Cyfarfodydd

Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol

Mae'r dudalen hon yn cynnwys manylion am unrhyw gyfarfodydd a gynhelir lle bydd y mater yn cael ei drafod, neu unrhyw gyfarfodydd a gynhaliwyd lle cafodd y mater ei drafod. Mae hefyd yn cynnwys lincs i'r papurau, agendâu a chofnodion perthnasol.

Noder: Gall yr agenda ar gyfer cyfarfod newid ar fyr rybudd. Cyn ichi wneud unrhyw gynlluniau i ddod i gyfarfod Pwyllgor, gofynnwn i chi sicrhau nad yw'r eitem sydd o ddiddordeb i chi wedi cael ei symud, yn enwedig mewn achosion lle mae'r dyddiad ar gyfer y cyfarfod wedi'i nodi mwy nag wythnos o flaen llaw.

Cyfarfod: 15/06/2022 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Archwiliad beirniadol o un risg a nodwyd - Diwygio'r Senedd

Cofnodion:

Eitem lafar (yn cyfeirio at y diweddariad yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol)

 

7.1 Gwahoddodd y Cadeirydd Siwan Davies i gyflwyno’r eitem hon a chroesawodd Richard Thomas, Rheolwr Gweithredu Newid Cyfansoddiadol i’r cyfarfod. Eglurodd Siwan brofiad Richard o roi gweithgarwch diwygio blaenorol ar waith, sut yr oedd wedi cefnogi’r Pwyllgor Diben Arbennig ar Ddiwygio’r Senedd a’i rôl yn rheoli’r broses o gyflawni’r cam nesaf hwn o’r agenda ddiwygio a’r risgiau cysylltiedig.

7.2 Croesawodd Siwan y cyfle hwn i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor ac i drafod y gwaith llywodraethu a’r heriau sy’n gysylltiedig â newid trawsnewidiol hollbwysig a hollgynhwysol. Amlinellodd elfennau amrywiol y cynigion diwygio a oedd yn cynnwys cynnydd yn nifer yr Aelodau o 60 i 96 a phroses etholiadol wahanol.

7.3 Cafodd adroddiad y Pwyllgor Diben Arbennig ar Ddiwygio’r Senedd, a gyhoeddwyd ar 30 Mai, ei drafod gan y Senedd yn y Cyfarfod Llawn ar 8 Mehefin. Cynigiwyd y cynnig i gymeradwyo’r argymhellion yn yr adroddiad, gyda 40 Aelod yn pleidleisio o blaid. Ystyriwyd ei bod yn annhebygol y byddai unrhyw gonsensws gwleidyddol ehangach o blaid diwygio yn cael ei gyflawni. Rhoddodd hyn fandad cryfach i Lywodraeth Cymru gyflwyno deddfwriaeth i ddeddfu’r cynigion diwygio erbyn 2026. Roedd disgwyl i’r Bil gael ei gyflwyno erbyn hydref 2023, a chael Cydsyniad Brenhinol erbyn haf 2024.

7.4 Dywedodd Siwan fod swyddogion y Comisiwn wedi bod yn gweithio gyda Llywodraeth Cymru i sefydlu trefniadau llywodraethu ar y cyd ar yr elfennau hynny o Raglen Diwygio’r Senedd lle mae buddiannau ar y cyd a dibyniaethau gwneud penderfyniadau yn bodoli, ac yn cefnogi cydweithio rhwng Llywodraeth Cymru a Chomisiwn y Senedd. Roedd y Llywydd wedi trafod y trefniadau llywodraethu ar y cyd gyda’r Prif Weinidog.

7.5 Roedd Bwrdd Gweithredol y Comisiwn wedi bod yn ystyried y trefniadau llywodraethu arfaethedig ar gyfer prosiectau Comisiwn y Senedd, a byddai’r manylion yn cael eu cyflwyno i’r Comisiwn ym mis Gorffennaf. Byddai trefniadau llywodraethu yn cynnwys cynllunio i gefnogi hynt deddfwriaeth (busnes fel arfer), diwygio gwasanaethau’r Comisiwn (ffyrdd o weithio) a diwygio busnes y Senedd. Byddai swyddogion Comisiwn y Senedd hefyd yn cefnogi prosiect diwygio’r Bwrdd Taliadau.

7.6 Amlinellodd Siwan rai o’r heriau allweddol, gan gynnwys y canlynol:

- yr angen i roi rhaglen drawsnewid fawr ar waith ar gyfer y Seithfed Senedd ochr yn ochr â chyflawni busnes fel arfer yn ystod y Chweched Senedd;

- cyfyngiadau ariannol;

- harneisio arbenigedd priodol; ac

- ymgysylltu â rhanddeiliaid, yn enwedig o ystyried bod sawl perchnogaeth a chyd-ddibyniaeth ynghlwm â phrosiectau amrywiol.

7.7 Rhoddodd Siwan sicrwydd i’r Pwyllgor ynghylch y cynllunio manwl sydd ar y gweill i gyflawni’r rhaglen ddiwygio a rheoli’r heriau yr oedd wedi’u hamlinellu. Byddai’r gwaith cynllunio yn ymgorffori trefniadau llywodraethu ar gyfer y Comisiwn, a gweithio ar y cyd â’r Bwrdd Taliadau Annibynnol a Llywodraeth Cymru ond gyda diffiniad clir.

7.8 Roedd y Pwyllgor yn cydnabod maint rhaglen Diwygio’r Senedd a’i heffaith hollgynhwysol ar ddarparu gwasanaethau’r Comisiwn. Roedd y Cadeirydd a’r aelodau’n awyddus i helpu mewn meysydd lle gallent ychwanegu gwerth a nodwyd y byddai Diwygio’r  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 7


Cyfarfod: 15/06/2022 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Risg gorfforaethol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 4
  • Cyfyngedig 5
  • Cyfyngedig 6

Cofnodion:

ARAC (22-03) Papur 6 - Risgiau corfforaethol

ARAC (22-03) Papur 6 – Atodiad A - Crynodeb o’r Gofrestr Risg Gorfforaethol

ARAC (22-03) Papur 6 - Atodiad B - Risgiau corfforaethol a nodwyd

6.1 Cyfeiriodd y Cadeirydd at ansawdd y ddogfennaeth a’r diweddariadau a ddarparwyd, a nododd na fu unrhyw symudiadau i’r graddfeydd risg cyffredinol ers i’r Gofrestr gael ei chyflwyno i’r Pwyllgor yn ei gyfarfod ar 29 Ebrill.

6.2 Cyfeiriodd Ed Williams at y ffaith yr addaswyd dull y Comisiwn o ymdrin â risgiau Covid-19 mewn ymateb i ganllawiau Llywodraeth Cymru, gan nodi, er bod cyfraddau Covid-19 yn parhau i ostwng yng Nghymru, eu bod ar gynnydd mewn mannau eraill. Disgrifiodd y canllawiau mewnol diwygiedig ar orchuddion wyneb, monitro parhaus y system bwcio desg ac adolygiad parhaus o gynlluniau desgiau. 

6.3 Mewn ymateb i gais i amlygu newidiadau i’r naratif yn y Gofrestr, atgoffodd Kathryn Hughes y Pwyllgor fod y maes ‘statws presennol’ yn cael ei ddiweddaru’n sylweddol cyn pob cyfarfod a bod hwn yn cynnwys manylion am unrhyw newidiadau i’r rheolaethau, er enghraifft. 

6.4 Diolchodd y Pwyllgor i’r swyddogion am eu diweddariadau cynhwysfawr a nododd y Cadeirydd ymatebion cymesur y rheolwyr i'r risgiau.


Cyfarfod: 29/04/2022 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 14)

Archwiliad beirniadol o un risg a nodwyd - Risgiau Diogelu Data

Eitem lafar – diweddariadau ar risgiau Diogelu Data (Legal-R-66 a Legal-R-68) cyfeiriadau ym mhapur 11 Atodiad A

Cofnodion:

Eitem lafar

14.1 Croesawodd y Cadeirydd Matthew Richards a Jo Grenfell i'r cyfarfod i gyflwyno’r eitem hon. Croesawodd Matthew y cyfle hwn i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am y ddwy risg diogelu data a oedd yn rhan o’r tîm Gwasanaethau Cyfreithiol: un yn ymwneud â’r Comisiwn a’r llall yn ymwneud ag Aelodau o’r Senedd.
  

14.2 Rhoddodd Matthew y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am feysydd blaenoriaeth y gellid eu symud ymlaen yn awr oherwydd y cynnydd mewn adnoddau staff yn y tîm Llywodraethu Gwybodaeth. Byddai hyn yn cynnwys: mynd i'r afael â meysydd o wendid cymharol ynghylch cydymffurfio â GDPR; sicrhau bod arferion cadw data yn cael eu cymhwyso mewn modd cyson; a sesiwn hyfforddiant i ddiweddaru holl staff y Comisiwn, ac Aelodau a'u staff. Roedd cynlluniau hefyd i ddatblygu sgiliau’r rhai sy’n gyfrifol am brosesu data i’w galluogi i ymdrin â materion arferol yn well, gan ganiatáu i’r tîm Llywodraethu Gwybodaeth arbenigol a chynghorwyr cyfreithiol ganolbwyntio ar faterion mwy cymhleth.

14.3 Roedd Matthew ac Ed Williams, fel Uwch-swyddog Risg Gwybodaeth, hefyd yn datblygu cynllun i sicrhau defnydd cyson a phriodol o dechnoleg megis SharePoint a Teams. Byddai hyn yn rhoi mwy o eglurder, ac yn lleihau amser yn lleoli ffynonellau gwybodaeth gorfforaethol i ymateb, er enghraifft, i geisiadau Rhyddid Gwybodaeth neu gais gwrthrych am wybodaeth neu gwestiynau llafar/ysgrifenedig i'r Comisiwn.

14.4 Trafododd y Pwyllgor yr heriau o ran cefnogi gwleidyddion a oedd yn rheolwyr data yn eu rhinwedd eu hunain. Cydnabuwyd y gellid cynnig cyngor a hyfforddiant ond nid eu mandadu ac y byddai unrhyw achos o dorri, waeth beth fo'r ffynhonnell, yn adlewyrchu'n wael ar y sefydliad. Disgrifiodd Matthew yr hyfforddiant a oedd ar gael i'r Aelodau a'u staff yn dilyn yr etholiad, a chynlluniau i ddarparu sesiynau hyfforddiant ac ymwybyddiaeth yn barhaus. Hefyd, nododd gynlluniau i roi cytundebau prosesu data ar waith yn llawn gydag Aelodau fel blaenoriaeth pan fyddai'r adnoddau ychwanegol wedi’u rhoi ar waith, a groesawyd gan y Pwyllgor.

 


Cyfarfod: 29/04/2022 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 13)

Risgiau Corfforaethol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 11
  • Cyfyngedig 12
  • Cyfyngedig 13

Cofnodion:

ARAC (22-02) Papur 11 - Risgiau corfforaethol

ARAC (22-02) Papur 11 - Atodiad A - Crynodeb o’r Gofrestr Risg Gorfforaethol

ARAC (22-02) Papur 11 - Atodiad B - Risgiau corfforaethol a nodwyd

13.1 Rhoddodd Ed y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor ar sefyllfa gyffredinol y Gofrestr Risgiau Corfforaethol. Roedd y risgiau wedi'u hadolygu a'u diweddaru gan y perchnogion risg a’u hadolygu gan y Bwrdd Gweithredol yn ei gyfarfod ar 22 Ebrill. O ystyried y cynnydd mewn gweithgarwch, gan gynnwys penderfyniadau diweddar y Bwrdd Taliadau ac ymgynghoriad ar reolau'r Swyddog Cyfrifyddu, roedd lefel tebygolrwydd gweddilliol y risg yn ymwneud â Fframwaith Rheoleiddio’r Aelodau wedi cynyddu, a oedd wedi arwain at gynnydd yn lefel gyffredinol y risg. Rhoddodd Ed sicrwydd bod y risg yn cael ei reoli'n weithredol.

13.2 Diolchodd y Pwyllgor i Ed am ei gyflwyniad a diolchodd i’r swyddogion am y wybodaeth gynhwysfawr yn y gofrestr. Croesawodd y Cadeirydd yn arbennig y diagram a oedd yn dangos natur ddeinamig y gofrestr risg.  

 


Cyfarfod: 14/02/2022 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Risg gorfforaethol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 16
  • Cyfyngedig 17
  • Cyfyngedig 18

Cofnodion:

ARAC (22-01) Papur 7 - Risgiau corfforaethol

ARAC (22-01) Papur 7 - Atodiad A - Crynodeb o’r Gofrestr o Risgiau Corfforaethol

ARAC (22-01) Papur 7 - Atodiad B - Risgiau corfforaethol a nodwyd   

9.1 Cyfeiriodd y Cadeirydd y Pwyllgor at y diagram yn Atodiad B o’r papur a oedd yn nodi proffil risg y Comisiwn. Dangosodd fod yr holl risgiau'n gostwng oherwydd y rheolaethau a oedd ar waith. Cydnabu fod nifer o risgiau newydd wedi'u hychwanegu at y gofrestr yn ystod 2021 i adlewyrchu'r proffil risg newidiol ac nad oedd unrhyw symudiadau yn y lefelau risg. Diolchodd i swyddogion am y diweddariadau cynhwysfawr a ddarparwyd a gofynnodd i'r Cyfarwyddwyr grynhoi'r diweddariadau diweddaraf ar gyfer pob un o'r risgiau.

9.2 Mewn perthynas â'r risg Urddas a Pharch, rhoddodd Lowri Williams y wybodaeth ddiweddaraf am yr ymgynghoriad ag Aelodau a oedd wedi'i gynnwys yn yr arolwg diweddaraf o’r Aelodau a Staff Cymorth. Roedd yr arolwg, a oedd eisoes wedi ennyn rhai ymatebion da, i fod i ddod i ben ddiwedd mis Chwefror, a byddai cyfarfodydd dilynol yn cael eu cynnal i drafod yr ymatebion. Ychwanegodd Lowri, er nad oedd gan y Pwyllgor Cynghori ar Daliadau, Ymgysylltu a’r Gweithlu (REWAC) unrhyw gyfarfodydd wedi'u cynllunio yn y dyfodol agos, ei bod yn obeithiol y byddai'n cymryd rhan yn yr adolygiad o bolisïau urddas a pharch.

