Cyfarfodydd

Y Pwyllgor Busnes

18.0  Eitem 18 - Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor i'r Comisiwn a'r Swyddog Cyfrifyddu

ARAC (25-02) Papur 17 - Adroddiad Blynyddol drafft ARAC ar gyfer 2024-25

18.1  Diolchodd y Cadeirydd i Kathryn Hughes am ei gwaith ar Adroddiad Blynyddol drafft y Pwyllgor i'r Comisiwn. Cytunwyd y byddai'r adroddiad yn cael ei gwblhau y tu allan i'r cyfarfod, ac y byddai'r amserlen ar gyfer derbyn sylwadau yn cael ei dosbarthu.

15.0  Eitem 15 - Adroddiad Blynyddol ARAC – Meysydd i'w Cynnwys

Eitem lafar (dosbarthwyd Adroddiad Blynyddol ARAC y llynedd y tu allan i'r Pwyllgor cyn y cyfarfod)

15.1  Oherwydd amserlen cyfarfodydd y Comisiwn eleni, bydd Adroddiad Blynyddol ARAC yn cael ei gynhyrchu yn gynharach yn y flwyddyn nag arfer.

Trafododd y Pwyllgor y meysydd i'w cynnwys, gan ganolbwyntio ar y newidiadau llywodraethu, trefniadau archwilio mewnol, newidiadau llywodraethu prosiectau a rhaglenni, a newidiadau o ran uwch-reolwyr ar lefel y Bwrdd Gweithredol.

15.2  Hefyd, trafododd y Pwyllgor sut y gellid gwneud yr adroddiad yn ddogfen fyrrach gyda gwybodaeth atodol yn cael ei chynnwys fel atodiadau.

15.3  Oherwydd yr amserlen dynn, byddai'r Clerc a'r Cadeirydd yn croesawu sylwadau a mewnbwn y Pwyllgor drwy e-bost. Nodwyd hefyd efallai y byddai angen cymeradwyo’r adroddiad y tu allan i’r Pwyllgor os na chytunir ar ddrafft cyn y cyfarfod ar 9 Mai.

15.0  Item 15 - ARAC Annual Report – Areas for Inclusion

Oral item (last year’s ARAC Annual Report was circulated out of committee ahead of the meeting)

15.1  Due to the schedule of Commission meetings this year, the production of the ARAC Annual Report would be earlier in the year than normal.

15.2  The Committee discussed the areas for inclusion, with a focus on the governance changes, internal audit arrangements, project and programme governance changes and senior management changes at Executive Board level.

15.3  The Committee also discussed how the report might be a shorter document with supplementary information included as annexes. 

15.4  Due to the tight turnaround, the Clerk and Chair would welcome comments and the Committee’s input by email. It might also be necessary to approve the report out of committee if a draft was not agreed ahead of the 9 May meeting. 

Eitem lafar

18.1 Gofynnodd y Cadeirydd i aelodau’r Pwyllgor ystyried hyn y tu allan i’r pwyllgor a rhannu unrhyw sylwadau â’r tîm clercio.  

ARAC (23-03) Papur 10 – papur blaen

ARAC (23-03) Papur 10 Adroddiad Blynyddol ARAC drafft

13.1 Gwahoddodd y Cadeirydd aelodau’r Pwyllgor i roi eu sylwadau ar Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor i’r tîm clercio. Roedd ganddo ddiddordeb arbennig yn eu barn am y meysydd i dynnu sylw atynt pan gyflwynwyd yr adroddiad i’r Comisiwn ar 10 Gorffennaf, gan nodi y byddai hyn yn cynnwys cyfeirio at gynllunio corfforaethol ac adnoddau.

ARAC (22-03) Papur 8 – papur blaen

ARAC (22-03) Papur 8 Adroddiad Blynyddol ARAC drafft

9.1 Gwahoddodd y Cadeirydd aelodau’r Pwyllgor i roi sylwadau ar Adroddiad Blynyddol drafft ARAC. Diolchodd i Kathryn Hughes am gyflwyno drafft mor gynhwysfawr.

9.2 Trafododd y Pwyllgor a chytunodd ar y meysydd a awgrymwyd yn y papur i’w cynnwys yn adran edrych tua’r dyfodol yr adroddiad. Roedd y rhain yn cynnwys Diwygio’r Senedd a fyddai’n amlwg yn cael ffocws amlwg iawn gan y Pwyllgor yn ystod y flwyddyn nesaf, a datgarboneiddio a fydd yn cael ei drafod yng nghyfarfod mis Gorffennaf. Nododd y Cadeirydd hefyd bwysigrwydd cynyddol Cynllun Cyflawni Corfforaethol y Comisiwn.

