MEMORANDWM ESBONIADOL AR GYFER

RHEOLIADAU CYNRYCHIOLAETH Y BOBL (CANFASIAD BLYNYDDOL) (DIWYGIO) (CYMRU)  2020

 

Lluniwyd y Memorandwm Esboniadol hwn gan yr Is-adran Democratiaeth Llywodraeth Leol ac fe’i gosodir gerbron Cynulliad Cenedlaethol Cymru ar y cyd â’r is-ddeddfwriaeth uchod ac yn unol â Rheol Sefydlog 27.1. 

 

Datganiad y Gweinidog

 

Yn fy marn i, mae'r Memorandwm Esboniadol hwn yn rhoi darlun teg a rhesymol o effaith ddisgwyliedig Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Canfasiad Blynyddol) (Diwygio) (Cymru) 2019 a’r Asesiad Effaith Rheoleiddiol Rwyf wedi fy modloni bod y manteision yn cyfiawnhau'r costau tebygol.

 

Julie James

Y Gweinidog Tai a Llywodraeth Leol

10 Rhagfyr 2019

 

 

 

 


RHAN 1

 

1. Disgrifiad

 

1.1. Mae'r Rheoliadau hyn yn diwygio Deddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 (“Deddf 1983”), Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Cymru a Lloegr) 2001 ("RPR 2001 E&W") a Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Canfasiad Blynyddol) (Diwygio) 2019.

 

1.2. Mae'r diwygiadau hyn yn ymwneud â diwygio'r canfasiad blynyddol. Mae'r newidiadau’n dileu'r gofyniad presennol i ganfasio pob aelwyd yn yr un ffordd, sydd ar hyn o bryd yn cynnwys anfon hyd at dair ffurflen ganfasio lawn gydag amlenni wedi'u rhagdalu a chyfeiriad arnynt, ynghyd ag ymweliad â'r aelwyd os nad yw'r eiddo wedi ymateb.

 

1.3. Bydd y newidiadau hyn yn caniatáu i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ganolbwyntio eu hadnoddau ar aelwydydd lle mae newidiadau mewn cyfansoddiad yn fwy tebygol, h.y. lle mae angen ychwanegu neu ddileu gwybodaeth yn y gofrestr. Bydd y Rheoliadau’n gosod dyletswydd ar Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ymgymryd â cham paru data gan ddefnyddio gwasanaeth paru data cenedlaethol sydd wedi’i sefydlu gan y Gweinidog dros Swyddfa'r Cabinet.  Bydd sefydlu'r cam newydd hwn yn y broses yn golygu bod gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol rywfaint o ddisgresiwn dros gynnal eu canfasiad blynyddol o'r etholwyr sydd ar eu cofrestri etholwyr. Mae'n cyflwyno llwybrau eiddo newydd wedi’u paru a heb eu paru, ac mae'n rhaid i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ddilyn un ohonynt ar sail canlyniadau eu cam paru data, yn ogystal â phroses eithrio ar gyfer eiddo penodol.

 

 

2. Materion o ddiddordeb arbennig i’r Pwyllgor Materion Cyfansoddiadol a Deddfwriaethol

 

Gorchymyn Adran 109

 

2.1. Bydd y Pwyllgor yn ymwybodol o'r Gorchymyn Adran 109 drafft a gymeradwywyd gan Senedd y DU ar 28 Hydref 2019 a chan y Cynulliad ar 6 Tachwedd.  Diben y Gorchymyn hwn yw ymdrin â dau fater. Yn gyntaf, galluogi cynnwys darpariaeth yn ymwneud â Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn neddfwriaeth y Cynulliad heb yr angen i sicrhau cydsyniad Gweinidog y Goron, ac yn ail, darparu eglurder ynglŷn â chymhwysedd gweithredol mewn perthynas â Swyddogion Cofrestru Etholiadol yng nghyd-destun trosglwyddo swyddogaethau etholiadol o dan Orchymyn Gweinidogion Cymru (Trosglwyddo Swyddogaethau) 2018. 

 

Y Gorchymyn Trosglwyddo Swyddogaethau a pharagraff 12 o Atodlen 7B

 

2.2. Mae Erthygl 45 o Orchymyn Gweinidogion Cymru (Trosglwyddo Swyddogaethau) 2018 yn trosglwyddo swyddogaethau Gweinidogol presennol o dan ddarnau penodol o ddeddfwriaeth etholiadol i Weinidogion Cymru. Y swyddogaethau sy'n cael eu trosglwyddo yw'r rhai sydd o fewn "cymhwysedd datganoledig" fel y'u diffinnir gan Erthygl 45 o'r Gorchymyn hwnnw (hynny yw, o fewn cymhwysedd deddfwriaethol y Cynulliad).’

 

2.3 Mae paragraff 12 o Atodlen 7B i Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006 yn darparu nad yw cyfeiriad at gymhwysedd deddfwriaethol y Cynulliad mewn unrhyw ddeddfiad yn cynnwys darpariaeth y gellid ei gwneud mewn Deddf Cynulliad â chydsyniad Gweinidog y Goron yn unig (o dan baragraffau 8-11 o Atodlen 7B).

 

2.4. Mae paragraff 8 o Atodlen 7B i Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006 yn darparu na all darpariaeth mewn Deddf Cynulliad roi na gosod unrhyw swyddogaeth ar awdurdod a gadwyd yn ôl; ni all addasu cyfansoddiad awdurdod a gadwyd yn ôl; ac ni all roi, gosod, addasu na dileu swyddogaethau sy'n arferadwy yn benodol mewn perthynas ag awdurdod a gadwyd yn ôl; heb gydsyniad Gweinidog y Goron.  Mae paragraff 10 o'r Atodlen hon yn darparu na all darpariaeth Deddf y Cynulliad ddileu nac addasu unrhyw swyddogaeth awdurdod cyhoeddus (ac eithrio awdurdod Cymreig sydd wedi’i ddatganoli), oni bai bod Gweinidog priodol y DU yn cydsynio.

 

2.5 Mae Swyddogion Cofrestru Etholiadol a benodir o dan adran 8 o Ddeddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 yn cael eu hystyried yn awdurdod a gadwyd yn ôl at ddibenion y Ddeddf ac nid ydynt wedi'u cynnwys ym mharagraffau 9 na 10, sy'n rhestru'r awdurdodau a gadwyd yn ôl y mae gofynion cydsyniad penodedig yn berthnasol iddynt.

 

2.6. O ganlyniad, er bod gan y Cynulliad gymhwysedd deddfwriaethol mewn perthynas ag etholiadau'r Cynulliad ac etholiadau llywodraeth leol yng Nghymru, nid yw’n gallu deddfu ar gyfer newidiadau penodol i brosesau cofrestru etholiadol yng Nghymru ar gyfer etholiadau datganoledig os yw newidiadau o'r fath yn gysylltiedig â swyddogaethau Swyddogion Cofrestru Etholiadol, heb gydsyniad Gweinidog y Goron.

 

2.7. Ar sail effaith gyfunol y gofynion cydsyniad ym mharagraffau 8 a 10 o Atodlen 7B, dull y Gorchymyn Trosglwyddo Swyddogaethau o drosglwyddo swyddogaethau yn ymwneud â deddfwriaeth etholiadol, a’r broses o weithredu paragraff 12 o Atodlen 7B, ystyrir nad oedd y swyddogaethau etholiadol sy’n ymwneud â Swyddogion Cofrestru Etholiadol wedi’u trosglwyddo ac na all Gweinidogion Cymru eu harfer ar hyn o bryd o dan y Gorchymyn.

 

2.8. Bydd y Gorchymyn adran 109 yn ychwanegu at yr eithriadau ym mharagraff 9(6) a 10(2) o Atodlen 7B "swyddogion cofrestru etholiadol (yn unol â’r ystyr a nodir yn adran 8 o Ddeddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983)”. Bydd y Gorchymyn hefyd yn darparu ar gyfer ystyried bod swyddogaethau penodol swyddogion cofrestru etholiadol yng Nghymru wedi’u trosglwyddo i Weinidogion Cymru o dan Erthygl 45 o'r TFO o'r dyddiad y daw'r Gorchymyn 109 i rym.

 

Amseru Gorchymyn adran 109

 

2.9 Caiff yr offeryn hwn ei osod cyn i'r Cyfrin Gyngor gymeradwyo Gorchymyn adran 109.  Fodd bynnag, cymeradwyodd Senedd y DU y Gorchymyn ar 28 Hydref 2019 a chymeradwyodd y Cynulliad y Gorchymyn ar 6 Tachwedd. Ni fydd y cynnig i gymeradwyo'r offeryn hwn yn cael ei amserlennu ar gyfer dadl gan y Cynulliad tan y bydd y Gorchymyn adran 109 yn cael ei wneud.

 

Adran 39 o Ddeddf Deddfwriaeth (Cymru) 2019

 

2.10. Gwneir yr offeryn statudol hwn gan ddibynnu ar adran 53 o Ddeddf 1983 ac adran 7 o Ddeddf 2013.  Mae'r pŵer yn adran 53 o Ddeddf 1983 yn bŵer i wneud darpariaeth mewn is-ddeddfwriaeth ar ffurf Rheoliadau.  Mae'r pŵer yn adran 7 o Ddeddf 2013 yn bŵer i wneud darpariaeth drwy Orchymyn.  Dibynnir ar adran 39 o Ddeddf Deddfwriaeth (Cymru) 2019 er mwyn gwneud darpariaeth gydlynus mewn perthynas â'r canfasio blynyddol diwygiedig ar ffurf rheoliadau.

Dull yr Asesiad Effaith Rheoleiddiol

 

2.11. Arweiniwyd y polisi a'r broses o'i weithredu er mwyn diwygio canfasio gan Lywodraeth y DU sydd wedi ariannu'r canfasiad blynyddol mewn perthynas â'r DU gyfan ers 2014.  Mae Llywodraeth y DU wedi cynhyrchu a rheoli'r polisi, y cynlluniau peilot, yr ymgynghori a'r prosesau gweithredu gyda mewnbwn gan Weinidogion Cymru. O ran yr Asesiad Effaith Rheoleiddiol sy'n cyd-fynd â'r Memorandwm Esboniadol hwn, rydym wedi mewnosod yr asesiad effaith ariannol a baratowyd ar gyfer y DU gyfan gan Lywodraeth y DU.  Nid yw'n bosibl dadgyfuno'r wybodaeth hon i lefel Cymru. 

 

3. Y Cefndir Deddfwriaethol

 

3.1. Mae'r Rheoliadau hyn yn rhan o becyn o offerynnau statudol a fydd yn sicrhau bod yr un newidiadau i'r canfasiad blynyddol yn cael eu cyflwyno ledled Prydain. Mae cymhwysedd deddfwriaethol mewn perthynas â chofrestr Seneddol y DU wedi'i gadw.  Cafodd cymhwysedd deddfwriaethol mewn perthynas â'r gofrestr llywodraeth leol yng Nghymru ei ddatganoli i Gynulliad Cenedlaethol Cymru gan Ddeddf Cymru 2017.  Roedd Gorchymyn Gweinidogion Cymru (Trosglwyddo Swyddogaethau) 2018 fel y'i haddaswyd gan Orchymyn Deddf Llywodraeth Cymru 2006 (Diwygio) 2019 yn trosglwyddo i Weinidogion Cymru swyddogaethau sy’n arfer cael eu cyflawni gan Weinidog y Goron mewn perthynas â'r gofrestr llywodraeth leol yng Nghymru, i’r graddau ei bod hi’n bosibl cyflawni’r swyddogaethau hynny o fewn cymhwysedd datganoledig y Cynulliad.

 

3.2 Mae'r Rheoliadau Diwygio RPR 2019 yn gwneud darpariaeth ar gyfer diwygio canfasio mewn perthynas â'r gofrestr Seneddol a chofrestr llywodraeth leol yn Lloegr. Hefyd, mae Gweinidogion yr Alban yn cyflwyno newidiadau cyfatebol mewn perthynas â'r gofrestr llywodraeth leol yn yr Alban, gyda'r bwriad y bydd y newidiadau ar gyfer Prydain gyfan yn dod i rym ar yr un pryd.

