Cyfarfodydd

Llywodraethu’r Comisiwn

Mae'r dudalen hon yn cynnwys manylion am unrhyw gyfarfodydd a gynhelir lle bydd y mater yn cael ei drafod, neu unrhyw gyfarfodydd a gynhaliwyd lle cafodd y mater ei drafod. Mae hefyd yn cynnwys lincs i'r papurau, agendâu a chofnodion perthnasol.

Noder: Gall yr agenda ar gyfer cyfarfod newid ar fyr rybudd. Cyn ichi wneud unrhyw gynlluniau i ddod i gyfarfod Pwyllgor, gofynnwn i chi sicrhau nad yw'r eitem sydd o ddiddordeb i chi wedi cael ei symud, yn enwedig mewn achosion lle mae'r dyddiad ar gyfer y cyfarfod wedi'i nodi mwy nag wythnos o flaen llaw.

Cyfarfod: 15/06/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Archwiliad beirniadol o risg - ymateb y Comisiwn i'r coronafeirws (Covid-19)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 2

Cofnodion:

ARAC (03-20) Papur 7 – Llacio’r Cyfyngiadau Symud

7.1         Cyflwynodd Dave y papur, a oedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am drefniadau'r Comisiwn mewn ymateb i[r pandemig Covid-19 yn ogystal â nodi'r amcanion, yr egwyddorion a'r rhagdybiaethau gweithio a fyddai'n llywio’r paratoadau er mwyn i bobl ddychwelyd i'r ystâd. Yn ogystal, amlinellodd Dave y ffrydiau gwaith i sicrhau, pan fydd gofyn gwneud hynny, y gallai’r broses ddychwelyd fynd rhagddi’n effeithiol ac yn ddiogel a bod gwersi ar gyfer y dyfodol yn cael eu cofnodi.

7.2         Clywodd y Pwyllgor fod y Comisiwn wedi dangos cryn allu i addasu wrth ddarparu Cyfarfodydd Llawn rhithwir dros gyfnod y cyfyngiadau symud. Fel rhan o'r broses o ddychwelyd i’r ystâd, roeddent yn ystyried y posibilrwydd o gynnal Cyfarfodydd Llawn hybrid, gyda chyfran o'r Aelodau’n bresennol yn gorfforol, ac eraill yn cymryd rhan o bell. Ochr yn ochr â hyn, roeddent yn ystyried defnyddio rhaglen bleidleisio pwrpasol, a oedd wedi’i datblygu'n fewnol, a fyddai'n galluogi Aelodau'r Senedd i fwrw pleidleisiau o bell.

7.3         Roedd Cadeiryddion y Pwyllgorau yn dal i roi adborth cadarnhaol ar y gallu i gynnal cyfarfodydd rhithwir, gyda busnes wedi'i drefnu tan ddiwedd y tymor. Roedd y Pwyllgor Busnes i ystyried opsiynau ar gyfer cynnal busnes hanfodol y Senedd yn ystod toriad yr haf. Ochr yn ochr â hyn, roedd gwaith i baratoi’r ystâd ar gyfer pobl wedi cael ei wneud, gan gynnwys gosod arwyddion clir ar gyfer staff a niferoedd cynyddol o fannau diheintio ledled yr ystâd.

7.4         Roedd sicrhau bod staff, Aelodau'r Senedd a'u staff yn parhau i gael eu diweddaru'n rheolaidd yn rhan hollbwysig o’r gwaith hwn. Dywedodd Arwyn wrth y Pwyllgor fod grŵp cyfathrebu mewnol, a hwnnw’n cynnwys aelodau o staff Tîm Arweinyddiaeth y Comisiwn, wedi'i greu. Roedd yn cyfarfod yn ddyddiol i gydlynu’r broses gyfathrebu a negeseuon. Roedd sesiwn rithwir ddiweddar i’r holl staff a ddarparwyd gan Manon a'r cyfarwyddwyr wedi arwain at adborth cadarnhaol, gyda nifer fawr o staff yn bresennol. Wrth i’r gwaith ar gyfer dychwelyd i’r ystâd ddatblygu, byddai’r gweithgarwch cyfathrebu'n cynyddu er mwyn helpu i leddfu unrhyw bryder ymhlith staff.

7.5         Dywedodd Gareth wrth y Pwyllgor mai ei rôl, fel Pennaeth Llywodraethu, oedd parhau i sicrhau y cedwir at egwyddorion llywodraethu drwy gydol y broses benderfynu. Ychwanegodd ei fod hefyd yn gwneud darn o waith i gofnodi gwersi a ddysgwyd ym mhob un o'r ffrydiau gwaith eraill.

7.6         Mewn ymateb i gwestiynau gan Ann ynghylch adnabod yr aelodau hynny o staff a allai fod angen cymorth ychwanegol cyn dychwelyd i'r ystâd, sicrhaodd Dave y Pwyllgor fod gwaith wedi’i wneud i adnabod y staff hynny y gallai fod angen cymorth ychwanegol arnynt wrth ddod yn ôl i'r gweithle.

7.7        Diolchodd y Cadeirydd i Dave am y papur trylwyr a chydnabu faint yr her sy’n wynebu Bwrdd Gweithredol y Comisiwn wrth sicrhau bod unrhyw bosibilrwydd o ddychwelyd i'r ystâd yn cael ei reoli'n effeithiol, ond cafodd ei sicrhau gan y diweddariad a ddarparwyd.


Cyfarfod: 15/06/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Dull y Comisiwn o gynllunio etholiadau

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 5

Cofnodion:

ARAC (03-20) Papur 10 - Cynllunio ar gyfer Etholiadau’r Senedd yn 2021

10.1       Cyflwynodd Sulafa Thomas, Pennaeth Cymorth i’r Comisiwn ac i’r Aelodau, y papur a rhoi amlinelliad i'r Pwyllgor o ddull y Comisiwn o baratoi ar gyfer etholiadau nesaf y Senedd ym mis Mai 2021. Roedd y papur yn cynnwys trosolwg o’r risgiau i enw da’r Senedd ar ôl diddymu’r Pumed Senedd a phontio i’r Chweched Senedd.

10.2       Wrth ymateb i gwestiynau ynghylch trosiant posibl ymhlith yr Aelodau, eglurodd Sulafa y byddai'r paratoadau'n ddigon eang i ymdopi â phob sefyllfa, ac eglurodd fod y lefelau trosiant wedi bod yn eithaf uchel ar ôl etholiadau blaenorol. O ran cofnodi asedau materol y Comisiwn yn ystod y cyfnod pontio, dywedodd Sulafa wrth y Pwyllgor fod Tîm Cymorth Busnes yr Aelodau yn cadw cofrestr o asedau. At hynny, dywedodd Gareth wrth y Pwyllgor fod archwiliad o asedau sefydlog wedi'i drefnu yng Nghynllun Archwilio 19-20, ond gallai amseru’r archwiliad newid oherwydd pandemig Covid-19.

10.3       Mewn ymateb i gwestiynau gan Aled yn ymwneud â manylion y gyllideb yn y papur, eglurodd Sulafa y byddai’r costau staff a oedd yn gysylltiedig â'r Agoriad Brenhinol yn cael eu haddasu i adlewyrchu'r trefniadau gwahanol. Esboniodd Dave Tosh fod y costau sy'n gysylltiedig ag ad-drefnu swyddfeydd yn gysylltiedig â'r angen am ddefnydd mwy hyblyg ac effeithlon o ofod swyddfa i ddarparu ar gyfer unrhyw newidiadau posibl i feintiau’r pleidiau gwleidyddol o ganlyniad i'r etholiad.

10.4       Trafododd y Pwyllgor ei rôl yn y broses o gynllunio’r etholiad a gofynnodd am gael diweddariadau wrth i'r gwaith fynd rhagddo, er mwyn rhoi sicrwydd bod risgiau'n ymwneud â'r etholiad yn cael eu rheoli'n addas.

10.5       Diolchodd y Cadeirydd i Sulafa am y papur cynhwysfawr a'r trosolwg trylwyr, a nododd y byddai trafodaethau pellach ar ddull y Comisiwn o wneud gwaith cynllunio ar gyfer yr etholiad yn digwydd yn anffurfiol y tu allan i'r cyfarfod, cyn cynnal trafodaeth ffurfiol yng nghyfarfod yr hydref.

Camau Gweithredu

·          (10.4) ARAC i gael diweddariadau rheolaidd am y gwaith cynllunio ar gyfer etholiad y Chweched Senedd gyda diweddariad ffurfiol yng nghyfarfod yr hydref.

·          (10.5) Aelodau ARAC i drafod gwaith cynllunio’r etholiad yn anffurfiol ac y tu allan i'r pwyllgor, er mwyn llywio’r drafodaeth ffurfiol yng nghyfarfod yr hydref.

 


Cyfarfod: 15/06/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon y Comisiwn 2019-20

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 8

Cofnodion:

ARAC (03-20) Paper 5 – Annual Report and Accounts 2019-20

ARAARAC (03-20) Papur 5 - Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 2019-20

ARAC (03-20) Papur 5 Atodiad A – Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 2019-20  

5.1         Dywedodd aelodau’r Pwyllgor fod fformat, cynnwys a chywirdeb yr Adroddiad Blynyddol a’r Cyfrifon wedi gwneud cryn argraff arnynt, yn enwedig gan fod yr amserlen ar gyfer creu’r rhain wedi’i chwtogi eleni, a chan ystyried sut y mae’r pandemig Covid-19 wedi amharu ar bethau. Gwnaeth ansawdd y gwaith cynhyrchu argraff arnynt hefyd, yn enwedig ac ystyried bod y tîm yn un bach.

5.2         Argymhellodd y Pwyllgor i'r Swyddog Cyfrifyddu y dylid llofnodi'r datganiadau ariannol ar gyfer 2019-20. Byddai'r Archwilydd Cyffredinol Cynorthwyol yn ychwanegu ei lofnod electronig a byddai'r adroddiad yn cael ei osod a'i gyhoeddi.

5.3         Gofynnodd aelodau'r pwyllgor am sylw posibl gan y cyfryngau yn dilyn cyhoeddi'r adroddiad a sut orau i roi cyhoeddusrwydd i waith y Senedd. Mewn ymateb, dywedodd Arwyn fod trafodaethau eisoes yn cael eu cynnal â’r cyfryngau i dynnu sylw at straeon cadarnhaol, megis gostyngiadau sylweddol yn ein hôl troed carbon, ond roedd yn cydnabod ei bod yn anodd ennyn diddordeb y cyhoedd, gyda’r ffocws yn dal yn bennaf ar straeon sy’n gysylltiedig â Covid-19.

5.4         Diolchodd y Cadeirydd i bawb am eu cyfraniadau ac anogodd y swyddogion i ystyried sut i ddefnyddio'r adroddiad drwy gydol y flwyddyn i hyrwyddo ac amlygu gwaith y Senedd. Cytunwyd y byddai'r Pwyllgor hefyd yn trafod hyn eto yn yr hydref.   

Camau gweithredu

 (5.4) Yn yr hydref, ARAC i adolygu sut y gellir defnyddio'r Adroddiad Blynyddol a'r Cyfrifon i hyrwyddo gwaith y Senedd drwy gydol y flwyddyn.C (03-20) Paper 5 Annex A – Annual Report and Accounts 2019-20  

5.5         The Committee noted how impressed they were with the format, content and accuracy of the Annual Report and Accounts, especially as the timescale for its production had been brought forward this year, and given the disruption caused by the Covid-19 pandemic. They were also impressed with the quality of its production, especially given the small team involved.

5.6         The Committee recommended to the Accounting Officer that the financial statements for 2019-20 should be signed. The Assistant Auditor General would add his electronic signature and the report would be laid and published.

5.7         Committee members asked about possible media attention following publication of the report and how best to publicise the work of the Senedd. In response, Arwyn advised that discussions were already being held with the media to highlight positive stories, such as significant reductions in our carbon footprint, but acknowledged the difficulties in capturing the interest of the public with the focus still primarily on Covid-19 related stories.

5.8         The Chair thanked everyone for their contributions and encouraged officials consider how to use the report throughout the year to promote and highlight the work of the Senedd. It was agreed that the Committee would also return to this in the autumn.   

Action

(5.4) ARAC to review in the autumn, ways in which the Annual Report and  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 5


Cyfarfod: 15/06/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 11
  • Cyfyngedig 12

Cofnodion:

ARAC (03-20) Papur 3 - Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd 

ARAC (03-20) Papur 3 Atodiad A - IASAB

3.1        Cyflwynodd Gareth Watts ei adroddiad a disgrifiodd sut yr oedd yn dal i gyfrannu at ymateb y Comisiwn i bandemig Covid-19. Bellach roedd hefyd yn arwain y llif gwaith llywodraethu a sicrwydd yn y cynlluniau i ddychwelyd i'r ystâd. Er bod yr ymrwymiadau hyn wedi amharu ar ei gynlluniau gwreiddiol ar gyfer archwilio mewnol, rhoddodd Gareth sicrwydd i’r Pwyllgor drwy egluro sut yr oedd ei dîm wedi parhau i roi sylw manwl i lywodraethu a sicrwydd. Er enghraifft, disgrifiodd sut yr oeddent wedi parhau i sicrhau: bod y prosesau rheoli risg yn dal i fod yn gadarn; eu bod yn ymateb i geisiadau Rhyddid Gwybodaeth o fewn terfynau amser; bod cydweithwyr wedi’u cefnogi i greu hysbysiadau preifatrwydd ac ymholiadau diogelu data; a bod yr adrannau naratif yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol a'r Adroddiad Blynyddol wedi'u cwblhau i safon uchel iawn ac i derfynau amser heriol.

3.2        Ychwanegodd Gareth y byddai'n trafod â TIAA (partneriaid archwilio mewnol ar gontract allanol) i ddynodi meysydd y gellid eu harchwilio mewn ffordd ‘rithwir’, a byddai’n diweddaru'r Pwyllgor yn unol â hynny.

3.3        Cyfeiriodd Gareth at y papur gwybodaeth am gydymffurfio â'r PSIAS yn ystod y pandemig coronafeirws, papur a oedd wedi’i greu’n ddiweddar gan y Bwrdd Cynghori ar Safonau Archwilio Mewnol ac a gyflwynwyd yn Atodiad A i'r papur hwn. Cynghorodd y byddai'n rhannu papur gwybodaeth arall â’r Pwyllgor am sut y mae archwilwyr mewnol yn gwneud pethau'n wahanol yn ystod y pandemig, a hwnnw i’w gyhoeddi cyn hir.

Camau Gweithredu

(3.3) Gareth Watts i gylchredeg y papur gwybodaeth IASAB/CIPFA ychwanegol pan gaiff ei gyhoeddi.

 

 


Cyfarfod: 27/04/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 12)

Diwygio'r Cynulliad - Newid Enw

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 15

Cofnodion:

ACARAC (02-20) Papur 12 - Ymgysylltiad Allanol o ran y Newid Enw - fel y'i dosbarthwyd o'r blaen y tu allan i’r Pwyllgor

12.1     Trafodwyd hyn o dan Eitem 2.

 


Cyfarfod: 27/04/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 11)

Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth

Cofnodion:

ACARAC (02-20) Papur 11 – Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth

11.1     Cyflwynodd Dave y papur, gan amlinellu'r heriau a wynebwyd yn ystod y flwyddyn, a oedd yn ymwneud yn bennaf â staffio ym maes diogelu data dros y cyfnod.

11.2     Er gwaethaf yr heriau, dywedodd Dave fod cynnydd wedi'i wneud mewn meysydd fel adolygu'r polisi Diogelu Data. Canmolodd hefyd waith Nisha Jadva, y swyddog Diogelu Data dros dro, am ei gwaith ymgysylltu da â meysydd gwasanaeth ar draws y sefydliad a chyda staff cymorth Aelodau'r Cynulliad er mwyn gwella ymwybyddiaeth ymhellach. Ychwanegodd fod yr angen am gadernid parhaus, ychwanegol yn y maes hwn wedi cael ei gydnabod.

11.3     Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cadeirydd am reoli Ceisiadau Gwrthrych am Wybodaeth (SAR), esboniodd Dave yr heriau y mae'r Comisiwn yn eu hwynebu o ran ymdrin yn effeithiol â’r nifer cynyddol a natur gymhleth y ceisiadau. Ychwanegodd, er bod prosesau clir ar gyfer ymdrin â Cheisiadau Gwrthrych am Wybodaeth, y byddai'r rhain yn parhau i gael eu hadolygu'n rheolaidd.

11.4     Yng nghyd-destun rheoli risg data, tynnodd Ann sylw at yr angen i ystyried sut y gallai grymoedd allanol effeithio ar y sefydliad ac na ddylem gael ein llywio gan broses yn unig. Dywedodd Dave fod hyn eisoes yn cael ei ystyried fel rhan o drafodaethau sganio gorwel y Bwrdd Gweithredol yn y maes hwn.

11.5     Tynnodd Dave sylw hefyd at nifer o newidiadau i feddalwedd ledled y sefydliad a oedd wedi digwydd, gan gynnwys symud i SharePoint ac Office 365, yn ogystal â chyflwyno Microsoft Teams, gyda phob un yn dod â heriau o safbwynt llywodraethu gwybodaeth.

11.6     Roedd SharePoint ar fin cael ei gyflwyno i Aelodau'r Cynulliad a gofynnodd Suzy am y wybodaeth ddiweddaraf am gynlluniau ar gyfer symud gwybodaeth a'r cynllun marcio amddiffynnol. Rhoddodd Dave wybod i'r Pwyllgor am y gwaith parhaus sy'n mynd rhagddo i sicrhau bod y llwyfannau a ddefnyddir yn gweithio i'r Comisiwn ac i Aelodau'r Cynulliad a chydnabu'r cydbwysedd y mae angen ei sicrhau rhwng diogelu gwybodaeth a chefnogi gallu Aelodau'r Cynulliad i ymgysylltu'n effeithiol â'r cyhoedd.

11.7     Mewn ymateb i gwestiwn gan Aled ynghylch archifo ac yn benodol ar gydweithio â Llyfrgell Genedlaethol Cymru, cytunodd Dave i roi’r wybodaeth ddiweddaraf.

11.8     Roedd aelodau'r Pwyllgor yn fodlon â’r papur a diolchodd i Dave am y wybodaeth ddiweddaraf.

Camau gweithredu

·         (11.2) Dave i rannu'r Polisi Diogelu Data diwygiedig gydag aelodau'r Pwyllgor 

·         (11.5) Dave i drafod gydag Aled ynghylch dull o archifo’r Comisiwn, yn enwedig unrhyw gynlluniau i weithio gyda Llyfrgell Genedlaethol Cymru yn y dyfodol. 


Cyfarfod: 27/04/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon drafft y Comisiwn a'r Datganiad Llywodraethu ar gyfer 2019-20

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 20
  • Cyfyngedig 21
  • Cyfyngedig 22
  • Cyfyngedig 23

Cofnodion:

·         ACARAC (02-20) Papur 10 – Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon drafft

·         ACARAC (02-20) Papur 10 Atodiad A – Naratif yr Adroddiad Blynyddol (gan gynnwys adroddiad Dangosyddion Perfformiad Allweddol (KPI)

·         ACARAC (02-20) Papur 10 Atodiad B – Datganiad Cyfrifon drafft

·         ACARAC (02-20) Papur 10 Atodiad C – Datganiad Llywodraethu drafft

10.1     Amlinellodd Nia y dull cyffredinol a ddefnyddiwyd ar gyfer Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon drafft 2019-20. O ran yr adran Cyfrifon (Atodiad B), nododd Nia, er gwaethaf yr amgylchiadau presennol, bod y Comisiwn yn rhagweld y bydd yn cyflawni ei dargedau tanwario.

10.2     Diolchodd y Cadeirydd i Nia am y wybodaeth ddiweddaraf am y cyfrifon a gwahoddodd Arwyn i amlinellu'r ddogfen naratif (Atodiad A), gan awgrymu y dylid anfon sylwadau manwl ato yn ei gylch ar ôl y cyfarfod. Esboniodd Arwyn y broses ar gyfer llunio'r naratif, gan ddiolch i gydweithwyr, ac yn arbennig i Victoria Paris am ei hymdrechion sylweddol hyd yma, a nododd y byddai cyfraniadau gan rai meysydd gwasanaeth i ddilyn.

10.3     Byddai sylwadau gan aelodau'r Pwyllgor yn cael eu cofnodi ar wahân gan y tîm clercio a byddent yn cael eu hystyried i’w cynnwys yn y naratif. Byddai dyddiad cau yn cael ei bennu ar gyfer unrhyw sylwadau pellach oherwydd yr amserlenni tynn o ran paratoi’r adroddiad terfynol.

10.4     Cyfeiriodd Suzy at adroddiad Laura McAllister ar Ddiwygio'r Cynulliad a thrafododd y Pwyllgor a ddylai'r Adroddiad Blynyddol gynnwys cyfeiriad at yr argymhellion nad oeddent wedi'u gweithredu a'r camau a gymerwyd gan y Comisiwn i liniaru hyn. Cytunwyd y byddai trafodaethau pellach ar hyn yn cael eu cynnal y tu allan i'r Pwyllgor.

10.5     Trafododd aelodau'r Pwyllgor a swyddogion y dull o gyflwyno’r DPA o ran ymgysylltu rhyngwladol, yn benodol a ddylid cynnwys ymweliadau gan bwyllgorau hefyd.

10.6     Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am y gwaith a wnaed wrth baratoi'r adroddiad drafft, gan nodi'r safon uchel drwyddi draw.

10.7     Trafododd y Pwyllgor y Datganiad Llywodraethu drafft a nododd, gan mai drafft cynnar oedd hwn, bod bylchau lle y byddai cyfraniadau gan swyddogion perthnasol i ddilyn. Soniodd y Cadeirydd am bwysigrwydd y ddogfen mewn cyd-destun llywodraethu a chanmolwyd y swyddogion am y gwaith a wnaed arni hyd yma.

10.8     Awgrymodd Suzy y dylai swyddogion ystyried gosod troednodyn yn y Datganiad Llywodraethu drafft, i roi eglurder ynghylch cyfeiriadau at benaethiaid gwasanaeth y Comisiwn.

Camau gweithredu

·         (10.3) Kathryn i gofnodi a rhannu sylwadau a roddwyd ar naratif yr Adroddiad Blynyddol a'r Datganiad Llywodraethu 

·         (10.3) Bob i roi cyngor ynghylch pryd y dylai aelodau’r Pwyllgor roi sylwadau pellach ar naratif yr Adroddiad Blynyddol a’r Datganiad Llywodraethu 

·         (10.4) Arwyn i ystyried sut i gofnodi ffyrdd yr ydym wedi lliniaru yn erbyn peidio â bwrw ymlaen â rhai o’r argymhellion yn adroddiad Laura McAllister


Cyfarfod: 27/04/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Adroddiad Twyll Archwilio Mewnol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 26

Cofnodion:

ACARAC (02-20) Papur 5 - Adroddiad Twyll Archwilio Mewnol

5.1        Cyflwynodd Gareth yr Adroddiad Twyll Archwilio Mewnol i'r Pwyllgor a gwahoddodd sylwadau. Wrth ymateb i gwestiynau ynghylch pam na adroddwyd am unrhyw ymgeisiadau amlwg o dwyll, cydnabu Gareth fod gan y Comisiwn reolaethau cadarn ar waith a oedd wedi ystyried yr hyn a ddysgwyd o brofiad blaenorol. Ychwanegodd fod sicrwydd pellach yn cael ei ddarparu drwy’r arfer o rannu gwybodaeth yn barhaus am ddigwyddiadau twyll gan bartneriaid allanol gan gynnwys Archwilio Cymru.

5.2        Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch bod yn fwy agored i risgiau posibl o dwyll o ganlyniad i bandemig Covid-19, rhoddodd Gareth sicrwydd bod y Comisiwn yn effro i'r risgiau hyn a chynigiodd rannu adroddiad diweddar gan y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth ar dwyll mewn llywodraeth leol fel gwybodaeth bellach.

5.3        Rhoddwyd sicrwydd i aelodau'r Pwyllgor bod asedau a gymerwyd o'r swyddfa gan staff i hwyluso gweithio gartref yn ystod pandemig Covid-19 wedi'u cofnodi a bod archwiliad blynyddol o'r holl asedau wedi’i gynnal.

5.4        Nododd y Pwyllgor yr adroddiad a diolchodd i Gareth am y sicrwydd ychwanegol a roddwyd.

Camau gweithredu:

·         (5.2) Gareth i rannu adroddiad y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth ar dwyll mewn llywodraeth leol gydag aelodau ACARAC.


Cyfarfod: 27/04/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Cydymffurfiad y Siarter Archwilio Mewnol ac Archwilio Mewnol â Safon Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 29
  • Cyfyngedig 30

Cofnodion:

6.1        Nododd a diolchodd y Pwyllgor i Gareth am ei bapur a oedd yn amlinellu cydymffurfiaeth â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) ac yn cynnwys y Siarter Archwilio Mewnol.

6.2        Mewn perthynas â'r Siarter Archwilio Mewnol, nododd y Cadeirydd y byddai'n trafod cyfleoedd datblygu gyda Gareth, fel rhan o'i ddatblygiad proffesiynol parhaus fel Pennaeth Archwilio Mewnol.

Camau gweithredu:

·         (6.2) y Cadeirydd i drafod datblygiad proffesiynol parhaus y Pennaeth Archwilio Mewnol gyda Gareth.


Cyfarfod: 27/04/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Adroddiad Blynyddol a Barn yr adran Archwilio Mewnol ar gyfer 2019-20

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 33

Cofnodion:

ACARAC (02-20) Papur 4 - Adroddiad Blynyddol a Barn yr adran Archwilio Mewnol ar gyfer 2019-20

4.1        Amlinellodd Gareth Adroddiad Blynyddol a Barn yr adran Archwilio Mewnol ar gyfer 2019-20, gan nodi, er nad oedd wedi gallu cwblhau rhannau o'r cynllun archwilio mewnol y cytunwyd arno ar gyfer y flwyddyn, ei fod yn dal yn gallu cyhoeddi barn gymedrol o ran digonolrwydd ac effeithiolrwydd fframwaith llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol Comisiwn y Cynulliad.

4.2        Ychwanegodd Gareth fod hyn yn rhannol oherwydd y diwylliant iach parhaus o ymgysylltu ag archwilio mewnol yn ôl meysydd gwasanaeth, gyda'r rheolwyr yn ymateb yn gadarnhaol i'r argymhellion a wnaed a'u gweithrediad.

