Cyfarfodydd

Adroddiad Archwilio Mewnol

Mae'r dudalen hon yn cynnwys manylion am unrhyw gyfarfodydd a gynhelir lle bydd y mater yn cael ei drafod, neu unrhyw gyfarfodydd a gynhaliwyd lle cafodd y mater ei drafod. Mae hefyd yn cynnwys lincs i'r papurau, agendâu a chofnodion perthnasol.

Noder: Gall yr agenda ar gyfer cyfarfod newid ar fyr rybudd. Cyn ichi wneud unrhyw gynlluniau i ddod i gyfarfod Pwyllgor, gofynnwn i chi sicrhau nad yw'r eitem sydd o ddiddordeb i chi wedi cael ei symud, yn enwedig mewn achosion lle mae'r dyddiad ar gyfer y cyfarfod wedi'i nodi mwy nag wythnos o flaen llaw.

Cyfarfod: 15/06/2022 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd - Mehefin 2022

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 2

Cofnodion:

ARAC (22-03) Papur 3 – Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd - Mehefin 2022

3.1 Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf am weithgarwch llywodraethu a sicrwydd cyffredinol. Roedd wedi dosbarthu’r adroddiad dilynol ar archwiliadau seiberddiogelwch blaenorol y tu allan i’r pwyllgor a diolchodd i aelodau’r Pwyllgor am eu cwestiynau yr oedd wedi’u hanfon ymlaen at swyddogion perthnasol i’w hateb. Roedd yn bwriadu rhannu’r adroddiadau ar yr archwiliad seiberddiogelwch diweddaraf a’r archwiliad cydymffurfio â’r Cynllun Ieithoedd Swyddogol yn yr wythnosau nesaf. 

3.2 Cadarnhaodd Gareth fod yr ymarfer tendro ar gyfer y partner archwilio mewnol a gaiff ei rannu ar y cyd yn mynd rhagddo. Roedd yn falch o ddangos tystiolaeth o gyflwyniadau cyflenwyr o’r profiad archwilio yn y sector cyhoeddus yng Nghymru. Mae disgwyl i’r contract newydd ddod i rym ar 1 Awst 2022.

3.3 Holodd y Pwyllgor ym mha ffyrdd yr oedd nifer y contractau a ddyfarnwyd i gyflenwyr o Gymru yn cael eu mesur a’u hadrodd yn ôl. Byddai Gareth yn gweithio gyda’r Pennaeth Caffael i drafod sut y gallai hyn ymgorffori effaith economaidd Cymru ar gyflenwyr yn hytrach na phresenoldeb yng Nghymru.


Cyfarfod: 29/04/2022 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 8)

Yr adroddiad Archwilio Mewnol diweddaraf

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 5

Cofnodion:

ARAC (22-02) Papur 7 – Dirwyn Swyddfeydd Aelodau i ben

8.1 Cyflwynodd Gareth ei adroddiad archwilio mewnol. Nod yr archwiliad hwn oedd asesu’r gweithdrefnau a’r rheolaethau oedd ar waith ynghylch diddymu’r Senedd ar gyfer etholiad 2021 gan ganolbwyntio’n benodol ar yr Aelodau hynny o’r Senedd a oedd yn ymddiswyddo neu heb gael eu hail-ethol yn yr etholiad. Roedd hefyd yn sôn am yr heriau ychwanegol o ganlyniad i’r pandemig ar wasgaru asedau. Cofnododd Gareth ei ddiolch i'r timau Cymorth Busnes i’r Aelodau a TGCh am eu cydweithrediad yn ystod yr archwiliad. 

8.2 Roedd yr adolygiad yn edrych ar y canllawiau, y broses, a’r gweithdrefnau a oedd ar waith yn ystod y cyfnod diddymu, a thynnodd sylw at y materion arwyddocaol a nodwyd, neu’r gwersi a ddysgwyd. Er nad oedd unrhyw argymhellion ffurfiol wedi’u codi, nododd Gareth nifer o faterion y gallai'r Comisiwn fod eisiau eu hystyried ar gyfer etholiadau yn y dyfodol.

8.3 Nododd a chroesawodd y Pwyllgor yr adroddiad manwl ac roeddent wedi’u plesio gan ba mor drylwyr oedd yr adroddiad. Cofnododd aelodau'r Pwyllgor eu canmoliaeth i Gareth a'r timau dan sylw, gan gydnabod faint o waith a wnaed mewn cyfnod byr o amser, a gwerthfawrogi'r sensitifrwydd dan sylw. Fe wnaethant nodi ymhellach ei bod yn amlwg bod y rheolaethau mewnol, yn ogystal â'r diwylliant archwilio mewnol cadarnhaol, yn gweithio'n dda. 

 


Cyfarfod: 29/04/2022 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Adroddiad Blynyddol ar Dwyll

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 8

Cofnodion:

ARAC (22-02) Papur 6 - Adroddiad Blynyddol ar Dwyll

7.1 Dywedodd Gareth, yn ystod 2021-22, na ddaeth unrhyw achosion i’w sylw o weithgarwch twyllodrus gwirioneddol neu a amheuir o ran arian parod, lwfansau a threuliau neu ddwyn asedau. 

7.2 Disgrifiodd sut yr oedd gwybodaeth a rennir yn rheolaidd gan TIAA ac Archwilio Cymru ar weithgarwch twyllodrus ar draws y sectorau cyhoeddus a phreifat wedi helpu i sicrhau bod y Comisiwn yn parhau i fod yn effro i'r tactegau a ddefnyddir gan dwyllwyr posibl.

7.3 Roedd y Pwyllgor yn falch na chanfuwyd unrhyw weithgarwch twyllodrus yn ystod 2021-22. Mewn ymateb i gwestiynau am feincnodi yn erbyn sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus, esboniodd Gareth nad oeddem mor agored i dwyll yn yr un modd â rhai sefydliadau sy'n talu grantiau, er enghraifft. Ychwanegodd fod y rhan fwyaf o'r gwariant drwy'r gyflogres a chyflogau a lwfansau'r Aelodau a oedd â rheolaethau cadarn ar waith, gyda staff yn y meysydd hynny'n cyflawni diwydrwydd dyladwy. Yn y dyfodol, byddai Gareth hefyd yn archwilio sicrwydd ynghylch defnyddio cardiau caffael. 

7.4 Nododd y Pwyllgor yr Adroddiad Blynyddol ar Dwyll a diolchodd i Gareth amdano.

 


Cyfarfod: 29/04/2022 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Adroddiad Blynyddol a Barn yr adran Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 11

Cofnodion:

ARAC (22-02) Papur 5 - Adroddiad Blynyddol a Barn yr adran Archwilio Mewnol ar gyfer 2021-22

6.1 Cyflwynodd Gareth ei Adroddiad Blynyddol a Barn a nododd y gall y Swyddog Cyfrifyddu gymryd sicrwydd cymedrol bod y trefniadau i sicrhau bod gwaith llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol wedi'i gynllunio a'i gyflawni’n effeithiol. Roedd hyn yn adlewyrchu diwylliant y sefydliad ac ymateb cadarnhaol y rheolwyr i'r argymhellion archwilio mewnol.
 

6.2 Nododd y Pwyllgor Adroddiad Blynyddol a Barn Gareth, a dywedodd bod y farn gymedrol yn darparu lefel dda o sicrwydd.

 


Cyfarfod: 29/04/2022 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Cydymffurfiad y Siarter Archwilio Mewnol ac Archwilio Mewnol â Safon Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 14
  • Cyfyngedig 15

Cofnodion:

ARAC (22-02) Papur 4 – papur cwmpasu'r Siarter Archwilio Mewnol

ARAC (22-02) Papur 4 – Atodiad A – Siarter Archwilio Mewnol 2022

5.1 Cymeradwyodd y Pwyllgor y Siarter Archwilio Mewnol ar gyfer 2022-23 yn ffurfiol, gan nodi nad oedd unrhyw newidiadau sylweddol i’w hadrodd.

 


Cyfarfod: 29/04/2022 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Adroddiad diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 18

Cofnodion:

ARAC (22-02) Papur 3 – Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd
 

4.1 Rhoddodd Gareth Watts ddiweddariad ar weithgarwch llywodraethu a sicrwydd cyffredinol ers cyfarfod diwethaf ARAC, a thynnodd sylw at y pwyntiau a ganlyn o’i adroddiad: -

- Roedd datganiadau sicrwydd wedi'u cwblhau, eu hadolygu gan y Prif Weithredwr a'u herio gan Gynghorwyr Annibynnol mewn cyfarfod ar 10 Mawrth. Roedd hyn wedi llywio'r gwaith o ddrafftio'r Datganiad Llywodraethu a oedd wedi'i gynnwys ym mhapurau'r cyfarfod hwn.

- Cymeradwywyd Cynllun Cyflawni Corfforaethol y Comisiwn gan y Bwrdd Gweithredol ar 22 Ebrill a byddai'n cael ei rannu â'r Comisiwn fel papur i'w nodi ar 9 Mai. Byddai Gareth ac Ed nawr yn gweithio ar gyfathrebiadau corfforaethol i sicrhau bod y cynllun yn cael ei weld ar draws y sefydliad.

- Roedd pob maes gwasanaeth wedi cynnal dadansoddiad o’r effaith ar fusnes ac roedd hyn yn llywio gwaith parhaus i ddiweddaru dull y Comisiwn ar gyfer parhad busnes.

- Yn y cyfarfod rheolaidd diweddaraf gyda thîm clercio’r Bwrdd Taliadau Annibynnol, gofynnwyd i Gareth gynnal adolygiad o effeithiolrwydd yng nghanol y tymor.

4.2 Rhoddodd Gareth ddiweddariad ar y gwaith archwilio mewnol craidd. Trafodwyd yr adroddiad ar yr archwiliad o Ddirwyn Swyddfeydd Aelodau i Ben o dan eitem 8. Roedd yr archwiliad seiberddiogelwch a'r adolygiad gwerth am arian ar y Gwasanaethau Llyfrgell wedi'u cwblhau, a byddai’r adroddiadau ar y rhain yn cael eu rhannu cyn gynted ag y byddant yn cael eu cwblhau’n derfynol a’u cymeradwyo gan y Cyfarwyddwyr perthnasol. Atgoffwyd y Pwyllgor fod Ann Beynon ac Aled Eirug wedi adolygu cylch gorchwyl amlinellol ar gyfer yr archwiliad o'r Cynllun Ieithoedd Swyddogol, yr oedd gwaith arno hefyd yn mynd rhagddo'n dda. Byddai adroddiad dilynol ar weithredu argymhellion o’r archwiliad seiberddiogelwch blaenorol, yr oedd pob un ohonynt yn mynd rhagddo, hefyd yn cael ei rannu â’r Pwyllgor.  

4.3 Fe wnaeth y Pwyllgor ganmol Gareth am ei lwyddiannau o ran sicrhau bod y rhaglen archwilio mewn sefyllfa mor dda, yn enwedig yn ystod y pandemig. Diolchodd Gareth i aelodau’r Pwyllgor am eu sylwadau cadarnhaol. Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch ei allu i ymgymryd â rhaglen mor sylweddol ochr yn ochr â’i gyfrifoldebau sicrwydd eraill, rhoddodd Gareth sicrwydd bod modd gwneud hyn gyda chefnogaeth ei gydweithiwr Victoria Paris a’i bartner archwilio mewnol presennol, TIAA, a gaiff ei ariannu ar y cyd.

 


Cyfarfod: 14/02/2022 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Trafod yr adroddiadau Archwilio Mewnol diweddaraf

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 21

Cofnodion:

ARAC (22-01) Papur 5 - Treuliau’r Aelodau 2021

6.1 Cyflwynodd Gareth adroddiad archwilio Treuliau'r Aelodau. Roedd yr adroddiad yn amlinellu’r gwaith a wnaed ar dreuliau’r Aelodau ar gyfer blwyddyn ariannol 2020-21 a’r gwaith ychwanegol a wnaed ar y taliadau sy’n ymwneud ag etholiad y Senedd ym mis Mai 2021. Ni chodwyd unrhyw argymhellion a rhoddwyd sgôr sicrwydd cyffredinol o sylweddol.

6.2 Cadarnhaodd Gareth fod gan y tîm Cymorth Busnes i’r Aelodau (MBS) lefel dda o wybodaeth a dealltwriaeth o'r prosesau a'r systemau sydd ar waith, a'r rheolau sy'n ymwneud â Phenderfyniad y Bwrdd Taliadau Annibynnol. Amlygodd yr archwiliad fframwaith rheoli cadarn a chanfuwyd bod dyletswyddau wedi'u gwahanu'n effeithiol ar draws y tîm i sicrhau bod pob hawliad yn cael ei wirio gan brosesydd ac awdurdodydd ar wahân.

6.3 Cyn y broses archwilio, roedd y tîm MBS wedi darganfod mater yn ymwneud â rheolau CThEM ynghylch cymhwysedd ar gyfer symiau di-dreth ar gyfer taliadau Grant Ymaddasu. Mewn dau achos, roedd y cyfrifiad o'r taliad wedi cael ei wneud yn gywir, ond nid oedd yr elfennau treth priodol wedi mynd drwy'r system. Roedd y tîm MBS yn ymwybodol o sut yr oedd y mater hwn wedi codi ac roedd yn cymryd camau unioni ac yn rhoi mesurau diogelu ar waith i atal hyn rhag digwydd eto mewn etholiadau yn y dyfodol.

6.4 Soniodd Gareth hefyd am ei waith gyda’r prosiect i ddisodli system y gyflogres a'r bwriad o ymgorffori modiwl treuliau i ofynion y system.

6.5 Mewn ymateb i gwestiwn gan Aled ynghylch y berthynas â'r Bwrdd Taliadau Annibynnol, soniodd Gareth am ei gyfarfodydd rheolaidd gyda thîm clercio'r Bwrdd i drafod cyfathrebu ac ymgysylltu.

6.6 Nododd y Pwyllgor hefyd fod Gareth wrthi'n cwblhau'r adroddiad rheoli asedau a'i fod wedi ymgysylltu ag Aelodau sy’n gadael yn ogystal â meysydd gwasanaethau mewnol megis TGCh, MBS ac Ystadau a Chyfleusterau.

6.7 Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am yr adroddiad, a chafodd ei galonogi gan y canfyddiadau a oedd yn rhan bwysig o’r broses sicrwydd. Rhoddodd ganmoliaeth hefyd i bawb a fu'n ymwneud â'r archwiliad, ac am y disgresiwn a ddangoswyd, yn enwedig o ystyried rhai o'r materion sensitif.


Cyfarfod: 14/02/2022 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Cynllun Archwilio Mewnol 2022-23

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 24

Cofnodion:

ARAC (22-01) Papur 4 – Cynllun Archwilio Mewnol 2022-23

5.1 Cyflwynodd Gareth ei gynllun archwilio drafft ar gyfer 2022-23 a thynnodd sylw at eitemau allweddol i’r Pwyllgor. Croesawodd y Cadeirydd y cynllun archwilio ac atgoffodd y Pwyllgor ei fod yn cael cyfarfodydd rheolaidd gyda Gareth i drafod cynnydd. Derbyniodd hefyd sicrwydd Gareth ynghylch yr adnoddau sydd ar gael i gyflawni'r cynllun, gan gynnwys defnyddio'r partner a gaiff ei ariannu ar y cyd. Croesawodd hefyd y ffaith ein bod wedi dychwelyd at raglen fwy rheolaidd o waith archwilio, yn dilyn cwpl o flynyddoedd cythryblus. 

5.2 Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor, esboniodd Gareth sut y defnyddiodd y Comisiwn TIAA, fel y partneriaid archwilio mewnol a gaiff eu hariannu ar y cyd, i gynnal rhai o'r archwiliadau mwy generig, a hefyd rhywfaint a oedd yn fwy technolegol eu natur lle’r oeddent yn meddu ar arbenigedd penodol, er enghraifft ym maes TGCh. Disgrifiodd hefyd y gwerth a ychwanegwyd gan TIAA o ran ei waith ehangach yn y sector cyhoeddus. Cynigiodd roi rhagor o fanylion i aelodau'r Pwyllgor am yr archwiliadau a fydd yn cael eu cynnal gan TIAA. Dywedodd hefyd fod y contract gyda TIAA i fod i ddod i ben ar 31 Gorffennaf 2022 ac y byddai'r broses dendro yn dechrau rhwng diwedd gwanwyn a dechrau'r haf.

 

Camau i’w cymryd

·       Bydd Gareth Watts yn rhannu manylion yr archwiliadau mewnol sydd i'w cynnal gan TIAA.


Cyfarfod: 14/02/2022 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Y wybodaeth ddiweddaraf o ran Llywodraethu a Sicrwydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 27

Cofnodion:

ARAC (22-01) Paper 3 – G&A update report 

ARAC (22-01) Papur 3 – Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd
 

4.1 Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf am weithgarwch llywodraethu a sicrwydd cyffredinol. Roedd y datganiadau sicrwydd ar lefel gwasanaethau wedi'u cwblhau ac roedd y Cyfarwyddwyr wedi cyflwyno eu datganiadau i'r Prif Weithredwr a'r Clerc i'w hadolygu. Cafodd y sesiwn herio arferol, y bydd y Cadeirydd ac un aelod arall o'r Pwyllgor yn ei mynychu i graffu'n annibynnol ar y broses a datganiadau'r Cyfarwyddwr, ei threfnu ar gyfer 10 Mawrth.

4.2 Yn ddiweddar, roedd Gareth wedi rhannu manylion am ddull y Comisiwn o fapio sicrwydd a chael sicrwydd lefel gwasanaeth gyda'i gymheiriaid yn Senedd yr Alban a Thŷ'r Arglwyddi. Cafodd ei wahodd i roi cyflwyniad i'w pwyllgorau archwilio yn y dyfodol.

4.3 Roedd y tîm hefyd yn arwain ar adolygiad o ddull y Comisiwn o ymdrin â pharhad busnes, ac roedd yr Asesiadau o'r Effaith ar Fusnes wedi'u cwblhau ar gyfer gwasanaethau ar draws y Comisiwn. Roedd Gareth hefyd yn cynnal adolygiad o ddull y Comisiwn o gynllunio gwasanaethau a chyflwynodd ei ganfyddiadau, ei gynigion a'r camau nesaf yn ddiweddarach yn y cyfarfod.

4.4 Rhoddodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am waith cwmpasu a chynnydd gydag archwiliadau cyfredol, gan gynnwys seiberddiogelwch a gwasanaethau’r llyfrgell. Roedd hefyd wedi cynnal cyfarfod cwmpasu cychwynnol gyda chydweithwyr sy'n gyfrifol am y Cynllun Ieithoedd Swyddogol ac, fel y cytunwyd yn flaenorol, byddai'n rhannu manylion yr archwiliad hwn â'r Pwyllgor.

4.5 Gofynnodd y Pwyllgor a gasglwyd unrhyw ddata ar y defnydd o'r Gymraeg gan Aelodau o'r Senedd yn y Cyfarfod Llawn a chyfarfodydd pwyllgorau’r Senedd. Cadarnhaodd Gareth fod y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi wedi cofnodi'r data hyn, ac y byddai hyn, ynghyd ag effaith y pandemig ar ddarparu pecynnau dysgu Cymraeg, yn cael eu cynnwys yn yr adolygiad.


Cyfarfod: 22/11/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Adolygu canllawiau Trysorlys EM/canllawiau eraill ar gyfer y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg

Oral item

Cofnodion:

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

6.1       Cadarnhaodd Gareth Watts a’r Cadeirydd na fu diweddariadau i lawlyfr Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Trysorlys EM. Roedd Gareth a Kathryn wedi mynychu gweminar Fforwm Llywodraethu Gwell Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth a oedd yn cyflwyno canllawiau wedi'u diweddaru i bwyllgorau archwilio’r heddlu ac awdurdodau lleol, ond nododd Gareth nad oedd llawer yn berthnasol i'r Comisiwn. Byddai Kathryn yn parhau i rannu erthyglau perthnasol gan y Fforwm Llywodraethu Gwell a chyrff eraill, megis y Swyddfa Archwilio Genedlaethol.  

6.2       Rhoddodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am y safonau swyddogaethol newydd a oedd yn gymwys i holl adrannau Llywodraeth y DU er mwyn hyrwyddo cysondeb. Atgoffodd y Pwyllgor nad oedd y Comisiwn yn cael ei orfodi i gymhwyso'r safonau, ond y byddai'n gweithio gyda'i gymheiriaid mewn sefydliadau eraill a chydweithwyr ar draws y Comisiwn i benderfynu pa arfer gorau (os o gwbl) y gellid ei fabwysiadu. Cafodd y Cadeirydd ei galonogi gan ddull y Comisiwn o ymdrin â’r canllawiau hyn ac roedd o’r farn ei fod yn rhywbeth i fanteisio arno.


Cyfarfod: 22/11/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Trafod yr adroddiadau Archwiliad Mewnol diweddaraf

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 32

Cofnodion:

ARAC (05-21) Papur 4 – Adroddiad archwiliad mewnol y gyflogres 

5.1       Cyflwynodd Gareth adroddiad archwilio'r Gyflogres gan esbonio, am fod hon yn un o systemau ariannol mwyaf perthnasol y Comisiwn, ei fod yn cynnal adolygiad bob 2-3 blynedd. Pan oedd y cyfyngiadau'n caniatáu, roedd wedi gallu cyfarfod wyneb yn wyneb â chydweithwyr y Gyflogres i fynd drwy'r system. Roedd yr adolygiad wedi arwain at sgôr sicrwydd gymedrol gyda phum argymhelliad. Roedd y prif feysydd i’w gwella a nodwyd yn ymwneud â diweddaru polisïau a chydnerthedd yn y tîm. Byddai cynnydd ar yr argymhellion hyn yn cael ei ailystyried ym mis Mawrth a byddai'r manylion yn cael eu cipio yn ei Adroddiad Blynyddol a Barn, y disgwyliwyd ei drafod yn y cyfarfod ym mis Ebrill. 

5.2       Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor ynghylch meincnodi gallu cyflogres yn erbyn arfer gorau, cadarnhaodd Gareth fod y Comisiwn wedi'i achredu â dyfarniad Cyflogres Well yn 2018, ac y byddai’n gofyn am ddiweddariad gan y tîm Adnoddau Dynol ar gynlluniau yn y dyfodol i adnewyddu’r achrediad hwn.

5.3       Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch monitro gwyliau ac oriau gwaith hyblyg, cadarnhaodd Gareth fod system ar wahân yn cael ei defnyddio ar gyfer y rhain, yn ogystal ag Adroddiadau Datblygiad Personol. Ychwanegodd fod y tîm Adnoddau Dynol wedi gweithredu system ffurflenni Microsoft yn ddiweddar i gipio balansau credyd/debyd oriau hyblyg misol, a fyddai'n wybodaeth reoli hynod ddefnyddiol i'r tîm Cyllid ddiwedd y flwyddyn.

5.4       Roedd y Cadeirydd yn fodlon ar yr adroddiad manwl a chroesawodd ddiweddariad ar yr argymhellion maes o law.

 

Camau gweithredu

·       Rhannu manylion am achrediad presennol y swyddogaeth gyflogres ag ARAC a thrafod â'r tîm Adnoddau Dynol am gynlluniau ar gyfer meincnodi/achredu yn y dyfodol.


