Cyfarfodydd

ARAC (22-06) Papur 11 - Adroddiad ar yr arolwg o effeithiolrwydd ARAC 2022

15.1 Diolchodd y Cadeirydd i'r tîm Clercio am lunio'r adroddiad manwl ar y dadansoddiad o ganlyniadau'r arolwg. Roedd yn falch o'r sgoriau, a oedd yn cadarnhau ei farn ar effeithiolrwydd parhaus y Pwyllgor. Diolchodd i bawb am lenwi'r arolwg, yn arbennig am y sylwadau defnyddiol a wnaed.

ARAC (22-03) Papur 9 – papur blaen – arolwg

ARAC (22-03) Papur 9 – arolwg diwygiedig gyda chwestiynau Ychwanegol

10.1 Canmolodd y Pwyllgor Kathryn Hughes am ei gwaith dadansoddi o offeryn effeithiolrwydd newydd y Swyddfa Archwilio Genedlaethol ac am dynnu deunydd y gellir ei ddefnyddio i’w gynnwys yn yr arolwg sydd i ddod, fel y’i cyflwynir yn y papur. Cytunwyd ar y cynnwys a’r amserlen. Byddai’r tîm Clercio yn cyhoeddi’r arolwg wedi’i ddiweddaru ym mis Gorffennaf 2022, gyda’r bwriad o gyflwyno’r canlyniadau i’r Pwyllgor ym mis Tachwedd. Pwysleisiodd y Cadeirydd ei bod hi’n bwysig cael digon o ymatebion i ddarparu gwybodaeth ystyrlon. Pwysleisiodd Kathryn hefyd ei bod hi’n bwysig ategu’r sgoriau gyda sylwadau a fyddai’n helpu i lywio gwerthusiad o’r canlyniadau.

ARAC (03-20) Papur 9 - Crynodeb o ganlyniadau arolwg effeithiolrwydd 2020

9.1         Cyflwynodd y Cadeirydd y papur, a roddai grynodeb a dadansoddiad o Arolwg Effeithiolrwydd diweddaraf y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg.

9.2         Clywodd y Pwyllgor fod y canlyniadau'n gadarnhaol ym mhob un o'r pum maes a fesurwyd, sef: Cyfansoddiad, Sefydlu a Dyletswyddau; Trefniadau Gweinyddol; Rheolaeth Fewnol a Rheoli Risg; Rôl yr Archwiliad; a Chyfrifon Blynyddol.

9.3         Yn dilyn trafodaeth, gwnaed y sylwadau canlynol i'r Cadeirydd eu trafod â’r tîm clercio:

·         gwella ymwybyddiaeth ARAC o waith y Comisiwn, gan gynnwys rhannu rhaglen waith y Comisiwn ag ARAC;

·         ymgorffori adborth hyblyg mewn arolygon effeithiolrwydd yn y dyfodol; ac

·         adolygiad o’r gwaith a wnaed yn nhymor cyfredol y Senedd i lywio rhaglen waith y Pwyllgor yn y Senedd nesaf. Byddai'r Cadeirydd yn trefnu cyfarfod ar wahân â'r aelodau i adolygu gwaith y Pwyllgor cyn cyfarfod yr Hydref.

9.4         Diolchodd y Pwyllgor i'r swyddogion am y dadansoddiad trylwyr o'r canlyniadau.

Camau Gweithredu

·          (9.4) Y Cadeirydd i drafod yr adborth o ganlyniadau'r arolwg â'r tîm clercio.

·         (9.4) Rhannu rhaglen waith y Comisiwn ag aelodau ARAC.

