Cyfarfodydd

Llywodraethu’r Comisiwn

Mae'r dudalen hon yn cynnwys manylion am unrhyw gyfarfodydd a gynhelir lle bydd y mater yn cael ei drafod, neu unrhyw gyfarfodydd a gynhaliwyd lle cafodd y mater ei drafod. Mae hefyd yn cynnwys lincs i'r papurau, agendâu a chofnodion perthnasol.

Noder: Gall yr agenda ar gyfer cyfarfod newid ar fyr rybudd. Cyn ichi wneud unrhyw gynlluniau i ddod i gyfarfod Pwyllgor, gofynnwn i chi sicrhau nad yw'r eitem sydd o ddiddordeb i chi wedi cael ei symud, yn enwedig mewn achosion lle mae'r dyddiad ar gyfer y cyfarfod wedi'i nodi mwy nag wythnos o flaen llaw.

 

 

Cyfarfod: 15/06/2022 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Trafod Adroddiad Blynyddol a Datganiad Cyfrifon 2021-22 y Comisiwn (i argymell llofnodi'r cyfrifon)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 2
  • Cyfyngedig 3
  • Cyfyngedig 4

Cofnodion:

ARAC (22-03) Papur 5 - ARA 2021-22 - papur blaen

ARAC (22-03) Papur 5 - Atodiad A – ARA 2021-22

5.1 Cyflwynodd Siwan Davies yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon, gan nodi bod y Pwyllgor eisoes wedi adolygu’r naratif ym mis Ebrill. Gwahoddodd Nia i gyflwyno’r Datganiad Cyfrifon.

5.2 Diolchodd Nia i’r tîm archwilio am broses archwilio esmwyth. Diolchodd hefyd i’w thîm am eu hymrwymiad a’u gwaith rhagorol wrth gwblhau set lân arall o gyfrifon. Nododd ei diolch, yn arbennig i Catharine Bray, Pennaeth Cyllid am y byddai’n ymddeol ym mis Tachwedd – roedd y Pwyllgor hefyd yn dymuno rhoi ar gofnod eu diolch i Catharine, gan ddymuno’n dda iddi ar ei hymddeoliad.

5.3 Amlinellodd Nia rai o’r pwyntiau allweddol o’r Datganiad Cyfrifon. Amlygodd fod y tanwariant alldro ychydig yn uwch na’r targed a amcangyfrifwyd, yn rhannol oherwydd costau is na’r disgwyl ar ôl yr etholiad – esboniwyd hyn yn y sylwebaeth rheolwyr fel sy’n ofynnol gan FREM. Tynnodd sylw hefyd at y wybodaeth ychwanegol yn ymwneud â chyflog, a oedd bellach yn dangos canradd cyflog pwynt 25 a 75 yr holl weithwyr, yn ogystal â’r cyflog canolrifol a adroddwyd yn flaenorol. Croesawodd y Cadeirydd gynnwys rhagor o fanylion am gyflogau staff, roedd yn fodlon â’r sylw yn y drafodaeth am ailbrisio (o dan eitem 4) ac roedd yn falch o nodi’r gwaith paratoi ar gyfer adrodd ar IFRS 16 yn ymwneud â phrydlesi yng nghyfrifon y flwyddyn ganlynol.

5.4 Mewn ymateb i gwestiwn gan aelodau’r Pwyllgor ynghylch penodi’r Prif Gynghorydd Cyfreithiol, dywedodd Siwan fod hyn wedi digwydd y tu allan i’r cyfnod adrodd.

5.5 Disgrifiodd Nia y swm sylweddol o waith a oedd ynghlwm wrth adolygu gwariant cyfalaf yn erbyn refeniw, a gyflawnwyd gan y tîm Cyllid. Byddent yn parhau i weithio gydag Archwilio Cymru i fireinio’r broses hon ac i sicrhau dealltwriaeth gyffredin o unrhyw feysydd amwys. 

5.6 Cadarnhaodd Nia, yn amodol ar gytundeb gan y Comisiwn, fod disgwyl i’r Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon gael eu llofnodi a’u gosod gerbron y Senedd ar ran Archwilydd Cyffredinol Cymru ar 23 Mehefin. Yna byddai’r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a Gweinyddiaeth Gyhoeddus yn craffu arnynt yn yr hydref.

5.7 Llongyfarchodd y Cadeirydd ac aelodau’r Pwyllgor Nia a'r tîm Cyllid ar y set lân o gyfrifon a’r sicrwydd a ddarparwyd yn ystod y drafodaeth. Canmolodd Siwan y tîm hefyd am eu proffesiynoldeb parhaus.

5.8 Gofynnodd Siwan i Arwyn Jones amlinellu manylion cyflwyniad rhyngweithiol yr Adroddiad Blynyddol ar wefan y Senedd. Cyflwynodd Arwyn fersiwn wedi’i diweddaru o’r tudalennau gwe, gan dynnu sylw at amlygrwydd fersiwn argraffadwy. Dangosodd sut y gallai darllenwyr lywio i adrannau penodol o’r adroddiad, gyda lincs i ddeunydd cyhoeddedig cysylltiedig, gan gynnwys adroddiadau a chynnwys fideo a sain.

5.9 Mewn ymateb i awgrymiadau gan aelodau’r Pwyllgor, cytunodd Arwyn i ychwanegu manylion am weithgarwch diweddar yn ymwneud â’r adroddiad gan y Pwyllgor Dibenion Arbennig ar Ddiwygio’r Senedd. Cytunodd hefyd i gynnwys linc o’r fersiwn ar-lein i’r papur briffio a gynhyrchwyd gan y Gwasanaeth Ymchwil ar weithgarwch deddfwriaeth yn ystod y cyfnod adrodd.  Cadarnhaodd  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 5

Cyfarfod: 29/04/2022 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 15)

Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 7

Cofnodion:

ARAC (22-02) Papur 12 - Adroddiad Blynyddol Uwch-swyddog Risg Gwybodaeth

15.1 Nododd y Cadeirydd bod adroddiad blynyddol Uwch-swyddog Risg Gwybodaeth yn ddogfen sicrwydd allweddol i’r Pwyllgor ei hadolygu. Dymunodd Ed Williams ddiolch i’w ragflaenydd a hefyd i gydweithwyr o bob rhan o’r Comisiwn, yn enwedig o’r timau Llywodraethu a Sicrwydd, TGCh a Gwasanaethau Cyfreithiol, am eu cefnogaeth ers ymgymryd â rôl Uwch-swyddog Risg Gwybodaeth ym mis Chwefror 2022. Diolchodd hefyd i Gareth Watts am ei gymorth yn drafftio’r adroddiad.

15.2 Amlinellodd Ed elfennau allweddol yr adroddiad a oedd yn amlygu'r cynnydd a wnaed yn ystod y cyfnod adrodd a'r meysydd blaenoriaeth i'w symud ymlaen. Dywedodd nad oedd rhai o'r meysydd a restrwyd i ganolbwyntio arnynt yn ystod y flwyddyn wedi symud ymlaen fel y cynlluniwyd oherwydd blaenoriaethu adnoddau cyfyngedig. Cyfeiriodd at y sicrwydd a ddarparwyd i’r Pwyllgor ar reoli risgiau seiberddiogelwch.

15.3 Gan edrych at y dyfodol, byddai Ed yn gweithio gyda Matthew Richards a’r tîm Llywodraethu Gwybodaeth i adfywio’r prosiect i gyflwyno cynllun marcio amddiffynnol newydd ac i ystyried y risgiau gwybodaeth sy’n gysylltiedig â’r strategaeth Ffyrdd o Weithio newydd. Tynnodd sylw hefyd at gynigion ar gyfer sefydlu bwrdd llywodraethu gwybodaeth newydd i gefnogi'r Uwch-swyddog Risg Gwybodaeth yn y broses o wneud penderfyniadau. 

15.4 Diolchodd y Cadeirydd i Ed a Gareth am yr adroddiad hwn a roddodd y sicrwydd angenrheidiol i’r Pwyllgor.   

 

Cyfarfod: 29/04/2022 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 12)

Diweddariad ar seiberddiogelwch

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 10

Cofnodion:

ARAC (22-02) Papur 10 - Adroddiad Sicrwydd Seiberddiogelwch
        

12.1 Croesawodd y Cadeirydd Mark Neilson, Jamie Hancock a Tim Bernat i'r cyfarfod i gyflwyno’r eitem hon.

12.2 Cyflwynodd Mark yr Adroddiad Sicrwydd Seiberddiogelwch, yr oedd fersiwn drafft ohono wedi'i hanfon at aelodau'r Pwyllgor ym mis Chwefror i gael sylwadau. Cadarnhaodd Mark y byddai'r adroddiad yn cael ei fireinio yn seiliedig ar adborth ac yn cael ei gynhyrchu a'i rannu bob chwarter.

12.3 Diolchodd y Cadeirydd i Mark a’i dîm am baratoi adroddiad mor fanwl. Darparodd y lefel angenrheidiol o sicrwydd mewn nifer o feysydd sydd o ddiddordeb i'r Pwyllgor ac roedd yn cynnwys digon o fanylion technegol. Roedd y Cadeirydd yn awyddus i sicrhau defnyddioldeb yr adroddiad.

12.4 Cododd y Pwyllgor gwestiynau ynghylch storio data, cysylltu â sefydliadau eraill gan gynnwys Llywodraeth Cymru, a chynlluniau ar gyfer digwyddiadau ymwybyddiaeth ar gyfer defnyddwyr yn ymwneud â seiberddiogelwch. Awgrymwyd hefyd y gellid cynnwys adran ar wahân ar rôl Awdurdod Band Eang y Sector Cyhoeddus (PSBA) mewn adroddiadau yn y dyfodol. 

12.5 Cadarnhaodd Jamie Hancock fod y tîm wedi ymrwymo i storio oddi ar y safle, gyda threfniadau digyfnewid priodol ar gyfer cadw wrth gefn, yr oeddent yn mynd ar eu trywydd trwy brosiect storio cyfryngau.

12.6 Amlinellodd Tim Bernat sut, o ystyried y lefelau bygythiad presennol, roedd y tîm TGCh wedi cynyddu amlder eu gwaith monitro o'r ffynonellau cudd-wybodaeth yn ymwneud â bygythiadau sydd ar gael. Roedd hyn yn galluogi'r Comisiwn i gael y wybodaeth ddiweddaraf am y dirwedd bygythiadau sy'n esblygu ynghyd â'r offer a'r mentrau diweddaraf i liniaru'r risgiau. Hefyd, helpodd i sicrhau bod pawb yn cael y wybodaeth ddiweddaraf a bod gwybodaeth a phrofiadau perthnasol yn cael eu rhannu. Mewn ymateb i gwestiynau am ymosodiadau meddalwedd wystlo llwyddiannus mewn sefydliad arall yn y sector cyhoeddus yn ddiweddar, roedd y tîm wedi nodi'r gwersi a ddysgwyd ac wedi cryfhau rhai o amddiffynfeydd y Comisiwn ymhellach o ganlyniad i hynny.  

12.7 Cadarnhaodd Mark fod cynlluniau ar gyfer rhaglen o ddigwyddiadau codi ymwybyddiaeth o faterion seiber ar gyfer y Senedd gyfan wrthi’n cael eu cwblhau. Diolchodd i Ann am ei chynnig i ddarparu manylion cyswllt arbenigwyr yn y sectorau prifysgol a phreifat a allai fod o gymorth. Ychwanegodd Jamie fod ganddo hefyd gysylltiadau o'i swydd flaenorol mewn prifysgol. Mewn ymateb i gwestiwn gan Ken Skates ynghylch ymgysylltu ag Aelodau o’r Senedd yn amlach i godi ymwybyddiaeth, awgrymodd Mark y dylid ategu presenoldeb yng nghyfarfodydd grwpiau’r pleidiau â sesiynau briffio bob chwe mis. Awgrymodd Ken y dylid cynnal sesiwn briffio ddiweddaru ar ddechrau tymor yr hydref ym mis Medi a chynigiodd annog yr Aelodau i fod yn bresennol. 

12.8 Cytunodd Mark i gynnwys cyfeiriad at Awdurdod Band Eang y Sector Cyhoeddus (PSBA) mewn adroddiadau yn y dyfodol ac amlinellodd Tim yn gryno ei rôl a'r gwasanaethau a ddarperir ganddo i helpu i ddiogelu rhwydwaith y Comisiwn. Cytunwyd y byddai cael cyflwyniad gan PSBA ar ei rôl yn ddefnyddiol i’r Pwyllgor. 

12.9 Fe wnaeth Arwyn gydnabod gwybodaeth arbenigol Jamie a Tim a’r rhan hollbwysig y  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 12

Cyfarfod: 14/02/2022 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 8)

Cynllunio Corfforaethol

Cyflwyniad

Cofnodion:

Cyflwyniad

8.1 Roedd y Cadeirydd wedi cytuno'n flaenorol i ddisodli'r archwiliad beirniadol rheolaidd o un o risgiau corfforaethol y Comisiwn gyda chyflwyniad gan Gareth Watts ar ddatblygu dull cynllunio corfforaethol ar gyfer y Comisiwn.

8.2 Amlinellodd Gareth amcanion ei gynigion a gymeradwywyd gan dîm Arwain a Bwrdd Gweithredol y Comisiwn rai wythnosau ynghynt. Soniodd am bwysigrwydd cynllunio a blaenoriaethu a manteision dogfennu cyfrifoldebau.

8.3 Disgrifiodd yr allbynnau cynllunio ac adrodd presennol ar wasanaethau sydd eisoes ar waith o ran strategaeth, nodau a blaenoriaethau'r Comisiwn. Y cynnig oedd datblygu Cynllun Cyflawni Corfforaethol fel dull rheoli i lywio cynlluniau lefel gwasanaeth a rhoi eglurder ynghylch sut y byddai blaenoriaethau'r Comisiwn yn cael eu cyflawni.

8.4 Wrth ddod â’r cynigion at ei gilydd, roedd Gareth wedi ystyried y dulliau a fabwysiadwyd gan seneddau eraill, a disgrifiodd sut y byddai’r cynllun yn ystyried unrhyw newidiadau yn y dyfodol, gan gynnwys dylanwadau allanol megis adroddiadau gan baneli arbenigol.

8.5 Y cam nesaf fyddai ailedrych ar gynlluniau gwasanaeth yng nghyd-destun y Cynllun Cyflawni Corfforaethol. Byddai hyn yn cael ei wneud drwy drafod ac ymgysylltu ar draws gwasanaethau er mwyn sicrhau bod cyd-ddibyniaethau'n cael eu hystyried a byddai'n cynnwys adolygiadau rheolaidd ac adroddiadau ar gynnydd. Roedd canllawiau ar lunio cynlluniau gwasanaeth yn cael eu drafftio a byddent yn dilyn proses pum cam.

8.6 Daeth Gareth â'i gyflwyniad i ben drwy gadarnhau sefydlu is-grŵp o'r tîm Arwain i arwain a llywio'r gwaith hwn o 2022-23 ymlaen. Byddai drafft cyntaf yn cael ei gyflwyno i'r tîm Arwain cyn ei gyflwyno i'r Bwrdd Gweithredol i'w gymeradwyo. Roedd yr uwch reolwyr wedi cytuno ar y fformat, a oedd yn debyg i fformat Senedd yr Alban ac a ddisgrifiwyd fel dull syml ond effeithiol. Cytunodd Gareth i roi’r wybodaeth ddiweddaraf am ddatblygu Cynllun Cyflawni Corfforaethol a'r cyswllt â chynllunio gwasanaethau, pan fydd ar gael. 

8.7 Diolchodd y Pwyllgor i Gareth am ei gyflwyniad cynhwysfawr a chydnabu nad oedd yn dasg hawdd, yn enwedig mewn amgylchedd gwleidyddol heriol a deinamig.

Cyfarfod: 14/02/2022 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

COVID-19 - Diweddariad corfforaethol

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

Cofnodion:

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

3.1 Cadarnhaodd Ed fod y Grŵp Cydnerthedd a Monitro Covid (CRAM) yn parhau i gyfarfod yn wythnosol i fonitro canllawiau diweddaraf Llywodraeth Cymru. Yn dilyn y cyhoeddiad diweddar ynghylch symud i lefel rhybudd 0, roedd yr holl asesiadau risg a'r risg gorfforaethol wedi'u diweddaru. Yng ngoleuni’r disgwyl i’r cyfyngiadau gael eu llacio ymhellach, fel yr amlinellwyd ar fap ffordd Llywodraeth Cymru, roedd yr asesiad risg wedi’i ddiweddaru ar gyfer y Cyfarfod Llawn yn caniatáu i hyd at 60 Aelod o'r Senedd fod yn bresennol yn y Siambr ar ôl toriad hanner tymor mis Chwefror. Cynghorir pob Aelod i wisgo gorchuddion wyneb a gwneud prawf llif unffordd cyn dod i’r cyfarfod. Byddai staff y Comisiwn hefyd yn parhau i gael eu cynghori’n gryf i ddilyn yr un cyfarwyddyd.

3.2 Byddai lefelau capasiti cyfarfodydd y Cyfarfod Llawn a phwyllgorau'r Senedd yn cael eu monitro, a byddai'r asesiad risg corfforaethol yn cael ei ailystyried yn unol â llacio rheolau COVID-19 ymhellach. 

3.3 Rhoddodd Lowri Williams wybodaeth ychwanegol i'r Pwyllgor am sut yr oedd Adnoddau Dynol yn bwriadu cefnogi staff sy'n dychwelyd i'r ystâd a helpu i hwyluso amgylchedd gwaith mwy hyblyg. Roedd yr arolwg staff Pwls Llesiant diweddaraf i fod i gael ei gyflwyno i'r holl staff yn ddiweddarach yr wythnos honno, a fyddai'n ffynhonnell ddefnyddiol o wybodaeth fel sail i’r cynlluniau.

3.4 Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau'r Pwyllgor, dywedodd Lowri ei fod yn parhau i fod yn ofynnol i staff ddefnyddio system archebu desg cyn dod i’r ystâd ac roedd hyn yn dangos bod cyfraddau presenoldeb ar gapasiti o 10-15 y cant ar hyn o bryd. Roedd llawr cyntaf Tŷ Hywel yn parhau i fod yn llawr peilot gyda chymysgedd o fannau gwaith ac ardaloedd ymneilltuo, ond gyda chymaint o bobl yn gweithio gartref, ychydig iawn o brofi a gafwyd. Roedd y system archebu desg wedi gweithio'n dda, ac, yn ogystal â hwyluso'r gwaith o lanhau'r mannau a ddefnyddiwyd, roedd hefyd yn helpu i ddatblygu'r diwylliant o weithio’n fwy hyblyg.  

3.5 Dywedodd Ed y byddai ystyriaethau pellach ynghylch meddiannaeth hefyd yn bwydo i mewn i'r strategaeth ystadau, a chadarnhaodd y byddai hyn yn cynnwys defnyddio swyddfa Bae Colwyn, sy’n swyddfa lai gyda llai o opsiynau o ran y defnydd o le. Ychwanegodd Lowri fod yr holl staff wedi ymgymryd ag asesiadau risg personol a gofynnwyd iddynt roi gwybod i’r Penaethiaid Gwasanaeth am y patrymau gweithio sydd orau ganddynt er mwyn llywio cynlluniau ar gyfer dychwelyd i’r ystâd.

3.6 Nododd y Cadeirydd fod y Comisiwn wedi ymateb yn eithriadol o dda i'r heriau a chydnabu’r ansicrwydd parhaus. Pan holwyd Ed am ddyfodol CRAM, rhagwelodd Ed y byddai’r strwythur yn parhau ar lefel weithredol, ac y byddai’r Bwrdd Gweithredol yn parhau i fod yn gyfrifol am wneud y penderfyniadau strategol angenrheidiol.

Cyfarfod: 22/11/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 17)

Adborth ar drafodaethau ym Mhwyllgor Cynghori ar Daliadau, Ymgysylltu a'r Gweithlu y Comisiwn

Oral item

Cofnodion:

Eitem lafar

17.1    Croesawodd Ann y cyfle i roi adborth ar ddau gyfarfod diweddar y Pwyllgor Cynghori ar Daliadau, Ymgysylltu a’r Gweithlu. Roedd y cyfarfod ym mis Tachwedd wedi canolbwyntio'n benodol ar adroddiad yr Athro Diana Stirbu ynghylch Pŵer, Dylanwad ac Effaith Pwyllgorau’r Senedd. Roedd ansawdd yr adroddiad wedi creu argraff dda ar aelodau’r Pwyllgor Cynghori ar Daliadau, Ymgysylltu a’r Gweithlu. 

17.2    Roedd y prif gyfarfod ar 29 Medi yn cynnwys y canlynol:

-       blaenoriaethau'r Gyfarwyddiaeth Busnes;

-       blaenoriaethau ymgysylltu – cytunwyd y byddai'r ddau Bennaeth Gwasanaeth a benodwyd yn ddiweddar yng ngwasanaeth Arwyn yn mynd i gyfarfod yn y dyfodol;

-       diffinio'r berthynas esblygol rhwng y Pwyllgor Cynghori ar Daliadau, Ymgysylltu a’r Gweithlu ac ARAC.

Cyfarfod: 22/11/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 15)

Achosion o dorri rheolau gwybodaeth (adroddiad dwywaith y flwyddyn)

Oral item

Cofnodion:

Eitem lafar/cyflwyniad

15.1    Nododd y Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf gan Dave am un achos sylweddol o dorri rheolau a thri adroddiad o wybodaeth yn cael ei hanfon at y derbynwyr e-bost anghywir. Datryswyd pob un o'r rhain yn gyflym ac nid oedd angen rhagor o gamau gweithredu. 

 

Cyfarfod: 22/11/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 14)

Diweddariad ar seiberddiogelwch

Oral item/presentation

Cofnodion:

Oral iEitem lafar/cyflwyniad

14.1    Croesawodd y Cadeirydd Mark Neilson, Jamie Hancock a Tim Bernat i'r cyfarfod a’u gwahodd i eu gwybodaeth ddiweddaraf yn rheolaidd am waith rheoli risgiau seiberddiogelwch y Comisiwn. Mewn ymateb i sylwadau gan y Pwyllgor, yn enwedig gan y Cadeirydd, roedd y tîm wedi gwneud gwaith i fireinio adroddiadau er mwyn ymdrin â'r sicrwydd roedd yn ei geisio. Cyfeiriodd Mark at ddefnyddio 'siart corryn' o’r blaen i ddisgrifio'r dirwedd risgiau seiberddiogelwch esblygol a gwaith y Comisiwn i liniaru’r risgiau. Fodd bynnag, daeth yn amlwg nad oedd y dull hwn yn ddigon manwl na deinamig i roi sicrwydd parhaus i gyrff amrywiol, megis y Bwrdd Gweithredol, y Comisiwn a'r Pwyllgor hwn.

14.2    Roedd y Cadeirydd wedi amlinellu'r themâu a'r dull gweithredu a fyddai, yn ei farn ef, yn rhoi rhagor o sicrwydd ynghylch nodi a lliniaru'r risgiau roedd y tîm wedi'u hystyried. Roedd y rhain yn cynnwys:

-       dealltwriaeth gliriach o’r dirwedd fygythiadau a sut roedd hyn yn esblygu;

-       cydbwysedd priodol o fygythiadau caledwedd a meddalwedd - er bod symudiad anochel, gyda mwy o ddefnydd o dechnolegau cwmwl, tuag at liniaru bygythiadau meddalwedd;

-       dealltwriaeth ddyfnach o'r ffynonellau sicrwydd mewnol ac allanol, gan gynnwys archwiliad mewnol;

-       datblygu ffeithlun priodol neu "risg ar dudalen" i amlinellu'r bygythiadau.

14.3    Er mwyn ceisio barn y Pwyllgor am lefel y manylder sydd ei angen i roi sicrwydd digonol, cyflwynodd Tim ddrafft o adroddiad misol y tîm TGCh ar Fygythiad Seiberddiogelwch. Nododd yr adroddiad yr offer a'r ystadegau a ddefnyddiwyd, y dadansoddiad a gynhaliwyd a'r dirwedd fygythiadau. Hefyd, soniodd Tim a Jamie am y system wrth gefn a'r ganolfan ddata 3 haen, nad oedd yn cael ei rheoli gan Microsoft. Hefyd, amlinellwyd gwaith sydd ar droed i wella diogelwch data ymhellach a’u bod yn mynd i'r afael â'r heriau o ran cadw sgiliau yn y maes hwn. Roedd y Pwyllgor yn falch o glywed yr eir i'r afael â'r orddibyniaeth ganfyddedig ar Microsoft a chroesawodd fanylion y am y seiberfentrau sydd yn yr arfaeth ar gyfer y dyfodol.

14.4    Cytunwyd y byddai copi o'r adroddiad yn cael ei rannu ag aelodau'r Pwyllgor er mwyn iddynt ei drafod a rhoi adborth i Mark a'i dîm ynghylch pa elfennau i'w cynnwys yn yr adroddiadau rheolaidd i'r Pwyllgor.

14.5    Yna, roedd trafodaeth arall yn canolbwyntio ar bosibilrwydd cyflwyniad neu sesiwn friffio gan Brosiect Cydgasglu Band Eang y Sector Cyhoeddus ac ymweliad â’r ganolfan ddata, y bwlch sgiliau ehangach sy’n amlwg ym maes seiberddiogelwch a newidiadau i gefnogi’r defnydd o gyfrifiaduron Mac ar y rhwydwaith.

14.6    Diolchodd y Cadeirydd i'r tîm am y cyflwyniad clir, ac am faint o waith a wnaed i ddatblygu adroddiadau sicrwydd rheolaidd.

 

Camau gweithredu

·       Pan fydd ar gael, rhannu copi o'r adroddiad sicrwydd seiberddiogelwch ag aelodau ARAC.

Cyfarfod: 22/11/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 12)

Y wybodaeth ddiweddaraf am y cyfnod pontio i'r Chweched Senedd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 23

Cofnodion:

ARAC (05-21) Papur 9 - Y cyfnod pontio i'r Chweched Senedd

12.1    Gwahoddodd y Cadeirydd Sulafa Thomas i gyflwyno'r eitem hon. Atgoffodd y Pwyllgor ei fod, yn ei gyfarfod ar 18 Mehefin, wedi cynnal archwiliad manwl o’r cyfnod pontio i’r Chweched Senedd, a’i fod wedi gofyn am ddiweddariad arall yn y cyfarfod hwn. Cyflwynodd y papur fanylion am y dull hyblyg a fabwysiadwyd ar gyfer y cyfnod pontio ac roedd yn cynnwys manylion am y gwersi a ddysgwyd a rheoli risg.

12.2    Llongyfarchodd y Pwyllgor swyddogion ar sicrhau canlyniad mor llwyddiannus, yn enwedig o gofio’r heriau cymhleth ychwanegol a achosir gan y pandemig a’r angen i ymateb i reoliadau newidiol Covid-19 a darparu gweithgarwch pontio mewn ffyrdd gwahanol. Roedd y ddogfennaeth ansawdd uchel am y gwersi a ddysgwyd yn y papur gyda’r wybodaeth ddiweddaraf hefyd wedi creu argraff dda ar aelodau'r Pwyllgor.   

12.3    Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch effaith Covid-19 ar drafodaethau mewn perthynas â’r defnydd o le swyddfa, dywedodd Sulafa fod papur wedi’i gyflwyno i’r Comisiwn yn amlinellu posibiliadau gweithio ystwyth yn y dyfodol a oedd yn cynnwys patrymau gwaith hybrid a hyblyg. Cytunodd y Cadeirydd i godi’r cwestiynau am y strategaeth llety yn y dyfodol dan eitem 18.

12.4    Yna, symudodd y drafodaeth ymlaen i lwyddiant Agoriad Swyddogol y Chweched Senedd a nododd y Cadeirydd y bu’n drefnus. Soniodd Sulafa fod Arwyn Jones a'i dîm wedi cynllunio i ddarparu digwyddiadau rhithwir yn bennaf, ond bod mwy o weithgareddau yn y cnawd yn bosibl yn dilyn newidiadau i'r rheoliadau. Hefyd, amlinellodd yr heriau o ran cynllunio gweithgareddau ar adeg pan oedd rheoliadau Covid-19 yn newid a bod penderfyniadau’n seiliedig ar asesiad trwyadl o’r risgiau. Roedd hyn wedi bod yn ddwys o ran adnoddau, ond yn werth chweil i gydbwyso'r awydd i ddarparu digwyddiad symbolaidd pwysig, a phrofiad cadarnhaol i bawb dan sylw wrth gadw pawb yn ddiogel. Roedd wedi bod yn ddigwyddiad llwyddiannus iawn a gafodd ei groesawu ac roedd Arwyn yn falch o adrodd bod sicrwydd allanol ar y prosesau mewnol wedi cadarnhau bod y mesurau lliniaru a roddwyd ar waith yn effeithiol.

12.5    Roedd Ken Skates am gofnodi ei ddiolch am yr holl drefniadau a oedd wedi arwain at ddiwrnod gwych a nododd y profiad cadarnhaol i'r Aelodau a oedd wedi bod yn falch o lwyddiant y digwyddiad. 

12.6    Llongyfarchodd Aled Eirug y tîm hefyd. Hefyd, gofynnodd i swyddogion am eu barn am yr argymhellion o'r adroddiad a luniwyd gan yr Athro Diana Stirbu ynghylch Pŵer, Dylanwad ac Effaith Pwyllgorau’r Senedd a rannwyd ag aelodau'r Pwyllgor. Dywedodd Siwan fod yr argymhellion wedi'u cymeradwyo a bod gwaith ar droed ar y cyd â Fforwm y Cadeiryddion i fwrw ymlaen â'r argymhellion yn ystod tymor y Senedd hon. Cynigiodd Siwan rannu ag aelodau'r Pwyllgor bapur briffio arall a luniwyd i lywio hyn. Byddai hefyd yn ceisio rhannu canlyniad y defnydd arloesol hwn o waith ymchwil academaidd â deddfwrfeydd eraill.

