Cyfarfodydd

ARAC (22-02) Papur 9 – Adroddiad Blynyddol drafft 2021-22 – papur eglurhaol 

ARAC (22-02) Papur 9 – Atodiad A – drafft o Naratif yr Adroddiad Blynyddol

ARAC (22-02) Papur 9 – Atodiad B – Datganiad Llywodraethu Blynyddol draft

11.1 Cyflwynodd Arwyn yr eitem hon a gwahoddodd aelodau’r Pwyllgor i wneud sylw ar y naratif drafft a oedd wedi’i gynnwys yn Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon drafft y Comisiwn a'r Datganiad Llywodraethu drafft ar gyfer 2021-22.
 

11.2 Amlinellodd Arwyn gynlluniau i gyflwyno’r adroddiad mewn fformat ar-lein mwy rhyngweithiol i’w wneud yn fwy hygyrch a chyrraedd cynulleidfa ehangach, rhywbeth yr oedd y Pwyllgor wedi bod yn awyddus i’r Comisiwn fynd ar ei drywydd. Cyflwynodd fraslun o'r tudalennau glanio a oedd wedi'u dylunio i gydymffurfio ag asesiad effaith hygyrchedd. 

11.3 Disgrifiodd Arwyn fod y fformat hwn yn rhoi cyfle i gynnwys lincs i fideos a chynnwys digidol, yn ogystal â’r amrywiaeth o erthyglau a gwybodaeth bellach a grëwyd eisoes yn ystod y flwyddyn. Roedd yn ystyried bod hyn yn ffordd wych o ailgylchu deunydd sy’n bodoli eisoes a datblygu'r adroddiad fel ffordd o gyfathrebu yn ogystal â bodloni gofyniad llywodraethu ac atebolrwydd.    

11.4 Roedd aelodau'r Pwyllgor yn falch o weld cynlluniau ar gyfer presenoldeb mor gadarnhaol ar-lein. O ran datblygu'r fformat i'r dyfodol, anogwyd y tîm i sicrhau bod y lincs yn canolbwyntio ar gynnwys a straeon oedd yn cynnwys elfen ddynol e.e. cludwr y byrllysg ar gyfer yr agoriad swyddogol, ac ystyried trefn yr adroddiad i ganolbwyntio ar ddinasyddion. Croesawodd Arwyn yr adborth hwn a chytunodd i'w ystyried.

11.5 Mewn ymateb i gwestiynau am gyrhaeddiad ac ymgysylltu, dywedodd Arwyn nad oedd ffeithluniau yn cynnwys y wybodaeth hon wedi'u cynnwys yn yr adroddiad eto. O ran y ddemograffeg ar ymgysylltu, roedd cynlluniau ar waith i gyflwyno offer a systemau megis monitro'r cyfryngau a rheoli'r berthynas â chwsmeriaid a fyddai'n helpu'r Comisiwn i fesur ymgysylltiad yn well, a chyflwyno adroddiadau ar ymgysylltu yn well. Hefyd, nododd gynlluniau ar gyfer cynyddu presenoldeb ar lwyfannau cyfryngau cymdeithasol fel Instagram a TikTok i dargedu cynulleidfa iau, ac ar gyfer ymgysylltu mewn ffordd fwy rhagweithiol ag ysgolion.

11.6 Cadarnhaodd Arwyn a Nia, at ddibenion archwilio, y byddai fersiwn argraffadwy o’r Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon yn cael ei chynhyrchu er mwyn i Archwilydd Cyffredinol Cymru ei lofnodi ac mai dyna fyddai’r fersiwn a fyddai’n cael ei gosod gerbron y Senedd. Ychwanegodd Nia y byddai'r fformat a gynigir yn ei gwneud hi'n haws i ddarllenwyr sydd â diddordeb yn y datganiadau ariannol gael mynediad at y rhan honno o'r adroddiad. 

