Cyfarfodydd

Yn ei gyfarfod ar 6 Tachwedd 2023, cytunodd y Comisiwn ar ddatganiad eang o egwyddor mai dewis craidd y Comisiwn yw i wasanaethau gael eu darparu’n fewnol lle bynnag y bo’n ymarferol. 

Trafododd y Comisiynwyr brif ganfyddiadau ymarfer cwmpasu a materion penodol ynghylch mewnoli mewn perthynas â phob un o'r gwasanaethau dan sylw, gan gynnwys amcangyfrif o lefel debygol y cymhlethdod a'r risg sy'n gysylltiedig â mewnoli’r meysydd gwasanaethau hynny. Cawsant hefyd yr amcangyfrif cyfunol ar gyfer cam nesaf proses o fewnoli, a oedd yn rhagdybio y byddai'r gwaith yn cael ei wneud ar ffurf un rhaglen sy’n cynnwys yr holl feysydd gwasanaeth sydd o fewn cwmpas y gwaith.

Trafododd y Comisiynwyr y wybodaeth a ddarparwyd a myfyrio ar y cymhlethdod a'r risgiau a nodwyd yn y canfyddiadau sydd wedi’u hamlinellu yn y papur. Trafodwyd y berthynas â chontractau presennol, yn ogystal â chapasiti a hynt rhaglenni gwaith sylweddol sydd eisoes ar y gweill. Roedd y Comisiynwyr yn cydnabod y byddai’n rhaid darparu ar gyfer cyllid buddsoddi yn y gyllideb i fwrw ymlaen â'r prosiect, gan gydnabod hefyd y byddai'n dasg sylweddol a fyddai'n gofyn am lawer o ffocws ac ymdrech gan y tîm rheoli.

Hefyd, cynghorwyd bod yr adroddiad allanol wedi nodi'r risg bosibl na fyddai achosion busnes yn y dyfodol sy’n deillio o brosiect mewnoli yn pasio'r prawf gwerth am arian; yn y sefyllfa honno, mae'n debygol y byddai’n rhaid cael cyfarwyddyd gan y Comisiwn i'r Prif Weithredwr, fel y Swyddog Cyfrifyddu, cyn bwrw ymlaen â'r gwaith.

Cytunodd y Comisiynwyr mai’r safbwynt a ffefrir ganddynt fyddai gwneud ymrwymiad ‘caled’ mewn egwyddor i fwrw ymlaen â Phrosiect Mewnoli Gwasanaethau’r Comisiwn, ac y dylid dechrau’r gwaith hwn hanner ffordd drwy’r Senedd nesaf, gan gydnabod y byddai wedyn yn golygu gweithredu fesul cam. Bydd angen ailgaffael rhai contractau presennol yn y blynyddoedd nesaf hyd yn oed os bwriedir dod â hwy’n fewnol yn y tymor hir. Byddai penderfyniadau yn y cyfnod interim yn cael eu cymryd gyda'r amcan hwn mewn golwg.

Cytunodd y Comisiynwyr i drafod y dull gweithredu arfaethedig hwn gyda’u grwpiau gwleidyddol a rhoi adborth y diwrnod canlynol drwy gysylltu â’r ysgrifenyddiaeth pe bai unrhyw bryderon yn codi.

Yn ystod y cyfarfod ar 6 Tachwedd, cytunodd y Comisiynwyr ar nifer o gynigion ynghylch diweddaru’r polisi ar ddefnydd o ystad y Senedd, gan gynnwys cytuno i ymestyn y ffenestr amser ar gyfer trefnu digwyddiadau o chwech i 11 mis ac i guradu’r dyraniadau, yn hytrach na dilyn dull ‘y cyntaf i'r felin’.

Trafododd y Comisiynwyr y meini prawf i'w defnyddio i asesu addasrwydd ceisiadau newydd ar gyfer digwyddiadau ar ystad y Senedd, cyn cytuno arnynt. Nod y meini prawf hyn yw sicrhau defnydd tecach a mwy amrywiol o'r ystad.

Caiff y polisi ar ddefnydd o’r ystad ei ddiweddaru yn unol â’r meini prawf y cytunwyd arnynt.