Camau gweithredu

·       Rhannu papur briffio arall mewn perthynas ag adroddiad yr Athro Diana Stirbu ynghylch Pwer, Dylanwad ac Effaith  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 12

Cyfarfod: 22/11/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 18)

Strategaeth yr ystâd

Oral item

Cofnodion:

Eitem lafar

18.1    Cyflwynodd Dave ddiweddariad llafar ar Strategaeth Ystâd y Comisiwn a oedd i'w chyflwyno i'r Bwrdd Gweithredol ym mis Rhagfyr ac i'r Comisiwn ym mis Ionawr. Roedd ei ddiweddariad yn ymdrin â’r agweddau allweddol canlynol a fyddai’n cael eu cynnwys yn y strategaeth:

-       effaith y pandemig ar drefniadau gweithio hyblyg a sut y defnyddiwyd yr ystâd a'r ansicrwydd parhaus gyda chyfyngiadau gweithio gartref ar waith o hyd;

-       adolygiad o’r trefniadau prydles a chynlluniau cynnal a chadw (gan gynnwys gosod ffenestri newydd yn Nhŷ Hywel);

-       adolygiad o swyddfa Gogledd Cymru ac ystyried presenoldeb rhanbarthol arall;

-       cyfleoedd sector cyhoeddus/prifysgolion ehangach ar gyfer y defnydd hyblyg o le swyddfa;

-       strategaeth llety Llywodraeth Cymru a phresenoldeb ym Mae Caerdydd;

-       posibilrwydd ehangu’r Senedd, gyda mwy o Aelodau;

-       ystyried defnyddio'r Pierhead a sut i wneud defnydd gwell o adeilad mor eiconig.

18.2    Cytunodd Dave i rannu Strategaeth yr Ystâd â'r Pwyllgor ar ôl i’r Bwrdd Gweithredol ei thrafod ym mis Rhagfyr a chyn iddi gael ei chyflwyno i'r Comisiwn ym mis Ionawr.

18.3    Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor ynghylch a ddylai’r strategaeth ystyried ymgysylltu â dinasyddion, cytunodd Dave, er y gellid ystyried hyn, y byddai’n rhaid iddi ganolbwyntio ar y defnydd o’r ystâd. Ychwanegodd Manon, er y byddai buddion ymarferol o safbwynt dinasyddion yn rhan o'r ystyriaethau, ei bod yn bwysig darparu adeiladau hygyrch sy’n ateb y gofyn gyda'r holl fesurau diogelwch perthnasol.

 

Camau gweithredu

·            Rhannu Strategaeth yr Ystâd ag ARAC ar ôl i'r Bwrdd Gweithredol ei thrafod.

Cyfarfod: 22/11/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 16)

Crynodeb o ymadawiadau

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 28

Cofnodion:

ARAC (05-21) Papur 10 – Crynodeb o ymadawiadau

16.1 Nododd y Pwyllgor ddau achos o ymadael â’r gweithdrefnau caffael arferol.

Cyfarfod: 22/11/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 13)

Strategaeth y Comisiwn ar gyfer y Chweched Senedd

Oral item

Cofnodion:

Eitem lafar

13.1    Cyflwynodd Manon fanylion am y strategaeth ar gyfer y Chweched Senedd y cytunodd y Comisiwn arni yn ei gyfarfod ar 8 Tachwedd. Roedd y strategaeth wedi'i chynnwys mewn dogfen gryno a rannwyd â'r Pwyllgor cyn y cyfarfod hwn. Soniodd Manon fod y strategaeth, a oedd yn cynnwys tri nod strategol a nifer o flaenoriaethau, yn ganllaw gweithredol da ac yn seiliedig ar werthoedd y Comisiwn. Wedi ystyried trafodaethau gwaddol â'r Comisiynwyr blaenorol, adlewyrchodd y strategaeth ffocws o'r newydd ar ymgysylltu a chyfathrebu a’r defnydd cynaliadwy o adnoddau. Byddai Dangosyddion Perfformiad Allweddol (DPA) yn adlewyrchu sut y byddai'r Comisiwn yn cael ei ddwyn i gyfrif am gyflawni yn erbyn y nodau a blaenoriaethau hyn.

13.2    Roedd y Cadeirydd o'r farn bod hwn yn fan cychwyn lefel uchel da i alluogi datblygu llinyn aur trwodd i ddarparu gwasanaethau a mesur perfformiad drwy DPA.

13.3    Mewn ymateb i gwestiynau am y ganran a bleidleisiodd fel mesur o lwyddiant, atgoffodd Manon y Pwyllgor ei bod yn anodd priodoli hyn i berfformiad am fod gormod o ffactorau nad oedd gan y Comisiwn ddim rheolaeth drostynt. Ychwanegodd y byddai mwy o ffocws, fodd bynnag, ar fesur ymgysylltiad, yn enwedig profiadau ymwelwyr a’r rhai sy’n ymgysylltu â busnes y Senedd. Ychwanegodd Arwyn fod y Comisiwn bellach yn gallu mesur lefelau dealltwriaeth ac ymgysylltiad yn fwy effeithiol, gan gynnwys y defnydd o ddulliau dadansoddi dirnadaethau.

13.4    Diolchodd y Cadeirydd i Manon am rannu manylion am y strategaeth â'r Pwyllgor.

Cyfarfod: 22/11/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 11)

Archwiliad beirniadol o un risg a nodwyd neu risg sy'n dod i'r amlwg - Cadw at y newidiadau i fframwaith rheoleiddio'r Aelodau yn y Chweched Senedd

Oral item around CRR update

Cofnodion:

 

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

11.1    Gwahoddodd y Cadeirydd Siwan i gyflwyno'r eitem hon, a chroesawodd Sulafa Thomas, Pennaeth y Gwasanaeth Cymorth i'r Comisiwn ac i'r Aelodau, Anna Daniel, Pennaeth Gwasanaeth Trawsnewid Strategol a Meriel Singleton, Clerc y Pwyllgor Safonau Ymddygiad ac arweinydd y gwaith mewn perthynas â'r fframwaith rheoleiddio, i'r cyfarfod. 

11.2    Cyfeiriodd Siwan at y diweddariad manwl sydd wedi’i gynnwys yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol ac amlinellodd yr elfennau allweddol o’r fframwaith rheoleiddio gan eu bod yn gymwys i’r Aelodau o’r Senedd (yr Aelodau) fel a ganlyn:

-       y Cod Ymddygiad newydd a oedd wedi’i gymhwyso ers dechrau’r Chweched Senedd a’r adolygiad parhaus o weithdrefnau cwyno sy’n ymwneud â’r cod hwn;

-       Penderfyniad y Bwrdd Taliadau Annibynnol ar Gyflogau a Lwfansau’r Aelodau a ddaeth i rym ar ddechrau'r Chweched Senedd;

-       rheolau'r Swyddog Cyfrifyddu a fyddai'n destun ymgynghoriad yn fuan;

-       polisi Urddas a Pharch yr Aelodau.

11.3    Soniodd Siwan am y dull cydgysylltiedig sy’n cael ei sefydlu ar gyfer y materion rheoleiddio hyn sy’n ymwneud â’r Aelodau, gan gynnwys swyddogion perthnasol o bob rhan o’r Comisiwn. Soniodd hefyd am y llwybrau ar gyfer ymgysylltu â grwpiau perthnasol, megis Penaethiaid Staff a Grŵp Cyswllt Gwleidyddol newydd y Senedd sydd wedi’i sefydlu i’r Llywydd a’r Prif Weithredwr ymgysylltu â’r Aelodau.

11.4    Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor am ei rôl mewn perthynas â’r fframwaith rheoleiddio, a rôl y Pwyllgor Cynghori ar Daliadau, Ymgysylltu a’r Gweithlu, nododd Siwan y byddai’r Comisiwn yn ymgynghori ac yn ymgysylltu â phob pwyllgor fel y bo’n briodol.

11.5    Pan ofynnwyd iddo am ei safbwynt ar y dull o reoli’r risg hon, cydnabu Ken Skates yr heriau o ran ymgysylltu â’r Aelodau ac awgrymodd y gallai sesiynau briffio byr gyda grwpiau plaid fod y ffordd fwyaf effeithiol o ymgysylltu.

11.6    Croesawodd y Pwyllgor sefydlu’r dull cydgysylltiedig hwn a chydnabu’r heriau o ran gwneud fframwaith cymhleth yn ddealladwy i sicrhau bod yr Aelodau a’r holl ddeiliaid swyddi yn deall eu cyfrifoldebau. Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am rannu'r papur briffio a roddwyd i'r Grŵp Cyswllt Gwleidyddol a nododd yn glir gyfrifoldebau'r cyrff sy'n ymwneud â'r fframwaith rheoleiddio.

11.7    Trafododd y Pwyllgor ffyrdd y gellid symleiddio'r ffordd y cyflwynir elfennau o'r fframwaith a'u cyfleu'n effeithiol. Awgrymodd Ann Beynon siart lif ar sut y gallai’r elfennau o’r fframwaith gyd-fynd â’i gilydd fod yn ddefnyddiol, yn enwedig i Aelodau newydd y cytunodd Siwan i’w hystyried.

11.8    Ychwanegodd Siwan mai nod y dull cydgysylltiedig hwn oedd helpu’r Aelodau i ddeall y rheolau fel roeddent yn gymwys iddynt ac egluro llwybrau iddynt ofyn am ragor o gyngor. Mewn ymateb i gwestiynau am amserlenni, cadarnhaodd Siwan fod nifer o dasgau ar wahân i’w cyflawni mewn perthynas â phob elfen o’r fframwaith ac y byddai’r dull yn cael ei ddefnyddio fel cyfrwng yn y dyfodol i hwyluso a chydgysylltu newidiadau yn y dyfodol a sicrhau bod swyddogion yn ymgynghori â grwpiau priodol.

11.9    Mewn ymateb i gwestiynau am orgyffwrdd ym meysydd cyfrifoldeb y cyrff dan sylw, rhoddodd Siwan sicrwydd i’r  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 11

Cyfarfod: 22/11/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Risg gorfforaethol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 35
  • Cyfyngedig 36
  • Cyfyngedig 37

Cofnodion:

ARAC (05-21) Papur 8 – Risg gorfforaethol

ARAC (05-21) Papur 8 – Atodiad A - Crynodeb o’r Gofrestr Risg Gorfforaethol

ARAC (05-21) Papur 8 – Atodiad B - Risgiau corfforaethol a nodwyd     

10.1    Croesawodd y Cadeirydd Siwan Davies a Matthew Richards i'r cyfarfod.

10.2    Cadarnhaodd Dave Tosh fod y risgiau wedi'u hadolygu a'u diweddaru gan berchnogion risg.

10.3    Croesawodd y Pwyllgor y symudiadau yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol y nododd y cytunodd y Bwrdd Gweithredol arnynt i adlewyrchu newidiadau i'r proffil risg. Nododd y Pwyllgor fod risgiau newydd wedi’u cynnwys ynghylch diwygio’r Senedd a diogelu data ac ailffocysu’r risg sy’n ymwneud â Covid i adlewyrchu cydnerthedd corfforaethol a’r mesurau i leihau’r tebygolrwydd o gyflwyno heintiau.

10.4    Roedd y Pwyllgor yn falch o'r diweddariadau a lefel y manylder a roddodd wybodaeth helaeth iddo ei thrafod. Gwnaeth y Cadeirydd sylw hefyd ar gyflwyniad clir yr amgylchedd risg ac roedd o’r farn bod y diagram, lle nodwyd y risgiau ar fatrics, yn ddefnyddiol. Anogwyd swyddogion i ymgysylltu â’r Pwyllgor ar adegau priodol, yn enwedig mewn perthynas â’r trefniadau presennol neu newidiadau i’r fframwaith rheoleiddio.

 

Camau gweithredu

·       Ailedrych ar y mesurau lliniaru ynghylch risg y fframwaith rheoleiddio yn yr haf – ar gyfer y trefniadau presennol.

Cyfarfod: 22/11/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Diweddariad y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a Gweinyddiaeth Gyhoeddus a'r Pwyllgor Cyllid

Oral item

Cofnodion:

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

9.1       Diolchodd Ken Skates i Nia a’i thîm am broses esmwyth wrth baratoi at ymddangosiadau yng nghyfarfodydd pwyllgorau’r Senedd ac am yr holl sesiynau briffio a ddarparwyd iddo fel y Comisiynydd â chyfrifoldeb am y gyllideb a llywodraethu. 

9.2       Roedd y Comisiwn wedi derbyn naw argymhelliad y Pwyllgor Cyllid, a derbyniwyd un mewn egwyddor. Amlinellodd Ken y rhesymeg dros dderbyn mewn egwyddor yr argymhelliad ynghylch dod o hyd i arbedion, yn hytrach na cheisio cyllidebau atodol, y tynnwyd sylw'r ddau Bwyllgor atynt. Trafododd y Pwyllgor yr anawsterau o ran rhagweld pwysau, ac ymateb iddynt, yn ystod y flwyddyn pan nad oedd gan y Comisiwn, yn wahanol i lawer o sefydliadau, gyllideb wrth gefn ac na all gronni cronfa wrth gefn drwy refeniw. Cadarnhaodd Nia mai dim ond os bydd angen un y byddai cyllideb atodol yn cael ei chyflwyno.

9.3       Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau’r Pwyllgor ynghylch strategaethau i reoli pwysau yn ystod y flwyddyn, soniodd Nia y bu’n gweithio’n agos gyda’r timau rheoli Cyfleusterau ac Ystadau a TGCh a Darlledu i sicrhau bod y gyllideb yn cael ei defnyddio’n llawn bob blwyddyn, gyda gwariant yn cael ei ddwyn ymlaen neu ei wthio’n ôl, gan ddibynnu ar amseroedd arwain ac ati. Ychwanegodd y tynnwyd sylw’r Pwyllgor Cyllid ar bob cyfle at y prosiect posibl i osod ffenestri newydd yn Nhŷ Hywel i sicrhau na fyddai dim yn annisgwyl.

9.4       Cydnabu Archwilio Cymru hefyd yr anawsterau o ran cynllunio cyllidebau heb y gallu i gronni cronfeydd wrth gefn a chymeradwyodd y Comisiwn ynghylch yr opsiwn i ofyn am gyllideb atodol a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor Cyllid. 

9.5       Soniodd Manon hefyd am yr heriau ynghylch cynllunio cyllidebau a nododd fod gofyn am gyllidebau atodol, yn hytrach na chadw cronfeydd wrth gefn, yn ychwanegu at dryloywder yn sgil y gwaith craffu helaeth ar gyllidebau a chyfrifon y Comisiwn.    

9.6       Llongyfarchodd y Cadeirydd y tîm ar ei reolaeth ar gyllidebau, er gwaethaf yr heriau ac roedd am dalu teyrnged i bawb dan sylw.

Cyfarfod: 22/11/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 8)

Y wybodaeth ddiweddaraf am gyllid

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 42

Cofnodion:

ARAC (05-21) Papur 7 - Y wybodaeth ddiweddaraf am sefyllfa ariannol 2020-21 a chyllideb 2022-23

8.1       Cyflwynodd Nia Morgan y papur diweddaru cyllid a nododd y sefyllfa ariannol ddiweddaraf ar gyfer 2021-22 a rhoddodd ddiweddariad ar y gwaith i gyflawni cyllideb 2022-23, ac roedd y manylion wedi’u dosbarthu y tu allan i gyfarfod y Pwyllgor.

8.2       Targedau ariannol corfforaethol 2021-22 oedd cyflawni alldro gweithredol diwedd blwyddyn rhwng 0 y cant ac 1.5 y cant o'r gyllideb weithredol gymeradwy a barn archwilio ddiamod. Yr alldro a ragwelwyd ddiwedd mis Hydref oedd tanwariant 2.1 y cant a oedd y tu allan i'r targed ar hyn o bryd. Soniodd fod y Tîm Arwain a'r Bwrdd Gweithredol yn adolygu'r eitemau cyfleusterau blaenoriaeth ac yn trafod prosiectau TGCh y gellid eu dwyn ymlaen o'r flwyddyn ariannol nesaf. Byddai hyn hefyd yn lleddfu’r pwysau ar gyllideb 2022-23.

8.3     Gosodwyd cyllideb ddrafft y Comisiwn ar gyfer 2022-23 ar 29 Medi a chynhaliwyd y sesiwn dystiolaeth gyda'r Pwyllgor Cyllid ar 8 Hydref. Rhannwyd adroddiad y Pwyllgor ac ymateb y Comisiwn y tu allan i gyfarfod y Pwyllgor. Gosodwyd y gyllideb derfynol ar 10 Tachwedd a chafodd ei thrafod a’i chymeradwyo yn y Cyfarfod Llawn ar 17 Tachwedd.

Cyfarfod: 22/11/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

COVID-19 - Diweddariad corfforaethol

Oral item

Cofnodion:

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

3.1           Cadarnhaodd Dave fod y Grŵp Cydnerthedd a Monitro Covid (CRAM) yn parhau i fonitro rheoliadau a chanllawiau diweddaraf Llywodraeth Cymru. Roedd y niferoedd sy’n mynd i’r ystâd wedi gostwng yn sylweddol ers i’r Prif Weithredwr a’r Llywydd gyhoeddi neges ar y cyd yn annog y rhai a allai weithio gartref i barhau i wneud hynny. Sicrhaodd y Pwyllgor fod y rhai a oedd yn mynd i’r ystâd yn hanfodol i fusnes y Cyfarfod Llawn a’r pwyllgorau a’u bod yn dilyn y canllawiau, er enghraifft, ynghylch gwisgo masgiau wyneb a chadw pellter corfforol. Roedd mesurau llym a gymerwyd ar gyfer Agoriad Swyddogol y Chweched Senedd (yr Agoriad Brenhinol) wedi sicrhau digwyddiad diogel heb gynnydd yn y gyfradd heintio.

3.2           Dywedodd Dave y bu cynnydd yn nifer y protestiadau ar yr ystâd. Roedd un o’r rhain yn brotest fyrfyfyr ac ymosodol yn ymwneud â dadl yn y Cyfarfod Llawn ynghylch rheoliadau pasbort brechu Covid, gydag ymdrechion i darfu ar y rhai sy’n mynd i’r ystâd ac yn ei gadael. Byddai’r tîm Diogelwch yn parhau i fonitro busnes y Senedd i ragweld protestiadau a gweithio gyda’r Heddlu i rannu ac ymateb i unrhyw gudd-wybodaeth am brotestiadau wedi’u cynllunio neu heb eu cynllunio.

3.3           Mewn ymateb i gynnydd mewn bygythiadau i Aelodau o’r Senedd, yn bennaf ar y cyfryngau cymdeithasol, roedd Dave a Kevin Tumelty, Pennaeth Diogelwch, wedi mynd i gyfarfodydd grwpiau plaid i atgoffa’r Aelodau o’r cymorth sydd ar gael iddynt. 

3.4           Pan holwyd Dave ynghylch posibilrwydd cynnal cyfarfodydd Pwyllgor hybrid yn y dyfodol, dywedodd Dave y byddai angen dilyn y canllawiau a roddwyd i’r sefydliad ehangach, sef bod cyfarfodydd rhithwir yn parhau lle bynnag y bo modd, nes i Lywodraeth Cymru gyhoeddi canllawiau wedi’u diweddaru.

3.5           Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd ynghylch effeithiolrwydd ac addasrwydd parhaus CRAM, amlinellodd Dave waith y grŵp. Roedd hyn yn cynnwys monitro’r rheoliadau diweddaraf a chanllawiau’r Llywodraeth, asesu risgiau’r holl weithgareddau a digwyddiadau’n drylwyr a hysbysu’r Bwrdd Gweithredol a Chomisiwn y Senedd. Roedd yn teimlo bod hyn yn gweithio'n effeithiol. Hefyd, myfyriodd ar ganlyniadau’r arolwg Pulse diweddaraf a dynnodd sylw at y straen ar staff ar draws y sefydliad wrth i’r gofyniad i weithio gartref barhau.   

3.6           Gofynnodd y Pwyllgor am ddiweddariad ar ddefnyddio’r Gymraeg yn y gweithle, o gofio nad yw cyfieithu ar y pryd yn bosibl ar MS Teams. Cadarnhaodd Arwyn Jones fod Aelodau o’r Senedd yn defnyddio cynnyrch newydd Zoom Professional i gyfathrebu â’u hetholwyr yn ddwyieithog ac roedd yn fodlon na fu gostyngiad yn y defnydd o’r Gymraeg yn y sefydliad.

Cyfarfod: 18/06/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

COVID-19 - Diweddariad corfforaethol

Eitem lafar

 

Cofnodion:

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

6.1         Rhoddodd Dave Tosh y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor ers i'r cyfyngiadau gael eu llacio. Roedd cyfyngiadau ar ddefnyddio mannau cyfarfod wedi'u llacio gymaint â phosibl ac roedd grwpiau'r Pleidiau wedi dechrau cwrdd ar y safle. Roedd nifer o wasanaethau'n cael eu hailgychwyn gan gynnwys gwasanaethau arlwyo ac roedd asesiadau risg yn cael eu cynnal ar ailgyflwyno gwasanaethau eraill i Aelodau, eu staff cymorth a staff eraill a oedd yn defnyddio'r ystâd.

6.2         Parhaodd Grŵp Cydnerthedd a Monitro Covid (CRAM) i gwrdd yn wythnosol er mwyn monitro newidiadau i gyfyngiadau a rheoli'r gwaith o weithredu ymateb y Comisiwn o ran agor gwasanaethau. Amlinellodd y gwasanaethau sy'n cael eu hailgyflwyno a nododd fod Cyfarfod Llawn hybrid yn parhau i weithio'n dda.  Amlinellodd hefyd effeithiolrwydd mesurau fel systemau un ffordd a'r cyfundrefnau glanhau a dywedodd y byddai profion llif ochrol ar gael i staff sy'n defnyddio'r ystâd, yn enwedig wrth i ddigwyddiadau a gweithgarwch cyhoeddus ailddechrau.

6.3         Byddai arolwg yn cael ei anfon at yr holl staff i gasglu gwybodaeth am eu trefniadau gweithio dewisol yn y dyfodol pan fyddai cyfyngiadau'n caniatáu dychwelyd i'r ystâd. Byddai hyn yn rhoi gwybodaeth i benaethiaid gwasanaethau er mwyn gallu gwneud penderfyniadau ynghylch darparu ar gyfer dewisiadau a chydbwyso dull hyblyg ag anghenion busnes. O safbwynt llesiant, roedd yn ymddangos bod y staff yn ymdopi'n hynod o dda, er bod arwyddion o bwysau a blinder yn dechrau dod i'r amlwg. 

6.4         Yn seiliedig ar ei phrofiad o aelodaeth Pwyllgor, anogodd Suzy swyddogion i ystyried yn ofalus beth fyddai dewis tystion wrth gymryd rhan mewn cyfarfodydd pe bai pwyllgorau hybrid yn dod yn drefniant parhaol.  Anogodd swyddogion hefyd i gynnal arolwg o staff cymorth yr Aelodau, ac ymgysylltu â hwy yn enwedig wrth ystyried newidiadau fel teleffoni ac offer arall cyn i benderfyniadau terfynol gael eu gwneud.  

6.5         Yna amlinellodd Arwyn gynlluniau ar gyfer yr agoriad Brenhinol swyddogol. Er nad oedd dyddiad wedi'i gytuno eto, roedd trafodaethau'n cael eu cynnal gyda'r Palasau, yr Aelodau a'r cyfryngau. Byddai'r digwyddiad arfaethedig yn cynnwys perfformiadau byw a pherfformiadau wedi'u recordio ymlaen llaw, a byddai'r ffilmio'n digwydd dros yr haf yn unol â llacio cyfyngiadau.

6.6         Cytunodd y Pwyllgor fod platfform MS Teams wedi gweithio'n dda iddynt, gan ofyn am gymaint o rybudd â phosibl os oedd cynlluniau i symud i ddull gweithredu ar y safle neu hybrid. 

 

Cyfarfod: 23/04/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 16)

Adroddiad blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 49

Cofnodion:

ARAC (02-21) Papur 15 – Adroddiad blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth

17.1      Diolchodd y Cadeirydd i’r swyddogion am adroddiad hynod gynhwysfawr a chroesawodd y gwybodaeth ychwanegol am y cynllun marcio amddiffynnol.

17.2      Pwysleisiodd Dave yr heriau yn ystod y flwyddyn ddiwethaf o ran gwneud y gwaith a oedd wedi’i flaenoriaethu, sef cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data, a chodi ymwybyddiaeth o’r ddeddfwriaeth hon, yn ogystal â’r gwaith ychwanegol a achoswyd gan y pandemig ac etholiadau’r Senedd. O ran cyflwyno cynllun marcio amddiffynnol, amlinellodd Dave y cymhlethdodau sy’n gysylltiedig â dod o hyd i ddatrysiad technegol sy’n ddigon hyblyg i ymateb i wahanol anghenion o ran llif y wybodaeth ar gyfer staff y Comisiwn a’r Aelodau. Er y byddai’r tîm yn parhau i weithio ar y materion hyn, ychwanegodd fod y ffocws ar hyn o bryd ar baratoadau ar gyfer y Senedd newydd a llunio canllawiau ar gyfer yr Aelodau.

17.3      O ran y sylwadau ar liniaru’r risgiau sy’n gysylltiedig â rhannu data, cafwyd cadarnhad gan Dave fod Aelodau wedi croesawu’r gwaith o fudo tuag at SharePoint a OneDrive oherwydd y nodweddion diogelwch a’r hyblygrwydd sy’n gysylltiedig â’r rhaglenni hyn, ac ychwanegodd y byddai pob Aelod bellach yn eu defnyddio.

17.4      Gofynnodd Suzy am y nifer o geisiadau Rhyddid Gwybodaeth a ddaeth i law’r Comisiwn o’i gymharu â chyrff cyhoeddus eraill. Cyfaddefodd swyddogion fod nifer y ceisiadau a ddaeth i law’r Comisiwn yn is na’r awdurdodau cyhoeddus, ond bod cymhlethdod a natur gwleidyddol y ceisiadau’n golygu nad oedd y nifer yn adlewyrchiad gwirioneddol o’r gwaith a fu’n rhaid ei wneud arnynt.

17.5      Nododd y Pwyllgor yr adroddiad blynyddol hwn a diolchodd i Dave am y diweddariad.

 

Cyfarfod: 23/04/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 15)

Y wybodaeth ddiweddaraf am dwyll a pholisïau chwythu'r chwiban

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 52
  • Cyfyngedig 53
  • Cyfyngedig 54

Cofnodion:

ARAC (02-21) Papur 14 – Y wybodaeth ddiweddaraf am bolisi chwythu’r chwiban a pholisi twyll – papur eglurhaol

ARAC (02-21) Papur 14 – Atodiad A – Polisi twyll, llygredd a llwgrwobrwyo

ARAC (02-21) Papur 14 – Atodiad B – Polisi chwythu’r chwiban

16.1      Cafwyd cadarnhad gan Gareth nad oedd unrhyw newidiadau sylweddol wedi’u gwneud yn sgil ei adolygiad blynyddol o’r ddau bolisi.

16.2      O ran twyll, cyfeiriodd Gareth at gyhoeddiad y Swyddfa Archwilio Genedlaethol, sef ‘Good Practice Guide on Fraud and Error’, a oedd wedi’i rannu ag aelodau’r Pwyllgor yn y gorffennol. Roedd y cyhoeddiad hwn yn cynnwys rhestr wirio y byddai Gareth yn ei hadolygu i benderfynu pa agweddau sy’n berthnasol i’r Comisiwn. Ochr yn ochr â’r adolygiad hwn, roedd hefyd wedi cwblhau ei adroddiad blynyddol ar dwyll, a oedd wedi’i gyflwyno o dan eitem 7.

16.3      Wrth adolygu polisi chwythu’r chwiban, roedd Gareth wedi ystyried canllawiau gan Protect (enw newydd Public Concern at Work). Ychwanegodd y byddai’n cynnal adolygiad llawnach o’r polisi hwn yn ystod 2021-22. Byddai hyn yn cynnwys trafod â chydweithwyr ym maes Adnoddau Dynol a staff eraill sy’n rhan o’r gwaith o ddiweddaru polisïau’r Comisiwn ar urddas a pharch yn y gweithle i sicrhau cyswllt addas â’r polisi hwn.

16.4      Nododd y Pwyllgor y diweddariadau gan Gareth, gan ategu’r ffordd y mae’n ymdrin â’r  gwaith hwn.

 

Cyfarfod: 23/04/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Adroddiad blynyddol a datganiad llywodraethu drafft y Comisiwn ar gyfer 2020-21

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 57
  • Cyfyngedig 58
  • Cyfyngedig 59
  • Cyfyngedig 60

Cofnodion:

ARAC (02-21) Papur 10 – Cyfrifon ac adroddiad blynyddol drafft 2020-21 – papur eglurhaol

ARAC (02-21) Papur 10 – Atodiad A – Naratif yr adroddiad blynyddol drafft

ARAC (02-21) Papur 10 – Atodiad B – Datganiad o gyfrifon drafft

ARAC (02-21) Papur 10 – Atodiad C – Datganiad llywodraethu blynyddol drafft

11.1      Amlinellodd Arwyn Jones yr adran ar naratif yr adroddiad blynyddol drafft, sydd, fel ag yn ystod y flwyddyn flaenorol, yn cynnwys tabl i grynhoi gweithgarwch a dadansoddiad cryno o berfformiad yn ystod y flwyddyn. Yn anochel, canolbwyntiwyd ar y ffordd y mae’r sefydliad wedi ymateb i’r pandemig mewn ffordd ystwyth a chadarnhaol. Y ffocws yn y dyfodol fyddai cynnwys y ffyrdd newydd o weithio hyn ym musnes arferol y Comisiwn.

11.2      O ran y datganiad o gyfrifon, pwysleisiodd Nia fod y datganiad hwn wedi’i gyflwyno er gwybodaeth am y fformat yn unig mor gynnar â hyn yn y broses. Ychwanegodd fod y targedau a amlinellwyd yng Nghynllun Archwilio 2020-21 wedi’u cyrraedd ac y byddai’r cyfrifon terfynol yn barod i gael eu cyflwyno’n ffurfiol i’r Pwyllgor yn ystod ei gyfarfod ar 18 Mehefin 2021.

11.3      Cafodd y Comisiwn ei gymeradwyo gan y Pwyllgor am ei berfformiad neilltuol yn ystod blwyddyn neilltuol. Soniodd aelodau’r Pwyllgor am hyd yr adran naratif a pha mor rhwydd oedd hi i’w darllen, ond roeddent yn cydnabod bod y canllawiau o ran arfer da wedi’u dilyn yn ddiwyd wrth lunio’r cynnwys. Hefyd, gwnaethant awgrymu y dylid llunio crynodeb gweithredol i ganolbwyntio ar y prif negeseuon, yn ogystal â chynnwys manylion am wariant cyfalaf posibl ar yr ystâd. Roeddent hefyd o’r farn y dylai’r adroddiad fod yn ddogfen friffio allweddol i’r Comisiynwyr newydd, unwaith iddynt gael eu penodi.

