgarwch twyllodrus ar draws y sectorau cyhoeddus a phreifat wedi helpu i sicrhau bod y Comisiwn yn parhau i fod yn effro i'r tactegau a ddefnyddir gan dwyllwyr posibl.

7.3 Roedd y Pwyllgor yn falch na chanfuwyd unrhyw weithgarwch twyllodrus yn ystod 2021-22. Mewn ymateb i gwestiynau am feincnodi yn erbyn sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus, esboniodd Gareth nad oeddem mor agored i dwyll yn yr un modd â rhai sefydliadau sy'n talu grantiau, er enghraifft. Ychwanegodd fod y rhan fwyaf o'r gwariant drwy'r gyflogres a chyflogau a lwfansau'r Aelodau a oedd â rheolaethau cadarn ar waith, gyda staff yn y meysydd hynny'n cyflawni diwydrwydd dyladwy. Yn y dyfodol, byddai Gareth hefyd yn archwilio sicrwydd ynghylch defnyddio cardiau caffael. 

7.4 Nododd y Pwyllgor yr Adroddiad Blynyddol ar Dwyll a diolchodd i Gareth amdano.

ARAC (22-02) Papur 4 – papur cwmpasu'r Siarter Archwilio Mewnol

ARAC (22-02) Papur 4 – Atodiad A – Siarter Archwilio Mewnol 2022

5.1 Cymeradwyodd y Pwyllgor y Siarter Archwilio Mewnol ar gyfer 2022-23 yn ffurfiol, gan nodi nad oedd unrhyw newidiadau sylweddol i’w hadrodd.

ARAC (22-01) Papur 5 - Treuliau’r Aelodau 2021

6.1 Cyflwynodd Gareth adroddiad archwilio Treuliau'r Aelodau. Roedd yr adroddiad yn amlinellu’r gwaith a wnaed ar dreuliau’r Aelodau ar gyfer blwyddyn ariannol 2020-21 a’r gwaith ychwanegol a wnaed ar y taliadau sy’n ymwneud ag etholiad y Senedd ym mis Mai 2021. Ni chodwyd unrhyw argymhellion a rhoddwyd sgôr sicrwydd cyffredinol o sylweddol.

6.2 Cadarnhaodd Gareth fod gan y tîm Cymorth Busnes i’r Aelodau (MBS) lefel dda o wybodaeth a dealltwriaeth o'r prosesau a'r systemau sydd ar waith, a'r rheolau sy'n ymwneud â Phenderfyniad y Bwrdd Taliadau Annibynnol. Amlygodd yr archwiliad fframwaith rheoli cadarn a chanfuwyd bod dyletswyddau wedi'u gwahanu'n effeithiol ar draws y tîm i sicrhau bod pob hawliad yn cael ei wirio gan brosesydd ac awdurdodydd ar wahân.

6.3 Cyn y broses archwilio, roedd y tîm MBS wedi darganfod mater yn ymwneud â rheolau CThEM ynghylch cymhwysedd ar gyfer symiau di-dreth ar gyfer taliadau Grant Ymaddasu. Mewn dau achos, roedd y cyfrifiad o'r taliad wedi cael ei wneud yn gywir, ond nid oedd yr elfennau treth priodol wedi mynd drwy'r system. Roedd y tîm MBS yn ymwybodol o sut yr oedd y mater hwn wedi codi ac roedd yn cymryd camau unioni ac yn rhoi mesurau diogelu ar waith i atal hyn rhag digwydd eto mewn etholiadau yn y dyfodol.

6.4 Soniodd Gareth hefyd am ei waith gyda’r prosiect i ddisodli system y gyflogres a'r bwriad o ymgorffori modiwl treuliau i ofynion y system.

6.5 Mewn ymateb i gwestiwn gan Aled ynghylch y berthynas â'r Bwrdd Taliadau Annibynnol, soniodd Gareth am ei gyfarfodydd rheolaidd gyda thîm clercio'r Bwrdd i drafod cyfathrebu ac ymgysylltu.

6.6 Nododd y Pwyllgor hefyd fod Gareth wrthi'n cwblhau'r adroddiad rheoli asedau a'i fod wedi ymgysylltu ag Aelodau sy’n gadael yn ogystal â meysydd gwasanaethau mewnol megis TGCh, MBS ac Ystadau a Chyfleusterau.