9.3 Roedd yr asesiad risg COVID-19 wedi’i gynnwys yn y diweddariad o dan eitem 3 ar yr agenda.

9.4 Mewn perthynas â'r risg seiberddiogelwch, cydnabu'r Cadeirydd ei fod wedi derbyn adroddiad sicrwydd cynhwysfawr newydd drafft a oedd wedi'i rannu ag aelodau'r Pwyllgor ac a fyddai'n llywio trafodaeth ar arfer rheolaidd o adrodd yn y dyfodol. Ychwanegodd Arwyn Jones fod y tîm TGCh yn bwriadu rhannu manylion ymosodiadau seiber gydag Aelodau o'r Senedd i godi ymwybyddiaeth o'r risgiau.

9.5 Rhoddodd Siwan grynodeb o'r camau sy'n cael eu cymryd i fynd i'r afael â risgiau o ran diogelu data, a oedd yn cynnwys recriwtio adnoddau ychwanegol. Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau'r Pwyllgor, cytunwyd y byddai'r ymchwiliad manwl a gynlluniwyd i risgiau diogelu data yng nghyfarfod mis Ebrill yn cynnwys cyfeiriad at hyfforddiant i’r Aelodau, gan gynnwys y nifer sy'n manteisio ar sesiynau cynefino.

9.6 O ran y tri risg trawsnewid strategol, nid oedd gan Siwan unrhyw ddiweddariadau pellach i'w hychwanegu at y rhai yn yr adroddiad yn Atodiad A o’r papur ond cydnabu y byddai lefelau’r risg yn agored i newid mewn ymateb i weithgarwch penodol. Cydnabu'r Cadeirydd fod y Comisiwn wedi dod yn fwy ymaddasol i risgiau sy'n ymwneud â newid cyfansoddiadol.

9.7 Nododd Arwyn rywfaint o gynnydd pellach i helpu i liniaru'r risg o ran cydymffurfio â Chynllun Ieithoedd Swyddogol y Comisiwn lle byddai'r Comisiwn a Llywodraeth Cymru yn treialu datrysiadau i’r system cyfieithu ar y pryd ar Teams gyda Microsoft.

 

Camau i’w cymryd

·       Cynnwys manylion hyfforddiant diogelu data i Aelodau a recriwtio i swyddi diogelu data yn y diweddariad risg nesaf i ARAC.


Cyfarfod: 18/06/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Archwiliad beirniadol o un risg a nodwyd neu sy'n dod i'r amlwg - pontio i'r Chweched Senedd

Eitem lafar

 

Cofnodion:

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

9.1         Gwahoddodd y Cadeirydd Siwan i gyflwyno'r eitem hon, a chroesawodd Sulafa Thomas, Pennaeth Cymorth y Comisiwn a’r Aelodau i'r cyfarfod. Atgoffodd Siwan y Pwyllgor fod y risg wedi'i hychwanegu at y Gofrestr Risg Gorfforaethol i adlewyrchu effaith bosibl pandemig y Coronafeirws a'r ansicrwydd ynghylch dyddiad yr etholiad, cyfnod y diddymiad a phontio i’r Chweched Senedd. Dywedodd y byddai'r risg bellach yn cael ei chau gyda risgiau gweddilliol o ran darparu a phontio parhaus yn cael eu rheoli ar lefel gwasanaeth.

9.2         Disgrifiodd Siwan sut roedd ymgysylltu effeithiol â chyrff a oedd yn cynnwys y Comisiwn, y Pwyllgor Busnes a'r Bwrdd Taliadau wedi llywio'r gwaith o gynllunio senarios a phenderfyniadau a chanllawiau ynghylch cyfnod yr etholiad a'r diddymiad. Anfonwyd canllawiau wedi'u diweddaru at yr Aelodau a'r staff mewn modd cydgysylltiedig ac amserol.

9.3         Amlinellodd Siwan sut yr oedd y gwahanol elfennau o waith wedi'u cyflawni. Roedd hyn yn amrywio o gynllunio ar gyfer diddymu; cyfathrebu ynghylch yr etholiad, yn enwedig ar gyfer pobl ifanc 16 ac 17 oed a oedd yn pleidleisio am y tro cyntaf; darparu canllawiau i Aelodau nad oeddynt yn dychwelyd a gwybodaeth gynefino ar gyfer Aelodau newydd ac Aelodau a oedd yn dychwelyd; a chefnogi busnes cynnar y Senedd. O ran llywodraethu, ychwanegodd Siwan fod cynllunio cynnar, sefydlu gweithgorau a chynllunio senarios a chydgysylltydd penodol ar gyfer y prosiect wedi bod yn ffactorau allweddol ar gyfer cyflawni'n llwyddiannus. Ychwanegodd fod strwythurau llywodraethu presennol wedi'u defnyddio i gynnal asesiadau risg ar gyfer gweithgareddau fel tyngu’r llw, a oedd wedi'u cynnal yn bersonol ac yn rhithiol yn unol â dewisiadau'r Aelodau.

9.4         Er gwaethaf yr heriau a ddaw yn sgil y pandemig, roedd y trefniadau i gefnogi busnes cynnar yn llwyddiannus. Roedd hyn yn cynnwys Cyfarfod Llawn ar 12 Mai i benodi Llywydd, Dirprwy Lywydd ac enwebu'r Prif Weinidog, yn ogystal â chymorth i Aelodau gyflogi staff a chael trefn ar swyddfeydd. Roedd 100 y cant hefyd wedi cymryd rhan mewn digwyddiadau cynefino Aelodau. Roedd y rhan fwyaf o'r adborth gan Aelodau wedi bod yn gadarnhaol iawn ac roedd rhai gwelliannau wedi'u gwneud ar unwaith mewn ymateb i faterion a nodwyd.

9.5         Roedd y gwaith o bontio i'r Chweched Senedd yn parhau o ran penodi deiliaid swyddi, ffurfio Pwyllgorau newydd y Senedd a chynlluniau ar gyfer yr agoriad Brenhinol. Cynigiodd Siwan rannu adroddiadau cau, a fyddai'n cynnwys manylion y gwersi a ddysgwyd, gyda'r Pwyllgor maes o law. Byddai'r rhain yn ystyried adolygiad arfaethedig gan y Comisiwn Etholiadol.

9.6         Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd am gynllunio ar gyfer adalw'r Senedd a'i Phwyllgorau yn ystod cyfnod yr etholiad, amlinellodd Siwan sut yr oedd swyddogion wedi gweithio gyda'r Pwyllgor Busnes, y Comisiwn a Llywodraeth Cymru i sefydlu meini prawf clir ar gyfer y sefyllfa hon. Roedd yn amlwg mai'r unig amgylchiadau lle byddai hyn yn angenrheidiol fyddai ar gyfer materion yn ymwneud â Covid ac unrhyw oedi i ddyddiad yr etholiad. Rhoddwyd eglurder hefyd ynghylch rheolau o  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 9


Cyfarfod: 18/06/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 8)

Risgiau corfforaethol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 23
  • Cyfyngedig 24
  • Cyfyngedig 25

Cofnodion:

ARAC (03-21) Papur 5 - Risgiau corfforaethol

ARAC (03-21) Papur 5 - Atodiad A - Crynodeb o’r Gofrestr Risg Gorfforaethol

ARAC (03-21) Papur 5 - Atodiad B - Risgiau corfforaethol a nodwyd   

8.1         Cyflwynodd Dave yr eitem hon. Amlinellodd y cynnig i ddileu'r risg o amgylch cyfnod pontio Etholiad y Senedd 2021 o Gofrestr Risg Gorfforaethol y Comisiwn a'r bwriad i ailasesu'r risg Coronafeirws gan y Bwrdd Gweithredol.

8.2         Rhoddodd Siwan y wybodaeth ddiweddaraf am yr asesiad parhaus o'r risgiau sy'n gysylltiedig â newid cyfansoddiadol a diwygio'r Senedd. Ychwanegodd y byddai'r risgiau'n canolbwyntio ar ymateb y Comisiwn i benderfyniadau gwleidyddol a fyddai'n dechrau dod i'r amlwg wrth i fusnes y Senedd fynd rhagddo yn dilyn yr etholiad.

8.3         Atgoffodd Dave y Pwyllgor mai adroddiad cryno oedd hwn o statws y risgiau a bod y Cyfarwyddwyr a'r Bwrdd Gweithredol yn adolygu adroddiadau manylach yn rheolaidd. Mewn ymateb i gwestiwn ynghylch perchnogaeth, eglurodd Dave hefyd fod pob risg gorfforaethol yn eiddo i Gyfarwyddwr arweiniol gyda mewnbwn gan y Penaethiaid Gwasanaethau perthnasol.

8.4         Mewn perthynas â'r risgiau sy'n gysylltiedig â Safonau Ymddygiad ar gyfer Aelodau'r Senedd, gofynnodd Ann Beynon a oedd yn werth i'r Pwyllgor ymgysylltu â'r Comisiynydd Safonau newydd. Nododd y Cadeirydd y dylai'r Pwyllgor, gan fod y Comisiynydd yn ddeiliad swydd annibynnol, ganolbwyntio ar adolygu'r broses o reoli risgiau mewn perthynas â'r cymorth a ddarperir gan y Comisiwn. Atgoffodd Siwan y Pwyllgor fod y risg hon wedi canolbwyntio ar sut yr oedd swyddogion y Comisiwn wedi cefnogi'r Senedd i gynnal hyder y cyhoedd yn y gyfundrefn safonau, gan gynnwys y Cod Ymddygiad diwygiedig ar gyfer Aelodau'r Senedd a phenodi Comisiynydd Safonau newydd. Ychwanegodd y byddai’r ffocws nawr, gan fod y ddau hyn bellach ar waith, yn symud tuag at gefnogi'r Pwyllgor Safonau Ymddygiad, ar ôl ei sefydlu, i gynnal adolygiad o'r weithdrefn gwyno.

8.5         Ychwanegodd Manon, mewn ymateb i adborth yn ystod cyfnod sefydlu Aelodau newydd, fod briff yn cael ei baratoi i egluro rolau a chylchoedd gwaith y Comisiynydd Safonau a'r Bwrdd Taliadau. Byddai hyn hefyd yn cynnwys manylion o ran rheolau'r Swyddog Cyfrifyddu.

8.6         Croesawodd Suzy unrhyw eglurder ynghylch dyletswydd y Comisiwn i gefnogi'r Bwrdd Taliadau annibynnol.

8.7         Mewn ymateb i gwestiwn gan Suzy ynghylch y gyllideb a chefnogaeth i'r Comisiynydd Safonau, atgoffodd Siwan y Pwyllgor ei bod yn ofyniad statudol i'r Comisiwn ddarparu adnoddau ar gyfer swydd y Comisiynydd. Esboniodd fod Protocol yn cael ei lunio gyda'r Comisiynydd newydd yn seiliedig ar yr egwyddor o ddull hyblyg parhaus, lle roedd staff y Comisiwn yn mynd ar secondiad i’w swyddfa.

8.8         Mewn perthynas â'r risg o ran Urddas a Pharch staff y Comisiwn, awgrymodd Suzy ychydig o werthusiad drwy archwiliad mewnol ar effeithiolrwydd yr hyfforddiant a ddatblygwyd i roi'r hyder i staff herio ymddygiad, a chytunodd y swyddogion i ystyried hyn.

8.9         Mewn ymateb i bwyntiau a godwyd gan Aled p ran penderfyniadau gwleidyddol ynghylch diwygio'r Senedd, rhoddodd Siwan sicrwydd y byddai fframwaith cyfansoddiadol y DU, gan gynnwys materion fel y gostyngiad yn  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 8


Cyfarfod: 23/04/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 13)

Proses rheoli risg

Cofnodion:

Diweddariad llafar

14.1      Croesawodd y Pwyllgor y cyfle hwn i drafod y broses rheoli risg. Mewn ymateb i sylwadau gan aelodau’r Pwyllgor ynghylch rheoli risgiau mewn ffordd integredig, eglurodd Dave fod trafodaethau ar lefelau gwasanaeth, cyfarwyddiaeth a’r Bwrdd Gweithredol wedi cynnwys y cysylltiadau a’r proffil risg cyffredinol. Fodd bynnag, roedd yn cydnabod ei bod yn bosibl nad oedd hyn yn amlwg yn yr adroddiadau a gyflwynwyd i’r Pwyllgor. Cytunodd Kathryn Hughes i edrych ar hyn mewn rhagor o fanylder.

14.2       Roedd y Cadeirydd yn fodlon bod y gofrestr yn ddeinamig, a ddangosir gan y newidiadau yn y risgiau a’u sgoriau, a bod y risgiau sydd wedi’u nodi, yn ogystal â’r sgoriau a roddwyd iddynt, yn briodol yn yr amgylchiadau presennol.

 


Cyfarfod: 23/04/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 12)

Risg corfforaethol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 30
  • Cyfyngedig 31
  • Cyfyngedig 32

Cofnodion:

            ARAC (02-21) Papur 12 – Risg corfforaethol

ARAC (02-21) Papur 12 – Atodiad A Crynodeb o’r gofrestr risg corfforaethol

ARAC (02-21) Papur 12 – Atodiad B – Risgiau corfforaethol sydd wedi’u nodi

13.1       Cyflwynodd Dave yr eitem hon, gan nodi bod y gofrestr risg corfforaethol wedi’i hadolygu gan y Bwrdd Gweithredol ar 21 Ebrill, cyn amlinellu’r newidiadau a gytunwyd. Ymatebodd swyddogion fel sydd wedi’i nodi isod i gwestiynau gan aelodau’r Pwyllgor ar risgiau penodol.

13.2      Roedd Dave yn fodlon â’r wybodaeth a nodwyd ar gyfer disgrifio’r risg o ran diogelu data a difrifoldeb y risg hon, gan ychwanegu bod adroddiadau llawnach yn cael eu cyflwyno i’r Bwrdd Gweithredol fel sail ar gyfer ei adolygiadau. Amlinellodd yr heriau ynghylch cynnydd mewn pwysau gwaith yn maes hwn, yn rhannol oherwydd newidiadau i weithgarwch ymgysylltu a digwyddiadau oherwydd y pandemig, yn ogystal â’r paratoadau ar gyfer yr etholiad a’r broses gynefino ar gyfer yr Aelodau newydd. Roedd hyn yn cynnwys cefnogi timau ar draws y Comisiwn i gynnal asesiadau effaith a hysbysiadau preifatrwydd, yn ogystal â chynnal ymwybyddiaeth o faterion o ran diogelu data.