11.7 Roedd y Cadeirydd yn falch gyda chyflwr a chynnwys y Datganiad Llywodraethu drafft, gan nodi bod hon yn ddogfen allweddol o ran atebolrwydd. Croesawodd yr eitemau a restrir o dan y meysydd ffocws ar gyfer 2022-23 a gofynnodd i aelodau'r Pwyllgor drosglwyddo unrhyw sylwadau ynghylch y datganiad i'r tîm clercio. Cytunwyd y byddai'r Pwyllgor yn cael gwybod am drafodaethau'r Bwrdd Gweithredol ar y parodrwydd i dderbyn risg. 

ARAC (03-21) Papur 4 – Papur eglurhaol – Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 2020-21

ARAC (03-21 Papur 4 - Atodiad A – Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 2020-21         

2          

3          

4          

5          

5.1         Gwahoddodd y Cadeirydd y swyddogion i gyflwyno'r eitem hon a thynnu sylw at unrhyw faes i'w drafod ar Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon y Comisiwn. Nododd Arwyn Jones ei ddiolch i Victoria Paris am gydgysylltu’r gwaith o’i gynhyrchu i amserlen dynn ac am y cyfraniadau gan gydweithwyr o bob rhan o'r sefydliad. Nododd hefyd ei ddiolch i Suzy Davies a'r Comisiynwyr presennol eraill am eu cyfraniad a'u cymeradwyaeth o'r adroddiad.

5.2         Tynnodd Arwyn sylw at y ffaith bod y ffocws yn yr adroddiad eleni ar droi'r gwahanol ffyrdd o weithio o ganlyniad i'r pandemig yn fusnes fel arfer. Roedd hyn yn cynnwys manylion cynllunio ar gyfer y Chweched Senedd gyda gweithlu a oedd mor gynhyrchiol a hyblyg â phosibl o ran y gwasanaethau a ddarperir i'r Aelodau. Gwahoddodd sylwadau gan aelodau'r Pwyllgor.

5.3         Diolchodd y Pwyllgor i'r staff am eu gwaith ar yr adroddiad manwl a thrylwyr iawn. Cafwyd trafodaeth am hyd a darllenadwyedd yr adroddiad a chydnabyddiaeth gan aelodau'r Pwyllgor bod ei gynnwys yn seiliedig ar ofynion adrodd statudol ac arfer da. Cafwyd trafodaeth hefyd ynghylch cynlluniau ar gyfer fersiynau digidol yn y dyfodol i wella ei ddarllenadwyedd ac i hwyluso cyrhaeddiad i gynulleidfa ehangach. 

5.4         Cytunodd Manon ei bod yn ddogfen fanwl, ac atgoffodd y Pwyllgor o'r adborth cadarnhaol a gafwyd gan Bwyllgorau Cyllid a Chyfrifon Cyhoeddus y Senedd ar eu gwaith craffu ar adroddiadau blaenorol. 

5.5         Croesawodd Arwyn yr adborth adeiladol ar yr adroddiad a nododd y byddai'r gwaith paratoi yn dechrau yn gynharach y flwyddyn nesaf i ddarparu ar gyfer cynlluniau ar gyfer cyflwyniad digidol a rhyngweithiol.

5.6         Mewn perthynas â'r cyfrifon, tynnodd Nia sylw at y ffaith bod dadansoddiad o gostau sy'n gysylltiedig â’r etholiad wedi'i gynnwys yn y tabl o alldro adnoddau net yn y fersiwn ddiwygiedig a gyflwynwyd i'r Pwyllgor. Tynnodd sylw hefyd at gynnwys yr adran Adolygiad Ariannol yn naratif yr adroddiad a oedd yn ofyniad yn y llawlyfr adrodd ariannol (FREM) newydd.