Cyfarfod: 22/11/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Y wybodaeth ddiweddaraf o ran Llywodraethu a Sicrwydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 35

Cofnodion:

ARAC (05-21) Papur 3 – Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd 

4.1       Rhoddodd Gareth Watts ddiweddariad ar weithgarwch llywodraethu a sicrwydd cyffredinol roedd ef a’i dîm yn ymgymryd ag ef. Roedd hyn yn cynnwys gwaith paratoi cynnar ar gyfer y Datganiad Llywodraethu eleni. Roedd Kathryn Hughes wedi cyfarfod â'r holl Benaethiaid Gwasanaeth fel rhan o'r gyfres flynyddol o gyfarfodydd 'materion llywodraethu' a oedd wedi rhoi cyfle i adolygu eu datganiadau o'r flwyddyn flaenorol a thrafod y broses ar gyfer eleni. Wedyn, roedd wedi comisiynu Datganiadau Sicrwydd drafft a oedd i'w hadolygu gan y Cyfarwyddwyr ym mis Rhagfyr. 

4.2       Amlinellodd Gareth hefyd yr adolygiadau roedd ef a'i dîm yn eu cynnal ynghylch: dull y Comisiwn o waith cynllunio corfforaethol a gwasanaethau; rheoli perfformiad, gan gynnwys y Dangosyddion Perfformiad Allweddol; a chynlluniau parhad busnes. Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch rôl y Tîm Arwain mewn perthynas â rheoli risg, esboniodd Gareth fod ffurfioli eu mewnbwn, yn enwedig o ran cynyddu risgiau, yn cael ei ystyried yn dilyn adolygiad o'i gylch gorchwyl.

4.3       Yna, rhoddodd Gareth ddiweddariad ar gynnydd yn erbyn ei raglen archwilio mewnol. Yn ogystal â chwblhau'r adolygiad o drefniadau cyflogres y Comisiwn (gweler eitem 5), roedd y gwaith roedd wedi bod yn ei wneud gyda’r tîm Cymorth Busnes i’r Aelodau i brofi talu grantiau ymaddasu a dileu swyddi i’r Aelodau a oedd yn gadael a'u staff cymorth wedi'i gwblhau i raddau helaeth. Roedd rhagor o waith ar ddirwyn swyddfeydd yr Aelodau i ben, gan gynnwys adolygiad o ddychwelyd asedau TGCh a chael gwared ar asedau eraill yn mynd rhagddo a byddai hyn yn cynnwys ymgysylltu â’r Aelodau sy'n gadael. Roedd yn gobeithio bod mewn sefyllfa i ddosbarthu ei adroddiadau cyn y cyfarfod nesaf. 

4.4       Dywedodd Gareth fod cwmpasau’r archwiliadau seiberddiogelwch a'r adolygiad gwerth am arian ar Wasanaethau Llyfrgell wedi'u datblygu ac y byddai gwaith maes ar y rhain yn dechrau ym mis Rhagfyr/Ionawr. 

4.5       Gofynnodd Aled Eirug a fyddai modd cynnwys archifo tapiau yng nghwmpas archwiliad y Gwasanaethau Llyfrgell. Mewn ymateb, hysbysodd Dave y Pwyllgor am drafodaethau parhaus â Llyfrgell Genedlaethol Cymru ynghylch ei gallu i drosglwyddo’n ddigidol y data sydd wedi’u storio ar dapiau i gyfryngau tymor hir, er mwyn sicrhau y caiff cofnodion eu cadw’n hygyrch ac yn y tymor hir.


Cyfarfod: 18/06/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Y wybodaeth ddiweddaraf o ran Llywodraethu a Sicrwydd

Eitem lafar

 

Cofnodion:

Eitem lafar

3.1         Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf ar lafar o ran cynnydd yn erbyn gwaith archwilio a oedd yn weddill. Roedd gwaith maes ar gyfer archwilio treuliau'r Aelodau wedi'i gwblhau a'i ddefnyddio gan Archwilio Cymru fel rhan o'i arolwg o gyfrifon y Comisiwn. Byddai'n dosbarthu adroddiad i'r Pwyllgor ar ôl iddo gael ei gwblhau. Byddai hefyd yn gweithio ar adolygiad ehangach o reoli asedau yn ogystal ag archwiliad i roi sicrwydd sy'n ofynnol gan y Prif Weithredwr fel Swyddog Cyfrifyddu mewn perthynas â Chronfa Gyfunol Cymru. Roedd hefyd wedi cytuno â'r Cadeirydd y byddai'n cyflwyno'r wybodaeth ddiweddaraf am weithredu argymhellion archwilio i'r Pwyllgor yn ei gyfarfod ym mis Gorffennaf.

3.2         Gwahoddodd y Cadeirydd Gareth Watts i amlinellu ei sicrwydd mewn cysylltiad â'r Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon.  Cadarnhaodd y lefel gymedrol o sicrwydd ar lywodraethu, rheoli risg ac archwilio mewnol a ddarparwyd yn ei Adroddiad Blynyddol a'i Farn ym mis Ebrill. Cadarnhaodd ei fod yn fodlon o safbwynt archwilio mewnol y gellid llofnodi'r cyfrifon.  

 


Cyfarfod: 23/04/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 8)

Adroddiadau archwilio mewnol diweddaraf

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 40
  • Cyfyngedig 41

Cofnodion:

ARAC (02-21) Papur 7 – Rheoli asedau TGCh

ARAC (02-21) Papur 8 – Seiberddiogelwch

9.1         Cyflwynodd Gareth yr adroddiad archwilio mewnol ar reoli asedau TGCh. Prif ffocws yr adolygiad hwn oedd rheoli dyfeisiau cyfryngau cludadwy, sydd wedi’u nodi gan y tîm TGCh fel risg bosibl, yn enwedig oherwydd y ffyrdd newydd o weithio. Rhoddwyd sgôr ‘sicrwydd sylweddol’, gyda’r tîm TGCh yn derbyn dau argymhelliad. Amlinellodd Gareth y gwaith ychwanegol i wella’r defnydd o wybodaeth reoli a’r broses adolygu gydag Aelodau newydd a’u staff, y disgwylir iddi fynd rhagddo yn ystod y flwyddyn.

9.2         Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch cael gwared ar asedau mewn ffordd ddiogel a chynaliadwy, nododd Gareth ei fod wedi cael sicrwydd gan Reolwr Cynaliadwyedd y Comisiwn, y tîm Rheoli Ystadau a Chyfleusterau a’r tîm TGCh ynghylch effeithiolrwydd y trefniadau sydd wedi’u gwneud â chyflenwr trydydd parti.

9.3         Cyflwynodd Gareth yr adroddiad archwilio ar seiberddiogelwch a luniwyd gan TIAA. Eglurodd fod archwiliad o’r maes hwn, sy’n uchel o ran risg, yn cael ei gynnal bob blwyddyn, a bod cwmpas pob archwiliad o’r fath wedi’i seilio ar drafodaethau â’r Pennaeth TGCh. Nodwyd mai’r ffocws eleni oedd trefniadau wrth gefn ac adfer, a oedd yn cynnwys gwneud cymhariaeth â’r canllawiau ynghylch arfer gorau a ddarparwyd gan y Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol.

9.4         Daeth yr adolygiad i’r casgliad bod y Comisiwn wedi gwneud cynnydd sylweddol wrth weithredu datrysiad wrth gefn a oedd yn welliant sylweddol ar y datrysiad blaenorol. Rhoddwyd sgôr gyffredinol o ‘sicrwydd cymedrol’ a derbyniodd y tîm rheoli chwe argymhelliad. Croesawodd y Pwyllgor pa mor drylwyr oedd yr adroddiad.

9.5         Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau’r Pwyllgor, cadarnhaodd Mark Neilson y sicrwydd a roddwyd o ran diogelwch y rhwydwaith, y camau sylweddol sydd wedi’u cymryd i ddiogelu gweinyddion oddi ar y safle a threfniadau ar gyfer parhad busnes, adfer ar ôl trychineb a gwneud copïau wrth gefn, gan gynnwys tapiau gwaddol wrth gefn. Roedd hyn yn cynnwys rhoi sicrwydd i’r tîm rheoli ynghylch y risgiau o ran maleiswedd a datrys problemau y tu hwnt i oriau gwaith arferol. Hefyd, nododd fod gwydnwch y system wedi’i gynyddu drwy aelodaeth o drefniadau ehangach y sector cyhoeddus, a chytunodd i wahodd cynrychiolydd i ddod i gyfarfod yn y dyfodol.

9.6         Diolchodd y Pwyllgor i Mark am y sicrwydd ychwanegol, a nododd yr aelodau eu bod yn falch o ymateb y tîm rheoli, er nad oedd lefelau’r sicrwydd mor uchel ag yr oeddent wedi eu disgwyl. Roeddent yn gwerthfawrogi bod y seilwaith TGCh o dan fygythiad drwy’r amser ac roeddent yn ddiolchgar am holl ymdrechion Mark a’i dîm i reoli risgiau o ran seiberddiogelwch. Nodwyd y byddai’r Pwyllgor yn croesawu cael y wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith i weithredu’r datrysiad wrth gefn.

 


Cyfarfod: 23/04/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Adroddiad blynyddol ar dwyll

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 44

Cofnodion:

ARAC (02-21) Papur 6 – Adroddiad blynyddol ar dwyll

8.1         Cyflwynodd Gareth ei adroddiad blynyddol ar dwyll i’r Pwyllgor. Roedd y camau i roi sicrwydd yn y maes hwn, yn ogystal â’r manylion am hyfforddiant a chodi ymwybyddiaeth o dwyll, eisoes wedi’u trafod yn ystod eitem 5 ar yr agenda.

8.2         Nododd y Pwyllgor yr achos diweddar pan roedd rheolaethau mewnol a’r camau i fonitro gwariant gan Aelodau wedi helpu staff i ganfod bod asedau’r Comisiwn yn cael eu dwyn, gan arwain at ymchwiliad gan yr awdurdodau priodol. Disgrifiodd Arwyn sut oedd y rheolaethau sy’n llywio’r broses o archebu offer swyddfa ar gyfer swyddfeydd yr Aelodau wedi’u cryfhau ymhellach i atal hyn rhag digwydd eto yn y dyfodol. Ychwanegodd fod y rheolaethau ychwanegol hyn wedi cryfhau gwaith arolygu’r Bwrdd Taliadau ac wedi arwain at ragor o dryloywder.

8.3         Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am y diweddariad a chafodd yr adroddiad ei nodi gan y Pwyllgor.

 


Cyfarfod: 23/04/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Datganiad ac Adroddiad Blynyddol ar Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 47

Cofnodion:

 

ARAC (02-21) Papur 5 – Datganiad ac Adroddiad Blynyddol ar Archwilio Mewnol ar gyfer 2020-21

7.1         Cyflwynodd Gareth ei bapur, sy’n rhoi trosolwg o’r gwaith a wnaed gan y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystod y flwyddyn yn gorffen ar 31 Mawrth 2021. Nododd y Pwyllgor fod rhai archwiliadau a gynlluniwyd wedi’u gohirio oherwydd COVID-19, ond cafodd y gwaith a wnaed ar sicrwydd mewn amser real ei groesawu. Roedd y gwaith hwn wedi cynnwys llunio adroddiadau i fyfyrio ar ymateb y Comisiwn i’r pandemig COVID-19 ac adolygiad o’r camau a gymerwyd gan y Comisiwn i reoli risgiau a materion eraill yn ystod y pandemig.

7.2         Croesawodd y Pwyllgor y ffaith bod y Comisiwn wedi parhau i ymateb yn gadarnhaol i’r argymhellion ar archwilio, a oedd yn deyrnged i’r diwylliant corfforaethol yn ehangach.

7.3         Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am ei ddiweddariad, gan nodi faint o waith a wnaed a’r sicrwydd a roddwyd ynghylch y rheolaethau sydd yn eu lle.

7.4         Wrth ymateb i gwestiynau ar y sgôr gymedrol o ran sicrwydd yn gyffredinol yn ei adroddiad blynyddol, nododd Gareth fod hyn yn asesiad teg o’r sefyllfa yng ngoleuni’r archwiliadau a gynhaliwyd. Cafwyd sgôr sylweddol o ran sicrwydd mewn rhai o’r archwiliadau hyn, ond roedd rhai eraill wedi’u gohirio oherwydd yr amgylchiadau heriol.

 


Cyfarfod: 23/04/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Siarter Archwilio Mewnol a chydymffurfiaeth y broses archwilio mewnol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 50
  • Cyfyngedig 51

Cofnodion:

ARAC (02-21) Papur 4 – Papur eglurhaol i gyd-fynd â’r Siarter Archwilio Mewnol

ARAC (02-21) Papur 4 – Atodiad A – Siarter Archwilio Mewnol 2021

6.1         Cyflwynodd Gareth ei bapur, gan bwysleisio bod gwasanaeth Archwilio Mewnol Comisiwn y Senedd yn gyffredinol yn cydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. Yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, gofynnwyd i’r Pwyllgor gymeradwyo’n ffurfiol Siarter Archwilio Mewnol y Comisiwn. Cadarnhaodd Gareth nad oedd ei adolygiad blynyddol o’r siarter wedi arwain at unrhyw newidiadau sylweddol.

6.2         Wrth ymateb i gwestiynau ar ganfod twyll a chynnig hyfforddiant priodol, eglurodd Gareth a Nia eu dull cydweithredol o roi sicrwydd i Manon, fel y Swyddog Cyfrifyddu, ynghylch y rheolaethau sydd yn eu lle. Cafodd y Pwyllgor ei atgoffa am yr hyfforddiant a’r gweithgarwch parhaus i godi ymwybyddiaeth ymhlith y swyddogion perthnasol, gan gynnwys aelodau o’r tîm Cyllid a’r cydgysylltwyr cyllid ym mhob maes gwasanaeth. Ychwanegodd Mark Neilson fod hyfforddiant cyffredinol ynghylch seiberddiogelwch, sy’n cynnwys canfod twyll, hefyd yn cael ei gynnig i staff drwy gydol y flwyddyn. Hefyd, cafodd y Pwyllgor ei atgoffa gan Archwilio Cymru o’i ganllawiau ei hun ynghylch arfer da o ran twyll, gan amlinellu astudiaeth achos ddiweddar lle’r oedd twyllwyr yn camddefnyddio e-byst gan gyflenwyr. Cynigiodd Gareth i rannu’r amryw ganllawiau ynghylch twyll ag aelodau’r Pwyllgor.

6.3         Nododd y Cadeirydd fod dull sy’n seiliedig ar rannu cyfrifoldeb yn arfer cyffredin yng nghyrff y sector cyhoeddus, ond awgrymodd y dylid parhau i ganolbwyntio ar y mater hwn yn y dyfodol.

6.4         Diolchodd y Pwyllgor i Gareth am y diweddariad a chymeradwyodd y Siarter Archwilio Mewnol ar gyfer 2021.

 


Cyfarfod: 23/04/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Adroddiad yn nodi'r wybodaeth ddiweddaraf am lywodraethu ac archwilio

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 54

Cofnodion:

 

ARAC (02-21) Papur 3 – Adroddiad yn nodi’r wybodaeth ddiweddaraf am lywodraethu ac archwilio 

5.1         Cyflwynodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith ar lywodraethu ac archwilio, gan bwysleisio’r gwaith sydd wedi’i flaenoriaethu, a nododd y byddai rhagor o ddiweddariadau’n dilyn maes o law.

5.2         Er gwaethaf yr amhariad a achoswyd gan y pandemig COVID-19, roedd Gareth yn falch bod yr adroddiadau ar reoli asedau TGCh y Comisiwn ac ar seiberddiogelwch wedi’u cwblhau a’u bod wedi’u cynnwys yn y pecyn papurau ar gyfer y cyfarfod hwn.

5.3         Roedd y gwaith maes ar gyfer archwilio treuliau’r Aelodau hefyd wedi’i gwblhau a’r adroddiad drafft wedi’i rannu â’r tîm Cymorth Busnes i’r Aelodau. Nododd Gareth mai hon oedd y flwyddyn gyntaf i’r archwiliad gael ei gynnal o bell, gan ddefnyddio cofnodion electronig, a nododd y byddai’r dull hwn yn cael ei ddefnyddio ar gyfer archwiliadau’r dyfodol oherwydd y llwyddiant a gafwyd. Mewn ymateb i awgrym gan Suzy, cytunodd Gareth i ystyried ffyrdd o wahodd mewnbwn gan Aelodau ar gyfer archwiliadau o dreuliau yn y dyfodol i helpu i gynyddu eu dealltwriaeth o’r broses.

 


Cyfarfod: 20/11/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Adolygu canllawiau Trysorlys EM/canllawiau eraill ar gyfer y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg (y Cadeirydd a'r Pennaeth Archwilio Mewnol)

Cofnodion:

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

 

5.1        Cadarnhaodd y Cadeirydd a Gareth Watts na fu unrhyw newidiadau i Lawlyfr Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Trysorlys EM ers mis Mawrth 2016. Teimlai'r Cadeirydd y gallai fod yn ddefnyddiol rhannu adran rolau a chyfrifoldebau 'Llyfr Oren' Trysorlys EM, Rheoli Risg - Trosolwg Strategol gydag aelodau'r Pwyllgor.

5.2        Rhannodd Gareth ddiweddariad gan Sefydliad yr Archwilwyr Mewnol ar y model 'Tair Llinell Amddiffyn' ar gyfer fframweithiau sicrwydd. Gollyngwyd y defnydd o’r gair “amddiffyn” er mwyn cynnwys ffocws ar rôl rheoli risg wrth wneud penderfyniadau ar sail risg ynghylch cyfleoedd, yn ogystal â materion amddiffyn. Pwysleisiodd y model newydd bwysigrwydd cyfathrebu ar draws pob llinell sicrwydd ac roedd Gareth yn teimlo bod gan y Comisiwn ymagwedd aeddfed tuag at hyn.

5.3        Roedd rhywfaint o ganllawiau ychwanegol hefyd ar y parodrwydd i dderbyn risg y byddai'r Comisiwn yn eu hystyried. Er ei fod yn cydnabod mai mater i'r Comisiwn oedd penderfynu ar ei barodrwydd i dderbyn risg, gofynnodd y Cadeirydd am i hyn gael ei drafod mewn cyfarfod yn y dyfodol o ran sut y byddai hyn yn cael ei gyflwyno i'r Comisiwn newydd ar ôl Etholiadau’r Senedd ym mis Mai 2021.

 

Camau gweithredu

·         (5.1) Rhannu adran rolau a chyfrifoldebau 'Llyfr Oren' Trysorlys EM, Rheoli Risg - Trosolwg Strategol gydag aelodau'r Pwyllgor.

·         (5.3) Ychwanegu parodrwydd i dderbyn risg i'r agenda ar gyfer cyfarfod yn y dyfodol i ystyried sut y bydd hyn yn cael ei gyflwyno i'r Comisiwn newydd.

 


Cyfarfod: 20/11/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 59

Cofnodion:

ARAC (05-20) Paper 3 – Governance and Assurance update report

ARAC (05-20) Papur 3 - Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd

 

4.1        Cyflwynodd Gareth Watts ei adroddiad diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd. Roedd wedi cymryd rhan mewn Fforwm Penaethiaid Archwilio Mewnol gyda'i gymheiriaid o bob rhan o sector cyhoeddus Cymru lle roedd y drafodaeth wedi canolbwyntio ar wahanol ddulliau o roi sicrwydd yn ystod Covid-19 a'r effaith a gafodd hyn ar gynlluniau archwilio mewnol. Roedd adolygiadau archwilio mewnol craidd wedi ildio i ddarnau o waith mwy ymgynghorol a ffocws ar yr heriau o gynnal trefniadau llywodraethu a sicrwydd effeithiol. Nodwyd y byddai'r rhan fwyaf o adroddiadau archwilio mewnol craidd yn cael eu cyflwyno yn y chwarter olaf.

4.2        Roedd y paratoadau ar gyfer casglu sicrwydd i lywio'r Datganiad Llywodraethu blynyddol ar gyfer 2020-21 bellach wedi mynd yn eu blaenau’n dda. Diolchodd Gareth i'w dîm am gwrdd â phob Pennaeth Gwasanaeth i drafod materion llywodraethu a sicrhau eu bod yn hollol barod ar gyfer drafftio eu Datganiadau Sicrwydd. Cynhaliwyd cyfarfod dilynol gyda'r tri Chyfarwyddwr ac anfonwyd e-bost comisiynu at y Penaethiaid Gwasanaeth. Roedd y templedi a'r canllawiau ar gyfer y datganiadau wedi'u haddasu i bwysleisio'r ffocws ar effaith Covid-19. Byddai cyfarwyddwyr yn drafftio eu datganiadau erbyn dechrau mis Ionawr a byddai diweddariad ar y cynnydd yn cael ei ddarparu yng nghyfarfod mis Chwefror 2021.

4.3        Cadarnhaodd Gareth ei fod wedi parhau i gydymffurfio â safonau archwilio mewnol a bod gwaith ar raglen archwilio fewnol 2020-21 yn mynd rhagddo. Roedd yr archwiliadau ar reoli risg a materion a rheoli asedau bron â chael eu cwblhau a byddai'r adroddiadau'n cael eu dosbarthu y tu allan i'r pwyllgor pan fyddant yn derfynol. Roedd Gareth yn hyderus y byddai'n cwblhau'r cynllun archwilio y cytunwyd arno erbyn mis Ebrill 2021 gan nodi, fel gyda sefydliadau eraill, y byddai'r rhan fwyaf o'r adroddiadau'n cael eu cyflwyno yn y chwarter olaf. Amlinellodd y byddai ei feysydd ffocws allweddol yn ystod y misoedd nesaf yn cynnwys seiberddiogelwch a chwmpasu'r archwiliad ar ddiwylliant cydymffurfio.

4.4        Mewn perthynas â'r archwiliad ar ddiwylliant cydymffurfio, cafodd aelodau'r Pwyllgor eu calonogi gan yr offeryn meta cydymffurfio a ddefnyddiwyd i fonitro derbyn y Rheolau Diogelwch TGCh wedi'u diweddaru. Gofynnodd aelodau'r pwyllgor am ehangu'r defnydd o offer cydymffurfio i Aelodau'r Senedd a'u staff. Mewn ymateb, dywedodd Gareth, gan fod y Comisiwn ond yn darparu gwasanaeth ymgynghorol i’r Aelodau mewn perthynas â pholisïau a gweithdrefnau na fyddai’n bosibl gorfodi hyn. Eglurodd hefyd fod yr archwiliad cydymffurfio mewn perthynas â staff y Comisiwn yn unig.

4.5        Hysbysodd Gareth y Pwyllgor ei fod, ar gais y Prif Weithredwr a'r Clerc, hefyd yn gwneud darn ychwanegol o waith ar adolygu'r set ddiwygiedig o Ddangosyddion Perfformiad Allweddol er mwyn i'r Comisiwn roi sicrwydd i'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus eu bod yn parhau i fod yn gadarn ac yn addas at y diben. Roedd yn rhagweld y byddai'n cwblhau'r gwaith hwn erbyn mis Chwefror 2021.

4.6        Yn gysylltiedig â'r archwiliad o reoli asedau, cwestiynodd aelodau'r Pwyllgor y canllawiau a roddwyd i’r Aelodau ynghylch diddymu, yn  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4


Cyfarfod: 20/01/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Trafod y strategaeth Archwilio Mewnol arfaethedig

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 62

Cofnodion:

ACARAC (01-20) Papur 4 – Cynllun Archwilio Mewnol 2020-21

4.1        Amlinellodd Gareth y Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2020-21 gan nodi bod archwiliadau a gynhaliwyd yn ystod 2019-20 wedi helpu i nodi meysydd i'w cwmpasu. Roedd Gareth yn croesawu awgrymiadau pellach gan y Pwyllgor.