4.3        Nododd y Pwyllgor yr adroddiad a diolchodd i Gareth am ei waith yn ystod y flwyddyn.


Cyfarfod: 27/04/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 36

Cofnodion:

ACARAC (01-20) Papur 3 – Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd

3.1        Cyflwynodd Gareth Watts yr adroddiad, a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am waith llywodraethu a sicrwydd diweddar, gan gynnwys ymgysylltiad helaeth â threfniadau cynllunio parhad busnes y Comisiwn mewn perthynas â'r pandemig Covid-19 diweddar. Tynnodd sylw at y meysydd cynnydd a ganlyn:

·         paratoi drafft cyntaf yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon ar gyfer 2019-20, a oedd yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor yn y cyfarfod hwn;

·         cwblhau'r adolygiad archwilio mewnol o seiberddiogelwch, a ddosbarthwyd y tu allan i’r Pwyllgor, ac a gofnododd raddfa sicrwydd cymedrol;

·         cwblhau'r archwiliad o lywodraethu prosiectau, a fyddai'n cael ei rannu â'r Pwyllgor yn fuan ac a oedd wedi cofnodi graddfa sicrwydd cymedrol hefyd;

·         gwaith ar adolygiad o gydymffurfiad â'r Cynllun Ieithoedd Swyddogol a oedd wedi, yn sgil argyfwng Covid-19, gweithredu dull gwahanol i’r hyn a gynlluniwyd. Roedd hyn wedi cynnwys trafodaethau gyda chydweithwyr yn y gwasanaeth cyfieithu a chofnodi lle’r oedd yn gallu cael sicrwydd a thystiolaeth dda o gydymffurfiaeth, gan gynnwys drwy Femorandwm Cyd-ddealltwriaeth rhwng y Comisiwn a Chomisiynydd y Gymraeg. Byddai papur yn ymdrin â chanfyddiadau'r adolygiad yn cael ei rannu â'r Pwyllgor maes o law: ac

·         roedd Victoria Paris wedi cwblhau’r arholiadau Archwilio Mewnol Ardystiedig yn llwyddiannus.

3.2        Eglurodd Gareth, oherwydd yr anawsterau sy’n codi o ganlyniad i weithio o bell, y byddai'r archwiliad arfaethedig o’r Gwasanaeth Ymchwil yn wynebu oedi a bod ystyriaeth bellach yn cael ei rhoi o ran ymarferoldeb cynnal yr archwiliad o dreuliau’r Aelodau ar gyfer 2019-20.

3.3        Holodd aelodau'r Pwyllgor am adroddiad diweddar Archwilio Cymru ar drefniadau Gwrth-dwyll yn y sector cyhoeddus yng Nghymru a chytunodd swyddogion i ddosbarthu hyn.

3.4        Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am y wybodaeth ddiweddaraf a chroesawodd aelodau'r Pwyllgor ei ddull pragmatig o flaenoriaethu gwaith, o ystyried yr amgylchiadau.

3.5        Mewn ymateb i gwestiynau gan Ann am effaith gohirio'r archwiliad o dreuliau’r Aelodau ac a oedd datrysiadau technolegol ar waith i liniaru hyn, dywedodd Gareth wrth y Pwyllgor nad oedd hyn yn bosibl ar hyn o bryd oherwydd y broses sy’n gysylltiedig. Dywedodd hefyd fod trafodaethau’n mynd rhagddynt rhwng Archwilio Cymru a chydweithwyr yn y tîm Cymorth busnes i'r Aelodau i fod mewn sefyllfa i roi sicrwydd minimol ar gyfer 2019-20. Tynnodd y Cadeirydd sylw at y ffaith y byddai'r briff arfaethedig ar dreuliau’r Aelodau yn helpu i roi mwy o ddealltwriaeth i aelodau'r Pwyllgor o ran y prosesau sydd ar waith.

3.6        Mewn perthynas â chwestiynau am y defnydd o dechnoleg, gofynnodd Aled am eglurhad ar y sail resymegol dros y defnydd amlwg o feddalwedd fideogynadledda Zoom yn lle technolegau eraill sydd ar gael ar y farchnad. Mewn ymateb, dywedodd Dave a Manon y dewiswyd Zoom gan ei fod yn gallu hwyluso'r rhwymedigaeth gyfreithiol i ddarparu gwasanaeth cyfieithu ar y pryd ar gyfer busnes swyddogol y Cynulliad. Roedd yn cynnwys nodweddion defnyddiol eraill hefyd, gan gynnwys y gallu i ddangos nifer uwch o gyfranogwyr ar y sgrin na llwyfannau eraill.

3.7        Wrth ymateb i geisiadau am ddiweddariad ar yr  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 3


Cyfarfod: 20/01/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 14)

Adborth ar bresenoldeb yn Fforwm Cadeiryddion ARAC

Eitem lafar

Cofnodion:

14.1 Rhoddodd y Cadeirydd adborth i aelodau'r Pwyllgor ar bresenoldeb Fforwm Cadeiryddion y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg. Roedd y pynciau wedi cynnwys symudiad cyflym technoleg yn y sector archwilio, yn enwedig o ran prosesu data a dadansoddeg data.


Cyfarfod: 20/01/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 13)

Adborth ar ystyriaeth REWAC o Strategaeth Ymgysylltu'r Comisiwn

Eitem lafar

Cofnodion:

13.1     Rhoddodd Ann ac Arwyn ddiweddariad i'r Pwyllgor ar feysydd yr ymdriniwyd â hwy yng nghyfarfod y Pwyllgor Cynghori ar Daliadau, Ymgysylltu a’r Gweithlu ar 14 Ionawr, a byddai cofnodion ohono'n cael eu rhannu ag aelodau ACARAC. Mae'r meysydd dan sylw fel yr amlinellir isod:

  • cynigion ar gyfer cynllun prentisiaeth lefel graddedig lle roedd Lowri Williams, Pennaeth Adnoddau Dynol, wedi cynnig pedwar opsiwn i'w hystyried;
  • y dull arfaethedig o wneud cais am achrediad Platinwm Buddsoddwyr mewn Pobl, ar ôl sicrhau statws Aur yn flaenorol;
  • Cynllun Cydnabod y Comisiwn lle, ar ôl cael eu henwebu gan eu cyfoedion, cydnabuwyd staff am gyfraniadau at werthoedd y Comisiwn drwy dystysgrif; a
  • diweddariad ar Strategaeth Ymgysylltu â'r Cyhoedd y Comisiwn a'i gynigion ar gyfer cyflawni.

13.2     Diolchodd y Cadeirydd i Ann ac Arwyn am y diweddariad ac roedd yn edrych ymlaen at gael diweddariad pellach maes o law.


Cyfarfod: 20/01/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 12)

Seibr ddiogelwch

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 43

Cofnodion:

ACARAC (01-20) Papur 11 - Adolygiad o ddibyniaethau contract Microsoft

12.1     Croesawodd y Cadeirydd Mark Nielson, Pennaeth TGCh a Darlledu a Jamie Hancock, Pennaeth Seilwaith a Gweithrediadau (TGCh), i'r cyfarfod a diolchodd iddynt am ddarparu papur cynhwysfawr cyn y cyfarfod.

12.2     Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor, rhoddodd Mark a Dave sicrwydd y byddai'r Comisiwn yn parhau i wneud yn siŵr eu bod yn manteisio i'r eithaf ar y gwasanaethau Microsoft sydd ar gael, wrth gofio am yr hyn a oedd gan y diwydiant ehangach i'w gynnig a chadw i fyny â'r dechnoleg ddiweddaraf. Ychwanegodd Mark, nawr bod y swydd Rheolwr Diogelwch a Chydymffurfiad a grëwyd yn ddiweddar wedi'i llenwi, y byddai hyn yn hwyluso'r ymgyrch barhaus i sicrhau bod mesurau seiberddiogelwch cadarn ar waith ac yn effeithiol.

12.3     Clywodd y Pwyllgor, yn dilyn asesiad o'r gwahanol opsiynau sydd ar gael i ddarparu gwahaniad daearyddol o dapiau wrth gefn a chopïau, barnwyd mai Azure Backup oedd yr ateb gorau i'r Comisiwn. Ymhlith manteision eraill, roedd yr ateb yn integreiddio'n llawn â gwasanaethau cwmwl presennol y Comisiwn a oedd yn dileu unrhyw ddibyniaeth ar dâp, neu storfa leol.

12.4     Hysbysodd Jamie y Pwyllgor fod Microsoft yn anelu at greu amgylchedd canolfan ddata carbon niwtral, a oedd yn unol â thargedau ac ymrwymiadau amgylcheddol y Comisiwn.

12.5     Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cadeirydd ynghylch p’un a oedd profion wedi digwydd mewn perthynas ag adfer data o system wrth gefn, hysbysodd Jamie y Pwyllgor fod rhywfaint o brofion wedi'u cynnal yn llwyddiannus a bod hyn wedi llywio cynlluniau ar gyfer profion llawnach.

12.6     Ailadroddodd Mark y gwahoddiad i aelodau'r Pwyllgor fynychu Microsoft Datacentre lleol, gan gyfuno hyn â thrafodaeth â swyddogion Microsoft ac Azure.


Cyfarfod: 20/01/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 11)

Risgiau Corfforaethol - risg Diwygio'r Cynulliad

Eitem lafar – Risgiau Corfforaethol Diwygio'r Cynulliad

Cofnodion:

11.1     Croesawodd y Cadeirydd Siwan Davies, Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad, Arwyn Jones, Cyfarwyddwr Cyfathrebu ac Ymgysylltu a Richard Thomas, Rheolwr Gweithredu yn y Tîm Cyfansoddiadol, i'r cyfarfod.

11.2     Dywedodd Siwan fod y Ddeddf Senedd ac Etholiadau (Cymru) wedi derbyn Cydsyniad Brenhinol ar 15 Ionawr 2020 ac amlinellodd sut roedd hyn wedi newid y proffil risg. Amlinellodd hefyd y llywodraethu a oedd ar waith i alluogi gwneud penderfyniadau a rheoli risgiau a rôl Bwrdd Prosiect Diwygio'r Cynulliad wrth oruchwylio gweithrediad yr agweddau ar y Ddeddf a oedd o fewn cyfrifoldeb y Comisiwn.

11.3     Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor, disgrifiodd Siwan sut roedd y strwythur llywodraethu, gan gynnwys bwrdd y prosiect a'r Tîm Integredig Newid Enw yn hwyluso’r broses o ledaenu gwybodaeth yn effeithiol yn fewnol i staff ac i randdeiliaid allanol. Ychwanegodd fod cyngor manwl hefyd yn cael ei roi i Aelodau'r Cynulliad a'u staff pan fyddai penderfyniadau'n cael eu gwneud.

11.4     Nododd Siwan fod y Pwyllgor ar Ddiwygio Etholiadol y Cynulliad wedi ceisio cyllid gan y Comisiwn i gynnal cynulliad dinasyddion. Byddai'r tîm Trawsnewid Strategol yn parhau i ddarparu cefnogaeth i'r Llywydd a'r Comisiwn yn eu hymgysylltiad â’r Pwyllgor ar Ddiwygio Etholiadol y Cynulliad.

11.5     Byddai cynigion ar weithredu’r Ddeddf Senedd ac Etholiadau (Cymru) mewn perthynas â'r newid enw yn cael eu cyflwyno i'r Comisiwn ar 27 Ionawr lle byddent yn gwneud penderfyniadau ar sail barn y mwyafrif pe bai angen.

11.6     Mewn perthynas â gostwng yr oedran pleidleisio i 16 oed, eglurodd Richard Thomas sut roedd y Comisiwn yn gweithio'n agos gyda'r holl randdeiliaid, gan gynnwys awdurdodau lleol, Llywodraeth Cymru a'r Comisiwn Etholiadol, a oedd yn arwain ar gofrestru i bleidleisio, a grwpiau eraill i sicrhau ymgyrch gynhwysfawr i godi ymwybyddiaeth. Ychwanegodd fod deunydd ar gyfer ysgolion eisoes wedi'i baratoi ac, er bod hyn yn cael ei arwain yn bennaf gan Lywodraeth Cymru, roedd gan y Comisiwn ran allweddol i'w chwarae wrth ymgysylltu â'r bobl ifanc.

11.7     Diolchodd y Cadeirydd i’r swyddogion am fod yn bresennol ac am roi diweddariad mor drylwyr i aelodau'r Pwyllgor.

Cam gweithredu:(11.3) Rhoi brîff ar waith i ymgysylltu â rhanddeiliaid allanol mewn perthynas ag agweddau ar newid enw y Ddeddf Senedd ac Etholiadau (Cymru).


Cyfarfod: 20/01/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Adolygiad o systemau ariannol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 48

Cofnodion:

ACARAC (01-20) Papur 9 – Adolygiad o’r system gyfrifyddu

9.1        Cyflwynodd Nia y papur a oedd yn amlinellu casgliadau ar adolygiad o system gyfrifyddu'r Comisiwn.

9.2        Nododd y Pwyllgor fod cyflenwr presennol y system gyfrifyddu o dan gontract i ddarparu cefnogaeth i'r system hyd at 2022.

9.3        Sicrhawyd y Pwyllgor fod yr adolygiad wedi cadarnhau bod buddion disgwyliedig y system, a gyflwynwyd bron i dair blynedd yn ôl wedi'u gwireddu, wedi gwella'r amgylchedd rheolaeth fewnol a'i bod yn addas at y diben.


Cyfarfod: 20/01/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 51

Cofnodion:

ACARAC (01-20) Papur 3 – Adroddiad diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd

3.1        Cyflwynodd Gareth Watts yr adroddiad a roddodd y wybodaeth ddiweddaraf i'r aelodau am y gwaith Llywodraethu a Sicrwydd diweddar, ac amlygodd y canlynol:

 

·                     roedd y Penaethiaid Gwasanaeth i gyd wedi cwblhau Datganiad Sicrwydd, a oedd yn cael eu defnyddio i lywio datganiadau ar lefel Cyfarwyddiaeth cyn cyfarfod i ddarparu archwiliad annibynnol a herio'r rhain ym mis Chwefror;

·                     byddai canlyniadau Asesiad o Ansawdd Allanol (EQA) yr oedd yn ei gynnal o Wasanaeth Archwilio Mewnol Cynulliad Gogledd Iwerddon yn cael eu nodi mewn adroddiad i’r Pwyllgor Archwilio a Risg yn y gwanwyn;

·                     byddai canfyddiadau'r adolygiad i effeithiolrwydd y systemau sydd ar waith ar gyfer cyllidebau hyfforddi'r Comisiwn yn cael eu cyflwyno i'r Bwrdd Gweithredol a'u rhannu gyda'r ACARAC maes o law; ac

·                     arhosodd y cyfrifoldeb dros lunio’r Adroddiad Blynyddol a'r Cyfrifon gyda'r tîm Llywodraethu ac roedd gwaith yn mynd rhagddo ar gynllunio a chomisiynu darnau o waith.

3.1        Dywedodd Gareth fod Tîm Arweinyddiaeth y Comisiwn wedi ystyried canfyddiadau'r adroddiad ar archwilio prosesau Rheoli Absenoldeb. Nododd y Pwyllgor fod cynnydd yn cael ei wneud gyda chynigion ar gyfer gweithredu argymhellion ynghylch hyfforddiant i reolwyr llinell, gwelliannau mewn monitro amser hyblyg a gwell adroddiadau o'r system Adnoddau Dynol/y Gyflogres.

3.2        Mewn perthynas â'r Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2019-20, roedd adroddiadau ar adolygiadau diweddar o asedau sefydlog a chaffael wedi’u dosbarthu y tu allan i'r pwyllgor.

3.3        Ar gyfer yr adolygiad caffael, a oedd yn canolbwyntio ar strategaeth y Comisiwn i ymgysylltu â mwy o gyflenwyr Cymru, mae'r adroddiad yn cydnabod cynnydd da hyd yma, gyda rhai mân argymhellion.

3.4        Gan ymateb i gwestiynau ynghylch pa waith ymarferol a wnaed i ymgysylltu â chyflenwyr Cymru, eglurodd Dave fod ymgysylltu yn digwydd yn ystod camau adnewyddu contractau ac yn barhaus gyda chontractwyr ac is-gontractwyr cyfredol, megis y gwasanaethau arlwyo ac ystadau. Nododd Dave hefyd enghraifft o ddiwrnod agored diweddar i ymgysylltu â chyflenwyr a gafodd dderbyniad da a gynhaliwyd gan ein contractwyr rheoli ystadau mawr.

3.5        Ailadroddodd Ann bwysigrwydd parhau i ymgysylltu'n rhagweithiol â chyflenwyr Cymru, gan gynnwys drwy gyfryngwyr fel y Siambr Fasnach a Chydffederasiwn Diwydiant Prydain fel bod cyfleoedd yn cael cyhoeddusrwydd mewn modd amserol.

3.6        Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch archwiliad cydymffurfio’r Cynllun Ieithoedd Swyddogol, eglurodd Gareth y byddai’n cynnwys adolygiad o’r offer a ddefnyddir i fesur cydymffurfiad, gyda’r nod o roi sicrwydd pellach i’r Prif Weithredwr a’r Comisiynydd sydd â chyfrifoldeb dros yr ieithoedd swyddogol.

3.7        Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch cynlluniau i adolygu trefniadau diogelwch y Comisiwn, eglurodd Dave fod trafodaethau yn parhau gyda Heddlu De Cymru, o ystyried natur gyfnewidiol bygythiadau.

Cam gweithredu:(3.7)  Gareth Watts i rannu'r cwmpas ar gyfer yr archwiliadau ar gydymffurfio â'r Cynllun Ieithoedd Swyddogol a newidiadau rheoli prosiect.


Cyfarfod: 20/01/2020 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 8)

Adolygiad o bolisïau cyfrifyddu

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 54

Cofnodion:

ACARAC (01-20) Papur 8 – Adolygiad o bolisïau cyfrifyddu

8.1        Cyflwynodd Nia y papur a oedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith a wnaed i adolygu polisïau cyfrifyddu'r Comisiwn.

8.2        O ystyried y cymhlethdodau dan sylw, a'r newidiadau sylweddol i rai dulliau cyfrifyddu ar gyfer y sector cyhoeddus, diolchodd y Cadeirydd i Nia a'i thîm am y gwaith trylwyr a wnaed ar adolygu polisïau cyfrifyddu'r Comisiwn. Nododd hefyd yr ymddengys bod y Comisiwn ar y blaen i gyrff eraill y sector cyhoeddus wrth roi'r newidiadau ar waith.

 


Cyfarfod: 21/10/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 8)

Diweddariad ar Ddiogelwch Seiber

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 57

Cofnodion:

ACARAC (05-19) Papur 6 – Diweddariad ar seiberddiogelwch

8.1        Croesawodd y Cadeirydd Mark Nielson, Pennaeth TGCh, a Jamie Hancock, Pennaeth Seilwaith a Gweithrediadau, i'r cyfarfod, gan eu gwahodd i amlinellu manylion eu diweddariad ar seiberddiogelwch. Roedd y papur yn cynnwys crynodeb o'r cynnydd a wnaed yn erbyn yr argymhellion a nodwyd yn Adroddiad Archwilio Mewnol mis Ebrill 2019, ac amlygodd Mark y canlynol:

i.     newid pwrpas swydd i gwmpasu diogelwch a chydymffurfiaeth;

ii.    cyflwyno safonau gofynnol i bob cais a oedd wedi cael canlyniadau ar unwaith o ran rhwystro mynediad;

iii.  achos busnes dros sefydlu gwasanaethau cwmwl ychwanegol ar gyfer cadw data wrth gefn a’i adfer, a fyddai’n cael ei drafod gan y Bwrdd Gweithredol ym mis Tachwedd;

iv.  gweithredu rheolyddion mewn perthynas â dyfeisiau y gellir eu tynnu (gyriannau USB);

v.    ymarfer arall i addysgu defnyddwyr ynghylch y risgiau o we-rwydo a gynhaliwyd;

vi.  cynlluniau ar gyfer codi rhagor o ymwybyddiaeth yn ystod yr wythnos ymwybyddiaeth Seiberddiogelwch, sydd wedi’i threfnu ar gyfer diwedd mis Tachwedd.

8.2        Mewn ymateb i gwestiynau am fforddiadwyedd a rhagor o ddibyniaeth ar Microsoft, rhoddodd Mark sicrwydd i aelodau’r Pwyllgor fod yr holl waith a amlinellwyd yn yr adroddiad wedi’i gynnwys yn y cynlluniau cyllideb presennol ac nad oedd adroddiad archwilio diweddar y TIAA wedi amlygu unrhyw broblemau na phryderon. Dywedodd hefyd, ar ôl ymgynghori ag arbenigwyr allanol, fod rhagor o sicrwydd wedi’i roi o ran y trefniadau presennol. Ychwanegodd Jamie fod y cyngor yn dangos y byddai trefnu contract allanol gyda darparwyr eraill yn peri mwy o risg ar hyn o bryd. Byddai aelodau'r Pwyllgor yn cael eu gwahodd i ymweld â'r safle yn y ganolfan ddata leol, ac fe’u hanogwyd i ddod.

8.3        Cyflwynodd Jamie a Mark y Radar Risg TGCh wedi'i ddiweddaru, gan dynnu sylw at welliannau a wnaed ers i TGCh ddod yn swyddogaeth fewnol, yn enwedig o ran hyblygrwydd y gwasanaethau y gellid eu darparu, a'r meysydd i'w gwella ymhellach wrth symud ymlaen.

8.4        Diolchodd y Cadeirydd i Mark a Jamie, a gofynnodd i gael y wybodaeth ddiweddaraf am yr adolygiad o ddibyniaethau contract Microsoft ym mis Ionawr.

Camau i’w cymryd:Rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am ddibyniaethau contract Microsoft yng nghyfarfod mis Ionawr.


Cyfarfod: 21/10/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 60

Cofnodion:

ACARAC (05-19) Papur 3 – Adroddiad diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd

4.1        Cyflwynodd Gareth Watts yr adroddiad a oedd yn cynnwys y wybodaeth ddiweddaraf i aelodau am waith Llywodraethu a Sicrwydd mewnol diweddar.

4.2        Dosbarthwyd copïau o'r adroddiadau ynglŷn â’r adolygiad o Gynllun Ymadael Gwirfoddol Comisiwn y Cynulliad ac Adolygiad Effeithiolrwydd y Bwrdd Gweithredol i aelodau'r Pwyllgor o'r cyfarfod ar 26 Medi 2019. Roedd Gareth hefyd wedi cynnal Adolygiad Effeithiolrwydd o’r Tîm Arwain ac wedi cyflwyno'r canlyniad a'r argymhellion mewn perthynas â’r rhain. Byddai Gareth yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor ynghylch y cynnydd mewn perthynas â’r camau sy’n codi yn sgil y ddau adolygiad.

4.3        Arweiniodd y Tîm Llywodraethu y gwaith o lunio’r Adroddiad Blynyddol a'r Cyfrifon am y tro cyntaf eleni. Roedd y Tîm wedi gweithio'n agos gyda chydweithwyr yn y timau Cyllid a Chyfathrebu, gan gwblhau drafftiau cyn y dyddiadau cau gwreiddiol a bennwyd. Roedd y rheolwyr wedi cytuno ar nifer o argymhellion ar gyfer adroddiad 2019-20, a byddai’r rhain, ynghyd ag amserlen arfaethedig, yn cael eu rhannu â’r Pwyllgor maes o law.

4.4        Roedd y Tîm Llywodraethu wedi cyfarfod â Phenaethiaid Gwasanaeth fel rhan o’r cylch o gyfarfodydd ar faterion llywodraethu blynyddol. Dyma oedd y blociau adeiladu sylfaenol ar gyfer llunio’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol. Trefnwyd cyfarfodydd gyda Chyfarwyddwyr i drafod unrhyw faterion a nodwyd o gyfarfodydd y Pennaeth Gwasanaeth wrth baratoi ar gyfer drafftio Datganiadau Sicrwydd.

4.5        Roedd adolygiad o’r Asedau Sefydlog wedi’i drefnu, a chytunodd Gareth i rannu'r papur cwmpasu cyn i hyn gychwyn.

4.6        Roedd adolygiad o ddull y Comisiwn o ymgysylltu â chyflenwyr Cymru wedi’i gwblhau, a byddai'r adroddiad yn cael ei rannu pan fydd yn barod. Gofynnodd Suzy a oedd unrhyw themâu neu faterion o ran yr amgylchedd/cynaliadwyedd wedi codi o'r adolygiad. Nododd Gareth fod yr adroddiad yn cyfeirio at asesiadau effaith ond cytunodd i ystyried sut y gellid trafod y rhain ymhellach.

4.7        O ran yr adolygiad sydd ar y gweill o Newidiadau Rheoli Prosiect, nodwyd, er bod y Comisiwn wedi gwneud gwelliannau sylweddol yn ystod y blynyddoedd diwethaf, bod hyn yn amserol o ystyried y newid strwythur a roddwyd ar waith mewn perthynas â llywodraethu prosiectau. Cytunodd y Cadeirydd i ddychwelyd at y pwnc hwn ar ôl i'r archwiliad ddod i ben. Yn y cyfamser, cytunodd Gareth i rannu’r papur cwmpasu amlinellol ag aelodau'r Pwyllgor, pan fydd ar gael.

4.8        Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor ynghylch unrhyw gynlluniau ar gyfer adolygu'r defnydd o ystâd y Cynulliad, dywedodd Arwyn Jones y byddai hyn yn rhan o'r strategaeth ymgysylltu ehangach.

4.9        Nododd Hugh Widdis fod yr adolygiad o effaith yr Adolygiad Capasiti yn mynd rhagddo. Dywedodd Gareth fod y themâu sy'n dod i'r amlwg yn gyson i raddau helaeth â'r rhai a godwyd yn ystod sesiwn dystiolaeth y Comisiwn yng nghyfarfod y Pwyllgor Cyllid ar 3 Hydref. Ychwanegodd y byddai'r adolygiad hwn yn canolbwyntio ar sicrwydd o ran gwireddu manteision.

4.10     Ail-bwysleisiodd Hugh pa mor bwysig yw cynnal archwiliadau o feysydd y Gyfarwyddiaeth Busnes, lle bo hynny’n briodol. Cytunodd Gareth,  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4


Cyfarfod: 21/10/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Sylwadau gan aelod o’r Pwyllgor sy’n gadael

Cofnodion:

3.1 Rhoddir sylw i’r eitem hon ar ddiwedd y cyfarfod.


Cyfarfod: 21/10/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 13)

Torri rheolau gwybodaeth

Cofnodion:

13.1 Nododd y Pwyllgor fod dau achos o dorri rheolau gwybodaeth wedi’u cofnodi ond penderfynwyd na ddylid cymryd unrhyw gamau pellach.


Cyfarfod: 21/10/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 12)

Archwiliad beirniadol o un risg sydd eisoes wedi'i nodi neu risg newydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 67

Cofnodion:

ACARAC (05-19) Papur 9 - Risg Brexit

12.1     Croesawodd y Cadeirydd Siwan Davies, Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad, Kathryn Potter, Pennaeth y Gwasanaeth Ymchwil, a Manon George, Cydlynydd Brexit, i’r cyfarfod, a diolchodd iddynt am y papur yn amlinellu dull y Comisiwn ar gyfer rheoli’r risgiau sy’n ymwneud â Brexit.

12.2     O ystyried yr ansicrwydd hirsefydlog ynghylch amseriad Brexit, hysbyswyd y Pwyllgor fod un o'r heriau mwyaf yn ymwneud â chynllunio sut y byddai'r Cynulliad yn sicrhau’r adnoddau ar gyfer y gwaith y mae angen iddo ei gyflawni fel deddfwrfa.