Ar ôl ystyried y materion a godwyd yn yr ymgynghoriad ar yr Adolygiad o’r Defnydd o’r Ystâd ym mis Medi, trafododd y Comisiynwyr nifer o gynigion a fyddai’n cael eu defnyddio i ddiweddaru’r polisi ar gyfer defnyddio ystâd y Senedd. Cytunwyd i ymestyn y cyfnod ar gyfer archebu digwyddiadau o chwe mis i 11 mis, a chytunwyd y dylai'r dyraniadau gael eu curadu gan y Tîm Digwyddiadau (yn hytrach na system cyntaf i'r felin), gyda meini prawf i'w cyflwyno i un o gyfarfodydd y Comisiwn yn y dyfodol. Gwnaethant gytuno hefyd y dylai digwyddiadau sydd i ddod ar yr ystâd gael eu cyhoeddi dri mis ymlaen llaw pan fo hynny'n bosibl.

Cytunodd y Comisiynwyr y dylid cynnwys capasiti a hyblygrwydd yn y system i ddiogelu dyddiadau allweddol (byddai’r Comisiwn yn cytuno ar y manylion mewn cyfarfod yn y dyfodol) ac i ddarparu ar gyfer ceisiadau munud olaf am le ar gyfer digwyddiadau yn ymwneud â materion cyfoes/perthnasol.

Mewn ymateb i wybodaeth am awydd Aelodau am ddigwyddiadau a phatrymau defnydd newidiol ar ôl Covid, cytunodd y Comisiynwyr i symud tuag at ddefnyddio un slot digwyddiad premiwm y mis (amser cinio dydd Mawrth neu ddydd Mercher) i dreialu ‘marchnadoedd’ yn y Senedd o’r Pasg ac am weddill 2024, yn lle'r defnydd arferol o Ystafelloedd Ciniawa ar gyfer digwyddiadau 'galw heibio'. Cytunwyd hefyd i dderbyn gwerthusiad o’r dull hwn yn gynnar yn 2025 i gytuno ar safbwynt parhaol. Fodd bynnag, roeddent yn cydnabod y byddai lleoliad llai cyhoeddus yn fwy priodol i rai sefydliadau, ac felly ni ddylai mynediad at Ystafell Giniawa breifat ddod i ben yn gyfan gwbl.

Nododd y Comisiynwyr hefyd barhad y polisi presennol o 10 slot digwyddiadau yr wythnos a’r gwaith i adolygu’r categorïau a’r broses ar gyfer digwyddiadau gan gynnwys y dull a ddefnyddir i wella’r broses gymeradwyo ar gyfer gweithgarwch Llywodraeth Cymru ar yr ystâd; gwaith ar y gweill i gryfhau'r cysylltiadau rhwng digwyddiadau a Busnes y Senedd; a'r dull a awgrymir ar gyfer amseroedd paratoi hirach ar gyfer digwyddiadau ymgysylltu dan arweiniad y Comisiwn.

Byddai'r newidiadau y cytunir arnynt yn rhan o bolisi wedi'i ddiweddaru a'i gyhoeddi ar gyfer gweithgarwch ar yr ystâd.

Nododd y Comisiynwyr y ceisiadau cynllunio diweddar a adolygwyd a'r ymgysylltiad cynhyrchiol â datblygwyr a swyddogion Cynllunio; a'r Ymgynghoriad a gynlluniwyd yn ystod yr haf a'r hydref 2023 gan yr Awdurdod Lleol mewn perthynas â'r Cynllun Datblygu Lleol ar gyfer Bae Caerdydd.

Rhoddwyd diweddariad i'r Comisiynwyr am y materion a godwyd drwy'r ymarfer ymgynghori ar y defnydd o'r ystâd; a gwnaethant nodi crynodeb byr o’r cynnydd a wnaed eisoes gan Dîm Digwyddiadau a Lleoliadau’r Senedd o ran adolygu sawl agwedd ar y broses sy’n gysylltiedig â defnyddio’r ystâd. Byddai papur pellach yn cael ei ddarparu yn ddiweddarach yn y flwyddyn yn amlinellu atebion posibl i rai o'r materion a godwyd.