4.2        Amlinellodd Gareth yr adolygiad sydd i ddod o’r trefniadau sydd ar waith ar gyfer cofnodi, diogelu ac amddiffyn asedau diriaethol y Comisiwn.  Amlinellodd hefyd fod yr archwiliad i reoli risg yn adolygiad cyfnodol o effeithiolrwydd trefniadau rheoli risg ar lefel gorfforaethol, gwasanaeth a phrosiect.

4.3        Roedd y Pwyllgor yn awyddus i glywed rhagor o wybodaeth yn ymwneud â'r archwiliad arfaethedig o ddiwylliant cydymffurfio, a gynhelir ym mis Tachwedd 2020. Eglurodd Gareth fod hwn yn ddilyniant i waith archwilio penodol blaenorol i roi sicrwydd ehangach ar gydymffurfiad yn gyffredinol. Byddai'n cynnwys nodi meysydd allweddol o ofynion statudol, polisi a phroses ar gyfer yr archwiliad i ganfod sut y cafodd cydymffurfiad ei fesur a lefelau hyder mewn mesurau.

4.4        Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am ei waith yn llunio’r Cynllun Archwilio Mewnol a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i aelodau’r Pwyllgor.

Cam gweithredu:(4.3) Gareth Watts i rannu'r cwmpas ar gyfer yr archwiliad i ddiwylliant cydymffurfio.


Cyfarfod: 21/10/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Adolygu HMT/canllawiau eraill ar gyfer Pwyllgorau Archwilio a Sicrwydd Risg (Cadeirydd a Phennaeth Archwilio Mewnol)

Cofnodion:

6.1    Dywedodd Gareth na fu unrhyw ddiweddariadau i Lawlyfr Pwyllgor Archwilio Risg a Sicrwydd Trysorlys EM.

6.2    Roedd Kathryn wedi dosbarthu fersiwn wedi'i diweddaru o Lyfr Oren Trysorlys EM ar Reoli Risg i aelodau'r Pwyllgor cyn y cyfarfod. Dywedodd Gareth ei fod wedi darganfod, mewn Fforwm Archwilio Mewnol Penaethiaid diweddar, y gallai hyn newid gan ei fod yn destun ymgynghoriad ar hyn o bryd, a disgwylir iddo gael ei gyhoeddi’n llawn yn gynnar yn 2020. Byddai'n gweithio gyda'i gymheiriaid i lunio ymateb i'r ymgynghoriad, a chadarnhaodd nad oedd dim a fyddai'n effeithio ar Gylch Gorchwyl y Pwyllgor.

6.3    Cafodd y Pwyllgor wybod bod disgwyl i ganlyniadau ymgynghoriad gan Sefydliad yr Archwilwyr Mewnol ar dair llinell y model amddiffyn ar gyfer fframweithiau sicrwydd gael eu cyhoeddi ym mis Rhagfyr. Byddai Gareth yn ystyried hyn, ynghyd â chanllawiau newydd Sefydliad yr Archwilwyr Mewnol ar gyfer archwiliadau mewnol yn y sector gwasanaethau ariannol i asesu unrhyw effaith ar gyfer dulliau'r Comisiwn.


Cyfarfod: 21/10/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Trafod yr adroddiadau Archwilio Mewnol diweddaraf

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 67

Cofnodion:

ACARAC (05-19) Papur 4 - Rheoli Absenoldeb

5.1        Gwahoddodd y Cadeirydd Gareth a Lowri Williams, Pennaeth AD, i gyflwyno'r adroddiad archwilio mewnol ar Reoli Absenoldeb. Esboniodd Gareth fod yr archwiliad wedi dod i'r casgliad bod y rheolaethau a'r mecanweithiau sylfaenol ar waith yn gweithio, ac yn cynnwys nifer fach o argymhellion cymharol fach. Disgrifiodd Lowri sut yr oedd AD yn gweithio gyda'r Tîm Arwain a'r meysydd gwasanaeth i sicrhau bod digon o ymwybyddiaeth o'r cymorth sydd ar gael i staff drwy'r polisïau a'r gweithdrefnau sydd ar waith a bod y rhain yn cael eu defnyddio'n effeithiol.

5.2        Trafododd aelodau a swyddogion y Pwyllgor amrywiol agweddau ar yr adroddiad gan gynnwys defnyddio data am absenoldebau. Roedd hyn yn cynnwys trafodaeth ynghylch pa mor ddefnyddiol yw meincnodi cyfraddau absenoldeb yn erbyn sefydliadau eraill y gwasanaeth sifil/sector cyhoeddus ac a oedd lle i feincnodi yn erbyn deddfwrfeydd eraill. Gwnaeth Hugh annog swyddogion i barhau i fonitro data am absenoldebau, yn enwedig pan oedd pwysau parhaus ar adnoddau staff.

5.3        Diolchodd y Cadeirydd i Gareth a Lowri am gyflwyno a thrafod manylion yr adroddiad gyda'r Pwyllgor, a chytunwyd ar y cyd eu bod yn adlewyrchiad cadarnhaol o'r rheolaethau sydd ar waith, gan gydnabod y rhai y gellid eu cryfhau. Gofynnodd i gael diweddariad o’r gwaith o weithredu’r argymhellion yn gynnar yn 2020.

Camau i’w cymryd: Rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith o weithredu argymhellion yr adolygiad ar Reoli Absenoldeb.


Cyfarfod: 17/06/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Adroddiad Archwilio Mewnol Diweddaraf/Adroddiad Archwilio Mewnol a ddosbarthwyd yn flaenorol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 70
  • Cyfyngedig 71

Cofnodion:

ACARAC (03-19) Papur 6 - Seiberddiogelwch 2019

ACARAC (03-19) Papur 7 - Treuliau Aelodau'r Cynulliad 2019

6.1        Cytunodd y Pwyllgor i ystyried yr adroddiad archwilio Seiberddiogelwch o dan eitem 9 ynghyd â'r risg gorfforaethol.

6.2        Cyflwynodd Gareth yr adroddiad ar Dreuliau Aelodau'r Cynulliad a gofynnodd i aelodau'r Pwyllgor am eu sylwadau. Roedd yr holl argymhellion blaenorol wedi cael eu gweithredu ac roedd un argymhelliad bychan yn yr adroddiad eleni. Sicrhaodd Gareth y Pwyllgor fod ei ganfyddiadau yn dangos tystiolaeth bellach o well cyfathrebu rhwng Aelodau'r Cynulliad a thîm Cymorth Busnes i'r Aelodau mewn perthynas â'u lwfansau.

6.3        Gofynnodd Suzy a ddaethai unrhyw faterion i sylw Gareth yn ystod yr archwiliad ynghylch argymhelliad diweddar y Bwrdd Taliadau yn ymwneud ag Aelodau'r Cynulliad yn prynu eu hoffer eu hunain. Nododd Gareth fod canllawiau da ar waith ar hyn o bryd o ran rheoli asedau ond y byddai'n rhoi sicrwydd pellach ar y mater hwn ar gyfer archwiliad y flwyddyn nesaf.

6.4        Roedd y Cadeirydd yn falch o ganfyddiadau'r adroddiadau a chafwyd sicrwydd wrth nodi na nodwyd unrhyw faterion o bwys.

 


Cyfarfod: 17/06/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Adroddiad Blynyddol ar Dwyll

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 74

Cofnodion:

ACARAC (03-19) Papur 5 - Adroddiad Blynyddol ar Dwyll 2019

5.1        Cyflwynodd Gareth yr Adroddiad Blynyddol ar Dwyll. Roedd aelodau'r Pwyllgor yn fodlon â'r sicrwydd a ddarparwyd gan yr adroddiad. Roeddent yn falch bod Gareth a Nia wedi parhau i gysylltu yn rheolaidd â swyddogion Swyddfa Archwilio Cymru ac Asiantaeth Archwilio Mewnol y Llywodraeth, gan dderbyn y wybodaeth ddiweddaraf am dwyll cyfredol a gweithgarwch twyllodrus ledled y DU.

5.2        Nododd Suzy mewn perthynas â'r archwiliad mewnol i dreuliau Aelodau Cynulliad fod Aelodau'n cael eu herio'n gyson ynglŷn â'u gwariant gan Gymorth Busnes yr Aelodau. Nododd y Pwyllgor fod rheolaethau yn dynn a'i bod yn ymddangos bod rheolau a gweithdrefnau yn cael eu deall yn dda.

5.3        Cydnabu'r Cadeirydd yr anhawster i rai sefydliadau sector cyhoeddus o ran rheoli twyll fel risg ond roedd yn falch o weld y sicrwydd a ddarparwyd gan yr adroddiad.


Cyfarfod: 17/06/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Barn ac Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 77

Cofnodion:

ACARAC (03-19) Papur 4 - Barn ac Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2019

4.1        Ystyriodd y Pwyllgor Farn ac Adroddiad yr Archwiliad Mewnol a gyflwynwyd gan Gareth a'i nodi. Roeddent yn falch o gael y wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd Victoria Paris tuag at ei chymhwyster Archwilydd Mewnol Ardystiedig (CIA) a fyddai'n helpu i ddarparu gwytnwch archwilio pellach yn y Comisiwn.

4.2        Cadarnhaodd Gareth nad oedd lefel y sicrwydd wedi newid ers y flwyddyn flaenorol ond ei bod bellach yn cael ei disgrifio fel “Cymedrol” er mwyn sicrhau cysonder â model sicrwydd Asiantaeth Archwilio Mewnol y Llywodraeth (GIAA).

 


Cyfarfod: 17/06/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 80

Cofnodion:

ACARAC (03-19) Papur 3 - Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd Mehefin 2019

3.1        Cyflwynodd Gareth Watts ei adroddiad sy'n rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am archwilio mewnol a gweithgareddau eraill a gynhaliwyd ganddo ef a'i dîm. Dywedodd fod cynllun archwilio 2018-19 wedi cael ei gwblhau, amlygodd yr ymatebion cadarnhaol gan y rheolwyr a nododd yr eid ar ôl unrhyw argymhellion sy'n weddill drwy gydol y flwyddyn. Gofynnodd y Pwyllgor am gael trafod y goblygiadau i lywodraethu Comisiwn y Cynulliad yn deillio o gynigion yn ymwneud â'r Comisiwn Etholiadol mewn cyfarfod yn y dyfodol.

3.2        Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau'r Pwyllgor, dywedodd Gareth nad oedd risgiau na ellir eu rheoli yn deillio o oedi tan ar ôl Etholiad 2021 cyn cynhyrchu cytundebau prosesu data rhwng Comisiwn y Cynulliad a'r Aelodau. Hyn hefyd fyddai'r cyfle gorau i gynnwys yr Aelodau newydd. Rhoes Gareth sicrwydd i aelodau'r Pwyllgor fod hyn yn gyson â seneddau eraill y DU.

Camau i'w cymryd

Goblygiadau i'r Comisiwn yn deillio o gynigion yn ymwneud â'r Comisiwn Etholiadol i'w hychwanegu at y flaenraglen waith.

 


Cyfarfod: 25/03/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Y Siarter Archwilio Mewnol a Chydymffurfiad Archwilio Mewnol â Safon Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 83
  • Cyfyngedig 84

Cofnodion:

ACARAC (02-19) Papur 5 – Y Siarter Archwilio Mewnol

3.10     Dywedodd Gareth nad oedd y Siarter Archwilio Mewnol na Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) wedi’u diweddaru. Cadarnhaodd hefyd fod Archwilio Mewnol yn parhau i gydymffurfio â PSIAS a bod yr Asesiad Ansawdd Allanol nesaf i'w gynnal erbyn Ebrill 2022.  

 


Cyfarfod: 25/03/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Y Cynllun Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 87

Cofnodion:

ACARAC (02-19) Papur 4 – Cynllun Archwilio Mewnol 2019-20

3.1     Cyflwynodd Gareth Watts ei adroddiad yn rhoi braslun o’r gwaith roedd wedi’i gyflawni’r tu hwnt i archwilio mewnol.

3.2     Oherwydd bod y cyfarfod hwn yn cael ei gynnal mor fuan ar ôl y cyfarfod ym mis Chwefror, nid oedd dim adroddiadau archwilio mewnol i'w cyflwyno.  Byddai unrhyw adroddiadau a gymeradwyir cyn y cyfarfod ym mis Mehefin yn cael eu rhannu â'r Pwyllgor ymlaen llaw.

3.3     Cadarnhaodd Gareth ei fod yn gweithio dros dro fel Swyddog Diogelu Data dynodedig y Comisiwn ac eglurodd y trefniant a roddwyd ar waith gyda swyddfa Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru iddo ymgymryd â’r swyddogaeth diogelu data a GDPR yn ystod cyfnod o absenoldeb mamolaeth.

3.4     Roedd Gareth hefyd wedi bod yn rhan o drafodaethau gyda'r Comisiwn Etholiadol ynghylch y newidiadau arfaethedig i’r trefniadau llywodraethu sydd wedi’u cynnwys yn y Bil Senedd ac Etholiadau (Cymru). Cytunodd i baratoi nodyn yn egluro’r goblygiadau posibl i Gomisiwn y Cynulliad pan fyddai rhagor o wybodaeth ar gael.

3.5     Mewn perthynas â'r adolygiad o gaffael, trafododd aelodau'r Pwyllgor sut y gallai'r Comisiwn ymgysylltu'n well â chyflenwyr bach o Gymru. Dywedodd un aelod o'r Pwyllgor ei fod yn bresennol mewn cyfarfod o Siambr Fasnach leol pan drafodwyd y mater hwn. Cytunodd Dave Tosh i gwrdd ag Ann Beynon a Jan Koziel (Pennaeth Caffael) i drafod sut y gellid ymgysylltu â’r sefydliadau perthnasol wrth ddatblygu strategaeth gaffael y Comisiwn er mwyn cael darlun cliriach o’r hyn sy’n rhwystro’r gadwyn gyflenwi rhag ymgysylltu â'r sector cyhoeddus.

3.6     Roedd y Pwyllgor yn amau a ddylai’r gwaith archwilio ganolbwyntio ar y Gyfarwyddiaeth Fusnes. Roedd Gareth a Siwan Davies wedi trafod amseriad archwiliadau yn y dyfodol a chwmpas y gwaith hwnnw, ond roedd Siwan yn y broses o benodi Pennaeth Gwasanaeth Pwyllgorau a fyddai'n gyfrifol am arwain y gwaith hwn. 

3.7     Roedd y Cadeirydd yn falch o’r cyfle i fod yn rhan o’r trafodaethau gyda Gareth a Siwan ynghylch cylch gorchwyl adolygiad cynhwysfawr y Pwyllgor. 

3.8     Diolchodd Gareth i aelodau'r Pwyllgor am eu sylwadau a dywedodd y byddai’n falch o  gael awgrymiadau ychwanegol drwy’r e-bost am ei gynllun archwilio.  Cytunodd i anfon yr adolygiad o'r Tîm Arweinyddiaeth a'r Bwrdd Gweithredol at y Cadeirydd ac roedd yn hapus i aildrefnu'r adolygiad o absenoldeb salwch i sicrhau bod adroddiad yn cael ei gymeradwyo erbyn sesiwn graffu'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus (PAC).

3.9     Cadarnhaodd Gareth y byddai ei adroddiad blynyddol, i'w gyflwyno ym mis Mehefin, yn cofnodi unrhyw argymhellion na chawasant eu rhoi ar waith.

3.10 Dywedodd Gareth nad oedd y Siarter Archwilio Mewnol na Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) wedi’u diweddaru. Cadarnhaodd hefyd fod Archwilio Mewnol yn parhau i gydymffurfio â PSIAS a bod yr Asesiad Ansawdd Allanol nesaf i'w gynnal erbyn Ebrill 2022.  

Camau i'w cymryd

      (3.4) Gareth i baratoi nodyn am y goblygiadau posibl ar gyfer trefniadau llywodraethu Comisiwn y Cynulliad sy'n deillio o gynigion yn y Bil Senedd ac Etholiadau (Cymru) sy’n ymwneud â'r Comisiwn Etholiadol.  

      (3.5) Dave i gwrdd ag Ann Beynon  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4


Cyfarfod: 25/03/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Adroddiad diweddaru Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 90

Cofnodion:

ACARAC (02-19) Papur 3 – adroddiad diweddaru

3.1        Cyflwynodd Gareth Watts ei adroddiad yn rhoi braslun o’r gwaith roedd wedi’i gyflawni’r tu hwnt i archwilio mewnol. 


Cyfarfod: 11/02/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Partner archwilio mewnol TIAA a'r adroddiadau Archwilio Mewnol diweddaraf

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 93
  • Cyfyngedig 94
  • Cyfyngedig 95

Cofnodion:

Eitem lafar - partner archwilio mewnol TIAA

4.1     Croesawodd y Pwyllgor Clive Fitzgerald o TIAA, partner archwilio mewnol y Comisiwn a ariennir ar y cyd, i'r cyfarfod. Er budd aelodau newydd y Pwyllgor, rhoddodd Clive rywfaint o gefndir i'r cwmni, sef y darparwr archwilio, sicrwydd busnes a gwrth-dwyll mewnol annibynnol mwyaf y wlad, gan ymdrin ag ystod eang o sefydliadau sector cyhoeddus. Disgrifiodd Gareth sut mae'r trefniant a ariennir ar y cyd yn gweithio'n ymarferol, gan ddod ag arbenigedd a gwybodaeth benodol ac amddiffyn annibyniaeth y swyddogaeth archwilio mewnol. 

ACARAC (01-19) Papur 4 - Cynllun Dirprwyo

4.2     Dywedodd y Pwyllgor fod y sicrwydd sylweddol yn adlewyrchiad cadarnhaol ar waith ymgysylltiad y Tîm Cyllid â deiliaid cyllideb ac aeddfedrwydd y cynllun dirprwyo. Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch lefelau dirprwyo, disgrifiodd Nia Morgan yr ymdeimlad cynyddol o berchnogaeth a diddordeb mewn rheoli cyllideb, yn rhannol o ganlyniad i ganiatáu i ddeiliaid cyllideb osod dirprwyaethau priodol yn eu meysydd.

ACARAC (01-19) Papur 5 - Dilyniant Cydymffurfiaeth GDPR

4.3     Croesawodd y Pwyllgor yr adolygiad dilynol hwn o sicrwydd ynghylch cydymffurfiaeth GDPR. Dywedodd Dave fod Polisi Diogelu Data diwygiedig wedi'i gymeradwyo gan y Bwrdd Gweithredol, ac y byddai pecyn hyfforddi staff electronig yn barod i'w gyflwyno yn yr wythnosau nesaf. Cafodd ei ddatblygu'n fewnol gan nad oedd dim ar gael yn fasnachol a oedd yn addas. Cytunodd y Comisiwn i ystyried y ffordd orau o gael tystiolaeth o faint sydd wedi dilyn yr hyfforddiant hwn.

4.4     Roedd y Comisiwn yn ystyried opsiynau ar gyfer penodi Swyddog Diogelu Data dros dro i gyflenwi yn ystod cyfnod mamolaeth.  Byddai gwytnwch y tîm yn cael ei gynyddu drwy hyfforddi aelod arall o staff.

4.5     Roedd y materion ymarferol ynghylch cytundebau diogelu data ar gyfer aelodau etholedig yn cael eu trafod ymhellach mewn fforwm rhyng-seneddol ar ddiwedd mis Chwefror a gallai hyn lywio penderfyniadau ynghylch dull y Comisiwn.

4.6     Trafododd y Pwyllgor y gwaith o brofi diogelwch gwybodaeth bersonol sensitif a gedwir gan y Comisiwn a rôl a phwysigrwydd Cofrestrau Asedau Gwybodaeth a Chofrestrau Data Personol. Nodwyd y byddai symud i SharePoint fel system rheoli dogfennau yn lliniaru risgiau sy'n gysylltiedig â gwybodaeth ymhellach ac y byddai'r adolygiad sydd ar y gweill o seiber-ddiogelwch yn helpu i brofi'r rheolaethau. Cytunwyd y dylai Dave a Bob ystyried hyn ymhellach.

4.7     Gofynnodd aelodau'r pwyllgor i gydymffurfiaeth GDPR gael ei adolygu mewn cyfarfod yn y dyfodol.

4.8     Gofynnodd y Pwyllgor i ailedrych ar y mater cytundeb diogelu data gydag Adnoddau Dynol/darparwr system y gyflogres, ac awgrymodd y dylid rhoi gwybod i ICO.

ACARAC (01-19) Papur 6 – y Gyflogres

4.9     Gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd bod yr argymhellion o'r archwiliad blaenorol wedi cael eu gweithredu'n effeithiol. Eglurodd Gareth fod yr adolygiad yn canolbwyntio ar y systemau sydd ar waith tra bod yr adolygiad blaenorol wedi canolbwyntio ar ddadansodded data lle darparwyd sicrwydd o adolygiadau rheolaidd a thrylwyr gan Swyddfa Archwilio Cymru wrth archwilio'r cyfrifon. Trafodwyd effeithiolrwydd dadansoddeg data yn rheolaidd mewn cyfarfodydd rhyng-seneddol. Dywedodd hefyd fod aneffeithlonrwydd o ran ymyriadau â llaw  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4


Cyfarfod: 11/02/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Adroddiad ar y wybodaeth ddiweddaraf am archwilio mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 98

Cofnodion:

ACARAC (01-19) Papur 3 – Adroddiad diweddaru archwilio mewnol 

3.1     Roedd Gareth a Dave Tosh wedi cwrdd â Swyddfa Archwilio Cymru er mwyn sicrhau adlewyrchiad cywir o waith y Cynulliad yn yr adroddiad sydd ar ddod ar baratoad y sector cyhoeddus yng Nghymru ar gyfer Brexit. Disgrifiodd Dave y gwaith yn gryno o ran deddfwriaeth a chynllunio senarios. Gofynnodd y Pwyllgor am ddiweddariad yn dilyn sesiwn gynllunio arall a gynhelir yn ddiweddarach yr wythnos honno.

3.2     Roedd Gareth wedi cwrdd â'r Pennaeth Caffael i drafod amseru'r archwiliad i ddull caffael y Comisiwn o ran cyfleoedd i gyflenwyr Cymru ennill contractau. Cytunwyd i ohirio'r archwiliad tan hydref 2019 pan fyddai mwy o dystiolaeth ar gael i werthuso effeithiolrwydd y dull. Yn y cyfamser, disgwylir i bapur gael ei gyflwyno i'r Comisiwn yn amlinellu'r dull o ymgysylltu â chyflenwyr Cymru. O ystyried y risgiau gwleidyddol ac enw da posibl, a'r gwaith craffu diweddar ar weithdrefnau caffael Llywodraeth Cymru, cytunodd Gareth i ystyried a thrafod yr amseriadau ymhellach.

3.3     Nid oedd unrhyw bryderon ynghylch gweithredu argymhellion sydd heb eu cyflawni a byddai'r wybodaeth ddiweddaraf yn cael ei ddarparu yn y cyfarfod nesaf.

3.4     Byddai Gareth yn trafod amseriad yr archwiliad i gymorth pwyllgor integredig gyda Siwan Davies.

Camau i'w cymryd

      (3.1) Siwan Davies i rannu'r adroddiad diweddaru ar gyfarfodydd Brexit dilynol gyda'r Pwyllgor.