 

3.3. Er mwyn gwerthfawrogi'n llawn y newidiadau a gyflwynwyd gan Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Canfasiad Blynyddol) (Diwygio) (Cymru) 2020, dylid eu darllen ar y cyd â'r Rheoliadau UKG, Rheoliadau RPR 2019 a wnaed ar 4 Tachwedd 2019.

 

3.4. Nodir y gofyniad i gael canfasio blynyddol yn adrannau 9A- EROs: duty to take necessary steps a 9D Maintenance of registers: duty to conduct canvass in Great Britain of the 1983 Act.

 

3.5. Mae  Adran 9A o Ddeddf 1983 yn rhoi dyletswydd ar Swyddogion Cofrestru Etholiadol i gymryd yr holl gamau sydd eu hangen i gynnal eu cofrestri a sicrhau, lle bo hynny'n rhesymol ymarferol, bod pob person sydd â hawl i gael ei gofrestru wedi’i gofrestru. Mae’r camau’n cynnwys anfon y ffurflen ganfasio ac ymweld ag aelwydydd unwaith neu fwy.

 

3.6. Mae Adran 9D yn gosod dyletswydd ar Swyddogion Cofrestru Etholiadol i gynnal canfasiad blynyddol yn yr ardal lle maent yn gweithredu. Diben y canfasiad yw canfod enwau a chyfeiriadau pobl sydd â hawl i gael eu cofrestru a'r rhai sydd wedi cofrestru ond nad oes ganddynt hawl i hynny. Mae’n rhaid cynnal y canfasiad yn unol â'r rheoliadau perthnasol, ac mae'n rhoi'r pŵer i'r ERO ymweld ag aelwydydd at ddibenion y canfasiad.

 

3.7. Nodwyd y broses ganfasio yn flaenorol yn Rheoliadau 32ZA (Annual Canvass) a 32ZB (Steps to be taken by a registration officer where no information in response to an annual canvass form is received in respect of a particular address) o RPR 2001 E&W.

3.8. Mae'r pŵer i wneud y newidiadau i'r darpariaethau uchod i'w gael yn adran 53 o Ddeddf 1983 - Power to make regulations as to registration etc ac Atodlen 2 i'r Ddeddf honno – Provisions which may be made in regulations as to registration etc ac yn Adran 7 o Ddeddf Cofrestru a Gweinyddu Etholiadol 2013 - Power to amend or abolish the annual canvass.

3.9. Mae'r pŵer yn adran 53 o'r Ddeddf 1983 yn bŵer i wneud darpariaeth mewn is-ddeddfwriaeth ar ffurf Rheoliadau.  Mae'r pŵer yn adran 7 o Ddeddf 2013 yn bŵer i wneud darpariaeth drwy Orchymyn.  Dibynnir ar adran 39 o Ddeddf Deddfwriaeth (Cymru) 2019 er mwyn gwneud darpariaeth gydlynus mewn perthynas â'r canfasiad blynyddol diwygiedig ar ffurf Rheoliadau.

4. Diben y ddeddfwriaeth a’r effaith y bwriedir iddi ei chael

 

4.1. Mae'r canfasiad presennol yn casglu gwybodaeth am ychwanegiadau posibl i'r gofrestr, newidiadau iddi a gwybodaeth i’w dileu ohoni. Ers cyflwyno Cofrestru Etholiadol Unigol (IER) yn 2014, mae’n rhaid i Swyddogion Cofrestru Etholiadol wahodd darpar etholwyr newydd yn unigol i wneud cais i gofrestru i bleidleisio, a gwirio eu hunaniaeth, cyn y gellir eu hychwanegu at y gofrestr. Mae'r broses hon ar wahân i'r canfasiad blynyddol ond mae’n gallu digwydd ar yr un pryd, a dyna sy’n digwydd fel arfer.

4.2. Yn ei ffurf bresennol, mae'r canfasiad blynyddol a bennir mewn deddfwriaeth yn canolbwyntio ar broses (e.e. nifer y ffurflenni canfasio sydd i'w hanfon i bob aelwyd) yn hytrach na chanlyniadau (e.e. pa mor gywir a chyflawn yw’r gofrestr). Mae'n seiliedig ar bapur i raddau helaeth, mae’n aneffeithlon ac yn hen ffasiwn, ac nid oes llawer o le i arloesi digidol.

4.3. Cynhaliwyd cynlluniau peilot o fodelau amgen ar gyfer cynnal y canfasiad blynyddol yn 2016 a 2017 yng Nghymru, Lloegr a'r Alban – a Blaenau Gwent a Thorfaen oedd yr ardaloedd peilot yng Nghymru. Mae gwerthusiad o'r cynlluniau peilot yn dangos yn glir ei bod yn fanteisiol galluogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol i ganolbwyntio eu hadnoddau'n fwy effeithiol ar eiddo lle mae'r meddianwyr wedi newid a bod angen diweddaru'r gofrestr etholwyr. Mae model canfasio newydd wedi’i ddatblygu ar sail tystiolaeth o'r cynlluniau peilot, adborth o'n hymgynghoriad ac ymgysylltu helaeth â rhanddeiliaid allweddol.

 

4.4. Bydd diben y canfasiad cartrefi o dan y model diwygiedig yr un fath ag o dan y model presennol, sef cael gwybod;

 

·         enwau a chyfeiriadau personau sydd â hawl i gael eu cofrestru ond nad ydynt wedi'u cofrestru eisoes;

·         y personau hynny sydd ar y gofrestr ond nad oes ganddynt hawl bellach i gael eu cofrestru mewn cyfeiriad penodol (fel arfer am eu bod wedi symud).

 

4.5. Y bwriad yw sicrhau bod y ddeddfwriaeth sy'n berthnasol i’r canfasiad blynyddol diwygiedig yn llai rhagnodol ac felly'n fwy caniataol na’r sefyllfa ar hyn o bryd. Dyma amcanion diwygio’r canfasiad:

 

·         gwneud y broses yn symlach ac yn gliriach ar gyfer dinasyddion;

·         rhoi mwy o ddisgresiwn i Swyddogion Cofrestru Etholiadol gynnal canfasiad wedi'i deilwra sy'n fwy addas i'w hardal leol;

·         lleihau'r baich gweinyddol ar Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'r baich ariannol ar drethdalwyr;

·         diogelu cyflawnder a chywirdeb y cofrestri;

·         cynnal diogelwch ac uniondeb y cofrestri;

·         cynnwys y gallu i arloesi a gwella, gyda model y gellir ei addasu ar gyfer newid yn y dyfodol.

 

4.6. Gan fod y canfasiad blynyddol yn parhau i fod yn bwysig, mae'r model newydd yn sicrhau cysylltiad â phob eiddo preswyl o leiaf unwaith yn ystod cyfnod y canfasiad er mwyn sicrhau bod yna gyfle i roi gwybod am newidiadau os oes angen.

 

4.7. Nid ydym yn bwriadu gwneud unrhyw newidiadau i amseriad y canfasiad. Rydym am i Swyddogion Cofrestru Etholiadol barhau i benderfynu ar amser i gychwyn eu canfasiad. Bydd y gofyniad i gyhoeddi'r gofrestr ddiwygiedig erbyn 1 Rhagfyr bob blwyddyn yn parhau, felly hefyd y gallu i ohirio cyhoeddi'r gofrestr ddiwygiedig tan 1 Chwefror os oes etholiad yn cael ei gynnal yn yr ardal yn ystod cyfnod y canfasiad.

 

4.8. Fel y nodwyd uchod, bydd Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Canfasiad Blynyddol) (Diwygio) (Cymru) 2020 yn cael eu gosod a'u gwneud ar ôl y Rheoliadau sy'n rheoli’r gofrestr Seneddol nad yw wedi'i datganoli – Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Canfasiad Blynyddol) (Diwygio) 2019.  Er mwyn gwerthfawrogi'n llawn y newidiadau a gyflwynwyd gan Reoliadau Cymru, dylid eu darllen ar y cyd â Rheoliadau'r DU.

 

Effaith Rheoliadau

4.9. Mae Rheoliadau 3 i 6 yn cynnwys diwygiadau i Ddeddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 sy'n angenrheidiol er mwyn sicrhau ei bod yn cydymffurfio â'r gofynion canfasio newydd a fydd yn berthnasol i gofrestr o etholwyr llywodraeth leol yng Nghymru. Mae adran 9A o Ddeddf 1983 yn rhoi dyletswydd ar swyddogion cofrestru i gymryd y camau sydd eu hangen i gydymffurfio â'r ddyletswydd i gynnal cofrestri o dan adran 9 o Ddeddf 1983. Mae Rheoliad 4 yn diwygio adran 9A (2) i ddiwygio'r camau y caiff swyddog cofrestru eu cymryd mewn perthynas â chofrestr o etholwyr llywodraeth leol yng Nghymru. Mae Rheoliad 5 yn diwygio adran 9D o Ddeddf 1983 er mwyn rhoi pŵer i Weinidogion Cymru, trwy reoliadau, roi swyddogaeth i'r Comisiwn Etholiadol lunio un ohebiaeth ganfasio neu fwy. Hefyd, bydd y diwygiadau i adran 9D yn galluogi swyddog cofrestru sy'n cynnal y canfasiad ar gyfer cofrestr o etholwyr llywodraeth leol yng Nghymru i wneud ymholiadau o dŷ i dŷ er mwyn cael y wybodaeth sy’n ofynnol gan ffurflen ganfasio.  Mae Rheoliad 6 yn diwygio paragraff 3C o Atodlen 2 i Ddeddf 1983 er mwyn rhoi’r pŵer i Weinidogion Cymru wneud darpariaeth bellach trwy reoliadau sy'n awdurdodi neu'n ei gwneud yn ofynnol i swyddog cofrestru ar gyfer cofrestr llywodraeth leol yng Nghymru gymryd camau penodedig er mwyn cael gwybodaeth wrth gynnal y canfasiad.

4.10. Mae Rheoliadau 7 i 20 yn diwygio Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Cymru a Lloegr) 2001.

4.11. Mae rheoliad 8 yn diwygio'r diffiniad o "wasanaeth digidol" yn rheoliad 3 (1) (dehongli) o Reoliadau 2001. Diwygiodd Rheoliadau Diwygio RPR 2019 y diffiniad i gynnwys diben paru data ynghyd â dibenion presennol prosesu ceisiadau ar-lein o dan adrannau 2019ZC a 10ZD o Ddeddf 1983 a dilysu gwybodaeth o dan reoliad 29ZA o Reoliadau 2001.  Mae rheoliad 8 yn ymestyn cymhwysiad y diffiniad i gofrestr o etholwyr llywodraeth leol yng Nghymru.

4.12. Mae Rheoliad 9 yn dirymu rheoliad 26(3)(eb) (ceisiadau i gofrestru) yn Rheoliadau 2001 er mwyn dileu'r gofyniad am yr hyn y cyfeirir ato fel y "blwch ticio meddiannaeth unigol" mewn perthynas â chofrestr llywodraeth leol yng Nghymru. Cyflwynwyd hyn yn 2016 fel rhan o gyfres o fesurau lleihau costau cyn diwygio’r canfasiad yn ehangach. Os yw etholwr wedi nodi mai ef yw unig feddiannydd yr eiddo, ac os nad oes unrhyw wybodaeth arall ar gael sy’n awgrymu fel arall, gall yr ERO ddewis eithrio'r eiddo o'r canfasiad nesaf (neu'r canfasiad presennol, os yw eisoes ar waith). Yn wreiddiol, credwyd y byddai hyn yn lleihau costau’r canfasiad gan y byddai'n caniatáu i Swyddogion Cofrestru Etholiadol hepgor cyfran o eiddo o'r cylch canfasio. Fodd bynnag, yn ymarferol, roedd llawer o etholwyr wedi'u drysu gan y blwch ticio, a nodwyd ei fod wedi arwain at gofnodion anghywir. O ganlyniad, nid oedd Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn fodlon dibynnu ar y wybodaeth o’r blwch ticio, ac maent yn parhau i anfon y Ffurflen Ymholiad Aelwyd.

4.13. Mae Rheoliadau 10 ac 11 yn dirymu Rheoliadau 32ZA (y canfasiad blynyddol: cofrestr o etholwyr llywodraeth leol yng Nghymru) a 32ZB (camau i'w cymryd gan swyddog cofrestru os nad oes gwybodaeth mewn perthynas ag ymateb i ffurflen ganfasio flynyddol yn cael ei derbyn gan gyfeiriad penodol) yn Rheoliadau 2001 sy'n gwneud darpariaeth mewn perthynas â'r canfasiad blynyddol cyfredol. Mae dirymu'r darpariaethau hyn yn ganlyniadol i ddefnyddio'r canfasiad newydd ar gyfer cofrestr o etholwyr llywodraeth leol yng Nghymru.