Bu'r Comisiynwyr yn ystyried ymarfer ymgynghori arfaethedig i lywio adolygiad o'r Polisi Defnydd o'r Ystad. Roedd hyn yn ymateb i ymholiadau sy'n cael eu codi ynghylch gofynion cyfredol ar ddefnyddio'r ystâd, angen digwyddiadau yn y dyfodol, newidiadau ers y pandemig ar y modd y mae digwyddiadau ymgysylltu yn cael eu cynnig a sut mae Aelodau am ddefnyddio'r Ystâd.

Cymeradwyodd y Comisiynwyr gynigion tymor byr a chanolig ar gyfer newidiadau i gadw ystafelloedd.

Awgrymwyd y dylid gwahodd swyddogion i fynd i gyfarfodydd grŵp y pleidiau i gael adborth am anghenion Aelodau yn y maes hwn, ac anogwyd swyddogion i siarad hefyd â rhai o'r sefydliadau a oedd wedi codi cwestiynau.

At hynny, bu'r Comisiynwyr yn trafod dyddiadau rheolaidd arwyddocaol yn y cylch calendr blynyddol, a sut y gallai'r rhain gael eu hadlewyrchu'n briodol yn y system. Buont yn trafod gwerth yr ymarfer ymgysylltu, a chroesawu’r ffaith y byddai cynnig polisi wedi’i ddiweddaru yn cael ei gyflwyno iddynt yn yr hydref. At hynny, amlygwyd y berthynas rhwng nifer y digwyddiadau y gellir eu cefnogi a'r adnoddau sydd ar gael, gan gyfeirio at yr ymarfer lleihau costau diweddar a drafodwyd yn gynharach yn y cyfarfod.   

Trafododd y Comisiynwyr y camau nesaf yn dilyn trafodaethau am Strategaeth yr Ystâd ym mis Tachwedd a mis Ionawr. Cydnabuwyd y berthynas gyd-ddibynnol rhwng ffyrdd o weithio a'r amgylchedd gwaith.

Cytunodd y Comisiynwyr i ddwyn ynghyd yn ffurfiol uchelgeisiau’r Comisiwn ar gyfer gweithio ystwyth a gweithio hyblyg, yr adolygiad o gapasiti, a'r gofynion llety mewn un strategaeth Ffyrdd o Weithio a rhaglen gyflawni gysylltiedig. Nodwyd map trywydd lefel uchel Ffyrdd o Weithio a'r broses datblygu achos busnes, fel y’i nodwyd, a chymeradwywyd elfennau cychwynnol y gwaith hwn ar gyfer eu datblygu'n gyflym o dan gynllun gweithredu interim. Trafododd y Comisiynwyr bwysigrwydd sicrhau bod y trefniadau llywodraethu ar gyfer y materion strategol bwysig hyn yn gadarn, a phwysleisiwyd y pwysigrwydd y maent yn ei roi ar ymgysylltu ac ymgynghori drwy gydol y broses. Wrth wneud hynny, mynegwyd cefnogaeth i weithio gyda phartneriaid i ddeall anghenion pawb sy’n gysylltiedig.

Byddai’r cynlluniau gweithredu’n cynnwys, mewn perthynas â llety ym Mae Caerdydd:

•          cyflogi ymgynghorwyr eiddo i roi cyngor penodol,

•          drafftio strategaeth bresenoldeb, gan ymdrin â modelau gweithio hybrid,

•          cyflogi ein hymgynghorwyr swyddfa i gynnig cyngor pellach ar symud y tu hwnt i’n cynlluniau peilot presennol ar gyfer gweithio hybrid,

•          dechrau’r broses ffurfiol o gadarnhau gofynion Llywodraeth Cymru ynghylch ei defnydd o ystâd y Senedd yn y dyfodol a datblygu opsiynau ar gyfer sut i fodloni’r gofynion hynny, ac ysgrifennu at y Bwrdd Taliadau i fynegi diddordeb mewn gweithio’n agos ar faterion sy’n ymwneud â ffyrdd o weithio yn y dyfodol.

O ran presenoldeb rhanbarthol y Senedd, byddai’r cynlluniau cychwynnol yn cynnwys:

•          prosiect i archwilio cynigion ar gyfer hybiau Senedd rhanbarthol yn y gogledd, y canolbarth a’r gorllewin, gan nodi amseroedd mewn perthynas â swyddfeydd Bae Colwyn, a

•        chysylltu’n ffurfiol â Llywodraeth Cymru ynglŷn â defnyddio dull partneriaeth i ddatblygu opsiynau ar gyfer hybiau Senedd rhanbarthol.