      (3.2) Gareth i ystyried a thrafod ymhellach amseriad yr archwiliad caffael.

      (3.3) Gareth i gyflwyno adroddiad ar weithredu argymhellion i gyfarfod mis Mawrth.

 


Cyfarfod: 26/11/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Adolygu Trysorlys Ei Mawrhydi/canllawiau eraill ar gyfer Pwyllgorau Archwilio a Sicrwydd Risg

Cofnodion:

Eitem lafar

7.1        Llawlyfr Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg a Trysorlys Ei Mawrhydi, a gyhoeddwyd ym mis Mawrth 2016, yw'r fersiwn ddiweddaraf o hyd.  Cadarnhaodd y tîm Clercio fod y cylch gwaith a'r flaenraglen waith yn seiliedig ar fersiwn ddiweddaraf y llawlyfr.  Roedd y Cadeirydd yn dal i fod yn aelod o fforwm Cadeiryddion Pwyllgor Swyddfa Archwilio Cymru ac anogodd gadeirydd nesaf y Pwyllgor i gymryd rhan y flwyddyn nesaf. Byddai'n rhannu papurau diweddaraf Fforwm Cadeiryddion Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Cynulliad a Swyddfa Archwilio Cymru gydag aelodau'r Pwyllgor a swyddogion.  Tynnodd sylw hefyd at ganllawiau'r Swyddfa Archwilio Genedlaethol ar gyfer rhaglenni trawsnewid digidol, costau heriol sy'n ymwneud â phrosiectau mawr, a rhagoriaeth wrth adrodd.            

7.2     Roedd Gareth Watts eisoes wedi rhannu diweddariadau'r Swyddfa Archwilio Genedlaethol, y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth a TIAA gydag aelodau'r Pwyllgor, a chroesawodd gwestiynau ar y wybodaeth a rannwyd.     

7.3     Gofynnodd aelodau'r Pwyllgor a oedd gan Swyddfa Archwilio Cymru unrhyw enghreifftiau o arfer da i'w rhannu gyda'r Pwyllgor.  Disgrifiodd Gareth Lucey hwb Arfer Da ar wefan Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer sefydliadau'r sector cyhoeddus ac elusennau.  Byddai'r tîm Clercio'n sicrhau bod linc yn cael ei rannu.    

Camau i’w cymryd

      Bydd Eric Gregory yn rhannu papurau diweddaraf Fforwm Cadeiryddion Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Cynulliad a Swyddfa Archwilio Cymru ag aelodau'r pwyllgor a swyddogion (wedi'i gwblhau). 

 


Cyfarfod: 26/11/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Trafod yr adroddiadau Archwiliad Mewnol diweddaraf a Adroddiad Archwiliad Mewnol blaenorol a ddosbarthwyd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 103
  • Cyfyngedig 104
  • Cyfyngedig 105

Cofnodion:

ACARAC (05-18) Papur 4 - Adolygiad o ddigwyddiadau (Sicrwydd Cymedrol)

5.1        Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad hwn.  Sbardunwyd yr adolygiad gan newidiadau i'r system archebu ac i strwythur y tîm. 

5.2     Disgrifiodd Manon Antoniazzi y system archebu a oedd wedi'i sefydlu ers dros flwyddyn a'r angen parhaus i gyfathrebu ac ymgysylltu ag Aelodau'r Cynulliad.

Camau i’w cymryd

      Bydd Gareth yn cylchredeg y cynllun gweithredu ar gyfer cyfathrebu a gwireddu buddion. 

ACARAC (05-18) Papur 5 - Rheoli Risg (Sicrwydd Sylweddol)

5.3     Anogwyd y Pwyllgor gan ganlyniad yr archwiliad hwn a soniodd am waith Kathryn Hughes a Jane Legge wrth ddatblygu'r system. 

5.4     Cadarnhaodd y Cadeirydd fod y Comisiynydd wedi dangos aeddfedrwydd cynyddol o ran rheoli risg yn ystod ei ddaliadaeth, a'i fod yn cael ei annog gan y fforymau a'r rhwydweithiau rheoli risg sydd ar waith, ynghyd â chyfranogiad y staff ar bob lefel. 

5.5     Gofynnodd yr Aelodau gwestiynau ynghylch y system rheoli risg newydd a oedd yn cael ei chyflwyno, yr hyfforddiant cysylltiedig, a pha mor effeithiol oedd y fforwm risg o ran ymgysylltu, yn enwedig os nad oedd hyrwyddwyr risg yn bresennol yn ystod y cyfarfod.  Disgrifiodd Gareth a Kathryn yr hyfforddiant cysylltiedig a oedd yn cynnwys hyfforddiant diweddaru llawn ar reoli risg ar gyfer yr holl benaethiaid gwasanaethau a hyrwyddwyr risg.  Gwnaethant gytuno y dylid annog hyrwyddwyr risg i fynychu, ond roeddent yn teimlo bod y fforwm wedi'i sefydlu ac yn ddigon cadarn i ymdopi â newidiadau cyson mewn aelodaeth.  Dosbarthwyd cofnodion y fforwm i'r Penaethiaid Gwasanaeth ac fe'u cyhoeddwyd yn fewnol, ac roedd Kathryn o'r farn bod hyn yn sicrhau y rhoddir yr wybodaeth ddiweddaraf i'r rhai a oedd yn cymryd rhan.       

5.6     Gofynnodd y Pwyllgor pam nad oedd adroddiad ar reoli problemau ar gael    Roedd hyn yn cael ei ddatblygu a byddai'n cael ei gyflwyno gan Dave ar ddiwedd cyfarfod mis Chwefror.   

Camau gweithredu

      Bydd Dave Tosh yn cyflwyno log rheoli problemau i'r Pwyllgor. 

ACARAC (05-18) Papur 6 - Fframwaith Sicrwydd (Adolygiad Cynghori, dim barn sicrwydd)

6.1     Croesawodd y Pwyllgor yr adolygiad cadarnhaol.  Awgrymwyd y byddai siart llif o'r broses wedi helpu i egluro'r adroddiad, a dylai sicrwydd drydedd linell gynnwys adolygiad yr Ymgynghorydd Annibynnol o ddatganiadau llywodraethu cyfarwyddiaethau.

 


Cyfarfod: 26/11/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Adroddiad Diweddaru ar Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 108

Cofnodion:

ACARAC (05-18) Papur 3 – adroddiad diweddaru

4.1        Cyflwynodd Gareth Watts ei grynodeb diweddaraf o waith y tîm Llywodraethu a Sicrwydd.  Cyfeiriodd at gwrs hyfforddi GDPR a fynychwyd gan y Swyddog Diogelu Data, cynhadledd Fforwm Llywodraethu Gwell gan y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth a fynychwyd gan y Rheolwr Llywodraethu, a datblygiad proffesiynol pellach yr archwilydd mewnol dan hyfforddiant.

4.2     Roedd Gareth wedi trafod yr elfennau hynny yn ei gynllun, a oedd o'r pwys mwyaf i Swyddfa Archwilio Cymru, yn enwedig o ran y datganiadau ariannol. Byddai'n parhau i gysylltu â Swyddfa Archwilio Cymru er mwyn sicrhau bod y naill ochr yn cefnogi'r llall yn unol â'u protocol cydweithio.    

4.3     Pan holodd y Pwyllgor ynglŷn â defnyddio TIAA, eglurodd Gareth, fel Pennaeth Llywodraethu a Sicrwydd, pan fydd meysydd sy'n rhan o'i gyfrifoldeb yn cael eu harchwilio, fod y Siarter Archwilio Mewnol yn nodi bod yn rhaid i'r archwiliadau hyn gael eu hariannu'n allanol er mwyn sicrhau niwtraliaeth.  Byddai'n diweddaru aelodau newydd y Pwyllgor ynghylch TIAA ac yn gwahodd cynrychiolydd i gyfarfod mis Chwefror.     

4.4     Cadarnhaodd nad oedd unrhyw argymhellion dros ben o 2016-17.

Camau i’w cymryd

     Bydd Gareth yn rhoi rhagor o wybodaeth i aelodau newydd y Pwyllgor am TIAA ac yn gwahodd cynrychiolydd i gyfarfod mis Chwefror.

 


Cyfarfod: 18/06/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 8)

Adroddiad Archwilio Lwfansau Aelodau’r Cynulliad

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 111

Cyfarfod: 18/06/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Adroddiad Twyll Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 114

Cyfarfod: 18/06/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2017-18

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 117

Cyfarfod: 18/06/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Adroddiad Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 120

Cofnodion:

ACARAC (03-18) Papur 3 – Adroddiad diweddaru archwilio mewnol

Eitem 4 - Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2017-18

ACARAC (03-18) Papur 4 – Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol a Barn 2017-18

Eitem 5 – Adroddiad Twyll Archwilio Mewnol

ACARAC (03-18) Papur 5 – Adroddiad Twyll Archwilio Mewnol

Eitem 6 - Yr adroddiad archwilio mewnol diweddaraf

ACARAC (03-18) Papur 6 – Adroddiad Archwilio Lwfansau Aelodau’r Cynulliad

5.1     Cyflwynodd Gareth Watts y pedair eitem hyn i'r Pwyllgor. Cafodd ei adroddiad diweddaru ei nodi ac amlinellodd fod ei Adroddiad Blynyddol yn cynnig barn gyffredinol ar gyfer 2017-18 fod y fframwaith llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth yn ddigonol ac yn effeithiol sy'n unol â disgrifiadau Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS). 

5.2     Tynnodd Gareth sylw at feysydd lle roedd ei waith wedi ychwanegu gwerth at y sefydliad, er enghraifft: sefydlu meini prawf blaenoriaethu; adolygiad o'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau a arweiniodd at newidiadau i'r strwythur llywodraethu; a'r Adolygiad Capasiti. Ychwanegodd fod cydnabyddiaeth dda yn gyffredinol o rôl cynghori yr Archwiliad Mewnol.

5.3     Hefyd, soniodd Gareth wrth y Pwyllgor am archwilydd dan hyfforddiant yn y tîm Llywodraethiant a Sicrwydd a ddylai fod yn gymwys erbyn diwedd y flwyddyn. Roedd y Pwyllgor yn croesawu hyn gan fod angen cymorth i Gareth ochr yn ochr â'r contract TIAA. Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch cymeradwy'r gwaith a gynhyrchwyd gan TIAA, eglurodd Gareth, fel y rheolwr contract, ei fod yn sicrhau ansawdd yr holl adroddiadau a gynhyrchir gan TIAA. Ychwangodd y byddai ef a Dave yn cymeradwyo'r archwiliadau am feysydd o fewn ei gylch gwaith, fel rheoli risg a llywodraethu gwybodaeth.

5.4     Roedd y Pwyllgor yn canmol y ffaith bod y rheolwyr wedi cwblhau'r holl argymhellion, gan gynnwys yr argymhellion yn ymwneud ag archwilio'r Rheolaethau Ariannol Allweddol, a gafodd eu gweithredu cyn i'r adroddiad gael ei gyflwyno i'r Pwyllgor.

5.5     Gwnaeth y Pwyllgor annog Gareth i ganolbwyntio'n ychwanegol ar y Gyfarwyddiaeth Fusnes yn y dyfodol a pharhau i sicrhau nad oedd ei raglen archwilio ac annibyniaeth yn cael eu cyfaddawdu. 

5.6     Rhoddodd Gareth a Dave sicrwydd i'r Pwyllgor drwy ddisgrifio sut caiff annibyniaeth ei ddiogelu, fel yr amlinellir yn niweddariad y Siarter Archwilio Mewnol a gyflwynwyd yn flaenorol. Ychwanegodd Dave, yn ystod eu sesiynau dal i fyny wythnosol, trafodwyd gwaith Gareth yn drylwyr i sicrhau nad oedd unrhyw wrthdaro buddiannau a bod ei annibyniaeth wedi'i ddiogelu.     

5.7     O ran yr Adroddiad Blynyddol ar Dwyll, cadarnhaodd Gareth fod yr adroddiad yn cwmpasu contractwyr trydydd parti a systemau cerdyn ar-lein. Yn ystod 2017-18, ni chafodd unrhyw achosion o weithgareddau twyllodrus eu cyfeirio at sylw Gareth.

5.8     Yn dilyn gweithredu'r system ar-lein cerdyn caffael, ac yn dilyn yr archwiliad Rheolaethau Ariannol Allweddol, parhaodd Nia i sicrhau bod Penaethiaid Gwasanaeth yn cymeradwyo pryniannau a wneir gan ddefnyddio'r cardiau i leihau unrhyw oedi.  

5.9     Eitem olaf Gareth oedd adroddiad archwilio Lwfansau Aelodau’r Cynulliad. Roedd ei sgôr sicrwydd yn gymedrol, gyda phob un o'r pedwar argymhelliad yn cael eu derbyn. Roedd wedi'i sicrhau bod y tîm Cymorth Busnes i Aelodau (MBS) yn dilyn  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 5


Cyfarfod: 23/04/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 15)

Diweddariad o bresenoldeb yng Nghynhadledd Cadeiryddion Archwilio TIAA

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 123
  • Cyfyngedig 124

Cofnodion:

Eitem lafar

15.1     Gohiriwyd yr eitem hon tan gyfarfod mis Gorffennaf.

Camau i’w cymryd

Y wybodaeth ddiweddaraf am rôl y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg ac Archwilio Mewnol, gan gynnwys adborth o Gynhadledd Cadeiryddion TIAA, i'w hychwanegu i'r agenda ym mis Gorffennaf.

 


Cyfarfod: 23/04/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 14)

Adolygu'r Siarter Archwilio Mewnol a chydymffurfiad Archwilio Mewnol â Safon Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 127
  • Cyfyngedig 128

Cofnodion:

ACARAC (02-18) Papur 15 – papur cwmpasu'r Siarter Archwilio Mewnol

ACARAC (02-18) Papur 15 – Y Siarter Archwilio Mewnol

14.1     Nododd y Pwyllgor y mân newidiadau i'r Siarter Archwilio Mewnol a gafodd ei diweddaru yn unol â PSIAS, a chymeradwyodd y Siarter ar gyfer 2018-19.    

 


Cyfarfod: 23/04/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 13)

Yr adroddiad archwilio mewnol diweddaraf a Adroddiadau IA a ddosbarthwyd yn flaenorol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 131
  • Cyfyngedig 132
  • Cyfyngedig 133

Cofnodion:

ACARAC (02-18) Papur 11 - Seiber-ddiogelwch

Adroddiadau IA a ddosbarthwyd yn flaenorol

ACARAC (02-18) Papur 12 - Cynllun Pensiwn Aelodau'r Cynulliad

ACARAC (02-18) Papur 13 – GDPR

ACARAC (02-18) Papur 14 - Adolygiad Sicrwydd Ansawdd

13.1     Roedd y Pwyllgor wedi trafod ACARAC (02-18) Papur 11 - Seiber-Ddiogelwch o dan eitem 3 ar yr agenda. Nododd y Pwyllgor y papurau a ddosbarthwyd yn flaenorol a chytunodd i drafod adborth gyda Gareth yn y sesiwn breifat a oedd yn dilyn y cyfarfod hwn.   


Cyfarfod: 23/04/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 12)

Trafod yr amlinelliad o'r cynllun archwilio mewnol ar gyfer 2018-19

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 136

Cofnodion:

ACARAC (02-18) Papur 10 – Cynllun Archwilio Mewnol 2018-19

12.1     Cymeradwyodd y Pwyllgor y cynllun archwilio ar gyfer 2018-19.

 


Cyfarfod: 23/04/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 11)

Sicrhau Ansawdd Allanol Archwilio Mewnol (EQA)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 139
  • Cyfyngedig 140

Cofnodion:

ACARAC (02-18) - Papur 9 – papur esboniadol EQA

ACARAC (02-18) Papur – cynnydd cynllun gweithredu EQA

11.1     Nododd y Pwyllgor y cynnydd da a wnaed yn erbyn yr argymhellion a nodwyd yn adroddiad 2017.

 


Cyfarfod: 23/04/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Adroddiad ar y wybodaeth ddiweddaraf am archwilio allanol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 143

Cofnodion:

ACARAC (02-18) Papur 8 – Adroddiad diweddaru archwilio mewnol

10.1     Cyflwynodd Gareth ei adroddiad diweddaru. Tynnodd sylw at y cynnyd a wnaed ers cyfarfod mis Chwefror, a oedd yn cynnwys cwblhau pedwar adroddiad archwilio mewnol. Roedd ei ymrwymiadau ychwanegol yn ystod 2017-18 yn golygu bod peth gwaith archwilio mewnol yn parhau heb eu cwblhau. Llongyfarchodd Victoria Paris, a oedd wedi pasio Rhan 1 o'r cymhwyster Archwilio Mewnol Ardystiedig yn ddiweddar.

10.2      Roedd y Pwyllgor yn fodlon gyda'r adroddiad ac yn cydnabod y gwaith ychwanegol a wnaeth Gareth yn ystod y flwyddyn ddiwethaf. Gofynnwyd, o ystyried llwyth gwaith ychwanegol Gareth, pe gallai'r Comisiwn wneud mwy o ddefnydd o TIAA. Roedd Gareth yn cydnabod bod hyblygrwydd o hyd yn y contract ar gyfer hyn, ac amlygodd y cynnydd mewn gwytnwch a chapasiti mewnol ar gyfer archwilio mewnol a oedd hefyd yn cael ei gyflwyno drwy hyfforddi Victoria. Cadarnhaodd ei fo dyn dal mewn sefyllfa i gyflwyno barn flynyddol yn y cyfarfod ym mis Mehefin 2018. Ymrwymodd i barhau i adolygu capasiti ac adnoddau gweithgareddau archwilio mewnol.

 


Cyfarfod: 05/02/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Adroddiad Gweithgarwch Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 146

Cofnodion:

ACARAC (01-18) Papur 3 - Adroddiad cynnydd Archwilio Mewnol, ac argymhellion monitro

3.1        Cwestiynodd y Pwyllgor gapasiti Gareth i fodloni'r ymrwymiadau sydd wedi'u hamlinellu yn ei gynllun archwilio. Cadarnhaodd fod y cynllun diwygiedig yn rhoi ystyriaeth i'w waith ar yr Adolygiad Capasiti a'i fod yn dal i fod ar y trywydd iawn.  Roedd ei amser wedi'i dreulio yn llwyr bron ar yr Adolygiad Capasiti ers cyfarfod mis Tachwedd a byddai nifer yr adroddiadau yn cael eu dosbarthu cyn cyfarfod mis Ebrill fodd bynnag. 

3.2        Cwestiynodd y Pwyllgor barodrwydd y Comisiwn am Reoliad Cyffredinol Diogelu Data ym mis Mai 2018. Roedd Dave a Gareth yn credu bod lefel yr ymgysylltiad â'r Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth a faint o ganllawiau a luniwyd ganddo, ynghyd â rhannu dogfennaeth ac arferion â sefydliadau eraill, yn dangos bod Comisiwn y Cynulliad wedi'i baratoi'n dda.

3.3        Cafodd y Pwyllgor argraff dda gan ddull rhagweithiol y Pwyllgor, a rhoddwyd sicrwydd iddo yn hyn o beth, yn enwedig o ran y canllawiau a luniwyd ar gyfer Aelodau'r Cynulliad gyda'r diffyg canllawiau ar gyfer cynrychiolwyr etholedig gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Awgrymwyd y gwellid rhannu'r canllawiau hyn a Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Gwnaethant groesawu'r Rheoliad Cyffredinol Diogelu Data - Adolygiad Paratoi yr oedd disgwyl ei gynnal ym mis Chwefror. 

3.4        Nododd Gareth, yn ogystal â'r Rheoliad Cyffredinol Diogelu Data, fod y trafodaethau yn y Fforwm Rhyngseneddol yn cynnwys Brexit a'r datganoli pwerau yn sgil Brexit. Cytunodd aelodau'r Pwyllgor fod gallu'r Comisiwn i lywio risgiau sylweddol a sicrwydd cysylltiedig o fewn amgylchedd gwleidyddol i'w ganmol.

3.5        Roedd adolygiad Sicrwydd Ansawdd Allanol o Gynulliad Gogledd Iwerddon eto i'w drefnu gan Gareth. Byddai'n cyflwyno'r cynnydd yn erbyn ei gynllun gweithredu Sicrwydd Ansawdd Allanol yn y cyfarfod nesaf.      

Camau i’w cymryd

-         Gareth i gyflwyno'r cynnydd yn erbyn ei gynllun gweithredu Sicrwydd Ansawdd Allanol yn y cyfarfod fis Ebrill.    

 


Cyfarfod: 27/11/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Adolygu HMT / canllawiau eraill ar gyfer Pwyllgorau Archwilio a Sicrwydd Risg

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 149

Cofnodion:

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

 ACARAC (05-17) Papur 9 - Canllawiau NAO - Diogelwch Seiber a Gwybodaeth

6.1        Rhoddodd Dave y wybodaeth ddiweddaraf am weithgarwch diogelwch seiber a gwybodaeth a chynlluniau ar gyfer y dyfodol.  Ar hyn o bryd roedd ffocws ar godi ymwybyddiaeth gyda Staff Cymorth Aelodau’r Cynulliad (AMSS) yn y swyddfeydd etholaeth. Bu ymarferion gwe-rwydo prawf ar staff Comisiwn y Cynulliad yn gadarnhaol wrth amlygu gwendidau, a bu ymarferiad o ran rhannu gwybodaeth rhwng sefydliadau allanol yr oedd Dave a’i gydweithwyr yn ymwneud â hwy hefyd yn ddefnyddiol. Trafodwyd rhagor o wybodaeth am weithdrefnau profi ac adennill, ond oherwydd natur y drafodaeth, ni chymerwyd cofnodion manwl. 

Camau i’w cymryd

-         Dave i rannu manylion y cynllun gwendidau a datrysiadau presennol gydag aelodau’r Pwyllgor.

 


Cyfarfod: 27/11/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Yr adroddiad archwilio mewnol diweddaraf

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 152
  • Cyfyngedig 153
  • Cyfyngedig 154
  • Cyfyngedig 155

Cofnodion:

Adroddiadau / diweddariadau wedi’u dosbarthu y tu allan i’r pwyllgor

ACARAC (05-17) Papur 5 - Rheolaethau System Gyllid Newydd

ACARAC (05-17) Papur 6 - Adolygiad o Dimau Integredig y   Pwyllgor

ACARAC (05-17) Papur 7 – Argymhellion Archwilio Mewnol – adroddiad dilynol yr Adran Cymorth Busnes i’r Aelodau

ACARAC (05-17) Papur 8 - Atal a Chanfod Twyll

5.1        Nodwyd y pedwar adroddiad archwilio ac roedd Gareth wedi ymateb i’r pwyntiau a godwyd gan y Pwyllgor ar yr adroddiadau a ddosbarthwyd ymlaen llaw. Roedd y Pwyllgor yn hapus iawn ynghylch y gweithredu ar yr argymhellion yn yr adroddiad ar Reolaethau’r System Gyllid.

5.2        Roedd Nia yn siomedig iawn â’r sgôr Sicrwydd Cyfyngedig, yn enwedig o’i gymharu â’r radd gref a roddwyd y tro diwethaf. Sicrhaodd y Pwyllgor nad oedd hyn yn adlewyrchiad o’i thîm na’r system newydd a oedd ar waith, ac ni fu dirywiad o ran gwasanaethau. Roedd argymhellion ynglŷn â dogfennu tasgau wedi’u tynhau, ynghyd â’r broses o fonitro’r amser a gymerwyd i gymeradwyo’r hyn a brynwyd â chardiau credyd. Bellach, byddai Nia yn gweld rhestr o gamau nad ydynt wedi’u gweithredu bob mis, i sicrhau na fyddai’r lefel byth yn codi i’r hyn a nodwyd gan yr archwiliad. Trefnwyd ymarferiad i adolygu’r defnydd o’r cardiau credyd a nifer y cardiau ar gyfer mis Rhagfyr. 