6.7 Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am yr adroddiad, a chafodd ei galonogi gan y canfyddiadau a oedd yn rhan bwysig o’r broses sicrwydd. Rhoddodd ganmoliaeth hefyd i bawb a fu'n ymwneud â'r archwiliad, ac am y disgresiwn a ddangoswyd, yn enwedig o ystyried rhai o'r materion sensitif.

ARAC (22-01) Papur 4 – Cynllun Archwilio Mewnol 2022-23

5.1 Cyflwynodd Gareth ei gynllun archwilio drafft ar gyfer 2022-23 a thynnodd sylw at eitemau allweddol i’r Pwyllgor. Croesawodd y Cadeirydd y cynllun archwilio ac atgoffodd y Pwyllgor ei fod yn cael cyfarfodydd rheolaidd gyda Gareth i drafod cynnydd. Derbyniodd hefyd sicrwydd Gareth ynghylch yr adnoddau sydd ar gael i gyflawni'r cynllun, gan gynnwys defnyddio'r partner a gaiff ei ariannu ar y cyd. Croesawodd hefyd y ffaith ein bod wedi dychwelyd at raglen fwy rheolaidd o waith archwilio, yn dilyn cwpl o flynyddoedd cythryblus. 

5.2 Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor, esboniodd Gareth sut y defnyddiodd y Comisiwn TIAA, fel y partneriaid archwilio mewnol a gaiff eu hariannu ar y cyd, i gynnal rhai o'r archwiliadau mwy generig, a hefyd rhywfaint a oedd yn fwy technolegol eu natur lle’r oeddent yn meddu ar arbenigedd penodol, er enghraifft ym maes TGCh. Disgrifiodd hefyd y gwerth a ychwanegwyd gan TIAA o ran ei waith ehangach yn y sector cyhoeddus. Cynigiodd roi rhagor o fanylion i aelodau'r Pwyllgor am yr archwiliadau a fydd yn cael eu cynnal gan TIAA. Dywedodd hefyd fod y contract gyda TIAA i fod i ddod i ben ar 31 Gorffennaf 2022 ac y byddai'r broses dendro yn dechrau rhwng diwedd gwanwyn a dechrau'r haf.

Camau i’w cymryd

·       Bydd Gareth Watts yn rhannu manylion yr archwiliadau mewnol sydd i'w cynnal gan TIAA.

ARAC (22-01) Paper 3 – G&A update report 

ARAC (22-01) Papur 3 – Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd
 

4.1 Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf am weithgarwch llywodraethu a sicrwydd cyffredinol. Roedd y datganiadau sicrwydd ar lefel gwasanaethau wedi'u cwblhau ac roedd y Cyfarwyddwyr wedi cyflwyno eu datganiadau i'r Prif Weithredwr a'r Clerc i'w hadolygu. Cafodd y sesiwn herio arferol, y bydd y Cadeirydd ac un aelod arall o'r Pwyllgor yn ei mynychu i graffu'n annibynnol ar y broses a datganiadau'r Cyfarwyddwr, ei threfnu ar gyfer 10 Mawrth.

4.2 Yn ddiweddar, roedd Gareth wedi rhannu manylion am ddull y Comisiwn o fapio sicrwydd a chael sicrwydd lefel gwasanaeth gyda'i gymheiriaid yn Senedd yr Alban a Thŷ'r Arglwyddi. Cafodd ei wahodd i roi cyflwyniad i'w pwyllgorau archwilio yn y dyfodol.

4.3 Roedd y tîm hefyd yn arwain ar adolygiad o ddull y Comisiwn o ymdrin â pharhad busnes, ac roedd yr Asesiadau o'r Effaith ar Fusnes wedi'u cwblhau ar gyfer gwasanaethau ar draws y Comisiwn. Roedd Gareth hefyd yn cynnal adolygiad o ddull y Comisiwn o gynllunio gwasanaethau a chyflwynodd ei ganfyddiadau, ei gynigion a'r camau nesaf yn ddiweddarach yn y cyfarfod.

4.4 Rhoddodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am waith cwmpasu a chynnydd gydag archwiliadau cyfredol, gan gynnwys seiberddiogelwch a gwasanaethau’r llyfrgell. Roedd hefyd wedi cynnal cyfarfod cwmpasu cychwynnol gyda chydweithwyr sy'n gyfrifol am y Cynllun Ieithoedd Swyddogol ac, fel y cytunwyd yn flaenorol, byddai'n rhannu manylion yr archwiliad hwn â'r Pwyllgor.