11.4      Diolchodd Arwyn i aelodau’r Pwyllgor am eu hadborth adeiladol. O ran y gallu i ddarllen y naratif yn rhwydd, amlinellodd gynlluniau i wneud yr adroddiad yn fwy rhyngweithiol yn y dyfodol, gan wneud defnydd gwell o ddelweddau. O ran cynnwys a hyd yr adroddiad, ychwanegodd Manon fod adborth cadarnhaol ar adroddiadau blaenorol wedi dod i law gan Bwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a Phwyllgor Cyllid y Senedd.

11.5      Cytunodd swyddogion i drafod y sylwadau penodol a wnaed yn ystod y cyfarfod, a chytunodd aelodau’r Pwyllgor i anfon sylwadau manwl at y tîm Clercio erbyn 7 Mai.

Cam gweithredu: Aelodau’r Pwyllgor i anfon sylwadau manwl ar y cyfrifon a’r adroddiad blynyddol drafft at y tîm Clercio erbyn 7 Mai.

Cyfarfod: 23/04/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

COVID-19 - Diweddariad corfforaethol

Cofnodion:

Diweddariad llafar

3.1         Rhoddodd Dave Tosh ychydig o ddata monitro i’r Pwyllgor a oedd wedi’u casglu’n rheolaidd ers mis Mawrth 2020. Roedd y data hyn yn dangos nad oedd y nifer uchel o achosion o COVID-19 a gadarnhawyd wedi effeithio ar Gomisiwn y Senedd, yn bennaf oherwydd y camau a gymerwyd i symud tuag at weithio’n rhithwir ac mewn modd hybrid.

3.2         Roedd lefelau presenoldeb ar yr ystâd yn parhau’n isel ac roedd cynlluniau i ganiatáu i nifer gyfyngedig a rheoledig o staff ddychwelyd yn cael eu trafod eto. Roedd llesiant staff yn parhau’n destun pryder, ac roedd yn amlwg bod y straen a achoswyd gan ddiffyg cyswllt personol a gweithgareddau grŵp wedi dechrau effeithio’n andwyol ar rai unigolion.

3.3         Roedd y Grŵp Gwydnwch a Monitro COVID, o dan gadeiryddiaeth David, wedi parhau i fonitro newidiadau i’r rheoliadau a gyhoeddwyd gan Lywodraeth Cymru. Roedd y grŵp hwn hefyd yn parhau i adolygu ystod o asesiadau risg, gan gynnwys asesiadau ar gyfer y staff hynny sy’n dychwelyd i’r ystâd i baratoi ar gyfer gweithgareddau ar ôl yr etholiad, ac i gynnal y gweithgareddau hynny, gan gynnwys tyngu’r llw, casglu offer TGCh a Chyfarfod Llawn hybrid i ethol y Llywydd a’r Prif Weinidog.

3.4         Hefyd, rhoddodd Dave wybod, yn dilyn trafodaethau â Heddlu De Cymru a Chyngor Caerdydd, fod y penderfyniad anodd wedi’i wneud i gadw’r ffens o amgylch y Senedd yn ei lle i geisio atal ymddygiad gwrthgymdeithasol ar ôl gŵyl y banc ddechrau mis Mai.

3.5         Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor ynghylch cofnodi data am frechiadau, rhoddodd Dave wybod, yn seiliedig ar gyngor cyfreithiol, nad oedd achos da o safbwynt busnes o blaid casglu’r wybodaeth hon o dan ddeddfwriaeth diogelu data.

3.6         Hefyd, ymatebodd Dave i gwestiynau ynghylch dull y Comisiwn ar gyfer gwneud cynlluniau yn y tymor hwy i ddychwelyd i ‘normal’ ar ôl COVID a’r amcangyfrif o bobl a fydd yn defnyddio’r ystâd. Mae cynlluniau peilot ar y gweill i ail-gyflunio rhai gofodau gwaith, gan gynnwys gosod offer mewn ystafelloedd cyfarfod i ganiatáu i staff weithio mewn modd hybrid. Bydd y cynlluniau hyn yn cael eu gwerthuso a’u cyflwyno maes o law, gan ymateb i anghenion timau unigol a’u rolau.

3.7         Cafwyd sicrwydd gan Gareth fod y Grŵp Gwydnwch a Monitro COVID yn cymryd camau o ran diwydrwydd dyladwy i sicrhau gwaith llywodraethu effeithiol a bod y risgiau sy’n gysylltiedig â dychwelyd i’r ystâd yn cael eu monitro. Roedd Gareth wedi rhannu manylion am gylch gorchwyl y grŵp â’u gymheiriaid mewn deddfwrfeydd eraill a oedd yn wynebu materion tebyg.

3.8         Croesawodd y Pwyllgor y diweddariad cynhwysfawr hwn, yn enwedig manylder y gwaith cynllunio sy’n cael ei wneud i sicrhau diogelwch a llesiant pob un sy’n gweithio ar yr ystâd. Roedd y Cadeirydd am roi ar gofnod ei fod yn cydnabod y trefniadau llwyddiannus o ran llywodraethu y mae’r Comisiwn wedi’u gwneud drwy gydol y pandemig.

 

Cyfarfod: 12/02/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Diweddariad ar y gwaith cynllunio ar gyfer etholiadau'r Senedd ym mis Mai 2021

Cofnodion:

8.1         Croesawodd y Cadeirydd Siwan Davies a Sulafa Thomas i'r cyfarfod. Cyfeiriodd Siwan y Pwyllgor at y diweddariadau a ddarparwyd yng Nghofrestr Risg Gorfforaethol y Comisiwn a rhoddodd ddiweddariad pellach ar y sefyllfa ddeddfwriaethol, gan amlinellu hynt gyflym Bil Brys y Llywodraeth trwy’r gwahanol gyfnodau a goblygiadau hyn i'r Comisiwn. Byddai'r Bil, sy’n aros i gael Cydsyniad Brenhinol ar gyfer ei ddeddfu fel Deddf Etholiadau Cymru (Coronafeirws) 2021, yn rhoi pwerau i'r Senedd newid dyddiad Etholiad y Senedd hyd at chwe mis pe bai’n angenrheidiol i ddiogelu iechyd y cyhoedd. Byddai hefyd yn cwtogi cyfnod y diddymiad ffurfiol i wythnos.

8.2         Disgrifiodd Siwan y cytundeb y byddai cyfnod hwn o wythnos ar gyfer y diddymiad ffurfiol hwn yn cael ei ragflaenu gan gyfnod cyn y diddymiad o dair wythnos. Yn ystod pedair wythnos y cyfnod hwn, a elwir yn ‘gyfnod yr etholiad’, unig fusnes y Senedd fyddai trafod a chymeradwyo newidiadau arfaethedig i ddyddiad yr etholiad neu ymdrin â materion iechyd cyhoeddus yn ymwneud â’r Coronafeirws. Ychwanegodd y byddai rheolau diddymiad arferol, gan gynnwys rheolau’n ymwneud â defnyddio adnodd y Senedd, yn berthnasol yn ystod pedair wythnos cyfnod yr etholiad. Roedd canllawiau ar gyfer y diddymiad i Aelodau o'r Senedd a staff y Comisiwn yn cael eu diweddaru ar gyfer eu cyhoeddi yn y dyddiau nesaf.

8.3         Disgrifiodd Sulafa y camau ymarferol sy'n cael eu cymryd i ddiweddaru a chyhoeddi canllawiau ar gyfer cyfnod yr etholiad, a'r cynlluniau sy'n cael eu cwblhau ar gyfer dechrau'r Chweched Senedd. Roedd hyn yn cynnwys cynlluniau ar gyfer tyngu’r llw yn rhithwir neu yn gorfforol yn unol â chanllawiau iechyd cyhoeddus, darparu mynediad at offer TG ac adnoddau eraill, a sefydlu swyddfeydd ar gyfer Aelodau newydd ac Aelodau sy'n dychwelyd. Eglurodd Sulafa fod rhywfaint o offer TG ar gyfer Aelodau newydd yn cael ei brynu'n gynnar i leihau’r risgiau posibl o ran oedi wrth gaffael yn ymwneud â diwedd cyfnod Pontio'r UE.

8.4         Dywedodd Sulafa fod cynlluniau hefyd yn cael eu llunio ar gyfer y gwahanol ffurfiau ar gyfer cynnal y seremoni agoriadol swyddogol, yn dibynnu ar y cyfyngiadau symud. Roedd rhaglen gynefino fanwl hefyd yn cael ei chwblhau a fyddai’n canolbwyntio, yn y dyddiau cynnar, ar roi eglurder ar reolau a chyfrifoldebau statudol a mwyaf arwyddocaol yr Aelodau. Roedd trafodaethau hefyd ar y gweill, gan gynnwys gyda'r Llywydd, y Comisiwn a Fforwm y Cadeiryddion (Pwyllgorau), ynglŷn â diwedd y Bumed Senedd o ran adroddiad gwaddol.

8.5         Ychwanegodd Sulafa fod y broses ar gyfer newid dyddiad yr etholiad, a'r trothwyon ar gyfer gwneud hynny, hefyd yn cael eu hystyried. Roedd goblygiadau cyllideb unrhyw newidiadau hefyd yn cael eu monitro. Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor, dywedodd Siwan mai’r Prif Weinidog fyddai’n cynnig newid i ddyddiad yr etholiad ar sail cyngor gan Iechyd Cyhoeddus Cymru a’r Prif Swyddog Meddygol.

8.6         Diolchodd y Cadeirydd i Siwan a Sulafa am eu diweddariadau cynhwysfawr a nododd y cynlluniau trylwyr a datblygedig sydd ar waith. Nododd hefyd y byddai ffocws y Pwyllgor ar reoleidd-dra a phriodoldeb. Hefyd,  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 10

Cyfarfod: 12/02/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Trafod strategaeth y Comisiwn ar gyfer y Chweched Senedd

Cofnodion:

7.1      Gofynnodd y Cadeirydd i Manon roi'r wybodaeth ddiweddaraf am ddatblygiad y strategaeth ar gyfer y Chweched Senedd. Eglurodd fod trafodaethau cychwynnol wedi cael eu cynnal gyda'r Comisiynwyr ynghylch adroddiad gwaddol a'i argymhellion ar gyfer y Comisiwn newydd, gyda thrafodaethau pellach i ddilyn. Roedd nifer o feysydd sy’n cynnig rhywfaith o sicrwydd ar gyfer argymhellion gan y Comisiwn presennol, gan gynnwys y byddai aelodau nesaf y Comisiwn yn newydd a chymeradwyo'r gyllideb ar gyfer 2021-22. Tynnodd Suzy sylw at y ffaith bod y gyllideb eisoes dan bwysau, yn enwedig ar gyfer prosiectau yn y dyfodol a’r ffaith bod angen cefnogaeth realistig a rhesymol gan yr Aelodau. Byddai angen i'r Comisiwn newydd ystyried y cyfyngiadau cyllidebol, rhaglen ddeddfwriaethol Llywodraeth Cymru, a’r hyn a ddysgwyd o sefyllfa Covid wrth flaenoriaethu ei amcanion ar gyfer cyflawni busnes y Senedd, yn ogystal â datblygu strategaethau o ran y gweithlu a llety. Atgoffodd Manon y Pwyllgor hefyd o'r disgwyliad y byddai adolygiad capasiti pellach yn cael ei gynnal ar ddechrau'r Chweched Senedd. Nododd y Pwyllgor fod y nodau strategol yn annhebygol o newid yn sylweddol, ond y byddai ailosod y rhain yn dibynnu ar uchelgeisiau'r Comisiwn newydd, er enghraifft, yn y cam nesaf o ran diwygio'r Senedd a lefelau a dulliau ymgysylltu â'r cyhoedd. Nododd hefyd y byddai angen i farn y Comisiwn cyfredol lywio’r gwaith o bennu nodau a blaenoriaethau strategol.

7.2       Yna trafododd y Pwyllgor enghreifftiau penodol o flaenoriaethau y bydd angen eu hystyried, gan gynnwys pwyso a mesur y rhinweddau yn erbyn y gost o fwrw ymlaen â gweithgareddau ymgysylltu â dinasyddion a'r gwahanol ffyrdd y gellid cyflawni hyn. Awgrymodd Aled werthusiad o brofiad y Cynulliad/Senedd o’u cymharu â chynulliadau dinasyddion a phrofiadau mewn rhannau eraill, megis Iwerddon a'r Alban. 

7.3       Roedd dyfodol Tŷ Hywel yn dal i fod yn fater byw. Amlinellodd Dave gynlluniau tymor byr ar gyfer gwaith cynnal a chadw ac adnewyddu yn swyddfeydd Aelodau yn ystod cyfnod y diddymiad, a chynlluniau tymor canolig i'r tymor hir ar gyfer dychwelyd i'r ystâd. Disgrifiodd gynlluniau'r Comisiwn i dreialu'r cynigion a gymeradwywyd i gefnogi ffordd fwy hybrid o weithio i staff ledled yr ystâd. Bydd y cynlluniau peilotiaid hyn yn cael eu gwerthuso a'u haddasu i gyd-fynd â meysydd cyfrifoldeb. Byddai cyflwyno hyn yn golygu archwilio atebion arloesol ac ailgyfeirio adnoddau i ddarparu'r lleoedd a'r dechnoleg i hwyluso fformatau gweithle newydd.  

7.4       Gofynnodd Aled am ddiweddariad ar y trefniadau tymor hir ar gyfer prydles Tŷ Hywel, ac awgrymodd yr angen am bapur opsiynau pan adolygir y brydles. Dywedodd Dave y byddai trafodaethau archwiliadol yn dechrau gyda'r landlord yn ystod y misoedd nesaf.

Cyfarfod: 12/02/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Adroddiad diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd (gan gynnwys rhagolwg o gynllun archwilio 2021-22)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 69

Cofnodion:

4.1         Cyflwynodd Gareth ei ddiweddariad arferol ar weithgaredd llywodraethu a sicrhau a gwaith archwilio. Amlinellodd sut yr oedd wedi parhau i arwain Llif Gwaith Sicrwydd o ran Rhaglen y Comisiwn ar gyfer Dychwelyd i'r Ystâd a’i gyfranogiad o’r fforwm rhyngseneddol ar Barhad Busnes. Hefyd rhoddodd ddiweddariad ar baratoadau ar gyfer cynhyrchu Adroddiad Blynyddol 2020-21 y Comisiwn, a chynhyrchu datganiadau sicrwydd gan bob Pennaeth Gwasanaeth a Chyfarwyddwr, sef gwaith yr oedd ei dîm yn arwain arno.   

4.2         Dosbarthwyd yr adroddiad ar yr adolygiad rheoli risg a materion y tu allan i'r Pwyllgor, ac roedd adolygiad o reoli asedau TGCh ar gyfer staff y Comisiwn ac Aelodau o'r Senedd a'u staff yn aros i gael ei glirio cyn ei rannu â'r Pwyllgor.

4.3         Holodd y Pwyllgor ynghylch y meini prawf ar gyfer dychwelyd asedau TGCh a dodrefn gan Aelodau sy’n gadael ac ynghylch dyrannu offer i Aelodau newydd ac Aelodau sy'n dychwelyd. Cytunodd Gareth y byddai'n trafod opsiynau ailgylchu ac ailddefnyddio â chydweithwyr yn nhîm Cymorth Busnes i’r Aelodau a Rheoli Cyfleusterau ac Ystadau. 

4.4         Aildrefnwyd yr archwiliad o ddiwylliant cydymffurfio ar gyfer tymor yr hydref; nid oedd ei gwmpas wedi'i ddiffinio eto. Disgrifiodd Gareth yr offeryn cydymffurfio meta a ddefnyddiwyd i gyflwyno rhai polisïau, a bydd ei effeithiolrwydd yn cael ei werthuso. Holodd aelodau'r pwyllgor ynghylch ei ddefnydd i helpu i sicrhau lefel eu cydymffurfiad â pholisïau'r Comisiwn y tu hwnt i'r Rheolau Diogelwch TGCh.

4.5         O ran anghenion hyfforddiant  aelodau'r Pwyllgor yn gyffredinol, awgrymodd y Cadeirydd y dylai ef a’r tîm clercio drafod y mater. 

4.6         Wrth lunio ei Adroddiad Blynyddol a'i Farn ar ddiwedd y flwyddyn, bydd Gareth yn adolygu Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. Bydd ei adroddiad yn cydnabod sut yr oedd modd gwrthbwyso’r gostyngiad yn nifer yr adroddiadau archwilio mewnol traddodiadol a gynhyrchir, trwy iddo gynnig ffyrdd ychwanegol o roi sicrwydd ac adolygiad yn ystod y cyfnod hwn, gan gynnwys gwasanaethu ar fyrddau, yn darparu sicrwydd a chyngor amser real i uwch-reolwyr ac eraill.

4.7         I gloi’r eitem fe gyflwynodd Gareth ei ragolwg ar gyfer 2021-22 a fydd yn cynnwys gwaith sy'n gysylltiedig â Senedd newydd, yn ogystal â’r archwilio a ohiriwyd o'r flwyddyn flaenorol a'r adolygiadau rheolaidd o feysydd fel systemau ariannol, treuliau Aelodau a seiberddiogelwch. Croesawodd y Pwyllgor gynlluniau i gynnal yr adolygiad arfaethedig o werth am arian o'r Gwasanaeth Ymchwil, yn benodol ynglŷn â’r Llyfrgell, gan y bydd yn dangos defnydd effeithiol o adnoddau.  

 

Cyfarfod: 12/02/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

COVID-19 - Diweddariad corfforaethol

Cofnodion:

3.1         Rhoddodd Dave Tosh y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y trefniadau sydd ar waith ar yr ystâd. Oherwydd y cyfyngiadau haen 4, roedd busnes y Senedd yn hollol rithwir ac felly y byddai'n aros hyd nes i gyfyngiadau gael eu codi. Roedd y cyfyngiadau wedi lleihau'r risg ar yr ystâd yn sylweddol gan fod presenoldeb yn is na 15 y cant, o’i gymharu â’r trothwy o 30 y cant. Roedd y rhai a oedd yn bresennol, gan gynnwys y rhai a oedd yn cefnogi busnes y Senedd ar ddydd Mawrth a dydd Mercher, yn rhwym wrth reolau cadw pellter cymdeithasol, a oedd yn gweithio'n dda. 

3.2         Roedd grŵp rhaglen Dychwelyd i'r Ystad yn parhau i baratoi ar gyfer nifer o senarios yn seiliedig ar lacio cyfyngiadau, yn enwedig o ystyried llwyddiant cynnar y rhaglen frechu. Roeddent yn canolbwyntio ar fonitro'r rheoliadau i sicrhau bod y sefydliad mor barod â phosibl ar gyfer ailagor. Byddai'r grŵp hwn yn darparu diweddariadau wythnosol i'r Tîm Arweinyddiaeth a byddai'n parhau i ymgynghori â deddfwrfeydd eraill.

3.3         Gofynnodd aelodau'r pwyllgor a fyddai llwyddiant y rhaglen frechu yn golygu y gallai staff ddychwelyd i'r ystâd yn gynt. Mewn ymateb, cadarnhaodd Dave fod hyn yn annhebygol oherwydd proffil oedran defnyddwyr yr adeiladau, gan fod y mwyafrif ohonynt yn annhebygol o gael eu brechu tan yn ddiweddarach yn y flwyddyn. Pwysleisiodd hefyd fod rheolau ynghylch cadw pellter cymdeithasol a gwisgo masgiau wyneb yn debygol o aros am gryn amser, yn ogystal â dod i’r gweithle dim ond os yw’n hanfodol. 

3.4         Mae'r Tîm Ystadau a Chyfleusterau wedi nodi mannau peilot ar gyfer newidiadau penodol i brofi sut y gallai dychwelyd i'r ystâd edrych, gyda phresenoldeb corfforol a phresenoldeb rhithwir, yn ogystal â mannau cyfarfod ac ymneilltuo. Byddai'r mannau peilot hyn yn cael eu gwerthuso a'u haddasu cyn eu cyflwyno i leoedd eraill. 

3.5         Wrth gael ei holi am bwysigrwydd monitro llesiant staff, rhoes Dave sicrwydd i’r Pwyllgor fod yr heriau i nifer o weithwyr ynghylch cyfrifoldebau domestig ac addysg gartref yn cael eu monitro'n weithredol gan reolwyr llinell a bod lles a llesiant staff yn flaenoriaeth i bawb. Roedd cau am gyfnod estynedig dros y Nadolig wedi rhoi cyfle i fwyafrif helaeth y staff gymryd hoe, yn ogystal â lleihau'r ffigur ar gyfer gwyliau blynyddol cronedig. Er bod y cyfnod clo parhaus yn rhoi pwysau ar lawer, credai fod polisïau'r Comisiwn a hyblygrwydd timau i weithio'n wahanol yn golygu bod y mater yn cael ei reoli'n dda. Dywedodd hefyd fod cyd-ddealltwriaeth o'r pwysau trwy drafodaethau rheolaidd gyda'r Comisiwn a Fforwm y Cadeiryddion. 

3.6         Hefyd, dywedodd Arwyn Jones wrth y Pwyllgor fod y cynllunio ar gyfer dechrau'r Chweched Senedd ar y gweill i ganiatáu ar gyfer trafodion rhithwir yn bennaf. Roedd hyn yn cynnwys y seremoni agoriadol swyddogol, a allai fod yn gymysgedd o weithgareddau rhithwir a gweithgareddau ar y safle, yn dibynnu ar y cyfyngiadau a fydd ar waith bryd hynny. Bu staff y Comisiwn yn cymryd rhan mewn trafodaethau gyda'r gwahanol randdeiliaid. 

3.7         Croesawodd  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 3

Cyfarfod: 12/02/2021 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Diweddariad ar Ddiogelu Data

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 74

Cofnodion:

5.1 Cyflwynodd Gareth y papur hwn, a fwriadwyd i roi sicrwydd bod y Comisiwn yn adolygu eu gallu i gydymffurfio â GDPR yn gyson. Roedd y papur hwn yn canolbwyntio ar sut yr eir i'r afael wrth symud ymlaen â'r bylchau a nodwyd, ac ar gynlluniau ar gyfer archwiliadau cydymffurfio yn y dyfodol. Amlinellodd hefyd ddatblygiad offeryn cydymffurfio â diogelu data (yn seiliedig ar hunanasesiad Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth) a oedd yn cael ei gyflwyno i feysydd cyfrifoldeb.

5.2 Ychwanegodd Gareth fod cael Dirprwy Swyddog Diogelu Data yn golygu y bydd mwy o ffocws ar gamau blaenoriaeth, gan gynnwys hyfforddiant ac ymwybyddiaeth, canllawiau a pholisi, gan gynnwys o ran cadw gwybodaeth. Cytunodd Gareth i ddarparu adroddiadau rheolaidd ar gynnydd y camau a nodwyd a bydd yn gwirio’r cynnydd yn ffurfiol ymhen blwyddyn trwy archwiliad ffurfiol.

5.3 Croesawodd y Pwyllgor y diweddariad hwn a'r dull arfaethedig. Pan ofynnwyd iddo a fyddai cyngor a hyfforddiant yn cael eu rhoi i'r Aelodau a'u staff, atgoffodd Gareth y Pwyllgor fod yr Aelodau'n rheolwyr data ynddynt eu hunain ond y byddai ei dîm yn gwneud yr Aelodau'n ymwybodol o ganllawiau, gan gynnwys canllawiau Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO). Cyfeiriodd hefyd at sesiynau hyfforddi yr oedd swyddfa ICO Cymru wedi'u darparu i Aelodau yn y gorffennol, a'r opsiwn o ddarparu sesiynau rhithwir posibl yn y dyfodol.

 

Cyfarfod: 20/11/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Y wybodaeth ddiweddaraf gan y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a'r Pwyllgor Cyllid

Cofnodion:

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

 

9.1        Amlinellodd Nia y sesiynau tystiolaeth gyda'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a'r Pwyllgor Cyllid. Gosodwyd cyllideb ddrafft y Comisiwn ar gyfer 2021-22 ar 1 Hydref 2020 a chynhaliwyd y sesiwn dystiolaeth gyda'r Pwyllgor Cyllid ar 5 Hydref. Derbyniwyd adroddiad y Pwyllgor a chyhoeddwyd ymateb. Gosodwyd y gyllideb derfynol ar 4 Tachwedd a chafodd ei thrafod yn y Cyfarfod Llawn ar 11 Tachwedd. Roedd cyllideb 2021-22 yn ymwneud â blwyddyn gyntaf y Chweched Senedd a fyddai’n cael ei goruchwylio gan y Comisiwn newydd sydd i’w phenodi yn haf 2021.

9.2        Roedd gwaith craffu y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus ar adroddiad blynyddol 2019-20 wedi canolbwyntio ar les staff a chyfleoedd caffael Cymru. Roedd Cadeirydd y Pwyllgor Cyllid wedi croesawu gwaith blaengynllunio prosiectau hirdymor ac wedi codi cwestiynau pellach ar y cynllun ymadael gwirfoddol y mae'r Comisiwn wedi ymateb iddo.

9.3        Cwestiynodd y Pwyllgor a oedd ymgysylltiad â sefydliadau fel y Siambr Fasnach a'r Ffederasiwn Busnesau Bach wrth gaffael am nwyddau a gwasanaethau. Cadarnhaodd Dave fod y Comisiwn yn ymgysylltu'n weithredol â chyflenwyr a'u bod yn ystyried ffyrdd y gellid annog cyflenwyr i edrych yn rhagweithiol ar y cyfleoedd sydd ar gael iddynt.

9.4        Ychwanegodd Gareth y byddai adolygiad o gaffael, a oedd bellach yn rhan o'i faes gwasanaeth yn cael ei gynnal ac y cyflwynir adroddiad i'r Pwyllgor maes o law.

9.5        Diolchodd y Cadeirydd i Nia am y diweddariad hwn a'r papurau a ddosbarthwyd cyn y cyfarfod. Gofynnodd am gael dychwelyd at weithdrefnau ymgysylltu â chaffael mewn cyfarfod yn y dyfodol.

 

Cam gweithredu

 

·         (9.5) Ychwanegu ystyriaeth o ymgysylltiad â chyflenwyr o Gymru a sefydliadau perthnasol at y flaenraglen waith ar gyfer cyfarfod yn y dyfodol.

Cyfarfod: 20/11/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 13)

Trafod adroddiad etifeddiaeth gan y Pwyllgor yn deillio o dymor presennol y Senedd

Cofnodion:

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

 

13.1 Byddai'r eitem hon yn cael ei thrafod y tu allan i'r pwyllgor.

Cyfarfod: 20/11/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

COVID-19 - Diweddariad corfforaethol

Cofnodion:

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

 

3.1         Rhoddodd Dave Tosh ddiweddariad i'r Pwyllgor ar y trefniadau sydd ar waith ar yr ystâd a llwyddiant parhaus busnes rhithwir a hybrid y Senedd. Roedd y Cyfarfod Llawn wedi'i ddarparu’n rhithwir yn ystod y cyfnod atal byr ond wedi dychwelyd i fformat hybrid pan godwyd cyfyngiadau cenedlaethol ar 9 Tachwedd.

3.2         Profwyd yr 'ap' pleidleisio ar-lein yn drylwyr mewn dadl ddiweddar ar y Bil Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) gyda phleidleisiau wedi'u cynnal ar dros gant o welliannau.

3.3         Roedd cynlluniau i brofi'r model hybrid ar gyfer Pwyllgorau'r Senedd wedi'u hatal oherwydd y cyfnod atal byr ond byddent bellach yn digwydd ym mis Rhagfyr. Roedd yr Aelodau a'r Comisiwn yn awyddus i drefniadau hybrid o'r fath barhau ar gyfer busnes y Senedd yn y dyfodol gan y byddai'n sicrhau buddion fel ymgysylltiad ehangach a llai o deithio.

3.4         Yn ddiweddar, roedd Siwan Davies a Sian Wilkins, Pennaeth Gwasanaeth y Siambr a Phwyllgorau, wedi darparu tystiolaeth i un o bwyllgorau Senedd yr Alban ar ein trefniadau gweithdrefnol ac ymarferol yn ystod y pandemig. Roedd y sesiwn, a gafodd dderbyniad da, yn myfyrio’n gadarnhaol ar y ffyrdd hyblyg yr oedd y Comisiwn yn cefnogi busnes ffurfiol y Senedd a'r trefniadau technegol sydd ar waith i hwyluso ymgysylltiad.

3.5         Yna rhannodd Dave ganlyniadau'r arolwg pwls staff diweddaraf a ddangosodd lefelau uchel o foddhad â'r trefniadau gweithio cyfredol ac a amlygodd rai heriau o ran diffyg rhyngweithio cymdeithasol, yr oedd y Tîm Arweinyddiaeth yn eu hystyried.

3.6         O ran y lle gwaith ffisegol, amlinellodd Dave sut yr oedd yn gweithio gyda'r tîm Rheoli Ystadau a Chyfleusterau i ystyried opsiynau i ddarparu ar gyfer presenoldeb ffisegol a rhithwir preswylwyr yr adeilad. Roedd hynny'n cynnwys ystyriaethau megis sicrhau bod digon o leoedd cyfarfod, wedi'u cefnogi gan offer a thechnoleg i hwyluso ymgysylltiad â'r rhai sy'n gweithio o bell ac mewn ffyrdd a oedd y lleiaf aflonyddgar. Roeddent hefyd yn ystyried modelau arfer gorau o fannau eraill ac atebion a fyddai'n gweithio orau i'r sefydliad.

3.7         Tynnodd Suzy Davies sylw at yr adborth cadarnhaol gan Aelodau’r Senedd, yn enwedig y ddarpariaeth TG a’i gwytnwch yn ystod y pandemig a chynigiodd ei llongyfarchiadau i’r Comisiwn am y trosglwyddiad di-dor i drafodion hybrid a rhithwir.

3.8         Diolchodd aelodau'r pwyllgor Dave am y diweddariad hwn a chroesawwyd y ffyrdd yr oedd y Comisiwn yn ystyried opsiynau, gan ychwanegu bod astudiaethau wedi dangos nad oedd system o weithio wrth sawl gweithfan bob amser yn gweithio'n dda. Gwnaethant hefyd annog swyddogion i gasglu ffigurau ar gyfran y staff sy'n debygol o weithio gartref yn y dyfodol, gan y byddai hyn yn hanfodol wrth bennu'r lle sydd ar gael.