5.3        Nododd y Pwyllgor hefyd yr ymatebion i’r argymhellion yn yr Adolygiad o Dimau Integredig y Pwyllgor a thrafododd hwy, yn benodol, derbyn a phrydlondeb gweithredu ar yr argymhellion.

 


Cyfarfod: 27/11/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Adroddiad Gweithgarwch Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 158

Cofnodion:

ACARAC (05-17) Papur 4 - Adroddiad cynnydd Archwilio Mewnol, ac argymhellion monitro

4.1        Cyflwynodd Gareth ei adroddiad gweithgarwch a’r wybodaeth ddiweddaraf o ran yr argymhellion.  Roedd yr Adolygiad Capasiti yn cymryd llawer o amser Gareth ac efallai y byddai angen gwneud newidiadau i’w gynllun archwilio 2017-18 o ganlyniad i’r gwaith hwn.  Nododd y Pwyllgor y cynllun i ohirio’r archwiliad ar reoli newid.  

 


Cyfarfod: 19/06/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Adroddiad Blynyddol yr adran Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 161

Cofnodion:

ACARAC (03-17) Papur 10 – Adroddiad blynyddol a barn yr adran Archwilio Mewnol 2016-17

6.1        Cymeradwyodd y Pwyllgor adroddiad blynyddol Gareth, a oedd yn cydnabod bod prosesau digonol ac effeithiol ar waith o ran rheoli risg, rheolaeth a llywodraethu. Estynnwyd llongyfarchiadau i Gareth am ei waith a chyfraniad parhaus yr adran archwilio mewnol o ran darparu sicrwydd.  Roeddent yn croesawu'r ffocws ar effaith a chanlyniadau'r gwaith archwilio yn arbennig ac yn annog canolbwyntio ymhellach ar hyn yn adroddiadau'r dyfodol. Roeddent yn falch o glywed hefyd fod aelod o'r tîm i fod i ddechrau hyfforddiant archwilio mewnol er mwyn cefnogi ei waith ymhellach.

 


Cyfarfod: 19/06/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Ystyried unrhyw sylwadau yn sgil yr adroddiadau a ddosbarthwyd y tu allan i'r Pwyllgor

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 164
  • Cyfyngedig 165
  • Cyfyngedig 166

Cofnodion:

ACARAC (03-17) Papur 7 – Adroddiad ar yr Adolygiad o'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau

ACARAC (03-17) Papur 8 – Y wybodaeth ddiweddaraf am yr Adolygiad o'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau

ACARAC (03-17) Papur 9 – Adolygiad o’r balansau terfynol (trosglwyddo data o CODA i NAV)

5.1     Croesawodd y Pwyllgor y tri adroddiad, ac roeddent wedi rhannu eu sylwadau arnynt â Gareth y tu allan i'r cyfarfod. 

5.2     Roedd y drafodaeth yn canolbwyntio ar swyddogaethau a chyfrifoldebau Bwrdd Rheoli'r Comisiwn a'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau.  Dywedodd Manon ei bod hi a'r Cyfarwyddwyr ar fin adolygu aelodaeth a rolau pob bwrdd er mwyn sicrhau eu bod yn parhau'n addas i'r diben a sicrhau bod y cyfrifoldebau a'r prosesau o ran gwneud penderfyniadau yn glir.

5.3     Wrth ymateb i gwestiynau am faint y mae penderfyniadau'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau yn cael eu herio, cyfeiriodd Dave at faint y mae'r cynigion sy'n cael eu cyflwyno i'r bwrdd yn cael eu herio, ac roedd y Pwyllgor o'r farn y gallai'r broses honno fod yn gliriach.  Cytunodd Manon i ystyried ffyrdd amgen o gyfleu penderfyniadau'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau yn ehangach, gan gynnwys gyda'r Comisiynwyr, a byddai'n rhannu canlyniadau'r adolygiad o'r strwythurau llywodraethu yn dilyn diwrnod cwrdd i ffwrdd.   

5.4     Croesawodd y Pwyllgor yr adolygiad cadarnhaol hwn, y camau gweithredu y cytunwyd arnynt a'r ffordd ragweithiol yr aed ati i wahodd gwaith craffu allanol.  

Camau i’w cymryd

-         Manon i ystyried ffyrdd o gyfleu penderfyniadau'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau yn ehangach.

-         Manon i rannu canlyniadau'r adolygiad o strwythurau llywodraethu ar ôl diwrnod cwrdd i ffwrdd y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau.

 


Cyfarfod: 19/06/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Yr Adroddiadau Archwilio Mewnol diweddaraf

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 169
  • Cyfyngedig 170

Cofnodion:

ACARAC (03-17) Papur 5 – Adroddiad Archwilio ar Lwfansau Aelodau'r Cynulliad

ACARAC (03-17) Papur 6 – Adroddiad ymgynghorol yr adran Archwilio Mewnol ar y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (TIAA)

4.1     Cyflwynodd Gareth ddau adroddiad archwilio a groesawyd gan y Pwyllgor.

4.2     O ran yr archwiliad o lwfansau Aelodau'r Cynulliad, rhoddodd Gareth wybod fod gweithdrefnau cadarn ar waith ar gyfer hawliadau treuliau Aelodau'r Cynulliad.  Dywedodd hefyd fod y gwaith o ddirprwyo awdurdod yn ffurfiol i reolwyr swyddfa, fel y gallent gyflwyno hawliadau ar ran Aelodau'r Cynulliad, wedi gwella effeithlonrwydd.  Cadarnhaodd Suzy Davies fod Aelodau'r Cynulliad yn llwyr ddeall eu bod yn atebol am y treuliau y byddant yn eu hawlio, er gwaetha'r ffaith y gallant ddirprwyo'r awdurdod hwn.

4.3     Yn ogystal â phrofi'r grantiau adsefydlu a dalwyd i Aelodau'r Cynulliad a adawodd yn dilyn etholiad 2016 a'r taliadau dileu swydd a dalwyd i'w staff cymorth, bu Gareth hefyd yn profi prosesau recriwtio staff.   Mae'r rheolwyr wedi derbyn pob un o'r tri argymhelliad a wnaed ganddo.

4.4     O ran yr archwiliad ymgynghorol o'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol,  dywedodd Gareth fod natur ddibwys yr argymhellion yn galonogol, ac yn brawf o'r holl waith paratoi a wnaed gan y Comisiwn.   Cyfeiriodd hefyd at weithgor a oedd wedi'i sefydlu a chynllun gweithredu lefel uchel a oedd yn cael ei fonitro'n agos gan Alison Bond, Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth y Comisiwn.  Roedd aelodau'r Pwyllgor yn canmol y cynllun gweithredu cynhwysfawr a ddosbarthwyd.

4.5     Dywedodd Dave fod y Cynulliad, ynghyd â deddfwrfeydd a sefydliadau eraill, yn disgwyl canllawiau manwl pellach gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, a bod disgwyl i hynny gyrraedd yn yr hydref. Unwaith y bydd y canllawiau hyn yn barod, câi'r cynllun gweithredu ei adolygu a byddai'n cynnwys ffocws ar roi cyngor i Aelodau'r Cynulliad fel rheolwyr data.     

4.6     Roedd y Pwyllgor yn fodlon iawn ar yr holl waith paratoi a wnaed a chanlyniad yr adroddiad ymgynghorol, ond gwnaethant annog y swyddogion i beidio â llaesu dwylo.  Cytunwyd y dylid atgoffa Aelodau Cynulliad a'u staff am eu rhwymedigaethau o dan y ddeddfwriaeth diogelu data presennol yn ogystal ag unrhyw newidiadau yn y dyfodol.          

 Cam gweithredu

-         Gareth i baratoi diweddariad ar argymhellion yr archwiliad o lwfansau Aelodau'r Cynulliad yng nghyfarfod yr hydref.

 


Cyfarfod: 19/06/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Y wybodaeth ddiweddaraf am Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 173
  • Cyfyngedig 174

Cofnodion:

ACARAC (03-17) Papur 3 – Y wybodaeth ddiweddaraf am Archwilio Mewnol

ACARAC (03-17) Papur 4 – Adroddiad ar Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS)

3.1     Cyflwynodd Gareth Watts ei adroddiad ar y wybodaeth ddiweddaraf. Roedd gwaith maes yn mynd rhagddo ar yr archwiliad o bwyllgorau integredig, a oedd yn ystyried gwaith gan chwe gwasanaeth gwahanol.  Oherwydd cwmpas yr archwiliad hwn, dywedodd Gareth nad oedd y gwaith yn debygol o gael ei gwblhau tan yr hydref.

3.2     Croesawodd y Pwyllgor adroddiad Gareth ar Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS), a gyflwynwyd er mwyn rhoi gwybod i'r Pwyllgor am y newidiadau diweddaraf i'r safonau. Dywedodd Gareth na fyddai angen gwneud unrhyw newidiadau i brosesau'r Comisiwn.        

3.3     Dywedodd Gareth y byddai'n gallu rhannu canlyniad yr ymarfer tendro a gwblhawyd ar gyfer y contract Archwilio Mewnol yn fuan.           

3.4     Nododd y Pwyllgor yr adroddiad Asesu Ansawdd allanol, a ddosbarthwyd y tu allan i'r pwyllgor. Cadarnhaodd Dave Tosh, y Cyfarwyddwr Adnoddau, ei fod yn fodlon ar y sicrwydd a roddwyd. Cadarnhaodd Gareth fod yr asesiad hwn yn seiliedig ar y fersiwn flaenorol o Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus ac y byddai asesiadau yn y dyfodol yn seiliedig ar y fersiwn ddiwygiedig.  

3.5     Estynnodd y Pwyllgor longyfarchiadau i Nia Morgan a'i thîm am drosglwyddo data yn llwyddiannus i'r system gyllid newydd.  Rhoddodd Nia ddiolch i'w thîm am eu gwaith caled wrth roi'r prosiect hwn ar waith, yn enwedig o gofio'r rhwymedigaethau ar ddiwedd y flwyddyn a'r ffaith bod llai o adnoddau ar gael.       

Cam i’w gymryd

-         Gareth Watts i rannu canlyniadau'r ymarfer tendro Archwilio Mewnol ag aelodau Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Cynulliad drwy e-bost. 

 


Cyfarfod: 20/03/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Yr adroddiad archwilio mewnol diweddaraf

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 177
  • Cyfyngedig 178

Cofnodion:

ACARAC (02-17) Papur 4 - Adolygiad dadansoddeg data (y gyflogres)

ACARAC (02-17) Papur 5 – Rheoli prosiect

4.1        Cyflwynodd Gareth ddau adroddiad archwilio, y cafodd y ddau eu croesawu gan y Pwyllgor.

4.2        Dangosodd yr adolygiad dadansoddeg data gywirdeb a chadernid data'r gyflogres a nodwyd nad oedd unrhyw dystiolaeth o unrhyw ymddygiad twyllodrus. Cwestiynodd y Pwyllgor y dilysrwydd angenrheidiol i brofi cywirdeb y data yn y system Adnoddau Dynol/y gyflogres. Sicrhaodd Gareth y Pwyllgor fod y data yn cael eu gwirio yn drylwyr a bod adroddiadau eithriadau yn cael eu defnyddio lle bo angen. Yna disgrifiodd rai o swyddogaethau adrodd y system gyllid newydd a oedd yn cynnwys dadansoddeg gwariant contract.     

4.3        Cyflwynodd Gareth ei ail adroddiad ar yr adolygiad o ymagwedd y Comisiwn at reoli prosiect lle mae pedwar argymhelliad wedi'u nodi a'u cytuno gan y tîm reoli.

4.4        O ystyried yr heriau sy'n wynebu'r Comisiwn i gyflwyno cyfres uchelgeisiol o amcanion, roedd y Pwyllgor yn annog swyddogion i ddatblygu meini prawf clir ar gyfer blaenoriaethu prosiectau, ac i ganolbwyntio ar wireddu buddiannau.

4.5        Cwestiynodd y Pwyllgor eto y diffyg adrodd ar gynnydd y prosiect o fewn yr Adroddiad ar Berfformiad Corfforaethol. Cytunodd Dave i ystyried cynnwys diweddariadau'r Cyfarwyddwyr ar gynnydd prosiectau, a oedd yn cael eu darparu bob chwarter i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau, fel atodiadau i Adroddiadau ar Berfformiad Corfforaethol yn y dyfodol. 

4.6        Roedd Dave yn falch o weld cynnydd gwirioneddol ers adolygiad blaenorol Gareth yn 2015. Disgrifiodd y broses sydd ar waith yng nghyfarfodydd y Bwrdd Adnoddau a Buddsoddi bob pythefnos i asesu goblygiadau prosiectau o ran adnoddau a chyllideb, yn ogystal â sut y maent yn cyfrannu at gyflawni blaenoriaethau a nodau strategol y Comisiwn. Byddai'n ystyried awgrym y Pwyllgor o nodi manylion am feini prawf blaenoriaethu mewn ffordd fwy ffurfiol.

4.7        Cwestiynodd y Pwyllgor y gwaith o graffu ar achosion busnes ac roedd y swyddogion yn cydnabod bod angen gwelliannau i ddal y gwersi a ddysgwyd ac i fonitro'r broses o wireddu buddiannau. Cytunwyd fod angen arweiniad pellach, gan gynnwys ynghylch datblygu ac ailadrodd achosion busnes. Cytunodd Gareth hefyd i ddosbarthu adroddiad defnyddiol yr oedd wedi dod o hyd iddo yn ddiweddar ar fethodoleg rheoli prosiect mewn ffordd ystwyth i aelodau'r Pwyllgor.

4.8        Croesawodd y swyddogion y drafodaeth ar reoli rhaglenni a phrosiectau a chroesawodd y Pwyllgor adolygiad o brosesau ac egwyddorion rheoli newid a oedd wedi'i drefnu ar gyfer mis Medi 2017. Byddai'r canllawiau prosiect presennol yn cael eu diweddaru a'u datblygu ar y cyd gan aelodau'r Gymuned Ymarfer a rhanddeiliaid allweddol eraill.   

         Camau gweithredu 

        Archwiliad dadansoddeg data (y gyflogres)

-         Gareth i roi rhagor o wybodaeth i'r Pwyllgor am faint y samplau a ddefnyddir ar gyfer dadansoddeg data.

Archwiliad rheoli prosiectau

-         Gareth i ddosbarthu canlyniad y drafodaeth ar adolygiad y Bwrdd Adnoddau a Buddsoddi cyn y cyfarfod ym mis Mehefin.

-         Dave i ystyried meini prawf blaenoriaethu ar gyfer prosiectau.

-         Dave i ystyried cynnwys 'diweddariadau'r Cyfarwyddwyr' fel atodiadau i'r Adroddiad ar Berfformiad Corfforaethol. 

-         Gareth i ddosbarthu  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4


Cyfarfod: 20/03/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Adolygu'r Siarter Archwilio Mewnol a chydymffurfiad Archwilio Mewnol â Safon Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 181
  • Cyfyngedig 182
  • Cyfyngedig 183

Cofnodion:

ACARAC (02-17) Papur 7 – papur cwmpasu'r Siarter Archwilio Mewnol

ACARAC (02-17) Papur 7 – Y Siarter Archwilio Mewnol

ACARAC (02-17) Papur 8 – Adroddiad interim ar yr Asesiad Ansawdd Allanol

6.1        Nododd y Pwyllgor y Siarter Archwilio Mewnol diwygiedig ar gyfer 2017-18 a chroesawodd yr Adroddiad ar yr Asesiad Ansawdd Allanol interim, a gynhyrchwyd gan Andrew Munro, Pennaeth Archwilio Mewnol yn Senedd yr Alban. Daeth yr adroddiad i'r casgliad fod y gwasanaeth archwilio mewnol yn gyffredinol yn cydymffurfio â safonau archwilio mewnol fel y nodir gan, ac yn unol â, Fframwaith Asesu Ansawdd Archwilio Mewnol Trysorlys EM. Llongyfarchodd y Pwyllgor Gareth ar ganlyniad mor gadarnhaol a gofynnwyd i'r adroddiad terfynol gael ei ddosbarthu y tu allan i'r pwyllgor.

Cam gweithredu

-         Gareth i ddosbarthu Adroddiad Terfynol yr Asesiad Ansawdd Allanol i aelodau'r Pwyllgor.

 


Cyfarfod: 20/03/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Trafod yr amlinelliad o'r cynllun archwilio mewnol ar gyfer 2017-18

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 186

Cofnodion:

ACARAC (02-17) Papur 6 – Cynllun Archwilio Mewnol 2017-18

5.1        Cymeradwyodd y Pwyllgor gynllun archwilio Gareth ar gyfer 2017-18.  Sicrhaodd Gareth y Pwyllgor fod y prif feysydd ffocws yn unol â risgiau corfforaethol y Comisiwn. Cwestiynodd y Pwyllgor a oedd digon o ffocws ar swyddogaeth Busnes y Cynulliad gan mai dyma lle byddai'r newidiadau sydd i ddod yn digwydd. Roedd y Pwyllgor yn fodlon ar ymateb Gareth ynghylch cwmpasu'r elfennau rheoli newid yn yr adolygiad ym mis Medi 2017, ac ar gyfer addasu ei gynllun i ddarparu ar gyfer meysydd penodol sy'n peri pryder yn ystod y flwyddyn.    

5.2        Byddai Gareth yn defnyddio adnoddau mewnol i'w helpu gyda'i adolygiad o gymorth integredig ar gyfer y Pwyllgorau.  Roedd hefyd wedi ychwanegu diwrnodau dangosol i'r cynllun archwilio i sicrhau bod y Pwyllgor yn deall ei ymrwymiadau. 

 


Cyfarfod: 20/03/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Adroddiad Gweithgarwch Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 189

Cofnodion:

ACARAC (02-17) Papur 3 – Adroddiad diweddaru archwilio
mewnol

3.1        Cyflwynodd Gareth Watts ei adroddiad diweddaru. Amlinellodd y gwaith sy'n cael ei wneud ar yr archwiliad o dreuliau Aelodau'r Cynulliad, y byddai'r adroddiad terfynol yn cael ei ddosbarthu cyn y cyfarfod ym mis Mehefin.

3.2        Roedd hefyd wedi gweithio gyda swyddogion i gwmpasu'r archwiliad sydd ar ddod o gymorth integredig ar gyfer Pwyllgorau'r Cynulliad a chwblhaodd adolygiad o symud data o'r system ariannol CODA i'r system Microsoft Dynamics NAV newydd. 

3.3        Bydd yr adolygiad a gynhaliwyd o Fwrdd Buddsoddi ac Adnoddau y Comisiwn yn cael ei drafod gan y Bwrdd ar 21 Mawrth. Cytunodd Gareth i ddosbarthu'r adroddiad, ynghyd â manylion am y camau gweithredu y cytunodd y Bwrdd arnynt, i'r Pwyllgor cyn y cyfarfod ym mis Mehefin.

3.4        Byddai'r contract Archwilio Mewnol gyda TIAA yn dod i ben yn 2017 ac roedd Gareth a'r tîm caffael wedi gorffen y ddogfen manyleb i ddechrau'r broses dendro. Roedd y panel ar gyfer adolygu tendrau yn cynnwys y Pennaeth Archwilio Mewnol, y Cyfarwyddwr Cyllid a'r Uwch-swyddog Caffael.    

 


Cyfarfod: 06/02/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Yr adroddiad archwilio mewnol diweddaraf

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 192

Cofnodion:

ACARAC (01-17) Papur 5 - Seiber-ddiogelwch

4.1     Canlyniad yr archwiliad o Seiber-ddiogelwch oedd bod 'angen ei wella'.  Roedd hyn oherwydd maint y gwaith a oedd yn dal ar y gweill i wella trefniadau Comisiwn y Cynulliad o ran seiber-ddiogelwch. Cafodd 12 argymhelliad eu gwneud i i wella'r trefniadau presennol ond nid oedd gan yr un o'r rhain flaenoriaeth Uchel/Critigol. 

4.2     Teimlai'r Cadeirydd fod yr adroddiad yn un trylwyr a bod y Comisiwn yn awyddus i roi’r argymhellion ar waith yn fuan. Cytunodd â phenderfyniad y Comisiwn i wrthod un o'r argymhellion.

4.3     Disgrifiodd Dave y gwaith a oedd yn digwydd ar lefel y DU a chadarnhaodd y byddai pob un o'r 12 o argymhellion wedi'i gwblhau erbyn diwedd y flwyddyn ariannol 2016-17.  Byddai penodi arbenigwr rhwydweithiau diogelwch seiber i dîm TGCh yn cryfhau'r maes hwn ymhellach, ond roedd yn cydnabod yr heriau sy'n wynebu'r sefydliad a phwysigrwydd codi ymwybyddiaeth ymysg staff y Comisiwn, yr Aelodau a’u staff cymorth. Byddai Gareth yn ymgymryd â gwaith dilynol ynghylch adolygiad ISO27001:2013 ac yn parhau i gyfarfod yn rheolaidd â Phennaeth TGCh cyn cynnal archwiliad dilynol a rhoi gwybodaeth i'r Pwyllgor pan fo hynny'n briodol.

4.4     Cadarnhaodd Dave fod seiber-ddiogelwch ar fin cael ei ychwanegu at Gofrestr Risgiau Corfforaethol y Comisiwn a gofynnodd y Pwyllgor a oedd gwneud TGCh yn swyddogaeth fewnol wedi amlygu methiannau hanesyddol o ran diogelwch y rhwydwaith. Cadarnhaodd Dave fod y penderfyniad i ddarparu gwasanaethau TGCh yn fewnol wedi amlygu rhai gwendidau yn y contract allanol, ond mae'r sefyllfa wedi gwella ar ôl ennill rheolaeth dros y gwasanaethau yn dilyn y penderfyniad hwnnw.


Cyfarfod: 06/02/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Adroddiad ar Waith Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 195
  • Cyfyngedig 196

Cofnodion:

ACARAC (01-17) Papur 3 – Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol  

ACARAC (01-17) Papur 4 - Argymhellion Monitro Archwilio Mewnol

3.1     Croesawodd y Pwyllgor adroddiad cynnydd a dogfennau monitro Gareth.  Roedd archwiliad o'r Gyflogres wedi dechrau a byddai’r adroddiad terfynol yn cael ei ddosbarthu y tu allan i'r pwyllgor, ynghyd â’r adolygiad yr IRB.

3.2     Byddai Gareth yn archwilio'r taliadau a wnaed i Aelodau'r Cynulliad o ran grantiau adsefydlu, taliadau diswyddo i staff cymorth, a'r gwaith o sefydlu swyddfeydd rhanbarth ac etholaeth Aelodau newydd ar ôl etholiad y Pumed Cynulliad.

3.3     Dywedodd Gareth y byddai'r contract ar gyfer trefniadau Archwilio Mewnol ar y cyd yn cael ei ddyfarnu ym mis Mehefin 2017.     