12.3     Dywedodd Kathryn fod y dull ailadroddol a roddwyd ar waith hyd yma, drwy ymarferion cynllunio senarios rheolaidd, wedi gweithio'n dda, a’i fod wedi helpu i nodi pwysau a phroblemau a allai godi yn sgil canlyniadau amrywiol Brexit.

12.4     Gofynnodd Ann pa mor effeithiol yw’r Fforwm Rhyng-seneddol ar Brexit, ac a oedd swyddogion yn cael y wybodaeth ddiweddaraf am drafodaethau. Dywedodd Manon George fod holl seneddau'r DU yn cael eu cynrychioli ac yn cymryd rhan mewn deialog werthfawr ar lefel wleidyddol a swyddogol. Hysbyswyd y Pwyllgor fod y Comisiwn i fod i gynnal cyfarfod nesaf y fforwm yn ddiweddarach eleni.

12.5     Diolchodd y Cadeirydd i Siwan, Kathryn a Manon am ddod, gan roi diweddariad calonogol mewn perthynas â'r risg hon.


Cyfarfod: 21/10/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Adborth ar y Pwyllgor Cyllid a'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus diweddar

Cofnodion:

10.1     Rhoddodd Nia ddiweddariad i aelodau'r Pwyllgor ynghylch ymddangosiadau diweddar gerbron y Pwyllgor Cyllid a'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus. Dywedodd nad oedd unrhyw faterion o bwys wedi'u nodi yn ystod y sesiynau tystiolaeth, a'i bod yn gallu rhoi sicrwydd ynghylch trefniadau ar gyfer swyddfa'r Comisiynydd Safonau.

10.2     Disgwylir i adroddiad y Pwyllgor Cyllid, a’r ymateb arfaethedig, gael eu trafod gan y Comisiwn ym mis Tachwedd. Byddai Nia yn dosbarthu’r rhain i aelodau'r Pwyllgor pan gytunir ar yr ymateb.

10.3     Mewn ymateb i gwestiynau gan Aled ynghylch lefelau'r tanwario mewn perthynas â chostau staffio Aelodau'r Cynulliad, eglurodd Nia fod hyn yn gysylltiedig, yn rhannol, â'r gyllideb a neilltuwyd ar gyfer trosiant staff. Dywedodd Manon, yn dilyn argymhellion blaenorol a wnaed gan y Pwyllgor Cyllid, y byddai unrhyw danwariant yn y maes hwn bellach yn cael ei ddychwelyd i Gronfa Gyfunol Cymru ar ddiwedd y flwyddyn ariannol.

Camau i’w cymryd:Dosbarthu adroddiad y Pwyllgor Cyllid ac ymateb y Comisiwn i aelodau'r Pwyllgor.


Cyfarfod: 21/10/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 15)

Arolwg effeithiolrwydd y Pwyllgor

Cofnodion:

15.1     Cytunodd y Cadeirydd y byddai'r arolwg yn cael ei rannu y tu allan i'r Pwyllgor er mwyn cael sylwadau gan aelodau’r Pwyllgor.

Camau i’w cymryd:Bydd sylwadau ar amseriad a chynnwys arolwg effeithiolrwydd y Pwyllgor yn cael eu hanfon at y Cadeirydd a’r Tîm Clercio


Cyfarfod: 21/10/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 14)

Adborth gan REWAC

Cofnodion:

14.1     Rhoddodd Ann ddiweddariad ar feysydd a drafodwyd yn ystod y flwyddyn mewn cyfarfodydd REWAC. Mae hefyd yn aelod o’r Pwyllgor hwn. Roedd y trafodaethau hyd yn hyn wedi canolbwyntio ar ganlyniadau arolygon staff a chynigion ar gyfer arolygon yn y dyfodol, Strategaeth Pobl y Comisiwn, a Strategaeth Ymgysylltu â'r Cyhoedd y Comisiwn.

14.2     Gan fod y Cyfarwyddwr Cyfathrebu ac Ymgysylltu yn newydd, cytunodd yr aelodau i ailedrych ar y strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd mewn cyfarfod yn y dyfodol.

14.3     Cytunodd y Pwyllgor, yn amodol ar gymeradwyaeth REWAC, i rannu cofnodion cyfarfod rhwng y ddau bwyllgor, a rhannu gwybodaeth arall o bryd i'w gilydd, megis risgiau corfforaethol.

14.4  Roedd y Cadeirydd a'r swyddogion yn awyddus i sicrhau bod cylchoedd gwaith gwahanol pob Pwyllgor yn glir, gan hwyluso ymgyfnewid effeithiol ar yr un pryd.


Cyfarfod: 21/10/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 19)

Sylwadau gan aelod o'r Pwyllgor sy'n gadael (wedi'i symud o Eitem 3)

Cofnodion:

12.1     Diolchodd y Cadeirydd i Hugh am ei gyfraniadau gwerthfawr yn ystod ei gyfnod fel aelod o ACARAC, a gwahoddodd ef i rannu ei sylwadau am gyfnod ei swydd.

12.2     Diolchodd Hugh i aelodau a swyddogion presennol a blaenorol y Pwyllgor am y diwylliant agored a chadarnhaol a brofodd fel aelod o’r Pwyllgor ers ymuno yn 2013. Teimlai fod lefel y cydweithredu yn ffactor allweddol o ran effeithiolrwydd gwaith llywodraethu’r Comisiwn. Soniodd yn fras am rai o’r uchafbwyntiau yn ystod ei gyfnod o weithio gydag ACARAC, gan nodi’r canlynol:

i.        y newidiadau i'r proffil risg corfforaethol, gan nodi’r cynnydd yn erbyn meysydd fel parhad busnes, gwasanaethau TGCh, y cyfryngau cymdeithasol a diogelu;

ii.       yr ethos o welliant parhaus, a’r defnydd o sicrwydd ansawdd mewnol ac allanol;

iii.     sut roedd y cyfarfodydd rheolaidd ar faterion llywodraethu gyda Phenaethiaid Gwasanaeth a Chyfarwyddwyr wedi helpu i gadw golwg ar lywodraethu yn ystod y flwyddyn;

iv.     y prosesau llyfn ar gyfer archwilio cyfrifon y Comisiwn;

v.       ymdrin yn effeithiol â newidiadau i'r defnydd o danwariant mewn perthynas â Phenderfyniad y Bwrdd Taliadau;

vi.     yr aeddfedrwydd a ddangoswyd gan y Comisiwn wrth gofnodi a rheoli risgiau, yn enwedig o ran Brexit a newid cyfansoddiadol;

vii.    sut roedd ymchwilio’n ddwfn i risgiau unigol a thrafodaethau manwl wedi helpu aelodau’r Pwyllgor i ddysgu mwy am y sefydliad; ac

viii.  y gwerth ychwanegol gan gyflwynwyr allanol yn ystod cyfarfodydd y Pwyllgor.

12.3     Diolchodd y Cadeirydd i Hugh am ei gyfraniadau at yr holl bwyntiau hyn. Nododd hefyd y gwerth yr oedd Hugh wedi'i ychwanegu at y gwaith o graffu a herio Datganiadau Sicrwydd y Comisiwn. Diolchodd Manon iddo am ei gyfraniadau, yn benodol o ran risg a sicrwydd, a hefyd am ei gyfraniad wrth benodi Cynghorwyr Annibynnol newydd.

 

Trefnwyd i gynnal y cyfarfod nesaf ar 20 Ionawr 2020.


Cyfarfod: 15/07/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Sganio’r gorwel

·         Eitem lafar

Cofnodion:

5.1    Gwahoddodd y Cadeirydd swyddogion i roi trosolwg o feysydd gwaith sylweddol a heriau tebygol yn ystod y misoedd nesaf i helpu i lywio blaenraglen waith y Pwyllgor a nodi lle y gallai ychwanegu gwerth. Trafodwyd y syniadau a ganlyn:

·         heriau a gyflwynwyd o ran paratoi ar gyfer Brexit, yn dibynnu ar a fyddai bargen, dim bargen, neu estyniad i'r cynlluniau ymadael;

·         gwaith parhaus i gyflwyno diwygio'r Cynulliad, gan gynnwys newidiadau i enw'r Cynulliad, prosesau etholiadol a'r oedran pleidleisio, a sut y caiff hyn ei gyfleu orau; 

·         diwygio ehangach, tymor hwy ynghylch maint y Cynulliad;

·         y newid ffocws ar gyfer strategaethau cyfathrebu ac ymgysylltu'r Comisiwn;

·         yr adolygiad sydd ar ddod o gefnogaeth i bwyllgorau'r Cynulliad;

·         parhau i ganolbwyntio ar Gynllun Ieithoedd Swyddogol y Comisiwn, yr oedd adroddiad blynyddol ar ei gyfer i fod i gael ei drafod yn y Cyfarfod Llawn yn ystod yr wythnosau nesaf;

·         paratoadau ar gyfer etholiadau’r Cynulliad ym mis Mai 2021 a threfniadau pontio;

·         newidiadau yn y trefniadau llywodraethu ar gyfer rhaglenni a phrosiectau wrth sefydlu Swyddfa Rhaglen a Newid;

·         parhau i ganolbwyntio ar seiberddiogelwch.

5.2    Rhoddodd Dave sicrwydd i'r Pwyllgor ynghylch cyfathrebu    parhaus â Phwyllgor Busnes y Cynulliad, Fforwm y Cadeiryddion a Llywodraeth Cymru o ran rheoli capasiti Aelodau a staff y Comisiwn.


Cyfarfod: 17/06/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon Drafft, gan y Datganiad Llywodraethu

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 80
  • Cyfyngedig 81
  • Cyfyngedig 82

Cofnodion:

ACARAC (03-19) Papur 8 – Adroddiad Blynyddol Drafft a Datganiad o Gyfrifon 2017-18 – papur eglurhaol

ACARAC (03-19) Papur 8 - Atodiad A - Adroddiad Blynyddol Drafft 2018-19

ACARAC (03-19) Papur 8 - Atodiad B - Datganiad o Gyfrifon 2018-19

7.1        Cyflwynodd y Cadeirydd yr Adroddiad Blynyddol Drafft a'r Datganiad o Gyfrifon 2018-19, a ddosbarthwyd bythefnos cyn y cyfarfod yn ôl y bwriad. Amlinellodd rôl y Pwyllgor o ran rhoi sicrwydd i'r Swyddog Cyfrifyddu a'r Comisiwn. Gwahoddodd sylwadau ar yr adroddiad drafft, gan nodi y caent eu cymeradwyo'n derfynol yn y cyfarfod ar 15 Gorffennaf, cyn eu cyflwyno i'r Comisiwn ar yr un diwrnod.

7.2        Canmolodd aelodau'r Pwyllgor yr Adroddiad Blynyddol a'r Cyfrifon, gan nodi'n benodol y lefel uchel o sicrwydd a ddarparwyd drwy'r cyfan, y cyflwyniad clir a hygyrch, a'r defnydd priodol o ffeithluniau. Ym marn y Cadeirydd, mae'r ddogfen yn adroddiad hynod effeithiol am dynnu sylw at lwyddiannau'r Cynulliad dros y flwyddyn ddiwethaf.

7.3        Trafododd y Pwyllgor sut y gellid rhoi cyhoeddusrwydd i'r adroddiad er mwyn helpu i hyrwyddo gwaith y Cynulliad. Dywedodd Ann y byddai Pwyllgor Cynghori ar Daliadau, Ymgysylltu a Gweithlu'r Comisiwn (REWAC), y mae yn aelod ohono, yn trafod cyfathrebu ehangach mewn cyfarfod sydd i ddod. Byddai'n rhoi adborth i'r Pwyllgor ar y trafodaethau hyn yn y dyfodol.

7.4        Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau'r Pwyllgor ynglŷn â thargedau amgylcheddol a chynaliadwyedd, yn gyfredol ac yn y dyfodol, dywedodd Dave, gan fod y targedau cyfredol yn dod i ben yn 2021, y byddai'r Comisiwn yn gosod targedau newydd, anos yn y flwyddyn i ddod i fesur cynnydd tuag at y dyhead o ddod yn sefydliad carbon niwtral.

7.5        Mewn ymateb i gwestiynau am y diffyg ystadegau cydraddoldeb ac amrywiaeth yn yr Adroddiad Blynyddol, eglurodd Dave fod yr Adroddiad yn darparu gwybodaeth gryno a bod manylion i'w cael yn yr Adroddiad Blynyddol ar Amrywiaeth a Chynhwysiant. Cytunodd i ystyried sut y gellid darparu'r wybodaeth hon pe bai ymholiadau'n codi yn sgil cyhoeddi'r Adroddiad Blynyddol a'r Cyfrifon.

7.6        Trafododd y Pwyllgor y dangosyddion perfformiad allweddol sydd yn yr adroddiad. Mewn ymateb i gwestiynau am gwymp ymddangosiadol mewn perfformiad o ran ymgysylltu, eglurodd Manon fod ffactorau yn erbyn y dangosyddion cyfredol wedi cael eu dylanwadu i raddau helaeth gan ffactor allanol.  Bydd y rhain yn cael eu disodli gan dargedau mwy priodol pan benodir y Cyfarwyddwr Cyfathrebu ac Ymgysylltu newydd.

7.7        Casglodd y Pwyllgor fod yr adroddiad yn gyfrif gwir, teg a dealladwy o waith y Comisiwn dros y flwyddyn ac y byddai'n debygol o argymell i'r Comisiwn ei gymeradwyo'n ffurfiol ar 15 Gorffennaf.

Camau i'w cymryd

·         Ann Beynon i ddarparu adborth i'r Pwyllgor maes o law ar drafodaethau REWAC ynghylch ymgysylltu a chyfathrebu

·         Dave i roi diweddariad i'r Pwyllgor yn yr hydref ar fesurau cynaliadwyedd newydd


Cyfarfod: 17/06/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 11)

Adroddiad Blynyddol SIRO 2018-19 – i'w nodi

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 85

Cofnodion:

ACARAC (03-19) Papur 12 - Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth 2018-19

11.1     Nododd aelodau'r Pwyllgor Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth 2018-19 a'i gytuno.

 


Cyfarfod: 17/06/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Archwiliad beirniadol o un risg sydd eisoes wedi'i nodi neu risg newydd (Cyber)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 88

Cofnodion:

ACARAC (03-19) Papur 11 Diagram Radar Risgiau Seiberddiogelwch

10.1     Croesawodd y Cadeirydd Mark Neilson, Pennaeth TGCh a Jamie Hancock, Pennaeth newydd Seilwaith a Gweithrediadau TG i'r cyfarfod. Amlinellodd y Cadeirydd mai pwrpas yr eitem oedd darparu archwiliad beirniadol o reolaeth barhaus o risgiau seiberddiogelwch y Comisiwn, gan ystyried yr argymhellion a geir yn yr adroddiad archwilio mewnol diweddar.

10.2     Amlinellodd Mark y cynnydd a wnaed o ran gweithredu argymhellion yr archwiliad. Roedd yn cynnwys: camau i sicrhau cydymffurfiaeth ag apiau cwmwl; rheolaethau ynghylch defnyddio cyfrifon personol ar y we ar ddyfeisiau'r Comisiwn; a storio ac adfer gwybodaeth a gedwir ar dapiau wrth gefn. 

10.3     O ran y tapiau wrth gefn, eglurodd Mark fod eu dibynadwyedd yn cael ei ystyried ar hyn o bryd yn risg isel ac un tymor byr o gofio'r newid i storio yn y cwmwl. Fodd bynnag, roeddent yn ystyried defnyddio adferwr safle Microsoft Azure fel ateb amgen ar gyfer y tymor hwy o bosibl ynghyd ag opsiynau ar gyfer storio mewn lleoliadau oddi ar y safle yn y cyfamser. Gofynnodd aelodau'r Pwyllgor ynghylch gorddibyniaeth ar Microsoft ond daethpwyd i'r casgliad bod cyfiawnhad dros hyn.

10.4     Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau'r Pwyllgor, rhoddodd Mark sicrwydd ynghylch rheoli'r risgiau sy'n gysylltiedig â defnyddio dyfeisiau storio USB; cyfyngir ar eu defnydd yn y dyfodol. O ran defnyddio e-bost personol drwy rwydwaith y Cynulliad, nid oedd yn ystyried hyn yn fater i'r Comisiwn ac amlinellodd fod rheolaethau digonol ar waith, gan gynnwys offer monitro priodol pe bai gweithgaredd amheus yn cael ei ddwyn i'w sylw.

10.5    Rhoddodd Mark sicrwydd hefyd fod y tîm wedi adolygu'r trefniadau storio data yng ngoleuni Brexit. Ar hyn o bryd, mae data yn cael ei storio mewn lleoliad yn yr UE a byddai angen ei leoli yn y DU maes o law. Roedd Microsoft yn ymwybodol o'r gofyniad hwn. 

10.6    Atgoffodd y Cadeirydd y Pwyllgor fod Ann wedi dosbarthu papur gan Swyddfa'r Cabinet sy'n amlygu meysydd yn ymwneud â darpariaeth gan gyflenwyr, a chanlyniadau rheolaethau annigonol mewn perthynas â risgiau seiber.

10.7    Cytunodd aelodau'r Pwyllgor eu bod am i'r diweddariad nesaf ar seiberddiogelwch gynnwys diweddariadau ar: y defnydd o adferwr safle MS Azure; storio tapiau wrth gefn; a chamau i brofi cynlluniau parhad busnes ar gyfer adfer pe bai systemau TGCh yn methu. Byddent hefyd yn croesawu cael diagram risg wedi'i ddiweddaru.

Camau i'w cymryd

·         Y diweddariad nesaf ar seiberddiogelwch i gynnwys manylion am adferwr safle MS Azure, storio tapiau wrth gefn, a diagram radar risg wedi'i ddiweddaru.

·         Darparu'r wybodaeth ddiweddaraf am gynlluniau parhad busnes ar gyfer adferiad os bydd systemau TGCh yn methu a diweddariad pellach ar unrhyw arfer gorau a fabwysiadwyd yn y papur a ddosbarthwyd gan Ann, sef: ‘Cyber Security for FTSE 350 companies’.


Cyfarfod: 25/03/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Adroddiad Blynyddol drafft yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 91

Cofnodion:

ACARAC (02-19) Papur 10 - Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth

7.1        Cyflwynodd Dave adroddiad drafft y SIRO a oedd yn tynnu sylw at y cynnydd a wnaed, yn rhoi sicrwydd bod risgiau gwybodaeth yn cael eu rheoli'n effeithiol ac yn nodi meysydd i ganolbwyntio arnynt yn ystod y flwyddyn i ddod. 

7.2        Y prif ffocws ar gyfer 2019-20 oedd rhoi’r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) ar waith a gweithio gyda thîm prosiect y Senedd Ieuenctid i sicrhau cydymffurfiad. Cafwyd un achos o golli data personol y bu angen rhoi gwybod i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) amdano ond ni fu angen cymryd unrhyw gamau pellach.

7.3        Roedd hyfforddiant a chodi ymwybyddiaeth o seiberddiogelwch hefyd wedi bod yn faes allweddol yn ystod y cyfnod hwn.  Cadarnhaodd Dave fod Aelodau'r Cynulliad a’u staff cymorth hefyd yn cael cynnig y sesiynau hyfforddi hyn ond roedd gwendid yn parhau yn y maes hwn.     

7.4        Roedd Ann Beynon eisoes wedi dosbarthu papur Swyddfa'r Cabinet o'r enw 'Seiberddiogelwch ar gyfer cwmnïau FTSE 350’ a fyddai'n cael ei drafod fel rhan o'r eitem diweddaru ar seibeddiogelwch mewn cyfarfod yn y dyfodol.


Cyfarfod: 25/03/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 8)

Datganiad Llywodraethu Drafft 2018-19

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 94
  • Cyfyngedig 95

Cofnodion:

ACARAC (02-19) Papur 8 - y Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft

5.1        Dywedodd y Cadeirydd ei fod yn gwerthfawrogi’r ffaith  bod Datganiad Llywodraethu drafft mor gynhwysfawr wedi’i baratoi mor gynnar yn y broses. 

5.2        Disgrifiodd Manon Antoniazzi y broses o gasglu sicrwydd gan Benaethiaid Gwasanaeth a Chyfarwyddwyr er mwyn paratoi’r Datganiad Llywodraethu a'r sesiwn herio yr aeth Hugh Widdis iddi ym mis Chwefror. 

5.3        Cafwyd sylwadau ac awgrymiadau ynglŷn â’r datganiad drafft a byddai'r rhain yn cael eu cynnwys ynddo cyn ei gyflwyno i'r Pwyllgor eto ym mis Mehefin fel rhan o Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon y Comisiwn.

5.4        Mewn ymateb i gwestiwn am y Dangosyddion Perfformiad Allweddol diwygiedig, cytunodd Dave i anfon y cynigion at y Pwyllgor cyn eu cyflwyno i'r Comisiwn eu cymeradwyo.

Cam i’w gymryd

      (5.4) Y tîm clercio i anfon y cynigion ar gyfer y Dangosyddion Perfformiad Allweddol at aelodau’r Pwyllgor cyn eu cyflwyno i’r Comisiwn eu cymeradwyo.  

 


Cyfarfod: 25/03/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 14)

Y wybodaeth ddiweddaraf am Gyllid

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 98

Cofnodion:

ACARAC (02-19) Papur 14 – Y wybodaeth ddiweddaraf am Sefyllfa Ariannol 2018-19 a 2019-20 a Chyllideb 2020-21

11.1    Rhoddodd Nia y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y sefyllfa gyllidebol bresennol.  Bu blwyddyn ariannol 2018-19 yn gyfnod prysur i'r Comisiwn gan y bu cryn alw am adnoddau gan gynnwys adnoddau ar gyfer Diwygio'r Cynulliad, Brexit a'r Senedd Ieuenctid. 

11.2    Nid oedd y Pwyllgor Cyllid wedi ymateb eto i farn y Comisiwn ynghylch gosod cyllidebau’n unol â Bloc Cymru.  Cytunodd Nia i hysbysu'r Pwyllgor yn ogystal â dosbarthu adroddiad y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus roedd Comisiwn y Cynulliad i fod yn ei drafod yr wythnos ganlynol. 

Camau i’w cymryd

-     (11.2) Nia i ddosbarthu amserlen y gyllideb, adroddiad PAC ac ymateb y Comisiwn i aelodau'r Pwyllgor.


Cyfarfod: 25/03/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 13)

Adolygiad blynyddol o bolisïau Twyll a Chwythu'r Chwiban

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 101
  • Cyfyngedig 102
  • Cyfyngedig 103
  • Cyfyngedig 104

Cofnodion:

ACARAC (02-19) Papur 13 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y Polisi Chwythu'r Chwiban a'r Polisi Twyll

10.1     Cadarnhaodd Gareth nad oedd y ddau bolisi wedi newid ers iddynt gael eu hadolygu ym mis Ebrill 2018.  Nid oedd unrhyw achosion o dwyll na chwythu'r chwiban wedi'u cofnodi ond roedd y Comisiwn yn ymwybodol o'r angen i gynnal lefelau ymwybyddiaeth a rhoi’r polisïau ar brawf yn llawn.    

 


Cyfarfod: 25/03/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon- amserlen

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 107

Cofnodion:

ACARAC (02-19) Papur 9 - amserlen

6.1        Disgrifiodd Nia Morgan y broses a ddilynwyd y llynedd, ac roedd pob aelod o’r Pwyllgor a fu'n ymwneud ag adolygu'r Adroddiad Blynyddol a’r Cyfrifon yn cytuno ei bod wedi gweithio'n dda.  Ei bwriad oedd cyhoeddi drafft bythefnos cyn y cyfarfod a fyddai’n cael ei gynnal ar 17 Mehefin.   

6.2        Cadarnhaodd Swyddfa Archwilio Cymru hefyd y dylai fod mewn sefyllfa i gyflwyno Adroddiad Cwblhau Archwilio terfynol (Adroddiad ISA 260) yn y cyfarfod ym mis Mehefin. 

6.3        Mewn ymateb i gwestiynau am lofnodi, gosod a chraffu ar yr Adroddiad Blynyddol a’r Cyfrifon, cytunodd Nia i ychwanegu rhagor o fanylion at yr amserlen i gynnwys y sesiynau craffu.

Cam i’w gymryd

      (6.3) Ychwanegu’r gweithgaredd at yr amserlen ar ôl ei gyflwyno i’r Pwyllgor ym mis Gorffennaf, ee llofnod Archwilydd Cyffredinol cynorthwyol Cymru, gosod yr adroddiad yn y Swyddfa Gyflwyno, sesiynau craffu etc.   

 


Cyfarfod: 11/02/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 14)

Achosion o Dorri Rheolau Gwybodaeth

Cofnodion:

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

13.1    Nid oedd unrhyw achosion o dorri rheolau gwybodaeth i'w nodi.  

 


Cyfarfod: 11/02/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Prosiect Ailosod System Rheoli Treuliau Aelodau

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 112

Cofnodion:

ACARAC (01-19) Papur 11 – Y Diweddar ar System Rheoli Treuliau Aelodau

9.1        Croesawodd y Cadeirydd Sulafa, Eve a Dean i'r cyfarfod a diolchodd iddynt am y papur yn amlinellu hynt y prosiect a'r manteision y bydd yn eu gwireddu.

9.2        Mynegodd Eve hyder y disgwylir i'r prosiect fynd yn fyw ar 1 Ebrill a dywedodd na fu unrhyw amrywiadau sylweddol i'r achos busnes ers iddo gael ei gymeradwyo ym mis Mawrth 2018. Dywedodd hefyd am welliannau yn y lefelau cymorth gan y darparwr gwasanaeth o ganlyniad i fwy o ffocws ar ansawdd yn y broses aildendro contractau.

9.3        Rhoddodd Sulafa sicrwydd o ran tryloywder a rhwyddineb mynediad at wybodaeth am dreuliau a darparodd Nia sicrwydd o ran diogelwch y systemau drwy gyfrifon defnyddwyr.

 


Cyfarfod: 11/02/2019 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 11)

Adolygiad o bolisïau cyfrifyddu

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 115

Cofnodion:

ACARAC (01-19) Papur 12 – Polisïau cyfrifyddu – adolygiad blynyddol

10.1    Cadarnhaodd Nia nad oedd unrhyw newidiadau i'r polisïau cyfrifyddu wedi'u nodi o'r adolygiad blynyddol diweddaraf. Diolchodd y Cadeirydd ac aelodau'r Pwyllgor i Nia am y papur clir a chroesawodd y diwydrwydd dyladwy wrth ragweld newidiadau a fyddai'n dod i rym yn y dyfodol.

 


Cyfarfod: 26/11/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Diweddariad ar Sefyllfa Ariannol 2018-19 a Chyllideb 2019-20

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 118

Cofnodion:

ACARAC (05-18) Papur 10 - Diweddariad ar Sefyllfa Ariannol 2018-19 a Chyllideb 2019-20

10.1     Cyflwynodd Nia'r wybodaeth ddiweddaraf am sefyllfa ariannol 2018-19, gan gadarnhau na fydd yr alldro yn fwy na'r gyllideb, ac y byddai gwerth am arian a'r targedau talu prydlon yn cael eu bodloni.  Mae'r gyllideb ar gyfer 2019-20, y cytunwyd arni gan y Cynulliad ym mis Tachwedd, yn defnyddio model arall i fynd i'r afael â phryderon y Pwyllgor Cyllid a'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus o ran Cyllideb Penderfyniad y Bwrdd Taliadau, ac mae'n nodi cynnydd o 1.67%. 