4.14. Mae Rheoliad 13 o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Cymru a Lloegr) (Canfasiad Blynyddol) (Diwygio) 2019 yn mewnosod Rheoliadau 32ZBA i 32ZBF i Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Cymru a Lloegr) 2001 sy'n gwneud darpariaeth ar gyfer canfasiad blynyddol diwygiedig fel y mae'n berthnasol i gofrestr Seneddol y DU a chofrestr o etholwyr llywodraeth leol yn Lloegr.

4.15. Mae Rheoliadau 12 i 18 o'r Rheoliadau hyn yn diwygio Rheoliadau 32ZBA i 32ZBG yn Rheoliadau 2001 fel y byddant yn berthnasol, gyda rhai amrywiadau, i gofrestr o etholwyr llywodraeth leol yng Nghymru. Mae'r testun isod yn disgrifio'r broses fel y mae'n berthnasol i gofrestr o etholwyr llywodraeth leol yng Nghymru. 

32ZBA Canfasiad Blynyddol

4.16. Mae'r rheoliad hwn yn nodi camau'r canfasiad newydd.  Yn gyntaf, rhaid i'r swyddogion hyn gwblhau'r paru data a bennir ym Mharagraff (1).

4.17. Yn ail, maent wedyn yn dilyn y llwybr priodol ar gyfer yr eiddo.  Mae paragraff (2) yn ei gwneud yn glir mai'r canfasio rhagosodedig yw'r llwybr eiddo heb ei baru. Fodd bynnag, mae paragraff (3) yn darparu ar gyfer dwy broses arall, (y llwybr eiddo wedi'i baru a'r llwybr eiddo diffiniedig), fel eithriadau sy’n cael eu disgrifio ym mharagraffau (4) a (5).

4.18. Mae Paragraff (6) yn atal ERO rhag defnyddio'r llwybr eiddo wedi’i baru os oes gan yr ERO wybodaeth sy'n nodi mai dim ond pobl o dan 18 oed sy'n preswylio yn yr eiddo.

4.19. Mae Paragraff (7) yn diffinio'r wybodaeth y mae'n ofynnol i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ei hystyried wrth benderfynu a ddylid defnyddio'r llwybr eiddo wedi’i baru yn hytrach na'r llwybr eiddo nad yw wedi’i baru. Dyma'r canlyniadau paru data a’r data y mae'r ERO yn ei gadw yn ymwneud â darpar etholwyr ac etholwyr diweddar. Ceir gwybodaeth lawn am y rhain yn 32ZBD.

4.20. Mae Paragraff (8) yn gwneud darpariaeth i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ystyried unrhyw ddata arall (a geir yn lleol fel arfer) sydd ar gael iddynt wrth benderfynu pa broses i’w dewis.

32ZBB Paru Data’r Canfasiad Blynyddol

4.21. Fel yr esboniwyd uchod, bydd y canfasiad blynyddol newydd yn ymgorffori 'paru data' gorfodol ar y dechrau a fydd yn galluogi swyddogion cofrestru etholiadol i baru enwau a chyfeiriadau eu hetholwyr cofrestredig â ffynonellau data eraill.  Mae'r paru data, a nodir ym mharagraffau (1) i (9) yn cynnwys cofnodion paru data ar y gofrestr etholwyr gyda set ddata genedlaethol sy’n cael ei chadw yn warws data'r Adran Gwaith a Phensiynau.  

4.22. Mae'n ofynnol i'r ERO anfon y wybodaeth ragnodedig sydd ganddo am yr etholwyr sydd ar y gofrestr o etholwyr seneddol yng Nghymru a Lloegr a’r gofrestr o etholwyr llywodraeth leol yng Nghymru i'r Gwasanaeth Digidol Cofrestru Etholwyr Unigol ("IER DS") sy'n un o wasanaethau Swyddfa’r Cabinet. Wedyn, anfonir y wybodaeth hon i Adran Ddata a Dadansoddeg yr Adran Gwaith a Phensiynau i'w pharu yn erbyn set ddata a dynnwyd yn rheolaidd yn ei Warws Data. Yna, caiff y canlyniadau eu hanfon yn ôl i'r IER DS, sydd yn ei dro yn datgelu'r canlyniadau i'r ERO.

4.23. Er mai cyfrifoldeb y gweinyddiaethau datganoledig yw datgelu gwybodaeth i'r gwasanaeth digidol yn y lle cyntaf mewn perthynas â'r cofrestrau Llywodraeth Leol yng Nghymru a'r Alban, mae'r darpariaethau sy'n weddill, sy'n nodi'r camau sy'n ofynnol ar gyfer cymharu data, gan gynnwys y fformat a'r seilwaith sydd i'w ddefnyddio, wedi'u cynnwys yn OS y DU. Bydd canlyniadau'r paru data, a ddatgelir i'r swyddogion cofrestru etholiadol yn unol â pharagraff (6), yn ymwneud â'r gofrestr etholwyr seneddol yng Nghymru neu Loegr a'r gofrestr llywodraeth leol yng Nghymru. Lle mae'r canlyniadau hynny'n berthnasol i gofrestrau llywodraeth leol, mae unrhyw brosesu pellach o'r canlyniadau hyn gan swyddogion cofrestru etholiadol Cymru wedi'i ddatganoli.

4.24. Mae eiddo ac etholwyr penodol wedi'u heithrio o'r cam paru data. Mae'r rhain yn cynnwys is-baragraffau (7)(a) a (b) o etholwyr a nodwyd yn llwyddiannus yn ddiweddar (am gyfnod o hyd at 90 diwrnod ar ôl eu nodi), a pharagraff (8) etholwyr categori arbennig, fel pleidleiswyr tramor a chofrestriadau dienw. 

4.25. Yr etholwyr penderfynol yw'r rhai y mae eu cais i gofrestru i bleidleisio wedi'i benderfynu'n llwyddiannus gan y swyddog cofrestru etholiadol, ond ni fyddant yn cael eu hychwanegu at y gofrestr tan y caiff y newid misol nesaf ei gyhoeddi.  Gan na fyddant yn ymddangos yn y gofrestr adeg paru’r data, ni fydd y Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn cyflwyno eu manylion ar gyfer paru.   Yn ymarferol, bydd gan yr ERO ddisgresiwn i bennu ei gyfnod amser ei hun ar gyfer eithrio etholwyr a nodwyd yn ddiweddar. Byddant yn gallu gosod y cyfnod amser o sero hyd at 90 diwrnod.

32ZBC Prosesu gwybodaeth mewn cysylltiad â pharu data’r canfasiad blynyddol

4.26. Mae (1) yn ei gwneud yn glir mai dim ond at ddibenion cofrestru y gellir defnyddio canlyniadau'r broses paru data, neu yn sgil cais yn ymwneud ag achos cyfreithiol, ac mae (2) yn nodi trosedd newydd ar gyfer camddefnyddio data a rennir o dan y cam paru data newydd. Mae'r drosedd hon yn debyg iawn i'r un sydd eisoes ar waith mewn perthynas â chamddefnyddio data sydd wedi’i drosglwyddo yn ystod y cam dilysu data ar gyfer cofrestru (e.e. ym mharagraff (6) o reoliad 29ZB (6) o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001).

4.27. Mae Paragraff (3) yn nodi bod y Gweinidog dros Swyddfa'r Cabinet yn gallu gosod gofynion ar unrhyw Swyddog Cofrestru Etholiadol neu berson sy'n datgelu gwybodaeth i Swyddfa'r Cabinet fel rhan o'r cam paru data.

4.28 Gall y gofynion hyn gynnwys prosesu data, gan gynnwys trosglwyddo, storio a diogelu'r wybodaeth hon. Mae paragraff (4) yn egluro y gall y gofynion hyn ar gyfer prosesu data fod mewn perthynas â chofrestr yr etholwyr seneddol yng Nghymru a Lloegr a'r gofrestr llywodraeth leol yng Nghymru. 

4.29. Mae paragraff (5) yn nodi lle mae'r Gweinidog dros Swyddfa'r Cabinet yn bwriadu gosod gofynion yn ymwneud â phrosesu gwybodaeth ar gyfer y cam paru data cenedlaethol, ac mae'n rhaid sicrhau bod y gwaith hwn wedi’i wneud cyn bod y cam paru data’n dechrau.

32ZBD Canfasiad Blynyddol ar gyfer eiddo pan allai fod angen ychwanegu gwybodaeth at gofrestr o etholwyr, neu ddileu gwybodaeth ohoni, a'r camau i'w cymryd pan na cheir ymateb

4.30. Mae paragraffau (1) i (9) yn nodi'r llwybr eiddo heb ei baru, a ddisgrifir yn yr adran bolisi o'r Asesiad Effaith Rheoleiddiol. 

4.31. Bydd canllawiau ar yr opsiynau amrywiol sydd ar gael i swyddogion cofrestru etholiadol fel rhan o'r llwybr eiddo heb ei baru yn cael eu darparu gan y Comisiwn Etholiadol yn eu Canllawiau ar gyfer Gweinyddwyr Etholiadol.  Bydd hyn yn cynnwys y dewis i ddefnyddio gohebiaeth electronig megis negeseuon e-bost a negeseuon testun i geisio cynyddu cyfraddau ymateb a chau'r cylch gan ddefnyddio dulliau llai drud a mwy arloesol na ffurflen y canfasiad yn unig.  Bydd Rheoliad 15 (d) o’r Rheoliadau hyn yn gosod paragraff 9 i’w gwneud yn glir, os oes dyddiad geni yn cael ei gadw gan y swyddog cofrestru etholiadol ar gyfer person o dan 16 oed, na ddylai'r ffurflen gael ei llenwi ymlaen llaw gyda'r dyddiad geni hwnnw.  

  

32ZBE Canfasiad blynyddol ar gyfer eiddo pan fo’r swyddog cofrestru’n fodlon nad oes angen dileu unrhyw wybodaeth o gofrestr o etholwyr a phan nad oes ganddo reswm i gredu y bydd angen gwneud unrhyw ychwanegiadau i gofrestr o etholwyr

4.32 Mae paragraff (1) yn gwneud darpariaeth i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol  ddefnyddio'r broses ganfasio paru a ddisgrifir yn yr adran bolisi o'r Asesiad Effaith Rheoleiddiol.  Nodir hyn ym mharagraffau (2)-(6) o'r rheoliad. Mae paragraff (3) yn rhoi'r dewis i'r swyddog cofrestru etholiadol o ran anfon gohebiaeth ganfasio A i’r eiddo neu anfon gohebiaeth electronig i'r eiddo lle mae gan y swyddog cofrestru etholiadol fanylion cyswllt perthnasol ar gyfer o leiaf un etholwr llywodraeth leol cofrestredig dros oedran 16 yn yr eiddo lle maent yn gymwys i bleidleisio mewn etholiadau llywodraeth leol yng Nghymru.   Mae is-baragraff (4A) yn ei gwneud yn ofynnol i'r sawl sy'n derbyn yr ohebiaeth i ddarparu dyddiad geni'r rhai sy'n 14 ac yn 15 oed ac sy'n gymwys i gael eu cofrestru ar y gofrestr o etholwyr llywodraeth leol yng Nghymru i’r Swyddog Cofrestru Etholiadol  hefyd.    

4.33. Mae paragraff (7) yn nodi bod yn rhaid i'r swyddog cofrestru etholiadol newid y dull o ganfasio eiddo o'r broses eiddo a barwyd os oes ganddynt reswm i gredu y gall fod newidiadau y mae angen eu cofnodi.  Y nod yw sicrhau bod hyn yn ymdrin â sefyllfaoedd lle mae'r Swyddog Cofrestru Etholiadol  wedi dod yn ymwybodol o angen tebygol i newid y gofrestr ond nad yw wedi derbyn digon o wybodaeth i'w alluogi i fwrw ymlaen â'r prosesau arferol ar gyfer ychwanegu neu ddileu gwybodaeth.