13.3      O ran y risgiau sy’n gysylltiedig â chydymffurfio â Chynllun Ieithoedd Swyddogol y Senedd, eglurodd Arwyn y byddai cyfathrebu’n effeithiol ag Aelodau, eu staff a’r grwpiau gwleidyddol i drafod materion a oedd yn codi, yn ogystal â’r prosesau a oedd ar waith i liniaru unrhyw effeithiau, yn lleihau effeithiau unrhyw achos o ymddwyn yn groes i’r cynllun. Roedd yr aelodau’n gwerthfawrogi cyfyngiadau’r llwyfannau presennol a’r ymdrechion parhaus gan y Comisiwn i ddod o hyd i ddatrysiad technegol ar gyfer pob cyfarfod. Atgoffodd Arwyn y Pwyllgor fod y mater hwn dim ond effeithio ar gyfarfodydd preifat, a bod cyfieithu ar y pryd yn parhau i fod ar gael ar gyfer holl fusnes cyhoeddus a ffurfiol y Senedd. Ychwanegodd fod camau eraill wedi’u cymryd i leihau’r posibilrwydd o ymddwyn yn groes i’r cynllun, a bod cydweithwyr o’r tîm TGCh yn parhau i weithio gyda Llywodraeth Cymru a Microsoft i geisio dod o hyd i ddatrysiad. Hefyd, ailadroddodd y clod a gafwyd gan Gomisiynydd y Gymraeg am y ffordd hon o weithio.

13.4      Eglurodd Siwan y byddai asesiad newydd yn cael ei gynnal mewn perthynas â’r risgiau sy’n gysylltiedig ag ymadawiad y Deyrnas Unedig â’r Undeb Ewropeaidd a’r newid cyfansoddiadol cysylltiedig. Ychwanegodd fod yr ansicrwydd yn bodoli ar y lefel wleidyddol, ac nid oedd unrhyw bryderon ynghylch gallu’r Comisiwn i wasanaethu Aelodau o’r Senedd a phwyllgorau’r Senedd.

13.5      Eglurodd Dave y byddai’r risgiau sy’n gysylltiedig â chapasiti corfforaethol yn cael eu hadolygu yng ngoleuni blaenoriaethau’r Comisiwn wrth iddynt ddod i’r fei, yn ogystal â chyfyngiadau cyllidebol a’r adolygiad nesaf o gapasiti.

13.6      O ran y risgiau mewn perthynas ag urddas â pharch, nododd y Pwyllgor fod Cod Ymddygiad newydd i Aelodau wedi’i gymeradwyo a chroesawodd y camau i ychwanegu’r egwyddor ynghylch ‘parch’. Nododd Siwan y byddai’r egwyddor hon yn rhan bwysig o’r sesiynau cynefino i Aelodau, sy’n cynnwys cyfle i gwrdd â’r Comisiynydd Safonau, gan ychwanegu bod adolygiad o’r weithdrefn  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 12


Cyfarfod: 12/02/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 12)

Archwiliad beirniadol o risg a nodwyd neu sy'n dod i'r amlwg - Seiberddiogelwch (ynghyd â'r diweddariad ddwywaith y flwyddyn)

Cofnodion:

10.1    Croesawodd y Cadeirydd Mark Nielson, Jamie Hancock a Tim Bernat i'r cyfarfod a gwahoddodd nhw i amlinellu manylion eu diweddariad ar seiberddiogelwch.

10.2    Rhannodd Mark ddisgrifiad manwl o'r gwaith yr oedd ei dîm wedi'i wneud ers y diweddariad diwethaf a lle byddent yn canolbwyntio eu hymdrechion yn y dyfodol. Adroddodd y gwelwyd cynnydd sylweddol yn nifer yr ymosodiadau gwe-rwydo yn ystod y pandemig ac mai e-byst yw prif gyfrwng y cynnwys maleisus o hyd. Roedd ei dîm wedi bod yn gweithio'n agos gyda Microsoft i wella'r trefniadau a'r paramedrau sydd ar waith o ran diogelwch. Sefydlwyd system i gynorthwyo adferiad ar ôl unrhyw ymosodiadau seiber ac roedd model newydd o ymddiried mewn dim yn cael ei roi ar waith.

10.3    Roedd hyfforddi staff yn parhau i fod yn flaenoriaeth i'w dîm a byddai archwiliad mewnol a drefnwyd i’w gynnal yn ddiweddarach yn 2021 yn profi gwydnwch craidd y systemau wrth gefn. Roedd yn hyderus bod gan ei dîm ddigon o adnoddau i gyflawni'r tasgau sy'n ofynnol ar hyn o bryd.

10.4    Yna holodd y Pwyllgor ynghylch lleoliad ar gyfer storio data rhai rhaglenni.  Cadarnhaodd Mark nad oedd yr holl ddata yn y DU ond eu bod i gyd yn cael ei gadw yn yr UE.  Roedd trafodaethau wedi cychwyn ynghylch sicrhau bod data'n aros yn y DU. Codwyd pryderon o’r blaen ynghylch dibyniaeth y sefydliad ar wasanaeth y Cwmwl. Roedd y Pwyllgor yn gwerthfawrogi lefel yr hyblygrwydd mae’r cwmwl yn ei chynnig ond fe erys yn fan gwan posibl o hyd.

10.5    Nododd Mark a Dave y pryderon a godwyd ynghylch gwasanaethau’r cwmwl, ond nodwyd y byddai'r newid i weithio o bell wedi bod yn drafferthus pe na byddent wedi symud i wasanaeth Office365 rai blynyddoedd yn ôl. Roedd Mark yn ymwybodol bod rhai sefydliadau wedi cael problemau sylweddol o ganlyniad i geisio gweithredu model gwasanaeth cwmwl yn ystod y pandemig. Roedd mannau gwan unigol yn anochel ac, er bod methiant trydydd partïon y tu allan i reolaeth y Comisiwn, byddent yn parhau i ganolbwyntio ar waith lliniarol yn y dyfodol.

10.6    Diolchodd y Pwyllgor Mark a'i dîm a’u llongyfarch ar eu hymdrechion yn ystod yr cyfnod digynsail hwn. Roedd y ffaith na chafwyd yr un methiant mawr ers i'r sefydliad cyfan ddechrau gweithio o bell ym mis Mawrth 2020 yn gyflawniad aruthrol. 


Cyfarfod: 12/02/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 11)

Risgiau corfforaethol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 37
  • Cyfyngedig 38
  • Cyfyngedig 39

Cofnodion:

9.1         Cyflwynodd Dave yr eitem hon gan nodi i’r Bwrdd Gweithredol adolygu’r Gofrestr o Risgiau Corfforaethol ar 28 Ionawr. Amlygodd y ffaith bod y cyfyngiadau symud parhaus yn golygu bod y sgôr tebygolrwydd ar gyfer risgiau’r Coronafeirws wedi codi o ganolig i uchel. Roedd y risg i Gapasiti Corfforaethol hefyd gwaethygu drachefn i lefel gorfforaethol i gydnabod y pwysau sylweddol parhaus ar gapasiti oherwydd y pandemig a'r llwythi gwaith cynyddol, gan gynnwys o ran y Bil Brys a pharatoi ar gyfer yr Etholiad.

9.2Croesawodd y Pwyllgor y crynodeb cynhwysfawr hwn ac, o ystyried cyflymder y rhaglen frechu, roeddent yn gobeithio gweld risgiau’r Coronafeirws yn gostwng yn ystod y misoedd nesaf. 

 


Cyfarfod: 20/11/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 11)

Archwiliad beirniadol o un risg sydd eisoes wedi'i nodi neu risg newydd - newid cyfansoddiadol - Cyfnod pontio'r UE

Cofnodion:

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

 

11.1     Croesawodd y Cadeirydd Phil Boshier i'r cyfarfod a diolchodd iddo am gyflwyno'n glir y diweddariadau yr oedd wedi'u darparu o'r blaen i aelodau'r Pwyllgor. Eglurodd Phil fod y risg yn canolbwyntio ar rôl y Comisiwn, tra’n ystyried effaith Covid-19.

11.2     Mewn ymateb i gwestiwn Aled ynghylch sgorio’r risg, eglurodd Phil fod y rheolaethau sydd ar waith yn lleihau’r tebygolrwydd y bydd y risg yn digwydd ond cydnabu’r ansicrwydd parhaus ynghylch canlyniad trafodaethau ynghylch cytundeb gyda’r UE. Ychwanegodd fod effaith bosibl trafodaethau ynghylch cytundeb fasnach, ynghyd ag effaith Covid-19 ar gadwyni cyflenwi critigol, yn enwedig ar gyfer TGCh a rheoli cyfleusterau, yn cael eu monitro. Roedd ansicrwydd hefyd ynghylch faint o ddeddfwriaeth sy'n debygol o gael ei chyflwyno gan y llywodraeth.

11.3     Amlinellodd Phil sut roedd y Comisiwn wedi bod yn meithrin gwytnwch, sgiliau ac arbenigedd a oedd wedi bod yn hollbwysig, er enghraifft, wrth gefnogi Pwyllgor Deddfwriaeth, Cyfiawnder a’r Cyfansoddiad y Senedd. Disgrifiodd hefyd sut roedd Tîm Arweinyddiaeth y Comisiwn ar y cyd yn goruchwylio'r rhaglen waith ac yn monitro'r sefyllfa sy'n newid yn gyson gyda chyfarfodydd gweithredol traws-wasanaeth wythnosol i lywio gwaith cynllunio, blaenoriaethu ac unrhyw achosion angenrheidiol o adleoli staff. Roedd y gwaith cynllunio’n cynnwys rhywfaint o gynllunio wrth gefn dros gyfnod toriad y Nadolig pe bai’r Senedd yn cael ei galw’n ôl ac i reoli’r broses o Lywodraeth Cymru yn gosod dogfennau.

11.4     Er gwaethaf cysylltiadau parhaus â Llywodraeth Cymru, Llywodraeth y DU a seneddau eraill, roedd yn anodd rhagweld maint y gwaith ond rhoddodd swyddogion sicrwydd fod y Comisiwn yn barod i ymateb.

11.5     Mewn ymateb i gwestiwn gan y Pwyllgor ynghylch defnyddio cynghorwyr arbenigol, cadarnhaodd Phil y gellid galw ar hyn ar fyr rybudd drwy'r contract fframwaith a oedd ar waith ac yn gweithio'n effeithiol.

11.6     Mewn perthynas â chwestiwn ynghylch lledaenu gwybodaeth, disgrifiodd Phil ffyrdd yr oedd y Gwasanaeth Ymchwil yn gallu manteisio ar rwydwaith cynhwysfawr o wybodaeth i lywio'r broses o gynhyrchu diweddariadau a briffiau yn rheolaidd ar gyfer staff, Aelodau'r Senedd a'u staff cymorth. Roedd y tîm Materion Cyfansoddiadol Allanol hefyd yn llunio brîff rheolaidd ar gyfer y Llywydd a Phwyllgorau'r Senedd. Cyfeiriodd hefyd at lwyddiant sesiynau briffio’r cyfryngau, yn enwedig o ran y Bil Marchnad Fewnol. 

11.7     Cydnabu'r Pwyllgor pa mor dda yr oedd y Comisiwn yn rheoli'r risgiau ond nododd yr effaith ganlyniadol y gallai hyn ei chael ar fusnes arall y Senedd yn y cyfnod yn arwain at yr etholiadau. Gwnaethant hefyd gyfeirio eto at yr effaith bosibl ar unrhyw staff y bydd angen iddynt weithio dros doriad y Nadolig.

11.8     Diolchodd y Cadeirydd i Phil am ddarparu diweddariad mor gynhwysfawr a gofynnodd am gael gwybod am unrhyw ddatblygiadau pellach.


Cyfarfod: 20/11/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Risgiau corfforaethol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 44
  • Cyfyngedig 45
  • Cyfyngedig 46

Cofnodion:

ARAC (05-20) Papur 7 - Risgiau corfforaethol

ARAC (05-20) Papur 7 - Atodiad A - Crynodeb o’r Gofrestr o Risgiau Corfforaethol

ARAC (05-20) Papur 7 - Atodiad B - Risgiau corfforaethol a nodwyd

 

10.1     Cyflwynodd Dave Tosh yr eitem hon ac amlinellodd y newidiadau a wnaed i'r Gofrestr o Risgiau Corfforaethol yn dilyn adolygiad gan y Bwrdd Gweithredol ar 23 Hydref.

10.2     Cwestiynodd Aled Eirug sgorio'r risg mewn perthynas â Newid Cyfansoddiadol y DU o ystyried yr effaith sylweddol y byddai'n ei gael ar y Comisiwn ac ymdriniwyd â hyn o dan eitem 11.

10.3     Mewn perthynas â’r risg o ran cydymffurfio â risg Cynllun Ieithoedd Swyddogol y Comisiwn, ychwanegodd Arwyn Jones sicrwydd pellach fod datblygu atebion dros dro a hirdymor i ganiatáu cyfieithu ar y pryd ar gyfer cyfarfodydd preifat ar y gweill. Roedd swyddogion, gan gynnwys Arwyn a Phennaeth TGCh, wedi bod yn ymgysylltu'n rhagweithiol â Microsoft, Llywodraeth Cymru a Chomisiynydd y Gymraeg a nododd y Pwyllgor gydnabyddiaeth fod y Comisiwn yn arwain y maes ar ddatblygu swyddogaethau cyfieithu i hwyluso gweithio o bell yn ddwyieithog.

10.4     Cydnabu’r Cadeirydd yr ymdrech sylweddol gan y tîm TGCh ac eraill i ddod o hyd i ateb ochr yn ochr â galluogi busnes rhithwir a hybrid y Senedd. Nododd fod y cyflawniadau hyd yma wedi dangos bod y Comisiwn yn gwneud cymaint â phosibl i liniaru'r risg. Croesawodd gynnwys y risg ar Gofrestr o Risgiau Corfforaethol y Comisiwn a diolchodd i swyddogion am y diweddariad. Gofynnodd hefyd am gael y wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd.