ACARAC (01-18) Papur 7 – Arolwg Effeithiolrwydd y Pwyllgor

6         

7         

7.1        Cyflwynodd Kathryn Hughes ganlyniadau'r arolwg i'r Pwyllgor, a oedd yn ffafriol. Roedd yr arolwg hwn yn cyflwyno data a oedd yn lled gymaradwy i arolwg 2015, er gwaethaf rhai adolygiadau a chwestiynau ychwanegol 

7.2        Nododd Kathryn ambell faes i'w gwella ar sail y sylwadau a wnaed gan yr ymatebwyr. Yr unig gam ffurfiol a nodwyd gan y Pwyllgor oedd ystyried defnyddio cyfarfod mis Gorffennaf yn well, a ddefnyddiwyd ar hyn o bryd i ystyried cau'r cyfrifon yn derfynol. Gallai hyn gynnwys ystyried canlyniadau'r cyfarfodydd diwedd tymor blynyddol ar gyfer cynllunio strategol, a gyflwynwyd gan y Comisiwn, neu ddadansoddiad manylach o risg neu wybodaeth perfformiad.

7.3        At ei gilydd, roedd y Cadeirydd yn falch â'r canlyniadau cadarnhaol ac yn llongyfarch aelodau a swyddogion ACARAC.  Caiff blaenraglen waith ddiwygiedig yn cynnwys yr awgrymiadau hyn ei dosbarthu dros doriad yr haf.     

Camau i’w cymryd

-      Yr Ysgrifenyddiaeth i weithio â'r swyddogion a'r Cadeirydd i benderfynu pa eitemau y gellid eu cyflwyno i'w trafod yng nghyfarfod mis Gorffennaf. 

ACARAC (31) Papur 13 - Arolwg Effeithiolrwydd y Pwyllgor

ACARAC (31) Papur 13 – Atodiad A – Holiadur yr Arolwg Effeithiolrwydd

3     

4     

5     

6     

7     

8     

9     

10     

10.1    Cytunodd y Pwyllgor ar y cwestiynau a gynhwyswyd yn yr arolwg, a fyddai’n cael ei ddosbarthu ym mis Rhagfyr.  Ar ôl peth dadansoddi mewnol, byddai’r canlyniadau yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor ym mis Chwefror. 

Camau i’w cymryd

-      Aelodau’r Pwyllgor a’r rhai sy’n bresennol i gwblhau arolwg effeithiolrwydd ACARAC erbyn 5 Ionawr 2018.

ACARAC (03-17) Papur 17 – Cwestiynau'r arolwg blaenorol (2015)

8      

9      

10      

11      

12      

13      

14      

15      

16      

16.1     Cytunodd y Pwyllgor ar amserlen ar gyfer yr arolwg nesaf, a fyddai'n cael ei gyhoeddi ym mis Tachwedd 2017, a'r adroddiad ym mis Chwefror 2018.  Cytunodd aelodau'r Pwyllgor i anfon unrhyw awgrymiadau ar gyfer diwygio cwestiynau'r arolwg at y tîm clercio erbyn mis Awst.

Cam i’w gymryd

-         Aelodau ACARAC i anfon awgrymiadau ar gyfer diwygio cwestiynau'r arolwg at y tîm clercio.

ACARAC (32) Papur 10 - cynllun gweithredu canlyniadau arolwg 2016

8.1        Diolchodd y Cadeirydd i'r tîm am yr wybodaeth ddiweddaraf ynghylch y cynnydd a wnaed o ran y cynllun gweithredu a nododd y gwaith sy'n mynd rhagddo i adolygu'r dangosyddion perfformiad allweddol.    

Cyflwynodd Dave Tosh adolygiad o’r dull o gasglu, monitro ac olrhain effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd y sefydliad, yn dilyn cais gan y Prif Weithredwr a’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Ansawdd. Byddai’r canlyniad yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor hwnnw yn ei gyfarfod ym mis Mehefin.

Cytunwyd i gynnwys adran ar y gwaith ar reoli perfformiad.

ACARAC (31) Papur 10 - Arolwg o Effeithlonrwydd ACARAC - papur eglurhaol

ACARAC (31) Papur 11 - Arolwg o Effeithlonrwydd 2015 – Adroddiad

8.1        Estynnodd y Cadeirydd longyfarchiadau i'r tîm clercio ar weinyddu a dadansoddi’r arolwg effeithiolrwydd yn fewnol, a arweiniodd at arbed oddeutu £3,000. 

