Cyfarfodydd
Capacity Planning
Mae'r dudalen hon yn cynnwys manylion am unrhyw gyfarfodydd a gynhelir lle bydd y mater yn cael ei drafod, neu unrhyw gyfarfodydd a gynhaliwyd lle cafodd y mater ei drafod. Mae hefyd yn cynnwys lincs i'r papurau, agendâu a chofnodion perthnasol.
Noder: Gall yr agenda ar gyfer cyfarfod newid ar fyr rybudd. Cyn ichi wneud unrhyw gynlluniau i ddod i gyfarfod Pwyllgor, gofynnwn i chi sicrhau nad yw'r eitem sydd o ddiddordeb i chi wedi cael ei symud, yn enwedig mewn achosion lle mae'r dyddiad ar gyfer y cyfarfod wedi'i nodi mwy nag wythnos o flaen llaw.
Cyfarfod: 07/12/2015 - Y Bwrdd Rheoli (Eitem 4)
Cynllunio capasiti
Cofnodion:
Cafodd cyfarfodydd y Bwrdd Rheoli eu neilltuo i gynllunio'r gweithlu, fel rhan
o'r cylch cynllunio capasiti ac adnoddau blynyddol. Y diben oedd trafod sut yr
oedd pob maes Gwasanaeth yn cynllunio i fynd i’r afael â materion yn ymwneud â
chapasiti ac adnoddau rhwng nawr a diwedd y Pedwerydd Cynulliad a chan edrych
ymlaen tuag at 2016. Roeddent hefyd am nodi pa adnoddau ychwanegol neu wahanol
yr oedd eu hangen i gyflenwi cynlluniau gwasanaeth a chyflawni amcanion y
sefydliad yn ei gyfanrwydd.
Data am y gweithlu
Amlinellodd Lowri Williams bwyntiau allweddol o'r data am y gweithlu a ddarparwyd
i lywio’r trafodaethau ar gynllunio capasiti. Er bod nifer y swyddi yn y
sefydliad wedi cynyddu i ddiwallu gofynion, yn unol â thrafodaethau cynllunio y
flwyddyn flaenorol, roedd nifer y staff wedi aros yn gymharol gyson. Roedd y
data yn dangos bod mwy o swyddi wedi cael eu hysbysebu, ond bod heriau’n
ymwneud â throsiant staff, trosi ac ôl-lenwi rhwng rolau o fewn y sefydliad.
Roedd yr adran Adnoddau Dynol wedi dechrau mynd i'r afael â'r heriau hyn drwy
adolygu polisïau staff ac arferion.
Ymchwiliodd y Bwrdd hefyd i faterion yn ymwneud â lefelau absenoldeb, a
oedd yn ffafriol o gymharu â sefydliadau’r sector cyhoeddus yn ehangach, ond
roedd absenoldeb tymor hir yn achos pryder.
Trafododd y Bwrdd sut yr oedd staff yn gwneud defnydd o absenoldeb hyblyg a
gwerthu gwyliau, a gofynnwyd i’r adran Adnoddau Dynol ddarparu'r dadansoddiad
pellach canlynol i helpu i benderfynu sut y gellid mynd i’r afael â’r heriau
hyn yn gadarnhaol er lles y staff a'r sefydliad:
·
gwerthu gwyliau a gwneud defnydd o
absenoldeb hyblyg fesul gradd;
·
oed o'i gymharu â gradd y swydd;
·
cipolwg o absenoldeb hyblyg flwyddyn
ar ôl blwyddyn ar gyfartaledd ar ddiwedd y flwyddyn ariannol;
·
absenoldeb yn gysylltiedig â iechyd
meddwl - chwilio am ffactorau cyfrannol eraill, ee defnyddio absenoldeb hyblyg;
·
gwyliau ac absenoldeb fesul gradd; a
·
gallu dwyieithog - penderfynu sut i
nodi data archwilio sgiliau yn yr adroddiad.
Camau i’w cymryd:
Penaethiaid Gwasanaeth i feddwl am gyngor i staff ynglŷn â chymryd
cyfnodau o egwyl priodol (gwyliau a phenwythnosau) heb fynediad o bell at
negeseuon e-bost gwaith ac ati.