3.4     Ar ôl trafod yr archwiliadau penodol yr oedd Gareth ar fin eu cynnal, o ran eu cwmpas a maint eu samplau, awgrymodd y Pwyllgor y dylai Gareth ystyried y ffordd orau o roi gwybod i’r Comisiwn am ganlyniadau a  buddion ei adroddiadau archwilio, yn ogystal ag argymhellion a oedd wedi eu gwrthod gan y Rheolwyr.    

Camau i’w cymryd:

-         Roedd Gareth i gylchredeg yr argymhellion a'r camau i’w cymryd yn dilyn adolygiad yr IRB , wedi i’r IRB eu hystyried.

-         Bydd Gareth yn cynnwys canlyniadau argymhellion adolygiadau archwilio mewn adroddiadau yn y dyfodol.

-         Bydd Gareth yn cynnwys yr argymhellion hynny yn adroddiadau Archwiliadau Mewnol nas derbynnir gan y tîm Rheoli, a'r rhesymau dros hynny.

 


Cyfarfod: 21/11/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Adroddiadau Archwilio Mewnol a ddosbarthwyd ym mis Hydref

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 199
  • Cyfyngedig 200
  • Cyfyngedig 201
  • Cyfyngedig 202
  • Cyfyngedig 203

Cofnodion:

5.0     Eitem 5 - Adroddiadau Archwilio Mewnol a ddosbarthwyd ym mis Hydref

ACARAC (05-16) Papur 6 - Adolygiad Sicrwydd o'r Cynllun Ymadael Gwirfoddol

ACARAC (05-16) Papur 7 - Nodyn briffio ar Seiber-ddiogelwch - (i'w drafod o dan eitem 8)

ACARAC (05-16) Papur 8 - Archwiliad Caffael - adroddiad diweddaru

ACARAC (05-16) Papur 9 - Papur eglurhaol adroddiad Archwiliad Mewnol Rheoli Risg

ACARAC (05-16) Papur 9 - Atodiad A - Adroddiad Archwilio Rheoli Risg

5.1        Diolchodd y Pwyllgor i Gareth am ddosbarthu nifer o bapurau y tu allan i'r pwyllgor ac am rannu ei ymatebion i'r sylwadau a ddaeth i law. Cytunodd Gareth y byddai'n ailgyflwyno derbyn neu wrthod argymhellion Archwilio Mewnol yn ei adroddiadau.

5.2        Cadarnhaodd y tîm clercio bod y papurau yn y pecyn yr un fath â'r rhai a ddosbarthwyd ym mis Hydref ac y byddent yn ystyried cyfeirnodi'r papurau hyn yn wahanol yn y dyfodol.  

Camau gweithredu i’w cymryd

-        Cytunodd Gareth y byddai'n ailgyflwyno derbyn neu wrthod argymhellion Archwilio Mewnol yn ei adroddiadau.

-        y tîm clercio i egluro cyfeirnodi papurau sydd wedi cael eu dosbarthu y tu allan i'r pwyllgor.

 


Cyfarfod: 21/11/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Yr adroddiad archwilio mewnol diweddaraf

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 206

Cofnodion:

4.0     Eitem 4 - Yr adroddiad archwilio mewnol diweddaraf 

ACARAC (05-16) Papur 5 - Gweinyddu Pensiynau

4.1        Canlyniad yr archwiliad Gweinyddu Pensiynau oedd cael sgôr 'cryf'.  Adroddwyd bod yna drefniadau cadarn ar waith ar gyfer gweinyddu Prif Gynllun Pensiwn y Gwasanaeth Sifil a chynlluniau pensiwn Staff Cymorth Aelodau'r Cynulliad. Nodwyd cyfleoedd i wella effeithlonrwydd a lleihau'r angen am ragor o ymyrraeth â llaw.

4.2        Cadarnhaodd Gareth fod argymhellion wedi cael eu derbyn a bod y broses weithredu yn mynd rhagddo. Byddai'r angen i ymyrryd â llaw yn cael ei ddisodli erbyn mis Ionawr pan fyddai ymarfer dilysu yn cael ei wneud.

 


Cyfarfod: 21/11/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Adroddiad ar Weithgarwch Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 209
  • Cyfyngedig 210

Cofnodion:

Archwilio Mewnol

3.0     Eitem 3 – Adroddiad ar Weithgarwch Archwilio Mewnol

        ACARAC (05-16) Papur 3 – Adroddiad Diweddaru Archwilio Mewnol 

          ACARAC (05-16) Papur 4 - Argymhellion Monitro Archwilio Mewnol 

3.1        Cyflwynodd Gareth ei ddogfennau diweddaru arferol a oedd yn nodi meysydd i ganolbwyntio arnynt yn ystod 2016-17. Gwnaeth hefyd roi manylion am ei Ddatblygiad Proffesiynol Parhaus gan gynnwys mynd i gyfarfod rhyngseneddol ar gyfer penaethiaid archwilio mewnol, a chyfleoedd rhwydweithio eraill megis cyfarfodydd gyda phenaethiaid archwilio mewnol o sefydliadau sector cyhoeddus eraill ledled Cymru.

3.2        Gofynnodd y Pwyllgor sut y byddai Gareth yn delio â'r broses ail-dendro ar gyfer y contract archwilio mewnol, gan fod y contract gyda TIAA yn dod i ben ym mis Gorffennaf 2017. Cynigiodd Gareth barhau gyda'r trefniadau ar y cyd, gyda'r disgwyl y byddai sawl tendr yn dod i law, ond dywedodd y byddai hefyd yn cynyddu gwytnwch o fewn y tîm, gyda'r bwriad o gynnal rhagor o adolygiadau mewnol.

3.3        Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am roi diweddariadau cynhwysfawr ac atgoffodd y Pwyllgor fod Gareth yn dibynnu ar bartner wedi'i ariannu ar y cyd i'w helpu i gyflawni'r gwaith archwilio mewnol. Hefyd dywedodd ei fod yn gobeithio y byddai gystadleuaeth gref ar gyfer yr ymarfer caffael .

3.4        Yna eglurodd Gareth sut yr oedd wedi ystyried y broses archwilio treuliau Aelodau'r Cynulliad a fyddai bellach yn cael ei gwneud yn fewnol. Roedd wedi trafod yr archwiliad gyda Swyddfa Archwilio Cymru a chyda Chymorth Busnes i Aelodau, yn bennaf er mwyn cael deall eu gwaith a'r systemau sydd ar waith. Byddai ei brif ffocws ar y grant ymaddasu a chost sefydlu'r swyddfa yn dilyn yr etholiad. Roedd yr archwiliad ar y trywydd iawn i'w adrodd i'r Pwyllgor ym mis Ebrill.

3.5        Yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, bob pum mlynedd mae'n ofynnol i'r Pennaeth Archwilio Mewnol gyflawni Adolygiad Sicrhau Ansawdd Allanol. Mewn cyfarfod diweddar o'r Fforwm Rhyngseneddol (17 Tachwedd), roedd  Gareth wedi crybwyll y posibilrwydd o gynnal yr adolygiad hwn drwy drefniadau cyfatebol gyda'r deddfwrfeydd eraill. Roedd hefyd wedi derbyn cyngor ar hyn gan ei swyddog cyfatebol yn Llywodraeth Cymru a oedd yn ymwneud â gosod y canllawiau a safonau ar gyfer adolygiadau o'r fath.

3.6        Cwestiynodd y Pwyllgor ddidueddrwydd ac annibyniaeth trefniant o'r fath ac esboniodd Gareth y byddai'n cael ei seilio ar hunanasesiad cychwynnol gyda dilysiad allanol gan un o'r swyddogion cyfatebol. Gwanaethant awgrymu y dylai'r fframwaith adolygu safonol gael ei haddasu i ganfod sut mae pob un o'r deddfwrfeydd yn gweithio mewn ffordd wahanol. Dylai'r adolygydd hefyd fod yn gymwys i gyflawni'r adolygiad.

3.7        Rhoddodd Claire Clancy sicrhad i'r Pwyllgor y ceisid sicrwydd ar y dilysiad allanol fel y bo'n briodol.

3.8        Holodd y Pwyllgor pam roedd y nifer o argymhellion blaenoriaeth uchel wedi gostwng yn sylweddol yn ystod y tair blynedd diwethaf.  Awgrymodd Gareth ei fod yn ddibynnol ar y pwnc, a bod sawl archwiliad wedi bod yn ystod y blynyddoedd blaenorol yn cynnig nifer o argymhellion archwilio fel y rhai ar gyfer Recriwtio, Diogelwch a'r prosiect Adnoddau  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 3


Cyfarfod: 13/06/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol

Cofnodion:

ACARAC (03-16) Papur 4 – Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol

4.1        Cyflwynodd Gareth Farn ac Adroddiad Blynyddol yr Archwiliwr Mewnol ar gyfer 2015-16. Mae’r adroddiad yn rhoi trosolwg o’r gwaith a wnaed gan y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystod y flwyddyn ac yn rhoi barn ar sail y gwaith hwnnw ac arsylwadau ehangach eraill. 

4.2        Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau’r Pwyllgor am yr argymhellion sy’n weddill, esboniodd Gareth fod y rhain yn ymwneud â dogfennu prosesau ar gyfer dangosyddion perfformiad allweddol yr oedd adolygiad ohonynt yn parhau gan aelodau ei dîm. Byddai’r adolygiad, a oedd yn ystyried y broses o gasglu dangosyddion perfformiad allweddol ac adrodd yn eu cylch, yn ogystal â pha mor ystyrlon yr oeddent, yn mynd i’r afael â’r argymhellion hyn. Cadarnhaodd fod yr ymgysylltu â’r Penaethiaid Gwasanaeth wedi bod yn gadarnhaol hyd yma.  

4.3        Roedd barn Gareth yn nodi, “roedd gan Gomisiwn y Cynulliad drefniadau rheoli a llywodraethu risg digonol ac effeithiol i reoli’r gwaith o gyflawni ei amcanion”.

4.4        Roedd Gareth wedi dangos ei adroddiad i Ann-Marie Harkin a Matthew Coe cyn y cyfarfod hwn. Roedd y ddau yn canmol yr adroddiad am ei fanylder a rhoddwyd gwybod i’r Pwyllgor eu bod wedi defnyddio’r archwiliad rheolaethau ariannol allweddol i’w cynorthwyo wrth archwilio’r cyfrifon.   

4.5        Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad cynhwysfawr hwn a barn archwilio Gareth. Anogwyd Gareth i rannu adroddiadau a diweddariadau gyda nhw drwy gydol y flwyddyn, ac roedd yn fodlon iawn i wneud hynny. 

4.6        Mewn perthynas â’r adolygiad o bolisi Twyll, Llwgrwobrwyo a Llygredd y Comisiwn, awgrymodd y Pwyllgor y dylid gwirio pa mor berthnasol yw canllawiau diweddar y Weinyddiaeth Gyfiawnder ar dwyll a llwgrwobrwyo.

Cam i’w gymryd

-        Gareth i wirio canllawiau diweddar y Weinyddiaeth Gyfiawnder ar asesiadau risg o ran twyll a llwgrwobrwyo ac adrodd ar  unrhyw ganfyddiadau i’r Pwyllgor.

 


Cyfarfod: 13/06/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Adroddiad Gweithgarwch Archwilio Mewnol

Cofnodion:

ACARAC (03-16) Papur 3 – Adroddiad sy’n rhoi’r wybodaethddiweddaraf am Archwilio Mewnol 2015-16

3.1        Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am waith archwilio a wnaed yn ddiweddar. Roedd wedi cwblhau pob un o archwiliadau 2015-16 ac wedi cwblhau ei Adroddiad Blynyddol a’r Adroddiad Blynyddol ar Dwyll. Roedd hefyd wedi cynnal hunanasesiad yn ôl Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS).

3.2        Roedd Gareth wedi trafod ei gynllun archwilio ar gyfer 2016-17 gyda’r TIAA, darparwr gwasanaeth archwilio mewnol ar gontract allanol y Comisiwn, ac roedd archwiliad rheoli risg wedi dechrau ddydd Llun 13 o Fehefin. 

3.3        Er y byddai’r ffocws ar archwiliadau yn y dyfodol, a allai gael eu newid yn dibynnu ar beth fyddai blaenoriaethau Comisiwn newydd y Cynulliad, sicrhaodd Gareth y Pwyllgor y byddai ef yn parhau i ddilyn yr argymhellion a wnaed fel rhan o’r archwiliadau yn y blynyddoedd blaenorol. Croesawodd y Pwyllgor hyn, yn enwedig mewn perthynas â’r archwiliad dilynol o ran caffael. Byddai Gareth hefyd yn parhau i ddarparu sicrwydd ar: y Cynllun Ymadael Gwirfoddol; byddai’n aelod gweithredol o’r bwrdd prosiect ar gyfer y system gyllid newydd; a byddai’n cynnal adolygiad o’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau (IRB).

3.4        Mewn perthynas â Llawlyfr Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg diwygiedig Trysorlys EM, awgrymodd y Pwyllgor y dylid rhoi ystyriaeth bellach i ba mor berthnasol yw’r canllawiau yn yr atodiadau newydd ar seiberddiogelwch a chwythu’r chwiban.

3.5        Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar amseriad yr ymarferiad Sicrhau Ansawdd Allanol (EQA) gwasanaethau archwilio mewnol a chanlyniad adolygiad o’r tîm Llywodraethu ac Archwilio. Eglurodd Gareth, er bod Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus yn ei gwneud yn ofynnol i’r ymarferiad Sicrhau Ansawdd Allanol gael ei gwblhau erbyn 2018, ei nod ef oedd ei gwblhau yn gynt. Disgrifiodd hefyd sut yr oedd diwrnod cwrdd i ffwrdd wedi darparu cynigion clir ar sut i fynd â’r tîm ymlaen. Cytunodd i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am unrhyw newidiadau. 

Camau i’w cymryd

-        Gareth i adolygu atodiadau Llawlyfr Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg diwygiedig Trysorlys EM ynghylch seiberddiogelwch a chwythu’r chwiban ac adrodd ynghylch ei ganfyddiadau i’r Pwyllgor.

-         Gareth i ddiweddaru’r Pwyllgor ym mis Tachwedd ynghylch newidiadau i’r tîm Llywodraethu ac Archwilio. 

 


Cyfarfod: 25/04/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Protocol ar gyfer Cydweithio gydag Archwilio Mewnol: y Wybodaeth Ddiweddaraf

Cofnodion:

Eitem lafar

7.1        Dywedodd Gareth wrth y Pwyllgor i'r protocol gweithio wedi'i ddiweddaru a gymeradwywyd ym mis Ebrill 2015 gael ei adolygu a chafwyd ei fod yn ddilys o hyd.  Mae'n cwrdd yn rheolaidd ag Arweinydd Tîm yn Swyddfa Archwilio Cymru i drafod y berthynas weithio barhaus.  Croesawodd y Pwyllgor y dystiolaeth hon o barhad yn y berthynas weithio gref ag archwilwyr allanol.  

7.2        Nododd y Pwyllgor hefyd y byddai Swyddfa Archwilio Cymru yn cynnal yr adolygiad allanol o gydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.

 


Cyfarfod: 25/04/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Y Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2016-17

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 219

Cofnodion:

ACARAC (31) Papur 8 – Cynllun Amlinellol Archwilio Mewnol ar gyfer 2016-17

5.1        Cymeradwyodd y Pwyllgor strategaeth Gareth yn ei gyfarfod ym mis Chwefror gan groesawu ei gynllun amlinellol ar gyfer 2016-17. 

5.2        Pan ofynnwyd iddo a ddylai ei gynllun gynnwys system gyllid newydd, cytunodd Gareth i drafod y mater â Nia i bennu lefel y sicrwydd yr oedd y bwrdd prosiect yn gofyn amdano.

5.3        Hefyd, cafodd y Pwyllgor rywfaint o wybodaeth bellach gan Gareth am yr adolygiad arfaethedig o ddiogelwch.  Yn dilyn cyfnod o ailstrwythuro yn y tîm, roedd Gareth am sicrhau bod y newidiadau yn rhan annatod o'r maes gwasanaeth cyn iddo gynnal ei adolygiad. 

5.4        Canolbwyntiodd trafodaeth ehangach ar y gwasanaeth diogelwch a ddarperir gan Heddlu De Cymru.  Rhoes Claire sicrwydd i'r Pwyllgor fod y goblygiadau ariannol o gynyddu presenoldeb yr heddlu wedi cael eu hystyried yn ofalus i sicrhau eu bod yn angenrheidiol ac yn gost effeithiol.   

5.5        Hefyd, cafwyd y wybodaeth ddiweddaraf gan Dave am y gwaith i asesu pa mor agored yw'r Comisiwn i risgiau diogelwch seiber, gan gynnwys cyflogi arolygydd o ogledd Cymru i helpu i nodi a rheoli risgiau o ran ymosodiadau i'n System Rheoli Adeilad.

 


Cyfarfod: 25/04/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Yr Adroddiad Archwilio Mewnol diweddaraf ac adroddiadau Archwilio Mewnol a ddosbarthwyd yn flaenorol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 222
  • Cyfyngedig 223
  • Cyfyngedig 224
  • Cyfyngedig 225

Cofnodion:

ACARAC (32) Papur 4 - Gwneud y gorau o Ystâd y Cynulliad

4.1        Cyflwynodd Gareth yr adolygiad hwn a oedd yn manylu ar y cynnydd a wnaed o ran un o flaenoriaethau corfforaethol y Comisiwn.  Dywedodd wrth y Pwyllgor i Reolwr Profiad Ymwelwyr a Lleoliad newydd gael ei benodi'n ddiweddar ac y byddai hwnnw'n bwrw ymlaen â'r argymhellion. 

4.2        Mewn ymateb i gwestiynau aelodau'r Pwyllgor ar adnewyddu swyddfeydd yr Aelodau, esboniodd Gareth a Dave i'r gwaith gael ei wneud fel rhan o'r rhaglen cynnal a chadw a gynlluniwyd.

4.3        Canolbwyntiodd trafodaeth bellach ar werth am arian yn y tymor hir o ran defnyddio ystâd y Cynulliad, gan gynnwys y potensial i brynu Tŷ Hywel.  Cytunodd Dave i ailedrych ar y mater.  Cytunwyd bod ystyriaethau ehangach ynghylch materion hygyrchedd yn ardal Bae Caerdydd yn bwysig, ond eu bod i raddau helaeth y tu allan i reolaeth y Comisiwn.

4.4        Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad cynhwysfawr hwn, yn enwedig o ran mynd i'r afael ag amcanion y Comisiwn. Anogwyd parhau i ddefnyddio adborth am brofiad ymwelwyr. 

Camau gweithredu

-        Dave i ymchwilio i opsiynau ar gyfer prynu Tŷ Hywel.    

Yr adroddiadau Archwilio Mewnol a ddosbarthwyd yn flaenorol

ACARAC (32) Papur 5 - Gwasanaethau Dwyieithog

ACAC (32) Papur 6 – Dadansoddi Data

ACARAC (32) Papur 7 - Rheolaeth Gyllidebol

4.5        Cafodd tri adroddiad archwilio mewnol eu cylchredeg y tu allan i'r pwyllgor ar 30 Mawrth a rhoes Gareth grynodeb o'r sylwadau/ymholiadau a ddaeth i law.  Amlygwyd y ffaith y dylid canmol y gefnogaeth ar gyfer unigolion a'r defnydd o dechnoleg a nodwyd yn yr archwiliad o'r Gwasanaethau Dwyieithog Ehangach.  

4.6        Yn yr archwiliad Dadansoddi Data, a gynhaliwyd gan TIAA, cadarnhawyd nad oedd arwydd o ymddygiad twyllodrus yn ystod y flwyddyn ariannol dan sylw. Awgrymodd aelodau Pwyllgor y dylai archwiliadau yn y dyfodol ddatgan yn glir mai nodi unrhyw dystiolaeth o ymddygiad twyllodrus yw eu hamcan.

4.7        Nododd yr archwiliad o Reolaeth Gyllidebol feysydd y gallai system ariannol newydd eu gwella. Cadarnhaodd Nia fod y datrysiadau a wneir â llaw yn effeithiol ond eu bod yn defnyddio llawer o adnoddau. 

 


Cyfarfod: 25/04/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Adroddiad Gweithgarwch Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 228

Cofnodion:

ACARAC (32) Papur 3 – Adroddiad Archwilio Mewnol 2015-16

3.1        Rhoes Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am waith archwilio diweddar.   Ym mis Chwefror, aeth i Fforwm Archwilio Mewnol Rhyngseneddol lle y trafodwyd dulliau o ran cynllunio, diogelwch seiber a threuliau Aelodau.

3.2        Roedd Gareth wedi rhoi manylion y trafodaethau diogelwch seiber yn y fforwm i Bennaeth TGCh a Darlledu'r Comisiwn a fyddai'n rhoi sylw i'r wybodaeth hon.

3.3        Cytunwyd hefyd mai Gareth a fyddai'n cynnal archwiliadau o dreuliau Aelodau yn lle Swyddfa Archwilio Cymru yn y dyfodol, gan y byddai hyn yn fwy cost-effeithiol. 

3.4        Mewn cyfarfod diweddar o'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau, cymeradwywyd yr achos busnes ar gyfer disodli'r system cyllid, a chadarnhaodd Gareth y byddai'n mynd i gyfarfodydd y bwrdd prosiect.

3.5        Yn ogystal â'r adolygiad arfaethedig o effeithiolrwydd y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau, dywedodd Gareth ei fod wedi bod yn ystyried opsiynau fel y gallai'r tîm llywodraethu roi cefnogaeth ychwanegol ar gyfer rhaglenni a phrosiectau. Anogodd y Cadeirydd iddo ystyried technegau ystwyth fel rhan o'r adolygiad hwn.

3.6        Ac yntau wedi cael ei benodi yn aelod o Bwyllgor Archwilio Coleg Gwent yn ddiweddar, disgrifiodd Gareth ei gyfraniadau a'r cyfleoedd rhwydweithio a gafwyd yn sgil hyn.  Gan i Goleg Gwent weithredu system ariannol newydd yn ddiweddar, byddai'n rhannu gwybodaeth gyswllt â Nia Morgan.

 


Cyfarfod: 08/02/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Y Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2016-17

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 231

Cofnodion:

ACARAC (31) Papur 7 – Strategaeth Archwilio Mewnol 2016-17

5.1        Cyflwynodd Gareth ei dogfen strategaeth ar gyfer 2016-17 a fyddai’n newid, o bosibl, ar ôl i Gomisiwn newydd y Cynulliad gael ei benodi.  Fel bob amser, byddai’n parhau i rannu enghreifftiau o arferion da a diwygio ei ffordd o weithio os oedd yn teimlo y byddai o fudd i waith archwilio mewnol.   

5.2        Wrth ddisgwyl newid i gynnwys linc i’r protocol gweithio rhwng Archwilio Mewnol ac Archwilio Allanol, cymeradwyodd y Pwyllgor y strategaeth. 

Cam i’w gymryd

-        Gareth i gyfeirio at y protocol gweithio rhwng Archwilio Mewnol ac Archwilio Allanol yn adran Siarter Archwilio Mewnol y strategaeth.

 


Cyfarfod: 08/02/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Yr adroddiadau archwilio mewnol diweddaraf

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 234

Cofnodion:

ACARAC (31) Papur 6 - Rheolaethau Ariannol Allweddol

4.1        Gwnaed archwiliad o’r Rheolaethau Ariannol Allweddol gan TIAA a rhoddwyd sgôr cryf.  Dywedodd Gareth fod cyflenwad llawn o staff yn y tîm Cyllid wedi cynyddu cadernid a chryfder y rheolaethau a oedd ar waith yn sylweddol.  Cymeradwyodd aelodau’r Pwyllgor y tîm Cyllid ar gadernid y rheolaethau.