 

32ZBF Canfasiad blynyddol ar gyfer eiddo penodol

4.34. Mae rhai mathau o gyfeiriad preswyl yn llai addas i ddulliau canfasio traddodiadol a ddisgrifir yn adran bolisi yr Asesiad Effaith Rheoleiddiol ac felly mae 32ZBF yn nodi'r broses amgen hon ar gyfer eiddo penodol.   Caiff eiddo sy'n gymwys ar gyfer y broses hon ei nodi ar ddechrau'r broses ganfasio.

4.35. Mae paragraff (1) yn gwneud darpariaeth ar gyfer y broses ar wahân – gan wneud yn glir mai dim ond pan fyddant wedi llwyddo i ddod o hyd i berson cyfrifol mewn eiddo sy'n dod o fewn cwmpas yr eiddo a restrir ym mharagraff (2) y gall y swyddog cofrestru etholiadol ddilyn y broses hon. 

4.36. Mae is-baragraffau (2) (a) i (e) yn rhestru mathau penodol o eiddo sy'n addas ar gyfer y broses hon. 

4.37. Gallai eiddo â'r mathau hyn o nodweddion gynnwys barics y fyddin, llety staff ysbyty neu gymuned grefyddol. Y gofyniad ar ddiwedd is-baragraff (2) (dd) yw bod yn rhaid i'r swyddog cofrestru etholiadol gredu'n rhesymol bod defnyddio'r broses eithriad hon yn fwy tebygol o'u galluogi i gyflawni diben y canfasio blynyddol na'r naill neu'r llall o'r ddwy broses ganfasio arall.

4.38. Mae paragraff (3) yn ei gwneud yn glir na fyddai bloc cyffredin o fflatiau, oni bai ei fod yn dod o dan y diffiniad o dŷ amlfeddiannaeth (HMO) o dan adran 254 o Ddeddf Tai 2004 ac felly o fewn is-baragraff 2 (c), yn gymwys ar gyfer y broses hon.  Gwneir hyn er mwyn osgoi defnyddio'r llwybr hwn yn rhy eang ar gyfer eiddo y dylid eu canfasio'n briodol gan ddefnyddio'r naill neu'r llall o'r ddwy broses arall a ddisgrifir uchod.

4.39. Mae paragraff (5) yn nodi'r wybodaeth y mae'n rhaid i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol  ofyn i'r person cyfrifol amdani.  Mae'r Swyddog Cofrestru Etholiadol  yn gallu casglu'r wybodaeth trwy ddefnyddio unrhyw ddull sy'n briodol yn ei farn ef, sy’n rhoi'r rhyddid iddo ddefnyddio pa ddull bynnag y mae'n teimlo sydd fwyaf effeithiol. Mae hyn yn cyd-fynd â'r bwriad polisi i roi mwy o ddisgresiwn i Swyddogion Cofrestru Etholiadol gwblhau’r broses ganfasio er mwyn eu galluogi i ddefnyddio'r dull gorau ar gyfer yr eiddo perthnasol.

4.40. O dan baragraff (7), os nad yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol  yn gallu casglu'r wybodaeth ofynnol o fewn cyfnod rhesymol, mae’n rhaid iddo ddychwelyd i'r llwybr eiddo nad yw wedi’i baru ar gyfer yr eiddo perthnasol.

 

32ZBG Gofynion y Comisiwn Etholiadol

4.41. Mae'r ddyletswydd a grëwyd gan reoliad 32ZA wedi cael ei hehangu i roi dyletswydd ar y Comisiwn Etholiadol i lunio tri math o ohebiaeth canfasio papur. Mewn ymateb i adborth o'r ymgynghoriad cyhoeddus, mae'r wybodaeth sydd ei hangen ar y ffurflen wedi ei symleiddio ac mae gan y Comisiwn Etholiadol fwy o ddisgresiwn i'w llunio.   O ganlyniad, dim ond gwybodaeth sydd â chysylltiad uniongyrchol â'r canfasiad sy'n cael ei rhagnodi bellach. Bydd hyn yn helpu i wneud diben y ffurflenni’n gliriach a chael gwared ar rywfaint o'r dryswch sy’n wynebu dinasyddion ar hyn o bryd.

4.42. Mae is-baragraff (1) (a) yn rhestru'r ddau fath o ohebiaeth a'r ffurf:

 

(i) gohebiaeth ganfasio A. Gohebiaeth bapur fydd hon i'w defnyddio yn ystod y canfasiad wedi’i baru. Ni fydd angen ymateb iddi oni bai bod angen i’r derbynnydd roi gwybod am newidiadau mewn perthynas â'r aelwyd.

(ii) ffurflen ganfasio (gan amgáu amlen ragdaledig â’r cyfeiriad arni) ar gyfer y llwybr eiddo nad yw wedi’i baru.

(iii) gohebiaeth cyfathrebu B. Gohebiaeth bapur amgen i'w defnyddio yn lle’r ffurflen ganfasio ar gyfer y llwybr eiddo nad yw wedi’i baru.

 

4.43. Fel sy’n digwydd ar hyn o bryd, bydd y Comisiwn Etholiadol yn darparu'r ffurflenni hyn i swyddogion cofrestru, ac fel sy'n digwydd ar hyn o bryd, bydd rhaid i’r swyddogion hyn ddefnyddio'r fersiynau safonedig. Fel sy’n digwydd ar hyn o bryd gyda'r ffurflen ganfasio ragnodedig, bydd Gweinidog Swyddfa'r Cabinet yn cymeradwyo'r ohebiaeth ragnodedig yma. Bydd gofyn i'r Gweinidog dros Swyddfa'r Cabinet ymgynghori â Gweinidogion Cymru ynghylch y ffurflenni a gaiff eu defnyddio yng Nghymru.

4.44. Mae’n rhaid defnyddio Gohebiaeth Ganfasio bapur A ar gyfer y canfasiad wedi’i baru yn unig. Y Comisiwn Etholiadol a fydd yn penderfynu a ddylai'r ohebiaeth hon fod ar ffurf llythyr neu ffurflen. Bwriad y polisi yw rhoi rhywfaint o hyblygrwydd i'r Comisiwn ac osgoi bod yn rhy ragnodol. Bydd yr ohebiaeth hon wedi’i llenwi ymlaen llaw, ac er nad yw'n rhagnodi y dylid cynnwys amlen ragdaledig â’r cyfeiriad arni gyda’r ohebiaeth hon, nid yw’r gyfraith yn atal Swyddog Cofrestru Etholiadol  rhag gwneud hynny os yw'n dymuno. Nodir y gofynion sylfaenol ar gyfer yr ohebiaeth hon ym mharagraff (4).

4.45. Dylid defnyddio’r ffurflen ganfasio ar gyfer y llwybr eiddo nad yw wedi’i baru, a’i hanfon at unrhyw eiddo lle disgwylir newid. Felly, bydd yn debyg i'r ffurflen a ddefnyddir ar hyn o bryd, ffurflen Ymholiadau'r Cartref, ond unwaith eto rydym wedi dileu cymaint o'r elfennau rhagnodedig presennol ag sy'n bosibl.   Mae hyn yn rhoi'r hyblygrwydd mwyaf posibl i'r Comisiwn Etholiadol lunio ffurflen sy'n ennyn ymateb ac yn casglu cymaint o wybodaeth am newid ag sy'n bosibl. Mae'r gofynion sylfaenol ar gyfer y ffurflen wedi'u nodi yn is-baragraffau (5) (a) i (d) a (5A). Bydd (5A) hefyd yn ei gwneud yn ofynnol i'r ffurflen ganfasio ofyn am fanylion y rhai sy'n 14 ac yn 15 oed ac sy'n gymwys i gael eu cofnodi ar y gofrestr o etholwyr llywodraeth leol yng Nghymru ynghyd â'u dyddiad geni.

4.46. Defnyddir gohebiaeth ganfasio B ar gyfer y llwybr eiddo heb ei baru hefyd. Nid oes unrhyw gyfeiriad yn y ddeddfwriaeth at yr ohebiaeth hon ac eithrio’r ffaith y gall y Swyddog Cofrestru Etholiadol   ei hanfon fel unrhyw un (neu fwy) o gamau cyswllt y broses ganfasio lawn a bod yn rhaid i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol  ddefnyddio'r ohebiaeth sydd wedi'i llunio a'i darparu gan y Comisiwn Etholiadol. Bwriad hyn yw rhoi hyblygrwydd i'r Comisiwn arloesi.

4.47. Mae Rheoliad 19 yn dirymu Rheoliad 93A(3) yn Rheoliadau 2001.  Mae'r gofrestr etholwyr yn rhestru enwau a chyfeiriadau pawb sydd wedi cofrestru i bleidleisio mewn etholiadau cyhoeddus. Defnyddir y gofrestr at ddibenion etholiadol, er enghraifft sicrhau mai dim ond pobl gymwys sy’n gallu pleidleisio. Fe'i defnyddir hefyd at ddibenion cyfyngedig eraill a bennir yn y gyfraith, megis: canfod troseddau (e.e. twyll), galw pobl ar gyfer gwasanaeth rheithgor, a gwirio ceisiadau credyd.  Mae’r gofrestr agored yn ddarn o’r gofrestr etholwyr, ond nid yw'n cael ei defnyddio ar gyfer etholiadau. Gall unrhyw unigolyn, cwmni neu sefydliad ei phrynu. Mae'r Offeryn Statudol hwn yn dileu'r gofyniad i gynnwys manylion am y gofrestr agored/wedi’i golygu yn y ffurflen ganfasio.  Bydd unigolyn wedi derbyn gwybodaeth berthnasol i gefnogi'r penderfyniad hwn adeg cofrestru i bleidleisio.

4.48. Mae Rheoliad 21 yn diwygio Rheoliad 20(1) o Reoliadau 2019 fel bod y ddyletswydd ym mharagraff (1) yn gymwys i swyddog cofrestru mewn perthynas â chofrestr o etholwyr llywodraeth leol yng Nghymru. Cyn cyflwyno’r canfasiad diwygiedig ym mis Gorffennaf 2020, mae cynlluniau gweithredu yn cynnwys profi'r cam paru data. Prawf untro fydd hwn, ac i bob diben bydd yn fodd o ymarfer yr hyn a fydd yn digwydd ar ôl diwygio’r canfasiad. Diben cynnal prawf o’r cam paru data yw helpu i ddiwygio’r canfasiad yn llwyddiannus, trwy alluogi Swyddogion Cofrestru Etholiadol i wella eu dealltwriaeth o'r canlyniadau paru y maent yn debygol o'u cyflawni yn eu hardal, ac felly faint o eiddo sy’n debygol o gael eu canfasio trwy ddefnyddio'r llwybr eiddo wedi’i baru a’r llwybr eiddo nad yw wedi’i baru.

4.49. Gwneir darpariaeth ar gyfer y prawf yn Rheoliad 20(1) i (8) o Reoliadau 2019 ac mae bron yn union yr un fath â'r darpariaethau sydd wedi’u gwneud ar gyfer y cam paru data ei hun. Yr unig wahaniaeth yw bod angen cynnal y prawf "o fewn y cyfnod penodedig", sef ar ddyddiad neu ddyddiadau penodol a bennir gan y Gweinidog dros Swyddfa'r Cabinet.  Ar hyn o bryd, bwriedir ei gynnal yn gynnar yn 2020 ar ôl llunio Offerynnau Statudol Llywodraeth Cymru a Llywodraeth yr Alban. Mae Rheoliadau Llywodraeth y DU eisoes wedi'u gwneud.

 

Risgiau

 

4.50. Os na fydd yr is-ddeddfwriaeth hon yn cael ei gwneud yn unol â’r amserlen a nodir, mae yna berygl na fydd y canfasiad yn gadarn oherwydd y posibilrwydd y bydd Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn cynnal dau ganfasiad ar yr un pryd, y naill ar gyfer cofrestr etholwyr etholiad Senedd y DU, a'r llall ar gyfer cofrestr etholwyr etholiad y Cynulliad/llywodraeth leol. Y rheswm am hyn yw y byddai'r canfasio presennol yn berthnasol i gofrestr llywodraeth leol yng Nghymru, a fyddai'n wahanol i'r canfasio newydd a fyddai'n cael ei gynnal mewn perthynas â chofrestr o etholwyr seneddol. Mae hyn yn risg sylweddol i amcanion polisi Llywodraeth Cymru a bydd yn arwain at gostau ar gyfer cynnal dau ganfasiad ochr yn ochr.