4.5 Gofynnodd y Pwyllgor a gasglwyd unrhyw ddata ar y defnydd o'r Gymraeg gan Aelodau o'r Senedd yn y Cyfarfod Llawn a chyfarfodydd pwyllgorau’r Senedd. Cadarnhaodd Gareth fod y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi wedi cofnodi'r data hyn, ac y byddai hyn, ynghyd ag effaith y pandemig ar ddarparu pecynnau dysgu Cymraeg, yn cael eu cynnwys yn yr adolygiad.

Oral item

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

6.1       Cadarnhaodd Gareth Watts a’r Cadeirydd na fu diweddariadau i lawlyfr Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Trysorlys EM. Roedd Gareth a Kathryn wedi mynychu gweminar Fforwm Llywodraethu Gwell Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth a oedd yn cyflwyno canllawiau wedi'u diweddaru i bwyllgorau archwilio’r heddlu ac awdurdodau lleol, ond nododd Gareth nad oedd llawer yn berthnasol i'r Comisiwn. Byddai Kathryn yn parhau i rannu erthyglau perthnasol gan y Fforwm Llywodraethu Gwell a chyrff eraill, megis y Swyddfa Archwilio Genedlaethol.  

6.2       Rhoddodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am y safonau swyddogaethol newydd a oedd yn gymwys i holl adrannau Llywodraeth y DU er mwyn hyrwyddo cysondeb. Atgoffodd y Pwyllgor nad oedd y Comisiwn yn cael ei orfodi i gymhwyso'r safonau, ond y byddai'n gweithio gyda'i gymheiriaid mewn sefydliadau eraill a chydweithwyr ar draws y Comisiwn i benderfynu pa arfer gorau (os o gwbl) y gellid ei fabwysiadu. Cafodd y Cadeirydd ei galonogi gan ddull y Comisiwn o ymdrin â’r canllawiau hyn ac roedd o’r farn ei fod yn rhywbeth i fanteisio arno.

ARAC (05-21) Papur 3 – Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd 

4.1       Rhoddodd Gareth Watts ddiweddariad ar weithgarwch llywodraethu a sicrwydd cyffredinol roedd ef a’i dîm yn ymgymryd ag ef. Roedd hyn yn cynnwys gwaith paratoi cynnar ar gyfer y Datganiad Llywodraethu eleni. Roedd Kathryn Hughes wedi cyfarfod â'r holl Benaethiaid Gwasanaeth fel rhan o'r gyfres flynyddol o gyfarfodydd 'materion llywodraethu' a oedd wedi rhoi cyfle i adolygu eu datganiadau o'r flwyddyn flaenorol a thrafod y broses ar gyfer eleni. Wedyn, roedd wedi comisiynu Datganiadau Sicrwydd drafft a oedd i'w hadolygu gan y Cyfarwyddwyr ym mis Rhagfyr. 

4.2       Amlinellodd Gareth hefyd yr adolygiadau roedd ef a'i dîm yn eu cynnal ynghylch: dull y Comisiwn o waith cynllunio corfforaethol a gwasanaethau; rheoli perfformiad, gan gynnwys y Dangosyddion Perfformiad Allweddol; a chynlluniau parhad busnes. Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch rôl y Tîm Arwain mewn perthynas â rheoli risg, esboniodd Gareth fod ffurfioli eu mewnbwn, yn enwedig o ran cynyddu risgiau, yn cael ei ystyried yn dilyn adolygiad o'i gylch gorchwyl.

4.3       Yna, rhoddodd Gareth ddiweddariad ar gynnydd yn erbyn ei raglen archwilio mewnol. Yn ogystal â chwblhau'r adolygiad o drefniadau cyflogres y Comisiwn (gweler eitem 5), roedd y gwaith roedd wedi bod yn ei wneud gyda’r tîm Cymorth Busnes i’r Aelodau i brofi talu grantiau ymaddasu a dileu swyddi i’r Aelodau a oedd yn gadael a'u staff cymorth wedi'i gwblhau i raddau helaeth. Roedd rhagor o waith ar ddirwyn swyddfeydd yr Aelodau i ben, gan gynnwys adolygiad o ddychwelyd asedau TGCh a chael gwared ar asedau eraill yn mynd rhagddo a byddai hyn yn cynnwys ymgysylltu â’r Aelodau sy'n gadael. Roedd yn gobeithio bod mewn sefyllfa i ddosbarthu ei adroddiadau cyn y cyfarfod nesaf. 

4.4       Dywedodd Gareth fod cwmpasau’r archwiliadau seiberddiogelwch a'r adolygiad gwerth am arian ar Wasanaethau Llyfrgell wedi'u datblygu ac y byddai gwaith maes ar y rhain yn dechrau ym mis Rhagfyr/Ionawr. 