Cytunodd y Comisiynwyr hefyd y dylid cynnal adolygiad mewnol ynglŷn â defnyddio adeilad y Pierhead yn y dyfodol.

Trafododd y Comisiynwyr nifer o ffactorau sy'n berthnasol i ddatblygu Strategaeth Ystâd Comisiwn y Senedd.

Roedd y rhain yn cynnwys anghenion swyddfeydd hirdymor i’r Aelodau a staff, defnydd mwy hyblyg ac ystwyth o swyddfeydd, ystyried yr angen am bresenoldeb ar sail ranbarthol ehangach a’r defnydd o'r Pierhead.

Rhoddodd y Comisiynwyr adborth ar yr ystyriaethau strategol a nodwyd, a gwnaethant ofyn am wybodaeth ychwanegol ynghylch rhai meysydd.

Nododd y Comisiynwyr wybodaeth am ymestyn y contract Rheoli Cyfleusterau 11 mis.

Trafododd y Comisiynwyr Gynllun Gwresogi Ardal Caerdydd, yr oedd gan y Comisiwn y dewis i ymuno ag ef fel y prif “gleient allweddol”.   

Byddai’r cynllun yn cefnogi cyflenwi Strategaeth Carbon Niwtral y Comisiwn. Trafododd y Comisiynwyr faterion yn ymwneud ag anghenion yr ystâd, ffynhonnell yr ynni a pherfformiad thermol y Senedd a Thŷ Hywel.

Cytunodd y Comisiynwyr y byddai’r Comisiwn yn ymuno â Chynllun Gwresogi Ardal Caerdydd, ar yr amod bod y Gwasanaethau Cyfreithiol yn cytuno ar unrhyw newidiadau terfynol i ddrafftio’r contract arfaethedig.   

Nododd y Comisiynwyr yr adroddiad dichonoldeb a gynhaliwyd i gael cyngor arbenigol i lywio penderfyniad i’r dyfodol ar oblygiadau'r gyllideb, yr amseru a'r gwaith sydd ei angen i roi ffenestri newydd yn Nhŷ Hywel yn raddol.

Gofynnodd y Comisiynwyr gwestiynau am fanylion ac ystyriaethau ymarferol o ran y gwaith yr oedd ei angen, a gofynnwyd am gadarnhad nad oedd unrhyw fater wedi’i nodi fel perygl. Cytunwyd i ohirio unrhyw benderfyniad i’w drosglwyddo i’r Comisiwn nesaf, ar y sail y byddai angen ymestyn y ddarpariaeth gyllid ar gyfer y prosiect dros nifer o flynyddoedd ariannol.

Nododd y Comisiynwyr gynigion i newid rhywfaint ar y lle sydd ar gael yn Nhŷ Hywel i roi mwy o hyblygrwydd i swyddfeydd yr Aelodau.

Trafododd y Comisiynwyr gynigion ar gyfer gosod ffenestri newydd yn Nhŷ Hywel, sy'n agosáu at ddiwedd eu hoes weithredol, ac rydym yn gweld nifer gynyddol o ddiffygion nad oes modd o’u trwsio.

Cytunodd y Comisiynwyr y dylid cynnal astudiaeth ddichonoldeb, ac y dylid adrodd ar y canlyniad maes o law.

Cytunodd y Comisiynwyr ar gynnig gan Mick Antoniw AC am gofeb i'r Capten Archibald Dickson.

Roedd y Comisiynwyr wedi gofyn am ddrafftio polisi yn ymwneud â gosod cofebion ar ystâd y Cynulliad. Trafodwyd proses lle byddai'r Comisiwn yn trafod cynigion ac yn gwneud penderfyniadau, a thrafodwyd canllawiau cysylltiedig i gynigwyr hefyd.

Gofynnodd y Comisiynwyr am addasiadau i'r polisi drafft, ac am iddo gael ei ddosbarthu er mwyn iddynt gytuno arno.   