3.9         Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor am y brechlyn Coronafeirws ar gyfer gweithwyr allweddol dynodedig y Senedd, dywedodd Dave y byddent yn dilyn canllawiau Iechyd Cyhoeddus Cymru a Llywodraeth Cymru. Ychwanegodd Gareth Watts fod rolau seneddau wedi’u trafod mewn cyfarfod rhyngseneddol diweddar, gan nodi y byddai Tŷ’r Cyffredin yn helpu i gydgysylltu unrhyw drafodaethau  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 3

Cyfarfod: 20/11/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 12)

Achosion o dorri rheolau gwybodaeth (adroddiad ddwywaith y flwyddyn)

Cofnodion:

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

 

12.1 Hysbysodd Dave, fel Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth y Comisiwn, y Pwyllgor o bum achos o dorri rheolau gwybodaeth, un ohonynt gan drydydd parti ac ni chafodd yr un ohonynt eu trosglwyddo i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Atgoffwyd y staff dan sylw i wirio cyfeiriadau e-bost ddwywaith a defnyddio copi carbon dall (BCC) pan fo'n briodol. Gofynnwyd iddynt hefyd ddiweddaru cyfarwyddiadau desg ac atgoffa staff o unrhyw brosesau newydd sydd ar waith.

Cyfarfod: 10/07/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Sganio'r gorwel yn strategol er mwyn llywio blaenraglen waith y Pwyllgor

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 85
  • Cyfyngedig 86

Cofnodion:

ARAC (04-20) Papur 4 – Y flaenraglen waith

ARAC (04-20) Papur 5 – rhaglen waith ddrafft y Comisiwn

 

4.1        Arweiniodd y Cadeirydd drafodaeth ynghylch dyddiadau cyfarfodydd yn y dyfodol ac eitemau ar gyfer blaenraglen waith y Pwyllgor. 

4.2        O ran dyddiadau, cytunwyd y dylai cyfarfodydd ddilyn y patrwm arferol, sef Tachwedd, Chwefror, Ebrill, Mehefin a Gorffennaf. Byddai'r tîm clercio yn anfon dyddiadau’r cyfarfodydd i wirio a yw pobl ar gael, gan osgoi gwrthdaro ag ymrwymiadau eraill a amlinellwyd gan aelodau'r Pwyllgor.

4.3        O ran cynnwys y flaenraglen waith, nododd y Cadeirydd nifer o eitemau y credai y dylid eu cynnwys ar ben yr eitemau rheolaidd a amlinellwyd yng Nghylch Gorchwyl y Pwyllgor, y nodwyd rhai ohonynt yn Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor. Roedd y rhain yn cynnwys: diweddariad ym mis Tachwedd ar gynllunio a chyfathrebu ynghylch Etholiadau’r Senedd 2021; diweddariad manwl ym mis Chwefror ar reoli risgiau seiberddiogelwch; diweddariad ym mis Tachwedd ar newid cyfansoddiadol a Brexit; diweddariadau rheolaidd ar drafodaethau yng nghyfarfod Pwyllgor Cynghori Comisiwn y Senedd ar Daliadau, Ymgysylltu a'r Gweithlu; trafod yr amgylchedd ar ôl Covid-19 ym mis Chwefror (gan gynnwys dirywiad economaidd, a’r elfennau cymdeithasol a dynol); a chynaliadwyedd a newid hinsawdd. 

4.4        Cytunwyd hefyd y byddai diweddariadau yn cael eu darparu i'r Pwyllgor ar faterion yn ymwneud â chyllideb a chyfrifon y Comisiwn y tu allan i'r pwyllgor ar adegau priodol yn ystod y flwyddyn, er enghraifft, cyn i'r gyllideb gael ei gosod. 

4.5        Mewn ymateb i bryderon a godwyd ynghylch cydymffurfio â'r Ddeddf Ieithoedd Swyddogol oherwydd y cyfnod hir tebygol o weithio o bell a'r diffyg opsiynau dwyieithog sydd ar gael, sicrhaodd Manon a Dave y Pwyllgor fod hyn yn cael ei drafod o dan y cynlluniau ar gyfer dychwelyd i'r ystâd ac y byddent yn parhau i archwilio technolegau amgen.

Cyfarfod: 10/07/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Adolygu Fframwaith Sicrwydd y Comisiwn yn ei gyfanrwydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 89
  • Cyfyngedig 90
  • Cyfyngedig 91

Cofnodion:

ARAC (04-20) Papur 3 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y Fframwaith Sicrwydd

ARAC (04-20) Papur 3 Atodiad A - Map Sicrwydd y Comisiwn

ARAC (04-20) Papur 3 Atodiad B - ARAC yn rhoi sylw i'r Fframwaith Sicrwydd - Mehefin 19 i Mehefin 20

 

3.1        Estynnodd y Cadeirydd wahoddiad i Dave Tosh i gyflwyno'r eitem hon. Sicrhaodd Dave y Pwyllgor fod y Fframwaith Sicrwydd yn parhau i fod yn rhan greiddiol o’r sefydliad a'i fod yn cael ei ddefnyddio ar lefel weithredol ac ar lefel y gyfarwyddiaeth a'i fod yn parhau i fod yn addas at y diben. Ychwanegodd fod y Cyfarwyddwyr wedi craffu ar fap sicrwydd cyffredinol y Comisiwn a’i ddiweddaru yn gynharach yn y flwyddyn, a llywiwyd hyn gan dystiolaeth trwy fapiau sicrwydd unigol a gynhyrchwyd gan bob Pennaeth Gwasanaeth. 

3.2        Dywedodd Dave y byddai'r tîm Llywodraethu a Sicrwydd yn adolygu'r broses yn ogystal â fformat y mapiau sicrwydd a'r datganiadau cyn yr ymarfer casglu sicrwydd nesaf yn nhymor yr hydref, ond nid oedd yn rhagweld unrhyw newidiadau mawr. 

3.3        Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd ynghylch cymharu'r fframwaith â fframweithiau sefydliadau eraill, atgoffodd Kathryn y Pwyllgor fod adolygiad archwilio mewnol annibynnol a gynhaliwyd ddwy flynedd yn ôl wedi ystyried gwahanol fodelau ar gyfer mapio sicrwydd a'i fod wedi dod i'r casgliad bod y broses yn gadarn, heb fod yn rhy fiwrocrataidd, a’i fod wedi darparu'r sicrwydd angenrheidiol ar bob lefel.  Ychwanegodd fod proses y Comisiwn wedi'i rhannu â sefydliadau eraill a oedd wedi'i defnyddio i lywio'r broses o weithredu fframweithiau tebyg a'i bod wedi'i henwi’n aml fel enghraifft o arfer da.

3.4        Croesawodd y Pwyllgor y diweddariad hwn ynghylch defnydd y Fframwaith Sicrwydd a’r adolygiad parhaus er mwyn sicrhau ei fod yn parhau i fod yn addas at y diben.  Anogodd y Cadeirydd y swyddogion i sicrhau bod sicrwydd allanol wedi cael ei gofnodi’n briodol pan adolygwyd y fframwaith ac i edrych eto ar ddulliau a fabwysiadwyd mewn sefydliadau eraill. 

3.5        Mynegodd aelodau'r pwyllgor ddiddordeb mewn cael gwybod am flaenraglenni gwaith y Comisiwn (a ddarperir yn y cyfarfod hwn), Pwyllgor Cynghori Comisiwn y Senedd ar Daliadau, Ymgysylltu a'r Gweithlu a’r Bwrdd Taliadau hefyd.

 

Camau i’w cymryd

·         (3.5) Rhannu manylion am flaenraglenni gwaith Pwyllgor Cynghori Comisiwn y Senedd ar Daliadau, Ymgysylltu a'r Gweithlu a’r Bwrdd Taliadau.  

·         (3.5) Dave i drefnu trafod llywodraethu’r Bwrdd Taliadau gyda Suzy.

 

Cyfarfod: 15/06/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 94
  • Cyfyngedig 95

Cofnodion:

ARAC (03-20) Papur 3 - Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd 

ARAC (03-20) Papur 3 Atodiad A - IASAB

3.1        Cyflwynodd Gareth Watts ei adroddiad a disgrifiodd sut yr oedd yn dal i gyfrannu at ymateb y Comisiwn i bandemig Covid-19. Bellach roedd hefyd yn arwain y llif gwaith llywodraethu a sicrwydd yn y cynlluniau i ddychwelyd i'r ystâd. Er bod yr ymrwymiadau hyn wedi amharu ar ei gynlluniau gwreiddiol ar gyfer archwilio mewnol, rhoddodd Gareth sicrwydd i’r Pwyllgor drwy egluro sut yr oedd ei dîm wedi parhau i roi sylw manwl i lywodraethu a sicrwydd. Er enghraifft, disgrifiodd sut yr oeddent wedi parhau i sicrhau: bod y prosesau rheoli risg yn dal i fod yn gadarn; eu bod yn ymateb i geisiadau Rhyddid Gwybodaeth o fewn terfynau amser; bod cydweithwyr wedi’u cefnogi i greu hysbysiadau preifatrwydd ac ymholiadau diogelu data; a bod yr adrannau naratif yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol a'r Adroddiad Blynyddol wedi'u cwblhau i safon uchel iawn ac i derfynau amser heriol.

3.2        Ychwanegodd Gareth y byddai'n trafod â TIAA (partneriaid archwilio mewnol ar gontract allanol) i ddynodi meysydd y gellid eu harchwilio mewn ffordd ‘rithwir’, a byddai’n diweddaru'r Pwyllgor yn unol â hynny.

3.3        Cyfeiriodd Gareth at y papur gwybodaeth am gydymffurfio â'r PSIAS yn ystod y pandemig coronafeirws, papur a oedd wedi’i greu’n ddiweddar gan y Bwrdd Cynghori ar Safonau Archwilio Mewnol ac a gyflwynwyd yn Atodiad A i'r papur hwn. Cynghorodd y byddai'n rhannu papur gwybodaeth arall â’r Pwyllgor am sut y mae archwilwyr mewnol yn gwneud pethau'n wahanol yn ystod y pandemig, a hwnnw i’w gyhoeddi cyn hir.

Camau Gweithredu

(3.3) Gareth Watts i gylchredeg y papur gwybodaeth IASAB/CIPFA ychwanegol pan gaiff ei gyhoeddi.

 

 

Cyfarfod: 15/06/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Archwiliad beirniadol o risg - ymateb y Comisiwn i'r coronafeirws (Covid-19)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 98

Cofnodion:

ARAC (03-20) Papur 7 – Llacio’r Cyfyngiadau Symud

7.1         Cyflwynodd Dave y papur, a oedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am drefniadau'r Comisiwn mewn ymateb i[r pandemig Covid-19 yn ogystal â nodi'r amcanion, yr egwyddorion a'r rhagdybiaethau gweithio a fyddai'n llywio’r paratoadau er mwyn i bobl ddychwelyd i'r ystâd. Yn ogystal, amlinellodd Dave y ffrydiau gwaith i sicrhau, pan fydd gofyn gwneud hynny, y gallai’r broses ddychwelyd fynd rhagddi’n effeithiol ac yn ddiogel a bod gwersi ar gyfer y dyfodol yn cael eu cofnodi.

7.2         Clywodd y Pwyllgor fod y Comisiwn wedi dangos cryn allu i addasu wrth ddarparu Cyfarfodydd Llawn rhithwir dros gyfnod y cyfyngiadau symud. Fel rhan o'r broses o ddychwelyd i’r ystâd, roeddent yn ystyried y posibilrwydd o gynnal Cyfarfodydd Llawn hybrid, gyda chyfran o'r Aelodau’n bresennol yn gorfforol, ac eraill yn cymryd rhan o bell. Ochr yn ochr â hyn, roeddent yn ystyried defnyddio rhaglen bleidleisio pwrpasol, a oedd wedi’i datblygu'n fewnol, a fyddai'n galluogi Aelodau'r Senedd i fwrw pleidleisiau o bell.

7.3         Roedd Cadeiryddion y Pwyllgorau yn dal i roi adborth cadarnhaol ar y gallu i gynnal cyfarfodydd rhithwir, gyda busnes wedi'i drefnu tan ddiwedd y tymor. Roedd y Pwyllgor Busnes i ystyried opsiynau ar gyfer cynnal busnes hanfodol y Senedd yn ystod toriad yr haf. Ochr yn ochr â hyn, roedd gwaith i baratoi’r ystâd ar gyfer pobl wedi cael ei wneud, gan gynnwys gosod arwyddion clir ar gyfer staff a niferoedd cynyddol o fannau diheintio ledled yr ystâd.

7.4         Roedd sicrhau bod staff, Aelodau'r Senedd a'u staff yn parhau i gael eu diweddaru'n rheolaidd yn rhan hollbwysig o’r gwaith hwn. Dywedodd Arwyn wrth y Pwyllgor fod grŵp cyfathrebu mewnol, a hwnnw’n cynnwys aelodau o staff Tîm Arweinyddiaeth y Comisiwn, wedi'i greu. Roedd yn cyfarfod yn ddyddiol i gydlynu’r broses gyfathrebu a negeseuon. Roedd sesiwn rithwir ddiweddar i’r holl staff a ddarparwyd gan Manon a'r cyfarwyddwyr wedi arwain at adborth cadarnhaol, gyda nifer fawr o staff yn bresennol. Wrth i’r gwaith ar gyfer dychwelyd i’r ystâd ddatblygu, byddai’r gweithgarwch cyfathrebu'n cynyddu er mwyn helpu i leddfu unrhyw bryder ymhlith staff.

7.5         Dywedodd Gareth wrth y Pwyllgor mai ei rôl, fel Pennaeth Llywodraethu, oedd parhau i sicrhau y cedwir at egwyddorion llywodraethu drwy gydol y broses benderfynu. Ychwanegodd ei fod hefyd yn gwneud darn o waith i gofnodi gwersi a ddysgwyd ym mhob un o'r ffrydiau gwaith eraill.

7.6         Mewn ymateb i gwestiynau gan Ann ynghylch adnabod yr aelodau hynny o staff a allai fod angen cymorth ychwanegol cyn dychwelyd i'r ystâd, sicrhaodd Dave y Pwyllgor fod gwaith wedi’i wneud i adnabod y staff hynny y gallai fod angen cymorth ychwanegol arnynt wrth ddod yn ôl i'r gweithle.

7.7        Diolchodd y Cadeirydd i Dave am y papur trylwyr a chydnabu faint yr her sy’n wynebu Bwrdd Gweithredol y Comisiwn wrth sicrhau bod unrhyw bosibilrwydd o ddychwelyd i'r ystâd yn cael ei reoli'n effeithiol, ond cafodd ei sicrhau gan y diweddariad a ddarparwyd.

Cyfarfod: 15/06/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon y Comisiwn 2019-20

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 101

Cofnodion:

ARAC (03-20) Paper 5 – Annual Report and Accounts 2019-20

ARAARAC (03-20) Papur 5 - Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 2019-20

ARAC (03-20) Papur 5 Atodiad A – Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 2019-20  

5.1         Dywedodd aelodau’r Pwyllgor fod fformat, cynnwys a chywirdeb yr Adroddiad Blynyddol a’r Cyfrifon wedi gwneud cryn argraff arnynt, yn enwedig gan fod yr amserlen ar gyfer creu’r rhain wedi’i chwtogi eleni, a chan ystyried sut y mae’r pandemig Covid-19 wedi amharu ar bethau. Gwnaeth ansawdd y gwaith cynhyrchu argraff arnynt hefyd, yn enwedig ac ystyried bod y tîm yn un bach.

5.2         Argymhellodd y Pwyllgor i'r Swyddog Cyfrifyddu y dylid llofnodi'r datganiadau ariannol ar gyfer 2019-20. Byddai'r Archwilydd Cyffredinol Cynorthwyol yn ychwanegu ei lofnod electronig a byddai'r adroddiad yn cael ei osod a'i gyhoeddi.

5.3         Gofynnodd aelodau'r pwyllgor am sylw posibl gan y cyfryngau yn dilyn cyhoeddi'r adroddiad a sut orau i roi cyhoeddusrwydd i waith y Senedd. Mewn ymateb, dywedodd Arwyn fod trafodaethau eisoes yn cael eu cynnal â’r cyfryngau i dynnu sylw at straeon cadarnhaol, megis gostyngiadau sylweddol yn ein hôl troed carbon, ond roedd yn cydnabod ei bod yn anodd ennyn diddordeb y cyhoedd, gyda’r ffocws yn dal yn bennaf ar straeon sy’n gysylltiedig â Covid-19.

5.4         Diolchodd y Cadeirydd i bawb am eu cyfraniadau ac anogodd y swyddogion i ystyried sut i ddefnyddio'r adroddiad drwy gydol y flwyddyn i hyrwyddo ac amlygu gwaith y Senedd. Cytunwyd y byddai'r Pwyllgor hefyd yn trafod hyn eto yn yr hydref.   

Camau gweithredu

 (5.4) Yn yr hydref, ARAC i adolygu sut y gellir defnyddio'r Adroddiad Blynyddol a'r Cyfrifon i hyrwyddo gwaith y Senedd drwy gydol y flwyddyn.C (03-20) Paper 5 Annex A – Annual Report and Accounts 2019-20  

5.5         The Committee noted how impressed they were with the format, content and accuracy of the Annual Report and Accounts, especially as the timescale for its production had been brought forward this year, and given the disruption caused by the Covid-19 pandemic. They were also impressed with the quality of its production, especially given the small team involved.

5.6         The Committee recommended to the Accounting Officer that the financial statements for 2019-20 should be signed. The Assistant Auditor General would add his electronic signature and the report would be laid and published.

5.7         Committee members asked about possible media attention following publication of the report and how best to publicise the work of the Senedd. In response, Arwyn advised that discussions were already being held with the media to highlight positive stories, such as significant reductions in our carbon footprint, but acknowledged the difficulties in capturing the interest of the public with the focus still primarily on Covid-19 related stories.

5.8         The Chair thanked everyone for their contributions and encouraged officials consider how to use the report throughout the year to promote and highlight the work of the Senedd. It was agreed that the Committee would also return to this in the autumn.   

Action

(5.4) ARAC to review in the autumn, ways in which the Annual Report and  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 5

Cyfarfod: 15/06/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Dull y Comisiwn o gynllunio etholiadau

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 104

Cofnodion:

ARAC (03-20) Papur 10 - Cynllunio ar gyfer Etholiadau’r Senedd yn 2021

10.1       Cyflwynodd Sulafa Thomas, Pennaeth Cymorth i’r Comisiwn ac i’r Aelodau, y papur a rhoi amlinelliad i'r Pwyllgor o ddull y Comisiwn o baratoi ar gyfer etholiadau nesaf y Senedd ym mis Mai 2021. Roedd y papur yn cynnwys trosolwg o’r risgiau i enw da’r Senedd ar ôl diddymu’r Pumed Senedd a phontio i’r Chweched Senedd.

10.2       Wrth ymateb i gwestiynau ynghylch trosiant posibl ymhlith yr Aelodau, eglurodd Sulafa y byddai'r paratoadau'n ddigon eang i ymdopi â phob sefyllfa, ac eglurodd fod y lefelau trosiant wedi bod yn eithaf uchel ar ôl etholiadau blaenorol. O ran cofnodi asedau materol y Comisiwn yn ystod y cyfnod pontio, dywedodd Sulafa wrth y Pwyllgor fod Tîm Cymorth Busnes yr Aelodau yn cadw cofrestr o asedau. At hynny, dywedodd Gareth wrth y Pwyllgor fod archwiliad o asedau sefydlog wedi'i drefnu yng Nghynllun Archwilio 19-20, ond gallai amseru’r archwiliad newid oherwydd pandemig Covid-19.

10.3       Mewn ymateb i gwestiynau gan Aled yn ymwneud â manylion y gyllideb yn y papur, eglurodd Sulafa y byddai’r costau staff a oedd yn gysylltiedig â'r Agoriad Brenhinol yn cael eu haddasu i adlewyrchu'r trefniadau gwahanol. Esboniodd Dave Tosh fod y costau sy'n gysylltiedig ag ad-drefnu swyddfeydd yn gysylltiedig â'r angen am ddefnydd mwy hyblyg ac effeithlon o ofod swyddfa i ddarparu ar gyfer unrhyw newidiadau posibl i feintiau’r pleidiau gwleidyddol o ganlyniad i'r etholiad.

10.4       Trafododd y Pwyllgor ei rôl yn y broses o gynllunio’r etholiad a gofynnodd am gael diweddariadau wrth i'r gwaith fynd rhagddo, er mwyn rhoi sicrwydd bod risgiau'n ymwneud â'r etholiad yn cael eu rheoli'n addas.

10.5       Diolchodd y Cadeirydd i Sulafa am y papur cynhwysfawr a'r trosolwg trylwyr, a nododd y byddai trafodaethau pellach ar ddull y Comisiwn o wneud gwaith cynllunio ar gyfer yr etholiad yn digwydd yn anffurfiol y tu allan i'r cyfarfod, cyn cynnal trafodaeth ffurfiol yng nghyfarfod yr hydref.

Camau Gweithredu

·          (10.4) ARAC i gael diweddariadau rheolaidd am y gwaith cynllunio ar gyfer etholiad y Chweched Senedd gyda diweddariad ffurfiol yng nghyfarfod yr hydref.

·          (10.5) Aelodau ARAC i drafod gwaith cynllunio’r etholiad yn anffurfiol ac y tu allan i'r pwyllgor, er mwyn llywio’r drafodaeth ffurfiol yng nghyfarfod yr hydref.

 

Cyfarfod: 27/04/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 12)

Diwygio'r Cynulliad - Newid Enw

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 107

Cofnodion:

ACARAC (02-20) Papur 12 - Ymgysylltiad Allanol o ran y Newid Enw - fel y'i dosbarthwyd o'r blaen y tu allan i’r Pwyllgor

12.1     Trafodwyd hyn o dan Eitem 2.

 

Cyfarfod: 27/04/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Adroddiad Twyll Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 110

Cofnodion:

ACARAC (02-20) Papur 5 - Adroddiad Twyll Archwilio Mewnol

5.1        Cyflwynodd Gareth yr Adroddiad Twyll Archwilio Mewnol i'r Pwyllgor a gwahoddodd sylwadau. Wrth ymateb i gwestiynau ynghylch pam na adroddwyd am unrhyw ymgeisiadau amlwg o dwyll, cydnabu Gareth fod gan y Comisiwn reolaethau cadarn ar waith a oedd wedi ystyried yr hyn a ddysgwyd o brofiad blaenorol. Ychwanegodd fod sicrwydd pellach yn cael ei ddarparu drwy’r arfer o rannu gwybodaeth yn barhaus am ddigwyddiadau twyll gan bartneriaid allanol gan gynnwys Archwilio Cymru.

5.2        Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch bod yn fwy agored i risgiau posibl o dwyll o ganlyniad i bandemig Covid-19, rhoddodd Gareth sicrwydd bod y Comisiwn yn effro i'r risgiau hyn a chynigiodd rannu adroddiad diweddar gan y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth ar dwyll mewn llywodraeth leol fel gwybodaeth bellach.

5.3        Rhoddwyd sicrwydd i aelodau'r Pwyllgor bod asedau a gymerwyd o'r swyddfa gan staff i hwyluso gweithio gartref yn ystod pandemig Covid-19 wedi'u cofnodi a bod archwiliad blynyddol o'r holl asedau wedi’i gynnal.

5.4        Nododd y Pwyllgor yr adroddiad a diolchodd i Gareth am y sicrwydd ychwanegol a roddwyd.

Camau gweithredu:

·         (5.2) Gareth i rannu adroddiad y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth ar dwyll mewn llywodraeth leol gydag aelodau ACARAC.

Cyfarfod: 27/04/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 113

Cofnodion:

ACARAC (01-20) Papur 3 – Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd

3.1        Cyflwynodd Gareth Watts yr adroddiad, a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am waith llywodraethu a sicrwydd diweddar, gan gynnwys ymgysylltiad helaeth â threfniadau cynllunio parhad busnes y Comisiwn mewn perthynas â'r pandemig Covid-19 diweddar. Tynnodd sylw at y meysydd cynnydd a ganlyn:

·         paratoi drafft cyntaf yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon ar gyfer 2019-20, a oedd yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor yn y cyfarfod hwn;

·         cwblhau'r adolygiad archwilio mewnol o seiberddiogelwch, a ddosbarthwyd y tu allan i’r Pwyllgor, ac a gofnododd raddfa sicrwydd cymedrol;

·         cwblhau'r archwiliad o lywodraethu prosiectau, a fyddai'n cael ei rannu â'r Pwyllgor yn fuan ac a oedd wedi cofnodi graddfa sicrwydd cymedrol hefyd;

·         gwaith ar adolygiad o gydymffurfiad â'r Cynllun Ieithoedd Swyddogol a oedd wedi, yn sgil argyfwng Covid-19, gweithredu dull gwahanol i’r hyn a gynlluniwyd. Roedd hyn wedi cynnwys trafodaethau gyda chydweithwyr yn y gwasanaeth cyfieithu a chofnodi lle’r oedd yn gallu cael sicrwydd a thystiolaeth dda o gydymffurfiaeth, gan gynnwys drwy Femorandwm Cyd-ddealltwriaeth rhwng y Comisiwn a Chomisiynydd y Gymraeg. Byddai papur yn ymdrin â chanfyddiadau'r adolygiad yn cael ei rannu â'r Pwyllgor maes o law: ac

·         roedd Victoria Paris wedi cwblhau’r arholiadau Archwilio Mewnol Ardystiedig yn llwyddiannus.

3.2        Eglurodd Gareth, oherwydd yr anawsterau sy’n codi o ganlyniad i weithio o bell, y byddai'r archwiliad arfaethedig o’r Gwasanaeth Ymchwil yn wynebu oedi a bod ystyriaeth bellach yn cael ei rhoi o ran ymarferoldeb cynnal yr archwiliad o dreuliau’r Aelodau ar gyfer 2019-20.

3.3        Holodd aelodau'r Pwyllgor am adroddiad diweddar Archwilio Cymru ar drefniadau Gwrth-dwyll yn y sector cyhoeddus yng Nghymru a chytunodd swyddogion i ddosbarthu hyn.

3.4        Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am y wybodaeth ddiweddaraf a chroesawodd aelodau'r Pwyllgor ei ddull pragmatig o flaenoriaethu gwaith, o ystyried yr amgylchiadau.

3.5        Mewn ymateb i gwestiynau gan Ann am effaith gohirio'r archwiliad o dreuliau’r Aelodau ac a oedd datrysiadau technolegol ar waith i liniaru hyn, dywedodd Gareth wrth y Pwyllgor nad oedd hyn yn bosibl ar hyn o bryd oherwydd y broses sy’n gysylltiedig. Dywedodd hefyd fod trafodaethau’n mynd rhagddynt rhwng Archwilio Cymru a chydweithwyr yn y tîm Cymorth busnes i'r Aelodau i fod mewn sefyllfa i roi sicrwydd minimol ar gyfer 2019-20. Tynnodd y Cadeirydd sylw at y ffaith y byddai'r briff arfaethedig ar dreuliau’r Aelodau yn helpu i roi mwy o ddealltwriaeth i aelodau'r Pwyllgor o ran y prosesau sydd ar waith.

3.6        Mewn perthynas â chwestiynau am y defnydd o dechnoleg, gofynnodd Aled am eglurhad ar y sail resymegol dros y defnydd amlwg o feddalwedd fideogynadledda Zoom yn lle technolegau eraill sydd ar gael ar y farchnad. Mewn ymateb, dywedodd Dave a Manon y dewiswyd Zoom gan ei fod yn gallu hwyluso'r rhwymedigaeth gyfreithiol i ddarparu gwasanaeth cyfieithu ar y pryd ar gyfer busnes swyddogol y Cynulliad. Roedd yn cynnwys nodweddion defnyddiol eraill hefyd, gan gynnwys y gallu i ddangos nifer uwch o gyfranogwyr ar y sgrin na llwyfannau eraill.

3.7        Wrth ymateb i geisiadau am ddiweddariad ar yr  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 3

Cyfarfod: 27/04/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 11)

Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth

Cofnodion:

ACARAC (02-20) Papur 11 – Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth

11.1     Cyflwynodd Dave y papur, gan amlinellu'r heriau a wynebwyd yn ystod y flwyddyn, a oedd yn ymwneud yn bennaf â staffio ym maes diogelu data dros y cyfnod.

11.2     Er gwaethaf yr heriau, dywedodd Dave fod cynnydd wedi'i wneud mewn meysydd fel adolygu'r polisi Diogelu Data. Canmolodd hefyd waith Nisha Jadva, y swyddog Diogelu Data dros dro, am ei gwaith ymgysylltu da â meysydd gwasanaeth ar draws y sefydliad a chyda staff cymorth Aelodau'r Cynulliad er mwyn gwella ymwybyddiaeth ymhellach. Ychwanegodd fod yr angen am gadernid parhaus, ychwanegol yn y maes hwn wedi cael ei gydnabod.

11.3     Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cadeirydd am reoli Ceisiadau Gwrthrych am Wybodaeth (SAR), esboniodd Dave yr heriau y mae'r Comisiwn yn eu hwynebu o ran ymdrin yn effeithiol â’r nifer cynyddol a natur gymhleth y ceisiadau. Ychwanegodd, er bod prosesau clir ar gyfer ymdrin â Cheisiadau Gwrthrych am Wybodaeth, y byddai'r rhain yn parhau i gael eu hadolygu'n rheolaidd.

11.4     Yng nghyd-destun rheoli risg data, tynnodd Ann sylw at yr angen i ystyried sut y gallai grymoedd allanol effeithio ar y sefydliad ac na ddylem gael ein llywio gan broses yn unig. Dywedodd Dave fod hyn eisoes yn cael ei ystyried fel rhan o drafodaethau sganio gorwel y Bwrdd Gweithredol yn y maes hwn.

11.5     Tynnodd Dave sylw hefyd at nifer o newidiadau i feddalwedd ledled y sefydliad a oedd wedi digwydd, gan gynnwys symud i SharePoint ac Office 365, yn ogystal â chyflwyno Microsoft Teams, gyda phob un yn dod â heriau o safbwynt llywodraethu gwybodaeth.

11.6     Roedd SharePoint ar fin cael ei gyflwyno i Aelodau'r Cynulliad a gofynnodd Suzy am y wybodaeth ddiweddaraf am gynlluniau ar gyfer symud gwybodaeth a'r cynllun marcio amddiffynnol. Rhoddodd Dave wybod i'r Pwyllgor am y gwaith parhaus sy'n mynd rhagddo i sicrhau bod y llwyfannau a ddefnyddir yn gweithio i'r Comisiwn ac i Aelodau'r Cynulliad a chydnabu'r cydbwysedd y mae angen ei sicrhau rhwng diogelu gwybodaeth a chefnogi gallu Aelodau'r Cynulliad i ymgysylltu'n effeithiol â'r cyhoedd.