Cynllun Ymadael Gwirfoddol (VES)
Cafodd y Bwrdd Rheoli drafodaeth fer ar y Cynllun Ymadael Gwirfoddol (VES)
a agorodd ar gyfer ceisiadau ddiwedd mis Tachwedd fel rhan o'r gwaith cynllunio
capasiti ar gyfer trosglwyddo i'r Pumed Cynulliad. Diben y cynllun oedd:
galluogi'r sefydliad i ymateb i newidiadau mewn gofynion sgiliau; hwyluso newid
o fewn y sefydliad, gan gynnwys o fewn timau penodol; gwella effeithlonrwydd y
gweithlu; a sicrhau arbedion tymor hir lle’r oedd hynny’n bosibl, gan osgoi
costau ychwanegol wrth ddiwallu prinder sgiliau.
Gofynnwyd i Benaethiaid Gwasanaeth annog staff a allai fod â diddordeb i siarad
â’r adran Adnoddau Dynol os oedd ganddynt unrhyw gwestiynau.
Cynlluniau capasiti ac adnoddau
Dechreuodd y Bwrdd Rheoli graffu ar gynlluniau meysydd gwasanaeth gyda'r
Gyfarwyddiaeth Adnoddau, a oedd ag adnoddau digonol ar y cyfan ac eithrio rhai
achosion o bwysau dros dro, a drafodwyd. Roedd y rhain yn cynnwys adnoddau dros
dro ar gyfer TGCh a Rheoli Ystadau a Chyfleusterau, i gefnogi trosglwyddiad
llyfn yr Aelodau a fydd yn gadael ac yn dod i mewn.
Roedd adolygiad o ddiogelwch ar y gweill, gan gynnwys meincnodi yn erbyn
cymaryddion allanol, a byddai hyn yn parhau yn ystod y mis neu ddau canlynol
cyn i’r casgliadau ddod i'r amlwg. Mae’n debygol y bydd angen adnodd
ychwanegol, a fydd yn cael ei gyflwyno i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau (IRB) ar
ôl cael eglurder ynghylch yr hyn y mae angen i’r gwasanaeth newydd fod.
Bu’r adran Llywodraethu ac Archwilio yn ymchwilio i’w swyddogaeth i addasu
ei hadnoddau presennol, yn enwedig o ystyried llwyth gwaith presennol ac
arfaethedig y dadansoddiad busnes. Gwnaeth y Bwrdd argymhellion ar gyfer yr
achos busnes i’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau.
Roedd ystyriaeth hefyd yn cael ei rhoi i’r trefniadau a’r anghenion ar
gyfer rheoli digwyddiadau yn y dyfodol. Roedd angen model symlach a mwy hyblyg
ar gyfer y gwaith o gynllunio, cynhyrchu a chyflwyno digwyddiadau.
Nododd y Bwrdd Rheoli yr effaith ar y tîm Cyswllt Cyntaf pan fydd staff o
ansawdd uchel, sydd wedi'u hyfforddi, ac a oedd yn aml yn ddwyieithog, yn symud
ymlaen i swyddi eraill yn y sefydliad. Roedd hyn yn fanteisiol i’r sefydliad yn
ei gyfanrwydd, ond dylid ystyried rheoli'r cyfleoedd datblygu hyn mewn ffordd
ragweithiol.
Roedd y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi (TRS) yn ymdopi â’u hadnoddau
presennol, ond byddai heriau yn y dyfodol yn dibynnu, i raddau helaeth, ar flaenoriaethau’r
Aelodau Cynulliad, y Llywydd a’r
Comisiynwyr newydd o ran gwasanaethau dwyieithog. Nododd y Bwrdd Rheoli ei bod
yn bwysig i feysydd gwasanaeth helpu TRS i gynllunio eu llwyth gwaith er mwyn
cadw costau i lawr.
Nid oedd angen gwneud unrhyw newidiadau mawr ar hyn o bryd yn y
Gwasanaethau Cymorth i’r Comisiwn ac i’r Aelodau. Fodd bynnag, byddai llawer yn
dibynnu ar y Llywydd a’r Comisiynwyr newydd.