4.5       Gofynnodd Aled Eirug a fyddai modd cynnwys archifo tapiau yng nghwmpas archwiliad y Gwasanaethau Llyfrgell. Mewn ymateb, hysbysodd Dave y Pwyllgor am drafodaethau parhaus â Llyfrgell Genedlaethol Cymru ynghylch ei gallu i drosglwyddo’n ddigidol y data sydd wedi’u storio ar dapiau i gyfryngau tymor hir, er mwyn sicrhau y caiff cofnodion eu cadw’n hygyrch ac yn y tymor hir.

ARAC (05-21) Papur 4 – Adroddiad archwiliad mewnol y gyflogres 

5.1       Cyflwynodd Gareth adroddiad archwilio'r Gyflogres gan esbonio, am fod hon yn un o systemau ariannol mwyaf perthnasol y Comisiwn, ei fod yn cynnal adolygiad bob 2-3 blynedd. Pan oedd y cyfyngiadau'n caniatáu, roedd wedi gallu cyfarfod wyneb yn wyneb â chydweithwyr y Gyflogres i fynd drwy'r system. Roedd yr adolygiad wedi arwain at sgôr sicrwydd gymedrol gyda phum argymhelliad. Roedd y prif feysydd i’w gwella a nodwyd yn ymwneud â diweddaru polisïau a chydnerthedd yn y tîm. Byddai cynnydd ar yr argymhellion hyn yn cael ei ailystyried ym mis Mawrth a byddai'r manylion yn cael eu cipio yn ei Adroddiad Blynyddol a Barn, y disgwyliwyd ei drafod yn y cyfarfod ym mis Ebrill. 

5.2       Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor ynghylch meincnodi gallu cyflogres yn erbyn arfer gorau, cadarnhaodd Gareth fod y Comisiwn wedi'i achredu â dyfarniad Cyflogres Well yn 2018, ac y byddai’n gofyn am ddiweddariad gan y tîm Adnoddau Dynol ar gynlluniau yn y dyfodol i adnewyddu’r achrediad hwn.

5.3       Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch monitro gwyliau ac oriau gwaith hyblyg, cadarnhaodd Gareth fod system ar wahân yn cael ei defnyddio ar gyfer y rhain, yn ogystal ag Adroddiadau Datblygiad Personol. Ychwanegodd fod y tîm Adnoddau Dynol wedi gweithredu system ffurflenni Microsoft yn ddiweddar i gipio balansau credyd/debyd oriau hyblyg misol, a fyddai'n wybodaeth reoli hynod ddefnyddiol i'r tîm Cyllid ddiwedd y flwyddyn.

5.4       Roedd y Cadeirydd yn fodlon ar yr adroddiad manwl a chroesawodd ddiweddariad ar yr argymhellion maes o law.

Camau gweithredu

·       Rhannu manylion am achrediad presennol y swyddogaeth gyflogres ag ARAC a thrafod â'r tîm Adnoddau Dynol am gynlluniau ar gyfer meincnodi/achredu yn y dyfodol.

Eitem lafar

Eitem lafar

2          

3          

3.1         Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf ar lafar o ran cynnydd yn erbyn gwaith archwilio a oedd yn weddill. Roedd gwaith maes ar gyfer archwilio treuliau'r Aelodau wedi'i gwblhau a'i ddefnyddio gan Archwilio Cymru fel rhan o'i arolwg o gyfrifon y Comisiwn. Byddai'n dosbarthu adroddiad i'r Pwyllgor ar ôl iddo gael ei gwblhau. Byddai hefyd yn gweithio ar adolygiad ehangach o reoli asedau yn ogystal ag archwiliad i roi sicrwydd sy'n ofynnol gan y Prif Weithredwr fel Swyddog Cyfrifyddu mewn perthynas â Chronfa Gyfunol Cymru. Roedd hefyd wedi cytuno â'r Cadeirydd y byddai'n cyflwyno'r wybodaeth ddiweddaraf am weithredu argymhellion archwilio i'r Pwyllgor yn ei gyfarfod ym mis Gorffennaf.

3.2         Gwahoddodd y Cadeirydd Gareth Watts i amlinellu ei sicrwydd mewn cysylltiad â'r Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon.  Cadarnhaodd y lefel gymedrol o sicrwydd ar lywodraethu, rheoli risg ac archwilio mewnol a ddarparwyd yn ei Adroddiad Blynyddol a'i Farn ym mis Ebrill. Cadarnhaodd ei fod yn fodlon o safbwynt archwilio mewnol y gellid llofnodi'r cyfrifon.  