11.7     Mewn ymateb i gwestiwn gan Aled ynghylch archifo ac yn benodol ar gydweithio â Llyfrgell Genedlaethol Cymru, cytunodd Dave i roi’r wybodaeth ddiweddaraf.

11.8     Roedd aelodau'r Pwyllgor yn fodlon â’r papur a diolchodd i Dave am y wybodaeth ddiweddaraf.

Camau gweithredu

·         (11.2) Dave i rannu'r Polisi Diogelu Data diwygiedig gydag aelodau'r Pwyllgor 

·         (11.5) Dave i drafod gydag Aled ynghylch dull o archifo’r Comisiwn, yn enwedig unrhyw gynlluniau i weithio gyda Llyfrgell Genedlaethol Cymru yn y dyfodol. 

Cyfarfod: 27/04/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon drafft y Comisiwn a'r Datganiad Llywodraethu ar gyfer 2019-20

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 118
  • Cyfyngedig 119
  • Cyfyngedig 120
  • Cyfyngedig 121

Cofnodion:

·         ACARAC (02-20) Papur 10 – Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon drafft

·         ACARAC (02-20) Papur 10 Atodiad A – Naratif yr Adroddiad Blynyddol (gan gynnwys adroddiad Dangosyddion Perfformiad Allweddol (KPI)

·         ACARAC (02-20) Papur 10 Atodiad B – Datganiad Cyfrifon drafft

·         ACARAC (02-20) Papur 10 Atodiad C – Datganiad Llywodraethu drafft

10.1     Amlinellodd Nia y dull cyffredinol a ddefnyddiwyd ar gyfer Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon drafft 2019-20. O ran yr adran Cyfrifon (Atodiad B), nododd Nia, er gwaethaf yr amgylchiadau presennol, bod y Comisiwn yn rhagweld y bydd yn cyflawni ei dargedau tanwario.

10.2     Diolchodd y Cadeirydd i Nia am y wybodaeth ddiweddaraf am y cyfrifon a gwahoddodd Arwyn i amlinellu'r ddogfen naratif (Atodiad A), gan awgrymu y dylid anfon sylwadau manwl ato yn ei gylch ar ôl y cyfarfod. Esboniodd Arwyn y broses ar gyfer llunio'r naratif, gan ddiolch i gydweithwyr, ac yn arbennig i Victoria Paris am ei hymdrechion sylweddol hyd yma, a nododd y byddai cyfraniadau gan rai meysydd gwasanaeth i ddilyn.

10.3     Byddai sylwadau gan aelodau'r Pwyllgor yn cael eu cofnodi ar wahân gan y tîm clercio a byddent yn cael eu hystyried i’w cynnwys yn y naratif. Byddai dyddiad cau yn cael ei bennu ar gyfer unrhyw sylwadau pellach oherwydd yr amserlenni tynn o ran paratoi’r adroddiad terfynol.

10.4     Cyfeiriodd Suzy at adroddiad Laura McAllister ar Ddiwygio'r Cynulliad a thrafododd y Pwyllgor a ddylai'r Adroddiad Blynyddol gynnwys cyfeiriad at yr argymhellion nad oeddent wedi'u gweithredu a'r camau a gymerwyd gan y Comisiwn i liniaru hyn. Cytunwyd y byddai trafodaethau pellach ar hyn yn cael eu cynnal y tu allan i'r Pwyllgor.

10.5     Trafododd aelodau'r Pwyllgor a swyddogion y dull o gyflwyno’r DPA o ran ymgysylltu rhyngwladol, yn benodol a ddylid cynnwys ymweliadau gan bwyllgorau hefyd.

10.6     Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am y gwaith a wnaed wrth baratoi'r adroddiad drafft, gan nodi'r safon uchel drwyddi draw.

10.7     Trafododd y Pwyllgor y Datganiad Llywodraethu drafft a nododd, gan mai drafft cynnar oedd hwn, bod bylchau lle y byddai cyfraniadau gan swyddogion perthnasol i ddilyn. Soniodd y Cadeirydd am bwysigrwydd y ddogfen mewn cyd-destun llywodraethu a chanmolwyd y swyddogion am y gwaith a wnaed arni hyd yma.

10.8     Awgrymodd Suzy y dylai swyddogion ystyried gosod troednodyn yn y Datganiad Llywodraethu drafft, i roi eglurder ynghylch cyfeiriadau at benaethiaid gwasanaeth y Comisiwn.

Camau gweithredu

·         (10.3) Kathryn i gofnodi a rhannu sylwadau a roddwyd ar naratif yr Adroddiad Blynyddol a'r Datganiad Llywodraethu 

·         (10.3) Bob i roi cyngor ynghylch pryd y dylai aelodau’r Pwyllgor roi sylwadau pellach ar naratif yr Adroddiad Blynyddol a’r Datganiad Llywodraethu 

·         (10.4) Arwyn i ystyried sut i gofnodi ffyrdd yr ydym wedi lliniaru yn erbyn peidio â bwrw ymlaen â rhai o’r argymhellion yn adroddiad Laura McAllister

Cyfarfod: 27/04/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Cydymffurfiad y Siarter Archwilio Mewnol ac Archwilio Mewnol â Safon Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 124
  • Cyfyngedig 125

Cofnodion:

6.1        Nododd a diolchodd y Pwyllgor i Gareth am ei bapur a oedd yn amlinellu cydymffurfiaeth â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) ac yn cynnwys y Siarter Archwilio Mewnol.

6.2        Mewn perthynas â'r Siarter Archwilio Mewnol, nododd y Cadeirydd y byddai'n trafod cyfleoedd datblygu gyda Gareth, fel rhan o'i ddatblygiad proffesiynol parhaus fel Pennaeth Archwilio Mewnol.

Camau gweithredu:

·         (6.2) y Cadeirydd i drafod datblygiad proffesiynol parhaus y Pennaeth Archwilio Mewnol gyda Gareth.

Cyfarfod: 27/04/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Adroddiad Blynyddol a Barn yr adran Archwilio Mewnol ar gyfer 2019-20

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 128

Cofnodion:

ACARAC (02-20) Papur 4 - Adroddiad Blynyddol a Barn yr adran Archwilio Mewnol ar gyfer 2019-20

4.1        Amlinellodd Gareth Adroddiad Blynyddol a Barn yr adran Archwilio Mewnol ar gyfer 2019-20, gan nodi, er nad oedd wedi gallu cwblhau rhannau o'r cynllun archwilio mewnol y cytunwyd arno ar gyfer y flwyddyn, ei fod yn dal yn gallu cyhoeddi barn gymedrol o ran digonolrwydd ac effeithiolrwydd fframwaith llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol Comisiwn y Cynulliad.

4.2        Ychwanegodd Gareth fod hyn yn rhannol oherwydd y diwylliant iach parhaus o ymgysylltu ag archwilio mewnol yn ôl meysydd gwasanaeth, gyda'r rheolwyr yn ymateb yn gadarnhaol i'r argymhellion a wnaed a'u gweithrediad.

4.3        Nododd y Pwyllgor yr adroddiad a diolchodd i Gareth am ei waith yn ystod y flwyddyn.

Cyfarfod: 20/01/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 14)

Adborth ar bresenoldeb yn Fforwm Cadeiryddion ARAC

Eitem lafar

Cofnodion:

14.1 Rhoddodd y Cadeirydd adborth i aelodau'r Pwyllgor ar bresenoldeb Fforwm Cadeiryddion y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg. Roedd y pynciau wedi cynnwys symudiad cyflym technoleg yn y sector archwilio, yn enwedig o ran prosesu data a dadansoddeg data.

Cyfarfod: 20/01/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 13)

Adborth ar ystyriaeth REWAC o Strategaeth Ymgysylltu'r Comisiwn

Eitem lafar

Cofnodion:

13.1     Rhoddodd Ann ac Arwyn ddiweddariad i'r Pwyllgor ar feysydd yr ymdriniwyd â hwy yng nghyfarfod y Pwyllgor Cynghori ar Daliadau, Ymgysylltu a’r Gweithlu ar 14 Ionawr, a byddai cofnodion ohono'n cael eu rhannu ag aelodau ACARAC. Mae'r meysydd dan sylw fel yr amlinellir isod:

  • cynigion ar gyfer cynllun prentisiaeth lefel graddedig lle roedd Lowri Williams, Pennaeth Adnoddau Dynol, wedi cynnig pedwar opsiwn i'w hystyried;
  • y dull arfaethedig o wneud cais am achrediad Platinwm Buddsoddwyr mewn Pobl, ar ôl sicrhau statws Aur yn flaenorol;
  • Cynllun Cydnabod y Comisiwn lle, ar ôl cael eu henwebu gan eu cyfoedion, cydnabuwyd staff am gyfraniadau at werthoedd y Comisiwn drwy dystysgrif; a
  • diweddariad ar Strategaeth Ymgysylltu â'r Cyhoedd y Comisiwn a'i gynigion ar gyfer cyflawni.

13.2     Diolchodd y Cadeirydd i Ann ac Arwyn am y diweddariad ac roedd yn edrych ymlaen at gael diweddariad pellach maes o law.

Cyfarfod: 20/01/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Adolygiad o systemau ariannol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 135

Cofnodion:

ACARAC (01-20) Papur 9 – Adolygiad o’r system gyfrifyddu

9.1        Cyflwynodd Nia y papur a oedd yn amlinellu casgliadau ar adolygiad o system gyfrifyddu'r Comisiwn.

9.2        Nododd y Pwyllgor fod cyflenwr presennol y system gyfrifyddu o dan gontract i ddarparu cefnogaeth i'r system hyd at 2022.

9.3        Sicrhawyd y Pwyllgor fod yr adolygiad wedi cadarnhau bod buddion disgwyliedig y system, a gyflwynwyd bron i dair blynedd yn ôl wedi'u gwireddu, wedi gwella'r amgylchedd rheolaeth fewnol a'i bod yn addas at y diben.

Cyfarfod: 20/01/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 138

Cofnodion:

ACARAC (01-20) Papur 3 – Adroddiad diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd

3.1        Cyflwynodd Gareth Watts yr adroddiad a roddodd y wybodaeth ddiweddaraf i'r aelodau am y gwaith Llywodraethu a Sicrwydd diweddar, ac amlygodd y canlynol:

 

·                     roedd y Penaethiaid Gwasanaeth i gyd wedi cwblhau Datganiad Sicrwydd, a oedd yn cael eu defnyddio i lywio datganiadau ar lefel Cyfarwyddiaeth cyn cyfarfod i ddarparu archwiliad annibynnol a herio'r rhain ym mis Chwefror;

·                     byddai canlyniadau Asesiad o Ansawdd Allanol (EQA) yr oedd yn ei gynnal o Wasanaeth Archwilio Mewnol Cynulliad Gogledd Iwerddon yn cael eu nodi mewn adroddiad i’r Pwyllgor Archwilio a Risg yn y gwanwyn;

·                     byddai canfyddiadau'r adolygiad i effeithiolrwydd y systemau sydd ar waith ar gyfer cyllidebau hyfforddi'r Comisiwn yn cael eu cyflwyno i'r Bwrdd Gweithredol a'u rhannu gyda'r ACARAC maes o law; ac

·                     arhosodd y cyfrifoldeb dros lunio’r Adroddiad Blynyddol a'r Cyfrifon gyda'r tîm Llywodraethu ac roedd gwaith yn mynd rhagddo ar gynllunio a chomisiynu darnau o waith.

3.1        Dywedodd Gareth fod Tîm Arweinyddiaeth y Comisiwn wedi ystyried canfyddiadau'r adroddiad ar archwilio prosesau Rheoli Absenoldeb. Nododd y Pwyllgor fod cynnydd yn cael ei wneud gyda chynigion ar gyfer gweithredu argymhellion ynghylch hyfforddiant i reolwyr llinell, gwelliannau mewn monitro amser hyblyg a gwell adroddiadau o'r system Adnoddau Dynol/y Gyflogres.

3.2        Mewn perthynas â'r Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2019-20, roedd adroddiadau ar adolygiadau diweddar o asedau sefydlog a chaffael wedi’u dosbarthu y tu allan i'r pwyllgor.

3.3        Ar gyfer yr adolygiad caffael, a oedd yn canolbwyntio ar strategaeth y Comisiwn i ymgysylltu â mwy o gyflenwyr Cymru, mae'r adroddiad yn cydnabod cynnydd da hyd yma, gyda rhai mân argymhellion.

3.4        Gan ymateb i gwestiynau ynghylch pa waith ymarferol a wnaed i ymgysylltu â chyflenwyr Cymru, eglurodd Dave fod ymgysylltu yn digwydd yn ystod camau adnewyddu contractau ac yn barhaus gyda chontractwyr ac is-gontractwyr cyfredol, megis y gwasanaethau arlwyo ac ystadau. Nododd Dave hefyd enghraifft o ddiwrnod agored diweddar i ymgysylltu â chyflenwyr a gafodd dderbyniad da a gynhaliwyd gan ein contractwyr rheoli ystadau mawr.

3.5        Ailadroddodd Ann bwysigrwydd parhau i ymgysylltu'n rhagweithiol â chyflenwyr Cymru, gan gynnwys drwy gyfryngwyr fel y Siambr Fasnach a Chydffederasiwn Diwydiant Prydain fel bod cyfleoedd yn cael cyhoeddusrwydd mewn modd amserol.

3.6        Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch archwiliad cydymffurfio’r Cynllun Ieithoedd Swyddogol, eglurodd Gareth y byddai’n cynnwys adolygiad o’r offer a ddefnyddir i fesur cydymffurfiad, gyda’r nod o roi sicrwydd pellach i’r Prif Weithredwr a’r Comisiynydd sydd â chyfrifoldeb dros yr ieithoedd swyddogol.

3.7        Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch cynlluniau i adolygu trefniadau diogelwch y Comisiwn, eglurodd Dave fod trafodaethau yn parhau gyda Heddlu De Cymru, o ystyried natur gyfnewidiol bygythiadau.

Cam gweithredu:(3.7)  Gareth Watts i rannu'r cwmpas ar gyfer yr archwiliadau ar gydymffurfio â'r Cynllun Ieithoedd Swyddogol a newidiadau rheoli prosiect.

Cyfarfod: 20/01/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 12)

Seibr ddiogelwch

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 141

Cofnodion:

ACARAC (01-20) Papur 11 - Adolygiad o ddibyniaethau contract Microsoft

12.1     Croesawodd y Cadeirydd Mark Nielson, Pennaeth TGCh a Darlledu a Jamie Hancock, Pennaeth Seilwaith a Gweithrediadau (TGCh), i'r cyfarfod a diolchodd iddynt am ddarparu papur cynhwysfawr cyn y cyfarfod.

12.2     Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor, rhoddodd Mark a Dave sicrwydd y byddai'r Comisiwn yn parhau i wneud yn siŵr eu bod yn manteisio i'r eithaf ar y gwasanaethau Microsoft sydd ar gael, wrth gofio am yr hyn a oedd gan y diwydiant ehangach i'w gynnig a chadw i fyny â'r dechnoleg ddiweddaraf. Ychwanegodd Mark, nawr bod y swydd Rheolwr Diogelwch a Chydymffurfiad a grëwyd yn ddiweddar wedi'i llenwi, y byddai hyn yn hwyluso'r ymgyrch barhaus i sicrhau bod mesurau seiberddiogelwch cadarn ar waith ac yn effeithiol.

12.3     Clywodd y Pwyllgor, yn dilyn asesiad o'r gwahanol opsiynau sydd ar gael i ddarparu gwahaniad daearyddol o dapiau wrth gefn a chopïau, barnwyd mai Azure Backup oedd yr ateb gorau i'r Comisiwn. Ymhlith manteision eraill, roedd yr ateb yn integreiddio'n llawn â gwasanaethau cwmwl presennol y Comisiwn a oedd yn dileu unrhyw ddibyniaeth ar dâp, neu storfa leol.

12.4     Hysbysodd Jamie y Pwyllgor fod Microsoft yn anelu at greu amgylchedd canolfan ddata carbon niwtral, a oedd yn unol â thargedau ac ymrwymiadau amgylcheddol y Comisiwn.

12.5     Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cadeirydd ynghylch p’un a oedd profion wedi digwydd mewn perthynas ag adfer data o system wrth gefn, hysbysodd Jamie y Pwyllgor fod rhywfaint o brofion wedi'u cynnal yn llwyddiannus a bod hyn wedi llywio cynlluniau ar gyfer profion llawnach.

12.6     Ailadroddodd Mark y gwahoddiad i aelodau'r Pwyllgor fynychu Microsoft Datacentre lleol, gan gyfuno hyn â thrafodaeth â swyddogion Microsoft ac Azure.

Cyfarfod: 20/01/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 11)

Risgiau Corfforaethol - risg Diwygio'r Cynulliad

Eitem lafar – Risgiau Corfforaethol Diwygio'r Cynulliad

Cofnodion:

11.1     Croesawodd y Cadeirydd Siwan Davies, Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad, Arwyn Jones, Cyfarwyddwr Cyfathrebu ac Ymgysylltu a Richard Thomas, Rheolwr Gweithredu yn y Tîm Cyfansoddiadol, i'r cyfarfod.

11.2     Dywedodd Siwan fod y Ddeddf Senedd ac Etholiadau (Cymru) wedi derbyn Cydsyniad Brenhinol ar 15 Ionawr 2020 ac amlinellodd sut roedd hyn wedi newid y proffil risg. Amlinellodd hefyd y llywodraethu a oedd ar waith i alluogi gwneud penderfyniadau a rheoli risgiau a rôl Bwrdd Prosiect Diwygio'r Cynulliad wrth oruchwylio gweithrediad yr agweddau ar y Ddeddf a oedd o fewn cyfrifoldeb y Comisiwn.

11.3     Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor, disgrifiodd Siwan sut roedd y strwythur llywodraethu, gan gynnwys bwrdd y prosiect a'r Tîm Integredig Newid Enw yn hwyluso’r broses o ledaenu gwybodaeth yn effeithiol yn fewnol i staff ac i randdeiliaid allanol. Ychwanegodd fod cyngor manwl hefyd yn cael ei roi i Aelodau'r Cynulliad a'u staff pan fyddai penderfyniadau'n cael eu gwneud.

11.4     Nododd Siwan fod y Pwyllgor ar Ddiwygio Etholiadol y Cynulliad wedi ceisio cyllid gan y Comisiwn i gynnal cynulliad dinasyddion. Byddai'r tîm Trawsnewid Strategol yn parhau i ddarparu cefnogaeth i'r Llywydd a'r Comisiwn yn eu hymgysylltiad â’r Pwyllgor ar Ddiwygio Etholiadol y Cynulliad.

11.5     Byddai cynigion ar weithredu’r Ddeddf Senedd ac Etholiadau (Cymru) mewn perthynas â'r newid enw yn cael eu cyflwyno i'r Comisiwn ar 27 Ionawr lle byddent yn gwneud penderfyniadau ar sail barn y mwyafrif pe bai angen.

11.6     Mewn perthynas â gostwng yr oedran pleidleisio i 16 oed, eglurodd Richard Thomas sut roedd y Comisiwn yn gweithio'n agos gyda'r holl randdeiliaid, gan gynnwys awdurdodau lleol, Llywodraeth Cymru a'r Comisiwn Etholiadol, a oedd yn arwain ar gofrestru i bleidleisio, a grwpiau eraill i sicrhau ymgyrch gynhwysfawr i godi ymwybyddiaeth. Ychwanegodd fod deunydd ar gyfer ysgolion eisoes wedi'i baratoi ac, er bod hyn yn cael ei arwain yn bennaf gan Lywodraeth Cymru, roedd gan y Comisiwn ran allweddol i'w chwarae wrth ymgysylltu â'r bobl ifanc.

11.7     Diolchodd y Cadeirydd i’r swyddogion am fod yn bresennol ac am roi diweddariad mor drylwyr i aelodau'r Pwyllgor.

Cam gweithredu:(11.3) Rhoi brîff ar waith i ymgysylltu â rhanddeiliaid allanol mewn perthynas ag agweddau ar newid enw y Ddeddf Senedd ac Etholiadau (Cymru).

Cyfarfod: 20/01/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 8)

Adolygiad o bolisïau cyfrifyddu

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 146

Cofnodion:

ACARAC (01-20) Papur 8 – Adolygiad o bolisïau cyfrifyddu

8.1        Cyflwynodd Nia y papur a oedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith a wnaed i adolygu polisïau cyfrifyddu'r Comisiwn.

8.2        O ystyried y cymhlethdodau dan sylw, a'r newidiadau sylweddol i rai dulliau cyfrifyddu ar gyfer y sector cyhoeddus, diolchodd y Cadeirydd i Nia a'i thîm am y gwaith trylwyr a wnaed ar adolygu polisïau cyfrifyddu'r Comisiwn. Nododd hefyd yr ymddengys bod y Comisiwn ar y blaen i gyrff eraill y sector cyhoeddus wrth roi'r newidiadau ar waith.

 

Cyfarfod: 21/10/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 19)

Sylwadau gan aelod o'r Pwyllgor sy'n gadael (wedi'i symud o Eitem 3)

Cofnodion:

12.1     Diolchodd y Cadeirydd i Hugh am ei gyfraniadau gwerthfawr yn ystod ei gyfnod fel aelod o ACARAC, a gwahoddodd ef i rannu ei sylwadau am gyfnod ei swydd.

12.2     Diolchodd Hugh i aelodau a swyddogion presennol a blaenorol y Pwyllgor am y diwylliant agored a chadarnhaol a brofodd fel aelod o’r Pwyllgor ers ymuno yn 2013. Teimlai fod lefel y cydweithredu yn ffactor allweddol o ran effeithiolrwydd gwaith llywodraethu’r Comisiwn. Soniodd yn fras am rai o’r uchafbwyntiau yn ystod ei gyfnod o weithio gydag ACARAC, gan nodi’r canlynol:

i.        y newidiadau i'r proffil risg corfforaethol, gan nodi’r cynnydd yn erbyn meysydd fel parhad busnes, gwasanaethau TGCh, y cyfryngau cymdeithasol a diogelu;

ii.       yr ethos o welliant parhaus, a’r defnydd o sicrwydd ansawdd mewnol ac allanol;

iii.     sut roedd y cyfarfodydd rheolaidd ar faterion llywodraethu gyda Phenaethiaid Gwasanaeth a Chyfarwyddwyr wedi helpu i gadw golwg ar lywodraethu yn ystod y flwyddyn;

iv.     y prosesau llyfn ar gyfer archwilio cyfrifon y Comisiwn;

v.       ymdrin yn effeithiol â newidiadau i'r defnydd o danwariant mewn perthynas â Phenderfyniad y Bwrdd Taliadau;

vi.     yr aeddfedrwydd a ddangoswyd gan y Comisiwn wrth gofnodi a rheoli risgiau, yn enwedig o ran Brexit a newid cyfansoddiadol;

vii.    sut roedd ymchwilio’n ddwfn i risgiau unigol a thrafodaethau manwl wedi helpu aelodau’r Pwyllgor i ddysgu mwy am y sefydliad; ac

viii.  y gwerth ychwanegol gan gyflwynwyr allanol yn ystod cyfarfodydd y Pwyllgor.

12.3     Diolchodd y Cadeirydd i Hugh am ei gyfraniadau at yr holl bwyntiau hyn. Nododd hefyd y gwerth yr oedd Hugh wedi'i ychwanegu at y gwaith o graffu a herio Datganiadau Sicrwydd y Comisiwn. Diolchodd Manon iddo am ei gyfraniadau, yn benodol o ran risg a sicrwydd, a hefyd am ei gyfraniad wrth benodi Cynghorwyr Annibynnol newydd.

 

Trefnwyd i gynnal y cyfarfod nesaf ar 20 Ionawr 2020.

Cyfarfod: 21/10/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 15)

Arolwg effeithiolrwydd y Pwyllgor

Cofnodion:

15.1     Cytunodd y Cadeirydd y byddai'r arolwg yn cael ei rannu y tu allan i'r Pwyllgor er mwyn cael sylwadau gan aelodau’r Pwyllgor.

Camau i’w cymryd:Bydd sylwadau ar amseriad a chynnwys arolwg effeithiolrwydd y Pwyllgor yn cael eu hanfon at y Cadeirydd a’r Tîm Clercio

Cyfarfod: 21/10/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 14)

Adborth gan REWAC

Cofnodion:

14.1     Rhoddodd Ann ddiweddariad ar feysydd a drafodwyd yn ystod y flwyddyn mewn cyfarfodydd REWAC. Mae hefyd yn aelod o’r Pwyllgor hwn. Roedd y trafodaethau hyd yn hyn wedi canolbwyntio ar ganlyniadau arolygon staff a chynigion ar gyfer arolygon yn y dyfodol, Strategaeth Pobl y Comisiwn, a Strategaeth Ymgysylltu â'r Cyhoedd y Comisiwn.

14.2     Gan fod y Cyfarwyddwr Cyfathrebu ac Ymgysylltu yn newydd, cytunodd yr aelodau i ailedrych ar y strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd mewn cyfarfod yn y dyfodol.

14.3     Cytunodd y Pwyllgor, yn amodol ar gymeradwyaeth REWAC, i rannu cofnodion cyfarfod rhwng y ddau bwyllgor, a rhannu gwybodaeth arall o bryd i'w gilydd, megis risgiau corfforaethol.

14.4  Roedd y Cadeirydd a'r swyddogion yn awyddus i sicrhau bod cylchoedd gwaith gwahanol pob Pwyllgor yn glir, gan hwyluso ymgyfnewid effeithiol ar yr un pryd.

Cyfarfod: 21/10/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 13)

Torri rheolau gwybodaeth

Cofnodion:

13.1 Nododd y Pwyllgor fod dau achos o dorri rheolau gwybodaeth wedi’u cofnodi ond penderfynwyd na ddylid cymryd unrhyw gamau pellach.

Cyfarfod: 21/10/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 12)

Archwiliad beirniadol o un risg sydd eisoes wedi'i nodi neu risg newydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 157

Cofnodion:

ACARAC (05-19) Papur 9 - Risg Brexit

12.1     Croesawodd y Cadeirydd Siwan Davies, Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad, Kathryn Potter, Pennaeth y Gwasanaeth Ymchwil, a Manon George, Cydlynydd Brexit, i’r cyfarfod, a diolchodd iddynt am y papur yn amlinellu dull y Comisiwn ar gyfer rheoli’r risgiau sy’n ymwneud â Brexit.

12.2     O ystyried yr ansicrwydd hirsefydlog ynghylch amseriad Brexit, hysbyswyd y Pwyllgor fod un o'r heriau mwyaf yn ymwneud â chynllunio sut y byddai'r Cynulliad yn sicrhau’r adnoddau ar gyfer y gwaith y mae angen iddo ei gyflawni fel deddfwrfa.

12.3     Dywedodd Kathryn fod y dull ailadroddol a roddwyd ar waith hyd yma, drwy ymarferion cynllunio senarios rheolaidd, wedi gweithio'n dda, a’i fod wedi helpu i nodi pwysau a phroblemau a allai godi yn sgil canlyniadau amrywiol Brexit.

12.4     Gofynnodd Ann pa mor effeithiol yw’r Fforwm Rhyng-seneddol ar Brexit, ac a oedd swyddogion yn cael y wybodaeth ddiweddaraf am drafodaethau. Dywedodd Manon George fod holl seneddau'r DU yn cael eu cynrychioli ac yn cymryd rhan mewn deialog werthfawr ar lefel wleidyddol a swyddogol. Hysbyswyd y Pwyllgor fod y Comisiwn i fod i gynnal cyfarfod nesaf y fforwm yn ddiweddarach eleni.

12.5     Diolchodd y Cadeirydd i Siwan, Kathryn a Manon am ddod, gan roi diweddariad calonogol mewn perthynas â'r risg hon.

Cyfarfod: 21/10/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Adborth ar y Pwyllgor Cyllid a'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus diweddar

Cofnodion:

10.1     Rhoddodd Nia ddiweddariad i aelodau'r Pwyllgor ynghylch ymddangosiadau diweddar gerbron y Pwyllgor Cyllid a'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus. Dywedodd nad oedd unrhyw faterion o bwys wedi'u nodi yn ystod y sesiynau tystiolaeth, a'i bod yn gallu rhoi sicrwydd ynghylch trefniadau ar gyfer swyddfa'r Comisiynydd Safonau.

10.2     Disgwylir i adroddiad y Pwyllgor Cyllid, a’r ymateb arfaethedig, gael eu trafod gan y Comisiwn ym mis Tachwedd. Byddai Nia yn dosbarthu’r rhain i aelodau'r Pwyllgor pan gytunir ar yr ymateb.

10.3     Mewn ymateb i gwestiynau gan Aled ynghylch lefelau'r tanwario mewn perthynas â chostau staffio Aelodau'r Cynulliad, eglurodd Nia fod hyn yn gysylltiedig, yn rhannol, â'r gyllideb a neilltuwyd ar gyfer trosiant staff. Dywedodd Manon, yn dilyn argymhellion blaenorol a wnaed gan y Pwyllgor Cyllid, y byddai unrhyw danwariant yn y maes hwn bellach yn cael ei ddychwelyd i Gronfa Gyfunol Cymru ar ddiwedd y flwyddyn ariannol.

Camau i’w cymryd:Dosbarthu adroddiad y Pwyllgor Cyllid ac ymateb y Comisiwn i aelodau'r Pwyllgor.

Cyfarfod: 21/10/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 8)

Diweddariad ar Ddiogelwch Seiber

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 162

Cofnodion:

ACARAC (05-19) Papur 6 – Diweddariad ar seiberddiogelwch

8.1        Croesawodd y Cadeirydd Mark Nielson, Pennaeth TGCh, a Jamie Hancock, Pennaeth Seilwaith a Gweithrediadau, i'r cyfarfod, gan eu gwahodd i amlinellu manylion eu diweddariad ar seiberddiogelwch. Roedd y papur yn cynnwys crynodeb o'r cynnydd a wnaed yn erbyn yr argymhellion a nodwyd yn Adroddiad Archwilio Mewnol mis Ebrill 2019, ac amlygodd Mark y canlynol:

i.     newid pwrpas swydd i gwmpasu diogelwch a chydymffurfiaeth;

ii.    cyflwyno safonau gofynnol i bob cais a oedd wedi cael canlyniadau ar unwaith o ran rhwystro mynediad;

iii.  achos busnes dros sefydlu gwasanaethau cwmwl ychwanegol ar gyfer cadw data wrth gefn a’i adfer, a fyddai’n cael ei drafod gan y Bwrdd Gweithredol ym mis Tachwedd;

iv.  gweithredu rheolyddion mewn perthynas â dyfeisiau y gellir eu tynnu (gyriannau USB);

v.    ymarfer arall i addysgu defnyddwyr ynghylch y risgiau o we-rwydo a gynhaliwyd;

vi.  cynlluniau ar gyfer codi rhagor o ymwybyddiaeth yn ystod yr wythnos ymwybyddiaeth Seiberddiogelwch, sydd wedi’i threfnu ar gyfer diwedd mis Tachwedd.