 

5. Ymgynghori

 

5.1. Cynhaliwyd ymgynghoriad cyhoeddus 8 wythnos ymhob ardal o’r DU ar y Datganiad Polisi rhwng 5 Hydref a 30 Tachwedd 2018. Cafwyd 82 o ymatebion gan weinyddwyr etholiadol ledled y DU a rhanddeiliaid fel Cymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol, y Comisiwn Etholiadol a Chymdeithas Aseswyr yr Alban. Gofynnwyd i'r ymatebwyr ateb 19 o gwestiynau yn ymwneud ag agweddau gwahanol ar y polisi. Roedd yr ymatebion i'r cynigion polisi yn hynod gadarnhaol. 

 

5.2. Mae Adran 8 o Ddeddf Cofrestru a Gweinyddu Etholiadol 2013, Adran 53(5) o Ddeddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 ac Adran 7(1) a (2) (e) o Ddeddf Pleidiau Gwleidyddol, Etholiadau a Refferenda 2000 yn ei gwneud yn ofynnol i'r Ysgrifennydd Gwladol ymgynghori â’r Comisiwn Etholiadol, y Comisiynydd Gwybodaeth ac unrhyw berson arall sy'n briodol ym marn yr Ysgrifennydd Gwladol. Mae Adran 8 o Ddeddf Cofrestru a Gweinyddu Etholiadol 2013 yn nodi'r gofynion ar gyfer ymgynghori â'r Comisiwn – am gyfnod o ddim llai na thri mis sy'n cynnwys y Comisiwn Etholiadol yn paratoi adroddiad sy'n cyd-fynd â'r Offeryn Statudol drafft.

5.3. Dechreuodd yr ymgynghoriad â'r Comisiwn Etholiadol ar yr Offeryn Statudol ar 23 Gorffennaf 2019, a derbyniwyd yr ymateb gan y Comisiwn Etholiadol ar 18 Tachwedd 2019.  Gweithiodd cyfreithwyr a swyddogion polisi Llywodraeth Cymru gyda'r Comisiwn Etholiadol i nodi a mynd i'r afael ag unrhyw faterion a godwyd lle y bo'n briodol.   

 

5.4. Ymgynghorwyd â Swyddfa Ranbarthol Cymru Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ar 23 Gorffennaf a derbyniwyd ymateb ar 2 Hydref. Roedd yr ymateb yn argymell y dylid cynnal DPIA llawn mewn perthynas â Chymru, yn ogystal â'r DPIA a gynhaliwyd ledled y DU gan Swyddfa'r Cabinet.   

 

 

 


6. RHAN 2 – ASESIAD EFFAITH RHEOLEIDDIOL

 

 

Cefndir

 

6.1. Nododd Swyddogion Cofrestru Etholiadol o bob rhan o Brydain fod y canfasiad blynyddol presennol o etholwyr yn hen ffasiwn ac yn feichus. Mae'r dull ‘un ateb sy’n addas i bawb’ yn seiliedig ar bapur i raddau helaeth, mae’n ddrud ac mae’n gymhleth i'w weinyddu, gan beri dryswch i'r dinesydd.

 

6.2. Felly, cytunodd yr holl lywodraethau i foderneiddio a symleiddio proses y canfasiad blynyddol er mwyn sicrhau ei fod yn addas i'r diben.

6.3. Cynhaliwyd cynlluniau peilot o bedwar model gwahanol ar gyfer cynnal y canfasiad blynyddol yn 2016 a 2017 yng Nghymru, Lloegr a'r Alban. Roedd Blaenau Gwent a Thorfaen yn ardaloedd peilot yng Nghymru.

6.4. Ar sail tystiolaeth y cynlluniau peilot, awgrymwyd mai model hybrid, sy’n cynnwys elfennau llwyddiannus o bob cynllun peilot, oedd y ffordd orau ymlaen. Byddai gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol fwy o ddisgresiwn i lunio gweithgareddau ar gyfer gwaith canfasio sy'n gweddu i'w hamgylchiadau lleol ac i'w galluogi i dargedu unrhyw eiddo y mae angen diweddaru ei fanylion ar y gofrestr etholwyr.

6.5. Rhannwyd y cynigion hyn mewn datganiad polisi ymgynghori ar y cyd ar Ddiwygio’r Canfasiad, a gynhaliwyd gan Lywodraethau Cymru, y DU a'r Alban ac a ddaeth i ben ar 30 Tachwedd 2018.

 

6.6. O dan y canfasiad presennol, mae'n rhaid i Swyddogion Cofrestru Etholiadol anfon Ffurflen Ymholiad Aelwyd i bob cyfeiriad preswyl yn eu hardal. Hefyd, mae'n rhaid iddynt anfon dau nodyn atgoffa i’r rhai nad ydynt yn ymateb ac, os oes angen, ymweld â'r aelwyd. Er nad yw’r rhan fwyaf o aelwydydd angen rhoi gwybod am newid yng nghyfansoddiad yr aelwyd, mae angen ymateb gan bob aelwyd. Os oes newid, anfonir Gwahoddiad i Gofrestru unigol, sy’n peri rhywfaint o ddryswch i etholwyr oherwydd y broses dau gam. 

 

6.7. Dyma amcanion diwygio’r canfasiad:

·         sicrhau bod y broses yn symlach ac yn gliriach i ddinasyddion;

·         sicrhau bod gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol fwy o ddisgresiwn i gynnal canfasiad wedi'i deilwra sy'n gweddu'n well i'w hardal leol;

·         lleihau'r baich gweinyddol ar Swyddogion Cofrestru Etholiadol a'r baich ariannol ar drethdalwyr;

·         diogelu natur gyflawn a chywirdeb y cofrestri;

·         cynnal diogelwch ac uniondeb y cofrestri; a

·         cynnal diogelwch ac uniondeb y cofrestri; cynnwys y gallu i arloesi a gwella, gyda model y gellid ei addasu ar gyfer newid yn y dyfodol.

 

6.8. Bydd y model canfasio newydd yn cynnwys 'cam dirnadaeth data’. Bydd hyn yn hysbysu'r Swyddog Cofrestru Etholiadol  am unrhyw eiddo lle nad yw cyfansoddiad yr aelwyd wedi newid, yn seiliedig ar ddata sydd ar gael iddynt. Wedyn bydd y Swyddog Cofrestru Etholiadol yn gallu dilyn un o ddau lwybr.

 

A: Y broses eiddo wedi'i baru:

·         Mae'r llwybr hwn ar gyfer eiddo lle mae'r etholwyr cofrestredig wedi paru â data arall, sy'n dangos bod cyfansoddiad yr aelwyd yn debygol o fod wedi aros yr un fath ers cynnal canfasiad y blynyddoedd blaenorol.

·         Mae'r swyddogion cofrestru etholiadol yn gallu anfon e-ohebiaeth (fel e-bost neu neges destun) at yr etholwyr a gofrestrwyd yn yr eiddo i gadarnhau pwy sy'n byw yn yr eiddo.

·         Mae'r e-ohebiaeth yn gofyn am ymateb fel y mae i etholwr unigol yn hytrach nag i'r eiddo.

·         Os na dderbynnir ymateb neu os na fydd e-ohebiaeth yn cael ei hanfon (er enghraifft oherwydd nad oes gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol   y manylion cyswllt perthnasol) yna mae'n ofynnol i'r swyddog cofrestru etholiadol anfon Gohebiaeth Canfasio papur A i'r eiddo. Bydd yn cynnwys holl fanylion presennol yr etholwyr a ddelir gan y swyddog cofrestru etholiadol yn y cyfeiriad hwnnw. Os nad oes unrhyw newidiadau i adrodd amdanynt mewn cyfeiriad, nid oes angen ymateb ac nid yw'n ofynnol i'r preswylydd ymateb.

·         Mae'r llwybr hwn yn symlach ac yn rhatach na'r broses ganfasio bresennol gan ei fod yn lleihau nifer yr ohebiaeth bapur a anfonir gan y swyddog cofrestru etholiadol.

 

B: Y broses eiddo heb ei baru:

·         Mae hyn ar gyfer eiddo lle mae canlyniadau'r paru data yn dangos bod cyfansoddiad yr aelwyd yn debygol o fod wedi newid ers cynnal y canfasiad blaenorol.

·         Ystyrir mai dyma'r broses ddiofyn, ac mae gofyn i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol  wneud o leiaf 3 cyswllt gyda'r eiddo er mwyn cael ymateb gan y preswylwyr i ddiweddaru eu manylion. Os ydyn nhw'n cael y wybodaeth ar unrhyw gam yn y cylch, maen nhw'n gallu stopio cysylltu â'r eiddo.

·         Mae cylch chwilio 3 cam yn debyg i'r canfasio presennol. Fodd bynnag, mae nifer o ffyrdd gwahanol y gall swyddogion cofrestru etholiadol gysylltu â'r eiddo, gan gynnwys defnyddio'r llythyr papur, y ffurflen ganfasio ar bapur, e-ohebiaeth, galwadau ffôn ac ymweliadau â'r eiddo.

·         Bydd y ffurflen ganfasio ar bapur yn debyg i'r Ffurflen Ymholiadau Cartref gyfredol a bydd yn cynnwys yr holl wybodaeth sydd gan y swyddog cofrestru etholiadol ar bob etholwr sydd wedi'i gofrestru yn yr eiddo. Bydd yn nodi'r ffyrdd y gall etholwyr ymateb, er enghraifft drwy wasanaeth ar-lein, dros y ffôn neu drwy eu dychwelyd i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol . Mae'n gofyn am ymateb ac mae'n cael ei anfon gydag amlen ragdaledig gyfeiriedig.

·         Ni chaniateir i swyddogion cofrestru etholiadol gau'r cylch chwilio os nad yw'r ffurflen hon wedi cael ei hanfon fel un o'r cysylltiadau.

·         Yn unol â'r polisi o ganiatáu disgresiwn mawr i swyddogion rheoli etholiadol o ran y ffordd y maent yn cynnal y canfasio yn eu hardal, gall swyddogion cofrestru etholiadol hefyd ddewis anfon Gohebiaeth Ganfasio B (CCB) fel un o'r opsiynau cyswllt. Nid yw cynnwys y CCB wedi'i ragnodi yn y ddeddfwriaeth ac mae'r Comisiwn Etholiadol yn gyfrifol am ddylunio ffurflenni diwygio a gohebiaeth y canfasio, ac mae'n bosibl bod y CCB wedi'i gynllunio fel llythyr yn hytrach na ffurflen. Yn yr achos hwn, efallai y bydd swyddogion cofrestru etholiadol yn dewis anfon CCB i geisio lleihau nifer y ffurflenni canfasio y mae angen iddynt eu hanfon, sy'n gofyn am gynnwys amlen ragdaledig, neu annog etholwyr i gwblhau eu hymateb ar-lein.

 

C: Y broses eiddo diffiniedig, rheoliad 32ZBFnewydd:

·         Mae hyn ar gyfer eiddo megis cartrefi gofal a hostelau lle gellir cael y wybodaeth ofynnol gan berson cyfrifol (hynny yw, person sy'n dal gwybodaeth yn gyfreithlon am breswylwyr yr eiddo ac sy'n gallu ei rhannu'n gyfreithlon) gan ddefnyddio pa bynnag ddull sy’n briodol ym marn y Swyddog Cofrestru Etholiadol  . Gall hyn gynnwys defnyddio gohebiaeth bapur, ymweliad â'r eiddo, galwad ffôn neu ddull electronig. Mae'r math o eiddo y gellir eu cynnwys o fewn y broses hon wedi'u nodi yn y ddeddfwriaeth.

 

6.9 O dan y canfasiad diwygiedig, bydd pob eiddo yn dal i dderbyn gohebiaeth ysgrifenedig os na chafwyd ymateb i ohebiaeth unigol ac os nad yw'r swyddog cofrestru etholiadol wedi llwyddo i ddiweddaru'r wybodaeth sydd ganddo mewn perthynas â'r eiddo hwnnw ar y gofrestr (au). Mae hyn i ddiogelu cyflawnder a chywirdeb y gofrestr. Fodd bynnag, y prif wahaniaeth o dan y canfasiad diwygiedig yw nad oes angen i'r eiddo lle mae'r Swyddog Cofrestru Etholiadol  yn fodlon nad oes newidiadau i'w gwneud, ymateb i'r ohebiaeth ganfasio bapur, ac ni fydd yna broses ddilynol.