Byddai'r Pumed Cynulliad yn fwyfwy prysur i'r Gyfarwyddiaeth Busnes, gydag
unrhyw newid ym mhatrwm busnes y Cynulliad, fel yr wythnos waith, yn dod â
goblygiadau i nifer o wasanaethau. Roedd yn hanfodol cael hyblygrwydd yno o ran
dod ag adnoddau i mewn i ymdrin â mannau cyfyng a chroesawyd hyn. Cytunodd y
Bwrdd y dylid cefnogi cais am ragor o adnoddau i gynorthwyo’r Pwyllgor Cyllid,
gyda'r cynnydd a’r newidiadau yng nghwmpas eu gwaith yn y dyfodol. Byddai’r
cynnydd mewn pwerau a all ddod i'r Cynulliad hefyd yn effeithio ar y Gwasanaeth
Ymchwil.
Yn dilyn gweithdy Trawsnewid Digidol gyda staff i drafod cwmpas a
photensial y gwaith hwn, sylweddolwyd y byddai angen adnoddau i ddatblygu’r
gwaith o drawsnewid y Senedd yn Ddigidol, a ystyriwyd yn fater o flaenoriaeth.
Byddai canfyddiadau'r gwaith cwmpasu cychwynnol yn cael eu cyflwyno i'r Bwrdd
Buddsoddi ac Adnoddau yn fuan. Roedd datblygu archif seneddol yn debygol o fod
yn flaenoriaeth strategol arall ar gyfer y dyfodol.
Cafodd nifer o swyddogaethau busnes eu canoli, gan ganolbwyntio ar waith
gwerth ychwanegol trwy wneud gwell defnydd o dechnoleg.
Roedd gwaith i wella gwefan y Cynulliad ar y gweill ond roedd angen rhagor
o arbenigedd i’w datblygu’n gyflym ac yn effeithiol, gan gynnwys sgiliau
dwyieithog.
Ni chafwyd unrhyw geisiadau am adnoddau ychwanegol gan Gyfarwyddiaeth y
Gwasanaethau Cyfreithiol. Roedd proses cynllunio capasiti’r flwyddyn flaenorol
wedi rhagweld y galw yn dda, ac wedi arwain at recriwtio dau hyfforddai, a
benodwyd yr wythnos flaenorol.
Roedd y tîm Cyllid hefyd wedi elwa o gytundeb i adnoddau ychwanegol o
ganlyniad i gylch cynllunio capasiti y flwyddyn flaenorol, gan gynnwys swydd
Cyfrifydd Rheoli ychwanegol, na fu ei angen eto ond y gallai fod ei angen o
hyd. Roedd heriau o'n blaen gyda'r cynllun pensiwn newydd a'r newid yn y system
gyllid, a allai ei gwneud yn ofynnol i gael adnodd dros dro.
I grynhoi, roedd y cylch cynllunio capasiti diwethaf wedi galluogi
addasiadau cyson a mesuradwy i adnoddau i gyd-fynd â’r galwadau ar y Comisiwn.
Nid oedd yn synhwyrol gwneud newidiadau nes bod gofynion y Cynulliad newydd yn
hysbys, gydag ambell eithriad i fodloni blaenoriaethau tymor byr. Roedd rhai
darnau pwysig o waith ar y gweill a all olygu bod angen addasu adnoddau y
flwyddyn nesaf - yr adolygiad diogelwch, y dull o reoli digwyddiadau a’r gwaith
ar y Senedd Ddigidol.
Camau i’w cymryd:
·
Yr adran Adnoddau Dynol i wneud
dadansoddiad pellach o niferoedd y staff o’i gymharu â chost gwirioneddol
staffio. I'w gyflwyno i’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau yn y lle cyntaf.
·
Penaethiaid i ddilysu eu gwybodaeth
ariannol fel y mae'n cael ei darparu iddynt.
·
Nicola Callow a Lowri Williams i
lunio amserlen i’r gwaith cynllunio capasiti ddigwydd yn gynharach yn ystod y
flwyddyn ariannol nesaf, er mwyn sicrhau ei fod yn cyd-fynd â'r broses o
gynllunio’r gyllideb ar gyfer y Comisiwn newydd ac i’n galluogi i ymateb yn
gyflym ac yn hyblyg i ofynion y Cynulliad newydd.