8.2        Mewn ymateb i gwestiynau am fforddiadwyedd a rhagor o ddibyniaeth ar Microsoft, rhoddodd Mark sicrwydd i aelodau’r Pwyllgor fod yr holl waith a amlinellwyd yn yr adroddiad wedi’i gynnwys yn y cynlluniau cyllideb presennol ac nad oedd adroddiad archwilio diweddar y TIAA wedi amlygu unrhyw broblemau na phryderon. Dywedodd hefyd, ar ôl ymgynghori ag arbenigwyr allanol, fod rhagor o sicrwydd wedi’i roi o ran y trefniadau presennol. Ychwanegodd Jamie fod y cyngor yn dangos y byddai trefnu contract allanol gyda darparwyr eraill yn peri mwy o risg ar hyn o bryd. Byddai aelodau'r Pwyllgor yn cael eu gwahodd i ymweld â'r safle yn y ganolfan ddata leol, ac fe’u hanogwyd i ddod.

8.3        Cyflwynodd Jamie a Mark y Radar Risg TGCh wedi'i ddiweddaru, gan dynnu sylw at welliannau a wnaed ers i TGCh ddod yn swyddogaeth fewnol, yn enwedig o ran hyblygrwydd y gwasanaethau y gellid eu darparu, a'r meysydd i'w gwella ymhellach wrth symud ymlaen.

8.4        Diolchodd y Cadeirydd i Mark a Jamie, a gofynnodd i gael y wybodaeth ddiweddaraf am yr adolygiad o ddibyniaethau contract Microsoft ym mis Ionawr.

Camau i’w cymryd:Rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am ddibyniaethau contract Microsoft yng nghyfarfod mis Ionawr.

Cyfarfod: 21/10/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 165

Cofnodion:

ACARAC (05-19) Papur 3 – Adroddiad diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd

4.1        Cyflwynodd Gareth Watts yr adroddiad a oedd yn cynnwys y wybodaeth ddiweddaraf i aelodau am waith Llywodraethu a Sicrwydd mewnol diweddar.

4.2        Dosbarthwyd copïau o'r adroddiadau ynglŷn â’r adolygiad o Gynllun Ymadael Gwirfoddol Comisiwn y Cynulliad ac Adolygiad Effeithiolrwydd y Bwrdd Gweithredol i aelodau'r Pwyllgor o'r cyfarfod ar 26 Medi 2019. Roedd Gareth hefyd wedi cynnal Adolygiad Effeithiolrwydd o’r Tîm Arwain ac wedi cyflwyno'r canlyniad a'r argymhellion mewn perthynas â’r rhain. Byddai Gareth yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor ynghylch y cynnydd mewn perthynas â’r camau sy’n codi yn sgil y ddau adolygiad.

4.3        Arweiniodd y Tîm Llywodraethu y gwaith o lunio’r Adroddiad Blynyddol a'r Cyfrifon am y tro cyntaf eleni. Roedd y Tîm wedi gweithio'n agos gyda chydweithwyr yn y timau Cyllid a Chyfathrebu, gan gwblhau drafftiau cyn y dyddiadau cau gwreiddiol a bennwyd. Roedd y rheolwyr wedi cytuno ar nifer o argymhellion ar gyfer adroddiad 2019-20, a byddai’r rhain, ynghyd ag amserlen arfaethedig, yn cael eu rhannu â’r Pwyllgor maes o law.

4.4        Roedd y Tîm Llywodraethu wedi cyfarfod â Phenaethiaid Gwasanaeth fel rhan o’r cylch o gyfarfodydd ar faterion llywodraethu blynyddol. Dyma oedd y blociau adeiladu sylfaenol ar gyfer llunio’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol. Trefnwyd cyfarfodydd gyda Chyfarwyddwyr i drafod unrhyw faterion a nodwyd o gyfarfodydd y Pennaeth Gwasanaeth wrth baratoi ar gyfer drafftio Datganiadau Sicrwydd.

4.5        Roedd adolygiad o’r Asedau Sefydlog wedi’i drefnu, a chytunodd Gareth i rannu'r papur cwmpasu cyn i hyn gychwyn.

4.6        Roedd adolygiad o ddull y Comisiwn o ymgysylltu â chyflenwyr Cymru wedi’i gwblhau, a byddai'r adroddiad yn cael ei rannu pan fydd yn barod. Gofynnodd Suzy a oedd unrhyw themâu neu faterion o ran yr amgylchedd/cynaliadwyedd wedi codi o'r adolygiad. Nododd Gareth fod yr adroddiad yn cyfeirio at asesiadau effaith ond cytunodd i ystyried sut y gellid trafod y rhain ymhellach.

4.7        O ran yr adolygiad sydd ar y gweill o Newidiadau Rheoli Prosiect, nodwyd, er bod y Comisiwn wedi gwneud gwelliannau sylweddol yn ystod y blynyddoedd diwethaf, bod hyn yn amserol o ystyried y newid strwythur a roddwyd ar waith mewn perthynas â llywodraethu prosiectau. Cytunodd y Cadeirydd i ddychwelyd at y pwnc hwn ar ôl i'r archwiliad ddod i ben. Yn y cyfamser, cytunodd Gareth i rannu’r papur cwmpasu amlinellol ag aelodau'r Pwyllgor, pan fydd ar gael.

4.8        Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor ynghylch unrhyw gynlluniau ar gyfer adolygu'r defnydd o ystâd y Cynulliad, dywedodd Arwyn Jones y byddai hyn yn rhan o'r strategaeth ymgysylltu ehangach.

4.9        Nododd Hugh Widdis fod yr adolygiad o effaith yr Adolygiad Capasiti yn mynd rhagddo. Dywedodd Gareth fod y themâu sy'n dod i'r amlwg yn gyson i raddau helaeth â'r rhai a godwyd yn ystod sesiwn dystiolaeth y Comisiwn yng nghyfarfod y Pwyllgor Cyllid ar 3 Hydref. Ychwanegodd y byddai'r adolygiad hwn yn canolbwyntio ar sicrwydd o ran gwireddu manteision.

4.10     Ail-bwysleisiodd Hugh pa mor bwysig yw cynnal archwiliadau o feysydd y Gyfarwyddiaeth Busnes, lle bo hynny’n briodol. Cytunodd Gareth,  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4

Cyfarfod: 21/10/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Sylwadau gan aelod o’r Pwyllgor sy’n gadael

Cofnodion:

3.1 Rhoddir sylw i’r eitem hon ar ddiwedd y cyfarfod.

Cyfarfod: 15/07/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Sganio’r gorwel

·         Eitem lafar

Cofnodion:

5.1    Gwahoddodd y Cadeirydd swyddogion i roi trosolwg o feysydd gwaith sylweddol a heriau tebygol yn ystod y misoedd nesaf i helpu i lywio blaenraglen waith y Pwyllgor a nodi lle y gallai ychwanegu gwerth. Trafodwyd y syniadau a ganlyn:

·         heriau a gyflwynwyd o ran paratoi ar gyfer Brexit, yn dibynnu ar a fyddai bargen, dim bargen, neu estyniad i'r cynlluniau ymadael;

·         gwaith parhaus i gyflwyno diwygio'r Cynulliad, gan gynnwys newidiadau i enw'r Cynulliad, prosesau etholiadol a'r oedran pleidleisio, a sut y caiff hyn ei gyfleu orau; 

·         diwygio ehangach, tymor hwy ynghylch maint y Cynulliad;

·         y newid ffocws ar gyfer strategaethau cyfathrebu ac ymgysylltu'r Comisiwn;

·         yr adolygiad sydd ar ddod o gefnogaeth i bwyllgorau'r Cynulliad;

·         parhau i ganolbwyntio ar Gynllun Ieithoedd Swyddogol y Comisiwn, yr oedd adroddiad blynyddol ar ei gyfer i fod i gael ei drafod yn y Cyfarfod Llawn yn ystod yr wythnosau nesaf;

·         paratoadau ar gyfer etholiadau’r Cynulliad ym mis Mai 2021 a threfniadau pontio;

·         newidiadau yn y trefniadau llywodraethu ar gyfer rhaglenni a phrosiectau wrth sefydlu Swyddfa Rhaglen a Newid;

·         parhau i ganolbwyntio ar seiberddiogelwch.

5.2    Rhoddodd Dave sicrwydd i'r Pwyllgor ynghylch cyfathrebu    parhaus â Phwyllgor Busnes y Cynulliad, Fforwm y Cadeiryddion a Llywodraeth Cymru o ran rheoli capasiti Aelodau a staff y Comisiwn.

Cyfarfod: 17/06/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Archwiliad beirniadol o un risg sydd eisoes wedi'i nodi neu risg newydd (Cyber)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 172

Cofnodion:

ACARAC (03-19) Papur 11 Diagram Radar Risgiau Seiberddiogelwch

10.1     Croesawodd y Cadeirydd Mark Neilson, Pennaeth TGCh a Jamie Hancock, Pennaeth newydd Seilwaith a Gweithrediadau TG i'r cyfarfod. Amlinellodd y Cadeirydd mai pwrpas yr eitem oedd darparu archwiliad beirniadol o reolaeth barhaus o risgiau seiberddiogelwch y Comisiwn, gan ystyried yr argymhellion a geir yn yr adroddiad archwilio mewnol diweddar.

10.2     Amlinellodd Mark y cynnydd a wnaed o ran gweithredu argymhellion yr archwiliad. Roedd yn cynnwys: camau i sicrhau cydymffurfiaeth ag apiau cwmwl; rheolaethau ynghylch defnyddio cyfrifon personol ar y we ar ddyfeisiau'r Comisiwn; a storio ac adfer gwybodaeth a gedwir ar dapiau wrth gefn. 

10.3     O ran y tapiau wrth gefn, eglurodd Mark fod eu dibynadwyedd yn cael ei ystyried ar hyn o bryd yn risg isel ac un tymor byr o gofio'r newid i storio yn y cwmwl. Fodd bynnag, roeddent yn ystyried defnyddio adferwr safle Microsoft Azure fel ateb amgen ar gyfer y tymor hwy o bosibl ynghyd ag opsiynau ar gyfer storio mewn lleoliadau oddi ar y safle yn y cyfamser. Gofynnodd aelodau'r Pwyllgor ynghylch gorddibyniaeth ar Microsoft ond daethpwyd i'r casgliad bod cyfiawnhad dros hyn.

10.4     Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau'r Pwyllgor, rhoddodd Mark sicrwydd ynghylch rheoli'r risgiau sy'n gysylltiedig â defnyddio dyfeisiau storio USB; cyfyngir ar eu defnydd yn y dyfodol. O ran defnyddio e-bost personol drwy rwydwaith y Cynulliad, nid oedd yn ystyried hyn yn fater i'r Comisiwn ac amlinellodd fod rheolaethau digonol ar waith, gan gynnwys offer monitro priodol pe bai gweithgaredd amheus yn cael ei ddwyn i'w sylw.

10.5    Rhoddodd Mark sicrwydd hefyd fod y tîm wedi adolygu'r trefniadau storio data yng ngoleuni Brexit. Ar hyn o bryd, mae data yn cael ei storio mewn lleoliad yn yr UE a byddai angen ei leoli yn y DU maes o law. Roedd Microsoft yn ymwybodol o'r gofyniad hwn. 

10.6    Atgoffodd y Cadeirydd y Pwyllgor fod Ann wedi dosbarthu papur gan Swyddfa'r Cabinet sy'n amlygu meysydd yn ymwneud â darpariaeth gan gyflenwyr, a chanlyniadau rheolaethau annigonol mewn perthynas â risgiau seiber.

10.7    Cytunodd aelodau'r Pwyllgor eu bod am i'r diweddariad nesaf ar seiberddiogelwch gynnwys diweddariadau ar: y defnydd o adferwr safle MS Azure; storio tapiau wrth gefn; a chamau i brofi cynlluniau parhad busnes ar gyfer adfer pe bai systemau TGCh yn methu. Byddent hefyd yn croesawu cael diagram risg wedi'i ddiweddaru.

Camau i'w cymryd

·         Y diweddariad nesaf ar seiberddiogelwch i gynnwys manylion am adferwr safle MS Azure, storio tapiau wrth gefn, a diagram radar risg wedi'i ddiweddaru.

·         Darparu'r wybodaeth ddiweddaraf am gynlluniau parhad busnes ar gyfer adferiad os bydd systemau TGCh yn methu a diweddariad pellach ar unrhyw arfer gorau a fabwysiadwyd yn y papur a ddosbarthwyd gan Ann, sef: ‘Cyber Security for FTSE 350 companies’.

Cyfarfod: 17/06/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 11)

Adroddiad Blynyddol SIRO 2018-19 – i'w nodi

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 175

Cofnodion:

ACARAC (03-19) Papur 12 - Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth 2018-19

11.1     Nododd aelodau'r Pwyllgor Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth 2018-19 a'i gytuno.

 

Cyfarfod: 17/06/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon Drafft, gan y Datganiad Llywodraethu

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 178
  • Cyfyngedig 179
  • Cyfyngedig 180

Cofnodion:

ACARAC (03-19) Papur 8 – Adroddiad Blynyddol Drafft a Datganiad o Gyfrifon 2017-18 – papur eglurhaol

ACARAC (03-19) Papur 8 - Atodiad A - Adroddiad Blynyddol Drafft 2018-19

ACARAC (03-19) Papur 8 - Atodiad B - Datganiad o Gyfrifon 2018-19

7.1        Cyflwynodd y Cadeirydd yr Adroddiad Blynyddol Drafft a'r Datganiad o Gyfrifon 2018-19, a ddosbarthwyd bythefnos cyn y cyfarfod yn ôl y bwriad. Amlinellodd rôl y Pwyllgor o ran rhoi sicrwydd i'r Swyddog Cyfrifyddu a'r Comisiwn. Gwahoddodd sylwadau ar yr adroddiad drafft, gan nodi y caent eu cymeradwyo'n derfynol yn y cyfarfod ar 15 Gorffennaf, cyn eu cyflwyno i'r Comisiwn ar yr un diwrnod.

7.2        Canmolodd aelodau'r Pwyllgor yr Adroddiad Blynyddol a'r Cyfrifon, gan nodi'n benodol y lefel uchel o sicrwydd a ddarparwyd drwy'r cyfan, y cyflwyniad clir a hygyrch, a'r defnydd priodol o ffeithluniau. Ym marn y Cadeirydd, mae'r ddogfen yn adroddiad hynod effeithiol am dynnu sylw at lwyddiannau'r Cynulliad dros y flwyddyn ddiwethaf.

7.3        Trafododd y Pwyllgor sut y gellid rhoi cyhoeddusrwydd i'r adroddiad er mwyn helpu i hyrwyddo gwaith y Cynulliad. Dywedodd Ann y byddai Pwyllgor Cynghori ar Daliadau, Ymgysylltu a Gweithlu'r Comisiwn (REWAC), y mae yn aelod ohono, yn trafod cyfathrebu ehangach mewn cyfarfod sydd i ddod. Byddai'n rhoi adborth i'r Pwyllgor ar y trafodaethau hyn yn y dyfodol.

7.4        Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau'r Pwyllgor ynglŷn â thargedau amgylcheddol a chynaliadwyedd, yn gyfredol ac yn y dyfodol, dywedodd Dave, gan fod y targedau cyfredol yn dod i ben yn 2021, y byddai'r Comisiwn yn gosod targedau newydd, anos yn y flwyddyn i ddod i fesur cynnydd tuag at y dyhead o ddod yn sefydliad carbon niwtral.

7.5        Mewn ymateb i gwestiynau am y diffyg ystadegau cydraddoldeb ac amrywiaeth yn yr Adroddiad Blynyddol, eglurodd Dave fod yr Adroddiad yn darparu gwybodaeth gryno a bod manylion i'w cael yn yr Adroddiad Blynyddol ar Amrywiaeth a Chynhwysiant. Cytunodd i ystyried sut y gellid darparu'r wybodaeth hon pe bai ymholiadau'n codi yn sgil cyhoeddi'r Adroddiad Blynyddol a'r Cyfrifon.

7.6        Trafododd y Pwyllgor y dangosyddion perfformiad allweddol sydd yn yr adroddiad. Mewn ymateb i gwestiynau am gwymp ymddangosiadol mewn perfformiad o ran ymgysylltu, eglurodd Manon fod ffactorau yn erbyn y dangosyddion cyfredol wedi cael eu dylanwadu i raddau helaeth gan ffactor allanol.  Bydd y rhain yn cael eu disodli gan dargedau mwy priodol pan benodir y Cyfarwyddwr Cyfathrebu ac Ymgysylltu newydd.

7.7        Casglodd y Pwyllgor fod yr adroddiad yn gyfrif gwir, teg a dealladwy o waith y Comisiwn dros y flwyddyn ac y byddai'n debygol o argymell i'r Comisiwn ei gymeradwyo'n ffurfiol ar 15 Gorffennaf.

Camau i'w cymryd

·         Ann Beynon i ddarparu adborth i'r Pwyllgor maes o law ar drafodaethau REWAC ynghylch ymgysylltu a chyfathrebu

·         Dave i roi diweddariad i'r Pwyllgor yn yr hydref ar fesurau cynaliadwyedd newydd

Cyfarfod: 25/03/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon- amserlen

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 183

Cofnodion:

ACARAC (02-19) Papur 9 - amserlen

6.1        Disgrifiodd Nia Morgan y broses a ddilynwyd y llynedd, ac roedd pob aelod o’r Pwyllgor a fu'n ymwneud ag adolygu'r Adroddiad Blynyddol a’r Cyfrifon yn cytuno ei bod wedi gweithio'n dda.  Ei bwriad oedd cyhoeddi drafft bythefnos cyn y cyfarfod a fyddai’n cael ei gynnal ar 17 Mehefin.   

6.2        Cadarnhaodd Swyddfa Archwilio Cymru hefyd y dylai fod mewn sefyllfa i gyflwyno Adroddiad Cwblhau Archwilio terfynol (Adroddiad ISA 260) yn y cyfarfod ym mis Mehefin. 

6.3        Mewn ymateb i gwestiynau am lofnodi, gosod a chraffu ar yr Adroddiad Blynyddol a’r Cyfrifon, cytunodd Nia i ychwanegu rhagor o fanylion at yr amserlen i gynnwys y sesiynau craffu.

Cam i’w gymryd

–      (6.3) Ychwanegu’r gweithgaredd at yr amserlen ar ôl ei gyflwyno i’r Pwyllgor ym mis Gorffennaf, ee llofnod Archwilydd Cyffredinol cynorthwyol Cymru, gosod yr adroddiad yn y Swyddfa Gyflwyno, sesiynau craffu etc.   

 

Cyfarfod: 25/03/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 14)

Y wybodaeth ddiweddaraf am Gyllid

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 186

Cofnodion:

ACARAC (02-19) Papur 14 – Y wybodaeth ddiweddaraf am Sefyllfa Ariannol 2018-19 a 2019-20 a Chyllideb 2020-21

11.1    Rhoddodd Nia y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y sefyllfa gyllidebol bresennol.  Bu blwyddyn ariannol 2018-19 yn gyfnod prysur i'r Comisiwn gan y bu cryn alw am adnoddau gan gynnwys adnoddau ar gyfer Diwygio'r Cynulliad, Brexit a'r Senedd Ieuenctid. 

11.2    Nid oedd y Pwyllgor Cyllid wedi ymateb eto i farn y Comisiwn ynghylch gosod cyllidebau’n unol â Bloc Cymru.  Cytunodd Nia i hysbysu'r Pwyllgor yn ogystal â dosbarthu adroddiad y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus roedd Comisiwn y Cynulliad i fod yn ei drafod yr wythnos ganlynol. 

Camau i’w cymryd

-     (11.2) Nia i ddosbarthu amserlen y gyllideb, adroddiad PAC ac ymateb y Comisiwn i aelodau'r Pwyllgor.

Cyfarfod: 25/03/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 13)

Adolygiad blynyddol o bolisïau Twyll a Chwythu'r Chwiban

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 189
  • Cyfyngedig 190
  • Cyfyngedig 191
  • Cyfyngedig 192

Cofnodion:

ACARAC (02-19) Papur 13 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y Polisi Chwythu'r Chwiban a'r Polisi Twyll

10.1     Cadarnhaodd Gareth nad oedd y ddau bolisi wedi newid ers iddynt gael eu hadolygu ym mis Ebrill 2018.  Nid oedd unrhyw achosion o dwyll na chwythu'r chwiban wedi'u cofnodi ond roedd y Comisiwn yn ymwybodol o'r angen i gynnal lefelau ymwybyddiaeth a rhoi’r polisïau ar brawf yn llawn.    

 

Cyfarfod: 25/03/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Adroddiad Blynyddol drafft yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 195

Cofnodion:

ACARAC (02-19) Papur 10 - Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth

7.1        Cyflwynodd Dave adroddiad drafft y SIRO a oedd yn tynnu sylw at y cynnydd a wnaed, yn rhoi sicrwydd bod risgiau gwybodaeth yn cael eu rheoli'n effeithiol ac yn nodi meysydd i ganolbwyntio arnynt yn ystod y flwyddyn i ddod. 

7.2        Y prif ffocws ar gyfer 2019-20 oedd rhoi’r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) ar waith a gweithio gyda thîm prosiect y Senedd Ieuenctid i sicrhau cydymffurfiad. Cafwyd un achos o golli data personol y bu angen rhoi gwybod i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) amdano ond ni fu angen cymryd unrhyw gamau pellach.

7.3        Roedd hyfforddiant a chodi ymwybyddiaeth o seiberddiogelwch hefyd wedi bod yn faes allweddol yn ystod y cyfnod hwn.  Cadarnhaodd Dave fod Aelodau'r Cynulliad a’u staff cymorth hefyd yn cael cynnig y sesiynau hyfforddi hyn ond roedd gwendid yn parhau yn y maes hwn.     

7.4        Roedd Ann Beynon eisoes wedi dosbarthu papur Swyddfa'r Cabinet o'r enw 'Seiberddiogelwch ar gyfer cwmnïau FTSE 350’ a fyddai'n cael ei drafod fel rhan o'r eitem diweddaru ar seibeddiogelwch mewn cyfarfod yn y dyfodol.

Cyfarfod: 25/03/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 8)

Datganiad Llywodraethu Drafft 2018-19

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 198
  • Cyfyngedig 199

Cofnodion:

ACARAC (02-19) Papur 8 - y Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft

5.1        Dywedodd y Cadeirydd ei fod yn gwerthfawrogi’r ffaith  bod Datganiad Llywodraethu drafft mor gynhwysfawr wedi’i baratoi mor gynnar yn y broses. 

5.2        Disgrifiodd Manon Antoniazzi y broses o gasglu sicrwydd gan Benaethiaid Gwasanaeth a Chyfarwyddwyr er mwyn paratoi’r Datganiad Llywodraethu a'r sesiwn herio yr aeth Hugh Widdis iddi ym mis Chwefror. 

5.3        Cafwyd sylwadau ac awgrymiadau ynglŷn â’r datganiad drafft a byddai'r rhain yn cael eu cynnwys ynddo cyn ei gyflwyno i'r Pwyllgor eto ym mis Mehefin fel rhan o Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon y Comisiwn.

5.4        Mewn ymateb i gwestiwn am y Dangosyddion Perfformiad Allweddol diwygiedig, cytunodd Dave i anfon y cynigion at y Pwyllgor cyn eu cyflwyno i'r Comisiwn eu cymeradwyo.

Cam i’w gymryd

–      (5.4) Y tîm clercio i anfon y cynigion ar gyfer y Dangosyddion Perfformiad Allweddol at aelodau’r Pwyllgor cyn eu cyflwyno i’r Comisiwn eu cymeradwyo.  

 

Cyfarfod: 11/02/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 14)

Achosion o Dorri Rheolau Gwybodaeth

Cofnodion:

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

13.1    Nid oedd unrhyw achosion o dorri rheolau gwybodaeth i'w nodi.  

 

Cyfarfod: 11/02/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 11)

Adolygiad o bolisïau cyfrifyddu

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 204

Cofnodion:

ACARAC (01-19) Papur 12 – Polisïau cyfrifyddu – adolygiad blynyddol

10.1    Cadarnhaodd Nia nad oedd unrhyw newidiadau i'r polisïau cyfrifyddu wedi'u nodi o'r adolygiad blynyddol diweddaraf. Diolchodd y Cadeirydd ac aelodau'r Pwyllgor i Nia am y papur clir a chroesawodd y diwydrwydd dyladwy wrth ragweld newidiadau a fyddai'n dod i rym yn y dyfodol.

 

Cyfarfod: 11/02/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Prosiect Ailosod System Rheoli Treuliau Aelodau

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 207

Cofnodion:

ACARAC (01-19) Papur 11 – Y Diweddar ar System Rheoli Treuliau Aelodau

9.1        Croesawodd y Cadeirydd Sulafa, Eve a Dean i'r cyfarfod a diolchodd iddynt am y papur yn amlinellu hynt y prosiect a'r manteision y bydd yn eu gwireddu.

9.2        Mynegodd Eve hyder y disgwylir i'r prosiect fynd yn fyw ar 1 Ebrill a dywedodd na fu unrhyw amrywiadau sylweddol i'r achos busnes ers iddo gael ei gymeradwyo ym mis Mawrth 2018. Dywedodd hefyd am welliannau yn y lefelau cymorth gan y darparwr gwasanaeth o ganlyniad i fwy o ffocws ar ansawdd yn y broses aildendro contractau.

9.3        Rhoddodd Sulafa sicrwydd o ran tryloywder a rhwyddineb mynediad at wybodaeth am dreuliau a darparodd Nia sicrwydd o ran diogelwch y systemau drwy gyfrifon defnyddwyr.

 

Cyfarfod: 26/11/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Diweddariad ar Sefyllfa Ariannol 2018-19 a Chyllideb 2019-20

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 210

Cofnodion:

ACARAC (05-18) Papur 10 - Diweddariad ar Sefyllfa Ariannol 2018-19 a Chyllideb 2019-20

10.1     Cyflwynodd Nia'r wybodaeth ddiweddaraf am sefyllfa ariannol 2018-19, gan gadarnhau na fydd yr alldro yn fwy na'r gyllideb, ac y byddai gwerth am arian a'r targedau talu prydlon yn cael eu bodloni.  Mae'r gyllideb ar gyfer 2019-20, y cytunwyd arni gan y Cynulliad ym mis Tachwedd, yn defnyddio model arall i fynd i'r afael â phryderon y Pwyllgor Cyllid a'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus o ran Cyllideb Penderfyniad y Bwrdd Taliadau, ac mae'n nodi cynnydd o 1.67%. 

10.2    Croesawodd y Pwyllgor y trosolwg hwn, gan ofyn am fanylion pellach o ran telerau arbedion effeithiolrwydd y busnes.

Camau i’w cymryd

–      Bydd Nia Morgan yn cynhyrchu atodiad i'r cofnodion a fydd yn cynnwys manylion o ran elfen effeithlonrwydd busnes yr arbedion gwerth am arian. 

Cyfarfod: 26/11/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 8)

Adborth diweddar ar y Pwyllgor Cyllid a'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 213
  • Cyfyngedig 214
  • Cyfyngedig 215

Cofnodion:

ACARAC (05-18) Papur 9 - Diweddariad y Pwyllgor Cyllid a'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus

ACARAC (05-18) Papur 9 - Atodiad 1

ACARAC(05-18) Papur 9 - Atodiad 2

8.1        Cyflwynodd Nia ddiweddariadau i'r Pwyllgor ar sesiynau craffu diweddar y Comisiwn.  Arweiniodd y ddau sesiwn at amrywiaeth o argymhellion i'r Comisiwn, er nad oedd adroddiad y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus wedi'i gyhoeddi hyd yn hyn.   

8.2     Cafodd y Pwyllgor Cyllid amlinelliad manwl o gyllideb ddrafft 2019-20, a chytunwyd ar hyn wedyn gan y Cynulliad ar 14 Tachwedd 2018.  Yn ystod y sesiwn graffu, tynnodd Suzy, Manon a Nia sylw at feysydd blaenoriaeth, sef y Senedd Ieuenctid, Diwygio'r Cynulliad a'r Gweithgor Deddfwriaeth.

8.3     Gan fod prosiect y Senedd Ieuenctid yn arloesol, a heb gael ei adlewyrchu gan ddeddfwrfeydd eraill, roedd yn anodd rhagweld y costau'n union, a gellid eu herio yn ystod cyfarfodydd y Pwyllgor Cyllid a'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus yn y dyfodol. 

8.4     Roedd y Pwyllgor yn falch o weld y tryloywder amlwg a ddangoswyd yn ystod y sesiynau craffu a lefel y gwaith paratoi a oedd yn ofynnol ar draws y sefydliad, yn enwedig gan y tîm Cyllid.  Gwnaethant ddiolch i Nia, Manon a Suzy am eu cyfraniadau i'r eitem hon.

 

Cyfarfod: 26/11/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Diweddariad am Gynnydd ar Seiberddiogelwch

Cofnodion:

Eitem lafar

3.1        Croesawodd y Pwyllgor Mark Neilson a Richard Coombe i'r cyfarfod i gyflwyno diweddariad ar seiberddiogelwch.  Yn dilyn eu diweddariad blaenorol ym mis Ebrill, roedd y broses o uwchraddio i system Windows 10 wedi'i chwblhau'n llawn.  Roedd y Pwyllgor yn falch o fanteision diogelwch platfform Windows 10. 

3.2     Amlinellodd Mark yr amserlen ar gyfer cynlluniau profi yn y dyfodol.  Croesawodd y Pwyllgor fwriad y Comisiwn i ymuno â chynllun Cyber Essentials, sef cynllun a gefnogir gan Lywodraeth y DU a'r diwydiant i helpu sefydliadau i ddiogelu eu hunain yn erbyn bygythiadau ar-lein cyffredin.  

3.3     Dangosodd y siart risg seiberddiogelwch gynnydd ym mhob maes, ond cododd gwestiynau o ran blaenoriaeth addysg i ddefnyddwyr ac ymwybyddiaeth.  Cafodd Mark a'i dîm eu hannog gan Suzy Davies i ddefnyddio'r Comisiynwyr i ymgysylltu â'u pleidiau ac i annog eu cydweithwyr i gymryd rhan mewn sesiynau codi ymwybyddiaeth a hyfforddi. 