 

Yr Opsiynau

 

6.10. Wrth ddrafftio'r asesiad effaith rheoleiddiol hwn, ystyriwyd dau opsiwn:

 

·         Opsiwn 1 – Busnes fel Arfer

 

·         Opsiwn 2 – Moderneiddio a symleiddio proses y canfasiad blynyddol er mwyn sicrhau ei fod yn addas i'r diben.

 

Opsiwn 1: Busnes fel arfer

 

Disgrifiad

 

6.11. Ni fyddai opsiwn 1 yn cyflwyno unrhyw newid ychwanegol. Yn ei ffurf bresennol, mae'r canfasiad blynyddol a ragnodir mewn deddfwriaeth yn canolbwyntio ar broses (e.e. nifer y Ffurflenni Canfasiad i'w hanfon i bob aelwyd) yn hytrach na chanlyniadau (e.e. cywirdeb a chyflawnrwydd y gofrestr). Mae'n seiliedig ar bapur i raddau helaeth, mae’n aneffeithlon ac yn hen ffasiwn, ac nid oes llawer o le i arloesi digidol.

6.12. Mae'n rhaid i Swyddogion Cofrestru Etholiadol anfon Ffurflen Ymholiad Aelwyd i bob cyfeiriad preswyl yn eu hardal. Hefyd, mae'n rhaid iddynt anfon dau nodyn atgoffa i’r rhai nad ydynt yn ymateb ac, os oes angen, ymweld â'r aelwyd. Er nad yw’r rhan fwyaf o aelwydydd angen rhoi gwybod am newid yng nghyfansoddiad yr aelwyd, mae angen ymateb gan bob aelwyd.

 

6.13. Mae'n debygol y bydd Llywodraeth y DU yn bwrw ymlaen â'r broses o ddiwygio’r canfasiad, waeth a yw Cymru’n gwneud hynny ai peidio.  Pe na bai Cymru’n cyflwyno newidiadau wedyn, byddai'n golygu bod dau ganfasiad yn cael eu cynnal ar yr un pryd – y naill ar gyfer y gofrestr Seneddol nad yw wedi’i datganoli a’r llall ar gyfer y gofrestr llywodraeth leol sydd wedi’i datganoli. Hefyd, bydd hyn yn golygu bod etholwyr yn derbyn gwybodaeth am y ddau ganfasiad, gan achosi dryswch mawr ynglŷn â phleidleisio.  Yn 2018/19, rhoddodd Swyddfa Cabinet Llywodraeth y DU £ 0.7M i awdurdodau lleol yng Nghymru i dalu am gostau ychwanegol Cofrestru Etholiadol Unigol.  Os na fydd y broses o ddiwygio yn mynd yn ei blaen yng Nghymru, gallai hyn fod yn gost ychwanegol i Lywodraeth Cymru.

 

Opsiwn 2: Moderneiddio a symleiddio proses y canfasiad blynyddol er mwyn sicrhau ei fod yn addas i'r diben.

 

Disgrifiad

 

6.14. Bydd y model canfasio newydd yn cynnwys 'cam dirnadaeth data’. Bydd hyn yn hysbysu'r Swyddog Cofrestru Etholiadol  am unrhyw eiddo lle nad yw cyfansoddiad yr aelwyd wedi newid, yn seiliedig ar ddata o ffynonellau eraill. Wedyn bydd y Swyddog Cofrestru Etholiadol   yn gallu dilyn un o ddau lwybr. Llwybr 1, ar gyfer eiddo lle mae'r data’n awgrymu nad oes unrhyw newid yng nghyfansoddiad yr aelwyd, a Llwybr 2 ar gyfer eiddo lle nad yw'r data’n ategu'r wybodaeth sydd gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol   ar hyn o bryd ar gyfer yr eiddo.

 

6.15. Bydd eiddo lle mae'r data'n dangos nad oes unrhyw newidiadau yn parhau i dderbyn cyswllt gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol  , ond un gwahaniaeth sylfaenol yw’r ffaith nad oes angen ymateb, gan hepgor prosesau dilynol sy’n defnyddio llawer o adnoddau. Bydd hyn yn golygu bod modd symleiddio’r broses ar gyfer aelwydydd nad ydynt yn newid bob blwyddyn, gan alluogi'r Swyddog Cofrestru Etholiadol  i ganolbwyntio ei adnoddau ar aelwydydd y mae angen ymateb ganddynt, ac ar ddiweddaru'r gofrestr o etholwyr.

 

Costau a manteision

6.16. Arweiniwyd y polisi a’r gwaith o weithredu’r newid i’r canfasiad gan Lywodraeth y DU sydd wedi ariannu'r canfasio blynyddol mewn perthynas â'r DU gyfan ers 2014. Mae Llywodraeth y DU wedi cynhyrchu a rheoli'r polisi, y cynlluniau peilot, yr ymgynghori a'r prosesau gweithredu gyda mewnbwn gan Weinidogion Cymru. O ran yr Asesiad Effaith Rheoleiddiol sy'n cyd-fynd â'r Memorandwm Esboniadol hwn, rydym wedi rhoi isod, crynodeb o'r asesiad effaith ariannol a gymerwyd yn uniongyrchol o'r asesiad effaith a baratowyd ar gyfer y DU gyfan gan Lywodraeth y DU ac a gyhoeddwyd ar wefan legislation.gov.uk.  Nid yw'n bosibl dadgyfuno'r wybodaeth hon i lefel Cymru am y rhesymau a nodir isod yn 6.17 i 6.19. Yr amcangyfrif gorau ar gyfer y budd net ledled y DU yw £ 170.9 M dros y cyfnod o ddeng mlynedd o 2020/21 i 2029/30

 


 

 

Crynodeb

 

Teitl: Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Canfasiad Blynyddol) (Diwygio) 2019

Rhif Cyfeirnod RPC: amherthnasol

Adran neu asiantaeth arweiniol: Swyddfa'r Cabinet       

Adrannau neu asiantaethau eraill: amherthnasol 

Rhif IA: CO2018

Asesiad effaith (IA)

Dyddiad: 01 Hydref 2019

Cam: Terfynol

Ffynhonnell yr ymyriad: Domestig

Math o fesur: Is-ddeddfwriaeth

Cyswllt ar gyfer ymholiadau : Dadansoddiad Grŵp y Cyfansoddiad, Swyddfa'r Cabinet
cg-analysis@cabinetoffice.gov.uk

 

 

 

 

 

 

 

Crynodeb: Ymyriad ac Opsiynau

 

Barn RPC: Ddim yn berthnasol

 

Cost yr opsiwn a ffefrir (neu sy’n fwy tebygol: Opsiwn 1 – Diwygio’r Canfasiad

Cyfanswm net  presennol

Gwerth presennol net y busnes

Cost net i fusnes bob flwyddyn

Statws Targed Effaith Busnes

Darpariaeth nad yw'n gymwys

£170.9 m

amherthnasol

amherthnasol

Beth yw'r broblem sy'n cael ei hystyried? Pam y mae angen i'r Llywodraeth ymyrryd?

Mae'r canfasio yn casglu gwybodaeth am ychwanegiadau, newidiadau a diddymiadau posibl i'r gofrestr etholiadol. Mae'n seiliedig ar bapur yn helaeth ac yn hen ffasiwn. Rhaid i bob eiddo ymateb i'r canfasio hyd yn oed os nad oes ganddo unrhyw newidiadau i'w nodi. Os methant ag ymateb, maent yn mynd i mewn i gylch o atgoffa a chnocio drws personol cynhwysfawr. Mae hyn yn gostus, yn aneffeithlon, ac yn ddryslyd yn aml i etholwyr pan fyddant yn wynebu'r canfasio blynyddol a'r cofrestriad etholiadol unigol (IER). Mae angen ymyrryd er mwyn diwygio'r canfasio drwy ddiwygio'r ddeddfwriaeth.

 

 

 

 

Beth yw'r amcanion polisi a'r effeithiau a fwriedir?

Mae'r diwygiadau hyn yn parhau i weithio tuag at system gofrestru etholiadol sy'n fodern ac wedi'i galluogi'n ddigidol. Bydd y diwygiadau yn lleihau rheoleiddio rhagnodol a fydd yn grymuso swyddogion cofrestru etholiadol i deilwra eu gwasanaethau i'w hetholwyr lleol, gwneud y mwyaf o'r cofrestru etholiadol – yn enwedig ymhlith grwpiau sydd wedi'u tangofrestru – ac, yn y pen draw, lleihau os nad yw'n gwrthbwyso'n llawn y costau ychwanegol a gynhyrchir gan IER. Mae'r diwygiadau wedi'u cynllunio i gynnal cywirdeb a chyflawnrwydd y gofrestr etholiadol fel ag y mae ar hyn o bryd.

 

Pa opsiynau polisi sydd wedi'u hystyried, gan gynnwys unrhyw ddewisiadau amgen i reoleiddio? Cyfiawnhewch yr opsiwn a ffefrir (manylion pellach yn y Sylfaen Dystiolaeth)

Cynhaliwyd cynlluniau peilot o fodelau amgen ar gyfer cynnal y canfasiad yn 2016 a 2017 a threialwyd y pedwar model ar draws 27 ardal awdurdod lleol yng Nghymru, Lloegr a'r Alban fel rhan o hapdreial rheoli, a adeiladodd sail dystiolaeth gadarn ar gyfer diwygio y canfasiad blynyddol. Mae’r sylfaen dystiolaeth yn dangos y dull un-maint-i-bawb sy'n bodoli ar hyn o bryd, sy'n cynnwys nifer o gamau rhagnodedig, nad yw'n rhoi fawr o ystyriaeth i wahaniaethau o fewn a rhwng ardaloedd cofrestru. Mae'n drwm ar bapur, yn ddrud ac yn gymhleth i'w weinyddu. Yn olaf, mae'n broses sy'n arwain at ddryswch i'r dinesydd. Mae pob awdurdod sy'n cymryd rhan yn credu y dylid moderneiddio'r canfasio presennol. Yn seiliedig ar y dystiolaeth o'r cynlluniau peilot, credwn mai model hybrid, sy'n cymryd elfennau llwyddiannus pob un o'r prosesau hyn ac yn eu mireinio, yw'r ffordd orau ymlaen, Diwygio Canfasio, opsiwn 2-ein opsiwn a ffefrir.

 

 

A fydd y polisi'n cael ei adolygu?  Bydd yn cael ei adolygu.  Os yn berthnasol, dyddiad adolygu penodedig: 2022

A yw'r gweithredu'n mynd y tu hwnt i ofynion sylfaenol yr UE?

Amherthnasol

A yw'r Mesur hwn yn debygol o effeithio ar fasnach a buddsoddi?

Amherthnasol

A oes unrhyw rai o'r sefydliadau hyn o fewn cwmpas?

Micro:

Nac oes

Bach: Nac oes

Canolig: Nac oes

Mawr: Nac oes

 


 

Crynodeb: Dadansoddiad a Thystiolaeth

Opsiwn Polisi 1 – parhau â'r canfasiad presennol

Disgrifiad: ASESIAD ECONOMAIDD LLAWN

Sylfaen prisiau FY20/21

Sylfaen PV
FY20/21

Cyfnod amser 10 mlynedd

Budd net (gwerth presennol (PV)) (£ m)

Isel: Amh.

Uchel: Amh.

Amcangyfrif gorau: Amherthnasol

 

COSTAU (£ m)

Cyfanswm pontio
      
(Pris cyson) Blynyddoedd



Blynyddol cyfartalog
(heb gynnwys. Pontio) (pris cyson)

Cyfanswm y gost
(Gwerth presennol)

Isel

Amherthnasol

10

Amherthnasol

Amherthnasol

Uchel

Amherthnasol

Amherthnasol

Amherthnasol

Gorau

 

Amherthnasol

Amherthnasol

Amherthnasol

Disgrifiad a graddfa'r costau allweddol yn ariannol yn ôl 'prif grwpiau yr effeithir arnynt’

Ni roddwyd gwerth ar y costau uchod gan mai dyma'r llinell sylfaen ar gyfer asesu opsiynau eraill.