Cafodd y Comisiynwyr ddiweddariad ar ddatblygiadau diweddar ynghylch y cynigion hirdymor ar gyfer 'Llwybr Seren Cymru'. Daeth y Comisiynwyr i'r casgliad nad oeddent yn teimlo eu bod yn gallu cefnogi'r syniad o ddatblygu 'Llwybr Seren Cymru' ar ystâd y Cynulliad.

Trafododd y Comisiynwyr gais a ddaeth i law yn gofyn am gytundeb mewn egwyddor, am gerflun i goffáu bywyd a gwaith y diweddar Brif Weinidog, Rhodri Morgan, i'w osod ar ystâd y Cynulliad.

Gofynnodd y Comisiynwyr am ddatblygu polisi i ddarparu proses ar gyfer gwneud penderfyniadau ynghylch ceisiadau yn y dyfodol ar gyfer gosod cofebion a cherfluniau. Yn y cyfamser roeddent yn fodlon, mewn egwyddor, y gellid gosod cerflun o Rhodri Morgan, fel Prif Weinidog cyntaf Cymru ar dir y Cynulliad, yn amodol ar gael sicrwydd addas, y dylai trydydd parti ddal y cerflun mewn ymddiriedaeth a bod yn gyfrifol amdano.

Nododd y Comisiynwyr ddiweddariad am y trafodaethau parhaus ynghylch diwallu anghenion y Cynulliad a’r Comisiwn o ran adeiladau yn y dyfodol.

Yn eu cyfarfod ym mis Mai, cytunodd y Comisiynwyr ar ddull wedi'i reoli'n well ar gyfer defnyddio ystâd y Cynulliad yn fwy pwrpasol.

Trafododd y Comisiynwyr gynigion ar gyfer gweithredu'r newidiadau i gyflawni'r nod hwn. Cytunwyd y dylai newidiadau gael eu datblygu a thynnwyd sylw at rai dulliau a allai fod yn ddefnyddiol mewn rhai amgylchiadau, er enghraifft cysylltu pobl â Grwpiau Trawsbleidiol presennol.

Cafodd y Comisiynwyr y wybodaeth ddiweddaraf am y sgyrsiau archwiliadol â thirfeddianwyr a chawsant atebion i gwestiynau a ofynnwyd yn y cyfarfod ym mis Mehefin 2017.

Eitem lafar

Cafodd y Comisiynwyr ddiweddariad ar waith i ddiwallu anghenion o ran yr adeilad yn y dyfodol a nodwyd y sgyrsiau archwiliadol sy’n cael eu cynnal â thirfeddianwyr. Cytunwyd ar gael rhagor o wybodaeth cyn toriad yr haf.

Trafododd y Comisiynwyr y wybodaeth a ddarparwyd mewn ymateb i ymholiadau a godwyd ganddynt yn y cyfarfod blaenorol.  Derbyniwyd yr awgrymiadau a wnaed, a nodwyd meysydd ble y byddent yn hoffi cael rhagor o fanylion.

Trafododd y Comisiynwyr gynigion i newid y modd y caiff gweithgarwch ar yr ystâd ei reoli a'i flaenoriaethu, â'r nod o sicrhau ei fod yn adlewyrchu blaenoriaethau'r Comisiwn yn well o ran ymgysylltu, gan alluogi'r ystâd, a'r Senedd yn arbennig, i gael ei ddefnyddio'n fwy pwrpasol ac felly i ddod yn adnodd allweddol ar gyfer hyrwyddo ymgysylltiad â'r Cynulliad ac annog cynulleidfa fwy amrywiol i'n hystâd.

Cydnabu'r Comisiynwyr yr heriau sydd ynghlwm wrth y dull presennol o ddefnyddio'r ystâd, ac roeddent o blaid newid i ddull mwy strategol o ddefnyddio'r ystâd mewn modd pwrpasol ac effeithiol. Nodwyd rhai anawsterau penodol o'u gwybodaeth a'u profiad eu hunain, ac awgrymwyd nifer o ddulliau a allai fod yn ddefnyddiol yn y broses o reoli gweithgarwch yn fwy effeithiol. Bydd rhagor o waith yn cael ei wneud i baratoi canllawiau i gefnogi'r newid.

Trafododd y Comisiynwyr y wybodaeth ychwanegol a ddarparwyd mewn ymateb i faterion, ymholiadau a chwestiynau penodol a godwyd ganddynt yn y cyfarfod blaenorol.