10.2    Croesawodd y Pwyllgor y trosolwg hwn, gan ofyn am fanylion pellach o ran telerau arbedion effeithiolrwydd y busnes.

Camau i’w cymryd

      Bydd Nia Morgan yn cynhyrchu atodiad i'r cofnodion a fydd yn cynnwys manylion o ran elfen effeithlonrwydd busnes yr arbedion gwerth am arian. 


Cyfarfod: 26/11/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 8)

Adborth diweddar ar y Pwyllgor Cyllid a'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 121
  • Cyfyngedig 122
  • Cyfyngedig 123

Cofnodion:

ACARAC (05-18) Papur 9 - Diweddariad y Pwyllgor Cyllid a'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus

ACARAC (05-18) Papur 9 - Atodiad 1

ACARAC(05-18) Papur 9 - Atodiad 2

8.1        Cyflwynodd Nia ddiweddariadau i'r Pwyllgor ar sesiynau craffu diweddar y Comisiwn.  Arweiniodd y ddau sesiwn at amrywiaeth o argymhellion i'r Comisiwn, er nad oedd adroddiad y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus wedi'i gyhoeddi hyd yn hyn.   

8.2     Cafodd y Pwyllgor Cyllid amlinelliad manwl o gyllideb ddrafft 2019-20, a chytunwyd ar hyn wedyn gan y Cynulliad ar 14 Tachwedd 2018.  Yn ystod y sesiwn graffu, tynnodd Suzy, Manon a Nia sylw at feysydd blaenoriaeth, sef y Senedd Ieuenctid, Diwygio'r Cynulliad a'r Gweithgor Deddfwriaeth.

8.3     Gan fod prosiect y Senedd Ieuenctid yn arloesol, a heb gael ei adlewyrchu gan ddeddfwrfeydd eraill, roedd yn anodd rhagweld y costau'n union, a gellid eu herio yn ystod cyfarfodydd y Pwyllgor Cyllid a'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus yn y dyfodol. 

8.4     Roedd y Pwyllgor yn falch o weld y tryloywder amlwg a ddangoswyd yn ystod y sesiynau craffu a lefel y gwaith paratoi a oedd yn ofynnol ar draws y sefydliad, yn enwedig gan y tîm Cyllid.  Gwnaethant ddiolch i Nia, Manon a Suzy am eu cyfraniadau i'r eitem hon.

 


Cyfarfod: 26/11/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Diweddariad am Gynnydd ar Seiberddiogelwch

Cofnodion:

Eitem lafar

3.1        Croesawodd y Pwyllgor Mark Neilson a Richard Coombe i'r cyfarfod i gyflwyno diweddariad ar seiberddiogelwch.  Yn dilyn eu diweddariad blaenorol ym mis Ebrill, roedd y broses o uwchraddio i system Windows 10 wedi'i chwblhau'n llawn.  Roedd y Pwyllgor yn falch o fanteision diogelwch platfform Windows 10. 

3.2     Amlinellodd Mark yr amserlen ar gyfer cynlluniau profi yn y dyfodol.  Croesawodd y Pwyllgor fwriad y Comisiwn i ymuno â chynllun Cyber Essentials, sef cynllun a gefnogir gan Lywodraeth y DU a'r diwydiant i helpu sefydliadau i ddiogelu eu hunain yn erbyn bygythiadau ar-lein cyffredin.  

3.3     Dangosodd y siart risg seiberddiogelwch gynnydd ym mhob maes, ond cododd gwestiynau o ran blaenoriaeth addysg i ddefnyddwyr ac ymwybyddiaeth.  Cafodd Mark a'i dîm eu hannog gan Suzy Davies i ddefnyddio'r Comisiynwyr i ymgysylltu â'u pleidiau ac i annog eu cydweithwyr i gymryd rhan mewn sesiynau codi ymwybyddiaeth a hyfforddi. 

3.4     Sicrhaodd Mark a Richard fod y Comisiwn yn ymgysylltu â sefydliadau eraill, gan gynnwys deddfwrfeydd eraill a'r Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol.

3.5     Er ei fod yn cydnabod bod seiberddiogelwch yn gofyn am wyliadwriaeth gyson, roedd y cynnydd yn destun anogaeth i'r Pwyllgor. Trefnwyd adolygiad archwilio mewnol o seiberddiogelwch ar gyfer dechrau 2019, a byddai'r Pwyllgor yn croesawu diweddariad pellach ym mis Mehefin 2019 ac o leiaf bob chwe mis dilyn hynny.  

Camau i’w cymryd

     Bydd Mark Neilson yn defnyddio Comisiynwyr y Cynulliad i rannu negeseuon allweddol i'w grwpiau o ACau a Staff Cymorth ACau ynglŷn â'r sesiynau hyfforddiant a chodi ymwybyddiaeth sydd ar gael.

     Bydd Mark a Richard yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor ar seiberddiogelwch ym mis Mehefin 2019, ac o leiaf ddwywaith y flwyddyn wedi hynny.

 


Cyfarfod: 09/07/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Diweddariad strategol

Cofnodion:

Eitem lafar

7.1     Arweiniodd Dave a Manon ar y diweddariad strategol. Dechreuodd Dave y drafodaeth drwy roi’r wybodaeth ddiweddaraf am yr adolygiad capasiti. Roedd cynllun gweithredu ar waith, gyda’r arweinwyr a’r amserlenni wedi’u nodi. O ganlyniad i’r gwell hyblygrwydd a nodwyd yn ystod cymal cyntaf yr adolygiad, cafodd unigolion eu hadleoli dros dro i adrannau fel y tîm Brexit i ateb y galw ar unwaith.    

7.2     Yn ogystal â chanlyniadau’r adolygiad capasiti, byddai’r meini prawf o ran blaenoriaethu yn adnodd defnyddiol i asesu galwadau ar Gronfa Fuddsoddi’r Comisiwn. 

7.3     Wedyn, rhoddodd Manon y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am ddiwygio’r Cynulliad a Brexit. Roedd ymgysylltu â staff wedi bod yn flaenoriaeth i Manon. Roedd sesiynau i’r holl staff ar ddiwedd pob tymor wedi arwain at ymgysylltu a chydweithio da iawn. Ers ei phenodiad, roedd Manon wedi’i chalonogi gan ymrwymiad y staff i’r sefydliad, gan obeithio y byddai’r cyfleoedd yr oedd yr adolygiad capasiti a’r gwaith o ddiwygio’r Cynulliad yn eu cynnig yn arwain at waith mwy amrywiol a diddorol a allai gynyddu morâl yn ei dro. 

7.4     Roedd aelodau’r pwyllgor yn ymwybodol o’r ansicrwydd o amgylch Brexit. Cafwyd sicrwydd gan Manon eu bod yn ymateb i ddatblygiadau wrth iddynt ddigwydd ac y byddent yn parhau i gydweithio’n agos â chydweithwyr ar draws deddfwrfeydd eraill.

7.5     Daeth Dave â’r eitem hon i ben drwy atgoffa’r Pwyllgor y byddai’n rhaid i Lywodraeth Cymru wneud unrhyw benderfyniad ar lety newydd, ac y byddai angen cyllideb atodol i gefnogi’r penderfyniad hwnnw. Mae’r Llywydd yn trafod hyn â’r Prif Weinidog ym mhob cyfarfod dwyochrog, a bydd y mater yn dod yn fwyfwy pwysig os bydd y Cynulliad yn cytuno i gynyddu nifer yr Aelodau Cynulliad.    

 


Cyfarfod: 09/07/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Y wybodaeth ddiweddaraf am brosiect y system gyllid (dros flwyddyn yn ddiweddarach)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 130

Cofnodion:

ACARAC (04-18) Papur 5 – Y wybodaeth ddiweddaraf am y prosiect i ddisodli’r system gyllid (NAV)

6.1     Cyflwynodd Nia’r adroddiad, gan amlinellu’r nifer sylweddol o fuddion a ddaeth o ganlyniad i’r prosiect. Roedd enghreifftiau’n cynnwys: defnyddio adnoddau staff yn fwy effeithiol, proses fusnes fwy effeithlon a dileu risgiau o ran peidio â chydymffurfio.

6.2     Roedd nifer o faterion wedi codi yn ystod y flwyddyn ers i’r system fynd yn fyw, ond aeth y cyflenwr meddalwedd i’r afael â’r rhan fwyaf o’r rhain. Roedd y berthynas â’r cyflenwr wedi gwella’n sylweddol ar ôl penodi Rheolwr Cyfrif Cwsmer yn benodol ar gyfer y Comisiwn. 

6.3     Mae Cynllun Gwella Gwasanaeth bellach ar waith, ac fe aethpwyd i’r afael â nifer o fân faterion a oedd heb eu datrys yn ystod ymweliad â’r safle gan uwch-gynrychiolydd ym mis Ebrill 2018. 

6.4     Gofynnodd y Pwyllgor beth fyddai’r cam nesaf yn ei olygu. Cadarnhaodd Nia y byddai’r trydydd cam yn disodli Folding Space, sef y system electronig ar gyfer lwfansau’r Aelodau. Byddai’r trydydd cam yn galluogi cyllidebu ar gyfer staff Aelodau a chyhoeddi treuliau yn uniongyrchol o’r system gyllid craidd (NAV). Roedd disgwyl i’r gwaith hwn gael ei gwblhau erbyn 1 Ebrill 2019.

6.5     Diolchodd y Pwyllgor i Nia am y diweddariad, gan groesawu’r arbedion effeithlonrwydd a gynhyrchwyd gan y system. 

Cam gweithredu

Nia i sicrhau bod y Pwyllgor yn cael y wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd yn erbyn cerrig milltir allweddol wrth gyflwyno cymal nesaf y gwaith o ddisodli’r system gyllid.

 


Cyfarfod: 09/07/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Adborth o Gynhadledd Cadeiryddion TIAA a Trafod rôl Keith Baldwin fel Cynghorydd Annibynnol i’r Comisiwn

Cofnodion:

Eitem lafar drwy gyflwyniad

5.1     Gwahoddwyd Keith Baldwin i rannu ei adborth ar gynhadledd Cadeiryddion Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg TIAA a aeth iddi ym mis Ebrill 2018, yn ogystal ag adlewyrchu ar ei rôl fel Ymgynghorydd Annibynnol i’r Comisiwn ac aelod o’r Pwyllgor. 

5.2     Roedd ei gyflwyniad cyntaf yn canolbwyntio ar dair thema allweddol o gynhadledd TIAA: seiber-ddiogelwch, chwythu’r chwiban a llywodraethu effeithiol

5.3     O ran seiber-ddiogelwch, roedd Keith yn sicr, o drafodaethau mewn cyfarfodydd Pwyllgor, fod Comisiwn y Cynulliad wedi paratoi’n ddigonol yn y maes hwn ac wedi dangos rhaglen glir ar gyfer datblygu yn y dyfodol. Cyfeiriodd at restr wirio i gynyddu sicrwydd o ran seiber-ddiogelwch ac at ‘ddiagram gwe pry cop’ fel enghraifft o aeddfedrwydd o ran ymdrin â seiber-ddiogelwch. Dywedodd Dave fod y tîm TGCh yn trafod llunio rhywbeth tebyg ar gyfer y Comisiwn.

5.4     O ran chwythu’r chwiban, teimlai Keith unwaith eto fod gan y Comisiwn bolisi a gweithdrefnau cadarn ar waith, er ei fod yn cwestiynu a oedd y rhain wedi’u profi. Eglurodd Gareth Watts ei fod yn bwriadu mynd ar gwrs yn ddiweddarach yn y flwyddyn a drefnwyd gan Public Concern at Work i sicrhau bod ein gweithdrefnau mor gyfoes â phosibl. Byddai’n rhannu ei ganfyddiadau â Manon a Dave.

5.5     Wedyn, cyflwynodd Keith restr o awgrymiadau ar gyfer Pwyllgor Archwilio effeithiol, gan ymhelaethu ar yr awgrymiadau hyn yn ei gyflwyniad nesaf, a oedd yn canolbwyntio ar beth y gallai hyn ei olygu i’r Comisiwn. 

5.6     Roedd ei gyflwyniad nesaf yn canolbwyntio ar ei aelodaeth o’r Pwyllgor a’i rôl fel Ymgynghorydd Annibynnol. Teimlai fod y Cynulliad wedi datblygu’n sefydliad cryf ac aeddfed, yn arbennig o ran rheoli risg ac archwilio mewnol.

5.7     Mynegodd bryder ynglŷn â cholli profiad a gwybodaeth o ganlyniad i’w ymadawiad ac ymadawiad y Cadeirydd yn 2019. 

5.8     Roedd llawer o’i gyflwyniad yn canolbwyntio ar restr o awgrymiadau ar gyfer pwyllgor effeithiol, fel y cyfeiriwyd atynt yn y cyflwyniad blaenorol. Cytunodd y Cadeirydd fod llawer o’r pethau hyn eisoes ar waith gan y Comisiwn, er y dylid parhau i ddatblygu prosesau sicrwydd a rheoli risg. Ychwanegodd y Cadeirydd fod y Cylch Gorchwyl yn nodi’n glir beth yw rôl y Pwyllgor, a bod y flaenraglen waith yn cael ei rhannu’n rheolaidd ag aelodau er mwyn iddynt ddylanwadu ar yr eitemau i’w trafod.      

5.9     At ei gilydd, roedd profiad Keith wedi bod yn gadarnhaol ac yn bleserus, gan ddod â chryn foddhad iddo. Diolchodd y Pwyllgor a’r swyddogion iddo am ei gyfraniadau a’i ymrwymiad i’r rôl, gan ddymuno’n dda iddo at y dyfodol.  

 


Cyfarfod: 18/06/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Adroddiad Blynyddol SIRO 2017-18

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 135

Cofnodion:

ACARAC (03-18) Papur 9 – Adroddiad Blynyddol SIRO 2017-18

7.1     Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad hwn a chytunodd Dave y gellid ei gwneud yn gynt yn y dyfodol. Cytunodd hefyd y gellid gwella'r adroddiad i wneud cyfeiriadau pellach at y paratoadau bod GDPR yn cymryd blaenoriaeth eleni ac i gynnwys ystadegau yn ymwneud â seiber-ddiogelwch.

7.2     Rhoddodd Dave esboniad manwl i'r Pwyllgor o'r achos colli data y rhoddwyd gwybod amdano i'r Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth.  Sicrhaodd y Pwyllgor fod profion ychwanegol wedi'u rhoi ar waith i leihau'r siawns o gamgymeriad dynol yn y dyfodol. 

7.3     Roedd y Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth wedi bod yn gweithio'n bennaf ar ymwybyddiaeth a hyfforddiant am GDPR a byddai'n parhau i wneud hynny dros y misoedd nesaf cyn canolbwyntio ar weithgareddau cydymffurfio. Byddai adolygiad o'r system ddosbarthu yn cael ei gynnal hefyd.

7.4     Roedd Dave yn derbyn y ceisiadau gan y Pwyllgor y dylid rhoi gwybod am achosion o dorri gwybodaeth yn y dyfodol i SIRO ac ACARAC.

Camau gweithredu

-        Dave i adolygu Adroddiad Blynyddol SIRO i gyfeirio at baratoadau GDPR ac ystadegau seibr-ddiogelwch.

-        Dave i ddiwygio Cylch Gorchwyl SIRO i sicrhau y rhoddir gwybod am achosion o dorri gwybodaeth i ACARAC cyn gynted â phosibl. 

 


Cyfarfod: 18/06/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Meini Prawf Blaenoriaethu

Cofnodion:

Diweddariad llafar drwy gyflwyniad

6.1     Gohiriwyd yr eitem hon o gyfarfod mis Ebrill.

6.2     Cyflwynodd Dave i'r Pwyllgor y meini prawf blaenoriaethu a oedd yn seiliedig yn rhannol ar y model MoSCoW (“Must, Should, Could or Won't”), ynghyd â meini prawf mwy manwl. Roedd hyn eisoes wedi'i rannu â Chomisiwn y Cynulliad, Fforwm y Cadeiryddion a'r Pwyllgor Busnes a byddai'n cael ei ddefnyddio fel sail i adnewyddu'r blaenoriaethau strategol. Roedd yn cael ei ddefnyddio gan y Tîm Arweinyddiaeth i lywio trafodaethau ynghylch blaenoriaethu adnoddau ar gyfer 2018-19 ac fe fyddai canlyniad y trafodaethau hyn ac unrhyw achosion busnes yn ddarostyngedig i her gan y Bwrdd Gweithredol. Roedd swyddogion yn cytuno unwaith y bydd hyn wedi'i wreiddio, byddai'n galluogi Manon a'r uwch reolwyr i ganolbwyntio ar flaenoriaethau a'u hasesu'n well, yn arbennig o ystyried yr adnoddau cyfyngedig a'r sefyllfa ariannol dynnach. Byddai hefyd yn darparu tystiolaeth ar gyfer trafodaethau â'r Comisiwn ynghylch blaenoriaethau a goblygiadau penderfyniadau.

6.3     Esboniodd Dave wrth y Pwyllgor fod y model eisoes wedi cael ei ddefnyddio gan y tîm Cyfathrebu i flaenoriaethu digwyddiadau'r haf fel rhan o'r strategaeth ymgysylltu. Byddai'r meini prawf yn cael eu datblygu ymhellach fel rhan o'r Adolygiad Capasiti i nodi mannau cyfyng a llywio'r gwaith o ail-leoli staff.

6.4     Roedd y Pwyllgor yn croesawu'r dull o ddefnyddio hyn fel offeryn i lywio trafodaethau, ond pwysleisiodd fod angen dealltwriaeth gyffredin o'r termau a defnyddiwyd a hefyd i ystyried asesu prosiectau fesul cam fel rhan o'r fethodoleg hyfyw (e.e. ymgeisydd, darganfyddiad ac ati). Cawsant eu calonogi gan rôl Gareth fel ‘ffrind beirniadol’ wrth ddatblygu'r meini prawf hyn.   

 


Cyfarfod: 23/04/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Adolygu'r Fframwaith Sicrwydd yn ei gyfanrwydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 140

Cofnodion:

ACARAC (02-18) Papur 4 – Diweddariad ar y Fframwaith Sicrwydd

ACARAC (02-18) Papur 4 – Atodiad A – Map Sicrwydd

ACARAC (02-18) Papur 4 – Atodiad B – Sicrwydd FW Ebrill 2017 – Mawrth 2018

6.1        Cyflwynodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf am sut mae Fframwaith Sicrwydd y Comisiwn yn cael ei chyflenwi. Eglurodd fod Penaethiaid Gwasanaeth yn cymryd mwy o berchnogaeth o'r broses mapio sicrwydd ac yn ymgysylltu mwy â hi. Cyflawnwyd hyn, yn rhannol, drwy ddirprwyo cyfrifoldeb ar gyfer adolygu a chynyddu'r prosesau mapio sicrwydd a gweithgareddau i lywio datganiadau sicrwydd. Roedd ei dîm wedi gweithio gyda gwasanaethau i helpu i ddatblygu diwylliant llywodraethu a sicrwydd ar draws y Comisiwn, gan gynnwys darparu sesiynau hyfforddiant ac ymwybyddiaeth wedi'u teilwra.

6.2        Amlygodd y Pwyllgor fod pob un heblaw un o'r elfennau Map Sicrwydd â statws RAG gwyrdd ac awgrymodd y dylid ystyried dulliau gwahanol ar gyfer nodi meysydd i wella. Cytunodd Gareth, ac roedd ef a Kathryn Hughes eisoes wedi dechrau ffyrdd amgen o gyflwyno'r wybodaeth hon yn y dyfodol.

6.3        Awgrymodd Hugh y gellid darparu mwy o fanylion sy'n nodi'n glir y lefelau o sicrwydd sy'n gysylltiedig â phrosesau a risgiau'r Comisiwn. Atgoffodd Gareth y Pwyllgor fod y map sicrwydd wedi'i ategu gan fapiau sicrwydd lefel gwasanaeth manwl a datganiadau sy'n darparu dadansoddiad mwy manwl a'u bod yn cael eu defnyddio i nodi meysydd o gryfderau a gwendidau o ran sicrwydd. Roedd y wybodaeth hon ar gael i aelodau'r Pwyllgor.

6.4        Trafododd y Pwyllgor, yn ogystal â diweddaru Map Sicrwydd y Comisiwn i adlewyrchu'r strwythur llywodraethu newydd, p'un a ddylai adlewyrchu'r gwaith craffu a gafodd y Comisiwn gan y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a'r Pwyllgor Cyllid a ph'un a dylid dangos ACARAC yn benodol yn y drydedd linell amddiffyn, er mai dim ond llinellau lefel uchel elfen amddiffyn y fframwaith gafodd eu cyflwyno.

Camau i’w cymryd

Swyddogion i ystyried cyfeirio at y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus ar Fap Sicrwydd y Comisiwn ac ychwanegu ACARAC i'r trydydd llinell amddiffyn.

 


Cyfarfod: 23/04/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Meini Prawf Blaenoriaethu

Cofnodion:

Diweddariad drwy gyflwyniad

4.1        Gohiriwyd yr eitem hon tan gyfarfod mis Mehefin.

 


Cyfarfod: 23/04/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Diweddariad ar Ddiogelwch Seiber

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 145

Cofnodion:

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

3.1     Cytunodd y Pwyllgor i drafod ACARAC (02-18) Papur 11 - Diogelwch Seiber ynghyd â'r risgiau sy'n ymwneud â diogelwch seiber (ICT16) a'r diweddariad gan benaethiaid TGCh a Seilwaith TG o dan yr eitem hon.

3.2     Daeth Mark Neilson a Richard i'r cyfarfod i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am y camau y mae'r Comisiwn wedi'u cymryd i wella diogelwch seiber.

3.3     Cafodd y Pwyllgor wybod bod dau faes y canolbwyntir arnynt: technegol a dynol. Darparodd Mark ystadegau ar gyfer sawl ymgais o ymosodiadau seiber a fu ar y Comisiwn dros y chwe mis blaenorol. Nododd y Pwyllgor fod y risg gorfforaethol yn ymwneud â seiber-ddiogelwch yn adlewyrchu ei bod hi'n amhosibl i atal ymosodiadau seiber a bod rhaid canolbwyntio ar ddiogelu, canfod ac ymateb iddynt.

3.4        Tynnodd Richard sylw at newid yn yr agwedd at seiber-ddiogelwch o un dull 'cylch dur' i ddiogelwch sawl haen gan ddefnyddio mwy o ddadansoddiadau ac adrodd. Dywedodd Richard bod y Ganolfan Diogelwch Seiber Genedlaethol yn anfon rhybuddion pan ymosodir ar sefydliadau.

3.5     Holodd y Pwyllgor pa waith sydd wedi'i wneud mewn perthynas â bygythiad mewnol, yn arbennig ymddygiad maleisus posibl. Dywedodd Richard fod nhw’n meddwl cyflwyno system dosbarthu gwybodaeth newydd ac fe wnaeth y Cadeirydd annog y Comisiwn i gyflymu hyn, gan ystyried gwersi a ddysgwyd gan sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus.

3.6     Nododd y Pwyllgor y sgôr archwilio mewnol gwell.

3.7     Nododd y Pwyllgor fod cynlluniau ymateb seiebr wedi'u profi'n llwyddiannus a byddai Mark a Gareth Watts yn goruchwylio profion pellach ar gyfer cynlluniau amddiffyn ac adfer.  Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor cadarnhaodd Dave fod y broses gaffael yn cynnwys rhestr wirio seiber-ddiogelwch ar gyfer cyflenwyr trydydd parti a bod adolygiadau contractau rheolaidd yn sicrhau y glynir i hyn.

3.8     Awgrymodd y Pwyllgor y gellid creu model aml-ddimensiwn a fyddai'n amlygu cipolwg o elfennau amrywiol seiber-ddiogelwch. Cadarnhaodd Mark y byddai'n gweithio gyda Gareth Watts a Clive FitzGerald (TIAA) i ddatblygu hyn.

3.9     Hysbysodd Mark y Pwyllgor am waith sy'n mynd rhagddo i godi a phrofi ymwybyddiaeth o arfer gorau seiber-ddiogelwch ymysg staff y Comisiwn, Aelodau’r Cynulliad a'u staff cymorth. Y nod oedd lleihau graddfa difrifoldeb y risg.

3.10 Gofynnodd y Pwyllgor p'un a yw dod â TGCh yn fewnol wedi sicrhau buddion seiber-ddiogelwch. Roedd Dave o'r farn bod y Comisiwn mewn sefyllfa well i deilwra a phrofi rheolaethau seiber-ddiogelwch. Ychwanegodd Mark fod y trefniadau presennol yn caniatáu i'r Comisiwn gael agwedd hyblyg, tra hefyd yn gallu dibynnu ar brofiad Microsoft.

3.11 Nododd y Pwyllgor fwriad Gareth i gynnal archwiliad blynyddol ffurfiol a chytunodd fod y dylid darparu diweddariad ar seiber-ddiogelwch, gan gynnwys gweithredu argymhellion archwilio mewnol, bob chwe mis.

3.12 Diolchodd Eric i'r swyddogion am fynychu ac am ddatganiad clir ar fater cymhleth.

Camau i’w cymryd

Seiber-ddiogelwch i'w ychwanegu i'r flaenraglen waith i'w adolygu bob chwe mis.

 


Cyfarfod: 23/04/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Diweddariad ar bolisïau chwythu'r chwiban a thwyll

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 148

Cofnodion:

ACARAC (02-18) Papur 5 - Diweddariadau ar y Polisi Chwythu'r Chwiban a'r Polisi Twyll

7.1        Dywedodd Gareth Watts wrth y Pwyllgor nad oes unrhyw newidiadau o ran sylwedd wedi'u gwneud i bolisïau Chwythu'r Chwiban a Thwyll y Comisiwn. Cytunodd i ystyried profi'r polisi Chwythu'r Chwiban.

7.2        Mewn perthynas â Thwyll, awgrymodd y Cadeirydd y dylai Adroddiad Blynyddol ar Dwyll y Pennaeth Archwilio Mewnol (i'w gyflwyno yn y cyfarfod ym mis Mehefin 2018) gyfeirio at Fframwaith Polisi'r Comisiwn a mesurau eraill a gymerwyd i godi ymwybyddiaeth.

7.3        Gofynnodd y Cadeirydd hefyd am ddiweddariad ar restr wirio Twyll Swyddfa Archwilio Cymru. Roedd Gareth Watts eisoes wedi trafod hyn â Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) a byddai'n casglu barn rheolwyr yn seiliedig ar ei asesiad ei hun cyn cyflwyno'r rhestr wirio i'r Pwyllgor. Cadarnhaodd Gareth Lucey, o SAC, yn unol â Safonau Rhyngwladol ar Archwilio (ISA), roedd yn rhaid i bob un o'r cyrff yr oeddent yn eu harchwilio gwblhau'r rhestr wirio.