Mae dau fath o gost ynghlwm wrth y broses ganfasio bresennol:

·         Gohebiaeth allanol: cost cyhoeddi ffurflenni ymholiadau cychwynnol a nodiadau atgoffa am aelwydydd (HEFs) a chynnal ymweliadau â'r cartref sy'n gysylltiedig â HEF fel rhan o'r cylch HEF; a

·         Prosesu mewnol: cost derbyn a phrosesu ymatebion HEFs.

Y prif grŵp yr effeithir arno yw'r swyddogion cofrestru etholiadol sydd â dyletswydd gyfreithiol i gadw'r gofrestr, felly effeithir ar awdurdodau lleol a byrddau prisio ar y cyd.

 

Costau allweddol eraill nad ydynt yn ariannol yn ôl 'prif grwpiau yr effeithir arnynt’  - Ddim yn berthnasol.

 

 

MANTEISION (£ m)

Cyfanswm pontio
      
(Pris cyson)

Blynyddoedd



Blynyddol cyfartalog
(heb gynnwys. Pontio) (pris cyson)

Cyfanswm y budd
(Gwerth presennol)

Isel

Amherthnasol

10

Amherthnasol

Amherthnasol

Uchel

Amherthnasol

Amherthnasol

Amherthnasol

Gorau

 

Amherthnasol

Amherthnasol

Amherthnasol

Disgrifiad a graddfa'r buddion allweddol yn nhermau ariannol yn ôl 'prif grwpiau yr effeithir arnynt’

Amherthnasol - dyma'r llinell sylfaen ar gyfer asesu opsiynau eraill

Buddion eraill allweddol nad ydynt yn ariannol yn ôl 'prif grwpiau yr effeithir arnynt’

Ddim yn berthnasol.

Tybiaethau allweddol/sensitifrwydd/risgiau     cyfradd ddisgowntio (%)

 

3.5

Mae'r canfasio presennol wedi parhau ar ei ffurf bresennol ers 2014. Mae gennym wybodaeth dda i amcangyfrif y rhannau o'r canfasio presennol sydd o fewn cwmpas y diwygiadau. Disgrifir rhagdybiaethau, lle y'u defnyddir yn y modelu, drwyddi draw.

 

 

 


 

Crynodeb: Dadansoddiad a Thystiolaeth

Opsiwn polisi 2 – gweithredu canfasio wedi'i ddiwygio

Disgrifiad: ASESIAD ECONOMAIDD LLAWN

Sylfaen prisiau FY20/21

Sylfaen PV
FY20/21

Cyfnod amser 10 ml.

Budd net (gwerth presennol (PV)) (£ m)

Isel: £ 90.3 m

 

Uchel:

£262.5 m

Amcangyfrif gorau: £170.9 m

 

 

COSTAU (£ m)

Cyfanswm pontio
(Pris cyson) Blynyddoedd



Blynyddol cyfartalog
(heb gynnwys pontio) (pris cyson)

Cyfanswm y gost
(Gwerth presennol)

Isel

0

10

-       £10.9 m

-         £90.3m

Uchel

0

-       £30.9 m

-       £262.5m

Gorau

 

0

-       £20.3 m

 

-       £170.9m

Disgrifiad a graddfa'r costau allweddol yn ariannol yn ôl 'prif grwpiau yr effeithir arnynt’

Bydd diwygio'r Rheoliadau yn caniatáu ar gyfer model canfasiad newydd. Mae'r costau uchod yn cynrychioli'r arbedion o'u cymharu â'r gwrthffeithiol.

Bydd y canfasiad diwygiedig yn rhoi cam paru data ar ddechrau'r canfasiad sy'n pennu pa "lwybr" y dylai eiddo ei ddilyn, ond yn gyffredinol bydd amrywiaeth o ddulliau cyfathrebu, megis drwy bapur, e-ohebiaeth, a ffôn yn cael eu hanfon i gartrefi. Swyddogion cofrestru lleol sydd i benderfynu ar y cyfuniad priodol o ohebiaeth. Bydd y cam paru data yn arwain at arbedion cost oherwydd dim ond un darn o ohebiaeth y bydd aelwydydd a barwyd yn ei dderbyn. Mae Diwygio’r Canfasiad yn golygu bod y ddeddfwriaeth sy'n rheoli'r canfasio blynyddol yn mynd yn llai rhagnodol, gan alluogi swyddogion cofrestru etholiadol i arloesi ac addasu eu canfasio i gydweddu ag anghenion eu trigolion lleol gan gynnwys e-ohebiaeth rhatach.

 

 

Costau allweddol eraill nad ydynt yn ariannol yn ôl 'prif grwpiau yr effeithir arnynt’

Anhysbys

MANT-EISION (£ m)

Cyfanswm pontio
(Pris cyson)

Blynyddoedd



Blynyddol cyfartalog
(heb gynnwys pontio) (pris cyson)

Cyfanswm y budd
(Gwerth presennol)

Isel

Anhysbys

10

Anhysbys

Anhysbys

Uchel

Anhysbys

Anhysbys

Anhysbys

Gorau

 

Anhysbys

Anhysbys

Anhysbys

Disgrifiad a graddfa'r buddion allweddol yn nhermau ariannol yn ôl 'prif grwpiau yr effeithir arnynt’

Gan mai amcan y polisi arfaethedig yw cynnal cywirdeb a chyflawnrwydd y gofrestr etholiadol o leiaf, mae'r manteision o Ddiwygio’r Canfasiad ar gyfer symlrwydd a phwrpas yr asesiad effaith hwn wedi'i bennu'n sero.

Buddion eraill allweddol nad ydynt yn ariannol yn ôl 'prif grwpiau yr effeithir arnynt’  Anhysbys

Ddim yn hysbys.

 

Tybiaethau allweddol/sensitifrwydd/risgiau cyfradd ddisgowntio (%)

 

3.5

 

Nid yw'r canfasiad diwygiedig, Diwygio’r Canfasiad, wedi cael ei dreialu yn yr union ffurf sy’n cael ei gynnig. Er mwyn llywio ein hamcangyfrifon, rydym wedi defnyddio gwybodaeth o'r data mewnol a gasglwyd gan yr awdurdodau lleol yn 2019 yn ogystal â gwybodaeth ar lawr gwlad a data heb ei gyhoeddi gan y Comisiwn Etholiadol. Mae tybiaethau sy'n cael llawer o effaith ar yr amcangyfrifon cost ac felly’r arbedion cost arfaethedig o Ddiwygio’r Canfasiad yn cael eu trafod yn fanwl. Disgrifir tybiaethau eraill, lle cânt eu defnyddio yn y modelu, drwyddo draw.

 

 

6.17 Mae'r dadansoddiad yn egluro'r modelu sy'n sail i'r arbedion cost disgwyliedig a ddeilliodd o Ddiwygio’r Canfasiad. Mae ein cyfrolau a'n cyfrifiadau o gostau yn yr isadrannau canlynol wedi'u talgrynnu i'r deg, cant, mil neu filiwn agosaf. Mae'n bosibl na fydd rhai ffigurau'n dod i’r union gyfanswm cywir oherwydd talgrynnu. Oni sonnir am hynny, mae'r holl gostau a grybwyllir yn gysylltiedig â llywodraeth leol (awdurdodau lleol a chyd-fyrddau prisio).

 

6.18. Fel yr amlinellwyd uchod, mae Diwygio’r Canfasiad yn cyflwyno ymreolaeth yn y system. Mae hyn yn ei gwneud hi'n anodd i ragweld sut y bydd awdurdodau lleol unigol a chyd-fyrddau prisio yn ymateb i'r cyfleoedd a gyflwynir gan Ddiwygio’r Canfasiad. Yn ei dro, mae hyn yn golygu na allwn ddweud â sicrwydd pendant faint o arbedion a gaiff eu creu ar lefel awdurdod lleol neu ar lefel y cyd-fyrddau prisio.

 

6.19. O ganlyniad, yn y dadansoddiad hwn, rydym yn gwneud tybiaethau a gymhwysir at awdurdodau lleol er mwyn amcangyfrif yr arbedion cost a geir ar lefel macro, Prydain Fawr i gyd. Rydym yn cyflwyno amrywiaeth o senarios, gan ddechrau gyda senarios pesimistaidd (er enghraifft, lle nad yw awdurdodau lleol yn mabwysiadu mesurau arbed costau ar unwaith) i rai uchelgeisiol (lle maent yn defnyddio mesurau mwy cost-effeithlon o gyflwyno'r diwygiad). 

 

Crynodeb o senarios arbedion   Tabl 1: Crynodeb o’r senarios arbed costau

 

Senario arbed isel

Senario arbed isel canolig[1]

Senario arbed uchel canolig

Senario arbed uchel iawn

Blynyddoedd ariannol 2020/21 – 2029/30

Arbedion cost (cyfartaledd blynyddol canfasiad cyfredol – cyfartaledd blynyddol canfasiad diwygiedig)

£10,900,000

£20,300,000

£20,600,000

£30,900,000

Blwyddyn ariannol 2020/21

 

Blwyddyn 1 arbediad cost (canfasiad cyfredol – canfasiad diwygiedig)

 

£4,100,000

£10,400,000

£10,700,000

£17,300,000

Blwyddyn 1 cost y canfasiad cyfredol

£53,800,000

£55,300,000

£55,300,000

£56,800,000

Ffactorau allweddol:

 

 

 

 

Cost uned cyflog staff (y funud)

 

£0.24

£0.27

£0.27

£0.30

Blwyddyn 1 cost y canfasiad diwygiedig

£49,700,000

£44,900,000

£44,600,000

£39,600,000

Ffactorau allweddol:

 

 

 

 

Senario a ddefnyddir yn llwybr 1 a llwybr 2

Yn seiliedig ar bapur yn bennaf – yn unol â'r

Yn seiliedig ar bapur yn bennaf – yn unol â'r

Digidol – gwneud defnydd o gyfleoedd newydd

Digidol – gwneud defnydd o gyfleoedd newydd

Sensitifrwydd-cyfradd paru data

55%

65%

65%

75%

% yr eiddo yn llwybr 3

2.00%

1.00%

1.00%

0.13%

Cost uned cyflog staff (y funud)

£0.24

£0.27

£0.27

£0.30

Amser a gymer i wireddu costau staff

3 + blynedd

2 + blynedd

2 + blynedd

1 flwyddyn

 

 

Tabl 2: Amcangyfrifon cost gwerth presennol, blynyddoedd ariannol 2020/21 – 2029/30 (blwyddyn sylfaen: 2020/21 prisiau)

 

Senario arbed isel mewn dadansoddiad canfasiad diwygiedig

Senario arbed isel canolig mewn dadansoddiad canfasiad diwygiedig

Senario arbed uchel canolig mewn dadansoddiad canfasio diwygiedig

Senario arbed uchel mewn dadansoddiad canfasio diwygiedig

Opsiwn cyffredinol 1:

Canfasiad diwygiedig

£427,100,000

£360,900,000

£358,100,000

£283,800,000

Cymharu â’r gwrthffeithiol: canfasiad cyfredol

- £90,300,000

- £170,900,000

- £173,700,000

- £262,500,000

 

 

 

 

 

7. Ymgynghori

 

7.1. Gweler adran 5 o Ran I am gefndir yr ymgynghoriad.

 

8. Crynodeb o'r Asesiad Polisi

 

8.1. Mae'r canfasiad blynyddol yn casglu gwybodaeth am ychwanegiadau posibl i'r gofrestr etholiadol, newidiadau iddi a gwybodaeth i’w dileu ohoni. Mae'r newidiadau i'r canfasio yn cynnwys cam paru data ar ddechrau'r canfasio a fydd yn hysbysu'r swyddogion cofrestru etholiadol pa eiddo sydd wedi newid cyfansoddiad yr aelwyd ac sydd heb wneud hynny, yn seiliedig ar ddata a ddelir gan ffynonellau eraill.  Ni fydd y diwygiadau i'r canfasiad blynyddol yn effeithio ar y broses o gofrestru fel etholwr ond yn hytrach bydd yn canolbwyntio ar y cam casglu gwybodaeth cychwynnol.