8.2        Roedd y drafodaeth ar y canlyniadau yn canolbwyntio ar y meysydd canlynol a nodwyd ar gyfer eu cryfhau ymhellach:

·                rhyngweithio rhwng y Pwyllgor a Chomisiwn y Cynulliad a’r Comisiynwyr;

·                ystyried sut y mae gwaith ACARAC yn integreiddio â gwaith rheoli perfformiad ehangach y Comisiwn;

·                monitro’r proffil risg a chynnydd o ran rhaglenni a phrosiectau newid; ac

·                eglurder ar rôl ACARAC mewn perthynas â chymeradwyo cyfrifon a dysgu gwersi yn dilyn archwiliad 2014-15.

8.3        Cytunwyd y byddai’r diweddariadau rheolaidd ar waith y Comisiwn yn parhau i gael eu dosbarthu i aelodau’r pwyllgor.  Yn dibynnu ar ffurf y Comisiwn newydd (ar ôl yr etholiad ym mis Mai), gellid trefnu cyfarfod rhagarweiniol gyda’r aelod newydd o’r pwyllgor.  Awgrymodd yr Aelodau hefyd y dylai rhaglen gynefino strwythuredig gael ei sefydlu ar gyfer yr aelod newydd ac er mwyn cyfeirio at rôl ACARAC yn y rhaglen gynefino ar gyfer pob Comisiynydd newydd.  Byddai’r tîm clercio yn cysylltu â thîm Datblygiad Proffesiynol yr Aelodau. 

8.4        Croesawodd y Pwyllgor hefyd yr awgrym y dylai adolygu’r Adroddiad ar Ddangosyddion Perfformiad Allweddol.  Byddai’r adroddiad ar ei newydd wedd yn cynnwys crynodeb o statws rhaglenni a phrosiectau newid.   

8.5        Ar y cyfan, roedd y Cadeirydd yn falch iawn gyda’r broses a’r canlyniadau cadarnhaol iawn, ac estynnodd longyfarchiadau i'w gyd-aelodau ar y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg.  Byddai cynllun gweithredu yn cael ei ddosbarthu cyn bo hir. 

Cam i’w gymryd

-        Y tîm clercio i ddrafftio a dosbarthu cynllun gweithredu.

9.1        Arweiniodd y Cadeirydd drafodaeth ar yr arolwg o effeithiolrwydd yn y dyfodol, a oedd yn un o ofynion llawlyfr Trysorlys Ei Mawrhydi.  Cwblhawyd yr arolwg diwethaf ym mis Mai 2014, a chyflwynwyd y canlyniadau i'r Pwyllgor ym mis Mehefin 2014.  Roedd cynllun gweithredu’n nodi’r meysydd pryder i’r Cadeirydd, ac roedd yr holl gamau gweithredu bellach wedi’u cwblhau. 

9.2        Cytunodd y Pwyllgor i ddilyn yr un broses a chwblhau'r arolwg erbyn canol mis Rhagfyr a chyflwyno’r canlyniadau i'r Pwyllgor ym mis Chwefror.

Camau gweithredu

-        Y tîm clercio i gysylltu ag EAG / Swyddfa Archwilio Cymru er mwyn sicrhau bod yr arolwg yn cael ei gwblhau a bod y canlyniadau’n cael eu dadansoddi erbyn y cyfarfod nesaf.

9.1        Rhoddodd y Cadeirydd y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y cynllun gweithredu.  Roedd wedi bod yng nghyfarfod y Comisiwn ym mis Gorffennaf a byddai'n trafod cyfleoedd ymgysylltu yn y dyfodol gyda Claire.        

9.2        Cytunodd Eric a Gareth i edrych ar opsiynau hyfforddi Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer y Pwyllgor Archwilio a dosbarthu unrhyw wybodaeth berthnasol i'r aelodau.

Camau gweithredu

-                   Gareth Watts ac Eric Gregory i drafod ystyriaeth ar y cyd y Pwyllgor o ganllawiau newydd y Swyddfa Archwilio Genedlaethol / Trysorlys Ei Mawrhydi.

-                   Eric Gregory a Claire Clancy i drafod cyfleoedd i aelodau Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Cynulliad gysylltu â thimau'r Comisiwn.