10.5     Trafododd y Pwyllgor y risgiau o ran Etholiadau’r Senedd yn 2021 mewn perthynas â chyfathrebu ac ymgysylltu a'r goblygiadau i'r Comisiwn pe bai penderfyniad yn cael ei wneud i newid dyddiad yr etholiad oherwydd Covid-19.

10.6     Trafododd aelodau'r pwyllgor yr heriau sy'n ymwneud â chyfathrebu ac ymgysylltu effeithiol yn ystod cyfnod etholiad, yn enwedig o ystyried cyd-ddigwyddiad etholiadau'r Senedd ac etholiadau'r Comisiynydd Heddlu a Throseddu.

10.7     Dywedodd Arwyn y byddai canlyniadau pleidleisio yn llywio’r gwaith o dargedu a theilwra cyfathrebiadau, er enghraifft er mwyn annog pobl ifanc 16 a 17 oed i bleidleisio. Ychwanegodd y byddai cyfathrebu'n canolbwyntio ar hyrwyddo cyflawniadau'r Senedd o ran y gwahaniaeth yr oedd wedi'i wneud i bobl Cymru, a sut roedd hyn wedi'i lywio gan dystiolaeth a ddarparwyd i bwyllgorau'r Senedd. Ychwanegodd fod risgiau eraill, megis defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol wrth ymgyrchu hefyd yn cael eu hasesu.

10.8     Eglurodd Siwan Davies y rhesymeg dros gyflwyno risg gorfforaethol newydd ar gyfer etholiadau’r Senedd yn 2021.  Amlinellodd ymgysylltiad parhaus y Comisiwn â Llywodraeth Cymru a'r Comisiwn Etholiadol, gan gynnwys drwy aelodaeth o'r Grŵp Cynllunio Etholiadau, a oedd yn llywior gwaith o gynllunio senarios a digwyddiadau wrth gefn ar gyfer cynnal etholiadau’r Senedd yn ystod y pandemig. Roedd swyddogion hefyd mewn cysylltiad â Senedd yr Alban o ran trefniadau yn yr Alban.

10.9     Dywedodd Siwan fod y Prif Weinidog wedi nodi bod Llywodraeth Cymru yn debygol o gyflwyno deddfwriaeth frys i, ymhlith pethau eraill,  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 10


Cyfarfod: 15/06/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Adroddiad Risgiau Corfforaethol y Comisiwn

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 49
  • Cyfyngedig 50
  • Cyfyngedig 51

Cofnodion:

ARAC (03-20) Papur 6 - Risgiau Corfforaethol

ARAC (03-20) Papur 6 Atodiad A - Adroddiad Cryno Risgiau Corfforaethol

ARAC (03-20) Papur 6 Atodiad B - Risgiau Corfforaethol wedi'u Plotio

6.1         Cyflwynodd Dave Tosh yr eitem hon a disgrifiodd y gwaith a oedd wedi’i wneud i liniaru risgiau corfforaethol y Comisiwn yn barhaus. Er nad oedd hyn wedi arwain at unrhyw newid yng ngraddfeydd y risgiau, roedd yr Atodiad a ddangosai’r risgiau wedi’u plotio ar fatrics yn dangos y cyfeiriad yn seiliedig ar y camau rheoli sydd ar waith. Croesawodd y Pwyllgor y diweddariadau manwl a ddarparwyd yn y dogfennau a gofynnodd am ragor o fanylion am rai o'r camau rheoli a’r camau lliniaru pellach.

6.2         Mewn ymateb i gwestiynau penodol ynghylch fideo-gynadledda, disgrifiodd Manon a Dave fanteision ac anfanteision defnyddio Zoom a Microsoft Teams, gan amlinellu sut y gwnaed asesiadau i gydbwyso ystyriaethau diogelwch a diogelu data ar y naill law, a gofynion y ddeddfwriaeth ieithoedd swyddogol ar y llaw arall. Gwnaed hyn fesul achos. Yn seiliedig ar asesiad risg, penderfynwyd defnyddio Zoom, a oedd yn hwyluso cyfieithu ar y pryd, ar gyfer cyfarfodydd cyhoeddus lle roedd preifatrwydd a diogelwch yn llai o broblem (gan eu bod yn cael eu darlledu), a defnyddio Microsoft Teams ar gyfer cyfarfodydd preifat a mewnol gan fod hyn yn fwy diogel. Yn anffodus, nid oedd Microsoft yn gallu cynnig ateb ar gyfer darparu cyfieithu ar y pryd. Dywedodd Manon fod Comisiynydd y Gymraeg yn cefnogi defnydd y Senedd o Zoom a'i fod wedi dweud bod y Senedd yn enghraifft o arfer gorau.      

6.3         Sicrhaodd y Comisiwn y Pwyllgor y byddai’n dilyn y datblygiadau diweddaraf mewn rhaglenni fideogynadledda i ddarparu ar gyfer cyfieithu ar y pryd, ac y byddai’n parhau i edrych ar ddewisiadau amgen.

6.4         O ran y risgiau ynghylch diwygio'r Senedd, trafododd y Pwyllgor faterion yn ymwneud ag amseru codi ymwybyddiaeth o bleidleisio yn 16 oed ar y cyd â Llywodraeth Cymru a'r Comisiwn Etholiadol.

6.5         Mynegodd Aled bryder, fel y crybwyllwyd yn yr adroddiad, nad oedd grwpiau a oedd yn cynnwys swyddogion o sefydliadau perthnasol sy'n delio â newidiadau etholiadol (gan gynnwys Comisiwn y Senedd, Llywodraeth Cymru a'r Comisiwn Etholiadol) wedi cyfarfod ers y llynedd, a gofynnodd sut yr oedd hyn yn cael sylw. Cadarnhaodd Arwyn fod trefniadau anffurfiol i fwrw ymlaen â’r gwaith ar y newidiadau etholiadol, a bod hyn yn gweithio’n dda yn ymarferol. [Roedd disgwyl cynnal cyfarfod o un o'r grwpiau hyn yn ddiweddarach yn yr haf].  

6.6         Cafwyd trafodaeth hefyd ynghylch effaith unrhyw oedi i gamau’n ymwneud â Chyllido ac Atebolrwydd y Comisiwn Etholiadol (gyda’r Comisiwn Etholiadol yn dod yn atebol i'r Senedd) ar y paratoadau ar gyfer cynnal a hyrwyddo etholiadau 2021. Dywedodd Manon fod penderfyniad ar hyn ar fin cael ei wneud, a bod trefniadau dros dro ar waith. Gofynnodd y Cadeirydd am gael y wybodaeth ddiweddaraf am hyn yn y cyfarfod nesaf.

6.7         Mewn ymateb i gwestiynau yn ymwneud â risgiau ynghylch Brexit a newid cyfansoddiadol yn y DU, yn enwedig os na cheir cytundeb,  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6


Cyfarfod: 20/01/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Adroddiad Risgiau Corfforaethol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 54
  • Cyfyngedig 55
  • Cyfyngedig 56

Cofnodion:

ACARAC (01-20) Papur 10 - Risgiau corfforaethol

ACARAC (01-20) Papur 10 - Atodiad A - Crynodeb o’r Gofrestr o Risgiau Corfforaethol

ACARAC (01-20) Papur 10 - Atodiad B - Risgiau corfforaethol a nodwyd

10.1     Cafodd y Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf gan Dave am statws risgiau corfforaethol y Comisiwn a gwahoddwyd hwy i wneud sylwadau.

10.2     Nododd y Pwyllgor, er gwaethaf diffyg symud yn y cyfraddau risg, fod ymdrech barhaus yn cael ei gwneud i reoli'r risgiau, rhai nad oedd gan y Comisiwn fawr ddim dylanwad, os o gwbl arnynt. Rhoddodd Dave sicrwydd fod y risgiau'n cael eu monitro'n rheolaidd ar lefelau priodol.

10.3     Croesawodd y Pwyllgor y cynnydd ar gamau lliniaru i gryfhau rheolaethau lle bo hynny'n bosibl, gan gynnwys penodi Swyddog Diogelu.

10.4     Cytunwyd y byddai geiriad risg Brexit yn cael ei adolygu ac y rhoddid ystyriaeth i asesu'r risgiau o amgylch tirwedd gyfansoddiadol y DU ar ôl ymadael â’r UE.

10.5     Trafododd y Pwyllgor ffyrdd yr oedd y Comisiwn yn bwriadu ymateb i'r dirwedd gyfansoddiadol ehangach sy'n newid, yn enwedig o ran gwaith ymgysylltu. Nododd Manon fod y Bwrdd Gweithredol wedi cynnal sesiynau cynllunio'r Chweched Cynulliad a oedd yn edrych ar amrywiol senarios posibl a'u goblygiadau. At hynny, roedd staff y Comisiwn wedi cael gwahoddiad i gymryd rhan mewn nifer o sesiynau staff yn edrych ar sut y gallai fod angen i'r sefydliad ymateb i'r gwahanol senarios hynny pe byddent yn cael eu gwireddu.

10.6     Awgrymodd y Cadeirydd y dylid cynnal trafodaethau pellach ynghylch rôl y Pwyllgor wrth fonitro'r risgiau cyfansoddiadol hyn mewn sesiwn edrych i’r dyfodol.

Cam gweithredu:(10.5) Rhannu canlyniadau trafodaethau ar y strategaeth ar gyfer y Chweched Cynulliad.


Cyfarfod: 17/06/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Risgiau Corfforaethol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 59
  • Cyfyngedig 60
  • Cyfyngedig 61

Cofnodion:

ACARAC (03-19) Papur 10 - Risgiau Corfforaethol 

ACARAC (03-19) Papur 10 - Atodiad A - Crynodeb o'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol

ACARAC (03-19) Papur 10 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd

9.1        Cyflwynodd Gareth Watts y papur sy'n amlinellu'r hyn sy'n digwydd ar Gofrestr Risgiau Corfforaethol y Comisiwn a gofynnodd am sylwadau aelodau'r Pwyllgor.

9.2        Gofynnodd aelodau'r Pwyllgor am eglurhad ynghylch y camau sy'n cael eu cymryd i liniaru'r risgiau o ran cydymffurfio â materion GDPR a Swyddog Diogelu Data. Eglurodd Gareth fod y trefniant presennol ar gyfer swyddfa'r Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus i ddod i ben yn fuan, ond bod camau'n cael eu cymryd i sicrhau adnoddau pellach. Amlinellodd hefyd y cynnydd o ran lliniaru yn sgil lansio cyfres o fideos codi ymwybyddiaeth a gynhyrchwyd ar gyfer staff y Comisiwn.

9.3        Hysbyswyd y Pwyllgor fod y risgiau diogelu mewn perthynas â'r Senedd Ieuenctid yn cael eu lliniaru'n llwyddiannus, ond bod y risgiau ehangach ynghylch diogelu ar draws gwasanaethau'r Comisiwn yn cael eu hasesu.

9.4        Cafwyd trafodaeth am gapasiti ac adnoddau i gyflawni amcanion y Comisiwn heb gynyddu'r cyllidebau staffio. Nodwyd y byddai'r risgiau yn ymwneud â chapasiti yn parhau i gael eu monitro'n agos.

9.5        O ran y risgiau sy'n gysylltiedig â phwysau ar swyddfeydd, eglurodd Dave fod capasiti wedi bod yn broblem hanesyddol, ond gan nad oedd cynnydd yn nifer yr Aelodau Cynulliad yn debygol o ddigwydd yn ystod y pumed na'r chweched Cynulliad, mae'r pwysau uniongyrchol i gynyddu'r capasiti o ran swyddfeydd wedi lleihau. Sicrhaodd y Pwyllgor y byddai'r risg yn parhau i gael ei monitro'n ofalus.

 


Cyfarfod: 25/03/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 12)

Archwiliad beirniadol o un risg sydd eisoes wedi'i nodi neu risg newydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 64
  • Cyfyngedig 65

Cofnodion:

ACARAC (02-19) Papur 12 - Risgiau Corfforaethol Brexit

9.1        Croesawodd y Cadeirydd Kathryn Potter a Carys Evans i'r cyfarfod. Roedd y Pwyllgor yn sylweddoli bod yr ansicrwydd ynglŷn â Brexit yn parhau ond roedd yn croesawu'r wybodaeth a gyflwynwyd. 

9.2        Ymatebodd Kathryn, Carys a Siwan i’r cwestiynau a gododd y Pwyllgor a oedd yn canolbwyntio ar sut roedd y gwaith yn cael ei ariannu, y goblygiadau i Reolau Sefydlog y Cynulliad a rôl y pwyllgorau craffu. 

9.3        Roedd y Pwyllgor wedi'i galonogi gan y modd roedd y Comisiwn yn rheoli'r maes cymhleth hwn ac yn defnyddio adnoddau o feysydd gwasanaeth eraill.  Roeddent hefyd yn croesawu'r defnydd o academyddion a'r wybodaeth yr oedd y staff yn ei chael gan yr arbenigwyr hyn.

9.4        Rhoddodd Gareth Watts a Dave Tosh drosolwg o'r gwaith sy'n mynd rhagddo i ystyried effaith gorfforaethol Brexit hefyd.  Aethant ati i grynhoi'r meysydd allweddol yn ymwneud â chaffael a chadwyni cyflenwi, Adnoddau Dynol a TGCh gan amlinellu'r gwaith a wnaed hyd yma.

9.5        Cytunodd y Pwyllgor i drafod risgiau Brexit eto fel eitem o bwys mewn cyfarfod yn y dyfodol.

Actions

      (9.2)  Siwan i ychwanegu’r manylion diweddaraf ynghylch capasiti ac adnoddau at risg gorfforaethol Brexit wedi i Gomisiwn y Cynulliad eu trafod.

      (9.4) Y tîm clercio i ychwanegu Brexit at y flaenraglen waith fel eitem o bwys i'w thrafod pan fo'n briodol.