Cytunodd y Comisiynwyr i ddiystyru opsiwn yr ystyriwyd nad oedd yn ffordd ymarferol ac effeithiol o fodloni anghenion llety.

Nododd y Comisiynwyr feysydd eraill ar gyfer ystyriaeth fanylach mewn cyfarfod yn y dyfodol.

Trafododd y Comisiynwyr ddulliau posibl o ddarparu lle ychwanegol, gan ofyn am ragor o wybodaeth er mwyn ystyried y mater ymhellach mewn cyfarfodydd y Comisiwn yn y dyfodol.

Papur 2 – Gweithgarwch ar ystâd y Cynulliad

Cyflwynodd Craig y papur ar ran Natalie Drury-Styles, a gofynnodd i’r Bwrdd am ei sylwadau.

Mae Strategaeth y Comisiwn ar gyfer 2016-2021 yn amlygu pwysigrwydd galluogi ac annog ymgysylltu â’r cyhoedd yng ngwaith y Cynulliad. I fod yn fwy cydnaws â blaenoriaethau’r Comisiwn, roedd y papur yn awgrymu y dylai’r gwaith o reoli digwyddiadau ar yr ystâd newid i fod yn ddull mwy rhagweithiol, strategol ac ystyriol.

Trafododd y Bwrdd y papur, a chytunodd fod hwn yn fater o flaenoriaeth i’r Comisiwn ar hyn o bryd. Pwysleisiwyd bod angen sicrhau y ceir y cydbwysedd cywir o ran yr amrywiaeth o ddigwyddiadau, ac, ar yr un pryd, bod angen bod yn ystyriol o ran rheoli’n ofalus ganfyddiadau rhanddeiliaid ynghylch unrhyw newid yn y trefniant ac wrth drefnu digwyddiadau.

Er mwyn caniatáu digon o amser ar gyfer rhagor o waith drafftio, bydd y papur yn cael ei roi i’r Comisiwn yn ei gyfarfod ar 15 Mai.

Cadarnhaodd Dave Tosh ei fod wedi cwrdd â phob un o'r Comisiynwyr i roi’r wybodaeth ddiweddaraf iddynt am y gwaith sydd ar y gweill. Gofynnodd y Comisiynwyr am bapur i roi gwybodaeth gefndir ychwanegol.

Penderfynodd y Comisiynwyr gyfyngu ar gwmpas y gwaith sydd i'w wneud i archwilio'r opsiynau ar gyfer darparu capasiti yn y dyfodol.

Rhoddwyd diweddariad cryno i'r Comisiynwyr o'r trafodaethau cychwynnol a gynhaliwyd ac sydd wedi'u cynllunio.  Roedd disgwyl ymatebion i’r ar gyfer y gwaith sydd angen ei wneud ar yr ystafelloedd pwyllgor newydd ar y llawr gwaelod yn fuan, gan ddisgwyl y bydd y gwaith yn digwydd yn bennaf rhwng y Nadolig a'r Pasg.

Trafododd y Comisiynwyr faterion sy'n gysylltiedig â chapasiti ystâd y Cynulliad yn y tymor byr a'r tymor hwy. Maent yn cefnogi'r gwaith i wella darpariaeth o ran ystafelloedd pwyllgora a chytunwyd y dylid trafod yr opsiynau i alluogi penderfyniadau yn y dyfodol.

papur 3

Cwblhawyd nifer o ychwanegiadau a gwelliannau yn ystod y 12 mis diwethaf ac maent wedi gwella'r amgylchedd i'r rhai sy'n gweithio ar Ystâd y Cynulliad neu'n ymweld â hi. Mae'r rhain yn cynnwys newidiadau i drefniadau diogelwch Tŷ Hywel a'r dderbynfa sydd wedi gwella profiadau ymwelwyr yn arw a chrewyd hefyd ystafelloedd cyfarfod lle gall yr Aelodau gyfarfod â'r rhai sy'n ymweld â'r adeilad, mae arwyddion newydd wedi'u gosod ger y Senedd ac mae rhai o'r cyfleusterau wedi'u gwella. Yn dilyn adborth gan yr Aelodau, mae'r system wresogi wedi'i gwella i greu amgylchedd gwaith mwy cyfforddus yn y Senedd, y Siambr, yr ystafelloedd pwyllgora a'r swyddfeydd. Byddai gwaith yn cael ei wneud dros doriad yr haf i adnewyddu gweddill y toiledau  yn Nhŷ Hywel.