9.3 Gofynodd Ann Beynon am eglurhad fod cynnwys cyfathrebu ac ymgysylltu fel maes ffocws yn y flwyddyn nesaf yn ymwneud â strategaeth y Comisiwn ar gyfer ymgysylltu â'r cyhoedd, yn enwedig gyda'r rhai sydd wedi ymddieithrio neu’n anodd eu cyrraedd. Cytunodd Arwyn Jones i ddarparu diweddariadau i’r Pwyllgor yn ystod y flwyddyn ar gynlluniau i fynd i’r afael â hyn, gan gynnwys drwy ddefnyddio’r cyfryngau cymdeithasol. Byddai hefyd yn adrodd ar y defnydd o offer monitro cyfryngau cymdeithasol newydd i fesur ymgysylltiad yn well a fyddai’n sail i ddangosyddion perfformiad allweddol yn Adroddiad Blynyddol 2022-23 y Comisiwn.

9.4 Cymeradwyodd y Pwyllgor ei Adroddiad Blynyddol a nododd y byddai’r Cadeirydd yn cyflwyno fersiwn ddwyieithog mewn cyfarfod o’r Comisiwn ddydd Llun 11 Mehefin.   

Eitem lafar

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

18.1 Fe wnaeth y Cadeirydd wahodd aelodau o’r Pwyllgor i awgrymu cynnwys ar gyfer adroddiad blynyddol y Pwyllgor. Soniodd am un maes yr oedd am ganolbwyntio arno sef cadernid y ffyrdd yr oedd y Comisiwn yn dod allan o’r pandemig.   

ARAC (03-21) Papur 7 – Adroddiad Blynyddol ARAC

3        

4        

5        

6        

7        

8        

9        

10        

10.1       Cyflwynodd y Cadeirydd yr eitem hon drwy ddiolch i Kathryn Hughes am ei gwaith rhagorol wrth ddrafftio'r adroddiad. Ei brif feysydd ffocws wrth gyflwyno i'r Comisiwn ym mis Gorffennaf fyddai ymateb rhyfeddol y sefydliad i'r pandemig, yn enwedig gwydnwch y rhai a oedd yn rhan ohono ac ymagwedd y Comisiwn tuag at seiberddiogelwch.  

10.2       Teimlai Ann y dylid dathlu’r ffaith bod urddas a pharch wedi’u cynnwys yn y Cod Ymddygiad diwygiedig ar gyfer Aelodau'r Senedd, a nododd y gallai hyn gael ei gynnwys yn adroddiad blynyddol Pwyllgor Cynghori'r Comisiwn ar Gydnabyddiaeth, Ymgysylltu a'r Gweithlu.

10.3       Cymeradwyodd y Pwyllgor yr adroddiad i'w gyflwyno i'r Comisiwn a diolchodd i'r tîm clercio am ddrafftio adroddiad mor gynhwysfawr ar weithgarwch. 

Eitem lafar

19.1      Gofynnwyd i aelodau’r Pwyllgor wneud sylwadau ar gynnwys adroddiad blynyddol y Pwyllgor, a chyfrannu at y cynnwys hwn, a fyddai’n cael ei gyflwyno i’r Comisiwn newydd unwaith iddo gael ei benodi. Roedd copi o adroddiad blynyddol y flwyddyn flaenorol wedi’i gynnwys yn y pecyn papurau ar gyfer y cyfarfod hwn.

19.2      Awgrymodd y Cadeirydd y dylid cynnwys adolygiad o dymor cyfan y Bumed Senedd i ddangos y gwaith yn ystod y cyfnod hwnnw a’r ffordd y mae’r Pwyllgor wedi esblygu. Cyfeiriodd Ann at bwysigrwydd dwyn sylw’r Comisiynwyr newydd at rôl y Pwyllgor o ran herio’r drefn mewn ffordd adeiladol a chytbwys. Ychwanegodd Suzy ei bod yn bwysig cyfleu diben yr adroddiad i’r Comisiynwyr newydd, gan gyfeirio at gryfder cyffredinol y gweithdrefnau o ran llywodraethu.

19.3      Gofynnodd y Cadeirydd i aelodau’r Pwyllgor anfon unrhyw sylwadau at y tîm Clercio erbyn 7 Mai.

Cam gweithredu: Sylwadau ar adroddiad blynyddol y Pwyllgor i gael eu hanfon at y tîm Clercio erbyn 7 Mai.

8.1         Rhoddodd y Cadeirydd drosolwg o Adroddiad Blynyddol 2019-20 y Pwyllgor, a amlinellai waith y Pwyllgor mewn perthynas â threfniadau llywodraethu, rheoli risg, rheolaeth fewnol a fframwaith sicrwydd y Comisiwn.