Cyfarfod: 25/03/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 11)

Adroddiad ar risgiau corfforaethol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 68
  • Cyfyngedig 69
  • Cyfyngedig 70

Cofnodion:

ACARAC (02-19) Papur 11 - Risgiau Corfforaethol

ACARAC (02-19) Papur 11 - Atodiad A - Crynodeb o'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol

ACARAC (02-19) Papur 11 - Atodiad A –Risgiau Corfforaethol wedi’u plotio

8.1        Nododd y Pwyllgor y newidiadau yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol.  Roeddent yn falch o'r cynnydd a wnaed o ran y Senedd Ieuenctid ond cytunodd â Dave fod yr elfen diogelu a chydymffurfio â GDPR yn risgiau tymor hir y byddai angen eu monitro'n rheolaidd.

 


Cyfarfod: 11/02/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 8)

Adroddiad ar Risgiau Corfforaethol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 73
  • Cyfyngedig 74
  • Cyfyngedig 75

Cofnodion:

ACARAC (01-19) Papur 9 – Risg Gorfforaethol

ACARAC (01-19) Papur 9 – Atodiad A – Cofrestr Risgiau Corfforaethol Cryno

ACARAC (01-19) Papur 9 – Atodiad B – Risgiau Corfforaethol Cryno wedi'u plotio

7.1     Nododd y Pwyllgor newidiadau i'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn dilyn adolygiad y Bwrdd Gweithredol ym mis Ionawr. Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cadeirydd, nododd y Pwyllgor y manylion canlynol.

7.2     Roedd Llywodraeth Cymru wedi drafftio achos busnes i fynd i'r afael ag anghenion adeiladau yn y dyfodol a oedd yn cael ei ystyried gan Weinidogion. Mae pwysau tymor byr ar ofod yn parhau i fod yn risg gan nad yw'n debygol o gael ei ddatrys cyn 2024. Dywedodd Dave hefyd fod trafodaethau'n parhau gyda pherchnogion newydd Tŷ Hywel ynghylch y brydles.

7.3     Roedd y risg o ran amddiffyn plant ar gyfer Senedd Ieuenctid Cymru yn lleihau wrth i reolaethau lliniaru, yn seiliedig ar gyngor allanol, bellach fod ar waith. Cytunodd Craig i ystyried sylw ynghylch anallu i wneud cyswllt uniongyrchol ag aelodau'r Senedd Ieuenctid. Roedd risgiau eraill mewn perthynas â'r Senedd Ieuenctid sy'n cael eu hystyried yn cynnwys y rhai sy'n ymwneud â chymryd camau gweithredu yn sgil trafodion.

7.4     Gellid priodoli cyfraddau trosiant yn rhannol oherwydd ymgyrchoedd recriwtio yn Llywodraeth Cymru a oedd yn darparu parhad ynghylch telerau ac amodau a phensiynau i staff. Er nad oedd y ffigurau trosiant yn destun pryder eto, nodwyd bod hyn wedi arwain at golli sgiliau.

7.5     O ran Brexit, nodwyd bod y galw ar adnoddau cyfreithiol yn her i'r Cynulliad a Llywodraeth Cymru.

7.6     Roedd y strategaethau ar gyfer ymgysylltu â gwaith diwygio'r Cynulliad yn flaenoriaeth allweddol ac roedd Pwyllgor Taliadau, Ymgysylltu a Gweithlu'r Comisiwn am ystyried hyn.

7.7     Nododd y Pwyllgor fod nifer y risgiau sylweddol yn rhannol oherwydd anallu i ddylanwadu'n sylweddol neu reoli eu heffaith, a'u bod yn cael eu lliniaru gymaint â phosib gyda'r adnoddau sydd ar gael.

 


Cyfarfod: 11/02/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Archwiliad beirniadol o un risg sydd eisoes wedi'i nodi neu risg newydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 78

Cofnodion:

ACARAC (01-19) Papur 10 – Risg Urddas a Pharch

8.1        Croesawodd y Cadeirydd Craig Stephenson i'r cyfarfod. Nododd y Pwyllgor y cynnydd a wnaed o ganlyniad i adolygu'r trefniadau urddas a pharch, fel y'i cyflwynwyd yn y papur.

8.2        Dywedodd Craig y cynhaliwyd ymarferiad siopwr cudd, a oedd yn un o'r argymhellion yn adroddiad Pwyllgor Safonau Ymddygiad y Cynulliad. Roedd canlyniadau'r ymarfer hwn yn cael eu defnyddio i lywio gwelliannau pellach, a bydd adroddiad ffurfiol ar weithredu'r argymhellion a wnaed i Gomisiwn y Cynulliad yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Safonau Ymddygiad ym mis Ebrill. Bydd adroddiadau pellach ynglŷn â gweithdrefnau cwyno a'r Cod Ymddygiad ar gyfer Aelodau'r Cynulliad, a gyhoeddir yn yr haf, yn cael eu hystyried hefyd. Byddai'r Arolwg Urddas a Pharch yn cael ei ailadrodd bob blwyddyn hefyd.

8.3        Eglurodd Craig hefyd y byddai hyperlincs i weithdrefnau pleidiau gwleidyddol ond yn cael eu cynnwys ar ôl iddynt gael eu hadolygu gan y Pwyllgor Safonau Ymddygiad.

8.4        Gofynnodd y Pwyllgor a oedd unrhyw wersi wedi bod ar gael i'r Cynulliad yn sgil cwymp ymchwiliad Senedd yr Alban a sut y byddem yn mesur a oedd digon yn cael ei wneud ar y cyd i fynd i'r afael â'r materion. Disgrifiodd Craig sut roedd y Pwyllgor Safonau Ymddygiad yn gweithio gyda gweinyddiaethau eraill wrth adolygu gweithdrefnau cwyno. Ychwanegodd Manon fod urddas a pharch hefyd wedi cael eu trafod yn fanwl mewn cyfarfod pedairochrog diweddar o Siaradwyr a Chlercod Seneddau'r DU. Byddai adolygiadau ac arolygon rheolaidd yn cael eu cynnal i sicrhau bod canlyniadau'r adolygiadau wedi'u hymgorffori yng nghyd-destun diwylliant y sefydliad a byddai negeseuon yn cael eu hatgyfnerthu drwy lwybrau dysgu, hyfforddiant arweinyddiaeth a dosbarthu negeseuon yn rheolaidd.

 


Cyfarfod: 11/02/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Rheoli Materion

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 81

Cofnodion:

 ACARAC (01-19) Papur 8 – Rheoli Materion

6.1     Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cadeirydd, dywedodd Dave y byddai'r System Rheoli Risg yn barod i gasglu materion erbyn diwedd mis Ebrill a bod y daenlen materion corfforaethol, fel y'i cyflwynwyd yn y papur, i'w phoblogi yn y cyfamser. Eglurodd hefyd, er ei fod yn hyderus o ran codi statws materion ar lefel gwasanaeth a phrosiect, byddai'r gwaith hwn yn cyflwyno cysondeb ac yn hwyluso adrodd mwy amser. Gofynnodd y Cadeirydd am ddiweddariad mewn cyfarfod yn y dyfodol.

Camau i'w cymryd

       (6.1) Elfen materion y System Rheoli Risg i'w datblygu erbyn diwedd mis Ebrill.

       (6.1) Tîm clercio i ychwanegu adrodd ar faterion i'r flaenraglen waith ar gyfer cyfarfod yn y dyfodol. 

 


Cyfarfod: 26/11/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 11)

Archwiliad beirniadol o un risg sydd eisoes wedi'i nodi neu risg newydd

Cofnodion:

Diweddariad llafar ar risgiau rhyng-gysylltiedig o ran diwygio'r Cynulliad

12.1     Croesawodd y Cadeirydd Anna Daniel a Matthew Richards i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor ar y gwaith sy'n cael ei wneud fel rhan o raglen ddiwygio'r Cynulliad.  Roedd eu ffocws wedi bod ar ymgysylltu â rhanddeiliaid a chynllunio senario ar gyfer Aelodau ychwanegol o'r Cynulliad.  Dywedodd Anna fod eu dull o weithio yn hyblyg er mwyn sicrhau y gallent ymateb i ddigwyddiadau annisgwyl. 

12.2     Er ei fod yn croesawu'r ymgynghoriad cyhoeddus cysylltiedig, nododd y Pwyllgor fod cyfradd ymateb gymharol isel o 1830, ac y byddai angen craffu'n barhaus ar hyn.  Gwnaethant ddiolch i Anna a Matthew am y diweddariad cynhwysfawr, a byddent yn croesawu diweddariadau pellach yn y dyfodol. 

 


Cyfarfod: 26/11/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Adroddiad ar Risgiau Corfforaethol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 86
  • Cyfyngedig 87
  • Cyfyngedig 88

Cofnodion:

ACARAC (05-18) Papur 11 - Risgiau Corfforaethol

ACARAC (05-18) Papur 11 - Atodiad A - Crynodeb o'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol

ACARAC (05-18) Papur 11 - Atodiad B - Crynodeb o'r Risgiau Corfforaethol a nodwyd

11.1     Amlygodd Dave newidiadau i'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn dilyn adolygiad y Bwrdd Gweithredol ym mis Hydref.  Yn ddiweddar, roedd risg diogelu'r Senedd Ieuenctid wedi cael ei chynnig fel risg gorfforaethol, ac roedd tîm y prosiect wedi ymgysylltu â'r NSPCC i gael sicrwydd allanol ynglŷn â'r llawlyfr ymgynefino drafft.

11.2    Cafwyd oedi wrth sicrhau cliriadau staff gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, ond roedd y prosiect bellach yn canolbwyntio ar geisiadau ar sail blaenoriaeth, a byddai gwiriadau gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd ar gyfer yr holl staff sy'n gweithio'n uniongyrchol gyda phobl ifanc yn cael eu cynnal ym mis Rhagfyr a Ionawr. Roedd y Cynulliad wedi derbyn y byddai pwysigrwydd y risg hon yn parhau'n ddigyfnewid oherwydd natur y gwaith cysylltiedig. 

11.3    Roedd y risg i Urddas a Pharch blaenorol wedi cael ei disodli gan risg newydd a oedd yn canolbwyntio ar y posibilrwydd o golli hyder yn y drefn Urddas a Pharch, ac mae cyfres o gamau gweithredu ar y gweill i wella ac ymgorffori'r diwylliant Urddas a Pharch a ddymunir.  Diolchodd y Pwyllgor i Dave a Manon am y diweddariad hwn a gofynwyd i'r risg Urddas a Pharch newydd hon (CAMS-R-95) gael ei harchwilio'n feirniadol ym mis Chwefror.

Camau i’w cymryd

       Bydd y tîm clercio yn trefnu archwiliad beirniadol o'r risg i Urddas a Pharch yn ystod cyfarfod mis Chwefror. 

 


Cyfarfod: 18/06/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 12)

Archwiliad beirniadol o un risg sydd eisoes wedi'i nodi neu risg newydd

Cofnodion:

Diweddariad llafar ar CAMS32 (polisïau a gweithdrefnau Urddas a Pharch)

9.1        Rhoddodd Craig y wybodaeth ddiweddaraf am reoli risgiau o ran polisïau a gweithdrefnau Urddas a Pharch y Comisiwn a'r Cynulliad. Roedd disgwyl i adroddiad yn seiliedig ar Arolwg Urddas a Pharch dienw gael ei gyhoeddi ar 19 Mehefin ac roedd disgwyl iddo gael peth sylw yn y cyfryngau. 

9.2     Nid oedd y Pwyllgor Safonau Ymddygiad wedi darparu ei argymhellion eto ar ymchwiliad i bolisïau a gweithdrefnau pleidiau gwleidyddol, a fyddai'n helpu i lywio'r polisi yn y dyfodol. Byddai'r Ysgrifenyddiaeth yn parhau i ddiweddaru'r Pwyllgor lle y bo'n briodol. 

9.3     Daeth y Pwyllgor i'r casgliad eu bod yn credu bod y Comisiwn wedi ymateb yn onest, yn gadarnhaol ac yn brydlon i'r materion a godwyd, ac yn cydnabod pwysigrwydd y gwaith ar y gweill i ddangos ei ymrwymiad i ddarparu diwylliant agored a chynhwysol sy'n rhydd o fwlio, aflonyddu a gwahaniaethu.  

 


Cyfarfod: 18/06/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 11)

Adroddiad ar Risgiau Corfforaethol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 93
  • Cyfyngedig 94
  • Cyfyngedig 95

Cofnodion:

ACARAC (03-18) Papur 10 - Risgiau Corfforaethol

 ACARAC (03-18) Papur 10 - Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol

 ACARAC (03-18) Papur 10 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd

8.1        Cyflwynodd Dave yr eitem hon fel diweddariad dros dro yn amodol ar adolygiad llawn o risgiau corfforaethol gan y Bwrdd Gweithredol ym mis Gorffennaf. 

8.2     Roedd Nia yn gobeithio cael gwared ar FS3 (pwysau ariannol cynyddol yn sgil ansicrwydd ynghylch adnoddau digonol yn y dyfodol) erbyn mis Gorffennaf ond roedd trafodaethau yn mynd rhagddynt gyda'r Pwyllgor Cyllid a'r Comisiwn ynghylch cyllido yn y dyfodol yn sgil newidiadau wrth drin tanwariant Penderfyniad y Bwrdd Taliadau. 

 


Cyfarfod: 23/04/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 8)

Adroddiad risgiau corfforaethol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 98
  • Cyfyngedig 99
  • Cyfyngedig 100

Cofnodion:

ACARAC (02-18) Papur 6 - Risgiau Corfforaethol

ACARAC (02-18) Papur 6 - Atodiad A – Adroddiad ar grynodeb o risgiau corfforaethol

ACARAC (02-18) Papur 6 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd

8.1      Dywedodd Dave wrth y Pwyllgor mai cyfrifoldeb y Bwrdd Gweithredol yw adolygu Cofrestr Risg Corfforaethol y Comisiwn ac mai'r Cyfarwyddwyr sydd bellach yn berchen ar risgiau corfforaethol unigol. Byddai'r Cyfarwyddwyr yn comisiynu a herio adroddiadau risg chwarterol gan eu Penaethiaid Gwasanaeth, a fyddai'n bwydo i mewn i drafodaethau yng nghyfarfodydd y Bwrdd Gweithredol.