 Cytunodd y Comisiynwyr y dylai'r tîm Rheoli Ystadau a Chyfleusterau ystyried meysydd eraill i'w gwella fel rhan o waith cynnal a chadw parhaus. Yn ystod gweddill y Cynulliad hwn, dylid rhoi blaenoriaeth i wella'r safleoedd hynny a gaiff eu defnyddio gan y nifer sylweddol sy'n ymweld ag Ystâd y Cynulliad, fel y Pierhead a'r ystafelloedd cynadledda yn Nhŷ Hywel. Dylai'r tîm hefyd ystyried unrhyw adborth sy'n codi yn yr arolwg blynyddol o'r Aelodau a'u staff cymorth, a fydd ar gael yn ystod toriad yr haf.   

Byddai'r tîm yn cysylltu â Grwpiau Plaid i nodi unrhyw newidiadau angenrheidiol (fel dodrefnu swyddfeydd yr Aelodau a'r Grwpiau) i sicrhau eu bod yn parhau i ddiwallu eu hanghenion. Byddai unrhyw waith mawr yn cael ei wneud yn ystod y cyfnod diddymu rhwng y Pedwerydd a'r Pumed Cynulliad, i amharu cyn lleied â phosibl ar yr Aelodau a'u staff.

Awgrymwyd hefyd y dylid archwilio'r posibilrwydd o godi wal wydr yn neuadd Siambr Hywel i greu lle hyblyg ychwanegol ar gyfer digwyddiadau etc.

Papur 2 (rhannau 1 a 2)

Rhaid rheoli Ystâd y Cynulliad yn ofalus er mwyn gwneud y defnydd mwyaf effeithiol o’r cyfleusterau sydd ar gael. Mae’r adeiladau eiconig yn ganolog i allu’r Cynulliad i ymgysylltu â phobl Cymru a thu hwnt ac i godi ymwybyddiaeth o’r Cynulliad fel cartref democratiaeth Cymru.

Trafododd y Comsiynwyr yr heriau presennol a’r heriau posibl yn y dyfodol ar yr ystâd, a nodwyd nifer o faterion i’w hystyried yn fanylach.

Gall y galw am y lleoedd cyfyngedig sydd ar gael fod yn uchel iawn ar adegau penodol ac maent yn amrywio’n sylweddol drwy gydol y flwyddyn. Cytunwyd y dylai’r defnydd o gyfleusterau fel ystafelloedd cyfarfod fod yn hyblyg ac y dylid eu rheoli’n greadigol fel y gellir diwallu anghenion holl ddefnyddwyr yr ystâd, yn enwedig yn ystod cyfnodau prysur fel ar ddiwrnodau busnes pan fo’r ystafelloedd cyfarfod i gyd yn llawn. 

Cynhaliwyd adolygiad o’r swyddfeydd sydd ar gael i weithwyr y Comisiwn yn ddiweddar er mwyn canfod cyfleoedd i wneud y gorau o’r lle. Bydd angen i unrhyw newidiadau yn y defnydd o le adlewyrchu blaenoriaethau’r Comisiwn ac anghnenion y Cynulliad. Pwysleisiodd y Comisiynwyr yr angen i feddwl am yr heriau yn y dyfodol ar yr holl ystâd, gan gynnwys y presenoldeb yn y gogledd, wrth wneud penderfyniadau ynghylch rheoli’r ystâd. Dylid adolygu trefniadau ar gyfer isbrydlesu’r ystâd er mwyn sicrhau eu bod yn addas i’r diben ac yn cynrychioli gwerth am arian.

Cytunwyd y byddai angen edrych ar y materion canlynol ymhellach:

·         Defnyddio’r lle yn Nhŷ Hywel a’r Senedd i sicrhau y gellir diwallu anghenion y rhai sy’n defnyddio’r adeilad, yn enwedig yn ystod cyfnodau prysurach;

·         Trefniadau isbrydlesu yn Nhŷ Hywel;

·         Prydles hirdymor Tŷ Hywel;

·         Swyddfa’r Cynulliad yn y gogledd.