Camau i’w cymryd

Gareth Watts i gynnwys manylion am ymwybyddiaeth o dwyll yn ei Adroddiad Blynyddol ar Dwyll.

 


Cyfarfod: 23/04/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Datganiad Llywodraethu Drafft ar gyfer 2017-18

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 151
  • Cyfyngedig 152
  • Cyfyngedig 153
  • Cyfyngedig 154

Cofnodion:

ACARAC (02-18) Papur 3 – Datganiad Llywodraethu Drafft ar gyfer 2017-18 – papur cwmpasu

ACARAC (02-18) Papur 3 – Datganiad Llywodraethu Drafft ar gyfer 2017-18

5.1        Cyflwynodd Manon ddrafft cynnar o Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol 2017-18. Roedd y ffigurau ariannol yn dal i gael eu cwblhau ond roedd y Comisiwn yn hyderus na fyddai gorwariant.

5.2        Trafododd y Pwyllgor y sesiwn herio a gynhaliwyd ym mis Chwefror 2018 lle roedd Eric yn craffu ar Ddatganiadau Sicrwydd y Cyfarwyddwyr a chynnig heriau annibynnol. Cytunodd Eric a swyddogion ei bod wedi bod yn sesiwn gadarn gyda thrafodaeth agored a onest.

5.3        Awgrymodd y Pwyllgor ychwanegu mwy o fanylion ar y newidiadau llywodraethu ac uwch reolwyr diweddar, ymgysylltu â staff wrth adnewyddu gwerthoedd sefydliadol a chydnabyddiaeth allanol. Awgrymodd y Pwyllgor y meysydd canlynol i ganolbwyntio arnynt yn 2018-19: gweithredu a chadarnhau newidiadau Rheoleiddio Diogelu Data Cyffredinol (GDPR); seiber-ddiogelwch; a pholisïau a gweithdrefnau urddas a pharch.

5.4        Gofynnodd y Cadeirydd a fu unrhyw ganllawiau newydd ar ddatganiadau llywodraethu a sicrhaodd Gareth Watts nad oedd unrhyw beth newydd wedi'i lunio a bod arfer gorau presennol, gan gynnwys adroddiadau archwilio a rhestr wirio'r Swyddfa Archwilio Genedlaethol ar ddatganiadau llywodraethu, wedi'u hystyried.

5.5        Disgrifiodd Manon y gwaith sy'n cael ei wneud i symleiddio adroddiadau ac allbynnau drwy gydol y flwyddyn i leihau achosion o ddyblygu ymdrech, tra'n cynnal llif gwybodaeth briodol i'r holl randdeiliaid.

5.6        Daeth y Pwyllgor i'r casgliad bod hwn yn ddrafft cyntaf da a bod lefel y manylion yn briodol wrth gydbwyso tryloywder a darllenadwyedd. Cytunwyd y byddai unrhyw awgrymiadau pellach yn cael eu hanfon dros e-bost.

Camau i’w cymryd

Aelodau'r Pwyllgor i e-bostio newidiadau a awgrymir i'r Datganiad Llywodraethu at Kathryn Hughes.

 


Cyfarfod: 05/02/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Y wybodaeth ddiweddaraf am yr Adolygiad Capasiti

Cofnodion:

Eitem lafar

4.1        Cafodd y Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf am yr Adolygiad Capasiti yn dilyn cyfarfod diweddar Comisiwn y Cynulliad unwaith iddynt gymeradwyo 'r adroddiad cychwynnol.

4.2        Bydd Dave yn arwain cyfnod nesaf yr adolygiad, sef gweithredu'r argymhellion. Rhoddodd Dave wybod y sefydlwyd grŵp llywio traws-sefydliad i ddatblygu a chydlynu'r modd y cyflwynir cynllun gweithredu. Roedd disgwyl i gylch gorchwyl y grŵp gael eu hystyried gan y Bwrdd Rheoli. Amlinellodd wahanol gamau gweithredu a oedd eisoes yn cael eu datblygu hefyd, megis cylchoedd diwygiedig ar gyfer cynllunio ac adrodd.

4.3        Cadarnhaodd Suzy Davies fod y Comisiwn wedi croesawu'r adroddiad ac wedi argymell y dylid cynnal adolygiad capasiti ar ddechrau pob Cynulliad newydd i lywio'r gwaith o gynllunio ar gyfer yr adnoddau sydd eu hangen i gyflawni'r strategaeth.

4.4        Trafododd y Pwyllgor gyd-destun yr adolygiad o ran yr heriau penodol sy'n wynebu'r Pumed Cynulliad, gan gynnwys Brexit, diwygio etholiadol y Cynulliad, cyfyngiadau ariannol a'r awydd i gyfyngu ar niferoedd staff. Trafodwyd hefyd y gwaith manwl o gynllunio ar gyfer senarios a wneir gan yr uwch swyddogion penodol mewn perthynas â Brexit a'r Bil Ymadael.  

4.5        Awgrymodd y Pwyllgor y dylai'r Comisiwn sicrhau bod digon o ddata meintiol i fod yn dystiolaeth o ganfyddiadau'r adolygiad a'r gwelliannau dilynol o ran effeithlonrwydd ac effeithlonrwydd, a sicrhau bod y dystiolaeth yn addas i graffu arni. Roeddent yn cydnabod, fodd bynnag, ei bod yn anodd mesur gwerth y gwasanaethau a ddarparwyd neu feincnodi yn erbyn deddfwrfeydd eraill.         


Cyfarfod: 05/02/2018 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Adroddiad ar Berfformiad Corfforaethol (adroddiad Dangosyddion Perfformiad Allweddol)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 159

Cofnodion:

ACARAC (01-18) Papur 8 - Adroddiad Dangosyddion Perfformiad Allweddol Ebrill-Medi 2017

Eitem 10 – Adroddiad risgiau corfforaethol

ACARAC (01-18) Papur 9 - Risgiau Corfforaethol

ACARAC (01-18) Papur 9 - Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (01-18) Papur 9 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd

Eitem 11 - Archwiliad beirniadol o un risg sydd eisoes wedi’i nodi neu risg newydd

ACARAC (01-18) Papur 10 - Y wybodaeth ddiweddaraf am Risgiau Corfforaethol Rhyng-gysylltiedig y Comisiwn

8.1        Roedd fersiwn derfynol, gyhoeddedig yr adroddiad ar ddangosyddion perfformiad allweddol wedi'u cynnwys yn y pecyn er gwybodaeth. Dywedodd Dave fod adolygiad o'r dangosyddion perfformiad allweddol yn mynd rhagddo gyda'r Penaethiaid Gwasanaeth a'r Cyfarwyddwyr. Roedd hyn yn cynnwys ystyried datblygu dangosfwrdd mewnol yn ogystal â'r dangosyddion perfformiad allweddol cyhoeddedig. Cadarnhaodd y bydd yr adolygiad hwn yn cynnwys ystyried a yw targedau yn ddigon heriol a pherthnasol. Awgrymodd y Pwyllgor y dylid rhoi ystyriaeth i seilio targedau ar ganlyniadau yn hytrach nag allbynnau.

8.2        Cyflwynodd Dave wedyn y papurau risg, gan nodi bod y proffil risg sylweddol parhaus yn dangos y pwysau a faint o ansicrwydd sy'n wynebu'r sefydliad. 

8.3        Er cydnabod bod y risgiau gweddilliol yn parhau i fod yn uchel oherwydd eu heffaith pe dônt yn wir, awgrymodd y Pwyllgor y dylid herio rheolaethau a lefelau goddef yn barhaus i sicrhau bod digon yn cael ei wneud i'w rheoli. Cytunodd y swyddogion i ystyried sylwadau'r Pwyllgor ar opsiynau i gyflwyno risgiau mewn ffordd wahanol i helpu dadansoddi yn well. 

8.4        Nododd y Pwyllgor y papur yn amlinellu sut roedd y Comisiwn yn rheoli natur rhyng-gysylltiedig ei risgiau corfforaethol. Roedd y Pwyllgor yn dal i fod yn fodlon bod y risgiau'n cael eu rheoli'n dda, yn unigol ac ar y cyd. Gan y byddai'r risgiau rhyng-gysylltiedig yn parhau i gael eu rheoli ar y cyd a'u hysbysu i'r Pwyllgor ar wahân yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol, cytunwyd nad oedd angen iddynt weld adroddiadau tebyg ar reoli'r risgiau rhyng-gysylltiedig yn y dyfodol.

 


Cyfarfod: 27/11/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Adolygiad Capasiti

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 162
  • Cyfyngedig 163

Cofnodion:

ACARAC (05-17) Papur 3 - Dadansoddiad Cefnogi Adolygiad  Capasiti

ACARAC (05-17) Papur 3 - Atodiad A – Y cylch gorchwyl ar gyfer yr Adolygiad Capasiti

3.1        Cyflwynodd Gareth Watts a Phil Turner drosolwg o’r Adolygiad Capasiti, a soniwyd am amcanion yr Adolygiad a rhai canfyddiadau cychwynnol.       

3.2        Rhoddodd y Pwyllgor her ac awgrymiadau defnyddiol a fyddai’n cael eu hystyried wrth baratoi ar gyfer cyflwyno canfyddiadau’r Adolygiad i Gomisiwn y Cynulliad ym mis Ionawr. 

3.3        Awgrymodd y Pwyllgor y dylai’r adroddiad egluro bod y Comisiwn yn dechrau o sylfaen gref o ran ansawdd a diwydrwydd dyladwy ei waith, ac y dylai gynnal hynny, wrth wella effeithlonrwydd. Dylid darparu enghreifftiau ymarferol yma (e.e. craffu’n fwy gofalus ar geisiadau am adnoddau). Pwysleisiwyd pwysigrwydd defnyddio data ansoddol a meintiol yn yr adroddiad terfynol er mwyn dangos mwy o effeithlonrwydd posibl wrth gynnal effeithiolrwydd. 

3.4        Roedd Gareth a Phil yn croesawu’r cyfle ar gyfer yr her feirniadol hon, ac roeddent yn gobeithio y gallai’r Pwyllgor ddarparu rhagor o gymorth pe bai amser yn caniatáu.

Camau i’w cymryd

-      Gareth Watts i rannu’r papur dadansoddi ategol wedi’i ddiweddaru gyda’r Pwyllgor pan fydd ar gael.

-      Cynghorwyr Annibynnol i fod yn rhan o’r gwaith o ddatblygu’r adolygiad capasiti fel y bo’n briodol.

 


Cyfarfod: 27/11/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 1)

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant

Cofnodion:

1.1     Nododd y Pwyllgor ymddiheuriadau gan Suzy Davies AC ac Ann-Marie Harkin. Croesawyd cynrychiolydd newydd o Swyddfa Archwilio Cymru, sef Gareth Lucey, a dymunwyd yn dda i Matthew Coe ar ei secondiad sydd i ddod. Gofynnodd y Cadeirydd am ymatebion i’r sylwadau gan Suzy Davies ar y papurau i’w hatodi i’r cofnodion.  

1.2     Datganodd Eric Gregory ei fod yn gynrychiolydd busnes ar gyfer yr Adolygiad Seneddol o Iechyd a Gofal Cymdeithasol yng Nghymru.  

1.3     Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau eraill.

 


Cyfarfod: 27/11/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Crynodeb o’r Sesiynau Craffu (Cyllid a PAC)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 168
  • Cyfyngedig 169
  • Cyfyngedig 170

Cofnodion:

ACARAC (05-17) Papur 12 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y Pwyllgor Cyllid a’r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus (PAC)

ACARAC (05-17) Papur 12 - Atodiad 1 Adroddiad y Pwyllgor Cyllid

ACARAC (05-17) Papur 12 - Atodiad 2 Ymateb i adroddiad y Pwyllgor Cyllid

9.1        Diolchodd Nia a Manon Antoniazzi i’r Pwyllgor am eu cyfraniad gwerthfawr iawn wrth baratoi ar gyfer y sesiynau craffu a gynhaliwyd ym mis Hydref.  Yn dilyn y sesiynau hyn, awgrymwyd nifer o argymhellion gan y Pwyllgor Cyllid ac roedd Comisiwn y Cynulliad wedi ymateb yn ffurfiol. Cymeradwywyd y gyllideb ar gyfer 2018-19 yn y Cyfarfod Llawn ar 15 Tachwedd 2017 a chadarnhaodd Nia y byddai’n ystyried sut y cafodd y Penderfyniad ar Gyflog a Lwfansau Aelodau ei drin mewn deddfwrfeydd eraill.      

9.2        Canmolodd y Pwyllgor Manon am ei pherfformiad yn y sesiynau, yn enwedig o ystyried mai’r rhain oedd y cyntaf iddi fel Prif Weithredwr a Chlerc, a Swyddog Cyfrifyddu. Roeddent hefyd yn croesawu’r cynnig o ddiweddariad ar y cynigion o ran adeiladu, ar ôl i’r Comisiwn wneud ei benderfyniad yn y Flwyddyn Newydd.  

 


Cyfarfod: 27/11/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Diweddariad ar y Fframwaith Rheoli Polisi

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 173

Cofnodion:

ACARAC (05-17) Papur 10 - Fframwaith Rheoli Polisi 

7.1        Cyflwynodd Gareth y papur hwn oedd yn gofyn i’r Pwyllgor nodi’r gwaith sy’n cael ei wneud a’r camau arfaethedig nesaf. Pan gwblheir y gwaith, byddai pob un o’r polisïau’n cael eu brandio a byddai ganddynt ddyddiadau adolygu pendant, a ystyrir yn hanfodol o ran llywodraethu da.

7.2        Er bod y Pwyllgor yn cwestiynu amseriad y gwaith hwn, sicrhaodd Gareth yr aelodau fod y prosiect hwn wedi’i nodi yn 2014 ac nid oedd yn dechrau o’r dechrau. Roedd yr effaith ar adnoddau yn fach ac roedd aelod o’r tîm Llywodraethu a Sicrwydd yn rheoli hyn.  

 


Cyfarfod: 27/11/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 2)

Cofnodion a materion yn codi

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 176
  • Cyfyngedig 177

Cofnodion:

ACARAC (05-17) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 18 Gorffennaf 2017

ACARAC (05-17) Papur 2 – Crynodeb o’r camau gweithredu

2.1        Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 18 Gorffennaf a chafodd y wybodaeth ddiweddaraf am gamau gweithredu, a nodwyd ym mhapur 2, ei nodi.  

2.2     Pwyntiau gweithredu 4.4 a 12.2 (blaenoriaethu prosiectau) - Cadarnhaodd Dave Tosh fod papur yn manylu ar y meini prawf blaenoriaethu wedi’i gyflwyno yng nghyfarfod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ym mis Mehefin. Byddai’r Bwrdd yn profi’r gwaith o gyflwyno’r meini prawf ym mis Rhagfyr 2017. 

2.3     Pwyntiau gweithredu 4.7 a 4.9 (Cyflog a Chronfa Gyfunol Archwilydd Cyffredinol Cymru (ACC)) - Cyfarfu Nia Morgan a Gareth Watts â chynrychiolwyr o Lywodraeth Cymru dros gyfnod toriad yr haf i drafod trin taliadau ar gyfer ACC.  Sicrhawyd y ddau bod y prosesau priodol ar waith ar gyfer penodi’r Archwilydd nesaf ac roeddent yn aros am y wybodaeth ddiweddaraf cyn diwedd y flwyddyn.  

Camau i’w cymryd

-      Gareth i ddiweddaru’r Pwyllgor ar broses Llywodraeth Cymru ar gyfer penodi a thalu Archwilydd Cyffredinol Cymru unwaith y derbynnir yr wybodaeth. 

 


Cyfarfod: 27/11/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 15)

Adroddiad Drafft ar Berfformiad Corfforaethol (adroddiad Dangosyddion Perfformiad Allweddol)

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 180

Cofnodion:

ACARAC (05-17) Papur 19 - Adroddiad Dangosyddion Perfformiad Allweddol Ebrill-Medi 2017

15.1      Nododd y Pwyllgor yr adroddiad DPA drafft hwn a oedd i fod i gael ei adolygu gan Gomisiwn y Cynulliad ym mis Rhagfyr. Nodwyd un maes a oedd wedi dangos newid sylweddol, sef ffigurau gwylio Senedd.tv. Esboniodd Dave a Manon bod gwylwyr yn newid o wylio trafodion y Senedd ar Senedd.tv i wylio ar YouTube, a oedd yn profi bod defnyddwyr yn ffafrio cael gafael ar y deunydd gan ddefnyddio’r gwahanol sianeli cyfryngau cymdeithasol. 

15.2     Eglurodd Dave y gwnaed cais i Benaethiaid Gwasanaeth adolygu’r is-ddangosyddion KPI, yn enwedig yng ngoleuni’r Adolygiad Capasiti a’r argymhellion a wnaed gan y Pwyllgor Cyllid.     

 


Cyfarfod: 18/07/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon

Cofnodion:

ACARAC (04-17) Papur 4 – Adroddiad Blynyddol a Datganiad o Gyfrifon 2016-17 - papur cwmpasu

ACARAC (04-17) Papur 5 – Adroddiad Blynyddol a Datganiad o Gyfrifon 2016-17

4.1        Croesawyd yr adroddiad blynyddol a'r datganiad o gyfrifon diwygiedig gan y Pwyllgor.  Awgrymwyd rhai meysydd y gellid eu hadolygu i roi eglurder pellach, ond ar y cyfan cafodd y gweithgarwch yn ystod cyfnod 2016-17 ei gofnodi'n dda a'i gyflwyno'n effeithiol.    

4.2        Cytunodd Nia i ystyried diwygio'r geiriad ar dudalen 109 i adlewyrchu'r ailddyraniad o adnoddau rhwng llinellau'r gyllideb tra'n aros o fewn y gyllideb gyffredinol.

4.3        Cododd Ann-Marie Harkin fater sy'n ymwneud â thaliadau cyflog a wnaed i Archwilydd Cyffredinol Cymru ym mis Mai a mis Mehefin 2016.  Oherwydd methu â dilyn y ddeddfwriaeth briodol ar gyfer gosod cyflog Archwilydd Cyffredinol Cymru, ni allai'r taliadau cyflog a oedd yn ddyledus i'r Archwilydd Cyffredinol ym mis Mai a mis Mehefin 2016 gael eu talu o Gronfa Gyfunol Cymru.  Yn lle hynny, defnyddiodd Comisiwn y Cynulliad gronfeydd a bleidleisiwyd iddo at ddibenion eraill i dalu Archwilydd Cyffredinol Cymru yn ystod y ddau fis.  Unig opsiwn amgen Comisiwn y Cynulliad fyddai atal taliadau cyflog i Archwilydd Cyffredinol Cymru yn ystod y ddau fis.

4.4        Pwysleisiodd Ann-Marie y pleidleisir ar gyllideb Comisiwn y Cynulliad yn flynyddol.  Cafodd Comisiwn y Cynulliad ei ad-dalu ar ôl hynny o Gronfa Gyfunol Cymru, felly mae'r sefyllfa wedi cael ei rheoleiddio erbyn diwedd y flwyddyn. Felly, roedd Archwilydd Cyffredinol Cymru a thîm archwilio Swyddfa Archwilio Cymru o'r farn nad oedd unrhyw amheuaeth o gyfrifon Comisiwn y Cynulliad yn bod yn gymwys (y farn ar yr adran sy'n ymwneud â chysondeb). 

4.5        Fodd bynnag, er tryloywder cynigiwyd y caiff y datgeliad o'r mater hwn ei wneud yn y datganiadau ariannol.  Gallai hyn naill ai gael ei wneud drwy Adroddiad Archwilydd Cyffredinol Cymru fel atodiad i'w Dystysgrif a'i Farn Archwilio neu gan Gomisiwn y Cynulliad yn datgelu'r mater o fewn y nodiadau i'r datganiadau ariannol.  Mynegodd tîm rheoli Comisiwn y Cynulliad y byddai'n well ganddynt i'r mater gael ei ddatgelu yn y nodiadau i'r datganiadau ariannol. 

4.6        Cytunodd Ann-Marie, mewn cyfarfod gydag Archwilydd Cyffredinol Cymru yn ddiweddarach y diwrnod hwnnw, y byddai'n awgrymu bod nodyn esboniadol yn cael ei ychwanegu i'r cyfrifon, yn disgrifio'r mater.  Gwnaed yn glir y byddai'r camau gweithredu y cytunwyd arnynt yn benderfyniad i Archwilydd Cyffredinol Cymru.

4.7        Cytunodd Nia i ddrafftio a dosbarthu nodyn i'w atodi i gofnodion y Pwyllgor i ddatgelu'r prosesau o ran y driniaeth o dalu cyflog Archwilydd Cyffredinol Cymru. 

4.8        Cytunodd y Pwyllgor gyda Swyddfa Archwilio Cymru yn amodol ar gytundeb gan Archwilydd Cyffredinol Cymru, y byddai nodyn yn cael ei ychwanegu, ond roedd am fod yn glir nad oes unrhyw gamddefnydd o arian cyhoeddus wedi digwydd. 

4.9        Cytunodd Nia i ddarparu'r wybodaeth ddiweddaraf am y sefyllfa a'r camau gweithredu y cytunir arnynt ar ôl iddi gael ei hysbysu o ganlyniad y cyfarfod rhwng Ann-Marie ac Archwilydd Cyffredinol Cymru.

         Camau gweithredu 

-         Nia Morgan i ystyried diwygio'r geiriad ar dudalen 109 o'r  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4


Cyfarfod: 18/07/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 3)

Diweddariad ar NAV (y system gyllid)

Cofnodion:

ACARAC (04-17) Papur 3 – Diweddariad ar NAV

3.1        Croesawodd y Cadeirydd Adrian Crompton (Uwch-berchennog Cyfrifol) ac Eve Jennings (Rheolwr Prosiect) i'r cyfarfod i gyflwyno'r adroddiad cau ar gyfer cyfnod 1 NAV.

3.2        Cafodd y gwersi a ddysgwyd yn dilyn y prosiect Adnoddau Dynol a'r Gyflogres eu hastudio i sicrhau bod system newydd mor sylweddol yn cael ei chyflwyno'n llwyddiannus.  Cafodd y Rheolwr Prosiect profiadol, ymroddedig a'i thîm eu canmol yn yr un modd ag ymdrechion ac ymrwymiad y tîm Cyllid. 

3.3        Roedd dewis y cyflenwr (TES) wedi bod yn hanfodol i lwyddiant y prosiect.  Roedd y cymorth parhaus a'r gwaith technegol ar gyfnod 2 hefyd yn galonogol iawn.    

3.4        Roedd trafodaethau pellach yn canolbwyntio ar ddal y gwersi cadarnhaol a ddysgwyd yn ogystal â'r agweddau negyddol ar y prosiect.  Cwestiynodd y Pwyllgor gyflwyniad y costau ymgynghori a chytunodd Nia i ddarparu nodyn i'r Ysgrifenyddiaeth i'w cynnwys yn y cofnodion.

3.5        Sicrhaodd Gareth a Dave y Bwrdd y byddent yn ymgorffori'r gwersi a nodwyd yn yr adroddiad ac, fel yr awgrymwyd gan y Bwrdd, o fewn templedi prosiect a chanllawiau. 

3.6        Llongyfarchodd aelodau'r Pwyllgor dîm y prosiect ar ddarparu cyfnod 1 yn llwyddiannus.  Estynnodd dîm y prosiect a Nia ddiolch i Keith am ei rôl yn darparu sicrwydd a chyngor allanol i dîm y prosiect, yn enwedig i Adrian pan oedd angen gwneud y penderfyniad o ran 'mynd yn fyw/dim am ddigwydd'.

Camau gweithredu

-         Gareth a Dave i sicrhau bod y gwersi a ddysgwyd (cadarnhaol a negyddol) yn cael eu defnyddio a'u hymgorffori mewn arferion gwaith.

-         Nia i ddarparu nodyn i'r cofnodion ACARAC i egluro'r amrywiad yn y costau ymgynghori gwirioneddol yn erbyn y rhagolwg yn ogystal â'r proffil rhagolygon cyffredinol.

 


Cyfarfod: 19/06/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 7)

Adroddiad Blynyddol ar Dwyll

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 187

Cofnodion:

ACARAC (03-17) Papur 11 – Adroddiad Blynyddol ar Dwyll

7.1     Cyflwynodd Gareth yr adroddiad a chadarnhaodd nad oedd unrhyw achosion o weithgarwch twyllodrus wedi dod i'w sylw yn ystod 2016-17, boed yn dwyll gwirioneddol neu'n achosion o amheuaeth o dwyll.  Nododd y Pwyllgor yr adroddiad ac argymhellodd y dylai adroddiadau yn y dyfodol gynnwys asesiad cyffredinol o sicrwydd.

7.2     Pan holwyd Gareth, nododd yntau pwy sydd â chyfrifoldeb am ganfod twyll, a oedd yn cynnwys y Cyfarwyddwr Cyllid, y Pennaeth Archwilio Mewnol a'r Pennaeth TGCh, a chytunodd i rannu rhestr o'r bobl hyn â'r Pwyllgor.  Nododd y Pwyllgor fod TIAA a Swyddfa Archwilio Cymru hefyd yn rhannu gwybodaeth â Gareth a Nia, a byddai'r drefn honno'n parhau. 

Camau i’w cymryd

-         Gareth i rannu manylion am gyfrifoldebau ar gyfer canfod twyll â'r Pwyllgor.

-         Gareth i gynnwys asesiad cyffredinol o sicrwydd yn ei bapur diweddaru nesaf ac mewn adroddiadau blynyddol ar dwyll yn y dyfodol.

 


Cyfarfod: 19/06/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 18)

Blaenraglen Waith

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 190

Cofnodion:

ACARAC (03-17) Papur 20 - Y flaenraglen waith

19.1     Gofynnodd y Cadeirydd i'r Pwyllgor adolygu'r flaenraglen waith ac anfon unrhyw awgrymiadau at y tîm clercio erbyn mis Awst.

Cam i’w gymryd

-         Aelodau ACARAC i anfon awgrymiadau ar y flaenraglen waith at y tîm clercio.

 

Mae'r cyfarfod nesaf wedi'i drefnu ar gyfer 18 Gorffennaf 2017. 

 

 


Cyfarfod: 19/06/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 14)

Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth 2016-17

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 193

Cofnodion:

ACARAC (03-17) Papur 16 – Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth 2016-17

15.1     Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad, gan gytuno ei fod yn cynnig lefel ychwanegol o sicrwydd.  Awgrymodd aelodau'r Pwyllgor y dylai'r datganiadau ansoddol gael eu hategu gan dystiolaeth feintiol mwy penodol mewn adroddiadau yn y dyfodol.

15.2     Roedd Dave am gofnodi'n ffurfiol ei ddiolch i Alison Bond am ei gwaith caled a'i hymrwymiad i gynnal a gwella safonau llywodraethu gwybodaeth ym mhob rhan o'r sefydliad, fel yr amlinellir yn yr adroddiad hwn, ac am ei gwaith wrth baratoi ar gyfer y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol newydd.    