8.2      Nododd y Pwyllgor y newidiadau a'r symudiadau a amlygwyd yn y papur a thrafododd sgoriau y Risgiau Cofforaethol a pha mor ddigonol yw'r rheolaethau. O ran y risg Adolygiad Capasiti, byddai data mwy meintiol, gan gynnwys meincnodi â deddfwrfeydd eraill, yn cael eu casglu i lywio penderfyniadau gan y Grŵp Llywio yng ngham dau yr adolygiad.

8.3      Tynnodd y Pwyllgor sylw at y nifer o risgiau 'coch', yn enwedig o gymharu â'r llynedd, ond derbyniodd fod yn hyn yn briodol o ystyried effaith, a'r rheolaeth gyfyngedig sydd gan y Comisiwn dros risgiau gan gynnwys GDPR i Aelodau’r Cynulliad a Brexit. Cadarnhaodd Dave fod y risgiau yn cael eu hadolygu'n rheolaidd a bod y sesiynau cynllunio senario ar Brexit a Diwygio'r Cynulliad wedi helpu i sicrhau bod y Comisiwn yn wybodus ac wedi paratoi gyda'r adnoddau sydd ar gael.

 


Cyfarfod: 05/02/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Adroddiad risgiau corfforaethol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 103
  • Cyfyngedig 104
  • Cyfyngedig 105

Cyfarfod: 05/02/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 11)

Archwiliad beirniadol o un risg sydd eisoes wedi’i nodi neu risg newydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 108

Cyfarfod: 27/11/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 12)

Archwiliad beirniadol o un risg sydd eisoes wedi’i nodi neu risg newydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 111
  • Cyfyngedig 112

Cofnodion:

12.0   Gweler uchod.


Cyfarfod: 27/11/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 11)

Adroddiad risgiau corfforaethol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 115
  • Cyfyngedig 116
  • Cyfyngedig 117

Cofnodion:

ACARAC (05-17) Papur 14 - Risgiau Corfforaethol

ACARAC (05-17) Papur 14 - Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (05-17) Papur 14 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd

Eitem 12 - Archwiliad beirniadol o un risg sydd eisoes wedi’i nodi neu risg newydd

ACARAC (05-17) Papur 15 - Rheoli Risgiau Corfforaethol Rhyng-gysylltiedig y Comisiwn

ACARAC (05-17) Papur 15 - Atodiad A - risgiau rhyng-gysylltiedig a lleddfu cyffredin

11.1     Croesawodd y Pwyllgor Anna Daniel, a fu’n ymwneud â drafftio’r papur ar y risgiau rhyng-gysylltiedig.

11.2     Nododd y Pwyllgor statws cyfredol risgiau a dadansoddiad corfforaethol y Comisiwn o sut yr oedd effaith gyfunol y risgiau rhyng-gysylltiedig yn cael eu rheoli. Disgrifiodd Dave sut roedd y gwaith Adolygu Capasiti yn gyrru ffocws y risgiau rhyng-gysylltiedig. Eglurodd hefyd, er gwaethaf cryfder y rheolaethau sydd ar waith, fod y graddau o effaith o ran y rhan fwyaf o’r risgiau’n parhau’n uchel ac roedd nifer o ddigwyddiadau y tu hwnt i reolaeth y Comisiwn, er enghraifft diwygio’r Cynulliad a gadael yr Undeb Ewropeaidd.

11.3    Disgrifiodd Anna y gwaith cynllunio senario o ran gadael yr UE a’r hyfforddiant a drefnwyd ar gyfer Aelodau’r Cynulliad a’u Staff Cymorth cyn i’r pwerau newydd o dan Ddeddf Cymru ddod i rym ym mis Ebrill 2018.

11.4    Croesawodd y Cadeirydd y lefel ddadansoddi hon nad oedd wedi’i gweld yn aml mewn mannau eraill, ac roedd yn gwerthfawrogi cymhlethdod y tirlun risg a’r rheolaeth gyfyngedig oedd gan y sefydliad mewn rhai meysydd.

 


Cyfarfod: 19/06/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 13)

Archwiliad beirniadol o risg a nodwyd neu risg sy'n dod i'r amlwg – Y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 120

Cofnodion:

ACARAC (03-17) Papur 15 – Risg o ran y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol

14.1        Croesawodd y Pwyllgor Alison Bond i'r cyfarfod a dweud wrthi fod y cynllun gweithredu manwl yn dangos bod paratoadau'r Comisiwn yn fwy datblygedig na sefydliadau eraill. 

14.2        Rhoddodd Alison wybod i'r Pwyllgor am ei chamau gweithredu lefel uchel byrdymor a hirdymor, gan esbonio sut y mae'r rhain yn lliniaru'r risg o beidio â bod mor barod â phosibl ar gyfer y Rheoliad newydd cyn gweld y canllawiau y bwriadwyd iddynt gael eu cyhoeddi gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yn yr hydref.  Eglurodd hefyd sut y byddai'r gweithgor yn nodi risgiau a materion pellach, ac yn profi prosesau newydd cyn i'r Rheoliad ddod i rym ym mis Mai 2018.

14.3        Er bod yr adroddiad archwilio ymgynghorol yn gadarnhaol, gofynnodd Alison i aelodau'r Pwyllgor ystyried a rhannu manylion am unrhyw gysylltiadau o sefydliadau eraill y gallai ymgysylltu â nhw.     

Cam i’w gymryd

-         Aelodau ACARAC i roi gwybod am eu cysylltiadau perthnasol o ran y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol i'r Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth.

 


Cyfarfod: 19/06/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 12)

Adroddiad ar Risgiau Corfforaethol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 123
  • Cyfyngedig 124
  • Cyfyngedig 125
  • Cyfyngedig 126

Cofnodion:

ACARAC (03-17) Papur 14 - Risgiau Corfforaethol

ACARAC (03-17) Papur 14 – Atodiad A – Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (03-17) Papur 14 – Atodiad B – Adroddiad ar Risgiau Corfforaethol a nodwyd

13.1     Rhoddodd Dave wybod i'r Pwyllgor bod y Bwrdd Rheoli wedi adolygu'r gofrestr ar 25 Mai, a bod perchnogion risg wedi adolygu eu risgiau eto cyn i'r papur hwn gael ei gyflwyno i'r Pwyllgor.  Gofynnwyd i'r Pwyllgor nodi'r newidiadau i'r gofrestr.

13.2     Dywedodd Dave fod trafodaethau'n parhau rhwng yr aelodau perthnasol o'r Bwrdd Rheoli i sicrhau dull cydlynol a strategol o ymdrin ag effaith gronnol risgiau cyfansoddiadol a risgiau corfforaethol eraill.  Roedd y dull i'w weld yn fuddiol a byddai'r ymatebion i'r risgiau yn cael eu trafod ymhellach ar ddiwrnod cwrdd i ffwrdd nesaf y Bwrdd Rheoli.  Croesawodd y Pwyllgor y ffordd y nodwyd risgiau rhyng-gysylltiedig yn Atodiad C o'r papur. 

13.3     Diolchodd y Pwyllgor i'r swyddogion am gyflwyno manylion am eu hadolygiad ac am ddiweddaru'r gofrestr risgiau corfforaethol a nododd pa mor ddifrifol oedd y risgiau o ran seibr ddiogelwch a gadael yr UE.  Gwnaeth hefyd argymell y dylid golygu'r disgrifiad o'r risg o ran seibr ddiogelwch.   

Cam i’w gymryd

-         Dave i ystyried golygu'r disgrifiad o'r risg o ran seibr ddiogelwch (ICT16).

 


Cyfarfod: 20/03/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 15)

Archwiliad beirniadol o un risg sydd eisoes wedi'i nodi neu risg newydd - newid cyfansoddiadol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 129

Cofnodion:

ACARAC (02-17) Papur 15 – Risgiau’n ymwneud â Newid Cyfansoddiadol

15.1     Roedd Anna ac Adrian yn bresennol ar gyfer yr eitem hon. Roedd y trafodaethau'n canolbwyntio ar y heriau o ran canfyddiad y cyhoedd o newidiadau corfforaethol a chyfansoddiadol. 

15.2     Croesawodd aelodau'r Pwyllgor yr eglurhad clir o faes mor gymhleth, y dadansoddiad o'r risgiau unigol a'r trafodaethau parhaus ynghylch y cyd-ddibyniaeth ac effaith gyfunol y rhain.      

 


Cyfarfod: 20/03/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 14)

Trafod yr Adroddiad ar Risgiau Corfforaethol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 132
  • Cyfyngedig 133
  • Cyfyngedig 134

Cofnodion:

ACARAC (02-17) Papur 14 - Risgiau Corfforaethol

ACARAC (02-17) Papur 14 - Atodiad A – Adroddiad ar grynodeb o risgiau corfforaethol

ACARAC (02-17) Papur 14 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd

14.1     Mae Cofrestr Risgiau Corfforaethol y Comisiwn wedi'i hadolygu'n drylwyr gan y Bwrdd Rheoli mewn cyfarfodydd ym mis Chwefror a mis Mawrth, sydd wedi arwain at nifer o risgiau newydd yn cael eu hychwanegu. Cymeradwyodd y Cadeirydd y diwydrwydd dyladwy i nodi, casglu a monitro'r risgiau mwyaf sylweddol sy'n wynebu'r Comisiwn.

14.2     Roedd trafodaethau ynghylch yr agenda newid ehangach, gan gynnwys cyfathrebu ac ymgysylltu mewn perthynas â phob un o'r newidiadau corfforaethol (diwygio etholiadol a chyfansoddiadol, ymgysylltiad ehangach a gadael yr Undeb Ewropeaidd) yn mynd rhagddynt rhwng aelodau perthnasol o'r Bwrdd Rheoli i sicrhau dull strategol a chydgysylltiedig. 

 


Cyfarfod: 06/02/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Archwiliad beirniadol o un risg a nodwyd - Cynigion i ymchwilio i adeilad ychwanegol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 137

Cofnodion:

ACARAC (01-17) Papur 11 - Adeilad Ychwanegol

 

8.1     Nododd y Pwyllgor y newidiadau a oedd i'w gwneud i'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn sgil adolygiad llawn diweddaraf y Bwrdd Rheoli ar 2 Chwefror.  Byddai cofrestr ddiwygiedig yn cael ei chyflwyno i'r Bwrdd Rheoli yn ei gyfarfod ym mis Mawrth 2, a byddai newidiadau eraill yn cael eu hystyried hefyd. 

8.2     Arweiniodd Dave drafodaeth ar y gwaith sy’n mynd rhagddo i asesu a oedd angen rhagor o le ar y Cynulliad yn awr ac yn y dyfodol, gan ystyried yr amserlenni, a'r ymgynghorwyr arbenigol sydd wedi bod yn ymwneud â'r gwahanol opsiynau sy'n cael eu trafod.

8.3     Anogodd y Pwyllgor y swyddogion i gofnodi’r camau a gymerwyd i benderfynu ar y lle ychwanegol roedd ei angen, gan gynnwys tystiolaeth berthnasol, a’r opsiynau posibl ar gyfer y dyfodol, er mwyn tawelu ofnau rhanddeiliaid.   

 


Cyfarfod: 21/11/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 17)

Polisi Rheoli Risg Diwygiedig

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 140
  • Cyfyngedig 141
  • Cyfyngedig 142

Cofnodion:

16.0   Polisi Rheoli Risg Diwygiedig

ACARAC (05-16) Papur 20 - Dogfennau Rheoli Risg - Papur Eglurhaol

ACARAC (05-16) Papur 20 - Rhan 1 Polisi Rheoli Risg

ACARAC (05-16) Papur 20 - Rhan 2 Proses Rheoli Risg

16.1    Roedd y Pwyllgor yn fodlon ar y dogfennau cynhwysfawr ar gyfer y Polisi Rheoli Risg a Phroses a bod y trefniadau ar gyfer risgiau a materion yn cael eu cynnwys mewn un ddogfen. Awgrymodd y Pwyllgor fod y templedi a oedd wedi'u cynnwys fel atodiadau yn cael eu llenwi gydag enghreifftiau.

 


Cyfarfod: 21/11/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 11)

Archwiliad beirniadol o un risg a nodwyd - risgiau sy'n dod i'r amlwg ac sy'n gysylltiedig â strategaeth newydd y Comisiwn


Cyfarfod: 21/11/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Adroddiad ar Risgiau Corfforaethol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 147
  • Cyfyngedig 148
  • Cyfyngedig 149

Cofnodion:

9.0     Eitem 9 – Adroddiad ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (05-16) Papur 13 - Risgiau Corfforaethol

ACARAC (05-16) Papur 13 - Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (05-16) Papur 13 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd

9.1        Roedd y Pwyllgor yn credu bod y gwaith o reoli risgiau yn y sefydliad yn gryf. Mewn ymateb i sylwadau am y diffyg ymateb o ran y lefel o risg, esboniodd Dave fod y risgiau yn cael eu monitro'n barhaus ac y byddai'r Bwrdd Rheoli yn adolygu'r gofrestr risg gorfforaethol yn llawn ym mis Rhagfyr.

9.2        Ymatebodd y swyddogion fel a ganlyn i nifer o gwestiynau penodol gan aelodau'r Pwyllgor:

·                     Rhoddodd Dave sicrwydd i'r Pwyllgor y byddai rheolau caeth ar waith o ran mynediad y contractwyr sy'n gweithio ar y gwaith o adnewyddu'r llawr gwaelod.

·                     Cadarnhaodd Dave a Adrian Crompton fod y risg o ran capasiti corfforaethol yn cael ei hadolygu'n rheolaidd gan y Bwrdd Rheoli.

·                     Rhoddodd Adrian sicrwydd ynghylch y paratoadau sy'n cael eu gwneud i liniaru'r risgiau cysylltiedig â gadael yr UE, cyn belled ag y bo modd ar hyn o bryd. Camau ymarferol gan gynnwys ailstrwythuro cefnogaeth i bwyllgorau'r Cynulliad i ddarparu ar gyfer y Pwyllgor Materion Allanol a Deddfwriaeth Ychwanegol newydd a sefydlu Grŵp Newid Cyfansoddiadol, sy'n cynnwys uwch-swyddogion a oedd yn cwrdd bob mis. Byddai'r risg yn cael ei monitro'n barhaus er mwyn rhoi sylw i ddatblygiadau.