4.2        Roedd Swyddfa Archwilio Cymru yn fodlon ar yr asesiad, a gobeithio y gallai osod rhywfaint o ddibyniaeth ar hyn yn ystod yr archwiliad o’r cyfrifon.     

4.3        Sicrhawyd aelodau’r Pwyllgor, er gwaethaf y cyfyngiadau a nodwyd eisoes yn y system gyllid bresennol, fod y rheolaethau angenrheidiol ar waith.         

4.4        Yna bu aelodau’r Pwyllgor yn cwestiynu dosbarthu gwybodaeth i bobl y tu allan i’r tîm cyllid.  Rhoddodd swyddogion wybod i’r pwyllgor fod Cydlynwyr Cyllid ar gael ym mhob gwasanaeth a defnyddiwyd cyfarfodydd misol i rannu gwybodaeth, yn ogystal â chyfarfodydd rheolaidd gyda deiliaid cyllidebau i drafod materion o ran rhagweld a staffio.

4.5        Yn olaf, awgrymodd y Pwyllgor y dylai swyddogion edrych ar y broses sydd ar waith ar gyfer adennill gordaliadau. 

 


Cyfarfod: 08/02/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Y wybodaeth ddiweddaraf am Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 237
  • Cyfyngedig 238
  • Cyfyngedig 239

Cofnodion:

          ACARAC (31) Papur 3 – Adroddiad Diweddaru IA 2015-16

ACARAC (31) Papurau 4 a 5 - Monitro’r Argymhellion Archwilio Mewnol

3.1        Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf i’r pwyllgor am waith archwilio a wnaed yn ddiweddar.  Roedd yr archwiliadau ar Wasanaethau Dwyieithog Gwell ac ar Reolaeth Ariannol a Rheoli Cyllidebol yn gyflawn a byddent yn cael eu dosbarthu y tu allan i’r cyfarfod, unwaith y byddai ymatebion rheolwyr wedi dod i law.  Mae gwaith ar Ddadansoddeg Data wedi’i drefnu ar gyfer diwedd mis Chwefror ac unwaith eto, roedd Gareth am ddosbarthu adroddiad hwn y tu allan i’r pwyllgor. 

3.2        Roedd Claire Clancy a Dave Tosh wedi cymeradwyo papur yn amlinellu strwythur tîm Llywodraethu ac Archwilio diwygiedig yn ddiweddar.  Er nad oedd wedi’i ddosbarthu i aelodau’r pwyllgor, byddai Gareth yn trafod ei gynnig yn ystod y sesiwn breifat rhwng aelodau’r pwyllgor a’r Pennaeth Archwilio Mewnol.   

3.3        Yna rhoddodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf i’r pwyllgor am waith yr oedd ef a Kathryn Hughes wedi’i wneud ar y Fframweithiau Llywodraethu a Sicrwydd.  Roeddent wedi cwrdd â Chyfarwyddwyr a Phenaethiaid Gwasanaeth ac roeddent yn y broses o ddadansoddi’r tablau Mapio Sicrwydd a oedd wedi’u cwblhau, a byddai’r cynnydd arnynt yn cael ei gyflwyno i’r pwyllgor ym mis Ebrill. 

3.4        Gan gyfeirio’n benodol at yr archwiliad ymgysylltu â’r cyhoedd yn ddiweddar, anogodd y pwyllgor swyddogion i rannu arfer da a gwersi a ddysgwyd â phwyllgorau a Chomisiynwyr y Cynulliad yn y dyfodol.

3.5        Pan holwyd ef ynghylch nifer yr argymhellion a wnaed yn ystod ei gyfnod yn y Comisiwn, credai Gareth fod yr amrywiad o ran niferoedd o un flwyddyn i’r llall yn adlewyrchu’r gwahanol bynciau a archwiliwyd a swm y materion a nodwyd gyda'r pynciau gwahanol.  Er enghraifft, gallai nifer fawr yr argymhellion yn 2014-15 i raddau helaeth gael ei briodoli i’r archwiliadau Recriwtio a Diogelwch.  Bu 2012-13, o ganlyniad i newidiadau o ran trefniadau Archwilio Mewnol, yn flwyddyn o drawsnewid, a bu mwy o ffocws ar ddilyn argymhellion blynyddoedd blaenorol’. 

3.6        Nododd y Cadeirydd fod prosesau Archwilio Mewnol ar gyfer monitro ac adrodd ar argymhellion bellach yn fwy syml a rhagweithiol, a dywedodd Claire ei bod hi’n hapus â’r dull cyfredol o waith Archwilio Mewnol sy’n canolbwyntio ar feysydd sydd â’r risg a’r pryder mwyaf, a fyddai weithiau’n arwain at nifer fawr o argymhellion.     

3.7        Roedd yn fater calonogol iawn i’r aelodau nad oedd dim pryderon am unrhyw un o ymatebion y rheolwyr i argymhellion archwilio, na’r cynnydd ar yr argymhellion hynny.

Cam i’w gymryd

-        Gareth i ddosbarthu adroddiadau archwilio ar Wasanaethau Dwyieithog, Rheolaeth Ariannol a Rheoli Cyllidebol ac ar Ddadansoddeg Data y tu allan i’r pwyllgor.

 


Cyfarfod: 16/11/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Yr adroddiadau archwilio mewnol diweddaraf

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 242
  • Cyfyngedig 243

Cofnodion:

ACARAC (30) Papur 5 - Adroddiad Archwilio - Ymgysylltu â'r Cyhoedd

ACARAC (30) Papur 6 - Sicrhau Ansawdd a’r wybodaeth ddiweddaraf am Ddatblygiad Proffesiynol Parhaus 

4.1        Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad archwilio ar Ymgysylltu â'r Cyhoedd, gan nodi bod y Cynulliad yn canolbwyntio'n llwyr ar ymgysylltu â'r cyhoedd. Wedi dweud hynny, teimlai'r Pwyllgor fod angen adolygu dulliau cyfranogi. Roedd angen i’r sefydliad fod yn fwy gwydn i sylw negyddol yn y wasg a dylai ymdrechu i gael sylw mwy cadarnhaol i’w weithgareddau. 

4.2        Yn dilyn adborth negyddol o nifer o ffynonellau, hysbysodd Claire Clancy y Pwyllgor fod angen gwella’r wefan yn sylweddol.  Roedd y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau wedi dyrannu cronfeydd i wneud y wefan yn fwy hygyrch ac yn haws ei defnyddio.  Croesawodd y Pwyllgor yr ymrwymiad hwn a phwysleisiwyd y dylai gwelliannau fod yn barhaus. 

4.3        Cadarnhaodd y swyddogion y byddai'r Strategaeth Ymgysylltu’n flaenoriaeth uchel a fyddai’n cael ei datblygu gan y Pumed Cynulliad.  Dylai'r strategaeth ystyried pa ddangosyddion fyddai'n cael eu defnyddio i fesur perfformiad.  Awgrymodd y Pwyllgor y dylid ystyried  ymgysylltu yn gyffredinol wrth drafod y risgiau’n ymwneud â newid cyfansoddiadol yn y dyfodol.       

4.4        Fel y cytunwyd gan y Cadeirydd, cyhoeddodd Gareth yr adroddiadau archwilio Caffael ac Adolygiad o Ddyfodol TGCh ym mis Hydref. 

4.5        Ers yr archwiliad Caffael, roedd sesiynau hyfforddi wedi’u trefnu gyda niferoedd cadarnhaol yn manteisio arnynt.  Roedd echdynnu gwybodaeth reoli o CODA (y system ariannol) yn broblem, ond roedd y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol wedi darparu dadansoddiad o wybodaeth am wariant ar brynu nwyddau a fyddai'n gwella ansawdd y wybodaeth reoli sydd ar gael i'r Tîm Caffael at ddibenion monitro.  Sicrhaodd Gareth y Pwyllgor fod diffyg cydymffurfio â rheolau caffael yn cael ei gymryd o ddifrif gan y rheolwyr ac roedd yn gyfforddus â’r cynnydd a oedd yn cael ei wneud ynghyd â’r camau gweithredu y mae’r rheolwyr yn eu cymryd i fynd i'r afael â'r problemau.

4.6        Holodd y Pwyllgor ynglŷn â’r diffyg adroddiad gwireddu buddion ar gyfer yr Adolygiad o Ddyfodol TGCh.  Cadarnhaodd y swyddogion nad oedd adolygiad llawn o'r buddion yn cael ei gynnal ar ddiwedd y prosiect a chafodd hyn ei gytuno ar wahanol adegau gwirio, drwy gydol oes y prosiect.  Roedd canllawiau rheoli prosiect ehangach ynghyd â fframwaith buddion bellach ar waith i sicrhau bod ffocws priodol ar wireddu buddion yn y dyfodol.               

4.7        Llongyfarchodd y Cadeirydd Gareth ar ei benodiad diweddar i Bwyllgor Archwilio Coleg Gwent. 

Camau gweithredu

-        Gareth i fynd ar drywydd yr argymhellion ynglŷn ag Ymgysylltu â'r Cyhoedd.

 


Cyfarfod: 16/11/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Y wybodaeth ddiweddaraf am Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 246
  • Cyfyngedig 247

Cofnodion:

ACARAC (30) Papur 3 – Adroddiad diweddaru ar Archwilio Mewnol 2015-16

ACARAC (30) Papur 4 – Argymhellion Archwilio Mewnol - Monitro

3.1        Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y cynnydd yn erbyn ei gynllun archwilio ar gyfer 2015-16.  Sicrhaodd y Pwyllgor fod yr amserlen waith a gynlluniwyd ganddo ar y trywydd iawn ac y byddai'n parhau i fonitro'r argymhellion sy'n weddill.  Roedd cynnydd da yn cael ei wneud o ran gweithredu’r argymhellion o archwiliadau blaenorol, gan gynnwys Gwerth am Arian a Chynghorwyr Arbenigol.  Cytunodd Gareth i gyflwyno adroddiad yn rhestru’r camau gweithredu sy’n weddill ym mis Chwefror 2016. 

3.2        Croesawodd y Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf gan Gareth am gyfres o gyfarfodydd y bu’n bresennol ynddynt gyda Kathryn Hughes (Rheolwr Risg) a Phenaethiaid Gwasanaeth.  Roedd y cyfarfodydd 'Materion Llywodraethu' yn rhan o'r Fframwaith Sicrwydd, gan adeiladu ar y datganiad Sicrwydd a Llywodraethu a chodi proffil y tîm Llywodraethu ac Archwilio.  Ar ôl ei gymeradwyo, cytunodd Gareth i rannu copi wedi’i ddiweddaru o strwythur y tîm Llywodraethu ac Archwilio i'r Pwyllgor.      

3.3        Yn ystod y misoedd nesaf, byddai'n canolbwyntio ar sicrhau gwasanaethau dwyieithog gwell yn y Comisiwn a rheolaethau ariannol allweddol.  Yn ogystal â’r cynllun a gymeradwywyd, mae wedi cytuno ar ddarn ychwanegol o waith gyda'r Cyfarwyddwr Cyllid ar reolaethau dros ddatgeliadau pensiwn.

Camau gweithredu

-        Gareth i ddarparu adroddiad manwl o’r argymhellion sy’n weddill o'r pedair blynedd diwethaf.

-        Gareth i gyflwyno Fframwaith Llywodraethu wedi'i ddiweddaru.

-        Gareth i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg am strwythur diwygiedig y tîm Llywodraethu ac Archwilio.  


Cyfarfod: 08/06/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Fframwaith Asesu Ansawdd Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 250
  • Cyfyngedig 251

Cofnodion:

ACARAC (28) Papur 5 - Fframwaith Asesu Ansawdd - papur eglurhaol

ACARAC (28) Papur 6 - Fframwaith Asesu Ansawdd

5.1        Rhoddodd Gareth grynodeb i’r Pwyllgor o ganlyniadau hunanasesiad yn erbyn Rhaglen Sicrhau Ansawdd a Gwella yr adran Archwilio Mewnol, a gynhaliwyd yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.   

5.2        Soniodd am ei waith i godi proffil Archwilio Mewnol yn y sefydliad ac roedd yn teimlo bod prosesau ymgysylltu wedi gwella ers iddo gael ei benodi.  Roedd angen cynnal ymarfer cwmpasu cyn ystyried llwybrau caffael a chyflenwyr posibl i gynnal adolygiad allanol. 

5.3        Roedd y Pwyllgor yn ddiolchgar i Gareth am y wybodaeth ac yn croesawu ei awgrym y gallai roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am gynnydd yn erbyn camau gweithredu yn y dyfodol. Hefyd, croesawodd aelodau'r Pwyllgor ei ddull hunanfeirniadol.        

Camau gweithredu

-        Gareth Watts i roi diweddariadau rheolaidd ar gynnydd yn erbyn y camau gweithredu a geir yn Fframwaith Asesu Ansawdd yr adran Archwilio Mewnol.

 


Cyfarfod: 08/06/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 254

Cofnodion:

ACARAC (28) Papur 4 - Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol

4.1        Roedd y Pwyllgor o’r farn bod yr adroddiad yn asesiad da o’r gwaith a wnaed gan Gareth yn ystod y flwyddyn. Roedd Aelodau'r pwyllgor wedi’u calonogi o weld y fforymau a’r digwyddiadau yr oedd wedi’u mynychu yn ddiweddar a’i ymagwedd ragweithiol wrth geisio dod o hyd i gysylltiadau ac enghreifftiau o arfer da. Cytunodd Gareth i rannu'r dulliau arfer gorau hyn â'r Pwyllgor.

Camau gweithredu

-        Gareth Watts i rannu ei brofiadau o arfer gorau ym maes archwilio mewnol yn y sector cyhoeddus

 


Cyfarfod: 08/06/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Archwilio Mewnol - y wybodaeth ddiweddaraf

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 257

Cofnodion:

ACARAC (28) Papur 3 - Adroddiad Cynnydd ar Archwilio Mewnol

3.1        Rhoddodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am weithgarwch ers cyfarfod mis Ebrill. Penderfynwyd ar gwmpas terfynol yr archwiliad caffael a bydd adroddiad yn cael ei lunio dros yr haf.    

3.2        Gofynnodd y Pwyllgor pa weithgarwch sydd wedi'i gynllunio ar gyfer mis Ionawr 2016 - 'Astudiaeth o Werth am Arian o ran Defnyddio Ystâd y Cynulliad', yn sgil cynigion i edrych yn ehangach ar effeithlonrwydd busnes. Esboniodd Gareth fod hyn yn gysylltiedig ag un o flaenoriaethau allweddol Comisiwn y Cynulliad. Byddai Dave Tosh a Mike Snook yn arwain y gwaith hwn, a fyddai'n bwydo i mewn i'r adolygiad ehangach o effeithlonrwydd busnes. Holodd y Pwyllgor hefyd am ganlyniadau'r gwaith o feincnodi’r Datganiad Llywodraethu yn erbyn canllawiau SAC. Esboniodd Gareth fod y gwaith yn dangos bod yr holl ganllawiau wedi cael eu hystyried.

3.3        Dywedodd Nicola Callow wrth y Pwyllgor fod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau (BBA) a Keith Baldwin wedi craffu ar achos busnes prosiect y system cyllid newydd. Byddai achos busnes diwygiedig yn cael ei gyflwyno i'r BBA cyn yr ymarfer caffael.


Cyfarfod: 20/04/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Adolygu’r Siarter Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 260

Cofnodion:

ACARAC (27) Papur 9 – Y Siarter Archwilio Mewnol

5.1        Tynnodd Gareth sylw at yr unig newid yn y siarter, sef ei bod yn awr yn atebol i Claire Clancy yn uniongyrchol.

5.2        Roedd y Pwyllgor yn fodlon â’r siarter.

 


Cyfarfod: 20/04/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Adroddiadau diweddaraf Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 263
  • Cyfyngedig 264
  • Cyfyngedig 265

Cofnodion:

ACARAC (27) Paper 6 – Adolygu’r drefn ar gyfer penodi Cynghorwyr Arbenigol ar bwyllgorau.

4.1        Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad hwn a’r argymhellion pendant i gryfhau’r broses. Roedd yr aelodau’n gobeithio y byddai’r argymhellion yn cael eu rhoi ar waith er mwyn i bwyllgorau fedru defnyddio cynghorwyr arbenigol yn fwy eang ac yn fwy effeithiol yn y dyfodol. Fel rhan o hyn, awgrymwyd y dylai swyddogion archwilio’r angen i hyfforddi cadeiryddion a chlercod pwyllgorau i ddefnyddio cynghorwyr arbenigol.  Ystyriwyd achosion posibl o wrthdaro buddiannau gan gydnabod mai prin yw nifer yr arbenigwyr sydd ar gael i rai pwyllgorau. Teimlwyd hefyd fod angen pwyso a mesur pa mor effeithiol oedd cynghorwyr. Nododd yr aelodau y dylai’r Comisiwn ystyried Adroddiad y Swyddfa Archwilio Genedlaethol a gyhoeddwyd fis Tachwedd 2014 ac unrhyw ganllawiau ychwanegol gan Swyddfa Archwilio Cymru ar reoli achosion o wrthdaro yn y dyfodol.

Camau i’w cymryd

-        Penodi cynghorwyr arbenigol ar bwyllgorau – sicrhau bod yr argymhellion y cytunwyd arnynt yn cael eu rhoi ar waith ac nad oes unrhyw rwystrau sy’n atal pwyllgorau rhag defnyddio cynghorwyr arbenigol yn y dyfodol.

-        Archwilio’r angen i hyfforddi cadeiryddion neu glercod a dirprwy glercod i ddefnyddio cynghorwyr arbenigol a sicrhau bod yr hyfforddiant hwnnw ar gael os yw hynny’n briodol.

ACARAC (27) Paper 7 – Adroddiad Gwerth am Arian

4.2        Roedd Gareth yn falch o ddweud bod diwylliant cryf o ran sicrhau Gwerth am Arian drwy’r sefydliad, er y gellid cynyddu effeithlonrwydd. 

4.3        Holodd y Pwyllgor a ddylai oedi cyn recriwtio gael ei ystyried yn arbedion Gwerth am Arian. Cadarnhaodd Claire fod oedi cyn penodi staff yn anorfod weithiau, a bod y broses yn cael ei gohirio weithiau er mwyn arbed arian.   

4.4        Roedd tîm Nicola wedi trafod dulliau o arbed arian gyda Phenaethiaid Gwasanaeth drwy’r sefydliad a byddai arbedion Gwerth am Arian yn cael eu dangos yn y Cyfrifon Blynyddol.    

4.5        Croesawodd y Cadeirydd y ffaith y byddai’r wybodaeth yn cael ei chynnwys yn y cyfrifon ac anogodd swyddogion i ganolbwyntio ar ddulliau o weithio’n fwy effeithlon/symleiddio prosesau ac arbed arian drwy’r broses gaffael.   

ACARAC (27) Paper 8 – Adolygu trefniadau rheoli prosiectau Comisiwn y Cynulliad (eitem 12 hefyd)

4.6        Cadarnhaodd archwiliad Gareth nad oedd unrhyw beth annisgwyl wedi codi yn y maes hwn. Byddai’r Comisiwn  yn parhau i ymdrin â nifer o’r problemau hanesyddol a nodwyd. Gellid gwella achosion busnes ynghyd ag adolygiadau ar ôl gweithredu a’r gwaith o ddadansoddi’r buddion a sicrhawyd.        

4.7        Dywedodd Dave fod dadansoddwyr busnes yn cael eu defnyddio’n gynyddol fel rhan o brosiectau a’r gwaith sy’n mynd rhagddo’n ymwneud â rheoli buddion. Tanlinellodd y diwylliant sydd eisoes wedi ymwreiddio mewn rhai meysydd yng ngwaith y Cynulliad lle mae prosesau rheoli prosiectau ffurfiol ar waith eisoes. 

4.8        Anogodd aelodau’r Pwyllgor y swyddogion i sicrhau bod digon o sylw’n cael ei roi ar gyflenwi, bod amcanion clir yn cael eu gosod, bod adolygiadau’n cael eu cynnal ar ôl cwblhau prosiect a bod gwersi’n cael eu dysgu.

4.9        Croesawodd y Cadeirydd y ddau bapur, roedd yn fodlon â’r  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4


Cyfarfod: 20/04/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Adroddiad Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 268
  • Cyfyngedig 269
  • Cyfyngedig 270

Cofnodion:

ACARAC (27) Papur 3 - Adroddiad Cynnydd y Rhaglen Archwilio Mewnol 2014-15

ACARAC (27) Papur 4 – Monitro Argymhellion Archwilio Mewnol

ACARAC (27) Papur 5 – Strategaeth Archwilio Mewnol 2013-16

3.1        Roedd Gareth Watts wedi cwblhau ei raglen waith ar gyfer 2014-15 a chanolbwyntiodd ar y cynnydd da a wnaed o ran argymhellion 2014-15.    

3.2        Holodd y Pwyllgor ynghylch archwiliad cyfrifon taladwy Data Analytics na roddwyd sgôr cwblhau iddo. Cadarnhaodd Gareth nad oedd ganddo unrhyw bryderon ynghylch cywirdeb y data na’r perygl o ran twyll.

3.3        Gofynnwyd hefyd am fanylion cynllun Gareth i archwilio System Gyfrifyddu’r Adran Gyllid. Cadarnhaodd Nicola Callow a Gareth y byddai pob prosiect a sefydlwyd yn cael ei ychwanegu at ei raglen waith. Roedd Nicola wedi cael sylwadau gwerthfawr ar yr achos busnes gan TIAA. Byddai hefyd yn adolygu’r fenter gyda  Keith Baldwin.

3.4        Cadarnhaodd Gareth y byddai’n cynnwys ei weledigaeth ar gyfer rôl Archwilio Mewnol yn y Cynulliad fel rhan o’i flaenraglen waith. Byddai hefyd yn trafod yr archwiliad, Ymgysylltu’n Well, gyda’r Pennaeth Cyfathrebu gan holi a ellid cyflwyno’r adroddiad ynghynt.     

3.5        Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am ei strategaeth ddiwygiedig gan groesawu ei hyblygrwydd, yn enwedig y sylw cynyddol roedd yn ei roi i feysydd yn ymwneud â Busnes y Cynulliad.

3.6        Yna cafodd y Pwyllgor wybodaeth gan Mike Snook am archwiliad Fetio’r Tîm Diogelwch. Roedd ei dîm wedi nodi’r gweithwyr hynny roedd angen eu fetio at ddibenion diogelwch (SC) ac roedd wedi bod yn gweithio i sicrhau y byddent i gyd wedi’u fetio erbyn dechrau toriad yr haf ym mis Gorffennaf 2015.  

3.7        O ran clirio gweithwyr ar lefel is (CTC), roedd y trafodaethau â’r undebau llafur yn parhau a dylid cwblhau’r broses fetio erbyn mis Mai 2016. Roedd Mike a Dave Tosh hefyd wedi siarad â Llywodraeth Cymru am eu dull o weithredu.

3.8        Sicrhawyd aelodau’r Pwyllgor bod cysylltiadau agos â Heddlu De Cymru ond holwyd a oedd yr holl wybodaeth yn cael ei rhannu â swyddogion y Cynulliad ar yr adegau priodol. 