5.7         Rhoddodd y Cadeirydd glod am gyfres foddhaol iawn o gyfrifon a chydnabu’r gwaith rheoli agos arnynt. Mynegodd fod cynnwys, ansawdd a chywirdeb yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon wedi gwneud argraff arno, yn enwedig o ystyried ei fod wedi ei gynhyrchu'n gynnar, yr aflonyddwch a achoswyd gan y pandemig parhaus a'r tîm bach a’i rhoddodd at ei gilydd.

5.8         Roedd y Pwyllgor hefyd am gofnodi eu boddhad bod y gronfa bensiwn wedi symud oddi wrth fuddsoddi mewn cwmnïau olew a nwy i opsiynau mwy cynaliadwy. Roeddent hefyd yn gwerthfawrogi gweld yr ohebiaeth gyda'r Pwyllgorau Cyllid a Chyfrifon Cyhoeddus ar wariant yn gysylltiedig â Covid.

5.9         Argymhellodd y Pwyllgor i'r Swyddog Cyfrifyddu y dylid llofnodi'r datganiadau ariannol ar gyfer 2020-21. Byddai llofnod electronig yn cael ei ychwanegu cyn gosod a chyhoeddi'r adroddiad.

ACARAC (04-19) Papur 3 – Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 2018-2019

ACARAC (04-19) Papur 3 – Atodiad A – Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 2018-19

3.1        Gwahoddodd y Cadeirydd a Manon Antoniazzi sylwadau gan aelodau'r pwyllgor ar yr adroddiad blynyddol a'r cyfrifon ac eglurwyd mai rôl y Comisiwn oedd cymeradwyo'r elfen adroddiad blynyddol.

3.2        Ailadroddodd y Cadeirydd ei fod o’r farn bod yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon yn hygyrch ac yn ddisgrifiad da iawn o weithgaredd a chyflawniadau'r Cynulliad.

3.3        Tynnodd Hugh Widdis sylw at wall geirio yn yr adroddiad blynyddol; cafodd y gwall ei gywiro.

3.4        Gwahoddodd y Cadeirydd Nia Morgan i wneud sylwadau ar y cyfrifon ac i roi rhywfaint o gyd-destun i'r addasiad a wnaed i adlewyrchu effaith dyfarniad diweddar McCloud yn y Goruchaf Lys. Roedd y dyfarniad hwn yn gofyn am addasiad o £1 miliwn i'r swm y mae Comisiwn y Cynulliad yn ei gydnabod mewn perthynas ag ymrwymiad cynllun pensiwn Aelodau'r Cynulliad.

3.5        Esboniodd Nia, ar wahân i'r addasiad pensiwn, nad oedd dim wedi newid ers i'r ISA260 gael ei gyflwyno ym mis Mehefin. Esboniodd hefyd y broses y cytunwyd arni gyda'r actiwarïaid a SAC o amcangyfrif effaith cyllidebol y dyfarniad pensiwn, gan y byddai ailbrisiad llawn yn costio tua £5,000, ac nid oedd yn cael ei ystyried yn werth da am arian. Ychwanegodd Gareth Lucey fod dull y Comisiwn o weithredu yn un synhwyrol a'i fod yn gyson â'r amcangyfrif o addasiadau a roddwyd ar waith gan gyrff eraill y sector cyhoeddus yr effeithir arnynt. Croesawodd y Cadeirydd y dull hwn o weithredu a’r ffaith bod SAC wedi cytuno arno. Diolchodd y Cadeirydd i Nia am y ffordd yr ymdriniwyd â'r addasiad munud olaf.

3.6        Dywedodd Nia Morgan fod y tanwariant yn parhau yn ôl y disgwyl. Tynnodd sylw hefyd at y ffaith y byddai'r gwersi a ddysgwyd o'r archwiliad eleni yn cael eu trafod mewn cyfarfod adolygu a drefnwyd rhwng SAC a thîm cyllid y Comisiwn. Byddai hyn yn cynnwys trafodaethau ynghylch amseriad yr archwiliad ar gyfer y flwyddyn nesaf er mwyn hwyluso llofnodi'r cyfrifon yn gynharach.