9.3        Cymeradwyodd y Pwyllgor y dull o ddogfennu risgiau o'r fath er mwyn rhoi eglurder a thryloywder o ran eu rheolaeth.

 


Cyfarfod: 13/06/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Archwiliad beirniadol o un risg a nodwyd – gallu o ran gwasanaeth dwyieithog

Cofnodion:

ACARAC (03-16) Papur 9 – Gallu Corfforaethol o ran Dwyieithrwydd

10.1     Cyflwynodd Craig Stephenson ei bapur a oedd yn gwahodd y Pwyllgor i roi ei farn ar reoli risg o ran gallu corfforaethol o ran dwyieithrwydd.

10.2     Disgrifiodd Craig y datblygiadau yn sgîl cyfieithu peirianyddol a’r ymrwymiad parhaus gan Microsoft i gynyddu’r eirfa cyfieithu yn barhaus. Roedd cysylltiadau da a sefydlwyd gyda chyrff eraill yn y sector cyhoeddus yn golygu eu bod hwythau hefyd yn bwydo testun i mewn i’r system, a fyddai’n cynyddu cywirdeb y cyfieithiadau, ac felly’n cynyddu hyder pobl ymhellach wrth ddefnyddio’r cyfleuster.

10.3     Disgrifiodd hefyd y gwelliannau a roddwyd ar waith ers lansio’r Cynllun Ieithoedd Swyddogol yn 2013, fel darparu papurau briffio dwyieithog i Bwyllgorau’r Cynulliad a’r dull hyblyg a fabwysiadwyd gan y  Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi aml-sgiliau. Cafwyd adborth cadarnhaol hefyd ar y defnydd o dimau clercio integredig. 

10.4     Byddai adborth gan yr Aelodau a chanlyniadau’r ymarfer dewis iaith sydd ar y gweill yn llywio’r gwaith o gynllunio ymhellach, ac yn rhoi gwybod am y gallu sydd ei angen i ddarparu gwasanaethau pwrpasol i bawb yn eu hiaith o ddewis.  

10.5     Diolchodd y Pwyllgor i Craig am y drafodaeth addysgiadol a dymunodd yn dda iddo ar gyfer bwrw ymlaen â’r gwaith.  

 


Cyfarfod: 13/06/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Adroddiad risgiau corfforaethol

Cofnodion:

ACARAC (03-16) Papur 8 - Risgiau Corfforaethol

ACARAC (03-16) Papur 8 - Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (03-16) Papur 8 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd

9.1        Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad a’r adolygiad arfaethedig o risgiau a oedd wedi’i gynllunio ar gyfer y Bwrdd Rheoli ym mis Gorffennaf, a fyddai’n ystyried blaenoriaethau ac amcanion Comisiwn newydd y Cynulliad.

9.2        Amlinellodd Claire gwmpas a graddfa amlygiad presennol y Comisiwn i risgiau. Pwysleisiodd yr ymdrech a wnaed i reoli’r risgiau, er mwyn cynnal safonau ac ansawdd mor uchel ar gyfer darparu gwasanaeth.  Cytunodd y Pwyllgor fod hwn yn arbennig o bwysig ar ddechrau Cynulliad newydd, o ran adeiladu a chynnal hygrededd ac ymddiriedaeth y Llywydd, y Comisiynwyr ac Aelodau’r Cynulliad. 

Camau i’w cymryd

-        Kathryn Hughes i sicrhau bod risgiau mewn cysylltiad â sefydlu system Cyllid newydd ochr yn ochr â recriwtio Cyfarwyddwr Cyllid newydd yn cael eu monitro’n ddigonol.

-        Dave Tosh i ddarparu manylion i’r Pwyllgor ar yr opsiwn a gymeradwywyd a’r amserlen ar gyfer y prosiect CCTV.  

 


Cyfarfod: 25/04/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 17)

Archwiliad beirniadol o risg unigol a nodwyd - rheoli ariannol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 156
  • Cyfyngedig 157

Cofnodion:

ACARAC (32) Papur 18 - Risg Rheoli Ariannol

ACARAC (32) Papur 18 - Atodiad A - ROAP ar gyfer Risg Rheoli Ariannol

17.1     Cyflwynodd Dave yr archwiliad o'r risg rheoli ariannol.  Roedd hwn yn gyfnod tyngedfennol i'r sefydliad, wrth i'r cyfrifon blynyddol gael eu cwblhau, wrth i strategaeth y gyllideb gael ei chyflwyno i'r Comisiwn newydd, a'r prosiect i newid y system gyllid, ond cafodd y Pwyllgor sicrwydd ganddo fod tîm medrus a chymorth cadarn ar waith.

 


Cyfarfod: 25/04/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 16)

Adroddiad risgiau corfforaethol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 160
  • Cyfyngedig 161
  • Cyfyngedig 162

Cofnodion:

ACARAC (32) Papur 17 - Risgiau Corfforaethol 

ACARAC (32) Papur 17 - Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (32) Papur 17 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol sydd wedi eu nodi

16.1     Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad a nododd ddwy risg newydd a ychwanegwyd ers y cyfarfod ym mis Chwefror.  Hefyd, gwnaeth y Cadeirydd sylw am aeddfedrwydd y broses adolygu ar gyfer y Gofrestr Risg Gorfforaethol, gyda difrifoldeb risgiau yn cael eu hadolygu'n rheolaidd a risgiau yn cael eu hychwanegu neu eu dileu fel y bo'n briodol. 

16.2     Cytunodd y swyddogion ag awgrym y Pwyllgor fod effaith gyfunol y newidiadau sydd ar fin digwydd ar lefel uwch yn sylweddol o bosibl. Y flwyddyn nesaf, bydd y Prif Weithredwr a Chlerc y Comisiwn yn gadael, bydd Ysgrifennydd Parhaol newydd, Llywydd newydd a Chomisiynwyr newydd yn cael eu penodi, ac mae posibiliad y gwelir newidiadau lefel uchel eraill.  Cytunwyd y byddai'r Rheolwr Risg yn adolygu a ddylid ychwanegu risg briodol at Gofrestr Risg Gorfforaethol y Comisiwn. 

16.3     Cytunwyd hefyd i asesu'r risg o weithredu system gyllid newydd tra bo Cyfarwyddwr Cyllid newydd yn cael ei recriwtio.

16.4     Mewn ymateb i sylwadau gan aelodau'r Pwyllgor fod difrifoldeb risg yn ddigyfnewid i raddau helaeth, esboniodd Kathryn y gallai effaith neu debygolrwydd y risgiau fod wedi newid ond nid sgôr difrifoldeb y risg yn gyffredinol.  Mae'n fwriad ganddi ychwanegu'r rhain at adroddiadau yn y dyfodol. 

Camau gweithredu

-        Kathryn Hughes i hwyluso'r broses o drafod a oedd angen risg gorfforaethol newydd i adlewyrchu effaith bosibl newidiadau sylweddol ar lefel uwch.

-        Kathryn Hughes a Nia Morgan i ailedrych ar y risgiau cyfunol ynghlwm wrth weithredu system gyllid newydd tra bo Cyfarwyddwr Cyllid newydd yn cael ei recriwtio.

 


Cyfarfod: 08/02/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 13)

Adroddiad ar Risgiau Corfforaethol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 165
  • Cyfyngedig 166
  • Cyfyngedig 167

Cofnodion:

ACARAC (31) Papur 15 - Adroddiad ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (30) Papur 16 - Atodiad A – Crynodeb o Risgiau Corfforaethol

ACARAC (30) Papur 17 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd

13.1     Cyflwynodd Dave y papur risg nad oedd ynddo newidiadau mawr i adrodd yn eu cylch.  Mewn cyfarfod ar 25 Ionawr cyflwynwyd y trefniadau ar gyfer trosglwyddo i’r Pumed Cynulliad i’r Bwrdd Rheoli, lle mae risgiau a materion yn cael eu rheoli drwy ffrydiau gwaith penodol. 

13.2     Cytunodd Dave i ddiwygio geiriad y risg o ran enw da mewn perthynas â chanfyddiadau staff y Comisiwn yn ystod y cyfnod trosglwyddo i’r Pumed Cynulliad (cyf CAMS20).        

13.3     Croesawodd y Pwyllgor ffordd aeddfed y Comisiwn o adolygu’r gofrestr risgiau ac o gynnwys tabl sy’n dangos cyfeiriad y daith, ond cwestiynodd broffil statig y risgiau.

13.4     Roedd Claire yn gwerthfawrogi’r sylwadau ynghylch aeddfedrwydd y sefydliad wrth adolygu risgiau gwasanaeth a chorfforaethol, ac ychwanegodd fod cynnal proffil statig yn cymryd llawer iawn o ymdrech ar draws y sefydliad i sicrhau bod y rheolaethau mor effeithiol ag y gallent fod.  Caiff camau gweithredu a rheolaethau lliniaru a oedd yn rhoi’r lefel angenrheidiol o sicrwydd i Claire, y rheolwyr ac ACARAC, eu monitro’n rheolaidd.  

Cam i’w gymryd

-        Ystyried geiriad risgiau o ran enw da mewn perthynas â chanfyddiadau staff y Comisiwn yn ystod y cyfnod trosglwyddo i’r Pumed Cynulliad (cyf CAMS20).

 


Cyfarfod: 08/02/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 14)

Archwiliad beirniadol o un risg a nodwyd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 170

Cofnodion:

ACARAC (31) Papur 18 - Capasiti Corfforaethol

14.1     Cyflwynodd Dave yr archwiliad o’r risg ar gapasiti corfforaethol.  Mae’r Bwrdd Rheoli yn adolygu’r broses gynllunio capasiti corfforaethol bob chwe mis a byddai’r Adolygiad o Effeithlonrwydd Busnes yn cyfrannu at y gwaith hwn. 

14.2     Roedd y Pwyllgor yn cwestiynu amcanion y Cynllun Ymadael Gwirfoddol, a’r cynlluniau ar gyfer yr arian y gellid ei arbed.      

14.3     Cadarnhaodd Dave y byddai’r Pumed Cynulliad yn cyflwyno heriau anhysbys ar gyfer y dyfodol.  Gallai pwerau newydd a chyfyngiadau cyllidebol posibl hefyd fynnu llawer gan reolwyr, a dyna’r rheswm pam mae adolygiad o sgiliau, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd cyfredol mor bwysig.   

14.4     Roedd Claire wedi mynd i gyfarfod â’r Awdurdod Safonau Seneddol Annibynnol (IPSA) yn San Steffan yn ddiweddar.  Roedd yn amlwg o’r trafodaethau fod Comisiwn y Cynulliad yn ddigon ffodus i gael perthynas waith gref a chadarnhaol â’r Bwrdd Taliadau.  Byddai angen i waith pwyllgor o’r radd flaenaf tymor cyfredol y Cynulliad ystyried y ffordd y byddai Aelodau’r Pumed Cynulliad yn dymuno gweithio.


Cyfarfod: 16/11/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 15)

Archwiliad beirniadol o un risg a nodwyd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 173

Cofnodion:

ACARAC (30) Papur 14 – Risgiau’n ymwneud â Newid Cyfansoddiadol

15.1     Cyflwynodd Anna Daniel bapur i'r Pwyllgor ar y risgiau sy'n gysylltiedig â newid cyfansoddiadol.  Roedd maint y Cynulliad yn y dyfodol yn dibynnu ar y Bil Cymru drafft, ac roedd ei thîm yn cefnogi'r Llywydd wrth ddatblygu cynigion amgen i'r drafft.

15.2     Ystyriodd Hugh Widdis oblygiadau’r Cynulliad yn parhau â 60 o Aelodau Cynulliad am ddau dymor pellach a gwnaeth y Pwyllgor argymhelliad y dylid paratoi cynlluniau i ddeall goblygiadau hyn. 

15.3    Canmolodd y Pwyllgor y Tîm Trawsnewid Strategol am eu dadansoddiad trylwyr o’r risg hwn a daeth i'r casgliad fod ymgysylltu â'r cyhoedd yn hollbwysig ac y dylai'r Cynulliad amlygu ei werth i bobl Cymru.  Yn ddelfrydol, dylai camau lliniaru gynnwys cwmpas ehangach na newid cyfansoddiadol yn unig.      

 


Cyfarfod: 16/11/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 14)

Adroddiad Risgiau Corfforaethol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 176
  • Cyfyngedig 177
  • Cyfyngedig 178

Cofnodion:

ACARAC (30) Papur 13 - Adroddiad Risgiau Corfforaethol

ACARAC (30) Papur 13 - Atodiad A – Crynodeb o Risgiau Corfforaethol

ACARAC (30) Papur 13 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd

14.1     Dywedodd y Cadeirydd ei fod yn falch bod adolygiad trylwyr o risgiau wedi ei gynnal a chroesawodd yr ychwanegiadau at y gofrestr gorfforaethol. 

14.2     Holodd y Pwyllgor ble’r oedd y risg Seiberddiogelwch yn fframwaith risg y Comisiwn.  Tynnodd Dave sylw at reolaethau a oedd ar waith i brofi ein lefelau bygythiad, a oedd yn cael eu hadolygu ddwywaith y flwyddyn.  Roedd hefyd yn cael diweddariadau rheolaidd a rhybuddion bygythiad o gynlluniau adrodd y Llywodraeth Genedlaethol.

14.3    Daeth y Pwyllgor i’r casgliad fod y bygythiad posibl i wybodaeth gorfforaethol a phersonol ac i enw da'r sefydliad yn cyfiawnhau i’r Bwrdd Rheoli ystyried y risg yn ymwneud â Seiberddiogelwch eto.

14.4    Yn y dyfodol, byddai tueddiadau risg yn cael eu hadlewyrchu ar y diagram risg corfforaethol.  

Camau gweithredu

-        Y Bwrdd Rheoli i ailasesu risg Seiberddiogelwch.

-        Risgiau corfforaethol a nodwyd - sicrhau bod crynodeb o dueddiadau’n cael ei gadw.