8.2         Wrth ymateb i wahoddiadau i wneud sylwadau, awgrymodd Ann y dylai'r adroddiad gyfeirio ymhellach at rai ffactorau allanol fel y newid yn yr hinsawdd, y dirywiad economaidd a symudedd cymdeithasol, gan ddangos y cysylltiadau ag amcanion y Comisiwn ar gyfer amrywiaeth.

8.3         Cymeradwyodd y Pwyllgor yr adroddiad, yn amodol ar welliannau a awgrymwyd. Byddai'r Cadeirydd yn ystyried meysydd i dynnu sylw atynt wrth gyflwyno'r adroddiad i'r Comisiwn yn ei gyfarfod ym mis Gorffennaf.

Camau Gweithredu

(8.2) Y Cadeirydd i gael trafodaeth â’r tîm clercio am ychwanegiadau i'r Adroddiad Blynyddol, er mwyn rhoi sylw i ffactorau allanol fel y newid yn yr hinsawdd, y dirywiad economaidd a symudedd cymdeithasol (gan greu cysylltiad â’r amcanion ar gyfer BAME).

16.1 Byddai'r Cadeirydd yn rhoi adborth y tu allan i'r Pwyllgor ynghylch cyflwyno Adroddiad Blynyddol ACARAC i Gomisiwn y Cynulliad ym mis Gorffennaf 2019.

Cyflwynodd Bob Evans Adroddiad Blynyddol Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Cynulliad i'r Comisiynwyr. Tynnodd sylw at nifer o agweddau ar y gwaith y canolbwyntiodd y Pwyllgor arno yn ystod y flwyddyn flaenorol, a nododd y casgliad bod trefniadau llywodraethu'r Comisiwn yn rhai cryf, cadarn a dibynadwy.  

Soniodd am gwblhau Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon y Comisiwn, gan roi sicrwydd ynglŷn â'i barodrwydd.  Gan edrych ymlaen, soniodd fod y cyfnod i ddod yn debygol o barhau i fod yn heriol, ac y byddai'n werthfawr cadw hyblygrwydd ac ystwythder staff y Comisiwn.

Nododd y Pwyllgor adroddiad blynyddol ACARAC.

ACARAC (03-19) Papur 13 – Adroddiad Blynyddol ACARAC

12.1     Cyflwynodd y Cadeirydd Adroddiad Blynyddol ACARAC a ddosbarthwyd yn flaenorol ar gyfer sylwadau y tu allan i'r pwyllgor.  Cytunwyd y byddai unrhyw sylwadau pellach yn cael eu cyflwyno cyn gynted â phosibl, gan nodi y byddai'r adroddiad terfynol yn cael ei gyflwyno i'r Comisiwn yn ei gyfarfod ar 15 Gorffennaf.

Camau i’w cymryd

·         Sylwadau i'w rhannu â'r tîm clercio, a fyddai wedyn yn gweithio gyda'r Cadeirydd i gwblhau cyn 1 Gorffennaf, sef dyddiad cau'r Comisiwn ar gyfer papurau.

Diweddariad ar lafar

6      

7      

8      

9      

10      

11      

12      

13      

14      

14.1     Cadarnhaodd y Cadeirydd a Suzy fod y Comisiwn wedi croesawu adroddiad blynyddol ACARAC ym mis Gorffennaf. 

ACARAC (03-18) Papur 11 – Adroddiad Blynyddol ACARAC

6      

7      

8      

9      

10      

10.1     Cymeradwywyd Adroddiad Blynyddol ACARAC a byddai'r fersiwn derfynol yn cael ei chyflwyno i Gomisiwn y Cynulliad i'w drafod yn ei gyfarfod ar 9 Gorffennaf. 

ACARAC (02-18) Papur 19 – Adroddiad Blynyddol ACARAC Drafft

6      

7      

8      

9      

10      

11      

12      

13      

14      

15      

16      

17      

18      

19      

19.1     Amlygodd y Cadeirydd rai diweddariadau mân i adlewyrchu'r sefyllfa bresennol yn well, gan gynnwys GDPR. Cadarnhaodd Gareth nad oedd unrhyw faterion yn deillio o'r adroddiadau Archwilio Mewnol. Gofynnodd y Pwyllgor am y wybodaeth ddiweddaraf am y rhaglen Trawsnewid Digidol.

Camau i’w cymryd

Dave i ddarparu manylion am yr hyn a gyflwynwyd trwy Drawsnewid Digidol ar gyfer Cynhwysiant yn Adroddiad Blynyddol ACARAC.

ACARAC (03-17) Papur 18 – Adroddiad Blynyddol Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Cynulliad

2016-17

13     

14     

15     

16     

17     

17.1    Cytunwyd ar adroddiad blynyddol y Pwyllgor heb unrhyw newidiadau pellach.  Byddai'r tîm clercio yn trefnu iddo gael ei gyfieithu yn barod i gael ei gyflwyno gan y Cadeirydd yng nghyfarfod Comisiwn y Cynulliad ym mis Gorffennaf. 