3.7        Cadarnhaodd Gareth Lucey nad oedd SAC wedi nodi unrhyw faterion perthnasol wrth archwilio cyfrifon y Comisiwn.

3.8        Diolchodd y Cadeirydd i Nia a phawb a gymerodd ran am eu cyfraniad at yr Adroddiad Blynyddol a'r Cyfrifon ac argymhellodd yn ffurfiol y dylai Comisiwn y Cynulliad gymeradwyo i'r Prif Weithredwr a'r Clerc, a'r Swyddog Cyfrifyddu lofnodi'r Datganiad Cyfrifon.

ACARAC (04-18) Papur 3 – Adroddiad Blynyddol a Datganiad o Gyfrifon 2017-18 – papur clawr

ACARAC (04-18) Papur 3 – Atodiad A – Adroddiad Blynyddol a Datganiad o Gyfrifon 2017-18

1.1     Cyflwynodd Nia Morgan y fersiwn ddiweddaraf o Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon y Comisiwn. Gofynnodd am argymhelliad gan y Pwyllgor i’r Swyddog Cyfrifyddu y dylid llofnodi datganiadau ariannol 2017-18.

1.2     Nid oedd yr archwiliad allanol a gynhaliwyd gan SAC wedi arwain at unrhyw addasiadau archwilio i’r cyfrifon drafft a gafodd eu hadolygu yn y cyfarfod ar 18 Mehefin 2018. Yr alldro terfynol ar gyfer 2017-18 oedd tanwariant o £0.3 miliwn yn erbyn y gyllideb, fel y nodwyd yn y cyfrifon drafft. Roedd hyn yn danwariant o 0.6 y cant o’i gymharu â’r gyllideb o £52.5 miliwn.

1.3     Croesawodd y Pwyllgor gynnwys cryno’r adroddiad, a oedd yn cyfeirio at adroddiadau eraill a ffynonellau eraill o wybodaeth.

1.4     Yr arwyddion cynnar oedd na fyddai’r costau archwilio gwirioneddol ar gyfer 2017-18 yn fwy na’r ffi amcangyfrifedig o £57,958, fel y nodwyd yn y Cynllun Archwilio, a byddai SAC yn rhoi gwybod i’r Pwyllgor pe bai hyn yn newid.

ACARAC (03-18) Papur 7 – Adroddiad Blynyddol a Datganiad o Gyfrifon 2017-18 - papur cwmpasu

ACARAC (03-18) Papur 7 – Atodiad A - Adroddiad Blynyddol Drafft 2017-18

ACARAC (03-18) Papur 7 – Atodiad B - Datganiad o Gyfrifon 2017-18

3      

4      

4.1     Symudwyd yr eitem hon ymlaen hefyd er mwyn sicrhau bod Ann-Marie a Craig Stephenson yn bresennol.

4.2     Roedd y Pwyllgor yn croesawu'r ffaith bod y ddwy ddogfen wedi cael eu dosbarthu yn gynnar er mwyn gall ystyried sylwadau a rannwyd dros e-bost.

4.3     Cyflwynodd Manon Antoniazzi a Craig Stephenson yr adroddiad blynyddol, sydd, yn eu barn nhw, yn gofnod tryloyw ac agored o'r prif ddigwyddiadau a materion yn ystod y flwyddyn ariannol ddiwethaf. Nododd y Pwyllgor fod croesgyfeirio at adroddiadau ar wahân, fel y rhai ar Amrywiaeth a Chynhwysiant a'r Cynllun Ieithoedd Swyddogol wedi osgoi dyblygu ac felly wedi lleihau maint yr adroddiad cyffredinol.    

4.4     Daeth y Pwyllgor i'r casgliad fod yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon yn gofnod trylwyr a chywir o'r llwyddiannau a'r heriau a wynebwyd gan y Comisiwn dros y flwyddyn a llongyfarchodd y timau oedd yn ymwneud â'r gwaith o'i gynhyrchu. Croesawyd hefyd fod y strwythur llywodraethu diwygiedig wedi'i gynnwys yn y Datganiad Llywodraethu.