Cyfarfod: 19/06/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 1)

Cyflwyniad, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant

Cofnodion:

1.1        Datganodd Eric Gregory ei fod yn gynrychiolydd busnes ar gyfer yr Adolygiad Seneddol o Iechyd a Gofal Cymdeithasol yng Nghymru.  

1.2        Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau eraill.


Cyfarfod: 19/06/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 11)

Y wybodaeth ddiweddaraf am reoli newid a rheoli prosiectau - Eitem lafar

Cofnodion:

12.1     Yn ogystal ag argymhelliad y Pwyllgor, rhoddodd Dave wybod i'r Pwyllgor bod gwaith ar y gweill i ddatblygu canllawiau ar flaenoriaethu prosiectau ar gyfer y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau.  Cydnabuwyd hefyd y gellid dogfennu materion fel her a sicrwydd o ran achosion busnes yn well.  Croesawodd y Pwyllgor y newydd hwn a gofynnodd am gael diweddariad pan fyddai rhagor o wybodaeth ar gael.    

Cam i’w gymryd

-         Dave i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am hynt y canllawiau ar flaenoriaethu prosiectau.     

 


Cyfarfod: 19/06/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Adborth ar yr wythnos ymwybyddiaeth o seibr ddiogelwch - Eitem lafar

Cofnodion:

11.1    Rhoddodd Suzy wybod bod adborth gan Aelodau'r Cynulliad am eu hymwybyddiaeth o'r wythnos ymwybyddiaeth a seibr ddiogelwch yn gyffredinol yn awgrymu nad oedd y neges wedi treiddio yn ôl y bwriad.

11.2    Cytunodd Dave i rannu'r adborth hwn gyda'r Pennaeth TGCh er mwyn sefydlu dull effeithiol o rannu'r negeseuon pwerus a phwysig hyn ag Aelodau'r Cynulliad a'u staff.     

Cam i’w gymryd

-         Dave i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am godi ymwybyddiaeth o seibr ddiogelwch ag Aelodau'r Cynulliad a'u staff cymorth.

 


Cyfarfod: 19/06/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 2)

Cofnodion y cyfarfod ar 20 Mawrth a crynodeb o’r camau i’w cymryd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 202
  • Cyfyngedig 203

Cofnodion:

ACARAC (03-17) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod ar 20 Mawrth 2017    

ACARAC (03-17) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd

2.1     Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 20 Mawrth a chafodd y wybodaeth ddiweddaraf am y camau gweithredu, a nodwyd ym mhapur 2, ei nodi.   

2.2     Trafodwyd dau gam gweithredu fel eitemau ar wahân ar yr agenda, sef:

·         adborth ar yr wythnos ymwybyddiaeth o seibr ddiogelwch, a drafodwyd fel eitem 11; a

·         y meini prawf ar gyfer blaenoriaethu prosiectau, a drafodwyd fel rhan o'r wybodaeth ddiweddaraf am reoli newid a rheoli prosiectau, o dan eitem 12. 

2.3     O ran pwynt gweithredu 7.2 (i roi gwybod am y cynlluniau i gynnal ymarfer meincnodi arall ar gyfer adroddiadau blynyddol a datganiadau llywodraethu gyda chyrff cyhoeddus eraill a rhannu syniadau am arferion gorau â Chomisiwn y Cynulliad), cadarnhaodd Matthew Coe y byddent yn rhoi gwybod i'r Pwyllgor pe bai digwyddiad meincnodi arall yn cael ei gynnal, a phryd.  [Ers y cyfarfod, mae SAC wedi cadarnhau y bydd ymarfer dilynol yn cael ei gynnal eleni, gan ei fod yn ymarfer da, a byddent yn ystyried a ddylid cynnal ymarfer o'r fath bob blwyddyn.]

2.4     O ran pwynt gweithredu 16.1 (i rannu manylion am y costau presennol ar gyfer hyfforddi gweithwyr achos), cadarnhaodd Dave Tosh fod y contract ar gyfer hyfforddiant untro ar reoli gwaith achos a gynigiwyd i Aelodau Cynulliad a'u staff cymorth am y tro cyntaf ar ddechrau'r Pumed Cynulliad.  Felly, nid oedd unrhyw gostau blaenorol ar gael i'w cymharu.  Roedd y Pwyllgor yn fodlon ar yr esboniad hwn.   

 


Cyfarfod: 20/03/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 11)

Diweddariad ar bolisïau chwythu'r chwiban a thwyll

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 206

Cofnodion:

ACARAC (02-17) Papur 12 - Diweddariadau ar y Polisi Chwythu'r Chwiban a'r Polisi Twyll

11.1     Rhoddodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am yr adolygiad o bolisïau Chwythu'r Chwiban a Thwyll y Comisiwn. Cafodd gwybodaeth am chwythu'r chwiban a dulliau eraill o fynegi pryderon a chwynion ei chyhoeddi ar dudalennau mewnrwyd y Cynulliad, ac roedd hyn yn cynnwys linc i gyfeiriad e-bost annibynnol. Byddai Gareth yn gweithio gyda'r Pennaeth Adnoddau Dynol i sicrhau bod digon o ymwybyddiaeth ar draws y Comisiwn. 

11.2     Ni fu unrhyw ddiweddariadau sylweddol i'r Polisi Twyll na'r Cynllun Ymateb i Dwyll. 

11.3     Ym mis Mawrth 2017 cynhaliodd Comisiwn y Cynulliad wythnos ymwybyddiaeth o ddiogelwch seiber a oedd yn amlygu'r risgiau posibl o ymosodiadau seiber, a oedd yn cynnwys negeseuon e-bost gwe-rwydo a allai gynyddu'r risg o weithgarwch twyllodrus. Cadarnhaodd Dave y byddai swyddfeydd etholaethol yn cael hyfforddiant ymwybyddiaeth o ddiogelwch seiber. 

11.4     Cytunodd Suzy Davies a swyddogion i ddarparu adborth i'r Pwyllgor ar sut y cafodd yr wythnos ei derbyn gan staff y Comisiwn, Aelodau'r Cynulliad a staff cymorth Aelodau'r Cynulliad.

Cam gweithredu

-         Suzy Davies a'r tîm clercio i gasglu adborth ar yr wythnos ymwybyddiaeth o ddiogelwch seiber ymhlith yr Aelodau, Staff Cymorth Aelodau'r Cynulliad a'r Comisiynwyr.

 


Cyfarfod: 20/03/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 17)

Crynodeb o'r ymadawiadau

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 209

Cofnodion:

ACARAC (02-17) Papur 16 - Crynodeb o'r ymadawiadau

Eitem 18 – Y flaenraglen waith

ACARAC (02-17) Papur 17 - Y flaenraglen waith

17.1     Nododd y Pwyllgor un achos o ymadael â'r gweithdrefnau caffael arferol.  Gofynnodd y Cadeirydd am fanylion am y gost gyfredol o hyfforddiant gweithiwr achos.

17.2     Byddai'r tîm clercio yn diweddaru ac yn dosbarthu'r flaenraglen waith ddiwygiedig.     

17.3     Gan mai hwn oedd cyfarfod olaf ACARAC Claire, diolchodd y Cadeirydd yn ffurfiol iddi ar ran y Pwyllgor am helpu i greu cydberthynas waith mor gadarnhaol a dymunodd yn dda iddi yn y dyfodol. 

Trefnwyd i gynnal y cyfarfod nesaf ar 19 Mehefin 2017. 

 


Cyfarfod: 20/03/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 2)

Cofnodion 6 Chwefror, a materion yn codi

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 212
  • Cyfyngedig 213

Cofnodion:

ACARAC (02-17) Papur 1 - Cofnodion cyfarfod 6 Chwefror 2017    

ACARAC (02-17) Papur 2 – Crynodeb o’r camau gweithredu

2.1        Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 6 Chwefror a chafodd y wybodaeth ddiweddaraf am gamau gweithredu, a nodwyd ym mhapur 2, ei nodi.   

2.2        Mewn perthynas â'r un cam gweithredu sy'n weddill - (paragraff 10.4) Dosbarthu adborth o bresenoldeb aelodau ACAC Estyn mewn cyfarfodydd ACAC eraill, roedd y Cadeirydd wedi derbyn adroddiad o ganfyddiadau. Roedd yn falch o nodi bod y meysydd arfer da a nodwyd yn yr adroddiad, y cytunodd y byddai'n eu rhannu gydag aelodau'r Pwyllgor, yn bennaf yn adlewyrchiad o agwedd y Pwyllgor hwn.    

 


Cyfarfod: 20/03/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 18)

Blaenraglen Waith

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 216

Cyfarfod: 20/03/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 13)

Diweddariad ar y prosiect system cyllid newydd - Eitem lafar

Cofnodion:

Eitem lafar

13.1     Rhoddodd Nia a Keith y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y prosiect system gyllid newydd a gweithredu'r system Microsoft Dynamics NAV. Mae bwrdd prosiect, a drefnwyd ar gyfer dydd Llun 20 Mawrth, wedi'i ohirio oherwydd oedi wrth brofi ymarferoldeb cyhoeddi treuliau Aelodau'r Cynulliad. Nid oedd y tîm prosiect yn credu bod y mater yn dechnegol gymhleth i'w atgyweirio nac yn gohirio'r dyddiad mynd yn fyw. 

13.2     Nododd y Cadeirydd y trefniadau llywodraethu cadarn sy'n berthnasol i'r prosiect hwn a gofynnodd i Keith gael gwybod am y broses o wneud penderfyniadau o ran mynd yn fyw. Cadarnhaodd Nia ei bod yn parhau i fod yn hyderus y byddai'r dyddiad mynd yn fyw ar 3 Ebrill a chytunodd i anfon yr holl bapurau sy'n gysylltiedig â'r prosiect at Keith.                                                 

Cam gweithredu

-         Nia i sicrhau bod Keith yn cael gwybod am gynnydd a'r broses o wneud penderfyniadau ar adegau allweddol.

 


Cyfarfod: 20/03/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Adolygu'r Fframwaith Sicrwydd yn ei gyfanrwydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 221
  • Cyfyngedig 222
  • Cyfyngedig 223

Cofnodion:

ACARAC (02-17) Papur 11 - Diweddariad ar y Fframwaith Sicrwydd

ACARAC (02-17) Papur 11 - Atodiad A - sicrwydd FW - map

ACARAC (02-17) Papur 11 - Atodiad B - Sicrwydd FW - Ebrill 16 - Mawrth 17

10.1     Croesawodd y Pwyllgor Fframwaith Sicrwydd diwygiedig Comisiwn y Cynulliad ac roedd yn gwerthfawrogi pa mor dda y caiff ei ddefnyddio ar draws y sefydliad.       

 


Cyfarfod: 20/03/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 9)

Datganiad Llywodraethu Drafft ar gyfer 2016-17

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 226
  • Cyfyngedig 227

Cofnodion:

ACARAC (02-17) Papur 10 - Datganiad Llywodraethu Drafft ar gyfer 2016-17 - papur cwmpasu

ACARAC (02-17) Papur 10 - Datganiad Llywodraethu Drafft ar gyfer 2016-17

9.1        Cyflwynodd Claire y Datganiad Llywodraethu drafft. Dywedodd fod y broses yn arwain at ddrafftio'r datganiad wedi'i sefydlu'n dda, gyda Phenaethiaid Gwasanaeth yn darparu datganiadau sicrwydd manwl i lywio'r gwaith o ddrafftio'r datganiadau ar lefel y Gyfarwyddiaeth. Ychwanegodd gwaith craffu Hugh yng nghyfarfod y Bwrdd Rheoli haen arall o sicrwydd. Cytunodd Claire i rannu fersiwn ddiwygiedig o'r Datganiad Llywodraethu ac amlinelliad o'r Adroddiad Blynyddol gyda'r Pwyllgor cyn toriad y Pasg. 

9.2        Cytunodd y sawl a oedd yn bresennol i roi adborth i'r tîm clercio ar ôl y cyfarfod.

9.3        Cymeradwyodd y Pwyllgor y swyddogion ar lunio datganiad drafft cynhwysfawr. Awgrymwyd tynnu sylw at y risgiau corfforaethol allweddol ac ymhelaethu ar y fenter gwerth am arian.  

Camau gweithredu

-         Claire i ddosbarthu drafft diwygiedig ac amlinelliad o'r Adroddiad Blynyddol cyn toriad y Pasg.

-         Y sawl a oedd yn bresennol i ddarparu adborth ar y Datganiad Llywodraethu drafft i'r tîm clercio.

 


Cyfarfod: 20/03/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 1)

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant

Cofnodion:

1.1        Croesawodd y Cadeirydd Manon Antoniazzi a Kimberly Cowan a oedd yn arsylwi'r cyfarfod.  

1.2        Datganodd Eric Gregory ei fod yn Gyfarwyddwr Anweithredol ar Raglen Cofrestru Etholiadol Modern Swyddfa'r Cabinet a'i fod yn gynrychiolydd busnes ar gyfer yr Adolygiad Seneddol o Iechyd a Gofal Cymdeithasol yng Nghymru.

 


Cyfarfod: 06/02/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 8)

Y wybodaeth ddiweddaraf am brosiect system cyllid newydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 232

Cofnodion:

ACARAC (01-17) Papur 9 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y prosiect Cyllid

7.1     Diolchodd y Cadeirydd i Keith Baldwin am ei rôl fel 'cyfaill beirniadol' ym mhrosiect y system cyllid newydd ac anogodd swyddogion i ddefnyddio arbenigedd aelodau'r pwyllgor wrth ymgymryd â phrosiectau a thasgau eraill yn y dyfodol.  Hefyd, anogodd dîm y prosiect i sicrhau bod y system yn cael ei hymgorffori'n llawn yn y sefydliad cyn cynnal adolygiad ar ôl gweithredu.  

7.2     Ym mhapur Keith, disgrifiwyd cyfarfodydd calonogol a chadarnhaol â thîm y prosiect a bwrdd y prosiect.  Roedd pawb a oedd ynghlwm wrtho yn frwdfrydig ynglŷn â’r system, a byddai Keith yn anfon sylwadau at dîm y prosiect am y meini prawf ar gyfer ‘mynd yn fyw’. 

7.3     Roedd y Pwyllgor yn cydnabod bod pob un o argymhellion Keith yn adlewyrchu arfer da a nodwyd y dylai tîm y prosiect eu derbyn.    

7.4     Holodd y Pwyllgor am y penderfyniad i newid y drefn o gyflwyno’r prosiect a newid yr amserlen.  Croesawodd Eve Jennings yr argymhellion yn y papur a dywedodd mai'r cyflenwr oedd yn gyfrifol am y penderfyniad. Roedd y broses o drosglwyddo data wedi mynd rhagddo’n rhwydd iawn ac roedd tîm y prosiect yn hyderus bod modd rhoi’r system ar waith erbyn y dyddiad a bennwyd, sef 3 Ebrill. 

Camau i’w cymryd

-         Nia i roi gwybodaeth ar lafar am hynt y prosiect yn y cyfarfod ym mis Mawrth.

-         Keith i anfon ei sylwadau at dîm y prosiect am y meini prawf ar gyfer ‘mynd yn fyw’.


Cyfarfod: 06/02/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 15)

Blaenraglen Waith

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 235

Cofnodion:

13.1     Gofynnwyd i aelodau'r Pwyllgor anfon sylwadau ar y flaenraglen waith at y tîm clercio. Byddai'r dyddiadau ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol yn cael eu diweddaru ar ôl i'r aelodau gadarnhau eu bod ar gael.

13.2     Cytunodd y Cadeirydd i rannu sylwadau Rheon Tomas, a oedd wedi bod yn bresennol mewn cyfres o Bwyllgorau Archwilio a Sicrwydd Risg.    

Camau i’w cymryd

-         Aelodau'r Pwyllgor i roi syniadau i'r tîm clercio am feysydd i'w cynnwys yn Adroddiad Blynyddol ACARAC ar gyfer 2016-17 a sut y gallai diwyg y ddogfen fod yn fwy atyniadol yn gyffredinol.

-         Y tîm clercio i ychwanegu Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth i'r Cylch Gorchwyl o dan ofynion gwybodaeth.

-         Rhoi sylwadau i'r tîm clercio ar y Flaenraglen Waith a chadarnhau bod aelodau ar gael ar y dyddiadau a nodwyd.

-         Rhannu sylwadau Rheon Tomas ar y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg

 

Caiff y cyfarfod nesaf ei gynnal ar 20 Mawrth 2017. 

 


Cyfarfod: 06/02/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 2)

Cofnodion a materion yn codi

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 238
  • Cyfyngedig 239

Cofnodion:

ACARAC (01-17) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 21 Tachwedd 2016    

ACARAC (01-17) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd

2.1     Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 21 Tachwedd a nodwyd y wybodaeth ddiweddaraf am y camau a nodwyd ym mhapur 2.

2.2     Rhoddodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf am un o’r camau i’r cymryd (paragraff 2.3) rhoi adborth i'r Pwyllgor am ganlyniad diwrnod cwrdd i ffwrdd y tîm Llywodraethu ac Archwilio. Cynhaliwyd sesiwn brynhawn yn ddiweddar i adolygu'r camau a nodwyd yn sesiwn mis Mai 2016. Daeth nifer o themâu cadarnhaol i'r amlwg o'r sesiynau hyn o ran gweithio’n rhagweithiol ar draws timau ac ar draws y Comisiwn. Hefyd, roedd modiwl dysgu Llywodraethu yn cael ei ddatblygu at ddibenion hyfforddiant fel rhan o Raglen Rheolwyr y Comisiwn. Cytunodd Gareth i roi’r manylion diweddaraf i’r Pwyllgor. 

2.3     Cadarnhaodd Eric fod Swyddfa Archwilio Cymru wedi dosbarthu gwybodaeth yn ddiweddar yn ymwneud ag un o’r camau i’w cymryd (paragraff 6.4) cylchredeg manylion arolygon effeithiolrwydd gan Fforwm Cadeiryddion Archwilio Swyddfa Archwilio Cymru.  Byddai rhagor o wybodaeth yn cael ei rhannu ym mis Hydref, ar yr amod bod pwyllgorau eraill yn ei rhannu â Swyddfa Archwilio Cymru, fel y gwnaethom eisoes.

2.4     Cyflwynodd Claire Clancy wybodaeth i'r Pwyllgor am yr ymgynghoriad ar newid enw (pwynt gweithredu 10.4).  Byddai'r ymgynghoriad ar agor tan ddechrau mis Mawrth ac, o'r 1,721 o ymatebion a gafwyd hyd yma, mae 65-70% ohonynt yn cytuno neu'n cytuno'n gryf y dylai Cynulliad Cenedlaethol Cymru newid ei enw.

2.5     Hefyd, cafodd y Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf gan Claire am Banel Arbenigol y Cynulliad ar Ddiwygio Etholiadol, a lansiwyd ar 1 Chwefror ac a oedd i gwrdd am y tro cyntaf ar 14 Chwefror. 

2.6     Croesawodd y Cadeirydd y ffaith i'r adroddiad ar Ddangosyddion Perfformiad Allweddol Corfforaethol gael ei gylchredeg yn ddiweddar.  Cytunodd y swyddogion i adolygu'r defnydd o fesurau targedau 100% a’r penderfyniad i hepgor unrhyw gyfeiriad at brosiectau a rhaglenni allweddol.    

2.7     Dywedodd Claire fod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau (IRB) yn cael gwybodaeth yn rheolaidd gan y Cyfarwyddwyr am hynt prosiectau a rhaglenni.  Rhoddir gwybodaeth am brosiectau mawr yn rheolaidd i Gomisiwn y Cynulliad.

Cam i’w gymryd

-         Gareth i gylchredeg y wybodaeth ddiweddaraf am newidiadau cadarnhaol i'r tîm.

 


Cyfarfod: 06/02/2017 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 1)

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datgan buddiannau

Cofnodion:

1.1     Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod. Wedi derbyn ymddiheuriadau oddi wrth Suzy Davies.  Roedd Andy Munro yn bresennol fel rhan o'i Adolygiad Sicrhau Ansawdd Allanol o ran Archwilio Mewnol, ac roedd Clive Fitzgerald o TIAA yn bresennol i gyflwyno'r adroddiad archwilio ar seiber-ddiogelwch.  

1.2     Datganodd Eric Gregory ei fod yn Gyfarwyddwr Anweithredol ar Raglen Cofrestru Etholiadol Modern Swyddfa'r Cabinet a'i fod yn gynrychiolydd busnes ar gyfer yr Adolygiad Seneddol o Iechyd a Gofal Cymdeithasol yng Nghymru.

1.3     Er nad oedd yn achos o wrthdaro o reidrwydd, roedd Hugh Widdis am gofnodi'r ffaith iddo gael ei gyflogi gan CGU oddeutu 1998-2000.  Unwyd CGU â Norwich Union yn ddiweddarach a sefydlwyd Aviva maes o law.

1.4     Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau eraill.

 


Cyfarfod: 21/11/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Strategaeth Comisiwn y Cynulliad 2016-21

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 244

Cofnodion:

10.0   Eitem 10 - Strategaeth Comisiwn y Cynulliad 2016-21

ACARAC (05-16) Papur 14 - Dogfen Strategaeth 2016-21

Eitem 11 - Archwiliad beirniadol o un risg a nodwyd - risgiau sy'n dod i'r amlwg ac sy'n gysylltiedig â strategaeth newydd y Comisiwn.

Eitem lafar

10.1    Rhoddodd Claire y wybodaeth ddiweddaraf am strategaeth y Comisiwn, fel y cyhoeddwyd mewn datganiad i'r wasg gan y Llywydd, a oedd wedi'i dosbarthu cyn y cyfarfod hwn i aelodau'r Pwyllgor.

10.2    Canolbwyntiodd y drafodaeth ar y materion a ganlyn: gofynion yn y dyfodol ar gyfer ystâd y Cynulliad; gallu'r Cynulliad a'i botensial ar gyfer newid os bydd y Bil yn cael ei basio; a'r gwaith i ddatblygu senedd ieuenctid a gwell defnydd o wybodaeth ddigidol.

10.3    Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau'r Pwyllgor, cadarnhaodd Claire y byddai opsiynau ar gyfer ariannu'r gwaith ychwanegol er mwyn ailgyflunio gofod yn Nhŷ Hywel yn cael eu hariannu yn bennaf o'r tanwariant disgwyliedig yng nghyllideb y Bwrdd Taliadau a thrwy ohirio prosiectau eraill os oes angen.

10.4    Nid yw'r costau wedi'u hegluro hyd yma ar ar gyfer agweddau deddfwriaethol y strategaeth, a byddai angen tîm arbenigol i wneud hyn. Esboniodd Adrian y byddai grŵp o arbenigwyr yn crynhoi'r dystiolaeth sydd eisoes yn bodoli (Comisiwn Richard, Comisiwn Silk, adroddiadau Canolfan Llywodraethiant Cymru ac ati) o ran nifer yr Aelodau Cynulliad newydd sydd eu hangen, yn ogystal â threfniadau etholiadol posibl i gyflawni'r newidiadau. Roedd opsiynau, gan gynnwys secondio staff arbenigol o Lywodraeth Cymru, yn cael eu hystyried i gadw costau mor isel â phosibl.

10.5    Esboniodd Claire fod Pwyllgor Cyllid y Cynulliad wedi cymeradwyo'r strategaeth gyllideb 2017-18, ond nododd nad oedd hyn wedi cynnwys costau unrhyw waith diwygio ar gyfer y dyfodol. Dywedodd hefyd nad oedd y Pwyllgor wedi dod i gasgliad eto o ran y cyllidebau ar ôl 2017-18. Pwysleisiodd fod gwir angen ymateb yn gyflym iawn i strategaeth y Comisiwn a'i chyflwyno.

10.6    Rhoddodd Adrian y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am gynigion i ymgynghori ynglŷn ag enwi'r Cynulliad. Byddai'r dogfennau ymgynghori yn cael eu lansio yn ystod yr wythnosau nesaf. Anogodd aelodau'r Pwyllgor i'r swyddogion sicrhau bod yr ymgynghoriad yn cyrraedd cynulleidfa mor eang â phosibl, tu hwnt i'r rhai sydd eisoes yn ymgysylltu â'r Cynulliad. Cadarnhaodd Adrian fod timau Allgymorth a Chyfathrebu y Comisiwn yn gweithredu hyn.

Cam gweithredu i’w gymryd

-        Adrian i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i ACARAC am ymgynghori ac ymgysylltu ynglŷn â strategaeth y Comisiwn

 


Cyfarfod: 21/11/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 8)

Y wybodaeth ddiweddaraf gan yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth am y Flaenraglen Waith a Seiber-ddiogelwch

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 247

Cofnodion:

Llywodraethu'r Comisiwn

8.0     Eitem 8 - Y wybodaeth ddiweddaraf gan yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth am y Flaenraglen Waith a Seiber-ddiogelwch

ACARAC (05-16) Papur 12 - Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth 2015-16

8.1        Cyflwynodd Dave Tosh adroddiad blynyddol yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth, a fyddai yn y dyfodol yn cael ei amseru i gyd-fynd ag Adroddiad Blynyddol Comisiwn y Cynulliad. Rhoddodd sicrwydd i'r Pwyllgor fod yr adroddiad yn rhoi darlun da parhaus o waith ar lywodraethu gwybodaeth, yn enwedig o ran cydymffurfio a chodi ymwybyddiaeth.

8.2        Rhoddodd Dave sylw i'r ffaith nad oedd unrhyw achosion o drafferthion yn ymwneud â data personol na cholli data personol roedd yn ofynnol rhoi gwybod i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth amdanynt. Canmolodd Alison Bond (Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth) a chydweithwyr cyfreithiol am eu gwaith gydag Aelodau'r Cynulliad (ACau) a'u staff cymorth cyn yr etholiad ac ar ei ôl. Gwnaethant hefyd ganmol y paratoad trylwyr o gynllun gweithredu cyn i'r Rheoliadau Cyffredinol Diogelu Data newydd gael eu cyflwyno, ac a gymeradwywyd fel enghreifftiau o arfer gorau gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.

8.3        Yna disgrifiodd y profion o ran treiddio i systemau rheoli cyfleusterau mewnol a'r seilwaith TG yn gyffredinol. Cafodd sicrwydd gan y mesurau diogelwch a oedd ar waith, ond roedd angen rhagor o wyliadwriaeth gan staff y Comisiwn, Aelodau'r Cynulliad a staff cymorth.

8.4        Ynghyd â'r sesiynau i godi ymwybyddiaeth o seiber-ddiogelwch a oedd wedi eu cyflwyno, mae'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau wedi cytuno yn ddiweddar i benodi arbenigwr ar seiber-ddiogelwch. Mae pob blwch post Outlook wedi cael ei fudo'n llwyddiannus i'r cwmwl, gyda chynlluniau i fudo'r data y flwyddyn nesaf, a fyddai'n cryfhau rheolaethau.

8.5        Roedd Dave wedi trafod seiber-ddiogelwch gyda pherson cyswllt yn y Weinyddiaeth Gyfiawnder a ddisgrifiodd sesiynau ymwybyddiaeth a chanllawiau tebyg a ddatblygwyd ganddo.