ARAC (02-21) Papur 7 – Rheoli asedau TGCh

ARAC (02-21) Papur 8 – Seiberddiogelwch

9.1         Cyflwynodd Gareth yr adroddiad archwilio mewnol ar reoli asedau TGCh. Prif ffocws yr adolygiad hwn oedd rheoli dyfeisiau cyfryngau cludadwy, sydd wedi’u nodi gan y tîm TGCh fel risg bosibl, yn enwedig oherwydd y ffyrdd newydd o weithio. Rhoddwyd sgôr ‘sicrwydd sylweddol’, gyda’r tîm TGCh yn derbyn dau argymhelliad. Amlinellodd Gareth y gwaith ychwanegol i wella’r defnydd o wybodaeth reoli a’r broses adolygu gydag Aelodau newydd a’u staff, y disgwylir iddi fynd rhagddo yn ystod y flwyddyn.

9.2         Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch cael gwared ar asedau mewn ffordd ddiogel a chynaliadwy, nododd Gareth ei fod wedi cael sicrwydd gan Reolwr Cynaliadwyedd y Comisiwn, y tîm Rheoli Ystadau a Chyfleusterau a’r tîm TGCh ynghylch effeithiolrwydd y trefniadau sydd wedi’u gwneud â chyflenwr trydydd parti.

9.3         Cyflwynodd Gareth yr adroddiad archwilio ar seiberddiogelwch a luniwyd gan TIAA. Eglurodd fod archwiliad o’r maes hwn, sy’n uchel o ran risg, yn cael ei gynnal bob blwyddyn, a bod cwmpas pob archwiliad o’r fath wedi’i seilio ar drafodaethau â’r Pennaeth TGCh. Nodwyd mai’r ffocws eleni oedd trefniadau wrth gefn ac adfer, a oedd yn cynnwys gwneud cymhariaeth â’r canllawiau ynghylch arfer gorau a ddarparwyd gan y Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol.

9.4         Daeth yr adolygiad i’r casgliad bod y Comisiwn wedi gwneud cynnydd sylweddol wrth weithredu datrysiad wrth gefn a oedd yn welliant sylweddol ar y datrysiad blaenorol. Rhoddwyd sgôr gyffredinol o ‘sicrwydd cymedrol’ a derbyniodd y tîm rheoli chwe argymhelliad. Croesawodd y Pwyllgor pa mor drylwyr oedd yr adroddiad.

9.5         Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau’r Pwyllgor, cadarnhaodd Mark Neilson y sicrwydd a roddwyd o ran diogelwch y rhwydwaith, y camau sylweddol sydd wedi’u cymryd i ddiogelu gweinyddion oddi ar y safle a threfniadau ar gyfer parhad busnes, adfer ar ôl trychineb a gwneud copïau wrth gefn, gan gynnwys tapiau gwaddol wrth gefn. Roedd hyn yn cynnwys rhoi sicrwydd i’r tîm rheoli ynghylch y risgiau o ran maleiswedd a datrys problemau y tu hwnt i oriau gwaith arferol. Hefyd, nododd fod gwydnwch y system wedi’i gynyddu drwy aelodaeth o drefniadau ehangach y sector cyhoeddus, a chytunodd i wahodd cynrychiolydd i ddod i gyfarfod yn y dyfodol.

9.6         Diolchodd y Pwyllgor i Mark am y sicrwydd ychwanegol, a nododd yr aelodau eu bod yn falch o ymateb y tîm rheoli, er nad oedd lefelau’r sicrwydd mor uchel ag yr oeddent wedi eu disgwyl. Roeddent yn gwerthfawrogi bod y seilwaith TGCh o dan fygythiad drwy’r amser ac roeddent yn ddiolchgar am holl ymdrechion Mark a’i dîm i reoli risgiau o ran seiberddiogelwch. Nodwyd y byddai’r Pwyllgor yn croesawu cael y wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith i weithredu’r datrysiad wrth gefn.

ARAC (02-21) Papur 6 – Adroddiad blynyddol ar dwyll

8.1         Cyflwynodd Gareth ei adroddiad blynyddol ar dwyll i’r Pwyllgor. Roedd y camau i roi sicrwydd yn y maes hwn, yn ogystal â’r manylion am hyfforddiant a chodi ymwybyddiaeth o dwyll, eisoes wedi’u trafod yn ystod eitem 5 ar yr agenda.