 


Cyfarfod: 16/11/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Ystyried yr adroddiadau archwilio allanol diweddaraf a'r camau a gymerwyd i roi'r argymhellion ar waith

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 181

Cofnodion:

ACARAC (30) Papur 7 - Amlinelliad Comisiwn Cynulliad Cenedlaethol Cymru 15-16 terfynol

6.1        Roedd y Pwyllgor yn falch o weld cynllun archwilio drafft 2015-16 yn ystod y cyfnod cynharach hwn.  Roedd Swyddfa Archwilio Cymru wedi cydweithio'n agos â Nicola a Claire i greu'r cynllun. 

6.2        Bu’r Pwyllgor yn trafod archwilio treuliau Aelodau'r Cynulliad a chostau swyddfa.  Cytunodd y swyddogion i ddarparu rhagor o wybodaeth am hyn ynghyd â'r pwyntiau gwirio sydd eisoes ar waith gan dîm Cymorth Busnes yr Aelodau.  Dywedodd Nicola fod archwiliadau o dreuliau Aelodau yn ychwanegol at y gwaith arall y cytunwyd arno yn y cynllun, ac roedd yr archwiliadau hyn yn rhoi sicrwydd ychwanegol a thryloywder.  Byddai'r archwiliadau penodol hyn yn parhau tan ddiwedd y Pedwerydd Cynulliad.     

6.3        Cadarnhaodd Ann-Marie y dylai'r ffi archwilio cyffredinol aros yn ddigyfnewid, er nad oedd hyn wedi ei gytuno’n ffurfiol eto.  Er mwyn osgoi’r oedi a brofodd Comisiwn y Cynulliad y llynedd, mae Swyddfa Archwilio Cymru yn bwriadu dechrau ar eu gwaith archwilio wythnos yn gynharach.

6.4        Croesawodd y Cadeirydd y wybodaeth ddiweddaraf hon gan Swyddfa Archwilio Cymru a chafodd ei galonogi gan y cydweithio rhwng y tîm Cyllid a'r Pennaeth Archwilio Mewnol.

Camau gweithredu

-        Nicola i ddisgrifio'r pwyntiau gwirio sydd eisoes ar waith o ran Archwilio treuliau Aelodau’r Cynulliad. 

 


Cyfarfod: 08/06/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Archwiliad beirniadol o un o’r meysydd o ddiddordeb a nodwyd (Pontio rhwng y Pedwerydd a’r Pumed Cynulliad)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 184
  • Cyfyngedig 185

Cofnodion:

ACARAC (28) Papur 11 - Trosglwyddo i'r Pumed Cynulliad

ACARAC (28) Papur 11 - Atodiadau 1-4

10.1    Esboniodd Sulafa Thomas y dull sy'n cael ei fabwysiadu, sef trin cymaint o’r gwaith trosglwyddo â phosibl fel busnes fel arfer, ond gan sicrhau gwelededd clir ar draws yr ystod lawn o waith. Roedd ffrydiau gwaith wedi cael eu nodi ac roedd yr unigolion perthnasol yn gweithio ar amcangyfrif y gofynion o ran adnoddau. Roedd y gwersi a ddysgwyd o'r broses o drosglwyddo i'r Pedwerydd Cynulliad wedi cael eu hadolygu ac roedd Sulafa’n croesawu’r cynnig o drafod profiadau yn ystod etholiadau blaenorol gyda Hugh Widdis.

10.2    Roedd y Pwyllgor yn fodlon ar y manylion a gyflwynwyd yn y papurau, a'r dibyniaethau a’r gwaith rhyngweithio clir a restrwyd, ond yn sgil profiadau rheoli prosiect diweddar, roedd angen diffinio'r prosiect (gan gynnwys rolau a chyfrifoldebau) yn unol â methodoleg safonol y Comisiwn.     

Camau gweithredu

-        Diffinio rôl a chyfrifoldebau’r Prif Swyddog Cyfrifol ar gyfer Trosglwyddo i’r Pumed Cynulliad.

 


Cyfarfod: 08/06/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Adroddiad risgiau corfforaethol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 188
  • Cyfyngedig 189
  • Cyfyngedig 190

Cofnodion:

ACARAC (28) Papur 10 - Adroddiad ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (28) Papur 10 - Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (28) Papur 10 - Atodiad B – Nodi Risgiau Corfforaethol

9.1        Rhoddodd Dave a Claire adborth ar yr ymarfer parhad busnes diweddar a gynhaliwyd gan y timau ymateb strategol a thactegol. Roedd y gwersi a ddysgwyd wrth ymarfer rhoi’r cynllun ymateb i ddigwyddiad ar waith yn cael eu nodi. Yn y trafodaethau cychwynnol, nodwyd bod angen profi'r cynllun ymhellach gan gynnwys Aelodau'r Cynulliad, y Comisiynwyr a rhanddeiliaid allanol.

9.2        Roedd y Pwyllgor wedi’u calonogi o glywed y canlyniadau ac yn croesawu’r cynlluniau i gynnwys Aelodau'r Cynulliad a Chomisiynwyr mewn ymarferion yn y dyfodol.  Pwysleisiodd aelodau'r Pwyllgor pa mor bwysig oedd yr hyblygrwydd i alluogi swyddogion i addasu i amgylchiadau a chyfyngiadau digwyddiadau penodol.     

9.3        Ystyriodd y Pwyllgor Gofrestr Risg Gorfforaethol y Comisiwn, gan nodi’r newidiadau a holi am y nifer fach o risgiau sy'n weddill. Awgrymodd aelodau’r Pwyllgor hefyd y dylid ystyried nodi risgiau a allai gael effaith fawr, fel trosglwyddo i’r Pumed Cynulliad a newid cyfansoddiadol.

9.4        Rhoddodd Dave Tosh sicrwydd i'r Pwyllgor y byddai'r Bwrdd Rheoli yn cynnal adolygiad llawn o’r risgiau cyfredol a rhai sy'n dod i'r amlwg cyn bo hir, gan gynnwys risgiau statig.             

Camau gweithredu

-        Ar ôl trafod yng nghyfarfod y Bwrdd Rheoli, cyflwynir cofrestr risg wedi'i diweddaru yng nghyfarfod mis Tachwedd, a bydd y fersiwn honno’n ystyried y meysydd a nodwyd gan y pwyllgor.

 


Cyfarfod: 20/04/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Adroddiad cryno ar risgiau corfforaethol a Archwiliad beirniadol o un risg a nodwyd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 193
  • Cyfyngedig 194
  • Cyfyngedig 195
  • Cyfyngedig 196

Cofnodion:

ACARAC (27) Papur 12 - Adroddiad ar risgiau corfforaethol

ACARAC (27) Papur 12 Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (27) Papur 12 Atodiad B - Risgiau Corfforaethol sydd wedi eu nodi

ACARAC (27) Paper 13 – Newid cyfansoddiadol 

9.1        Nid oedd unrhyw gynnydd mewn difrifoldeb risg. Croesawodd y Cadeirydd yr adolygiad o risg strategol roedd y Bwrdd yn bwriadu ei gynnal. 

9.2        Cyflwynodd Anna Daniel yr archwiliad manwl o newidiadau cyfansoddiadol. Nododd fod cysylltiadau cynhyrchiol cryf ar waith gyda rhanddeiliaid.  

9.3        Dywedodd David Melding fod gwaith o safon eithriadol o uchel yn cael ei gyflawni ac roedd y papur a gyflwynwyd yn rhoi darlun clir o’r sefyllfa.

9.4        Holodd Hugh Widdis a oedd y risgiau a oedd ynghlwm wrth y model arfaethedig ar gyfer y pwerau’n cael eu rheoli. Cadarnhaodd Anna fod ei thîm yn codi ymwybyddiaeth o’r mater hwn ac yn gweithio’n agos gyda Chanolfan Llywodraethiant Cymru. Mae cynlluniau ar y gweill i gynnal digwyddiad ym mis Mai.   

9.5        Cynigiodd aelodau’r Pwyllgor eu cefnogaeth gan awgrymu cyrff eraill a allai gynnig her annibynnol ychwanegol ee Institute for Government, Swyddfa’r Cabinet neu ddeddfwrfeydd eraill.              

Camau i’w cymryd

-        Ymchwilio i’r modd y gellid cael her a chyngor annibynnol o ffynonellau eraill gan gynnwys Institute for Government a deddfwrfeydd eraill.  

 


Cyfarfod: 09/02/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 12)

Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 199
  • Cyfyngedig 200
  • Cyfyngedig 201

Cofnodion:

ACARAC (26) Papur 14 - Adroddiad ar risgiau corfforaethol 

ACARAC (26) Papur 14 - Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (26) Papur 14 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol sydd wedi eu nodi

12.1     Gofynnodd Eric i Dave ganolbwyntio ar feysydd penodol yn ei ddiweddariad, sef y risg o ran fetio diogelwch, yr ymarfer Parhad Busnes, a Rheoli Rhaglenni a Phrosiectau. 

12.2    Awgrymodd Angela y gallai swyddogion ystyried cynnwys dwy risg ar lefel gorfforaethol:

a.    y posibiliad o niwed i enw da oherwydd penderfyniadau yn San Steffan ynghylch newid cyfansoddiadol; a

b.   Risgiau diogelwch, gan gofio'r archwiliad o Fetio Diogelwch a risgiau diogelwch ehangach o ystyried lefelau bygythiad uwch y DU.

12.3    Ymatebodd Dave fel a ganlyn:

i)             Risg sefydlog yw diogelwch (h.y. mae sefydliadau'n ei hwynebu bob amser) a byddai'r Bwrdd Rheoli yn cytuno ar y ffordd orau o ganfod a monitro risgiau sefydlog a materion i'w dal a'u monitro.  Byddai hyn yn cael ei rannu â'r Pwyllgor.  Yn y cyfamser, mae risgiau diogelwch yn cael eu rheoli ar lefel gwasanaeth.

ii)           Trafodwyd risgiau Rheoli Rhaglenni a Phrosiectau yn ddiweddar gan y Bwrdd Rheoli a chan Fwrdd y Cyfarwyddwyr.  Teimlwyd nad oedd angen rheoli'r risg ar lefel gorfforaethol oherwydd y rheolaethau cryfach a'r gweithredu parhaus o drefniadau llywodraethu. O ran capasiti, roedd trefniadau llywodraethu hefyd wedi galluogi i Benaethiaid Gwasanaethau fod yn hyderus wrth drefnu adnoddau i brosiectau.  Cytunodd Dave i roi crynodeb o'r gwelliannau yn y llywodraethau rhaglenni a phrosiectau yng nghyfarfod mis Ebrill.

iii)          Trefnwyd ymarfer Parhad Busnes corfforaethol ar gyfer 24 Ebrill, ond ni chadarnhawyd y sefyllfaoedd yr adeg honno.   

12.4    Ymatebodd Claire i'r pwyntiau ar y cynnydd yn y risgiau parthed penderfyniadau San Steffan a diogelwch, a nododd y byddai'n adolygu, gyda'r Bwrdd Rheoli, a ddylid ychwanegu'r rhain at y Gofrestr Risgiau Corfforaethol. 

Camau gweithredu

-        Crynhoi proffil risg fetio diogelwch, gan gynnwys risgiau sy'n gysylltiedig â gweithredu argymhellion Archwilio Mewnol.

-        Byddai'r tîm Clercio yn rhoi eitem ar yr agenda i ddod er mwyn trafod risgiau diogelwch yn fanwl.

-        Rhoddodd Dave yr wybodaeth ddiweddaraf am welliannau i lywodraethu Rheoli Rhaglenni a Phrosiectau yng nghyfarfod mis Ebrill.


Cyfarfod: 09/06/2014 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 8)

Archwiliad beirniadol o un risg a nodwyd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 204

Cofnodion:

8.1        Gofynnwyd i’r Pwyllgor ystyried y risgiau sy’n ymwneud â’r ymateb i benderfyniadau’r Bwrdd Taliadau, y rheolaethau mewn lle a beth arall y gellid ei wneud i liniaru’r risg ymhellach.

8.2        Cyflwynodd Anna Daniel y papur a dywedodd wrth y Pwyllgor ei bod yn disgwyl y sgôr risg i gynyddu yn y tymor byr wrth i’r Bwrdd edrych ar faterion fel pensiynau a chyflogi aelodau o’r teulu.

8.3        Gwnaeth y Pwyllgor sylwadau ar bwysigrwydd cyfathrebu ac arwyddocâd rheoli rhanddeiliaid.  Hefyd, roedd yn teimlo ei bod yn hanfodol i bob parti ddeall cylch gwaith ei gilydd.  Awgrymodd Hugh Widdis y dylid cysylltu â deddfwrfeydd eraill i weld sut y maent yn delio gyda risgiau tebyg.

 


Cyfarfod: 09/06/2014 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 207
  • Cyfyngedig 208
  • Cyfyngedig 209

Cofnodion:

7.1        Cyflwynodd Kathryn Hughes yr eitem hon i’r Pwyllgor a chadarnhaodd fod y risgiau corfforaethol wedi cael eu hystyried yng ngoleuni blaenoriaethau strategol newydd y Comisiwn.  Nododd fod y risg o ran y cyfryngau cymdeithasol i fod i gael ei thrafod gan y Bwrdd Rheoli ar 23 Mehefin, gyda’r posibilrwydd o godi ei statws i fod yn risg gorfforaethol, a bod Lowri Williams, Pennaeth Adnoddau Dynol, yn cyflwyno cynigion cynllunio capasiti i’r Bwrdd Buddsoddi ar 16 Mehefin.

7.2        Yn dilyn y drafodaeth ar dwyll, bu aelodau’r Pwyllgor yn cwestiynu pam nad oedd twyll ar y gofrestr risg.  Cadarnhaodd Kathryn ei bod yn cael ei rheoli ar lefel gwasanaeth.  Byddai proses mapio sicrwydd y Comisiwn hefyd yn nodi’r mathau hyn o risg sefydlog pan gaiff ei datblygu’n llawn.

7.3        Cytunodd aelodau’r Pwyllgor y dylai materion presennol hefyd gael eu trafod mewn cyfarfodydd yn y dyfodol, ac roeddent yn croesawu’r gwaith sy’n cael ei wneud ar fapio sicrwydd y byddai’n cael ei gyflwyno yn yr hydref.  Gan gydnabod pwysigrwydd y gwaith hwn, annogodd y Cadeirydd ei fod yn cael ei gwblhau’n gynnar.