8.6        Soniodd Dave hefyd am gyflwyno'r Office 365 a oedd yn cynnwys manteision diogelwch ar gyfer rhannu dogfennau sensitif mewn modd diogel. Byddai Dave yn edrych ar opsiynau posibl ar gyfer rhannu mynediad i Office 365 gydag aelodau'r Pwyllgor.

8.7        Cadarnhaodd Dave fod pob un ond tri o weithwyr yn awr wedi cael cliriad diogelwch i lefel Gwiriad Gwrth Derfysgaeth neu'n uwch.                            

Cam gweithredu i’w gymryd

-        Dave i ystyried atgyfnerthu'r cyngor i ACau a Staff Cymorth Aelodau'r Cynulliad o ran  eu cyfrifoldebau ynghylch seiber-ddiogelwch. 

 


Cyfarfod: 21/11/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Adolygu canllawiau Trysorlys Ei mawrhydi a chanllawiau eraill ar gyfer Pwyllgorau Archwilio a Sicrwydd Risg a rhannu enghreifftiau o arfer gorau a ddefnyddir yn fforymau archwilio mewnol a chadeiryddion pwyllgorau

Cofnodion:

6.0     Eitem 6 - Adolygu canllawiau Trysorlys Ei mawrhydi a chanllawiau eraill ar gyfer Pwyllgorau Archwilio a Sicrwydd Risg a rhannu enghreifftiau o arfer gorau a ddefnyddir yn fforymau archwilio mewnol a chadeiryddion pwyllgorau. 

Eitem lafar

6.1        Rhoddodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am ei gyfarfod diweddar gyda'r Fforwm Rhyngseneddol. Awgrymwyd y gallai Cadeiryddion Pwyllgorau Archwilio a Sicrwydd Risg gyfarfod yn y dyfodol i drafod themâu cyffredin a rhannu arfer gorau. Cymeradwyodd y Pwyllgor y syniad hwn ac roedd y Cadeirydd yn fodlon i aelodau'r Pwyllgor gymryd rhan.

6.2        Trefnwyd i Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus wedi'u hadolygu a'u diweddaru gael eu rhyddhau yn 2017, ac er na ragwelwyd y byddai'r rhain yn gwyro'n sylweddol oddi wrth y safonau presennol, cadarnhaodd Gareth y byddai'n rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am unrhyw newidiadau. Yn dilyn grwpiau trafod ar fframweithiau rheoli risg a sicrwydd, roedd Gareth wedi dod i'r casgliad bod Comisiwn y Cynulliad yn aeddfed yn y meysydd hyn o gymharu â rhai eraill.

6.3        Roedd seiber-ddiogelwch yn un o'r prif bynciau trafod ac roedd y grŵp yn ymwybodol o bwysigrwydd ymgysylltu gydag arbenigwyr TGCh a chytunodd i rannu unrhyw ddatblygiadau yn y dyfodol yn y maes hwn.

6.4        Yn ddiweddar roedd y Cadeirydd wedi mynd i weithdy Cadeiryddion Pwyllgorau Archwilio Cymru Gyfan, a drefnwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru, ac un o'r prif bynciau a drafodwyd oedd adolygiadau ar effeithiolrwydd gan y pwyllgorau. Roedd wedi rhannu enghraifft o'r arolwg ACARAC diweddaraf gyda'r grŵp. Bydd y Cadeirydd yn dosbarthu papurau o'r gweithdy ar ôl eu cael gan Swyddfa Archwilio Cymru.

6.5        Hysbysodd Ann-Marie Harkin fod sesiwn y prynhawn wedi canolbwyntio ar feirniadu Datganiadau Llywodraethu o bob rhan o'r sector cyhoeddus. Dywedodd y Cadeirydd yr hoffai gael adborth ar Ddatganiad Llywodraethu Comisiwn y Cynulliad.

Camau gweithredu i’w cymryd

-        Cadeirydd i ddosbarthu papurau gan Gadeiryddion Swyddfa Archwilio Cymru y Fforwm Archwilio.

-        Ann-Marie Harkin i ddosbarthu manylion ar gyfer cymharu a sgorio Datganiadau Llywodraethu Blynyddol yn erbyn sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus.

 


Cyfarfod: 21/11/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 2)

Cofnodion a materion yn codi

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 252
  • Cyfyngedig 253

Cofnodion:

2.0   Eitem 2Cofnodion a materion yn codi

        ACARAC (05-16) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 11    Gorffennaf 2016

        ACARAC (05-16) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd

2.1     Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 11 Gorffennaf 2016 a chafodd y wybodaeth ddiweddaraf am gamau gweithredu, a nodwyd ym mhapur 2, ei nodi.

2.2     Diolchodd Suzy Davies i'r Gadair, staff Comisiwn y Cynulliad a Swyddfa Archwilio Cymru am gymryd yr amser i gwrdd â hi ers y cyfarfod diwethaf.

2.3     Rhoddodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y newidiadau i'r tîm Llywodraethu ac Archwilio (cyf cam gweithredu ym mharagraff 3.4). Dywedodd, yn dilyn diwrnod cwrdd i ffwrdd cynhyrchiol y tîm ym mis Mai, fod rhai newidiadau wedi cael eu gweithredu i ddarparu gwasanaeth cynghori a chymorth mwy cysylltiedig ar gyfer llywodraethu ar draws y Comisiwn. 

2.4     Ychwanegodd fod y ffaith bod y Rheolwr Parhad Busnes a'r Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth wedi ymuno â'r tîm yn barhaol wedi cynyddu gwytnwch o fewn y tîm ehangach. Enghraifft o hyn oedd y gwaith ar y cyd sy'n cael ei wneud ar adolygu ein risgiau a'n gwytnwch o ran seiber-ddiogelwch a chodi ymwybyddiaeth o hyn ar draws y Comisiwn a chydag Aelodau'r Cynulliad a'u staff cymorth.

2.5     Yna disgrifiodd Gareth nifer o fentrau a oedd wedi parhau neu a gyflwynwyd yn ddiweddar gan y tîm. sef:

·                Cyfarfodydd 'Materion Llywodraethu' a oedd wedi'u cynnal gyda phob Pennaeth Gwasanaeth am yr ail flwyddyn yn olynol.

·                Lansio calendr dyddiadau llywodraethu allweddol, a oedd wedi cael ei groesawu. Defnyddiwyd hwn i roi gwybod i Benaethiaid Gwasanaeth o ddigwyddiadau llywodraethu allweddol y bydd yn rhaid iddynt baratoi ar eu gyfer, neu gyfrannu atynt.

·                Dull partneriaeth wrth i aelod o'r tîm Llywodraethu ac Archwilio gael ei neilltuo i feysydd gwasanaeth penodol i weithredu fel pwynt cyswllt cyntaf ac i ddatblygu cysylltiadau a meithrin perthynas agosach. 

2.6     Disgrifiodd Victoria Paris y gwaith a wnaeth ar yr adroddiad dangosyddion perfformiad allweddol ac ar yr adolygiad polisi. Bydd yr adolygiad hwn yn creu cofrestr polisi ffurfiol ar gyfer y Comisiwn, yn darparu ar gyfer brandio clir o ran polisïau, yn egluro perchnogaeth, ac yn adolygu cyfrifoldebau ac amserlenni.

2.7     Rhoddodd Gareth wybod i'r Pwyllgor y byddai sesiwn dilynol yn cael ei threfnu ym mis Ionawr i olrhain y camau gweithredu y cytunwyd arnynt ym mis Mai a byddai'n cyflwyno'r wybodaeth ddiweddaraf am hyn i'r Pwyllgor ym mis Chwefror.

Cam gweithredu i’w gymryd

-               Gareth i roi adborth i'r Pwyllgor ynghylch canlyniad diwrnod cwrdd i ffwrdd y tîm Llywodraethu ac Archwilio.

 


Cyfarfod: 21/11/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 1)

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant

Cofnodion:

1.0   Eitem 1 – Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant

1.1     Croesawodd y Cadeirydd Victoria Paris i'r cyfarfod fel sylwedydd o’r tîm Llywodraethu ac Archwilio.

1.2     Datganodd ei fod yn Gyfarwyddwr Anweithredol ar Raglen Cofrestru Etholiadol Modern Swyddfa'r Cabinet a'i fod yn gynrychiolydd busnes ar gyfer yr Adolygiad Seneddol o Iechyd a Gofal Cymdeithasol. 

1.3     Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau eraill.

 


Cyfarfod: 21/11/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 19)

Blaenraglen Waith

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 258

Cofnodion:

18.0   Y Flaenraglen Waith

ACARAC (05-16) Papur 21 - Y flaenraglen waith

18.1    Byddai'r tîm clercio yn diweddaru ac yn dosbarthu'r Flaenrhaglen Waith.

19.0   Sesiwn breifat

19.1    Roedd Dave a Nia wedi mynd i sesiwn preifat gydag aelodau'r Pwyllgor cyn y cyfarfod. Ni chymerwyd cofnodion o’r cyfarfod.

 


Cyfarfod: 21/11/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 16)

Adolygiad Adnoddau Dynol/y Gyflogres

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 261

Cofnodion:

15.0   Adolygiad Adnoddau Dynol/y Gyflogres

ACARAC (05-16) Papur 19 - Adolygiad o'r prosiect Adnoddau Dynol/Cyflogres

15.1    Croesawodd y Pwyllgor yr adolygiad gonest a defnyddiol o'r prosiect Adnoddau Dynol/Cyflogres diweddar ac anogodd swyddogion i sicrhau adolygiadau yn y dyfodol o ran gwireddu buddiannau sydd wedi'u dal, a dadansoddiadau ôl-weithredu.

 


Cyfarfod: 21/11/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 14)

Y wybodaeth ddiweddaraf am y prosiect system cyllid newydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 264
  • Cyfyngedig 265

Cofnodion:

13.0   Y wybodaeth ddiweddaraf am y prosiect system cyllid newydd

ACARAC (05-16) Papur 17 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y prosiect Cyllid

ACARAC (05-16) Papur 17 - Atodiad A - Dangosfwrdd

13.1    Cyflwynodd Adrian y papur â'r wybodaeth ddiweddaraf, a'r dangosfwrdd. Roedd y gwaith cynhwysfawr o ran cynllunio a pharatoi’r  prosiect wedi arwain at nodi cyflenwr galluog a gafodd ei gymeradwyo gan y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ym mis Ebrill.  Mae'r tîm Cyllid a'r bwrdd prosiect yn fodlon ar y gwaith a gyflawnwyd hyd yn hyn, gyda'r prosiect ar y trywydd iawn i gwblhau pob un o'r tri cham erbyn diwedd y flwyddyn ariannol.

13.2    Cytunodd Dave â dadansoddiad Adrian o allu'r cyflenwr o safbwynt TGCh, yn enwedig ei hanes o weithio gyda sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus.

13.3    Roedd y Pwyllgor yn falch o nodi y byddai Keith yn parhau i weithredu fel cyfaill beirniadol a chytunodd swyddogion i sicrhau bod dogfennau angenrheidiol yn cael eu hanfon ato i wneud sylwadau arnynt. Nodwyd hefyd bod Gareth yn aelod o'r bwrdd prosiect, a oedd yn rhoi sicrwydd annibynnol ychwanegol. Nododd y Pwyllgor hefyd fod hyn yn dangos gwelliant yng ngallu'r sefydliad i reoli prosiectau.

13.4    Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor ar yr amserlenni ar gyfer y prosiect, yn enwedig o ystyried y Profion Derbyniad Defnyddwyr trylwyr sydd eu hangen, cytunodd Adrian a Nia i ailedrych ar y meini prawf o ran 'mynd yn fyw', y cynlluniau wrth gefn a chamu'n ôl gyda'r rheolwr prosiect a'r bwrdd.

Camau gweithredu i’w cymryd

-        Swyddogion i gynnal trafodaethau gyda Keith Baldwin ynghylch gweithredu'r prosiect system cyllid newydd ac adrodd yn ôl i'r Pwyllgor yn y cyfarfod ym mis Chwefror.

-        Adrian a Nia i drafod y Profion Derbyniad Defnyddwyr, y meini prawf o ran 'mynd yn fyw', y cynlluniau wrth gefn a chamu'n ôl gyda'r rheolwr prosiect a'r bwrdd.


Cyfarfod: 11/07/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 2)

Cofnodion 13 Mehefin a materion yn codi

Cofnodion:

ACARAC (04-16) Papur 1 – Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 13 Mehefin

ACARAC (04-16) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd

2.1        Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 13 Mehefin 2016 a chafodd y wybodaeth ddiweddaraf am gamau gweithredu, a nodwyd ym mhapur 2, ei nodi.

2.2        Yn dilyn trafodaeth ar y materion pwysig a drafodwyd gan y Pwyllgor yn y gorffennol, a deunyddiau cyfeirio pwysig eraill, cytunodd yr Ysgrifenyddiaeth i baratoi pecyn o bapurau ar gyfer Suzy Davies er mwyn sicrhau ei bod yn cael yr holl wybodaeth am waith y Pwyllgor hyd yma. 

2.3        Gofynnodd y Cadeirydd i Dave Tosh roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am waith y Comisiwn ar Ddiogelwch Seiber.  Er nad yw'r mater hwn wedi'i nodi ar y gofrestr risgiau corfforaethol, mae cyflwyniad wedi'i drefnu ar gyfer cyfarfod y Bwrdd Rheoli ym mis Gorffennaf. 

2.4        Disgrifiodd Dave ei gyfrifoldebau fel Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth a chytunodd i gyflwyno papur i'r Pwyllgor yn nodi ei raglen waith yn ystod y misoedd nesaf.    

2.5        Rhoddodd Claire Clancy wybod i'r Pwyllgor nad oeddent wedi llwyddo i ddod o hyd i ymgeisydd addas yn dilyn ymarfer recriwtio diweddar i benodi Cyfarwyddwr Cyllid newydd.  Cafwyd sicrwydd nad oedd ganddi unrhyw bryderon ynghylch rheoli cyllid y Cynulliad a bod trefniadau eraill yn cael eu rhoi ar waith.

Camau i’w cymryd

-        Yr Ysgrifenyddiaeth i baratoi pecyn o bapurau ar gyfer Suzy Davies AC ar y materion pwysig sydd wedi'u hystyried gan y Pwyllgor a deunyddiau cyfeirio eraill.    

-        Yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth i gyflwyno ei raglen barhaus o waith i'r Pwyllgor.  Yr Ysgrifenyddiaeth i ychwanegu'r wybodaeth hon at y flaenraglen waith.      

 


Cyfarfod: 11/07/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 1)

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant

Cofnodion:

1.1        Croesawodd y Cadeirydd Suzy Davies i'w chyfarfod cyntaf a nododd fod tri ymddiheuriad wedi dod i law. 

1.2        Datganodd y Cadeirydd ei fod yn Gyfarwyddwr Anweithredol o Raglen Gofrestru Etholiadol Modern Swyddfa'r Cabinet.

1.3        Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau eraill.

 


Cyfarfod: 11/07/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 6)

Blaenraglen Waith

Cofnodion:

ACARAC (04-16) Papur 8 - Y flaenraglen waith

6.1        Cytunodd yr Ysgrifenyddiaeth i ychwanegu'r eitemau a drafodwyd yn ystod y cyfarfod at y flaenraglen waith ac i drafod strategaeth newydd y Comisiwn.  

6.2        Byddai'r Ysgrifenyddiaeth hefyd yn trefnu cyfarfodydd ar gyfer Suzy Davies gyda'r unigolion a ganlyn:

·         Cadeirydd ACARAC

·         Pennaeth Archwilio Mewnol

·         Ann Marie Harkin - Swyddfa Archwilio Cymru

Cam i’w gymryd

-        Y Pwyllgor i drafod strategaeth Comisiwn y Cynulliad (i'w gytuno).   

Disgwylir i'r cyfarfod nesaf gael ei gynnal ar 21 Tachwedd 2016.

 


Cyfarfod: 11/07/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Adolygiad o Effeithlonrwydd Busnes

Cofnodion:

ACARAC (04-16) Papur 6 – Adolygiad o Effeithlonrwydd Busnes – Gwybodaeth Ychwanegol

ACARAC (04-16) Papur 7 – Adolygiad o Ddull Comisiwn y Cynulliad o fynd i'r afael ag Effeithlonrwydd ac Effeithiolrwydd Sefydliadol (a ddosbarthwyd yn flaenorol ym mis Mai)

5.1        Croesawodd y Cadeirydd y papurau hyn, yn enwedig y dadansoddiad meintiol a gyflwynwyd i'r Pwyllgor. 

5.2        Disgrifiodd Dave y lefelau trawiadol o arbedion a sicrhawyd o ganlyniad i gytuno ar gontractau mewnol ar gyfer gwasanaethau TGCh a'r gwaith ar draws y sefydliad i edrych yn barhaus am gyfleoedd i newid a gwella prosesau.  Er bod y papurau yn bennaf yn nodi arbedion sydd wedi'u gwireddu yn y Gyfarwyddiaeth Adnoddau, byddai unrhyw arfer da yn cael ei rannu ar draws y sefydliad. 

5.3        Aeth Dave ymlaen i ddisgrifio'r gwaith cynllunio capasiti sydd i'w wneud gan y Bwrdd Rheoli.  Bydd y darn hwn o waith, yn ogystal â'r gwaith cynllunio senario a'r arolwg o Aelodau'r Cynulliad, yn helpu i lywio'r gwaith ar effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd yn y dyfodol.

5.4        Anogodd y Pwyllgor Dave i fwrw golwg gyfannol a heriol ar effeithlonrwydd busnes, ac ystyried mesur arbedion/effeithlonrwydd drwy ddangosyddion perfformiad allweddol corfforaethol.  Roedd y Pwyllgor yn falch y byddai'r dull hwn yn cael ei rannu â Chyfarwyddiaethau eraill. 

5.5        Disgrifiodd Claire ei rôl wrth roi tystiolaeth i'r Pwyllgor Cyllid yn nodi bod adnoddau'n cael eu defnyddio'n ddoeth.  Credai y byddai cyfuno'r papurau Adolygu Effeithlonrwydd Busnes hyn yn dangos, mewn ffordd bendant, sut mae'r Comisiwn yn cyflawni ei nod o sicrhau effeithlonrwydd tra'n darparu gwasanaethau rhagorol i gwsmeriaid. 

5.6        Cytunodd Dave i gyfuno'r ddau bapur fel papur briffio i Claire a'r Comisiynydd cyn cyfarfodydd y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a'r Pwyllgor Cyllid yn yr hydref.  Byddai'r papur briffio hwn hefyd yn cael ei rhannu ag aelodau ACARAC er mwyn iddynt wneud sylwadau arno.       

Cam i’w gymryd

-        Dave i gyfuno'r ddau bapur wrth baratoi ar gyfer cyfarfodydd y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a'r Pwyllgor Cyllid yn yr hydref, ac i ganfasio barn aelodau ACARAC. 

 


Cyfarfod: 13/06/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 1)

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant

Cofnodion:

1.1        Rhoddodd y Cadeirydd wybod i’r Pwyllgor, er bod y Comisiynwyr wedi cael eu penodi, nid oedd cynrychiolydd yn y cyfarfod hwn gan na chytunwyd ar eu portffolios eto. Roedd hefyd yn awyddus i ddiolch yn ffurfiol i Angela Burns, ar ran y Pwyllgor, am ei phum mlynedd o wasanaeth fel aelod o’r Pwyllgor a nododd ei ddymuniadau gorau iddi ar gyfer y dyfodol. 

1.2        Croesawodd y Cadeirydd Ian Summers i’r cyfarfod. Mae Ian yn darparu cymorth, her a sicrwydd o ran y Datganiad o Gyfrifon.

1.3        Datganodd y Cadeirydd ei fod yn Gyfarwyddwr Anweithredol yn nhîm y Rhaglen Gofrestru Etholiadol Fodern Swyddfa’r Cabinet.

1.4        Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau eraill.

 


Cyfarfod: 13/06/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 11)

Papurau i’w nodi ac unrhyw fater arall

Cofnodion:

ACARAC (03-16) Papur 10 - Crynodeb o’r ymadawiadau

ACARAC (03-16) Papur 11 - Y flaenraglen waith

11.1     Nododd y Pwyllgor un achos o ymadael â’r gweithdrefnau caffael arferol.

11.2     Byddai’r flaenraglen waith ddiwygiedig yn cael ei dosbarthu ym mis Gorffennaf er mwyn adlewyrchu’r newidiadau a gytunwyd gan y Pwyllgor.

11.3     Rhoddodd Claire wybod i’r Pwyllgor am fater o ran talu Archwilydd Cyffredinol Cymru.  

11.4     Clowyd y cyfarfod gan y Cadeirydd a diolchwyd i bawb am eu papurau, a’u cyfraniadau. 

Camau i’w cymryd

Y tîm clercio i:

-        ddiweddaru’r flaenraglen waith ar gyfer mis Tachwedd 2016 i gynnwys yr adroddiad ar gau’r prosiect Adnoddau Dynol / Cyflogres a’r adborth gan y Cadeirydd ar gyflwyno Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg i’r Comisiwn.

-        cadarnhau dyddiadau ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol pan fydd enw’r Comisiynydd sydd â chyfrifoldeb dros lywodraethu wedi cael ei gadarnhau.

 

Trefnwyd y cyfarfod nesaf ar gyfer 11 Gorffennaf 2016.

 


Cyfarfod: 13/06/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 8)

Y wybodaeth ddiweddaraf am drosglwyddo i’r Pumed Cynulliad

Cofnodion:

Eitem lafar

8.1        Darparodd Claire adroddiad cadarnhaol iawn i’r Pwyllgor ar drosglwyddo i’r Pumed Cynulliad. Bu’r gwaith o gynllunio ar gyfer y diddymu a’r cyfnod ar ôl yr etholiad yn drylwyr ac yn effeithiol iawn ac mae hi a’i staff wedi cael canmoliaeth uchel gan Aelodau Cynulliad sydd wedi dychwelyd a chan yr Aelodau newydd. Cafwyd llythyr o ddiolch a moliant hefyd gan Ei Mawrhydi y Frenhines. Mae nifer yr Aelodau sy’n manteisio ar gyfleoedd Datblygiad Proffesiynol Parhaus ym mhob plaid hefyd wedi bod yn gadarnhaol. 

8.2        Disgrifiodd Claire sut yr oedd ochr weithdrefnol y dyddiau cynnar ar ôl yr etholiad hefyd wedi gweithio’n dda, yn enwedig gan fod swyddogion y Comisiwn wedi ymateb i amgylchiadau anghyfarwydd o ran penodi Prif Weinidog Cymru a’r her o ddefnyddio ffyrdd gwahanol o weithio, fel pleidleisiau cudd ar gyfer ethol y Llywydd a’r Dirprwy Lywydd. Eglurodd Claire hefyd fod y risgiau o ran cydymffurfio â Deddf Pleidiau Gwleidyddol, Etholiadau a Refferenda (PPERA) 2000 yn cael eu rheoli.

8.3        Yn ystod y cyfnod diddymu, roedd y Siambr yn y Senedd wedi cael ei hadnewyddu’n llawn, ynghyd â rhai o swyddfeydd yr Aelodau.  Canmolodd y Cadeirydd y Comisiwn am ddangos parhad busnes effeithiol ar gyfer y defnydd o Siambr Hywel yn ystod y cyfnod hwn, ar gyfer ail-alw’r Cynulliad oherwydd yr argyfwng yn y diwydiant dur.  Bu’r Agoriad Brenhinol yn ddiweddar hefyd yn llwyddiannus iawn oherwydd gwaith cynllunio effeithiol, a mynegodd Claire ei balchder gydag ymdrechion pawb. 

8.4        Hefyd rhoddodd Claire y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am y trafodaethau a gynhaliwyd gan y Pwyllgor Busnes o ran y cynlluniau ar gyfer busnes cynnar, gan gynnwys strwythur pwyllgorau’r Cynulliad ac adolygiad pellach o’r Rheolau Sefydlog.

8.5        Diolchodd y Cadeirydd i Claire am y diweddariad hwn a llongyfarchodd hi a’i thîm am ddarparu gwasanaeth mor rhagorol.    

 


Cyfarfod: 13/06/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Adroddiad Blynyddol ar Dwyll

Cofnodion:

ACARAC (03-16) Papur 5 - Adroddiad Blynyddol ar Dwyll

5.1        Roedd Gareth yn falch o adrodd, yn ystod 2015-16 na fu unrhyw achosion a ddygwyd i’w sylw o weithgaredd twyllodrus neu amheuaeth o weithgarwch twyllodrus ynghylch arian parod, lwfansau a threuliau neu ddwyn asedau. 

5.2        Cyfeiriodd y Pwyllgor a Swyddfa Archwilio Cymru at waith a wnaed gan y Comisiwn i gryfhau rheolaethau mewnol i atal neu ganfod twyll ac i godi ymwybyddiaeth staff, a oedd wedi bod yn flaenoriaeth yn dilyn y digwyddiad blaenorol. Mae Swyddfa Archwilio Cymru yn aml yn rhannu enghreifftiau o dwyll ar draws y sector cyhoeddus gyda Nia Morgan a Gareth a byddai’n parhau i wneud hynny. Roeddent o’r farn bod atal ac ymwybyddiaeth, gan gynnwys rhannu manylion ynghylch unrhyw ymgais i dwyllo, yn ogystal â chael rheolaethau cadarn yn eu lle, yn sylfaenol i fynd i’r afael â thwyll.  

5.3        Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad hwn a oedd wedi’i ysgrifennu’n dda, yn amodol ar ail-eirio paragraffau 3.1 a 3.2.

Cam i’w gymryd

-        Gareth i egluro’r cyfeiriad at y sylw a roddir i ddata byw yn yr Adroddiad Blynyddol ar Dwyll.

 


Cyfarfod: 13/06/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 2)

Cofnodion 25 Ebrill a materion yn codi

Cofnodion:

ACARAC (03-16) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod ar 25 Ebrill   

ACARAC (03-16) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd

2.1        Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 25 Ebrill 2016 a rhoddodd swyddogion y diweddariadau canlynol ar y camau a oedd heb eu cymryd.

2.2        Cadarnhaodd Claire Clancy y byddai Dave Tosh yn cyflwyno dogfen Adolygiad Effeithlonrwydd Busnes ddiweddar yn y cyfarfod ym mis Gorffennaf. Byddai hwn yn ystyried sylwadau gan aelodau’r Pwyllgor. 

2.3        Cytunodd Claire i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am bryniant posibl Hywel ond pwysleisiodd fod hyn yn dibynnu ar flaenoriaethau Comisiwn newydd y Cynulliad. 

2.4        Cadarnhaodd Claire hefyd y byddai’r Bwrdd Rheoli yn ystyried y risgiau sy’n gysylltiedig â newidiadau o ran uwch reolwyr yn ei gyfarfod ym mis Mehefin, a bod cyfarfod ym mis Gorffennaf wedi cael ei neilltuo i gynnal adolygiad llawn o risgiau’r Comisiwn.   