4.5     Mewn ymateb i gwestiynau penodol gan y Pwyllgor, cytunodd swyddogol i ystyried pennu lefelau goddefgarwch ar gyfer rhai o'r targedau KPI ac adolygu'r disgrifiad o gyflawni targedau allyriadau. 

ACARAC (01-18) Papur 11 - Adroddiad Blynyddol 2016-17

6         

7         

8         

9         

9.1        Roedd adroddiad blynyddol 2016-17 wedi ei gynnwys er gwybodaeth. Gofynnodd y Cadeirydd i aelodau'r Pwyllgor wneud unrhyw sylwadau sydd ganddynt ynghylch strwythur, fformat a chynnwys yr adroddiad blynyddol nesaf i'r tîm clercio y tu allan i'r cyfarfod hwn. 

Camau i’w cymryd

-      Aelodau'r Pwyllgor i roi gwybod i'r tîm clercio am newidiadau a awgrymwyd i'r strwythur a'r fformat ynghyd â'r cynnwys ar gyfer yr adroddiad blynyddol nesaf. 

3      

4      

5      

6      

7      

8      

8.1     Cafodd gohebiaeth ddiweddar rhwng Cadeirydd Pwyllgor Cyllid y Cynulliad a Suzy Davies, y Comisiynydd, ei dosbarthu cyn y cyfarfod.  Trafododd y Pwyllgor ffyrdd y gellid briffio'r Pwyllgor Cyllid a'r Comisiynwyr am benderfyniadau ynglŷn â meysydd o wariant sylweddol a blaenoriaethu mewn ffordd a fyddai'n dangos diwydrwydd dyladwy a phroses gadarn o wneud penderfyniadau ac yn sicrhau rhagor o dryloywder yn ystod y flwyddyn.

8.2     Rhoddodd Ann-Marie Harkin wybod am gais a wnaed gan Gadeirydd Pwyllgor Cyllid y Cynulliad i Archwilydd Cyffredinol Cymru i wneud cymhariaeth â sefydliadau eraill o ran cyfrifoldebau pwyllgor am graffu neu gymeradwyo penderfyniadau gwario mawr.

Cam i’w gymryd

-         Manon i friffio ACARAC ar ôl bod yng nghyfarfod y Pwyllgor Cyllid.

ACARAC (03-17) Papur 12 – Adroddiad Blynyddol a Datganiad o Gyfrifon drafft 2016-17 – papur cwmpasu

ACARAC (03-17) Papur 12 – Atodiad A Adroddiad Blynyddol a Datganiad o Gyfrifon drafft 2016-17

9      

9.1     Diolchodd Manon a Nia i'r Pwyllgor am y sylwadau a roddwyd eisoes ar yr Adroddiad Blynyddol a Datganiad o Gyfrifon drafft.   

9.2     Gwnaeth y Pwyllgor ddiolch i Manon, Nia a'u timau am gael gweld yr adroddiad yn gynnar a'u hannog i sicrhau bod yr ystadegau yn yr adroddiad yn cyd-fynd â'r dangosyddion perfformiad allweddol. 

9.3     Byddai fersiwn derfynol o'r adroddiad yn cael ei chyflwyno yng nghyfarfod mis Gorffennaf. 

          ACARAC (04-16) Papur 3 – Papur eglurhaol – Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 2015-16

          ACARAC (04-16) Papur 4 – Adroddiad Blynyddol a Datganiad Cyfrifon 2015-16

ACARAC (03-16) Papur 6 - Adroddiad Blynyddol a Datganiad Cyfrifon Drafft 2015-16

6.1        Llongyfarchodd aelodau’r Pwyllgor staff y Comisiwn, yn arbennig Nia a Chris Warner, ar ansawdd ac amseroldeb yr Adroddiad Blynyddol a’r Cyfrifon drafft a gofynnwyd am i’r neges hon gael ei throsglwyddo i’r timau. Cytunodd yr Aelodau fod yr adroddiad yn adlewyrchu sefydliad cadarnhaol, aeddfed, proffesiynol a blaengar. Roedd y ddogfen gyfun wedi’i dosbarthu bythefnos cyn y cyfarfod a chroesawodd y Pwyllgor y cyfle a gafwyd i ystyried a chraffu’n llawn ar y wybodaeth a gyflwynwyd. 