3.9        Cadarnhaodd Dave fod Heddlu De Cymru wedi cyfrannu’n sylweddol at y trafodaethau diweddaraf ac roeddent yn darparu gwybodaeth i Gomisiwn y Cynulliad. Byddai Comisiwn y Cynulliad yn trafod diogelwch yn gyffredinol yn eu cyfarfod ar 23 Ebrill. 

3.10     At ei gilydd, roedd aelodau’r Pwyllgor ac Archwiliad Mewnol yn fodlon â’r cynnydd a wnaed. 

Camau i’w cymryd

-        Holi Heddlu Gogledd Cymru a oedd ganddynt wybodaeth ychwanegol ar gael am fygythiadau lleol i’w rhannu a sut y gellid dosbarthu’r wybodaeth hon yn ehangach.

-        Strategaeth Archwilio Mewnol 2013-16 – sicrhau bod y ddogfen yn cyflwyno’r weledigaeth ar gyfer rôl Archwilio Mewnol yn y Cynulliad yn y dyfodol. 

-        Sicrhau bod y wybodaeth yn nhablau Strategaeth Archwilio Mewnol yn cyd-fynd â’r wybodaeth yn y Siarter Archwilio Mewnol.

-        Ymgysylltu’n Well asesu a ellid cyflwyno’r adroddiad terfynol yn nhymor yr hydref 2015 yn hytrach na mis Ionawr 2016.

 


Cyfarfod: 09/02/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 17)

Hyrwyddo cydweithredu rhwng archwilwyr a chyrff adolygu eraill

Cofnodion:

17.1     Byddai Gareth yn cyflwyno protocol gweithio gyda Swyddfa Archwilio Cymru yng nghyfarfod mis Ebrill, a hynny'n dynodi rhai diweddariadau.  Gofynnodd y Cadeirydd i Gareth hefyd ystyried a chrynhoi ffynonellau o sicrwydd allanol, neu ffynonellau posibl, i ategu'r rhai a nodir yn y Fframwaith Sicrwydd.

Camau gweithredu

-       Gareth i grynhoi ffynonellau, neu ffynonellau posibl, o sicrwydd allanol.

 


Cyfarfod: 09/02/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Strategaeth Archwilio Mewnol a Chynllun Gwaith Achlysurol Arfaethedig

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 275

Cofnodion:

ACARAC (26) Papur 8 – Strategaeth Archwilio Mewnol ddiwygiedig ar gyfer 2013-16

5.1     Croesawodd Eric yr wybodaeth ddiweddaraf gan Gareth a'i longyfarch ar godi proffil Archwilio Mewnol yn y Comisiwn.  Hoffai gael sicrwydd bod modd ystwytho'r strategaeth gan ddibynnu ar flaenoriaethau.  Gofynnodd hefyd am grynodeb o adborth Penaethiaid Gwasanaethau a oedd yn rhan o'r archwiliadau. 

5.2     Gofynnodd aelodau'r Pwyllgor am eglurhad ynghylch sut y byddai'r archwiliad ar Well Ymgysylltu gyda Phobl Cymru yn ychwanegu gwerth gan nad oedd y mesur o lwyddiant mor ddiriaethol ag y mae mewn meysydd eraill.  Gwnaethant hefyd ail-bwysleisio pwysigrwydd canolbwyntio ar y Gyfarwyddiaeth Busnes y Cynulliad a gofynnwyd i Gareth ddisgrifio'r archwiliad o'r Gwasanaeth Llywodraethu ac Archwilio.    

5.3     Diolchodd Gareth i'r Pwyllgor am y sylwadau a chytunodd i ddarparu rhagor o fanylion ym mis Ebrill, ynghyd â chrynodeb o'r sylwadau a gafwyd gan Benaethiaid Gwasanaeth.  Byddai ei archwiliad o wasanaethau Llywodraethu ac Archwilio yn cynnwys meincnodi yn erbyn sefydliadau eraill ac, o bosibl, canfod ffyrdd gwahanol o ddarparu gwasanaethau.

Camau gweithredu

-       Rhoi sylw i sylwadau'r Pwyllgor am Strategaeth Archwilio Mewnol 2013-16 a chyflwyno fersiwn derfynol i'r Pwyllgor ym mis Ebrill.  Gan gynnwys:

o   hyblygrwydd a sut y gellir adnewyddu'r cynllun,

o   ffocws cytbwys ar feysydd busnes,

o   amserlen fanwl ar gyfer 2014-15.

-       Cynnwys adborth gan noddwyr archwilio yn Adroddiad Blynyddol yr Archwiliad Mewnol.

 


Cyfarfod: 09/02/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Yr Adroddiadau Archwilio Mewnol Diweddaraf

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 278
  • Cyfyngedig 279
  • Cyfyngedig 280

Cofnodion:

ACARAC (26) Papur 5 - Archwilio Fetio Diogelwch

ACARAC (26) Papur 6 - Archwilio'r Gyflogres

ACARAC (26) Papur 7 - Meddalwedd Drafftio Deddfwriaeth

4.1        Cyflwynodd Gareth y tri adroddiad a rhoddodd sicrwydd i'r Pwyllgor ei fod yn fodlon ar ymatebion y Bwrdd Rheoli.

4.2        Amlygodd archwiliad y Gyflogres fod rheolaethau ar waith a'u bod yn gweithio'n effeithiol, ond bod lle i wella polisïau a gweithdrefnau.  Byddai Gareth yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor mewn cyfarfodydd yn y dyfodol fel rhan o'i adroddiadau monitro argymhellion. 

4.3        Amlygodd yr archwiliad o'r Meddalwedd Drafftio Deddfwriaeth rai materion hanesyddol o ran arferion rheoli prosiect, ond canolbwyntiodd yr archwiliad ar brofiad y defnyddiwr yn hytrach nag ar weithredu'r system.  Defnyddiodd swyddogion yn y Comisiwn y system yn dda.  Mae'r contract ar y cyd â Llywodraeth Cymru yn dod i ben yn 2017 a'r Llywodraeth a fydd yn penderfynu yn y pen draw a gedwir y system ynteu ei hamnewid.   

4.4        Roedd y Pwyllgor yn fodlon ar yr adroddiad a chroesawodd yr amserlenni arfaethedig ar gyfer gweithredu'r argymhellion a'r dylanwad posibl a allai fod gan swyddogion ar grŵp y defnyddwyr.

4.5        Maent hefyd yn cyfeirio at y ffaith bod swyddogion yn gwsmeriaid deallus ac at archwilio pob opsiwn, gan gynnwys rhoi swyddogaethau di-graidd ar gontract allanol.  Esboniodd Dave fod y Dadansoddwyr Busnes yn cymryd rhan yn gynnar ym mhroses y prosiect ond nid o ran pennu manylebau atebion penodol.  Ategid y defnydd o wybodaeth ac arbenigedd mewnol gan ymchwil i'r farchnad lle y bo hynny'n briodol.  Byddai'r tîm Caffael yn cynghori ar y fframwaith priodol cyn i achos busnes gael ei baratoi.   

4.6        Trafodwyd yr archwiliad o Fetio Diogelwch yn helaeth.  Cadarnhaodd Gareth fod y rheolwyr wedi ymgysylltu'n gadarnhaol â'r archwiliad a'u bod wedi derbyn yr argymhellion yn yr adroddiad. 

Camau gweithredu

-       Byddai Dave yn cyflymu'r broses o roi'r argymhellion ar gyfer archwiliad Fetio Diogelwch ar waith.

-       Byddai Gareth yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am weithredu'r holl argymhellion i'r Pwyllgor yn y cyfarfod ym mis Ebrill cyfarfod fel rhan o'r monitro argymhellion Archwilio Mewnol.

-       Byddai Dave yn adolygu ffordd Llywodraeth Cymru o atgyfnerthu gweithdrefnau fetio.

 


Cyfarfod: 09/02/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Adroddiad Gweithgarwch Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 283
  • Cyfyngedig 284

Cofnodion:

ACARAC (26) Papur 3 - Adroddiad cynnydd o ran Rhaglen Archwilio Mewnol 2014-15

ACARAC (26) Papur 4 – Argymhellion Archwilio Mewnol - Monitro

3.1     Rhoddodd Gareth Watts yr wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd yn erbyn rhaglen archwilio 2014-15.  Cytunodd y Pwyllgor fod cynnydd yn gadarnhaol ond awgrymodd y dylai Gareth sicrhau ffocws priodol ar Gyfarwyddiaeth Busnes y Cynulliad yng nghynllun archwilio 2015-16. 

 


Cyfarfod: 10/11/2014 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Yr Adroddiadau Archwilio Mewnol Diweddaraf

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 287
  • Cyfyngedig 288
  • Cyfyngedig 289
  • Cyfyngedig 290
  • Cyfyngedig 291
  • Cyfyngedig 292

Cofnodion:

4.1        Cyflwynodd Gareth yr adroddiad ar yr adolygiad o reoli asedau sefydlog. Mae'r holl argymhellion wedi cael eu derbyn ynghyd â'r adroddiad dilynol ar yr adolygiad o reoli contractau cyfleusterau.

4.2        Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau'r Pwyllgor mewn perthynas ag asedau sefydlog, sicrhaodd Nicola Callow y pwyllgor:

a.    y byddai cyfrifydd y Comisiwn yn gweithio gyda TGCh i nodi asedau yr oedd angen eu cyfalafu;

b.   y byddai asedau dros £5,000 yn cael eu cynnwys fel rhan o'r adolygiad interim o'r cyfrifon;

c.    y byddai rhifau cyfresol pob ased yn cael eu cofnodi cyn diwedd y flwyddyn; a

d.   bod asesiad o fod yn agored i risg o ran prydlesi wedi ei gynnal i baratoi ar gyfer unrhyw effaith.

4.3        Cyflwynodd Gareth yr adroddiad ar yr adolygiad recriwtio a gynhaliwyd mewn ymateb i gais gan y Prif Weithredwr.

4.4        Sicrhaodd Claire y Pwyllgor fod canlyniadau'r archwiliad yn cael eu defnyddio i lywio cyfres o welliannau. Byddai hyn yn cynnwys:

a.     datblygiad, gan y Bwrdd Rheoli, set o egwyddorion yn ymwneud â gwneud penderfyniadau ar gyfer recriwtio;

b.     sicrhau bod y polisïau, y prosesau a'r canllawiau yn gydlynol, yn hygyrch, yn cael eu hadolygu'n rheolaidd a bod staff yn eu deall;

c.     sicrhau bod y broses o fabwysiadu'r egwyddorion a'r polisïau, a'r rhesymau dros benderfyniadau'n ymwneud ag ymarferion recriwtio yn dryloyw;

d.     sicrhau bod adolygiadau trylwyr yn cael eu cynnal ar gyfer pob ymarfer recriwtio a fyddai'n cynnwys gwiriadau bod cofnodion wedi eu paratoi a'u cadw yn unol â'r rheolau rheoli cofnodion a deddfwriaeth diogelu data; ac

e.     annog gwell perchnogaeth o faterion yn ymwneud â recriwtio, datblygu a pherfformiad gan Benaethiaid Gwasanaeth.  

4.5        Cymeradwyodd y Pwyllgor yr ymagwedd hon a phwysleisiwyd pwysigrwydd tryloywder, tegwch, a chadw cofnodion effeithiol.

4.6        Cynigiodd y Cadeirydd hefyd weithio gyda'r Pennaeth Adnoddau Dynol i ddatblygu'r egwyddorion recriwtio ac adolygu'r polisïau a'r prosesau sylfaenol.  Byddai'r templed achos busnes recriwtio yn cael ei rannu gydag aelodau'r Pwyllgor.

4.7        Rhoddodd Gareth gyflwyniad am yr adroddiad ar y prosiect Cyflogres/Adnoddau Dynol.   Cynhaliwyd yr adolygiad gan Gareth a Gwyn Thomas, arbenigwr annibynnol. 

4.8        Roedd yr adolygiad hwn yn canolbwyntio ar lywodraethu'r prosiect, yn hytrach na swyddogaeth graidd y system.  Daeth Gareth i'r casgliad bod y cwmpas yn uchelgeisiol, yr adnoddau'n gyfyngedig, a'r amserlenni'n sefydlog.  Roedd y ffactorau hyn yn cyfrannu at oedi wrth gyflwyno cam 1 y prosiect Cyflogres/ Adnoddau Dynol. 

4.9        Nid oedd ei adroddiad yn tynnu sylw at  unigolion, ond yn amlygu argymhellion ynghylch cwestiynau a allai fod wedi cael eu codi gan y Bwrdd Buddsoddi a'r Bwrdd Rheoli. 

4.10     Roedd aelodau'r Pwyllgor yn synnu bod unigolion a oedd ag ychydig neu ddim profiad o reoli prosiectau wedi'u haseinio i'r prosiect pwysig a chymhleth hwn a bod atebion a oedd yn gwrth-ddweud ei gilydd gymaint yn cael eu rhoi i rai o'r cwestiynau a ofynnwyd i'r tîm prosiect. 

4.11     Roedd Claire yn siomedig ac yn rhwystredig nad oedd y prosiect hwn yn cael ei gyflawni i safon arferol prosiectau cymhleth, proffil uchel eraill o fewn y Comisiwn.  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4


Cyfarfod: 10/11/2014 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Adroddiad Gweithgarwch Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 295
  • Cyfyngedig 296

Cofnodion:

3.1        Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd yn erbyn rhaglen waith 2014-15 a oedd ar y trywydd iawn ar gyfer ei chyflwyno. Hefyd, rhoddodd y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am weithgareddau eraill fel presenoldeb yng nghyfarfodydd y bwrdd prosiect.

3.2        Dywedodd fod cynnydd da wedi ei wneud o ran gweithredu'r argymhellion a fyddai'n cael eu dilyn maes o law.

3.3        Rhoddodd Dave Tosh y wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd yn erbyn argymhellion yr adolygiad o lywodraethu gwybodaeth, lle canolbwyntiwyd ar ddatrys materion ymarferol fel diogelwch asedau symudol a storio gwybodaeth. Gofynnodd y Pwyllgor am gyflwyniad ar y Fframwaith Llywodraethu Gwybodaeth yn y cyfarfod nesaf.

3.4        Cadarnhaodd Gareth fod yr adolygiad o ddiogelwch ffisegol ar fin cael ei gwblhau yn ystod yr wythnosau nesaf a chytunodd i ddosbarthu'r adroddiad i aelodau'r Pwyllgor ar ôl iddo gael ei gymeradwyo.

3.5        Llongyfarchodd y Cadeirydd Kathryn Hughes, Rheolwr Risg y Comisiwn, ar y farn "gref" ar reolaethau'n ymwneud â rheoli risg.

Camau gweithredu

-                   Gareth Watts i ddogfennu'n ffurfiol yr adborth a gafwyd gan aelodau'r Pwyllgor ar adroddiadau a ddosbarthwyd yn ystod yr haf, a'i ymatebion i hyn.  Yr adborth a'r ymatebion i gael eu cadw fel mater o drefn yn y dyfodol ar gyfer adroddiadau a ddosberthir y tu allan i'r pwyllgor.

-                   Dave Tosh i roi cyflwyniad ar y Fframwaith Llywodraethu Gwybodaeth yng nghyfarfod mis Chwefror.

-                   Gareth Watts i ddosbarthu'r adroddiad ar yr adolygiad o ddiogelwch ffisegol pan fydd wedi'i gwblhau.

 


Cyfarfod: 07/07/2014 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Adroddiad Gweithgarwch Archwilio Mewnol

Cofnodion:

3.1        Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor ar lafar.  Roedd yr adroddiadau archwilio Rheoli Risg a Llywodraethu Gwybodaeth wedi’u cwblhau ers mis Mehefin, ond roeddent yn aros i gael eu clirio.  Cytunodd y Pwyllgor fod yr adroddiadau hyn ac adroddiadau eraill yn cael eu dosbarthu yn ystod toriad yr haf, ynghyd â’r archwiliad Recriwtio, a oedd wedi ennyn llawer o ddiddordeb ar draws y sefydliad.  Roedd yr archwiliad Cydraddoldeb hefyd wedi cael ei gwmpasu a byddai gwaith yn dechrau cyn bo hir.

3.2        Roedd wedi bod yng nghyfarfod Comisiwn y Cynulliad ar 18 Mehefin, a chyflwynodd ei adroddiad ar effeithiolrwydd y Comisiwn.  Cafodd yr holl argymhellion eu derbyn, a, dros yr wythnosau nesaf, byddai’n cwrdd â’r Ysgrifenyddiaeth i drafod cynllun gweithredu.  Aeth ymlaen i dynnu sylw at rai canfyddiadau allweddol yn ei adroddiad, gan gynnwys yr heriau effeithiol yr oeddent yn eu nodi o ran rhaglen TGCh y Dyfodol a’r prosiect Cyfieithu Peirianyddol, ond nododd y gallai’r broses o gyfathrebu’r canfyddiadau hyn o fewn y sefydliad gael ei gwella.  

3.3        Ar 18 Gorffennaf, byddai Gareth yn cynnal Fforwm rhyng-Seneddol Penaethiaid Archwilio Mewnol gyda’i gymheiriaid o bob rhan o’r DU.  Byddai’n adrodd ar hyn yn y cyfarfod ym mis Tachwedd.   

 


Cyfarfod: 09/06/2014 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Yr Adroddiadau Archwilio Mewnol Diweddaraf

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 301

Cofnodion:

4.1        Cyflwynodd Vicky Davies yr eitem hon a oedd yn adroddiad ar fudo data’r gyflogres yn sgil y prosiect Adnoddau Dynol a’r Gyflogres.  Roedd hwn yn adolygiad cwmpas cyfyngedig, gyda sampl o 30 o gofnodion staff wedi’u gwirio.

4.2        Yn dilyn asesiad gan TIAA, nodwyd fod y Gyflogres – Mudo Data yn ‘rhesymol’.  Roedd yr asesiad yn ymwneud â Mudo Data’r Gyflogres yn unig, ac roedd prosiect ehangach y system Adnoddau Dynol a’r Gyflogres newydd wedi’i eithrio.  Gwnaethpwyd a derbyniwyd 9 o argymhellion. 

4.3        Soniodd Dave Tosh, fel aelod o fwrdd prosiect Adnoddau Dynol a’r Gyflogres, am rai materion yn ymwneud â pherthynas y Comisiwn gyda’r cyflenwr a bod yr adnoddau ychwanegol o Gyngor Sir Fynwy yn gweithio’n dda i ddatrys materion sy’n weddill.  Roedd camau gweithredu ac adnoddau yn cael eu hailgynllunio a byddai’r Bwrdd Buddsoddi yn adolygu’r cynlluniau diwygiedig.

4.4        Gofynnodd y Cadeirydd am adroddiad dilynol yn yr hydref i amlinellu cynnydd y prosiect.   

Camau Gweithredu

-               Mike Snook (Uwch-swyddog Cyfrifol, prosiect Adnoddau Dynol a’r Gyflogres) i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor yng nghyfarfod mis Tachwedd. 

 


Cyfarfod: 09/06/2014 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Adroddiad Gweithgarwch Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 304
  • Cyfyngedig 305
  • Cyfyngedig 306
  • Cyfyngedig 307
  • Cyfyngedig 308

Cofnodion:

3.1        Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf am raglen waith 2014-15.  Cafodd manylion y gwaith yn 2013-14 eu nodi yn ei adroddiad blynyddol.   

3.2        Ers mis Ebrill 2014, eglurodd ei fod wedi parhau i weithio gyda Dave Tosh ac Alison Rutherford ar yr adolygiad o Lywodraethu Gwybodaeth.  Mewn ymateb i arolwg staff diweddar, roedd yn cynnal archwiliad o Weithdrefnau Recriwtio ac yn anelu at gynhyrchu adroddiad cyn toriad yr haf.  Ar y pryd, roedd TIAA yn cwmpasu’r archwiliad o’r Fframwaith Rheoli Risg. 

3.3        Hefyd, dywedodd wrth y Pwyllgor ei fod wedi cwblhau gwaith dilynol ar y Cynllun Dirprwyo Ariannol a siop Cynulliad Cenedlaethol Cymru. Byddai’n adrodd yn ôl i Gomisiwn y Cynulliad ar 18 Mehefin yn dilyn adolygiad o’u heffeithiolrwydd. 

3.4        Yn dilyn trafodaeth fer ynghylch Parhad Busnes, anogodd y Pwyllgor swyddogion i gyflymu’r gwaith hwn a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf amdano erbyn mis Tachwedd 2014. 

3.5        Eglurodd Dave Tosh fod cyfarfod llawn ffug wedi cael ei gynnal dros doriad y Pasg a oedd yn gyfle penodol i brofi gweithdrefnau pleidleisio â llaw.  Mae meysydd gwasanaeth wedi drafftio cynlluniau, ond nid ydynt wedi’u profi a’u mireinio eto.  Hefyd, mae’n bosibl y bydd gwaith yn cael ei ohirio dros doriad yr haf oherwydd bod llawer o’r meysydd gwasanaeth yn cymryd eu gwyliau blynyddol yn ystod y cyfnod hwn.     

3.6        Cyflwynodd Gareth Watts ei adroddiad blynyddol o waith yn ystod y flwyddyn ariannol 2013-14.  Cafodd y rhaglen waith ei chyflawni’n llwyddiannus, er gwaethaf y newidiadau i archwilio mewnol yn ystod y flwyddyn, a oedd yn cynnwys Pennaeth Archwilio Mewnol newydd a chontractwr allanol newydd. 

3.7        Bu aelodau’r Pwyllgor yn cwestiynu’r diffiniad o’r farn ‘Resymol’.  Eglurodd Gareth fod y sgôr yn un cymedrol, ac mai dyma’r sgôr uchaf posibl o ystyried cwmpas yr archwiliadau. 

3.8        Cadarnhaodd ei fod yn bwriadu cynnal rhagor o archwiliadau cwmpas llawn eleni a allai, o bosibl, roi lefel uwch o sicrwydd.         

3.9        Cafodd maes Llywodraethu Gwybodaeth ei grybwyll gan Dave Tosh fel enghraifft o welliant mawr yn y 2-3 blynedd diwethaf.  O’r 12 argymhelliad gwreiddiol, mae 4 yn parhau i fod heb eu gweithredu yn 2013-14.  Roedd rheolaethau tynnach, polisïau clir a strwythurau bellach yn eu lle.  Roedd yn obeithiol y byddai’r sefyllfa well hon yn cael ei hadlewyrchu yn y wybodaeth ddiweddaraf ym mis Tachwedd. 

3.10     Hefyd, bu aelodau’r Pwyllgor yn cwestiynu sut y cafodd yr adolygiadau archwilio mewnol penodol eu dethol.  Cadarnhaodd y swyddogion fod archwiliadau mewnol, yn ôl eu natur, wedi canolbwyntio ar feysydd o wendid er mwyn i welliannau gael eu nodi.  Byddai gwaith Gareth yn parhau i ganolbwyntio ar y meysydd hyn. 

3.11     Cytunodd y Cadeirydd fod hwn yn ddull adeiladol, a bod y Bwrdd Rheoli yn cymryd yr argymhellion o ddifrif ac yn gweithredu mewn ffordd gadarnhaol i wella’r swyddogaethau o fewn y sefydliad. 

3.12     Cafodd yr Adroddiad Blynyddol ar Dwyll ei gwblhau ganol mis Mai ac, ar adeg ysgrifennu’r cofnodion hyn, roedd yn adlewyrchiad teg o’r sefyllfa. 

3.13     Roedd llawer o waith cadarnhaol wedi’i wneud ers i’r maes hwn gael ei archwilio  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 3