2.5        Byddai’r tîm clercio yn sicrhau y byddai unrhyw sylwadau sy’n ymwneud ag adroddiadau Archwilio Mewnol a ddosberthir y tu allan i’r pwyllgor yn cael eu cofnodi a’u storio’n briodol. Cadarnhawyd hefyd bod y Fframwaith Sicrwydd wedi’i nodi ar y Flaenraglen Waith ar gyfer mis Tachwedd.   

 


Cyfarfod: 25/04/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 14)

Datganiad Llywodraethu Drafft 2015-16

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 286

Cofnodion:

ACARAC (32) Papur 16 - papur eglurhaol a datganiad llywodraethu drafft 2015-16

14.1     Cyflwynodd Claire y datganiad llywodraethu drafft i'r Pwyllgor a diolchodd i Keith Baldwin am ei gyfraniad yn sesiwn her y Bwrdd Rheoli ym mis Chwefror.  Ychwanegodd Keith fod y broses wedi gweithio'n dda, yn arbennig y pwyslais ar ddatganiadau gan Gyfarwyddwr.

14.2     Roedd gwaith drafftio Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon y Comisiwn yn mynd rhagddo'n dda ac roedd Claire yn hyderus y byddai'n cael ei gwblhau yn brydlon. 

14.3     Gwnaeth y Pwyllgor rai mân awgrymiadau a fyddai'n cael eu hystyried ar gyfer y drafft nesaf, ond croesawyd y cyfle i weld y datganiad yn gynnar ac roedd y cynnydd a wnaed o ran yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon yn dda ganddynt.   

Camau gweithredu

-        Claire i ystyried cynnwys siart strwythur trefniadaethol o dan y pennawd priodol yn y Datganiad Llywodraethu. 

 


Cyfarfod: 25/04/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 12)

Y wybodaeth ddiweddaraf am dwyll a pholisïau chwythu'r chwiban

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 289

Cofnodion:

ACARAC (32) Papur 14 - Y Wybodaeth Ddiweddaraf am Bolisi Chwythu'r Chwiban a Pholisi Twyll

12.1     Yn dilyn adolygiad o'r ddau bolisi, hysbysodd Gareth y Pwyllgor y byddai'n gweithio gyda Phennaeth Adnoddau Dynol i roi cyhoeddusrwydd i'r polisi chwythu'r chwiban. 

12.2     Croesawodd y Pwyllgor y dull hwn, yn enwedig gan na chofnodwyd dim achosion o chwythu'r chwiban, ac er bod hyn o bosibl yn golygu nad oedd lle i bryderu, gallai hefyd fod yn arwydd nad oedd cyflogeion yn gwybod am y polisi. 

12.3     Byddai'r Adroddiad Blynyddol ar Dwyll yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Mehefin.

 


Cyfarfod: 25/04/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 2)

Cofnodion 8 Chwefror a materion yn codi

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 292
  • Cyfyngedig 293

Cofnodion:

ACARAC (32) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 8 Chwefror     2016

ACARAC (32) Papur 2 – Crynodeb o'r camau gweithredu

2.1        Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 8 Tachwedd 2016 yn gywir a rhoes swyddogion y wybodaeth ddiweddaraf ganlynol ynghylch y camau gweithredu sy'n weddill.

2.2        Cadarnhaodd Dave Tosh fod papur am waith yr Adolygiad o Effeithlonrwydd Busnes wedi'i gynnwys ym mlaenraglen waith y Pwyllgor ar gyfer y cyfarfod ym mis Mehefin.  

2.3        O ran y cam gweithredu ynghylch Canolfan Llywodraethiant Cymru (2.4), cadarnhaodd Claire Clancy fod y dyddiadau ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol wedi cael eu pasio ymlaen ac y byddai'r eitem yn cael ei hychwanegu at y flaenraglen waith maes o law.  

2.4        Byddai Kathryn Hughes yn casglu adborth gan y sylwedydd a oedd yn bresennol yng nghyfarfod mis Chwefror a'i gyflwyno mewn cyfarfod yn y dyfodol.

2.5        Câi pob cam gweithredu arall ei gynnwys fel eitem agenda yn y cyfarfod hwn, neu mewn cyfarfodydd yn y dyfodol. 

 


Cyfarfod: 25/04/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 1)

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant

Cofnodion:

1.1        Croesawodd y Cadeirydd Nia Morgan i'w chyfarfod cyntaf.  Nododd hefyd yr ymddiheuriad hwyr gan Ann-Marie Harkin ac anogodd bawb i roi blaenoriaeth i gyfarfodydd y Pwyllgor hwn, sy'n ymrwymiad hirsefydlog.  

1.2        Datganodd y Cadeirydd ei fod yn Gyfarwyddwr Anweithredol ar Raglen Trawsnewid Cofrestru Etholiadol Swyddfa'r Cabinet.

1.3        Ni ddatganwyd dim buddiannau eraill.

 


Cyfarfod: 25/04/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 18)

Papurau i'w nodi ac unrhyw fater arall

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 298
  • Cyfyngedig 299
  • Cyfyngedig 300

Cofnodion:

ACARAC (32) Papur 19 – Cylch Gorchwyl

ACARAC (32) Papur 20 - Crynodeb o'r ymadawiadau

ACARAC (32) Papur 21 - Y flaenraglen waith

18.1     Cytunwyd ar y Cylch Gorchwyl diwygiedig.

18.2     Nododd y Pwyllgor y tri achos lle y gwyrwyd oddi ar weithdrefnau caffael arferol.

18.3     Daeth y Cadeirydd â'r cyfarfod i ben drwy ddiolch i bawb am eu papurau a'u cyfraniadau. 

Sesiwn breifat

Cafwyd sesiwn breifat i aelodau'r Pwyllgor gyda Matthew Coe, chynrychiolydd archwilio allanol y Comisiwn, yn bresennol. Nid ysgrifennwyd cofnodion.

 

Bwriedir cynnal y cyfarfod nesaf ar 13 Mehefin 2016.

 


Cyfarfod: 25/04/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 15)

Y wybodaeth ddiweddaraf am y cyfnod trosglwyddo i'r Pumed Cynulliad

Cofnodion:

Eitem lafar

15.1     Roedd Claire yn falch o adrodd bod y cynlluniau trosglwyddo i'r Pumed Cynulliad i gyd ar y trywydd iawn a chanmolodd y tîm am eu gwaith caled.

15.2     O safbwynt Aelodau'r Cynulliad, roedd Angela Burns am ganmol y rhai a gymerodd rhan gan fod y trefniadau wedi cael eu trin a'u hesbonio yn dda iawn.

15.3     Llongyfarchodd y Cadeirydd Claire a'i thîm ar eu gwaith paratoi trylwyr.  

 


Cyfarfod: 25/04/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 13)

Y wybodaeth ddiweddaraf am y fframwaith sicrwydd

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 305
  • Cyfyngedig 306
  • Cyfyngedig 307

Cofnodion:

ACARAC (32) Papur 15 - papur eglurhaol

ACARAC (32) Papur 15  - Atodiad A

ACARAC (32) Papur 15  - Atodiad B

13.1     Croesawodd y Cadeirydd y ddogfen fframwaith enghreifftiol a'r drafodaeth a gafwyd am y manteision o'i defnyddio yn y sefydliad.

13.2     Dywedodd Dave a Kathryn y byddent yn rhoi sylw i adborth gan aelodau'r Bwrdd Rheoli wrth ystyried y ffordd fwyaf effeithlon ac effeithiol o gael sicrwydd yn y dyfodol.     

Camau gweithredu

-        Gareth i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y defnydd pellach o'r Fframwaith Sicrwydd.

 


Cyfarfod: 08/02/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 2)

Cofnodion a materion yn codi

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 310
  • Cyfyngedig 311

Cofnodion:

ACARAC (31) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 16 Tachwedd 2015

ACARAC (31) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd

2.1        Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod ar 11 Tachwedd 2015 a rhoddodd swyddogion y diweddariadau canlynol ar y camau a oedd heb eu cymryd.

2.2        O ran y camau gweithredu yn sgîl Adolygiad Ymchwil Cyllid CIPFA (5.2), cadarnhaodd Nicola Callow fod y contractwr archwilio mewnol, TIAA, yn ymdrin â hwn.  Roedd hi hefyd wedi bod mewn cysylltiad â pherson cyswllt o’r Weinyddiaeth Gyfiawnder a ddarparwyd gan y Cadeirydd, i drafod gwersi a ddysgwyd o ran y prosiect system cyllid newydd. 

2.3        Ni chafwyd dim awgrymiadau mewn perthynas â’r camau gweithredu ar gyfer Pwyllgor a swyddogion i roi gwybod i’r Cadeirydd am feysydd o ddiddordeb sylweddol lle y gallai cyflwynydd allanol ddarparu rhywfaint o werth ychwanegol (10.1).  Byddai’r cam gweithredu hwn yn parhau ar agor i ddarparu ar gyfer unrhyw syniadau yn y dyfodol ac, yn y cyfamser, byddai’r Cadeirydd yn rhannu adolygiad ‘gwersi a ddysgwyd’ o’r Rhaglen Trawsnewid Cofrestru Etholiadol (ERTP) gyda’r pwyllgor. 

2.4        Awgrymodd Hugh Widdis y dylid trefnu cyflwyniad er mwyn cael safbwynt allanol o ran newid cyfansoddiadol.  Roedd y Cadeirydd a Claire yn croesawu hyn a gofynnwyd i’r tîm clercio wneud y trefniadau angenrheidiol.      

2.5        Cytunodd y Cadeirydd i gael y wybodaeth ddiweddaraf am yr Adolygiad o Effeithlonrwydd Busnes (11.3) yn y cyfarfod ym mis Mehefin. 

2.6        O ran y camau gweithredu ar gynnydd y system newydd i gymryd lle system ariannol CODA (12.3), dywedodd Nicola fod fersiwn ddiwygiedig o’r achos busnes wedi cael ei gyflwyno i’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau, a byddai dadansoddiad diwygiedig o’r costau yn cael ei gyflwyno cyn bo hir.  Roedd Keith Baldwin yn darparu cefnogaeth annibynnol. 

2.7        Rhoddodd Dave Tosh wybod i’r Bwrdd fod drafft terfynol o’r Adroddiad Adnoddau Dynol a chau prosiect y Gyflogres (13.1) yn cael ei baratoi a byddai’n cael ei ddosbarthu maes o law.

2.8        O ran y cam gweithredu ar gyfer y Bwrdd Rheoli i ailasesu risg Diogelwch Seiber​ (14.3), dywedodd Dave fod cynnydd da wedi cael ei wneud. Roedd adolygiad mewnol o ISO 27001 (Ardystiad mewn Rheoli Diogelwch Gwybodaeth) wedi darparu sicrwydd cryf mewn cysylltiad ag isadeiledd, ond wedi tynnu sylw at fylchau o ran polisi a’r angen cyffredinol i godi ymwybyddiaeth ar draws y sefydliad.  Croesawodd aelodau’r Pwyllgor y defnydd arfaethedig o arbenigwr o Heddlu Gogledd Cymru i gynorthwyo gydag asesiad pellach o’r risgiau a wynebir gan y Comisiwn.     

2.9        Byddai'r holl gamau gweithredu eraill yn cael eu cynnwys fel eitemau agenda yn y cyfarfod hwn, neu gyfarfodydd yn y dyfodol.

Camau i’w cymryd

-        Y Cadeirydd i ddosbarthu’r adroddiad ‘gwersi a ddysgwyd’ yn sgîl y Rhaglen Trawsnewid Cofrestru Etholiadol.

-        Cysylltu â’r Pennaeth Trawsnewid Strategol i drafod mynd at Ganolfan Llywodraethiant Cymru o ran presenoldeb ganddynt yng nghyfarfod ACARAC ym mis Mehefin neu fis Tachwedd i drafod materion cyfansoddiadol o safbwynt allanol, annibynnol. 

-        Dave i roi gwybodaeth am gynnydd o ran yr Adolygiad o Effeithlonrwydd Busnes yng  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 2


Cyfarfod: 08/02/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 11)

Diweddaru’r pwyllgor ar ddigwyddiadau hyfforddiant diweddar a chydweithrediad rhwng archwilwyr a chyrff adolygu eraill

Cofnodion:

11.1     Roedd y Cadeirydd wedi bod mewn sesiwn a drefnwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru yn ddiweddar ar gyfer Cadeiryddion Pwyllgorau Archwilio yng Nghymru.  Canolbwyntiodd y sesiwn ar fapio sicrwydd, twyll ac adroddiadau blynyddol.  Byddai’n dosbarthu adroddiad gan y Swyddfa Archwilio Genedlaethol ar arfer gorau o ran cyfrifon blynyddol, ac yn rhoi cyflwyniad ar Adolygiad o Effeithlonrwydd yng nghyfarfod nesaf y Cadeiryddion Pwyllgorau Archwilio.

11.2     Roedd swyddogion y Cynulliad wedi bod ar gwrs a gynhaliwyd gan CIFPA ar Bwyllgorau Archwilio Effeithiol.  Roedd y cwrs, a fynychwyd gan amrywiaeth o bobl o Gadeiryddion i aelodau anweithredol yn darparu sicrwydd pellach ynghylch yr arferion da sydd eisoes ar waith yn y Cynulliad.  Nodwyd y pwyntiau canlynol yn dilyn y cwrs:

·                Dylai camau adolygu / diweddaru’r cylch gorchwyl presennol fod yn haws i’w defnyddio a chyda llai o jargon. 

·                Dylid diweddaru aelodau’r Pwyllgor drwy barhau i ddosbarthu unrhyw ddogfennau er gwybodaeth, e.e. Adroddiad ar Ddangosyddion Perfformiad Allweddol, diweddariadau’r Prif Weithredwr ac ati.

·                Dulliau gwahanol o hunanasesu e.e. graddfa 5-pwynt.

·                Gan ganolbwyntio ar y Datganiad Llywodraethu, ym mhob cyfarfod, dylid gwirio pob eitem ar yr agenda i asesu unrhyw effaith ar y Datganiad Llywodraethu. 

·                Ar ddiwedd pob cyfarfod, aelodau i gael cyfle i ychwanegu unrhyw fater o ran eitemau penodol a drafodwyd.

11.3     Dywedodd Gareth wrth y pwyllgor am gyfarfod diweddar gyda’r Pennaeth Archwilio yn Llywodraeth Cymru, ble y bu’n rhannu gwybodaeth am Fframwaith Sicrwydd y Cynulliad a'n dull gweithredu o ran y Datganiad Llywodraethu.  Yn ystod 2016-17, rhaid i Gareth gwblhau Adolygiad Sicrhau Ansawdd Allanol.  Mae Llywodraeth Cymru wedi gorffen ei Hadolygiad yn ddiweddar felly roedd yn gallu cael copi er gwybodaeth.     

11.4     Byddai Gareth hefyd yn mynd i Fforwm Rhyngseneddol yn yr Alban ym mis Chwefror, i rannu enghreifftiau o arfer gorau a dulliau o gynllunio gwaith archwilio.  Roedd yn bwriadu trafod dulliau gweithredu o ran gwaith archwilio diogelwch seiber gyda’i gydweithiwr cyfatebol yng Ngogledd Iwerddon a chwrdd â’i gydweithiwr yn yr Alban i ddeall arferion o ran archwilio treuliau Aelodau.

Cam i’w gymryd

-        Y Cadeirydd i ddosbarthu adroddiad y Swyddfa Archwilio Genedlaethol ar arfer gorau o ran cyfrifon blynyddol.

 


Cyfarfod: 08/02/2016 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 1)

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant

Cofnodion:

1.1        Croesawodd y Cadeirydd Rheon Tomos fel sylwedydd i’r cyfarfod.  Ef yw Cadeirydd y pwyllgor archwilio yn Estyn, sef Arolygiaeth Ei Mawrhydi dros Addysg a Hyfforddiant yng Nghymru, ac mae’n aelod o bwyllgorau archwilio Amgueddfa Genedlaethol Cymru, Comisiynydd y Gymraeg a Cymwysterau Cymru.

1.2        Datganodd Rheon ei fod yn hyfforddwr ar gyfer Tystysgrif CIFPA mewn Llywodraethu Corfforaethol a chwrs y sefydliad ar Gynnal Pwyllgor Archwilio Effeithiol yr oedd ychydig o swyddogion y Cynulliad wedi bod yn bresennol arno.  

1.3        Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau eraill.

 


Cyfarfod: 16/11/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 16)

Papurau i'w nodi ac unrhyw fater arall

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 318
  • Cyfyngedig 319

Cofnodion:

ACARAC (30) Papur 15 - Crynodeb o'r ymadawiadau

ACARAC (30) Papur 16 - Blaenraglen waith 

16.1     Nododd y Pwyllgor y tri achos o ymadael â'r weithdrefn gaffael arferol.

16.2     Byddai'r tîm clercio’n sicrhau bod y Flaenraglen Waith yn cadw’r wybodaeth a gyhoeddir yn llawlyfr Trysorlys Ei Mawrhydi.

Camau gweithredu

-        Sicrhau bod y Flaenraglen Waith yn cadw’r wybodaeth yn llawlyfr Trysorlys Ei Mawrhydi.

 

Mae’r cyfarfod nesaf wedi'i drefnu ar gyfer 8 Chwefror 2016, yr amser i'w gadarnhau.

 


Cyfarfod: 16/11/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 13)

Y wybodaeth ddiweddaraf am gam dau y Prosiect Adnoddau Dynol a’r Gyflogres

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 322

Cofnodion:

ACARAC (30) Papur 12 – Papur diweddaru

13.1     Croesawodd y Cadeirydd y wybodaeth ddiweddaraf hon a gofynnodd am i’r adroddiad terfynu a’r adolygiad o fuddion gael eu dosbarthu i'r Pwyllgor. 

Camau gweithredu

-         Y Prosiect Adnoddau Dynol a’r Gyflogres i ddosbarthu adroddiad terfynu ac adolygiad o fuddion.

 


Cyfarfod: 16/11/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 12)

Y wybodaeth ddiweddaraf am y prosiect i gymryd lle’r system Ariannol

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 325

Cofnodion:

ACARAC (30) Papur 11 – Amnewid y System Ariannol CODA 

12.1     Dywedodd Nicola ei bod yn ymddangos bod Microsoft Dynamics yn diwallu anghenion y Comisiwn o ran ymarferoldeb a gallu dwyieithog.  Roedd angen gwneud rhagor o waith i gwblhau'r achos busnes a’r strategaeth gaffael.  Esboniodd fod y gwaith datblygu mewnol arfaethedig a'r dyddiad gweithredu a drefnwyd ar gyfer mis Ebrill 2017 yn seiliedig ar dendr OJEU llawn.    

12.2     Croesawodd y Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf ac roedd gan yr aelodau ddiddordeb yn y broses o weithredu system TG a ddatblygwyd yn fewnol.  Roedd Keith Baldwin (fel her allanol) wedi gwneud sylwadau ar yr achos busnes a theimlai fod y prosiect yn mynd i'r cyfeiriad iawn, er y codwyd pryderon am faint o amser yr oedd y cyfnod cynllunio yn ei gymryd.

12.3    Hysbysodd Dave Tosh y Pwyllgor fod Microsoft Dynamics yn system ariannol ganolig ac y gellid rheoli elfen cyfluniad y system yn fewnol.  Roedd hyn yn cydymffurfio â Strategaeth Gymhwyso’r sefydliad ac roedd dau brosiect llwyddiannus, Sharepoint a Lync, yn cael eu cyflwyno gan ddefnyddio methodoleg debyg.  Byddai'r Comisiwn yn ymweld â safleoedd cyfeirio gan ddefnyddio Microsoft Dynamics.    

Camau gweithredu

-        Y wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd o ran amnewid system ariannol CODA

-        Y Cadeirydd i rannu gwybodaeth am y person cyswllt o ran prosiect amnewid system ariannol y Weinyddiaeth Gyfiawnder â Nicola.

 


Cyfarfod: 16/11/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 10)

Ystyried cyflwyniad / mewnbwn allanol

Cofnodion:

10.1     Roedd y Cadeirydd wedi gwahodd cyflwynydd allanol i Bwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg hydref 2014. Gofynnodd y Cadeirydd i’r Pwyllgor ystyried ym mha ffyrdd y gallai arbenigedd allanol ychwanegu'r gwerth mwyaf i drafodaethau Pwyllgor. 

Camau gweithredu

-        Y Pwyllgor a’r swyddogion i roi gwybod i’r Cadeirydd am feysydd o ddiddordeb sylweddol lle gallai cyflwynydd allanol ddarparu rhywfaint o werth ychwanegol.

 


Cyfarfod: 16/11/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 2)

Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Gorffennaf, y camau gweithredu a’r materion sy’n codi

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 330
  • Cyfyngedig 331

Cofnodion:

ACARAC (30) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Gorffennaf 2015    

ACARAC (30) Papur 2 – Crynodeb o’r camau gweithredu

2.1        Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Gorffennaf 2015 a nodwyd y cynnydd gyda’r camau gweithredu.


Cyfarfod: 16/11/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 1)

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant

Cofnodion:

1.1        Croesawodd y Cadeirydd Nia Morgan i'w chyfarfod cyntaf.  Nododd hefyd yr ymddiheuriad hwyr gan Ann-Marie Harkin ac anogodd bawb i roi blaenoriaeth i gyfarfodydd y Pwyllgor hwn, sy'n ymrwymiad hirsefydlog.  

1.2        Datganodd y Cadeirydd ei fod yn Gyfarwyddwr Anweithredol yn nhîm Diwygio Cyfansoddiadol Swyddfa'r Cabinet.

1.2        Ni ddatganwyd dim buddiannau eraill.

 


Cyfarfod: 16/11/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Adolygiad o Drysorlys Ei Mawrhydi / canllawiau eraill ar gyfer y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg

Cofnodion:

5.1        Nid oedd unrhyw newidiadau yn llawlyfr Trysorlys Ei Mawrhydi ar wahân i ganllawiau ar gyfer symleiddio ac unioni cyfrifon, a oedd ar y gweill.

5.2        Nododd y Cadeirydd fod Asiantaeth Cymorth Cyfreithiol y Weinyddiaeth Gyfiawnder, lle mae'n Gyfarwyddwr Anweithredol, wedi bod yn destun Adolygiad Ariannol CIPFA, sy'n cynnwys pob agwedd ar reolaeth ariannol, a bod hyn wedi bod yn ymarfer defnyddiol a llawn gwybodaeth.  Bydd Nicola yn ymchwilio i hyn.  Bydd y Cadeirydd yn mynd i gyfarfod ar gyfer cadeiryddion Pwyllgorau Archwilio Cymru ym mis Chwefror a bydd yn adrodd yn ôl i'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg.

5.3        Bydd Gareth a Buddug yn mynd i weithdy Pwyllgor Archwilio Effeithiol CIPFA ym mis Rhagfyr a byddant yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg.  

Camau gweithredu

-        Nicola i ymchwilio i Adolygiad Ariannol CIPFA. 

-        Eric i rannu pwyntiau dysgu / profiadau ar ôl y cyfarfod i gadeiryddion Pwyllgorau Archwilio Cymru.

-        Gareth a Buddug i rannu pwyntiau dysgu / profiadau ar ôl hyfforddiant Pwyllgor Archwilio Effeithiol CIPFA .

 


Cyfarfod: 09/07/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 5)

Adroddiad blynyddol a datganiad cyfrifon

Cofnodion:

ACARAC (29) Papur 3 - Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon - papur eglurhaol

ACARAC (29) Papur 3 - Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 

 

5.1        Cyflwynodd Claire yr Adroddiad Blynyddol, a oedd yn cyflwyno naratif cywir a chryf o'r gwaith a gyflwynwyd gan Gomisiwn y Cynulliad yn 2014-15 yn ei barn hi.

5.2        Cytunodd y pwyllgor fod hwn yn ddogfen drawiadol a chafodd Claire a'i thîm eu canmol am eu gwaith caled wrth lunio adroddiad mor gynhwysfawr.

5.3        Cyflwynodd Nicola y Datganiad Cyfrifon a chadarnhaodd fod y ffigwr alldro terfynol wedi cynyddu £2000 i £64,000, sy’n gyfwerth â thanwariant o 0.1%.

5.4        Roedd y camau a gymerwyd o ran yr holl newidiadau a sylwadau a awgrymwyd gan ACARAC a SAC mewn perthynas â Defnyddio Adnoddau’n Ddoeth a'r Datganiad Cyfrifon wedi’u rhestru fesul eitem er mwyn darparu trywydd archwilio llawn.           

5.5        Daeth y pwyllgor â'r rhan hon o'r cyfarfod i ben drwy argymell i'r Swyddog Cyfrifyddu y dylai lofnodi’r cyfrifon.  Nododd y Cadeirydd y byddai unrhyw ganfyddiadau archwilio pellach yn cael eu cynnwys yn y Llythyr Rheoli a gaiff ei ddosbarthu dros yr haf.

 

Camau gweithredu

-        Cadarnhaodd Nicola y byddai'n dosbarthu’r Llythyr Rheoli i aelodau'r pwyllgor yn ystod yr haf.

 


Cyfarfod: 09/07/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 1)

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datgan buddiannau

Cofnodion:

1.1        Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod gan ddiolch iddynt am eu hymrwymiad a'u hyblygrwydd. Dywedodd y byddai'n hoffi adolygu’r broses o ran Adroddiad Blynyddol/Datganiad Cyfrifon 2014-15 a bydd yn cytuno ar y dull o wneud hynny gyda Claire Clancy a Nicola Callow.

Camau gweithredu

-        Eric, Claire a Nicola i gytuno ar ddull o adolygu'r broses o ran Adroddiad Blynyddol/Datganiad Cyfrifon 2014-15

1.2        Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

 


Cyfarfod: 09/07/2015 - Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd (Eitem 4)

Papur i’w nodi ac unrhyw fater arall

Dogfennau ategol:

  • Cyfyngedig 342
  • Cyfyngedig 343
  • Cyfyngedig 344

Cofnodion:

Rhestr wirio cydymffurfiaeth

ACARAC (29) Papur 6 - rhestr wirio cydymffurfiaeth i'r rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu

ACARAC (29) Papur 7 - rhestr wirio cydymffurfiaeth i'r rhai sy'n gyfrifol am reoli

4.1        Cyflwynodd Ann-Marie Harkin yr eitem ar y rhestr wirio cydymffurfiaeth, sef rhestr yr oedd Swyddfa Archwilio Genedlaethol Cymru a Lloegr wedi argymell y dylid ei defnyddio. Roedd SAC yn ddiolchgar am ymateb prydlon y pwyllgor ac am fod y rhestr wirio cydymffurfiaeth wedi’i chymeradwyo’n brydlon. Mae’n bosibl y caiff y rhestr ei chyflwyno mewn fformat gwahanol maes o law, ond mae wedi cael ei hychwanegu at y flaenraglen waith a gaiff ei hystyried ar adeg briodol y flwyddyn nesaf. 

4.2        Holodd y Cadeirydd am y term a ddefnyddir i ddisgrifio’r pwyllgor, sef y 'rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu', gan atgoffa SAC mai rôl gynghori oedd gan y pwyllgor. 

4.3        Cadarnhaodd SAC y byddai hynny’n cael ei gywiro yn y dyfodol.          

 

Crynodeb Ymadawiadau