8.2         Nododd y Pwyllgor yr achos diweddar pan roedd rheolaethau mewnol a’r camau i fonitro gwariant gan Aelodau wedi helpu staff i ganfod bod asedau’r Comisiwn yn cael eu dwyn, gan arwain at ymchwiliad gan yr awdurdodau priodol. Disgrifiodd Arwyn sut oedd y rheolaethau sy’n llywio’r broses o archebu offer swyddfa ar gyfer swyddfeydd yr Aelodau wedi’u cryfhau ymhellach i atal hyn rhag digwydd eto yn y dyfodol. Ychwanegodd fod y rheolaethau ychwanegol hyn wedi cryfhau gwaith arolygu’r Bwrdd Taliadau ac wedi arwain at ragor o dryloywder.

8.3         Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am y diweddariad a chafodd yr adroddiad ei nodi gan y Pwyllgor.

ARAC (02-21) Papur 5 – Datganiad ac Adroddiad Blynyddol ar Archwilio Mewnol ar gyfer 2020-21

7.1         Cyflwynodd Gareth ei bapur, sy’n rhoi trosolwg o’r gwaith a wnaed gan y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystod y flwyddyn yn gorffen ar 31 Mawrth 2021. Nododd y Pwyllgor fod rhai archwiliadau a gynlluniwyd wedi’u gohirio oherwydd COVID-19, ond cafodd y gwaith a wnaed ar sicrwydd mewn amser real ei groesawu. Roedd y gwaith hwn wedi cynnwys llunio adroddiadau i fyfyrio ar ymateb y Comisiwn i’r pandemig COVID-19 ac adolygiad o’r camau a gymerwyd gan y Comisiwn i reoli risgiau a materion eraill yn ystod y pandemig.

7.2         Croesawodd y Pwyllgor y ffaith bod y Comisiwn wedi parhau i ymateb yn gadarnhaol i’r argymhellion ar archwilio, a oedd yn deyrnged i’r diwylliant corfforaethol yn ehangach.

7.3         Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am ei ddiweddariad, gan nodi faint o waith a wnaed a’r sicrwydd a roddwyd ynghylch y rheolaethau sydd yn eu lle.

7.4         Wrth ymateb i gwestiynau ar y sgôr gymedrol o ran sicrwydd yn gyffredinol yn ei adroddiad blynyddol, nododd Gareth fod hyn yn asesiad teg o’r sefyllfa yng ngoleuni’r archwiliadau a gynhaliwyd. Cafwyd sgôr sylweddol o ran sicrwydd mewn rhai o’r archwiliadau hyn, ond roedd rhai eraill wedi’u gohirio oherwydd yr amgylchiadau heriol.

ARAC (02-21) Papur 4 – Papur eglurhaol i gyd-fynd â’r Siarter Archwilio Mewnol

ARAC (02-21) Papur 4 – Atodiad A – Siarter Archwilio Mewnol 2021

6.1         Cyflwynodd Gareth ei bapur, gan bwysleisio bod gwasanaeth Archwilio Mewnol Comisiwn y Senedd yn gyffredinol yn cydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. Yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, gofynnwyd i’r Pwyllgor gymeradwyo’n ffurfiol Siarter Archwilio Mewnol y Comisiwn. Cadarnhaodd Gareth nad oedd ei adolygiad blynyddol o’r siarter wedi arwain at unrhyw newidiadau sylweddol.

6.2         Wrth ymateb i gwestiynau ar ganfod twyll a chynnig hyfforddiant priodol, eglurodd Gareth a Nia eu dull cydweithredol o roi sicrwydd i Manon, fel y Swyddog Cyfrifyddu, ynghylch y rheolaethau sydd yn eu lle. Cafodd y Pwyllgor ei atgoffa am yr hyfforddiant a’r gweithgarwch parhaus i godi ymwybyddiaeth ymhlith y swyddogion perthnasol, gan gynnwys aelodau o’r tîm Cyllid a’r cydgysylltwyr cyllid ym mhob maes gwasanaeth. Ychwanegodd Mark Neilson fod hyfforddiant cyffredinol ynghylch seiberddiogelwch, sy’n cynnwys canfod twyll, hefyd yn cael ei gynnig i staff drwy gydol y flwyddyn. Hefyd, cafodd y Pwyllgor ei atgoffa gan Archwilio Cymru o’i ganllawiau ei hun ynghylch arfer da o ran twyll, gan amlinellu astudiaeth achos ddiweddar lle’r oedd twyllwyr yn camddefnyddio e-byst gan gyflenwyr. Cynigiodd Gareth i rannu’r amryw ganllawiau ynghylch twyll ag aelodau’r Pwyllgor.