3.4     Sicrhaodd Mark a Richard fod y Comisiwn yn ymgysylltu â sefydliadau eraill, gan gynnwys deddfwrfeydd eraill a'r Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol.

3.5     Er ei fod yn cydnabod bod seiberddiogelwch yn gofyn am wyliadwriaeth gyson, roedd y cynnydd yn destun anogaeth i'r Pwyllgor. Trefnwyd adolygiad archwilio mewnol o seiberddiogelwch ar gyfer dechrau 2019, a byddai'r Pwyllgor yn croesawu diweddariad pellach ym mis Mehefin 2019 ac o leiaf bob chwe mis dilyn hynny.  

Camau i’w cymryd

–     Bydd Mark Neilson yn defnyddio Comisiynwyr y Cynulliad i rannu negeseuon allweddol i'w grwpiau o ACau a Staff Cymorth ACau ynglŷn â'r sesiynau hyfforddiant a chodi ymwybyddiaeth sydd ar gael.

–     Bydd Mark a Richard yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor ar seiberddiogelwch ym mis Mehefin 2019, ac o leiaf ddwywaith y flwyddyn wedi hynny.

 

Cyfarfod: 09/07/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Adborth o Gynhadledd Cadeiryddion TIAA a Trafod rôl Keith Baldwin fel Cynghorydd Annibynnol i’r Comisiwn

Cofnodion:

Eitem lafar drwy gyflwyniad

5.1     Gwahoddwyd Keith Baldwin i rannu ei adborth ar gynhadledd Cadeiryddion Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg TIAA a aeth iddi ym mis Ebrill 2018, yn ogystal ag adlewyrchu ar ei rôl fel Ymgynghorydd Annibynnol i’r Comisiwn ac aelod o’r Pwyllgor. 

5.2     Roedd ei gyflwyniad cyntaf yn canolbwyntio ar dair thema allweddol o gynhadledd TIAA: seiber-ddiogelwch, chwythu’r chwiban a llywodraethu effeithiol

5.3     O ran seiber-ddiogelwch, roedd Keith yn sicr, o drafodaethau mewn cyfarfodydd Pwyllgor, fod Comisiwn y Cynulliad wedi paratoi’n ddigonol yn y maes hwn ac wedi dangos rhaglen glir ar gyfer datblygu yn y dyfodol. Cyfeiriodd at restr wirio i gynyddu sicrwydd o ran seiber-ddiogelwch ac at ‘ddiagram gwe pry cop’ fel enghraifft o aeddfedrwydd o ran ymdrin â seiber-ddiogelwch. Dywedodd Dave fod y tîm TGCh yn trafod llunio rhywbeth tebyg ar gyfer y Comisiwn.

5.4     O ran chwythu’r chwiban, teimlai Keith unwaith eto fod gan y Comisiwn bolisi a gweithdrefnau cadarn ar waith, er ei fod yn cwestiynu a oedd y rhain wedi’u profi. Eglurodd Gareth Watts ei fod yn bwriadu mynd ar gwrs yn ddiweddarach yn y flwyddyn a drefnwyd gan Public Concern at Work i sicrhau bod ein gweithdrefnau mor gyfoes â phosibl. Byddai’n rhannu ei ganfyddiadau â Manon a Dave.

5.5     Wedyn, cyflwynodd Keith restr o awgrymiadau ar gyfer Pwyllgor Archwilio effeithiol, gan ymhelaethu ar yr awgrymiadau hyn yn ei gyflwyniad nesaf, a oedd yn canolbwyntio ar beth y gallai hyn ei olygu i’r Comisiwn. 

5.6     Roedd ei gyflwyniad nesaf yn canolbwyntio ar ei aelodaeth o’r Pwyllgor a’i rôl fel Ymgynghorydd Annibynnol. Teimlai fod y Cynulliad wedi datblygu’n sefydliad cryf ac aeddfed, yn arbennig o ran rheoli risg ac archwilio mewnol.

5.7     Mynegodd bryder ynglŷn â cholli profiad a gwybodaeth o ganlyniad i’w ymadawiad ac ymadawiad y Cadeirydd yn 2019. 

5.8     Roedd llawer o’i gyflwyniad yn canolbwyntio ar restr o awgrymiadau ar gyfer pwyllgor effeithiol, fel y cyfeiriwyd atynt yn y cyflwyniad blaenorol. Cytunodd y Cadeirydd fod llawer o’r pethau hyn eisoes ar waith gan y Comisiwn, er y dylid parhau i ddatblygu prosesau sicrwydd a rheoli risg. Ychwanegodd y Cadeirydd fod y Cylch Gorchwyl yn nodi’n glir beth yw rôl y Pwyllgor, a bod y flaenraglen waith yn cael ei rhannu’n rheolaidd ag aelodau er mwyn iddynt ddylanwadu ar yr eitemau i’w trafod.      

5.9     At ei gilydd, roedd profiad Keith wedi bod yn gadarnhaol ac yn bleserus, gan ddod â chryn foddhad iddo. Diolchodd y Pwyllgor a’r swyddogion iddo am ei gyfraniadau a’i ymrwymiad i’r rôl, gan ddymuno’n dda iddo at y dyfodol.  

 

Cyfarfod: 09/07/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Diweddariad strategol

Cofnodion:

Eitem lafar

7.1     Arweiniodd Dave a Manon ar y diweddariad strategol. Dechreuodd Dave y drafodaeth drwy roi’r wybodaeth ddiweddaraf am yr adolygiad capasiti. Roedd cynllun gweithredu ar waith, gyda’r arweinwyr a’r amserlenni wedi’u nodi. O ganlyniad i’r gwell hyblygrwydd a nodwyd yn ystod cymal cyntaf yr adolygiad, cafodd unigolion eu hadleoli dros dro i adrannau fel y tîm Brexit i ateb y galw ar unwaith.    

7.2     Yn ogystal â chanlyniadau’r adolygiad capasiti, byddai’r meini prawf o ran blaenoriaethu yn adnodd defnyddiol i asesu galwadau ar Gronfa Fuddsoddi’r Comisiwn. 

7.3     Wedyn, rhoddodd Manon y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am ddiwygio’r Cynulliad a Brexit. Roedd ymgysylltu â staff wedi bod yn flaenoriaeth i Manon. Roedd sesiynau i’r holl staff ar ddiwedd pob tymor wedi arwain at ymgysylltu a chydweithio da iawn. Ers ei phenodiad, roedd Manon wedi’i chalonogi gan ymrwymiad y staff i’r sefydliad, gan obeithio y byddai’r cyfleoedd yr oedd yr adolygiad capasiti a’r gwaith o ddiwygio’r Cynulliad yn eu cynnig yn arwain at waith mwy amrywiol a diddorol a allai gynyddu morâl yn ei dro. 

7.4     Roedd aelodau’r pwyllgor yn ymwybodol o’r ansicrwydd o amgylch Brexit. Cafwyd sicrwydd gan Manon eu bod yn ymateb i ddatblygiadau wrth iddynt ddigwydd ac y byddent yn parhau i gydweithio’n agos â chydweithwyr ar draws deddfwrfeydd eraill.

7.5     Daeth Dave â’r eitem hon i ben drwy atgoffa’r Pwyllgor y byddai’n rhaid i Lywodraeth Cymru wneud unrhyw benderfyniad ar lety newydd, ac y byddai angen cyllideb atodol i gefnogi’r penderfyniad hwnnw. Mae’r Llywydd yn trafod hyn â’r Prif Weinidog ym mhob cyfarfod dwyochrog, a bydd y mater yn dod yn fwyfwy pwysig os bydd y Cynulliad yn cytuno i gynyddu nifer yr Aelodau Cynulliad.    

 

Cyfarfod: 09/07/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Y wybodaeth ddiweddaraf am brosiect y system gyllid (dros flwyddyn yn ddiweddarach)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 224

Cofnodion:

ACARAC (04-18) Papur 5 – Y wybodaeth ddiweddaraf am y prosiect i ddisodli’r system gyllid (NAV)

6.1     Cyflwynodd Nia’r adroddiad, gan amlinellu’r nifer sylweddol o fuddion a ddaeth o ganlyniad i’r prosiect. Roedd enghreifftiau’n cynnwys: defnyddio adnoddau staff yn fwy effeithiol, proses fusnes fwy effeithlon a dileu risgiau o ran peidio â chydymffurfio.

6.2     Roedd nifer o faterion wedi codi yn ystod y flwyddyn ers i’r system fynd yn fyw, ond aeth y cyflenwr meddalwedd i’r afael â’r rhan fwyaf o’r rhain. Roedd y berthynas â’r cyflenwr wedi gwella’n sylweddol ar ôl penodi Rheolwr Cyfrif Cwsmer yn benodol ar gyfer y Comisiwn. 

6.3     Mae Cynllun Gwella Gwasanaeth bellach ar waith, ac fe aethpwyd i’r afael â nifer o fân faterion a oedd heb eu datrys yn ystod ymweliad â’r safle gan uwch-gynrychiolydd ym mis Ebrill 2018. 

6.4     Gofynnodd y Pwyllgor beth fyddai’r cam nesaf yn ei olygu. Cadarnhaodd Nia y byddai’r trydydd cam yn disodli Folding Space, sef y system electronig ar gyfer lwfansau’r Aelodau. Byddai’r trydydd cam yn galluogi cyllidebu ar gyfer staff Aelodau a chyhoeddi treuliau yn uniongyrchol o’r system gyllid craidd (NAV). Roedd disgwyl i’r gwaith hwn gael ei gwblhau erbyn 1 Ebrill 2019.

6.5     Diolchodd y Pwyllgor i Nia am y diweddariad, gan groesawu’r arbedion effeithlonrwydd a gynhyrchwyd gan y system. 

Cam gweithredu

Nia i sicrhau bod y Pwyllgor yn cael y wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd yn erbyn cerrig milltir allweddol wrth gyflwyno cymal nesaf y gwaith o ddisodli’r system gyllid.

 

Cyfarfod: 18/06/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Adroddiad Blynyddol SIRO 2017-18

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 227

Cofnodion:

ACARAC (03-18) Papur 9 – Adroddiad Blynyddol SIRO 2017-18

7.1     Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad hwn a chytunodd Dave y gellid ei gwneud yn gynt yn y dyfodol. Cytunodd hefyd y gellid gwella'r adroddiad i wneud cyfeiriadau pellach at y paratoadau bod GDPR yn cymryd blaenoriaeth eleni ac i gynnwys ystadegau yn ymwneud â seiber-ddiogelwch.

7.2     Rhoddodd Dave esboniad manwl i'r Pwyllgor o'r achos colli data y rhoddwyd gwybod amdano i'r Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth.  Sicrhaodd y Pwyllgor fod profion ychwanegol wedi'u rhoi ar waith i leihau'r siawns o gamgymeriad dynol yn y dyfodol. 

7.3     Roedd y Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth wedi bod yn gweithio'n bennaf ar ymwybyddiaeth a hyfforddiant am GDPR a byddai'n parhau i wneud hynny dros y misoedd nesaf cyn canolbwyntio ar weithgareddau cydymffurfio. Byddai adolygiad o'r system ddosbarthu yn cael ei gynnal hefyd.

7.4     Roedd Dave yn derbyn y ceisiadau gan y Pwyllgor y dylid rhoi gwybod am achosion o dorri gwybodaeth yn y dyfodol i SIRO ac ACARAC.

Camau gweithredu

-        Dave i adolygu Adroddiad Blynyddol SIRO i gyfeirio at baratoadau GDPR ac ystadegau seibr-ddiogelwch.

-        Dave i ddiwygio Cylch Gorchwyl SIRO i sicrhau y rhoddir gwybod am achosion o dorri gwybodaeth i ACARAC cyn gynted â phosibl. 

 

Cyfarfod: 18/06/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Meini Prawf Blaenoriaethu

Cofnodion:

Diweddariad llafar drwy gyflwyniad

6.1     Gohiriwyd yr eitem hon o gyfarfod mis Ebrill.

6.2     Cyflwynodd Dave i'r Pwyllgor y meini prawf blaenoriaethu a oedd yn seiliedig yn rhannol ar y model MoSCoW (“Must, Should, Could or Won't”), ynghyd â meini prawf mwy manwl. Roedd hyn eisoes wedi'i rannu â Chomisiwn y Cynulliad, Fforwm y Cadeiryddion a'r Pwyllgor Busnes a byddai'n cael ei ddefnyddio fel sail i adnewyddu'r blaenoriaethau strategol. Roedd yn cael ei ddefnyddio gan y Tîm Arweinyddiaeth i lywio trafodaethau ynghylch blaenoriaethu adnoddau ar gyfer 2018-19 ac fe fyddai canlyniad y trafodaethau hyn ac unrhyw achosion busnes yn ddarostyngedig i her gan y Bwrdd Gweithredol. Roedd swyddogion yn cytuno unwaith y bydd hyn wedi'i wreiddio, byddai'n galluogi Manon a'r uwch reolwyr i ganolbwyntio ar flaenoriaethau a'u hasesu'n well, yn arbennig o ystyried yr adnoddau cyfyngedig a'r sefyllfa ariannol dynnach. Byddai hefyd yn darparu tystiolaeth ar gyfer trafodaethau â'r Comisiwn ynghylch blaenoriaethau a goblygiadau penderfyniadau.

6.3     Esboniodd Dave wrth y Pwyllgor fod y model eisoes wedi cael ei ddefnyddio gan y tîm Cyfathrebu i flaenoriaethu digwyddiadau'r haf fel rhan o'r strategaeth ymgysylltu. Byddai'r meini prawf yn cael eu datblygu ymhellach fel rhan o'r Adolygiad Capasiti i nodi mannau cyfyng a llywio'r gwaith o ail-leoli staff.

6.4     Roedd y Pwyllgor yn croesawu'r dull o ddefnyddio hyn fel offeryn i lywio trafodaethau, ond pwysleisiodd fod angen dealltwriaeth gyffredin o'r termau a defnyddiwyd a hefyd i ystyried asesu prosiectau fesul cam fel rhan o'r fethodoleg hyfyw (e.e. ymgeisydd, darganfyddiad ac ati). Cawsant eu calonogi gan rôl Gareth fel ‘ffrind beirniadol’ wrth ddatblygu'r meini prawf hyn.   

 

Cyfarfod: 23/04/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Diweddariad ar bolisïau chwythu'r chwiban a thwyll

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 232

Cofnodion:

ACARAC (02-18) Papur 5 - Diweddariadau ar y Polisi Chwythu'r Chwiban a'r Polisi Twyll

7.1        Dywedodd Gareth Watts wrth y Pwyllgor nad oes unrhyw newidiadau o ran sylwedd wedi'u gwneud i bolisïau Chwythu'r Chwiban a Thwyll y Comisiwn. Cytunodd i ystyried profi'r polisi Chwythu'r Chwiban.

7.2        Mewn perthynas â Thwyll, awgrymodd y Cadeirydd y dylai Adroddiad Blynyddol ar Dwyll y Pennaeth Archwilio Mewnol (i'w gyflwyno yn y cyfarfod ym mis Mehefin 2018) gyfeirio at Fframwaith Polisi'r Comisiwn a mesurau eraill a gymerwyd i godi ymwybyddiaeth.

7.3        Gofynnodd y Cadeirydd hefyd am ddiweddariad ar restr wirio Twyll Swyddfa Archwilio Cymru. Roedd Gareth Watts eisoes wedi trafod hyn â Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) a byddai'n casglu barn rheolwyr yn seiliedig ar ei asesiad ei hun cyn cyflwyno'r rhestr wirio i'r Pwyllgor. Cadarnhaodd Gareth Lucey, o SAC, yn unol â Safonau Rhyngwladol ar Archwilio (ISA), roedd yn rhaid i bob un o'r cyrff yr oeddent yn eu harchwilio gwblhau'r rhestr wirio.

Camau i’w cymryd

Gareth Watts i gynnwys manylion am ymwybyddiaeth o dwyll yn ei Adroddiad Blynyddol ar Dwyll.

 

Cyfarfod: 23/04/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Adolygu'r Fframwaith Sicrwydd yn ei gyfanrwydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 235

Cofnodion:

ACARAC (02-18) Papur 4 – Diweddariad ar y Fframwaith Sicrwydd

ACARAC (02-18) Papur 4 – Atodiad A – Map Sicrwydd

ACARAC (02-18) Papur 4 – Atodiad B – Sicrwydd FW Ebrill 2017 – Mawrth 2018

6.1        Cyflwynodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf am sut mae Fframwaith Sicrwydd y Comisiwn yn cael ei chyflenwi. Eglurodd fod Penaethiaid Gwasanaeth yn cymryd mwy o berchnogaeth o'r broses mapio sicrwydd ac yn ymgysylltu mwy â hi. Cyflawnwyd hyn, yn rhannol, drwy ddirprwyo cyfrifoldeb ar gyfer adolygu a chynyddu'r prosesau mapio sicrwydd a gweithgareddau i lywio datganiadau sicrwydd. Roedd ei dîm wedi gweithio gyda gwasanaethau i helpu i ddatblygu diwylliant llywodraethu a sicrwydd ar draws y Comisiwn, gan gynnwys darparu sesiynau hyfforddiant ac ymwybyddiaeth wedi'u teilwra.

6.2        Amlygodd y Pwyllgor fod pob un heblaw un o'r elfennau Map Sicrwydd â statws RAG gwyrdd ac awgrymodd y dylid ystyried dulliau gwahanol ar gyfer nodi meysydd i wella. Cytunodd Gareth, ac roedd ef a Kathryn Hughes eisoes wedi dechrau ffyrdd amgen o gyflwyno'r wybodaeth hon yn y dyfodol.

6.3        Awgrymodd Hugh y gellid darparu mwy o fanylion sy'n nodi'n glir y lefelau o sicrwydd sy'n gysylltiedig â phrosesau a risgiau'r Comisiwn. Atgoffodd Gareth y Pwyllgor fod y map sicrwydd wedi'i ategu gan fapiau sicrwydd lefel gwasanaeth manwl a datganiadau sy'n darparu dadansoddiad mwy manwl a'u bod yn cael eu defnyddio i nodi meysydd o gryfderau a gwendidau o ran sicrwydd. Roedd y wybodaeth hon ar gael i aelodau'r Pwyllgor.

6.4        Trafododd y Pwyllgor, yn ogystal â diweddaru Map Sicrwydd y Comisiwn i adlewyrchu'r strwythur llywodraethu newydd, p'un a ddylai adlewyrchu'r gwaith craffu a gafodd y Comisiwn gan y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a'r Pwyllgor Cyllid a ph'un a dylid dangos ACARAC yn benodol yn y drydedd linell amddiffyn, er mai dim ond llinellau lefel uchel elfen amddiffyn y fframwaith gafodd eu cyflwyno.

Camau i’w cymryd

Swyddogion i ystyried cyfeirio at y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus ar Fap Sicrwydd y Comisiwn ac ychwanegu ACARAC i'r trydydd llinell amddiffyn.

 

Cyfarfod: 23/04/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Datganiad Llywodraethu Drafft ar gyfer 2017-18

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 238
  • Cyfyngedig 239
  • Cyfyngedig 240
  • Cyfyngedig 241

Cofnodion:

ACARAC (02-18) Papur 3 – Datganiad Llywodraethu Drafft ar gyfer 2017-18 – papur cwmpasu

ACARAC (02-18) Papur 3 – Datganiad Llywodraethu Drafft ar gyfer 2017-18

5.1        Cyflwynodd Manon ddrafft cynnar o Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol 2017-18. Roedd y ffigurau ariannol yn dal i gael eu cwblhau ond roedd y Comisiwn yn hyderus na fyddai gorwariant.

5.2        Trafododd y Pwyllgor y sesiwn herio a gynhaliwyd ym mis Chwefror 2018 lle roedd Eric yn craffu ar Ddatganiadau Sicrwydd y Cyfarwyddwyr a chynnig heriau annibynnol. Cytunodd Eric a swyddogion ei bod wedi bod yn sesiwn gadarn gyda thrafodaeth agored a onest.

5.3        Awgrymodd y Pwyllgor ychwanegu mwy o fanylion ar y newidiadau llywodraethu ac uwch reolwyr diweddar, ymgysylltu â staff wrth adnewyddu gwerthoedd sefydliadol a chydnabyddiaeth allanol. Awgrymodd y Pwyllgor y meysydd canlynol i ganolbwyntio arnynt yn 2018-19: gweithredu a chadarnhau newidiadau Rheoleiddio Diogelu Data Cyffredinol (GDPR); seiber-ddiogelwch; a pholisïau a gweithdrefnau urddas a pharch.

5.4        Gofynnodd y Cadeirydd a fu unrhyw ganllawiau newydd ar ddatganiadau llywodraethu a sicrhaodd Gareth Watts nad oedd unrhyw beth newydd wedi'i lunio a bod arfer gorau presennol, gan gynnwys adroddiadau archwilio a rhestr wirio'r Swyddfa Archwilio Genedlaethol ar ddatganiadau llywodraethu, wedi'u hystyried.

5.5        Disgrifiodd Manon y gwaith sy'n cael ei wneud i symleiddio adroddiadau ac allbynnau drwy gydol y flwyddyn i leihau achosion o ddyblygu ymdrech, tra'n cynnal llif gwybodaeth briodol i'r holl randdeiliaid.

5.6        Daeth y Pwyllgor i'r casgliad bod hwn yn ddrafft cyntaf da a bod lefel y manylion yn briodol wrth gydbwyso tryloywder a darllenadwyedd. Cytunwyd y byddai unrhyw awgrymiadau pellach yn cael eu hanfon dros e-bost.

Camau i’w cymryd

Aelodau'r Pwyllgor i e-bostio newidiadau a awgrymir i'r Datganiad Llywodraethu at Kathryn Hughes.

 

Cyfarfod: 23/04/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Meini Prawf Blaenoriaethu

Cofnodion:

Diweddariad drwy gyflwyniad

4.1        Gohiriwyd yr eitem hon tan gyfarfod mis Mehefin.

 

Cyfarfod: 23/04/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Diweddariad ar Ddiogelwch Seiber

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 246

Cofnodion:

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

3.1     Cytunodd y Pwyllgor i drafod ACARAC (02-18) Papur 11 - Diogelwch Seiber ynghyd â'r risgiau sy'n ymwneud â diogelwch seiber (ICT16) a'r diweddariad gan benaethiaid TGCh a Seilwaith TG o dan yr eitem hon.

3.2     Daeth Mark Neilson a Richard i'r cyfarfod i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am y camau y mae'r Comisiwn wedi'u cymryd i wella diogelwch seiber.

3.3     Cafodd y Pwyllgor wybod bod dau faes y canolbwyntir arnynt: technegol a dynol. Darparodd Mark ystadegau ar gyfer sawl ymgais o ymosodiadau seiber a fu ar y Comisiwn dros y chwe mis blaenorol. Nododd y Pwyllgor fod y risg gorfforaethol yn ymwneud â seiber-ddiogelwch yn adlewyrchu ei bod hi'n amhosibl i atal ymosodiadau seiber a bod rhaid canolbwyntio ar ddiogelu, canfod ac ymateb iddynt.

3.4        Tynnodd Richard sylw at newid yn yr agwedd at seiber-ddiogelwch o un dull 'cylch dur' i ddiogelwch sawl haen gan ddefnyddio mwy o ddadansoddiadau ac adrodd. Dywedodd Richard bod y Ganolfan Diogelwch Seiber Genedlaethol yn anfon rhybuddion pan ymosodir ar sefydliadau.

3.5     Holodd y Pwyllgor pa waith sydd wedi'i wneud mewn perthynas â bygythiad mewnol, yn arbennig ymddygiad maleisus posibl. Dywedodd Richard fod nhw’n meddwl cyflwyno system dosbarthu gwybodaeth newydd ac fe wnaeth y Cadeirydd annog y Comisiwn i gyflymu hyn, gan ystyried gwersi a ddysgwyd gan sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus.

3.6     Nododd y Pwyllgor y sgôr archwilio mewnol gwell.

3.7     Nododd y Pwyllgor fod cynlluniau ymateb seiebr wedi'u profi'n llwyddiannus a byddai Mark a Gareth Watts yn goruchwylio profion pellach ar gyfer cynlluniau amddiffyn ac adfer.  Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor cadarnhaodd Dave fod y broses gaffael yn cynnwys rhestr wirio seiber-ddiogelwch ar gyfer cyflenwyr trydydd parti a bod adolygiadau contractau rheolaidd yn sicrhau y glynir i hyn.

3.8     Awgrymodd y Pwyllgor y gellid creu model aml-ddimensiwn a fyddai'n amlygu cipolwg o elfennau amrywiol seiber-ddiogelwch. Cadarnhaodd Mark y byddai'n gweithio gyda Gareth Watts a Clive FitzGerald (TIAA) i ddatblygu hyn.

3.9     Hysbysodd Mark y Pwyllgor am waith sy'n mynd rhagddo i godi a phrofi ymwybyddiaeth o arfer gorau seiber-ddiogelwch ymysg staff y Comisiwn, Aelodau’r Cynulliad a'u staff cymorth. Y nod oedd lleihau graddfa difrifoldeb y risg.

3.10 Gofynnodd y Pwyllgor p'un a yw dod â TGCh yn fewnol wedi sicrhau buddion seiber-ddiogelwch. Roedd Dave o'r farn bod y Comisiwn mewn sefyllfa well i deilwra a phrofi rheolaethau seiber-ddiogelwch. Ychwanegodd Mark fod y trefniadau presennol yn caniatáu i'r Comisiwn gael agwedd hyblyg, tra hefyd yn gallu dibynnu ar brofiad Microsoft.

3.11 Nododd y Pwyllgor fwriad Gareth i gynnal archwiliad blynyddol ffurfiol a chytunodd fod y dylid darparu diweddariad ar seiber-ddiogelwch, gan gynnwys gweithredu argymhellion archwilio mewnol, bob chwe mis.

3.12 Diolchodd Eric i'r swyddogion am fynychu ac am ddatganiad clir ar fater cymhleth.

Camau i’w cymryd

Seiber-ddiogelwch i'w ychwanegu i'r flaenraglen waith i'w adolygu bob chwe mis.

 

Cyfarfod: 05/02/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Adroddiad ar Berfformiad Corfforaethol (adroddiad Dangosyddion Perfformiad Allweddol)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 249

Cofnodion:

ACARAC (01-18) Papur 8 - Adroddiad Dangosyddion Perfformiad Allweddol Ebrill-Medi 2017

Eitem 10 – Adroddiad risgiau corfforaethol

ACARAC (01-18) Papur 9 - Risgiau Corfforaethol

ACARAC (01-18) Papur 9 - Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (01-18) Papur 9 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd

Eitem 11 - Archwiliad beirniadol o un risg sydd eisoes wedi’i nodi neu risg newydd

ACARAC (01-18) Papur 10 - Y wybodaeth ddiweddaraf am Risgiau Corfforaethol Rhyng-gysylltiedig y Comisiwn

8.1        Roedd fersiwn derfynol, gyhoeddedig yr adroddiad ar ddangosyddion perfformiad allweddol wedi'u cynnwys yn y pecyn er gwybodaeth. Dywedodd Dave fod adolygiad o'r dangosyddion perfformiad allweddol yn mynd rhagddo gyda'r Penaethiaid Gwasanaeth a'r Cyfarwyddwyr. Roedd hyn yn cynnwys ystyried datblygu dangosfwrdd mewnol yn ogystal â'r dangosyddion perfformiad allweddol cyhoeddedig. Cadarnhaodd y bydd yr adolygiad hwn yn cynnwys ystyried a yw targedau yn ddigon heriol a pherthnasol. Awgrymodd y Pwyllgor y dylid rhoi ystyriaeth i seilio targedau ar ganlyniadau yn hytrach nag allbynnau.

8.2        Cyflwynodd Dave wedyn y papurau risg, gan nodi bod y proffil risg sylweddol parhaus yn dangos y pwysau a faint o ansicrwydd sy'n wynebu'r sefydliad. 

8.3        Er cydnabod bod y risgiau gweddilliol yn parhau i fod yn uchel oherwydd eu heffaith pe dônt yn wir, awgrymodd y Pwyllgor y dylid herio rheolaethau a lefelau goddef yn barhaus i sicrhau bod digon yn cael ei wneud i'w rheoli. Cytunodd y swyddogion i ystyried sylwadau'r Pwyllgor ar opsiynau i gyflwyno risgiau mewn ffordd wahanol i helpu dadansoddi yn well. 

8.4        Nododd y Pwyllgor y papur yn amlinellu sut roedd y Comisiwn yn rheoli natur rhyng-gysylltiedig ei risgiau corfforaethol. Roedd y Pwyllgor yn dal i fod yn fodlon bod y risgiau'n cael eu rheoli'n dda, yn unigol ac ar y cyd. Gan y byddai'r risgiau rhyng-gysylltiedig yn parhau i gael eu rheoli ar y cyd a'u hysbysu i'r Pwyllgor ar wahân yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol, cytunwyd nad oedd angen iddynt weld adroddiadau tebyg ar reoli'r risgiau rhyng-gysylltiedig yn y dyfodol.

 

Cyfarfod: 05/02/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Y wybodaeth ddiweddaraf am yr Adolygiad Capasiti

Cofnodion:

Eitem lafar

4.1        Cafodd y Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf am yr Adolygiad Capasiti yn dilyn cyfarfod diweddar Comisiwn y Cynulliad unwaith iddynt gymeradwyo 'r adroddiad cychwynnol.

4.2        Bydd Dave yn arwain cyfnod nesaf yr adolygiad, sef gweithredu'r argymhellion. Rhoddodd Dave wybod y sefydlwyd grŵp llywio traws-sefydliad i ddatblygu a chydlynu'r modd y cyflwynir cynllun gweithredu. Roedd disgwyl i gylch gorchwyl y grŵp gael eu hystyried gan y Bwrdd Rheoli. Amlinellodd wahanol gamau gweithredu a oedd eisoes yn cael eu datblygu hefyd, megis cylchoedd diwygiedig ar gyfer cynllunio ac adrodd.

4.3        Cadarnhaodd Suzy Davies fod y Comisiwn wedi croesawu'r adroddiad ac wedi argymell y dylid cynnal adolygiad capasiti ar ddechrau pob Cynulliad newydd i lywio'r gwaith o gynllunio ar gyfer yr adnoddau sydd eu hangen i gyflawni'r strategaeth.