Eitem lafar

13      

14      

15      

16      

16.1     Byddai'r Cadeirydd yn rhannu adroddiad drafft gyda'r aelodau er mwyn cael sylwadau arno ym mis Ebrill.  

ACARAC (01-17) Papur 12 - Adroddiad Blynyddol 2015-16

10.1    Anogodd y Cadeirydd yr aelodau i ystyried y meysydd yr hoffent i adroddiad blynyddol y Pwyllgor roi sylw iddynt.  Byddai'r tîm clercio yn gweithio gydag ef i drafod gwahanol opsiynau ar gyfer cyflwyno. 

10.2    Byddai'r tîm clercio yn gwneud y newidiadau a awgrymwyd i'r Cylch Gorchwyl.

Camau i’w cymryd

-         Aelodau'r Pwyllgor i roi syniadau i'r tîm clercio am feysydd i'w cynnwys yn Adroddiad Blynyddol ACARAC ar gyfer 2016-17 a sut y gallai diwyg y ddogfen fod yn fwy atyniadol yn gyffredinol.

-         Y tîm clercio i ychwanegu Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth i'r Cylch Gorchwyl o dan ofynion gwybodaeth.

Unrhyw fater arall

17.0   Y wybodaeth ddiweddaraf am gyflwyno Adroddiad Blynyddol ACARAC i Gomisiwn y Cynulliad ym mis Gorffennaf

Eitem lafar

17.1    Roedd y Cadeirydd wedi mynd i gyfarfod y Comisiwn ym mis Gorffennaf i gyflwyno Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor. Esboniodd Suzy eu bod yn croesawu'r broses, er bod y Comisiynwyr wedi eu penodi yn ddiweddar iawn.

17.2    Byddai'r tîm clercio yn paratoi crynodeb o'r ACARAC a gynhaliwyd ym mis Tachwedd er mwyn i Suzy friffio'r Comisiwn.

ACARAC (31) Papur 12 – Adroddiad Blynyddol 2014-15

9.1        Cafodd yr adroddiad hwn ei dderbyn gan y Comisiwn yn 2015.  Byddai’r Cadeirydd yn paratoi drafft, i gynnwys canlyniadau’r arolwg effeithiolrwydd diweddar, a byddai'n ei ddosbarthu er mwyn cael cyfraniadau, ac i'w gymeradwyo cyn y cyfarfod ym mis Ebrill.  Oherwydd y newid yn aelodaeth y Comisiwn, roedd Claire yn ansicr ynghylch pryd y byddai’n briodol i’r Cadeirydd gyflwyno’r adroddiad blynyddol i Gomisiwn y Cynulliad.   

Cam i’w gymryd

-        Drafftio a dosbarthu’r Adroddiad Blynyddol mewn pryd i gyflwyno adroddiad drafft yng nghyfarfod ACARAC ym mis Ebrill.

ACARAC (27) Papur 4 – Adroddiad Blynyddol ACARAC 2014-2015

13.1     Cymeradwyodd y Pwyllgor yr adroddiad hwn, ond roedd yn aros am un newid a awgrymwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru. 

13.2     Byddai’r tîm Clercio’n trefnu i’r adroddiad gael ei frandio a’i gyfieithu erbyn cyfarfod Comisiwn y Cynulliad ym mis Gorffennaf.

ACARAC (26) Papur 16 - Paratoi ar gyfer Adroddiad Blynyddol 2014-15 y Pwyllgor

1.0         

2.0         

3.0         

4.0         

5.0         

6.0         

7.0         

8.0         

9.0         

10.0         

11.0         

12.0         

13.0         

14.0         

14.1        Gofynnodd y Cadeirydd am gyfeiriadau at yr eitemau canlynol yn yr adroddiad blynyddol: rheoli rhaglenni a phrosiectau a rhaglenni newid allweddol; cynllunio capasiti; y fframwaith sicrwydd; rheoli risg; datblygiadau archwilio mewnol; rolau estynedig aelodau'r Pwyllgor; arolwg effeithiolrwydd; camau gweithredu a meysydd ffocws yn adroddiad 2013-14.  Hefyd, gofynnodd i Swyddfa Archwilio Cymru ystyried cynnwys elfennau o flaengynllunio.  Byddai drafft yn cael ei gylchredeg y tu allan i'r Pwyllgor a'i drafod yn y cyfarfod ym mis Ebrill. 

Camau gweithredu

-       Eric a'r tîm clercio i ddrafftio a chylchredeg Adroddiad Blynyddol ACARAC y tu allan i'r Pwyllgor a chyflwyno drafft ar gyfer ei gymeradwyo yng nghyfarfod mis Ebrill.