6.3         Nododd y Cadeirydd fod dull sy’n seiliedig ar rannu cyfrifoldeb yn arfer cyffredin yng nghyrff y sector cyhoeddus, ond awgrymodd y dylid parhau i ganolbwyntio ar y mater hwn yn y dyfodol.

6.4         Diolchodd y Pwyllgor i Gareth am y diweddariad a chymeradwyodd y Siarter Archwilio Mewnol ar gyfer 2021.

ARAC (02-21) Papur 3 – Adroddiad yn nodi’r wybodaeth ddiweddaraf am lywodraethu ac archwilio 

5.1         Cyflwynodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith ar lywodraethu ac archwilio, gan bwysleisio’r gwaith sydd wedi’i flaenoriaethu, a nododd y byddai rhagor o ddiweddariadau’n dilyn maes o law.

5.2         Er gwaethaf yr amhariad a achoswyd gan y pandemig COVID-19, roedd Gareth yn falch bod yr adroddiadau ar reoli asedau TGCh y Comisiwn ac ar seiberddiogelwch wedi’u cwblhau a’u bod wedi’u cynnwys yn y pecyn papurau ar gyfer y cyfarfod hwn.

5.3         Roedd y gwaith maes ar gyfer archwilio treuliau’r Aelodau hefyd wedi’i gwblhau a’r adroddiad drafft wedi’i rannu â’r tîm Cymorth Busnes i’r Aelodau. Nododd Gareth mai hon oedd y flwyddyn gyntaf i’r archwiliad gael ei gynnal o bell, gan ddefnyddio cofnodion electronig, a nododd y byddai’r dull hwn yn cael ei ddefnyddio ar gyfer archwiliadau’r dyfodol oherwydd y llwyddiant a gafwyd. Mewn ymateb i awgrym gan Suzy, cytunodd Gareth i ystyried ffyrdd o wahodd mewnbwn gan Aelodau ar gyfer archwiliadau o dreuliau yn y dyfodol i helpu i gynyddu eu dealltwriaeth o’r broses.

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

4         

5         

5.1        Cadarnhaodd y Cadeirydd a Gareth Watts na fu unrhyw newidiadau i Lawlyfr Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Trysorlys EM ers mis Mawrth 2016. Teimlai'r Cadeirydd y gallai fod yn ddefnyddiol rhannu adran rolau a chyfrifoldebau 'Llyfr Oren' Trysorlys EM, Rheoli Risg - Trosolwg Strategol gydag aelodau'r Pwyllgor.

5.2        Rhannodd Gareth ddiweddariad gan Sefydliad yr Archwilwyr Mewnol ar y model 'Tair Llinell Amddiffyn' ar gyfer fframweithiau sicrwydd. Gollyngwyd y defnydd o’r gair “amddiffyn” er mwyn cynnwys ffocws ar rôl rheoli risg wrth wneud penderfyniadau ar sail risg ynghylch cyfleoedd, yn ogystal â materion amddiffyn. Pwysleisiodd y model newydd bwysigrwydd cyfathrebu ar draws pob llinell sicrwydd ac roedd Gareth yn teimlo bod gan y Comisiwn ymagwedd aeddfed tuag at hyn.

5.3        Roedd rhywfaint o ganllawiau ychwanegol hefyd ar y parodrwydd i dderbyn risg y byddai'r Comisiwn yn eu hystyried. Er ei fod yn cydnabod mai mater i'r Comisiwn oedd penderfynu ar ei barodrwydd i dderbyn risg, gofynnodd y Cadeirydd am i hyn gael ei drafod mewn cyfarfod yn y dyfodol o ran sut y byddai hyn yn cael ei gyflwyno i'r Comisiwn newydd ar ôl Etholiadau’r Senedd ym mis Mai 2021.

Camau gweithredu

·         (5.1) Rhannu adran rolau a chyfrifoldebau 'Llyfr Oren' Trysorlys EM, Rheoli Risg - Trosolwg Strategol gydag aelodau'r Pwyllgor.

·         (5.3) Ychwanegu parodrwydd i dderbyn risg i'r agenda ar gyfer cyfarfod yn y dyfodol i ystyried sut y bydd hyn yn cael ei gyflwyno i'r Comisiwn newydd.