4.4        Trafododd y Pwyllgor gyd-destun yr adolygiad o ran yr heriau penodol sy'n wynebu'r Pumed Cynulliad, gan gynnwys Brexit, diwygio etholiadol y Cynulliad, cyfyngiadau ariannol a'r awydd i gyfyngu ar niferoedd staff. Trafodwyd hefyd y gwaith manwl o gynllunio ar gyfer senarios a wneir gan yr uwch swyddogion penodol mewn perthynas â Brexit a'r Bil Ymadael.  

4.5        Awgrymodd y Pwyllgor y dylai'r Comisiwn sicrhau bod digon o ddata meintiol i fod yn dystiolaeth o ganfyddiadau'r adolygiad a'r gwelliannau dilynol o ran effeithlonrwydd ac effeithlonrwydd, a sicrhau bod y dystiolaeth yn addas i graffu arni. Roeddent yn cydnabod, fodd bynnag, ei bod yn anodd mesur gwerth y gwasanaethau a ddarparwyd neu feincnodi yn erbyn deddfwrfeydd eraill.         

Cyfarfod: 27/11/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Crynodeb o’r Sesiynau Craffu (Cyllid a PAC)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 254
  • Cyfyngedig 255
  • Cyfyngedig 256

Cofnodion:

ACARAC (05-17) Papur 12 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y Pwyllgor Cyllid a’r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus (PAC)

ACARAC (05-17) Papur 12 - Atodiad 1 Adroddiad y Pwyllgor Cyllid

ACARAC (05-17) Papur 12 - Atodiad 2 Ymateb i adroddiad y Pwyllgor Cyllid

9.1        Diolchodd Nia a Manon Antoniazzi i’r Pwyllgor am eu cyfraniad gwerthfawr iawn wrth baratoi ar gyfer y sesiynau craffu a gynhaliwyd ym mis Hydref.  Yn dilyn y sesiynau hyn, awgrymwyd nifer o argymhellion gan y Pwyllgor Cyllid ac roedd Comisiwn y Cynulliad wedi ymateb yn ffurfiol. Cymeradwywyd y gyllideb ar gyfer 2018-19 yn y Cyfarfod Llawn ar 15 Tachwedd 2017 a chadarnhaodd Nia y byddai’n ystyried sut y cafodd y Penderfyniad ar Gyflog a Lwfansau Aelodau ei drin mewn deddfwrfeydd eraill.      

9.2        Canmolodd y Pwyllgor Manon am ei pherfformiad yn y sesiynau, yn enwedig o ystyried mai’r rhain oedd y cyntaf iddi fel Prif Weithredwr a Chlerc, a Swyddog Cyfrifyddu. Roeddent hefyd yn croesawu’r cynnig o ddiweddariad ar y cynigion o ran adeiladu, ar ôl i’r Comisiwn wneud ei benderfyniad yn y Flwyddyn Newydd.  

 

Cyfarfod: 27/11/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 2)

Cofnodion a materion yn codi

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 259
  • Cyfyngedig 260

Cofnodion:

ACARAC (05-17) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 18 Gorffennaf 2017

ACARAC (05-17) Papur 2 – Crynodeb o’r camau gweithredu

2.1        Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 18 Gorffennaf a chafodd y wybodaeth ddiweddaraf am gamau gweithredu, a nodwyd ym mhapur 2, ei nodi.  

2.2     Pwyntiau gweithredu 4.4 a 12.2 (blaenoriaethu prosiectau) - Cadarnhaodd Dave Tosh fod papur yn manylu ar y meini prawf blaenoriaethu wedi’i gyflwyno yng nghyfarfod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ym mis Mehefin. Byddai’r Bwrdd yn profi’r gwaith o gyflwyno’r meini prawf ym mis Rhagfyr 2017. 

2.3     Pwyntiau gweithredu 4.7 a 4.9 (Cyflog a Chronfa Gyfunol Archwilydd Cyffredinol Cymru (ACC)) - Cyfarfu Nia Morgan a Gareth Watts â chynrychiolwyr o Lywodraeth Cymru dros gyfnod toriad yr haf i drafod trin taliadau ar gyfer ACC.  Sicrhawyd y ddau bod y prosesau priodol ar waith ar gyfer penodi’r Archwilydd nesaf ac roeddent yn aros am y wybodaeth ddiweddaraf cyn diwedd y flwyddyn.  

Camau i’w cymryd

-      Gareth i ddiweddaru’r Pwyllgor ar broses Llywodraeth Cymru ar gyfer penodi a thalu Archwilydd Cyffredinol Cymru unwaith y derbynnir yr wybodaeth. 

 

Cyfarfod: 27/11/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 15)

Adroddiad Drafft ar Berfformiad Corfforaethol (adroddiad Dangosyddion Perfformiad Allweddol)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 263

Cofnodion:

ACARAC (05-17) Papur 19 - Adroddiad Dangosyddion Perfformiad Allweddol Ebrill-Medi 2017

15.1      Nododd y Pwyllgor yr adroddiad DPA drafft hwn a oedd i fod i gael ei adolygu gan Gomisiwn y Cynulliad ym mis Rhagfyr. Nodwyd un maes a oedd wedi dangos newid sylweddol, sef ffigurau gwylio Senedd.tv. Esboniodd Dave a Manon bod gwylwyr yn newid o wylio trafodion y Senedd ar Senedd.tv i wylio ar YouTube, a oedd yn profi bod defnyddwyr yn ffafrio cael gafael ar y deunydd gan ddefnyddio’r gwahanol sianeli cyfryngau cymdeithasol. 

15.2     Eglurodd Dave y gwnaed cais i Benaethiaid Gwasanaeth adolygu’r is-ddangosyddion KPI, yn enwedig yng ngoleuni’r Adolygiad Capasiti a’r argymhellion a wnaed gan y Pwyllgor Cyllid.     

 

Cyfarfod: 27/11/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Diweddariad ar y Fframwaith Rheoli Polisi

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 266

Cofnodion:

ACARAC (05-17) Papur 10 - Fframwaith Rheoli Polisi 

7.1        Cyflwynodd Gareth y papur hwn oedd yn gofyn i’r Pwyllgor nodi’r gwaith sy’n cael ei wneud a’r camau arfaethedig nesaf. Pan gwblheir y gwaith, byddai pob un o’r polisïau’n cael eu brandio a byddai ganddynt ddyddiadau adolygu pendant, a ystyrir yn hanfodol o ran llywodraethu da.

7.2        Er bod y Pwyllgor yn cwestiynu amseriad y gwaith hwn, sicrhaodd Gareth yr aelodau fod y prosiect hwn wedi’i nodi yn 2014 ac nid oedd yn dechrau o’r dechrau. Roedd yr effaith ar adnoddau yn fach ac roedd aelod o’r tîm Llywodraethu a Sicrwydd yn rheoli hyn.  

 

Cyfarfod: 27/11/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Adolygiad Capasiti

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 269
  • Cyfyngedig 270

Cofnodion:

ACARAC (05-17) Papur 3 - Dadansoddiad Cefnogi Adolygiad  Capasiti

ACARAC (05-17) Papur 3 - Atodiad A – Y cylch gorchwyl ar gyfer yr Adolygiad Capasiti

3.1        Cyflwynodd Gareth Watts a Phil Turner drosolwg o’r Adolygiad Capasiti, a soniwyd am amcanion yr Adolygiad a rhai canfyddiadau cychwynnol.       

3.2        Rhoddodd y Pwyllgor her ac awgrymiadau defnyddiol a fyddai’n cael eu hystyried wrth baratoi ar gyfer cyflwyno canfyddiadau’r Adolygiad i Gomisiwn y Cynulliad ym mis Ionawr. 

3.3        Awgrymodd y Pwyllgor y dylai’r adroddiad egluro bod y Comisiwn yn dechrau o sylfaen gref o ran ansawdd a diwydrwydd dyladwy ei waith, ac y dylai gynnal hynny, wrth wella effeithlonrwydd. Dylid darparu enghreifftiau ymarferol yma (e.e. craffu’n fwy gofalus ar geisiadau am adnoddau). Pwysleisiwyd pwysigrwydd defnyddio data ansoddol a meintiol yn yr adroddiad terfynol er mwyn dangos mwy o effeithlonrwydd posibl wrth gynnal effeithiolrwydd. 

3.4        Roedd Gareth a Phil yn croesawu’r cyfle ar gyfer yr her feirniadol hon, ac roeddent yn gobeithio y gallai’r Pwyllgor ddarparu rhagor o gymorth pe bai amser yn caniatáu.

Camau i’w cymryd

-      Gareth Watts i rannu’r papur dadansoddi ategol wedi’i ddiweddaru gyda’r Pwyllgor pan fydd ar gael.

-      Cynghorwyr Annibynnol i fod yn rhan o’r gwaith o ddatblygu’r adolygiad capasiti fel y bo’n briodol.

 

Cyfarfod: 27/11/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 1)

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant

Cofnodion:

1.1     Nododd y Pwyllgor ymddiheuriadau gan Suzy Davies AC ac Ann-Marie Harkin. Croesawyd cynrychiolydd newydd o Swyddfa Archwilio Cymru, sef Gareth Lucey, a dymunwyd yn dda i Matthew Coe ar ei secondiad sydd i ddod. Gofynnodd y Cadeirydd am ymatebion i’r sylwadau gan Suzy Davies ar y papurau i’w hatodi i’r cofnodion.  

1.2     Datganodd Eric Gregory ei fod yn gynrychiolydd busnes ar gyfer yr Adolygiad Seneddol o Iechyd a Gofal Cymdeithasol yng Nghymru.  

1.3     Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau eraill.

 

Cyfarfod: 18/07/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon

Cofnodion:

ACARAC (04-17) Papur 4 – Adroddiad Blynyddol a Datganiad o Gyfrifon 2016-17 - papur cwmpasu

ACARAC (04-17) Papur 5 – Adroddiad Blynyddol a Datganiad o Gyfrifon 2016-17

4.1        Croesawyd yr adroddiad blynyddol a'r datganiad o gyfrifon diwygiedig gan y Pwyllgor.  Awgrymwyd rhai meysydd y gellid eu hadolygu i roi eglurder pellach, ond ar y cyfan cafodd y gweithgarwch yn ystod cyfnod 2016-17 ei gofnodi'n dda a'i gyflwyno'n effeithiol.    

4.2        Cytunodd Nia i ystyried diwygio'r geiriad ar dudalen 109 i adlewyrchu'r ailddyraniad o adnoddau rhwng llinellau'r gyllideb tra'n aros o fewn y gyllideb gyffredinol.

4.3        Cododd Ann-Marie Harkin fater sy'n ymwneud â thaliadau cyflog a wnaed i Archwilydd Cyffredinol Cymru ym mis Mai a mis Mehefin 2016.  Oherwydd methu â dilyn y ddeddfwriaeth briodol ar gyfer gosod cyflog Archwilydd Cyffredinol Cymru, ni allai'r taliadau cyflog a oedd yn ddyledus i'r Archwilydd Cyffredinol ym mis Mai a mis Mehefin 2016 gael eu talu o Gronfa Gyfunol Cymru.  Yn lle hynny, defnyddiodd Comisiwn y Cynulliad gronfeydd a bleidleisiwyd iddo at ddibenion eraill i dalu Archwilydd Cyffredinol Cymru yn ystod y ddau fis.  Unig opsiwn amgen Comisiwn y Cynulliad fyddai atal taliadau cyflog i Archwilydd Cyffredinol Cymru yn ystod y ddau fis.

4.4        Pwysleisiodd Ann-Marie y pleidleisir ar gyllideb Comisiwn y Cynulliad yn flynyddol.  Cafodd Comisiwn y Cynulliad ei ad-dalu ar ôl hynny o Gronfa Gyfunol Cymru, felly mae'r sefyllfa wedi cael ei rheoleiddio erbyn diwedd y flwyddyn. Felly, roedd Archwilydd Cyffredinol Cymru a thîm archwilio Swyddfa Archwilio Cymru o'r farn nad oedd unrhyw amheuaeth o gyfrifon Comisiwn y Cynulliad yn bod yn gymwys (y farn ar yr adran sy'n ymwneud â chysondeb). 

4.5        Fodd bynnag, er tryloywder cynigiwyd y caiff y datgeliad o'r mater hwn ei wneud yn y datganiadau ariannol.  Gallai hyn naill ai gael ei wneud drwy Adroddiad Archwilydd Cyffredinol Cymru fel atodiad i'w Dystysgrif a'i Farn Archwilio neu gan Gomisiwn y Cynulliad yn datgelu'r mater o fewn y nodiadau i'r datganiadau ariannol.  Mynegodd tîm rheoli Comisiwn y Cynulliad y byddai'n well ganddynt i'r mater gael ei ddatgelu yn y nodiadau i'r datganiadau ariannol. 

4.6        Cytunodd Ann-Marie, mewn cyfarfod gydag Archwilydd Cyffredinol Cymru yn ddiweddarach y diwrnod hwnnw, y byddai'n awgrymu bod nodyn esboniadol yn cael ei ychwanegu i'r cyfrifon, yn disgrifio'r mater.  Gwnaed yn glir y byddai'r camau gweithredu y cytunwyd arnynt yn benderfyniad i Archwilydd Cyffredinol Cymru.

4.7        Cytunodd Nia i ddrafftio a dosbarthu nodyn i'w atodi i gofnodion y Pwyllgor i ddatgelu'r prosesau o ran y driniaeth o dalu cyflog Archwilydd Cyffredinol Cymru. 

4.8        Cytunodd y Pwyllgor gyda Swyddfa Archwilio Cymru yn amodol ar gytundeb gan Archwilydd Cyffredinol Cymru, y byddai nodyn yn cael ei ychwanegu, ond roedd am fod yn glir nad oes unrhyw gamddefnydd o arian cyhoeddus wedi digwydd. 

4.9        Cytunodd Nia i ddarparu'r wybodaeth ddiweddaraf am y sefyllfa a'r camau gweithredu y cytunir arnynt ar ôl iddi gael ei hysbysu o ganlyniad y cyfarfod rhwng Ann-Marie ac Archwilydd Cyffredinol Cymru.

         Camau gweithredu 

-         Nia Morgan i ystyried diwygio'r geiriad ar dudalen 109 o'r  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4

Cyfarfod: 18/07/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Diweddariad ar NAV (y system gyllid)

Cofnodion:

ACARAC (04-17) Papur 3 – Diweddariad ar NAV

3.1        Croesawodd y Cadeirydd Adrian Crompton (Uwch-berchennog Cyfrifol) ac Eve Jennings (Rheolwr Prosiect) i'r cyfarfod i gyflwyno'r adroddiad cau ar gyfer cyfnod 1 NAV.

3.2        Cafodd y gwersi a ddysgwyd yn dilyn y prosiect Adnoddau Dynol a'r Gyflogres eu hastudio i sicrhau bod system newydd mor sylweddol yn cael ei chyflwyno'n llwyddiannus.  Cafodd y Rheolwr Prosiect profiadol, ymroddedig a'i thîm eu canmol yn yr un modd ag ymdrechion ac ymrwymiad y tîm Cyllid. 

3.3        Roedd dewis y cyflenwr (TES) wedi bod yn hanfodol i lwyddiant y prosiect.  Roedd y cymorth parhaus a'r gwaith technegol ar gyfnod 2 hefyd yn galonogol iawn.    

3.4        Roedd trafodaethau pellach yn canolbwyntio ar ddal y gwersi cadarnhaol a ddysgwyd yn ogystal â'r agweddau negyddol ar y prosiect.  Cwestiynodd y Pwyllgor gyflwyniad y costau ymgynghori a chytunodd Nia i ddarparu nodyn i'r Ysgrifenyddiaeth i'w cynnwys yn y cofnodion.

3.5        Sicrhaodd Gareth a Dave y Bwrdd y byddent yn ymgorffori'r gwersi a nodwyd yn yr adroddiad ac, fel yr awgrymwyd gan y Bwrdd, o fewn templedi prosiect a chanllawiau. 

3.6        Llongyfarchodd aelodau'r Pwyllgor dîm y prosiect ar ddarparu cyfnod 1 yn llwyddiannus.  Estynnodd dîm y prosiect a Nia ddiolch i Keith am ei rôl yn darparu sicrwydd a chyngor allanol i dîm y prosiect, yn enwedig i Adrian pan oedd angen gwneud y penderfyniad o ran 'mynd yn fyw/dim am ddigwydd'.

Camau gweithredu

-         Gareth a Dave i sicrhau bod y gwersi a ddysgwyd (cadarnhaol a negyddol) yn cael eu defnyddio a'u hymgorffori mewn arferion gwaith.

-         Nia i ddarparu nodyn i'r cofnodion ACARAC i egluro'r amrywiad yn y costau ymgynghori gwirioneddol yn erbyn y rhagolwg yn ogystal â'r proffil rhagolygon cyffredinol.

 

Cyfarfod: 19/06/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 14)

Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth 2016-17

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 279

Cofnodion:

ACARAC (03-17) Papur 16 – Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth 2016-17

15.1     Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad, gan gytuno ei fod yn cynnig lefel ychwanegol o sicrwydd.  Awgrymodd aelodau'r Pwyllgor y dylai'r datganiadau ansoddol gael eu hategu gan dystiolaeth feintiol mwy penodol mewn adroddiadau yn y dyfodol.

15.2     Roedd Dave am gofnodi'n ffurfiol ei ddiolch i Alison Bond am ei gwaith caled a'i hymrwymiad i gynnal a gwella safonau llywodraethu gwybodaeth ym mhob rhan o'r sefydliad, fel yr amlinellir yn yr adroddiad hwn, ac am ei gwaith wrth baratoi ar gyfer y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol newydd.    

Cyfarfod: 19/06/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 11)

Y wybodaeth ddiweddaraf am reoli newid a rheoli prosiectau - Eitem lafar

Cofnodion:

12.1     Yn ogystal ag argymhelliad y Pwyllgor, rhoddodd Dave wybod i'r Pwyllgor bod gwaith ar y gweill i ddatblygu canllawiau ar flaenoriaethu prosiectau ar gyfer y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau.  Cydnabuwyd hefyd y gellid dogfennu materion fel her a sicrwydd o ran achosion busnes yn well.  Croesawodd y Pwyllgor y newydd hwn a gofynnodd am gael diweddariad pan fyddai rhagor o wybodaeth ar gael.    

Cam i’w gymryd

-         Dave i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am hynt y canllawiau ar flaenoriaethu prosiectau.     

 

Cyfarfod: 19/06/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Adborth ar yr wythnos ymwybyddiaeth o seibr ddiogelwch - Eitem lafar

Cofnodion:

11.1    Rhoddodd Suzy wybod bod adborth gan Aelodau'r Cynulliad am eu hymwybyddiaeth o'r wythnos ymwybyddiaeth a seibr ddiogelwch yn gyffredinol yn awgrymu nad oedd y neges wedi treiddio yn ôl y bwriad.

11.2    Cytunodd Dave i rannu'r adborth hwn gyda'r Pennaeth TGCh er mwyn sefydlu dull effeithiol o rannu'r negeseuon pwerus a phwysig hyn ag Aelodau'r Cynulliad a'u staff.     

Cam i’w gymryd

-         Dave i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am godi ymwybyddiaeth o seibr ddiogelwch ag Aelodau'r Cynulliad a'u staff cymorth.

 

Cyfarfod: 19/06/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Adroddiad Blynyddol ar Dwyll

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 286

Cofnodion:

ACARAC (03-17) Papur 11 – Adroddiad Blynyddol ar Dwyll

7.1     Cyflwynodd Gareth yr adroddiad a chadarnhaodd nad oedd unrhyw achosion o weithgarwch twyllodrus wedi dod i'w sylw yn ystod 2016-17, boed yn dwyll gwirioneddol neu'n achosion o amheuaeth o dwyll.  Nododd y Pwyllgor yr adroddiad ac argymhellodd y dylai adroddiadau yn y dyfodol gynnwys asesiad cyffredinol o sicrwydd.

7.2     Pan holwyd Gareth, nododd yntau pwy sydd â chyfrifoldeb am ganfod twyll, a oedd yn cynnwys y Cyfarwyddwr Cyllid, y Pennaeth Archwilio Mewnol a'r Pennaeth TGCh, a chytunodd i rannu rhestr o'r bobl hyn â'r Pwyllgor.  Nododd y Pwyllgor fod TIAA a Swyddfa Archwilio Cymru hefyd yn rhannu gwybodaeth â Gareth a Nia, a byddai'r drefn honno'n parhau. 

Camau i’w cymryd

-         Gareth i rannu manylion am gyfrifoldebau ar gyfer canfod twyll â'r Pwyllgor.

-         Gareth i gynnwys asesiad cyffredinol o sicrwydd yn ei bapur diweddaru nesaf ac mewn adroddiadau blynyddol ar dwyll yn y dyfodol.

 

Cyfarfod: 19/06/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 2)

Cofnodion y cyfarfod ar 20 Mawrth a crynodeb o’r camau i’w cymryd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 289
  • Cyfyngedig 290

Cofnodion:

ACARAC (03-17) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod ar 20 Mawrth 2017    

ACARAC (03-17) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd

2.1     Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 20 Mawrth a chafodd y wybodaeth ddiweddaraf am y camau gweithredu, a nodwyd ym mhapur 2, ei nodi.   

2.2     Trafodwyd dau gam gweithredu fel eitemau ar wahân ar yr agenda, sef:

·         adborth ar yr wythnos ymwybyddiaeth o seibr ddiogelwch, a drafodwyd fel eitem 11; a

·         y meini prawf ar gyfer blaenoriaethu prosiectau, a drafodwyd fel rhan o'r wybodaeth ddiweddaraf am reoli newid a rheoli prosiectau, o dan eitem 12. 

2.3     O ran pwynt gweithredu 7.2 (i roi gwybod am y cynlluniau i gynnal ymarfer meincnodi arall ar gyfer adroddiadau blynyddol a datganiadau llywodraethu gyda chyrff cyhoeddus eraill a rhannu syniadau am arferion gorau â Chomisiwn y Cynulliad), cadarnhaodd Matthew Coe y byddent yn rhoi gwybod i'r Pwyllgor pe bai digwyddiad meincnodi arall yn cael ei gynnal, a phryd.  [Ers y cyfarfod, mae SAC wedi cadarnhau y bydd ymarfer dilynol yn cael ei gynnal eleni, gan ei fod yn ymarfer da, a byddent yn ystyried a ddylid cynnal ymarfer o'r fath bob blwyddyn.]

2.4     O ran pwynt gweithredu 16.1 (i rannu manylion am y costau presennol ar gyfer hyfforddi gweithwyr achos), cadarnhaodd Dave Tosh fod y contract ar gyfer hyfforddiant untro ar reoli gwaith achos a gynigiwyd i Aelodau Cynulliad a'u staff cymorth am y tro cyntaf ar ddechrau'r Pumed Cynulliad.  Felly, nid oedd unrhyw gostau blaenorol ar gael i'w cymharu.  Roedd y Pwyllgor yn fodlon ar yr esboniad hwn.   

 

Cyfarfod: 19/06/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 1)

Cyflwyniad, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant

Cofnodion:

1.1        Datganodd Eric Gregory ei fod yn gynrychiolydd busnes ar gyfer yr Adolygiad Seneddol o Iechyd a Gofal Cymdeithasol yng Nghymru.  

1.2        Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau eraill.

Cyfarfod: 19/06/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 18)

Blaenraglen Waith

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 295

Cofnodion:

ACARAC (03-17) Papur 20 - Y flaenraglen waith

19.1     Gofynnodd y Cadeirydd i'r Pwyllgor adolygu'r flaenraglen waith ac anfon unrhyw awgrymiadau at y tîm clercio erbyn mis Awst.

Cam i’w gymryd

-         Aelodau ACARAC i anfon awgrymiadau ar y flaenraglen waith at y tîm clercio.

 

Mae'r cyfarfod nesaf wedi'i drefnu ar gyfer 18 Gorffennaf 2017. 

 

 

Cyfarfod: 20/03/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 11)

Diweddariad ar bolisïau chwythu'r chwiban a thwyll

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 298

Cofnodion:

ACARAC (02-17) Papur 12 - Diweddariadau ar y Polisi Chwythu'r Chwiban a'r Polisi Twyll

11.1     Rhoddodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am yr adolygiad o bolisïau Chwythu'r Chwiban a Thwyll y Comisiwn. Cafodd gwybodaeth am chwythu'r chwiban a dulliau eraill o fynegi pryderon a chwynion ei chyhoeddi ar dudalennau mewnrwyd y Cynulliad, ac roedd hyn yn cynnwys linc i gyfeiriad e-bost annibynnol. Byddai Gareth yn gweithio gyda'r Pennaeth Adnoddau Dynol i sicrhau bod digon o ymwybyddiaeth ar draws y Comisiwn. 

11.2     Ni fu unrhyw ddiweddariadau sylweddol i'r Polisi Twyll na'r Cynllun Ymateb i Dwyll. 

11.3     Ym mis Mawrth 2017 cynhaliodd Comisiwn y Cynulliad wythnos ymwybyddiaeth o ddiogelwch seiber a oedd yn amlygu'r risgiau posibl o ymosodiadau seiber, a oedd yn cynnwys negeseuon e-bost gwe-rwydo a allai gynyddu'r risg o weithgarwch twyllodrus. Cadarnhaodd Dave y byddai swyddfeydd etholaethol yn cael hyfforddiant ymwybyddiaeth o ddiogelwch seiber. 

11.4     Cytunodd Suzy Davies a swyddogion i ddarparu adborth i'r Pwyllgor ar sut y cafodd yr wythnos ei derbyn gan staff y Comisiwn, Aelodau'r Cynulliad a staff cymorth Aelodau'r Cynulliad.

Cam gweithredu

-         Suzy Davies a'r tîm clercio i gasglu adborth ar yr wythnos ymwybyddiaeth o ddiogelwch seiber ymhlith yr Aelodau, Staff Cymorth Aelodau'r Cynulliad a'r Comisiynwyr.

 

Cyfarfod: 20/03/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 2)

Cofnodion 6 Chwefror, a materion yn codi

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 301
  • Cyfyngedig 302

Cofnodion:

ACARAC (02-17) Papur 1 - Cofnodion cyfarfod 6 Chwefror 2017    

ACARAC (02-17) Papur 2 – Crynodeb o’r camau gweithredu

2.1        Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 6 Chwefror a chafodd y wybodaeth ddiweddaraf am gamau gweithredu, a nodwyd ym mhapur 2, ei nodi.   

2.2        Mewn perthynas â'r un cam gweithredu sy'n weddill - (paragraff 10.4) Dosbarthu adborth o bresenoldeb aelodau ACAC Estyn mewn cyfarfodydd ACAC eraill, roedd y Cadeirydd wedi derbyn adroddiad o ganfyddiadau. Roedd yn falch o nodi bod y meysydd arfer da a nodwyd yn yr adroddiad, y cytunodd y byddai'n eu rhannu gydag aelodau'r Pwyllgor, yn bennaf yn adlewyrchiad o agwedd y Pwyllgor hwn.    

 

Cyfarfod: 20/03/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 18)

Blaenraglen Waith

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 305

Cyfarfod: 20/03/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Adolygu'r Fframwaith Sicrwydd yn ei gyfanrwydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 308
  • Cyfyngedig 309
  • Cyfyngedig 310

Cofnodion:

ACARAC (02-17) Papur 11 - Diweddariad ar y Fframwaith Sicrwydd

ACARAC (02-17) Papur 11 - Atodiad A - sicrwydd FW - map

ACARAC (02-17) Papur 11 - Atodiad B - Sicrwydd FW - Ebrill 16 - Mawrth 17

10.1     Croesawodd y Pwyllgor Fframwaith Sicrwydd diwygiedig Comisiwn y Cynulliad ac roedd yn gwerthfawrogi pa mor dda y caiff ei ddefnyddio ar draws y sefydliad.       

 

Cyfarfod: 20/03/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Datganiad Llywodraethu Drafft ar gyfer 2016-17

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 313
  • Cyfyngedig 314

Cofnodion:

ACARAC (02-17) Papur 10 - Datganiad Llywodraethu Drafft ar gyfer 2016-17 - papur cwmpasu

ACARAC (02-17) Papur 10 - Datganiad Llywodraethu Drafft ar gyfer 2016-17

9.1        Cyflwynodd Claire y Datganiad Llywodraethu drafft. Dywedodd fod y broses yn arwain at ddrafftio'r datganiad wedi'i sefydlu'n dda, gyda Phenaethiaid Gwasanaeth yn darparu datganiadau sicrwydd manwl i lywio'r gwaith o ddrafftio'r datganiadau ar lefel y Gyfarwyddiaeth. Ychwanegodd gwaith craffu Hugh yng nghyfarfod y Bwrdd Rheoli haen arall o sicrwydd. Cytunodd Claire i rannu fersiwn ddiwygiedig o'r Datganiad Llywodraethu ac amlinelliad o'r Adroddiad Blynyddol gyda'r Pwyllgor cyn toriad y Pasg. 

9.2        Cytunodd y sawl a oedd yn bresennol i roi adborth i'r tîm clercio ar ôl y cyfarfod.

9.3        Cymeradwyodd y Pwyllgor y swyddogion ar lunio datganiad drafft cynhwysfawr. Awgrymwyd tynnu sylw at y risgiau corfforaethol allweddol ac ymhelaethu ar y fenter gwerth am arian.  

Camau gweithredu

-         Claire i ddosbarthu drafft diwygiedig ac amlinelliad o'r Adroddiad Blynyddol cyn toriad y Pasg.

-         Y sawl a oedd yn bresennol i ddarparu adborth ar y Datganiad Llywodraethu drafft i'r tîm clercio.

 

Cyfarfod: 20/03/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 17)

Crynodeb o'r ymadawiadau

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 317

Cofnodion:

ACARAC (02-17) Papur 16 - Crynodeb o'r ymadawiadau

Eitem 18 – Y flaenraglen waith

ACARAC (02-17) Papur 17 - Y flaenraglen waith

17.1     Nododd y Pwyllgor un achos o ymadael â'r gweithdrefnau caffael arferol.  Gofynnodd y Cadeirydd am fanylion am y gost gyfredol o hyfforddiant gweithiwr achos.

17.2     Byddai'r tîm clercio yn diweddaru ac yn dosbarthu'r flaenraglen waith ddiwygiedig.     

17.3     Gan mai hwn oedd cyfarfod olaf ACARAC Claire, diolchodd y Cadeirydd yn ffurfiol iddi ar ran y Pwyllgor am helpu i greu cydberthynas waith mor gadarnhaol a dymunodd yn dda iddi yn y dyfodol. 

Trefnwyd i gynnal y cyfarfod nesaf ar 19 Mehefin 2017. 

 

Cyfarfod: 20/03/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 13)

Diweddariad ar y prosiect system cyllid newydd - Eitem lafar

Cofnodion:

Eitem lafar