6.2        Roedd yr adroddiad yn adlewyrchu’r newidiadau strwythurol diwygiedig a gafodd eu hargymell mewn cyfarwyddyd diweddar gan Drysorlys EM a phwysleisiodd Chris ei nod o osgoi dyblygu diangen.    

6.3        Ynghyd â’r gwallau teipio yr oedd Nia eisoes wedi rhoi gwybod i’r Pwyllgor amdanynt, a’r pwyntiau i’w hegluro a awgrymwyd yn y cyfarfod a fyddai’n cael eu hystyried, dywedodd Nia y byddai’n croesawu unrhyw sylwadau pellach a ellid eu hanfon ati drwy e-bost. 

6.4        Dywedodd Claire hefyd ei bod yn falch ac yn llawn edmygedd o’r broses o gasglu gwybodaeth ar gyfer yr adroddiad a diolchodd i’w thîm am ei ymdrechion. 

6.5        Roedd y Cadeirydd yn croesawu’r cyfarfod adolygu a gynhaliwyd ar ôl cyhoeddi Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon y llynedd i drafod unrhyw wersi a ddysgwyd, ac roedd yn cymryd yn ganiataol y byddai’r un peth yn digwydd eleni. Ar y cyfan roedd yn fodlon ar y broses ac ar ansawdd yr adroddiad, a diolchodd i Ian Summers am roi ei sicrwydd ychwanegol. 

ACARAC (32) Papur 11 - Adroddiad Blynyddol drafft 2016

9.1        Gwerthfawrogodd y Cadeirydd y sylwadau a oedd wedi dod i law am yr adroddiad blynyddol drafft.  Cymeradwyodd y Pwyllgor y ddogfen a gyflwynwyd a chytunodd y tîm clercio i drefnu i'r adroddiad gael ei gyfieithu cyn ei gyflwyno'n ffurfiol i ysgrifenyddiaeth Comisiwn y Cynulliad. 

ACARAC (26) Papur 9 – Amlinelliad Archwilio Blynyddol

1.0         

2.0         

3.0         

4.0         

5.0         

6.0         

6.1        Cyfarfu Eric, Gareth, Nicola a chynrychiolwyr newydd Swyddfa Archwilio Cymru, Ann-Marie Harkin a Matthew Coe, ym mis Ionawr, a byddant yn cyfarfod yn rheolaidd.  Cytunwyd y byddai'r Amlinelliad draft o'r Archwiliad yn cael ei drafod yn gynharach, yng nghyfarfodydd mis Tachwedd.  Byddent hefyd yn trafod yr amserlen ar gyfer adolygu cyfrifon interim mewn cyfarfod yn y dyfodol.          

6.2        Esboniodd Ann-Marie eu cynlluniau ar gyfer ymgymryd â gwaith archwilio eleni, a fyddai'n cynnwys prawf ychwanegol o dreuliau Aelodau'r Cynulliad.  Digyfnewid oedd y ffi a arfaethwyd ar gyfer 2015, a byddai'r ffi yn newid yn unol ag unrhyw newidiadau yn yr amser a gymerasid i gwblhau gwaith.

6.3        Cadarnhaodd Nicola, gan fod cynllun archwilio 2014-15 ddod i law, ei bod yn creu amserlen fanwl i sicrhau bod staff yn ei thîm yn gweithio i gyflwyno'r cynllun archwilio erbyn y dyddiadau allweddol.