ARAC (05-20) Paper 3 – Governance and Assurance update report

ARAC (05-20) Papur 3 - Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd

4.1        Cyflwynodd Gareth Watts ei adroddiad diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd. Roedd wedi cymryd rhan mewn Fforwm Penaethiaid Archwilio Mewnol gyda'i gymheiriaid o bob rhan o sector cyhoeddus Cymru lle roedd y drafodaeth wedi canolbwyntio ar wahanol ddulliau o roi sicrwydd yn ystod Covid-19 a'r effaith a gafodd hyn ar gynlluniau archwilio mewnol. Roedd adolygiadau archwilio mewnol craidd wedi ildio i ddarnau o waith mwy ymgynghorol a ffocws ar yr heriau o gynnal trefniadau llywodraethu a sicrwydd effeithiol. Nodwyd y byddai'r rhan fwyaf o adroddiadau archwilio mewnol craidd yn cael eu cyflwyno yn y chwarter olaf.

4.2        Roedd y paratoadau ar gyfer casglu sicrwydd i lywio'r Datganiad Llywodraethu blynyddol ar gyfer 2020-21 bellach wedi mynd yn eu blaenau’n dda. Diolchodd Gareth i'w dîm am gwrdd â phob Pennaeth Gwasanaeth i drafod materion llywodraethu a sicrhau eu bod yn hollol barod ar gyfer drafftio eu Datganiadau Sicrwydd. Cynhaliwyd cyfarfod dilynol gyda'r tri Chyfarwyddwr ac anfonwyd e-bost comisiynu at y Penaethiaid Gwasanaeth. Roedd y templedi a'r canllawiau ar gyfer y datganiadau wedi'u haddasu i bwysleisio'r ffocws ar effaith Covid-19. Byddai cyfarwyddwyr yn drafftio eu datganiadau erbyn dechrau mis Ionawr a byddai diweddariad ar y cynnydd yn cael ei ddarparu yng nghyfarfod mis Chwefror 2021.

4.3        Cadarnhaodd Gareth ei fod wedi parhau i gydymffurfio â safonau archwilio mewnol a bod gwaith ar raglen archwilio fewnol 2020-21 yn mynd rhagddo. Roedd yr archwiliadau ar reoli risg a materion a rheoli asedau bron â chael eu cwblhau a byddai'r adroddiadau'n cael eu dosbarthu y tu allan i'r pwyllgor pan fyddant yn derfynol. Roedd Gareth yn hyderus y byddai'n cwblhau'r cynllun archwilio y cytunwyd arno erbyn mis Ebrill 2021 gan nodi, fel gyda sefydliadau eraill, y byddai'r rhan fwyaf o'r adroddiadau'n cael eu cyflwyno yn y chwarter olaf. Amlinellodd y byddai ei feysydd ffocws allweddol yn ystod y misoedd nesaf yn cynnwys seiberddiogelwch a chwmpasu'r archwiliad ar ddiwylliant cydymffurfio.

4.4        Mewn perthynas â'r archwiliad ar ddiwylliant cydymffurfio, cafodd aelodau'r Pwyllgor eu calonogi gan yr offeryn meta cydymffurfio a ddefnyddiwyd i fonitro derbyn y Rheolau Diogelwch TGCh wedi'u diweddaru. Gofynnodd aelodau'r pwyllgor am ehangu'r defnydd o offer cydymffurfio i Aelodau'r Senedd a'u staff. Mewn ymateb, dywedodd Gareth, gan fod y Comisiwn ond yn darparu gwasanaeth ymgynghorol i’r Aelodau mewn perthynas â pholisïau a gweithdrefnau na fyddai’n bosibl gorfodi hyn. Eglurodd hefyd fod yr archwiliad cydymffurfio mewn perthynas â staff y Comisiwn yn unig.

4.5        Hysbysodd Gareth y Pwyllgor ei fod, ar gais y Prif Weithredwr a'r Clerc, hefyd yn gwneud darn ychwanegol o waith ar adolygu'r set ddiwygiedig o Ddangosyddion Perfformiad Allweddol er mwyn i'r Comisiwn roi sicrwydd i'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus eu bod yn parhau i fod yn gadarn ac yn addas at y diben. Roedd yn rhagweld y byddai'n cwblhau'r gwaith hwn erbyn mis Chwefror 2021.

4.6        Yn gysylltiedig â'r archwiliad o reoli asedau, cwestiynodd aelodau'r Pwyllgor y canllawiau a roddwyd i’r Aelodau ynghylch diddymu, yn  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4