8.2. Mae newidiadau i'r canfasio blynyddol o fewn yr asesiad hwn yn digwydd ar yr un pryd â'r llall gan ddiwygiadau etholiadol eraill y mae'n bosibl y bydd angen eu hystyried wrth ochr ei gilydd.

8.3. Un o'r newidiadau hyn yw'r cynnydd yn y fasnachfraint drwy'r Bil Senedd ac Etholiadau (Cymru) a'r Bil Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) a gyflwynwyd yn ddiweddar, a fydd yn gostwng yr oedran pleidleisio i 16 ar gyfer etholiadau'r Senedd a Llywodraeth Leol.  Bydd hyn yn golygu y bydd yr holl bobl ifanc 16 ac 17 oed sy'n preswylio yng Nghymru a rhai pobl ifanc 14 a 15 oed (os byddant yn cyrraedd 16 oed yn ystod y cyfnod y mae'r gofrestr mewn grym) yn cael eu hychwanegu at y gofrestr etholiadol.  Mae Rheoliad Cynrychiolaeth y Bobl (Canfasiad Blynyddol) (Diwygio) (Cymru) 2020 yn rhagweld y newid hwn yn oedran y rhai a gaiff eu rhyddfreinio fel bod y canfasiad newydd yng Nghymru yn gweithio i'r holl etholwyr. 

8.4. Os derbyniwn y diffiniad o blentyn fel person nad yw eto wedi cyrraedd 18 oed (yn ôl Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014 ac Erthygl 1 o Gonfensiwn y Cenhedloedd Unedig ar Hawliau'r Plentyn), yna bydd y newidiadau i'r canfasiiad blynyddol yn effeithio’n uniongyrchol ar grŵp penodol o blant: y gyfran fawr o bobl ifanc 16 a 17 oed a fydd yn cael eu cynnwys ar y gofrestr etholiadol ac a fydd yn gallu pleidleisio.

8.5. Er i holl erthyglau CCUHP gael eu hystyried wrth wneud newidiadau i'r canfasiad blynyddol, mae'r ddwy erthygl isod wedi bod ar frig y dadansoddiad.


 

Erthygl 12

8.6. Mae gan blant yr hawl i ddweud eu barn ynghylch yr hyn a ddylai ddigwydd pan fo oedolion yn gwneud penderfyniadau sy'n effeithio arnyn nhw, ac i'w barn gael ei hystyried.

 

Erthygl 16

8.7. Mae gan blant yr hawl i breifatrwydd. Dylai'r gyfraith eu diogelu rhag ymosodiadau yn erbyn eu ffordd o fyw, eu henw da, eu teuluoedd a'u cartrefi.

Effeithiau cadarnhaol

8.8.Er mwyn arfer eu hawliau i ddweud beth ddylai ddigwydd yn eu barn nhw ac i'w barn gael ei hystyried (h.y. i bleidleisio), bydd angen ychwanegu pobl 16 ac 17 oed at y gofrestr etholiadol ac mae diwygio’r canfasiad yn hwyluso’r broses honno drwy ddiwygio’r canfasiad cyfan fel bod y swyddogion cofrestru etholiadol yn gallu treulio llai o amser ar ganfasio aelwydydd lle nad oes newid a chanolbwyntio eu hadnoddau ar nodi'r rhai nad ydynt wedi'u cofrestru eto er mwyn iddynt gael eu gwahodd i gofrestru.  

Effaith negyddol a chamau lliniaru posibl

8.9. Mae'n ofynnol i'r swyddogion hyn sicrhau cyflawnder a chywirdeb y cofrestri etholiadol.    Mewn perthynas ag oedran, gallai effaith negyddol bosibl y llwybr 1 newydd (Llai Manwl) i'r rhai sydd wedi troi'n 16 yn ddiweddar ac sydd heb gofrestru eto gael eu colli yn y canfasio blynyddol. Y rheswm am hyn yw nad oes angen ymateb ar ohebiaeth babur llwybr 1 os nad oes gan yr aelwyd unrhyw newidiadau mewn cyfansoddiad i adrodd amdanynt a hefyd mai dim ond gwybodaeth am y rhai sydd eisoes wedi cofrestru a anfonir o baru data. 

8.10.Er mwyn lliniaru hyn, bydd cynllunio gohebiaeth fel rhan o'r diwygiadau yn cynnwys datblygu negeseuon clir.  Fodd bynnag, bydd yr ohebiaeth hefyd yn cynnwys ysgogiad i hysbysu'r swyddog cofrestru etholiadol os oes person a ddylai fod wedi'i gofrestru yn preswylio yn yr eiddo, sydd heb gofrestru eto. Y Comisiwn Etholiadol (CE) sy'n gyfrifol am gynllunio'r ohebiaeth a bydd y CE yn gyfrifol am roi prawf ar gynllun a negeseuon pob gohebiaeth newydd er mwyn sicrhau eglurder a dealltwriaeth.

8.11. Bydd y CE hefyd yn lunio cyfres o ganllawiau arfer da i gefnogi'r broses ganfasio ddiwygiedig.  Bydd hyn yn cynnwys camau y gallai'r swyddog cofrestru etholiadol eu cymryd i nodi cyrhaeddwyr, er enghraifft drwy gloddio data gan ddefnyddio setiau data sydd ar gael yn lleol megis data addysg.  Bydd annog technegau cloddio data gwell fel rhan o'r model canfasio diwygiedig yn helpu swyddogion cofrestru etholiadol i fanteisio ar yr arbedion sydd ar gael drwy ddiwygio’r canfasiad gan sicrhau hefyd fod llwybr pellach i swyddogion cofrestru etholiadol nodi unigolion y dylid eu hychwanegu at y gofrestr ac sydd heb gofrestru eto trwy wasanaeth digidol IER.   

8.12. Effaith negyddol bosibl arall y mae'n rhaid ei hystyried yw cynnwys gwybodaeth am bobl ifanc o dan 18 oed ar y gofrestr etholiadol.  

Cynnwys rhai o dan 18 oed ar y Gofrestr

8.13. Mae dwy fersiwn o'r gofrestr. Defnyddir y gofrestr etholiadol/gaeedig ar gyfer y dibenion sy'n gysylltiedig ag etholiadau a chan awdurdodau lleol ar gyfer eu dyletswyddau'n ymwneud â diogelwch a gorfodi'r gyfraith.  Fe'i defnyddir gellir hefyd at ddibenion cyfyngedig eraill a bennir yn y gyfraith, megis atal trosedd.

8.14. Ni ddefnyddir y gofrestr wedi'i golygu/agored ar gyfer etholiadau. Gall etholwyr ddewis a ddylid cynnwys eu henwau ar y gofrestr a olygwyd. Dyma'r fersiwn o'r gofrestr y gellir ei gwerthu i unrhyw berson, sefydliad neu gwmni at ystod eang o ddibenion. Mae defnyddwyr y gofrestr yn cynnwys busnesau ac elusennau ar gyfer gwirio enwau a manylion cyfeiriadau, cwmnïau marchnata.

8.15.Er mwyn lliniaru'r effaith bosibl o fod ar y gofrestr etholiadol, bydd gan etholwyr newydd (16 ac 17 oed) yr opsiwn i ddewis peidio â chael eu cynnwys yn y gofrestr a olygwyd a rhoddir gwybodaeth iddynt sy'n eu helpu i wneud y dewis hwnnw. Ni fydd gwybodaeth am bobl ifanc (o dan 16 oed) yn cael ei chynnwys yn y gofrestr a olygwyd.

Cyrhaeddwyr – pobl ifanc dan 16 oed

8.16. Er mwyn lliniaru unrhyw effaith negyddol bosibl, ni fydd gwybodaeth am bobl ifanc (o dan 16 oed) yn cael ei chynnwys yn y gofrestr wedi'i golygu (sef y fersiwn o'r gofrestr sydd ar gael ar gyfer ystod eang o ddibenion).

8.17. At hynny, yn y Bil Senedd ac Etholiadau, mae trosedd ddiannod newydd wedi’i chreu, sef datgelu gwybodaeth am bobl ifanc dan 16 oed heb awdurdod statudol. Unwaith eto, mae'r offeryn statudol hwn yn gweithio ar y cyd â darpariaethau'r Bil hwnnw. 

8.18.Yn ogystal, mae rheoliad 14 o'r offeryn statudol hwn yn diwygio Rheoliad 32ZBC (Prosesu gwybodaeth mewn cysylltiad â pharu data y canfasiad blynyddol) fel bod effaith diriogaethol y darpariaethau yn cynnwys Cymru. Mae rheoliad 32ZBC (1) yn gwahardd datgelu gwybodaeth a ddatgelir o dan ddarpariaethau paru data ac eithrio mewn dau amgylchiad. Yn gyntaf, fel y gall y swyddog cofrestru ei hystyried at ddibenion penderfynu a ellir cynnal y canfasio blynyddol heblaw yn unol â Rheoliad 32ZBD. Yn ail, at ddibenion unrhyw achos sifil a throseddol. Mae Rheoliad 14 (a) yn diwygio Rheoliad 32ZBC i gymhwyso'r darpariaethau ar ddatgelu gwybodaeth i ganfasiad o etholwyr llywodraeth leol yng Nghymru. 

8.19. Mae gan Fil Senedd ac Etholiadau (Cymru) a gyflwynwyd ar 12 Chwefror ddarpariaethau caeth ynghylch diogelu gwybodaeth y bobl ifanc hynny sydd o dan 16 oed, sy'n gweithio ar y cyd â'r offeryn statudol hwn. Er enghraifft, mae'r canlynol yn y Bil Senedd ac Etholiadau:

 

 

Effeithiau Negyddol Posibl a chamau lliniaru

 

8.20 Ni fydd etholwyr yn cael eu paru yn ystod y cam paru data os ydynt wedi newid eu henw trwy briodas/partneriaeth sifil/gweithred newid enw, neu os ydynt wedi cwblhau proses Ailbennu Rhywedd ac yn dymuno cael eu hadnabod o dan enw arall. Er mwyn lliniaru hyn, bydd yr etholwyr hyn yn dilyn Llwybr 2, ac ni fydd hyn yn arwain at eu difreinio na’u tynnu oddi ar y gofrestr etholwyr.

 

8.21 Mae yna berygl y bydd etholwyr hŷn, sy'n debygol o fod yn llai llythrennog mewn TG, yn cael eu cau allan o’r gwaith o foderneiddio'r canfasiad blynyddol. Bydd cadw dulliau gohebu papur traddodiadol yn y diwygiadau yn lleihau'r risg i unigolion sy'n llai llythrennog mewn TG. O dan Lwybr 1, y llwybr syml, bydd gohebiaeth bapur orfodol yn cael ei hanfon i'r eiddo os na fydd gohebiaeth electronig yn derbyn ymateb neu os nad yw’n cael ei defnyddio.

 

8.22 Gall y dulliau canfasio amgen arfaethedig effeithio ar etholwyr anabl. Rydym yn ymwybodol o drafodaethau gyda rhanddeiliaid, er enghraifft, y gall dull canfasio personol fod yn fuddiol iawn i'r rhai ag anableddau corfforol a meddyliol. Mae gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol ddisgresiwn dros ddewis dulliau canfasio personol (ymweliad â'r cartref) neu ganfasio dros y ffôn er mwyn cyflawni'r ddyletswydd hon.

 

9. Adolygu ar ôl gweithredu

 

9.1 Bydd Llywodraeth y DU yn cwblhau profion byw o'r cam paru data gyda chyflenwyr EMS rhwng mis Chwefror a mis Mawrth 2020.

 

9.2 Mae metrigau wedi’u datblygu i'w defnyddio gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol at y dibenion canlynol:

 

·         Monitro effeithiolrwydd eu strategaeth ganfasio

·         Monitro cydymffurfiaeth â deddfwriaeth Diwygio’r Canfasiad

·         Nodi gwelliannau posibl i'w Canfasiad

9.3 Bydd pob Swyddog Cofrestru Etholiadol  yn cael ei fonitro gan y systemau EMS a bydd gwybodaeth am bob ardal awdurdod lleol ar gael ar ôl y canfasiad.

 

9.4. Bydd effaith y cynnig yn cael ei gwerthuso ar ôl y canfasiad blynyddol cyntaf yn 2020.

 

 

 

 

 

 



[1] Defnyddir hwn fel yr amcangyfrif gorau yn y taflenni crynodeb ar ddechrau'r asesiad effaith hwn.